signa docs - elpas.lrv.lt · • microsoft office powerpoint 2007 pristatymo ... .ppt, .pps); •...

Lietuvos Respublikos Vyriausybės

elektroninių dokumentų pasirašymo sistema

ELPAS

Signa Docs

Oficialių elektroninių dokumentų

sudarymo ir pasirašymo programinės įranga

Naudojimo instrukcija

Signa Docs versija 1.2

Parengė UAB „MitSoft“

Vilnius

2013

TurinysADOC elektroninis dokumentas .............................................................................................................................................. 5

Dokumentai ............................................................................................................................................................................... 5

Metaduomenys ......................................................................................................................................................................... 6

Elektroniniai parašai .............................................................................................................................................................. 6

Reikalavimai naudotojo darbo vietai ..................................................................................................................................... 7

Prisijungimas prie LRV dokumentų pasirašymo sistemos ............................................................................................ 8

Dokumentą rengiančio asmens darbo vieta ..................................................................................................................... 10

Pagrindinis langas ................................................................................................................................................................ 10

Pagrindinių veiksmų juosta .............................................................................................................................................. 11

Katalogų medis ...................................................................................................................................................................... 12

Dokumentų sąrašas ............................................................................................................................................................. 12

Dokumento duomenys ....................................................................................................................................................... 14

Pagrindiniai veiksmai ......................................................................................................................................................... 15

Sudaryti .............................................................................................................................................................................. 15

Įkelti ..................................................................................................................................................................................... 18

Išsaugoti ............................................................................................................................................................................. 20

Pašalinti .............................................................................................................................................................................. 20

Pateikti ................................................................................................................................................................................ 21

Pasirašyti ........................................................................................................................................................................... 22

Atmesti ................................................................................................................................................................................ 24

Persiųsti ............................................................................................................................................................................. 25

Dokumento turinys .............................................................................................................................................................. 26

Dokumento turinio peržiūra ...................................................................................................................................... 27

Dokumento turinio struktūra .............................................................................................................................. 27

Greita dokumento turinio failų peržiūra ......................................................................................................... 28

Pilna dokumento turinio failų peržiūra ........................................................................................................... 28

Dokumento turinio failų atsisiuntimas ............................................................................................................ 29

Dokumento metaduomenys ............................................................................................................................................. 29

Dokumento parašai .............................................................................................................................................................. 30

Dokumento tikrinimas ........................................................................................................................................................ 31

Pastabos ................................................................................................................................................................................... 31

Žurnalas .................................................................................................................................................................................... 31

Veiksmai su dokumentu ..................................................................................................................................................... 32

Pridėti pastabą ................................................................................................................................................................ 33

2

Sukurti PDF failą ............................................................................................................................................................. 33

Keisti dokumento turinį ............................................................................................................................................... 34

Pasirašančiojo asmens darbo vieta ...................................................................................................................................... 38



Katalogų medis ...................................................................................................................................................................... 39




Patvirtinti ........................................................................................................................................................................... 43

Dokumento turinys .............................................................................................................................................................. 45

Dokumento turinio peržiūra ...................................................................................................................................... 45

Dokumento turinio struktūra .............................................................................................................................. 45

Greita dokumento turinio failų peržiūra ......................................................................................................... 46

Pilna dokumento turinio failų peržiūra ........................................................................................................... 46

Dokumento turinio failų atsisiuntimas ............................................................................................................ 47

Dokumento parašai .............................................................................................................................................................. 47

Pastabos ................................................................................................................................................................................... 48

Žurnalas .................................................................................................................................................................................... 48

Veiksmai su dokumentu ..................................................................................................................................................... 49

Persiųsti dokumentą ..................................................................................................................................................... 50

Pridėti pastabą ................................................................................................................................................................ 51

Sukurti PDF failą ............................................................................................................................................................. 52

Naudotojo nustatymai .............................................................................................................................................................. 53

Pasirašomų dokumentų paieška ........................................................................................................................................... 54



Dokumentų paieškos forma ............................................................................................................................................. 55




Išsaugoti ............................................................................................................................................................................. 58

Pašalinti .............................................................................................................................................................................. 58

Persiųsti ............................................................................................................................................................................. 59

ADOC dokumentų spausdinimas į PDF .............................................................................................................................. 61

Papildomos dokumentacijos nuorodos .............................................................................................................................. 63

3

Signa Docs programinė įranga yra skirta kurti ir tikrinti pasirašytus elektroninius dokumentus, kurių

formatas atitinka Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintos

„Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0“ reikalavimus.

Programinė įranga atitinka Lietuvos Respublikos Elektroninio parašo įstatymą (Žin., 2000, Nr. 61-

1827) ir kitus teisės aktus bei ES standartus, reglamentuojančius el. parašo naudojimą.

Programinę įrangą sukūrė:

UAB „MitSoft“

Kalvarijų g. 276-100, LT-08316 Vilnius

Tel. +370 611 52966

El. paštas: [email protected]

4

mailto:[email protected]

ADOC elektroninis dokumentas

ADOC elektroninio dokumento pakuotėje (toliau ADOC dokumento arba elektroninio dokumento)

randami šie pagrindiniai elementai:

• dokumentai (failai),

• metaduomenys,

• elektroniniai parašai.

Dokumentai

ADOC dokumentas privalo turėti vieną pagrindinį dokumentą (pagrindinį failą). Pagrindinis

dokumentas gali turėti vieną ar kelis priedus. Kiekvienas priedas savo ruožtu gali turėti priedų.

Prie elektroninio dokumento galima pridėti vieną ar kelis savarankiškus ADOC dokumentus, dar

vadinamus pridedamais dokumentais.

Visi ADOC dokumente patalpinti failai Signa Docs programoje įvardijami kaip ADOC dokumento

turinys.

Pagrindinis bei priedų dokumentai gali būti šių formatų (skliausteliuose nurodomi failų plėtiniai):

• Microsoft Office Word 2007 dokumentas (*.docx);

• Microsoft Office Excel 2007 dokumentas (*.xlsx);

• Microsoft Office PowerPoint 2007 pristatymo dokumentas (*.pptx);

• Microsoft Office PowerPoint 2007 pristatymo pateikties dokumentas (*.ppsx);

• OpenOffice.org Writer dokumentas (*.odt);

• OpenOffice.org Calc dokumentas (*.ods);

• OpenOffice.org Impress dokumentas (*.odp);

• PDF formato dokumentas ilgalaikiam saugojimui (PDF/A) (*.pdf);

• Žymėtosios atvaizdų rinkmenos (TIFF) formato paveikslėlis (*.tif, *.tiff);

• Fotografinių vaizdų saugojimo (JPEG) formato paveikslėlis (*.jpg, *.jpeg, *.jfif);

• Perkeliamosios tinklo grafikos (PNG) formato paveikslėlis (*.png).

Prie elektroninio dokumento pridedami savarankiški dokumentai privalo būti ADOC formato

dokumentai (*.adoc).

Signa Docs leidžia į ADOC dokumentą patalpinti kitų formatų failus, juos automatiškai konvertuojant į

ilgalaikio saugojimo PDF formato failus (PDF/A). Konvertavimas atliekamas tik tokius failus pridedant

kaip pagrindinį dokumentą arba jo priedus.

5

Automatiškai konvertuojami gali būti šių formatų failai:

• Microsof Office dokumentai (*.doc, *.xls, *.ppt, *.pps);

• StarOffice dokumentai (*.sdw, *.sdc, *.sdp);

• OpenOffice dokumentai (*.sxw, *.sxc, *.sxi, *.sxd, *.odg);

• WordPerfect dokumentai (*.wpd);

• Rich Text Format dokumentai (.rtf);

• HTML formato dokumentai (*.html, *.htm);

• Comma-Separated Values failai (*.csv);

• Paprasto teksto failai (*.txt);

• Įvairių formatų paveikslėliai (*.gif, *.bmp, *.wmf, *.pict, *.pcx, *.psd, *.pcd, ...).

Metaduomenys

Elektroninio dokumento metaduomenyse saugoma informacija apie elektroninio dokumento formatą,

sandarą, turinį, naudojimą ir pasirašymą. Jie skirstomi į pasirašomuosius metaduomenis ir

nepasirašomuosius metaduomenis.

Pasirašomieji metaduomenys gali būti pasirašyti ir jų turinys po pasirašymo nebegali kisti (tai

užtikrinama elektroniniu parašu).

Nepasirašomieji metaduomenis nėra pasirašomi ir jų turinys ADOC dokumento gyvavimo metu gali

būti pakeistas.

Elektroniniai parašai

Signa Docs leidžia ADOC dokumento elementus pasirašyti saugiu elektroniniu parašu (toliau parašu)

sudarytu saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintu galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu.

Pasirašyti galima šiuos ADOC dokumento elementus:

• turinio elementus: pagrindinį dokumentą, jo priedus bei pridedamus savarankiškus

dokumentus;

• pasirašomuosius metaduomenis;

• ADOC dokumente jau esančius parašus (daugiakopis pasirašymo būdas).

Pasirašyti galima visus arba tik pasirinktus elementus.

6

Reikalavimai naudotojo darbo vietai

Naudotojo darbo vieta turi tenkinti šiuos reikalavimus:

• turi būti naudojama viena iš šių interneto naršyklių (galima naudoti nurodytas ar naujesnes jų

versijas, Naršyklės gali veikti Microsoft Windows, Linux ar MacOS X operacinėse sistemose):

◦ Mozilla FireFox 3.5;

◦ Microsoft Internet Explorer 7 (rekomenduojama 8);

◦ Apple Safari 4;

◦ Google Chrome 4.

• turi būti įdiegtos tvarkyklės ir kita programinė įranga, reikalinga darbui su sertifikatų

laikmena;

• sėkmingam pasirašymui naudojant asmens tapatybės korteles ir kitas lustines korteles bei USB

raktus būtina darbo vietoje įdiegti 1.6 ar naujesnės versijos Java programų vykdymo aplinką

(JRE) su atitinkamais įskiepiais.

Taip pat rekomenduojama (tačiau nebūtina) įdiegti priemonės darbui su rinkmenų formatais,

naudojamais elektroninio dokumento sudarymui.

7

Prisijungimas prie LRV dokumentų pasirašymo sistemos

Jei norite prisijungti prie LRV dokumentų pasirašymo sistemos, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pirmajame puslapyje paspauskite nuorodą Prisijungti prie dokumentų pasirašymo sistemos.

