sos epoposal2013 sultra
TRANSCRIPT
1
BIMBINGAN TEKNIS BIMBINGAN TEKNIS PENYUSUNAN DAN PENYUSUNAN DAN
PENGIRIMAN E-PROPOSALPENGIRIMAN E-PROPOSALDIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERTANIAN
Kendari , 8 – 9 Agustus 2012
• Ditjen PPHP menerima banyak proposal (dalam bentuk hardcopy) dari
Satker Kab/Kota dan Propinsi di seluruh Indonesia, sehingga dalam
merekapitulasi, verifikasi dan evaluasi proposal membutuhkan waktu dan
tenaga tidak sedikit.
• Saat ini Teknologi Informasi pada umumnya dan Internet khususnya sudah
digunakan oleh pemerintah dalam berbagai bidang pekerjaan untuk
menciptakan pemerintahan yang lebih baik
• Hal yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya adalah mulai tahun 2011
dan selanjutnya Ditjen. PPHP akan melaksanakan penerimaan proposal
melalui elektronik form (E-Form). Elektronik Form adalah sistem pengiriman
usulan/ proposal melalui elektronik (internet).
Efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan Efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan produktivitas. Menuju kantor dengan produktivitas. Menuju kantor dengan informasi yang digitalisasi dan minim informasi yang digitalisasi dan minim
kertas, kertas, Paperless OfficePaperless Office..
• Dinas Kabupaten– Struktur proposal sudah tersedia– Proposal tidak akan tercecer– Cepat menerima feedback
• Dinas Propinsi– Data proposal yang terkirim akan terekap– Proposal yang masuk pasti diketahui oleh Dinas
Propinsi (melalui tanda tangan persetujuan form legalitas)
• Pusat– Tidak perlu mengentri data proposal yang masuk– Tidak menumpuk proposal – Menghindari proposal tercecer/hilang– Mudah melacak keberadaan proposal
Hambatan:• Di Kabupaten belum tersedia fasilitas
internet• Di kab dan propinsi belum tersosialisasi
Solusi pemecahannya:• Bila staf dinas kab/prop datang ke pusat,
maka akan diarahkan untuk mengisi e-proposal di ruang ULI
• Akan dilakukan sosialisasi, tingkat regional, propinsi, baik melalui anggaran pusat, maupun menerima undangan inisiasi dari propinsi/kabupaten
6
1. Server Pusat Data E-Form• Adalah hard ware (perangkat keras) berupa komputer yang
terhubung langsung dengan internet yang dimiliki oleh Ditjen
PPHP. Fungsinya adalah untuk mengumpulkan semua proposal
elektronik yang dikirimkan oleh satuan kerja yang ada di seluruh
Indonesia
2. Aplikasi E-Form• Adalah soft ware (perangkat lunak) yang terprogram di server
pusat data E-Form. Fungsinya adalah sebagai program untuk
menginput proposal elektronik ke server pusat data E-Form.
7
3. Brain Ware/SDM• Pengelola Aplikasi E-Form Proposal adalah Bagian Perencanaan
Ditjen PPHP, Petugas penginput data (operator) ditunjuk oleh
Dinas Kab & Propinsi yang bersangkutan, yang diharapkan
adalah staf/pejabat yang berwenang dalam pembangunan PPHP
di daerahnya.
• Tingkat Pusat: SDM yang mengoperasikan E-Form Proposal di
tingkat pusat ada dua bagian, pertama adalah admin, kedua
adalah Penilai. Admin E-Form dipegang oleh Subbag Program
Ditjen PPHP. Sedangkan Penilai adalah Koordinator
Perencanaan di Lingkup Ditjen PPHP.
8
Tingkat Daerah:
1. Propinsi.
SDM yang berada di propinsi adalah operator dan penilai di lingkup
Satuan Kerja PPHP Propinsi.
2. Kabupaten/Kota.
SDM yang berada di Kabupaten/Kota adalah operator di lingkup Satuan
Kerja PPHP Kabupaten/Kota.
1. KETERKAITAN DENGAN PROGRAM ESELON 1 (Termasuk Hortikultura, dll)
2. KESESUAIAN DENGAN TUPOKSI DITJEN PPHP3. KETERPADUAN PUSAT DAN DAERAH4. KINERJA TAHUN SEBELUMNYA 5. KEJELASAN CP/CL6. DUKUNGAN PEMDA7. KELENGKAPAN DATA PENDUKUNG (FS,
pernyataan Kepala Daerah, Desain gambar, dll)8. PENGESAHAN DINAS (KAB/KOTA/PROV) 9
10
Proposal yang telah diseleksi dengan kriteria tersebut kemudian
disinkronkan dengan usulan dari:
- Eselon I terkait lingkup Kementerian Pertanian,
- Dengan Instansi lain di luar Kementerian Pertanian, serta
- Dengan kebijakan Menteri Pertanian dan DPR.
11
Persetujuan Prop
Server DITJEN PPHP
Evaluasi oleh Evaluasi oleh Tim Ditjen Tim Ditjen
PPHP PPHP
Keputusan Dirjen PPHP
Cara Kerja e-Proposal Cara Kerja e-Proposal 20132013
Usulan Kab/kota
ditolak
Ada perbaikan
upload
diterima
Lembar Legalitas
(ttd kadis prop)
Lembar Legalitas
(ttd kadis kab/kota)
Lembar Legalitas
diarsipkan
13
EVALUASI PROPOSAL
• Dibentuk Tim Evaluasi Proposal dari unit Es II lingkup Ditjen. PPHP
• Indikator Penilaian dalam Form Penilaian Proposal
• Proposal masuk dari kab/kota
• E-Proposal dan Fisik
• validasi Dinas Provinsi
• Masuk ke Pusat (sebagai Long list data)
MUSREN-BANGTAN
• Konfirmasi lokasi dan kegiatan yang telah diusulkan
• Metode: Diskusi dengan Dinas Prov
• Supervisi oleh Direktur
• Output: Kesepakatan Dinas tentang Lokasi dan kegiatan
PENYUSUNAN &
PEMBAHASANRKA-KL
VERIFIKASI LAPANGAN
PENERIMAAN
PROPOSAL
BAHAN PENYUSUNAN RENJA-KL BAPPENAS
• Rekonfirmasi lokasi dan Kegiatan di tingkat lapangan
• Ketersediaan bahan baku, lahan, SDM, kelembagaan, dll
• Penyusunan RKAKL
• Pembahasan akhir dengan DJA
• Data sort list proposal
• Koreksi RKA-KL oleh Dinas Prov
- 10 April 2012 - 16 April 2012 1 Juni 2012 Sept 2012 9 Nop 2012
TANDA TANGAN
POK
2 Jan 2012
14
15
Untuk mengisi formulir proposal secara elektronik (e-proposal) dibutuhkan sistem sebagai berikut : koneksi ke internet, perangkat lunak (software) browser (internet explorer 7+, mozila firefox 2+, Opera 9+, dan Safari 2+)
16
Registrasikan profil dinas
(KAB/KOTA dan PROVINSI)
untuk mendapatkan username
dan password yang digunakan
untuk memantau status proposal
yang telah dikirim ke database
melalui aplikasi berbasis web.
Informasi yang dikirim pada
halaman registrasi harus
informasi yang sebenarnya dan
dapat dipertanggungjawabkan.
Catatan:Pemberian username dan password tidak boleh ada spasi dan tanda “-”
17
Fungsi:•Untuk memonitor status proposal (admin kab – admin prop)•Untuk melakukan verifikasi proposal (admin prop)•Untuk memulai mengisi form proposal untuk kedua kali dan selanjutnya (tidak diperlukan lagi registrasi)
18
19
Formulir ini dapat diisi secara offline (tidak terkoneksi dengan internet) dan disimpan. Keterangan tentang cara penyimpanan dan pengiriman file akan dijelaskan lebih lanjut.
Input pertama3
1. Awal pengisian proposal adalah melengkapi bagian Pendahuluan, yaitu berisi tentang kegiatan, subkegiatan, lokasi, kode satker dan nama satker. Lengkapi masing-masing pop up menu tersebut. Pada menu Kegiatan, klik tombol scroll down, maka akan tersedia pilihan kegiatan, maka klik kegiatan yang dipilih.
Selanjutnya lengkapi menu Sub Kegiatan. Pada tombol pop up menu Sub kegiatan, secara otomatis sistem hanya akan menampilkan kelompok sub kegiatan yang bersesuaian dengan Kegiatan yang telah dipilih (Gambar 8.).
Gambar 8. Tampilan Pop Up Menu Sub Kegiatan dari Kegiatan yang Dipilih
Begitu pula dengan Menu Kabupaten/Kota, setelah memilih menu Provinsi, maka sistem hanya akan menampilkan kelompok kabupaten/kota dari provinsi yang telah dipilih.
Khusus untuk Kode Satker dan Nama Satker, dapat diketik langsung.
Input pertama
3
2. Setelah bagian pendahuluan selesai diisi, pengisian selanjutnya adalah pengisian data pada kotak-kotak dengan cara mengetik langsung pada kotak yang telah disediakan atau dapat menggunakan fasilitas seperti pada word.
Pada setiap kotak telah disediakan fasilitas tool tip, yakni penjelasan mengenai data yang harus diisi. Penjelasan akan muncul bila kursor diletakkan pada kotak tersebut dan akan hilang setelah pengguna menekan tombol mouse sebelah kiri
Khusus untuk LAMPIRAN (data pendukung) yang berisi file gambar atau hasil scan, cara memasukkan gambar dengan mengklik select a file , sehingga akan tampil jendela browsing untuk mencari file gambar tersebut (Gambar 9). Disarankan file gambar dalam format .jpeg atau .gif dengan resolusi yang tidak terlalu tinggi, agar tidak memberatkan file saat akan dikirim (max width 500 kb).
Input pertama
3
Gambar 9. Memasukkan gambar ke dalam kotak melalui jendela browsing
Print/save sbg arsip
Formulir e-proposal yang telah diisi, dapat di simpan di lokal dan dapat di kirim ke server. Untuk menyimpan file, klik tombol Simpan Proposal di Lokal. Untuk pengiriman e-proposal dapat di klik tombol Kirim Proposal ke Server (Gambar 10).
Gambar 10. Cara menyimpan dan pengiriman e-form yang telah diisi
File dapat dibuka kembali, diedit dan diprint untuk dilakukan pengkoreksian dan penyempurnaan isinya. Termasuk perlu dicek untuk kotak-kotak yang harus diisikan atau tidak boleh dikosongkan. Jika kotak tersebut dikosongkan, maka sistem akan memberi peringatan bahwa kotak tersebut harus diisikan terlebih dahulu (Gambar 10).
Jika formulir proposal telah diisi dengan sempurna, dikoreksi dan telah disetujui oleh pihak yang mengesahkan, barulah file dapat dikirimkan secara online ke server pusat. Karena file dikirim secara online, maka pastikan bahwa komputer pengguna telah terkoneksi dengan internet.
Print/save sbg arsip
Gambar 11. Kotak ber-highlight merah sebagai kotak yang wajib diisi
Server PPHP
Kirim Lembar pengesahan
3a
• Setelah dipilih kirim, maka ada pilihan untuk melakukan print lembar pengesahan
• Silakan ditandatangani oleh Kepala Dinas Kabupaten/kota• Stempel basah• Kirim ke alamat:
Sekretaris Ditjen PPHPUP. Kapala Bagian Perencanaan Jl. Harsono RM. No. 3 Gedung D lantai 2Ragunan Jakarta Selatan, 12550Tlp/fax: 021 - 78837929
…di lembar terakhir formulir…
Login5
Validasi propinsi4
1. Registrasi sebagai admin propinsi2. Login sebagai admin propinsi3. Melakukan validasi , pilihannya:
1. Diterima2. Ditolak3. Diperbaiki atau revisi
Validasi propinsi
4
Direvisi / diperbaiki4c
•Admin kab/kota melakukan Login kembali (langkah 5 dst)•Pada saat mengisi formulir, agar mengklik “Sebagai Proposal Revisi”
31
KEBERHASILAN tanpa PERENCANAAN KEBETULAN Suatu KEBETULAN sangat sulit untuk DIULANGI
Segala sesuatu yang akan kita capai dalam hidup ini selayaknya melalui proses Perencanaan, karena :
Keberhasilan untuk dapat disebut Keberhasilan Perencanan
Bekerja tanpa rencana Berencana untuk gagal
Perencanaan yang baik & tepat 59 % keberhasilan
33
34
Terima KasihTerima Kasih.... membangun menuju hari esok yang lebih baik
Design by SR
http://agribisnis.deptan.go.id