six Étapes pour automatiser et optimiser la gestion … · le papier se perd ou n’est pas mis à...

Six Étapes pourAutomatiser et

Optimiser la Gestion des Contrats

CONTRACT

TABLE DES MATIÈRES

POURQUOI AUTOMATISERLA GESTION DES CONTRATS ?

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VOTRE ENTREPRISE A-T-ELLE BESOIN D’UNE SOLUTION POUR LA GESTION DES CONTRATS ?

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SIX ÉTAPES POUR AUTOMATISER ET AMÉLIORER LA GESTION DES CONTRATS

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ÉTAPE 1 : CRÉER UN CONTRAT UNIFORMEPAGE 6

ÉTAPE 2 : RATIONALISER L’EXAMEN DES CONTRATS ET LES PROCESSUS D’APPROBATION

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ÉTAPE 3 : OBTENIR UNE VISIBILITÉ COMPLÈTE SUR TOUS VOS CONTRATS

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ÉTAPE 4 : PERMETTRE AUX EMPLOYÉS D’ACCÉDER ET DE GÉRER DES CONTRATS EN

TOUT LIEUPAGE 9

ÉTAPE 5 : RÉDUIRE LE RISQUE ET LA PERTE INUTILE DE REVENUS

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ÉTAPE 6 : SE CONFORMER AUX MANDATS RÉGLEMENTAIRES ET AUX CONDITIONS DES

CONTRATSPAGE 11

Assignment Created 03/17/16

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Assignment: Contract Review

Aucune organisation n’échappe aux complexités liées à la gestion des contrats. Sans stratégie ni approche proactives dédiées à la gestion et au traitement de ces documents vitaux, il est difficile de connaitre l’état et le statut des contrats, ce qui peut entrainer un effet négatif direct et immédiat sur les revenus.

Les contrats ne sont pas seulement essentiels, ils sont complexes et souvent uniques afin de répondre aux besoins et aux exigences de chaque entreprise. Ils expriment des attentes subtiles, garantissent les ressources de l’entreprise et sous-tendent les relations économiques.

Qu’elles cherchent à rationaliser les processus d’examen et d’approbation des contrats ou à mieux surveiller les dates de renouvellement et d’expiration, toutes les organisations peuvent tirer parti de l’automatisation de la gestion de ces documents importants et de leurs processus associés.

Pourquoi Automatiser la Gestion de Contrats ? 03

CHECK LIST

CONTRACT

VOTRE ENTREPRISE A-T-ELLE BESOIN D’UNE SOLUTION DE GESTION DES CONTRATS ?

Avant d’opter pour une solution d’automatisation de la gestion des contrats, posez-vous ces trois questions :

1. Avez-vous des difficultés à retrouver vos contrats ?A l’époque des contrats sous forme papier, les tableurs ont été le principal outil de gestion pour suivre les étapes clés de la gestion des contrats. Aujourd’hui, beaucoup d’organisations combinent encore papier et dossiers réseau

pour gérer leurs contrats. Ce stockage multi-format engendre de nombreux problèmes pour les responsables de cette gestion et les empêche de retrouver les bons documents. Dans notre monde data centric, mieux vaut privilégier des systèmes capables d’ajouter des métadonnées aux fichiers de façon à ce que les informations d’un contrat ou que des groupes de contrats puissent être rapidement trouvés grâce à des critères de recherche précis. Ainsi, les contrats sont localisés en fonction de “quoi” ils sont constitués plutôt que de l’endroit “où” ils sont.

2. Quelle organisation privilégiez-vous pour l’examen et l’approbation des contrats ? Si votre réponse est e-mails ou documents papier, vous devriez considérer la mise en œuvre d’une solution pour automatiser la gestion de vos contrats. Le papier se perd ou n’est pas mis à jour, les e-mails sont

manqués ou ignorés, et le chaos n’est pas loin. Avec une solution capable d’automatiser les processus d’examen et d’approbation des contrats, les organisations constateront non seulement une plus grande précision et une meilleure efficacité dans la façon dont elles gèrent les contrats, mais elles seront certaines que toutes les personnes appropriées pourront examiner et approuver les fichiers, et s’assurer que les termes clés du contrat, les étapes et les délais sont bien respectés. Les entreprises qui ont misé sur une solution qui automatise la gestion des contrats voient habituellement s’accélérer les processus de vente et d’approbation des contrats, avec un gain de temps et des coûts de transaction plus faibles.