2. Sertifikato pasirinkimui ir parašo formavimui reikalinga papildoma programinė įranga. Jei jūsų

paprašys leidimo vykdyti papildomą programinę įrangą, jį patvirtinkite.

3. Įveskite sertifikato saugyklos PIN kodą.

4. Pasirinkite sertifikatą iš sertifikatų saugyklos ir spauskite mygtuką Patvirtinti.

Prisijungimui naudojant sertifikatų saugyklą esančią kortelėje arba USB rinkmenoje, sąraše

8

paprastai vaizduojamas vienintelis sertifikatas (žemiau pateiktame paveikslėlyje panaudota

sistemos testavimui skirta sertifikatų saugykla, galinti turėti keletą sertifikatų).

Paspaudus mygtuką Patvirtinti bus tikrinamas sertifikato galiojimas. Prisijungti prie dokumentų

pasirašymo sistemos nebus leidžiama, jei sertifikatas nebegalioja, jis yra atšauktas arba jei sertifikatą

atitinkantis vartotojas sistemoje nerastas.

9

Dokumentą rengiančio asmens darbo vieta

Pagrindinis langas

Prisijungus prie LRV dokumentų pasirašymo sistemos yra parodomas pagrindinis programos langas

(Pav. 1).

Pagrindinis langas yra suskirstytas į šias dalis:

1. Pagrindinių veiksmų juosta

2. Katalogų medis

3. Dokumentų sąrašas

4. Dokumento duomenys

Priklausomai nuo naudotojo rolės, jam gali matomas kitoks pagrindinio lango vaizdas leidžiantis atlikti

kitokius veiksmus: sistemos administravimą, asmeninių nustatymo peržiūrą, dokumentų

registravimas, registruotų dokumentų peržiūra ir pan.

Šiuo metu matomo vaizdo pavadinimas rodomas kiekvieno lango viršutiniame dešiniajame kampe

(šalia jo rodoma „akies“ piktograma). Pereiti į kitą vaizdą galima spragtelėjus pele ant vaizdo

pavadinimo ir atsivėrusiame meniu pasirinkus kitokį vaizdą (Pav. 2).

10

2

3

4

Pagrindinių veiksmų juosta

Programos lango viršutinėje dalyje yra pateikiami pagrindiniai veiksmai, kuriuos gali atlikti

prisijungęs naudotojas (Pav. 3).

Pagrindinių veiksmų juostoje pateikti veiksmai yra atliekami su dokumentu arba dokumentų rinkiniu.

Norint atlikti veiksmą, iš pradžių dokumentų sąraše reikia pasirinkti arba pažymėti dokumentą arba

dokumentų rinkinį. Pagrindinių veiksmų juostoje veiksmai yra aktyvuojami priklausomai nuo to, ar

dokumentų sąraše yra pasirinktų arba pažymėtų dokumentų (žr. skyrių Dokumentų sąrašas).

Pavyzdžiui, dokumentų rengėjui prisijungus prie Signa Docs ir dokumentų sąraše nepasirinkus arba

nepažymėjus nei vieno dokumento, pagrindinių veiksmų juostoje aktyvūs veiksmai yra Sudaryti ir

Įkelti – juos žymi spalvotos piktogramos (Pav. 3). Visi kiti veiksmai yra neaktyvūs – jų atlikti negalima.

Neaktyvius veiksmus žymi nespalvotos piktogramos. Pav. 3 tokie veiksmai yra Pasirašyti ir Atmesti.

Dokumentų sąraše pasirinkus arba pažymėjus dokumentą arba dokumentų rinkinį neaktyvūs veiksmai

yra aktyvuojami.

Darbas su sistema yra baigiamas paspaudus dešiniajame pagrindinių veiksmų juostos krašte esantį

mygtuką .

11

Katalogų medis

Kairėje pagrindinio sistemos lango pusėje yra rodomi prisijungusio naudotojo vardas ir pavardė, jo

pareigos bei dokumentų katalogų medis (Pav. 4).

Prisijungusio naudotojo vardas ir pavardė yra rodomi

išsiskleidžiančiame sąraše, kuriame pasirinkus kitus naudotojus

galima peržiūrėti ir sau persiųsti jų turimus dokumentus. Tokiu būdu

yra realizuotas darbuotojų „pavadavimo“ funkcionalumas. Į

pavaduojamų darbuotojų sąrašą naudotojus įtraukia sistemos

administratorius.

Į katalogus dokumentai yra skirstomi atsižvelgiant į jų būseną.

Kataloguose dokumentai gali būti grupuojami pagal dokumentus

klasifikuojančių požymių reikšmes. Prie katalogo pavadinimo esantis

skaičius nurodo kataloge esančių dokumentų skaičių. Prie

dokumentus klasifikuojančių požymių reikšmių yra nurodomas

tokias reikšmes turinčių dokumentų skaičius kataloge.

Pasirinkus katalogą jo turinys rodomas dokumentų sąraše.

Pasirinktas katalogas katalogų medyje pažymimas melsva fono

spalva. Katalogo turinį dokumentų sąraše galima susiaurinti pažymėjus vieną arba kelias dokumentą

klasifikuojančių požymių reikšmes. Uždėtos žymės gali būti greitai nuimtos pele vėl spragtelėjus ant

atitinkamo katalogo pavadinimo.

Dokumentų sąrašas

Prisijungus prie sistemos, pagal nutylėjimą dokumentų sąraše yra rodomi kataloge Gauti esantys

dokumentai. Neperžiūrėti dokumentai sąraše rodomi paryškintu šriftu.

Dokumentų sąrašą sudaro dokumentų sąrašo informacinė juosta ir dokumentų sąrašo lentelė (Pav. 5).

12

Pav. 4: Katalogų medis.

Dokumentų sąrašo informacinėje juostoje yra rodoma:

• Dokumentų skaičius sąraše: nurodomas dokumentų skaičius sąraše bei sąraše esančių

pažymėtų dokumentų skaičius naudojant formą „Iš viso dokumentų: x; rodoma y; pažymėta z.

• Dokumentų sąrašo atnaujinimo mygtukas : dokumentų sąrašas nėra visuomet automatiškai

atnaujinamas sistemoje pasikeitus duomenims. Paspaudus šį mygtuką atnaujinama visa

informacija apie visus atitinkamame sąraše esančius naudotojo dokumentus.

Kiekvienas dokumentų sąrašo įrašas pateikia tokią informaciją apie dokumentą atitinkamuose

stulpeliuose:

• Pirmasis stulpelis - dokumento pažymėjimas tolimesniems veiksmams (uždėta arba nuimta

varnelė);

• Dokumento pavadinimas. Šiame stulpelyje gali būti matoma tik pavadinimo dalis. Pilną

pavadinimą galima pamatyti užvedus pelės žymeklį ant dokumento pavadinimo sąraše;

• Dokumento pastabų skaičius. Jei šiame stulpelyje rodoma pilka piktograma , tai reiškia, jog

dokumentas neturi pastabų. Jei rodoma geltona piktograma , tai reiškia, kad dokumentas

turi pastabų, ir piktogramos viduje nurodomas pastabų skaičius šiam dokumentui;

Dokumento sąrašo antraštėje šiame stulpelyje rodoma kiek iš viso sąraše yra skirtingų

dokumentų su pastabomis. Jei ji pilka, tuomet dokumentų su pastabomis nėra. Jei geltona –

tokių dokumentų yra ir nurodomas tokių dokumentų skaičius.

• Sudarytojas. Dokumentą sudariusio ir jį tvarkančio asmens vardas.

• Turėtojas. Vardas asmens, kuris šiuo metu turi dokumentą (pavyzdžiui, yra jo dokumentų

kataloge Gauti ir laukia jo parašo).

• Sudarymo data. Data ir laikas, kuomet dokumentas buvo sudarytas ir išsaugotas sistemoje.

• Būsena. Dokumento dabartinė būseną (dokumentas gautas, laukia pasirašymo, pasirašytas,...);

• Pasirašymo nustatymai. Šiame stulpelyje matoma ikonėlė nurodo, ar dokumentas šiuo metu yra

pateiktas pasirašymui ir turi pasirašymo nustatymus (nurodytas pasirašantis asmuo bei

pasirašomi duomenys). Pilka ikonėlė rodo, jog pasirašymo nustatymų nėra, o spalvota –

jog pasirašymo nustatymai nustatyti.

Dokumentų sąraše galimi šie veiksmai su kiekvieną dokumentą atitinkančia eilute:

• Pasirinkti: paspauskite dokumento įrašą bet kurioje sąrašo lentelės vietoje. Dokumento įrašas

lentelėje bus paryškintas mėlyna spalva (Pav. 5 dokumentas pavadinimu „DĖL LIETUVOS

RESPUBLIKOS NESĄŽININGOS KOMERCINĖS...“ yra pasirinktas).

13

• Pažymėti: paspauskite dokumento įrašo žymėjimo elementą, esantį pirmame sąrašo eilutės

stulpelyje. Žymėjimo elemente bus uždėta varnelė, o dokumento įrašas lentelėje bus

paryškintas geltona spalva (Pav. 5 dokumentas pavadinimu „DĖL ĮGALIOJIMŲ ATSTOVAUTI

TEISMUOSE.“ yra pažymėtas).

• Pažymėti visus: paspauskite dokumentų įrašų žymėjimo elementą, esantį pirmame sąrašo

lentelės antraštės stulpelyje . Visų sąraše esančių dokumentų įrašų žymėjimo elementuose

bus uždėtos varnelės, o patys įrašai bus paryškinti geltona spalva (arba nuo visų įrašų nuimti

žymėjimai).

Pasirinkus dokumentą sąraše, visa informacija apie jį yra parodoma dokumento duomenų dalyje.

Dokumento duomenys

Dokumento duomenų dalį sudaro:

• dokumento informacinė juosta,

• dokumento duomenų grupės (žr. Pav. 6).

Dokumento informacinėje juostoje yra rodoma:

• Trumpa informacija apie dokumentą: dokumento pavadinimas, dokumentą klasifikuojančių

požymių reikšmės, asmuo pateikęs dokumentą bei dokumento sudarymo data.

• Dokumento veiksmų mygtukai: dešinėje informacinės juostos pusėje esančių mygtukų grupė

leidžia atlikti veiksmus su šiuo metu peržiūrimu dokumentu.

