sistem administrasi dokumen perusahaan - km.gmf-aeroasia.co.id · pembubuhan paraf oleh vp (untuk...
TRANSCRIPT
Daftar Isi
Daftar Isi1
Mengapa Penting?2
Alur Pembuatan3
Guidelines4
Form Standard5
Hal.
Hal.
Hal.
Hal.
Hal.
1
Berita Acara6
Pengumuman7
Surat Edaran8
Surat Eksternal9
Instruksi10
Hal.
Hal.
Hal.
Hal.
Hal.
Surat Internal11
Surat Keputusan12
Surat Penunjukkan13
Hal.
Hal.
Hal.
Surat Sebagai Identitas Perusahaan
Tipe font, format surat kedinasan, serta kop surat yang berbeda dibandingkan
perusahaan lainnya menjadi salah satu bentuk identitas perusahaan yang
bermanfaat dalam proses identifikasi ketika terjadi pemalsuan surat atau dokumen
Surat Sebagai Media Komunikasi#1
#2
Surat Sebagai Bukti Otentik
Surat mencantumkan tanda tangan dan cap perusahaan atau instansi secara jelas,
sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti otentik apabila terjadi perselisihan
antara perusahaan atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi
#3
Mengapa Penting?
Surat dipandang sebagai media komunikasi yang efektif karena mampu merekam
informasi secara terperinci dan terurai, serta lebih mampu menyimpan informasi
yang bersifat rahasia bila dibandingkan dengan telepon yang berpotensi untuk
disadap
2
Menyusun DraftTulisan Dinas
Penomoran Surat Keluar Dinas &
Pencatatan Pada Buku Surat
Keluar Dinas
Ditandatangani
oleh Direksi/VP?
Alur Pembuatan
Pembubuhan Paraf
oleh Manager
Pembubuhan Paraf oleh VP
(untuk surat dari Direksi) / GM
(untuk surat dari VP)
Penandatanganan oleh Direksi / VP
Pemberian Nomor Registrasi
Penandatanganan
oleh GM
Penggandaan & Scan Surat yang Telah
Ditandatangani untuk Disimpan
Pengiriman Surat Asli
ke Unit Pengguna
3
Penomoran Surat
Penomoran surat berdasarkan pada buku surat keluar dinas yang mengacu
pada format yang telah ditentukan (lihat Form Standard) dan dapat
dikoordinasikan dengan sekretaris masing-masing
Definisi tulisan dinas
Tulisan dinas adalah semua tulisan yang dikeluarkan dan/atau diterima oleh
pejabat berwenang di lingkungan GMF dalam rangka memberikan
pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan dari/kepada pejabat lain di
dalam dan/atau di luar lingkungan perusahaan
#1
#2
Pembubuhan paraf
Tulisan dinas oleh general manager membutuhkan paraf dari manager. Tulisan
dinas oleh VP membutuhkan paraf dari GM. Sedangkan tulisan dinas oleh
direksi membutuhkan paraf dari VP. Paraf tersebut dibubuhkan di sisi kiri
sejajar dengan nama pejabat pembuat dokumen atau yang mengeluarkan
tulisan dinas
#3
Pemberian Nomor Registrasi
Pemberian nomor registrasi dilakukan oleh sekretaris untuk tulisan dinas yang
ditandatangani oleh Direksi atau VP. Sekretaris adalah pengelola dokumen unit
kerja yang ditunjuk oleh Direksi atau pejabat satu dan dua tingkat di bawah
Direksi
#4
Definisi Pengguna Dokumen
Pengguna dokumen adalah unit satuan kerja/pihak yang diberi tanggung
jawab untuk menyelesaikan arahan sesuai disposisi yang diterima oleh masing-
masing unit kerja
#5
Guidelines
4
Pengumuman
Pengumuman merupakan pemberitahuan yang ditunjukkan kepada seluruh pegawai dan tidak
memuat soal-soal cara pelaksanaan teknis menurut suatu peraturan
7
Surat Edaran
Surat edaran merupakan tulisan dinas yang memuat pemberitahuan tentang tata cara yang berlaku
ataupun hal-hal lain yang perlu diperhatikan berdasrkan suatu kebijaksanaan
8
Surat Eksternal
Surat Eksternal merupakan tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan
tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan kepada pihak
lain di luar perusahaan
9
Instruksi
Instruksi merupakan tulisan dinas yang memuat arahan pelaksanaan suatu kebijakan yang tertuang
dalam ketentuan yang berlaku
10
Surat Internal
Surat Internal merupakan tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas
jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan kepada pejabat
lain dalam lingkungan perusahaan
11
Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan tulisan dinas yang mengatur atau menetapkan suatu hal dan bersifat
mengikat, termasuk namun tidak terbatas pada: Organisasi (Struktur Organisasi Unit, Pembentukan
Tim, Panitia, dan lain sebagainya), Implementasi Kebijakan, Pengelolaan Sumber Daya Manusia
12
Surat Penunjukkan
Surat Penunjukkan merupakan tulisan dinas yang memuat tentang penunjukkan personil pada suatu
tugas dan atau peran tertentu yang diberikan pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh
seseorang/beberapa orang dan mempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi
13