sistem pengurusan jawatankuasa …ir.fsksm.utm.my/238/1/nilamnuramirsjarifac073094d10ttp.pdf ·...
TRANSCRIPT
SISTEM PENGURUSAN JAWATANKUASA MAHASISWA KOLEJ 9, UTM
BERASASKAN WEB
NILAM NUR BINTI AMIR SJARIF
Laporan projek ini dikemukakan
sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat
penganugerahan Ijazah Sarjana Muda Sains (Sains Komputer)
Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat
Universiti Teknologi Malaysia
JUN, 2010
ii
“Saya akui bahawa karya ini adalah hasil nukilan saya sendiri kecuali nukilan dan
ringkasan yang setiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.”
“Saya akui bahawa saya telah membaca karya ini dan pada pandangan
saya karya ini adalah memadai dari segi skop dan kualiti untuk tujuan
penganugerahan ijazah Sarjana Muda Sains Komputer”
iii
PENGHARGAAN
“Dengan nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang”
Alhamdulillah bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah dan
kurniaNya, akhirnya dapat saya menyiapkan laporan Projek Sarjana Muda ini.
Dikesempatan ini, saya ingin mengucapkan setinggi-tinggi terima kasih dan
penghargaan buat penyelia projek saya iaitu Dr. Ismail Bin Mat Amin, di atas segala
sokongan dan dorongan yang telah diberikan oleh beliau dalam membantu saya
menyiapkan laporan ini.
Buat kedua ibu bapa dan keluarga, terutama sekali ayahandaku Amir Sjarif Bin
Hj Chairani dan ibundaku Zaima Binti Abu Bakar, yang sentiasa mendoakan kejayaan
anakanda, memberi sokongan dan bantuan. Terima kasih yang tidak terhingga
anakanda ucapkan.
Tidak dilupakan juga, buat rakan karibku yang tersayang terutama sekali
Dzidatul Akma Dzulkafli, Farhana Fauzi dan Nurul Ain Ariffin, terima kasih yang
tidak terhingga ku ucapkan kerana sentiasa memberikan semangat, dorongan dan
sentiasa menghulurkan bantuan disaat diriku memerlukan kalian. Dikesempatan ini
juga ku ingin ucapkan terima kasih kepada sahabat-sahabat Dunia SCS yang sentiasa
bersamaku sepanjang ku berada di sini “Semusim Bersama, Selamanya Terasa”.
Akhir sekali, sekalung penghargaan diucapkan kepada mereka yang terlibat
dalam membantu saya menyiapkan projek ini sama ada secara langsung atau tidak
langsung. Budi dan jasa kalian amatlah dihargai. Semoga kalian semua sentiasa
memperolehi rahmat dariNya buat selamanya. Wassalam.
iv
ABSTRAK
Projek yang dibangunkan ini ialah Sistem Pengurusan JawatanKuasa
Mahasiswa Kolej 9, UTM (SPJKM-Online). Objektif projek ini adalah untuk
memudahkan pihak pengetua dan pihak JawataKuasa Mahasiswa Kolej 9 (JKMK9)
terutamanya ketua biro atau persatuan kolej dalam menguruskan kertas kerja aktiviti
pelajar dan juga urusan mesyuarat secara atas talian. Masalah utama yang dihadapi
oleh sistem semasa ialah kekangan masa bagi Ketua Biro untuk berulang –alik ke
pejabat kolej bagi proses membuat permohonan dan proses kelulusan kertas kerja.
Sistem yang dibangunkan ini juga penting bagi memudahkan pengurusan segala
maklumat aktiviti pelajar dan memproses maklumat yang berkaitan dengan sesuatu
mesyuarat. Sistem ini ditambah dengan satu lagi teknologi baru iaitu perkhidmatan
pesanan ringkas (SMS) yang membolehkan Alert mesej dihantar sebelum memulakan
mesyuarat. Metodologi yang digunakan adalah berorientasikan objek manakala skop
kajian yang utama meliputi proses permohonan kertas kerja, pendaftaran aktiviti dan
urusan mesyuarat secara atas talian. Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan
bahasa pengaturcaraan PHP bersama pangkalan data MySQL. Perisian Macromedia
Dreamweaver CS3 digunakan sebagai perisian aplikasi di dalam pembangunan sistem.
