social security: payroll

8/14/2019 Social Security: payroll

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O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

K e n n e t h S . A p f e l C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r it y A c t in g In s p e c t o r G e n e r a l

T h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t ra t io n ’ s o v e r I t s T im e a n ds In t e r n a l C o n t ro lA t t e n d a n c e P a y r o l l R e c o r d s

T h e a t t a c h e d f in a l r e p o r t p r e s e n t s t h e r es u t s o f o u r r e v ie w o f t h e S o c ia l S e c u r it yA d m in i s t r a t io n ’ s o v e r i t s t im e a n d a t t e n d a n c e p a y r o l ls ( S S A ) in t e rn a l c o n t r o lr e c o r d s ( A - 1 3 - 9 6 - 0 1 0 0 1 ) . T h e o b je c t i v e o f t h i s r e v ie w w a s t o e v a l u a t ee m p l o y e e s ' a d h e r e n c e t o p o ic i es a n d p r o c e d u r e s f o r d o c u m e n t i n g a n d re c o r d in gt im e a n d a t t e n d a n c e d a t a f o r p a y r o l l p u r p o s e s i n S S A ’ i t y a n ds O f f ic e o f D is a b i lIn t e r n a t io n a l O p e r a t io n s .

Y o u m a y w is h t o c o m m e n t o n a n y f u r t h e r a c t io n t a k e n o r c o n t e m p l a t e d o n o u rr ec o m m e n d a t io n s . I f y o u c h o o s e t o o f f e r c o m m e n t s , p l e a s e p r o v i d e t h e m w i t h int h e n e x t 6 0 d a y s . I f y o u w is h t o d i s c u s s t h e f in a l r e p o r t , p l e a s e c a l l m e o r h a v e

y o u r s t a f f c o n t a c t P a m e la J . G a rd in e r , A s s i s t a n t I n s p e c t o r G e n e r a l f o r A u d i t , a t( 4 1 0 ) 9 6 5 - 9 7 0 0 .

J a m e s G . H u s e , J r .

A t t a c h m e n t



c c : O I G / E S R e a d i n g F i l eS u b j e c t F il eS S A / O I G / O A / C M A R K O W IT Z / m js / 7 - 1 -9 8 9 6 - 0 1 0 0 1 - F N LR e p o r t F i l e



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E X E C U T I V E S U M M A R Y O B J E C T I V E

T h e o b j e c t iv e o f t h i s r e v ie w w a s t o e v a l o y e e s ' a d h e r e n c e t o p o ic i es a n du a t e e m p lp r o c e d u r e s f o r d o c u m e n t i n g a n d r e c o r d in g t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a f o r p a y r o l lp u r p o s e s in t h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t ra t io n ’ i t y a n ds (S S A ) O f f i c e o f D i s a b i lIn t e r n a t i o n a l O p e r a t io n s ( O D I O ) .

B A C K G R O U N D

T h e n a t u r e a n d e x t e n t o f t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a m u s t b e s u c h t h a tm a n a g e m e n t c a n r e l s t o c o r r e c t ly o n s u p e rv is o r s a n d o t h e r o f f ic i a l y a n dc o m p l y a c c o u n t f o r e m p le t e l o y e e s ’ a t t e n d a n c e a n d p e r i o d s o f a b s en c e . S S At im e k e e p e r s u s ed t h e D e p a r t m e n t o f H e a t h a n d H u m a n S e rv ic e s ’ ( H H S ) G u i d e F o r

T i m e k e e p e r s a s t h e i r p r i m a r y g u i d e t o t i m e a n d a t t e n d a n c e m a n a g e m e n t . I na d d i t io n , o v e r t h e y e ar s , S S A m a n a g e m e n t i s s u e d a n u m b e r o f m e m o r a n d a t of u r t h e r c a r if y a n d m a n a g e e m p l o y e e a n d t im e k e e p e r a c t io n s .

F o r F is c a l Y e a r (F Y ) 1 9 9 7 , O D I O p a id m o r e t h a n $ 1 7 4 . 4 m i l l io n i n s a a r ie s a n do y e es . W e s e l e o fe a v e b e n e f it s t o 4 , 1 8 6 e m p l e c t e d a r a n d o m s a m p l

8 ( f r o m 1 7 1 ) t im e k e e p in g u n i t s f o r a u d i t . P a y r o l l c o s t s f o r t h o s e u n i t s a m o u n t e dt o $ 4 3 0 , 6 3 0 f o r t h e s in g l e p a y p e r io d e n d e d N o v e m b e r 2 3 , 1 9 9 6 .

O u r a u d i t w a s p e r f o r m e d in a c c o r d a n c e w i t h g e n e r a ll y a c c e p t e d g o v e r n m e n ta u d i t in g s t a n d a r d s . W e e x a m in e d a l l t im e a n d a t t e n d a n c e t r a n s ac t i o n s f o r

e c t e d f o r r e v ie w . W e a lc o r re c t n e s s a n d d o c u m e n t a t io n f o r t h e u n i t s s e l s oc o n d u c t e d a n u n a n n o u n c e d v i s i t t o e a c h u n i t t o v e r i f y t h a t e a c h e m p l o y e e w h os ig n e d - in f o r w o r k w a s p r e s e n t a n d a c c o u n t e d f o r . In a d d i t io n , w e re c o n c i le d

o y e e ’e a c h e m p l s M a in f ra m e T im e a n d A t t e n d a n c e S y s t e m ( M T A S ) r e c o rd w i t ha v a i a b l y r e c o r d e d t im ee d o c u m e n t a t i o n a n d n o t e d u n d o c u m e n t e d o r i n a c c u r a t e la n d a t t e n d a n c e d a t a . T h e f i e d w o r k w a s c o n d u c t e d f r o m J a n u a r y t h r o u g hO c t o b e r 1 9 9 7 .

R E S U L T S O F R E V I E W

W e f o u n d t h a t in t e rn a l c o n t r o l y e n f o r c e d t o e n s u r e t h a t a lls w e r e n o t c o n s i s t e n t lb a s i c t im e a n d a t t e n d a n c e p r o c e d u r e s w e r e f o l lo w e d . B e c a u s e O D IO t im e k e e p e r sw e r e n o t m a in t a i n i n g r e q u ir e d t im e a n d a t t e n d a n c e d o c u m e n t a t io n , t h e y w e r e

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u n a b l y u s w i t h t h e n e c e s s ar y d o c u m e n t a t io n t o s u p p o r t t im e a n de t o s u p p la t t e n d a n c e d a t a e n t r ie s in M T A S . A s a r e s u t , w e e s t im a t e d t h a t t h eu n d o c u m e n t e d t r a n s a c t io n s w o u l io n in h o u r s w o r k e d a n dd p r o j e c t t o $ 5 . 9 m i l ll s o f o u n d t h a t t im e a n d a t t en d a n c ee a v e s o f a b s e n c e re c o r d e d in M T A S . W e a l

d a t a w e re n o t a c c u r a t e ly e n t e r e d in t o M T A S o n a c o n s i s t e n t b a s is . A s a r e s u t ,w e p r o je c t e d t h a t t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a v a l io n f o r F Y 1 9 9 7u e d a t $ 1 . 9 m i l lh a d b e e n in a c c u r at e l e d o c u m e n t a t io n s h o w e d t h a t O D I Oy r e c o r d e d i n M T A S . W h i lt im e k e e p e r s h a d c o r r e c t e d M T A S e r ro r s / o m is s io n s e s t im a t e d a t $ 8 0 9 , 0 0 0 , n od o c u m e n t a t i o n w a s p r o v i d e d t o id e n t i f y t h e re a s o n s f o r t h e r e m a i n in g $ 1 . 1 m i l l io nin re c o r d in g in a c c u r a c ie s . S p e c if i c f in d i n g s w e r e :

� T IM E KE EP E R S W ER E N O T C O M PL Y IN G W IT H T IM E A N D A T T EN D A N C E

P R O C E D U R E S

S ig n - In / O u t R o s t e r s W e r e N o t V e r if i ed

T i m e a n d L ea v e D o c u m e n t a t i o n W a s N o t P ro p e r l y M a in t a in e d

W o r k a n d L e a v e D a t a W a s N o t A l y R e c o r d e d o n M T A S w a y s A c c u r at e l

� S U P ER V I S O R S W ER E N O T F U L F I L L IN G T H E IR T I M E A N D A T T E N D A N C E

R E S P O N S I B I L I T I E S

S ig n - In / O u t R o s t e r s W e r e N o t V e r if i ed ic a t i o n s f o r L e a v e ( F o r m S F - 7 1 ) W e r e E i t h e r I n c o m p l A p p l e t e o r M is s in g

S u p e rv is o r s ’ C e r t i f ic a t i o n o f M T A S D a t a W a s In e f f e c t iv e

