sistema integral de gestiÓn institucional noviembre 08 de 2012 julio de 2015
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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Noviembre 08 de 201221 de abr de 2023
1. Integralidad del Sistema2. Política del SIGI3. Estado actual del SIGI4. Cronograma auditoría de certificación
21 de abr de 2023
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓNREVISIÓN POR LA DIRECCIÓNRevisión anual de la siguiente información:
Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección (Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía Sept2011-Ago2012)Resultados de las auditoríasRetroalimentación de los usuarios y grupos de interés, Desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio
Acciones correctivas y preventivasCambios que podrían afectar el sistema de gestión de la calidadRecomendaciones para la mejora
Analiza las revisiones realizadas por los jefes de área, jefes de dependencia y representante de la dirección
para calidad e identifican acciones de mejora
Líderes de proceso, Representante de la dirección para cada
Sistema
INDICADORES Y CUMPLIMIENTO DE
METAS
NoviembreNoviembre 20122012
21 de abr de 2023
INTEGRALIDAD DEL SISTEMA
ISO 14001Medio ambiente
ISO 14001Medio ambiente
OHSAS
18001 Seguridad
y Salud
ocupacional
OHSAS
18001 Seguridad
y Salud
ocupacional
ISO 9001Calidad
ISO 9001Calidad
NTC GP 1000Gestión de la calidad en la
Gestión Pública
NTC GP 1000Gestión de la calidad en la
Gestión Pública
PERSONAL
CLIENTES
CLIENTES / USUARIOS
SOCIEDAD
21 de abr de 2023
EL SIGI ES UNA HERRAMIENTA PARA:
21 de abr de 2023
21 de abr de 2023
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Decreto 4886 de 2011: funciones de la SIC
Manual Específico de Funciones:
Competencias Laborales de los funcionarios. SIGI
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Trabajo en equipo↓
CALIDADJefe Oficina Asesora de
PlaneaciónY
AMBIENTAL Y SALUD OCUPACIONAL
Secretaria General
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL SIGIRESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL SIGI
21 de abr de 2023
¿Cómo vamos a obtener la certificación?¿Cómo vamos a obtener la certificación?
21 de abr de 2023
1. Integralidad del Sistema2. Política del SIGI3. Estado actual del SIGI4. Cronograma auditoría de certificación
21 de abr de 2023
ENTRADAS PARA REVISIÓN DE LA POLÍTICA
21 de abr de 2023
POLÍTICA DEL SIGIPOLÍTICA DEL SIGILa SIC, entidad encargada de la protección al consumidor y apoyo empresarial se compromete a:
Prestar servicios que satisfagan las expectativas de los usuarios y partes interesadas con amabilidad, claridad y oportunidad en la respuesta, contribuyendo al logro de los fines del Estado con idoneidad y competencia técnica y legal para generar confianza en los usuarios.
Procurar la protección de funcionarios, contratistas, visitantes y partes interesadas a través de la promoción de buenas prácticas en seguridad y salud ocupacional, la continúa identificación y control de riesgos Biomecánico, Sicosocial y Locativo,prevención de lesiones y enfermedades.
Establecier acciones para la protección del medio ambiente, mediante la identificación de aspectos e impactos ambientales, la racionalización de los recursos, la prevención de la contaminación, y el desarrollo de programas de gestión.
Lo anterior dentro de un marco de Responsabilidad Social, mejora continua, trabajo en equipo, suministro de los recursos necesarios, cumplimiento de los requisitos legales vigentes y otras disposiciones que apliquen para la integralidad del sistema.
