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Subdirección de Plataforma - SEACE

SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE

MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE CONTRATACIONES BAJO LOS

REGIMENES ESPECIALES:

D.U. N° 026-2007-MEDIDAS POR EL SISMO DE ICA.

RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 063-2007-CG - REGLAMENTO DE SOCIEDADES DE AUDITORIA.

LEY N° 27060- PROGRAMAS SOCIALES ADMINISTRADOS POR EL PRONAA.

LEY N° 27767- PROGRAMA COMPLEMENTARIO DE ASISTENCIA ALIMENTARIA.

LEY N° 28563- LEY ASESORIA LEGAL Y FINANCIERA LIGADA AL ENDEUDAMIENTO.

LEY N° 28933- ASESORIA LEGAL EN RESPUESTA A CONTROVERSIAS INTERNACIONALES.

LEY N° 28452- FONAVI- TRANSFERENCIA DE ACTIVOS DE FONAVI A MIVIVIENDA.

Versión 1.0.0

Subdirección de Plataforma

PRODUCTO: MANUAL DE USUARIO

ASUNTO: MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE REGIMENES ESPECIALES

ÀMBITO: USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: abril 2010

Versión: 01.00 Manual de usuario para el Registro de Procesos de Selección para entidades públicas

Preparado por: Dirección del SEACE Subdirección de Plataforma

Página: 2 de 29 OSCE - SEACE

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 3

Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE ... 4 1. OPCIONES DE LA CONSOLA DE REGIMENES ESPECIALES.................. 6 1.1 Buscador de procesos especiales. .................................................. 6

1.2 Lista de procesos. ............................................................................. 6 1.3 Crear proceso bajo régimen especial. ............................................. 7 2. OPCIONES DE LA FICHA RES .................................................................. 13

2.1. Asignación del Comité. ................................................................... 13 2.2. Registro de Participantes ............................................................... 15

2.3. Registro de Propuestas .................................................................. 16 2.4. Acciones de la convocatoria .......................................................... 17 2.4.1. Registro de Elevación de observaciones a la Entidad ................. 18

2.4.2. Registro de Recurso de Apelación ante la Entidad ...................... 18 2.4.3. Registro de Recurso de Revisión/Apelación ................................ 19

2.4.4. Registrar Desierto ........................................................................... 19 2.4.5. Registro de nulidad de oficio ......................................................... 19 2.4.6. Registro de Cancelación ................................................................. 20

2.4.7. Registro de Buena Pro .................................................................... 21

2.4.8. Registro de Consentimiento ........................................................... 22 2.4.9. Registro de Monto ofertado mayor a valor referencial ................ 22 2.4.10. Registro caso de empate ................................................................ 23

2.4.11. Registro No suscripción de contrato ............................................. 23 2.5. Adjuntar los documentos. .............................................................. 24 3. ACCIONES A REALIZAR EN LA CONSOLA PROCESOS ESPECIALES 25

3.1. Fe de erratas .................................................................................... 25 3.2. Postergación .................................................................................... 27

3.3. Agregar nueva convocatoria .......................................................... 28 3.4. Documentos ..................................................................................... 28









INTRODUCCIÓN Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de registrar la información relacionada con sus contrataciones en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE. Considerando que el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, señala que los Regímenes Especiales – RES, deberán ser programados en el Plan Anual, asimismo, en caso sea requerido registrar en el SEACE dichos regímenes, se ha elaborado el presente manual como instrumento de ayuda para describir las diferentes opciones con que cuenta el nuevo módulo de Regímenes especiales para el registro de los mencionados en el SEACE. La descripción del registro de información del módulo va desde la convocatoria del RES hasta el consentimiento de la buena pro. Este Manual está dirigido de manera primordial a los usuarios-funcionarios de las entidades públicas que deben registrar la información en este el Módulo de Procesos Especiales del SEACE.









Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado

- SEACE

El ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE debe realizarse desde la página web: www.seace.gob.pe.

Fig.- 1 Página de acceso al sistema

Alternativamente, puede ingresar a la página web del OSCE para acceder al sistema, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 2 Página web del OSCE

Luego de visualizar la página de inicio debe registrar su “Usuario” y “Contraseña”, tal como se muestra a continuación:

http://www.seace.gob.pe/









Fig.- 3 Página de registro de usuario y contraseña

I. Consola Principal del SEACE Esto le permitirá el ingreso a la consola principal del SEACE, la cual cuenta con un menú de los diferentes módulos existentes hasta el momento: Plan Anual, Procesos, Regimenes Especiales. Cualquiera de los módulos se activa acercando el cursor sobre cada uno de ellos. Por ejemplo: para activar el módulo de procesos se deberá ubicar el cursor sobre la pestaña “Procesos”. A continuación se visualiza la pantalla de la Consola Principal del SEACE.

Fig.- 4 Consola principal del SEACE

II. Consola de Regimenes Especiales Al ingresar al módulo de “Regimenes especiales” ubique el cursor sobre la pestaña “Consola de Procesos”, con esta acción el sistema le permitirá el acceso al menú principal de dicha consola. Aquí tiene un buscador de procesos por año, tipo de proceso y descripción. Asimismo desde esta consola usted tiene acceso a la opción “Crear Proceso”, tal como se muestra en la siguiente figura:

Fig.- 5 Consola de procesos

A continuación explicaremos las opciones de la Consola de Regímenes Especiales:









1. OPCIONES DE LA CONSOLA DE REGIMENES ESPECIALES

La Consola de Regímenes especiales cuenta con las siguientes opciones:

- Buscador de procesos especiales. - Lista de procesos - Crear proceso

Las opciones de la Consola de Procesos las desarrollaremos siguiendo el orden antes descrito.

1.1 Buscador de procesos especiales.

Para ubicar un proceso bajo régimen especial debe utilizar la opción Buscar proceso, luego seleccionar el año, el tipo y opcionalmente Descripción.

Fig.- 6 Opciones de búsqueda de procesos

1.2 Lista de procesos.

Luego de pulsar “Buscar” el sistema le mostrará la lista de los procesos según el tipo de proceso seleccionado o por la descripción, de ser el caso. Para visualizar la ficha de los procesos deberá ubicar el cursor en la nomenclatura del proceso, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 7 Lista de procesos

Adicionalmente, desde esta pantalla los usuarios-funcionarios tendrán acceso directo a todos los documentos que hayan sido registrados durante la ejecución del proceso, desde las Bases hasta el Contrato.









1.3 Crear proceso bajo régimen especial.

Pasos para la creación de un proceso bajo régimen especial: Paso 1: Ingreso a la Ficha de Creación de régimen especial.

Presione la opción desde la Consola de Procesos Especiales, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 8 Opción Crear proceso

Paso 2:

Registro de datos en la ficha RES:

Deberá llenar toda la información que se solicita en cada una de las secciones de la ficha RES:

a) Tipo de Régimen Especial. b) Documento que Aprueba el Expediente de Contratación. c) Bases de la Convocatoria. d) Enlace al PAC. e) Datos Generales. f) Valor Referencial. g) Calendario. h) Relación de Ítems.









Fig.- 9 Ficha de Creación de RES









Tal como se puede apreciar en la ficha mostrada, la tercera columna tiene algunas indicaciones que deben ser tomadas en cuenta al momento de registrar la información. Los campos con (*) son de registro obligatorio.

a) Tipo de Régimen Especial

En esta sección se seleccionará la norma o dispositivo legal que sustente la creación del régimen especial. Las opciones son las siguientes:

D.U. N° 026-2007-MEDIDAS POR EL SISMO DE ICA. RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 063-2007-CG - REGLAMENTO DE