Dokumento duomenys yra pateikiami šiose duomenų grupėse:

• Turinys: šioje grupėje pateikiamas dokumento struktūros medis (pagrindinis dokumentas,

priedai ir pridedami savarankiški dokumentai) bei dokumento turinio failų peržiūros langas.

14

Pav. 6: Dokumento duomenų komponentai.

• Metaduomenys: šioje grupėje pateikiami visi pasirašomieji ir nepasirašomieji dokumento

metaduomenys.

• Parašai: šioje grupėje pateikiami visi dokumento parašai ir jais pasirašyti elementai

(dokumentai, metaduomenys, kiti parašai).

• Tikrinimas: šioje grupėje pateikiami dokumento atitikimo ADOC specifikacijai tikrinimo

pranešimai.

• Komentarai: šioje grupėje pateikiama veiksmų su dokumentu istorija. Taip pat šioje grupėje

prie dokumento galima pridėti komentarus.

Daugiau informacijos apie darbą su dokumento duomenimis rasite skyriuose:

• Dokumento turinys

• Dokumento metaduomenys

• Dokumento parašai

• Dokumento tikrinimas

• Pastabos

• Žurnalas

Pagrindiniai veiksmai

Dokumentų rengėjas gali atlikti šiuos pagrindinius veiksmus (Pav. 3):

• Sudaryti: sudaryti naują dokumentą, jį „sukomponuojant“ iš turimų turinio failų.

• Įkelti: iš kompiuterio į sistemą įkelti jau sudarytą dokumentą.

• Išsaugoti: išsaugoti pasirinktą dokumentą arba dokumentų rinkinį savo kompiuteryje.

• Pašalinti: pašalinti dokumentą iš sistemos.

• Pateikti: pateikti dokumentą pasirašymui.

• Pasirašyti: pasirašyti dokumentą.

• Atmesti: pateikėjui grąžinti dokumentą, kuris buvo pateiktas pasirašymui.

• Persiųsti: persiųsti dokumentą kitam sistemos naudotojui.

SudarytiJei norite sudaryti naują dokumentą, atlikite šiuos veiksmus:

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Sudaryti. Bus atvertas naujo dokumento

sudarymo vedlio langas.

15

• Pateikite naujo dokumento turinio failus:

◦ – nurodykite pagrindinio dokumento failą. Pagrindinio dokumento failą nurodyti

būtina.

◦ – jei reikia, nurodykite pagrindinio dokumento priedą. Jei turinio struktūros medyje yra

pasirinktas priedas, naujasis bus pridėtas kaip pastarojo priedas.

◦ – jei suklydote, galite pašalinti pasirinktą dokumento turinio failą.

◦ Jei nurodėte visus dokumento turinio failus, spauskite mygtuką Toliau >.

Jei pateikiant pagrindinį dokumentą arba jo priedą nurodomas neleistino formato failas

(pavyzdžiui, „senojo“ Microsoft Word formato failas), sistema gali pasiūlyti jį automatiškai

konvertuoti į priimtiną formatą, prieš dokumentą patalpinant į sistemą. Daugiau

informacijos apie leistinus turinio failus formatus pateikiama skyriuje „ADOC elektroninis

dokumentas“.

16

• Nurodykite įkeliamo dokumento duomenis:

◦ Nurodykite dokumento pavadinimą. Dokumento pavadinimą nurodyti būtina.

Dokumento pavadinimą galima įvesti klaviatūra arba galima pasirinkti tiesiai iš pateikto

dokumento turinio (iš jo pagrindinio dokumento rinkmenos). Pavadinimui pasirinkti

reikia paspausti mygtuką (jis nėra matomas jei sistema negali apdoroti pateikto

dokumento turinio) – bus atvertas langas su dokumento turinio tekstu:

Pateiktame lange reikia pele pažymėti tą dalį teksto, kuri atitinka dokumento

pavadinimą, ir spausti mygtuką „Pasirinkti“. Pažymėtas tekstas bus perkeltas į

dokumento pavadinimo lauką.

◦ Nurodykite dokumentą klasifikuojančių požymių reikšmes. Jas nurodyti būtina.

◦ Jei reikia, galite parašyti komentarus apie sudaromą dokumentą.

◦ Jei reikia, galite grįžti į dokumento turinio failų puslapį paspaudę mygtuką < Atgal.

17

◦ Jei nurodėte būtinus dokumento duomenis, spauskite mygtuką Sukurti dokumentą.

• Palaukite kol bus parodytas pranešimas apie sėkmingą dokumento sukūrimą bei įkėlimą ir

spauskite mygtuką Tęsti darbą.

Sukurtas dokumentas bus patalpintas į jį sudariusiojo naudotojo katalogą Gauti.

ĮkeltiJei norite įkelti jau sudarytą dokumentą iš savo kompiuterio į sistemą, atlikite šiuos veiksmus:

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Įkelti. Bus atvertas dokumento įkėlimo į

sistemą langas.

• Pasirinkite įkeliamo dokumento failą (įkelti leidžiama tik ADOC formato dokumentus) ir

spauskite mygtuką Toliau >.

18

Jei įkeliamas dokumentas jau turi registravimo duomenis, sistema gali pasiūlyti juos pašalinti

prieš dokumentą patalpinant naudotojo dokumentų sąrašą:

• Nurodykite įkeliamo dokumento duomenis:

◦ Nurodykite dokumentą klasifikuojančių požymių reikšmes. Jas nurodyti būtina.

◦ Jei reikia, galite parašyti komentarus apie įkeliamą dokumentą.

◦ Jei reikia, galite grįžti į įkeliamo dokumento failo pasirinkimo puslapį paspaudę mygtuką <

Atgal.

◦ Jei nurodėte būtinus dokumento duomenis, spauskite mygtuką Įkelti dokumentą.

19

• Palaukite kol bus parodytas pranešimas apie sėkmingą dokumento įkėlimą ir spauskite

mygtuką Tęsti darbą.

Dokumentas bus patalpintas į jį įkėlusio asmens katalogą Gauti.

IšsaugotiJei norite sistemoje esantį dokumentą išsaugoti savo kompiuteryje, atlikite šiuos veiksmus:

• Dokumentų sąraše pasirinkite dokumentą arba pažymėkite dokumentų rinkinį, kurį norite

išsaugoti savo kompiuteryje.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Išsaugoti.

• Jei pasirinktas tik vienas dokumentas, jį bus pasiūlyta išsaugoti kaip ADOC dokumentą. Jei

pasirinkti keli dokumentai, juos visus bus pasiūlyta išsaugoti viename ZIP formato archyve.

Dokumentas arba dokumentų rinkinys bus išsaugotas jūsų nurodytame arba naršyklėje iš

anksto numatytame atsisiuntimų kataloge. Pastarasis funkcionalumas nepriklauso nuo ELPAS

sistemos ir konfigūruojamas kiekvienai naršyklei atskirai.

PašalintiJei norite iš sistemos pašalinti dokumentą arba dokumentų rinkinį, atlikite šiuos veiksmus:

• Dokumentų sąraše pažymėkite norimą išmesti dokumentą arba dokumentų rinkinį.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Pašalinti.

• Programa jūsų paklaus: Ar tikrai norite pašalinti pasirinktus dokumentus (N)? (N yra pažymėtų

dokumentų skaičius). Patvirtinkite arba atšaukite savo sprendimą pašalinti pažymėtus

20

dokumentus.

PateiktiJei norite pateikti dokumentą arba dokumentų rinkinį pasirašymui sau arba kitam asmeniui, atlikite

šiuos veiksmus:

• Dokumentų sąraše pasirinkite dokumentą, kurį norite pateikti pasirašymui. Pateikti

pasirašymui galima tik vieną dokumentą vienu metu.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Pateikti. Bus atvertas dokumento pateikimo

pasirašymui langas.

• Nurodykite pasirašymui pateikiamo dokumento nustatymus:

◦ Pasirinkite dokumentą pasirašantį asmenį. Pasirašančių asmenų sąraše rodomi tik tam

tikro padalinio darbuotojai. Padalinį galima keisti nurodant kitą lauko Institucija reikšmę.

◦ Jei reikia, kad prieš pasirašant dokumentą jį patvirtintų kitas asmuo, nurodykite

dokumentą tvirtinantį kontaktinį asmenį. Šiame sąraše gali būti rodomi visi pasirinkto

padalinio darbuotojai, arba tik rolę „kontaktinis asmuo“ turintys asmenys (naudotojų roles

nustato sistemos administratorius).

◦ Pažymėkite informuoti nedelsiant, jei dokumentą pasirašantis ar patvirtinantis asmuo gavęs

dokumentą turi būti iš karto informuotas elektroninio pašto žinute. Jei pateikiamas

dokumentas yra skubus, ši žymė yra iš karto pažymėta.

◦ Nurodykite parašo paskirtį. Ties kiekviena jų gali būti rodomas skaičius dokumento

elementų, kuriuos bus prašoma pasirašyti atitinkamos paskirties parašu. Tam pačiam

dokumentui galima vienu metu pasirašyti skirtingas dalis skirtingos paskirties parašais.

21

◦ Nurodykite pasirašomus dokumento elementus. Pažymėjus katalogą, iš karto yra pažymimi

ir visi jame esantys elementai. Katalogai nelaikomi dokumento turinio dalimi į

neįskaičiuojami į pasirašomų elementų skaičių (jie skirti tik palengvinti turinio elementų

grupavimą ir vaizdavimą).

◦ Jei reikia, galite pridėti pastabas paspaudę mygtuką Pridėti pastabas >. Tuomet atsivers

langas su lauku skirtu įvesti pastaboms.

• Paspauskite mygtuką Pateikti. Dokumentas bus pateiktas pasirašymui ir patalpintas į

pasirašančiojo katalogą Gauti. Jei nurodytas ir kontaktinis asmuo, tuomet dokumentas

pirmiausia bus patalpintas į pastarojo katalogą Gauti, ir tik patvirtinus dokumentą pasirašymui

jis bus persiųstas pasirašančiajam.

Dokumentą pateikiant pasirašymui, gali būti nurodytas tik kontaktinis asmuo, o ne pasirašantysis.

Tokiu atveju pasirašantįjį asmenį turės nurodyti kontaktinis asmuo, prieš patvirtinant dokumentą.

