INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información están orientados al tratamiento y

administración de datos e información organizados y dispuestos para su

posterior uso, para cubrir necesidades, formando parte de esta categoría

los siguientes elementos; personas, datos, actividades o técnicas de

trabajo, recursos materiales (recursos materiales y de comunicación)

Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos

(incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información

más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en

una determinada organización en función de sus objetivos.

Un sistema de información empresarial es un conjunto de recursos

los cuales van a apoyar en el procesos de captura, transformación y

distribución de la información a las diversas partes de la empresa, todo

sistema de información empresarial debe de reunir un conjunto de datos

de manera ordenada ya que esta servirá para mejorar el manejo de la

organización (administración).

Misión de los Sistemas de Información Empresarial

Un sistema de información empresarial comprende un conjunto

formal de procesos que, operando sobre una colección de datos

estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila,

elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación

de dicha empresa y para las actividades de dirección y control

correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones

necesarias para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la

empresa de acuerdo con su estrategia.

Por su parte Chiavenato (2008) menciona que es “un sistema

planeado para reunir, procesar y difundir información, de modo que los

gerentes de línea involucrados puedan tomar decisiones eficaces” (p.

155) Las necesidades de información gerencial en una organización son

amplias y variadas y exigen la participación de especialistas de los

propios gerentes de línea y de los empleados.

En este sentido, constituye el conjunto de recursos de la empresa

que sirven como soporte para el proceso básico de captación,

transformación y comunicación de la información, el cual debe ser eficaz y

eficiente, es eficaz si facilita la información necesaria, y es eficiente si lo

realiza con los menores recursos posibles, automatizan los procesos

operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la

toma de decisiones y, lo más importante, su utilización encamina a las tan

cotizadas ventajas competitivas.

Ahora bien, tiene como misión mejorar la efectividad gerencial y

profesional formando parte de la estrategia de un negocio conectando a

un usuario con una fuente de información que necesita para satisfacer sus

necesidades para lograr un objetivo común, y desde esta perspectiva toda

organización es un sistema definido por flujos informativos.

Así como también, suministrar una plataforma tecnológica que

permita a las organizaciones integrar y coordinar los procesos de negocio,

es decir, proveer un sistema tecnológico central para la organización y

asegurar que la información pueda ser compartida a través de todos los

niveles funcionales y jerarquías de gestión. Para ello, se requiere elegir la

tecnología de información adecuada, como componente fundamental en

la implementación de este sistema y como generador de ventajas

estratégicas.

Finalmente, cuando la organización decide gestionar y hacer uso

de la información, el sistema de información a implementar (independiente

del nivel de la organización en el cual se desea integrar el sistema) debe

ser un fiel reflejo de las necesidades y requerimientos de la empresa. Es

decir, no basta solamente con contar con la información sino que se

requiere del diseño de un sistema integrado que relacione la información

obtenida por las diversas aplicaciones de la empresa.

Objetivos y Estrategias de los Sistemas de Información Empresarial

Las organizaciones necesitan de la información para prosperar,

creciendo de esta manera hacia lugares lejanos, modificando así la forma

de manejar los negocios, para Correa, Saavedra y Arévalo (2009), los

objetivos de los sistemas de información empresarial comprender el

“acceso inmediato a la información ya sea de personas, datos, software o

hardware, mayor motivación para anticipar las solicitudes de las

directivas, evitar pérdida de tiempo en la recopilación de información,

impulsos para crear grupos de investigación” (p. 177)

Bajo este contexto, para que una organización mejore la

productividad y rendimiento, es necesario aplicar técnicas y sobre todo

tecnologías para que de esta manera los sistemas se puedan

desenvolverse con precisión y eficacia. Según Guzmán (2009) los

sistemas de información empresarial se encargan específicamente de

“proporcionar, facilitar y ejecutar automáticamente procesos que

constantemente se realizan manualmente, dar información y datos para

ayudar a la toma de decisiones, interaccionar con el usuario de manera

más insondable” (p. 28)

En este sentido, los sistemas de información en la empresa

implican algo más que hardware e incluyen sistemas operativos,

proveedores de servicios de telecomunicaciones, equipos, aplicaciones,

personas y la gran cantidad de información que maneja. De la misma

forma, se requiere conocimientos técnicos y habilidades de gestión para

actualizar correctamente los sistemas de información.

Por su parte Senn (2005), considera que “los objetivos de los

sistemas de información empresarial, como la de cualquier sistema dentro

de una organización son, procesar entradas, mantener archivos de datos

relacionados con la organización y producir información, reportes y otras

salidas” (p. 23) de lo expuesto, se puede indicar que incrementan el

rendimiento de las inversiones, mejorar su posición estratégica y

acrecentar el valor del mercado de las acciones, respaldan las

operaciones empresariales, la toma de decisiones gerenciales y la ventaja

competitiva estratégica.

Asimismo, contribuyen a la automatización de actividades y

procesos en las empresas, llevan la información de manera oportuna y

adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran

proporcionando un diagnóstico de la organización en un momento dado,

por ello es importante desarrollar una relación de trabajo para garantizar

un mejor servicio y procesos más eficientes.

Por otra parte, las estrategias de los sistemas de información

empresarial deben entenderse como un complemento del negocio,

contribuyendo a través de la mejor aplicación de la tecnología al refuerzo

de los fines y de las ventajas competitivas que se persigan. Como toda

estrategia, debe identificar las situaciones futuras en las que se quiere

encontrarse (posiblemente marcando una distancia con la situación

actual), definiendo un marco en el que encuadrar los objetivos

(coherencia) y proyectando, a través de la planificación estratégica, la

dirección adecuada de los movimientos que habrán de ejecutarse para

alcanzar dichas metas.

Conceptualmente una estrategia de sistemas de información

empresarial se compone, de forma similar a cualquier estrategia de

negocio, de una componente externa que mira al mercado y la forma en

que va a incorporarse a este y otra interna que adapta la organización y

medios para alcanzar sus objetivos. Desde un punto de vista externo, la

estrategia de sistemas de información empresarial se puede

descomponer en:

Ámbito de la Tecnología. De forma análoga al ámbito empresarial

del negocio, en el que se toman decisiones relativas a los productos y

servicios que se ofertan al mercado, el ámbito de tecnología versa sobre

las tecnologías que son críticas para el desarrollo y consolidación del

negocio al que da soporte.

Competencias de la Tecnología. Se trata de aquellos atributos de la

tecnología que contribuyen al desarrollo o consolidación del negocio del

mismo modo en que lo hacen las competencias que marcan una

diferencia comparativa con la competitividad en los productos y servicios

que la empresa lanza al mercado. Se trata por ejemplo, de la estabilidad,

interconectividad, flexibilidad, entre otros.

Desde un punto de vista interno, tres principales componentes

podrían ser:

Arquitectura de las tecnologías, configuraciones hardware,

software, de comunicaciones sobre las que se definen políticas, reglas y

estándares. Análogamente a la infraestructura del negocio se trataría de

la estructura administrativa.

Procesos de las tecnologías, en que se determina la cartera de

aplicaciones que soportan las operaciones del negocio y corren sobre la

arquitectura antes mencionada.

Capacidades de las tecnologías, opciones pertenecientes a la

contratación, formación y desarrollo de las personas que manejan y

operan.

El sistema de información empresarial se puede concebir como un

conjunto de subsistemas de información que atienden las exigencias

informativas de los diferentes niveles directivos y de las áreas funcionales

de la empresa. Es decir, cada área funcional puede contener los tres

niveles directivos y cada nivel directivo puede existir en cada área

funcional. Surge así el esquema conceptual que cuenta con datos y

aplicaciones particulares para cada área funcional y nivel de dirección, por

un lado, y con datos y aplicaciones compartidos que actúan como

elemento de integración facilitando el intercambio de información a través

de los diferentes niveles directivos y de las distintas funciones, por el otro

lado. Gráficamente se podrían representar estas equivalencias:

Fuente: Senn (2005)

El Papel de la Tecnología de Información

Las tecnologías de la información se han convertido en una parte

vital e integral de todos los planes de negocios, desde las empresas

multinacionales que mantienen sistemas informáticos centrales y bases

de datos hasta las pequeñas empresas que poseen un solo equipo,

juegan un papel importante, las razones para el uso omnipresente de la

tecnología informática en las empresas pueden ser determinadas de

mejor modo observando la forma en que se está utilizando en todo el

mundo de los negocios. Por lo tanto el papel que representa la tecnología

de la información son las siguientes:

Comunicación: Para muchas empresas, el correo electrónico es el

medio principal de comunicación entre empleados, proveedores y

clientes, el correo electrónico fue uno de los impulsores iniciales de

Internet, proporcionando un medio simple para comunicarse. A través de

los años, una serie de herramientas de comunicación también han ido

evolucionando, permitiendo que el personal se comunique mediante

sistemas de chat en vivo, herramientas de reunión en línea y sistemas de

videoconferencia. Las llamadas de teléfono a través de protocolo de voz

por Internet (cuya sigla en inglés es VOIP) y los teléfonos inteligentes

ofrecen más formas de alta tecnología para que los empleados se

comuniquen.

Gestión de inventario: Cuando se trata de la gestión del

inventario, las organizaciones deben mantener un stock suficiente para

satisfacer la demanda sin tener que invertir en más de lo que necesitan.

Los sistemas de gestión de inventario hacen un seguimiento de la

cantidad que una empresa mantiene de cada artículo y generan una

orden de suministro adicional cuando las cantidades son inferiores a un

monto predeterminado.

Gestión de datos: Los días de grandes salas de archivos, de filas

de archivadores y de envío de documentos por correo tradicional se están

desvaneciendo rápidamente. Hoy en día, la mayoría de las compañías

almacenan versiones digitales de los documentos en servidores y

dispositivos de almacenamiento. Estos documentos quedan

instantáneamente a disposición de todos en la empresa,

independientemente de su ubicación geográfica. Las empresas son

capaces de almacenar y mantener una gran cantidad de datos del

historial económico, y los empleados se benefician de un acceso

inmediato a los documentos que necesitan.

Sistemas de gestión de la información: El almacenamiento de

datos es un beneficio si los datos pueden ser utilizados con eficacia. Las

empresas progresistas utilizan esos datos como parte de su proceso de

planificación estratégica, así como para la ejecución táctica de esa

estrategia. Los sistemas de información gerencial (cuya sigla inglesa es

MIS) permiten que las empresas realicen un seguimiento de los datos de

ventas, los gastos y los niveles de productividad. La información se puede

utilizar para rastrear la rentabilidad en el tiempo, maximizar el retorno

sobre la inversión e identificar áreas que mejorar.

La Gestión del Conocimiento

Ha sido en la última década cuando se ha descubierto que las

personas se convierten en la clave de las organizaciones, que deben

basar su crecimiento y competitividad en la creatividad y la iniciativa de

sus miembros. Surge, así, la gestión del conocimiento como el concepto

capaz de articular el capital intelectual y todo el potencial que llevan

dentro de sí los recursos humanos, y transformarlos en valor para la

acción.

La gestión del conocimiento aparece debido a que la gestión de

información se ocupaba del conocimiento explícito, es decir aquel

recogido en los documentos, y no en el conocimiento tácito. Las nuevas

estructuras organizativas, requieren una gestión de los recursos y de los

activos diferentes. El saber y el conocimiento se convierten en la base de

la estrategia y en el verdadero activo de cualquier organización,

representado en sus individuos. Nonaka (2009) menciona que la gestión

del conocimiento:

Implica crear nuevo conocimiento, gestionar el conocimiento que se encuentra diseminado en la organización e incorporado en productos, servicios y sistemas, lo cual no tiene el mismo significado que producción, almacenar o recuperar que es más propio de la gestión de la información. (p. 120)

Gestión del conocimiento es el proceso por el cual una organización,

facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de

una manera sistemática y eficiente. Es importante aclarar que las

informaciones y habilidades no tienen por qué estar exclusivamente

dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse generalmente

fuera de ella

Para Andreu y Sieber (2010) la gestión del conocimiento se

convierte en el “proceso que permite asegurar el desarrollo y aplicación

de todo tipo de conocimientos pertinentes en una empresa con el objeto

de mejorar su capacidad de resolución de problemas y contribuir a la

sostenibilidad de sus ventajas competitivas” (p. 66) el objetivo de la

gestión del conocimiento son las personas como fuente de información, y

la transformación de todo ese conocimiento a alguna forma estructurada

que permita ser procesada e incorporada a un sistema de información.

De lo señalado se concreta que comprende los conocimientos y

prácticas relacionados con los procesos de creación, desarrollo,

transferencia y uso de la tecnología, es decir es una colección de

métodos sistemáticos para la gestión de procesos de aplicación de

conocimientos. Es un sistema de conocimientos o región de

conocimientos, constituido por conceptos y proposiciones sobre

relaciones entre estos conceptos, modelos y teorías sobre los procesos

de toma de decisiones y ejecución de acciones relacionados con las

tecnologías, en organizaciones, empresas, países y regiones.

Es entendida cada día más como la gerencia proactiva de todas las

funciones generadoras de conocimientos; el diseño, implantación,

promoción y administración de herramientas y prácticas para la captación

y/o producción de información que permita la mejora continua y

sistemática de la calidad y productividad de la empresa. Evidentemente,

la creación, adaptación o desarrollo de nuevas tecnologías en el contexto

de empresas pequeñas y medianas exige un esfuerzo permanente de

compatibilización de las acciones y programas de desarrollo tecnológico

con los objetivos productivos prioritarios de toda organización industrial.

CONCLUSIÓN

El objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la

toma de decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre, el estudio de los

sistemas de información surgió como una subdisciplina de las ciencias de

la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la

tecnología dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue

avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro de la

administración.

Un sistema de información empresarial es un conjunto estructurado

de elementos que sirve para la captación, análisis, tratamiento, difusión y

utilización sistemática de la información y el conocimiento necesarios para

la correcta toma de decisiones en la empresa. Es, por tanto, un sistema

de inteligencia de negocio. La inteligencia de negocio hace referencia a

las aplicaciones y técnicas que se usan para recopilar, acceder y analizar

datos e información sobre las operaciones de la empresa, con objeto de

disponer de conocimiento completo y exhaustivo, en tiempo y calidad, de

los factores internos y externos que afectan al negocio, ayudando a tomar

decisiones más sustentadas.

Por otra parte, dichas aplicaciones facilitan la comunicación entre

departamentos y procesos, coordinan actividades y permiten a las

empresas responder de manera más rápida a los cambios. Debe

adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su

estructura organizativa. Cuando se piensa en una instalación nunca se

parte de cero pues todas las empresas disponen de algún tipo de sistema

de información, más o menos rudimentario, con distintos grados de

calidad/fiabilidad y con niveles de accesibilidad mayores o menores.

BIBLIOGRAFÍA

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metodología basada en el modelado. España: Ediciones UPS

Andreu, R. (2008). Estrategia y sistemas de información. México:

McGraw-Hill.

Andreu, R. y Sieber, S. (2010). La gestión integral del conocimiento y del

aprendizaje. Economía Industrial. México: McGraw-Hill.

Correa, M., Saavedra, L., y Arévalo, E. (2009) Principios de sistemas de

información. R.M. México: Editorial Thomson.

Chiavenato, I. (2008). Gestión del talento humano. Colombia: Editorial Mc

Graw-Hill Interamericana.

Guzmán, G. (2009). Sistemas de información gerencial. México: Editorial

Mc Graw Hill

Nonaka, I (2009). El conocimiento en la compañía y la dinámica de la

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Piattini, M., Calvo, J. (2005). Análisis y diseño de aplicaciones

informáticas de gestión: Una perspectiva de ingeniería del software.

México: Editorial Rama.

Senn, L. (2005). Políticas de información y documentación. Madrid:

Síntesis.

Stair, R, (2009). Principios de sistemas de información. Enfoque

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