Sistema de Organización

Organización. Representación Grafica

Tipos de Gráficos

La representación Gráfica “es la sistematización simbólica de situaciones pasadas, presentes y planeada”

Los gráficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilización de símbolos o esquemas, describiendo situaciones atemporales que facilitan la comprensión, análisis y diseño de las actividades o estructuras organizacionales. Son más deductivos, si están bien realizados que la lectura de textos descriptivos, ya que el lector puede perderse en la narración si son muy extensos o complejos.

Clasificación según su contenido

Puros: su contenido está constituido en su mayoría por expresiones simbólicas, pudiendo contener partes literales y/o numéricas en caso que se necesite alguna explicación. Ej.: Cursogramas a nivel operativo (no literal)

Literales: se caracterizan por contar en su mayoría con exposiciones literales y/o numéricas, interrelacionadas por líneas de secuencia. Ej. El Cursogramas literal.

Mixto: emplea tantos expresiones simbólicas como literales y/o numéricas complementándose uno a otros. Ej. Manual de Procedimientos.

Clasificación de acuerdo al hecho o situación que describe:

Organigramas: es una representación gráfica de la estructura orgánica de una organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Gráficos de Secuencia: se utilizan para describir actividades, procedimientos, como así también, planificación de tiempos y distribución de componentes físico operativos o administrativos.

Gráficos de Valores: Se aplican para expresar situaciones cuantitativas de gestión.

Organigramas. Clases.

Gráficos de estructuras, representa la estructura jerárquica formal de una organización, Se emplea para mostrar distintos tipos de departamentalización.

Gráficos de Funciones: se emplea para exponer la estructura jerárquica de un área y describir las funciones que en ellas se desarrollan

Gráficos de Puestos. Es un instrumento que se apoya en el organigrama de estructura para exhibir la distribución y cantidad de puestos de trabajos existentes. Cabe destacar que es un gráfico complementario del organigrama departamental y no pueden mezclarse entre ellos en un mismo diagrama.

Gráficos Piramidales: se utiliza para mostrar niveles jerárquicos y áreas organizacionales en forma piramidal. Su principal función es exponer los niveles superiores, mandos medios y niveles operativos.

Gráficos de Secuencias.

En las organizaciones existen interlocutores que ejecutan tareas en forma de secuencia y sistemática. Si las actividades no son plasmadas a través de herramientas adecuadas esto produce perdida de rendimiento y control. Como solución, se emplean una serie de instrumentos gráficos que permiten mostrar las secuencias de tareas en el tiempo como lo son los gráficos de secuencias.

Cursogramas. Simbologías. Técnicas de Diagramacion.Tipos.

Son representaciones graficas que se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos administrativos.

No solamente se emplean para formalizar procedimientos vigentes, sino que además es una herramienta útil para diagnosticar y proponer circuitos administrativos. Los gráficos administrativos se diagraman mediante convenciones preestablecidas, aunque los administradores de las organizaciones suelen añadir nuevos elementos, pero en general se respetan los acuerdos, como por ejemplo en Argentina las normas IRAM.

Para realizar la representación gráfica de los Cursogramas, nos basaremos en las Normas IRAM números:

34501, para la utilización de simbología 34502 en el empleo de técnicas 34503 para el lineamiento general en el diseño de formularios.

Ver Cuadro en el texto.

Norma IRAM 34502 Técnicas de Diseño de cursograma

1. Trazado del diseño: El desplazamiento de las operaciones se deberá realizar en forma descendente (cuando las operaciones se realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal (cuando la información se traspase de una unidad funcional o columna a otra). Como la determinación de los sectores funcionales se va colocando en columnas comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo el desplazamiento del diseño tiene una orientación de izquierda a derecha.

2. Ubicación de símbolos: Los símbolos se ubicaran dentro de las columnas que representan, cada unidad o sector funcional. Las columnas se separan con rayas, y los símbolos deberán graficarse centrados en cada columna donde se desarrollen las actividades que representan.

3. Líneas de traslado o de toma de información: Se dibuja utilizando líneas rectas continuas o de trazos según corresponda, indicando el sentido con una flecha.