Kesimpulannya, Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9, UTM ini dapat
digunakan bagi menggantikan sistem semasa supaya menjadi lebih cekap dan efektif
untuk digunakan pada bila – bila masa.
v
ABSTRACT
This project is about the development of a Student Committee Management
System of College 9, UTM. The objective of this project is to provide services in
monitoring and managing the meeting and student online activity. The inefficiency of
the current process of paperwork submission and approval has been the main problem
for both the student and college headmaster. To cope with this problem, this system is
vital to alleviate problem and ease the management of student activities and ease the
management of student meeting. In addition, this system also includes the Short
Message Service technology to enable the student committee to send the Alert
message to their members before the meeting start. The methodology used in this
project is in Object Oriented, while the scope of this project is to develop a paperwork
approval system, activity registration and student meeting management. This system is
develop using PHP as the programming language and MySQL as the database.
Macromedia Dreamweaver CS3 is used for application software system development.
As a conclusion, this system will be applied to replace the manual system, also to
make the management of student activities and management of the meeting more
efficient which supports online application vitually at any time.
vi
KANDUNGAN
BAB PERKARA MUKA SURAT
JUDUL i
PENGAKUAN ii
PENGHARGAAN iii
ABSTRAK iv
ABSTRACT v
KANDUNGAN vi
SENARAI JADUAL xiv
SENARAI RAJAH xv
SENARAI SINGKATAN xvii
SENARAI ISTILAH xx
SENARAI LAMPIRAN
xxii
1 PENGENALAN PROJEK
1
1.1 Pendahuluan
1.2 Pernyataan Masalah
1.2.1 Pengurusan Maklumat Aktiviti Kertas Kerja
1.2.2 Pengurusan Mesyuarat
1.3 Matlamat
1.4 Objektif Projek
1
2
3
4
5
5
vii
1.5 Skop Projek
1.5.1 Skop Sistem
1.5.2 Skop Pentadbir/Pengguna
1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek
1.7 Perancangan Projek
6
6
7
7
8
2 KAJIAN LITERATUR
9
2.1 Pendahuluan
2.2 Latar Belakang Organisasi Kajian
2.3 Sistem Pengurusan Secara Manual
2.3.1 Pengurusan Kertas Kerja Aktiviti Secara
Manual
2.3.2 Proses Permohonan Kertas Kerja
Aktiviti Pelajar Oleh Ketua Biro Dalam
Sistem Semasa
2.3.3 Proses Pengurusan Mesyuarat Dalam
Sistem Semasa
2.3.4 Pengurusan Rekod Laporan Mesyuarat
Dan Kertas Kerja
2.4 Analisa Masalah Terhadap Sistem Sedia Ada
2.4.1 Kelemahan Sistem Sedia Ada
2.5 Pengenalan Sistem Maklumat Pengurusan
(SMP)
2.5.1 Ciri – Ciri Sistem Maklumat
Pengurusan (SMP)
2.6 Sistem Bantuan Keputusan (SBK)
2.6.1 Kebaikan Model Sistem Bantuan
Keputusan (SBK)
9
10
10
11
13
13
13
14
14
15
16
17
17
viii
2.7 Kajian Perbandingan Terhadap Perisian Lain
Yang Berkaitan.
