sistem informasi penjualan pada te-cs mandiri jaya...
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Arlan Riandi Zacharias
08.12.2786
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
i
1
SALES INFORMATION SYSTEM
AT TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA
Arlan Riandi Zacharias
Bambang Sudaryatno 190302029
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Currently, demand for information technology and computers are very much needed
from various sectors such as education sector, government, corporations and others.
Along with technological development, then the provider of application programs for
displaying information is needed. The application program used to bridge the
implementation of the design input and output would be easy to read and understand.
Computers made none other than as a tool for humans in terms of solving the
problem particularly complex and numerous. In this case it does not mean people can not
solve these problems, but require the tools to solve problems. So with the existence of
these tools informasii process becomes faster and can save time and effort.
In this final will be a program to facilitate the sales transaction by using sales
information system, and also proceeds in the form of reports.
Key Words: Information Systems, Database
2
1. Pendahuluan
CV.TECS MANDIRI JAYA merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang usaha penyedia hardware dan software, penyedia jasa layanan internet
(ISP), jasa konsultan pengembangan ICT online system, telecommunication,
data communication, software development, serta pembangunan dan
pemeliharaan jaringan komputer (LAN maupun MAN) dan jaringan
telekomunikasi. Kami telah dipercaya untuk mensupply kebutuhan ICT dan
internet di berbagai instuti pendidikan maupun perusahaan (corporate)
Yogyakarta dan sekitarnya, DKI Jakarta, Jawa tengah, Jawa timur, Kalimantan
selatan. Pada TE-CS, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan
harga barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan
dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan
efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis
barang yang ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga.
Banyaknya jumlah barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat
mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung
transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien.
Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah
data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang
berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya. Penggunaan komputer
dalam menyelesaikan suatu pekerjaan manusia bukan barang baru, tetapi
merupakan salah satu teknologi yang sudah umum digunakan dalam pelayanan
penjualan. Pengembangan media tersebut sangat bermanfaat dan dapat
diandalkan. Salah satu media yang dapat digunakan adalah melalui pembuatan
alat bantu kerja yaitu program untuk mempermudah pekerjaan.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau
disebut juga processing systems. Menurut Leitch dan Davis (Jogiyanto H.M,
2005: 11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
3
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan
penggabungan elemen-elemen pendukung (Abdul Kadir, 2003. Pengenalan
Sistem Informasi, h. 70) tersebut antara lain: a) Software, merupakan sekumpulan instruksi yang memungkinkan
perangkat keras untuk dapat memproses data.
b) Hardware, mencangkup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
c) Orang, semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan
sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem
informasi.
d) Database, sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan
dengan penyimpanan data.
e) Prosedur merupakan sekumpulan aturan yang dipakai untuk
mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang
dikehendaki.
Jaringan komputer dan komunikasi data, adalah sistem penghubung
yang memungkinkan sesumber resources dipakai secara bersama atau
diakses oleh sejumlah pemakai.
2.3 Manfaat Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki banyak manfaat, diantaranya:
a) Menghemat tenaga kerja
b) Peningkatan efisiensi
c) Mempercepat proses
d) Perbaikan dokumentasi
2.4 Konsep Basis Data Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem
manajemen basis data (SMBD), (Kusrini, M.kom, 2007, Strategi
Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset, h. 11).
Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis
data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data (seperti file / tabel,
4
indeks, dan lain-lain). Di samping menyimpan data, setiap basis data juga
mengandung definisi baik untuk basis data maupun objek-objeknya secara
detail. Terdapat dua buah teknik perancangan basis data, yaitu dengan
membuat Entity Relationship Diagram atau dengan menerapkan normalisasi
terhadap struktur tabel yang telah diketahui (Fathansyah, Ir, 1999. Basis
Data. Bandung: Informatika, h. 11).
2.5 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan
bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-
bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai
tujuan. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari
pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan bentuk sistem
yang harus dibangun. (Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, h. 45).
3. Analisis 3.1 Analisis Sistem
Sistem pelayanan di TE-CS Mandiri Jaya saat ini adalah sistem manual,
sehingga sering mengalami kendala. Kendala yang sering dialami misalnya,
salah dalam pencatatan transaksi penjualan dan pembuatan laporan. Selain
itu,perusahaan juga membutuhkan banyak tempat untuk media penyimpanan
pada TE-CS.