SOCIEDADES DE AUDITORIA. LEY N° 27060- PROGRAMAS SOCIALES ADMINISTRADOS POR EL

PRONAA. LEY N° 27767- PROGRAMA COMPLEMENTARIO DE ASISTENCIA

ALIMENTARIA. LEY N° 28563- LEY ASESORIA LEGAL Y FINANCIERA LIGADA AL

ENDEUDAMIENTO. LEY N° 28933- ASESORIA LEGAL EN RESPUESTA A CONTROVERSIAS

INTERNACIONALES. LEY N° 28452- FONAVI- TRANSFERENCIA DE ACTIVOS DE FONAVI A

MIVIVIENDA.

b) Documento que aprueba el Expediente de Contratación

En esta sección se ingresarán datos referenciales del Expediente de Contrataciones, adjuntará el archivo conteniendo el documento que aprueba el expediente. El sistema la permitirá ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no corresponde, mientras no se presione el botón “Publicar en el SEACE” será posible cambiar el archivo.

Fig.- 10 Documento que aprueba el Expediente de Contratación

Para el caso del régimen LEY N° 27060- PROGRAMAS SOCIALES ADMINISTRADOS POR EL PRONAA, no será obligatorio el ingreso de esta sección.

c) Bases

Para adjuntar las Bases use la opción (Examinar). El sistema la permitirá ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no corresponde, mientras no se presione el botón “Publicar en el SEACE” será posible cambiar el archivo. Al momento de Publicar en el SEACE sólo se visualizará el último archivo registrado.









Cuando sus bases contengan anexos en diferentes archivos, se deberá comprimir todos los documentos en un solo archivo antes de cargarlo al sistema.

Fig.- 11 Bases

d) Enlace al PAC

Para enlazar el PAC a este régimen especial, deberá presionará el

botón . El sistema mostrará la lista de todas las contrataciones programadas en el PAC, y usted seleccionará la que corresponda al régimen especial que va a realizar, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 15 Buscador de Procesos del PAC

Ahora la ficha contiene toda la información que fue registrada en el PAC, de ser el caso, usted podrá actualizar los datos como: cantidad, descripción del ítem, entre otros, de conformidad con la información contenida en su expediente de contratación.

e) Datos Generales

Parte de esta información se completará cuando realice la vinculación con el PAC.









Fig.- 16 Datos Generales

Numero de proceso, indicar el número correlativo que corresponde al RES. Fuentes de financiamiento, las fuentes de financiamientos son: recursos ordinarios, recursos directamente recaudados/recursos propios, donación y transparencia, recursos por operaciones oficiales de crédito y recursos determinados.

Código Presupuestal, Para llenar este dato deberá presionar el botón . El sistema le mostrará las actividades y proyectos con que cuente aprobado en el presupuesto institucional de su entidad. Cabe señalar que cada vez que registre la ficha RES deberá elegir la actividad o proyecto de la cual se ha asignado el presupuesto respectivo.

f) Valor Referencial El usuario deberá señalar el tipo de moneda en la que se está registrando la ficha RES. El monto consignará el monto del valor referencial.

Fig.- 17 Valor Referencial

g) Registro de Calendario

Las fechas que registre en el SEACE, para el calendario de la ficha RES deberán ser las mismas que han sido consignadas en el calendario de las Bases,









teniendo en cuenta los plazos mínimos y máximos en caso corresponda al régimen seleccionado.

Fig.- 18 Calendario

Debe considerar que el registro de estas etapas deberá de tener un orden cronológico. Asimismo las fechas pueden ser registradas en forma extemporánea.

h) Relación de Ítems

El usuario-funcionario podrá actualizar dicha información (agregar, modificar o eliminar ítems) de acuerdo con los datos contenidos en las bases del RES.

Fig.- 19 Relación de Ítems

Paso 3: Guardar borrador Una vez que haya ingresado toda la información referente del RES, deberá guardar en borrador.

