sistem manajemen arsip dinamis pasien di rumah …
TRANSCRIPT
i
SISTEM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS PASIEN DI RUMAH SAKIT
UMUM UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH CIREBON
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh :
RIRIN KOMARIAH
NIM. 11140251000018
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1441H / 2020M
i
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS PASIEN DI RUMAH SAKIT
UMUM UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH CIREBON
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Ririn Komariah
NIM: 11140251000018
Di bawah bimbingan
Mukmin Suprayogi, M.Si
NIP: 19620301 199903 1 001
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1441H / 2020M
ii
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ririn Komariah
NIM : 11140251000018
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang
merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan
merupakan replikasi maupun saduran dari hasil penelitian orang lain.
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi
dianggap gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi
baru dan kelulusan serta gelarnya dibatalkan.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari
menjadi tanggungjawab saya.
Jakarta, Februari 2020
Ririn Komariah
iii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
Nama : Ririn Komariah
NIM : 11140251000018
Judul Skripsi : Sistem Manajemen Arsip Dinamis Pasien Di Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon
Ujian Skripsi : 12 Februari 2020
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai syarat
untuk memperoleh gelar Sarjana (S-1) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas
Adab dan Humaniora, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, Februari 2020
Tanda Tangan
Tanggal
1. Ketua Sidang
: Siti Maryam, M.Hum
NIP. 19700705199803 2 002
............................
.................
2. Sekretaris Sidang
: Amir Fadhilah, M.Si
NIP. 19710530199903 1 003
............................
.................
3. Pembimbing
: Mukmin Suprayogi, M.Si
NIP. 19620301 199903 1 001
............................
.................
4. Penguji I
: Hikmah Irfaniah, M.Hum
NIDN. 9920112736
............................
.................
5. Penguji II
: Muhammad Azwar, M.Hum
NIDN. 2015018002
............................
.................
i
ABSTRAK
Ririn Komariah (11140251000018) Sistem Manajemen Arsip Dinamis Pasien Di
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon. Dibawah
bimbingan Mukmin Suprayogi, Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas
Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2020.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem manajemen arsip
dinamis Pasien di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon.
Serta membahas tentang penyimpanan arsip dinamis pasien, penciptaan arsip serta
apa faktor-faktor penghambat dalam sistem manajemen arsip dinamis pasien di
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon. Penelitian ini
menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif, sedangkan metode yang
diterapkan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Dan instrumen yang
digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan alat bantu berupa observasi,
wawancara, dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik
analisis data kualutatif deskriptif. Setelah dilakukan penelitan hasilnya adalah
bahwa sistem manajemen arsip dinamis pasien di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhmmadiyah Cirebon menggunakan azas pengorganisasian arsip sistem
kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi serta manajemen pengelolaan
arsip dinamis aktif dan inaktif pada Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon yaitu dimulai dari penciptaan arsip dengan kata lain
pengurusan surat masuk dan keluar, pemberkasan dan penataan arsip dinamis dan
penyusutan, pemindahan arsip aktif inaktif dan pemusnahan arsip. Adapun faktor-
faktor penghambat yang ada di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Cirebon adalah masih kurangnya tenaga kerja, kurangnya sarana dan prasarana.
Kata kunci : manajemen, penyimpanan arsip, arsip dinamis
ii
ABSTRACT
Ririn Komariah (11140251000018) Dynamic Patient Archive Management
System in the General Hospital of the University of Muhammadiyah
Cirebon. Under the guidance of Mukmin Suprayogi, the Library of
Science Study Program of the Adab and Humanities Faculty of UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta 2020.
The purpose of this study was to determine the dynamic archive management
system of Patients at the General Hospital of the University of Muhammadiyah
Cirebon. As well as discussing about the patient's dynamic archive storage,
creation of the archive as well as what are the inhibiting factors in the patient's
dynamic archive management system at the Muhammadiyah University Hospital,
Cirebon. This research uses descriptive qualitative research, while the method
applied in this study is a qualitative approach. And the instrument used in this
study is to use tools in the form of observation, interviews, documentation. The
data analysis technique used is descriptive qualitative data analysis technique.
After researching the results are that the dynamic archive management system of
patients at the General Hospital of the University of Muhmmadiyah Cirebon uses
the principle of organizing a combination of centralized and decentralized archive
management systems as well as the management of active and active dynamic
archive management at the Muhammadiyah University Hospital Cirebon Cirebon,
which starts from the creation of archives with the word others, management of
incoming and outgoing mails, filing and structuring of dynamic and shrinking
records, active inactive file transfers and archive destruction. As for the inhibiting
factors in the General Hospital of the University of Muhammadiyah Cirebon are
the lack of labor, lack of facilities and infrastructure.
Keywords: management, archival storage, dynamic archive
iii
KATA PENGANTAR
Assalamu‟alaikum Wr. Wb
Alhamdulillahirabbil‟alamin, segala puja dan puji serta syukur saya
curahkan kepada Allah Subhanahu wa Ta‟ala yang telah melimpahan rahmat dan
karunia-Nya. Serta shalawat dan salam tidak lupa saya hantarkan kepada
junjungan Nabi Muhammad Shallallahu „Alayhi wa Sallam beserta keluarga, para
sahabat, dan para pengikutnya hingga akhir hayat, sehingga saya dapat
menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul “Sistem Manajemen Arsip
Dinamis Pasien di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon” ini
untuk memenuhi persyaratan dalam mendapatkan gelar S.IP.
Dalam proses penyusunan skripsi ini, tidak sedikit hambatan yang penulis
hadapi. Menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan skripsi ini tidak lain
berkat bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab
itu pada kesempatan ini penulis akan menyampaikan ucapan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu mewujudkan penulisan skripsi ini kepada:
1. Prof. Dr. Amany Lubis, Lc, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Saiful Umam, MA., Ph.D, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Ibu Siti Maryam, M.Hum, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. Bapak Amir Fadhilah, S.Sos, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
iv
5. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku dosen pembimbing skripsi, yang
telah meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya untuk membimbing serta
memberi masukan dan kritik kepada peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Seluruh Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Perpustakaan Fakultas
Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang telah
memberikan banyak ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang
akademis, sosial dan keagamaan kepada penulis.
7. Kedua orang tua, kakak dan adik tercinta, yaitu Ayahanda Wawan Tarwan,
Ibunda I‟ah Saniah, Ayu Wahyuni, Yudi Ikwahyudi, Dedeh Agustiani, dan
Mega Islamiani, yang senantiasa selalu memberikan do‟a, kasih sayang,
perhatian, dukungan, semangat dan motivasi baik moral maupun materil yang
begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini.
8. Seluruh informan dalam penelitian ini, yaitu fitria Ratnasari, Amd (Fitri)
selaku Sekretaris, Gina Nurfadila, Amd RMIK (Gina) selaku Koordinator
rekam medis dan Mohammad Sholeh, SE (Adi) selaku Staf SDM dan
Pelatihan.
9. Teman-teman Ilmu Perpustakaan angkatan 2014, terlebih khusus kelas B, dan
teman KKN ERGONOMIC 133. Terimakasih atas segala kebersamaan,
kekompakan dan kenangan yang telah tercipta selama ini.
10. Serta semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu yang telah
membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa masih banyak
kekurangan, baik dari segi susunan maupun dari segi penulisan. Oleh sebab itu,
penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun untuk
v
kesempurnaan skripsi ini.Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
saya pada khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Jakarta, Februari 2020
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
SURAT PERNYATAAN
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................. 1
A. Latar Belakang ............................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah............................................. 4
C. Tujuan dan Manfaat ....................................................................... 5
D. Definisi Istilah ................................................................................ 6
E. Sistematika Penulisan .................................................................... 6
BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................... 8
A. Arsip ............................................................................................... 8
1. Pengertian Arsip ...................................................................... 8
2. Jenis Arsip ............................................................................... 8
3. Siklus Hidup Arsip Dinamis ................................................. 10
4. Penciptaan Arsip ................................................................... 11
5. Penggunaan arsip .................................................................. 11
6. Sistem Penyimpanan Arsip ................................................... 12
7. Perlengkapan Kearsipan ........................................................ 12
8. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip .................................. 13
B. Pengelolaan Arsip Dinamis .......................................................... 16
1. Penciptaan arsip dinamis ....................................................... 17
2. Penggunaan Arsip Dinamis ................................................... 23
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis ................................................ 26
4. Penyusutan Arsip .................................................................. 30
vii
C. Manajemen Kearsipan .................................................................. 32
D. Manajemen Arsip Dinamis .......................................................... 33
E. Rekam Medis ............................................................................... 36
1. Pengertian Rekam Medis ...................................................... 36
2. Tujuan Rekam Medis ............................................................ 37
3. Isi Rekam Medis ................................................................... 37
4. Kegunaan Rekam Medis ....................................................... 38
5. Bentuk Pelayanan Rekam Medis .......................................... 40
6. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ...................................... 40
F. Penelitian Terdahulu .................................................................... 43
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 45
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................... 45
B. Kriteria Informan ......................................................................... 45
C. Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 46
1. Data Primer ........................................................................... 46
2. Data Sekunder ....................................................................... 47
3. Dokumentasi ......................................................................... 47
4. Buku ...................................................................................... 47
5. Jurnal ..................................................................................... 48
D. Teknik Analisis Data .................................................................... 48
1. Reduksi data .......................................................................... 48
2. Penyajian Data ...................................................................... 48
3. Penarikan Kesimpulan .......................................................... 49
E. Tempat dan Waktu Penelitian ...................................................... 49
1. Tempat penelitian .................................................................. 49
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .................................. 51
A. Profil Objek Penelitian ................................................................. 51
1. Sejarah Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ...................................................... 51
2. Visi, Misi Serta Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon. .................................. 52
3. Tugas dan fungsi Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ...................................................... 52
viii
4. Sumber Daya Manusia/Ketenagaan ...................................... 54
B. Faktor-Faktor Pendukung ............................................................ 58
C. Hasil Penelitan Dan Pembahasan ................................................. 60
1. Hasil Penelitian ..................................................................... 60
2. Pembahasan ........................................................................... 65
BAB V PENUTUP ........................................................................................... 71
A. Kesimpulan .................................................................................. 71
B. Saran ............................................................................................. 71
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 73
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Sistem Manajemen Arsip Dinamis Pasien Di Rumah Sakit
UmumUniversitas Muhammadiyah CirebonJadwal Persiapan
dan Aktivitas Peneliti ....................................................................... 54
Tabel 4.1 Tenaga Medis RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon .............. 59
Tabel 4.2 Jumlah Karyawan Per Bulan September Tahun 2018 ...................... 64
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Denah Lokasi Rumah Sakit Umum Universitas
MuhammadiyahCirebon ............................................................... 58
Gambar 4.3 Struktur Organisasi RSU Universitas Muhammadiyah
Cirebon Th.2019-07-17 ................................................................ 61
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan sebuah institusi perawatan kesehatan
profesional yang pelayanannya disediakan oleh dokter, perawat dan tenaga
ahli kesehatan lainnya, sedangkan fungsi rumah sakit itu sendiri adalah yang
memberikan pelayanan rujukan medis spesialistik dan subspesialis yang di
dalamnya menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat
penyembuhan dan pemulihan pasien.
Didalam sebuah institusi pasti ada sebuah struktur organisasi atau
birokrasi yang sistematik saling berkesinambungan, meliputi dari
kepegawaian sampai administrasi. Maka oleh sebab itu, sebuah rumah sakit
wajib mempunyai data kearsipan yang lengkap dan pembiayaan, data pasien
sampai tenaga medis yang menangani yang harus di jaga, disimpan dan
dipelihara.
Disaat seorang pasien yang sedang menjalani perawatan ataupun hanya
sekedar berobat biasa, pasti membutuhkan data diri seorang pasien tersebut,
karena untuk keterkatitan dengan biaya dan pengobatan pasien tersebut, oleh
sebab itu kita membutuhkan sebuah sistem yang berbentuk kearsipan, yang
tujuannya untuk rujukan atau referensi seorang pasien.
Setiap instansi atau rumah sakit harus memiliki pelayanan yang lebih
baik dari tenaga medis maupun dalam administrasi rumah sakit. Mengingat
dari pentingnya pengelolaan, preservasi arsip rumah sakit, pemberian layanan
yang baik merupakan salah satu proses dari pekerjaan dalam setiap organisasi
2
termasuk sumah sakit. Setiap instansi pun memiliki kewajiban mengenai
kearsipan yang harus wajib dipelihara, dijaga dan disimpan.
Dalam hal ini diperlukan standar pelayanan yang dianggap sebagai
tolak ukur sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dalam memberikan
pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Kegiatan
memberikan pelayanan terhadap masyarakat merupakan salah satu kegiatan
administrasi dalam organisasi.1
Pada penelitian ini penulis mengambil objek di Rumah Sakit ini karena
merupakan rumah sakit dengan kawasan yang dekat dari pemukiman
penduduk dekat juga dengan daerah pantai dan laut dan merupakan kawasan
pertanian dan nelayan. Karena Rumah Sakit ini juga dikualifikasikan sebagai
lembaga kesehatan yang bisa terkena dampak bencana alam.
Di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon ini
manajemen kurang dan harus adanya peningkatan lagi dari sistem
manajemennya berikut sisi kekurangan dari sisi manajemen yaitu : seperti
alokasi anggaran software yang dapat untuk dialokasikan perekrutan dan
pengembangan Sumber Daya Manusia IT serta investasi hardware jaringan .
Karena rumah sakit umum daerah tidak memiliki anggaran besar.
Setiap lembaga tentunya memiliki kearsipan, arsip merupakan suatu
ruang penyimpan dan dokumen yang berfungsi diwaktu yang akan
datangseperti masalah administrasi, hukum dan bisnis yang mempunyai
fungsi untuk instansi, lembaga atau perorangan.
1 Mukarom, Muhibudin, Manajemen Pelayanan Publik, (Jakarta: Pustaka Setia, 2015), h.20.
3
Dengan mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dari suatu
organisasi, maka harus adanya penerapan dengan suatu sistem kearsipan serta
melalui banyaknya pekerjaan atau dengan kegiatan guna untuk melakukan
kegiatan mengelola asrip yang ada.
Arsip merupakan segala bentuk atau naskah yang mempunyai makna
dan tujuan sebagai informasi dari berbagai macam informasi dengan fakta
yang akurat. Yang memiliki nilai guna dan dapat dibutuhkan dimasa yang
akan datang jika arsip tersebut disimpan dengan baik.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dan
merupakan arsip yang masih digunakan suatu organisasi. Arsip dinamis ini
dilaksanakan untuk menjamin penyelenggaraan kegiatan sebagai kinerja dan
mendapatkan mengenai informasi tentang tugas, lembaga, departemen atau
dengan yang lainnya.
