GRUPO 6

• SISTEMA ADMINISTRATIVO

Alumno: Huamán Meza Esai JosuéCódigo: 2015144111

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Definición: Son un conjunto de elementos que se interrelacionan entre sí con el objetivo de llevar a cabo

las actividades del proceso administrativo aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son producción,

finanzas, marketing, recursos humanos, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se

desarrolle.

Tipos de Sistemas Administrativos

Sistema de Planeación.

Sistema de Organización.

Sistema de Dirección.

Sistemas de Control.

Sistema de Finanzas.

Sistemas de Producción.

La empresa en su organización está integrada por los siguientes sistemas administrativos :

Sistema de Planeación• El sistema de planeación fija objetivos, metas, políticas

(Filosofía de la organización) que deberán cumplirse. • La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia

los cambios del entorno.• Está presente en todos los niveles organizacionales con sus

propias características.

Etapas de la Planeación

Propósitos

Premisas

Objetivos

Estrategias

Políticas

Programas

Procedimientos

Presupuesto

Tipos de PlaneaciónEstratégica: Establece los lineamientos generales de la empresa. - Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía. - Es a largo plazo.

Táctica:  Planes más específicos referidos a cada departamento de la empresa. - Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio. - Se dan a mediano y corto plazo.

Operativa:  Las actividades detalladas que ejecutan los últimos niveles jerárquicos de la empresa. - Son a corto plazo. - Se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Proceso de Planificación.

MANUAL DE CALIDADManual de calidad: un documento que enuncia la política de calidad

(y que describe el sistema de calidad de una organización.

* El Manual de calidad se puede referir a la totalidad de las actividades de una organización o únicamente a una parte de ellas.

* El Manual de calidad normalmente contendrá los siguientes aspectos:

a) Política de Calidad

b) Las responsabilidades, la autoridad y las interrelaciones del personal que dirige,

efectúa, verifica o revisa el trabajo que afecta a la calidad.

c) El sistema de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo.

d) Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual

POLITICAS DE CALIDADPolítica de calidad: las directrices y los objetivos generales de

una organización con respecto a la calidad, expresados de manera formal por la alta gerencia. La política de calidad es un elemento de la política corporativa y es aprobada por la alta gerencia.

* Sistema de calidad: la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.

POLITICAS Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos

con una elevada vocación de servicio a los Clientes en nuestra visión de empresa basadas en los siguientes principios:

1. INTEGRIDAD PERSONAL como expresión de disciplina, orden, respeto, honestidad y entusiasmo.

2. CREATIVIDAD E INNOVACIÓN como parte de nuestro reto diario para el mejoramiento continúo.

3. PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los recursos materiales.

4. CONSCIENCIA en la práctica de un trabajo libre de errores y en el COMPROMISO leal con la institución y con las realizaciones de calidad.

SISTEMA DE DIRECCION• Concepto: Conjunto de funciones, actividades,

responsabilidades, reglas y procesos que determinan la toma de decisiones de la empresa.

• Objetivo: La eficiencia directiva, es decir, consecución de objetivos y optimización de recursos.

SISTEMA DE DIRECCION• Fijar objetivos • Desarrollar planes • Diseñar una estructura de atribuciones y

responsabilidades estableciendo reglas y procesos.• Establecer un control dentro de todos sus

organismos de la empresa.

OBJETIVOS• ser el líder del mercado.• incrementar las ventas.• generar mayores utilidades.• obtener una mayor rentabilidad.• lograr una mayor participación en el mercado.• aumentar los activos.• sobrevivir.• crecer.

METAS• aumentar las ventas mensuales en un 20%.• obtener una rentabilidad anual del 25%.• lograr una participación de mercado del 20% para el

segundo semestre.• producir un rendimiento anual del 14% sobre la

inversión.• elevar la eficiencia de la producción en un 20% para

el próximo mes.• triplicar la producción para fin de año.• abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo

año.

