smart - halmstad€¦ · vi vill jobba med smart för att alla ska få det bättre vi väljer att...

SMART – Lean på kulturförvaltningen • 1

www.halmstad.seKULTURFÖRVALTNINGEN

SMARTLean på kulturförvaltningen

Demokrati Lika värde Hållbar utveckling

Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respekt

Ökat kundvärde

Kundfokus

Medarbetarna

Lärandet Nytänkande och utveckling - Samarbete

Erfarenhetsutbyte - Ständiga förbättringar

ProcesserFörebygga fel

Arbetssättet

2 • SMART – Lean på kulturförvaltningen

FörordDen här broschyren är skriven för medarbetare i kulturförvaltningen. Den ska vara en introduktion och en vägledning i arbetet med Smart på alla nivåer i förvaltningen.

Smart innebär att arbeta med ständiga förbättringar, att identifiera och ta bort slöseri. Det handlar inte om att arbeta snabbare, utan om att arbeta smartare, och att lära sig att se vad som skapar värde ur kundens perspektiv.

I kulturförvaltningen ska vi arbeta med Smart för att öka kundvärdet och samtidigt på bästa sätt hushålla med våra resurser. Vi ska sätta kunden i centrum och ständigt sträva efter att förbättra oss. I detta arbete ska vi använda oss av Smart som ett arbetssätt.

För ca tre år sedan kom jag för första gången i kontakt med Lean, som Smart bygger på. Jag inspirerades av filosofin och de konkreta resultat ett leanbaserat arbetssätt kan ge. Att ständigt sträva efter att göra allt så enkelt som möjligt, synliggöra felaktigheter och respektera varje med-arbetare. Det låter enkelt – och det är enkelt och mycket effektivt när man väl har kunskapen och verktygen.

Sigge Ohlsson Kulturchef


VarFör SMarT?Vi vill jobba med Smart för att alla ska få det bättreVi väljer att arbeta enligt Smart för att dess effekter skapar värde åt såväl kunder, medborgare som medarbetare. Vi vill bli bättre och jobba smartare, för att få möjlighet och tid att utveckla vår verksamhet så att vi kommer närmre förväntat resultat och vision.

Vi måste jobba med Smart för att framtiden ställer nya kravMedborgarnas anspråk och krav på kommunernas verksamhet kommer att växa snabbare än vad som går att finansiera med nuvarande skatte- och avgiftssystem. Medborgarnas behov kommer vara större än resurserna och det kommer att behövas uppfinningsrikedom och en viss djärvhet att lösa de utmaningar som sektorn står inför.

Vi har ett konkret mål med vårt SmartarbeteMålet är att kulturförvaltningen är en kundorienterad organisation som erbjuder en utmanande arbetsplats med medarbetare som är engagerade, effektiva och jobbar tillsammans.

Vad är Smart?

• KulturförvaltningensvariantavLean.

• Tankeocharbetssättförsystematiskt

förbättringsarbete.

• Skapastörstamöjligavärdemed

minstamöjligaresurser.

• Kundensbehovifokus.

• Utgårfrånmedarbetarnasdelaktighet

ochengagemangidetdagligaarbetet.

• Kontinuerligaförbättringar.




Ökat kundvärde

Kundfokus

Medarbetarna




Arbetssättet

FILoSoFINSmart är en filosofi som bygger på Lean. Det handlar om att alltid ha medborgaren/kunden i fokus. Det är ett långsiktigt arbete för att få ut mer av skattepengarna utan att de anställda ska behöva springa fortare. Att arbeta smart innebär att arbeta med ständiga förbättringar. Alla med-arbetare är delaktiga i förbättringsarbetet och utvecklingen av verksamheten.

ResultatVad når vi?

VärdegrundVår människosyn

VisionVart är vi på väg?

Principer och MetoderHur tänker vi?

Hur gör vi?


Grunderna i SmartGrunden i Smart är Halmstads kommuns gemensamma värdegrund. Den beskriver hur vi ser på dem som är berörda och beroende av vår verksamhet. Den ger ett uttryck för vår människosyn och hur vi ständigt söker vägar att skapa största möjliga mervärde för alla parter.

Våra principer beskriver hur vi tänker när vi arbetar, utvecklar våra arbetssätt, löser problem, organiserar uppgifter med mera.

Resultatet förbättras genom en ständig utveckling av våra arbetssätt. Detta görs tillsammans. Alla medarbetare deltar i förbättringsarbetet och utvecklingen av sin enhet och kulturförvaltningen som helhet.

Halmstads kommun har en vision om framtiden i Halmstad. Visionen heter Halmstad 2020 och beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av de som bor här och av besökare.




Ökat kundvärde

Kundfokus

Medarbetarna




Arbetssättet

VISIoNENHalmstads kommuns vision bygger på en välkänd och inarbetad beskrivning av Halmstad, nämligen Halmstad – staden med tre hjärtan. Varje hjärta står för något som Halmstad ska vara eller sträva mot i framtiden.

Halmstad –

HemstadenViärenkommundär

människormöts–med

trygghet,respektoch

kärlek.

Halmstad –

Upplevelsestaden

Viskaparenatmosfär

somgerlivslust–ge-

nomaktivitet,gemen-

skapochlivskvalitet.

Halmstad –

KunskapsstadenVibyggerenstad

därmänniskorväxer

–genomutbildning,

företagsamhetoch

nytänkande.

HR visionen 2010:

Vår vision blir verklig genom delaktiga och nytänkande medarbetare, som med stöd av tydliga uppdrag och ett engagerat ledarskap förenar utvecklingen av sig själv och sin verksamhet med balans i livet.

