Sähköisen taloushallinnon akatemia

24.3.2020

Tonja LindholmSovelluskonsultti040 574 6158tonja.lindholm@finago.com

ACCOUNTOR FINAGO OYKeilaniementie 1 (Accountor Tower), 02150 Espoowww.finago.com

OTA YHTEYTTÄMyynti: 020 787 9830, myynti@finago.comProcountor-asiakaspalvelu: 020 787 9840, asiakaspalvelu@procountor.comTikon-asiakaspalvelu: 020 116 0420, tikonasiakaspalvelu@finago.com

WE CREATE FLOWFinago on osa Accountoria. Ohjelmistojamme käytetään yli 1400 tilitoimistossa ja ne palvelevat yli 120 000 yritystä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa.

+ Verkkolaskulaki

+ Myyntilaskut ProcountorissaRekisterit, oletukset, laskutus, raportointi

+ Ostolaskut ProcountorissaRekisterit, oletukset, laskun käsittely, maksatus

+ Matka- ja kululaskut Procountorissa ja Minissä

MYYNTI- JA OSTOLASKUT

MATKA- JA KULULASKUT

+ Voimaan 1.4.2020

+ Jatkossa Suomen valtio ottaa laskut vastaan vain

verkkolaskuna

+ Yrityksillä on oikeus vaatia verkkolasku toiselta yritykseltä

+ Vastaanottajalla on oikeus jättää lasku maksamatta, jos

vaatimusta ei noudateta

+ Ei koske alle 10 000 eur liikevaihdon yrityksiä

+ PDF tai sähköposti ei ole verkkolasku

+ Vaatimuksia mm. laskun kenttiin

LAKI HANKINTAYKSIKÖIDEN JA ELINKEINONHARJOITTAJIEN SÄHKÖISESTÄ LASKUTUKSESTA (HE 256/2018 VP)

+ Lain tarkoituksena on tehostaa sekä julkishallinnon ja yritysten taloushallintoja luomalla

puitteet laskujen automaattiseen käsittelyyn

+ Sähköisellä laskulla tarkoitetaan laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa

sähköisessä muodossa ja se noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia EN

16931. Kansallisista verkkolaskuformaateista uusimmat kuvaukset (Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML

3.0) vastaavat eurooppalaista standardia.

+ Lain tarkoituksena on vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon niin

julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla. Automatisoinnilla saadaan useita hyötyjä

taloushallintoon. Esimerkiksi tiedon pohjalta tehtävät raportit valmistuvat nopeammin ja ovat

parempilaatuisia, kun tieto voidaan hyödyntää suoraan laskusta ilman manuaalivaihteita.

Parhaimmillaan taloushallinnon automaatio luo uutta liiketoimintaa ja vähentää harmaata

taloutta.

valtiokonttori.fi

LAKI HANKINTAYKSIKÖIDEN JA ELINKEINONHARJOITTAJIEN SÄHKÖISESTÄ LASKUTUKSESTA (HE 256/2018 VP)

MYYNTILASKUTUS

PROCOUNTORISSA

+ Laskutus Procountorissa on helppoa ja nopeaa

+ Laskutuksen aloittaminen käy vaivattomasti, tarvittavat tiedot

voi tuoda vanhasta järjestelmästä

+ Ohjelmassa myös myyntitilaukset ja tarjoukset

+ Vaativampaan laskutukseen Joukkolasku, Sopimuslaskutus ja

Töiden laskutus

LASKUTUS PROCOUNTORISSA

MYYNTILASKUN PROSESSI

Kirjanpito ja reskontra

päivittyvät

+ Maksut kohdistetaan automaattisesti laskuihin

Viitemaksut saapuvat pankista

+ Automaattinen tietojen haku pankin kanssa sovitulla tavalla

Kirjanpito ja reskontra

tallentuvat

+ Yrityksen oletukset+ Asiakkaan oletukset+ Tuotteen oletukset

Laskut lähetetään

+ Postitse tulostuspalvelun kautta

+ Verkkolaskuna+ Sähköpostilla

Laskut luodaan

+ Manuaalisesti+ Joukkolaskuna+ Integraation kautta

MYYNNIN OLETUKSET

Oletusten avulla muokataan taustalla tapahtuvaa automaatiota Procountorissa

Oletusten avulla esimerkiksi

kyseisen asiakkaan laskut ohjautuvat automaattisesti tietylle kirjanpidon tilille