� IN S U F FIC IEN T M A N A G E M EN T O V E R S IG H T

C O N C L U S IO N A N D R E C O M M E N D A T I O N S

B a s e d o n o u r a u d i t o f e i g h t O D IO t im e k e e p i n g u n i t s , w e f o u n d t h a t in t e r n a lc o n t r o ls w e r e n o t b e in g a d h e r e d t o o n a c o n s i s t e n t b a s is . D o c u m e n t a t io n h a d n o t

w a y s b e e n “ r e t a in e d a s a n o f f ic i a l a g e n c y r e c o r d a v a i a b la l e f o r r ev i e w a n din s p e c t io n . ” A l e t en e s s o f M T A S w a s c o m p r o m is ed1 s o , t h e a c c u r a c y a n d c o m p lb e c a u s e e n t r ie s w e r e e i t h e r o m i t t e d , u n s u p p o r t e d , o r in c o r r e c t ly c a t e g o r iz e d .F u rt h e r m o r e , s u p e rv is o r y re v i ew s w e r e n o t a lw a y s p e rf o r m e d a n d t e s t s w e r e n o t

c o n d u c t e d p e r io d i c a l ly t o e n s u r e t h e a c c u r a c y o f t i m e a n d a t t e n d a n c e d a t a . A s ar es u t , m a n a g e m e n t c o u l d n o t a s s u r e t h a t b a s ic t im e a n d a t t e n d a n c e p r o c e d u r e sw e r e f o l l s r e q u i re s c o m p lo w e d . C o n s is t e n t a d h e r e n c e t o in t e rn a l c o n t r o l e t en e s s o fd a t a , a c c u r a c y in r e c o r d in g a n d m a in t a i n i n g s u c h d a t a , a n d e n s u r in g a p p r o p r ia t ea u t h o r i za t i o n s a n d a p p r o v a ls . T h e s e m e a s u r e s ar e e s s en t i a l f o r e n s u r in g t h ein t e g r i t y o f a t im e a n d a t t e n d a n c e p a y r o ll s y s t e m .

e 6 o n P a y , L e av e , a n d A l l1 R e v is io n s t o T i t l o w a n c e s ( G A O / A I M D - 9 6 - 0 0 1 c ) , M a r c h 1 9 9 6 , C h a p t e r 3 . 3 B .

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W e r e c o m m e n d t h a t O D IO im p l o w in g c o r r e c t iv e a c t io n s w h ic he m e n t t h e f o l lr e q u i r e t h a t :

• T i m e k e e p e r s ar e in s t ru c t e d o n t h e im p o r t a n c e o f a t t e s t in g t o t h e a c c u r a c y o ft im e a n d a t t e n d a n c e d a t a w h e n a p p ro v i n g a n d s ig n i n g s u c h d o c u m e n t s .

• T i m e k e e p e r s a d h e r e t o t im e a n d a t t e n d a n c e p o ic i e s a n d p r o c e d u r e s b y si g n in ga n d a t t e s t in g t o t h e v a id i t y o f e a c h s ig n - in / s ig n - o u t r o s t e r .

• T im e k e e p e r s r e t a i n a n d m a i n t a i n p r o p e r t i m e a n d a t t e n d a n c e a n d l e a v ed o c u m e n t a t io n t o s u p p o r t a l l t im e a n d a t t e n d a n c e a n d l e a v e d a t a i n a c c o r d a n c ew i t h S S A r e t e n t io n r e q u i r e m e n t s .

•

S u p e rv is o r s v e r i f y r e c o r d e d M T A S in f o r m a t i o n t o so u r c e d o c u m e n t s p r io r t oc e r t i f i c a t i o n .

• S u p e rv is o r s in v e s t ig a t e t h e re m a i n in g 3 9 M T A S d i s c r e p a n c ie s a n d p r o v i d ea p p r o p r ia t e c o r r e c t io n s t o e m p lo y e e s ' M T A S r e c o r d s .

• T i m e k e e p e r s a n d s u p e rv is o r s r e v i e w d a i ly a n d o v e r t i m e s i g n - i n / s ig n - o u t ro s t e r sa n d s ig n i f y t h a t t h e y a r e in a g r e e m e n t w i t h t h e in f o r m a t io n c o n t a i n e d t h e re o nb y s ig n i n g e a c h r o s t e r in t h e s p a c e p r o v i d e d .

• S u p e rv is o r s o b t a i n , s ig n , a n d v e r if y F o r m s S F -7 1 f o r c o m p l e t e n e s s a n d

a c c u r a c y .

W e a ls o r e c o m m e n d t h a t S S A m a n a g e m e n t :

• P ro v i d e f o r M T A S g u i d a n c e w h ic h w o u ld in s t ru c t t im e k e e p e r s a n d s u p e rv is o r so f t h e n e e d t o c o n d u c t a d e q u a t e r e v ie w s o f t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a p r io r t ov e r i f y i n g a n d c e r t i f y i n g p a y r o l l d a t a b e in g e n t e r e d i n M T A S .

• R e q u i re t im e k e e p e r s t o u s e t h e a p p r o p r ia t e M T A S c o r re c t i o n p r o c e d u r e s f o rm a k i n g a d ju s t i n g c o r r e c t i o n s t o t im e a n d a t t e n d a n c e r e c o r d s .

• R e s u m e O D IO in t e g r it y r e v ie w s o f t im e a n d a t t e n d a n c e p r a c t ic e s a n dr e c o r d -k e e p in g in o r d e r t o p r o v i d e m a n a g e m e n t a n a s s e s s m e n t o f c o m p l ia n c ew i t h in t e rn a l c o n t r o l p r o c e d u re s . T h e f r e q u e n c y o f s u c h r e v ie w s w o u ld b ed e p e n d e n t o n p r o g r e s s m a d e b y t im e k e e p e r s in im p r o v i n g t h e a c c u r a c y a n dc o m p l e t e n e s s in r e c o r d in g t i m e a n d a t t e n d a n c e d a t a , a s w e l l a s m a in t a in i n gr e la t e d s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t io n .

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s o id e n t i f ie d s ev e r a l o t h e r ar e a s o f c o n c e r n . W h i lW e a l e e a c h i t e m in a n d o f i t s e fi s n o t s ig n i f ic a n t , w e b e l d b e a d d r e s s e d . T h e s e i t e m s a r e i d e n t i f i e die v e t h e y s h o u lin t h e " O t h e r M a t t e r s " s e c t io n .

S S A C O M M EN T S

S S A c o n c u r r ed w i t h t h e O f f i c e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l’ s (O IG ) f in d i n g s a n dr e c o m m e n d a t i o n s . H o w e v e r , S S A d i d w a n t t o n o t e t h a t f o r t h e p e r io d t h e a u d i tw a s c o n d u c t e d , t h e b u i l y k n o w n a s O f f ic e o fd i n g s o c c u p i ed b y O D IO (c u r re n t lC e n t ra l O p e r a t io n s ) w e r e u n d e r g o in g e x t e n s i v e re n o v a t io n r e q u ir in g f r e q u e n t

e s a n d e q u ip m e n t . T h e s e c i r c u m s t a n c e s , a lm o v e m e n t o f f il o n g w i t h t h e s h i f t in g o fp e r s o n n e l t o a n d f r o m t r a in in g c l a s s e s a n d a s s ig n m e n t s o u t s id e t h e ir n o r m a l w o r ka r e a , r es u t e d in t h e m i sp l a c e m e n t o f s o m e p a y r o ll d o c u m e n t a t io n .

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T A B L E O F C O N T E N T S P a g e

E X E C U T I V E S U M M A R Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i I N T R O D U C T I O N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 R ES U L T S O F R EV IE W . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 T I M E K E E P E R S W ER E N O T C O M PL Y IN G W IT H T I M E A N D A T T EN D A N C E P O L I C IE S A N D P R O C E DU R E S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 S ig n - In / O u t R o s t e r s W e r e N o t V e r if i ed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 T i m e a n d L e a v e D o c u m e n t a t io n W a s N o t P ro p e r l y M a in t a in e d . . . . . . . . . . . . . . . . 4

W o r k a n d L e a v e D a t a W e re N o t A l y o n M T A S . . . 5w a y s Re c o r d e d A c c u r a t e l

S U P ER V I S O R S W E R E N O T F U L F I L L IN G T H E IR T IM E A N D A T T E N D A N C E R E S P O N S I B I L I T I E S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 S ig n - In / O u t R o s t e r s W e r e N o t V e r if i ed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

ic a t i o n s f o r L e a v e W e r e E i t h e r I n c o m p l A p p l e t e o r M is s in g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 S u p e rv is o r s ’ C e r t i f ic a t i o n o f M T A S D a t a W a s In e f f e c t i v e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 IN S U F F IC I EN T M A N A G E M EN T O V E RS IG H T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M EN D A T IO N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9O T H E R M A T T ER S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 A P P E N D I C E S

A P P EN D IX A - A g e n c y C o m m e n t sA P PEN D IX B - C o m p u t a t io n O f E s t im a t es A P PEN D I X C - M a jo r C o n t r i b u t o r s T o T h i s R e p o r t A P PEN D IX D - S S A O r g a n iza t io n a l C h a r t



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I N T R O D U C T I O N O B J E C T I V E

T h e o b j e c t iv e o f t h i s r e v ie w w a s t o e v a l o y e e s ' a d h e r e n c e t o p o ic i es a n du a t e e m p lp r o c e d u r e s f o r d o c u m e n t i n g a n d r e c o r d in g t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a f o r p a y r o l lp u r p o s e s i n S S A ’ s O D IO .