SISTEMA DE ORGANIZACION• Sistema que tiene como función coordinar

los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.

Estructuras Organizacionales• Se ubica el marco de actuación• Se combina funciones, niveles de autoridad y

responsabilidad, canales de comunicación y coordinación.• División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.

ORGANIGRAMASUn organigrama es la representación gráfica de la estructura de

una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas.

Organigrama clásico

1.

Organigrama radial

2.

Organigrama circular 

3.

Tipos de Organigramas

Tipos de Organigramas

• Organigrama Clásico: Es básicamente un organigrama compuesto por rectángulos, que representan los cargos u órganos unidos entre sí por líneas, que trazan las relaciones de comunicación entre ellos. Cuando las líneas son horizontales, representan relaciones de laterales de comunicación. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad.

SISTEMA DE FINANZAS

SISTEMA DE CONTROL

SISTEMA DE PRODUCCION

• FUNCIONES:• Funciones esencial• Funciones

complementaria

Gerente GeneralGerente General

Asesor de GerenciaAsesor de Gerencia SubgerenteSubgerente

Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo Departamento JurídicoDepartamento Jurídico Departamento de marketingDepartamento de marketing Departamento de ProducciónDepartamento de Producción

Departamentos

SecretariaSecretaria

TesoreroTesorero

Jefe de Recursos HumanosJefe de Recursos Humanos

Jefa de AdministraciónJefa de Administración

Grupo de transporteGrupo de transporte

Gerencia TecnológicaGerencia Tecnológica

Servicio de mensajería Servicio de mensajería

Brigada de mantenimientoBrigada de mantenimiento

R.H.R.HR.H.R.H

Administrador de FinanzasAdministrador de Finanzas

PresupuestosPresupuestos

Contabilidad ComercialContabilidad Comercial

PagaduríaPagaduría

ComprasCompras

Jefatura de producto TerminadoJefatura de producto Terminado

Jefe de Materia PrimaJefe de Materia Prima

Jefe de BodegasJefe de Bodegas

Ayudante en Control de CalidadAyudante en Control de Calidad

Jefe de control de calidadJefe de control de calidad

SecretariaSecretaria

Movilización de ProducciónMovilización de Producción

Selección de ProducciónSelección de Producción

Obtención de ProducciónObtención de Producción

Jefe de ProducciónJefe de ProducciónDirector de MarketingDirector de Marketing

Jefa de Comunicació

n

Jefa de Comunicació

n

Investigación de MercadosInvestigación de Mercados

Gestión del Producto

Gestión del Producto

Relaciones Públicas

Relaciones Públicas

Estrategias CompetitivasEstrategias

Competitivas

Ventas ExternasVentas

Externas

Jefe de VentasJefe de Ventas

Jefe de Promociones

Generales

Jefe de Promociones

Generales

Ventas Internas Ventas

Internas

PublicidadPublicidad

SecretariaSecretaria

Administradora de Precios

Administradora de Precios

Encargada de Distribución

Encargada de Distribución

Servicio al ClienteServicio al Cliente

Gerente General: Johnny PastasGerente General: Johnny Pastas

Asesor de Gerencia: Juan Mendoza

Asesor de Gerencia: Juan Mendoza

Subgerente: Anderson Gualotuña

Subgerente: Anderson Gualotuña

Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo

Departamento de ProducciónDepartamento de Producción

Departamentos

Secretaria: Diana Samaniego

Secretaria: Diana SamaniegoTesorero: Darío: InacazaTesorero: Darío: Inacaza

Jefe de Recursos Humanos: William Erazo

Jefe de Recursos Humanos: William Erazo

Jefa de Administración: Paola Correa

Jefa de Administración: Paola Correa

Grupo de transporte: Valeria Romero

Grupo de transporte: Valeria Romero

Gerencia Tecnológica: David Utreras

Gerencia Tecnológica: David Utreras

Servicio de mensajería: Diana Sánchez

Servicio de mensajería: Diana Sánchez

Brigada de mantenimiento: Elizabeth Flores

Brigada de mantenimiento: Elizabeth FloresR.H.R.H: Fernando TipánR.H.R.H: Fernando Tipán