VÄrdEGrUNdENDemokratiVår vision om Halmstad 2020 bygger på demokratiska värden. Alla halmstadbor ska ha möjlighet till del- aktighet och inflytande i de demokratiska processerna.

Lika värdeI Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskap kännetecknas av ömsesidig respekt. Alla medborgare som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter.

Hållbar utvecklingHalmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande genera-tioners möjligheter att tillgodose sina behov.



Ökat kundvärde

Kundfokus

Medarbetarna




Arbetssättet




Ökat kundvärde

Kundfokus

Medarbetarna




Arbetssättet

PrINCIPErNaPrinciperna beskriver det grundläggande tankesättet som vi använder när vi utvecklar vår verksamhet. Smart bygger på fyra principer:

1. KundfokusKunden ska alltid vara i fokus.

2. MedarbetarnaMedarbetarna i vår organisation är den viktigaste resursen.

3. ArbetssättetVi måste veta vad vi ska göra, när vi ska göra det och hur vi ska göra. Att leverera rätt saker utan fel samt att agera om ett fel uppstår är en förutsättning.

4. LärandetAtt ständigt sträva efter att bli bättre är vår filosofi. Vi gillar problemlösning och känner tillit till varandras arbete.

1. KundfokusDen första principen handlar om kundfokus. Vi har alltid kunden i fokus i vårt arbete. Det är därför viktigt att veta vem som är kunden och vad kunden förväntar sig av oss. Smart går ut på att öka värdet för kunden och ta bort de delar i vårt arbete som inte ger värde åt kunden.

Vi arbetar långsiktigt och ansvarsfullt mot ett gemensamt mål där vi genererar värde för kunden och samhället.

Foto

: Mat

tias

Jo

han

sso

n


Vad är en standard?

•Ettgemensamtarbetssättsom

förklararhurnågotskagöras.Kan

t.ex.vararutinerochchecklistor.

Varför är standarder så viktiga?

•Standardergörattmanlättareupp-

täckerfel.

•Deutgörbasenförkontinuerliga

förbättringar.

Vad utmärker en bra standard?

•Enbrastandardäreffektiv,menings-

full,enkel,tydlig,visuellochkänd.

En standard är inte huggen i sten utan gäller till dess att en bättre tillämp-ning hittats.



Ökat kundvärde

Kundfokus

Medarbetarna




Arbetssättet

2. MedarbetarnaDen andra principen handlar om medarbetarna. Människorna i vår organisation är den viktigaste resursen.

Smart ger medarbetare möjlighet att påverka sitt eget och verksamhetens arbete – alla tillåts och förväntas bidra till förbättringsarbetet.

Det är medarbetarna själva som ständigt förbättrar sitt arbetssätt så att det ger mer värde åt kunden.

Vi arbetar tillsammans i ett framåtsträvande och öppet arbetsklimat där kreativitet och nya idéer uppmuntras. I Smart möts människor och samverkar utifrån respekt och omtanke.

3. ArbetssättetOm det inte är definierat vad som är normalt – hur kan man då se när det är onormalt?

Den tredje principen, arbetssättet delas in i två underprinciper: A. Processer, B. Förebygga fel

A. ProcesserVi måste veta vad vi ska göra, när vi ska göra det och hur vi ska göra. Genom att definiera våra processer, ansvaret och arbetsbelastningen i våra processer får vi en stabil grund att stå på. I processerna arbetar vi med roller och ansvar, utjämning och standardisering.

B. Förebygga felFörebygga fel kommer från insikten om att kvalitet skapas och slöseri minimeras om arbetet stoppas så fort ett fel har upptäckts. Inga fel ska skickas vidare utan korrigeras direkt. Sedan går man tillbaka till det steg i arbetet där felet uppstod och ser över orsaken.


4. LärandetDen fjärde principen handlar om lärandet i organisationen. Att ständigt söka grundorsaken till problem utvecklar lärandet inom organisationen. Att analysera, reflektera och framför allt dela med sig av det man har lärt sig är viktigt i Smartfilosofin.

Nytänkande och utveckling är centralt för en lärande organisation. I Smart respekterar, sam- arbetar och utbyter vi erfarenheter inom och mellan enheter/avdelningar i förvaltningen och i kommunen samt med nätverk och partners utanför kommunen.

Ständiga förbättringarGenom att sträva efter att öka kundvärdet i varje situation uppmanas organisationen till att ständigt förbättra verksamheten. Våra principer Kundfokus, Medarbetarna och Arbetssätt ger utgångsläget för den fjärde principen Lärandet.



Ökat kundvärde

Kundfokus

Medarbetarna




Arbetssättet

LEdarSKaPETFilosofin i Smart baseras på en gemensam syn på hur viktig kunden, medarbetarna, arbetsättet och lärandet är.

Det är medarbetarna som driver förbättringsarbetet. Därför är stöd och engagemang från ledarna en grundsten för att lyckas med Smart.

rESULTaTGenom att arbeta efter en tydlig linje, hela vägen från vår vision via våra värderingar och principer når vi det resultat vi eftersträvar – ökat kundvärde. Då vet vi också att resul-tatet är skapat på ett hållbart sätt.

Foto

: Mat

tias

Jo

han

sso

n


MINa IdéEr TILL FörbÄTTrINGar

SLöSErIEr jaG hITTaT

VäntanÖverproduktion

Rörelse

Överarbete

Outnyttjad krativitet

Lager

Omarbete

Transporter


aNTECKNINGarSkapavana

Sortera

Struk-turera

StädaStandar-disera

5S


Ver

sio

n 1

.0 K

UF:

ES-

B /

JE, S

epte

mb

er 2

010,

try

ck K

OM

AC

smart - halmstad€¦ · vi vill jobba med smart för att alla ska få det bättre vi väljer att...

Documents