CALIDAD
SEGURIDAD y SALUD OCUPACIONAL
AMBIENTAL
RESPONSABILIDAD SOCIAL
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1. Integralidad del Sistema2. Política del SIGI3. Estado actual del SIGI4. Cronograma auditoría de certificación
21 de abr de 2023
Etapa 1. Recopilación de información, documentos,
datos, registros de los sistemas de gestión
Etapa 2. Planeación del Sistema Integral de
GestiónEt
apa
3. C
apac
itaci
ón y
For
mac
ión
Etapa 5. Control y Seguimiento
Etapa 4. Ejecución e Implementación de los Sistemas de Gestión
Etapa 6. Acompañamiento en el proceso de
Certificación
ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA
Noviembre/12
% avance integral
90%
Sistemaindep. Ene /12
Calidad 90%
Ambiental 53 %
S & SO 40%
15%
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MATRICES DE RIESGOS EN EL SIGIMATRICES DE RIESGOS EN EL SIGI
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SIGI – CALIDAD SIGI – CALIDAD
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SATISFACCION DE USUARIOS SATISFACCION DE USUARIOS 20122012
ITEM CALIFICADO PROMEDIO
1 Atención en ventanilla Sede SIC 7,9
2 Atención en el área de notificaciones 7,5
3 Atención de nuestro Call-Center 7,6
4 Atención en nuestros puntos diferentes a la sede centro 7,4
5 Actitud de servicio de los funcionarios 7,7
6 Acceso a formularios en la página WEB 8,0
7Nivel de automatización del trámite con uso adecuado de medios electrónicos y de contacto por la WEB. 7,8
8 Tiempo total del trámite 7,0
9 Información en nuestro portal o WEB 7,9
10 Nivel profesional en el proceso o trámite 7,5
11 Nivel de la información y orientación para su trámite 7,3
12 Funcionalidad de nuestras instalaciones 7,5
En el 2010 de 600 usuarios encuestados, el 75% se encuentra satisfecho con el servicio prestado por la SIC.
En el 2011 de 967 usuarios encuestados, el 59% se encuentra satisfecho con el servicio prestado por la SIC.
En el 2012 de 1832 usuarios encuestados, el 76% se encuentra satisfecho con el servicio prestado por la SIC.
AMABILIDAD
CLARIDAD
OPORTUNIDAD
INFRAESTRUCTURA
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Total
Formatos
Total
Documentos
Actualizados 109 92
Total SIGI 180 148
Porcentaje actualización 60% 62%
DOCUMENTACIÓN DEL SIGIDOCUMENTACIÓN DEL SIGI
CAPACITACIONES SEGUNDO SEMESTRE 2012 CAPACITACIONES SEGUNDO SEMESTRE 2012
21 de abr de 2023
RESULTADOS AUDITORIASRESULTADOS AUDITORIASDURACIÓN • Total en tiempo: 8 días• Fecha de Inicio de Auditorias: 01 de Octubre de 2012 •Fecha de Finalización de Auditorias: 10 de Octubre de 2012•Número de Horas de Auditoria: 24 horas efectivas en sitio. •No incluye horas de preparación de la auditoria (auditoria de escritorio) ni reuniones con el equipo auditor.
21 de abr de 2023
SIGI - AMBIENTALSIGI - AMBIENTAL
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CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES – CAMBIOS LEGALES
Con el fin de establecer los aspectos e impactos ambientales de la entidad y determinar la normatividad ambiental aplicable al Sistema de Gestión Ambiental se realizo el levantamiento de las siguientes matrices:
GA03-F05 MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS EVALUACION Y CONTROL DE IMPACTOS AMBIENTALESGA03-F06 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ACCESO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
21 de abr de 2023
COMUNICACIONES PERTINENTES A LAS PARTES INTERESADAS
La entidad mediante la implementación de su programa de manejo y disposición de residuos, ha querido estar participe en proyectos pos consumo que le permitan evidenciar su compromiso para con el medio ambiente, entre estos proyectos se encuentran:
Recolección y disposición de pilas y baterías: Programa Pilas con el ambiente – Empresa: ANDI.
Recolección y disposición de material reciclado: Empresa: Retales de papel Mejizam
Recolección y disposición de residuos hospitalarios: Empresa: Eco Capital.
Disposición de Luminarias: Programa Lúmina – Empresa: Eco IndustriaRecolección y disposición de tóner: Programas pos consumo con HP y Lexmark
21 de abr de 2023
SITUACION AMBIENTAL DE LA SIC UN AÑO ATRAS
La entidad no contaba con un espacio para el almacenamiento y adecuada disposición de residuos sólidos.