tai

myyntituote saa automaattisesti seurantakohteen tunnisteen eli dimensiotiedon

Oletukset asiakkaille

Oletukset tuotteille

MYYNNIN OLETUKSET

Tuotteen oletukset

Asiakkaan oletukset

Procountorin oletukset

MYYNTIEN KIRJAUSKETJU

UUSI MYYNTILASKU

1700/3000

VIITESUORITUS

1990/1700

TILIOTE

1910/1990

• Huom! Viitesuoritukset ja tiliotteet tulevat pankista omina aineistoinaan

• Molempien takana omat kirjanpitosivunsa

ASIAKASREKISTERIN SIIRTO

Liikekumppaniaineiston siirtotiedosto

Liikekumppani = asiakas, toimittaja tai henkilö

TUOTEREKISTERIN SIIRTO

Tuoteaineiston siirtotiedosto

Myynnin- ja ostojen tuoterekisterin siirtoon

OSTOLASKUT

PROCOUNTORISSA

OSTOLASKUJEN PROSESSI

Kirjanpito ja reskontra

päivittyvät

Maksut kohdistetaanlaskuihinautomaattisesti

Tiliotteet noudetaan pankista

Automaattinen hakupankin kanssasovitulla tavalla

Laskut maksetaan

Pankkiyhteydellä suoraan Procountorista

Kirjanpito ja reskontra

päivittyvät

Tuotteen oletuksetToimittajan oletuksetSisäisen laskennanseurantakohteet elidimensiot

Laskut hyväksytään

Joustava kierrätysAsiatarkastaminenHyväksyminen

Laskut vastaan-otetaan

VerkkolaskunaSkannauspalvelun kauttaManuaalisesti

+ Hyväksymiskierron ensimmäinen asiatarkastaja saa sähköpostiviestin, kun verkkolasku saapuu Procountoriin

+ Henkilö tarkistaa ostolaskun tiedot (sekä määrittelee laskulle sopivat asiatarkastajat)

+ Lasku lähetetään eteenpäin Lähetä kiertoon -painikkeella

Vaihe 1

+ Seuraava asiatarkastaja saa automaattisesti sähköpostiviestin

+ Lasku asiatarkastetaan Asiatarkasta-painikkeella

Vaihe 2 + Kun viimeinen asiatarkastaja on tarkastanut laskun, laskun tilaksi tulee Asiatarkastettu

+ Laskun hyväksyjälle lähtee sähköpostiviesti

Vaihe 3

+ Laskun hyväksyjä hyväksyy laskun Hyväksy-painikkeella

+ Laskun tilaksi tulee Hyväksytty

+ Tämän jälkeen lasku voidaan laittaa maksuun

Vaihe 4

OSTOLASKUJEN HYVÄKSYMISKIERTO

OSTOLASKUJEN OLETUSTILIÖINNIT

1. Tuotteen oletustiliöinti – kohdista tuoterekisteriin

Tuote A XXXX

2. Toimittajan oletustiliöinti Toimittaja Oy XXXX

3. Procountor–oletustiliöinti ostolaskulle

Ostolasku-tositelaji 8450

OSTOLASKUJEN KIRJAUSKETJU

Ostolasku+Ostolaskun kirjanpitosivu:

+8450 Muut hallintokulut / 2880 Maksuliikennetili

Tiliote+Tiliotteen kirjanpitosivu:

+2880 Maksuliikennetili / 1910 Pankkitili

MATKA- JA KULULASKUT

+ Voidaan tehdä joko ohjelmassa, tai Procountor Mini-

sovelluksella

+ Vain matkalaskulle voi lisätä kilometrikorvaukset ja päivärahat

+ Henkilörekisteriin asetettavat oletukset helpottavat

matkalaskun tekemistä

+ Matka- ja kululaskujen tuoterekisterin tuotteiden

oletustiliöintejä voi muokata (Hallinta – Kirjanpidon tiedot –

Tiliöintioletukset – Matka-/kululaskujen oletustiliöinnit)

+ Tuoterekisteri päivittyy automaattisesti vuoden vaihteessa

MATKA-/KULULASKUN LAATIMINEN

+ Kaksi tapaa tehdä matkalasku ohjelmassa:

+ Matkalaskuri tai Valita tuotteet tuoterekisteristä

MATKA-/KULULASKU PROCOUNTORISSA

MATKALASKURI

Matkalaskurin avulla voit:

+ Kirjoittaa matkan ajankohdan ja paikkakunnat

+ Kirjoittaa matkan tarkoituksen

+ Laskea automaattisesti kotimaan päivärahat

+ Lisätä laskulle helposti kilometrikorvaukset ja pysäköintikulut

+ Merkitä muistiinpanoihin, että kulut laskutetaan edelleen

PROCOUNTOR MININ KÄYTÖN ALOITTAMINEN

Minin aloitus vaatii vain 3 helppoa vaihetta:

1. Lataa Mini puhelimeesi

2. Kirjaudu Miniin Procountor tunnuksillasi ja henkilökohtaisellasalasanalla

3. Valitse yritysympäristö johon kirjaudut

Jos käytät Miniä useissa yrityksissä, matka- ja kululaskut pitää tehdä valmiiksi ennen kuin kirjaudut ulos.