PasirašytiPasirašyti galite tik tuos dokumentus, kurie jums yra pateikti pasirašymui. Dokumentų sąraše tokius

dokumentus žymi dokumentų pateikimo pasirašymui piktograma:

• – dokumentas yra paruoštas pasirašymui, jį galima pasirašyti.

• – dokumentas nėra paruoštas pasirašymui, jo pasirašyti negalima.

Jei norite pasirašyti savo sudarytą dokumentą, pateikdami jį pasirašymui save nurodykite pasirašančiu

asmeniu.

Jei norite pasirašyti dokumentą arba dokumentų rinkinį, atlikite šiuos veiksmus:

• Dokumentų sąraše pažymėkite dokumentą arba dokumentų rinkinį, kurį norite pasirašyti.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Pasirašyti.

• Sertifikato pasirinkimui ir parašo formavimui reikalinga papildoma programinė įranga. Jei jūsų


22

Pav. 7: Dokumentų žymėjimas pasirašymui.

• Įveskite sertifikato saugyklos PIN kodą.

• Pasirinkite sertifikatą iš sertifikatų saugyklos ir spauskite mygtuką Pasirašyti.

23

• Pasirodžius informaciniam pranešimui apie sėkmingą dokumentų pasirašymą, spauskite

mygtuką Grįžti į dokumentų sąrašą. (Sėkmingai užbaigus pasirašymo veiksmą, šis langas gali

būti uždaromas automatiškai).

• Visi pasirašyti dokumentai bus patalpinti į katalogą Pasirašyti.

AtmestiJei norite gautą ir pasirašymo belaukiantį dokumentą arba dokumentų rinkinį grąžinti pateikėjui

nepasirašant, atlikite šiuos veiksmus:

• Dokumentų sąraše pažymėkite dokumentą arba jų rinkinį, kurį norite atmesti (žr. Pav. 7).

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Atmesti. Bus atvertas dokumentų atmetimo

langas.

24

• Jei reikia, nurodykite pastabas, kurios bus pateiktos su atmetamais dokumentais

• Spauskite mygtuką Atmesti.

• Dokumentai bus grąžinti juos pasirašymui pateikusiems naudotojams ir patalpinti į jų katalogą

Atmesti.

PersiųstiJei norite dokumentą arba dokumentų rinkinį persiųsti kitam asmeniui, atlikite šiuos veiksmus:


persiųsti kitam asmeniui.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Persiųsti. Bus atvertas dokumentų

persiuntimo vedlio langas.

Jei tarp pasirinktų dokumentų yra belaukiančių pasirašymo (šie dokumentai buvo pateikti pasirašymui

ir jų pasirašymo procedūra nebuvo užbaigta), tuomet atsivėręs vedlys pasiūlys pasirinkti, kokiu tikslu

dokumentai persiunčiami kitam asmeniui:

• Galite pasirinkti:

◦ Persiųsti pasirašymui kitam pasirašančiajam: vietoje šiuo metu dokumentą turinčio

pasirašyti asmens dokumentą bus pasiūlyta pasirašyti kitam asmeniui. Kiti pasirašymo

nustatymai liks nepakitę: parašo paskirtys, pasirašomi elementai,...

◦ Nutraukti pasirašymą ir persiųsti kitam sudarytojui: pasirašymo procedūra

nutraukiama, visi pasirašymo nustatymai pašalinami ir dokumentas „perduodamas“

kitam asmeniui.

Spauskite mygtuką Toliau >.

25

• Kitame vedlio lange nurodykite dokumento gavėją:

◦ Nurodykite dokumento gavėją bei jo struktūrinį padalinį.

◦ Uždėkite žymę informuoti nedelsiant, jei dokumento gavėjas gavęs dokumentą turi būti

iš karto informuotas elektroninio pašto žinute. Ši žymė yra iš karto pažymėta, jei tarp

persiunčiamų dokumentų yra bent vienas dokumentas, turintis požymį „skubus“.

◦ Jei reikia, galite nurodyti pastabas, kurios bus pateiktos su persiunčiamais

dokumentais.

• Spauskite mygtuką Siųsti.

• Dokumentai bus persiųsti nurodytam asmeniui į jo katalogą Gauti.

Jei tarp persiunčiamų dokumentų nėra nei vieno laukiančio pasirašymo, tuomet iš karto pasiūloma

nurodyti dokumento gavėją (Pav. 8).

Persiuntimo veiksmą taip pat galima atlikti dokumentui, kurio turinys šiuo metu yra peržiūrimas. Tam

reikia spausti dokumento antraštės eilutėje esantį mygtuką . Šiuo atveju dokumento persiuntimas

atliekamas taip pat, kaip aprašyta šiame skyriuje.

Dokumento turinys

Dokumento turinio peržiūrai rodomi komponentai priklauso nuo to, ar dokumentas turi pasirašymo

nustatymus (ar jis pateiktas pasirašymui).

Šiame skyriuje aprašoma dokumento turinio pateikimas kuomet dokumentas neturi pasirašymo

nustatymų. Tokiu atveju atitinkamose kortelėse rodomi šios duomenų grupės: Turinys, Metaduomenys,

Parašai, Pastabos (jei jų yra) ir Žurnalas ().

26

Pav. 8: Persiunčiamo dokumento gavėjo nurodymas.

Dokumento turinio peržiūraKortelėje Turinys pateikiamos dokumento turinį sudarančios failų rinkmenos (pagrindinis

dokumentas, priedai ir pridedami savarankiški dokumentai) bei dokumento turinio failų peržiūros

elementas (Pav. 9).

Dokumento turinio duomenų dalyje galimi šie dokumento turinio peržiūros veiksmai:

• Dokumento turinio struktūros peržiūra

• Dokumento turinio failų greita peržiūra

• Dokumento turinio failų pilna peržiūra

• Dokumento turinio failų atsisiuntimas

Dokumento turinio struktūra

Dokumento turinio failų struktūros medį, matoma kortelėje Turinys, sudaro šie elementai:

• Pagrindinis dokumentas

• Pagrindinio dokumento priedai

• Pridedami savarankiški ADOC dokumentai

Jeigu dokumento turinio elementai yra pasirašyti, tuomet medyje piktogramomis yra vaizduojama

parašų būsena. Galimos parašų būsenos yra šios:

• – parašas nebuvo patikrintas ir jo būsena nėra žinoma;

• – parašas patikrintas ir yra galiojantis;

• – parašas yra su klaidomis: parašo sertifikatas nėra galiojantis arba jo galiojimas negali būti

patvirtintas sertifikavimo paslaugų teikėjo; parašu pasirašyti elementai buvo pakeisti po jų

pasirašymo arba parašas negalioja dėl kitų priežasčių.

Ant parašų būsenos piktogramos užvedus pelės žymeklį yra parodoma informacija apie parašus:

parašų būsenos, pasirašiusiojo asmens vardas, pavardė, pareigos.

27

Pav. 9: Dokumento turinys

Greita dokumento turinio failų peržiūra

Dokumento duomenų srityje Turinys yra pateikiamas dokumento turinio failų peržiūros lentelė (žr.

Pav. 10).

Dokumento turinio failų peržiūros lentelę sudaro:

• Antraštė: lentelės antraštėje parodomas dokumento turinio struktūros medyje pasirinkto failo

pavadinimas.

• Failo peržiūros bei atsisiuntimo mygtukai.

• Greitos peržiūros puslapiai: Turinio failo atvaizdavimas paspaudus failo peržiūros piktogramą

gali užtrukti, todėl sistemoje yra realizuota greita pirmųjų dokumento puslapių peržiūra.

Tiesiog spragtelėkite sumažintą puslapio vaizdą, ir jis visu dydžiu bus parodytas programos

lange.

Dokumento turinio failų peržiūros lange yra rodomas turinio struktūros medyje pasirinkto failo

turinys. Pagal nutylėjimą struktūros medyje yra pasirinktas ir peržiūros lentelėje rodomas pagrindinio

dokumento failas. Jei norite peržiūrėti kitą dokumento turinio failą, jį pasirinkite struktūros medyje.

Pilna dokumento turinio failų peržiūra

Sistemoje siūlomomis priemonėmis galima peržiūrėti pasirinkto failo turinį net jei vartotojo

kompiuteryje neįdiegta programinė įranga atitinkamo formato failų peržiūrai.

Jei norite peržiūrėti dokumento turinio failą, atlikite šiuos veiksmus:

• Pasirinkite failą dokumento turinio struktūros medyje

• Paspauskite failo peržiūros piktogramą , esančią dokumento turinio failų peržiūros

lentelėje.

• Atveriamas dokumento turinio peržiūros langas (žr. Pav. 19)

28

Pav. 10: Dokumento turinio failų peržiūros lentelė.

Jei peržiūrai paruošto dokumento kokybė neatitinka dokumento originalo ir jei vartotojo kompiuteryje

yra įdiegta dokumento peržiūrai reikalinga programinė įranga, atvertame lange galima paspausti

mygtuką Atidaryti. Dokumento turinys bus parodomas tame pačiame failo peržiūros lange arba

pasiūlyta dokumentą atsisiųsti.

Dokumento turinio failų atsisiuntimas

Jei norite atsisiųsti dokumento turinio failą, atlikite šiuos veiksmus:


• Paspauskite failo atsisiuntimo piktogramą , esančią dokumento turinio failų peržiūros

lentelėje.

Dokumento metaduomenys

Dokumento duomenų grupėje Metaduomenys parodomi visi dokumento pasirašomieji ir

nepasirašomieji metaduomenys (žr. Pav. 12).

Jei kuri nors metaduomenų grupė yra pasirašyta, stulpelyje Parašai parodoma atitinkama ikonėlė .

Ant jos užvedus pelės žymeklį galima pamatyti šiuos duomenis pasirašiusius asmenis.

29

Pav. 11: Dokumento turinio failo peržiūros langas

Dokumento parašai

Dokumento duomenų grupėje Parašai parodomi visi dokumente esantys parašai ir atitinkamu parašu

pasirašyti elementai (žr. Pav. 13).

Kairėje pusėje pateikiamas sąrašas visų dokumente esančių parašų, sugrupuotų pagal pasirašymo

paskirtį ir datą. Išskleidus sąrašo elementą, parodoma detalesnė parašo informacija: pasirašymo laikas

ir paskirtis, pasirašantis asmuo, parašui naudotas sertifikatas.