4. Cruce de Líneas: En lo posible debe evitarse el cruce de líneas verticales y horizontales. Cuando sea inevitable, se utilizaran puentes en forma de media circunferencia (concavidad)

5. Uniones de líneas secuenciales: Las uniones de líneas de secuencia, tanto de traslado como de toma de información se efectúan en ángulo recto.

6. Acción Conjunta: Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente pero cada una en una unidad funcional diferente.

7. Entrada y salida de líneas a los símbolos: La entrada de líneas a los símbolos podrá efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y su salida por la parte inferior o lateral derecha. En el caso del símbolo .

8. Emisión, identificación y distribución de formularios: Todo formulario que representa un elemento portador de información puede contener o no copias.

La emisión se representa con el signo de operación y a continuación la designación del formulario. Cuando haya que dibujar varios ejemplares se dibujaran superpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la acción, identificándolos, numerándolos partiendo desde el 0 (cero) o 1 (uno)Para la distribución se grafican las líneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, p de cada grupo de ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una línea diagonal los vértices de los ejemplares, de cuyo centro partirá la línea de traslado. Para evitar cruces de líneas, puede alterarse el orden natural de los ejemplares. Ver Imagen texto

9. Ubicación de los símbolos: De acuerdo a las necesidades de diagramación los símbolos pueden ocupar, una posición inicial, media o final en el cursograma. Ver Tabla.

10. Descripción de Leyendas aclaratorias.

Existen dos alternativas:

a. Dentro del mismo diagrama y cerca de los símbolosb. En una Columna marginal donde se detallen las aclaraciones.

Norma IRAM 34503, diseño de formularios.

A través de esta norma se establecen las características a tener en cuenta en la confección del formulario portador de la representación gráfica de los procedimientos administrativos.

Los aspectos que contemplan son:

a) Formato de los formulariosb) Márgenesc) Plegado de formulariosd) Encabezamiento, acciones y datos complementariose) Diseño del formulario.

Se considera importante solamente mencionar estos aspectos pero no describirlos.

1. Se diagraman las columnas que representan los sectores funcionales intervinientes en el procedimiento

2. Se incorporan los símbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las actividades que se desarrollan y quieren representarse.

Ver Imagen.

Cursogramas Literales:

Es una variante del cursograma simbólico o multicolumna que expresa en forma literal o narrativa las acciones e interacciones de los sectores involucrados en un procedimiento.

El cursograma literal simplifica al lector de conocer las normativas de diagramación ya que excluye el empleo de símbolos.

Diagrama de interdependencia sectorial: Este diagrama es una síntesis del cursograma tradicional, ya que emplea solamente tres símbolos (acción, formulario y traslado) en los niveles superiores de la organización.

Gráficos de Recorridos: Es un gráfico que tuvo sus orígenes en el área productiva para optimizar el movimiento de materiales o productos. Posteriormente lo adopto la administración como una herramienta básica para el análisis y diseño de la disposición de mobiliarios dentro de una oficina o área.

En la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el recorrido de las personas dentro del local y ubicar posteriormente sus mercaderías en lugares estratégicos para incentivar la compra.

Gráfico de trabajo en equipo: Consideramos que existe equipo de trabajo cuando dos o más personas y/o maquinas trabajen simultáneamente efectuando las mismas tareas o complementándose para el logro de un objetivo común.

Esta herramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una actividad que efectúa un equipo de trabajo.

De la aplicación de este grafico se analizan tiempos productivos, ociosos e inactivos. Cabe recordar que tiempo productivo se considera cuando se efectiva una actividad por parte de un equipo de trabajo.

Ocioso cuando hay parte del grupo de trabajo que no realiza actividad hasta que no termine el que está trabajando, por ejemplo una línea de producción, e inactivo cuando no sea realiza trabajo alguno.

El objetivo de optimizar la productividad minimizando los tiempos de ociosidad e inactividad. Esto se puede lograr reorganizando los equipos, agregando personal o maquinarias pero siempre se deben tener en cuenta los costos fijos y variables que implica cada variación. Es decir, que se busca maximizar la productividad manteniendo o bajando los costos totales actuales.