Votre Entreprise a-t-elle Besoin d’une Solution de Gestion des Contrats ? 04

3. Les informations contractuelles sont-elles visibles et transmissibles ? Si votre réponse est “non”, vous êtes probablement dans le même bateau que d’autres entreprises qui comptent sur une combinaison de courrier électronique, de paperasserie et de données issues d’un

ERP. Les solutions capables de s’intégrer parfaitement avec les systèmes essentiels de l’entreprise répondent directement à ce problème en permettant à l’information qui réside dans différents silos d’être facilement consultée sans générer de problèmes de duplication de fichiers et de versions multiples. Un bon système d’automatisation de la gestion des contrats transforme les données vitales stockées dans différents systèmes et référentiels en un format facilement lisible et transmissible.

Si les problèmes décrits ici reflètent la situation de votre organisation, il est temps d’automatiser vos processus contractuels et de contrôler les risques avec une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) dotée de solides capacités de gestion des contrats.

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Assignment: Contract ReviewCONTRACT MANAGEMENT

CHECK LIST

CONTRACT

Six Étapes en Détail 05

Les systèmes d’ECM savent réduire l’inefficacité des mauvaises approches en :• Donnant aux personnes autorisées la possibilité de trouver, d’accéder et

d’éditer les contrats plus facilement et plus rapidement.• Automatisant et rationalisant les processus d’examen et d’approbation des

contrats.• Contrôlant la réalisation de toutes les étapes de la contractualisation.

Les entreprises immobilières et les secteurs de la fabrication et de l’industrie se tournent vers les solutions d’ECM pour optimiser la façon dont la conformité, la transparence et la responsabilité sous-tendent la gestion de leurs contrats.Avec la bonne solution d’ECM en place, les organisations peuvent simplifier et rationaliser leur approche de la gestion des contrats en suivant ces six étapes :

SIX ÉTAPES POUR AUTOMATISER ET OPTIMISER LA GESTION DES

CONTRATS

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ÉTAPE 1 : CRÉER UN CONTRAT UNIFORME

Votre organisation dispose-t-elle de modèles contractuels ?

Sans modèles appropriés de contrat, les responsables sont forcés de réinventer la roue à chaque nouveau contrat, favorisant à la fois l’apparition de contrats véreux, les erreurs humaines et un temps long de création des contrats. Dans ce contexte, les organisations courent le risque de ne pas pouvoir contrôler les prix et les conditions de paiement et de renouvellement des termes contractuels, ce qui peut entraîner la perte de conditions favorables acquises lors de la négociation.

Les solutions d’ECM facilitent la mise en conformité dès l’initiation des contrats, tout en minimisant l’erreur humaine, en assurant l’accès aux projets de contrats et en réduisant les délais de création des contrats. Ces systèmes offrent en outre la possibilité d’exploiter des modèles validés dont l’objectif est de rationaliser le processus de création de contrat. Au cours du processus de rédaction et de négociation les projets de contrat sont contrôlés par version, tandis que l’intégration avec des plateformes telles que Microsoft Office et Office 365 facilite la collaboration.

Toute l’organisation de l’entreprise tire parti des atouts d’un ECM pour la gestion des contrats : • Ventes : réduction de l’attente du service juridique pour rédiger les NDA et les contrats de vente.• Ressources humaines : accélération de la création de lettres d’offres et de contrats de travail uniformes.• Approvisionnement : réduction du temps et des coûts de créations pour les RFI, RFP, RFQ, RFT ou les

contrats.

Étape 1 06

ÉTAPE 2 : RATIONALISER L’EXAMEN DES CONTRATS ET LES PROCESSUS D’APPROBATION

Votre entreprise utilise-t-elle des méthodes manuelles pour examiner et approuver les contrats ?

L’examen et l’approbation manuels des contrats sont une perte de temps et de ressources. Les solutions d’ECM automatisent et simplifient les cycles d’évaluation et d’approbation, éliminent les goulets d’étranglement et réduisent la durée des cycles d’approbation. Les systèmes d’ECM garantissent que les étapes clés liées aux contrats sont surveillées et réalisées selon les termes du contrat, et que les revenus tombent plus rapidement.