No se contaba con una política de rehúso e impresión por doble cara.
Todo material o residuo solido era arrojado a la basura sin ser clasificado.
La entidad no contaba con recipientes para clasificar el papel.
Un 75% de los equipos de computo quedaban encendidos al finalizar la jornada laboral.
Se desconocía el manejo que se debe dar a los residuos catalogados como peligrosos.
Se tenia un Plan de Gestión Ambiental, el cual contemplaba generalidades del tema, pero no tenia acciones concretas.
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INVENTARIO DE RESIDUOS GENERADOSINVENTARIO DE RESIDUOS GENERADOS
PERIODO SEGUNDO SEMESTRE 2011 PRIMER SEMESTRE 2012
TIPO DE RESIDUO
RESIDUOS APROVECHABLES
2011
RESIDUOS NO APROVECHABLES
2011
% de aprovechamiento
RESIDUOS APROVECHABLES
2012
RESIDUOS NO APROVECHABLES
2012
% de aprovechamiento
Papel 867 498 64% 2501 395 86%Periódico 39 16 71% 70 28 71%
Cartón 172 33 84% 325 22 94%Plástico 9 16 36% 15 19 44%Vidrio 17 19 47% 11 17 39%
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CONSUMO DE ENERGÍACONSUMO DE ENERGÍA
Segundo semestre 2011 Primero semestre 2012
540 personas(*) 641 personas (*)
44,5 Kw/persona 42,4 Kw/persona
Promedio de consumo
(*)Incluye planta permanente y temporal, contratistas y tercerizaciones
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POLITICAS DE AHORRO DE PAPEL
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RESULTADO DE LA GESTION AMBIENTAL DE LA SIC
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PROYECTOS EN CONJUNTOPROGRAMA PILAS CON
EL AMBIENTE
PROGRAMA LUMINA
PROGRAMAS POSCONSUMO HP Y
LEXMARK
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COMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLES
CIRCULAR No. 10 DE 2012.
LINEAMIENTOS DE COMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLES PARA BIENES Y SERVICIOS DE LA SIC
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SIGI - SEGURIDAD Y SALUD SIGI - SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALOCUPACIONAL
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Estado de las investigaciones de Estado de las investigaciones de accidentes e incidentesaccidentes e incidentes
Gracias al compromiso de los funcionarios de la Entidad con la política y objetivos del Programa de Salud Ocupacional de la SIC , durante lo corrido del año 2012 solo se ha presentado un (1) Accidente de Trabajo del cual se generaron acciones correctivas y preventivas tan importantes como la disposición de un solo ascensor para el uso exclusivo de los funcionarios de la entidad.
21 de abr de 2023
Resultados de la Participación y Resultados de la Participación y ConsultasConsultas
Con ocasión a la implementación del Programa de Salud Ocupacional de la SIC se estableció dar cumplimiento a la resolución 2646 de 2008 con la aplicación de la encuesta de Riesgo Psicosocial para los funcionarios de la entidad.
En el marco del Programa de Salud Ocupacional de la SIC se creó e implementó el Formato de Reporte de Actos y Condiciones (FACI) Inseguras para los funcionarios de la SIC el cual ha sido de gran aceptación y utilización por parte de los mismos.
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Cambios que podrían afectar el Sistema Cambios que podrían afectar el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacionalde Seguridad y Salud Ocupacional
Mediante Decreto 4175 de 2011 se creó el Instituto Nacional de Metrología razón por la cual la Delegatura de Reglamentos Técnicos se debió disponer físicamente en la sede principal de la SIC, previa verificación de los peligros y riesgos a los cuales puede estar expuestos sus funcionarios en la entidad.
Con la expedición de la Ley 1562 de 2012 que modificó el Sistema de Riesgos Laborales se debió ajustar todo el sistema SySO de la SIC.
