siatemas administrativos resumen (1)
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8/17/2019 Siatemas Administrativos Resumen (1)
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Sistemas administrativos1. ConceptoSon un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas,
recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos técnicos: métodos,
procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan entre sí con el
objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo
aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son producción,
nanzas, mercadotecnia, etc. ara que de manera inte!ral la empresa
viva, evolucione " se desarrolle.La utilización de los sistemas administrativos parece ser el método más
adecuado para el logro de los objetivos centrales de cualquier organización.l termino administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de
in!ormación o que la genera a través de una terminal de una computadora o
!ormulario, etc."i quisiéramos identi#car los tipos de actividades que comprende un sistema
administrativo podr$amos distinguir los subsistemas de compras, pagos,
producción, ventas % cobranzas. l sistema contable concentra la in!ormación
operativa % como !orma central tenemos el sistema de in!ormación gerencial.&' ')*+- L) *-/--0+)
#lementos$uando hablamos de los elementos de un sistema administrativo hablamos de:
personas, recursos !$sicos e in!ormación.1. personas: ubicadas en distintos niveles % con distintas atribuciones, entre
ellas directivo, gerentes, empleados, obreros, especialistas, que tendrán
distintas competencias % seg1n la actividad espec$#ca de su nivel, cada uno
tendrá sus tiempos para captar, procesar, conservar % transmitir in!ormación.2. recursos físicos: compuesto por edi#cios, instalaciones, maquinarias,
computadoras, materia prima, herramientas, !ondos. La empresa los podrá
tener disponibles o los incorporará del ambiente. "erán procesados a través de
los distintos subsistemas (los 2 sist3.3. Información: elemento administrativo por e4celencia. s la materia prima de
la administración. "in ella no es posible la toma de decisiones. s el elemento
que emplearán por igual procesadores humanos % electrónicos.
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%unciones del sistema administrativo$ La !unción del sistema
administrativo será la de atender simultáneamente a la ejecución de
actividades seg1n sus objetivos (e#cacia3 % al costo de esas actividades
(e#ciencia3 o hacerlas correctamente, tambien a la seguridad de los bienes %
valores involucrados (control interno3 % a las necesidades de in!ormación parala toma de decisiones (in!ormación gerencial3.
&acer las cosas que se deben 'acer$ los sistemas administrativos serán los
encargados de especi#car los pasos a seguir, las normas que deben cumplirse
para asegurar la calidad % la vinculación entre los distintos procesos a #n de
cumplir con las metas establecidas. ) medida que se tengan en cuenta los
recursos, se atenderá a la e#ciencia.6 "e deben establecer metas como un objetivo cuanti#cable.
6 eben de#nirse los niveles de decisión correspondiente.6 eben compatibilizarse entre si % tener un orden de pre!erencia.6 eben contemplar la relación de la empresa con su medio.
(elación costo benecio$ un sistema será más e#ciente que otro cuando
pueda ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con
métodos mas simples o utilizar medios electrónicos. 0ero la relación insumo6
producto se deberá considerar, además otros recursos como el costo del
procesamiento electrónico, del personal, de los !ormularios, espacios de
archivos, etc.
#l control interno$ es por naturaleza interno al sistema que integra, tiene
como #nalidad prevenir errores, anomal$as o !raudes. "us objetivo son:6 #cacia de los procedimientos % controles6#ciencia operativa.6 "eguridad en los bienes % valores involucrados.6 on#abilidad de la in!ormación.
*l!unos de los requerimientos del sistema para lo!rar estos objetivos
serán$6 "eparación de !unciones6 )signación de responsabilidades6 7iveles de autorización6ocumentación de los traslados de bienes % valores.6 ise8os de !ormularios % archivos.6 7ormas de seguridad in!ormática6 7ormas respecto del personal interviniente6 0untos de control6 'egistros contables.
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+o requerimientos de información$ La caracter$stica de los sistemas
administrativos es la captura de datos sobre las operaciones, para luego
procesarlos seg1n los requerimientos de in!ormación, para ir estructurando la
pirámide in!ormativa. asta que apareció la computadora la in!ormación eraproporcionada por la contabilidad. La aparición de computadoras ha ampliado
la captura % el procesamiento de datos, ampliando la base del control
operacional % gerencial. s importante que al dise8ar un sistema administrativo
se tengan en cuenta las salidas de in!ormación requeridas % además que se
atienda a la !orma de presentación de dicha in!ormación. La in!ormacion para
la gerencia además, debe ser resumida, esquemática % signi#cativa. *ormas:6 )nálisis de los desv$os. i!erencias entre datos reales % presupuestados.6 +ndicadores. iden comportamiento de ciertas variables respecto de otras.
0ueden ser: comparativos. volutivos. ombinados.studios de los sistemas administrativos. Los estudios surgen en base al
crecimiento de la empresa donde las divisiones de trabajo son a1n mas
complejas. "e buscan estandarizar puestos %
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6edios electrónicos de procesamiento.)spectos personales:6 &ision global6 0redisposición al cambio.6 reatividad6 apacidad anal$tica.
6)ctitud realista, sentida com1n % predisposición.6 0erseverancia6 )ptitud para las relaciones humanas.
. Sistema de control internoonjunto de normas, controles % consideraciones que el ente deberá adoptar
para cumplir con su objetivo de evitar la comisión de errores y fraudes. Ganar
seguridad y conabilidad en la operatoria de la organización.ontribu%e al cuidado del patrimonio del ente, protegiéndolo de aquellas
situaciones que puedan a!ectar la continuidad de sus operaciones. /iende a la
prevención de anomal$as, manteniendo el nivel de e#cacia % e#ciencia.