Étape 2 07

Les outils de collaboration accélèrent le processus de négociation en facilitant le partage de contenu avec des parties externes, tandis que les fonctionnalités de suivi de version permettent de comparer les révisions de documents et de suivre les changements, ce qui rend les processus de rédaction et de négociation plus précis et plus efficaces.

Assignment: Intake FormUpdate Website imagesAssignment: Blog Post




Assignment: Intake Form - Standard Graphics Request_partner

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Étape 3 08

ÉTAPE 3 : OBTENIR UNE VISIBILITÉ COMPLÈTE SUR TOUS VOS CONTRATS

Savez-vous où se trouvent vos contrats ?

La dépendance à l’égard des dossiers réseau, des boîtes de réception d’e-mails et des armoires de stockage papier caractérise une approche inadéquate (et risquée) de la gestion des contrats. Dans ces silos d’information, les contrats sont dispersés, difficiles à trouver et souvent égarés. Sans un accès rapide et simple aux contrats, les équipes d’approvisionnement et les gestionnaires de contrats risquent de déprécier la valeur des accords et manquer des opportunités, comme les conditions favorables pour les renouvellements anticipés.

Les meilleures solutions d’ECM améliorent la visibilité du contrat en offrant :• Des capacités de recherche intuitives : recherchez et accédez à des

contrats via des mots-clés, des phrases et des informations connexes telles que client, fournisseur, projet, propriété, produit, date d’expiration et plus encore.

• Un accès rapide aux projets de contrat courants et passés : augmentez votre visibilité grâce aux rapports et vues de tableau de bord, afin d’accéder facilement aux données historiques et courantes, y compris le suivi de contrats nouveaux, valides ou sur le point d’expirer.

• Des options de sécurité robustes : déterminez le moment du cycle de vie du contrat pendant lequel certaines personnes peuvent accéder et / ou éditer des fichiers. En misant sur des options de sécurité flexibles, les organisations peuvent protéger les informations et minimiser les risques de perte de données.

• La capacité de voir les contrats dans leur contexte : il est souvent difficile pour les organisations de considérer les contrats dans un contexte global d’activités. Les solutions d’ECM qui exploitent les métadonnées permettent aux entreprises de contrôler, suivre et visualiser les contrats à travers toute information connexe, par exemple l’objet compte client dans le CRM de l’entreprise. En marquant les documents avec des informations contextuelles, les gestionnaires de contrats obtiennent une vue à 360 degrés de l’information relative aux contrats telle que le client, le projet, la propriété, l’employé, etc.

ÉTAPE 4 : PERMETTRE AUX EMPLOYÉS D’ACCÉDER ET DE GÉRER DES CONTRATS EN TOUT LIEU

Pouvez-vous accéder aux contrats et intervenir sur les workflows pendant que vous êtes hors du bureau ?

Avoir la capacité de travailler à distance et effectuer des tâches de gestion de contrat depuis n’importe où caractérise le travail moderne. Avec les méthodes traditionnelles de gestion des contrats, les informations importantes ne sont accessibles que depuis un seul emplacement, comme un classeur ou un dossier réseau. Ces approches ne tiennent pas compte de la mobilité professionnelle d’aujourd’hui.Une gestion efficace nécessite un accès aux contrats en tout lieu, à tout moment et à partir de n’importe quel terminal mobile. Les solutions d’ECM offrent la possibilité d’accéder, d’examiner, d’approuver et de suivre les contrats indépendamment de l’endroit où vous vous trouvez dans le monde.

Les solutions d’ECM modernes se servent d’applications mobiles qui permettent aux utilisateurs autorisés d’accéder non seulement aux contrats depuis leurs smartphones, mais de les approuver avec une e-signature. Par exemple, un membre du conseil d’entreprise absent de son bureau attend dans un aéroport. Il reçoit sur son téléphone ou sa tablette la notification par courrier électronique qu’un projet de contrat attend son approbation. Avec une application mobile d’ECM, cette personne peut examiner et approuver le contrat à partir de son smartphone et se préoccuper de questions plus importantes (par exemple, ne pas rater son vol).