B A C K G R O U N D

T h e n a t u r e a n d e x t e n t o f t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a m u s t b e s u c h t h a t

m a n a g e m e n t c a n r e l s t o c o r r e c t ly o n s u p e rv is o r s a n d o t h e r o f f ic i a l y a n dc o m p l y a c c o u n t f o r e m p le t e l o y e e s a t t e n d a n c e a n d p e r i o d s o f a b s e n c e . T o a s s u r ea c c u r a c y a n d a c h ie v e a h i g h l i a b i l s t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a ,e v e l o f re l i t y i n S S A ’a n d in a c c o r d a n c e w i t h t h e G e n e r a l A c c o u n t i n g O f f ic e ’ s ( G A O ) g u id e i n e s , a l l t im ea n d a t t e n d a n c e r e p o r t s a n d s u p p o r t i n g d o c u m e n t s m u s t b e re v i e w e d a n d a p p r o v e db y t im e k e e p e r s a n d s u p e rv i s o r s . A p p r o v a l d b e b a s e d o n p e r s o n a ls s h o u lo b s e rv a t io n , w o r k o u t p u t , t i m e k e e p e r v e r i f ic a t i o n , c h e c k in g d a t a a g a i n s t o t h e ri n d e p e n d e n t re s o u r c e s , r e l s , o r a c o m b i n a t i o n o f t h e s eia n c e o n o t h e r c o n t ro lm e t h o d s . A p p r o v a l d a ls s h o u l s o b e b a s e d o n o t h e r n e c e s s ar y t e s t s t o v e r i f y t h a tr ec o r d e d a t t e n d a n c e a n d p e r i o d s o f a b s e n c e s a r e r e a s o n a b l o w a b le a n d a l l e a n d t o

t h e b e s t o f t h e t i m e k e e p e r s ’ a n d s u p e rv is o r s ’ k n o w le d g e ar e t r u e , c o r r e c t , a n da c c u r at e in a c c o r d a n c e w i t h a p p l e l a t io n s , p o ic i e s , a n d g u id e in e s .ic a b l a w s , r e g u l

T h e f o l lo w in g p o ic ie s a n d p r o c e d u r es p r o v i d e g u i d a n c e o n t im e a n d a t t e n d a n c em a t t e r s f o r S S A t i m e k e e p e r s a n d s u p e rv is o r s :

• H H S T i m e k e e p in g M a n u a l f o r T im e k e e p e r s / S u p e rv i s o r s

• S S A O D IO ' s T i m e a n d A t t e n d a n c e G u i d e

• S S A M T A S T r a in i n g M a n u a l

• S S A M T A S U s er M a n u a l

• H H S G u i d e F o r T i m e k e e p e r s

• G A O P o ic y a n d P ro c e d u r e s M a n u a l f o r G u id a n c e o f F e d e r a l A g e n c ie s

e 6 o n P a y , L e a v e , a n d A l l • G A O R ev i s io n s t o T it l o w a n c es

A d d i t io n a l l s O f f i c e o f H u m a n R es o u r c e s , in a s e r ie s o f in t e r n a l m e m o r a n d a ,y , S S A ’e x p r e s s e d t h e im p o r t a n c e o f : ( 1 ) t h e n e e d f o r s ig n a t u r es o f b o t h t h e m a n a g e r a n dt im e k e e p e r o n s i g n - in / o u t f o r m s ; ( 2 ) t im e k e e p e r s ' c o m p a r is o n o f e a r n in g s a n dl o y e e s a g a in s t a d m in i s t r a t iv e t im e a n d le a v e s t a t e m e n t s o f a ll e m p l e a v e r e c o rd s s o

1



l

l

l

l

t h a t e r ro r s c a n b e c o r r e c t e d i m m e d ia t e l y ; a n d ( 3 ) t h e im p o r t a n c e o f h a v in ga d e q u a t e d o c u m e n t a t i o n .

O D IO is r es p o n s ib l ic a t i o n s f o r S o c i a l S e c u r i t y ( t i t le f o r p r o c e s s in g a p p l e I I )

i t y b e n e f i t s . M o r e t h a n 4 , 0 0 0 a d m in i s t ra t i v e a n d s u p p o r t s t a f f , in c ld is a b i l u d in g1 7 1 t im e k e e p e r s , w o r k in O D IO a n d a r e l o c a t i o n s in a n d a r o u n do c a t e d in s e v e r al lB a t im o r e , M a r y l a n d .

F o r F Y 1 9 9 7 , O D IO p a id m o r e t h a n $ 1 7 4 . 4 m i l l e a v e b e n e f i t s t oi o n i n s a a r ie s a n d lo y e e s . In t h e 8 t im e k e e p in g u n i t s s e l4 , 1 8 6 e m p l e c t e d f o r a u d i t , w e f o u n d t h a t

O D I O p a y r o ll c o s t s a m o u n t e d t o $ 4 3 0 , 6 3 0 ( f o r a t o t a l o f 2 6 8 e m p l o y e e s ) fo r t h es in g l e p a y p e r i o d e n d e d N o v e m b e r 2 3 , 1 9 9 6 .

S C O P E A N D M ET H O D O L O G Y

T o a c h ie v e o u r o b j e c t iv e , w e : ( 1 ) i n t e rv ie w e d S S A H e a d q u a r t e r s ’ h u m a nr es o u r c e s p e rs o n n e l a s w e l l a s O D I O t im e k e e p e r s a n d t h e i r m a n a g e r s t o d e t e r m i n e

o w in g t h e p r o c e d u r es s p e c i f ie d in a p p l e r e g u lw h e t h e r t h e y w e r e f o l l i c a b l a t io n s a n dg u i d e in e s ; ( 2 ) s e le c t e d t h e p a y p e r i o d f o r N o v e m b e r 1 0 t h ro u g h 2 3 , 1 9 9 6 a n d , o na s im p l y r a n d o m s e l e c t e d e ig h t t im e k e e p e r u n i t s f o re s t a t is t i c a l l e c t i o n b a s i s , s e lw h i c h w e re v ie w e d t h e v a r io u s t im e a n d a t t e n d a n c e a n d le a v e d o c u m e n t s( e . g . , F o r m s S S A - 2 9 , S e r ia l O v e rt i m e o r H o l i d a y W o r k A t t e n d a n c e R o s t e r ; F o r m sS S A - 3 0 , S e r ia l T i m e a n d A t t e n d a n c e R o s t e r s ; F o r m s S F -7 1 , A p p l ic a t i o n F o r L e a v e ;e t c . ) ; ( 3 ) c o m p a r e d t h e i n f o r m a t i o n r e p o r t e d o n t h e r e v i e w e d d o c u m e n t a t i o n t oe a c h e m p l o y e e ' s M T A S r e c o r d t o d e t e rm in e w h e t h e r t i m e a n d a t t e n d a n c e a n d

e a v e d a t a w e r e r e p o r t e d a n d r e c o r d e d c o r r e c t l y o n a c o n s is t e n t b a s is ; a n d( 4 ) m a d e u n a n n o u n c e d v i s it s t o e a c h o f t h e e ig h t s e le c t e d t im e k e e p in g u n i t s t ov e r if y t h a t e m p l o y e e s w e r e p r e s e n t i f t h e y h a d s ig n e d i n o n t h a t d a y ' s F o r mS S A - 3 0 .

O u r a u d i t w a s p e r f o r m e d in a c c o r d a n c e w i t h g e n e r a ll y a c c e p t e d g o v e r n m e n ta u d i t in g s t a n d a r d s . T h e f ie d w o r k w a s c o n d u c t e d f r o m J a n u a ry t h r o u g hO c t o b e r 1 9 9 7 .