-dentidad del sistema de control internos % debe ser interno al sistema que sirve % a la empresa u organización que
alberga, teniendo por #nalidad prevenir situaciones que puedan perjudicar al
patrimonio o !uncionamiento de la empresa. aracter$sticas
• s preventivo % continuo• sta unido a sistemas administrativos % contables de la organización• sta incorporado al dise8o de la estructura, procedimientos % sistemas
administrativos.• 7o es esporádico ni e4terno al sistema al que sirve.• #ciencia operativa• "eguridad en materia de in!ormación.• =tiliza la relación costo6 bene#cio para determinar la pro!undidad de los
controles a e!ectuar.
*le4ibilidad % plasticidad del sistema de control interno: el sistema de control
interno deberá tener bases dinámicas que permitan un ajuste periódico a las
nuevas realidades % necesidades, sin dejar de apuntar a brindar el apo%o queel desarrollo de negocios empresarios necesita. La silueta administrativa estará
dada por las normas % procedimientos que se ha%an de#nido.
ormas !enerales " ormas particularesormas !enerales$
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6formación de un ambiente de control. s la norma básica % !undamental,
siendo un requisito indispensable en cualquier sistema de control. "igni#ca que
ninguna operación quede sin controlar % este hecho se di!unde entre los
integrantes de la organización.
!vitar zonas disputadas o tierras de nadie: traen como consecuencias la
generación de con
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6 quien registra no maneja dinero.6quien maneja dinero no maneja bienes.l t$pico control cruzado es el que hace contadur$a.
6 &renumeración 'imprenta( de los formularios utilizados: el objetivo que se
persigue es6evitar salteos de n1meros o su asignación a más de un juego de ejemplares.6 di#cultar la comisión de maniobras anómalas, por ejemplo sustituir un
ejemplar por otro.6 !acilitar controles de correlatividad numérico6 cronológica.6!acilitar controles de seguimiento de !ormularios en su curso interno % e4terno.Las !acturas tienen pre numeración obligatoria por reglamento.La norma alcanza a órdenes de pago, partes de ingresos % egresos de !ondos,
planillas de cobranzas, etc.
6)ontrol num*rico de formularios en las distintas receptoras 'control de
integridad(: es necesario que ha%a continuidad numérica en los comprobantesal emitirse % que los sectores receptores se aseguren de haber recibido la
totalidad de los comprobantes. e esta manera nos aseguramos de que ning1n
ejemplar se ha%a perdido.
6)ontrol de correlatividad num*ricocronologica: veri#car ante la emisión de un
nuevo n1mero de un determinado !ormulario, que la !echa sea similar o
posterior a la del n1mero precedente. La importancia recae en la comisión de
errores % omisiones, % los !uertes cuestionamientos que puede hacer la )*+0.
&iolando el código de comercio.
!+istencia de determinadas funciones: operativas, de control y asesoramiento.
ualquier sector de la )dministración, desarrolla tantas !unciones de tipo
operativas, como de control % de asesoramiento. )unque no todos los sectores
las tienen desarrolladas en similar proporción: ha% algunos eminentemente
operativos, otros de control % otros de asesoramiento. 7o se debe propender al
equilibrio dado a que se desvirt1a la naturaleza del área % perder e#ciencia. j
compras: operativo: pedidos internos, selección de proveedores, seguimientode compras. ontrol: calidad % cantidad de mercader$as pedidas en almacenes.
)sesoramiento: sobre la naturaleza % calidad de ciertos productos.
#n-lisis de riesgos%cobertura de seguros%an-lisis de conveniencia: se
recomienda no contratar seguros hasta no analizar la conveniencia de su
contratación. "eguros:
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6obligatorios: seguro para cada empleado que trabaja en relación de
dependencia, por le%es % convenios colectivos de trabajo. "eguro de vida para
cada empleado.6cobertura de dinero, en caja o transito.6 cobertura de inmuebles (incendio3, muebles % 1tiles (incendio % robo3 e
instalaciones (incendio3.6 seguros contra accidentes. 7o solo para el personal sino también para
terceros que la visitan que pudieran ocasionar los elementos de la empresa.
6ependencia entre sectoresD el sector que ejerce control no debe depender del
sector controlado. "e propone que el sector de control se ubique en el nivel
superior o similar al sector controlado, pudiendo regular su independencia,
imparcialidad % autoridad.
6'evalorizacion de la !unción de archivo: ha sido esta !unción bastantedesvalorizada. "in embargo esta !unción es mu% importante porque si esta bien
archivada la in!ormacion podr$a recuperarse en el momento oportuno.
Eene#cios:6!ácil % pronta recuperación de la in!ormación.6evitar riesgos de pérdidas de documentación.6evitar deterioro de documentación.6 realizar la !unción de manera oportuna % sin atrasos.
custodia de formularios sin utilizar: los talonarios de cheques o recibos por
ejemplo, deberán ser guardados en un lugar cerrado % bajo la responsabilidadde un !uncionario de jerarqu$a para el manejo de !ondos. l !uncionario deberá
llevar un registro de de la numeración de todos los talonarios no utilizados. La
entrega de talonarios en blanco deberá e!ectuarse solo ante la rendición de
talonarios %a utilizados.
otación interna del personal afectado a -reas sensibles: es utilizado para
prevenir los e!ectos indeseados de que las personas permanezcan por periodos
prolongados en el mismo lugar, lo que podr$a dar lugar a desviaciones en el
ejercicio de sus !unciones.
