sida skapa en rapport med snygg formatering, rubriker .../file/skapa en rapport i word 2010.pdf ·...

Skapa en rapport med snygg formatering, rubriker, sidnummer och innehållsförteckning

MS Office Word 2010

IT-pedagogerna LTU Christer Wahlberg MS Word 2010

Precis som med målning och tapetsering blir jobbet med rapportskrivning både bra och roligt

om man gjort ett bra förarbete.

Nästa sida

Jag har gjort en exempelrapport baserad på instruktionerna. Du hittar den här.

http://www.ltu.se/cms_fs/1.92770!/file/Exempelrapport med nonsenstext.pdf

Innehåll


Disposition Formatering Rubriker Brödtext Referenslista Sid- och avsnittsbrytningar Sidnumrering Innehållsförteckning Flernivålista Finlir

Klicka på länkarna till vänster om du vill hoppa direkt till ett visst avsnitt.

En del avsnitt består av flera sidor.

Nästa sida

Tillbaka till innehåll

Dispositionen


Börja med att ta reda på rapportens disposition. Den kan se lite olika ut beroende på vilken institution du studerar.

Ett exempel:

• Titelblad • Förord • Sammanfattning • Abstract • Innehållsförteckning • Inledning • Teori • Metod • Utvärdering/resultat • Diskussion • Referenser • Bilagor

När du vet dispositionen och vad som ska in under rubrikerna skriver du in

dem i ett ordbehandlingsprogram. Den här guiden visar hur du gör i MS Office Word 2010 men kan med lite klurighet

överföras till andra program.

Nästa sida


Fyll rapporten med text och allt annat som ska vara där.


Bry dig inte om någon

formatering i det här läget.

Skriv texten löpande under varje rubrik. Enda gången du ska(får) använda

ENTER är där du vill skapa ett nytt stycke! Och kanske skapa lite luft på sidorna när du väl formaterat klart.

Den här rubriken ska ligga högst upp på nästa sida men det löser vi senare med att infoga en

sidbrytning, INTE med ENTER.

Dispositionen, forts. Nästa sida


Formatering


Det är upp till dig när du vill börja formatera men mitt förslag är att skriva

så mycket som möjligt från början. Eventuellt kan du formatera rubrikerna

redan i början för att lättare hitta i dokumentet.

Dessutom har du nog redan gjort formateringar i dina referenser –

kursiverat boktitlar mm. Hur du gör för att bevara dessa kursiveringar ska vi titta på

lite senare.

OBS! Formateringarna som används här är bara exempel. Du ska använda de typsnitt, punktstorlekar mm som anges i studiehandledningen eller annat styrdokument. Jag har inte med något om titelbladet/första sidan.

Nästa sida


Formatering, forts.


Vad ska formateras?

• Brödtexten, dvs den löpande texten i styckena.

• Referenslistan, med kursiveringar och lätt att hitta i.

• Rubrikerna, eventuellt numrerade. Formateras dessa rätt går det sedan lätt att skapa och uppdatera en innehållsförteckning.

• Med rubrikerna följer också sidbrytningar och styckesindelningar.

• Sidnumreringen, inte alla sidor ska numreras.

Nästa sida


Vi börjar med rubrikerna

Tips! Gör en lista med dina rubriker och rubriknivåer.


OBS! Förord, Sammanfattning och Abstract ska bara se ut som rubriknivå Rubrik 1. Dessa ska

inte med i innehållsförteckningen så därför ändrar vi dem manuellt. Det går att ge dem rubrikformat men då måste man komma ihåg att ta bort dem

från innehållsförteckningen.

Genom att formatera rubriker får vi inte bara ett snyggt dokument, vi skapar också förutsättningar för en automatisk* innehållsförteckning.

* Den skapas automatiskt men måste uppdateras

manuellt!

Nästa sida

Rubrikerna, forts


• Markera det som ska bli en rubrik.

• Klicka på önskat rubrikformat under Format. I det här fallet Rubrik 1.