Arsip dinamis ini memiliki ruang lingkup yang luas, sehingga arsip
dinamis ini dibagi lagi menjadi tiga macam yaitu : arsip aktif adalah arsip
yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja, arsip semi aktif adalah
arsip yang nilai penggunaanya sudah menurun sedangkan arsip inaktif adalah
arsip yang sudah jarang sekali digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.2
Jika dilihat dari persfektif islam dalam surat Al Jatsiyah (45):28-29
yang berbunyi;
2 Boedi Martono, Arsip Korespodensi (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), h. 25.
4
Dan (pada hari itu) kamu Lihat tiap-tiap umat berlutut. tiap-tiap umat
dipanggil untuk (melihat) buku catatan amalnya. pada hari itu kamu
diberi Balasan terhadap apa yang telah kamu kerjakan.
(Allah berfirman): "Inilah kitab (catatan) Kami yang menuturkan
terhadapmu dengan benar. Sesungguhnya Kami telah menyuruh mencatat
apa yang telah kamu kerjakan".
Maksud ayat yang di atas menegaskan bahwa catatan kebaikan atau
keburukan akan ditunjukkan atau diperlihatkan kepada pemilik catatan
dikemudian hari. Samahalnya dengan arsip ketika dibutuhkan pasti akan
diperlihatkan hasil dari catatan, tulisan atau dokumen tersebut.
Rekam medis adalah suatu berkas yang berisikan dokumen identitas
pasien yang diberikan kepada pasien pada pelayanan kesehatan. dan dilihat
dari pasal 14 Permenkes nomor 749 tahun 1989 tentang tujuan dan fungsi
rekam medis yaitu sebagai dasar pelayanan kesehatan dan pengobatan,
pembuktian hukum, peneliti dan pendidikan, dasar pembiayaan pelayanan
kesehatan.
Dari latar belakang penulis dijelaskan diatas, oleh karena itu penulis
akan menjabarkan dengan ketertarikan dan membuat penelitian dengan judul :
Sistem Manajemen Arsip Dinamis Pasien Di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Untuk mempermudah penelitian, maka penulis akan menjabarkan
persoalan mengenai penyimpanan arsip, penciptaan dan faktor-faktor
penghambat arsip di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Cirebon.
Maka dibuatlah penjabaran perumusan masalah adalah sebagai berikut :
5
1. Bagaimana cara penyimpanan arsip di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ?
2. Bagaimana penciptaan arsip dinamis pasien di Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon ?
3. Apa faktor penghambat arsip dinamis di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ?
C. Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan penelitian :
a. Untuk mengetahui cara penyimpanan arsip di Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon
b. Untuk mengetahui penciptaan arsip dinamis pasien di Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon
c. Untuk mengetahui faktor-faktor penghambat arsip di Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon
2. Manfaat penelitian :
a. Manfaat akademis
Untuk menambah wawasan dan pengetahuan khususnya untuk
Peneliti dalam sistem manajemen arsip dinamis khususnya arsip
rekam medis.
b. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi RSU Universitas
Muhammadiyah Cirebon khususnya pada bagian rekam medis.
6
D. Definisi Istilah
1. Sistem : Sistem merupakan suatu kesatuan yang memiliki
komponen dan elemen jika disatukan akan memudahkkan
materi, informasi serta energi dan akan tercapaidengan
tujuan yang baik.
2. Manajemen : Manajemen merupakan suatu proses dengan perencanaan,
pelaksanaan pemikiran, penetapan harga, promosi dan
penyaluran gagasan, barang dan jasa untuk menciptakan
pertukaran yang memuaskan tujuan-tujuan individu dan
organisasi lembaga maupun instansi.3
3. Arsip : Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi.
E. Sistematika Penulisan
Penjelasan pada penelitian ini akan dibagi menjadi beberapa bab, yaitu:
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang yang menjadi topik penelitian,
perumusan dan pembatasan masalah, tujuan penelitian, metode
yang dilakukan dalam penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Literatur
Bab ini berisi tentang penjelasan-penjelasan terkait dengan
landasan teori tentang hasil yang terkait dari jurnal, tesis maupun
artikel mengenai tema skripsi penulis.
3Lasa Hs, Kamus Kepustakaan Indonesia, (Yogyakarta : Pustaka book, 2002). H.199
7
BAB III Metode Penelitian
Bab ini berisi tentang metode apa yang digunakan dan langkah-
langkah penelitian yang dilakukan oleh penulis seperti kriteria
informan, teknik pengumpulan data, sumber data, dan tenik analisa
data.
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang penyajian data-data yang telah diolah. Data
secara objektif mengenai Sistem Manajemen Arsip Dinamis Pasien
di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon
BAB V Penutup
Bab ini berisi tentang kesimpulan yang diambil oleh penulis setelah
penelitian dengan data-data yang telah diolah dan dijabarkan pada
bab sebelumnya, juga berisi saran-saran terkait penelitian ini yang
telah dilakukan di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon.
8
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Pengertian Arsip
Arsip merupakan ruang penyimpanan dokumen atau catatan-
catatan dalam bentuk huruf, gambar atau angka jika dokumen tersebut
ditulis dengan cara dicetak atau diketik serta diketik dan memiliki makna
serta tujuan tertentu sebagai informasi dan komunikasi.4
“Archief” dalam bahasa belanda adalah, bahwa arsip memiliki
beberapa arti yaitu untuk menyimpan sebuah catatan atau bukti.5Ditarik
kesimpulan dari beberapa informasi arsip adalah suatu aktivitas yang
berisikan sebuah informasi dan komunikasi dari lembaga atau perorangan
yang berupa catatan informasi seperti kertas, kertas film, dan media
komputer.
2. Jenis Arsip
Arsip memiliki peranan yang sangat penting serta dapat penjelasan
berdasarkan subjek atau fisiknya, bentuk atau wujudnya, nilai kegunaan,
pemiliknya, sifat kepentingan dan fungsinya. Berikut jenis arsip yaitu:6
4Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia. 2003). H.28
5Dewi Anggrawati, Sistem Kearsipan, (Bandung: Armico, 2004), h.2.
6Hendi Haryadi, Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf, (Jakarta: Visimedia,
2009), h.46
9
a. Arsip menurut subjek dan isinya
Arsip yang berbentukseperti (surat lamaran, rekaman prestasi) arsip
keuangan seperti (slip gaji dan lain sebagainya), arsip pemasaran
seperti (surat penjualan dan lain sebagainya) dan arsip pendidikan
seperti (daftar hadir siswa, silabus pembelajaran).
b. Arsip menurut bentuk atau wujud fisiknya
Dalam sebuah penggolongannya arsip berupa fisik mediaini untuk
merekam sebuah informasi. Contohnya seperti kuitansi, faktur,
rekaman, cd, dvd, disket dll.
c. Arsip menurut nilai kegunaannya
Di dalam kegunannya arsip ini memiliki banyak kegunaannya
berupa undangan yang bernilai sebuah informasi. Prosedur kerja dan
berupa tugas pegawai adalah contoh dari arsip bernilai administrasi.
Surat perjanjian adalah surat dari arsip yang benilai hukum. Laporan
keuangan atau bon dll adalah contoh dari arsip yang bernilai
keuangan. Sedangkan arsip berupa peristiwa, foto, gambar dll adalah
contoh dari arsip yang bernilai sejarah.
d. Arsip menurut sifat kepentingannya
Merupakan pembagian yang terdiri dari beberapa macam yaitu arsip
yang tidak berguna, arsip yang berguna, arsip penting dan arsip vital.
e. Arsip menurut fungsinya
Yaitu dibagi menjadi dua : arsip dinamis dan arsip statis.
10
3. Siklus Hidup Arsip Dinamis
Berikut adalah macam-macam kegiatan dari siklus arsip yaitu
penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan, penyimpanan serta
kegiatan penyusutan arsip7 :
a. Penciptaan arsip
Penciptaan arsip adalah suatu informasi kemandirian dan otoritas
yang ditangkap ke dalam film yang dilakukan dengan sebuah tugas
dalam organisasi.
b. Penggunan arsip
Penggunaan arsip adalah suatu kegiatan kegunaan arsip dinamis
yang disimpan di kantor atau keluarnya arsip dari tempat
penyimpanan guna untuk mendapatkan informasi yang diperlukan
oleh seseorang dengan suatu berkas yang masih aktif dan untuk
beberapa kepentingan.
c. Pemeliharaan arsip
Kegiatan untuk pencegahan arsip yang aktif dalam penataan dan
penyimpanan arsip dan untuk mempertahankan bentuk arsip serta
informasi.
d. Penyimpanan arsip
Penyimpanan arsip adalah penyimpanan berupa dokumen yang
disimpan secara teratur
e. Penyusutan arsip
7Mutiawatul Wardah. “ Pengelolaan Arsip Dinamis”. Jurnal Ar-Raniry, Vol. 8, No. 1 (Juni
2016), h. 60, http://jurnal.ar-raniry.ac.id/index.php/libria/article/viewFile/1223/917 Diakses
tanggal 6 Mei 2020
11
Pengurangan jumlah arsip merupakan bagian dari penyusutan arsip
dengan banyaknya pemusnahan yang bertujuan untuk mengurangi
arsip-arsip yang bertumpuk sehingga dapat menyulitkan kegiatan
temu kembali.
4. Penciptaan Arsip
Pencipta arsip adalah segala sesuatu yang mempunyai misi yang
bagus dengan otoritas yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab
dalam pengelolaan arsip dinamis “(Pasal 1 angka 19 UU Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan). Maka oleh sebab itu organisasi
memiliki tanggung jawab dari kelegalan, keuangan maupun inspeksi.
Penciptaan arsip ini dapat dibedakan menjadi dua cara yaitu :secara
intern dimana ruang lingkup intern ini bahwa arsip dapat dibuat sendiri
contohnya, seperti formulir atau naskah dll. Sedangkan secara exstern
arsip ini dapat diterima baik dari perusahaan ataupun perusahaan lainya
seta bisa di kontrol maupun dikendalikan oleh perusahaan tertentu
sehinga adanya perbedaan dengan yang lain. contohnya surat lamaran
kerja.8
5. Penggunaan arsip
Arsip yang telah diciptakan baik secara intern maupun ekstern akan
digunakan oleh perusahaan organisasi pembuat sesuai kebutuhan.
Berkenan dalam mengunakan ataupun meminjamkan arsip, penciptaan
arsip bisa menutup akses terhadap arsip dan untuk mengawasi arsip dari
hal yang tidak diinginkan, jikalau ada suatu arsip dapat menghambat di
8 Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h. 10.
12
suatu khalayak orang maka, akan menimbulkan adanya suatu proses
penegakan hukum, dapat menimbulkan terganggunya dalam
perlindungan yang bersaing dan menyebabkan kecurangan serta beresiko
pada pertahanan maupunkeamanan suatu negara.9
6. Sistem Penyimpanan Arsip
Berikut terdapat beberapa macam penyimpanan arsip yakni :10
a. Secara abjad atau alfabetis.
b. Secara pokok.
c. Secara geografis.
d. Secara kronologis.
7. Perlengkapan Kearsipan
Berikut ini perlengkapan untuk penyelenggaran kearsipan:11
:
a. Penyekat
Berupa pengalang pada lembaran guna untuk memisahkan suatu
arsip atau yang lainnya.
b. Folder
Berupa map tanpa penutup yang terbuat lipatan kertas atau plastik
tebal
c. Guide
Berupa panduan atau buku petunjuk
d. Filing cabinet
9Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h.11
10Suparjati dkk, Tata Usaha Dan Kearsipan, (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1999), h.13
11Harjoyo “Sistem Pengarsipan Dalam Penerimaan Barang Pada Divisi Meat Hypermart
Lippo Karawaci Tangerang”. Jurnal Ilmiah Ilmu Sekretari/Adminitrasi Perkantoran, Vol. 6 no. 1
(Januari 2019), h. 13,
http://openjournal.unpam.ac.id/index.php/Sekretaris/article/download/2467/1948 Diakses tanggal
6 Mei 2020
13
Berupa menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif
e. Adanya tonjolan file pada sebuah judul dokumen.
f. Adanya Label yang terletak pada kode atau bisa juga di letakkan
pada bagian tertentu yang sejenis stiker.
8. Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip
a. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan disini terdapat berupa mencegah, mengatasi,
melindungi, serta akan melakukan sebuah langkah yang bertindak
guna untuk menyelamatkan arsip dengan informasinya. Berikut ini
adalah sebuah usaha-usaha dalam pemeliharaan arsip.12
1) Pengaturan ruangan
a) Ruang penyimpanan arsip diatur kelembapan dan
temperatur udaranya. Untuk itu ruangan penyimpanan
mnggunakan air conditioner(AC) selama 24 jam harus
hidup agar ruangan tidak terlalu lembab.
b) Untuk mencegah serta menghilangkan hama kertas dan
untuk pencahayaan ruangan. Sebaiknya sinar matahari dapat
langsung masuk keruangan.
c) Harus memiliki sirkulasi udara.
d) Ruangandiusahakan terhindar dari bahan berbahaya dan hal-
hal yang memungkinkan terjadinya kebakaran.
e) Ruangan diusahakan terhindar dari bahan berbahaya dan
hal-hal yang memungkinkan terjadinya banjir, seperti jika
terjadi atap yang memicu kebocoran
12
Ig. Wursanto, Kearsipan (Jilid 1), (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1991), h.30-32
14
f) Penyimpanan arsip harus berjauhan dari penyimpanan arsip
lainnyaguna untuk terhindar dari hal yang tidak diinginkan.
g) Tempat penyimpanan arsip harus berjauhan dari tempat
perindustrian. Karena akan adanya polusi udara
menyebabkan masalah yang berbahaya. Oleh karena itu cara
mengatasinyaharus ada penyaring udara ruangan.
b. Perlindungan Arsip
Berikut adalah faktor perusak arsip yang menggunakan dengan cara
duplikasi dan disperal dan peralatan khususlainnya.13
1) Duplikasi dan disperal
Duplikasi dan disperal merupakan suatucara yang melindungi
dengan menggunakan alih media atau duplikasi dalam bentuk
microform, Metode duplikasi dan disperal ini dilakukan dengan
prakiraan bahwa kerusakan atau bencana yang serupatidak
terjadi pada dua tempat yang berbeda maupun lebih.
2) Penggunaan peralatan khusus
Perlindungan ini untuk arsip yang terhindar dari atau kerusakan
lainnya seperti brankas, tempat penyimpanan arsip yang tahan
api serta ruang yang ada di bawah tanah. Peralatanyang dipilih
dalam menyimpan arsip berdasarkan pada media, ukuran arsip
dan jenis arsip. Umumnyaperalatan khusus tersebut
berkarakteristik tahan air, tidak mudah terbakar. Khusus arsip
berbahan magnetik elektronik harus bebas dari medan magnet
13
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan penyelamatan Dokumen Atau Arsip Vital Negara.
15
c. Pengaman arsip
Berikut cara pengamanan arsip. 14
1) Menunjukan kartu identitas individuoleh setiap orang yang
memiliki arsip danmenunjukkan bahwa yang memiliki arsip
boleh untuk menggunakan arsip tersebut.