Se creó e Implementó el Plan de Emergencias de la SIC el cual se encuentra sujeto a cambios de acuerdo a las obras realizadas en le perímetro del centro Internacional Tequendama.
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RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS INFORME DE GESTION 2011-2012INFORME DE GESTION 2011-2012
A manera de retos, esta Entidad en una visión a mediano y largo plazo sigue comprometida en aspectos que involucran un proceso de mejora continua en la prestación de sus servicios y en la interacción eficiente y efectiva con el ciudadano tomando como referencia los siguientes aspectos.
1.Disminución permanente de tiempos de respuesta de los trámites y servicios que presta la SIC.
2.Mejoramiento de los mecanismos y herramientas de control y vigilancia para verificar el adecuado cumplimiento de las funciones en materia de protección del consumidor, protección de la competencia y cámaras de comercio, de manera que se garantice el ejercicio de las funciones institucionales.
3.Optimización en adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en los procedimientos para la atención de los trámites y servicios institucionales a efectos del cumplimiento de los temas misionales con una completa restructuración de sus sistemas de información.
21 de abr de 2023
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS INFORME DE GESTION 2011-2012INFORME DE GESTION 2011-2012
4. Aumento en el número de solicitudes presentadas gracias a estrategias de divulgación.
5. Ampliación de la cobertura en materia de propiedad industrial como de incentivos hacia la investigación y el desarrollo del país.
6. Incremento en los niveles de cobertura y penetración de la información institucional entre la ciudadanía a nivel nacional, través de la descentralización de las acciones.
7. Obtención de la certificación de la Superintendencia en las normas NTC-ISO 9001, NTC-GP 1000, NTC-ISO 14001, NTC-OHSAS 18001.
8. Optimización y mejora continua de los esfuerzos en materia de acuerdos pre-procesales de los conflictos interpartes en materia de consumidor, dirigidos a promover la conciliación previa a adelantar los trámites en la SIC y hacer una gestión eficaz en la materia.
21 de abr de 2023
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS INFORME DE GESTION 2011-2012INFORME DE GESTION 2011-2012
9. Fortalecimiento de la presencia institucional mediante el establecimiento de los puntos de atención de la SIC en Bogotá y a nivel nacional.
10. Desarrollo de plataformas tecnológicas más eficientes que permitan suministrar una información satisfactoria y oportuna, para dar agilidad a los trámites y procedimientos.
11. Continuar con el proceso de virtualización de los servicios de la Superintendencia de manera que el usuario no tenga que radicar ni un solo papel para acceder a trámites y servicios institucionales.
12. Implementar la Red Nacional de Protección al Consumidor, iniciativa que en un solo sistema vincule el trabajo que deben hacer todas las entidades de protección al consumidor, en los distintos órdenes
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RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – SISTEMA RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – SISTEMA INTEGRAL DE GESTION INSTITUCIONALINTEGRAL DE GESTION INSTITUCIONAL
13. Fortalecer las actividades de los programas de gestión, motivando la participación de las áreas misionales y partes interesadas.
14. Sensibilizar al personal con temas de separación en la fuente, no solo para que sean aplicados al interior de la entidad sino en sus hogares.
15. Establecer alianzas con nuestros proveedores acerca de la disposición final de residuos como tóner y luminarias.
16. Continuar con las capacitaciones integrales afianzando los conocimientos en calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional. Temas como las acciones correctivas y preventivas son de permanente capacitación.
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1. Integralidad del Sistema2. Política del SIGI3. Estado actual del SIGI4. Cronograma auditoría de certificación
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Cronograma Auditoría
INFORME 24 DE SEPT.
INFORME 24 DE SEPT.
INFORME 24 DE OCT.
INFORME 24 DE OCT.
25 oct. al 12 nov. (10 días hábiles)
INFORME 21 DE NOV.INFORME
21 DE NOV.
INFORME 14 DE DIC.INFORME 14 DE DIC.
22 al 30 de nov. (7 días hábiles)
Auditoría interna 1 al 12 de oct.
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FIN DE LA PRESENTACIÓN
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