!vitar rotación interna acelerada del personal: no es una situación normal %
puede ocasionar que el personal se desvincule al poco tiempo de tomar
servicios. "e produce que el personal no encuentre la estabilidad para que sus
tareas de sus !rutos. l hecho de la reiteración de la capacitación %
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entrenamiento del personal a!ectado % sus costos de adaptación también lo
agotan.
egistraciones claras, adecuadas y al día: la registración de las operaciones
debe ser en !orma cronológica % con el detalle que requiere el código de
comercio. ebiéndose encontrar actualizada para que se pueda ejercer el
control % análisis de cuentas a través del sistema contable. s importante
contar con un plan de cuentas acorde a las necesidades % que permita ma%or
segregación respecto de las operaciones que controlamos.
6/ecanismos o canales para reclamos de los clientes: ste mecanismo podr$a
materializarse a través de un libro de quejas o !acilitando el reclamo de
clientes a través de un servicio especialmente creado. e esta !orma la
gerencia podr$a controlar mejor los inconvenientes operativos de las distintasáreas de la empresa e4puestas a brindar servicios a clientes % disponer
mecanismos de corrección.
6 ormas particulares:"on las que están dedicadas a cada área. omprenden grupos singulares
claramente di!erenciados. )plicaciones distintas:6 7ormas de control interno relativas a la estructura de la organización % a la
separación de !unciones.67ormas de control interno relativas a las medidas de control para evitar la
comisión de errores que atenten contra el patrimonio de un ente, o sobre lacontinuidad de sus operaciones, claro ejemplo son el recuento de la mercader$a
recibida % su control de calidad.6 mejoramiento de procedimientos % rutinas administrativas.6 umplimiento de disposiciones % normas legales.6 edidas concretas que mejoran la e#ciencia administrativa. jemplo:
aprovechar un !ormulario proveniente de un cliente para hacerlo circular
internamente como si !uera nuestro.
/. Sistema " proceso de control
=n sistema de control tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo
con las e4pectativas o con!orme !ue planeado, organizado % dirigido, se8alando
las !allas % errores con el #n de repararlos % evitar que se repitan.
onstando de > partes:
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#stablecimiento de #stándares$ Los estándares son criterios establecidos
contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la e4presión de
las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que
el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.
Los estándares pueden ser !$sicos % representar cantidades de productos,unidades de servicio, horas6hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o
pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o
inversiones; u otros términos de medición.
0edición de desempeo$ "i el control se #ja adecuadamente % si e4isten
medios disponibles para determinar e4actamente que están haciendo los
subordinados, la comparación del desempe8o real con lo esperado es !ácil.
eber$a hacerse de !orma anticipada para evitar desviaciones.
Corrección de desviaciones$ "i como resultado de la medición se detectan
desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones % establecer nuevos
planes % procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Los
administradores pueden corregir o modi#car sus planes o metas.
*nalitica de ne!ocios0one a disposición del gerente % quienes toman las decisiones un análisis
avanzado de una !uente de datos que las organizaciones recopilan para tomar
mejores decisiones repecto al rumbo de la organización. "e sistematiza mejor
la recopilación % disposición de los datos para que la empresa responda con
ma%or agilidad a los cambios del mercado.
untos de control clave, estándares " puntos de referenciaLos estándares son puntos de re!erencia respecto de los cuales se mide el
desempe8o real o esperado. l gerente debe establecer puntos de atención
especial % luego vgilarlos para asegurarse de que toda la operación procede
seg1n lo planeado. l principio de control de puntos clave es uno de los mas
importantes %a que establece que el control e!ectivo requiere de la atención de
aquellos !actores decisivos para evaluar el desempe8o en relación con los
planes.
2ipos de estándares de puntos clave$1. "isicos: "on medidas no monetarias % comunes a nivel operativo. 0ueden
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de combustibles por caballo de !uerza por hora, etc. /ambién pueden re
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hacerse justo a medida que se desv$an los planes. 0ero sucede una cuestión,
como lo dice el gra#co de retroalimentación, la in!ormación en tiempo real no
permite un control en tiempo real, %a que es probable que el análisis de la
causa de la desviación, el desarrollo de programas de corrección % su
instrumentación, lleve tiempo. sto no quita importancia a la pronta medicióndel desempe8o, que !acilitará la identi#cación de desviaciones % llevarán a la
toma de medidas de corrección en !orma más rápida.
Control preventivo o anticipado$ para un control e!ectivo, los
administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les
in!orme sobre los problemas potenciales % permita tomar las medidas
correctivas antes de que surjan esos problemas. n la práctica se pre#eren los
datos históricos (lo que %a sucedió3 % la retroalimentación, aunque con lo que
%a sucedió nada se pude hacer.
Corrección anticipativa en los sistemas 'umanos$ ha% muchos ejemplos.
j: conductor que sube la colina % acelera más.
Sistemas de corrección anticipativa en relación con los de
retroalimentación: monitorean los insumos de un proceso para averiguar si
son los planeados, si o es as$, estos o quizás el proceso se modi#can para tener
el resultado deseado. La realimentación, en este caso, está del lado de los
insumos del sistema para que puedan hacerse las correcciones necesariasantes de que se vean a!ectados los resultados. &' ')*+-
+a corrección anticipativa en la administración$ =n ejemplo es el sistema
de planeación de inventarios, de esta manera, si se ejerce el control, se pueden
identi#car las variables del sistema: unas con e!ecto positivo % otras con e!ecto
negativo. =na desviación del insumo planeado, puede generar un resultado no
planeado, a menos de que se haga algo a tiempo. 7o todas las perturbaciones
respecto de los insumos son tenidas en cuenta ni vigiladas, por ejemplo la
quiebra de un proveedor es una variable inesperada. s necesario un control
de las perturbaciones.