2

l



l

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l

l

R E S U L T S O F R E V I E WW e f o u n d t h a t in t e rn a l c o n t r o l y e n f o r c e d t o e n s u r e t h a t a lls w e r e n o t c o n s i s t e n t lb a s i c t im e a n d a t t e n d a n c e p r o c e d u r e s w e r e f o l lo w e d . B e c a u s e O D IO t im e k e e p e r sw e r e n o t m a in t a i n i n g r e q u ir e d t im e a n d a t t e n d a n c e d o c u m e n t a t io n , t h e y w e r eu n a b l y u s w i t h t h e n e c e s s ar y d o c u m e n t a t io n t o s u p p o r t t im e a n de t o s u p p la t t e n d a n c e d a t a e n t r ie s in M T A S . A s a r e s u t , w e e s t im a t e d t h a t t h eu n d o c u m e n t e d t r a n s a c t i o n s w o u l io n ( s e e A p p e n d ix A - 1 ) ind p r o j e c t t o $ 5 . 9 m i l lh o u r s w o r k e d a n d l s o f o u n d t h a t t im ee a v e s o f a b s e n c e r e c o r d e d i n M T A S . W e a la n d a t t e n d a n c e d a t a w e r e n o t a c c u r a t e ly e n t e r e d in t o M T A S o n a c o n s i s t e n t b a s is .A s a r e s u t , w e p r o je c t e d t h a t t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a v a l io n ( s e eu e d a t $ 1 . 9 m i l lA p p e n d ix A - 2 ) f o r F Y 1 9 9 7 h a d b e e n in a c c u r at e l ey r e c o r d e d i n M T A S . W h i ld o c u m e n t a t io n s h o w e d t h a t O D I O t i m e k e e p e r s h a d c o r r e c t e d M T A Se r r o rs / o m i ss io n s e s t im a t e d a t $ 8 0 9 , 0 0 0 ( s e e A p p e n d i x A - 3 ) , n o d o c u m e n t a t i o nw a s p r o v i d e d t o id e n t i f y t h e r e a s o n s f o r t h e re m a i n in g $ 1 . 1 m i l l io n i n re c o r d i n gin a c c u r a c ie s . W e d e t e r m i n e d t h a t im p r o v e m e n t s w e r e n e e d e d i n : ( 1 ) t im e k e e p e rc o m p l ia n c e w i t h t im e a n d a t t e n d a n c e p o ic i es a n d p r o c e d u r e s ; ( 2 ) s u p e rv i s o r yr e v ie w o f t i m e k e e p e r p e rf o r m a n c e ; a n d ( 3 ) m a n a g e m e n t o v e r s ig h t .

T IM E K E E P E R S W ER E N O T C O M P L Y I N G W IT H T IM E A N D A T T EN D A N C E

P O L IC I ES A N D P R O C ED U R E S

T im e k e e p e r s w e r e n o t c o m p ly in g w i t h t im e a n d a t t e n d a n c e p o ic i e s a n dp r o c e d u r e s w h ic h r e q u ir e d t h e m t o v e r if y a n d a t t e s t b y s ig n a t u r e a l l s ig n - in / s ig n o u t r o s t e r s e v e r y d a y f o r t h e i r u n i t s . In a d d i t io n , t im e k e e p e r s w e r e r e q u i re d t or e t a in s u c h d o c u m e n t a t io n f o r n o l e s s t h a n 3 y e a r s , a n d r e c o r d t h e d a t a in t oM T A S c o m p l y a n d a c c u r at e le t e l y .

S ig n - In / O u t R o s t e r s W e r e N o t V e r if i e d

T i m e k e e p e r s w e r e re q u i re d t o s i g n a n d e n t e r t h e i r t i m e k e e p e r n u m b e r o n t h e

p r e p r in t e d s ig n a t u r e in e l o c a t e d a t t h e b o t t o m o f t h e s i g n - i n / s ig n - o u t ro s t e r s2

i no r d e r t o v e r if y t h e t i m e a n d a t t e n d a n c e d a t a . V e r i f i c a t i o n s a r e c o n f i rm a t i o n s ,u s u a l ly b y t im e k e e p e r s , t h a t r e c o r d e d i n f o r m a t i o n i s t r u e , c o r r e c t , a n d a c c u r a t e t o

e d g e . V e r i f ic a t i o n e n a b lt h e b e s t o f t h e ir k n o w l e s t im e k e e p e r s t o c h e c k o r t e s t t h a tr ec o r d e d w o r k - t im e is r e a s o n a b l o w a b le a n d a l l e .

2 D i v is io n o f M a n a g em e n t S u p p o r t D i re c t o r’ s m e m o r a n d u m , s e c t io n 6 , e f f ec t iv e A p r il 3 , 1 9 9 4 .

3



l

l

l

W e r e v ie w e d 4 4 0 s i g n - in / s i g n - o u t r o s t e r s w h ic h w e r e r e q u i re d t o b e c e r t i f i e d b yt im e k e e p e r s . T h e t im e k e e p e r s d i d n o t s ig n 1 1 9 (2 7 p e r c e n t ) o f t h e r o s t e rs . F o re x a m p l e , i n 3 o f t h e 8 t im e k e e p e r u n i t s , t im e k e e p e r s h a d n o t s i g n e d 1 0 2 o f2 1 0 (4 9 p e r c e n t ) r o s t e r s .

B e c a u s e o f c h a n g e s in O D IO t im e k e e p e r p e r s o n n e l e t o in t e rv ie w, w e w e r e u n a b la l l t im e k e e p e r s r e g a r d in g t h e ir f a i l y w i t h t im e a n d a t t e n d a n c e p o ic i e su r e t o c o m p la n d p r o c e d u r e s . F u r t h e r m o r e , b e c a u s e o f t h e t im e la p s e b e t w e e n t h e p a y p e r io da u d i t e d a n d o u r in t e rv ie w s , a s w e l l a s t h e v o l u m e o f t im e a n d a t t e n d a n c et r a n s a c t i o n s t im e k e e p e r s p r o c e s s e d , t h e t im e k e e p e r s w e d i d i n t e rv i e w w e r et y p i c a l l e t o r e c a l l s p e c if ic e v e n t s o r r e a s o n s f o r f a i l y .y u n a b l u r e t o c o m p l

T i m e a n d L e av e D o c u m e n t a t i o n W a s N o t P ro p e r ly M a in t a i n e d

o y e e s a r e p a i d , a c c r u e l e a v e o n a n h o u r lB e c a u s e e m p l e a v e , a n d c h a r ge d l y b a s is ,a c o m p l o y e e w o r k s o r u s e s le t e a n d a c c u r a t e r e c o r d o f t h e h o u r s a n e m p l e a v em u s t b e r e t a in e d a s a n o f f ic i a l a g e n c y r e c o r d a v a i a b l e f o r r e v ie w o r in s p e c t i o n f o ra p e r io d o f n o le s s t h a n 3 y e a r s . 3 H o w e v e r , f o r t h e p a y r o l l p e r i o d a u d i t e d , w ei d e n t if ie d 1 3 0 i n s t a n c e s w h e r e n o s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t io n c o u l o c a t e d f o rd b e l

e a v e o r a t t e n d a n c e . T h e c h a r t b e l a in s t h e8 3 6 ½ h o u rs o f re c o rd e d l o w e x p lin s t a n c e s o f t im e a n d a t t e n d a n c e f o r w h ic h d o c u m e n t a t io n w a s u n a v a i a b le :

T a b le 1 : S U P PO R T I N G D O C U M EN T A T I O N U N A V A IL A B L E

T Y P E F R E QU E N C Y H O U R S

A V E R A G E

P A Y R A T E

E S T I M A T E D

V A L U E

R e g u l a r 6 5 5 1 3 ½ $ 1 6 . 9 7 $ 8 , 7 1 4

O v e r t im e 1 6 5 5 ½ $ 2 5 . 4 5 $ 1 , 4 1 2

A n n u a l L e a v e 2 4 1 5 5 ¾ $ 1 6 . 9 7 $ 2 , 6 4 3

S i c k L e a v e 1 0 8 0 $ 1 6 . 9 7 $ 1 , 3 5 8

M i s c e l la n e o u s

L e a v e

1 5 3 1 ¾ $ 1 6 . 9 7 $ 5 3 9

T O T A L S 1 3 0 8 3 6 ½ $ 1 4 , 6 6 6

3 H H S ’ T i m e k e e p in g M a n u a l f o r T im e k e ep e rs / S u p e rv is o rs ( A u g u st 1 9 9 3 ) p a g e s 1 - 1 4 .

4



ll

l

l

A t h o u g h t h e t im e k e e p e r s w e in t e rv i e w e d g e n e r a ll d n o t re c a l l s p e c i f icy c o u lin s t a n c e s o f w h y c e r t a in d o c u m e n t a t io n w a s u n a v a i a b le , t h e y d i d s t a t e t h a td i f f ic u t y e x is t e d in o b t a i n in g s i g n - in / s i g n - o u t f o r m s f o r e m p l o y e e s in t r a i n i n g o rd e t a il d o b t a in t h e e m p le d t o a n o t h e r u n i t . E v e n t h o u g h t im e k e e p e r s w o u l o y e e s '

t im e a n d a t t e n d a n c e in f o r m a t i o n , t h e y d i d n o t a l o w u p o n o b t a in in gw a y s f o l ls u p p o r t i n g d o c u m e n t a t io n . A s a r e s u t , t h e o v e r a l l i n t e g r i t y o f t im e a n da t t e n d a n c e p a y r o l l r e c o r d s w a s c o m p r o m is e d .