2) Prosedur disusun secara secara terperinci dan mendetail
3) Penggunaan arsip dijamin terkontrol dengan baik dan digunakan
hanya untuk individu yang berhak.
d. Mencegah arsip dari kerusakan atau bencana
Manajer arsip bertanggungjawab dalam menjaga dan
mengantisipasi arsip dari ancaman bencana atau kerusakan. Maka
dari itu manajer arsipperlu membuat perencanaan untuk merinci
prosedur pencegahan bencana atau kerusakan arsip serta
perbaikannya bagi arsip.15
Berikut ini adalah yang menjadikan arsip
rusak yaitu :
1) Pencegahan kebakaran
Untuk terhindararsip. dari api adalah dapat dilakukannya
dengan cara menyimpan arsip ke dalam brankas dll. Pencegahan
ini dapat dilakukan dengan sistem proteksi kebakaran serta cocok
untuk jenis kertas atau alat elektronik lainnya. Untuk
mengefisienkan penggunaan kebanyakan perusahaan
menggunakan ruangan dengan rak yang terbuka, serta dalam
folder. Maka dari itu akan bersesiko arsip terkena percikan api,
14
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan penyelamatan Dokumen Atau Arsip Vital Negara 15
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas, 1996), h.173.
16
atau dari lampu akibat panas yang ditimbulkan. Untuk mencegah
resiko kebakaran dapat dilakukan dengan cara.16
.
a) Menggunakan alat secara manual
b) Ruang penyimpanan arsip dibatasi dari sumber cahaya
minimal 30 cm
c) Tiap ruangan penyimpanan arsip dipasang alat pedeteksi asap
d) Hybrid diletakkan ditempat yang aman
2) Pencegahan bencana alam
Air dapat merusak arsip, selain banjir kerusakan arsip oleh
air dapat dari bocoran atap serta pipa dari saluran air. Oleh
karena itu diperlukan pencegahan banjir. Umumnya depo
menyimpan arsip menggunakan media rak dengan tinggi 25 cm
disediakan pompa hisap air. Tidak dibutuhkannya peralatan yang
rumit serta dapat diatasi untuk gedung depo arsip yang berada
pada daerah bebas gempa.17
B. Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsipini yangdilakukan dengan dua cara yakni :arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Pengelolaan arsip dinamis ini salah
satu tanggung jawabpencipta arsip. Berikut Pengelolaan arsip dinamis
menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia
Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementrian
Komunikasi dan Informatika bahwa “Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
16
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas, 1996), h.180. 17
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas, 1996), h.181.
17
pengendalian arsip dinamis secara efesien, efektif, dan sistematis, meliputi
penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Salah
satu tujuan ini bisa membuat ketersediaan guna untuk manifestasi yang
kredibel dalam pengerjaan dalam kebenaran dan terbukti secara akurat.
Dengan adanya semuaproses pada sistemyang telah memenuhi
persyaratandan melakukannya secara menyeluruh dalam penetapan sesuatu
yang berstandar. Oleh sebab itu, agar terjaga keaslian, keutuhannya,
keamanannya, dan keselamatannya. Maka tujuan tesebut untuk dilakukannya
dengan kegiatan-kegiatan seperti : penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip. Dengan proses penyimpanan arsipdalam penggunaan,
pemeliharaan, dan penyusutan. Maka semua kegiatan akan berjalan dengan
lancar dan efesien. Berdasarkan uraian diatas pengelolaan arsip dinamis
terbagi dalam beberapa bagian:
1. Penciptaan arsip dinamis
Penciptaan arsip dinamis adalah sebagai aktivitas awal kehidupan
arsip contohnya seperti rekaman, gambar dan yang lainnya. yaitu
merupakan kegiatan akuntabilitasdalam pembuatan surat, dokumen atau
naskah lainnya guna kebutuhan dalam terselenggarakannyakegiatan
sebagai kinerjauntuk memenuhi tujuan tertentu. Proses pengendalian
arsip dan sebuah aktivitas dalam pembuatan suatu rekaman aktivitas atau
peristiwadengan menyalurkan pesan untuk menyampaikan sebuah
informasiyang berkembang disertai dengan teknologi informasi
komunikasi merupakan pengertian penciptaan arsip.
Berikut langkah penciptaan surat masuk dan surat keluar adalah:
18
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang berperanpenting sebagai
saranakomunikasiyang membentuk kedalam informasi serta
diterima oleh suatu perusahaan dan berfungi untuk ke salah satu
instansi, maka sebab itu harus adanya surat masuk jika tidak adanya
surat masuk informasi yang ingin kita sampaikan tidak dapat
dilakukan dengan efesien.18
Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh suatu
lembaga, baik dari instansi/perusahaan lain maupun yang sama.
Oleh karena itu surat masuk membutuhkan pengelolaan karena
ketika surat akan dibutuhkan, saat itu juga surat akan segera
ditemukan. Berikut pengelolaan surat masuk :
1) Pengurusan surat di Unit Kearsipan
a) Penerimaan surat
(1) Jika surat masuk sudah diterima dan disortir selanjutnya
akan melakukan pencatatan dalam buku agenda.
(2) ketikasurat sudah diterima dari pos selanjutnya harus di
periksa/di cek terlebih dahulu guna untuk menyesuaikan
alamat yang sudat tercantum dengan alamat yang benar.
Jika alamat surat tersebut tidak sesuai maka akan
melakukan mengembalikan surat tersebut.
(3) Menentukan surat harus sesuai dengan alamat yang
dituju berdasarkan alamat yang dituju.
(4) Menglasifikasi surat terbuka dan tertutup.
(5) Memeriksa kelengkapan surat.
18
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2012), h. 76
19
(6) Menaruh stempel tanggal.
b) Pengarahan Surat
(1) Surat harus diarahkan pada atasan instansi,
(2) Surat harus diarahkan pada bagian pengolah
c) Penilaian surat
Penilaian surat ada 3 yakni : surat penting, surat rahasia, atau
surat biasa
d) Pencatatan Surat
(1) Jika surat masuk sudah di catat dibuku agenda dan sudah
dilampirkan. Barulah pegawai dapat membuka surat
tersebut kecuali, surat yang sangat rahasia pegawai tidak
diperbolehkan untuk membuka dan membacanya harus
ada izindari atasan terlebih dahulu. Jika akan disalurkan
surat tersebut harus dicatat kedalam surat yang berisikan
no. kolom dan lain sebagainya.
(2) Harus merangkap pada kartu kendali yang berbeda
(3) Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat
dalam dua rangkap
(4) Surat rahasia harus di catat pada lembar pengantar.
e) Penyimpanan surat
(1) Jika surat masuk sudah di salurkan dan sudah diterima
dengan baik dari pengolah maka selanjutnya di berikan
pada sekretariatan guna untuk memberikan kode
klasifikasi arsip.
(2) Surat harus di catat terlebih dahulu kedalam buku agenda
, jika surat tersebut belum di kasih ke sekretariat dengan
20
penyelesaian, maka surat tersebut akan diteruskan ke
pejabat yang lainnya, dan jika surat tersebut belum
dikirim harus mencatat dulu ke dalam surat masuk dan
untuk pejabat yang bersangkutan.
(3) Sedangkan surat yang telah di terima selanjutnya
dimasukkan kedalam takah dan harus sesuai dengam
kode klasifikasi guna untuk memudahkan pencarian jika
surat tersebut dapat diperlukan lagi.
f) Penyampaian surat
(1) Surat penting
Adanya penahanan kartu kendali guna untuk
menyampaikan dengan kartu kendali yang berikutnya
pada unit pengolah dan jika sudah menerima maka kartu
kendali akan di paraf sebagai tanda terima.
(2) Surat biasa
Melakukan penyampaian surat pengantar pada unit
pengolah yang sudah diparaf , dan jika sudah menerima
surat pengantar akan di paraf dan diterima sebagai bukti
tanda terima.
(3) Surat rahasia
Penyampaian surat rahasia harus dengan keadaan yang
tertutup dengan lembar pengantar pada unit pengolah dan
dan dapat menerima lembar pengantar jika keduanya
setelah diparaf sebagai tanda terima
2) Pengurusan Surat di unit pengolah
21
a) Penerimaan surat
(1) Bagian tata usaha akan menerima semua jenis surat
(2) Bagian tata usaha harus membuat kartu untuk di paraf
pada kartu kendali kedua, dan lembar pengantar kedua.
(3) Bagian tata usaha harus menyimpan kartu kendali ke
tempat yang sudah di sediakan.
b) Penyampaian surat kepada pimpinan
(1) Bagian tata usaha akan memberikan penyelesaian semua
surat yang telah terlampirkan dibuat dengan dua rangkap.
(2) Bagian tata usaha akan menyampaikan surat-surat dan
sudah disposisi pada atasan.
c) Penyampaian surat kepada pelaksana
(1) Dalam penyelesaian surat oleh atasan bagian tata usaha
akan merangkap dua pada pelaksana.
(2) Bagian tata usaha akan mengambil lembar disposisiyang
sudah diparaf oleh pelaksana dan menyimpan kedalam
tickler file menurut tanggal penyelesaian.
berikut cara pengelolaan surat masuk, yaitu:19
(a) Petugas penghimpun
(b) Penyortiran
(c) Pencatat
(d) Pengarah
(e) Pengolah
19
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, (Jakarta : PT Bumi Aksara, 2007), h.19
22
(f) Penata arsip
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan surat adalah suatu penataan yang sudah terlaksanakan
dan dilakukan dengan cara mengelola, mengatur dan mengurus
seluruh surat masuk serta dapat memperlancar keuangan pada
instansi.
b. Surat Keluar
Di dalam perusahaan pasti ada surat keluar, maka dari itu
perusahaan akan memberikan surat masuk guna untuk memberikan
sebuah informasi yang baik dan membutuhkan jawaban surat keluar.
“Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu
instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan
tersebut, ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian
lain dalam instansi/perusahaan yang sama.”20
Pengelolaan surat keluar dilaksanakan di bagian sekretariat dan
dilakukan dengan baik dan benar. Oleh sebab itu bagian tata usaha
yang bertugas memeriksa,untuk memproses dan memberikan kepada
atasan yang harus ditanda tangani dan mengirim pada lembaga
lainnya. Berikut tata cara pengelolaan surat keluar :21
1) Mendapat sesuatu yang tercatat dari atasan
2) Melakukan pembuatan sebuah konsep surat yang disusun dalam
bentuk surat
3) Menulis pada buku registrasi keluar
20
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2012), h. 78 21
Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta : Kanisius, 2007), h. 111
23
4) Pengetikan surat dalam bentuk akhir
5) Pembubuhan tertanda oleh atasan
6) Pengecekan surat jika surat tersebut akan dikirim
7) Menyalurkan surat
Sedangkan pendapat oleh22
Durotul Yatimah, yaitu bahwa surat
keluar memiliki prosedur sebagai berikut:
1) Pembuatan Konsep Surat
2) Pengetikan Surat
3) Penyuntingan Surat
4) Pelipatan dan Pengumpulan Surat
5) Pembubuhan Alamat Surat
6) Pencatatan Surat
7) Pengiriman dan Penyimpanan Surat
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur
surat keluar adalah pembuatan konsep, pengetikan surat,
penyuntingan surat, pengumpulan surat, pembubuhan alamat surat,
dan penyimpanan surat yang harus ditaati serta jika surat keluar telah
selesai maka selanjutnya disimpan di bagian pengolah. Maka langkah
selanjutnya dapat memudahkan sesuatu proses yang telah mencapai
tujuan dan tidak akan terhambat.
2. Penggunaan Arsip Dinamis
Merupakan arsip yang dikeluarkan dan digunakan untuk
kepentingan sebuah organisasi.Arsip ini disimpan pada suatu organisasi
22
Durotul Yatimah, Kesekretarisan Modern dan Administrasi perkantoran, (Bandung :
Pustaka Setia, 2009). h.133
24
tertentu, dalam arsip ini juga adanya peminjaman oleh pimpinan. Yang di
maksud arsip ini pertama harus adanya pencarian dan ditemukan arsip
dengan cepat dan baik,maka oleh sebab itu dalam peminjaman arsip
membutuhkan waktu agar bisa menemukan kembali arsip. Berikut cara
peminjaman arsip dan proses penemuan kembali arsip:
a. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip ini sewaktu-waktu dapat diperlukan kembali
dan ada prosesnya agar arsip tetap utuh di tempat penyimpanan,
yang dimaksud dengan “peminjaman adalah keluarnya arsip dari file
karena dipinjam baik oleh atasannya sendiri, teman se unit kerja,
ataupun oleh kolega sekerja dari unit lain dalam organisasi”.
Didalam peminjaman arsip memiliki kegiatan yang harus
diperhatikan. Maka ada beberapa dalam memperhatikan arsip arsip
tersebut yakni :
1) Melakukan pengisian formulir peminjaman
2) Out guide/out folderatau lembar.
3) Yang diperbolehkan untuk mengambil arsip hanya petugas dan
Sekretaris.
4) Adanya tindakan kelanjutan dari arsip telah di pinjam
Berikut dapat disimpulkan oleh pendapat bahwa peminjaman
arsip meliputiagar mengisi daftar peminjaman terlebih dahulu, terus
kartu bukti pinjam arsip, yang diperbolehkan untuk mengambil arsip
hanya petugas dan sekretaris dan petugas yang diperbolehkan
mengambil arsip, dan adanya tindakan kelanjutan dari arsip yang
25
telah di pinjam. Oleh karena itu agar arsip tetap ada dan tidak hilang,
maka harus melakukan pengembalian sesuai jadwal yang telah
ditentukan.
b. Penemuan kembali Arsip
Peminjaman arsip ini memerlukan proses dengan waktu yang
tepat dan diinginkan untuk menemukan arsip. Penemuan arsip ini
dilakukan dengan cara suatu dokumen dan dapatdibutuhkan dengan
waktu yang diinginkan. Penemuan kembali arsip atau dokumen
adalah suatu cara agar dapat ditemukan kembali serta guna untuk
pengambilan sebuah keputusan dalam permasalahan, oleh karena
itu,“kegiatan memastikan dimana warkat atau arsip yang akan
dipergunakan disimpan dalam kelompok berkas apa disusun menurut
sistem apa dan bagaimana cara mengambilnya”.
berikut dapat mengemukakan beberapa faktor penemuan
kembali yang dilakukannya dengan mudah yaitu:
1) Memudahkan dari sistem penemuan kembali
2) Adanya alat pendukung pada sistem penemuan kembali harus
3) Dalam penemuan kembali harus adanya faktor personil guna
untuk memegang suatu peranan
Berikut adalah kecepatan dan ketepatan penemuan kembali
arsip di antaranya adalah : 23
1) Adanya kejelasan dari materi yang diminta
2) Menggunakan klasifikasi
23
Durotul Yatimah, Kesekretarisan Modern dan Administrasi perkantoran, (Bandung :
Pustaka Setia, 2009). h.2009
26
3) Dengan cara mengindeks
4) Tenaga memiliki pengetahuan dan keahlian yang bagus
Berikut dapat disimpukan dari pendapat diatas adalah harus
digunakan dengan baik dengan sesuatu yang diperhatikan dalam
penemuan kembali dengan berbagai macam cara.
3. Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip adalah salah satu penjagaan arsip agar tidak
terjadi kerusakan atau kehilangan, baik mencakup fisik ataupun isi dari
data arsip tersebut. Penyebab kerusakan pun beragam salah satu
faktornya adalah intrinsik dan ekstrinsik. Untuk faktor intrinsik penyebab
kerusakannya bisa berasal dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas
yang kurang baik, lem yang kurang kuat ataupun hal lainnya yang
bersangkutan dengan fisik arsip tersebut atau bisa dikatakan faktor
intrinsik adalah faktor kerusakan pada fisik arsip tersebut dari kualitas
bahan arsipnya. Sedangkan faktor Ekstrinsik penyebab kerusakan dari
lingkungan sekitar seperti organisme perusak kertas dan penempatan
arsip tersebut dimana, contoh jika di tempatkan di tempat lembab maka
arsip tersebut cepat rusak. Jadi, faktor ekstrinsik adalah faktor kerusakan
yang berawal dari hal eksternal atau lingkungan sekitar penempatan arsip
tersebut.
Setelah kita mengetahuifaktot dari kerusakan arsip alangkah
selanjutnya adalah upaya pencegahan kerusakan pada arsip tersebut
untuk ketahanan lebih lama oleh sebab itu pentingnya menggunakan
kertas, tinta, lem dan bahan yang berkualias tinggi, agar lebih awet atau
27
bisa bertahan lebih lama. Dengan penggunaan penjepit kertas (paper clip)
seharusnya terbuat dari bahan plastik agar lebih bagus dibandingkan
dengan bahan yang mudah berkarat seperti logam.
Seluruh arsip yang dimiliki suatu lembaga harus dipelihara dan
dijaga keamanannya dari kemungkinan kehilangan, kerusakan maupun
kebakaran baik itu arsip statis atau arsip dinamis. Hal ini sangat penting,
bahwa setiap arsip yang memuat informasi yang bernilai tinggi tidak
begitu saja bagi suatu lembaga yang bersangkutan. Tetapi akan bernilai
baik bagi pihak lain baik lembaga maupun perorangan. Setiap arsip harus
dijaga dari keamananya, agar arsip tidak tercecer dan hilang begitu saja.
Dan tidak mengalami kerusakan bagi kerahasiaan yang informalitas baik
berikut adalah cara pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan: 24
a. Pengaturan ruangan
Dalam ruangan penyimpanan arsip harus terjaga dengan baik,
agar ruangan tidak lembab, dan tetap terang walau tidak
diperbolehkan terkena matahari secara langsung. Serta ruangan harus
memiliki fentilasi dan kokoh agar terhindari kerusakan dari serangga,
air dan lain sebagainya.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip harus disimpan di tempat terbuka, guna untuk menjaga
dari kelembapan. Contohnya arsip dsimpan di tempat tertutup jika
disimpan di tempat tertutup, maka harus sering dibuka tempat
tertutupnya tersebut.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
24
Sularso, Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, (Yogyakarta : LIBERTY, 1985), h. 49
28
Untuk menjaga keutuhan maka harus melakukan dengan cara
preventif, yaitu dengan cara pencegahan kerusakan agar tidak rusak
akibat serangga maka bahan yang harus di berikan adalah seperti
kapur barus.
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Salah satu larangan yang tidak boleh dilanggar adalah tempat
penyimpanannya karena arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya
tetap terjamin keutuhan, keamanannya, kebersihannya kerapiannya
dan sebagainya. Danperlu adanya peraturan untuk menjaga serta
adanya larangan siapa saja yang melanggar dan membawa arsip
kerumah dan yang melanggar akan diberikan sanksi.
e. Kebersihan
Untuk memelihara keutuhan adalah dengan menjaga
kebersihannya. Oleh sebab itu arsip dan ruangan hendaknya selalu
bersih dan dijaga dari segala macam debu yang menempel, untuk
membersihkannya gunakanlah alat pembersih yang cukup bagus dan
memadai, bisa menggunakan kemoceng atau alat semprot. Ruangan
penyimpanan arsip sebaiknya diatur sedemikian rupa dari tata letak
dan space atau jarak antara rak satu dengan rak lainnya, untuk
menjaga kebersihan yang lebih bagus, hendaknya ruang arsip
letaknya berada di jauh dari keramaian kantor dan tidak dilalui
saluran air untuk menjaga kelembapan udara dan sebaiknya di
fasilitasi dengan air conditioner (AC), penerangan dan temperatur
29
ruangan dan seminimal mungkin selalu bersih dari hal-hal yang dapat
merusak arsip.25
Menurut suparjati, dkk. Bahwa alat-alat pemeliharaan antara
lain adalah mesin sebagai penghisap debu (vacuum cleaner),
thermohigrometer (alat pengukur temperatur dan kelembaban udara),
alat pendeteksi api/asap (fire and sinoce detector), pemadam
kebakaran dan lain-lain. Oleh karena itu, upaya yang dapat dilakukan
untuk mencegah organisme perusak adalah, setiap enam bulan dalam
ruangan dan sebaiknya setelah itu disemprot dengan obat serangga.
Untuk tempat seperti laci almari, rak dsb berikan kapur barus untuk
tikus, kecoa dan serangga lainnya , taruh obat sodium srsenit di sela
sela tumpukan kertas guna untuk mencegah tikus, kecoa dan lainnya.
Jika untuk membunuh seperti rayap, kutu adalah dengan cara
fumigasi caranya arsip di satukan dalam satu ruangan yang tertutup
lalu semprotkan bahan kimia tersebut.
Usaha dalam pemeliharaan arsip yang disimpulkan dari
pendapat tersebut yakni, mencegah, mengatasi, melindungi,
sertamenjadi suatu langkah dengan bertindak yang ditujukan guna
menjaga, memelihara, dan dapat menyelamatkan arsip agar terjamin
dari kerusakan. Betapa pentingnya peranan suatu arsip bagi lembaga
atau organisasi sehingga dibutuhkan pemeliharaan yang baik dan
benar agar terjamin kemananya.
25
Suparjati, dkk, Tata Usaha dan Kearsipan seri Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta :
Kanisius, 2004). H. 32
30
4. Penyusutan Arsip
Suatu lembaga mempunyai nilai-nilai yang berguna dari jangka
yang berbeda. Dan arsip memiliki nilai kegunaanmasing-masing yang
berbeda oleh jangka waktu tertentu. Oleh karena itu diperlukan
penyusutan arsip. Tujuan dari penyusutan arsip adalah sebagai berikut :26
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara
sebagai berikut :27
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan
Pemerintahan masing-masing;
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku;
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional
Sebelum penyusutan arsip perlu diadakan penilaian untuk
digolongkan kedalam kelas tertentu menurut nilai kepentingannya.
Pengelolaan arsip guna untuk dapat pengelolaan yang efesien serta aman.
Yang di maksud aman di sini adalah penyusutan dapat dilakukan dengan
26
Durotul Yatimah, Kesekretarisan Modern dan Administrasi perkantoran, (Bandung :
Pustaka Setia, 2009). h.212 27
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, (Jakarta : PT. Bumi Aksara, 2007), h. 1
31
cara penilaian yang akurat dan terjamin dengan baik. Jika arsip tersebut
disingkirkan sudah tidak dibutuhkan lagi.
Dengan dilaksanakannya penyusunan arsip selalu memiliki jadwal
retensi arsip, yaitu berupa jadwal arsip yang telah disimpan atau
dimusnahkan dan seberapa jauh kelompok arsip tersebut. Berikut dalam
penyusunan arsip maka akan diperoleh hal-hal sebagai berikut:28
a. Arsip-arsip aktif tidak akan tersimpan bersama-sama dengan arsip
inaktif
b. Memudahkan penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan
c. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan
d. Efisiensi kerja meningkat
e. Memudahkan pemindahan arsip yang bernilai permanen ke Arsip
Nasional
f. Menyelamatkan arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban di bidang pemerintahan
Penyusutan arsip juga digunakan untuk menilai arsip berdasarkan
jenisnya, fisiknya, maupun informasi. Penilaian arsip (terutama dari segi
informasinya) adalah sangat penting dalam rangka menentukan tindakan
penyusutan selanjutnya.
Secara berkala nilai kegunaan setiap warkat yang disimpan sebagai
arsip perlu ditentukan sehingga petugas arsip dapat menentukan kapan
warkat yang bersangkutan dapat disusut. Warkat atau arsip yang
memperoleh prioritas untuk disusut terlebih dahulu adalah warkat atau
28
Sularso Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, (Yogyakarta : LIBERTY, 1985), h. 56
32
arsip yang mempunyai nilai guna paling kecil. Arsip yang disusut adalah
arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa jadwal retensi merupakan
komponen yang sangat penting dalam sebuah organisasi yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai
pedoman kebijaksanaan penyusutan arsip. Jadwal retensi dibuat oleh
masing-masing organisasi yang disesuaikan dengan jenis arsip yang
disimpan dan telah diidentifikasi menurut golongan yaitu arsip vital, arsip
penting, arsip berguna, dan arsip tidak berguna.
C. Manajemen Kearsipan
Merupakan suatu bidang kegiatan pengelolaan kearsipan dan
manajemen yang bertanggung jawab atas terkait dalam kebijakan kearsipan
yang dengan sistematis terhadap pemeliharaan, pembuatan, penggunaan, dan
penyusutan arsip. Oleh karena itu tujuan dari manajemen arsip adalah mampu
menyajikan arsip dengan secara efektif dan efesien. Serta dapat memudahkan
dalam penemuan kembali dan apabila arsip dibutuhkan.
Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip
disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen kearsipan adalah
pekerjaan yang meliputi pencatatan, pengendalian dan perindustrian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan
terhadap arsip yang tercipta.29
29
Amsyah Zulkifly, Manajemen Kearsipan, (Jakarta : Gramedia, 1989), h.4
33
D. Manajemen Arsip Dinamis
Azas mendesain pengolahan arsip dinamis, ada dua alternatif yang
dapat di pertimbangkan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip yaitu
sentral atau desentral. Pengelolaan dan penyimpanan arsip secara sentral
disebut sebagai azas sentralisasi. Sedangkan jika penyimpanan
menggabungkan kedua azas tersebut bisa dikatakan dengan sebutan sebagai
azas kombinasi.
Pertimbangan untuk memilih diantara kedua azas tersebut tergantung
pada beberapa hal yang muncul dari kebutuhan suatu organisas seperti:30
1. Siapakah yang menggunakan arsip tersebut? Apakah hanya sekelompok
kecil pengguna atau kelompok besar dalam organisasi?
2. Seberapa sering arsip diakses dan seberapa cepat arsip perlu ditemukan
kembali? Apakah arsip digunakan untuk tujuan referensi setiap hari atau
digunakan secara intensif untuk waktu tertentu?
3. Apakah penggunaan bebas mengakses arsip hanya dapat diakses terbatas
untuk staf unit kearsipan dan staf lain yang berwenang?
4. Apabila ada pertimbangan keamanan, fasilitas apa yang disediakan
umtuk pengamannya?
5. Dapatkah pengguna menemukan kembali informasi secara langsung dari
seri arsip atau perlu menggunakan indeks sebagai sarana bantuan untuk
mengakses informasi?
30
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Record Management, (Logman : Australia, 2000),
2nd edition
34
6. Apakah ada pertimbangan untuk ruang penyimpanan arsip secara sentral?
Apakah ada ruang penyimpanan arsip yang memenuhi syarat di setiap
unit kerja?
7. Pemelihara yang bagaimana yang diperlukan oleh arsip? Apakah arsip
perlu diseleksi secara reguler untuk kemudian disimpan diruang
penyimpanan arsip in aktif atau dimusnahkan?
8. Apakah frekuensi penggunaan arsip tinggi di dalam organisasi? Apakah
perlu terus mengamati keberadaan arsipi setiap saat?
Model pendekatan. Dalam manajemen arsip dinamis saat ini dapat
dilihat melalui dua model, yaitu modellife cycle dan modelrecordscontinium.
Pada dasarnya kedua model tersebut saling mendukung dan membantu dalam
membentuk dan membangun suatu manajemen arsip yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
Model life cycle dikembangkan pada pertenghan abad ke 20 oleh
beberapa penulis archcal atau records manajemen yang berasal dari Amerika
Serikat. Model ini secara nyata memisahkan fase (Manajemen arsip dinamis
dan manajemen statis).
Model records continum ini mencoba untuk menghilangkan batas antara
manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip statis menjadi suatu
keterpaduan pengelolaan arsip sejak masa penciptaan hingga penyajian
informasi ini demi kepentingan publik.
Ada empat dimensi yang tercakup dalam midle modelrecordscontinum,
yaiyu:
1. Dimensi untuk penciptaan dokumen (Creating Documents) ;
35
2. Dimensi untuk perekaman dan pengelolaan arsip dinamis yang menjamin
fungsi, kegiatan, pertanggung jawaban dan kebuktian.
3. Dimensi untuk pengelolaan arsip sebagai memori bisnis organisasi dan
fungsi sosial
4. Dimensi untuk pengelolaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
Peranan manajemen arsip dinamis penempatan manajemen dinamis
disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi dan kebutuhannya. Pada
umumnya diletakkan disalah satu unit pasilitatif organisasi bersama dengan
bagian personalia atau sumber daya manusia, keuangan, dan sistem informasi.
Kadangkala, manajemen arsip dinamis bersama dengan perpustakaan
diletakkan bagaian layanan informasi. Atau, bahkan dibawah bagian
teknologi informasi sejajar dengan sistem komputer. Pada prinsipnya dimana
pun manajemen arsip dinamis berada, sangatlah penting bagi staf unit tersebut
untuk bekerja sama dengan staf unit yang berkaitan dengan sistem informasi
dan perkantoran.
Pengaruh perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi,
yang sedemikian pesat terhadap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan
informasi menyebabkan adanya penggeseran peranan manajemen arsip
dinamis. Peranan arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang
bekerja dilingkungan arsip dinamis untuk 31
1. Menentukan arsip yang harus diciptakan beberapa lama dalam
penyimpanannya dan kebutuhan pengelolaan arsip (record keeping)
untuk aktivitas dari unit.
31
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Record Management, (Logman : Australia, 2000),
2nd edition
36
2. Melakukan pengembangan dengan adanya peraturan untuk mendukung
pencipta dan melakukan perekaman arsip yang akurat.
3. Melakukan penjaminan untuk sistem kontrol pada perekaman yang
akurat.
4. Melakukan pengaksesan arsip pada sistem dan pelayanan yang baik.
5. Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan
eksternal pengelolaan arsip.
6. Menjamin organisai siap menerima audit dari organisasi pengawas.
Karena itu manajemen arsip dinamis tidak hanya mengelola fisik arsip
saja namun lebih tepatnya dapat mengelola informasi yang baik serta
memberikan dengan keuntungan yang bagus bagi suatu organisasi. Terkhusus
pada hal efisiensi biaya operasional, serta efektifitas kegiatan bisnis ini
dengan pendayagunaan sumber daya manusia dan sesuai dengan keahlianya
E. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis adalah dokumen yang mempunyai nilai tentang
keberadaan dan kondisi pasien, sebuah catatan dengan dokumen data diri
pasien yang melakukan pengobatan, pemeriksaan suatu tindakan dalam
pelayanan kesehatan. Rekam medis juga merupakan sebuah kumpulan
atau sebuah catatan dari berbagai kegiatan pelayanan kesehatan.32
Dalam
penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran yang dimaksud
dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
32
Peratran Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam Medis,
Bab Pasal 1
37
pelayanan yang telah memberika pada pasien.33
Rekam medis adalah
berupa berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
dengan pengobatan, pemeriksaan, tindakan dan pelayanan yang telah
diberikan kepada pasien.34
Berdasarkam dari beberapa pendapat ditas
penulis menyimpulkan bahwa rekam medis adalah dokumen berupa
pencatatan pengobatan kepada pasien .