(equisitos del sistema de corrección anticipada$5. análisis del sistema de planeación % control e identi#ca las variables de
insumos mas importantes.9. desarrollar modelo de sistemas.
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>. antener el modelo actualizado, que los insumos representen la realidad.?. recopilar datos sobre las variables de insumos para utilizarlos en el sistema.2. evaluar las variaciones de los datos de insumos reales con los planeados.C. /omar medidas.
Control del desempeo !eneral$ motivos.
5. debe aplicarse el control general al igual que la planeación general.9. la descentralización de la autoridad, crea unidades casi independientes que
deben estar sujetas a un control general para evitar un caos de independencia
completa.>. el control general permite medir el es!uerzo total de un gerente de área de
manera integral.uchos controles generales en negocios son #nancieros.
Control de p5rdidas " !anancias$ el estado de ingresos sirve para cumplir
importantes objetivos de control. 0orque de los ingresos % porque de los
egresos. l estado de pérdidas % ganancias muestra todos los ingresos % gastos
de un periodo de tiempo determinado, es un verdadero resumen de los
resultados de las operaciones del negocio.l propósito del control de pérdidas % ganancias es contribuir al é4ito del
negocio. "i el propósito del negocio es generar utilidad, cada parte de la
empresa debe contribuir a él.
6imitaciones del control de p*rdidas y ganancias: padece de costo contable %
las transacciones en papel. "e puede encarecer el control si se lo lleva
demasiado lejos.
)ontrol mediante el rendimiento de la inversión: mide el é4ito absoluto %
relativo de una compa8$a o cualquiera de sus unidades, mediante el $ndice de
ganancias respecto de la inversión de capital.
*uditorías administrativas " empresas contables$ uno de los desarrollos
mas sigi#cativos ha sido su ingreso en el campo de los servicios
administrativos de tipo asesor. omo puede haber con
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!ormal. l control de lan se basa en normas, valores compartidos,
comportamientos esperados % otras variables culturales.
(equisitos de los controles efectivos6 #daptar los controles a los planes y puestos: los controles deben re
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Las hojas deberán ser encuadernadas por cada 5II hojas o por semestre
cuando no se alcance la cantidad.
lazos para re!istrar$ dentro de los primeros 52 d$as corridos del mes
inmediato siguiente a aquel en el cual se ha%a producido la emisión o
recepción de la documentación. '+ registración de documentación de cada
mes, el d$a hábil inmediato anterior a aquel en el cual corresponda presentar
BB mensual de +&).
6onde " por cuanto tiempo conservar comprobantes " re!istros$
deberán permanecer a disposición de la )*+0 en el domicilio #scal del
contribu%ente o responsable. Las copias % originales de los comprobantes % los
libros deberán ser conservados en archivo. l '/- 'L)7/)'+- L)
LJ 0'-++7/- /'+E=/)'+-, establece que deberán conservarse
hasta 2 a8os después de haber prescripto el per$odo #scal a que se re#eren.
sta obligación se e4tiende a los libros % registros.
'emito, gu$a o documento equivalente: dos a8os.
Los originales % las copias de los comprobantes que por error no ha%an sido
empleados serán inutilizados mediante la le%enda )7=L)-.
Sujetos respecto de la re!istración
6"ujetos que e!ect1en registraciones que les permitan con!eccionar los estados
contables.
6 "ujetos que no e!ect1en registraciones que les permitan con!eccionar estados
contables
Kómo deben llevarse los libros
6 7o alterar en los asientos el orden progresivo de las !echas % operaciones que
deben hacerse.
6 7o dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas
a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones.
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6 7o hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las
equivocaciones % omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un
nuevo asiento hecho en la !echa en que se advierta la omisión o error.
6 7o tachar asiento alguno
6 7o mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernación % !oliación.
)nte el incumplimiento total o parcial de estos requerimientos ha% sanciones.
Controladores scales
La )dministracion *ederal de +ngresos 01blicos )*+0. s el organismo encargadode recaudar los tributos nacionales inspeccionar el correcto cumplimiento de
las obligaciones de los contribu%entes, aplicar normas tributarias % controlar elcomercio e4terior.
+a *%- está compuesta por$
+: dirección general impositiva
): dirección ral de aduana
'"": dirección ral. de recursos de la seguridad social.
67-: combate la evasión impositiva, es decir cuando el contribu%ente e!ect1a
!alsas declaraciones a #n de disminuir su carga tributaria. sto lo hace:
omitiendo declarar parte o todas sus ventas o prestaciones de bs % svs.
+ncrementando sus costos o gastos. "imulando quebrantos. n el caso de
monotributistas, cuando se encuadran dentro de una categor$a menor a la que
correspond$a tributar. /ambién ha% evasión cuando el contribu%ente
directamente no se inscribe en )#p.
n torno a cumplir estos objetivos, la )*+0 estableció que los responsables que
desarrollen ciertas actividades económicas se encuentren obligados a emitircomprobantes por sus operaciones mediante la utilización de controladores
scales. La a#p los implementó para la adecuada aplicación del principio de
lealtad comercial. La vulneración a este principio se da cuando los
contribu%entes se apropian indebidamente mediante ocultamiento de
operaciones, de impuestos contenidos en el precio de sus transacciones. stos
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equipos tienen caracter$sticas tales que aseguran la inviolabilidad de la
memoria que recepta los datos relacionados con las operaciones, en !unción de
los comprobantes emitidos.