• Gå igenom dokumentet och formatera alla rubriker. Det går alltid att lägga till, ta bort och ändra rubriknivå. Normalt är att begränsa antalet rubriknivåer till tre.


Nästa sida

Rubrikerna, forts


Rubrikformateringen är klar men de ser inte ut som vi tänkt oss. • Markera någon rubrik med den rubriknivå som du vill ändra t ex Inledning

som har rubriknivå 1.

Här har jag t ex ändrat till Arial, fet, 16 punkter och svart text.

• Med rubriken fortfarande markerad högerklickar du på formatknappen och klickar på Uppdatera Rubrik 1 så att markeringen matchas. Nu ändras alla Rubrik 1-rubriker.

• Upprepa med de övriga rubriknivåerna.


Nästa sida

Rubrikerna, forts


Ett snabbt sätt att få koll på rubrikerna(och sid- och avsnittsbrytning som kommer senare) är att klicka på Disposition under Visa-fliken.

Här kan du mycket enkelt flytta stycken, ändra ordning och

nivå.


Nästa sida


Sedan brödtexten


Under förutsättning att du skrivit all brödtext i samma format blir det lika enkelt som att byta rubrikformat. Men först ska vi ”rädda” kursiveringen i referenserna, om du redan gjort sådana, genom att klipp ut dem och klistra in dem i ett tom dokument. Vi ska hämta dem senare. • Markera ett textstycke i dokumentet någonstans.

• Ändra till t ex Bembo, 12 punkter.

• Ska du också ändra radavstånd gör

du det under fliken Stycke. Klicka på den lilla pilen nere till höger. Här har jag ändrat till radavstånd 1,5 rader.

• Klicka OK.

Nästa sida


Brödtexten, forts


Högerklicka på den markerade formatknappen och klicka på Uppdatera Normal…

Nu ska all brödtext ha fått det nya formatet. Med stor sannolikhet har nu kursiveringarna i referenslistan tagits bort men det löser vi på nästa sida.

Nästa sida

Formatera de första rubrikerna Nu kan du ändra rubrikerna(en och en) som ligger före Inledning till Arial, fet, 16 punkter och svart text fast den här gången ska du inte högerklicka och ändra på något format. Ändringen ska ju bara röra den markerade texten.

Och så referenslistan


• Gå tillbaka till det tillfälliga dokumentet med referenslistan och kopiera listan.

• Klistra tillbaka den i ditt dokument.

• Markera referenserna och ändra typsnitt till Bembo 12 punkter.

• Nu har referenserna rätt typsnitt och kursiveringen ligger kvar men det finns lite till som man kan göra med lista. Se nästa sida.


Nästa sida



• Markera referenserna och öppna Stycke.

• Genom att ändra radavståndet till Enkelt, Avstånd före 0 pt och Avstånd efter till 6 pt får du en snygg lista som inte tar så mycket plats.

• Ännu snyggare, och lättare att hitta i listan, blir det genom att använda ”Hängande indrag”. 0,5 cm brukar bli bra.

Referenslistan, forts. Nästa sida

Sid- och avsnittsbrytningar


Sidbrytningar och avsnittsbrytningar används för att styra textflödet. Ett nytt kapitel ska starta längst upp på sidan och en tabell blir snyggare och mer lättläst om den ligger på en egen sida istället för att delas på två. För att få sidnumreringen att börja på sid 1 efter innehålls-förteckningen använder du dig av avsnittsbrytning. Det gör du också om bilagorna ska vara utan sidnummer. I övrigt är det sidbrytning som gäller.


Nästa sida


Sid- och avsnittsbrytningar, forts.

Börja med avsnittsbrytning. • Placera markören direkt framför rubriken som ska inleda avsnittet, i

det här fallet är det Inledning. • Välj Sidlayout – Utskriftsformat – Brytningar – Avsnittsbrytningar

– Nästa sida.

• Gör likadant med rubriken Bilagor.


Nästa sida


Sid- och avsnittsbrytningar, forts.

Fortsätt med sidbrytning. • Placera markören direkt framför rubriken som ska inleda sidan, i det här

fallet är det Förord. • Välj Infoga – Sidor - Sidbrytning. • Infoga sidbrytningar i resten av dokumentet. Kom ihåg att Inledning och

Bilagor redan har en brytning. • Du kan se var brytningarna finns

genom att välj dispositionläge under Visa eller klicka på under Start.


Nästa sida


Sidnumrering

Innan du infoga sidnumrering tar du bort länken mellan dina styckeindelningar • Ställ markören på sidan där Inledning är. Under fliken Infoga

väljer du Sidfot och klickar på Redigera sidfot.

• Avmarkera Länka till föregående

• Upprepa på sidan Bilagor


Nästa sida


Sidnumrering, forts

• Ställ markören åter igen på

sidan där Inledningen är. Den sidan ska bli sida 1.

• Under fliken Infoga väljer du Sidnummer och klickar på Nederst på sidan.

• Klicka på Oformaterat nummer 3 så hamnar sidnumreringen nere till höger.


Nästa sida


Sidnumrering, forts

• Formatera sidnumreringen

under Sidnummer.

• Vill du numrera även de första sidorna upprepar du proceduren men ställer markören på t ex sidan med sammanfattningen. Välj ett annat format t ex romerska siffror. Gör en avsnittsbrytning vid förordet så slipper du sidnummer på första sidan.


Nästa sida


Innehållsförteckning

Tack vare rubrikformateringarna kan du nu infoga en automatisk innehållsförteckning. Normalt ska den ligga direkt före Inledning. • Har du redan gjort en rubrik

för innehållsförteckningen markerar du raden under den.

• Under Referenser klickar du på Innehållsförteckning och sedan på Infoga innehållsförteckning… och välj utseende.


Nästa sida


Innehållsförteckning, forts

Välj format och hur många nivåer som ska visas. Normalt tre.


Hur du uppdaterar innehållsförteckningen hittar du i

avsnittet om Flernivålista.

Nästa sida



Flernivålista

Ibland ska kapitlen numreras. Det görs bästa genom att införa en flernivålista. Numrerar du för hand blir det mycket extra jobb om du kommer på att du ska ändra ordning, lägga till eller ta bort. Flernivålistan håller reda på allt det åt dig.

• Placera markören på en rubrik.

• Klicka på Flernivålista under Stycke och välj ur Listbiblioteket.

Den här ger bäst resultat tycker jag. Den fixar också

alla rubriknivåer på en gång.

Nästa sida



Flernivålista, forts.

Uppdatera innehållsförteckningen. Detta sker inte automatiskt utan du måste göra detta manuellt. Viktigt att komma ihåg när du gjort alla förändringar och är klar med din rapport!

• Högerklicka på innehållsförteckningen och välj Uppdatera fält.

• Markera Uppdatera hela tabellen.

Nästa sida



Finlir

Nu återstår bara att gå igenom rapporten och finjustera layouten. Titta efter… • Infogade bilder, diagram etc.

Ligger de inom marginalerna?

• Några få textrader på en i övrigt tom sida? Högerklicka på stycket, välj Stycke och ändra Radavstånd till Exakt och prova dig fram så ryms kanske raderna på föregående sida. Om inte kan du minska radavståndet även på stycket framför.

Nästa sida



Finlir, forts.

• Tabeller. Får de plats på en sida? Om inte lägger du tabellrubrikerna även på efterföljande sida/sidor för att höja läsbarheten.

• Ibland verkar det som att det gått troll i dokumentet. Trollen är ofta styckemarkeringar och andra dolda formateringar. Gör dem synliga med ctrl+skift+( alternativt klicka på . Tryck en gång till för att göra dem osynliga igen.

Kom ihåg att uppdatera din

innehållsförteckning när du är klar med

finliret!

Nästa sida

IT-pedagogerna LTU Christer Wahlberg

Hoppas att detta har varit till hjälp och gett dig en snygg rapport.

Lycka till med ditt skrivande!

Christer


sida skapa en rapport med snygg formatering, rubriker .../file/skapa en rapport i word 2010.pdf ·...

Documents