Jefatura de producto Terminado: Andrea

Toapanta

Jefatura de producto Terminado: Andrea

Toapanta

Jefe de Materia Prima: Tania Nasimba

Jefe de Materia Prima: Tania Nasimba

Jefe de Bodegas: Cristian Flores

Jefe de Bodegas: Cristian Flores

Ayudante en Control de Calidad: Ana Bastidas

Ayudante en Control de Calidad: Ana Bastidas

Jefe de control de calidad: Esteban Alemán

Jefe de control de calidad: Esteban Alemán

Secretaria: Cinthia Toapanta

Secretaria: Cinthia Toapanta

Movilización de Producción: Juan Pablo

Maldonado

Movilización de Producción: Juan Pablo

Maldonado

Selección de Producción: María José Illescas

Selección de Producción: María José Illescas

Obtención de Producción: Thalya López

Obtención de Producción: Thalya López

Jefe de Producción: Rodrigo Grafe

Jefe de Producción: Rodrigo Grafe

Departamento JurídicoDepartamento Jurídico

Administrador de Finanzas: Alexis López

Administrador de Finanzas: Alexis López

Presupuestos: Cinthia BritoPresupuestos: Cinthia Brito

Contabilidad Comercial: Viviana Franco

Contabilidad Comercial: Viviana Franco

Pagaduría: Fernanda GuzmánPagaduría: Fernanda Guzmán

Compras: María José ValarezoCompras: María José Valarezo

Departamento de marketingDepartamento de marketing

Director de Marketing: Cristian Muñoz

Director de Marketing: Cristian Muñoz

Investigación de Mercados: Enrique Bustos

Investigación de Mercados: Enrique Bustos

Gestión del Producto: IntyCabascango

Gestión del Producto: IntyCabascango

Relaciones Públicas: Allan OrtizRelaciones Públicas: Allan Ortiz

Estrategias Competitivas: Karina Vela

Estrategias Competitivas: Karina Vela

Ventas Externas: Joselyn DíazVentas Externas: Joselyn Díaz

Jefe de Ventas: Javier GuamánJefe de Ventas: Javier GuamánJefe de Promociones Generales: Fernando Díaz

Jefe de Promociones Generales: Fernando Díaz

Ventas Internas: Santiago Cárdenas

Ventas Internas: Santiago Cárdenas

Publicidad: Karen VacaPublicidad: Karen Vaca

Secretaria: Josselyn PérezSecretaria: Josselyn Pérez

Administradora de Precios: Mayurie Agila

Administradora de Precios: Mayurie Agila

Encargada de Distribución: Leidy Pozo

Encargada de Distribución: Leidy Pozo

Servicio al Cliente: NabilaVernaza

Servicio al Cliente: NabilaVernaza

Jefa de Comunicación: NathaliBucheli

Jefa de Comunicación: NathaliBucheli

Gerente GeneralGerente General

Asesor de GerenciaAsesor de Gerencia SubgerenteSubgerenteJefe de Departamentos

•Designar todas las posiciones gerenciales.•Realizar evaluaciones periódicas acerca del

cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

•Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las

proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

•Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están

ejecutando correctamente.

•Designar todas las posiciones gerenciales.•Realizar evaluaciones periódicas acerca del

cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

•Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las

proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

•Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están

ejecutando correctamente.

•Ayudar con los distintos deberes del trabajo y responsabilidades de los trabajadores que

supervisan.•Delegar, con autoridad, los

distintos deberes de trabajo y responsabilidades necesarias para asegurar que el lugar de

trabajo funcione efectiva y eficientemente.

•Entrevistar y asignar a los posibles empleados de la

empresa.