W o r k a n d L e av e D a t a W e r e N o t A l y o n M T A S w a y s R ec o r d e d A c c u r a t e l

T h e p r im a r y o b j e c t iv e o f a t im e a n d a t t e n d a n c e s y s t e m i s t o e n s u r e t h a t t h e h o u r sw o r k e d , h o u r s in p a y s t a t u s , a n d h o u r s a b s e n t a r e a c c u r a t e ly r e c o r d e d a n d a r e

ia b l e a v e , a n d a l lr e l e t o c o m p u t e p a y , l o w a n c e s . T o a c h ie v e t h is o b j e c t iv e ,m a n a g e m e n t i s r e q u i r e d t o h a v e in p l a c e in t e r n a l c o n t r o l s y s t e m s t h a t p r o v i d e

e a s s u r a n c e t h a t t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a a r e “ . . . c o m p l y a n dr e a s o n a b l e t e la c c u r a t e l 4y r e c o r d e d a n d r e t a in e d . . . . “

O u r a u d i t r e v e a le d 6 7 d i s cr e p a n c i e s , re p r e s e n t i n g 1 9 4 ¾ h o u r s , w h e r e t im e a n da t t e n d a n c e d a t a w e r e o m i t t e d o r i n a c c u r a t e l y r e c o r d e d .

W e f o u n d :

e a v e , t o t a l o y e e s h a d n o t b e e n 1 9 in s t a n c e s o f l in g 6 5 ½ h o u r s , u s ed b y e m p lr e c o r d e d ;

9 i n s t a n c e s w h e r e e m p l o y e e s ’ a c c o u n t s h a d b e e n c r e d i t e d w i t h a t o t a l o f1 0 ½ h o u r s le a v e t h a t h a d n o t b e e n e a r n e d ;

o y e e s h a d b e e n c h a r g e d w i t h u s in g l in g 1 5 in s t a n c e s w h e re e m p l e a v e , t o t a l4 8 ½ h o u rs , w h e n e x is t in g d o c u m e n t a t i o n d is c l o y e e s h a do s e d t h a t t h e e m p lw o rk e d ;

1 5 in s t a n c e s , t o t a l o y e e s h a d a c c r u e d lin g 1 8 ¼ h o u r s , w h e re e m p l e a v e a n d / o ro v e rt i m e t h a t h a d n o t b e e n r e c o rd e d t o t h e ir M T A S a c c o u n t s ; a n d

9 i n s t a n c e s , t o t a l e a v e d a t a h a d b e e n r e c o r d e d t oin g 5 2 h o u r s , w h e r e t im e o r lM T A S i n t h e w r o n g c a t e g o r y ; i . e . , s ic k l e a v e , e t c .e a v e a s a n n u a l l

In a n e f f o r t t o a c k n o w le d g e S S A ' s a c t i o n s in id e n t i f y in g a n d c o r r e c t in g in a c c u r a t ea n d / o r o m i t t e d t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a , w e e x a m in e d M T A S r e c o r d s f o r t h e

e 6 o n P a y , L e a v e , a n d A l l 4 I n a c c o r d a n c e w i t h R e v i s io n s t o T i t l o w a n c es ( G A O / A I M D - 9 6 - 0 0 1 C ) , M a r c h1 9 9 6 , C h a p t e r 3 . 3 .

5



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4 p a y p e r i o d s s u b s e q u e n t t o t h e p a y p e r i o d u s e d in o u r s a m p le t o d e t e rm in e i f a n yo f t h e 6 7 d i sc r e p a n c i e s h a d b e e n c o r re c t e d . W e f o u n d t h a t o n l y 1 2( 1 7 . 9 p e r c e n t ) o f t h e 6 7 d i s c r e p a n c ie s h a d b e e n c o r r e c t e d . W e a l s o c o n t a c t e d t h em a n a g e r s r e s p o n s ib l e f o r t h e 8 t i m e k e e p i n g u n i t s b e in g a u d i t e d i n re g a r d t o t h e

r e m a i n in g 5 5 d i s cr e p a n c ie s . A c c o r d in g t o t h e m a n a g e r s , 4 d i s c r e p a n c ie s w e r ei d e n t i f i e d a n d s u b s t a n t ia t e d a s c o m p e n s a t in g a d ju s t m e n t s f o r p r io r p a y p e r io dr e p o r t in g in a c c u r a c ie s . T h i s p r a c t ic e w a s n o t in a c c o r d a n c e w i t h M T A S g u i d a n c ew h ic h r e q u ir e d u s e o f a r e t r o a c t iv e a d ju s t m e n t , a m e n d m e n t , o r l e a v e c o r re c t i o na c t io n . F u rt h e r m o r e , t h e M T A S t r a i n i n g m a n u a l r e q u i r e d t h e a d ju s t m e n t t o b ea n n o t a t e d o n t h e e m p l o y e e s M T A S r e c o r d , t h e r e b y i d e n t i f y i n g t h e c o r r e c t i o na d ju s t m e n t . A v e rt i n g in t e r n a l c o n t r o ls t o e x p e d i t e p a y r o l l in f o r m a t io n in t ro d u c e st h e r is k o f u n a u t h o r i ze d t r a n s a c t i o n s b e in g e n t e r e d i n t o t h e t im e a n d a t t e n d a n c ep a y r o l l s y s t e m .

N o n e o f t h e m a n a g e r s r e f u t e d t h e d i s c r e p a n c ie s a n d , p r io r t o c o n c lu s i o n o f o u rr e v i e w , m a n a g e r s in d ic a t e d t h a t 1 2 o f t h e 5 1 d is c r e p a n c ie s h a d e i t h e r b e e nc o r r e c t e d o r t h e i r c o r r e c t i o n w a s f o r t h c o m i n g . N o o t h e r i n f o r m a t i o n w a s p r o v i d e dc o n c e r n in g t h e re m a i n in g 3 9 d i sc r e p a n c ie s .

A t h o u g h t im e k e e p e r s in t e rv ie w e d c o u ld n o t d e t e rm in e t h e re a s o n t h e a b o v ed i s c r e p a n c ie s o c c u r re d , w e w e r e in f o r m e d b y t im e k e e p e r s a n d m a n a g e m e n t t h a ts o m e t im e k e e p e r s b e lie v e d t h a t o f f s e t t i n g a n e r ro r f o r a p r e v i o u s p a y p e r io d b yc r e a t in g a c o u n t e r -b a l a t e r p a y p e r io d w a s a n a c c e p t a b la n c in g e n t ry i n a l ep r a c t i c e .

S U P ER V I S O R S W ER E N O T F U L FI L L IN G T H E IR T I M E A N D A T T EN D A N C ER E S P O N S I B I L I T I E S

T h e p r im a r y o b j e c t iv e o f t im e a n d a t t e n d a n c e s y s t e m s i s t o e n s u r e t h a t t h eo y e e s ’ h o u r s in p a y s t a t u s o r ab s e n c e o f s e rv ic e , a re r e p o r t e d a c c u r a t e le m p l y a n d

c o m p l y . M o r e s p e c if ic a l l s P o ic y a n d P r o c e d u r e s M a n u a l f o r G u id a n c e e t e l y , G A O ’o f F e d e r a l A g e n c ie s s t a t e s " . . . s u p e rv is o r s ar e a c c o u n t a b l e f o r . . . t h e w o r k t i m e

o y e e s f o r w h o m t h e y a r e r e s p o n s ib la n d a b s en c e o f e m p l e . . . . " F u rt h e r m o r e ,s u p e rv is o r s a r e c h a r g e d w i t h t h e r es p o n s ib i l e a v e s u p p o r t in gi t ie s o f : ( 1 ) g e t t i n g ld o c u m e n t s f r o m e m p l a r lo y e e s ; ( 2 ) r e v ie w in g t im e k e e p e r p e rf o r m a n c e r e g u l y ; a n d

( 3 ) c e r t i f y i n g t h a t t h e t i m e k e e p e r is p r o f ic i e n t i n p e r f o r m a n c e o f t i m e k e e p in gd u t i e s . 5

S ig n - In / O u t R o s t e r s W e r e N o t V e r if i e d

5 H H S G u i d e F o r T im e k e e p e r s , p a g es 2 - 1 0 a n d 2 - 1 1 .

6



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M a n a g e r s / s u p e rv i s o r s a r e r e s p o n s i b l e f o r v e r if y i n g t h a t t i m e a n d a t t e n d a n c e d a t aa r e t r u e , c o r r e c t , a n d a c c u r a t e t o t h e b e s t o f t h e ir k n o w le d g e , a s w e l l a s t o e n s u r et h a t t h e t i m e k e e p e r s a r e p e r f o r m in g t h e i r t i m e a n d a t t e n d a n c e d u t i e s p r o f i c ie n t ly .B y s ig n in g t h e t im e a n d a t t e n d a n c e f o r m s w h e r e r e q u i re d , m a n a g e r s / s u p e r v is o r s

a l e a n ds o a f f i r m t h a t t h e r e c o r d e d t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a a r e r e a s o n a b lo w a b la l l e . 6 I n t h e c o u r s e o f o u r a u d i t , w e r e v i e w e d 5 9 1 s ig n - in / s ig n - o u t r o s t e r s

w h ic h w e r e r e q u i re d t o b e c e r t i f i e d b y m a n a g e r s / s u p e rv is o r s . O u r r e v i ewd i s c lo s e d t h a t t h e m a n a g e r s / s u p e rv is o r s d i d n o t s ig n 9 6 ( 1 6 p e r c e n t ) o f t h er o s t e rs . O f t h e 9 6 r o s t e r s , 6 9 w e r e n o t s ig n e d b y e i t h e r a m a n a g e r / su p e rv is o r o rt i m e k e e p e r .

