Sistemas de soporte para la toma de decisiones

Es indispensable contar con una adecuada plataforma de sistemastransnacionales, de preferencia integrados a través de un sólido manejo de bases de datos.

Base de datos integrados

Inventario de materia prima y refacciones

Inventario de materia prima y refacciones

Contabilidad general

Contabilidad general

Cuentas x pagar

Cuentas x pagar

Compras a proveedoresCompras a

proveedores

Recursos HumanosRecursos Humanos

Distribución del producto a

clientes

Distribución del producto a

clientesMantenimiento

a equipo industrial

Mantenimiento a equipo industrial

Explosión de materiales

Explosión de materiales

Inventario del producto

terminado

Inventario del producto

terminado

Cuentas x cobrar

Cuentas x cobrar

Facturación Facturación

Administración de pedidos de

clientes

Administración de pedidos de

clientes

La mayoría de los sistemas transaccionales generan asientos o pólizas contables que se integran al sistema de contabilidad general.

Existen algunos eventos transaccionales que no generan un asiento contable:

Carga del nuevo pedido de algún cliente sin cobro de anticipos.

Cambio masivo de precios de los productos terminados.

Colocación de la orden de compra a un proveedor sin pago de anticipos.

Cambios en los sueldos del personal obrero o empleado.

Modificación de la comisión unitaria que se paga al vendedor por la o cobranza de algún producto.

El área de producción u operaciones es la última en iniciar la automatización de sus procesos operativos, lo que se debe a varias causas:

Sus requerimientos funcionales suelen ser más complejos Por lo general requieren mayores recursos computacionales Suelen utilizar costosos paquetes desarrollados Requieren analistas de sistemas con mayor nivel de especialización

Actualmente para solucionar sus problemas de automatización de la operación administrativa y productiva, las grandes empresas recurren con mayor frecuencia a sistemas integrales de administración, como :

R/3 de SAP MICROSIP

Es una de las actividades que se realizan con mayor frecuencia en el mundo de los negocios .

Según en el nivel en el cual se tome una decisión será el efecto de esta.

Tipos de decisiones según Anthony:•Planeación estratégica•Control administrativo•Control operacional

INTELIGENCIA

DISEÑO

SELECCION

IMPLANTACION

RECONOCER QUE EL PROBLEMA EXISTE

GENERAR ALTERNATIVAS DE SOLUCION

EVALUACION Y SELECCIÓN

DE UNA ALTERNATIVA

SEGUIMIENTO

Modelo del proceso de toma de decisiones Simon

IDENTIFICAR EL PROBLEMA

IDENTIFICAR ALTERNATIVAS

EVALUAR ALTERNATIVAS

ESCOGER UNA ALTERNATIVA

IMPLANTACION

ESCOGER ACCIONES USUALES

GENERAR NUEVA ALTERNATIVA

ABANDONAR EL PROBLEMA

NO

VIEJOS

Modelo del proceso de toma de decisiones Slade

Decisiones Repetitivas

Este tipo de decisiones se toman en niveles organizacionales intermedios y se caracterizan por ser, en cierta medida, predecibles, el efecto de estas decisiones afecta primordialmente las operaciones cotidianas de la empresa.

Algunos ejemplos de este tipo de decisiones son:

Decidir el programa de producción del próximo bimestre.

Decidir los instrumentos de inversión mas rentable en el corto plazo.

Decidir el nuevo limite de crédito de los principales clientes

Decidir los pagos de proveedores que serán pospuestos debido a una baja inesperada del flujo de efectivo.

Esta categoría de decisiones suelen presentarse en los niveles mas altos de la organización y se caracterizan por un considerable grado de incertidumbre, son también llamadas decisiones no estructuradas o no programadas.

Algunos ejemplos de este tipo de decisiones pueden ser:

Cambio de una materia prima de mayor costo, pero con mayor rendimiento

Cambio en la estructura de pasivos de la empresa para utilizar la tasa LIBOR en lugar de la tasa PRIME.

