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03/Febrero/2011 1Sistema de Información Integrado para la Gestión Administrativa y Financiera SIIGA-FCE

Juan Camilo Santamaría, Jefe de Unidad Administrativa

03/Febrero/2011Sistema de Información Integrado para la Gestión Administrativa y Financiera SIIGA-FCE 2

Programa


Invitamos a la comunidad administrativa de la Facultad de Ciencias Económicas a participar en la SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS:

PRIMERA FASE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA – SIIGAF FCE, actividad que se realizará el

jueves 3 de febrero a partir de la 1:30 p.m. en el salón 305 del edificio 311.

PROGRAMA

I. 1:30 PM Palabras Profesor Gerardo Mejía – Vicedecano Académico

II. 1:45 PM Presentación general de SIIGAF - FCE.

Juan Camilo Santamaría, Jefe de Unidad Administrativa.

III. 2:00 PM Aplicativo Ficha de Nuevo Proyecto – Presentación y Preguntas

Mónica Montoya y Jesús Rueda, Oficina de Propuestas CID

IV. 2:30 PM Aplicativos de Hojas de Vida Persona Natural – Persona Jurídica.

Ruben Francisco Manrique, Ingeniero de desarrollo Oficina de Sistemas CID

Alexis Mendoza, Asistente Administrativo Unidad Administrativa

V. 3:00 PM Sesión de Preguntas

VI. 3:15 PM Aplicativo de Solicitud de Orden Contractual – Sesión de Preguntas

Alfonso Javier Segura, Profesional Unidad Administrativa

VII. 3:35 PM Receso - Refrigerio

VIII. 3:45 PM Directrices de Tesorería

Claudia Inés Cordero, Tesorera

IX. 4:00 PM Aplicativo Soporte Técnico

Jose Joaquín Parrado, Coordinador Oficina de Sistemas CID

X. 4:10 PM Aplicativo de Infraestructura - CEFEI

Soporte Operativo SIIGAF


AntecedentesNecesidad de optimizar, organizar,

controlar e informar los

procedimientos de adquisición de

bienes y servicios, infraestructura,

gestión documental y administración

de la información, integrando el uso

de tecnologías de información y

comunicación para gestionar

adecuadamente los recursos de la

Facultad de Ciencias Económicas -

Universidad Nacional de Colombia.

Incremento en Re-procesos

Descentralización de la información

Desintegración de sistemas información

Tramites adicionales

Debilidad en el seguimiento y control

Inadecuada administración espacios y equipos

Gasto excesivo de recursos

Duplicidad en procedimientos


Alcance

El Sistema de Información Integrado

para la Gestión Administrativa y

Financiera –SIIGAF-FCE– proyecta

una serie de módulos que asiste en

la planeación, ejecución y

seguimiento de los procesos,

subprocesos y procedimientos de

apoyo a la misión de la Facultad de

Ciencias Económicas.

1. Acceso único – (100%)

2. Hoja de vida Persona Natural – (100%)

3. Hoja de vida Persona Jurídica – (100%)

4. Ficha de Nuevo Proyecto – (100%)

5. Control de Espacios Físicos y Equipos – (90%)

6. Resoluciones – (20%)

7. Adquisición de Bienes y Servicios

(Contratación – 100%, Estímulos – 0% y Pagos – 0%)


Cómo ingresar?

www.fce.unal.edu.co

Unidades de Apoyo

Administrativa

Enlaces a Aplicativos

www.cid.unal.edu.co

Gestión Administrativa

NOTA: Trabajar en: Mozilla Firefox o Internet Explorer versión 8 o superior.

|


http://www.fce.unal.edu.co/

http://www.cid.unal.edu.co/

Acceso Único

Usuario de la U.N

Contraseña de la U.N


Únicamente se requiere usuario y N° de Cédula para validar


Resultados Modelamiento y validación del procedimiento

administrativo para adquisición de bienes y servicios:Responsabilidades.

Optimización de proceso de contratación: 5 días enelaboración, aprobación y perfeccionamiento.

Automatización del control y seguimiento al procesode contratación.

Herramienta de administración y control de espaciosfísicos – CID - MOVILIDAD.

Optimización del uso en la infraestructura.


Resultados Centralización de la información.

Interoperabilidad de los sistemas de información.

Único usuario de acceso. (Usuario de correo institucional).

Consultas ágiles y rápidas.

Se evita la duplicidad documental.

Accesibilidad permanente a los sistemas deinformación-Internet.


A futuro:

Sistema de Indicadores

Resoluciones

Procesos de pago (Cumplido, acta de liquidación, formato Informeactividades)

Integración a desarrollo de aplicativo de seguimiento de proyectos CID.

Chat Integrado al SIIGA

ATI y Estímulos Académicos: SAR y RAG. Impresión formatos (Programación modular del sistema (Framework)

Propuesta de Integración con QUIPU.

Mónica Montoya y Jesús Rueda, Oficina de Propuestas CID


• DIRECTOR DE PROYECTO

• OFICINA DE PROPUESTAS

• ASISTENTE DE DIRECCIÓN

• SECRETARÍA ACADÉMICA

• ASISTENTE DE DIRECCIÓN

• OFICINA DE SEGUIMIENTO

• UNIDAD AMINISTRATIVA

• EJECUCION DEL PROYECTO


Director de proyecto

Solicitud de usuario del aplicativo a la

Oficina de Propuestas

Entrega de la propuesta técnica

Diligenciamiento de la ficha con apoyo

de la Oficina de Propuestas


Oficina de propuestas

Recepción de la propuestas

técnica.

Revisión de la ficha en el aplicativo.

Revisión de la consistencia de la información

Remisión a Asistente de

Dirección


Asistente de dirección

Recepción de la ficha

Recepción de la propuesta

técnica

Agregar minuta

Remisión a Secretaría Académica


Secretaría académica

Recepción de la ficha

Recepción de la propuesta

técnica

Recepción de la minuta

Agregar resolución del

consejo académico

Remitir aprobación a Asistente de

Dirección


Asistente de dirección

Recepción de la aprobación de la

Secretaría Académica

Subir aprobación al aplicativo

Remite a Seguimiento


Oficina de seguimiento y Unidad administrativa

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Asignación del código QUIPU

al contrato

OFICINA DE SEGUIMIENTO

Registra en el aplicativo

perfeccionamiento del contrato


Oficina de seguimiento y Unidad administrativa

OFICINA DE SEGUIMIENTO

Verificación de las condiciones

de ejecución del contrato

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Ejecución del contrato

INFORMA A


Ruben Francisco Manrique, Ingeniero de desarrollo Oficina de Sistemas CID

Alexis Mendoza, Asistente Administrativo Unidad Administrativa



Alfonso Javier Segura, Profesional Unidad Administrativa

Interfaz Asistente Administrativo


Interfaz Solicitud


Asistente Proyecto

Revisión Solicitud

PresupuestoContrato

Revisión Ordenador Gasto

Notificación Contratista

Notificación Interventor

Interfaz Asistente Administrativo


Interfaz Solicitud CDP


Asistente Proyecto

Presupuesto

Revisión y Aprobación

Procedimiento de Adquisición


2

RECEPCIÓN OFERTAS

3

EVALUACIÓN OFERTAS

4

SELECCIÓN CONTRATISTA

5

SOLICITUD DE ORDEN

CONTRACTUAL

ORDEN CONTRACTUAL O CONTRATO

MANUAL DE CONVENIOS Y CONTRATOS – CIRCULAR 31S Gerencia

1

INVITACIÓN A

PRESENTAROFERTA

Solicitud de

CDP

Invitación Presentar Oferta


a. INVITACIÒN DIRECTA

Cuando el solicitante haceconocer la invitación acotizar a determinadonúmero de posiblesoferentes, sea uno o variosproveedores.

b. INVITACIÒN PÙBLICA

Cuando el solicitante hace conocer la invitación al público en general (pagina Web)

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS

• Fecha

• Oferentes presentados

• Cumple requisitos (cumple/rechazado)

• Calificación

• Seleccionado

• Nombres y función del Comité evaluador

• Firmas del Comité evaluador

Directriz Técnica –Concepto Técnico


DIRECTRIZ TÉCNICAConjunto de características yespecificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a adquirir, definidas por la instancia competente, requeridas a los proponentes para garantizar eficiencia, vigencia tecnológica, conectividad, compatibilidad e interoperabilidad.

CONCEPTO TÉCNICOProceso mediante el cual se evalúan y verifican las especificaciones o características técnicas de los bienes y/o servicios ofrecidos por los proponentes, para determinar si se adecuan a las directrices técnicas y a los requerimientos institucionales.

Esto ya esta definido por la

instancia.

Ausencia/incumplimiento de la Directriz

entonces CONCEPTO.

Solicitud de Orden Contractual


Descripción precisa y

detallada de las razonesque tiene el solicitante parala adquisición de unbien/servicio, dada suconveniencia institucional,su correspondencia con elobjetivo de un proyecto

específico, y los motivosque conlleven a lainvitación y seleccióndirecta, cuando sea elcaso.

¿QUÉ?

Perfil u Objeto social

¿PARA QUÉ?

Actividades, Pertinencia institucional o del

Proyecto

¿POR QUÉ?

Descripción de la selección directa

JUSTIFICACIÓN

Solicitud de Orden Contractual


• Comúnmente Entregas Parciales

SUMINISTRO DE…

• Comúnmente 1 entregaCOMPRA DE…

• Servicios profesionales, Técnicos, Auxiliares; Mantenimiento, Alquiler, Traducciones, Consultoría, etc.

PRESTACIÓN DEL SERVICIO…

• Obras nuevas, adecuaciones, ampliaciones, demolición, ínter. espacio público, modificación, reforzamiento, restauración, reparaciones locativas

INTERVENCIÓN FÍSICA…

• Espacios, equipos, oficinas, salones, etc.

ARRENDAMIENTO DE…

OBJETO

GENERAL

Tiquetes Aéreos


COTIZACIÓNVALOROBLIGACIONES ESPECIFICASOBJETO GENERAL

Suministro de tiquetes aéreos

en tarifa económica para:

destino xxx / nacionales /

internacionales

Nombre del viajero, destino

ida-regreso Valor total del tiquete

incluido IVA

Tasa aeroportuaria

Tarifa

IVA Tarifa

Combustible

IVA Combustible

Descuento

Tarifa administrativa

IVA Tarifa administrativa

Nombre del viajero, destino

ida-regreso

Tiquetes Aéreos


• Nombre del viajero, destino ida-regreso

• Valor total del tiquete incluido IVA

• Suministro de tiquetes aéreos en tarifa económica para: destino xxx / nacionales / internacionales

•Tasa aeroportuaria

•Tarifa

•IVA Tarifa

•Combustible

•IVA Combustible

•Descuento

•Tarifa administrativa

•IVA Tarifa administrativa

COTIZACIÓNOBJETO

GENERAL

OBLIGACIONES ESPECIFICASVALOR

Principales Motivos de Devolución


Soportes incompletos

Justificación inconclusa

RUT desactualizado

Hoja de Vida desactualizada

Creación del Tercero

Correo electrónico inexistente


Claudia Inés Cordero, Tesorera

Recepción de cumplidos y los soportes:

• Número del contrato.

• Código del proyecto.

• El número de pago.

• Que las fechas de los informes de actividades correspondan a lo estipulado en el contrato. (Otrosí antes de la terminación del contrato).

• El cumplido firmado por el correspondiente interventor. Si es necesario cambio de interventor realizar la correspondiente solicitud de otrosí.

PARA LA ENTREGA DE LOS

CUMPLIDOS SE DEBERÁ

VERIFICAR:

• Presentar el soporte de pago, para verificar el cotizante, el periodo y los montos.

• Los aportes deben corresponder al periodo que origina el pago.

• El valor de los aportes no podrán estar por debajo de salario mínimo ni tampoco por encima del 40% del pago.

EN CUANTO A LOS APORTES A SEGURIDAD

SOCIAL.


• Los cumplidos y las facturas se deben radicar en la Unidad Administrativa durante la vigencia del contrato y de manera oportuna dar trámite a la entrega de cumplidos.

• La descripción de la factura debe corresponder con el objeto general del contrato y al detalle de los elementos e indicar el número de la Orden de Compra u Orden de Prestación de Servicios.

• Cuando corresponda a la elaboración de libros, junto al cumplido se debe enviar la Resolución de Distribución y el respectivo depósito legal.

• Las facturas deben venir a nombre de la Universidad Nacional de Colombia, NIT 899.999.063-3.

• Cuando los elementos sean de consumo y no requieran ser ingresados por el almacén, se deberá dar trámite de la factura de manera inmediata en la Unidad Administrativa.

LOS TRAMITES ANTE EL

ALMACÉN GENERAL

• Cuando un contrato se termina se deben diligenciar correctamente los formatos de actas de liquidación de contratos.

• Cuando el contrato tiene un saldo que debe ser anulado, se debe diligenciar correctamente los formatos de actas de liquidación de saldos.

ACTAS DE LIQUIDACIÓN

Recepción de cumplidos y los soportes:


PASO 1

• Recibir el cumplido con los documentos correctos y completos. (Asistente Administrativo)

PASO 2

• Elaborar la orden de pago correspondiente (Profesional de Tesorería).

PASO 3

• Verificar y Revisar la orden de pago. (Tesorera).

PASO 4

• Autorizar las hojas de ruta por parte del Ordenador del Gasto. (Decano)

Proceso de pagos

PASO 5

• Revisar ingresos del proyecto. (Profesional de Tesorería).

PASO 6

• Aplicar el giro en el sistema Financiero (Quipu) (Profesional de Tesorería)

PASO 7

• Aplicar el giro en el Banco. (Preparador –Aprobador).

CINCO DÍAS HÁBILES (tenga en cuenta que el Banco Popular demora dos días hábiles en hacer efectivo el abono en la cuenta del contratista o proveedor)


Proceso de pagos

En caso de que el contratista salde la cuenta bancaria registrada en el sistema financiero quipu, deberá reportar a la tesorería el número de la

cuenta, tipo y banco para el respectivo cambio en contabilidad. El Sistema financiero Quipu solo admite por cada tercero tener una sola cuenta

bancaria registrada activa para el giro, la cual debe estar únicamente a nombre del beneficiario del giro.

En caso que el contratista efectúe un cambio en el tipo de régimen contributivo (de régimen simplificado a régimen común o viceversa);

el contratista o proveedor deberá informarlo haciendo llegar a la tesorería, una copia del Rut actualizado para efectuar el respectivo

cambio en contabilidad.

El interventor será responsable de una primera revisión de la factura (art. 617 del estatuto tributario) donde se relacione adecuadamente el objeto

del contrato en la factura y entregarlas en la Tesorería para el trámite oportuno. Con dicha revisión previa se evitarán reprocesos y demoras en

el trámite de recepción y proceso de pago.


Factura de ventaart. 617 del estatuto tributario

Cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (SIEMPRE DEBERÁ ESTAR EXPEDIDA A NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, NIT 899.999.063 – 3).

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de su expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.


Facturación y CarteraResolución Rectoría 511 del 2007

• “La solicitud para la expedición de facturas deberá radicarse con dos (2) días de anticipación para la respectiva revisión, elaboración y firma…” (Capítulo 3, numerales 8 y 9).

• La solicitud deberá hacerse mediante oficio dirigido al Tesorero, y se deben referenciar los datos del interventor o persona contacto dentro la entidad contratante; así como teléfono, dirección y cargo dentro de la misma y deberá estar firmada por el director del proyecto.

• Las facturas deben ser radicadas en la entidad deudora dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su expedición y remitir a la Tesorería el radicado de la misma, dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la entrega de la factura en la entidad.


• De requerirse la anulación de una factura, el director o coordinador del proyecto generador del ingreso deberá sustentar por escrito el motivo de la anulación, atendiendo únicamente los casos en los cuales se pueden anular facturas, establecidos en la resolución 511 de 2007. Para la anulación debe hacer entrega de la factura original y sus respectivas copias.

• Los Interventores y Directores de proyectos, convenios o contratos, directores de laboratorios, coordinadores de cursos de educación continuada, cursos de extensión, cursos libres, diplomados, seminarios y demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios que se generen desde la dependencia a su cargo, que soliciten la expedición de facturas o documentos equivalentes son responsables de efectuar adecuadamente la radicación de estos documentos.

• En caso de que la Universidad haya radicado la factura oportunamente y la entidad deudora por omisión, no haya gestionado el pago al interior de su empresa, la Universidad no anulará ni repetirá el documento, sino enviará una copia para que se proceda al pago.



• Si la dependencia que llevó a cabo la venta del bien o servicio, una vez transcurridos los sesenta (60) días calendario de vencimiento de los títulos que prestan mérito ejecutivo, considera que la obligación no debe ser trasladada a cobro por jurisdicción coactiva deberá antes del vencimiento del término establecido informar a la respectiva tesorería las justificaciones respectivas, caso en el cual, se suscribirá acta donde se prorrogue el plazo de envío a la Oficina Jurídica respectiva.

• Cuando el proyecto vaya a realizar un acuerdo de pago con entidades públicas o privadas deberá informarse a la Tesorería y entregar los formatos establecidos para dichos acuerdos de pago. Asimismo deberán seguirse los lineamientos de acuerdos de pago establecidos en la Resolución 511 de 2007.



Registro de Ingresos y Órdenes de pago estudiantes (coordinación de posgrados)

Al inicio del semestre deben enviarse los soportes de creación de terceros en Quipu de los estudiantes admitidos a los posgrados, junto con la fotocopia de la cédula de ciudadanía.

Verificar permanentemente los requerimientos de soportes, ajustes y correcciones solicitados vía correo electrónico referente al Sistema de Información Universitas XXI.

Una vez emitida una orden de pago, se deberá hacer seguimiento al pago de la misma. De presentarse una modificación o invalidación del recibo, se deberá informar a la Tesorería, la causal de esta anulación, debidamente justificada y soportada.


Depurar y revisar los registros de los estudiantes próximos a graduarse, antes de solicitar la expedición de paz y salvos, para evitar reprocesos y demoras en la expedición de los paz y salvos.

Antes de la expedición de los recibos deben verificarse los conceptos y montos a cobrar a fin de evitar cambios en los recibos ya expedidos, debido a que generan errores en el momento de la conciliación de ingresos.

Para las devoluciones de dineros autorizados por Resolución del Consejo de Facultad, se deberá anexar fotocopia de la cédula del beneficiario de la devolución

Registro de Ingresos y Órdenes de pago estudiantes (coordinación de posgrados)


AVANCES Resolución No. 1566 del 2009

Los procedimientos para otorgar avances y realizar legalizaciones están reglamentados por medio de la Resolución No. 1566 del 2009. Los formatos han sido ratificados por los procesos y procedimientos de Tesorería en la pagina de la Tesorería Nacional, División Nacional Administrativa y Financiera.

1. Solicitud de Avance:

ARTÍCULO 28. La solicitud de avance se tramitará con cinco (5) días hábiles de antelación para viajes nacionales y con diez (10) para viajes internacionales, al inicio de la comisión o de la actividad objeto del avance.

Se debe adjuntar los siguientes formatos debidamente diligenciados y firmados por el docente, administrativo o contratista que solicita el avance: Diligenciar y firmar el formato de Autorización de descuento por avance no legalizado

(Código: U-FT-12.004.010).

2. Elaborar y firmar la resolución de autorización del gasto:

Se podrán autorizar en una sola resolución los gastos de viáticos y gastos de viaje, de varios docentes y administrativos o contratistas indicando los datos de cada uno y el tipo de vinculación, siempre y cuando se genere de manera individual el registro presupuestal, es decir, se debe elaborar una orden de pago para cada funcionario o contratista, de tal manera que se cause el anticipo a cada uno de ellos, y efectúe el giro a cada uno de los beneficiarios del avance.


PASO 1

• Oficio Solicitud de Avance. Adjuntar formatos.

PASO 2

• Elaborar la Resolución de Avance.

PASO 3

• Generar la disponibilidad presupuestal.

PASO 4

• Elaborar la orden de pago.

PASO 5

• Verificar y Revisar la Orden de pago y sus anexos.

PASO 6

• Autorizar la orden de pago y Resolución por parte del Ordenador del Gasto. (Decano).

PASO 7


PASO 8


PASO 9

• Aplicar el giro en el Banco. (Preparador –Aprobador). O Expedición de cheque.

SOLICITUD CON CINCO DÍAS HÁBILES VIAJES NACIONALES Y DIEZ DÍAS HÁBILES VIAJES INTERNACIONALES



LEGALIZACIONESResolución No. 1566 del 2009

2.1. DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES POR CONCEPTO DE

VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE, GASTOS DE TRANSPORTE Y ESTADÍA, AUXILIO O

GASTOS DE MARCHA, O AUXILIO DE VIAJE

a) Formato Legalización de avances (Código: U-FT-12.004.001), debidamente diligenciado y firmado por el responsable del avance.

b) Formato Declaración Explícita (Código: U-FT-12.004.005), en donde se indique que efectivamente se dio cumplimiento al concepto por el cual se giró el avance. Este requisito también aplica para legalizar los dineros que fueron otorgados bajo la modalidad de apoyo económico y que cubrían parcialmente los gastos de manutención, alojamiento, y transporte. Cuando se trate de un avance autorizado a varios beneficiarios se podrá legalizar con una sola declaración explícita.

c) Formato Recibo a Satisfacción Legalización de Avance (Código: U-FT-12.004.011).

d) Comprobante de consignación o recibos de caja por concepto de reintegros de recursos por menor valor legalizado o por las retenciones a que haya lugar, de ser el caso. El beneficiario del avance debe realizar el reintegro a la cuenta bancaria 22-0012-72008-2, cuenta de ahorros banco Popular Fondo Especial Facultad de Ciencias Económicas Código de Recaudo asignado y relacionar el número del avance en la consignación.


TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ARTÍCULOS DE LA

RESOLUCIÓN NO. 1566 DEL 2009:

“ARTÍCULO 46. Los avances por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos, auxilio o gastos de marcha o auxilio de viaje y adquisición de bienes o servicios, deberán ser legalizados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del objetivo del avance, o del vencimiento del plazo establecido, en los casos de adquisición de bienes o servicios. Las fechas de los documentos soporte deben corresponder a las de inicio de la comisión o de la actividad objetivo del desplazamiento hasta la fecha de su terminación”.

Todo beneficiario de un avance deberá reintegrar a la tesorería los recursos que no se gastaron, así como el valor de las retenciones a las que hubiere lugar y presentar la consignación en el momento de la legalización del avance a la cuenta bancaria 22-0012-72008-2, cuenta de ahorros Banco Popular Fondo Especial Facultad de Ciencias Económicas .



ARTÍCULO 54. El valor del avance no legalizado por parte del docente o administrativo, dentro del término establecido en la presente resolución, se descontará, previa verificación de la capacidad de endeudamiento por parte de la Oficina de Personal o de la dependencia que haga sus veces, del sueldo o de las prestaciones sociales, teniendo como soporte la documentación enviada por parte de la dependencia encargada de efectuar la legalización. (Tesorería).

Estos casos, deberán ser informados, mediante escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia.

ARTÍCULO 55. Los avances no legalizados girados a contratistas se deberán descontar del saldo de la respectiva orden contractual.

Estos casos, deberán ser informados, mediante escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia.



2.2. DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES POR CONCEPTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

a) Formato Legalización de avances (Código: U-FT-12.004.001), debidamente diligenciado y firmado por el responsable del avance.

b) Formato Relación de reembolso o legalización de gastos por concepto de cajas menores y avances por compras (Código: U-FT-12.004.006), debidamente diligenciado y firmado, donde detalle las facturas o documentos equivalentes que soporten los gastos para los cuales fue utilizado el avance concedido.

c) Facturas o documentos equivalentes correspondientes a la adquisición de bienes y/o servicios, según instructivo Requisitos de facturación para legalización de cajas menores y avances (Código: U-IN-12.004.001). A la factura proforma por compras al exterior no le aplica la legislación colombiana en materia tributaria.

d) Orden de Entrada al Almacén, si los elementos son devolutivos.

e) Comprobante de consignación, en caso de que haya lugar, por concepto de retención en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se hayan practicado a los proveedores de bienes y servicios, según instructivo Tarifas Retención en la Fuente por Renta, IVA e Impuesto de Timbre.



2.2 DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES POR CONCEPTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

f) Comprobante de consignación o recibos de caja por concepto de reintegros de

avances, por menor valor legalizado, cuando haya lugar a éste.

g) Formato Recibo de pago (Código: U-FT-12.004.003), debidamente

diligenciado para los casos contemplados en el numeral 2 de la Circular No.

066 del 24 de julio de 2007 emitida por la División Nacional de Contabilidad,

cuando al proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de

ubicación geográfica o causas extremas, aportar los documentos que contiene

la información mínima requerida para la creación de terceros en el Sistema de

Gestión Financiera. Se debe tener en cuenta que anualmente el gobierno

nacional modifica las tarifas y bases de la retención en la fuente.

h) Fotocopia del RUT o cédula de ciudadanía, según sea el caso, de acuerdo

con lo establecido en las circulares de la División Nacional de Contabilidad

No. 045 del 11 de mayo de 2007 y 066 del 24 de julio de 2007, cuando se

requiera la creación del tercero de los proveedores de bienes y/o servicios en

el Sistema de Gestión Financiera.



2.3 DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIÓN DE AVANCES POR CONCEPTO DE GASTOS DE INSCRIPCIÓN A UN EVENTO ACADÉMICO, CIENTÍFICO, ARTÍSTICO, CULTURAL O DEPORTIVO

a) Apoyos económicos para eventos nacionales:

I. Certificado de asistencia.

II. Se debe adjuntar a la legalización los documentos relacionados en los literales a),c) y h) del numeral 2.2 de la presente circular y sólo en los casos que aplique los documentos relacionados en los literales e) y f).

b) Apoyos económicos para eventos internacionales

I. Certificado de asistencia.

II. Formato de creación de terceros, debidamente diligenciado.

III. Se debe adjuntar a la legalización el documento relacionado en el literal a) del numeral 2.2 de la presente circular y sólo en los casos que aplique el documento relacionado en el literal f).



RECOMENDACIÓN SOBRE LA ADQUISICIÓN DE TIQUETES AÉREOS

Para la adquisición de tiquetes aéreos, se recomienda que la compra se realice a través de una Orden Contractual, evitando en lo posible que se autorice el valor correspondiente para la compra a través de avance. Lo anterior, en atención a los inconvenientes que se generan al momento de efectuar el proceso de legalización y además al hecho de que la Universidad pierde la oportunidad de sumar millas para otros tiquetes.



CONTROLES PARA EL COBRO DE DINEROS GIRADOS PARA AVANCES Con el fin de mitigar los riesgos que se presentan en el proceso de cobro de cheques en las entidades bancarias girados para avances, es indispensable que los beneficiarios cumplan con el tiempo de trámite establecido en la resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009 para que el área administrativa pueda tomar las medidas de seguridad necesarias inherentes a esta operación.

Desde la Tesorería se podrá solicitar:

Solicitar a la entidad bancaria atención preferencial para el cobro del cheque.

Informar al beneficiario del avance que podrá solicitar a la entidad financiera protección especial para el traslado de los recursos desde el banco hasta el lugar de domicilio, según corresponda.

Informar al docente o administrativo o contratista que podrá autorizar el abono electrónico a su cuenta bancaria, de los recursos que le serán girados por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía o adquisición de bienes y servicios.

Todos los formatos e instructivos citados en la presente circular, pueden ser consultados en el sitio web http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/index.html en la ruta: Política y Normatividad>Avances, legalizaciones y cajas menores>.



RECOMENDACIÓN FINAL

• De acuerdo con las recomendaciones de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, las diferentes dependencias de la Facultad deberán brindar apoyo y suministrar los soportes documentales y la información requerida que sea solicitada por la Tesorería y la Unidad Administrativa, mediante comunicaciones por correos electrónicos y oficios. La respuesta deberá darse de manera oportuna, para facilitar los procesos contables, administrativos, financieros y de control.


Interfaz Solicitud


Información Responsable

Datos Modulo Hoja de Vida

Fecha inicial y final

Necesidades

Interfaz Administrador


Optimización de recursos

Control de espacios y equipos

Responsable permanente

Celeridad en la asignación

•Solicitud de

Oficinas

•Solicitud de

Mantenimiento

GRACIAS

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