A d d i t io n a l l o w e d a t im e k e e p e r t o s ig n - in a n d s ig n - o u t o ny , o n e o f t h e m a n a g e r s a l lt h e s a m e r o s t e r t h e t im e k e e p e r w a s v e r if y in g , e v e n t h o u g h t im e k e e p e r s a r ep r o h i b i t e d f r o m v e r i f y i n g t h e i r o w n t i m e . 7

ic a t i o n s f o r L e a v e W e r e E i t h e r I n c o m p l A p p l e t e o r M is s in g

Ex c e p t f o r e m e r g e n c ie s , a l l l e a v e is t o b e r e q u e s t e d i n a d v a n c e i n w r it i n g t o t h ee m p l o y e e ' s s u p e rv is o r . T h e F o r m S F -7 1 w a s d e sig n e d t o s a t is f y t h is r e q u i re m e n t .S u p e rv is o r s a r e t o r e v ie w F o r m s S F -7 1 f o r c o m p l e t e n e s s a n d a c c u r a c y a n d , i f t h e

a c e . 8 O u r a u d i t re v e a lr e q u e s t i s a p p r o v e d , s ig n t h e f o r m in t h e a p p r o p r ia t e p l e dt h a t in 5 1 ( 1 0 p e r c e n t ) o f 5 2 5 s it u a t io n s r e q u ir in g F o r m s S F - 7 1 , n o n e c o u ld b el e a v eo c a t e d . T h e m is s in g F o r m s S F -7 1 r e p re s e n t e d m o r e t h a n 2 6 7 h o u r s o f lu s e d . O f t h e 4 7 4 F o r m s S F - 7 1 p r e s e n t , 5 7 ( 1 2 p e r c e n t ) w e r e in c o m p l e t e ,r e p r e s e n t i n g m o r e t h a n 2 6 7 h o u r s o f l e a v e .

S u p e rv is o r s ’ C e r t i f ic a t i o n o f M T A S D a t a W a s In e f f e c t iv e

T h e s u p e rv is o r y c e r t i f ic a t i o n p r o c e s s is a c ru c i a l in t e r n a l c o n t r o l t h a t a f f o r d s a no p p o r t u n i t y t o i d e n t i f y e r r o r s a n d c o r r e c t t im e a n d a t t e n d a n c e e n t r ie s b e f o r e t h e ya r e e n t e r e d i n t o M T A S . M a n a g e r s / su p e rv is o r s a r e c h a r g e d w i t h t h e r e s p o n s ib i li t yo f r e v ie w in g a n d c e r t i f y in g t im e a n d a t t e n d a n c e e n t r ie s p r io r t o s u b m is s io n f o rp a y m e n t t h r o u g h M T A S a n d t h e p a y r o ll s y s t e m . M T A S in s t r u c t i o n s a ls o a d v i s et h e c e r t i f ie r t o le a v e t h e c e r t i f y / d e n y f ie d e m p t y i f h e / s h e i s n o t c e r t a in a s t ow h e t h e r t o c e r t i f y o r d e n y . T h is e n a b l es t h e c e r t i f ie r t o r e t u r n t o t h e r e c o r d f o r

c e r t i f ic a t io n a f t e r in v e s t ig a t io n . A s d is c u s s e d e ar l ie r , w e id e n t i f ie d 6 7 i n s t a n c e sr e p re s e n t i n g m o r e t h a n 1 9 4 ¾ h o u r s o f w o r k a n d l ye a v e t h a t h a d b e e n in c o r r e c t l

6 S e c t io n 6 o f t h e M a r c h 2 9 , 1 9 9 4 m e m o r a n d u m f r o m t h e D ir ec t o r o f t h e D i v is io n o f M a n a g em e n t S u p p o r t ,O f f i c e o f O p e r a t io n s , e f f ec t iv e A p r il 3 , 1 9 9 4 .

7 M e m o r a n d u m , is s u ed J u n e 2 5 , 1 9 9 1 , b y t h e A c t in g D e p u t y C o m m is s io n e r f o r H u m a n R es o u r c es t o a ll S S As u p e r v i s o r s a n d t im e k e e p e r s .

8 H H S ’ T i m e k e e p in g M a n u a l f o r T im e k e ep e rs / S u p e rv is o rs ( A u g u st 1 9 9 3 ) p a g e s 4 -6 .

7



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r ec o r d e d t o M T A S b y t i m e k e e p e rs . P ro p e r c e rt i f ic a t i o n b y t h e s u p e rv i s o r w o u dh a v e r e s u t e d i n i d e n t i f y i n g t h e e r ro r s c o m m i t t e d b y t h e t im e k e e p e r s .

B e c a u s e o f c h a n g e s in O D I O m a n a g e m e n t p e rs o n n e l e t o in t e rv ie w, w e w e r e u n a b l

a l l m a n a g e r s w h o w e r e r es p o n s ib l e f o r v e r if y in g F o r m s S S A - 2 9 a n dF o r m s S S A - 3 0 , o b t a i n in g c o m p l e t e d F o r m s S F 7 1 o r e n s u r in g t im e a n d a t t e n d a n c ed a t a w e re c o m p l y a n d a c c u r a t e l s o , a s a r e s u t o f t im ee t e l y e n t e re d i n t o M T A S . A la p s e d b e t w e e n t h e p a y p e r i o d a u d i t e d a n d o u r in t e rv i e w s , a s w e l l a s t h e v o l u m e

o f t im e a n d a t t e n d a n c e t r a n s a c t i o n s t im e k e e p e r s p r o c e s s e d , a l l m a n a g e r s w e r e n o ta b l a n a t io n a s t o w h y c e r t a i n e v e n t s o c c u r re d o r r e as o n s f o re t o p r o v i d e a n e x p lf a i l y .u r e t o c o m p l

IN S U F F IC IEN T M A N A G E M EN T O V E R S IG H T

G A O ' s S t a n d a r d s f o r I n t e r n a l C o n t r o l s in t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t s t a t e s :

" . . . T h e u t i m a t e r e s p o n s i b i l s r e s t s w i t hi t y f o r g o o d i n t e r n a l c o n t r o lm a n a g e m e n t . . . , t h e re f o re , . . . in t e rn a l c o n t r o l s .s a r e m a n a g e m e n t c o n t r o lG o o d i n t e r n a l c o n t r o ls a r e e s s e n t ia l t o a c h ie v i n g t h e p r o p e r c o n d u c t o fG o v e r n m e n t b u s in e s s w i t h f u l l a c c o u n t a b i l i t y f o r t h e r e s o u r c e s m a d ea v a i a b l e . . . ."

P r io r t o 1 9 9 6 , S S A ' s O D IO I n t e g r i t y a n d S e c u r it y B r a n c h ( IS B ) , c o n d u c t e d r o u t i n ea u d i t s o f O D IO t im e k e e p e r s . H o w e v e r , d u e t o o t h e r p r io r i t i e s , IS B h a s b e en u n a b let o c o n t i n u e t o p e rf o r m s u c h a u d i t s . W e b e l d b e r es u m e die v e t h e s e re v i e w s s h o u l

t o e n s u r e t h a t m a n a g e r s / su p e rv is o r s a n d t im e k e e p e r s a r e a d h e r in g t o e s t a b l is h e din t e r n a l c o n t ro l s d e s ig n e d t o m a in t a i n t h e in t e g r it y a n d a c c u r a c y o f t im e a n da t t e n d a n c e d a t a .