Dešinėje pusėje rodomas visų pasirinktu parašu pasirašytų elementų sąrašas.

30

Pav. 12: Dokumento metaduomenys

Pav. 13: Dokumento parašai

Dokumento tikrinimas

Dokumento duomenų grupėje Tikrinimas parodomi dokumento atitikimo ADOC specifikacijai bei

dokumento parašų tikrinimo pranešimai (žr. Pav. 14).

Paspaudus mygtuką Tikrinti yra parodomos tikrinimo metu užfiksuotos dokumento klaidos. Šiame

sąraše taip pat gali būti rodomi kitų programos vykdymo metu nustatytų klaidų pranešimai.

Pranešimų sąrašas yra tuščias, jei dokumentas yra sudarytas be klaidų ir visi jo parašai yra galiojantys.

Pastabos

Šioje kortelėje rodomas sąrašas visų šiam dokumentui užregistruotų pastabų. Sąraše nurodoma

pastabos data, ją užregistravusio asmens vardas bei pastabos tekstas.

Ši kortelė nerodoma, jei dokumentas neturi pastabų.

Skyriuje „Pridėti pastabą“ aprašyti veiksmai, kuriuos reikia atlikto norint prie dokumento pridėti

naujas pastabas.

Žurnalas

Šioje kortelėje pateikiama visų su dokumentu atliktų veiksmų istorija (Pav. 16). Ten pat rodomos ir

naudotojų įvestos pastabos. Kortelės antraštėje nurodoma, kiek iš viso šiam dokumentui yra užfiksuota

įvykių.. Įrašai įvykių žurnale fiksuojami automatiškai.

31

Pav. 15: Dokumento pastabos.

Veiksmai su dokumentu

Peržiūrint pasirinktą dokumentą, su juo galima atlikti veiksmus panaudojant dokumento antraštės

juostoje esančius mygtukus:

• Parodyti ankstesnį ar paskesnį dokumentą. Šie mygtukai leidžia dokumentų sąraše

pasirinkti prieš ar po šiuo metu peržiūrimą dokumentą einantį kitą dokumentą ir parodyti jo

turinį bei leisti atlikti kitus veiksmus.

• Persiųsti dokumentą . Šis mygtukas leidžia atlikti dokumento persiuntimo kitam asmeniui

veiksmą, taip kaip aprašyta skyriuje „Persiųsti“.

• Pridėti pastabą . Šis mygtukas leidžia prie dokumento pridėti pastabą, kaip aprašyta

skyriuje „Pridėti pastabą“.

• Išsaugoti dokumentą . Šis mygtukas leidžia atsisiųsti ir savo kompiuteryje išsaugoti

peržiūrimą dokumentą ADOC formatu.

• Sukurti PDF kopiją . Šis mygtukas leidžia sukurti, atsisiųsti ir savo kompiuteryje išsaugoti

dokumento kopiją PDF formatu. Tai aprašyta skyriuje „Sukurti PDF failą“.

• Keisti dokumento turinį . Šis mygtukas redaguoti dokumentą: keisti jo turinio failus,

metaduomenis, valdyti parašus. Tai aprašyta skyriuje „Keisti dokumento turinį“.

32

Pav. 16: Komentarai ir veiksmų su dokumentu istorija

Pav. 17: Su dokumentu atliekamų veiksmų mygtukai.

Pridėti pastabą

Pridėti pastabą prie pasirinkto dokumento galima paspaudus mygtuką . Atsivėrusio lango lauke

Pastabos reikia įvesti pastabų tekstą ir spausti mygtuką Pridėti:

Visos prie dokumento pridėtos pastabos matomos kortelėje Pastabos (žr. skyrių „Pastabos“).

Sukurti PDF failąŠis veiksmas leidžia sukurti vieną PDF dokumentą, kuriame būtų patalpinti visi pagrindiniai

dokumento metaduomenys, visų turinio rinkmenų tekstas bei informacija apie pasirašytus

dokumentus. Toks dokumentas vėliau gali būti naudojamas elektroninio dokumento turiniui

atspausdinti.

Paspaudus mygtuką parodomas langas, informuojantis, jog PDF dokumentas yra kuriamas:

Priklausomai nuo elektroninio dokumento sudėtingumo, turinio failų skaičiaus bei jų dydžio, ši

33

operacija gali užtrukti. Baigus kurti PDF dokumentą, parodomas atitinkamas pranešimas su nuoroda,

leidžiančia dokumentą atsisiųsti ir išsaugoti savo kompiuteryje:

Dėmesio, sukurtas PDF dokumentas yra originalaus dokumento kopija. Jis savyje neturi dokumento

galiojimą patvirtinančių originalių parašų.

Keisti dokumento turinį

Dokumento turiniui pakeisti reikia spausti mygtuką Keisti , esantį dokumento antraštės juostoje.

Bus atvertas ADOC dokumento redagavimo langas (žr. Pav. 19 ir Pav. 20).

Atvertame lange pateikiamos dokumento duomenų, kuriuos galima keisti, kortelės. Kortelėje

„Dokumentas“ galima keisti bendrus su dokumentu susietus duomenis: jo pavadinimą bei

klasifikatorių reikšmes (Pav. 19).

Jei atitinkami duomenys yra pasirašyti, jų keisti nebeleidžiama:

34

Kortelėje Turinys patiekiamos nuorodos leidžia atlikti šiuos pagrindinius veiksmus su turinio

dokumentais (Pav. 20):

• Pagrindinis: pakeisti pagrindinį dokumentą;

• Priedas: pridėti pagrindinio dokumento priedą. Jei turinio struktūros medyje jau yra

pasirinktas priedas, naujasis bus pridėtas kaip pastarojo priedas ;

• ADOC: pridėti savarankišką ADOC dokumentą;

• Pašalinti: pašalinti turinio struktūros medyje pasirinktą priedą ar pridedamą dokumentą. Ši

nuoroda neveikia, jei nepasirinktas joks dokumentas. Pagrindinio dokumento pašalinti

negalima (jį galima tik pakeisti).

• Išsaugoti: išsaugoti turinio struktūros medyje pasirinktą failą savo kompiuteryje.

• Peržiūrėti: peržiūrėti pasirinkto failo turinį (žr. skyrių „Pilna dokumento turinio failų

peržiūra“).

35

Kortelėje Metaduomenys pateikiami elementai, leidžiantys keisti, pridėti ar pašalinti dokumento

metaduomenis:

Metaduomenys pateikiami ir redaguojami metaduomenų grupėmis: sudarytojai, adresatai, dokumento

registracija ir pan. Kiekviena grupė keičiama atskirai spaudžiant atitinkamai mygtukus Redaguoti,

Pašalinti ar Pridėti naują.

Metaduomenys negali būti keičiami, jei jie jau yra pasirašyti.

El. dokumento turinį aprašantys metaduomenys kortelėje Metaduomeys nėra keičiami. Juos galima keisti

kortelėje Dokumentas.

Pakeitimai išsaugomi sistemoje tik tuo atveju, jeigu baigę darbą paspausite mygtuką Patvirtinti.

Jei turinio failai buvo pakeisti ar pervadinti, sistema iš naujo sugeneruos failų greitos peržiūros

36

Pav. 20: Dokumento turinio keitimo langas

Pav. 21: Dokumento metaduomenų redagavimo langas

elementus. Sistemos atliekami pakeitimų išsaugojimo veiksmai pateikiami atsivėrusiame lange:

37

Pasirašančiojo asmens darbo vieta

Pagrindinis langas

Prisijungus prie sistemos yra parodomas pagrindinis programos langas (Pav. 26).

Pagrindinis langas yra suskirstytas į šias dalis:

1. Pagrindinių veiksmų juosta

2. Katalogų medis

3. Dokumentų sąrašas

4. Dokumento duomenys

Pasirašantis asmuo pagrindiniame lange gali pamatyti ne tik dokumentų pasirašymui skirtą aplinką.

Pavyzdžiui, pasirašomų ar registruotų dokumentų paieška, naudotojo duomenys ir nustatymai.

Šiuo metu matomo vaizdo pavadinimas rodomas kiekvieno lango viršutiniame dešiniajame kampe

(šalia jo rodoma „akies“ piktograma). Pereiti į kitą vaizdą galima spragtelėjus pele ant vaizdo

pavadinimo ir atsivėrusiame meniu pasirinkus kitokį vaizdą (Pav. 23).

38

Pav. 22: Pagrindinis dokumentų pasirašymo sistemos langas.

1

2

3

4


Programos lango viršutinėje dalyje yra pateikiami pagrindiniai veiksmai, kuriuos gali atlikti prisijungęs

naudotojas (Pav. 24).


Norint atlikti veiksmą, iš pradžių dokumentų sąraše reikia pažymėti dokumentą arba dokumentų

rinkinį.

Pasirašančiojo asmens darbo vietoje galima atlikti šiuos veiksmus:

• Patvirtinti: pasirašyti arba atmesti dokumentų sąraše pažymėtus dokumentus. Pažymėti

pasirašymui dokumentai bus pasirašyti, o pažymėti atmetimui – atmesti.

Daugiau informacijos apie dokumentų pažymėjimą pasirašymui arba atmetimui ieškokite skyriuje

Dokumentų sąrašas.


mygtuką .

Katalogų medis

Kairėje pagrindinio sistemos lango pusėje yra rodomi prisijungusio naudotojo vardas ir pavardė, jo

pareigos bei dokumentų katalogų ir klasifikatorių medis (Pav. 25).

Prisijungusio naudotojo vardas ir pavardė yra rodomi išsiskleidžiančiame sąraše, kuriame pasirinkus

kitus naudotojus galima peržiūrėti ir sau persiųsti jų turimus dokumentus. Tokiu būdu yra realizuotas

darbuotojų pavadavimo funkcionalumas. Į pavaduojamų darbuotojų sąrašą naudotojus įtraukia

sistemos administratorius.

39

Pav. 24: Pagrindinių veiksmų juosta

Pav. 23: Pagrindinio lango vaizdo pakeitimas.

Į katalogus dokumentai yra skirstomi atsižvelgiant į dokumentų būsenas. Kataloguose dokumentai gali

būti grupuojami pagal dokumentus klasifikuojančių požymių

reikšmes. Pavyzdžiui, Pav. 25 kataloge Gauti yra 11 dokumentų.