•Ayudar con los distintos deberes del trabajo y responsabilidades de los trabajadores que

supervisan.•Delegar, con autoridad, los

distintos deberes de trabajo y responsabilidades necesarias para asegurar que el lugar de

trabajo funcione efectiva y eficientemente.

•Entrevistar y asignar a los posibles empleados de la

empresa.

•Realizar evaluaciones periódicas acerca del

cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

•Estimar la cantidad de personal necesario.

•Intermediar por el personal de todos los departamentos.

•Realizar evaluaciones periódicas acerca del

cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

•Estimar la cantidad de personal necesario.

•Intermediar por el personal de todos los departamentos.

•Asistir a la Gerencia General.•Dar cumplimiento a las leyes,

reglamentos, acuerdos y resoluciones de la empresa.

•Encargarse de todas las funciones del gerente cuando

está ausente.

•Asistir a la Gerencia General.•Dar cumplimiento a las leyes,

reglamentos, acuerdos y resoluciones de la empresa.

•Encargarse de todas las funciones del gerente cuando

está ausente.

Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo Departamento

JurídicoDepartamento

JurídicoDepartamento de

marketingDepartamento de

marketing

Departamento de ProducciónDepartamento de Producción

Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones.Tramitar y controlar ante la Dirección de Recursos Humanos, los movimientos y las incidencias del personal de la Dirección, así como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la Dirección, recabar las firmas en las nóminas correspondientes.Proponer y coordinar el programa de capacitación para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educación de la Dirección.Formular e integrar el anteproyecto de Programa Presupuesto de los programas Operativo Anual y Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo; efectuar su trámite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo.Realizar y tramitar ante las direcciones de Programación y Presupuesto y de Recursos Financieros, Materiales y Servicios del Instituto, las conciliaciones, transferencias y demás operaciones necesarias, para garantizar la administración transparente de los recursos disponibles.

Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones.Tramitar y controlar ante la Dirección de Recursos Humanos, los movimientos y las incidencias del personal de la Dirección, así como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la Dirección, recabar las firmas en las nóminas correspondientes.Proponer y coordinar el programa de capacitación para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educación de la Dirección.Formular e integrar el anteproyecto de Programa Presupuesto de los programas Operativo Anual y Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo; efectuar su trámite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo.Realizar y tramitar ante las direcciones de Programación y Presupuesto y de Recursos Financieros, Materiales y Servicios del Instituto, las conciliaciones, transferencias y demás operaciones necesarias, para garantizar la administración transparente de los recursos disponibles.

Proponer, aplicar y evaluar las políticas del organismo en materia jurídica.Asesorar jurídicamente, a las Subdirecciones y los departamentos, sobre criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan sus actividades y funcionamiento.Representar legalmente a la empresa, en los asuntos contenciosos en los que sea parte, en los juicios laborales que se tramiten ante la autoridad competente, en los juicios de amparo.Intervenir en las reclamaciones que puedan afectar su interés jurídico, así como formular ante el Ministerio Público querellas y denuncias y de igual manera.Llevar el control de los juicios que se atienden en la empresa.Formular y revisar los convenios o contratos celebrados por la eorganismo.

Proponer, aplicar y evaluar las políticas del organismo en materia jurídica.Asesorar jurídicamente, a las Subdirecciones y los departamentos, sobre criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan sus actividades y funcionamiento.Representar legalmente a la empresa, en los asuntos contenciosos en los que sea parte, en los juicios laborales que se tramiten ante la autoridad competente, en los juicios de amparo.Intervenir en las reclamaciones que puedan afectar su interés jurídico, así como formular ante el Ministerio Público querellas y denuncias y de igual manera.Llevar el control de los juicios que se atienden en la empresa.Formular y revisar los convenios o contratos celebrados por la eorganismo.

Lograr de la venta el máximo beneficio.Realizar estudios de mercado y diversas técnicas que permitan tomar buenas decisiones.Establecer las cuatro P:- Producto: se debe tener bien en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y virtudes.- Precio: el precio al que se va a vender, el precio de mercado y el precio de los competidores.- Plaza: cuál es el mercado donde se piensa insertar el producto, y qué características tiene.- Promoción: cómo lograr que el producto se conozca en la población y entre los potenciales clientes.