KMuiénes están obligados a usar los controladores #scales Muienes e!ect1en
ventas, locaciones % prestaciones de svs masivas a consumidores #nales. J
además otros responsables que por la actividad que desarrollan se encuentren
obligados e4pl$citamente por la normativa emitida por )*+0.
*inalmente el controlador #scal es un equipamiento homologado por la )*+0.
0rovisto a los usuarios % proveedores que el organismo autoriza.
l controlador #scal inclu%e tmb las impresoras #scales. aracter$sticas del
equipamiento:
6 emoria no volátil inalterable e inaccesible para el responsable, en la cual se
almacenará el detalle % los totales de las operaciones realizadas.
6 -torga much$sima seguridad con relación al resguardo de los datos
almacenados en las memorias.
6 La memoria #scal debe estar cubierta % adherida a la parte interna del
aparato de modo de impedir su remoción sin que queden evidencias de ello.
6permite la transmisión de los datos registrados en la memoria del * en !orma
remota a bases centrales de )*+0.
Comprobantes que emite un C%$
5 !acturas
9 tiques
> tiques !acturas
? nota de venta
2 notas de debito
5C
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)rroja: cinta testigo (que se imprime simultáneamente3, omprobante diario de
cierre N en el que se imprimen los datos acumulados correspondientes a las
operaciones e!ectuadas diariamente, comprobante de auditoria que imprime
los datos e4tra$dos de la memoria #scal.
+os 2ic4et emitidos por los controladores scales deben estar
identicados por un lo!otipo scal. l logotipo #scal está compuesto de las
siglas C% 67-, que aparecen en la parte in!erior izquierda de los comprobantes.
Controladores scales " obli!ación tributaria
La obligación tributaria es la relación o el v$nculo entre dos sujetos "/)-
(nacional, provincial, municipal3 % +=))7-" (contribu%entes6personas
!$sicas o jur$dicas3.
La )*+0 es el organismo tributario a nivel nacional. La relación antes
mencionada !aculta al estado a e4igir al ciudadano el cumplimiento de las
obligaciones. 4isten obligaciones de dar o de hacer. Las de dar implican:
pagar impuestos, pagar tasas, pagar contribuciones especiales. Las de hacer
implican: onotributista e4hibir la identi#cación (categor$a % quien es3 % el
comprobante de pago. 0resentar BB de impuestos. 0resentar BB
in!ormativas. umplir con los requisitos !ormales #jados por la )*+0.
+os controladores scales permiten cuanticarla obli!ación de dar del
contribu"ente, "a que facilita la determinación acerca de cuánto debe
pa!ar de impuestos.
Las obligaciones de hacer que se relacionan con el uso de los * "-7:
6 La emisión de comprobantes por todas las operaciones
6 el no uso de otro medio de !acturación
6 0ermitir la reparación de los aparatos solo con proveedor inscripto o
autorizado por la a#p.
6 0ermitir el acceso al * del servicio autorizado % personal de la a#p
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6 0agos a proveedores.6 'egistraciones contables de las operaciones de compras % pagos.
6escripción del circuito$ los bloques de operaciones son:5. detección de la necesidad de compras.9. "elección del proveedor % adjudicación de la compra
>. 'ecepcion control % almacenamiento?. ontrol de compra % registración.
0ara comprender el circuito, es necesario utilizar la herramienta de
cursograma, que representará grá#camente el circuito administrativo.
1 6etección de la necesidad de compras /odas las compras de bienes superiores a un determinado monto deben
realizarse por escrito. Las solicitudes de compras se originan en dos sectores:
almacenes, donde se registra una !alta en el stocQ % en cualquier otro sector de
la empresa para productos sin stocQ.)rt$culos con stocQ: el sector almacenes es el encargado de emitir un pedido de
reaprovisionamiento.
)rt$culos sin stocQ: pueden ser distintos bienes de uso, consumos especiales
para eventos determinados, etc. Los distintos sectores emitirán a tal #n un
!ormulario de solicitud de compra.
L$mites para la autorización de compras. Los l$mites deben ser precisos %
relacionados tanto con un nivel jerárquico como con la especialidad del!uncionario que pueda autorizar la compra.
. Selección del proveedor " adjudicación de la compra'ecibidos los originales de los !ormularios de pedido de reaprovisionamiento %
solicitudes de compras que le env$an el sector almacenes % los demás.
ompras procede a:6 cotejar las #rmas insertas en los !ormularios con registro de autorizaciones %
#rmas6 onsultar el registro de proveedores con el objeto de seleccionar aquellos con
naturaleza más a!$n a la naturaleza del pedido, para proceder a solicitarles
cotización. #l pedido de cotización se realiza por escrito % la cotización del
proveedor también se recibe por este medio. n los casos de compras
peque8as % simples no se requieren consulta de precios a proveedores.=na vez recibidas las cotizaciones, se realiza una evaluación, no solo
considerando el precio, sino también la calidad, condiciones de pago % plazos
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de entrega. "e adjudica la compra emitiéndose la 8rden de Compra. "i la
cotización es por telé!ono, también se comunica la compra de esta manera,
solo que internamente si se emitirá una orden de compra que circulara para
ver las condiciones de contratación % demás.
Solicitud de cotización a distintos proveedores$ generalmente e4iste un
l$mite de importe peque8o, debajo del cual no se considera necesario pedir
cotizaciones. 0ara los casos de compras ma%ores, si será necesario solicitar
cotizaciones por escrito que contengan los siguientes datos: cantidad % calidad
requerida, precios, impuestos que gravan la operación % que deben !acturarse
en !orma agregada, condiciones de pago, !echas de entrega, plazo de
mantenimiento de la o!erta % garant$as.Las compras por montos importantes se hacen por concurso de precios, a
través de licitaciones p1blicas o privadas, la empresa emite pliego decondiciones, los proveedores presentan propuestas en sobre cerrados
depositados en una urna. La adjudicación de compra a un proveedor que no
o!erto el menor precio debe estar plenamente justi#cada.
