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Importancia de la especialización y
división de funciones
• División de trabajo: Reparto optimo del trabajo entre los miembros.
• Especialización: surge de la división de trabajo, asignación de funciones muy especificas de manera que la persona se haga experta en ellas.
• Ventajas:
Importancia de la especialización y
división de funciones
• División de trabajo: Reparto optimo del trabajo entre los miembros.
• Especialización: surge de la división de trabajo, asignación de funciones muy especificas de manera que la persona se haga experta en ellas.
• Ventajas:
– Mejorar la cantidad y calidad de los resultados.
– Incrementa la eficiencia de la organización
– Facilita el aprendizaje
– Supone ahorro de costes
• Requiere coordinación (adaptación mutua, supervision directa y normalización).
AGRUPACIÓN DE UNIDADES
A través de ésta se establece el sistema de autoridad formal, construyéndose la jerarquía de la organización.
Empresa pequeña: diseño sencillo, poca especialización y formalización
Bases para la agrupación:
Diseño de la estructura
•Agrupación funcional
•Agrupación por producto
•Agrupación por clientes
•Agrupación geográfica
•Agrupación por procesos
•Agrupación mixta
Diseño del organigrama
DEFINICIÓN:
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías y la autoridad existentes dentro de ella.
Diseño del organigrama
DEFINICIÓN:
Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías y la autoridad existentes dentro de ella.
FUNCIONES:
• Constituyen una fuente de información.
• Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una empresa.
• Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
• Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control (al delimitar funciones y responsabilidades.
• Establecer la mejora manera de lograr los objetivos
• Evitar la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costes e incrementando la productividad.
Diseño del organigrama
VENTAJAS:
• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas, pudiendo mostrar las incongruencias y complejidades.
• Proporciona una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de
la misma.
• Establece y refleja los canales de comunicación (permite conocer la forma en la que se toman las decisiones y cómo fluje la información dentro de la organización)
• Refleja las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa.
• Se utiliza como guía para planear una expansión.
Diseño del organigrama
ALGUNAS CONSIDERACIONES:
- El trabajador desde su ingreso debe conocer tres documentos clave: las declaraciones estratégicas (visión, mision, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y el manual de organización y funciones (analisis de puesto).
Diseño del organigrama
ALGUNAS CONSIDERACIONES:
- El trabajador desde su ingreso debe conocer tres documentos clave: las declaraciones estratégicas (visión, mision, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y el manual de organización y funciones (analisis de puesto).
- El organigrama no va solo, se debe acompañar por el manual de organización y funciones (que muestre las funciones generales, especificas, los procedemientos, etc del puesto)
Diseño del organigrama
ALGUNAS CONSIDERACIONES:
- El trabajador desde su ingreso debe conocer tres documentos clave: las declaraciones estratégicas (visión, mision, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y el manual de organización y funciones (analisis de puesto).
- El organigrama no va solo, se debe acompañar por el manual de organización y funciones (que muestre las funciones generales, especificas, los procedemientos, etc del puesto)
- El organigrama es una herramienta sencilla de la cual no debe prescindir ninguna empresa, SIN IMPORTAR SU TAMAÑO.
- No es algo estático.
ORGANIGRAMA PYMES
Dueño - Socio
Encargado 1
Empleado 1 Empleado 2 Empleado 3
Contador
Empleado 4
Encargado 2
ANALISIS DE PUESTOS: CONCEPTO
Consiste en analizar y comprender el contenido de los puestos
de trabajo así como el entorno en el que se desarrolla.
Actividades a desarrollar en el puesto (equipo necesario,
comunicación con otros puestos de trabajo)
Capacidades requeridas en el puesto (Formación, experiencia
previa)
Condiciones laborales del puesto (Requisitos físicos, grado de
responsabilidad, nivel de supervisión, etc.)