2.7.1 Kajian Kes 1 : Sistem Urusan Mesyuarat
dan Pinjaman Kerajaan Fakulti Sains
Komputer dan Sistem Maklumat
(Roslaily B. Arjo,1997)
2.7.1.1 Kajian Kes 1 – Masalah Yang
Cuba Diselesaikan
2.7.2 Kajian Kes 2 – Sistem Pengurusan
Mesyuarat Universiti Teknologi
Malaysia,Skudai
2.7.2.1 Kajian Kes 2 – Masalah Yang
Cuba Diselesaikan
2.8 Cadangan Penyelesaian
2.9 Kajian Ke Atas Teknologi, Peralatan Dan
Teknik Untuk Menyelesaikan Masalah
2.9.1 Kajian Terhadap Teknologi Internet Dan
World Wide Web (www)
2.9.2 Kajian Terhadap Aplikasi Web
2.9.2.1 Aplikasi Web Java
2.9.2.2 Teknologi Java Server Pages
(JSP)
2.9.3 Kajian Terhadap Teknologi Short
Message Service (SMS)
2.9.3.1 Kebaikan SMS
2.9.3.2 SMS Gateway
2.9.3.3 NowSMS
2.9.4 Kajian terhadap Perisian dalam
Pembangunan Sistem
2.9.4.1 Kajian Penggunaan Macromedia
17
18
18
19
20
20
21
21
22
22
23
23
24
24
25
25
25
ix
Dreamweaver CS3
2.9.4.2 Kajian Penggunaan Microsoft
Project 2003
2.9.4.3 Kajian Penggunaan Rational
Rose 2000
2.9.4.4 Kajian Penggunaan XAMPP
2.9.4.5 Kajian Penggunaan Adobe
Photoshop CS3
2.9.5 Kajian Terhadap Bahasa Pengaturcaraan
2.9.5.1 Hypertext Preprocessor (PHP)
2.9.5.2 Active Server Page (ASP)
2.9.5.3 JavaScript
2.9.5.4 Kajian Perbandingan Antara
PHP dan ASP
2.9.6 Kajian Terhadap Pangkalan Data
2.9.6.1 MySQL
2.9.6.2 Microsoft Access 2007
2.9.6.3 Kajian perbandingan Terhadap
MySQL Dan Microsoft Access
2007
2.9.7 Kajian terhadap Perisian Pelayan Web
2.9.7.1 Apache Web Server
2.9.7.2 Microsoft Internet Information
System (IIS)
2.9.8 Teknik Temubual
2.9.9 Kajian terhadap Perkakasan
26
26
27
27
27
27
28
28
29
31
31
31
32
33
33
34
34
35
3 METODOLOGI PEMBANGUNAN
36
x
3.1 Pendahuluan
3.2 Kajian Ke Atas Metodologi
3.2.1 Model Air Terjun
3.2.2 Model RUP (Rational Unified Process)
3.2.3 Model Prototaip
3.2.4 Model Spiral
3.3 Kajian Perbandingan
3.4 Metodologi Pembangunan Perisian
3.4.1 Struktur Model RUP
3.4.2 Panduan – Panduan Proses Kitar
Hayat Didalam Pembangunan Perisian
3.4.2.1 Proses Pembangunan
secara Berulang
3.4.2.2 Pengurusan Keperluan
3.4.2.3 Menggunakan Rekabentuk Dan
Senibina Berasaskan Komponen
3.4.2.4 Menggambarkan Permodelan
(UML)
3.4.2.5 Pengesahan Terhadap Kualiti
3.4.2.6 Mengenalpasti Keperluan
3.4.2.7 Pengurusan Perubahan
3.5 Kajian Metodologi Yang Dipilih Secara
Terperinci
3.5.1 Fasa – Fasa Model Rational Unified
Process (RUP)
3.5.2 Kelebihan Rational Unified Process
(RUP)
3.6 Analisa Keperluan Sistem
3.6.1 Justifikasi Perkakasan
36
37
37
38
38
39
39
40
41
41
41
42
42
42
42
43
43
44
44
45
46
46
xi
4 HASIL ANALISIS DAN REKABENTUK
48
4.1 Pendahuluan
4.2 Aliran Kerja Fasa Keperluan
4.2.1 Keperluan Sistem
4.2.1.1 Keperluan Kefungsian
4.2.1.2 Keperluan Bukan Kefungsian
4.2.1.3 Keperluan Teknikal