(e!istro de comportamiento$ permite !acilitar la evaluación de los
proveedores convocados en base a comportamiento en anteriores cotizaciones.
Selección$ es tarea delicada. 'equiere de una adecuada documentación que
permita dejar plasmados los motivos de la elección.*djudicación de la compra " su comunicación$ las adjudicaciones de
compras importantes se realizan emitiendo un !ormulario de -rden de ompra.
ediante el cual se le comunica al proveedor que su o!erta ha sido aceptada %
se solicita proveer mercader$a solicitada. La orden de compra va al proveedor,
otra a contadur$a, otra a recepción % otra queda en compras.s necesario que todos los documentos estén prenumerados. sta
prenumeración !acilita el control de recepción por parte de los destinatarios, es
de vital importancia l control que realizan los sectores de:6 compras, respecto de la solicitud de compras % pedido de aprovisionamiento6 contadur$a % recepción, respecto a órdenes de compra emitidas.
(evisión de precios por personas ajenas al sector$ se realiza para evitar
que los proveedores se pongan de acuerdo respecto de los precios. l control
por parte de un sector ajeno evita estas situaciones.
9I
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/ (ecepción$ control " almacenamientoLa entrega de mercader$a se produce en el sector de 'ecepción, quien ante
esta circunstancia, emite un in!orme de recepción. 0uede e4istir un control de
calidad antes de la recepción. stos comprobantes le servirán a compras para
registrar la conclusión de la operación % al sector contadur$a, para las tareas deregistración.'ecepción % recuento de mercader$as: n el in!orme de recepción se contienen
todos los datos re!erentes a la cantidad % calidad de los bienes recibidos as$
como la !orma de entrega.ontrol de calidad: se aconseja dejar constancia de control de calidad, se
aconseja hacerlo con posterioridad.)lmacenamiento de la mercader$a: cuando almacenes recibe la mercader$a lo
hace acompa8ado del in!orme de recepción % el remito del proveedor. La
copias de remito e in!orme de recepción se env$an a contadur$a.'egistración de la operación: se realiza para llevar un control % establecer un
e#ciente seguimiento de la compra.
9 Control de compra " re!istración$l sector ompras va recibiendo la documentación de todas las operaciones6 -rden de compra (duplicado36 -reden de compras +nterna (original36+n!orme de recepción (original36 'emito del proveedor (duplicado3.uando recibe la !actura del proveedor se procede a su registración % control.)s$ se arma el legajo de ompras con toda la documentación antes
mencionada
)dmisión de !acturas 1nicamente originales: /esorer$a % ontadur$a no deben
proceder a la liquidación % pagos de legajos cu%a documentación no estuviera
constituida por comprobantes originales. l riesgo es que se pague dos veces.0ara identi#car duplicados o !otocopias deberán contener las le%endas
=0L+)-, /'+0L+)- seg1n corresponda. - si es !otocopia se pone -0+)6.
ontrol de !acturas de proveedores: l control deberá versar en base a los
siguientes datos:6cantidad6 calidad6 precios6 cálculos6 +va e impuestos adecuadamente
aplicados6 condiciones de pago.
'egistración de la deuda, aprobación del pago de !acturas: cumplidos todos los
requisitos de control se procede a la registración de la deuda.
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ontrol de !acturas de servicios: Los precios de servicios tales como publicidad
% los honorarios son controlados en !unción de contratos #rmados o cartas
propuestas de presupuestos emitidos por el proveedor % aprobados por la
empresa. n los servicios recurrentes el proveedor emite una !actura mensual.
)0+/=L- ? P 0)-"La !unción de pagos consiste en la cancelación de obligaciones contra$das
originadas con motivo de compras, svs recibidos, sueldos. "e hará én!asis en
los pagos de compras.
6escripción del circuito$
6 5 determinación de la !echa de vencimiento de la !actura % la emisión deorden de pago.
69 misión del heque
6> istribución de la documentación % registración de pago.
1 determinación de la fec'a de vencimiento de la factura " la emisión
de orden de pa!o
onsiste simplemente en la emisión de la orden de pago en !unción del legajo
de compras, una vez que se ha detectado como pró4ima la !echa de
vencimiento de la !actura del proveedor, suponiendo que no e4istendi#cultades, suponiendo que no e4isten di#cultades #nancieras para disponer
el pago. '-')' -- "/)E) -0="/- L L)B- -0')".
#misión del C'eque
/esorer$a recibe el legajo de ompras % la -rden de 0ago (original % duplicado3,
% luego de e4aminar la documentación se procede a emitir el heque. 0ara que
el cheque tenga validez es necesario que el tesorero coloque la primera #rma.
La documentación que compone el legajo de ompras es anulada con un sello0))-6 *), de !orma tal que sea presentada en otra oportunidad. n
conjunto con la -rden de 0ago % el heque se derivan al gerente
administrativo.
