sistemas cooperativos aula 12 - técnicas (colaboração em processos de negócio)
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# Sistemas Cooperativos #Aula 12 – TÉCNICAS:
Colaboração em processos de negócio(Um Estudo de Caso)
Prof. Leinylson Fontinele Pereira
Na aula anterior...
TÉCNICAS# Percepção e contexto
# Folksonomia
17:01 Sistemas Cooperativos: Aula 12 – TÉCNICAS: Colaboração em processos de negócio
Introdução
17:01 3 Sistemas Cooperativos: Aula 12 – TÉCNICAS: Colaboração em processos de negócio
O que vamos aprender?
TÉCNICAS# Colaboração em processos de negócio
# Um Estudo de Caso
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Objetivos da aula de hoje
1. Conhecer e praticar as técnicas de modelagem de processos usando BPMN
2. Trabalhar em grupo para transformar uma descrição vaga do problema real emuma modelagem detalhada e de alta qualidade
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Grupos
Os grupos devem ter 4 participantes
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Vamos começar?
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Colaboração em processo s de Negócios?
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Processo de negócio
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Um caminho para uma empresaorganizar o trabalho e os recursos(pessoas, equipamentos einformações) para atingir seusobjetivos.
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Processo de negócio: elementos
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Objetivo - razão para realização do trabalho
Evento - acontecimento do mundo real que provoca uma ação
Atividade - decomposição do trabalho em ações a serem realizadas
Regra - dependência entre atividades
Ator/Agente - responsável pela execução das atividades
Entrada - artefato, documento ou dado necessários para aexecução da atividade
Saída - produto, documento ou dado gerados pelas atividades
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Ciclo de Vida do BPM
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Tipos de informações presentes no processo
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Quais as vantagens da colaboração?
Colaboração em processos
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Melhoria da capacidade de resolver problemascomplexos
Aumento da capacidade criativa para geraralternativas em tomada de decisões
Facilidades para o desenvolvimento de habilidadestécnicas e profissionais
Projeto da colaboração em processos
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Casual
Planejado
Perceptivo
Reflexivo
BPMS - Business Process Management System
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sistema integrado de
componentes de software
para dar apoio à
automatização de
processos
BPMS - modelo X instância do processo
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Gestão de Processos Integrados
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Ciclo de vida de processos de negócio
Ciclo de vida de gestão de conhecimento
Exemplo 1
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Exemplo 2
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Atividade Prática
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Utilizar uma ferramenta de modelagem de processos, tal como o Microsoft Office Visio
Elabore um modelo do processo, com BPMN, para o cenário:
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Organização ABC S.A
Processo de aquisição de insumos
Proposta de melhoria
Elabore um modelo do processo, com BPMN, para o cenário:
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Processo de aquisição de material realizados pela organização ABC S.A., desde a solicitação por algum departamento até aentrega ao solicitante.
O objetivo deste processo é a entrega de mercadoria o mais exata possível ao departamento que a solicitou com prazo mínimo(na maioria das vezes indicado pelo solicitante).
Uma Solicitação Interna de Compra (SIC) é gerada por algum departamento da empresa, requisitando alguma espécie dematerial ou insumo.
Em seguida, o Setor de Compras seleciona três fornecedores. Uma cotação é feita com cada um deles e é selecionado aquele queoferecer as melhores condições comerciais (preço e prazo de entrega).
No próximo passo, o comprador solicita à secretária do setor de compras que elabore uma ordem de compra (OC), que éenviada ao fornecedor selecionado. A recepção da mercadoria e da fatura é feita pelo Setor de Recepção, que confere amercadoria de acordo com a fatura. Se o material estiver correto, o Setor de recepção encaminha o material para o solicitante ea fatura para o Setor Financeiro.
A partir daí, é feita a programação do pagamento ao fornecedor pelo Setor Financeiro. Se houver algum erro na mercadoria ouna fatura, o Setor de Recepção não aceita a entrega e o Fornecedor deve recolher o material.
NOTAÇÕES
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Nome Semântica Sintaxe
Atividade Constitui uma etapa de uma seqüência que precisa ser executada para
que um processo seja realizado.