Tahapan yang perlu dilakukan untuk menganalisis sistem bermula dari
mengidentifikasi masalah, mengetahui kelemahan sistem yang berjalan,
mengetahui kebutuhan sistem, menganalisis kelayakan sistem baru yang
diusulkan. Dengan memahami keadaan sistem lama dan sistem baru yang
diusulkan, maka akan diperoleh informasi baru yang menentukan projek
pengembangan sistem baru.
3.2 Langkah-Langkah Analisis Sistem Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang
harus dilakukan oleh Analis Sistem, yaitu sebagai berikut:
5
1) Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah, mengindentifikasikan
penyebab masalah, mengidentifikasikan titik keputusan,
mengidentifikasikan personil-personil kunci.
2) Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada, menentukan
jenis peneliti, merencanakan jadwal penelitian, mengatur jadual
wawancara, mengatur jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan
sampel, membuat penugasan penelitian, membuat agenda wawancara,
dan mengumpulkan hasil penelitian.
3) Analyze, yaitu menganalisis kelemahan sistem, dan menganalisis
kebutuhan Informasi pemakai manajemen.
4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis dengan tujuan:
a. Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
b. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan
dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut
manajemen.
c. Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak
manajemen.
d. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan
tindakan selanjutnya.
3.3 Analisis PIECES
Analisis yang sering digunakan untuk menganalisis sebuah sistem
adalah analisis PIECES. Aspek yang terdapat didalamnya adalah kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan pada konsumen.
1. Analisis Kinerja Sistem (Performance)
Kinerja dapat di ukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap.
Beberapa hal yang saya ukur pada analisis kinerja untuk TE-CS Mandiri
Jaya meliputi persentase nilai jual atau beli barang yang dikuasai oleh pelaku
usaha, citra perusahaan. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput)
dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan
(response time). Diketahui dari pengamatan 1 server untuk melayani tiap
orang rata-rata 5 menit per 10 item dan siap untuk melayani berikutnya
6
selang waktu 1 menit. Jadi selama buka10 jam, TE-CS dapat melayani 120
orang. Diperoleh dari:
10 jam * 60 = 600 jam/6 menit = 100 orang
Jika menggunakan sistem penjualan, 10 item dalam 10 detik ditambah 10
detik respon, sehingga dapat melayani 1800 orang. 10 jam * 60 * 60 =
36000/20 ddetik = 1800 orang.
Pada era sekarang ini pencatatan transaksi penjualan pada sistem ini
masih tergolong lama karena masih dilakukan secara manual, membutuhkan
waktu kurang lebih 15 menit dalam melakukan transaksi penjualan. Sehingga
hal ini ini memperlambat kinerja proses karena terjadi keterlambatan dalam
memberikan informasi transaksi penjualan dan kegiatan lainnya.
2. Analisis Informasi (Information)
Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak
manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya.
Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan
informasi yang akurat karena data yang di dapat adalah pasti, tepat waktu
karena dengan menggunakan sistem baru sehingga lebih cepat yaitu selama
10 jam sebanyak 120 orang untuk pemasukkan data masing-masing tiap 5
menit untuk 10 item, dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.
3. Analisis Ekonomi (Economy)
Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu
proyek. Sistem sudah memanfaatkan media internet sebagai sarana
memasarkan produknya. Media internet saat ini sudah diibaratkan sebagai
pengganti pembuatan brosur dan pemasangan iklan lainnya. Motif ekonomi
mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa
diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan
terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial
perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan
alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem
sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal mungkin, Khususnya
seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.
7
4. Analisis Pengendalian (Control)
Sistem informasi yang baik harus mampu menjaga keamanan data yang
ada, baik kerahasiaan data dan menjamin data tersebut tidak rusak. Sistem
harus mampu menyediakan fasilitas back-up data yang baik.
Sistem Yang ada saat ini belum memiliki fasilitas back up data yang baik.
Jika suatu saat sistem eror, maka manajer akan kehilangan data tersebut.
Karena sistem yang berjalan saat ini data dan laporan hanya ditulis pada
kertas bekas dan sering hilang. Karena itulah untuk menjaga keutuhan data
dan laporan akan dibentuk dalam format digital yang lebih awet, tahan lama,
dan lebih mudah dalam memanipulasi data.