8

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C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M EN D A T IO N S W e f o u n d t h a t i n t e r n a l c o n t ro l s w e r e n o t b e in g a d h e r e d t o o n a c o n s is t e n t b a s is .D o c u m e n t a t i o n h a d n o t a lw a y s b e e n “ r e t a in e d a s a n o f f ic i a l a g e n c y r e c o r da v a i a b l 9 s o , t h e a c c u r a c y a n d c o m p le f o r r e v ie w a n d in s p e c t io n . ” A l e t e n e s s o fM T A S w a s c o m p r o m i s ed b e c a u s e e n t r ie s w e r e e it h e r o m i t t e d , u n s u p p o r t e d , o rin c o rr e c t l w a y sy c a t e g o r i ze d . F u r t h e r m o r e , s u p e rv is o r y r e v ie w s w e r e n o t a lp e r f o r m e d a n d t e s t s h a d n o t b e e n c o n d u c t e d p e r io d ic a l l y t o e n s u r e t h e a c c u r a c yo f t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a . A s a r e s u t , m a n a g e m e n t c o u l d n o t b e a s s u r e d t h a tb a s ic t im e a n d a t t e n d a n c e p ro c e d u r es w e r e b e in g f o l lo w e d . C o n s i s t e n t a d h e re n c et o in t e r n a l c o n t ro l e t e n e s s o f d a t a , a c c u r a c y i n r ec o r d in g a n ds r e q u i re s c o m p l

m a in t a in i n g s u c h d a t a , a n d e n s u r in g a p p r o p r ia t e a u t h o r iza t i o n s a n d a p p r o v a l s .T h e s e m e a s u r e s ar e e s s e n t i a l f o r e n s u r in g t h e i n t e g r i t y o f a t im e a n d a t t e n d a n c ep a y r o l l s y s t e m . A s a r e s u t , w e re c o m m e n d t h a t O D I O m a n a g e m e n t e n s u re t h a t :

1 . T i m e k e e p e r s a r e in s t ru c t e d o n t h e im p o r t a n c e o f a t t e s t i n g t o t h e a c c u r a c y o ft im e a n d a t t e n d a n c e d a t a w h e n a p p ro v i n g a n d s ig n i n g s u c h d o c u m e n t s .

2 . T i m e k e e p e r s a d h e r e t o t im e a n d a t t e n d a n c e p o ic i e s a n d p r o c e d u r e s b y si g n in ga n d a t t e s t in g t o t h e v a id i t y o f e a c h s ig n - in / s ig n - o u t r o s t e r .

3 . T im e k e e p e r s r e t a i n a n d m a i n t a i n p r o p e r t i m e a n d a t t e n d a n c e a n d l e a v ed o c u m e n t a t io n t o s u p p o r t a l l t im e a n d a t t e n d a n c e a n d l e a v e d a t a i n a c c o r d a n c ew i t h S S A r e t e n t io n r e q u i r e m e n t s .

4 . S u p e rv is o r s v e r i f y re c o r d e d M T A S i n f o r m a t i o n t o s o u r c e d o c u m e n t s p r io r t oc e r t i f i c a t i o n .

5 . S u p e rv is o r s in v e s t ig a t e t h e r e m a i n in g 3 9 M T A S d i s c r e p a n c i e s a n d p r o v i d ea p p r o p r ia t e c o r r e c t io n s t o e m p lo y e e s ' M T A S r e c o r d s .

6 . T i m e k e e p e r s a n d s u p e rv is o r s r e v ie w d a i ly a n d o v e r t i m e s i g n - in / s i g n - o u t ro s t e r s

a n d s ig n i f y t h a t t h e y a r e in a g r e e m e n t w i t h t h e in f o r m a t io n c o n t a i n e d t h e re o nb y s ig n i n g e a c h r o s t e r in t h e s p a c e p r o v i d e d .

7 . S u p e rv is o r s o b t a in , s ig n , a n d v e r if y F o r m s S F -7 1 f o r c o m p l e t e n e s s a n da c c u r a c y .

e 6 o n P a y , L e av e , a n d A l l9 R e v is io n s t o T i t l o w a n c e s ( G A O / A I M D - 9 6 - 0 0 1 c ) , M a r c h 1 9 9 6 , C h a p t e r 3 . 3 B .

9



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W e a ls o r e c o m m e n d t h a t S S A m a n a g e m e n t :

8 . P ro v i d e f o r M T A S g u i d a n c e w h ic h w o u ld in s t ru c t t im e k e e p e r s a n d s u p e rv i s o r so f t h e n e e d t o c o n d u c t a d e q u a t e r e v ie w s o f t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a p r io r t o

v e r i f y i n g a n d c e r t i f y i n g p a y r o l l d a t a b e in g e n t e r e d i n M T A S .

9 . R e q u i re t im e k e e p e r s t o u s e t h e a p p r o p r ia t e M T A S c o r r e c t io n p r o c e d u r e s f o rm a k i n g a d ju s t i n g c o r r e c t io n s t o t im e a n d a t t e n d a n c e r e c o r d s .

1 0 . R e s u m e O D IO in t e g r it y re v i e w s o f t im e a n d a t t e n d a n c e p r a c t ic e s a n dr e c o r d -k e e p in g i n o r d e r t o p r o v i d e m a n a g e m e n t a n a s s e s s m e n t o f c o m p l ia n c ew i t h in t e rn a l c o n t r o l p r o c e d u r e s . T h e f r e q u e n c y o f s u c h r e v ie w s w o u ld b ed e p e n d e n t o n p r o g r e s s m a d e b y t i m e k e e p e r s in im p r o v i n g t h e a c c u r a c y a n dc o m p l e t e n e s s in r e c o r d in g t im e a n d a t t e n d a n c e d a t a , a s w e l l a s m a in t a i n in g

r e la t e d s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t io n .

S S A C O M M EN T S

S S A c o n c u r r e d w i t h O IG ’ s f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . H o w e v e r , S S A d i dw a n t t o n o t e t h a t f o r t h e p e r io d t h e a u d i t w a s c o n d u c t e d , t h e b u i ld i n g s o c c u p i e db y O D IO (c u r r e n t ly k n o w n a s O f f i c e o f C e n t ra l O p e r a t io n s ) w e r e u n d e r g o in ge x t e n s i v e r e n o v a t io n r e q u i r in g f r e q u e n t m o v e m e n t o f f i le s a n d e q u i p m e n t . T h e s ec i r c u m s t a n c e s , a l a s s e so n g w i t h t h e s h i f t in g o f p e rs o n n e l t o a n d f ro m t r a in in g c la n d a s s ig n m e n t s o u t s id e t h e ir n o r m a l w o r k ar e a , r es u t e d in t h e m is p la c e m e n t o fs o m e p a y r o l l d o c u m e n t a t i o n .

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O T H E R M A T T E R S s o id e n t i f ie d s ev e r a l o t h e r ar e a s o f c o n c e r n . W h i lW e a l e e a c h i t e m in a n d o f i t s e f

i s n o t s ig n i f ic a n t , w e b e l d b e a d d r e s s ed .ie v e t h e y s h o u l

1 . O f 2 , 6 5 1 i n d iv i d u a l s ig n - o u t o c c u r re n c e s e x a m in e d , in 8 8 ( 3 . 3 p e r c e n t )o c c u r r e n c e s t h e e m p l o g ic a l o r d e r .o y e e s d i d n o t s ig n - in o r s i g n - o u t i n c h r o n o l

o y e e s w e re n o t p r o p e r l e a v e u s e d o r , w h e n l2 . E m p l y r e c o r d in g t h e t y p e o f l e a v ew a s u s e d in c o n j u n c t i o n w i t h lu n c h p e r io d , a n n o t a t in g t i m e o f a b s e n c e o n ac o n s is t e n t b a s is o n t h e S e r ia l T i m e a n d A t t e n d a n c e R o s t e r ( F o r m s S S A - 3 0 ) .

3 . O f 3 5 8 in s t a n c es w h e r e e m p l y a b s en t f ro m w o r k ,o y e e s w e r e p a r t i a l l1 3 ( 4 p e r c e n t ) in s t a n c e s w e r e n o t p r o p e r ly r e c o r d e d u n d e r t h e a p p r o p r ia t el u m n .e a v e c o l

4 . In 1 4 o f t h e 3 5 8 in s t a n c e s o f l o y e e d id n o t re c o rd t h e t im ee a v e u s e d , t h e e m p lo f a b s e n c e o n t h e Fo r m S S A - 3 0 .

5 . O f 1 3 1 in s t a n c es w h e r e e m p l e a v e o r f lo y e e s u s e d l e x t im e in c o n j u n c t i o n w i t hu n c h p e r i o d , t h e e m p l e d t o p r o p e r l u n c h p e r i o dt h e i r l o y e e s f a il y a n n o t a t e t h e ir l

in t h e c o m m e n t s p o r t i o n o f t h e F o r m S S A - 3 0 i n 2 7 ( 2 1 p e r c e n t ) in s t a n c e s .