OU
Operador lógico que representa:
- quando dividir o fluxo: que apenas um dos caminhos será percorrido, ou seja, apenas um dos eventos destino ocorrerá;
- quando unir o fluxo: que apenas um dos caminhos percorridos é
suficiente para iniciar a atividade seguinte, ou seja, apenas um dos
eventos origem precisa ocorrer.
Evento final Representa a circunstância ou status final do processo.
Evento inicial Representa uma circunstância ou status que propicia o início Do
processo.
Evento intermediário Representa uma circunstância ou status relevante para o
entendimento do processo.
Informação
Representa um conjunto de dados consumidos ou gerados por uma
atividade. Esses dados podem ser qualquer informação ou documento,
relatório, planilha, disponibilizada em arquivos armazenados em meio
eletrônico ou físico.
Anotação
Representa um objeto genérico que pode servir como uma anotação
que traz alguma informação relevante como pode representar uma
regra de negócio, papel ou unidade organizacional.
Objetivo Representa o objetivo de um processo.
Unidade
organizacional Representa uma área da organização.
Posto de trabalho Representa um posto de trabalho.
Unidade
organizacional
genérica
Representa uma área genérica da organização.
NOTAÇÕES
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Nome Semântica Sintaxe
Atividade Constitui uma etapa de uma seqüência que precisa ser executada para
que um processo seja realizado.
OU
Operador lógico que representa:
- quando dividir o fluxo: que apenas um dos caminhos será percorrido, ou seja, apenas um dos eventos destino ocorrerá;
- quando unir o fluxo: que apenas um dos caminhos percorridos é
suficiente para iniciar a atividade seguinte, ou seja, apenas um dos
eventos origem precisa ocorrer.
Evento final Representa a circunstância ou status final do processo.
Evento inicial Representa uma circunstância ou status que propicia o início Do
processo.
Evento intermediário Representa uma circunstância ou status relevante para o
entendimento do processo.
Informação
Representa um conjunto de dados consumidos ou gerados por uma
atividade. Esses dados podem ser qualquer informação ou documento,
relatório, planilha, disponibilizada em arquivos armazenados em meio
eletrônico ou físico.
Anotação
Representa um objeto genérico que pode servir como uma anotação
que traz alguma informação relevante como pode representar uma
regra de negócio, papel ou unidade organizacional.
Objetivo Representa o objetivo de um processo.
Unidade
organizacional Representa uma área da organização.
Posto de trabalho Representa um posto de trabalho.
Unidade
organizacional
genérica
Representa uma área genérica da organização.
NOTAÇÕES
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Nome Semântica Sintaxe
Atividade Constitui uma etapa de uma seqüência que precisa ser executada para
que um processo seja realizado.
OU
Operador lógico que representa:
- quando dividir o fluxo: que apenas um dos caminhos será percorrido, ou seja, apenas um dos eventos destino ocorrerá;
- quando unir o fluxo: que apenas um dos caminhos percorridos é
suficiente para iniciar a atividade seguinte, ou seja, apenas um dos
eventos origem precisa ocorrer.
Evento final Representa a circunstância ou status final do processo.
Evento inicial Representa uma circunstância ou status que propicia o início Do
processo.
Evento intermediário Representa uma circunstância ou status relevante para o
entendimento do processo.
Informação
Representa um conjunto de dados consumidos ou gerados por uma
atividade. Esses dados podem ser qualquer informação ou documento,
relatório, planilha, disponibilizada em arquivos armazenados em meio
eletrônico ou físico.
Anotação
Representa um objeto genérico que pode servir como uma anotação
que traz alguma informação relevante como pode representar uma
regra de negócio, papel ou unidade organizacional.
Objetivo Representa o objetivo de um processo.
Unidade
organizacional Representa uma área da organização.
Posto de trabalho Representa um posto de trabalho.
Unidade
organizacional
genérica
Representa uma área genérica da organização.
NOTAÇÕES
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Nome Semântica Sintaxe
Atividade Constitui uma etapa de uma seqüência que precisa ser executada para
que um processo seja realizado.
OU
Operador lógico que representa:
- quando dividir o fluxo: que apenas um dos caminhos será percorrido, ou seja, apenas um dos eventos destino ocorrerá;
- quando unir o fluxo: que apenas um dos caminhos percorridos é
suficiente para iniciar a atividade seguinte, ou seja, apenas um dos
eventos origem precisa ocorrer.