Kataloge dokumentai yra grupuojami pagal klasifikuojančių požymių

Tipas ir Pobūdis reikšmes.

Prie katalogo pavadinimo esantis skaičius nurodo kataloge esančių

dokumentų skaičių. Prie dokumentus klasifikuojančių požymių

reikšmių yra nurodomas tokias reikšmes turinčių dokumentų

skaičius kataloge.

Pasirinkus katalogą jo turinys rodomas dokumentų sąraše.

Pasirinktas katalogas katalogų medyje pažymimas melsva fono

spalva. Katalogo turinį dokumentų sąraše galima susiaurinti

pažymėjus vieną arba kelias dokumentą klasifikuojančių požymių reikšmes. Visus klasifikuojančius

žymėjimus atšaukti galima kartą spragtelint ant katalogo pavadinimo.


Prisijungus prie sistemos, dokumentų sąraše yra rodomi kataloge Gauti esantys dokumentai.

Neperžiūrėti dokumentai sąraše rodomi paryškintu šriftu.

Dokumentų sąrašą sudaro dokumentų sąrašo informacinė juosta ir dokumentų sąrašo lentelė (Pav. 29).

Dokumentų sąrašo informacinėje juostoje yra rodoma:

• Dokumentų skaičius sąraše: nurodomas dokumentų skaičius sąraše bei sąraše esančių

pažymėtų dokumentų skaičius naudojant formatą Viso dokumentų: x (patvirtinama: y,

atmetama: z).

• Dokumentų sąrašo atnaujinimo mygtukas : dokumentų sąrašas nėra automatiškai

atnaujinamas, todėl norint pamatyti dokumentus, kurie naudotojui buvo pateikti darbo su

sistema metu, reikia paspausti sąrašo atnaujinimo mygtuką.

40

Pav. 25: Katalogų ir

klasifikatorių medis

Pav. 26: Dokumentų sąrašas

Kiekvienas dokumentų sąrašo įrašas pateikia tokią informaciją apie dokumentą atitinkamuose

stulpeliuose:

• Pirmasis stulpelis – dokumento pažymėjimas tolimesniems veiksmams (pasirašyti, atmesti,... žr.

veiksmų aprašą žemiau);

• Dokumento pavadinimas. Šiame stulpelyje gali būti matoma tik pavadinimo dalis. Pilną

pavadinimą galima pamatyti užvedus pelės žymeklį ant dokumento pavadinimo sąraše;

• Dokumento pastabų skaičius. Jei šiame stulpelyje rodoma pilka piktograma , tai reiškia, jog

dokumentas neturi pastabų. Jei rodoma geltona piktograma , tai reiškia, kad dokumentas

turi pastabų, ir piktogramos viduje nurodomas pastabų skaičius šiam dokumentui;

Dokumento sąrašo antraštėje šiame stulpelyje rodoma kiek iš viso sąraše yra skirtingų

dokumentų su pastabomis. Jei ji pilka, tuomet dokumentų su pastabomis nėra. Jei geltona –

tokių dokumentų yra ir nurodomas tokių dokumentų skaičius.

• Pateikėjas. Dokumentą parengusio ir jį pateikusio pasirašymui asmens vardas.

• Turėtojas. Šiame stulpelyje nurodomas vardas asmens, kuris šiuo metu turi dokumentą

(pavyzdžiui, yra jo dokumentų kataloge Gauti ir laukia jo parašo).

• Sudarymo data. Data ir laikas, kuomet dokumentas buvo sudarytas ir išsaugotas sistemoje.

• Būsena. Dokumento dabartinė būsena (dokumentas gautas, laukia pasirašymo, pasirašytas,...);

Dokumentų sąraše galimi šie veiksmai:

• Pasirinkti: paspauskite dokumento įrašą bet kurioje sąrašo lentelės vietoje. Dokumento įrašas

lentelėje bus paryškintas melsva spalva.

• Pažymėti pasirašymui: vieną kartą paspauskite dokumento įrašo žymėjimo elementą, esantį

pirmame sąrašo lentelės stulpelyje: . Žymėjimo elemente atsiras dokumento pažymėjimo

pasirašymui piktograma: .

• Pažymėti atmetimui: du kartus paspauskite dokumento įrašo žymėjimo elementą, esantį

pirmame sąrašo lentelės stulpelyje: . Žymėjimo elemente bus uždėta dokumento

pažymėjimo atmetimui piktograma: .

• Pažymėti visus pasirašymui: vieną kartą paspauskite dokumento įrašo žymėjimo elementą,

esantį pirmame sąrašo lentelės antraštės stulpelyje . Visų sąraše esančių dokumentų

įrašų žymėjimo elementuose bus uždėtos dokumento pažymėjimo pasirašymui piktogramos.

41

• Pažymėti visus atmetimui: du kartus paspauskite dokumento įrašo žymėjimo elementą, esantį

pirmame sąrašo lentelės antraštės stulpelyje . Visų sąraše esančių dokumentų įrašų

žymėjimo elementuose bus uždėtos dokumento pažymėjimo atmetimui piktogramos.

Pasirinkus dokumentą sąraše, visa informacija apie jį yra parodoma dokumento duomenų dalyje.

Dokumento duomenys


• Dokumento informacinė ir veiksmų juosta,

• Dokumento duomenų grupės (žr. Pav. 27).

Dokumento informacinėje juostoje yra rodoma:

• Trumpa informacija apie dokumentą: dokumento pavadinimas, dokumentą klasifikuojančių

požymių reikšmės, asmuo pateikęs dokumentą bei dokumento sudarymo data.

Jei pilnas dokumento pavadinimas netelpa informacinėje juostoje, jį galima pamatyti užvedus

pelės žymeklį ant matomo pavadinimo teksto.

• Veiksmų, kuriuos galima atlikti su dokumentu, mygtukai. Šie veiksmai detaliau aprašyti

skyriuje „Veiksmai su dokumentu“.

Dokumento duomenys yra pateikiami šiose duomenų kortelėse:

• Pasirašomas turinys: šioje kortelėje pateikiami dokumento elementai, kurie yra pateikti

42

Pav. 27: Dokumento duomenų dalis

Pav. 28: Dokumento informacinė ir veiksmų juosta.

pasirašymui bei dokumento turinio failų peržiūros komponentas.

• Visas turinys: šioje kortelėje pateikiamas dokumento struktūros medis (pagrindinis

dokumentas, priedai ir pridedami savarankiški dokumentai) bei dokumento turinio failų

peržiūros komponentas.

• Parašai: šioje kortelėje pateikiami visi dokumento parašai ir jais pasirašyti elementai

(dokumentai, metaduomenys, kiti parašai).

• Pastabos: šioje kortelėje rodomos visos su dokumentu išsaugotos pastabos.

• Žurnalas: šioje kortelėje pateikiama veiksmų su dokumentu istorija.

Daugiau informacijos apie darbą su dokumento duomenimis rasite skyriuose:

• Dokumento turinys

• Dokumento parašai

• Pastabos

• Žurnalas


Dokumentus pasirašančiajam asmeniui siūlomas atlikti šį pagrindinį veiksmą (Pav. 24):

• Patvirtinti: pasirašyti arba atmesti dokumentų sąraše pažymėtus dokumentus. Pažymėti

pasirašymui dokumentai bus pasirašyti, o pažymėti atmetimui – atmesti.

Papildomi veiksmai gali būti atlikti peržiūrint konkretaus dokumento turinį, kaip aprašyta skyriuje

„Veiksmai su dokumentu“.

PatvirtintiŠiuo veiksmu galima pasirašyti ar atmesti dokumentų sąraše pažymėtus dokumentus atliekant šiuos

veiksmus:

• Dokumentų sąraše pažymėkite dokumentą arba dokumentų rinkinį pasirašymui arba

atmetimui.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Patvirtinti.

• Sertifikato pasirinkimui ir parašo formavimui reikalinga papildoma programinė įranga. Jei jūsų

43


• Įveskite sertifikatų saugyklos PIN kodą.

• Pasirinkite sertifikatą iš sertifikatų saugyklos ir spauskite mygtuką Pasirašyti (pavyzdyje

rodoma testavimui skirta sertifikatų saugykla su daugeliu sertifikatų).

Visi pasirašyti ir atmesti dokumentai bus grąžinti juos pasirašymui pateikusiems sistemos

naudotojams.

44

Dokumento turinys

Dokumento duomenų grupėse Pasirašomas turinys ir Visas turinys pateikiamas dokumento struktūros

medis (pagrindinis dokumentas, priedai ir pridedami savarankiški dokumentai) bei dokumento turinio

failų peržiūros lentelė (Pav. 29).

Dokumento turinio duomenų dalyje galimi šie dokumento turinio peržiūros veiksmai:

• Dokumento turinio struktūros peržiūra.

• Dokumento turinio failų greita peržiūra.

• Dokumento turinio failų pilna peržiūra.

• Dokumento turinio failų atsisiuntimas.

Dokumento turinio peržiūra

Dokumento turinio struktūra

Dokumento duomenų srityje Turinys yra pateikiamas dokumento turinio struktūros medis, kurį sudaro

šie elementai (Pav. 29):

• Pagrindinis dokumentas

• Pagrindinio dokumento priedai

• Pridedami savarankiški ADOC dokumentai

Jeigu dokumento turinio elementai yra pasirašyti, dokumento turinio struktūros medyje

piktogramomis yra vaizduojama parašų būsena. Galimos parašų būsenos yra šios:

• – parašas nebuvo patikrintas ir jo būsena nėra žinoma;

• – parašas patikrintas ir yra galiojantis;

• – parašas yra su klaidomis: parašo sertifikatas nėra galiojantis arba jo galiojimas negali būti

45

Pav. 29: Dokumento turinys

patvirtintas sertifikatų įstaigos; parašu pasirašyti elementai buvo pakeisti po jų pasirašymo

arba parašas negalioja dėl kitų priežasčių.

Ant parašų būsenos piktogramos užvedus pelės žymeklį yra parodoma trumpa informacija apie

parašus: parašų būsenos, pasirašiusiojo asmens vardas, pavardė, pareigos.

Greita dokumento turinio failų peržiūra

Dokumento duomenų srityje Turinys yra pateikiamas dokumento turinio failų peržiūros lentelė (žr.