6 . E m p l e d t o r e c o r d t h e ir g r a d e a n d / o r s t e p o n t h eo y e e s w o r k in g o v e rt i m e f a i lS e r ia l O v e rt i m e o r H o l i d a y W o r k A t t e n d a n c e R o s t e r ( F o r m S S A - 9 ) in2 6 4 ( 4 2 p e r c e n t ) i n s t a n c e s o u t o f a p o s s ib le 6 3 6 i n s t a n c e s o f o v e rt i m e .

7 . M O D m a n a g e rs / s u p e rv is o r s w e re n o t c o n s i s t e n t l o y e e s w o r k in gy r e q u i r i n g e m p lc r e d it h o u r s t o c o m p l e t e a c r e d it h o u r w o r k r e q u e s t f o r m t o s e c u r e s u p e rv is o r ya p p r o v a l b e f o r e w o r k in g c r e d i t h o u r s . O f 3 1 6 i n s t a n c e s re q u i r i n g r e q u e s t s t ow o r k c r e d i t h o u r s , o n l y 1 2 5 ( 4 0 p e r c e n t ) c r e d i t h o u r a pp r o v a l f o r m s w e re

e . F u rt h e r m o r e , 4 0 o f t h e 1 9 1 (2 1 p e r c e n t ) f o r m s a v a i a b la v a i a b l e h a d n o t

b e e n p r o p e r l y c o m p ly o r a d e q u a t e l e t e d .

8 . S S A ' s O D I O t im e k e e p e r s w e re n o t c o n s is t e n t l e t in g t h e h e a d in g o fy c o m p lr e q u ir e d d a t a id e n t i f y in g t h e t im e k e e p in g u n i t a n d h o u r s o f o p e r a t io n . O f5 7 5 S S A t i m e a n d a t t e n d a n c e f o r m s ( F o r m s S S A - 2 9 a n d Fo r m s S S A - 3 0 )e x a m in e d , 9 7 ( 1 7 p e r c e n t ) d i d n o t c o n t a i n r e q u ir ed h e a d in g d a t a .

1 1



l

9 . O f 5 9 1 S e r ia l T i m e a n d A t t e n d a n c e R o s t e r s ( F o rm s S S A - 3 0 ) a n d S e r i a l

O v e rt i m e o r H o l i d a y W o r k A t t e n d a n c e R o s t e r s ( F o r m s S S A - 2 9 ) , t h e t im e k e e p e rf a i l a n k s p a c e s , a s p r o v i d e d , o n t h e r o s t e r s i ne d t o in e t h r o u g h t h e b l1 9 0 ( 3 2 p e r c e n t ) o f t h e f o r m s .

1 2



A P P E N D I C E S



A P P EN D I X A A G E N C Y C O M M E N T S



A P PEN D I X B C O M P U T A T IO N O F E S T IM A T ES

S C H E D U L E F O R E S T IM A T E D V A L U E O F U N D O C U M EN T E D

O F FIC E O F D I S A B IL IT Y A N D IN T E RN A T IO N A L O P ER A T IO N S (O D IO )

P A Y R O L L T R A N S A C T IO N S F O R FI S C A L Y E A R ( FY ) 1 9 9 7 1

B a s e 2 L e a v e O v e r t i m e T o t a l

T o t a l P a y r o llT e s t e d

$ 2 8 4 , 4 0 3 $ 8 1 , 0 0 9 $ 6 5 , 2 1 8 $ 4 3 0 , 6 3 0

E s t i m a t e d V a l u e o fU n d o c u m e n t e d

T r a n s a c t io n s$ 8 , 7 1 4 $ 4 , 5 3 9 3 $ 1 , 4 1 2 $ 1 4 , 6 6 5

P e r c e n t o f

U n d o c u m e n t e dP a y r o l l

3 . 0 6 4 0 % 5 . 6 0 3 1 % 2 . 1 6 5 0 %

T o t a l O D I O P a y r o l lf o r F Y 1 9 9 7

$ 1 1 7 , 9 3 1 , 5 9 3 $ 3 0 , 2 2 6 , 6 4 0 $ 2 6 , 3 1 1 , 5 3 3 $ 1 7 4 , 4 6 9 , 7 6 6

E s t i m a t e d D o l l a r

V a l u e o f

U n d o c u m e n t e d

O D I O P a y r o l lT r a n s a c t i o n s f o r

$ 3 , 6 1 3 , 4 2 4 $ 1 , 6 9 3 , 6 2 9 $ 5 6 9 , 6 4 5 $ 5 , 8 7 6 , 6 9 8

F Y 1 9 9 7

1 S c h e d u l o c a le h a s b e en a d j u s t e d f o r g e o g r a p h i c d i f f e r en t i a l ( l i t y p a y ) .

2 B a s e P a y r ep r e s en t s r eg u l i d a y p a y .a r a n d h o l

3 A m o u n t d i f f e rs f r o m t h e s u m o f t h e t h r e e l e 1 d u e t o r o u n d i n g .e a v e c a t e g o r ie s in T a b l

B -1



l

ll

l l l

O D IO M T A S D A T A R E C O R D IN G E R RO R S F O R F Y 1 9 9 7 ID E N T I FI E D

A N D C OR R EC T E D 7 B Y O D I O PR IO R T O A U D IT

E rr o r In F a c t o r 8 T o P r o j e c t e d

E s t i m a t e d P a y r o l l P r o j e c t E r r o r

H o u r s In P a y V a l u e O D IO E r r o r F o r O D IO

E rr o r R a t e (C ) F o r F Y 1 9 9 7 F Y 1 9 9 7

( A ) (B ) ( A * B ) ( D ) E ( D * C )

B a s e 9 P a y 0 . 0 0 $ 1 6 . 9 7 1 0 $ 0 . 0 0 5 5 5 . 7 5 $ 0 .

L e a v e P a id 7 6 . 7 5 $ 1 6 . 9 71 0

$ 1 , 3 0 2 . 4 5 5 5 5 . 7 5 $ 7 2 3 , 8

O v e r t im e 6 . 0 0 $ 2 5 . 4 5 1 0 $ 1 5 2 . 7 0 5 5 5 . 7 5 $ 8 4 , 8

T o t a l s 8 2 . 7 5 $ 1 , 4 5 5 . 1 5 $ 8 0 8 , 7

7I d e n t i f i e d a n d c o r r e c t e d i n c u d e s t h o s e er ro r s O D I O t i m e k e e p e r s i d e n t i f i e d a n d c o r re c t e d a s p e r p r o c e d u r e s ,

a s w e ll a s t h e i n a p p r o p r ia t e e n t r i es t o o f f s e t p r io r p a y p e r io d e r r o rs / o m is s io n s .

8T o o b t a in a n o n s t a t i s t ic a l e s t im a t e , c o n s i d e r in g t h a t p a y p e ri o d 2 5 r ep r e s en t s a t yp i c a l F Y 1 9 9 7 p a y p e r io d ,

t h e n u m b e r o f p a y p e r i o d s in a y e ar (2 6 ) w a s m u t ip l ie d b y t h e t o t a l O D I O t im e k ee p e r u n i t s ( 1 7 1 ) a n d d iv i d edb y t h e n u m b e r o f s t a t is t ic a l ly r a n d o m t i m e k e e p i n g u n i t s r e v ie w e d (8 ) , w h i c h y i e d e d a n e s t im a t io n e r ro r f a c t o ro f 5 5 5 . 7 5 .

9 B a s e c a t eg o r y r ep r es e n t s b o t h r eg u l i da y p a y r o lla r a n d h o l .

10T o o b t a in a n o n s t a t is t ic a l e s t im a t e o f a v e r ag e h o u r l ar h o u r sy b a s e p a y f o r FY 1 9 9 7 , t h e t o t a l p a y f o r re g u l

a n d l a r h o u rs o f w o rk a v a i a b l ie d b ye a v e w a s d i v i d ed b y t h e t o t a l r eg u l e ( fo r o v e r t i m e , t h e r es u t w a s m u t ip l1 . 5 ) .

B -3



B -4



l l l

l

A P PEN D I X C

M A J O R C O N T R IB U T O R S T O T H IS R EP O RT

O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

E. S c o t t P a t t e r s o n , D i r e c t o r E v a l u a t i o n s a n d T e c h n i c a l S e rv ic e sC a rl K . M a r k o w i t z, A u d i t M a n a g e rT h o m a s P . T e n n a n t , A u d i t o r - in - c h a r g eF ra n k in H . W i ia m s , S e n io r A u d i t o rS t e v e W . W e a l, A u d i t o r

F o r ad d i t io n a l c o p ie s o f t h is re p o r t , p l e a s e c o n t a c t t h e O f f i c e o f t h e In s p e c t o rG e n e r a l’ i s t a t ( 4 1 0 ) 9 6 6 - 9 1 3 5 . R e f e r t o C o m m o ns P u b ic A f f a i r s S p e c i a lId e n t i f ic a t io n N u m b e r A - 1 3 - 9 6 - 0 1 0 0 1 .

social security: payroll

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