4.2.2 Permodelan Kes Guna
4.2.2.1 Keterangan Aktor
4.2.2.2 Keterangan Kes Guna
4.2.3 Gambarajah Aktiviti
4.3 Aliran Kerja Fasa Analisa
4.3.1 Rajah Jujukan (Sequence Diagram)
4.3.2 Rajah Kelas (Class Diagram)
4.4 Aliran Kerja Fasa Rekabentuk
4.4.1 Rekabentuk Senibina
4.4.2 Rekabentuk Pangkalan Data
4.4.3 Rekabentuk Antaramuka
4.4.4 Rekabentuk Input
4.4.5 Rekabentuk Output
4.5 Aliran Kerja Fasa Pengujian
4.6 Rumusan
48
48
49
49
50
50
50
53
54
54
54
55
55
55
56
58
58
60
61
61
61
5 PERLAKSANAAN DAN HASIL
63
5.1 Pengenalan
5.2 Persekitaran Pembangunan
5.2.1 Pemasangan XAMPP
63
64
64
xii
5.2.2 Pemasangan NowSMS
5.3 Pengekodan
5.3.1 Hubungan Dengan Pangkalan Data
5.3.2 Penggunaan Cookies Dalam Fungsi Log
Masuk
5.3.3 Fungsi Masukkan Maklumat Pengguna
5.3.4 Fungsi Semakan Proses Kelulusan
Kertas Kerja
5.3.5 Fungsi Hantar Mesej
5.3.6 Menghapuskan Data dalam Pangkalan
Data
5.4 Fasa Pengujian
5.4.1 Pengujian Kotak Putih
5.4.2 Pengujian Kotak Hitam
5.4.3 Pengujian Input
5.4.4 Jangkaan Output
5.5 Hasil Pembangunan
5.6 Ringkasan Hasil
64
65
65
67
69
73
74
76
77
78
78
78
80
81
82
6 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN
83
6.1 Pendahuluan
6.2 Hasil dan Pencapaian Projek
6.3 Masalah Yang Dihadapi
6.4 Kelebihan Sistem
6.5 Kelemahan Sistem
6.6 Cadangan Pembaikan
6.7 Ringkasan
83
84
84
85
86
87
88
xiii
RUJUKAN 89
LAMPIRAN 91
xiv
SENARAI JADUAL
NO. JADUAL TAJUK MUKA SURAT
2.1 Perbandingan Antara PHP dan ASP 29
2.2 Perbandingan Antara MySQL dan Microsoft
Access 2007
32
2.3 Keperluan Minimum Perkakasan Komputer 35
3.1 Kajian Perbandingan Metodologi 39
3.2 Fasa – Fasa Model Rational Unified Process
(RUP)
44
4.1 Keterangan Ringkas Bagi Setiap Aktor 53
xv
SENARAI RAJAH
NO. RAJAH TAJUK
MUKA SURAT
2.1 Contoh Antaramuka Laman Web Sistem
Pengurusan Mesyuarat
19
4.1 Rajah Kes Guna Keseluruhan SPJKM-Online 51
4.2 Rajah Kes Guna bagi Pengetua 51
4.3 Rajah Kes Guna bagi Ketua Biro 52
4.4 Rajah Kes Guna bagi Pelajar 52
4.5 Contoh antaramuka Laman Utama bagi Ketua
Biro
59
4.6 Contoh Antaramuka Senarai Profil Ketua Biro 59
4.7 Contoh Antaramuka Proses Kelulusan Kertas
Kerja
60
5.1 Localhost bagi SPJKM-Online 66
5.1a Keratan Aturcara Capaian Pangkalan Data. 66
5.2 Antaramuka Log Masuk 67
5.2a Keratan Aturcara Log Masuk. 69
5.3 Antaramuka Masukkan Maklumat Pengguna
Ketua Biro
70
5.3a Keratan Aturcara Masukkan Maklumat
Pengguna
72
5.4 Antaramuka Semakan Proses Kelulusan Kertas
Kerja
74
xvi
5.4a Keratan Aturcara Semakan Proses Kelulusan
Kertas Kerja
74
5.5 Antaramuka Hantar Mesej 75
5.5a Keratan Aturcara Hantar Mesej 76
5.6 Keratan Aturcara Hapus Data Pengguna 77
5.7 Mesej ralat dari Pengguna yang cuba menekan
Butang Login tanpa ID Pengguna dan
Katalaluan.
