Cum folosim sistemul de raportare online

www.biblionet.ro1

Sistem de raportare online

Sistemul de raportare online

www.biblionet.ro2

Prezentare generală

Sistemul pentru raportare online este dedicat colectării informaţiilor (exemplu: rapoarte lunare, chestionare ocazionale, etc.) cu ajutorul bibliotecarilor într-o manieră centralizată și coordonată, fapt ce ar permite o mult mai rapidă procesare a datelor precum și determinarea facilă a evoluţiei în timp a indicatorilor.

Formularele de raportare pot avea periodicitate între săptămânală și trimestrială (sau pot fi unice) și pot fi adresate întregii ţări sau doar anumitor zone, judeţe sau localităţi.

Înscriere bibliotecari locali în sistem

www.biblionet.ro3

Bibliotecarii locali se vor înscrie în sistem utilizând interfaţa disponibilă la adresa http://raportare.biblionet.ro

Pentru înscriere bibliotecarul va da click pe butonul “Inscriere”.

Va apărea un formular care conţine următoarele câmpuri:

Înscriere bibliotecari locali în sistem

www.biblionet.ro4

Fiecare bibliotecar local va

completa câmpurile aferente cu un

login (nume de utilizator) și o parolă la

alegere (pe care va trebui să le reţină),

apoi va completa restul câmpurilor cu

datele aferente.

Câmpul “Parolă judeţ” este o parolă pe

care IREX o va furniza fiecărui

coordonator judeţean la înscrierea acestuia. acestuia în sistem. Această parolă

este valabilă pentru toate bibliotecile din

respectivul judeţ și va fi transmisă de către

coordonatorul judeţean bibliotecarilor locali

pentru a o utiliza la înscriere.

Înscriere bibliotecari locali în sistem

www.biblionet.ro5

În urma completării acestui formular bibliotecarul va primi un mail în care i se va cere să dea click pe un link. Odată ce va clicka pe respectivul link procesul de înscriere va fi finalizat. Fară confirmarea înscrierii prin mail, bibliotecarul respectiv nu va putea accesa sistemul.

Este extrem de important ca bibliotecarii să folosească mail-ul pentru că alertele vor fi transmise prin mail.

Ideal, pentru securitate (pentru a evita pierderea loginului), bibliotecarii vor informa coordonatorul judeţean asupra loginului ales (nu neaparat și a parolei). Această măsură este utilă pentru că în cazul în care un bibliotecar își uită parola, o poate recupera pe baza loginului. Dar dacă s-a uitat și loginul, atunci nu se mai poate face nimic.

Folosirea sistemului de către bibliotecarii locali

www.biblionet.ro6

Ulterior înscrierii, bibliotecarii vor putea accesa adresa http://raportare.biblionet.ro Acolo se vor autentifica cu loginul și parola alese la înscriere.

După autentificare se va afișa o interfaţă în care vor vizualiza formularele pe care trebuie să le completeze în perioada respectivă.

Înscriere coordonatori judeţeni în sistemFolosirea sistemului de către coordonatorii judeţeni

www.biblionet.ro7

Coordonatorii judeţeni vor fi înscriși în sistem de către Administrator (IREX).

Fiecăruia i se va furniza un login și o parolă care vor permite accesul în sistem. În plus i se va furniza și parola judeţ, necesară bibliotecarilor locali pentru a se înscrie în sistem.

Coordonatorii vor putea de asemenea să completeze formulare, similar mecanismului existent în cazul bibliotecarilor locali.

Coordonatorii judeţeni pot vizualiza rapoartele trimise de bibliotecarii locali din întregul judeţ. Aceasta se realizează prin accesarea secţiunii “ARHIVA/Rezultate per localitate”, urmată de selectarea locaţiei, anului și lunii pentru care se dorește vizualizarea rapoartelor.

Folosirea sistemului de către coordonatorii judeţeni

Coordonatorii judeţeni vor avea posibilitatea să vizualizeze o centralizare a rapoartelor pentru judeţul respectiv. Se accesează secţiunea “ARHIVA/Rezultate per judeţ”, urmată de selectarea formularului dorit, anului și lunii.

www.biblionet.ro8

Sistemul de alerte

www.biblionet.ro9

Sistemul generează automat alerte și le expediază pe mail în cazul în care unele formulare nu sunt completate și se apropie termenul-limită.

De exemplu, dacă mai sunt 3 zile până la data-limită a unui formular lunar și unul sau mai mulţi bibliotecari locali nu l-au completat, sistemul trimite automat mail-uri către fiecare dintre respectivii bibliotecari (pe adresa de e-mail utilizată la înscrierea în sistem) pentru a le reaminti să completeze formularul.

Simultan, trimite un mail și către coordonatorul judeţean anunţându-l că localităţile a, b, c nu au completat încă formularul.

Concluzii

Se dorește ca sistemul de raportare online să devină funcţional în toate judeţele în perioada 1 iulie 2012 - 1 octombrie 2012. Ne asteptam sa incepeti sa-l utilizati oricand doriti Dvs in aceasta perioada.

Sugestia noastră este să începeţi folosirea sistemului de raportare online în momentul în care toate bibliotecile locale vor fi pregătite să raporteze online, pentru a nu mai fi nevoie să centralizaţi datele pe suport de hârtie cu datele online.

www.biblionet.ro10

www.biblionet.ro11

Aveţi întrebări?

Iulia Beldimanescu

Impact Data Analyst

ibeldimanescu@irex.org

Skpe: ibeldimanescu