Fig.- 20 Guardar borrador

Paso 4: Publicar en el SEACE

Posteriormente podrá “Publicar en el SEACE”, antes deberá verificar que toda la información y de manera especial los archivos adjuntos cuenten con la información correcta. Una vez que se presione este botón no se podrá efectuar ninguna modificación en los datos que han sido registrados en el sistema.









Fig.- 21 Publicar en el SEACE

2. OPCIONES DE LA FICHA RES

Las acciones que pueden realizarse por cada régimen especial son las siguientes:

- Comité Especial u Órgano Encargado de Contrataciones (OEC)

- Registro de Participantes

- Registro de Propuestas - Acciones con la Convocatoria

2.1. Asignación del Comité.

Para registrar el Comité, el usuario-funcionario deberá ubicar el cursor en la opción “Comité”, el sistema lo llevará automáticamente a la pantalla que se muestra a continuación, luego presione el botón “Crear Comité /OEC”, tal como se muestra en la siguiente figura:

Fig.- 22 Asignación de Comité Especial

Al presionar el botón “Crear Comité / OEC” el sistema lo llevará a una nueva pantalla con las siguiente opciones:

Crear Comité

Crear OEC

Asignar Comité Especial Permanente

Volver

Tal como se muestra a continuación:

1 2









Fig.- 23 Opciones de la Ficha Comité

Si la opción seleccionada es “Crear Comité”, el sistema le mostrará la siguiente pantalla con la Ficha Crear Comité, aquí deberá registrar los datos del instrumento que designó el Comité encargado del RES, señalando si se trata de un Comité Especial “Ad –Hoc” o “Permanente” y luego ingresar los datos de cada uno de los miembros del comité, según se señala a continuación:

Fig.- 24 Registro del comité









Al finalizar el registro de los miembros del Comité, deberá grabar presionando el botón .

Después de llenar la ficha del Comité, usted tendrá acceso a la información para recomponerlos de ser el caso, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 25 Registro de información del comité

Para el caso del régimen LEY N° 27060- PROGRAMAS SOCIALES ADMINISTRADOS

POR EL PRONAA, no será obligatorio el ingreso del comité.

2.2. Registro de Participantes

Para efectuar el registro de participantes de un régimen especial se deberá seleccionar la opción Registro de Participantes.

Fig.- 26 Registro de Participantes

Acto seguido deberá presionar el botón .









Fig.- 27 Ficha de registro de participantes

Una vez registrado el(los) participante(s) se deberá presionar el botón

2.3. Registro de Propuestas

Para realizar el registro de propuestas se deberá seleccionar la opción “Registro de Propuestas”.

Fig. 28 Registro de Propuestas

Acto seguido deberá presionar el botón Adicionar Propuesta.









En la ficha de propuesta deberá registrar los datos de la propuesta técnica y económica.

Fig. 29 Ficha de Registro de propuestas

Una vez registrada la(s) propuesta(s) se deberá presionar el botón

2.4. Acciones de la convocatoria

En esta opción encontraremos diversas acciones que podemos realizar, tal como se muestra a continuación:

Fig. 30 Opciones de Acciones de la Convocatoria









2.4.1. Registro de Elevación de observaciones a la Entidad

En caso se presente Elevación de observaciones a la Entidad, se deberá seleccionar esta opción de la pestaña Acciones de la Convocatoria.

Fig.- 31 Ficha de registro Elevación de Observaciones a la Entidad

Al finalizar el registro deberá presionar el botón .

2.4.2. Registro de Recurso de Apelación ante la Entidad

En caso se presente Recurso de Apelación ante la Entidad, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 32 Ficha de registro Presentación de Recurso de Apelación ante la Entidad










2.4.3. Registro de Recurso de Revisión/Apelación

En caso se presente Recurso de Apelación ante el Tribunal del OSCE, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 33 Ficha de registro Recurso de Apelación ante el Tribunal del OSCE


2.4.4. Registrar Desierto

En caso se declare desierto sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 34 Ficha de registro Declarar Desierto


2.4.5. Registro de nulidad de oficio

En caso se requiera declarar nulidad de oficio un régimen especial, sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción.