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan sebuah rekam medis adalah guna untuk menertibkan suatu
administtrasi dengan layanan prima pada masyarakat dan tentunya dalam
kesehatan sebagaimana salah satu faktor dalam upaya peningkatan
pelayanan kesehatan rumah sakit..35
3. Isi Rekam Medis
Di dalam rumah sakit dilihat dari dua jenis pelayanan, yaitu : 36
a. Rekam medis untuk pasien rawat jalan
Berikut informasi untuk rawat jalan atau pasien gawat darurat
1) Identitas dan data sosial
2) Keluhan penyakit pasien :
a) Keluhan yang dideritanya
b) Penyakit yang diderita
c) Pengobatan
d) Pengecekan fisik seperti laboratorium dan lain-lain
33
Arsil Rusli, dkk. Manual Rekam Medis (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006), h. 3 34
Sjamsuhidajat dkk, Manual Rekam Medis, (Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia, 2006),
h. 3 35
Departemen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosdur Penyelenggaraan Rekam Medis
Rumah Sakit Indonesia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 13 36
M. Taufik Harahap, Prosedur Rekam Medis, Artikel Diakses Pada Tanggal 5 Mei 2020
Dari www.rekamkesehatan.com
38
e) Diagnosis
f) Tanda tangan dokter
b. Rekam medis untuk pasien rawat inap
Berikut adalah informasi untuk pasien rawat jalan:
1) Adanya persetujuan dalam tindakan medis.
2) Adanya layanan dan atatan konsultasi.
3) Adanya pencataaan dari perawat dan kesehatan lainnya.
4) Memiliki hasil dan pencatatan pengobatan di klinik.
5) Ringkasan seluruh pengobatan pada saat perawatan
4. Kegunaan Rekam Medis
Menurut Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik Kegunaan
Rekam merupakan salah satu bukti untuk pemeriksaan riwayat penyakit
pasien dan dapat untuk mengetahui tentang pengobatan. Rekam medis
dapat berguna bagi informasi dalam kesehatan dan dikumpulkan dalam
data ststistik.37
Buku tentang Pedoman dan Prosedur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonsia (Jakarta: DEPKES, 2006), h. 13.Dan
memiliki tujuan tertib akan administrasi.
a. Aspek Administrasi
Didalam rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan wewenang dan tanggungjawab.
b. Aspek Medis
37
Tiara Wahyu Pamungkas, dkk. “Analisis Ketidaklengkapan Pengisian Berkas Rekam
Medis Di Rumah Sakit PKU Muhammad,iyah Yogyakarta”. Jurnal Kesehatam Masyarakat
Universitas Ahmad Dahlan, Vol. 4, No. 1 (September 2010), h. 18
39
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai medis, oleh
karena itu aspek medis memiliki dasar untuk planning pengobatan
untuk pasien sebagai keselamatan dan biaya.
c. Aspek Hukum
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum, karena
adanya masalah yang menyangkut jaminan kepastian hukum dengan
menegakkan keadilan. Yang menyangkut dengan rekam medis
adalah didalmnya yang dimiliki oleh dokter dan rumah sakit adalah
sesuatu yang terdapat isinya identitas pasien, pengobatan,
pemeriksaan serta pelayanan pasien.Yang sesuai dengan perundang-
undangan(UU Prsktik Kedoktoran RI Nomer 29 Tahun 2004 Pasal
46 Ayat 1).
d. Aspek Keuangan
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai keuangan
karena didalamnya mengandung data atau informasi yang dapat
dipergunakan untuk aspek keuangan dan berupa tindakan yang
diberikan kepada pasien, jika pasien itu masih menjalani perawatan
e. Aspek Penelitian
Aspek penelitian memiliki informasi yang berisikan tentang
pendukung penelitian dibidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu dokumen rekam medis yang mempunyai nilai
pendidikan tentang data atau informasi kegiatan pelayanan medis
yang diberikan pada pasien. Dan dapat dipergunakan dalam bidang
kesehatan.
40
g. Aspek Dokumentasi
Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai dokumentasi
yang berisi tentang laporan dan tangungjawab rumah sakit dan dapat
dilaksanakan dengan mudah dan terperinci.
5. Bentuk Pelayanan Rekam Medis
Berikut terdapat beberapa macam bentuk dalam pelayanan rekam medis,
yaitu:38
a. Menggunakan kertas
b. Menggunakan secara manual dan komputerisasi
c. Manajemen Informasi Kesehatan yang Terbatas
d. Dengan Sistem Informasi yang Terpadu
e. Adanya pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan Elektronik
6. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Penyimpanan rekam medis adalah suatu sistem dapat memudahkan
kerja dalam penyimpanan suatu dokumen.Dalam hal inijuga dapat
mempermudah dan ditemukan kembali dokumen rekam medis.39
Berikut
adalah 2 caraSistem penyimpanan arsip:
a. Sentralisasi
Yaitu suatu penyimpanan berupa dokumenyang disimpan dalam satu
folder dimana kunjungan poliklinik dan pasien ketika dirawat. Yakni
meliputi :
Keuntungan dari sentralisasi adalah :
38
Departemen Kesehatan RI, Standar Profesi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan,
(Jakarta: Departemen Kesehatan RI, 2009), h. 10 39
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari konvensional ke
basis komputer (Yogyakarta: Gava media, 2015), h. 45
41
1) Adanya peraturan dan peralatan untuk digunakan.
2) Peningkatan efesiensi petugas bekerja
Sedangkan kekurangan dari sentralisasi adalah :
1) Melayani di salah unit rawat jalan dan rawat inap. Petugas akan
makin lebih sibuk dalam pelayanannya.
2) Bertugas selama 24 jam untuk yang bekerja di Recepsionis
b. Desentralisasi
Dengan adanya desentralisasi dalamsistem ini akan memisahkan suatu
berkas rekam medis dalam penyimpanan antara rawat jalan dan inap
dan disimpan dalam folder masing-masing.
Keuntungan dari desentraliasi :
1) Menjadi efesien dan mendapatkan pelayanan yang baik untuk
pasien
2) Meringankan beban untuk petugas.
3) Menjadi teratur dan lebih baik dalam pengawasan.
Kekurangan desentralisasi :
1) Adanya duplikasi.
2) Anggaran menjadi lebih banyak.
3) Berbeda dari isinya.
4) Terjadinya penghambatan dalam pelayanan.
Dalam peletakan atau proses arsip ini menggunakan dengansistem
numerik. Dimana terdapat 3 bagianyaitu :
a) Straight Numerical Filling System
42
Straight Numerical filling system adalah penyimpanan rekam
medis dalam rak penympanan secara berturut sesuai dengan ututan
nomornya. Misalnya 295021-295022
b) Sistem angka akhir
Sistem angka akhir atau Terminal Digit Filling System merupakan
sistem yang menggunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang
dikelompokkan menjadi 3 masing-masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang diletakkan
ditengah, dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak
di kiri.
Contoh : 21 40 23
Angka ketiga Angka Kedua Angka pertama
Dalam penyimpanan dengan sistem akhir ada 100 kelompok angka
pertama yaitu 00 sampai 99. Pada waktu penyimpanan, petugas
harus melihat angka angka pertama dan membawa rekam medis
tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka angka
pertama yang bersangkutan.
c) Sistem angka tengah
(Middles Digit Filling System) adalah dengan menggunakan cara
berurutan pada dua angka kelompok tengah yakni dalam peletakan
nya saja yang berbeda letaknya ditengah menjadi angka pertama,
pasangan angka paling kiri menjadi angka kedua sedangkan angka
paling kanan menjadi angka ketiga.
43
Contoh : 15-18-40, 15-18-40
F. Penelitian Terdahulu
Yang dimaksudkan dengan penelitian terdahulu ini adalah sebelumnya
untuk melihat dan mencari perbandingan dari pembahasan yang
berbeda.Berikut ini adalahpenulis yang teliti dan penelitian secara relevan:
1. Andan Asmara Kusumaryanto (2014). Mahasiswa Universitas Sebelas
Maret , Diploma Ilmu Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial
Ilmu Politik. Dengan judul penelitian “Pengelolaan Arsip Pasien Di
Bagian Rekam Medis Rumah sakit Panti Waluyo Surakarta”. Tujuan
penelitian ini untuk mengetahui bagaimana cara Pengelolaan Arsip Pasien
di Bagian Rekam Medis RS Panti Waluyo Surakarta. Persamaan
penelitian Andan Asmara dengan penulis adalah melakukan penelitian
yang berhubungan dengan Rekam Medis. Selain itu persamaan lainnya
adalah metode penelitian dan pendekatan penelitian, yaitu metode
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan dari penelitian ini
dapat terlihat dari tempat penelitiannya. Dimana penelitian yang
disusunoleh Andan Asmara Kusumaryanto di bagian Rekam Medis
Rumah Sakit Panti Waluyo Surakarta seangkan penelitian ini di bagian
unit Arsip Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon.
2. Desima Violita (2011). Mahasiswi Universitas Sebelas Maret, jurusan
DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
Dengan judul penelitian “Pengelolaan Arsip Di Bagian Sekretariat Rumah
Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta”. Yang betujuan untuk mengamati,
meneliti dan menarik suatu kesimpulan mengenai pengelolaan arsip
44
meliputi: penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip,
pemeliharaan dan penyusutan arsip. Selain itu persamaan lainnya adalah
metode penelitian dan pendekatan penelitian, yaitu metode deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Dan perbedaan dari penelitian ini dapat
dilihat dari tempat penelitian. Dimana penelitian disusun oleh Desima
Violta dilakukan Bagian Sekretariat Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Surakarta sedangkan penelitian ini di bagian unit Arsip Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon.
3. Frida Adriani Afifa Imran (2016). Mahasiswi Universitas Islam Negeri
Sunan Kalijaga, jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan
Humaniora. Dengan judul penelitian : “Tata Kelola Arsip Dinamis Rekam
Medis Untuk Kemudahan Di Polikinik UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta”.
Tujuan penelitian ini untuk mengamati, meneliti dan menarik kesimpulan
mengenai tata kelola arsip dinamis rekam medis terhadap temu kembali
arsip. Selain itu persamaan lainnya adalah metode penlitian deskriptif
kualitatif. Dan perbedaan dari penelitian ini dapat dilihat dari tempat
penelitian. Dimana peneliian disusun oleh Frida Adriani Afifa Imran
dilakukan di Poliklinik UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta sedangkan
penelitian ini di bagian unit Arsip Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon.
45
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Penelitian ini menggunakan dengan jenis penelitian Deskritif,
penelitiandeskritif inimenjabarkan data yang ada di lapangan. Metode
penelitian deskrptif merupakan metode yang menyajikan dalam mengenai
suatu kejadian yang mengungkapkan fakta secara nyata dalam ingatan.
Sedangkan pendekatan yang digunakan ini adalah pendekatan kualitatif.
Dimana pendekatan kualitatif adalah prosedur penelitian yang ditujukan
untuk mendapatkan data deskriptip dan pemahaman yang mendasar dan
mengumpulkan data-data, menyususn dan mengklasifikasinya, menganalisis
sehingga memberikan suatu gambaran tentang suatu keadaan secara obyektif
berdasarkan secara personal tanpa perantara.40
Oleh karena itu, saya menggunakan penelitian kualitatif ini karenaagar
dapat memahami secara langsung dengan mengetahui cara penelitian lebih
mendalam yang tidak bisa diwakilkan oleh angka-angka statistik.
B. Kriteria Informan
Informan adalah orang dalam latar penelitian. Fungsinya sebagai orang
yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi
latar penelitian.Pemanfaat informan bagi penelitian ialah agar dalam waktu
yang relatif singkat banyak informasi yang benar-benarterjangkau.41
40
HarisHerdiansyah, MetodologiPenelitian Kualitatif Untuk Ilmu Ilmu sosial, (Jakarta
:SalembaHumanika, 2013), h.7. 41
(Basrowi dan Suwandi, 2008 : 86)
46
Ada 3 informan yaitu :
1. Fitria Ratnasari, A.Md(Fitri) selaku Sekretaris Direktur
2. Gina Nurfadila, A.Md RMIK (Gina) selakuKoordinator rekam
medis
3. Mohammad Sholeh,SE (Adi) selaku Staf SDM dan Pelatihan
Ketiga informan ini mereka memahami mengenai arsip dan terlibat
langsung dalam kegiatan.
C. Teknik Pengumpulan Data
1. Data Primer
Data Primer merupakan data yang diambil langsung dari sumber
pertama yang dikumpulkan secara khusus melalui wawancara, hasil
observasi yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti (Husein
Umar,2001). Dan merupakan data yang diambil secara langsung dari
sumbernya. Berikut data primer adalah :
c. Wawancara
Wawancara yaitu percakapan antara dua orang atau lebih dan
berlangsung bertatap muka antara narasumber dan pewawancara
dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.42
d. Observasi
Observasi yaitu pengamatan dan pencatatan secara sistematis
mengenai gejala-gejala yang diteliti dan menemukan sebuah fakta
dari lapangan. Dalam penelitian ini dapat menetapkan sejumlah
tujuan dan mengamati tingkah laku individu.43
42
Satori dkk, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: alfabeta, 2009), h 17. 43
Sumadi Suryabrata, Metodologi Penelitian, (Jakarta: Raja Graffindo, 2008), h.22
47
Dalam penelitiandapat melengkapi suatu data yang berasal dari
wawancara dan mengklarifikasikan. Menambah wawasan belum
tahu menjadi tahu. Observasi dilakukan ketika pengumpulan data
dari individu bukan suatu pilihan sesuai keadaan. Dan jika responden
tidak ada waktu dn memberikan data maka metode tersebut metode
yang tepat untuk observasi individu.44
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih
lanjut dan disajikan oleh pihak pengumpul data primer atau pihak lain
(Husein Umar, 2001). Penelitian ini menggunakan data sekunder
mengenai data juga didapat dari arsip jurnal, dokumen, artikel tenteng
rumah sakit
3. Dokumentasi
Suatu dokumen yang berisikan tentangmateri dalam bentuk
tertulis, danyang dimaksud dengan dokumen inimerupakan cara untuk
menyediakan dokumen dokumen dengan cara mengalir atau bukti yang
akurat dari sebuah pencatatan dari sumber informasi. 45
4. Buku
Buku adalah suatukumpulan tulisan yang dijilid menjadi satu
44
Donald E. Polkinghorne.” Language and Meaning: Data Collection In Qualitative
Research”. Journal Of Counseling Psychology, Vol. 52, No. 2 (Tahun 2005), h. 143 45
Samiaji Saroso, Penelitian Kualitatif : Dasar Dasar, (Jakarta: PT.Indeks, 2010). H 61.
