skýrslan og skjölin

Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður

Skýrslan og skjölin

Svanhildur Bogadóttir: Skýrslan og skjölin 11.05.2010 2

Skoðað...

• Skýrsla rannsóknarnefndar Alþingis

• Skýrsla starfshóps forsætisráðherra um viðbrögð stjórnsýslunnar við skýrslu rannsóknarnefndar.


Skortur á formfestu og reglufestu


Skortur á formfestu og reglufestu

• Undirbúningi ákvarðana• Formfestu• Skráningu• Úrvinnslu upplýsinga


Samfella og samræmi í stjórnsýslu

• Halda upplýsingum um ákvarðanir til haga• Skrá upplýsingar

– Aðsend erindi– Innra starf

• Vantar samræmt verklag við skráningu munnlegra upplýsinga.

• Mismunandi starfsvenjur um skráningu minnisblaða og fundargerða.


Vantar

• Reglur sem lúta að – Innra starfi stjórnvalda– Samskiptum– Meðferð einstakra mála

– Sbr. umræðu um minnisblöð, bæði skrifuð og óskrifuð ...


• Dæmi um eldra minnisblað.

• Bjarni hélt meðal annars minnisblað eftir hvern fund með erlendum ráðamönnum og sendiherrum.

• Minnisblöð hans eru bæði í einkaskjalasafni hans og samhljóða í skjalasafni utanríkisráðuneytis sem er varðveitt í Þjóðskjalasafni.


• Næst sjást tvær útgáfur af sama stað í minnisblaði frá mars 1949 þegar Íslendingar voru að taka ákvörðun um inngöngu í NATO.

• Fyrst sést fyrri útgáfa sem er í safni utanríkisráðuneytis í ÞÍ. Búið er að skrifa mikið inn á hana, t.d. til vinstri ...

• Fyrir neðan er seinni útgáfan, sem kemur úr safni Bjarna Benediktssonar sem er varðveitt á Borgarskjalasafni. Þar er búin að breyta orðalagi töluvert mikið og milda í samræmi við handskrifaðar athugasemdir á fyrra blaði.


• Aðeins seinna í sama minnisblaði segir að Ísland hefði þá sérstöðu að ekki geti komið til greina að útlendur her fengi að hafa þar aðsetur á friðartímum og gilti hið sama einnig um herstöðvar.

• Þarna er líka gerðar miklar leiðréttingar. • Niðurstaðan er mun ákveðnara orðalag, en

þarna segir “Ísland hefur þá sérstöðu, að hvorki hefði það eigin her né gæti haft né heldur gæti komið til greina, að útlendur her fengi að hafa þar aðsetur á friðartímum, og gilti það sama einnig um herstöðvar.”


Lokaútgáfa minnisblaðs

• Síðan er athyglisvert hvernig Bjarni merkir lokaútgáfu minnisblaðs efst til hægri. Þetta minnisblað hefur greinilega verið unnið í ráðuneytinu og líklega margir komið að. Hins vegar í safni hans eru oft minnisblöð sem hann kvittar undir með skammstöfun á nafni sínu.


Stjórnsýslan

• Ákvarðanir séu í skýrum og formlegum búningi

• Meðferð mála þarf að vera formlegri• Haldið til haga mikilvægum upplýsingum

um málsmeðferð, óháð formi upplýsinga


Fleira þarf að bæta

• Hlutverk og ábyrgð þarf að liggja fyrir• Skýr meðferð skjala og gagna• Skýrt hvaða ákvarðanir hafi verið teknar• Upplýsingar bókaðar/skráðar á skýran hátt• Auka aga og formfestu í vinnubrögðum

stjórnvalda


Skjalaskráningarkerfi Fjármálaeftirlits

• 5. kafli – síður 151-152• hvet alla til að skoða þær síður – getum öll

lært af þeim athugasemdum sem þar koma fram.

• Athugasemdirnar geta haft mikilvæga og almenna þýðingu fyrir stjórnkerfið í heild sinni.

• Gera þarf lágmarkskröfur til skjalaskráningarkerfa

• Samræma aðferðir við skjalaskráningu


Takk !Vefir Borgarskjalasafns

Reykjavíkur:• borgarskjalasafn.is• bjarnibenediktsson.is

þar má sjá minnisblöð sem rætt var um

• olafurthors.is• Borgarskjalasafn er á Facebook ...

Hvet alla til að gerast aðdáendur!

http://www.borgarskjalasafn.is/

skýrslan og skjölin

Documents