Análisis de factibilidad para determinar la convivencia de iniciar la producción y venta de un producto nuevo a un cliente.

Determinar la conveniencia de efectuar alianzas estratégicas con algún competidor foráneo para optimizar los procesos de producción y mercadeo.

Decisiones No Repetitivas

Los sistemas de soporte para la toma de decisiones se define como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportuna la información que se requiere durante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre.

Tipos de sistemas de apoyo a las decisiones

Sistemas de soporte para la toma de decisiones (DSS): que tiene como finalidad apoyar la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión mediante el empleo de modelos y herramientas computacionales.

Sistemas de información para ejecutivos (EIS): dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización.

Sistemas para la toma de decisiones de grupos (GDSS: los cuales cubren el objetivo de lograr participación de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso, apoyando decisiones simultaneas

Sistemas expertos de soporte para la toma de decisiones (EDSS) permiten cargar bases de conocimiento integrados por una serie de reglas de sentido común para que diferentes usuarios las consulten.

Interactividad

Tipo de decisiones

Frecuencia de uso

Variedad de usuarios

Flexibilidad

Desarrollo

Interacción ambiental

Comunicación interorganizacional

Acceso a base de datos

Simplicidad

Estos modelos se clasifican en herramientas de hardware y de software:

Las primeras incluyen las microcomputadoras, monitores de alta resolución, impresoras, etc.

Las son aquellas que permiten al usuario, generar sus propias aplicaciones, manipular su información particular y, en general, interactuar con el DSS.

Esta facilidad permite al usuario utilizar modelos clásicos, estos pueden incluir:

InventariosControl de proyectosProgramación linealSimulaciónDistribuciónAnálisis estadísticosPlaneación financiera y generación de escenariosOtros

Posibilidad de manejar y almacenar información, incluye funciones tales como:

Acceso a las bases de datos corporativasGeneración de información privada en base de datos localesManipulación de la información a través de técnicas de manejo de información, consolidaciones, etc.

El usuario diseña sus propios formatos de entrada y salida, así como la estructura de almacenamiento de información y las funciones de procesamiento.

El usuario tiene que definir todos los requerimientos de sus sistemas de aplicación durante la fase de análisis, antes de iniciar la fase de diseño.

Una parte fundamental de los DSS es la facilidad para explotar la información a través de gráficas de alta calidad y reportes que diseñan y obtienen en intervalos cortos, así como la disponibilidad de lenguaje para facilitar la consulta de información que contienen las BD.

Integra toda la información de la compañía, la cual pueden consultar los diferentes usuarios para construir y utilizar herramientas para latoma de decisiones

Son todos aquellos compendios que existen de BD, normalmente en CD, y fuentes de información disponibles a través de Internet.

Son generados y utilizados por los usuarios, para la cual deben de tomar información de la BD corporativa

Pueden ser manipulados por el usuario, lo cual permite su creación, consulta y modificación.

Es una tecnología nueva que está ligada a las necesidades de los grupos de trabajo en los negocios y consiste del software computacional diseñado específicamente para apoyar el trabajo grupal.

Esta tecnología tiene numerosas ventajas, ya que permite enlazar departamentos, personas en diferentes lugares físicos o compañías completas, de manera que se mejora la eficiencia y la velocidad de los proyectos en equipo.

Groupware revoluciona el concepto de una oficina, pues permite trabajar en equipo frente a una computadora y de manera eficiente.

Es un sistema interactivo basado en computadora, el cual facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un grupo.

Los componentes de que consta son hardware, software, RH y procedimientos.

Para trabajar con un GDSS es necesario contar con los requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas:

Un dispositivo de entrada/salida (teclado o el Mouse / monitos de una computadora).Un procesador para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones (Computadora).Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada / salida y el procesador, lo cual permite la comunicación interactiva entre los miembros del grupo. (Red local LAN).Una pantalla o monitores individuales para apreciar las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados.

