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SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS

El Sistema de Seguimiento de Documentos es un sistema informático que permite el registro del flujo administrativo (WORKFLOW) de un documento, folder o expediente por las diferentes reparticiones de una institución o empresa.

Esta aplicación está diseñada especialmente para monitorear el WORKFLOW de cualquier tipo de documento; es totalmente adaptable a cualquier institución/empresa ya que permite la modificación/creación de oficinas a las que solo puede acceder el/los usuarios asignados.

DESCRIPCIÓN GENERAL

Recepción de documentos

Proceso de requerimientos

Finalización de requerimiento Observaciones de

documentación

EL SEGUIMIENTO DE LA DOCUMENTACION

Bloqueo del Proceso

El solicitante debe

subsanar requerimientos

y/o observaciones

Documentos con problemas

complejos

Documentos con observaciones

menores

Propietario o cliente

presenta documentos

Propietario o cliente recoge documentosprocesados Docu

mento

s

proce

sados

Puesto 1 Puesto 2

Puesto N

Documentos

para proceso


Esta es un aplicación con tecnología WEB por tanto para que funcione se debe ejecutar cualquier navegador de internet (ver íconos) que tenga instalado en su computador.

EJECUCION DE LA APLICACION

FIREFOX

ORCA

NETSCAPEMAXTHONCHROME

OPERAEXPLORER

SAFARITHEWORLD


ACCESO AL SISTEMA

El acceso está controlado a nivel de base de datos.

Por tanto todo usuario debe tener un identificador y una contraseña que le permita acceder al sistema.


SELECCIÓN DE PUESTO

El sistema está orientado a un flujo entre puestos de trabajo.

Un funcionario puede desempeñar más de un puesto y puede conectarse a cualquiera que tenga asignado.


REGISTRO DE TRAMITES

El ingreso de documentos requiere que se especifique al propietario, gestor, representante, algunas características del documento a registrar y se especifica a qué unidad se derivará para su atención.


SELECCIÓN DE DATOS

Para realizar cualquier operación en el sistema se debe seleccionar inicialmente el trámite. Para ello se dispone de varios criterios de selección de los cuales el principal es el número de trámite asignado automáticamente por el sistema.


DERIVACION DE TRAMITES

El sistema lo mantiene informado en todo momento. Para derivar un trámite solo seleccione el "puesto destino", la "razón de derivación" y escriba la observación o comentario que corresponda.


CONSULTA DEL HISTORIAL

En todo momento manténgase informado sobre el flujo del trámite. En funcionamiento también podrá visualizar las observaciones realizadas por los funcionarios que participaron en el flujo del documento.


ENTREGA DE TRAMITES

El sistema provee una opción de entrega automatizada de documentos.Controla que los documentos sean entregados únicamente a personas autorizadas.


HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Puede realizar otras tareas complementarias para el normal flujo del trámite.Adicionalmente puede realizar tareas administrativas para la asignación de nuevos funcionarios en los puestos de trabajo.

Asignación de Usuarios a puestos

Asignación de permisos a usuarios

Actualización deClaves de acceso

Reasignación de trámites


REPORTES DE CONTROL

Emita reportes de control que permitan optimizar los recursos, tiempos de atención y cumplimiento de objetivos.


REPORTES ESTADISTICOS

Emita reportes para conocer la cantidad de documentos: Recibidos En proceso Terminados Observados Bloqueados Con retraso


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