RRHH:
DISEÑO Y REDISEÑO DE PUESTOS
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
FORMACION Y DESARROLLO PROFESIONAL
EVALUACION DEL RENDIMIENTO Y RETRIBUCION
ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD
DIRECTIVO DE LINEA:
MEJOR REPARTO DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES
MAYOR FALICIDAD DE CONSEGUIR LA PREMISA
“the right man in the right place” MAYOR PRODUCTIVIDAD
ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD
PERSONAL:
CONOCER Y COMPRENDER MEJOR LOS DEBERES Y
RESPONSBILIDADES DE SU PUESTO MEJOR DESARROLLO
INFORMACION UTIL PARA DISTRIBUIR LA CARGA DE
TRABAJO ENTRE EMPLEADOS EVITAMOS SITUACIONES
DISCRIMINATORIAS
LA ESPECIFICACION DEL PUESTO PUEDE USARSE COMO
GUIA PARA EL AUTODESARROLLO.
ANALISIS DE PUESTOS: UTILIDAD
1. EXAMEN DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
2. ELECCIÓN DE PUESTOS A ANALIZAR
3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN PUESTO
5. PREPARACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES PARA EL PUESTO
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
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1. EXAMEN DE LA EMPRESA
Estudio del papel desempeñado por el puesto de trabajo en el flujo de trabajo de
la empresa, analizando las relaciones entre las diferentes uds organizativas
(departamentos, equipos de trabajo, etc.) y puestos de trabajo
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
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1. EXAMEN DE LA EMPRESA
Estudio del papel desempeñado por el puesto de trabajo en el flujo de trabajo de
la empresa, analizando las relaciones entre las diferentes uds organizativas
(departamentos, equipos de trabajo, etc.) y puestos de trabajo
2. ELECCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO A EXAMINAR
Atención a aquellos puestos cuya información sea la más relevante para la
empresa debido al elevado coste que pudiera suponer analizar la totalidad
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
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1. EXAMEN DE LA EMPRESA
Estudio del papel desempeñado por el puesto de trabajo en el flujo de trabajo de
la empresa, analizando las relaciones entre las diferentes uds organizativas
(departamentos, equipos de trabajo, etc.) y puestos de trabajo
2. ELECCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO A EXAMINAR
Atención a aquellos puestos cuya información sea la más relevante para la
empresa debido al elevado coste que pudiera suponer analizar la totalidad
3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
Tareas o funciones que se desarrolla en el puesto, sus caracteristica y proposito,
Conocimientos, habilidades necesarias, etc.
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
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3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN:
OBSERVACIÓN DIRECTA: Observar a los empleados mientras desarrollan las tareas y funciones propias de su trabajo. Método apropiado para puestos de escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
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3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN:
OBSERVACIÓN DIRECTA: Observar a los empleados mientras desarrollan las tareas y funciones propias de su trabajo. Método apropiado para puestos de escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva
ENTREVISTA: Conversación personal con el trabajador y con otras personas relacionadas con el puesto.
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
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3. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE EL PUESTO
MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN:
OBSERVACIÓN DIRECTA: Observar a los empleados mientras desarrollan las tareas y funciones propias de su trabajo. Método apropiado para puestos de escasa cualificación que realizan tareas rutinarias y repetitiva
ENTREVISTA: Conversación personal con el trabajador y con otras personas relacionadas con el puesto.
CUESTIONARIOS: Acerca del puesto de trabajo y entregados a los empleados . Se trata de que sean de fácil comprensión y también pueden ser entregados a los superiores del individuo para revisar o cumplimentar
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Informar sobre el contenido de cada puesto en términos de funciones,
responsabilidades y condiciones generales de trabajo.
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
4. PREPARACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Informar sobre el contenido de cada puesto en términos de funciones,
responsabilidades y condiciones generales de trabajo.
5. PREPARACIÓN DE LAS ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Descripción de las características (conocimientos, habilidades y técnicas) requeridas
para desempeñar el puesto de forma adecuada
ANALISIS DE PUESTOS: ETAPAS
Proceso de estructuración del trabajo y asignación de las tareas específicas a un individuo o grupo de éstos para lograr los objetivos marcados por la organización.
Especialización del trabajo
Ámbito del puesto
Profundidad del puesto
No existe un Diseño Óptimo para cada caso específico.
Tres son las características esenciales a tener en cuenta.
DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS
ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO:
Es el % de participación de una tarea en un trabajo Un alto grado de especialización de la tarea incrementa la eficacia del trabajo
Excesiva especialización genera problemas de
satisfacción
DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS
AMBITO DEL PUESTO DE TRABAJO:
Número y variedad de tareas que se realizan en un puesto
Ámbito muy limitado. Puestos especializados de los niveles más bajos: se realiza repetidamente las escasas tareas del puesto ocupado
Ámbito amplio. Puestos con mas responsabilidades de los niveles más altos. Se requiere más tiempo para desarrollar las tareas
Más difícil mantener la atención, más fácil errar, etc.
DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS
PROFUNDIDAD DEL PUESTO DE TRABAJO:
Grado de libertad-responsabilidad para realizar las actividades de un puesto
Elevada profundidad en relación a las capacidades y actitud del empleado dan como resultado ineficiencias en la realización del trabajo.
Muy baja profundidad: Demasiadas restricciones al empleado que dan como resultado una mayor insatisfacción y desmotivación
Los puestos más especializados poseen escasa profundidad Los puestos de los Directivos poseen mayor profundidad y asumen mayor nº
responsabilidades
DISEÑO DE PUESTOS: CARACTERISTICAS
ENTORNO
ANTICIPACIÓN, REACCIÓN O ADAPTACIÓN
Flexibilidad en el diseño de los puestos de trabajo
DISEÑO DE PUESTOS: FLEXIBILIDAD
IDENTIFICACIÓN
• Concepto: Información o datos necesarios
para localizar el puesto en la organización
• Contenido:
- Área, departamento o sección
- Denominación del puesto
- Actual ocupante
- Superior jerárquico
- Fecha de cumplimentación.
MISIÓN
• Concepto: Texto que indica la razón de
ser del puesto en la organización. Para
qué existe y cuáles son los máximos
resultados que se esperan.
RESPONSABILIDADES BÁSICAS
• Concepto: Tareas básicas de cuya
realización es responsable el titular ya sea
directamente o por medio de sus
subordinados.
ACTIVIDADES/ FUNCIONES
• Concepto: Determinación de las acciones
que realiza el puesto de trabajo,
distinguiendo dentro de las mismas las
tareas que se han de realizar de forma
permanente como aquellas que se producen
ocasionalmente.
DIMENSIONES
• Concepto: Aspectos económicos o
cuantitativos afectados por el puesto.
• Nº de personas que dependen del puesto.
• Presupuesto de gastos.
• Otras magnitudes del presupuesto.
(inversiones, facturación, compras).
• Maquinaria o equipamiento que el puesto
de trabajo utiliza.
DEPENDENCIA JERÁRQUICA
• Concepto: Descripción de la situación del puesto
dentro del organigrama de la empresa.
• Organigrama: Descripción gráfica de la posición
del puesto dentro de la estructura de la
organización.
• Dependencia jerárquica: Identificación del
puesto inmediatamente superior del que depende.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
• Concepto: Relaciones más significativas,
que mantiene quien ocupa el puesto.
• R.Internas: Se indicarán las áreas de
trabajo o puestos con los que es necesaria
una comunicación frecuente para el
desempeño de las funciones.
• R.Externas: Se identificarán las
organizaciones externas con las que se
relaciona en el desempeño de las funciones.
CONTEXTO DEL PUESTO
• Concepto: Decisiones y propuestas más importantes que toma o realiza el titular del puesto.
• En este apartado se tendrán en cuenta otros aspectos relativos al puesto y no considerados en los demás factores. (cargas especiales de trabajo, asignaciones difíciles...)
PERFIL DEL PUESTO
• Concepto: Capacidades y conocimientos
necesarios para un adecuado desempeño del
puesto.
• Formación: Distinguiéndose entre la formación
previa al acceso al puesto y la formación a
desarrollar una vez que se ha accedido al puesto.
• Aptitudes/competencias/capacidades: Conjunto
de características necesarias para un adecuado
desempeño de las funciones.
• Experiencia previa: Puestos de trabajo genéricos y
plazos de permanencia en los mismos necesarios
para acceder al puesto definido.