5. Analisis Efisiensi (Effisiency)
Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan
pemborosan. Efisiensi dari sistem yang di kembangkan adalah pemakaian
secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia,
waktu, uang, peralatan, dan keterlambatan dalam pengolahan data. Jika
distributor ingin mengetahui stok barang yang ada, distributor tersebut
biasanya bertanya pada owner melalui sms terlebih dahulu. Dan owner akan
menghitung sisa barang yang ada di gudang secara manual, barulah
mengirimkan balasan kepada distributor. Akan lebih nyaman apabila sistem
mampu menghitung stok yang ada, dan menyampaikan informasi stok
barang secara otomatis. Dengan adanya informasi secara terkomputerisasi
memberikan efisiensi waktu yang baik.
6. Analisis Pelayanan (Service)
Pelayanan dalam pengembangan sistem ini akan memberikan
keakuratan dalam pengolahan data dan kepuasan tersendiri dalam diri
konsumen atas layanan yang diberikan, baik itu ketepatan waktu dan
keakuratan informasi yang diperoleh. Selain itu pelayanan yang baik mampu
mengkoordinasi semua aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.
8
3.4 Perancangan Proses 1) Physical System
Sistem ini melibatkan user, administrator, dan manajer secara langsung
di dalamnya. Ketiganya memiliki peranan dan wewenang yang berbeda.
Pada sistem penjualan ini administrator yang menangani hampir sebagian
besar proses yang terjadi pada sistem. Baik menangani data barang, data
pelanggan, data supplier, data pembelian dan data penjualan.
Sedangkan manajer hanya berperan sebagai pemantau segala aktifitas
transaksi. Seorang user disini yaitu pegawai yang bertugas menjadi kasir,
kasir diberikan hak untuk menangani data penjualan, data pembelian, data
pelanggan dan data barang.
Pengolahan Data Barang
Pengolahan Data pembelian
Pengolahan Data Penjualan
Pengolahan Data Customer
Pengolahan Data Supplier
Laporan Barang
Laporan Pembelian
Laporan Penjualan
Laporan Customer
Laporan Retur Beli
Laporan Supplier
Pembuatan Laporan Penjualan
Pembuatan Laporan
Pembuatan Laporan Barang
Pembuatan Laporan Customer
Pembuatan Laporan Supplier
Item beli Item jual Customer Penjualan Barang PembeliaSupplier
Pembuatan Laporan Retur Beli
Retur Beli
Pengolahan Data Retur Beli
Pembuatan Laporan User
Laporan User
User
Pengolahan Data User
Input Data User
Input Data Barang
Input Data Pembelian
Input Data Penjualan
Input Data Customer
Input Data Retur Beli
InputData Supplier
Data User Data Barang
Data Pembelian
Data Penjualan
Data Customer
Data Retur Beli
Data Supplier
9
Gambar 1.0 Flowchart Sistem
2) Logical Mode
a. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks yang merupakan gambaran keseluruhan dari
suatu sistem informasi penjualan barang pada TE-CS Mandiri Jaya.
Diagram konteksnya sebagai berikut:
Input Dt.Penjualan,Dt.Pembelian,Dt.User,Dt.Supplier,Dt.Barang
Laporan keseluruhan
Lap.Penjualan, Lap.Pembelian
Lap.Cus, Lap.Supplier, Lap Barang
Lap.Penjualan, Lap.Barang
Dt.Penjualan, Dt.Barang
Gambar 1.1 Diagaram Konteks
Diagram konteks di atas menjelaskan sistem informasi penjualan memiliki
tiga entitas, yaitu admin, manajer dan kasir. Admin dapat memasukan
semya data pada tabel. Selanjutnya sistem akan memberikan laporan pada
admin,sesuai data yang telah di inputkan. Kasir mengimputkan data
penjualan dan data costumer ke dalam sistem dan di proses sehingga
Admin 0
Sistem Informasi Penjualan
manajer
Kasir
10
menghasilkan laporan data penjualan dan data costumer. Pengolahan
sistem berupa laporan data keseluruhan akan diberikan kepada manajer.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Pemrograman
Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan
dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh programmer harus
berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem, hasil dari
desain sistem secara rinci.Sebelum program diterapkan, maka program
harus dites untuk membebaskan dahulu dari kesalahan-kesalahan program
secara menyeluruh.
