socinfo noviembre 2006. 2 Índice espacios comunicación tecnología personas introducción personas...

SOCINFO Noviembre

2006

2

ÍNDICE

Espacios

Comunicación

Tecnología

Personas

Introducción

Personas

Comunicación

Espacios

Tecnología

Conclusiones

MAPA DE CONTENIDOS

3

INTRODUCCIÓN

El Proyecto de Orientación Estratégica al Cambio

I. II. III. Lograr la complicidad y el compromiso de los

profesionales de la Consejería en el proceso de cambio

IV. Reforzar el posicionamiento en su entorno como institución que da respuesta a las necesidades de innovación y desarrollo que plantea la Sociedad del Conocimiento en Andalucía.

El Proyecto surge del deseo de aprovechar el potencial que ofrecen las nuevas tecnologías y la gestión de entornos de trabajo para facilitar las actividades diarias que realizamos los profesionales de CICE y mejorar así el servicio que ofrecemos a la sociedad andaluza

¿Por qué se impulsa este

proyecto?

¿Con qué objetivos?

I. Reforzar la cultura interna basada en la InnovaciónII. Desarrollar e implantar un nuevo modelo organizativo y

tecnológico centrado en la ciudadanía y los profesionales

Social Económico

Ambiental

Sostenibilidad

En primer lugar los profesionales que se trasladen a las instalaciones de los edificios de La Cartuja (Fase I y Fase II) y posteriormente se ampliará a los centros directivos (Delegaciones Provinciales,...) que no tienen previsto un cambio de instalaciones

Fase I:Traslado

WTC

Fase II: Traslado Edif. Prensa

Fase III: Resto

CICE

Quién participa

MAPA DE CONTENIDOS

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4

INTRODUCCIÓN

El Plan Estratégico del Proyecto

El Proyecto se ha estructurado en 4 ejes estratégicos,

Cada eje estratégico contiene un serie de líneas de trabajo e iniciativas, que a su vez pueden ser transversales a los ejes estratégicos, previamente definidos. Se han articulado un total de 24 iniciativas, que están afectando de manera progresiva a todos los profesionales de la CICE.

Misión y Objetivos

Estrategias

Iniciativas

ActividadesFechas y responsables

Entregables

Herramientas para la ejecución y medición de resultados

Iniciativa 1

Línea de trabajo 1

Espacios

Comunicación

Tecnología

Personas

MAPA DE CONTENIDOS

5

ÍNDICE

Espacios

Comunicación

Tecnología

Personas

Introducción

PersonasComunicación

Espacios

Tecnología

Conclusiones

MAPA DE CONTENIDOS

Inicio

6

Personas Comunicación Espacios Tecnología

El objetivo principal del eje estratégico de personas, es fomentar la creatividad y la capacidad de innovación de los profesionales CICE, mejorar la adaptación al nuevo modelo de trabajo, creando mecanismos de motivación e implicación de los profesionales en el Proyecto.

Para ello se han llevado a cabo las siguientes iniciativas: Análisis de los profesionales CICE Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología Formación de profesionales asociada al Traslado Elementos de Orientación y Motivación Traslado – KIT´s Realización de encuesta de satisfacción del traslado Herramientas de opinión y consulta

Plan Estratégico - Eje de Personas

PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:

Análisis de los profesionales CICE

Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología

Formación de profesionales asociada al Traslado

Elementos de Orientación y Motivación Traslado – KIT´s

Realización de encuesta de satisfacción del traslado

Herramientas de opinión y consulta

MAPA DE CONTENIDOS

Manual de Acogida

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Iniciativa: Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología

Partiendo de los perfiles funcionales tipo de la CICE, definidos previamente, se priorizó la definición del plan de movilidad y tecnología de aquellos grupos y sub-grupos, en los que los elementos de movilidad son claves para la mejora del desempeño de sus puestos de trabajo

Comunicación Espacios TecnologíaPersonas

El plan de movilidad y tecnología se estableció mediante la realización de entrevistas a una muestra cada uno de los grupos, sobre las siguientes cuestiones de investigación: 21 entrevistas:

7 Altos Cargos, 3 Jefes de servicio, 4 Secretarias, 4 Asesores, 1 Prensa y 2

Conductores

PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:

Análisis de los profesionales CICE

Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología

Formación de profesionales asociada al Traslado

Elementos de Orientación y Motivación Traslado – KIT´s

Realización de encuesta de satisfacción del traslado

Herramientas de opinión y consulta

MAPA DE CONTENIDOS

Manual de Acogida

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ÍNDICE

Espacios

Comunicación

Tecnología

Personas

Introducción

Personas

Comunicación

Espacios

Tecnología

Conclusiones

MAPA DE CONTENIDOS

Inicio

9

Plan Estratégico - Eje de Comunicación

Personas Comunicación

El eje de comunicación abarca todas las acciones de comunicación realizadas en el proyecto. Estas acciones han estado dirigidas a los profesionales de la CICE (62 comunicaciones internas) y a los ciudadanos andaluces (3 comunicaciones externas).

Las acciones de comunicación confieren a este eje un enfoque transversal ya que acompañan y potencian los trabajos realizados en los otros tres ejes: personas, espacios y tecnología.

Cabe destacar las siguientes iniciativas de comunicación: Comité de comunicación Plan de comunicación interna Comunicación lanzamiento proyecto Concurso bautizo Plan de comunicación externa Acciones de comunicación

Diseño de un caso de negocio para las Escuelas de Negocios

Espacios Tecnología

PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:

Comité de comunicación

Plan de comunicación interna Comunicación lanzamiento proyecto

Concurso bautizo Plan de

comunicación externa

Acciones de comunicación

MAPA DE CONTENIDOS

10

ÍNDICE

Espacios

Comunicación

Tecnología

Personas

Introducción

Personas

Comunicación

Espacios

Tecnología

Conclusiones

MAPA DE CONTENIDOS

Inicio

11

Plan Estratégico - Eje de Espacios


La línea de trabajo principal del eje estratégico de espacios, es el Plan de Traslado, cuyo objetivo es facilitar la gestión del cambio físico de oficinas por el traslado a la nueva sede, minimizar el impacto en los profesionales implicados y aprovecharlo como dinamizador del cambio cultural (ej. Oficina sin papel) y organizativo de CICE.

Iniciativas realizadas: Plan logístico de traslado Facilitadores del traslado Servicio de soporte al traslado Mapas de ubicaciones de la nueva sede Oficina sin Papel

A continuación se detallan los resultados obtenidos en cada una de las iniciativas

Traslado de 249 profesionales, pertenecientes a la Secretaría y Gabinete del Consejero, Viceconsejería, SG Innovación, SG

Universidades, Investigación y Tecnología, y la Secretaría General Técnica

Traslado de 249 profesionales, pertenecientes a la Secretaría y Gabinete del Consejero, Viceconsejería, SG Innovación, SG

Universidades, Investigación y Tecnología, y la Secretaría General Técnica

PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:

Plan logístico de traslado

Facilitadores del traslado

Servicio de soporte al traslado

Oficina sin papel

Mapas de ubicaciones de la nueva sede

MAPA DE CONTENIDOS

12

Iniciativa: Plan logístico de traslado (1/2)

El Plan Logístico del Traslado es un cronograma detallado de las actividades que se deben llevar a cabo para realizar con éxito y a tiempo la mudanza.

Contiene la elaboración de las Normas y recomendaciones para los profesionales sobre todos elementos fundamentales de la mudanza a la nueva ubicación (Qué trasladar, etiquetas para las cajas, destrucción del papel,....)

Además, se el celebró una Jornada de puertas abiertas para que los profesionales conocieran con antelación su nuevo entorno de trabajo


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Oficina sin papel


MAPA DE CONTENIDOS

13

Iniciativa: Mapas de ubicaciones de la nueva sede

Mapa y listado de ubicaciones de los puestos de trabajo en la nueva sede, con los nuevos números de teléfono de los profesionales.(Nota: En cada traslado, se colocaron mensajes en el IVR notificando a las llamadas entrantes el nuevo número de teléfono.

Mapa de ubicaciones de las plazas de Parking de la nueva sede

Mapa de accesos inteligentes de la nueva sede


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Oficina sin papel


MAPA DE CONTENIDOS

14


La iniciativa de la Oficina sin Papel pretende transformar la utilización del papel en la Consejería para facilitar la mejora de los procesos y aumentar la productividad.