Cronogramas: Estos diagramas se utilizan para la administración de proyectos, su planificación y seguimiento de ejecución.

Son gráficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en función de una variable que es el tiempo, especificando el momento calendario en que debe ejecutarse.

Los cronogramas mas empleados son dos:

Diagrama de Gantt

Pert.

El diagrama de Gantt es un instrumento básico en la gestión de proyectos, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente.

En principio el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre las actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.

PERT: Siglas de Técnicas de Revision y Evaluación de Programas, es un modelo para la administración y gestión de proyectos, creado por la marina de los Estados Unidos.

El PERT es un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para concluir cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para cumplimentar el proyecto total.

Cuando se la construye, forma una red de actividades que se interrelacionan a través de líneas de tiempo. Cada relación de actividades conforman los distintos caminos de la red.

Para la diagramación del PERT se utilizan dos métodos que son igualmente aceptados.

Actividad en el Arco Actividad en el Nodo.

El método de la actividad en el nodo es la más utilizada en la actualidad, ya que la mayoría de las aplicaciones computacionales especializadas lo emplea para administrar proyectos.

Cada nodo contiene la siguiente información sobre la actividad:

Nombre de la actividad Duración esperada de la actividad Tiempo de inicio más temprano Tiempo de Termino más temprano Tiempo de Inicio más tardío Tiempo de termino más tardío Holgura de la actividad.

Por convención los arcos se dibujan siempre en orientación hacia la derecha, hacia el nodo de término del proyecto, nunca retrocediendo. El dibujo de una red de PERT se comienza en el nodo de inicio del proyecto. A partir de el se trazan las actividades que no tienen actividades precedentes, o sea, aquellas que no tienen que esperar que otras actividades terminen para poder ellas iniciarse. A continuación se dibujan las restantes actividades cuidando de respetar la precedencia entre ellas. Al terminar el esquema de la red preliminar, existirán varios nodos ciegos, nodos terminales a los que llegan aquellas actividades que no son predecesoras de ninguna otra, es decir aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra, estas son las actividades terminales y concurren por lo tanto al nodo de termino del proyecto.

Esta herramienta, tales como: tiempo esperado de duración de un proyecto, holguras, actividades críticas y camino crítico.

Duración esperada del proyecto, es el tiempo de duración total de un proyecto desarrollando todas las actividades que la constituyen.

Holgura: se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene está disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien para alargarse en su tiempo esperado de ejecución, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del proyecto

Actividades Criticas; una actividad es crítica cuando la holgura es nula y por lo tanto, si se retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su ejecución más allá de su duración esperada, provocaran un retraso exactamente igual en tiempo en la fecha de término del proyecto.

Carta de Proceso

Este grafico se emplea en el área administrativa, con muy poca frecuencia, para el estudio de tiempos empleados, por ejemplo, por uno o varios expedientes o trámites al pasar por los diferentes sectores intervinientes pertenecientes a un mismo circuito administrativo. El objetivo buscado es optimizar los recursos involucrados en el procedimiento.

Esta herramienta exhibe concretamente:

Áreas o sectores en un circuito administrativo Secuencia de información de cada área Tiempo de intervención de cada área

Para diagramar la carta de proceso se necesita contar con información del recorrido o circuito del proceso a desarrollar y la elaboración de una tabla que contenga los valores promedio de los tiempos que insume cada sector afectado en el universo del circuito documental.

Gráficos de Valores:

Tres tipos:

Cartesianas octogonales: mediante rectas con valores que se entrecruzan, se exhiben tendencias. EJ. Ventas mensuales

Gráficos de Barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas entrecruzadas con valores muestran tendencias de la variable graficada. Ej. Costo de la producción mensual.

Pictogramas: consiste en un gráfico de valores comparativos. Los valores que toman las variables se representan por un dibujo o pictograma que cambia de tamaño de acuerdo al valor adquirido. A superiores valores de la variable mayor tamaño proporcional tendrá el dibujo. Ej. Representación de la relación costo/venta de un ejercicio comercial.