79
5.8 Mesej ralat bagi ID Pengguna atau Katalaluan
yang Salah
79
5.9 Paparan carian bagi Laporan Kertas Kerja 80
xvii
SENARAI SINGKATAN
SINGKATAN MAKSUD
API - Aplication Program Interface
API - Application Program Interface
ARPANET - US Defense Advanced Research Projects Agency
ASP - Active Server Page
CGI - Common Gateway Interface
CICT - Center of Information Communication Technology
CIMD - Computer Interface to Message Distribution
COM - Component Object Mode
CSS - Cascading Style Sheet
DBMS - Database Management System
EUA - External User Application
FSKSM - Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat
GIF - Graphics Interchange Format
GPRS - General Packet Radio Service
GSM - Global System for Mobile Communications
HEP - Hal Ehwal Pelajar
HTML - Hypertext Markup Languange
HTTP - Hypertext Transfer Protocol
IBM - International Business Machine
ICT - Teknologi Maklumat dan Komunikasi
IIS - Microsoft Internet Information Server
xviii
JKM - JawatanKuasa Mahasiswa
JKMK9 - JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9
JSDK - Java Servlet Development Kit
JSP - Java Server Pages
K9 - Kolej 9
MMS - Multimedia Messaging Service
MMSC - Multimedia Mesagging Center
MySQL - Microsoft SQL Server
PDA - Personal Digital Assistants
PHP - Hypertext Preprocessor
PSM I - Projek Sarjana Muda I
PSM II Projek Sarjana Muda II
RAD - Rapid Application Development
RUP - Rational Unified Process
SBK - Sistem Bantuan Keputusan
SDD - System Design Document
SDLC - System Development Life Cycle
SMP - Sistem Maklumat Pengurusan
SMS - Short Message Service
SMSC - Short Message Service Center
SPJKM - Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa
SQL - Structured Query Language
SRS - Software Requirements Specification
SSL - Secure Socket Layer
SUTD - Software Unit Testing Document
TCP/IP - Transmission Control Protocol / Internet Protokol
UML - Unified Modelling Language
UTM - Universiti Teknologi Malaysia
WAP - Wireless Application Protocol
Window 7 - Window 7
xix
WML - Wireless Markup Languag
www - World Wide Web
WYSIWYG - What You See Is What You Get
XAMPP - X (for the four operating system supported) A
(Apache) M (MySQL) P (PHP) P (Perl).
XML - eXtension Markup Language
xx
SENARAI ISTILAH
BAHASA MALAYSIA BAHASA INGGERIS
Aktor - Actor
Carta Gantt - Gantt Chart
Keperluan Bukan kefungsian - Non-Functional Requiremet
Keperluan Kefungsian - Functional Requirement
Lelaran - Iteration
Model Air Terjun - Waterfall Model
Model Prototaip - Prototyping Model
Muat Naik - Upload
Muat Turun - Download
Pangkalan Data - Database
Pelanggan - Client
Pelantar Window - Platform Window
Pelayan Web - Web Server
Pelayan - Server
Pelayan-Pelanggan - Client-Server
Pelayar - Browser
Pemasangan - Installation
Pembina web - Webmaster
Pengguna - User
Rajah jujukan - Sequence Diagram
Rajah Kes Guna - Use Case Diagram
xxi
Sistem Pengoperasian - Operating System
Rajah Kelas - Class Diagram
Rajah Aktiviti - Activity Diagram
xxii
SENARAI LAMPIRAN
LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT
A Carta Gantt Projek Sarjana Muda I 91
B Carta Gantt Projek Sarjana Muda II 93
C Struktur Organisasi JKM Kolej 9 (2009/2010) 95
D Biodata Responden Dan Set Soalan Temubual 97
E Carta Alir Penyediaan Kertas Kerja Aktiviti Pelajar 102
F Carta Alir Proses Permohonan Aktiviti Pelajar Oleh
Ketua Biro Dalam Sistem Semasa
105
G Carta Aliran Proses Pengurusan Mesyuarat Dalam
Sistem Semasa Dan Carta Aliran Bagi Proses
Penyimpanan Rekod Laporan Dan Kertas Kerja
Dalam Sistem Semasa
107
H Contoh Model Sistem Maklumat Pengurusan
(SMP), Konsep Asas Senibina Sistem Bantuan
Keputusan Dan Contoh Pepohon Keputusan
110
I Carta Aliran SMS 114
J Model Pembangunan Sistem 116
K Dokumen Spesifikasi Keperluan Sistem Perisian
(SRS)
122
L Dokumen Rekabentuk Perisian (SDD) 165
M Manual Pemasangan Perisian 177
xxiii
N Dokumen Pengujian Unit Perisian (STUD) 186
O Manual Pengguna 221
BAB 1
PENGENALAN PROJEK
1.1 Pendahuluan
Pada masa kini, banyak penggunaan dan penguasaan dalam bidang ICT
membantu mempermudahkan tugas –tugas harian dalam sesebuah organisasi. ICT
merupakan satu pelajaran bagi teknologi mengendalikan informasi dan pertolongan
dalam komunikasi . Perkembangan tersebut mendorong kepada perkembangan sistem
yang berinteraktif dan berinformasi.