Evento final Representa a circunstância ou status final do processo.
Evento inicial Representa uma circunstância ou status que propicia o início Do
processo.
Evento intermediário Representa uma circunstância ou status relevante para o
entendimento do processo.
Informação
Representa um conjunto de dados consumidos ou gerados por uma
atividade. Esses dados podem ser qualquer informação ou documento,
relatório, planilha, disponibilizada em arquivos armazenados em meio
eletrônico ou físico.
Anotação
Representa um objeto genérico que pode servir como uma anotação
que traz alguma informação relevante como pode representar uma
regra de negócio, papel ou unidade organizacional.
Objetivo Representa o objetivo de um processo.
Unidade
organizacional Representa uma área da organização.
Posto de trabalho Representa um posto de trabalho.
Unidade
organizacional
genérica
Representa uma área genérica da organização.
NOTAÇÕES
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Posto de trabalho
genérico Representa um posto de trabalho genérico.
Fluxo de seqüência Mostra a seqüência em que as atividades são executadas no processo.
Associação Serve para associar informações e artefatos com objetos de fluxo.
Propostas de melhoria
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Premissas
A análise do processo AS-IS (situação atual) e a elaboraçãodo processo tem como objetivo automatizar partes doprocesso buscando melhoria de desempenho.
Propostas de melhoria
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Melhoria Impacto Prazos Recursos para implementação
Automatizar as atividades realizadas pela Secretária de compras
Realocação de recursos humanos; Desenvolvimento de um módulo do sistema para automatização dessas atividades
2 meses
Recursos humanos para
desenvolvimento do sistema; Treinamento;
Criação de sistema de apoio ao cliente para gerar o SIC (Solicitação interna de compra)
Desenvolvimento de um módulo do sistema de apoio
para geração do SIC; Treinamento
do cliente
2 meses
Recursos humanos para desenvolvimento do sistema; Treinamento;
Automatizar atividades de cotação de fornecedores
Desenvolvimento
de um módulo do sistema para automatização dessas atividades
6 meses
Recursos
humanos para desenvolvimento do sistema; Treinamento;
Modelo de Objetivos
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Estrutura Organizacional
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Descrição dos Postos de Trabalho
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Posto de Trabalho Descrição
Auxiliar de recepção de compras
(setor de recepção) Responsável por verificar se o material recebido está correto, registrar a
ocorrência caso haja algum erro e encaminhar para o setor de compras caso
não seja identificado nenhum problema.
Cliente solicitante Responsável por realizar a solicitação dos insumos necessários para o seu departamento.
Comprador (setor de compras) Responsável por verificar a validade das cotações e realizar as negociações de compra diretamente com o fornecedor.
Encarregado de devoluções (setor
de recepção) Responsável por solicitar a retirada do material ao fornecedor quando existe
a necessidade de devolver algum produto que o entregador se recusa a
receber.
Entregador Responsável por entregar os produtos solicitados aos fornecedores.
Fornecedor Responsável por fornecer os insumos solicitados.
Gerente da área solicitante Responsável por realizar a aprovação técnica.
Gerente de compras (setor de
compras)
Responsável por realizar a aprovação comercial.
Gerente financeiro (setor
financeiro) Responsável por aprovar solicitações que ultrapassa o valor limite estipulado
para a compra de insumos.
Modelo de Sistemas
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Sistema Descrição
Sistema de compra de insumos (SCI) Este sistema é responsável por apoiar o processo de compra de insumos.
Macro-Processo: Adquirir Insumos
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Gerar Solicitação Interna de Compra (SIC)
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O cliente solicitante gera a SolicitaçãoInterna de Compra
A informação necessária é: lista de insumos
A atividade produz como saída a SolicitaçãoInterna de Compra.
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Definir comprador responsável
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A informação necessária é: lista de compradores.
A informação gerada é: comprador responsável
A atividade recebe como entrada a Solicitação Interna de Compra.
Regra de Negócio Descrição
Seleção de comprador responsável O comprador selecionado deverá ser o que possui menor número de solicitações
em sua responsabilidade.
