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SGQ-MGN-03_01 Codice Edizione N. 1 20.04.2012

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Servizio WebEDI Manuale Utente

Documento

Redatto da: DDM Corporate e Staff 20.04.2012

Verificato da: DDM Corporate e Staff 20.04.2012

Approvato da: DDM Corporate e Staff 20.04.2012



Modello Tipologia Titolo Codice Documento Versione e Data Identificativo file Pag. di SGQ-MGN-03_01 Documento codice Edizione N. 1

20.04.2012 WebEDI_ManualeUtenteV10.docx 2 65

Indice

INDICE DELLE FIGURE .............................................................................................. 3

1. Introduzione e attivazione del servizio ........... ................................................... 5

2. Accesso al servizio WebEDI ........................ ....................................................... 6

3. Menu principale ................................... ................................................................ 8

3.1. Inbox – documenti ricevuti da parte di Enel ................................................................... 9

3.1.1. Fattura Elettronica inviata da ENEL .......................................................................... 15

3.1.1.1. Il file p7m ................................................................................................................ 16

3.1.1.2. Il file XML UBL 2.0 .................................................................................................. 17

3.2. Outbox – predisposizione invio documenti .................................................................. 18

3.2.1. Upload documento fattura XML ................................................................................. 20

3.2.2. Upload documento fattura PDF/Tiff ........................................................................... 22

3.2.3. Compilazione on-line fattura ...................................................................................... 24

3.2.4. Compilazione on-line Nota Di Credito o Nota di Debito ............................................. 36

3.3. Sent ............................................................................................................................ 37

3.3.1. Gestione dei documenti ............................................................................................ 40

3.4. Bozze – documenti in stato bozza ............................................................................... 41

3.5. Admin – funzioni di amministratore .............................................................................. 43

3.5.1. Tabella Anagrafica .................................................................................................... 44

3.5.2. Tabella Articoli .......................................................................................................... 46

3.5.2.1. Inserimento nuovo articolo/prestazione ................................................................... 47

3.5.2.2. Modifica articolo/prestazione................................................................................... 48

3.5.2.3. Cancellazione articolo/prestazione.......................................................................... 48

3.5.3. Comunicazioni .......................................................................................................... 49

3.5.4. Banche di appoggio .................................................................................................. 50

3.6. Logoff .......................................................................................................................... 52

3.7. Help ............................................................................................................................ 52

3.8. Report ......................................................................................................................... 52

4. Appendice A – Gestione Professionisti ............. ............................................. 54

4.1. Accettazione Lettera di incarico ................................................................................... 54

4.1.1. Stati previsti dalla lettera di incarico .......................................................................... 55

4.2. Chiusura delle lettera di incarico.................................................................................. 56

4.3. Compilazione del proforma .......................................................................................... 57

4.3.1. Stati previsti per il proforma ....................................................................................... 59

4.3.2. Vista aggregata sul proforma .................................................................................... 60

5. Appendice B – Fatture con ritenute d’acconto ...... ......................................... 61

5.1. Dove indicare le ritenute d’acconto .............................................................................. 61

5.2. Tipologia di ritenute previste ........................................................................................ 63





INDICE DELLE FIGURE Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti ........................................................................................... 6

Fig. 1B – Accesso a WEG ........................................................................................................... 6

Fig. 1C – Accesso a WEG .......................................................................................................... 7

Fig. 1D – Accesso a WEG .......................................................................................................... 7

Fig. 2 – Menu principale .............................................................................................................. 8

Fig. 3 – Finestra Menu principale ................................................................................................ 9

Fig. 4 – Esempio di Benestare alla fatturazione ........................................................................ 11

Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta ......................................................................... 11

Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata ............................................................................ 11

Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento ................................................................................. 12

Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione) ......................................................... 12

Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate ................................................................................. 13

Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione ...................................................................................... 14

Fig. 11 – email di notifica .......................................................................................................... 16

Fig. 12 – Inbox del Fornitore ..................................................................................................... 16

Fig. 13 – Apertura di una fattura elettronica .............................................................................. 16

Fig. 14 – UBL. Riferimento al PDF ............................................................................................ 17

Fig. 15 – Invio documenti - Outbox ........................................................................................... 18

Fig. 16 – Upload documenti ...................................................................................................... 20

Fig. 17 – Conferma invio fattura (Upload documenti) ................................................................ 21

Fig. 18 – Selezione modalità Fattura Tiff/PDF ........................................................................... 22

Fig. 19 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF .................................................................... 22

Fig. 20 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF .................................................................... 23

Fig. 21 – Maschera di anteprima Fattura ................................................................................... 23

Fig. 22 – Testata fattura (Outbox) ............................................................................................. 24

Fig. 23 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura) .................................... 27

Fig. 24 – Inserimento righe di dettaglio in fattura ....................................................................... 28

Fig. 25 – Riga di dettaglio della fattura ...................................................................................... 29

Fig. 26 – Sommario ................................................................................................................... 32

Fig. 27 – Allegati ....................................................................................................................... 33

Fig. 28 – Maschera di riepilogo ................................................................................................. 34

Fig. 29 – Maschera di conferma ................................................................................................ 35

Fig. 29.1 – Tipo Documento ...................................................................................................... 36

Fig. 30 – Selezione partner per consultazione documenti ......................................................... 37

Fig. 31 – Impostazione criteri di ricerca ..................................................................................... 38

Fig. 32 – Elenco documenti ricercati ......................................................................................... 39

Fig. 33 – Albero dei documenti .................................................................................................. 39

Fig. 34 – Elenco documenti trovati nel database ....................................................................... 40

Fig. 35 – elenco fatture salvate in stato bozza .......................................................................... 41

Fig. 36 – Funzione Admin ......................................................................................................... 43

Fig. 37 – Modifica anagrafica .................................................................................................... 44

Fig. 38 – Elenco degli articoli .................................................................................................... 46

Fig. 39 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli) ............................................................... 47

Fig. 40 – Modifica Articolo (Tabella Articoli) .............................................................................. 48

Fig. 41 – Tabella Comunicazioni ............................................................................................... 49

Fig. 42.1 – Codici riferimenti bancari ......................................................................................... 51

Fig. 42.2 – Codici riferimenti bancari ......................................................................................... 51

Fig. 43 – Maschera report ......................................................................................................... 52

Fig. 44 – Filtri selezione ............................................................................................................ 52

Fig. 45 – Report stato fattura .................................................................................................... 53





Fig. 46 – Ricezione Lettera di Incarico ...................................................................................... 54

Fig. 47 – Visualizzazione Lettera di Incarico ............................................................................. 54

Fig. 48– Accettazione Lettera di Incarico .................................................................................. 55

Fig. 49– Elenco Lettere di Incarico ............................................................................................ 56

Fig. 50– Vista estesa della lettera di incarico ............................................................................ 56

Fig. 51– Visualizzazione della lettera di incarico ....................................................................... 56

Fig. 52– Maschera di ricerca per compilazione PROFORMA .................................................... 57

Fig. 53– Maschera di selezione compilazione PROFORMA nuovo o già presente .................... 57

Fig. 54– Maschera di compilazione PROFORMA ...................................................................... 58

Fig. 55– Maschera di INVIO PROFORMA con allegato............................................................. 58

Fig. 56– Maschera di conferma INVIO PROFORMA ................................................................. 59

Fig. 57– Maschera Elenco PROFORMA ................................................................................... 60

Fig. 58– Indicazione ritenute di acconto in fattura ..................................................................... 61