Una BD que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar una decisiónProgramas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de calculo o paquetes estadísticos.Una interfaz flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación.

Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones.

El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y cómo operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del paquete de software.

Por su parte, el facilitador conoce el potencial del paquete

En ocasiones, el operador y el facilitador del proceso de toma de decisiones son la misma persona.

Líder o facilitador. El líder es el facilitador del proceso, es quien da instrucciones y dirige el funcionamiento del grupo. También puede ser el responsable de lograr ciertos objetivos durante las sesiones de trabajo, como planear, y preparar las reuniones con anticipación, clarificar las ideas que se expondrán durante las sesiones.Solicitante. (Jefe o encargado del grupo)Ésta es la persona que solicita la reunión su rol es esencial para definir los objetivos de las reuniones de trabajo y seleccionar las actividades que se ejecutarán durante la sesión de toma de decisiones.Participantes. Son todas las personas que forman parte del equipo de trabajo.

Los procedimientos pueden referirse al uso de hardware y software e incluye reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.

Los GDSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo

La meta de un GDSS es apoyar el trabajo de los tomadores de decisiones

Un GDSS es fácil de entender y de usar.

Un GDSS debe puede ser específico o general. Especifico si se diseña para un tipo o clase de problema, General si se diseña para tomar diversas decisiones.

Los sistemas de soporte a la toma de decisiones de grupo deben reunir un conjunto de características para considerarlas como tales. Las características principales :

Estas características dan un panorama de la aplicación de este tipo de sistemas. Un GDSS puede utilizarse por grupos de personas que están en una misma localidad y desean tomar decisiones acerca de un problema especifico, como la compra de materia prima para la elaboración de un producto.

Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo.

Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa.

Estos sistemas apoyan la realización de las actividades básicas necesarias en un grupo que toma decisiones: obtener, compartir y usar información.

El uso de esta información se refiere a aplicar la tecnología de software para llegar a tomar decisiones.

Las principales ventajas que se derivan del uso de esta tecnología son:

Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos .

Mejora la etapa de preparación de la reunión de trabajo .

Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo

Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se optimiza el uso de la información que aporta cada miembro del grupo.

Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y descartar las conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de decisiones.

Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.

Mejora la calidad de la toma de decisiones.

Incrementa la creatividad en la toma de decisiones .

El uso de los sistemas de soporte a la toma de decisiones en grupo por parte de la alta administración tiene algunas desventajas:

Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones diferente al de la forma tradicional de realizarlo.

Resistencia al cambio por parte de los administradores.

La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.

Que en grupo no exista una cultura desarrollada de trabajo en equipo y en consenso.

La forma en que se diseñe una sala para el uso de un GDSS puede variar de acuerdo con la duración de la sesión y el grado de proximidad física de los miembros del grupo.

Las alternativas más utilizadas según DeSanctis y Gallupe son:

Cuarto de decisión

Alternativa más parecida a la que se utilizaba para la celebración de una junta tradicional de ejecutivos.Cuarto que cuenta con instalaciones especiales para facilitar la toma de decisiones en grupo.

Red local de decisión

Teleconferencias

Toma de decisiones

remota

Se utiliza cuando es necesario que cada miembro del grupo trabaje en su propia oficina en el momento de celebrarse la junta.

Esta no es muy común, pero hay muchas posibilidades de desarrollarla en un futuro no muy lejano

Son útiles cuando los miembros del grupo están gráficamente distantes , pero deben reunirse para tomar una decisión.

Estas aplicaciones cubren un amplio rango, ejemplo:

Determinar la misión de una empresa.Formular estrategias.Evaluar administradores.Planear los sistemas de información.Apoyar negociaciones.Apoyar a las decisiones visuales.Apoyar a los trabajos que involucran diseño y revisiones de control de

calidad.Apoyar una decisión en particular.