MININ ETUSIVU

ETUSIVUN PAINIKKEET

+ Plus (+) - Plussasta voi luoda uuden matkalaskun tai muokata keskeneräistä

laskua

+ Talo- Paluu etusivulle

+ Kello- Käyttäjän omat tehtävät ja ilmoitukset löytyvät kello-painikkeesta

+ Ratas- Rattaasta aukeaa pudotusvalikko, josta löytyvät omat tiedot,

käyttöehdot ja uloskirjautuminen

+ Laatikko- Avaa Minin arkiston, josta löytyvät vanhat matka- ja kululaskut,

sekä arkistoidut palkkalaskelmat

MATKA-/KULULASKUN TEKEMINEN MINISSÄ

+ Automaattinen päivärahojen laskenta

+ Minissä on GPS- paikannus ominaisuus, joten se tunnistaaautomaattisesti sijainnin, kun se laitetaan päälle

+ Automaattisella kilometri-toiminnolla voidaan hyödyntäänGooglen APIa ja laskea maksettavat kilometrikorvauksetautomaattisesti

UUDEN MATKALASKUN LUOMINEN

1. Uuden matkalaskun luominen aloitetaan painamalla Plus (+) -kuvaketta Minin etusivulla

2. Valitse “Uusi matkalasku”

3. Lisää matkan aloituspaikka

4. Lisää matkan aloitusajankohta. Lisää myös aikavyöhyke, jolla oletmatkan alkaessa

5. Jos haluat, että ohjelma laskee päivärahat, aktivoi “Hae päivärahaa”-painike

6. +- painikkeesta voit lisätä matkan seuraavan etapin

7. Lisää kaikki tarvittavat paikat

8. Merkitse matka loppuneeksi +- painikkeen Matkan lopetus-painikkeesta- Jos et paina Matkan lopetus- painiketta Mini käyttää viimeisintä

sijaintiasi matkan lopetuspaikkana

KULUN LISÄÄMINEN MATKALASKULLE

1. Lisätäksesi kulun, klikkaa + symbolia ja valitse Kulu- painike

2. Valitse Tuote

3. Lisää hinta ja rahayksikkö. Voit syöttää summan siinä valuutassa, jolla kulu on todellisuudessa veloitettu

4. Lisää ostopäivä

5. Valitse ALV-prosentti

6. Lisää kommentti

7. Lisää liite / liitteet. Voit joko kuvata kuitin sovelluksella tai lisätä kuvan puhelimestasi

TARKASTAMINEN

Oikeassa yläkulmassa on Viimeistele- painike, jonka kautta pääsetsyöttämään loput matkalaskulla tarvittavat tiedot. Tarkasta myös matkasitiedot tällä näkymällä ennen matkalaskun viimeistelyä.

VIIMEISTELE JA LÄHETÄ

Lisää matkalaskulle Matkan tarkoitus

Aktivoi tarvittaessa “Matkakulut laskutetaan asiakkaalta”- toiminto

Matkalaskun voi lähettää Ministä Procountoriin keskeneräisenä, jolloin sitä voi vielä muokata ohjelmassa.

Kun matkalasku lähetetään Ministä Procountoriin, sitä ei voi enäämuokata Mini- sovelluksessa.

KULULASKU MINISSÄ

1. Uuden kululaskun teko aloitetaan Plus- painikkeesta Mininetusivulta

2. Ota kuva kuitista tai lisää se puhelimestasi

3. Jos liitettä ei ole, tai se halutaan lisätä Procountorissa, voidaanvalita Ei liitettä-kohta

4. Täydennä tuote, ostopäivä, hinta, ja alv-kanta. Tuoterekisterion sama kuin Procountorissa

5. Valitse valuutta

6. Lisää kommentti Kommentti-kenttään

7. Viimeistele ja lähetä lasku Procountoriin

Kiitos!Tack så mycket!Tusen takk!Mange tak!Thank you!