JawatanKuasa Mahasiswa (JKM) merupakan satu organisasi yang terdapat di
dalam setiap kolej kediaman di dalam Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Mereka
ini menjadi saluran dan penyambung atau perantara antara warga kolej dengan pihak
atasan. JKM menjalankan aktiviti yang menitikberatkan pembelajaran dan
kecemerlangan akademik.
2
Fokus penulisan tesis ini adalah untuk membangunkan sebuah projek yang
berasaskan aplikasi web iaitu Sistem Pengurusan JawatanKuasa Mahasiswa Kolej 9,
UTM (SPJKM-Online). Sistem ini dapat memberi kemudahan kepada pihak JKM
dalam menguruskan segala urusan terutamanya yang melibatkan mesyuarat dan kertas
kerja. SPJKM-Online memudahkan pengurusan maklumat aktiviti-aktiviti pelajar
dengan memberi kelebihan kepada ketua-ketua biro dan persatuan kolej menghantar
permohonan kertas kerja aktiviti pelajar secara atas talian untuk kelulusan daripada
pengetua kolej dan menguruskan sendiri proses memapar dan mengemaskini maklumat
aktiviti biro atau persatuan.
Dengan adanya sistem yang dibangunkan ini, diharapkan dapat membantu pihak
JKM menguruskan satu sistem pengurusan kertas kerja aktiviti pelajar dan mesyuarat
yang cekap, mudah dan sistematik. Ia juga dapat membantu menyelesaikan masalah
yang kerapkali dihadapi oleh pihak JKM ini. Sistem ini juga dapat menyimpan rekod
laporan mengenai mesyuarat dan kertas kerja dengan sistematik. Dan dengan ini, ia
dapat meminimumkan beban kerja yang dilakukan oleh pihak JKMK9.
1.2 Pernyataan Masalah
Berdasarkan beberapa pemerhatian dan kajian terhadap sistem sedia ada serta
perbincangan dengan pihak JKM, beberapa perkara telah dikenalpasti.
3
1.2.1 Pengurusan Maklumat Aktiviti Kertas Kerja
i. Masalah berkaitan status permohonan
Proses untuk mengetahui status permohonan samada berjaya atau tidak
masih memerlukan pelajar berulang – alik ke pejabat untuk bertemu dengan
pengetua. Kekangan masa kuliah pelajar yang padat menyukarkan pelajar
untuk memperuntukkan sejumlah masa yang agak banyak untuk berulang –
alik ke pejabat kolej.
ii. Kesukaran menganalisa permohonan aktiviti
Masalah untuk menganalisa permohonan aktiviti – aktiviti oleh ketua biro dan
persatuan. Ini kerana penganalisaan masih dilakukan secara manual untuk
menyesuaikan bilangan aktiviti – aktiviti yang boleh diluluskan dengan peruntukan
yang ada.
iii. Maklumat peribadi pelajar yang menyertai akitiviti tidak dikawal dengan baik
Proses mengikuti aktiviti pelajar hanya dilakukan secara manual pada borang-
borang yang ditampal disekeliling kolej pelajar.
iv. Masalah berkaitan dengan fail
Kertas kerja yang telah diluluskan akan disimpan di dalam fail- fail yang berlainan
dan disusun di dalam rak – rak. Ini menyukarkan mereka untuk membuat rujukan
kerana perlu mencari satu persatu fail kertas kerja yang ingin dirujuk. Ini terdedah
kepada kesukaran untuk mencari fail kerana fail yang disimpan terlalu banyak.
4
v. Hebahan secara manual
Ketua Biro hanya akan menampal informasi mengenai aktiviti tersebut disekitar
kolej pelajar. Keadaan ini kurang sesuai diaplikasikan kerana risiko kehilangan
sumber informasi seperti poster adalah tinggi.
1.2.2 Pengurusan Mesyuarat
i. Masalah yang berkaitan dengan masa
Surat panggilan tidak dapat diserahkan kepada penerima kerana faktor masa
yang tidak sesuai. Untuk membolehkan mereka mengetahui mesyuarat yang
akan diadakan, mereka akan menghantar mesej kepada seseorang dan
penerima mesej itu akan forward mesej tersebut kepada yang lain.
ii. Masalah yang berkaitan dengan minit mesyuarat
Pengurusan dalam menyediakan minit mesyuarat dan kertas kerja masih
menggunakan sistem manual dengan menggunakan Microsft Excel dan
Microsoft Word. Minit mesyuarat akan ditaip dan dicetak serta diedarkan
kepada ahli mesyuarat.
iii. Masalah berkaitan dengan fail
Mereka perlu mengisi buku rekod mengenai masa penggunaan bilik
mesyuarat. Dari segi minit mesyuarat dan memo panggilan mesyuarat pula
akan disimpan didalam fail serta diletakkan di rak – rak yang telah
disediakan. Ini terdedah kepada risiko kehilangan, kesilapan, kerosakan dan
capaian maklumat yang lambat.
