SISTEM INFORMASISUMBER DAYA MANUSIA Human Resources Information System (HRIS)

I WAYAN SANTIKA

SISTEM INFORMASI SDM (HRIS)Suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakaiSistem konseptual untuk mengelola personelHRIS mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi fungsional lain

FUNGSI SDM

Kegiatan Utama SDM:Perekrutan dan PenerimaanPendidikan dan PelatihanManajemen Data PegawaiPenghentian dan Administrasi Tunjangan

Bagaimana HRIS mendukung kegiatan SDM?

EVOLUSI HRISPemerintah mengharuskan penyediaan statistik praktik ketenagakerjaan perusahaan sesuai dengan undang-undang.Persyaratan pelaporan tersebut memerlukan bantuan sistem berbasis komputerDiawali dengan komputer mikro yang stand alone dalam area, kemudian terkoneksi ke LAN, beberapa terkoneksi dengan fasilitas komputer sentral perusahaan, bahkan memasang komputer mini dan mainframe sendiri

MODEL SISTEM INFORMASI SDMMenggunakan format umum yang sama dengan fungsional lain yaitu subsistem input, database, dan subsistem output.Yang membedakannya adalah beragamnya aplikasi yang tercermin dalam enam subsistem output

MODEL SISTEM INFORMASI SDMDatabaseHRISSubsistemPerencanaanAngkatan KerjaSubsistemPerekrutanSubsistemPelaporanLingkunganSubsistemManajemenAngkatan KerjaSubsistemKompensasiSubsistemTunjanganSistemInformasiAkuntansiSubsistemIntelijenSDMSubsistemPenelitianSDMPemakaiSubsistem OutputSubsistem InputDataInformasiSumberInternalSumberLingkungan

SISTEM INFORMASI AKUNTANSIMenyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap tentang sumber daya manusia baik menyangkut keuangan maupun nonkeuanganElemen data personel yaitu bersifat nonkeuangan dan cenderung tetap (permanen), misalnya nama, jenis kelamin, tanggungan dllElemen data akuntansi yaitu bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis, misalnya upah per jam, gaji bulanan dll

SUBSISTEM PENELITIAN SDMMerupakan subsistem input dalam HRIS yang mengumpulkan data baru melalui proyek penelitian khusus:- Penelitian suksesi (succession studies)- Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation)- Penelitian keluhan (grievance studies)

SUBSISTEM INTELIJEN SDMMerupakan subsistem input dalam HRIS yang mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan perusahaan.Elemen lingkungan penyedia data meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing

SUBSISTEM INTELIJEN SDMIntelijen PemerintahIntelijen PemasokIntelijen Serikat PekerjaIntelijen Masyarakat GlobalIntelijen Masyarakat KeuanganIntelijen Pesaing

DATABASE HRISKompleksitas masalah SDM memerlukan database SDM berbasis komputer untuk penyimpanan data.- Isi Database Data pegawai dan nonpegawai- Lokasi Database Komputer sentral perusahaan dan SDM- Manajemen dan entry data Data dimasukkan ke database oleh beberapa sumber, yaitu nonmanajer SDM, nonmanajer di luar SDM, manajer SDM, dan manajer di luar SDM

OUTPUT HRISOutput HRIS biasanya dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queriesPerangkat lunak subsistem output lebih banyak perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh SDM dan jasa informasi sendiriModel HRIS meliputi enam subsistem output yang masing-masing berisi sejumlah aplikasi

SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJAPerencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datangAplikasi perencanaan angkatan kerja:- Pembuatan bagan organisasi- Peramalan gaji- Evaluasi jabatan- Perencanaan angkatan kerja- Pemodelan angkatan kerja

SUBSISTEM PEREKRUTANSubsistem ini membawa pegawai baru ke dalam organisasiMerupakan subsistem output terkecilDua aplikasi dalam subsistem perekrutan:- Penelusuran pelamar- Pencarian internal

SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJAMerupakan subsistem output terbesar dengan tujuh aplikasiAplikasi yang mendapat dukungan kuat adalah:- Penilaian kinerja- Pelatihan Aplikasi lain yang cukup mendapat pengembangan adalah:- Pengendalian posisi- Keahlian/kompetensi- Suksesi

SUBSISTEM KOMPENSASIMerupakan area HRIS yang paling berhasil, beragam aplikasi, dan persentase penggunaan yang tinggiPopularitas aplikasi yang tinggi karena mudah diterapkanAplikasi kompensasi:- Peningkatan penghargaan- Gaji- Kompensasi eksekutif- Insentif bonus- KehadiranAplikasi kehadiran menjadi area yang paling besar usaha pengembangannya

SUBSISTEM TUNJANGANJuga merupakan area HRIS dengan tingkat penggunaan tinggi dan telah diterapkan dalam skala besar.Aplikasi Tunjangan:- Kontribusi tetap- Tunjangan tetap- Laporan tunjangan- Tunjangan luwes- Pembelian saham- Pemrosesan klaim

SUBSISTEM PELAPORAN LINGKUNGANPelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada pemerintahAplikasi ini untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak di luar perusahaan, bukan kepada manajemen

STATUS HRIS MASA KINIHRIS berpotensi menjadi area fungsional yang menerapkan komputer untuk pemecahan masalah, meskipun relatif terlambat bergabung dalam komputer.HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf, dan pengarahan yang menurut Fayol, selama ini diabaikan oleh SI lain.Status HRIS akan meningkat jika manajemen puncak melihat hal tersebut.

HRIS dalam PerusahaanPerusahaan apa yang menganggap HRIS-nya sebagai aplikasi komputer terpenting?

Jasa Penempatan Tenaga Kerja

Tugas KelasApa empat kegiatan pokok yang dilakukan oleh SDM?Jelaskan model sistem informasi SDM (HRIS)!Gunakan teori manajemen untuk menjelaskan mengapa HRIS (sistem informasi sumber daya manusia) memiliki begitu banyak potensi?Bentuk output mana yang paling populer bagi pemakai HRIS? Mana yang paling tidak populer?Kemana manajemen mencari pengganti ketika mereka melakukan penelitian suksesi?Perusahaan apa yang menganggap HRIS-nya sebagai aplikasi komputer terpenting?