1. Pembuatan Database
Pembuatan database merupakan tahapan yang nantinya
akan menyimpan data yang akan ditampilkan di dalam
aplikasi. Tahapan ini berisi tentang perintah-perintah untuk
pembuatan database melalui SQL Server Enterprise Manager,
mengaktifkan database, pembuatan tabel, mengisi tabel, dan
perintah-perintah lainnya melalui Query Analyzer.
2. Membuat Interface Pembuatan interface mencakup diantaranya adalah perancangan
form dan tabel setting property. Sebagai contoh pembuatan interface
pada form pemasok dapat dilihat pada tabel berikut:
Komponen Properti
5 Label Name LabelNm1;LabelNm2;LabelNm3;LabelNm4;LabelNm5.
Caption KdPemasok, NmPemasok, Alamat, Tlp, Email
5 TextBox Text Dikosongkan
Name txtKd, txtNm, txtAlamat, txtTlp, txtEmail
6 Command
Button
Name cmdTambah,cmdHapus,cmdUbah,cmdBatal, cmdSimpan,
cmdCetak, cmdTutup
Caption Tambah, hapus, ubah, batal, cetak, simpan, tutup
Tabel 1.0 Perintah Pembuatan Interface
11
3. Koneksi Database Dan interface
Koneksi database dilakukan melalui Module yang telah dibuat pada
Microsoft Visual Basic 6.0. Adapun source code untuk mengkoneksikan
antara database dengan form adalah sebagai berikut:
Sub koneksi()
Set conn = New ADODB.Connection
Set rs = New ADODB.Recordset
'untuk melakukan koneksi ke database,
On Error Resume Next
'koneksi untuk database sql server 2000
StrKoneksi = "Driver={SQL Server}; Server=CECILOVE-87A6A8;
Database=TECSJOGJA; uid=; pwd="
conn.CursorLocation = adUsedClient
If conn.State = adStateClosed Then
conn.Open StrKoneksi
If conn.State = adStateClosed Then
MsgBox "Koneksi Ke Database Gagal!", vbCritical + vbOKOnly,
"Kesalahan"
End If
End If
End Sub
4. Pengetesan Program
Pengetesan program merupakan proses mengeksekusi sistem
perangkat lunak untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak
tersebut cocok dengan spesifikasi sistem dan berjalan sesuai dengan
lingkungan yang diinginkan. Pengujian sistem sering disosialaisasikan
dengan pencarian bug, ketidak sempurnaan program, kesalahan pada
baris program yang menyebabkan kegagalan pada eksekusi sistem
perangkat lunak. Menentukan dan menghilangkan ketidaksempurnaan
program ini disebut debugging, yang berbeda dengan pengujian sistem
yang berfokus pada pengidentifikasian adanya ketidak sempurnaan.
12
Kesalahan sistem perangkat lunak sangat bervariasi diantaranya run
time, syntax error dan logical error.
5. Konversi Sistem
Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan
sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan. Konversi yang
yang diterapkan pada TE-CS adalah konversi paralel. Pendekatan
konversi paralel digunakan dengan mengoperasikan sistem baru
bersama-sama dengan sistem lama selama satu periode waktu yang
tertentu.
Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan
bahwa sistem baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses
sebelum sistem lama dihentikan. Pendekatan ini merupakan lawan dari
pendekatan konversi langsung. Kebaikan dari pendekatan ini adalah
menyelidiki proteksi yang tinggi pada organisasi terhadap kegagalan
sistem baru.
6. Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem
perancangan program sehingga tahap pembahasan, maka penulis dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Penjusalan secara ekonomi layakdi implementasikan
karena Return of Investmentnya % dan Net Present Valuenya sudah
sesuai.
2. Sistem Informasi pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta memberikan
kemudahan kepada pengguna dalam transaksi penjualan dan pembelian
serta pembuatan laporan.
3. Sistem Informas Penjualan Pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta
memberikan data yang informative mengenai data barang dan data
supplier.
4. Sistem Informasi Penjualan Pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta
dibatasi hak akses penggunaan sistem yaitu login untuk menghindar
pengambilan dan perubahan data olah pihak – pihak tertentu.
13
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.
Yogyakarta: ANDI.
Fathansyah, Ir. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.
Jogiyanto H,M. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta : Andi.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta : PT Elex Media
Komputindo.
Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data.
Yogyakarta: ANDI.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI.
http://www.amazon.com/ , 19 Maret 2012.