48
5. Jurnal
Jurnal adalah sebuah tulisan khusus dan terbitan berkala yang
berbentuk pamplhet dan diterbitkan oleh suatu lembaga.46
D. Teknik Analisis Data
Untuk mendapatkan data penelitian yang maka dapat diperlukan
dengan beberapa tahapan untuk menganalisisnya, yaitu
1. Reduksi data
Reduksi data merupakan pengelompokkan data-data yang diperoleh
dilapangan.Penulis mengumpulkan dan mengelompokkan data-data yang
diperoleh dari pengamatan langsung, wawancara, dan mengkaji bahan-
bahan pustaka.
Oleh sebab itu, analisis data menggunakan dengan cara proses
reduksi data, sebagaimana merupakan rangkumandan telah fokus
ditentukan tujuan menyederhanakan data dan memastikan data yang
telahdireduksi.47
2. Penyajian Data
Datayang telah dikelompokkan, disajikan dan dijabarkan ke dalam
bentuk naratif dan persentase.Dan merupakan teknik analisis data
kualitatif. Maka adanya penyajian data untuk memudahkan dan terlihat
dengan permah terjadi dan benar-benar terjadi.Dalam penyajian dapat
mencakup juga dari jenis grafik, bagan dsb. Penulis meneliti dengan cara
46
Mulyadi Guntur, Menerbitkan Jurnal Ilmiah Bernutu, (Malang: UM Press, 2011), h.2. 47
Deddy Mulyana. Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya,
2006)
49
melakukan bentuk teks naratif yang dilakukan dengan wawancara dan
observasi lapangan di RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon.48
3. Penarikan Kesimpulan
Setelah data disajikan dalam bentuk naratif, penulis menarik
kesimpulan dari kumpulan data tadi untuk menjawab rumusan masalah
yang dikemukakan di awal.
E. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat penelitian
Analisa dilaksanakan di tempat Rekam Medis, bagian sekertariatan
dan ruang HRD yang beralamat di Jalan KH. Wahid Hasyim No. 08 Desa
Mertapadawetan Kecamatan Astanajapura Kabupaten Cirebon 45181.
Penulismengambiltemapenelitianmengenai :
48
Saifuddin Azwar, Metode Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2007). H.59.
50
Tabel 3.1
Sistem Manajemen Arsip Dinamis Pasien Di Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon
Jadwal Persiapan dan Aktivitas Peneliti
No Kegiatan Minggu Ke-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1. Penyusunan
proposal
2.
Mulai memasuki
lapangan
(Observasi)
3.
Penyusunan
Instrumen
Penelitian
4.
Proses
pengumpulan data
di lapangan
5. Analisi data
6. Pembuatan hasil
laporan penelitian
7. Ujian Akhir
8. Penyempurnaan
skripsi
9. Penggadaan
Skripsi
51
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon
Rumah sakit mempuyyai fungsi utama untuk menyediakan dan
menyelenggarakan upaya kesehatan bersifat penyembuhan dan
pemulihan pasien. Rumah sakit juga memberikan pelayanan langsung
untuk pemeriksaan, pengobatan, perawatan, tindakan medis, diagnostik
dan penunjang medis. Dengan keberadaan Rumah Sakit yang ada di
Kabupaten Cirebon khususnya di Wilayah Timur Kabupaten Cirebon
masih belum memadai karena dari sekian Rumah Sakit yang ada di rasa
masih belum optimal.
Rumah Sakit Tiar Medika beralamat di Jalan KH.Wahid Hasyim
No. 08 Desa Mertapada wetan Kecamatan Astanajapura Kabupaten
Cirebon 45181.Rumah Sakit ini didirikan oleh HM. Anwar Asmali untuk
memenuhi kebutuhan masyarakat yang tinggal di Cirebon bagianTimur
yang merasa kesulitan jika akan kerumah sakit karena jarak yang jauh.
Pendiri juga berharap Rumah Sakit Tiar Medika akan menjadi penanda
bakti juangnya kepada negeri dan dapat menjadi wahana pendidikan.
Pembangunan rumah sakit ini dimulai sejak tanggal 4 Juli 2010 dan
akhirnya diresmikan padat anggal 31 Januari 2013 oleh Waki Bupati
Cirebon bapak H. Ason Sukasa.
Sejaktanggal 22 April 2014 Rumah Sakit Tiar Medika telah
diakuisisi oleh Universitas Muhammadiyah Cirebon, dan niat baik
52
pendiri akan dikembangkan lagi serta berharap dapat memberikan
manfaat yang lebih untuk masyarakat atas keberadaan Rumah Sakit ini.
2. Visi, Misi Serta Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon.
c. Visi :
Menjadi rumah sakit unggulan yang Islami, dikelola secara
professional dan mandiri.
d. Misi :
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang cepat, tepat
dengan biaya kompetitif dan memuaskan konsumen.
2) Menyelenggarakan diferensiasi pelayanan kesehatan yang unik
sesuai dengan kebutuhan konsumen berupa diferensiasi produk,
kenyamanan, SDM dan Citra.
3) Menyelenggarakan sistem manajemen yang efektif, efisien dan
valid sehingga tercapai sukses institusi bersamaan dengan sukses
pribadi.
4) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan SDM yang
berkemampuan menanamkan kepercayaan kepada masyarakat
dengan penuh keramahan, kompeten, kredibilitas yang menjamin
rasa keamanan pada pasien.
3. Tugas dan fungsi Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Cirebon
a. melaksanakan pelayanan medis dan penunjang medis
53
b. melaksanakan pelayanan medis tambahan dan penunjang medis
tambahan
c. melaksanakan pelayanan kedokteran kehakiman
d. melaksanakan pelayanan medis khusus
e. melaksanakan pelayanan rujukan kesehatan
f. melaksanakan pelayanan kedokteran gigi
g. melaksanakan pelayanan kedokteran sosial
h. melaksanakan pelayanan penyuluhan kesehatan
i. melaksanakan pelayanan rawat jalan/darurat
j. melaksanakan pelayanan rawat inap
k. melaksanakan pelayanan administratif
l. melaksanakan pelayanan pendidikan para medis
m. membantu pendidikan tenaga medis umum
n. membantu pendidikan tenaga medis spesialis
o. membantu penelitian dan pengembangan kesehatan
p. membantu penyelidikan epidemiologi
q. memaksimalkan laba rumah sakit dengan jalan memaksimalkan
tingkat pertumbuhan penguasaan pasar, berorientasi pada kepuasan
pelanggan dan berperan sebagai pusat pengembangan iptek
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon
memiliki pegawai diantaranya Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter
Gigi dan Tenaga Keperawatan dan Non Medis.Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon terletak di daerah Cirebon bagian
54
timur, tepatnya di perbatasan antara propinsi Jawa Barat dan Jawa
Tengah di mana di sekitarnya merupakan kawasan pertanian dan nelayan.
Gambar 4.1
Denah Lokasi Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Cirebon.
4. Sumber Daya Manusia/Ketenagaan
Dilihat dari manajemen arsip dinamis, arsip dinamis adalah arsip
yang masih digunakan secara langsung untuk perencanaan, dan disimpan
dengan jangka waktu yang lama harus dikelola oleh pencipta, penerima
dan pemakainya agar bermanfaat yang bertujuan untuk terrkontrol
dengan cara sistematis sejak arsip dinamis diciptakan atau dibuat,
diterima, kemudian diolah, disebarkan, disusun, disimpan dan temu balik
hingga kepemusnahan permanen untuk penyimpanannya.
Dari sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan
menentukan struktur organisasi dari instansi/lembaga yang bersangkutan
dan mempunyai nilai pemberkasan yang berbeda dan dapat dilakukan
menurut abjad yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, dengan
55
menyusul numerik alfanumerik (campuran antara angka dan huruf) yang
mempunyai keunggulan dan kelemahan setiap unit yang berbeda.
a. Tenaga Medis (Dokter)
Tabel 4.1
Tenaga Medis RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon
Nama Dokter No SIP/SIPA Jabatan
dr. Iskandar Sarumpaet,
Sp.B
449/SiP.DSp-
374/SDK/DINKES/XI/2017
Dokter Spesialis
Bedah
dr. K. Sumbayak, Sp.OG 449/SIP.DSp-
270/SDK/DINKES/VIII/2017
Dokter Spesialis
Kandungan dan
Kebidanan dr, Deni Wirhana S,
Sp.OG
PROSES
149/IDIKabCrb/Vlll/2017
Dokter Spesialis
Kandungan dan
Kebidanan
dr. M. Haris, Sp.OG 449/SIP.DSp-
539/YF/DINKES/XII/2016
Dokter Spesialis
Kandungan dan
Kebidanan
dr. Ineu Nopita, Sp,A 449/SIP.DSP-
251/YF/DINKES/1X/2016
Dokter Spesialis
Anak
dr. Irene Gunawan,
Sp.PD
449/SIP.DSp-
1085/SDK/D(NKES/ll/2018
Dokter Spesialis
Penyakit Dalam
dr. Een Suhenda, Sp.
KFR
449/SIP.DSp-
537/YF/DINKES/XII/2016
Dokter Spesialis
Rehabilittei Medika
dr. Aris Sunaryo, Sp. An.
Mkes
449/SIP.DSP-
480/YF/DINKES/XII/2016
Dokter Spesialis
Anastesi
dr. Hendry Gunawan
Sp.S
449/SIP.DSp-
158/SDK/D!NKES/IV/2017
Dokter Spesialis
Penyakit Syaraf
dr. Bogi Prabowo
Rahmarjanto, Sp.OG.
449/SIP.DSP-
082/SDK/DINKES/II/2018
Dokter Spesialis
Obstetri dan
Ginekologi dr. Dwi Hadi Santoso,
Sp. Rad
449/SIP.DSp-
378/SDK/DINKES/XI/2017
Dokter
SpesialisRadiologi
dr. Irma Febriana Sp.PD 449/SIP.DSp-
371/SDK/DlNKES/XI/2017
Dokter Spesialis
Penyakit Dalam
dr Hermansyah Suwarno,
Sp. K. J
449/SIP.DSp-
218/SDK/DINKES/VIII/2018
Dokter Spsialis
Kedokteran jiwa
56
Nama Dokter No SIP/SIPA Jabatan
dr. ismi Cahyadi, Sp.
THT, KL
Dokter Spesialis
THT
dr. As'ad Suyudi 449/SIP.DU-
191/YF/D1NKES/VII/2016 Direktur
dr.Amsori 449/SIP.DG-
333/SDK/DINKES/IX/2017 Diokter Gigi
drg. Eka Ayuningtyas 449/SIP.DG-
061/SDK/DINKES/II/2017 Diokter Gigi
dr. Ito Masitoh 449/SIP.DU-
143/YF/D1NKES/VI/2016 Dokter Umum
dr. Siti Komariyah 449/SIP.DU-
141/YF/DINKES/VI/2016 Dokter Umum
dr Hakiki Akbari 449/SIP.DU-
144/SDK/DINKES/IV/2017 Dokter Umum
dr Pradith Teguh
Wijanarko
449/SIP.DU-
166/SDK/DINKES/V/2017 Dokter Umum
dr Dwi Agustina 449/SIP.DU-
16B/SDK/DINKES/V/2018 Dokter Umum
dr Atep Lutpia Pahlepi 449/SIP.DU-
176/SDK/D1NKES/V1/2018 Dokter Umum
dr. Denok Pujiasih Dokter Umum
Dr. Dyan FaKhry Dokter Umum
Anugrah Alvin Muslim,
Apt
449/SIPA - 067/S DK/DIN
KES/VH1/2015
Apoteker
Tri Ahmad Sukmawijaya,
S.Farm.,Apt
449/SIPA -
066/SDK/DINKES/Vll
1/2015
Apoteker
legina Ratna Ayu, Apt 19940116/STRA-
UMP/2016/246015 Apoteker
Rakhmah Yulianti, Apt 19820724/STRA-
UMP/2012/229838 Apoteker
57
b. Struktur Organisasi RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon Th.
2019-07-19
Gambar 4.2
Struktur Organisasi RSUUniversitas Muhammadiyah Cirebon Th.2019-07-17
c. Jumlah karyawan per Bulan September tahun 2018 tahun 2018
adalah, yaitu :
a. Dokter Spesialis
b. Dokter Umum
c. Dokter Gigi
d. Tenaga Perawat
e. Tenaga Bidan
f. Apoteker
g. Radiografer
h. Analis Klinik
i. Nutrionist
j. Bagian Administrasi
k. Asisten Apoteker
l. Bagian Umum
13 orang
7 orang
2 orang
68 orang
21 orang
4 orang
2 orang
5 orang
0 orang
26 orang
9 orang
11 orang
58
B. Faktor-Faktor Pendukung
1. Dengan ditetapkannya Program BPJS mulai tanggal 1 Januari 2014 maka
terbuka peluang bagi RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon untuk
dapat melayani peserta BPJS yang meliputi peserta PT. Askes (Persero),
pengalihan peserta Jamkesmas/PBI, JKT PT Jamsostek.
2. Sistem BPJS ini mnggunakan sistem rujukan berjenjang, hal ini sangat
membantu BOR Rumah Sakit Umum UMC karena pasien dari dokter
praktek maupun Puskesmas harus dirujuk ke Rumah Sakit dengan
Tipe/Kelas C dengan demikian Rumah Sakit kelas C akan menjadi rujukan
pertama sebelum dirujuk ke Rs yang lebih tinggi kelasnya. Rumah Sakit
Umum UMC satu-satunya rumah sakit kelas C yang berada di wilayah
Cirebon Timur dengan luasan daerah 18(delapan belas) Kecematan.
3. Dokter-dokter yang praktek di Rumah Sakit Umum UMC baik Spesialis
maupun Umum memiliki tempat praktek dokter yang tersebar di
Kabupaten Cirebon sehingga dapat menjadi supporting pasien dari tempat
praktek mereka ke Rumah Sakit Umum UMC.
4. Keberadaan Rumah Sakit Umum UMC dengan Fasilitas yang relative
lebih baik dari Rumah sakit yang lain dapat menjadikan daya tarik
tersendiri bagi pasien di Kabupaten Cirebon.
5. Letak rumah Sakit Umum UMC sangat strategis dan mudah dijangkau
oleh masyarakat baik menggunakan kendaraan umum maupun kendaraan
pribadi.
6. Jarak rumah sakit Umum UMC ke Pondok Buntet Pesantren kurang lebih
1 Km merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sarana pesantren di
59
bidang kesehatan. Jumlah santri di Pondok Buntet Pesntren kurang lebin
9.700 orang pangsa pasar tersendiri.