5
1.3 Matlamat
Membangunkan satu sistem pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja pelajar
dan mesyuarat secara aplikasi web yang lebih sistematik dan efektif serta menggunakan
perkhidmatan pesanan ringkas (SMS) yang dapat membantu pengguna mendapat
informasi dengan lebih cepat dan mudah.
1.4 Objektif Projek
Sesebuah projek atau aktiviti yang dilaksanakan mempunyai objektif utama
yang tersendiri supaya setiap aktiviti yang dijalankan mempunyai matlamat yang jelas
untuk dicapai. Diantara objektif yang ditentukan bagi projek ini adalah:
i. Menganalisa masalah dalam pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja dan
mesyuarat JawatanKuasa Mahasiswa kolej 9.
ii. Mengkaji tentang metodologi dan teknologi yang sesuai untuk di
aplikasikan di dalam sistem ini.
iii. Merekabentuk dan membangun sebuah Sistem Pengurusan berasaskan
web.
iv. Menguji sebuah Sistem Pengurusan yang telah siap di bangunkan.
6
1.5 Skop Projek
Bagi memastikan objektif – objektif projek dapat dicapai dan memudahkan lagi
pemahaman dan pengendalian projek, skop kajian dibahagikan kepada skop sistem dan
skop pengguna.
1.5.1 Skop Sistem
i. Menghasilkan kertas kerja yang membolehkan permohonan secara atas
talian dilakukan oleh ketua biro.
ii. Membantu pengetua dalam membuat keputusan mengenai aktiviti yang
wajar diluluskan .
iii. Sistem ini membolehkan pengguna menjalankan aktiviti-akitviti urusan
mesyuarat secara atas talian.
iv. Menghasilkan sebuah sistem yang dapat menempatkan semua maklumat
aktiviti kolej secara berpusat dan sistematik.
v. Sistem ini akan menyenaraikan pengumuman dan program terkini yang
dirancang oleh pihak JKM Kolej 9, UTM.
vi. Sistem ini membenarkan mesej dihantar kepada ahli – ahli JKM sebelum
mesyuarat diadakan melalui perkhidmatan pesanan ringkas (SMS).
7
1.5.2 Skop Pentadbir/Pengguna
Sistem ini akan digunakan oleh Pengetua Kolej, Ketua Biro iaitu sebagai
pengguna utama dan para pelajar kolej.
1.6 Justifikasi / Kepentingan Projek
Secara keseluruhannya sistem ini dibangunkan untuk pihak JKM Kolej 9 dalam
menguruskan segala yang berkaitan dengan pengurusan maklumat aktiviti kertas kerja
pelajar dan mesyuarat. Pembangunan sistem bertujuan menggantikan pengurusan
mesyuarat dan permohonan kertas kerja aktiviti yang sebelum ini diuruskan secara
manual. Dengan menggunakan sistem ini, ia akan dapat membantu pihak JKM dalam
melakukan proses-proses seperti merangka, mengemaskini, menyemak , merekod dan
mengesahkan dengan lebih berkesan, mudah dan cepat pada tahap yang optimum .
Dengan adanya sistem ini kelak pihak JKM mampu melakukan tugas dengan lebih
cepat dan efektif menggantikan sistem manual yang sedia ada. Sistem ini juga mampu
menjimatkan kos dan penggunaan tenaga kerja.
8
1.7 Perancangan Projek
Perancangan Projek Sarjana Muda 1(PSM I) dilaksanakan sepanjang
semester I sesi 20092010. Manakala, bagi Projek Sarjana Muda II (PSM II) pula
dilaksanakan di sepanjang semester II sesi 20092010.Pembangunan sistem dijalankan
sepanjang semester sehingga sistem siap dibangunkan.
Perancangan projek bagi PSM I pada carta gantt dalam Lampiran A dan PSM II
ditunjukkan dalam carta gantt di Lampiran B.