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l gerente )dministrativo coloca la segunda #rma al heque, generalmente
como medida de control coloca un tilde en el sello %a puesto. La
documentación se deriva luego a contadur$a.
misión de cheques con dos #rmas on la #nalidad de aumentar el control, se
requieren de dos #rmas, al momento de la emisión del heque, para aumentar
su validez. eneralmente la empresa le comunican al banco las #rmas
correspondientes con las combinaciones. La lista ) contiene la #rma de los
principales. La E la de tesoreros % gerentes. eneralmente es valida la #rma de
uno de ) % otro de E. o os ).
láusulas de la emisión d cheques: Los cheques deber$an emitirse con la
cláusula no a la orden, seguida del nombre del bene#ciario. "i !uera al portador
puede ser riesgoso porque la empresa no sabrá el nombre del bene#ciario #nal.ediante esta clausula se persigue que el cheque sea cobrado 1nicamente por
el bene#ciario.
heques anulados: Los cheques anulados deberán ser adheridos al talon de la
chequera. Eajo ning1n punto los cheques anulados deben destruirse, de esta
!orma se inhabilita la posibilidad de controles posteriores.
ustodio de talonarios de cheques sin utilizar: la custodia deber$a caer en el
!uncionario ajeno al manejo de los !ondos. La entrega de chequeras en blanco
deberá e!ectuarse solo ante la rendición de las chequeras %a utilizadas. 0ara
seguir orden cronológico % evitar que se den cheques de chequeras que no
están en uso.
'etenciones de los pagos: 0agos como alquileres, honorarios % otros deben
su!rir retenciones impositivas.
0ago de +mpuestos % argas sociales: se deben hacer para evitar sanciones de
organismos de control impositivo % previsionales. )*+0.
ontrol numérico de las Rrdenes de 0ago por parte de los sectores receptores:
la prenumeración permite el control de recepción por parte de los sectores
destinatarios. l principal control lo deben llevar el sector de /esorer$a %
ontadur$a.
9>
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$as prestablecidos para la emisión % #rma de cheques % pagos a proveedores:
"e #jan d$as para aprovechar la e#ciencia administrativa.
/ 6istribución de la documentación " re!istración de pa!o$
La documentación recibida del gerente )dministrativo se distrubu%e asi:
6 heque: al proveedor.
6 Legajo de compras: se archiva en ompras.
6 -rden de pago original: se archiva en 0agos. "e registra previamente en libro
diario
6 -rden de pago duplicado: "e archiva en /esorer$a.
uando el proveedor env$a el recibo -#cial, es adherido al original de la orden
de pago en el archivo contable de pagos.
'ecibo de pago emitido por el proveedor: "e recomienda e4igir el recibo a los
proveedores.
rogaciones a realizar a través de un sistema de !ondo #jo: aja chica de
juventud acordarse. 0orque e4iste, monto má4imo de compra, monto del
!ondo, reposición, listado de gastos con documentación respaldatoria para justi#car, pedido de aumento, !orma de pago de S.
)0+/=L- 26 &7/)" J =7/)" ) -E')'
Las ventas son el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa
trans#ere a la otra o a un * un bien o presta un svs % recibe a cambio un
precio pactado, a través de una promesa de pago que será generalmente en
dinero.
6escripción del Circuito$
65 'ecepción % aprobación del pedido
6 9 espacho de la mercader$a
6 > *acturación, registración % control
9?
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6? "eguimiento % control de pedidos.
1 (ecepción " aprobación del pedido
=n cliente puede realizar un pedido ante la visita recibida por parte de un
vendedor de la empresa o mediante un llamado tele!ónico. l caso máscomplejo es aquel en que las ventas se producen en cuenta corriente, %a que
en los casos de ventas al contado, la mercader$a no es despachada hasta que
no se veri#que la acreditación de los cheques recibidos en la cuenta corriente
de la empresa.
Los vendedores materializan el requerimiento mediante una 7-/) 0+-
o 0+-. La parte administrativa de &entas registra al cliente en la base de
datos, controla cantidad, calidad, códigos % precios, plazos, etc. n los casos de
ventas a créditos se realiza un ma%or control.
olocación de pedidos: Los vendedores de la empresa reciben los pedidos de
los clientes. on el objeto de evitar con!usiones, la nota de pedido debe estar
aprobada por escrito por el cliente. ándoles una copia de ese !ormulario, con
el valor que corresponde. Los destinatarios de los !ormularios serán:
6 liente
6 )dministración de ventas6 *acturación
6 misor
La nota de 0edido gralmente contiene: 71mero % nombre del cliente. ódigo
del vendedor. ódigo del producto solicitado. antidad. 0recio unitario.
ondiciones de vta. Lugar de entrega. *echa de entrega.
)probación !ormal del pedido: =no de los inconvenientes más comunes es el
rechazo por cliente ine4istente. n muchas ocasiones sucede por haberprocesado el pedido sin dar de alta al cliente, en el caso de que sea nuevo
cliente. -tros de los motivos, son las discrepancias entre los montos surgidos
de las listas de precios % las vigentes al momento de la !acturación.
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ontrol de créditos: aunque se trate de ventas al contado, el cliente puede
presentar atrasos en pagos de compras anteriores. ste sector deberá #jar un
l$mite de crédito má4imo a e!ectuar a cada cliente. e !orma de proteger a la
empresa. ste control tiene el objetivo de otorgar crédito solo a aquellos
clientes que estén en condiciones de pagarlo
ontrol de créditos: utilización del sistema de módulos: este sistema permite
mantener los l$mites má4imos en el tiempo teniendo en cuenta la in
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espacho % reparto de mercader$a: La hoja de ruta es la que sirve porque tiene
in!ormacion para controlar el proceso de entrega de mercader$a al cliente.
ontiene datos del repartidor % del veh$culo entre otros.
/ransporte de mercader$asD riesgosD seguros: La mercader$a transportada está
e4puesta a varios peligros que implican da8os. s conveniente contratar
seguros que cubran los riesgos. "i no se contrata seguro es importante
ponerlo bajo la responsabilidad del comprador.
4pedición: 0uede !uncionar como un sector de transito de la mercader$a que
va desde almacenes de la empresa hasta los depósitos de sus clientes
ontrol de entrega de la mercader$a solicitada por el cliente: para este control,
una de las copias del remito, se les enviará al sector e4pedición.
/ %acturación, re!istración " control
l sector !acturación, en !unción de los remitos por mercader$as entregadas %
de los precios % condiciones de venta contenidos en la nota de pedido, procede
a emitir las correspondientes !acturas, las !acturas se distribu%en de la
siguiente manera:
-riginal: cliente
uplicado: contadur$a
/riplicado: cobranzas
uadruplicado: se activa en el sector.
*acturación: proceso por el cual se liquidan las ventas realizadas
determinando sus correspondientes importes. "e recomienda con!eccionar la
!actura cuando la venta quede per!eccionada.
0recios % condiciones de ventas: se recomienda una sola lista de precios para
todos los clientes, di!erenciándolos solo a través de boni#caciones %
descuentos especiales.
9F
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0re numeración de las !acturas: es obligatorio para *acturación o documento
semejante.
ontrol de !acturación: =n sector ajeno deberá controlar la integridad %
corrección de las !acturas. ontadur$a es el sector que tiene mejores
condiciones en hacerlo. ontrola: la correlación del remito con la !actura, % los
importes de las !acturas.
'egistración der la operación: a cargo del sector contadur$a.
7otas de venta al contado: dicho !ormulario está amparando tres operaciones
distintas, la entrega, la !acturación % la cobranza. La nota de venta hace a las
veces de remito, !actura % recibo.
"eparación de !unciones: estamos ante
La entrega de mercader$a.
*acturación de la venta
obranza de la venta
9 Se!uimiento " control de los pedidos
Las notas de pedido irán siendo dadas de baja a medida que la empresa va%acumpliendo con las entregas, a tal #n que la administración de ventas reciba
de e4pediciones una copia de los remitos para cumplir con este control.
)0+/=L- C6 -E')7N)"
La operación de cobranzas: se re#ere a la percepción e!ectiva del precio
pactado en la operación de venta.
escripción del circuito6.
5 obranzas mediante cobradores
9 obranzas por correspondencia
> control % depósito de la recaudación
9G
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? ontrol % registración de la operación al #n del d$a
1 Cobranzas mediante cobradores
mite el !ormulario del listado de cobranzas para casa cobrador, indicando las
!acturas % clientes que cada uno tiene por objetivo cobrar. 0ara ello se entregaal cobrador dos copias del listado % una de cada *actura. )nte el pago del
cliente el cobrador recibe el precio -#cial, entregando al clinte el original. La
totalidad de la cobranza es rendida en tesorer$a.
0lanilla de cobranzas: se llena con todas las !acturas asignadas al cobrador
como objetivo de la cobranza.
'ecibo provisorioD recibo o#cial: "e pueden emitir recibos provisorios al cobrar,
para posteriormente emitir el recibo de#nitivo u o#cial. 0ara ahorrar tiempo se
recomienda emitir solo recibos de#nitivos.
'ecibos anulados: todas las copias deberán inutilizarse % archivarse
conjuntamente en el talonario correspondiente, con el objeto de asegurar que
no se ha realizado uso indebido.
Cobranzas por correspondencia
La correspondencia es abierta por la secretaria de erencia eneral, quiensepara las cartas comunes de los pagos realizados por correspondencia. Los
cheques son enviados directamente a tesorer$a para su depósito. =na de las
copias de la planilla listado de valores recibidos por correspondencia
intervenida por tesorer$a es enviada al sector cobranzas, quien tras la consulta
de deuda anal$tica, procede a emitir los recibos o#ciales.
/ control " depósito de la recaudación
n este bloque tesorer$a es el sector l$der que se encarga de depositar tanto lascobranzas recibidas por cobradores como las recibidas por correspondencia.
=na copia de la lista, habilitará al sector cobranzas para emitir los recibos
o#ciales.
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Eoletas de depósito: copia del detalle de valores depositados. La empresa se
debe quedar con una copia de los valores depositados, en caso de no ser asi se
di#cultara la posibilidad de revisiones % controles posteriores de las
operaciones de caja.
0arte de ingresos: tiene dos partes:
6 la primera se consignan los totales de cobranzas.
6 La segunda los totales de los depósitos realizados.
Los montos deben coincidir.
ustodia de talonarios de 'ecibos: deberán hacerlo sectores ajenos al manejo
de !ondos.. 0ara entregar un talonario nuevo, es necesaria la entrega de untalonario completos %a utilizado.
2odos los formularios deben estar prenumerados.
9 Control " re!istración de la operación al n del día
) medida que se van emitiendo, los 'ecibos -#ciales pasan por uentas
orrientes dependiente del sector de contadur$a, quien registra en las #chas de
uentas orrientes. l control es en !unción de la documentación que recibe de
los di!erentes sectores: el parte de ingresos, las boletas de depósitos, el recibo
o#cial, listado de cobranzas % valores recibidos por correspondencia. =na vez
controlados, contadur$a procederá a e!ectuar las registraciones
correspondientes en caja % bancos.
-tras modalidades de cobranzas:
6 0or mostrador: combinación de cobranza por correspondencia % cobranza por
cobradores. 7o presenta di#cultad alguna.
6 ) través de bancos: debe llevar estricto control de los datos identi#catorios de
los clientes.
)0+/=L- F6 -7/'-L +7/'7- 7 L )') /"-''+)
>I
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l Trea de tesorer$a es mu% sensible %a que por ella