Penulis akan menjabarkan hasil penelitian mengenai kegiatan
RecordManagement Dalam Menghadapi Ancaman Terhadap Arsip Dinamis
Pasien (Studi Kasus Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Cirebon )
Penulis menetapkan tiga informan dalam melaksanakan peneliti sesuai
dengan bidang masing-masing yaitu dari Koordinator Rekam Medis, satu
orang staf pada bagian Sekretaris dan satu orang staf pada bagian staf SDM
(Sumber Daya Manusia dan Pelatihan. Dan penulis melaksanakan observasi
pada tanggal 28Maret 2019 dan melakukan wawancara pada tanggal 05 April
2019 di RekamMedis Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Cirebon. Adapun hasil penelitian yang diperoleh sebagai berikut :
a. Sumber Daya Manusia/Ketenagaan di RSU Universitas Muhammadiyah
Cirebon
Sumber daya manusia yang diukur dari latar belakang pendidikan,
pengalaman kerja dan kemampuan yang dimiliki menjadikan kegiatan
pengelolaan arsip Rumah sakit menjadi lebih teratur dengan baik. Penulis
telah melakukan wawancara tentang Sumber Daya manusia di Unit Arsip
rumah sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon“Sudah baik
bahkan ada pelatihan untuk karyawan pelatihannya seperti alat pemadam
kebakaran (Hybrid) yang dilaksanakan setiap sebulan sekali dan selalu
mengevaluasi ketika ada karyawan yang keluar masuk. Untuk pendidikan
60
kami minimal dari D3”. Dan untuk SDM Tenaga Medis (Dokter) jumlah
karyawan per Bulan September tahun 2018 tahun 2018 adalah, yaitu :
Tabel 4.2
Jumlah Karyawan Per Bulan September Tahun 2018
a. Dokter Spesialis
b. Dokter Umum
c. Dokter Gigi
d. Tenaga Perawat
e. Tenaga Bidan
f. Apoteker
g. Radiografer
h. Analis Klinik
i. Nutrionist
j. Bagian Administrasi
k. Asisten Apoteker
l. Bagian umum
13 orang
7 orang
2 orang
68 orang
21 orang
4 orang
2 orang
5 orang
0 orang
26 orang
9 orang
11 orang
C. Hasil Penelitan Dan Pembahasan
Penulis akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh melalui hasil
observasi, wawancara dilapangan dalam penyimpanan arsip dan kendala arsip
di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon. Untuk itu
penulis akan tarik kesimpulannya. Berikut hasil penelitan:
1. Hasil Penelitian
a. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem Penyimpanan arsip merupakan rangkaian tata cara dan
langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-
warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat
61
ditemukan kembali secara cepat. Dan agar arsip dapat di simpan dan
ditemukan kembali secara cepat dan tepat dan terlaksananya
penyusutan arsip dengan efesien makan menjadikannya record
tersebut mudah dicari dan mudah dicari apabila dibutuhkan untuk
referensi.
Agar setiap bahan-bahan arsip itu terjaga, maka setiap historis
dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan sesuai tempat
yang tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah maupun
bersamaan dan memudahkan arsip, jika sewaktu-waktu arsip
dibutuhkan.
Peralatan penyimpanan arsip :
1) Map Arsip/Folder yaitu lipatan yang terbuat dari kertas tebal
atau plastik yang digunakan untuk menyimpanan arsip/surat-
surat dan untuk map arsip dibagi menjadi beberapa bagian yakni
Stopmap folio (map berdaun), Snelhecter (map berpenjepit),
map Brief Ordner (map besar berpenjepit), Portapel (map
bertali), Hanging Folder (map gantung)
2) Sekat Petunjuk/Guide yaitu lembaran kertas tebak atau karton
yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip.
3) Lemari arsip atau Filling Cabinet merupakan sebuah lemari besi
khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen
penting sebuah organisasi atau sebuah perusahaan. Agar
terhindar dari pencurian, kebakaran, kebanjiran, serangga dll.
62
4) Rak arsip merupakan lemari tanpa pintu, yang digunakan untuk
tempat menyimpan arsip yang disusun secara
lateral(menyamping).
5) Kotak/almari kartu/ card cabinet adalah merupakan tempat
penyimpanan kartu kendali, kartu indeks dll.
6) Tickler file adalah kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang
berukuran keci, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu kartu
lainnya.
7) Kotak arsip/file box adalah alat untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan kendala folder/map arsip.
8) Rak sortir adalah alat yang digunakan untuk memisah-
mudahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk
menggolongkan arsip sebelum disimpan.
Pada hasil penelitian ini dapat digambarkan dengan
limamacam sistem penyimpanan arsip yakni :49
1) Peyimpanan dengan memeriksa yakni setiap arsip akan
disimpan terlebih dahulu dan diperiksa oleh pegawai
administrasi dan untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah
di proses atau sudah di simpan dengan baik.
2) Penyimpanan secara mengindeks yakni dengan penentuan kata
atau pokok masalah arsip yang akan di simpan.
49
Suparjati dkk, Tata Usaha Dan Kearsipan, (Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1999), h. 13
63
3) Penyimpanan dengan memberi tanda adalah kegiatan tugas
pegawai administrasi dengan memberi kode dalam penyimpanan
arsip. Yang dimaksud tanda kode adalah kode yang diberikan
kepada ordner dengan tanda surat masuk dan keluar dan tahun.
4) Penyimpanan secara menyortir adalah ada beberapa arsip yang
tidak disortir dan langsung dimasukkan ke dalan ordner yang
diberi tanda surat masuk dan keluar.
5) Menyimpan. Setelah adanya penyortiran selanjutnya yaitu
melakukan penyimpanan arsip yang disimpan dengan sistem
tanggal.
Hal ini berdasarakan pernyataan informan dari beberapa
pendapat mengenai penyimpanan arsip. Seperti pendapat yang
disampaikan oleh FTR, salah satu informan dari staf Rumah sakit
bahwa :
Penyimpanan arsip di rumah sakit sudah cukup bagus dan
tertata rapi, dan penyimpanannya pun sama seperti tata
cara penyimpanan dengan cara Horizontal Filling, Vertikal
Filling dan Later Viling.
Pernyataan diatas menunjukan bahwa informan sudah
mampu menemukan arsip dinamis pasien dengan cepat, tepat aman
dan mudah. Kemudian penulis menyimpulkan bahwa informan
dilapangan sudah baik dari kompetensi untuk penyimpanan arsip.50
b. Penciptaan arsip
Ada beberapa proses dari ketentuan penciptaan arsip yang
harus di perhatikan yaitu :
50
Fitria, 28 Mei, 2019.
64
1) Penciptaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar untuk
menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya
sehingga menghasilkan arsip yang autentik , utuh, dan
terpercaya.
2) Penciptaan arsip dan/atau lembaga kearsipan dalam berbagai
bentuk dengan melakukan alih media dengan meliputi media
elektronik atau media lainnya.
3) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fugsi dan
tugas organisasi.
4) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan
konteks arsip.
Hasil penelitian penciptaaan arsip di bagian Arsip Rumah Sakit
meliputi: surat yang masuk diterima oleh bagian rekam medis/bagian
sekertariat rumah sakit kemudian disortir berdasarkan surat penting
biasa atau rahasia. Dari Surat yang bersifat penting pertama yang
harus dilakukan yaitu dengan cara dicatat pada kartu kendali dengan
kebijakan perubahan pimpinan. Maka surat biasa akan diberikan
lembar pengantar. Mengirimkan surat sesuai denganyang
bersangkutan, kartu kendali akan diberi kolom untuk tanda tangan.
c. Faktor-Faktor Penghambat
Faktor-faktor penghambat merupakan hal yang membuat tidak
berjalannya suatu sistem manajemen / kendala yang terjadi pada
sistem manajemen arsip dinamis aktif atau inaktif yang selama ini di
hadapi oleh arsiparis dan staf di bagian KASUB. Bagian umum dan
65
kepegawaian di Rumah Sakit Umum Univeritas Muhammadiyah
Cirebon, dan hasil penelitian dengan menggunakan metode observasi
dan wawancara langsung, maka terdapat beberapa faktor
menghambat, menurut Bapak Mohammad Sholeh, SE selaku staf
SDM dan Pelatihan yang di wawancarai pada tanggal 28 Mei 2019
sekitar pukul 13.20 , dimana beliau menyatakan bahwa :
faktor penghambat yang ada di arsip Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon hanya terletak dari
sumber daya manusia, sarana prasarana yang belum begitu
memadai dan untuk pengelolaan sudah bagus dan sesuai
pedoman yang ada.51
Dari hasil observasi dan wawancara dapat diketahui bahwa
faktor-faktor penghambat yaitu,dari skill sumber daya manusia
sarana dan prasarana perlu penambahan peralatan serta dari sistem
manajemennya perlu di perbaharui lagi.
2. Pembahasan
a. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip ini adalah tahap awal dari arsip yang
bentuknya formulir. Dan sebuah tahap awal sebuah dokumen yang
dikelola oleh organisasi Hal ini berdasarakan pernyataan informan
dari beberapa pendapat mengenai penciptaan arsip. Seperti
pendapat yang disampaikan oleh Gina, salah satu informan dari
staf rekam medis Rumah sakit bahwa :52
Awalnya dari ktp, setelah itu dari data sosial jika data
sosialnya sudah lengkap di formulir klinik, maka datanya akan
dimasukkan ke database yang ada dikomputer. Setelah sudah di
51
Mohammad Sholeh, 28 Mei, 2019 52
Gina, 28 Mei, 2019
66
input akan muncul nomor rekam medis dan sudah
secaraotomatis
b. Sistem penyimpanan arsip
1) Sistem Abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun daftar nama-
nama orang menurut abjad baik dari surat maupun dari instansi. Dalam
menyusun subjek harus dalam urutan A sampai Z. Dan dapat
menyusun dalam kata-kata yang di bagi menjadi 4 golongan yaitu :
nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah, dan
nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. Oleh karena
itu, agar dapat menyusun nama-nama dapat diperlukan sekali dari
peraturan-peraturan filling yang merupakan standar peraturan
organisasi. Dan semua dalam organiasi harus mengikuti prosedur yang
telah ditentukan.
2) Sistem Subjek
Agar dapat melaksanakan pada sistem subjek, oleh sebab itu
harus menentukan keahlian dalam arsip terlebih dahulu
sehinggadapat menentukan masalah yang dipermasalahkan dan
dikelompokkn dalam satu subjek “Kepegawaian”. Dari pokok
masalah (subjek) misalnya : Lamaran, cuti dsb.
3) Sistem Geografis
Dalam sistem geografis ini juru arsip dapat mempergunakan nama
daerah wilayah untuk pokok permasalahan yang dapat dikembangkan
menjadi maslah-masalah adalah seperti kota-kota yang berada dalam
67
wilayah itu dan selanjutnya bisa dikembangkan dengan nama dari
pelanggan yang ada di setiap kota. Misalnya :
Cirebon Kediri Jakarta
Abdul Khodijah Ghani
Sarmid Ari Izzah
3) Sistem Nomor
Sistem nomor ini sitem filling tidak langsung. Karena sebelumnya
menentukan dengan omor-nomor, maka juru arsip harus membuat
daftar kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek dan
kemudian menggunakan nomor. Misalnya :
Kepegawaian 16
Lamaran 16,1
Cuti 16,2
1) Sistem Kronologi
Sistem kronologi ini adalah untuk filling bahan-bahan yang
disusun menurut urutan tanggal datangnya surat atau bahan-bahan.
Dari kesimpulan lima sistem diatas adalah bahwa petugas
kearsipan harus memperhatikan lebih lagi dari sistem kearsipan di
setiap Intansi. Dan sistem kearsipan harusnya sesuai dengan ciri-ciri
seperti diatas. Maka jika sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri
tersebut pasti akan berjalan dengan lancar sistem kearsipannya.
c. Faktor-faktor penghambat pada sistem Manajemen Arsip
Dinamis Pasien di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon.
68
Faktor-faktor penghambat merupakan sesuatu yang wajar
dialami pada suatu kegiatan. Faktor-faktor penghambat pada sistem
manajemen arsip dinamis aktif maupun inaktif selama ini hadapi oleh
arsiparis dan staf di bagian KASUB rekam medis. Dari hasil
penelitian dengan menggunakanmetode waancara dan observasi
langsung penulis akan mengemukakan dalam beberapa faktor
penghambat, menurut Bapak Mohammad Sholeh, SE selaku staf
SDM dan Pelatihan yang di wawancarai pada tanggal 28 Mei 2019
sekitar pukul 13.20 menyatakan bahwa:
faktor penghambat yang ada pada arsip Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon terletak pada sumber
daya manusia, sarana dan prasarana yang belum memadai.
Dari hasil wawancara dan observasi penulis dapat mengetahui
bahwa faktor penghambatnya dari sumber daya manusia dan
keterbatasan tenaga, sarana dan prasarana perlu adanya pembaruan
sistem.
d. Sumber Daya Manusia/keterbatasan tenaga
Secara umum sumber daya manusia merupakan salah satu
faktor yang sangat penting sehingga harus dikelola dengan
baikkarena adanya salah satu faktor dengan perencanaan dan
tujuan yang baik. Atau ada dan tidak adanya keberhasilan
organisasi dalam pencapaiannya maka tidak tergantung pada
petugas arsip yangdi bebankan pada mereka. Dan jika akan
melaksanakan sistem kearsipan suatu organisasi, maka harus butuh
sumber daya manusia yang memiliki keahlian khusus dalam
kersipan.
69
Berikut ini adalah hasil dari wawancara yang dilakukan oleh
penulis dengan salah satu pegawai yang memahami tentang
kearsipan Bapak Mohammad Sholeh, SE selaku staf SDM dan
Pelatihan yang di wawancarai pada tanggal 28 Mei 2019 sekitar
pukul 13.20 menyatakan bahwa:
Faktor penghambat untuk sumber daya manusia di Rumah
Sakit Umum Univeritas Muhammadiyah Cirebon tidak
adanya keseimbangan antara pendidikan dan skill mereka
masing-masing yang sering di tempatkan ke tempat yang
lain.
Berdasarkan hasil wawancara dilokasi penelitian, ,maka
penulis mengetahui dan memahami bahwa pendidikan dan skill
mereka tidak seimbang dimana jumlah orang yang benar benar dari
lulusan rekam medis satu selebihnya berbeda namun mereka sudah
menguasai tentang kearsipan. Maka dari keseluruhan suatu
organisasi dalam pengadaan harus di tunjang dengan arsiparis yang
profesional dan di tempatkan di unit secara merata. Sehingga arsip
dinamis dapat dikelola dengan lebih baik lagi.
e. Sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana merupakan segala sesuatu penunjang
utama terselenggaranya suatu proses di setiap unit dalam
pengelolaan arsip dinamis. jika tidakadanya peralatan yang di
tunjang, akan menyulitkan organisasi saat melakukan pengelolaan
arsip sesuai prosdur yang telah ditentukan.
Hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan salah satu
pegawai Gina Nurfadila, A.Md RMIK (Gina) selaku Koordinator
70
rekam medis Pelatihan yang di wawancarai pada tanggal 28 Mei
2019 menyatakan bahwa:
“untuk sarana dan prasarana pengelolaan dan penyimpanan
arsip masih kurang, karena kurangnya alokasi anggaran dan
fasilitas untuk penyimpanan arsip.
71
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berikut yang dapat penulis simpulkan dari penelitian yang telah
diuraikan :
1. Penyimpanan arsip sudah cukup bagus namun dari sistem kearsipan di
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon menggunakan
standar : Kondisi Lingkungandan pengamanan.