Iniciativa: Oficina sin Papel (1/2)

PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Oficina sin papel


MAPA DE CONTENIDOS

•Nuevo entorno de trabajo

•Equipos multifunción de uso compartido

•Nuevos procedimientos de trabajo

•Uso del Archivo Central

•Gestión del conocimiento

E AdministraciónTrabajo en red

Situación de

partida

Situación Objetivo

Uso

de

pap

el /

Cos

tes

Pro

du

ctiv

idad

/ E

fici

enci

a / S

oste

nib

ilid

ad

Campaña de concienciación

Reducción de archivo físicoEquipos Multifunción

Entorno Virtual de Trabajo

Revisión de procesos horizontalesNovedades

microinformáticas

Optimizar la utilización del papel en el nuevo modelo de trabajo Potenciar la conservación del medio ambiente. Ahorrar costes de papel, transporte y almacenamiento de documentos. Reducción de tareas manuales asociadas al control de documentos Eliminación de las pérdidas de información.

Tiempo

Oficina sin PapelVISIÓN CICE

A FUTURO

•Cultura del papel•Procedimientos obsoletos

•Impresoras personales•Archivos departamentales

•Conocimiento departamental

+

-- +

+

-

15

Iniciativa: Oficina sin Papel (2/2)

Partiendo de la propuesta inicial de acciones:

se ha realizado una campaña de concienciación, a través de acciones de comunicación, utilizando diferentes medios (e-innova, microsite, correos electrónicos, reuniones presenciales...)

se ha reducido el espacio físico disponible para archivo en la nueva sede, promoviendo el uso racional del archivo central de la Consejería

se han implantado equipos multifunción de uso compartido,

se están mejorando e implantando tecnologías de trabajo colaborativo:

Intranet Mejora en los entornos microinformáticos Entorno Virtual de Trabajo

Se han realizando una serie de talleres de concienciación de la Oficina sin Papel cuyo objetivo es la detección de mejoras en los flujos de papel actuales asociados a las formas de trabajo (Mejoras inmediatas / Medio-Largo Plazo)


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Oficina sin papel


MAPA DE CONTENIDOS

16

ÍNDICE

Espacios

Comunicación

Tecnología

Personas

Introducción

Personas

Comunicación

Espacios

Tecnología

Conclusiones

MAPA DE CONTENIDOS

Inicio

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.redvoltaire.net/IMG/jpg/Telecomunicaciones_390.jpg&imgrefurl=http://www.redvoltaire.net/article4070.html&h=284&w=390&sz=17&tbnid=6kiVvmOV438J:&tbnh=87&tbnw=120&hl=es&start=64&prev=/images%3Fq%3Dcomunicaci%25C3%252

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Plan Estratégico - Eje de Tecnología

Espacios Tecnología

Las iniciativas de tecnología enmarcadas en el Proyecto de Orientación Estratégica al Cambio, además de permitir la ejecución de iniciativas del resto de ejes estratégicos, persiguen, por si mismas, objetivos clave del proyecto: Trabajo colaborativo, organización por procesos y Entorno virtual de trabajo.

Iniciativas lanzadas: Microsite del proyecto Directorio - Mapa de ubicaciones Entorno virtual de trabajo Centro de servicios TIC Marketing dinámico Herramientas de Oficina sin Papeles

A continuación se detallan los resultados obtenidos en cada una de las iniciativas

Personas Comunicación

“El espacio físico no puede ser un límite para el trabajo colaborativo”.

PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:

Microsite del proyecto

Directorio - Mapa de ubicaciones

Entorno virtual de trabajo

Marketing dinámico

Centro de servicios TIC

Novedades microinformáticas

MAPA DE CONTENIDOS

18

Iniciativa: Microsite del Proyecto

El Microsite, es un conjunto de páginas web integradas dentro de la intranet de CICE, y constituye como la herramienta principal de comunicación y apoyo a la gestión del cambio dentro de CICE.

La implantación de la primera versión (contenidos estáticos) tuvo lugar el 5 de Enero, informando a los profesionales del plan de traslado y servicios de la nueva sede y comunicando las iniciativas puestas en marcha y noticias de última hora. Desde su puesta en marcha, ha sufrido 20 actualizaciones y re-publicaciones, conforme se iban produciendo noticias o generando los contenidos del proyecto. (22 noticias, 8 e-innova y 124 fotos en la galería).

Espacios TecnologíaPersonas Comunicación

El 9 de Marzo, se implantó la versión dinámica, en la que además de haberse racionalizado los contenidos y delegado su administración, incorpora aplicaciones específicas como:

Directorio corporativo Mapa de puestos de trabajo Aplicación de encuestas Foros de debate

PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico


Herramientas de trabajo colaborativo

MAPA DE CONTENIDOS

19

Iniciativa: Marketing Dinámico

Hoy en día, el audio, el vídeo y las imágenes convergen de forma natural en un mismo entorno bajo la denominación de contenido multimedia. El Marketing Dinámico se convierte así en un nuevo canal-soporte de comunicación institucional, de marca o publicitario que incluye la distribución y publicación de contenidos digitales a través de diferentes soportes como pantallas de plasma, kioscos, etc.

El servicio de marketing dinámico dotará a la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa de 4 pantallas informativas en su sede de la isla de la Cartuja. Este servicio estará compuesto por un sistema de gestión y distribución de contenidos multimedia que permite la visualización de contenido multimedia así como permite que la propia consejería introduzca en el sistema noticias desde una sencilla herramienta y que ese contenido se publique junto con secciones de interés para los empleados de la Consejería así como información sobre la institución

La solución incluye: Sistema de gestión, distribución y

publicación de contenidos Diseño y mantenimiento de los

contenidos Integración para la publicación de

noticias desde la sede de CICE Ingeniería en los puntos de instalación Mantenimiento y soporte


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico



MAPA DE CONTENIDOS

20

Iniciativa: Centro de Servicios TIC (1/2)


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico



MAPA DE CONTENIDOS El Centro de Servicios TIC, aporta los medios, recursos, organización,

experiencia, conocimientos, dedicación e ilusión necesarios para atender y resolver los problemas o consultas, en relación a las TIC que los profesionales CICE utilizan en su Puesto de Trabajo, con altos niveles de eficacia, eficiencia y calidad.,

Procedimientos basados en Metodología ITIL

Este Centro está operativo desde el día 1 de Febrero, 24 horas al día, 7 días de la semana, todos los días del año, y sigue su despliegue conforme a la siguiente planificación:

User

User

User

User

VentanillaÚnica

•Correctivo•Preventivo•Evolutivo

Servicio deMantenimiento

•Gestión de Incidentes•Gestión deConfig.•Gestión de Problemas•Gestión de Calidad

Centro de Servicios Cualificado

UsuariosSoporte Técnico

CICE

User

User

User

User

User

User

User

User

VentanillaÚnica

•Correctivo•Preventivo•Evolutivo

Servicio deMantenimiento

•Gestión de Incidentes•Gestión deConfig.•Gestión de Problemas•Gestión de Calidad

Centro de Servicios Cualificado

UsuariosSoporte Técnico

CICE

21

Iniciativa: Centro de Servicios TIC (2/2)


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico



MAPA DE CONTENIDOS El acuerdo de Nivel de Servicio ( SLA ) de tiempos máximos de

resolución para averías es de: 2, 4 y 8 horas en función de su criticidad.

El Centro de Servicios TIC actualmente atiende a 2.860 usuarios, número total de profesionales.de la CICE

MEDIA DE TODAS INCIDENCIAS OCTUBRE 2006

3:18:45

TIPO Nº % <T REQ %T.MEDIO RESOL.

C1 (2 horas)= 326 17,89% 288 88,34% 1:36:02

C2 (4 horas)= 361 19,81% 330 91,41% 1:59:00

C3 (8 horas)= 308 16,90% 282 91,56% 2:50:24

PET. CONSUMIBLES (2 horas)= 174 9,55% 147 84,48% 1:58:53

PET. EVOLUTIVO (24 horas)= 592 32,49% 571 96,45% 4:44:37

PET. MASIVA = 30 1,65%

CONSULTA = 12 0,66%A. MASIVA =

15

INFORMACION = 19 1,04%

TOTAL= 1822 100,00

22

HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO (1-4)

La CICE plantea el desarrollo de la actividad de sus profesionales en un entorno virtual, donde las tecnologías de la información y comunicación permiten mejorar la calidad, la eficacia y la eficiencia de sus procesos, además de ofrecer un entorno amable a los profesionales.

El EVT que se está implantando implica el uso de herramientas telemáticas con un alto grado de integración.entre ellas y que además supondrá un avance importante hacia el objetivo de Oficina sin Papel:

Objetivos: Solución integral y completa: el trabajador dispone de todo lo

que nedesita para el desarrollo de su trabajo diario, utilizando para ello exclusivamente el ordenador de su puesto de trabajo. El objetivo es conseguir una mesa de trabajo y una sala de reuniones virtuales,

Movilidad: deberá ser accesible a través de navegadores web, desde cualquiet tipo de dispositivo móvil, convirtiéndose en una plataforma que permita la integración y presentación de servicios y contenidos de una manera homogénea, y al mismo tiempo, personalizada.

Simplificación y racionalización de los procedimientos relacionados con la información no estructurada

Supresión del papel


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico



MAPA DE CONTENIDOS

23


Las principales Herramientas del EVT, que están basadas en el paradigma de software libre, son las siguientes::

Present@: herramienta de presentación y consulta de escritos por vía telemática, a disposición del ciudadano

eCO: herramienta de comunicaciones electrónicas de documentos

Port@firmas electrónico: herramienta genérica de firma digital de documentos.

Alfresco: Herramienta de gestión documental adoptada como herramienta corporativa

Herramientas ofimáticas: para la generación, edición y consultas de documentos.

Todas las herramientas están integradas con las plataformas horizontales de firma electrónica ( @firma ), registro telemático ( @ries ) y Notificaciones electrónicas ( Notific@ )


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico



MAPA DE CONTENIDOS

24


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico



MAPA DE CONTENIDOS

Ciudadano

DDPP

SSCC

PORTAFIRM@

PORTAFIRM@

NOTIFIC@ @ries

25


Igualmente se está trabajando en la Simplificación de Procedimientos Estructurados y su correspondientes desarrollos que posibilite su Tramitación Telemática.

Este trabajo se inició con el Mapa de Procesos de la CICE, definiendo los procesos operativos y las familias y subfamilias de procedimientos.

Se han definido solamente 4 procesos operativos: Incentivos, Habilitaciones, Seguridad y Formación.

Supone la simplificación de más de 329 procedimientos existentes en la CICE en 20 Subfamilias de procedimientos.

Igualmente se está trabajando en paralelo en los desarrollos que posibilite su Tramitación Telemática.

A finales de 2007, más del 90% de la tramitación administrativa de la CICE se hará de forma telemática.


PERSONAS:

COMUNICACIÓN:

ESPACIOS:

TECNOLOGÍA:




Marketing dinámico



MAPA DE CONTENIDOS

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ÍNDICE

Introducción

Personas

Comunicación

Espacios

Tecnología

Conclusiones

Espacios

Comunicación

Tecnología

Personas

Inicio

MAPA DE CONTENIDOS

27

CONCLUSIONES El proyecto de Orientación Estratégica al Cambio consta de 4 ejes

estratégicos que articulan un total de 24 iniciativas, que afectán de manera progresiva a los 2.866 profesionales de la CICE.

Las nuevas sedes, es un referente de espacios inteligentes en la Junta de Andalucía.

El 95% de los profesionales consideran que el nuevo entorno de trabajo, el resultado de la mudanza y el nivel de comunicación e información han sido Satisfactorios o Muy Satisfactorios

Se encuentra actualmente en fase de desarrollo e implantación determinadas iniciativas relacionadas con herramientas que posibiliten en trabajo colaborativo dentro de la CICE y que avance en el concepto de Oficinas sin Papeles.

Para finales del 2007, más del 90% de la tramitación administrativa de la CICE se efectuará de forma telemática.

Fase I:Traslado

WTC

Fase II: Traslado Edif. Prensa

Fase III: Resto

CICE

MAPA DE CONTENIDOS

socinfo noviembre 2006. 2 Índice espacios comunicación tecnología personas introducción personas...

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