Fig.- 35 Ficha de registro Declarar nulidad de oficio


2.4.6. Registro de Cancelación

En caso se requiera cancelar una ficha RES, sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción.









Fig.- 36 Ficha de registro Cancelación


2.4.7. Registro de Buena Pro

Para proceder con el registro de la Buena Pro se deberá seleccionar esta opción.









Fig.- 37 Ficha de registro Registrar Buena Pro


2.4.8. Registro de Consentimiento

Para proceder con el consentimiento de la Buena Pro se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 38 Ficha de registro Consentir Buena Pro


2.4.9. Registro de Monto ofertado mayor a valor referencial

Cuando el objeto de la contratación se ejecución de obras, si el monto ofertado es mayor al monto referencial, podrá registrarlo en la siguiente pantalla:









Fig.- 39 Ficha de registro Monto ofertado mayor a valor referencial

2.4.10. Registro caso de empate

En caso de empate, se debe registrar en la siguiente pantalla:

Fig.- 40 Ficha de registro en caso de empate

2.4.11. Registro No suscripción de contrato

Si no se llegara a suscribir el contrato, deberá registrarlo en la siguiente pantalla:









Fig.- 41 Ficha de registro No suscripción de contrato

2.5. Adjuntar los documentos.

Conforme van avanzando las etapas del régimen especial, se podrá adjuntar en caso se realice un pronunciamiento por parte de la entidad, podrá utilizar la opción Adjuntar.

Fig.- 42 Ficha del proceso en la que se adjunta los documentos

Las Entidades pueden registrar la siguiente información:

Pronunciamiento de Entidad

Registro de Participantes

Registro de Propuestas

Registro de Otorgamiento de la Buena Pro

Registro del Consentimiento

Registro de Contrato









3. ACCIONES A REALIZAR EN LA CONSOLA PROCESOS ESPECIALES

La Consola del Procesos especiales muestra toda la información registrada durante la ejecución de un régimen especial. Asimismo, permite el acceso a las opciones: “Acciones de la ficha RES”.

Fig.- 43 Acciones de la ficha RES

A continuación desarrollaremos las opciones contenida en el menú: “Acciones de la Ficha RES”.

3.1. Fe de erratas

En caso se requiera registrar una fe de erratas, se procederá a seleccionar esta opción y deberá llenar el campo descripción y la información que se desea modificar.









Fig.- 44 Ficha de registro Fe de Erratas









Una vez ingresada la descripción de la Fe de Erratas, deberá presionar el botón

3.2. Postergación

En caso se requiera registrar una postergación, se procederá a seleccionar esta opción y deberá llenar el campo descripción, así como los datos del calendario.

Fig.- 45 Ficha de registro Postergación

Una vez ingresada la postergación, deberá presionar el botón .









3.3. Agregar nueva convocatoria

Para el caso que el régimen especial requiere una nueva convocatoria después de un desierto, podrá utilizar la opción “Agregar nueva convocatoria”. Para realizar esta acción es necesario que exista(n) item(s) desierto(s).

Fig.- 46 Ficha de registro Agregar nueva convocatoria

3.4. Documentos

Finalmente, en esta opción se puede visualizar todos los documentos registrados en las diferentes etapas de un Régimen especial - RES.









Fig.- 47 Ficha de Lista de documentos

En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a: SEDE CENTRAL: Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima – Perú CENTRAL TELEFÓNICA: 614-3636 Opción 1 – Consultas RNP Opción 2 – Consultas SEACE Opción 3 – Consultas legales Opción 4 – Consultas generalas CONSULTAS VIRTUALES: [email protected]

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