Pav. 30).

Dokumento turinio failų peržiūros lentelę sudaro:

• Antraštė: lentelės antraštėje parodomas dokumento turinio struktūros medyje pasirinkto failo

pavadinimas.

• Failo peržiūros bei atsisiuntimo nuorodos su piktogramomis.

• Greitos peržiūros puslapiai: Turinio failo atvaizdavimas paspaudus failo peržiūros piktogramą

gali užtrukti, todėl sistemoje yra realizuota greita pirmųjų dokumento puslapių peržiūra.

Tiesiog spragtelėkite sumažintą puslapio vaizdą, ir jis visu dydžiu bus parodytas programos

puslapyje.

Dokumento turinio failų peržiūros lange yra rodomas turinio struktūros medyje pasirinktas turinio

failas. Pagal nutylėjimą struktūros medyje yra pasirinktas ir peržiūros lentelėje rodomas pagrindinio

dokumento failas. Jei norite peržiūrėti kitą dokumento turinio failą, jį pasirinkite struktūros medyje.

Pilna dokumento turinio failų peržiūra

Sistemoje siūlomomis priemonėmis galima peržiūrėti pasirinkto failo turinį net jei vartotojo

kompiuteryje neįdiegta programinė įranga atitinkamo formato failų peržiūrai.

Jei norite peržiūrėti dokumento turinio failą, atlikite šiuos veiksmus:


• Paspauskite failo peržiūros piktogramą, esančią dokumento turinio failų peržiūros lentelės

antraštėje:

46

Pav. 30: Dokumento turinio failų peržiūros lentelė

• Atveriamas dokumento turinio peržiūros langas (Pav. 31)

Jei peržiūrai paruošto dokumento kokybė neatitinka dokumento originalo ir jei vartotojo kompiuteryje

yra įdiegta dokumento peržiūrai reikalinga programinė įranga, atvertame lange galima paspausti

mygtuką Atidaryti. Dokumento turinys bus parodomas tame pačiame failo peržiūros lange arba

pasiūlyta dokumentą atsisiųsti.

Dokumento turinio failų atsisiuntimas

Jei norite atsisiųsti dokumento turinio failą, atlikite šiuos veiksmus:


• Paspauskite failo atsisiuntimo piktogramą , esančią dokumento turinio failų peržiūros

lentelėje.

Dokumento parašai

Dokumento duomenų grupėje Parašai parodomi visi dokumente esantys parašai ir pasirašyti

elementai (žr. Pav. 32).

Kairėje pusėje pateikiamas sąrašas visų dokumente esančių parašų, sugrupuotų pagal pasirašymo

paskirtį ir datą. Išskleidus sąrašo elementą, parodoma detalesnė parašo informacija: pasirašymo laikas

ir paskirtis, pasirašantis asmuo, parašui naudotas sertifikatas.

Dešinėje pusėje rodomas visų pasirinktu parašu pasirašytų elementų sąrašas. Norint pamatyti parašu

pasirašytų elementų sąrašą reikia pasirinkti parašą iš kairėje pusėje esančio parašų sąrašo.

47

Pav. 31: Dokumento turinio failo peržiūros langas

Pastabos

Šioje kortelėje rodomas sąrašas visų šiam dokumentui užregistruotų pastabų. Sąraše nurodoma

pastabos data, ją užregistravusio asmens vardas bei pastabos tekstas.

Ši kortelė nerodoma, jei dokumentas neturi pastabų.

Skyriuje „Pridėti pastabą“ aprašyti veiksmai, kuriuos reikia atlikto norint prie dokumento pridėti

naujas pastabas.

Žurnalas

Šioje kortelėje pateikiama visų su dokumentu atliktų veiksmų istorija (Pav. 34). Ten pat rodomos ir

naudotojų įvestos pastabos.

48

Pav. 32: Dokumento parašai

Pav. 33: Dokumento pastabos.

Kiekvienas šio sąrašo įrašas nurodo:

• datą, kuomet atitinkamas veiksmas buvo atliktas;

• vardą asmens, kuris atliko veiksmą;

• veiksmo pavadinimas;

• vardas asmens, į kurio dokumentų sąrašą dokumentas buvo patalpintas atlikus veiksmą;

• naudotojo komentarai, jei jie buvo įvesti atliekant veiksmą.

Veiksmai su dokumentu

Peržiūrint pasirinktą dokumentą, su juo galima atlikti veiksmus panaudojant dokumento antraštės

juostoje esančius mygtukus (Pav. 28):

• Parodyti ankstesnį ar paskesnį dokumentą. Šie mygtukai leidžia dokumentų sąraše

pasirinkti prieš ar po šiuo metu peržiūrimą dokumentą einantį kitą dokumentą ir parodyti jo

turinį bei leisti atlikti kitus veiksmus.

• Persiųsti dokumentą . Šis mygtukas leidžia atlikti dokumento persiuntimo kitam asmeniui

veiksmą, taip kaip aprašyta skyriuje „Persiųsti dokumentą“.

• Pridėti pastabą . Šis mygtukas leidžia prie dokumento pridėti pastabą, kaip aprašyta

skyriuje „Pridėti pastabą“.

• Išsaugoti dokumentą . Šis mygtukas leidžia atsisiųsti ir savo kompiuteryje išsaugoti

peržiūrimą dokumentą ADOC formatu.

• Sukurti PDF kopiją . Šis mygtukas leidžia sukurti, atsisiųsti ir savo kompiuteryje išsaugoti

dokumento kopiją PDF formatu. Tai aprašyta skyriuje „Sukurti PDF failą“.

49

Pav. 34: Su dokumentu atliktų veiksmų istorija

Persiųsti dokumentąPasirašomą dokumentą persiųsti dažniausiai gali tekti tuomet, kai jo pasirašymą norima deleguoti

kitam asmeniui. Tam dokumento informacinėje juostoje reikia spragtelėti mygtuką , tuomet

atsivėręs vedlys pasiūlys pasirinkti, kokiu tikslu dokumentai persiunčiami kitam asmeniui:







kitam asmeniui.




◦ Uždėkite žymę informuoti nedelsiant, jei dokumento gavėjas gavęs dokumentą turi būti iš

karto informuotas elektroninio pašto žinute. Ši žymė yra iš karto pažymėta, jei

persiunčiamas dokumentas turi klasifikuojantį požymį „skubus“.

◦ Jei reikia, galite nurodyti pastabas, kurios bus užregistruotos persiunčiamo dokumento

komentarų sąraše.

50


Dokumentai bus persiųsti nurodytam asmeniui į jo katalogą Gauti.

Pridėti pastabą

Pridėti pastabą prie pasirinkto dokumento galima paspaudus mygtuką . Atsivėrusio lango lauke

Pastabos reikia įvesti pastabų tekstą ir spausti mygtuką Pridėti:

Visos prie dokumento pridėtos pastabos matomos kortelėje Pastabos (Pav. 33).

51

Pav. 35: Pastabų įvedimo langas.

Sukurti PDF failąŠis veiksmas leidžia sukurti vieną PDF dokumentą, kuriame būtų patalpinti visi pagrindiniai

dokumento metaduomenys, visų turinio rinkmenų tekstas bei informacija apie pasirašytus

dokumentus. Toks dokumentas vėliau gali būti naudojamas elektroninio dokumento turiniui

atspausdinti.

Paspaudus mygtuką parodomas langas, informuojantis, jog PDF dokumentas yra kuriamas:

Priklausomai nuo elektroninio dokumento sudėtingumo, turinio failų skaičiaus bei jų dydžio, ši

operacija gali užtrukti. Baigus kurti PDF dokumentą, parodomas atitinkamas pranešimas su nuoroda,

leidžiančia dokumentą atsisiųsti ir išsaugoti savo kompiuteryje:

Dėmesio, sukurtas PDF dokumentas yra originalaus dokumento kopija. Jis savyje neturi dokumento

galiojimą patvirtinančių parašų.

52

Naudotojo nustatymai

Kiekvienas naudotojas gali pamatyti informacija apie savo paskyrą elektroninio pasirašymo sistemoje.

Šią informaciją pateikiantis puslapis parodomas pasirinkus „Naudotojo nustatymų“ vaizdą panaudojant

viršutiniame dešiniajame lango kampe esančią nuorodą:

Atveriamas langas pateikiantis informaciją apie naudotojo paskyrą, identifikavimui naudojamą

sertifikatą, elektroninio pašto adresą, pavaduojamus asmenis bei kitą informaciją:

Duomenis apie kiekviena sistemos naudotoją gali keisti sistemos administratorius.

53

Pasirašomų dokumentų paieška

Paieškai tarp visų sistemoje šiuo metu esančių sudaromų ir pasirašomų dokumentų skirtas puslapis

parodomas pasirenkant nuorodą „Pasirašomų dokumentų paieška“ esančią dešiniajame viršutiniame

lango kampe:

Ši nuoroda ir šis puslapis matomi „sistemos administratoriaus“ ir „dokumentų administratoriaus“ roles

turintiems sistemos naudotojams.

Pagrindinis langas

Pasirašomų dokumentų paieškos pagrindinis langas suskirstytas į šias dalis (Pav. 36):

1. Pagrindinių veiksmų juosta.

2. Paieškos kriterijų forma.

3. Dokumentų sąrašas.

4. Dokumento duomenys.

54

Pav. 36: Pagrindinis pasirašomų dokumentų paieškos langas.

1

2

3

4


Programos lango viršutinėje dalyje yra pateikiami pagrindiniai veiksmai, kuriuos galima atlikti su

rastais ir dokumentų sąraše rodomais dokumentais (Pav. 37).


Norint atlikti veiksmą, iš pradžių dokumentų sąraše reikia pasirinkti ar pažymėti dokumentą arba

dokumentų rinkinį. Galimi veiksmai:


• Pašalinti: pašalinti pasirinktus dokumentus iš sistemos.

• Persiųsti: persiųsti pasirinktus dokumentus kitam sistemos naudotojui.


mygtuką .

Dokumentų paieškos forma

Kairėje pagrindinio sistemos lango pusėje yra rodomi ieškomų dokumentų kriterijų nustatymo forma

(Pav. 38). Joje galima nurodyti tokius kriterijus:

• Dokumento tipas: bus rodomi tik tie dokumentai, kurių

tipas atitinka nurodytąjį.