Lograr de la venta el máximo beneficio.Realizar estudios de mercado y diversas técnicas que permitan tomar buenas decisiones.Establecer las cuatro P:- Producto: se debe tener bien en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y virtudes.- Precio: el precio al que se va a vender, el precio de mercado y el precio de los competidores.- Plaza: cuál es el mercado donde se piensa insertar el producto, y qué características tiene.- Promoción: cómo lograr que el producto se conozca en la población y entre los potenciales clientes.

La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de:· Medición del trabajo· Métodos del trabajo· Ingeniera de producción· Análisis y control de fabricación o manufactura· Planeación y distribución de instalaciones· Administración de salarios· Higiene y seguridad industrial· Control de la producción y de los inventarios· Control de calidad

La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de:· Medición del trabajo· Métodos del trabajo· Ingeniera de producción· Análisis y control de fabricación o manufactura· Planeación y distribución de instalaciones· Administración de salarios· Higiene y seguridad industrial· Control de la producción y de los inventarios· Control de calidad

DEPARTAMENTOSDEPARTAMENTOS

Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo

Jefa de Administración

Jefa de Administración

Jefe de Recursos Humanos

Jefe de Recursos Humanos

TesoreroTesoreroSecretariaSecretaria R.H.R.HR.H.R.H Brigada de mantenimiento

Brigada de mantenimiento

Gerencia Tecnológica

Gerencia Tecnológica

Conducir el proceso de selección de personal, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero.

Administrar y gestionar la financiación, el presupuesto y la tesorería. Administrar y gestionar los recursos humanos. Realizar y analizar las operaciones contables y fiscales. Realizar y supervisar operaciones de asesoramiento, negociación, reclamación y venta de productos y servicios.

Preparar, tramitar, y controlar la

documentación generada.

Confección de cartas, escritos, informes,

contratos, acuerdos, actas, informes,

facturas, y documentos en

general.

Velar por que las instalaciones de la

empresa se encuentren en

perfecto estado de orden y limpieza.

Mejora la variable tecnológica en la estrategia global de la empresa.

Planificar con anticipación las necesidades de

recursos humanos.

Ver a varios candidatos y ponerlos a

prueba a través de un proceso de selección ordenado.

Se encarga de la planeación financiera

y percepción de fondos,

administración del efectivo,

desembolsos de capital, manejo de

créditos y administración de la

cartera de inversiones.

IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Importancia De Los Sistemas Administrativos:

• Esto aplica en empresas con una función sinérgica la cual une acciones simultáneas produciéndose un efecto mayor que las partes independientes

Principios de los sistemas administrativos:

• Los sistemas siguen una serie de principios que se clasifican en trece principios que son los siguientes: – Principio Del Auto Control: debemos considerar

posibles errores por lo cual tener un mecanismo que dé solución a estos errores

– Principio Del Determinismo: todo hecho o fenómeno puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifica los sistemas la empresa

– Principio De la Igualdad de Finalidad: es la flexibilidad y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de los objetivos

• Principio De Interacción o Coordinación: Todos los sistemas que integran la empresa están mutuamente relacionados entre sí.526

• Principio Del Objetivo: Toda implantación de sistema debe estar dirigido a un propósito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general.

• Principio De Subsidiaridad o Jerarquía: Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningún sistema es completo en sí mismo.

• Principio De Economía: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta.

• Principio De La Determinación De Responsabilidades: Debe acordarse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto al diseño y participación de la ejecución de los sistemas.

• Principio De La Especialización: los sistemas deben precisar los funcionamientos para especificar claramente al jefe que ejerza el mando

• Principio De Difusión: Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en toda la empresa.

• Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control.

• Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones periódicas para su buen funcionamiento.

• Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.