Fig. 59– Calcolo automatico delle ritenute di acconto ............................................................... 62

Fig. 60– Visualizzazione della fattura con ritenute d’acconto .................................................... 63





1. Introduzione e attivazione del servizio Il presente documento descrive le funzionalità dell’applicazione WebEDI utilizzata per la trasmissione, la ricezione, la visualizzazione e la compilazione dei documenti, oggetto di scambio fra Enel ed i propri Fornitori/Imprese. Per accedere al servizio è necessario essere registrati al portale Enel Acquisti e disporre di una UserID abilitata al servizio WebEDI. L’abilitazione delle UserID deve essere richiesta dall’utente master che, attraverso l’apposita funzionalità del portale (“Funzioni Master”), deve indicare per ogni UserID il profilo di accesso richiesto e la/le società del gruppo Enel per le quali intende attivare il servizio. I profili disponibili sono i seguenti:

1. Amministrativo Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire esclusivamente:

� Benestare � Avviso di pagamento � Ricevuta di ritorno � Fattura

2. Tecnico (attualmente utilizzato solo per Enel Distribuzione) Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire esclusivamente:

� Lettere consegna lavori e relativi allegati � Libretto di misura � Movimenti Impresa

3. Professionista (attualmente utilizzato solo per Enel Distribuzione) Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire esclusivamente:

� Lettera di incarico � Proforma fattura � Benestare � Avviso di pagamento � Ricevuta di ritorno � Fattura

4. Completo (Amministrativo, Tecnico, Professionista) Una User ID associata a questo profilo potrà visualizzare e gestire tutti i tipi di documenti

L’abilitazione del servizio consentirà di attivare lo scambio dei documenti per tutte le società Enel che hanno adottato il servizio “WebEDI”.





2. Accesso al servizio WebEDI Per l'accesso al servizio WebEDI occorre rispettare i seguenti requisiti minimi: � Browser Microsoft Internet Explorer 5.5 o versioni superiori � Processore Pentium 200Mhz; � Ram 128Mbyte. Una volta avviato il browser occorre collegarsi all'indirizzo http://www.acquisti.enel.it ed effettuare il login inserendo la propria UserID e Password (Fig.1A):

Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti

Successivamente sarà sufficiente cliccare sul pulsante “entra” nell’area “WebEdi”:

Fig. 1B – Accesso a WEG





Successivamente occorre cliccare sul link “accesso al servizio”, sulla sinistra, nell’area “Servizio WebEdi”:

Fig. 1C – Accesso a WEG

E infine sul link “accesso al servizio” al centro della pagina:

Fig. 1D – Accesso a WEG





3. Menu principale Una volta selezionata la funzione di “Accesso al servizio” (Fig. 1), viene visualizzata la maschera di introduzione (Fig. 2) che presenta, sul lato sinistro dello schermo, le funzionalità previste per l’applicazione.

Fig. 2 – Menu principale

Tali funzionalità sono: ♦ Inbox (documenti ricevuti) ♦ Outbox (documenti trasmessi) ♦ Sent (archivio documenti trasmessi/ricevuti) ♦ Bozze (documenti temporanei) ♦ Report (interrogazione stato fattura) ♦ Admin (tabelle di anagrafica e funzionalità invio email) ♦ Help (visualizzazione manuale utente) ♦ Logoff (uscita dal sistema)





3.1. Inbox – documenti ricevuti da parte di Enel La casella Inbox contiene i documenti inviati da Enel, quali Lettera incarico, Benestare, Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento e Fattura Elettronica. Tali documenti rimarranno nella Inbox fino a che non provvediate alla loro cancellazione, che vi invitiamo a fare periodicamente in modo da eliminare ciò che è obsoleto. Gli stessi documenti saranno archiviati on-line, per un massimo di sei mesi, nella casella “Sent”. Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 3) vengono elencati i documenti come nell’esempio sotto riportato:

Fig. 3 – Finestra Menu principale

Per ogni documento viene riportato il mittente (società del Gruppo Enel), l’identificativo (ID o numero progressivo di sistema), la tipologia (Benestare, Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento), il numero identificativo (numero Fattura, numero Avviso di pagamento, ecc.), la data di ricezione. L'identificativo è un codice che ha valenza informatica e non fiscale.





Da tale maschera è possibile: • Selezionare il documento (attraverso la spunta del quadratino sulla sinistra) per la

successiva cancellazione premendo il tasto [CANCELLA];

• Visualizzare il documento cliccando sull’icona ;

• Correggere eventuali fatture le cui ricevute di ritorno sono errate, ciccando sull’icona del numero della fattura stessa.

• Effettuare l’ordinamento della lista per i campi ID/Documento/Mumero/Data cliccando sulle rispettive frecce

In fondo all’elenco sono disponibili sia per la funzione Inbox che per altre funzioni che producono liste le seguenti funzioni:

• Pagina lista: si può scorrere l’elenco in avanti/indietro • Export della lista completa in fomato PDF/CSV/XML/Excel

Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con il documento selezionato; si ha la possibilità di: • Stampare il documento nella forma mostrata a video o sotto forma di file “.pdf”

(solo se disponete della componente Writer di Adobe Acrobat) • Scaricare (eseguire il download) il file in formato compresso (.zip) sul proprio

hard-disk per poi visionare lo stesso in formato .xml • Annullare l’operazione per ritornare alla maschera di selezione dei documenti I documenti connessi all'invio delle fatture, che si possono ricevere da Enel sono essenzialmente quattro: a) Lettera incarico (per i professionisti) b) Benestare alla fatturazione; c) Ricevute di ritorno relative alle fatture inviate (per fatture correttamente ricevute o

errate e non ricevute da Enel); d) Avvisi di pagamento delle fatture.





Fig. 4 – Esempio di Benestare alla fatturazione

Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta

Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata





Se il codice di errore, presente nella ricevuta di ritorno, è del tipo 0XX si tratta di un errore nella compilazione della fattura imputabile all'emittente. Se, invece, l'errore è del tipo 3XX la fattura, anche se formalmente corretta ai fini EDI, risulta non acquisita per effetto, generalmente, di una mancata o scorretta codifica dei documenti contrattuali (codice ordine, codice benestare ecc.)

Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento

Nel caso di Ricevuta di ritorno errata non è necessario compilare nuovamente la fattura errata, ma è possibile riprendere il documento a suo tempo inviato, apportando le relative correzioni, e rinviarlo direttamente dalla funzionalità Inbox. La ricevuta di ritorno errata è contraddistinta dal colore rosso. Per richiamare la fattura non acquisita da Enel è sufficiente cliccare in corrispondenza del numero documento (numero Fattura) sulla stessa riga della ricevuta di ritorno errata (Fig. 8).

Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione)





Una volta richiamata la fattura errata, con la modalità sopra descritta, la stessa verrà aperta in modifica (tutti i campi dell’interfaccia verranno precaricati dai dati XML della fattura inseriti al momento del 1^ invio). Sulla base delle segnalazioni di errore evidenziate nella ricevuta di ritorno si potranno modificare i dati che hanno provocato lo scarto ed inviare nuovamente il documento (Fig. 9).

Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate

In questa fase è possibile (Fig. 10): ♦ confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA]) ♦ annullare l'invio (tasto [ANNULLA]) ♦ stampare la fattura (tasto [STAMPA]) ♦ scaricare il file in formato XML compresso - estensione .zip (tasto [SCARICA]). Il

file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip. ♦ salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])





Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione

Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale ed è possibile personalizzare l’intestazione ed i piè di pagina delle pagine dal menu “File/Imposta pagina…” del browser Internet Explorer. Per tutti i particolari relativi alla compilazione della fattura e alla sua trasmissione si rimanda al paragrafo 2.2.