Étape 4 09

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ÉTAPE 5 : RÉDUIRE LE RISQUE ET LA PERTE INUTILE DE REVENUS

Votre entreprise a-t-elle perdu des revenus en raison de mauvaises pratiques dans la gestion des contrats ?

Les contrats sont intrinsèquement chargés de risques. Sans protocoles appropriés de gestion des contrats, ces risques peuvent se manifester par une perte majeure de revenus, sans oublier les dommages causés à la marque et d’autres répercussions négatives pouvant nuire au succès de l’entreprise.

Voici des exemples répandus de mauvaise gestion de contrats aux conséquences coûteuses :• Les goulets d’étranglement dans les cycles d’examen et d’approbation des

contrats pendant les périodes clés (comme les ventes de fin de trimestre) peuvent entraîner la perte d’offres.

• Un mauvais suivi des conditions de prix, de paiement et de renouvellement peut entraîner la perte de conditions favorables garanties pendant la négociation.

• Les équipes de vente et de soutien ignorent les prix négociés ou les conditions de livraison.

• Les pénalités encourues pour non-conformité, les opportunités manquées de conditions spéciales et de remises, et les erreurs de paiement entraînent des frais et des pénalités.

• L’impossibilité d’appliquer les conditions négociées auprès du fournisseur.• La livraison inadéquate aux clients en raison de conditions mal gérées.

Les solutions d’ECM minimisent tous ces risques en alertant automatiquement les gestionnaires de contrats lorsqu’un contrat est proche de l’expiration, une étape a été atteinte ou une obligation est à respecter.

Étape 11

ÉTAPE 6 : SE CONFORMER AUX MANDATS RÉGLEMENTAIRES ET AUX CONDITIONS DES CONTRATS

Une approche manuelle de la gestion des contrats a-t-elle entraîné une non-conformité ou une incapacité à respecter les conditions contractuelles ?

L’accroissement des exigences de conformité réglementaire a poussé de nombreuses organisations à réévaluer la façon dont elles traitent et gèrent les contrats. Une approche manuelle de gestion des contrats peut mettre votre organisation en danger de non-conformité et entraîner les problèmes cruciaux suivants :

• La difficulté de surveillance les contrats augmente l’exposition au risque.• La difficulté à préparer les audits.• L’incapacité à planifier et réagir à des situations de non-conformité ou de crise.• Le non-respect des obligations contractuelles génère le mécontentement des clients, des partenaires et

des fournisseurs.• Le non-respect des clauses appropriées peut entraîner des sanctions et des pénalités réglementaires.• Si les obligations contractuelles ne sont pas toutes remplies, le potentiel de litiges augmente.• Avec de nombreuses personnes qui négocient de multiples façons différentes, il devient pratiquement

impossible d’évaluer avec précision l’exposition au risque global.

Les solutions d’ECM aident à assurer la conformité en maintenant une piste d’audit complète des contrats et une supervision des étapes clé. Cela signifie que vous pouvez accéder et suivre chaque version de vos contrats depuis leur création jusqu’à la version la plus récente et la plus à jour. Outre le suivi et la gestion des pistes d’audit des contrats, les notifications automatiques garantissent que les gestionnaires de contrats remplissent les obligations contractuelles.

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M-FILES CORPORATION

M-Files délivre une nouvelle génération de plateforme de gestion intelligente de l’information qui améliore les performances des entreprises en aidant les collaborateurs à trouver et à utiliser plus efficacement les informations. Contrairement aux systèmes traditionnels de gestion de contenu d’entreprise (ECM) ou aux plateformes de services de contenu, M-Files unifie les systèmes, les données et le contenu dans toute l’entreprise sans déranger les infrastructures et processus existants ou nécessiter une migration de données. M-Files décompose les silos en fournissant une expérience contextuelle pour accéder et tirer parti des informations qui résident dans n’importe quel système ou référentiel, y compris les dossiers réseau, SharePoint, les services de partage de fichiers, les systèmes ECM, CRM, ERP et bien d’autres encore. Des milliers d’organisations dans plus de 100 pays utilisent M-Files pour gérer les informations de leurs activités et processus, parmi elles SAS, Elekta ou encore NBC Universal.

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