Verificar existência de cotação válida
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A informação necessária é: registro de cotações e solicitaçãointerna de compra.
A informação gerada é: cotação
Regra de Negócio Descrição
Existência de cotação no registro de cotação Deverá ser verificada a existência de cotação válida no registro de
cotações antes de entrar em contato com algum fornecedor.
Selecionar fornecedores para cotação
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A informação necessária é: catálogo de fornecedores.
A informação gerada é: fornecedores selecionados paracotação
Regra de Negócio Descrição
Numero de fornecedores
selecionados
Deverão ser selecionados 3 fornecedores para cotação.
Responder solicitação de cotação
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O fornecedor responde a solicitação de cotaçãoenviando ao comprador os preços referentes aosprodutos solicitados.
A informação necessária é: solicitação de cotação
A informação gerada é: cotações
Verificar respostas de cotação
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O sistema de compra de insumos verifica orecebimento de respostas de cotação dosfornecedores os quais foram solicitadas ascotações. É necessário obter 3 cotações válidas
A informação necessária é: cotação.
A informação gerada é: cotação
Verificar prazo de expiração da cotação
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A informação necessária é: prazo de expiraçãoda cotação
Regra de Negócio Descrição
Prazo para cotação Caso não consiga obter 3 cotações válidas em um prazo
de 2 dias, deverão ser selecionados novos fornecedores.
Selecionar fornecedor adequado
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A informação necessária é: cotação
A informação gerada é: fornecedor para compra
Regra de Negócio Descrição
Critério de seleção do fornecedor O fornecedor selecionado deverá ser o que apresentar o
melhor preço e data de entrega.
Informações
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Informação Descrição
Comprador responsável Representa as informações do comprador selecionado como responsável pela
solicitação de compra.
Cotação Representa a resposta do fornecedor à solicitação de cotação contendo os preços
para os insumos solicitados e prazo de entrega.
Fornecedor para compra Representa as informações do fornecedor selecionado na cotação para fornecer os
insumos solicitados.
Fornecedores selecionados para
seleção
Representa as informações dos 3 fornecedores selecionados para participar da
cotação.
Prazo de expiração da cotação Representa a data de expiração da cotação.
Registro de cotações Representa as informações de cotações realizadas na empresa em menos de 1
mês que ainda são consideradas válidas.
Solicitação de cotação Representa a solicitação de cotação enviada pelo comprador aos fornecedores
selecionados para cotação.
Documentos
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Informação Descrição
Solicitação interna de compra Representa o documento formal de solicitação de compra redigido pelo solicitante
contendo informações sobre os insumos que deverão ser comprados.
Lista de insumos Representa a lista de necessidades de insumos do solicitante.
Lista de compradores Representa a lista que possui as informações sobre os funcionários que atuam
como comprador na empresa.
Catálogo de fornecedores Representa um catálogo de registro de fornecedores cadastrados para fornecer um
dado insumo à empresa.
Glossário
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Termo Descrição
Solicitação Interna de Compra (SIC) Representa o documento de solicitação interna de compra.
Catálogo de fornecedores Representa um documento contendo informações sobre os fornecedores da
empresa tais como nome do fornecedor, produto fornecido, endereço,
telefone, CNPJ, etc.
Ordem de compra (OC) Documento que representa a solicitação de compra formal, emitida ao
fornecedor.
Ocorrência de cancelamento do
pedido (OCP)
Relatório formal de cancelamento do pedido redigido pelo cliente, emitido ao
fornecedor e arquivado pelo setor de compras.
Concluindo...
17:01 59 Sistemas Cooperativos: Aula 12 – TÉCNICAS: Colaboração em processos de negócio
Nesta aula aprendemos...
TÉCNICAS# Colaboração em processos de negócio
# Um Estudo de Caso
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Material: https://sites.google.com/site/leinylsonnassau
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Material baseado em:
Sistemas Colaborativos. M. Pimentel, M. A. Gerosa, H. Fuks(Flávia Maria Santoro, Hadeliane Iendrike,Renata Mendes de Araujo)
Clarissa Romeiro, Henrique Prado Sousa eRafael Lage
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Na próxima aula veremos...
TÉCNICAS # Conhecimento coletivo, Gestão do conhecimento e memória de grupo
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