3.1.1. Fattura Elettronica inviata da ENEL

A partire da Gennaio 2010 le società “Enel Servizi srl” ed “Enel Spa” emetteranno le fatture verso i clienti in formato “elettronico”. Per fattura “elettronica” si intende un “documento informatico” su cui è garantita: • attestazione della data di emissione (riferimento temporale) • autenticità dell’origine • integrità del documento Il “documento informatico” prodotto da ENEL è un file XML codificato secondo lo standard internazione UBL 2.0 (Universal Business Language) messaggio INVOICE. E’ possibile accedere allo schema XML previsto dallo standard UBL 2.0 dal seguente sito: http://schemas.liquid-technologies.com/OASIS/UBL/2.0/default.html?url=http://schemas.liquid-technologies.com/OASIS/UBL/2.0/UBL-Invoice-2_0_xsd.html Il file XML viene firmato da ENEL con il certificato digitale assegnato ad procuratore di “Enel Servizi” e depositato sul sito WebEDI in formato p7m per i fornitori che a loro volta sono anche clienti delle società “Enel Servizi srl” ed “Enel Spa”. La pubblicazione della fattura sul sito WebEDI verrà notificata da una email inviata alla casella di posta dichiarata dal fornitore in anagrafica WebEDI.





Fig. 11 – email di notifica

La fattura elettronica come avviene per gli altri documenti inviati da ENEL verrà inserita sulla Inbox del fornitore come da esempio:

Fig. 12 – Inbox del Fornitore

Il fornitore può aprire la fattura cliccando sul simbolo “chiave” che sta ad indicare che trattasi di un documento firmato da ENEL.

Fig. 13 – Apertura di una fattura elettronica

Viene aperto un form con la visualizzazione pdf della fattura. Dal form è possibile scaricare l’XML, la busta firmata p7m o il PDF. Lo stesso documento, scaricato dalla Inbox, continuerà ad essere disponibile sul sito WebEDI e consultabile dalla funzione “SENT”.

3.1.1.1. Il file p7m

Un documento firmato viene incapsulato in un file con estensione .p7m. Il file contiene il documento originale, l’impronta firmata e il certificato con la chiave pubblica di chi ha apposto la firma. Scaricando dal sito WebEDI il p7m è possibile applicare con strumenti standard il processo inverso alla firma al fine di verificarne l’autenticità. In alternativa è possibile utilizzare in modo gratuito il servizio “InfoCert” per la verifica della firma accedendo al seguente sito:





https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php

3.1.1.2. Il file XML UBL 2.0

La fattura inviata da ENEL è codificata secondo lo standard Internazione UBL 2.0 messaggio Invoice. All’interno dell’XML, oltre a rappresentare nei nodi previsti dallo standard tutte le informazioni riportate in fattura, nel nodo cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject è riportato in base64 il PDF della fattura. Pertanto con strumenti propri, come avviene dal sito WebEDI, è possibile estraporale dalla fattura il file PDF che rappresenta l’immagine della fattura stessa.

Fig. 14 – UBL. Riferimento al PDF





3.2. Outbox – predisposizione invio documenti La funzione Outbox consente di inviare i documenti verso Enel. Sono previste le seguenti modalità: - upLoad della fattura nel formato XML richiesto da Enel - upLoad della fattura in formato PDF/Tiff per le società ENEL abilitate a questo

servizio - compilazione on-line della fattura, della nota di credito o debito, o del proforma attraverso forms. Le funzione di upLoad è prevista solo per il documento “fattura”. Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 15) viene presentata una maschera nella quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento da trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o compilazione on-line).

Fig. 15 – Invio documenti - Outbox

Prima della compilazione della fattura, l’utente può scegliere se avvalersi per la fattura che sta inviando, dell’esigibilità differita dell’iva (IVA per CASSA). Lo può fare cliccando su “Iva per cassa”. Si ricorda che possono accedere al regime dell’esigibilità differita solamente i soggetti passivi: ● che nell’anno solare precedente non abbiano realizzato un volume d’affari superiore ad € 200.000; ● ovvero, in caso di inizio attività, se si prevede di non superare il predetto limite di € 200.000. L’applicazione del meccanismo dell’Iva per cassa costituisce un’opzione, esercitabile fattura per fattura, che deve essere esplicitamente indicata nel documento. In assenza di ogni indicazione in merito l’operazione s’intende effettuata con Iva ad esigibilità immediata. A tale scopo il Gruppo Enel ha predisposto la creazione di un apposito codice IVA (20% Iva ad esigibilità differita, ai sensi dell’art. 7, D.L. 185/2008, conv. in L. 2/2009 ) per il corretto trattamento tributario delle fatture ricevute tramite EDI in ottemperanza del nuovo regime.





Si precisa che le fatture inviate senza l'utilizzo del codice Iva sopra menzionato ma recante nei campi testi l'indicazione di avvalersi del nuovo regime Iva come ad esempio annotando : Iva ad esigibilità differita, ai sensi dell’art. 7, D.L. 185/2008, conv. in L. 2/2009 , saranno respinte e non processate dai Nostri Servizi Amministrativi per impossibilità tecnica legate ai Nostri sistemi. Il meccanismo per L’esigibilità differita dell’iva è attivo solo per l’invio delle fatture mediante upLoad XML e per la compilazione on-line della fattura.





3.2.1. Upload documento fattura XML

L’upload consente di trasferire la fattura in formato XML ad Enel senza digitarlo, avendolo precedentemente estratto dal proprio sistema informativo. Per effettuare l’upload del documento è necessario premere il tasto [SFOGLIA] e selezionare, sulla propria stazione di lavoro, il file in formato XML relativo al documento da inviare. Si precisa che l’XML deve riferirsi ad un solo documento “Fattura” e deve essere strutturato secondo lo schema previsto da Enel. Link del documento che descrive l’XML della fattura. http://www.acquisti.enel.it/acquisti/doc/doc_allegati/652884-2_ALLEGATO-1.doc

Fig. 16 – Upload documenti

Una volta selezionato il documento, è sufficiente premere il tasto [INVIA] (Fig.16) e se l’invio si risolve positivamente compare la seguente maschera di conferma (Fig. 17).





Fig. 17 – Conferma invio fattura (Upload documenti)

In tal caso è sufficiente premere [OK] per tornare alla maschera precedente. In caso di errore compare una maschera dove viene evidenziato il motivo dello scarto e, per inviare il documento, è necessario rimuovere sul file XML la causa dell’errore. Attualmente sono gestite le seguenti tipologie di errore: - Partita IVA mittente non coincide con la partita iva di chi sta inviando la fattura - Struttura del documento XML non conforme allo standard Enel - Data documento non valida - Codice Iva non corretto (nel caso di Iva per cassa si controlla che la tipologia iva

indicata in fattura sia conforme)





3.2.2. Upload documento fattura PDF/Tiff

L’upload consente di trasferire la fattura in formato PDF o tiff ad Enel senza digitarlo. La funzione è attiva solo per alcune società del gruppo ENEL pertanto in base alla scelta della società Enel destinataria della fattura l’opzione “Fattura Tiff/PDF” sarà attiva o meno. Il file da inviare deve avere le seguenti caratteristiche grafiche: - Risoluzione >= 300 dpi - Bianco/Nero 1 bit - Formato A4 e A3 - Fattore di compressione G4 Si ricorda che l’invio della fattura come PDF/Tiff è equiparato al canale cartaceo. Per effettuare l’upload del documento occorre selezionare l’opzione “Fattura Tiff/PDF” e cliccare sul bottone “Invia”

Fig. 18 – Selezione modalità Fattura Tiff/PDF

Nella maschera successiva proposta dal sistema occorre: - selezionare la tipologia della fattura - mediante il tasto sfoglia scegliere il file da inviare (tiff o pdf) - indicare il numero della fattura - scegliere la direzione a cui inviare la fattura

Fig. 19 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF





Indicati tutti i dati, cliccando su “Invia” il sistema propone l’anteprima della fattura.

Fig. 20 – Maschera compilazione Fattura Tiff/PDF

Dalla maschera di anteprima cliccando su “Conferma” viene inviata la fattura. “Annulla” ritorna alla maschera iniziale annullando l’operazione.

Fig. 21 – Maschera di anteprima Fattura





3.2.3. Compilazione on-line fattura

Prima di procedere all'invio della fattura è indispensabile personalizzare il proprio profilo, compilando tabelle di anagrafica, attraverso la funzione Admin (vedi paragrafo 2.4.). Senza questa attività propedeutica non è possibile compilare correttamente una fattura. La compilazione on-line di una fattura prevede la compilazione delle sezioni appositamente predisposte che guidano l’operatore nell’immissione dei campi necessari. Una volta selezionato il Partner e la tipologia di documento ‘Fattura’ occorre premere il tasto [COMPILA] (Fig. 15). Compare la seguente maschera:

Fig. 22 – Testata fattura (Outbox)

Per le Imprese appaltatrici è possibile pre-compilare la fattura attraverso l’apposita funzione, che si attiva cliccando sulla voce “Benestare” (Fig. 23), nella testata del documento stesso. Attraverso tale funzionalità tutte le informazioni presenti nel Benestare elettronico vengono riportate automaticamente in fattura: l’unico dato mancante è il numero del documento, che deve essere digitato a cura dell’operatore. Cliccando sulle etichette “Coordinate bancarie”, “Destinatario Fattura”, “Note” si apre il relativo layer su cui impostare i rispettivi dati. Si ricorda che una fattura se non precompilata dal benestare deve avere sempre un “destinatario fattura” (DTZZ).





Di seguito vengono descritti i campi da valorizzare in Testata: Nome campo Formato (*)

Descrizione

Tipo documento

Preimpostato Può trattarsi di una nuova Fattura, di una Nota di credito o di una Nota di debito a decremento o ad incremento di una precedente fattura già emessa.

Numero OA11 Numero identificativo del documento (protocollo Fornitore). Si precisa che l'art.21 del D.P.R. 633/72 sancisce la numerazione progressiva e cronologica dei documenti fiscali. Per le Note credito e le Note debito è consentita una numerazione separata.

Data emissione OD8 Data di emissione del documento. Viene impostata per default la data di sistema (data corrente).

Fattura associata

OA11 Eventuale identificativo di una Fattura associata nel caso di emissione di Nota credito o Nota debito. Nel caso di emissione di una fattura detto campo non va riempito.

Del OD8 Data emissione della fattura associata. Nel caso di emissione di una fattura detto campo non va riempito.

Ordine e data OA11 OD8

Codice Ordine e data di emissione. Per gli appaltatori inserire il codice dell'Appalto. Sia per gli ordini che per appalti bisogna inserire i primi 9 caratteri del codice ordine senza alcun segno di separazione come punti, barre, ecc.

Specifica e data

FA11 FD8

Codice della specifica di destinazione e data di emissione. Per gli appaltatori inserire il codice del verbale di consegna. In particolare, sia per gli ordini di acquisto che per gli appalti, bisogna inserire gli ultimi due caratteri (che contraddistinguono la specifica/verbale di consegna) del Codice Ordine/Appalto. Anche se si tratta di un campo facoltativo, la sua mancata digitazione, di solito, comporta che la fattura non venga ricevuta correttamente e quindi scartata (con codici errori del tipo XX).





Nome campo Formato (*)

Descrizione

Rif. Bolla e data

FA15 e FD8 Numero del documento di trasporto e data di emissione (è possibile inserire sino a 5 bolle cliccando sul tasto (+). Tale campo non deve essere indicato dagli appaltatori e dai prestatori di servizi. Al contrario i fornitori devono sempre indicare i documenti di trasporto che hanno emesso per l'espletamento della fornitura fatturata.

Modalità di pagamento

Preimpostato Modalità di pagamento (30, 60, 90 giorni dalla data fattura per gli Acquisti e 90 giorni data autocertificazione per gli Appalti). Il campo viene valorizzato selezionando i valori presenti nel menù a tendina.

Divisa Preimpostato Euro Banca Preimpostato Dati relativi alle coordinate bancarie. I campi

vengono valorizzati in base ai valori caricati dal fornitore nella tabella Banche di appoggio (vedi paragrafo 2.4.4). Per far ciò è necessario cliccare sul campo ‘Banca’ e selezionare dalla tabella uno dei codici precedentemente inseriti.

Sportello Preimpostato ABI / CAB/ C/C Preimpostato

DTZZ Preimpostato Dati relativi all’unità Enel destinataria della fattura, per il pagamento. Questi campi vengono valorizzati dai dati caricati in una tabella di sistema. Per far ciò è necessario cliccare sul campo DTZZ e selezionare il codice corrispondente all’Unità Enel amministrativa cui la fattura deve essere spedita.

Partita IVA Preimpostato Ragione Sociale

Preimpostato

Indirizzo Comune CAP Provincia

Preimpostato

Note FA350 Campo Note. Questo campo può essere utilizzato dal fornitore per tutte le informazioni che usualmente venivano inserite nelle fatture cartacee e che non trovano collocazione nei campi sopra descritti. E’ possibile inserire sino a 5 campi note cliccando sul tasto (+).

(*) Legenda "Formato" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo 2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data





Esempio di finestra di dialogo per la selezione del benestare (dopo aver cliccato sulla voce "Benestare" nella sezione Testata della fattura):

Fig. 23 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura)

Una volta selezionato il codice del Benestare da fatturare, ciccando sul codice corrispondente nell’elenco sulla destra, questo viene visualizzato sulla form di sinistra e per importare le informazioni in fattura basta cliccare sul tasto [Conferma]. Il Benestare, se la fattura viene spedita e ricevuta correttamente, viene eliminato automaticamente dall’elenco di quelli ancora da fatturare; si evita, così, di inviare fatture a fronte di uno stesso Benestare già fatturato e vedersi tornare indietro la ricevuta di ritorno errata.

N.B. E’ possibile cancellare manualmente uno o più Benestare già fatturati, ma non eliminati, spuntando il quadratino bianco sulla destra di ciascun Benestare (nell’elenco sulla destra) e premendo poi il tasto [Cancella].





La seconda sezione da compilare della fattura è quella relativa al Dettaglio degli articoli (materiali e/o prestazioni) oggetto della fattura stessa. In caso di selezione Benestare da elenco (auto-compilazione) questa sezione viene compilata automaticamente. Cliccando sul pulsante “Dettaglio” viene presentata la maschera seguente:

Fig. 24 – Inserimento righe di dettaglio in fattura

Per inserire una nuova riga di dettaglio, occorre premere il tasto [INSERISCI]; viene presentata la maschera (Fig. 25) che consente l'inserimento dei dati di dettaglio dell'articolo da inserire nella fattura. Prima di poter inserire le informazioni degli articoli da fatturare è necessario avere inserito gli stessi nella tabella Articoli, presente nella sezione Admin. L’inserimento degli articoli nella suddetta tabella è utile per le fatture emesse dai fornitori, lo è meno per le fatture emesse dalle imprese appaltatrici. E' possibile inserire sino a 100 righe di dettaglio. Qualora non fossero stati inseriti articoli nella relativa tabella si può ugualmente compilare la sezione di dettaglio utilizzando l’articolo fittizio codificato con un trattino (-).

N.B. Una volta inserite tutte le righe di dettaglio che concorrono a formare il totale fattura, è possibile selezionare, da un menù a tendina, un codice IVA ed effettuare il ricalcolo dell’imposta su tutte le posizioni del documento, senza dover entrare su ogni singola riga per effettuare la variazione ( vedi campo “Iva”).





Fig. 25 – Riga di dettaglio della fattura

Nelle Società del Gruppo Enel è stato introdotto un nuovo sistema di gestione della contabilità, basato sull’utilizzo di SAP. La Società che deve ancora partire con tale progetto è Enel Distribuzione, partenza prevista per il mese di Aprile 2003. L’introduzione di SAP ha portato inevitabilmente a delle variazioni, una delle quali riguarda la modalità di compilazione delle fatture verso Enel. Inserendo una riga di dettaglio è consentito indicare, a livello di posizione, il numero dell’ordine di acquisto, la posizione dello stesso e l’identificativo della bolla di accompagnamento o dell’acquisizione (comunicata da Enel) a seconda che si debba fatturare una fornitura o una prestazione. E’ possibile emettere fatture relative a più ordini di acquisto. Il campo “Numero” dell’ordine di acquisto a livello di posizione (dettaglio fattura) è facoltativo.





Nome campo Formato (*) Descrizione Magazzino FA16 Codice del Magazzino Enel di destinazione (solo nel

caso di materiali) Descrizione/ Indirizzo

FA35 e FA70 Descrizione ed indirizzo del Magazzino (solo nel caso di materiali). E’ possibile inserire sino a 5 campi Descrizione cliccando sul tasto (+).

Comune/Provincia/CAP

FA25 e FA2 e FA5

Comune, Provincia e CAP del Magazzino

Nome campo Formato (*) Descrizione Numero Bolla FA16 Numero della bolla (DDT) di riferimento. Solo per i

fornitori. Detto campo non deve essere compilato dagli appaltatori.

Data FD8 Data emissione della Bolla Numero ordine

FA6 Numero dell'Ordine

Posizione ordine

FA6 Posizione dell’articolo nell’Ordine

Acquisizione FA16 Numero dell’acquisizione (per le prestazioni).

Articolo - Codice

Preimpostato Codice dell'articolo. Il campo viene valorizzato selezionando i valori fra quelli inseriti dal fornitore nell'anagrafica Articoli (vedi paragrafo 2.4.2). Se non è stato inserito nessun codice articolo nella relativa tabella si può indicare un trattino “-“.

Art. Cliente Preimpostato Codice Cliente dell'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo). Se non viene specificato alcun codice articolo si può indicare un trattino “-“.

Articolo - Descrizione

Preimpostato Descrizione dell'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo ma modificabile dall'operatore)

UM Preimpostato Unità di misura dell'articolo (campo valorizzato automaticamente). Come già evidenziato nella sezione “Testata“ nel caso di selezione del Benestare verrà impostata una riga di dettaglio che riporterà UM = NR, quantità = 1, prezzo unitario = importo complessivo del SAL/DCL, imponibile = importo complessivo dei SAL, IVA = IVA al 20%.

Quantità ON15 Quantità da inserire in fattura. Prezzo Unitario

Preimpostato Prezzo unitario (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo)

Imponibile Calcolato Imponibile (prezzo * quantità) Sconto/maggiorazione - codice

Preimpostato ma facoltativo

Codice dello sconto o della maggiorazione applicata dal Fornitore per l'articolo. Il campo viene valorizzato selezionando i valori caricati dal fornitore fra quelli inseriti nella Tabella Sconti/Maggiorazioni

Nome campo Formato (*) Descrizione





Sconto/maggiorazione - valore %

Preimpostato ma facoltativo

Valore % dello sconto o della maggiorazione applicata dal Fornitore per l'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice sconto/maggiorazione).

Sconto/maggiorazione – importo

Calcolato Importo dello sconto o della maggiorazione applicata dal Fornitore per l'articolo (campo calcolato automaticamente)

IVA - codice Preimpostato Dati relativi al codice IVA da applicare all'articolo fatturato. Questo campo viene valorizzato selezionando i valori tra quelli inseriti in una tabella già preimpostata.

IVA - valore %

Preimpostato Aliquota IVA da applicare per l'articolo (campo valorizzato automaticamente a valle della selezione del codice articolo)

IVA- importo Calcolato Importo dell'IVA da applicare per l'articolo (campo calcolato automaticamente)

Importo Calcolato Importo dell'articolo (campo calcolato) Note FA350 Campo note. E’ possibile inserire sino a 5 campi

note cliccando sul tasto (+). (*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo 2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data caratteri successivi=lunghezza campo È possibile: ♦ Confermare l'inserimento dell'articolo nella fattura (tasto [CONFERMA]) ♦ Annullare l'operazione senza salvataggio (tasto [ANNULLA]) ♦ Cancellare l'articolo dalla fattura (tasto [CANCELLA]) Successivamente si può procedere all'inserimento degli altri articoli.





La terza sezione della fattura è il 'Sommario' nella quale vengono visualizzati i dati di riepilogo della fattura secondo quanto inserito nelle schede precedenti. Viene presentata la seguente videata:

Fig. 26 – Sommario

L'unico campo che può essere digitato è quello relativo all'eventuale 'Sconto/Maggiorazione' che viene calcolato sull'importo totale della fattura e non sul singolo articolo. Gli altri campi sono tutti calcolati. Il bollo viene automaticamente calcolato in presenza di importi non soggetti ad IVA superiori a Euro 77,47.





La successiva ed ultima sezione della fattura è quella degli 'Allegati'. In questa sezione vengono sostanzialmente inserite delle note alla fattura in formato libero. La maschera di inserimento è la seguente :

Fig. 27 – Allegati

Premendo il tasto [+] è possibile inserire successive righe di nota. Una volta effettuata la compilazione dei dati relativi alla fattura, per procedere all'invio, è necessario premere il tasto [INVIA]. In primo luogo vengono effettuati i controlli formali relativi alla presenza o meno dei campi obbligatori (vengono segnalate eventuali assenze di dati in tale tipologia di campi). Dopo aver superato tali controlli, il sistema procede al caricamento della fattura nel sistema WEG per la successiva trasmissione ai sistemi di Enel.





Viene presentata una maschera di riepilogo che mostra il contenuto della fattura, come nell'esempio sotto riportato:

Fig. 28 – Maschera di riepilogo

In questa fase è possibile: ♦ confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA]) ♦ annullare l'invio (tasto [ANNULLA]) ♦ stampare la fattura (tasto [STAMPA]) ♦ scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto [SCARICA]). Il

file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip. ♦ salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA]) Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale. Nel caso in cui si è scelto il regime “Iva per cassa” sulla stampa della fattura viene riportata l’indicazione:





Se si procede all'invio della fattura, viene richiesta un'ulteriore conferma e, successivamente, compare la seguente maschera :

Fig. 29 – Maschera di conferma

Premere il tasto [OK] per tornare alla maschera iniziale di WEG. Nel caso in cui si clicca sul tasto [BOZZA] la fattura viene salvata e resa disponibile per le modifiche e per l’eventuale invio, nell’ambito della funzionalità “Bozze“. Ovviamente le fatture che si trovano in stato di Bozza non verranno estratte per essere inviate ad Enel.





3.2.4. Compilazione on-line Nota Di Credito o Nota di Debito

Invece del tipo documento “Fattura” (Fig. 22), è possibile scegliere di compilare una Nota di Credito o di Debito:

Fig. 29.1 – Tipo Documento

Successivamente occorre cliccare direttamente sulla sezione “Dettaglio” e ancora sul tasto Inserisci (Fig. 24), seguendo poi gli stessi passaggi descritti per la compilazione della fattura al paragrafo precedente.





3.3. Sent La funzione Sent consente di visualizzare i documenti inviati dal Fornitore raggruppati per tipologia. I documenti sono disponibili su WEG per 6 mesi dalla data di emissione. Cliccando sull’icona viene presentata una maschera (Fig. 30) nella quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento da trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o compilazione). La prima operazione da effettuare è quella di selezionare il Partner (Società del Gruppo ENEL) verso il quale sono stati trasmessi i documenti.

Fig. 30 – Selezione partner per consultazione documenti





E’ possibile selezionare la tipologia di documento ed eventualmente impostare i criteri per la ricerca. Per questi ultimi è possibile impostare i criteri per :

Fig. 31 – Impostazione criteri di ricerca

Numero giorni

Indicando un numero di giorni vengono ricercati i documenti trasmessi dalla data odierna per il numero di giorni a ritroso indicati

Data Vengono ricercati i documenti trasmessi dalla data indicata

Numero documento

Viene ricercato il documento avente come identificativo il numero/codice indicato

Ovviamente, nel caso in cui i criteri di ricerca non vengano attivati, l'applicazione ricerca tutti i documenti della tipologia selezionata. Per avviare la ricerca occorre premere il tasto [CONFERMA] E’ stata implementata una nuova funzionalità che consente di navigare all’interno dei documenti partendo dal figlio (fattura) fino ad arrivare fino al padre (benestare), verificando anche gli altri documenti ad essi relazionati (Fig. 33 – Albero dei documenti). Una volta impostati i filtri di ricerca delle fatture da visualizzare è possibile vedere i documenti correlati cliccando sul numero di fattura (Numero).





Fig. 32 – Elenco documenti ricercati

Una volta selezionato il documento (es. fattura) da visualizzare viene mostrata la seguente videata:

Fig. 33 – Albero dei documenti





3.3.1. Gestione dei documenti

Una volta avviata la ricerca, il sistema presenta l'elenco dei documenti trovati nel database. Viene mostrata la seguente maschera:

Fig. 34 – Elenco documenti trovati nel database

Per ogni documento vengono visualizzate le seguenti informazioni: ♦ destinatario ♦ numero (ID) identificativo in WEG ♦ tipologia documento ♦ numero del documento ♦ data di trasmissione del documento Per ogni riga è possibile procedere alle seguenti operazioni: ♦ Visualizzare il documento cliccando sull'icona ; viene presentato il

documento a video ed è possibile procedere alla Stampa, al Download (scarico) del file XML compresso sulla propria stazione di lavoro, ad Annullare la visualizzazione;

♦ Visualizzare eventuali documenti associati a quello evidenziato (per esempio Ricevute di ritorno legate alla fattura). Cliccando sul campo 'Numero' viene presentato l'elenco dei documenti associati per i quali è possibile procedere alle stesse funzioni descritte al punto precedente.

♦ Stampare contemporaneamente più fatture, selezionando i documenti, e cliccando il tasto [Stampa].





3.4. Bozze – documenti in stato bozza

La funzione “Bozze“ consente di richiamare, modificare ed eventualmente inviare ad Enel le fatture salvate precedentemente in stato bozza. Tali fatture non verranno acquisite, sino all’effettivo invio. Questa funzione consente anche di differire la fase di compilazione del documento dalla fase di spedizione dello stesso.

Cliccando sull’icona vengono elencate le fatture salvate nello stato bozza, come nell’esempio sotto riportato:

Fig. 35 – elenco fatture salvate in stato bozza

Da tale maschera è possibile: • selezionare il documento per la successiva cancellazione premendo il tasto

[CANCELLA] dopo aver effettuato la selezione dei documenti da cancellare; • uscire dalla maschera di selezione dei documenti premendo il tasto [ ANNULLA ];

• visualizzare il documento cliccando sull’icona





Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con la fattura selezionata e la possibilità di : ♦ Modificare e/o Completare la fattura ♦ Confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA]) ♦ Annullare l'invio (tasto [ANNULLA]) ♦ Stampare la fattura (tasto [STAMPA]) ♦ Scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto [SCARICA]). Il

file deve essere successivamente decompresso con il software freeware Winzip. ♦ Salvare nuovamente in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])





3.5. Admin – funzioni di amministratore

La funzione Admin consente di gestire le tabelle dei dati di stato necessarie al funzionamento ed alla personalizzazione del profilo del Fornitore.

Cliccando sull’icona viene presentata la seguente maschera nella quale sono indicate le funzioni a disposizione del Fornitore per la configurazione del proprio profilo.

Fig. 36 – Funzione Admin





3.5.1. Tabella Anagrafica

Questa funzione consente al Fornitore di definire e di modificare alcune informazioni relative ai propri dati anagrafici. Dato che la fattura in via elettronica sostituisce il documento cartaceo a tutti gli effetti di legge, per rispetto della normativa fiscale è necessario inserire i dati relativi alla Partita IVA, Numero iscrizione al Tribunale, Numero iscrizione C.C.I.I.A., Capitale sociale.

L’amministratore del sistema inserisce la partita IVA e la ragione sociale del Fornitore in

WEBEDI; il campo chiave è la partita IVA e non è modificabile.

Viene presentata la seguente maschera:

Fig. 37 – Modifica anagrafica





È possibile modificare i seguenti campi:

Nome campo Formato Descrizione Indirizzo/Comune/Provincia/CAP

FA35 Dati relativi all'indirizzo del Fornitore

Iscrizione Tribunale FA35 Iscrizione CCIIA FA35 Capitale sociale FA35 Telefono/Fax/Telex/e-mail FA15 Riferimenti Sede amministrativa - Indirizzo/Comune/provincia/CAP

Sede Amministrativa - Telefono/Fax/Telex/e-mail

Riferimenti della sede amministrativa

Per confermare le modifiche premere [MODIFICA], per annullare premere [ANNULLA].





3.5.2. Tabella Articoli

Questa funzione consente al Fornitore di definire e di gestire l'elenco degli articoli/prestazioni che potranno essere inseriti in fattura. Viene presentata la seguente maschera:

Fig. 38 – Elenco degli articoli

Nella maschera è possibile: ♦ Inserire un nuovo articolo/prestazione ♦ Modificare i dati di un articolo/prestazione esistente ♦ Cancellare un articolo/prestazione ♦ Annullare l'operazione





3.5.2.1. Inserimento nuovo articolo/prestazione

Per inserire un nuovo articolo occorre compilare la maschera di Fig. 34 come nell'esempio seguente

Fig. 39 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli)

In particolare devono essere valorizzati i seguenti campi:

Nome campo

Formato Descrizione

Codice OA35 Codice dell'articolo prestazione. Descrizione

FA140 Descrizione dell'articolo

Articolo cliente

FA6 Eventuale codice Cliente dell'articolo

Prezzo ON16 Prezzo unitario

(*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo 2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data caratteri successivi=lunghezza campo Per confermare l'inserimento occorre premere il tasto [INSERISCI]. Una volta inserito, l'articolo/prestazione potrà essere selezionato per l'inserimento nella fattura o, dalla lista della Tabella Articoli, per eventuali modifiche.





3.5.2.2. Modifica articolo/prestazione

Per modificare un articolo precedentemente inserito occorre, dalla maschera iniziale della Tabella Articoli, selezionare il codice dell'elemento da modificare (dall’apposita tendina) come nell'esempio seguente:

Fig. 40 – Modifica Articolo (Tabella Articoli)

Per modificare i dati è sufficiente inserire i nuovi valori nei campi della maschera (è esclusa la modifica del campo codice) e premere il tasto [MODIFICA].

3.5.2.3. Cancellazione articolo/prestazione

Per cancellare un articolo/prestazione inserito occorre, dalla maschera iniziale della Tabella Articolo, selezionare il codice dell'elemento e premere il tasto [CANCELLA]. L'articolo/prestazione viene cancellato anche se, ovviamente, resta inserito nelle fatture scritte a monte dell'eliminazione.





3.5.3. Comunicazioni

Ad ogni accesso all’applicazione, per ogni società ENEL, sono disponibili in WebEDI i riferimenti da contattare via email/telefono nei casi di richieste di informazioni a carattere amministrativo. Per problemi tecnici occorre contattare il call center.

Fig. 41 – Tabella Comunicazioni

Per ogni società ENEL è previsto l’elenco dei referenti sul singolo SAT. Nel caso in cui il fornitore è gestito da più SAT ci saranno più destinatari. Il fornitore, in caso di invio di una comunicazione, deve selezionare il SAT, digitare il testo dell’email e cliccare su “Conferma”.





3.5.4. Banche di appoggio

Questa funzione consente di gestire i codici dei riferimenti bancari presso i quali verranno gestite le transazioni effettuate dall'Enel. Per il momento, purtroppo, non c’è integrazione tra quanto scritto nella tabella Banche di appoggio e quanto comunicato alle funzioni amministrazione delle singole Società Enel; viene effettuato il pagamento alla banca comunicata a queste ultime. La funzione è stata modificata prevedendo la possibilità di inserire il codice IBAN per i paesi dell’area SEPA (Single Euro Payments Area) ed il numero del conto corrente bancarie in tutti gli altri casi. Nel caso dell’IBAN viene controllata la lunghezza prevista per il singolo paese secondo la seguente tabella:





Pertanto se il codice paese con cui si presenta il fornitore è all’interno della tabella Viene presentato il seguente form:

Fig. 42.1 – Codici riferimenti bancari

Anche per la tabella Banche di appoggio valgono le stesse funzioni descritte per la tabella Articoli. In particolare per l'inserimento occorre digitare i seguenti dati: Nome campo

Formato Descrizione

Banca OA70 Denominazione dell'istituto Switf/Bic FA11 IBAN OAxx Per confermare l'inserimento premere il tasto [INSERISCI]. Per le altre funzionalità (Modifica, Cancella) si procede con le stesse modalità descritte per la tabella Articoli. Se il codice paese non è tra quelli indicati viene presentato il seguente form:

Fig. 42.2 – Codici riferimenti bancari

In particolare per l'inserimento occorre digitare i seguenti dati: Nome campo

Formato Descrizione

Banca OA70 Denominazione dell'istituto Switf/Bic OA11 Codice Swift/Bic Conto OA20 Numero conto corrente





3.6. Logoff

Questa funzione permette di uscire dall’applicazione, evitando brusche chiusure, e di tornare alla pagina principale (HOME).

3.7. Help Questa funzione permette di consultare il presente manulae utente dell'applicazione WebEDI.

3.8. Report Questa funzione permette di verificare per alcune società dell’ENEL (quelle presentate dalla combo di selezione) lo stato di lavorazione di una fattura.

Fig. 43 – Maschera report

Applicando i filtri di ricerca previsti dal report è possibile avere lo stato della fattura.

Fig. 44 – Filtri selezione





Fig. 45 – Report stato fattura

I dati riportati dal report prevedono: - Numero fattura - Codice barcode applicato da ENEL come progressivo di ingresso fattura - Numero dell’OdA a cui fa riferimento la fattura - Società ENEL destinataria - Codice di registrazione fattura Enel - Data di invio da parte del fornitore - Data ricezione Enel - Data inizio lavorazione fattura - Data di registrazione Enel (data acquisizione) - Data del pagamento





4. Appendice A – Gestione Professionisti Per i professionisti abilitati all’applicazione WebEDI sono previste ulteriori funzioni descritte in questo capitolo. Queste funzioni riguardano la gestione delle tipologie di documento: • Lettera di incarico: è il documento con cui ENEL assegna un incarico al

professionista • Proforma: è il documento con cui il professionista invia ad ENEL la proposta di

fattura

4.1. Accettazione Lettera di incarico Il professionista prima fatturare le proprie prestazioni riceve da Enel il documento “LETTERA DI INCARICO” che è un ordine di prestazioni. Il documento come per tutti quelli inviati da Enel viene presentato sulla Inbox del professionista.

Fig. 46 – Ricezione Lettera di Incarico

Aprendo il documento viene presentata la seguente schermata

Fig. 47 – Visualizzazione Lettera di Incarico





Il documento riporta in testata le seguenti informazioni: • società emittente • numero dell’ordine e data di emissione • incaricato Enel della pratica • periodo di validità • stato (lo stato è PERVENUTO) • importo proforma emessi • importo fatture emesse Poi per ogni attività è presente una posizione che si può esplodere per vedere le prestazioni richieste. La lista delle attività può essere esportata nei formati CSV, Excel, XML, PDF. Il professionista, prima di poter emettere un proforma, deve accettare completamente o parzialmente le attività assegnate da Enel con la lettera di incarico. L’accettazione viene data cliccando sul bottone “Accetta” dopo aver selezionato con la spunta le attività da accettare. E’ sottointeso che le attività non selezionate nel momento in cui si “Accetta” vengono marcate dal sistema come “Rifiutate”. Data l’accettazione la maschera della lettera di incarico viene aggiornata ed il documento passa in stato “In Corso”. Da questo momento è possibile emettere proforma su questa lettera di incarico.

Fig. 48– Accettazione Lettera di Incarico

Nel caso in cui la lettera di incarico venga modificata da Enel, verrà proposta sulla Inbox come al primo invio. A differenza del primo invio il documento apparirà una volta aperto in stato “MODIFICATO” è sarà possibile accettare/rifiutare solo le differenze rispetto alla versione precedente del documento. Effettuata l’accettazione il documento passerà di nuovo in stato “IN CORSO”.

4.1.1. Stati previsti dalla lettera di incarico

Una lettera di incarico assume i seguenti stati: • PERVENUTO: quando inviato da ENEL ed in attesa di accettazione da parte del

professionista • RIFIUTATO: quando viene rifiutato completamente dal professionista • MODIFICATO: quando viene aggiornato e inviato di nuovo da ENEL • IN CORSO: è stato accettato dal professionista • CONCLUSO: quando è stato completamente fatturato





4.2. Chiusura delle lettera di incarico La chiusura della lettera di incarico viene effettuata dal Professionista su WebEDI. E’ possibile chiudere LI che sono in stato “IN CORSO” e che non ci siano documenti PROFORMA in stato “BOZZA” e “INVIATI”.

Fig. 49– Elenco Lettere di Incarico

L’utente accede dalla funzione “SENT” all’elenco delle lettere di incarico.

Fig. 50– Vista estesa della lettera di incarico

Dall’elenco è possibile vedere lo stato del documento e quanti e quali proforma sono associati al documento.

Fig. 51– Visualizzazione della lettera di incarico

Cliccando sul bottone “Chiudi” e possibile chiudere la lettera di incarico. Il documento passa in stato “CONCLUSO”





4.3. Compilazione del proforma Il proforma è un documento in cui il professionista invia una proposta di fattura ad Enel. All’accettazione da parte Enel seguirà il benestare alla fatturazione. Per compilare un proforma si accede dalla funzione “Outbox”, si sceglie la società Enel Destinataria e si seleziona il tipo documento “PROFORMA”.

Fig. 52– Maschera di ricerca per compilazione PROFORMA

Cliccando sul bottone ricerca viene presentata una maschera con i proforma in stato BOZZA/RIFIUTATO ed una combo con l’elenco delle lettere di incarico.

Fig. 53– Maschera di selezione compilazione PROFORMA nuovo o già presente

A questo l’utente può aprire un proforma già presente a sistema o creare un nuovo proforma selezionando la posizione della lettera di contratto su cui generare un nuovo documento. In caso di nuovo documento cliccare sul pulsante “COMPILA”.





Di seguito la maschera di compilazione PROFORMA.

Fig. 54– Maschera di compilazione PROFORMA

Il documento viene preimpostato con i dati estratti dalla lettere di incarico. L’utente può rimuovere le prestazioni presentate di default ed aggiungerne altre compatibili con la lettera di incarico. Il campo note di testata consente di digitare al massimo 100 caratteri. Il campo note su ogni prestazione consente di digitare al massimo 324 caratteri. Per scrivere sui campi note cliccare prima sulla casella di testo. Per rimuovere una prestazione cliccare sul bottone “Rimuovi” in corrispondenza della prestazione da eleiminare. Per aggiungere una prestazione selzionare dalla combo prima la prestazione e poi cliccare sul bottone “Aggiungi”. Terminata la compilazione del proforma si può procedere al salvataggio del documento cliccando sul bottone “Salva”. Il salvataggio pone il documento in stato “BOZZA” per cui il documento è visibile sia dalla funzione “BOZZE” del menù, sia nell’elenco dei proforma quando dalla funzione “OUTBOX” si chiede di compilare un nuovo proforma. Cliccando sul bottone “Invia” viene presentata la seguente maschera

Fig. 55– Maschera di INVIO PROFORMA con allegato





Con questa maschera l’utente conferma l’invio del proforma. In questa fase l’utente può inviare in formato “.zip” un allegato che può contenere per esempio il dettaglio delle pratiche riferite al proforma che si sta inviando. Confermato l’nvio del proforma ne viene data una visualizzazione di riepilogo da cui si può procedere come per tutti gli altri documenti gestiti dal sistema alla Stampa, al download in formato XML. La funzione ANNULLA posiziona sulla voce di menù “OUTBOX”.

Fig. 56– Maschera di conferma INVIO PROFORMA

4.3.1. Stati previsti per il proforma

Il proforma assume i seguenti stati • Bozza: quando il documento viene compilato e salvato. Il documento è visibile dalla

funzione “BOZZE” o dalla funzione “SENTBOX” • Inviato: quando il documento è stato inviato ad ENEL. Il documento è visibile dalla

funzione “SENTBOX” • Annullato: quando il professionista ANNULLA il documento. Il documento è visibile dalla

funzione “SENTBOX” • Rifiutato: quando il documento viene rifiutato da ENEL. Il documento può essere aperto

dalla ricevuta di ritorno inviata da ENEL e presente sulla INBOX o dalla funzione “OUTBOX”

• Benestare: quando il proforma viene accettato da ENEL che emette il benestare alla fatturazione. All’interno del benestare verrà riportato il numero del proforma. Il documento è visibile dalla funzione “SENTBOX”

• Fatturato: quando il proforma, a fronte della ricezione del benestare alla fatturazione, viene fatturato dal professionista. Il documento è visibile dalla funzione “SENTBOX”

• Pagato: quando la fattura a cui fa riferimento il proforma viene pagata da ENEL e quindi quando il professionista riceve sulla propria INBOX l’avviso di pagamento. Il documento è visibile dalla funzione “SENTBOX”





4.3.2. Vista aggregata sul proforma

Già dall’elenco dei proforma prodotti dalla funzione “SENTBOX” è possibile avere alcune informazioni di sintesi legate allo stato del proforma stesso. La lista propone su ogni proforma le seguenti informazioni: • Data Benestare: è la data in cui viene inviato da ENEL il benestare alla fatturazione.

Cliccando su questa colonna si passa direttamente alla visualizzazione del benestare • Fattura: è il numero delle fattura con cui il professionista ha fatturato il proforma.

Cliccando sul numero si passa direttamente alla visualizzazione del benestare • Avviso di pagamento: è la data in cui viene inviato da ENEL l’avviso di pagamento con

cui è stata pagata la fattura riferita al proforma. Cliccando su questa colonna si passa direttamente alla visualizzazione dell’avviso di pagamento.

Fig. 57– Maschera Elenco PROFORMA





5. Appendice B – Fatture con ritenute d’acconto La compilazione della fattura prevede per i fornitori soggetti a ritenuta la possibilità di indicare la ritenuta Irpef e la ritenuta Enasarco. Questi campi vengono automaticamente abilitati dal sistema se il fornitore è anagrafato sul portale Enel Acquisti come “Professionista” o in alternativa se il fornitore indica sulla scheda di anagrafica “Soggetto a ritenute” (vedi paragrafo 3.5.2).

5.1. Dove indicare le ritenute d’acconto Nella sezione “Sommario” dell’interfaccia di compilazione fattura il sistema automaticamente imposta : • imponibile Irpef: di default corrisponde al totale imponibile della fattura • imponibile Enasarco: di default corrisponde al 50% del totale imponibile della fattura • anticipo: può essere indicato un importo già fatturato come anticipo

Fig. 58– Indicazione ritenute di acconto in fattura





L’utente chiaramente può variare questi importi ed è tenuto ad indicare la tipologia di ritenuta. Qualora la fattura da inviare non è soggetta a ritenute occorre annullare i due importi. Il sistema all’invio della fattura emetterà un warnig non bloccante che segnala l’invio di una fattura senza ritenuta Irpef valorizzata.

Fig. 59– Calcolo automatico delle ritenute di acconto

Il sistema automaticamente calcola gli importi delle ritenute.





L’anteprima della fattura generata all’invio riporterà in questo caso la tipologia di ritenuta applicata ed il relativo imponibile ed importo.

Fig. 60– Visualizzazione della fattura con ritenute d’acconto

5.2. Tipologia di ritenute previste Ritenute Irpef: • Prestazioni di lavoro autonomo abituale (residenti) – 20% • Provvigioni inerenti rapporti di agenzia/rappresentanza monomandatari – 23% • Provvigioni inerenti rapporti di agenzia/rappresentanza plurimandatari – 23% • Provvigioni inerenti rapporti di mediazione – 23% Ritenute Enasarco: • Contributo Enasarco a carico dell'agente – 6,75%

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