oktober 2013

VVJ Plan-kuren 1

Jeugdbeleid

planmatig

aanpakken

vanaf 2014

JOUW PLAN UIT HET PLAN

Plan-kuren, oktober 2013

Punten voor het planningsproces

Hoe groot is

jouw aandeel

in het

planningsproces?

Hoe beleef jij het

planningsproces?

In hoeverre staat de

inhoud al vast?

Hoe tevreden

ben je over

de georganiseerde

inspraak?

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 2

Wat gaan we

doen vandaag?

• Waarde van

planmatig werken (vm)

• Een blik op het

meerjarenplan,

jouw plan uit het plan (nm)

• Geen foute ideeën, alleen

heel persoonlijke variaties

Een blik op je agenda

• Hoe ziet je letterlijke agenda eruit?

• Hoeveel agenda’s heb je?

• Wat is de belangrijkste en hoe ziet hij eruit?

• Waarom is dat jouw belangrijkste agenda?

• Welke vul je altijd aan en welke zijn

‘aanvulagenda’s’, bv in huishouden?

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 3

Enkele stellingen – ter inspiratie

• ‘Ik kan perfect functioneren in een chaotische

omgeving.’

• Ik heb tijdsdruk nodig om in gang te schieten.’

• ‘De anderen vinden het heel gewoon dat ik ‘ja’

zeg.

• ‘Ik los de dringende zaken op en stel de

belangrijkste uit.’

• Ik plan niet. Ik kan toch de tijd niet inschatten.’

Enkele stellingen – ter inspiratie

• ‘Zonder pen en papier kan ik niet plannen.’

• ‘Ik heb geen tijd om te plannen.’

• ‘Mijn planning wordt gemaakt op

teamniveau en daar kan ik perfect mee

leven.’

• ‘Ik heb steeds het gevoel tegen de klok te

vechten.’

• ‘Een beetje discipline zou me heel erg

helpen.’

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 4

Een blik op je lijstje

• Wat zijn voor- en nadelen van jouw manier

van werken op vlak van planning?

• Voor jou/je vervanger/opvolger?

• Wat zijn jouw werkpunten?

Wat nodig om goed te functioneren?

• Voor jou persoonlijk?...

• Flexibel werken, of net heel gestructureerd?

• Rust, of net de drukte?

• Contact met mensen uit andere diensten, of liever alleen?

• Tijd voor administratie, tijd voor veldwerk?

• Regelmatig reflecteren over hoe ik werk?

• Regelmatig vorming volgen?

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 5

Wanneer voldoening uit werk?

Als je…

• Een duidelijk doel hebt;

• Een heldere persoonlijke visie hebt;

• Onmiddellijk weet of je vooruitgang boekt;

• Je vaardigheden volledig benut;

• Je uitgedaagd voelt;

• Geconcentreerd bezig bent;

• Controle hebt over de situatie.

Waarom is iets een prioriteit?

• Is het een prioritaire doelstelling?

• Teken je met een actie in op een Vlaamse

beleidsprioriteit?

• Staat iets in het overig beleid maar is het

toch heel essentieel in jouw job?

• Of neemt het gewoon veel tijd in beslag?

• Voor wie zijn ze prioritair?

• Zijn alle ‘prioritaire doelstellingen’ ook voor

jou prioritair?

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 6

Een blik op je huidige to do-lijst

• Welke zijn jouw 10 belangrijkste taken nu?

• Voor wie doe je die, voor wie zijn ze

prioritair?

• Noteer ze.

Hoe moet een planning eruit zien?

• Tijdstippen? Of duurtijd?

• Je prioriteiten visueel voorgesteld?

• To do’s in je agenda? Of in een takenlijstje?

• Wie je nodig hebt?

• Neveninformatie? Of blijft die in je hoofd?

… en omdat e-mail een grote tijdrover kan zijn:

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 7

En nu?

• Tijd voor actie. Tijd voor verandering?

• Einde van het jeugdbeleidsplan,

tijd voor een plan op jouw maat;

• Hou je lijstje met plussen en minnen bij voor

deze namiddag.

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 8

De vorm van het meerjarenplan

• Hoeveel prioritaire doelstellingen, hoeveel

overig beleid?

• Hoeveel acties?

• Zijn de taken toegewezen aan diensten?

• Zijn de taken ook aan ‘externe’ actoren

toegewezen?

De inhoud van het meerjarenplan

• Exclusieve ‘jeugd’-doelstellingen?

• Hoe gedetailleerd zijn de acties

geformuleerd? Groot verschil tussen

prioritair en recurrent?

• Heb je voldoende aan het meerjarenplan of

moet je voor 2014 nog veel concreet maken?

• Voor wie is er gepland?

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 9

Wat rolt uit de software?

• Wat je ingaf als doelstellingen

en bijhorende actieplannen;

• Financiële kant van de zaak;

• Indicatoren voor jeugdbeleid?

• Rapportering gedurende het jaar

– Adviesraden

– Gemeenteraad

Naar een persoonlijk plan

• De meester en de stenen;

• Taken zijn mix van dagelijks beheer,

projectmanagement en

onvoorziene omstandigheden;

• Stel prioriteiten en maak ze zichtbaar;

• Prioriteiten komen eerst, anders kom je er

niet toe.

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 10

Een woordje uitleg

• Blad stelt ‘een jaar werktijd’ voor;

• Welke factoren verminderen je werktijd?

• Hoeveel ‘blanco’ tijd?

• Welke externe factoren liggen vast?

• Eerst de keien, dan de kiezels, het zand en

het water

• Stokken in de wielen? Kun je daar iets aan

doen?

Maak onderscheid met kleurkleurkleurkleur en VORMVORMVORMVORM

• Voor welke beleidsvelden werk je?

• Dagelijks beheer vs projecten

• Hoe hoog staat iets op de agenda?

• Is dat iets al helemaal uitwerkt in acties of

moet je daarvoor ook nog tijd uittrekken?

• Heb je anderen nodig voor verdere

uitwerking/uitvoering?

• Waar kruipt veel budget in? Weinig?

• Wat vind je zelf leuk om te doen?

oktober 2013

VVJ Plan-kuren 11

Alternatieven?

• In Excel werken met kleuren en volgordes

• Takenlijstjes

• Grote kalender inkleuren

• …

Hoe ziet jouw planning eruit? Is die ok?...

Kritische reflectie

• Heb je rekening kunnen houden met wat jij

nodig hebt om goed te kunnen functioneren?

• Heb je ruimte om een ‘specialist kinderen en

jongeren’ te worden?

• Tijd om gemeenteraadsbeslissingen en

vakliteratuur te lezen?

• Tijd voor inspraak en participatie?

• Ook ruimte voor eigen inbreng of voer je enkel

opgelegde taken uit?