• Dokumento pobūdis: bus rodomi tik dokumentai, kurių

pobūdis atitinka nurodytąjį;

• Pavadinimas: bus rodomi tik dokumentai, kurių pavadinime

yra pateiktų žodžių fragmentai. Keli skirtingi fragmentai

gali būti atskirti tarpo simboliai, tuomet bus ieškoma

dokumentų su pavadinimais, kuriuose yra visi nurodyti

fragmentai. Ieškant fragmentų, didžiosios ir mažosios

raidės neskiriamos.

• Dokumento sudarytojas: bus ieškoma tik tų dokumentų,

kuriuos sudarė ir šiuo metu „prižiūri“ pasirinktas asmuo.

• Dokumento turėtojas: bus ieškoma tik tų dokumentų, kurie

šiuo metu yra nurodyto asmens dokumentų sąraše. Tai gali būti gauti ar pasirašymo laukiantys

dokumentai.

55

Pav. 37: Pagrindinių veiksmų juosta

Pav. 38: Dokumentų paieškos

kriterijai.

Nurodžius dokumentų paieškos kriterijus spauskite mygtuką Ieškoti – dokumentų sąrašas bus

atnaujintas jame parodant surastus dokumentus.

Kriterijai, kurių reikšmės nėra nurodytos, atliekant dokumentų paiešką yra ignoruojami. Jei paieškos

formoje nenurodytas joks paieškos kriterijus, tuomet rodomas tuščias dokumentų sąrašas.

Dokumento sudarytojai ir turėtojai

Norėdami nurodyti dokumentą sudariusį ar šiuo metu dokumentą turintį asmenį ties atitinkamu lauku

spauskite mygtuką - bus atvertas asmenų pasirinkimo langas (Pav. 39).

Pasirenkant naudotoją reikia nurodyti institucijos struktūrinį padalinį ir pastarojo darbuotojų sąraše

pasirinkti reikiamą asmenį.

Paieškos formoje norint pašalinti nuorodą į pasirinktą dokumento sudarytoją ar turėtoją, reikia spausti

atitinkamą mygtuką .


Rodomų surastų dokumentų sąrašas yra toks pats, kaip ir dokumentus rengiantiems asmenis

pagrindiniame puslapyje pateikiamas sąrašas. Jo veikimo detalus aprašas pateikiamas skyriuje

„Dokumentų sąrašas“ (12 psl.).

Priminsime, kad sąraše galima pasirinkti arba pažymėti vieną arba kelis dokumentus. Pagrindinėje

veiksmų juostoje prieinami veiksmai bus atliekami su pasirinktu arba pažymėtais dokumentais

(pažymėtiems dokumentams teikiama pirmenybė).

Pasirinkus dokumentą, detali informaciją apie jį parodoma dokumento duomenų dalyje.

56

Pav. 40: Surastų sudaromų ir pasirašomų dokumentų sąrašas.

Dokumentų sąrašo informacinėje juostoje yra rodomas dokumentų skaičius sąraše bei prieinamas

dokumentų sąrašo atnaujinimo mygtukas .

Dokumento duomenys


• Dokumento informacinė: joje rodoma trumpa informacija apie dokumentą (jo pavadinimas, jį

klasifikuojančių požymių reikšmės, jį sudaręs asmuo bei dokumento sudarymo data). Jei pilnas

dokumento pavadinimas netelpa informacinėje juostoje, jį galima pamatyti užvedus pelę ant

matomo pavadinimo teksto.

• Dokumento duomenų dalis: joje parodomi detalūs su dokumentu susieti duomenys. Skirtingos

duomenų grupes pateikiamos skirtingose kortelėse.

Dokumento duomenų dalyje rodomas turinys priklauso nuo to, ar dokumentas šiuo metu yra

sudaromas, ar jau yra pateiktas ir laukia pasirašymo.

Sudaromo dokumento duomenys rodomi kortelėse Turinys, Metaduomenys, Parašai, Tikrinimas bei

Komentarai (Pav. 41). Detalus šios dalies aprašas pateikiamas skyriuje „Dokumento duomenys“ (5

puslapis).

Pasirašomo dokumento duomenys rodomi kortelėse Pasirašomas turinys, Visas turinys, Parašai ir

Komentarai (Pav. 42). Detalus šios dalies aprašas pateikiamas skyriuje „Dokumento duomenys“ (42

puslapis).

57

Pav. 41: Sudaromo dokumento duomenys.


Su surastais dokumentais galima atlikti šiuos pagrindinius veiksmus:


• Pašalinti: pašalinti dokumentus iš sistemos.

• Persiųsti: persiųsti dokumentus kitam sistemos naudotojui.

IšsaugotiJei norite sistemoje esantį dokumentą išsaugoti savo kompiuteryje, atlikite šiuos veiksmus:


išsaugoti savo kompiuteryje.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Išsaugoti.

• Jei pasirinktas tik vienas dokumentas, jį bus pasiūlyta išsaugoti kaip ADOC dokumentą. Jei

pasirinkti keli dokumentai, juos visus bus pasiūlyta išsaugoti viename ZIP formato archyve.

Dokumentas arba dokumentų rinkinys bus išsaugotas jūsų nurodytame arba naršyklėje iš

anksto numatytame atsisiuntimų kataloge. Pastarasis funkcionalumas nepriklauso nuo ELPAS

sistemos ir konfigūruojamas kiekvienai naršyklei atskirai.

PašalintiJei norite iš sistemos pašalinti dokumentą arba dokumentų rinkinį, atlikite šiuos veiksmus:

• Dokumentų sąraše pažymėkite norimą išmesti dokumentą arba dokumentų rinkinį.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Pašalinti.

• Programa jūsų paklaus: Ar tikrai norite pašalinti pasirinktus dokumentus (N)? (N yra pažymėtų

dokumentų skaičius). Patvirtinkite arba atšaukite savo sprendimą pašalinti pažymėtus

58

Pav. 42: Pasirašomo dokumento duomenys.

dokumentus.

PersiųstiJei norite dokumentą arba dokumentų rinkinį persiųsti kitam asmeniui, atlikite šiuos veiksmus:


persiųsti kitam asmeniui.

• Pagrindinių veiksmų juostoje spauskite mygtuką Persiųsti. Bus atvertas dokumentų

persiuntimo vedlio langas.

Jei tarp pasirinktų dokumentų yra belaukiančių pasirašymo (šie dokumentai buvo pateikti pasirašymui

ir jų pasirašymo procedūra nebuvo užbaigta), tuomet atsivėręs vedlys pasiūlys pasirinkti, kokiu tikslu

dokumentai persiunčiami kitam asmeniui:







kitam asmeniui.




◦ Uždėkite žymę informuoti nedelsiant, jei dokumento gavėjas gavęs dokumentą turi būti iš

karto informuotas elektroninio pašto žinute. Ši žymė yra iš karto pažymėta, jei tarp

59

persiunčiamų dokumentų yra bent vienas skubus dokumentas,.

◦ Jei reikia, galite nurodyti pastabas, kurios bus pateiktos su persiunčiamais dokumentais.


• Dokumentai bus persiųsti nurodytam asmeniui į jo katalogą Gauti.

Jei tarp persiunčiamų dokumentų nėra nei vieno laukiančio pasirašymo, tuomet iš karto pasiūloma

nurodyti dokumento gavėją (Pav. 43).

60

Pav. 43: Persiunčiamo dokumento gavėjo nurodymas.

ADOC dokumentų spausdinimas į PDF

ADOC dokumentų spausdinimo į PDF funkcionalumas leidžia bet kokiam pasirinktam ADOC formato

dokumentui sukurti PDF failą su dokumente esančiais duomenimis bei turiniu. Šis funkcionalumas

skirtas ADOC dokumentams, kurie nėra patalpinti į dokumentų pasirašymo sistemą. Dokumentams,

kurie jau yra sistemoje (sudaryti, laukia pasirašymo), išsaugojimą PDF formatu galima atlikti

pasinaudojant kiekvienam dokumentui prieinamu atitinkamu veiksmu (žr., skyrius „Sukurti PDF failą“

dokumentus sudarančiajam asmeniui bei „Sukurti PDF failą“ dokumentus pasirašančiajam).

ADOC dokumentų spausdinimo į PDF funkcionalumas pasiekiamas specialioje aplinkoje, kuri

prieinama visiems autentifikuotiems sistemos naudotojams pasirenkant dešiniajame viršutiniame

kampe esančią nuorodą:

Ją pasirinkus parodoma failų pasirinkimo forma, kurioje reikia nurodyti ADOC formato dokumentą

esantį jūsų kompiuteryje (mygtukas „Browse“):

Pasirinkus failą reikia spausti mygtuką „Sukurti PDF failą“. Failas bus laikimai nusiųstas į sistemą ir jam

kuriamas PDF failas, parodant atitinkamą pranešimą:

61

Pav. 44: Kompiuteryje esančio ADOC failo pasirinkimas.

Sėkmingai sukūrus PDF failą, bus pateiktas langas su nuoroda, leidžiančia jį atsisiųsti ir išsaugoti savo

kompiuteryje.

Esant reikalui, toje pat aplinkoje galima transformuoti kitą ADOC dokumentą grįžtant į pradinę

dokumento pasirinkimo formą ().

Sukurtame PDF faile yra patalpinami pagrindiniai ADOC dokumento duomenys (pavadinimas,

rengėjas), informacija apie parašus bei atitinkamų turinio rinkmenų tekstas (pagrindinio dokumento ir

jo priedų).

62

Papildomos dokumentacijos nuorodos

Sistemoje gali būti prieinami kiti funkcionalumai, kurie nėra aprašyti šioje dokumentacijoje. Tarp tokių

yra dokumentų registracijos ir archyvavimo modulio dokumentacija, pateikiama atskirame

dokumente. Joje aprašoma:

• Dokumentų registratoriaus darbo aplinka.

• Registruotų dokumentų paieškos ir peržiūros darbo aplinka.

• Išoriniams informacinės sistemos naudotojams skirta registruotų dokumentų peržiūros ir

atsisiuntimo darbo aplinka.

63

signa docs - elpas.lrv.lt · • microsoft office powerpoint 2007 pristatymo ... *.ppt, *.pps); •...

Documents

signa docs - elpas.lrv.lt · • microsoft office powerpoint 2007 pristatymo ... .ppt, .pps); •...