2. Adapula manajemen arsip dinamisnya itu penciptaan arsip (pengurusan
surat masuk dan keluar) penyusutan, pemindahan arsip, pemusnahan
arsip dan penciptaan.
3. Faktor-faktor penghambat pada sistem manajemen arsip dinamis di
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon yakni: sarana,
prasarana, serta kurangnya skill untuk sumber daya manusia.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis menanggapi berbagai saran
sebagai berikut :
1. Perlu adanya pembaharuan untuk manual ke komputerisasi guna untuk
memudahkan arsiparis dalam penemuan kembali arsip baik dari kegiatan
manajemen atau kebutuhan kantor.
2. Perlu ditingkatkan lagi untuk penciptaan arsipnya guna untuk diproses,
disimpan sampai arsip dimusnahkan dalam pemeliharaan atau perawatan
arsip.
72
3. Agar adanya pelatihan lebih lagi untuk skill sumber daya manusia,
ketersediaan sarana dan prasarana karena penambahan jumlah fasilitas
perlu dalam pengelolaan arsip dinamis.
73
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan,Jakarta: Gramedia. 2003.
Anggrawati, Dewi. Sistem Kearsipan,Bandung: Armico, 2004.
Arifin, Zaenal. Dasar Dasar Penulisan Karya Ilmiah, Jakarta: Gresindo, 2008.
Azwar, Saifuddin. Metode Penelitian, Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2007.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi daerah Khusus Ibukota Jakarta,
Pedoman Pengelolaan Dan Penataan Arsip, Jakarta: BPAD Provinsi
Ibukota Jakarta, 2011.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan,Jakarta : PT Bumi Aksara, 2007.
Basuki, Sulistyo.Pengantar Kearsipan,Jakarta: Universitas, 1996.
Departemen Kesehatan R I. Buku Pedoman dan Prosdur Penyelenggaraan Rekam
Medis Rumah Sakit Indonesia Jakarta: DEPKES, 2006.
Departemen Kesehatan RI, Standar Profesi Rekam Medis Dan Informasi
Kesehatan, (Jakarta: Departemen Kesehatan RI, 2009), h. 10
dkk, Satori. Metodologi Penelitian Kualitatif,Bandung: alfabeta, 2009.
dkk, Suparjati. Tata Usaha dan Kearsipan seri Administrasi
Perkantoran,Yogyakarta : Kanisius, 2004.
dkk, Suparjati. Tata Usaha Dan Kearsipan, Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1999.
Donald E. Polkinghorne.” Language and Meaning: Data Collection In Qualitative
Research”. Journal Of Counseling Psychology, Vol. 52, No. 2 Tahun
2005.
Guntur, Mulyadi. Menerbitkan Jurnal Ilmiah Bernutu, Malang: UM Press, 2011.
Harjoyo “Sistem Pengarsipan Dalam Penerimaan Barang Pada Divisi Meat
Hypermart Lippo Karawaci Tangerang”. Jurnal Ilmiah Ilmu
Sekretari/Adminitrasi Perkantoran, Vol. 6 no. 1 (Januari 2019), h. 13,
http://openjournal.unpam.ac.id/index.php/Sekretaris/article/download/2467
/1948 Diakses tanggal 6 Mei 2020
Haryadi, Hendi.Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf,Jakarta:
Visimedia, 2009.
Herdiansyah, Haris. MetodologiPenelitian Kualitatif Untuk Ilmu Ilmu sosial,
Jakarta :SalembaHumanika, 2013.
74
Hs, Lasa. Kamus Kepustakaan Indonesia, (Yogyakarta : Pustaka book, 2002.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Record Management, Logman : Australia,
2000.
M. Taufik Harahap, Prosedur Rekam Medis, Artikel Diakses Pada Tanggal 5 Mei
2020 Dari www.rekamkesehatan.com
Martono, Boedi. Arsip Korespodensi, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997.
Mukarom, Muhibudin. Manajemen Pelayanan Publik,Jakarta: Pustaka Setia,
2015.
Mulyana, Deddy. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya, 2006.
Mulyono, Sularso. Dasar-Dasar Kearsipan,Yogyakarta : LIBERTY, 1985.
Mutiawatul Wardah. “ Pengelolaan Arsip Dinamis”. Jurnal Ar-Raniry, Vol. 8, No.
1 (Juni 2016), h. 60, http://jurnal.ar-
raniry.ac.id/index.php/libria/article/viewFile/1223/917 Diakses tanggal 6
Mei 2020
Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius, 2008.
-----------------. Manajemen Administrasi Perkantoran,Yogyakarta: Kanisius,
2012.
Pamungkas,Tiara Wahyu. dkk. “Analisis Ketidaklengkapan Pengisian Berkas
Rekam Medis Di Rumah Sakit PKU Muhammad,iyah Yogyakarta”. Jurnal
Kesehatam Masyarakat Universitas Ahmad Dahlan, Vol. 4, No. 1
(September 2010).
Peratran Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 Tentang Rekam
Medis, Bab Pasal 1
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005
Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan penyelamatan
Dokumen Atau Arsip Vital Negara.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005
Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan penyelamatan
Dokumen Atau Arsip Vital Negara
Prastowo,Andi. MemahamiMetodePenelitian : Suatu Tinjauan Teoritis Dan
Praktis, Jogjakarta : Ar Ruz media, 2011.
Rusli, Arsil.dkk. Manual Rekam Medis, Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia,
2006.
75
Saroso, Samiaji. Penelitian Kualitatif : Dasar Dasar, Jakarta: PT.Indeks, 2010.
Sjamsuhidajat dkk, Manual Rekam Medis, Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia,
2006.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: dari
konvensional ke basis komputer Yogyakarta: Gava media, 2015.
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, Tangerang: Universitas Terbuka, 1996.
Suryabrata, Sumadi. Metodologi Penelitian, Jakarta: Raja Graffindo, 2008.
Wursanto, Ig. Kearsipan (Jilid 1), Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 1991.
Wursanto, Kearsipan 2, Yogyakarta : Kanisius, 2007.
Yatimah, Durotul. Kesekretarisan Modern dan Administrasi perkantoran,
Bandung : Pustaka Setia, 2009.
Zulkifly, Amsyah. Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia, 1989.
76
LAMPIRAN
77
78
79
Lampiran 2
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan:Fitria Ratnasari, A.Md
Jabatan : Sekretaris Direktur
Waktu wawancara: 28 Mei 2019
Hasil wawancara :
1. Azas apa yang digunakan dalam pengorganisasian arsip di
rumah sakit Umum universitas Muhammadiyah Cirebon
?“Azas penyimpanan arsip yang digunakaan di rumah Sakit
Umum Universita Muhammadiyah Cirebon menggunakan azas
kombinasi, pakai peraturan rekam medis yang permenkes 269 thn
2008 ada 3. sentralisasi dan desantrilisasi untuk arsip di Rumah
Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon sudah pakai
desantrilisasi dan penyimpanan di gabungkan dengan arsip rawat
jalan dan rawat inap dan penyimpanannya dengan penomoran call
number dari nomor awal sampai terbesar pengacunya”.
2. Kegiatan apa saja yang dilaksanakan Manajemen atau
Pengelolaan Arsip di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ?“ Untuk kegiatan di Manajemen dan
Pengelolaannya : proses penciptaan arsip berupa pembuatan surat
keluar dan penerimaan surat masuk, penataan arsip aktif dan arsip
inaktif dan penyusutan arsip”.
3. Berapa jumlah arsip di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ?” Untuk jumlah jenis arsip sudah
banyak jumlah keseluruhan juga banyak dari bagian umum,
bagian keuangan dan lain sebaginya pendirian rumah sakit
sekitar keseluruhan arsip berjumlah 3000 lebih.
4. Bagaimana prosedur pengurus surat masuk dan keluar
?“Dalam pelaksanaan surat-menyurat melalui pintu yaitu :
pertama copy arsip, surat masuk : melalui sekertaris terlebih
dahulu lalu di berikan kepada pihak pegawai kearsipan.
5. Bagaimana cara penyimpanan arsip di Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon ?“Ada berapa bagian
80
pembagaian data di sini yaitu penyimpanan pakai nomor
pembagian data untuk di lantai atas ruang arsip sesuai nama
surat.
6. Bagaimana cara bapak/ibu mendata pengunjung ? apakah
dengan cara komputerisasi ? jika memakai komputer,
program apa yang digunakan ?“arsip rumah sakit sudah
memakai komputerisasi ( SIMRS)”
7. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan untuk
menyimpan arsip dinamis ? “Sarana prasarana : menurut
penyimpanan , rak nya belumm penuh jd masih standar jadi kalau
rak sudah penuh ada yang dibawa untk mengurangi nilai
standarisasi dan sudah sesuai standar, aaanya pengajuan
8. Faktor penghambat apa saja pada Sistem Manajemen Arsip
Dinamis Pasien di Rumah sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ?“Faktor penghambat dari sumber
daya manusia, sarana dan prasarana belum memadai akan tetapi
untuk penyimpanan dari tahun ke tahun arsip ada yg sobek dan
bisa di perbaki”
9. Bagaimana cara penyusutan dan pemusnahan arsip di Rs.
Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon ?“Penyusutan
pemusnahaan : kita mungkin akan berjalan tapi lambat. Karema
retensi harus ada yg di scan/di bakar”.
10. Dalam Penataan arsip sistem apa yang digunakan dalam
pemberkasan dan penataan arsip dinamis pasien di Rumah
Sakit Umum Universitas Muhammadiyah cirebon?”Sistem
pemberkasan arsip aktif yang digunakan di Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon menggunakan pemberkasan
alfanumerik. Sedangkan sistem penataan arsip menggunakan
subjek atau masalah nantinya sistem penyimpanannya
berdasarkan kode klasifikasi sseuai dengan peraturan yang ada.
81
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan : Mohammad Sholeh,SE
Jabatan : Staf SDM dan Pelatihan
Waktu wawancara :28 Mei 2019
Hasil wawancara :
1. Apakah ada prosedur peminjaman arsip dinamis ?”ada, paling
minta nanti ada laporan dari penanggung jawabannya.
2. Prosedur surat masuk dan keluar ?“ lewat sekretaris ke direktur
baru ke rekam medis”.
3. Untuk peralatannya apa saja yang dimiliki ?” komputer kita
masih nebeng, paling ATK, print laporan”.
4. Bagaimana cara penyimpanan arsip di Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon ? “ Di rak dan tertata rapi
dan untuk menghindari double rekam medis.
5. Apakah penyusutan dibuatkan JRA ?“ kita belum berjalan”.
6. Adakah pedoman arsip aktif ke inaktif ?”ada di Permenkes 269
tahun 2008”.
7. Apakah ada pelatihan pemadam kebakaran di Rumah Sakit
Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon ?“kita ada
pelatihan dan ada penerimaan karyawan dari awal itu sudah
dilatih dalam orientasi”.
8. Dan apakah SDM nya sudah mampu menggunakan pelatihan
tersebut ?“sudah”.
9. Apakah ada kendala dalam upaya tersebut ?“paling dari SDM
ya . jadi karena SDM nya paspasan kalau lagi sibuk pasti
keteteran”.
82
10. Apakah selama ini rumah sakit pernah melakukan sosialisai
dalam pengelolaan arsip ?“Pernah , dan tergantung
perdivisinya”.
83
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan : Gina Nurfadila, A.Md RMIK
Jabatan : Koordinator Rekam Medis
Waktu wawancara : 28 Mei 2019
Hasil wawancara :
1. Azas apa yang digunakan dalam pengorganisasian arsip di
rumah sakit Umum universitas Muhammadiyah Cirebon
?“Dari peraturan si kita mengacu dari permenkes 269 tahun 2008
tentang rekam medis ada 3 ya sentralisasi dan desantrilisasi “.
2. Berapa jumlah arsip di Rumah Sakit Umum Universitas
Muhammadiyah Cirebon ? “Jumlah arsip rekam medis itu
banyak sekitar 5876”.
3. Bagaimana untuk penyusutan dan perawatan arsip ?”belum
memadai karena lambat karena retensiitu harus di scan dan ada
yg dibakar juga , untuk perawatan : tidak ada ya , jadi biasa aja
diberesin.”.
4. Bagaimana cara ibu mendata pengunjung ?”kalau kita kan
udah ada SIMrs nih, setiap pendaftaran itu sudah ada memisahkan
pasien lama dan baru dapat nomer baru kalau lama pake
pendaftaran unit”.
5. Siapa saja yang bisameminjam arsip ? “rawat inap, kasir, poli
klinik asuransi terkait bpjs kalau lagi di butuhkan oleh manajemen
ya sama manajemen”.
6. Bagaimana proses penemuan kembali arsip ?”kita paling lihat
dari riwayat Rs terakhir dimana nanti kita bisa tahu bahwa di
rekam medis ada disini kalau ga ada di rak.
7. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan ?” karena rak
nya belum penuh jadi ada yang di bawah jadi mengurangi
standarisasi”.
84
8. Faktor apa saja yang berpotensi merusak rekam medis
?“mungkin salah satunya dari peminjaman karenakan dari tangan
ke tangan”.
9. Apakah di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Cirebonpernah kehilangan arsip ?“pernah, cara bertindak
degan cara di samakan dengan rekam medis yang dulu dan tetap
dicari”.
10. Untuk akses masuk dan keamanan apakah sudah
menggunakan pintu akses menuju ruangan penyimpanan atau
cctv ?“kalau dikita pakai cctv ya, kalau dari pintu kita si engga
karena belum privat paling kita di depan menggunakan selain
petugas di larang masuk.
85
Lampiran 3
86
87
88
89
90
91
92
93
Lampiran 4
Dokumentasi
Gambar 1. Ruangan Sekretariat
Gambar 2. Sub Bagian Umum
94
Gamabar 3. Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Gambar 4. Tempat penyimpanan arsippasien (1)
95
Gambar 5. Tempat penyimpanan arsip pasien (2)
Gambar 6. Wawancara
96
BIODATA PENULIS
RIRIN KOMARIAH. Lahir di Cirebon, pada tanggal 18
Juli 1994, putri keempat dari Ayahanda Wawan Tarwan
ibunda I‟ah Saniah. Bertempat tinggal di Jalan Bayong
RT. 004/004, Kec. Karangwareng, Kel. Karanganyar
Barat Cirebon. Menyelesaikan pendidikan dasar di SDN
3 Karangasem (2001-2008), Kemudian melanjutkan
Sekolah di MTsN Karangsembung (2008-2011), dan
Sekolah di MAN Buntet Pesantren Cirebon (2011-2014). Kemudian melanjutkan
pendidikan pada Program Studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan pada Fakultas
Adab dan Humaniora di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
(2014). Penulis juga pernah melakukan kegiatan PKL di Perpustakaan Kementrian
Dalam Negeri. Penulis juga berpartisipasi dalam Volunteer Ramadhan Darul
Qur‟an. Penulis pernah mengabdi diri sebagai guru privat (2015-2016). Penulis
juga pernah menjadi karyawan butik (2019). Penulis juga pernah menjadi
karyawan laundry (2020). KKN di Desa Hegar Sari Kec.Pamijahan Bogor. Pada
akhir penulis menyusun skripsi yang berjudul “Sistem Manajemen Arsip Dinamis
Pasien di Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon”