service des ressources financières · 2019-02-18 · plus de 19 800 rapports de dépenses et 21 100...
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Service des ressources financières
www.usherbrooke.ca/srf
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Plus de 19 800 rapports de dépenses et
21 100 demandes de paiement sont traités
par année au Service des ressources financières
(SRF) de l’Université de Sherbrooke.
Afin d’en assurer un traitement
efficace et rigoureux dans les
meilleurs délais, le respect des
règles, des normes et des procédures
en place est essentiel aux différentes
étapes du processus.
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Présentation d’aujourd’hui Pour la gestion financière, l’UdeS utilise le système financier SOFE. Que
ce soit pour procéder au remboursement à un individu ou à un fournisseur,
il importe de bien connaître les fonctions du système pour optimiser nos
processus.
Il existe trois types de pièces :
Le rapport de dépenses (RD)
La demande de paiement (DP)
L’avance (AV)
Pour toutes ces pièces, nous pouvons soumettre des documents
justificatifs numérisés lisibles qui seront considérés comme des originaux.
Pour toutes les pièces reçues en format électronique, il est fortement
recommandé de les attacher dans la réquisition SOFE.
Si vous avez seulement des documents électroniques joints dans SOFE, il
faut s’assurer que le champ « pièce jointe » n’a pas de crochet, puisque
celui-ci indique des pièces physiques jointes à la demande et on attendra
les pièces physiques pour finaliser le paiement.
3
Rapport
de
dépenses 4
Rapport de dépenses (RD)
Voici quelques informations importantes :
• Il faut soumettre votre rapport de
dépenses lorsque vous avez toutes
les pièces requises à son traitement.
Chaque unité (faculté, département ou
service) est supporté par une personne-
ressource
https://www.usherbrooke.ca/sofe/personnes/
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* Rapport de dépenses (RD) Démarcation:
• Il est important de produire les rapports de dépenses
dans la bonne année financière qui est du 1er mai au 30
avril pour le budget de fonctionnement (UBR 1 et 7).
Pour les fonds avec restrictions, on doit respecter la
période du projet, car des rapports financiers doivent être
produits. Pour les organismes fédéraux et provinciaux, la
période est du 1er avril au 31 mars.
Montant minime
• Si les montants des dépenses sont minimes, nous
pouvons les accumuler pour faire un compte de
dépenses regroupant plusieurs petites dépenses,
réduisant ainsi le nombre de rapport de dépenses.
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Rapport de dépenses (RD) Le rapport de dépenses est utilisé pour le remboursement à un
individu pour les frais qu’il a encourus au nom de l’Université,
autre que du salaire.
C’est donc pour les :
Employés
Étudiants
Invités
Et non pour: les organismes, compagnies, musiciens,
chauffeurs, etc.
Si on veut payer du salaire ou des honoraires à une personne qui
n’est pas enregistrée au registre des entreprises (aucun Numéro
d’Entreprise du Québec (NEQ)) et/ou qui n’a pas de numéro de
taxes, il faut faire une demande de rémunération.
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Rapport de dépenses (RD) Lorsqu’un invité ou un étudiant n’a pas de matricule employé,
il faut le faire créer en envoyant une demande par courriel au
Service des ressources humaines et financières à l’adresse
suivante : [email protected] avec les informations ci-
dessous :
Nom, prénom
Adresse complète
Nature du remboursement
Si le mode de paiement est un dépôt direct, il faut fournir une
copie de chèque ainsi que l’adresse courriel du bénéficiaire afin
qu’il puisse recevoir les avis de paiement.
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Rapport de dépenses (RD)
Voici quelques-unes des dépenses remboursées par des rapports de dépenses:
• Frais en lien avec une rencontre de travail
• Frais en lien avec un colloque ou un séminaire
• Séjour à l’étranger
• Remboursement de frais divers
Achat de volumes
Fournitures
Achats de moins de 5 000$
Etc.
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Rapport de dépenses (RD) Pièces justificatives manquantes:
• En cas d’absence d’une pièce justificative (pièce perdue,
inexistante (parcomètre, métro)), pour des montants minimes, il
est possible de soit :
Mettre une note dans le rapport de dépenses
Joindre un document explicatif
Compléter le formulaire disponible sur le site :
https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/formulaires/paiement-
remboursement/
Lorsque la pièce justificative est absente, le code de taxes
doit être i00
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* Rapport de dépenses (RD) Dépense qui doit être partagée entre plusieurs UBR ayant des
requérants différents dans une même faculté :
• Il faut utiliser le requérant multiple, qui est le code de la
doyenne ou du doyen de votre faculté.
Dépense qui doit être partagée entre plusieurs UBR ayant des
requérants différents provenant de facultés différentes:
• En tout temps, on impute à un UBR et on fait une écriture de
journal par la suite pour partager la dépense. L’écriture est
générée par l’unité qui sera créditée (celle qui recevra le
remboursement de la dépense). On peut aussi utiliser le
nouveau requérant multiple 9540999 si l’autorisation par
courriel a été obtenu de chaque requérant. 11
Rapport de dépenses (RD) Informations pertinentes à soumettre aux rapports de dépenses
1. Renseignements généraux sur l’événement
2. Achat par internet
3. Inscription à un colloque
4. Allocation de déplacement
5. Allocation de repas
6. Frais de représentation
7. Frais de réunion
8. Hébergement
9. Devises étrangères
10. Télécommunication
11. Loi 95 12
1. Renseignements généraux sur
l’événement • Date et titre de l’événement (dans la description)
• Date du déplacement réel (dans les champs requis soit « Date
départ » et « Date retour »); advenant le cas où le rapport de
dépenses est en lien avec un remboursement de plusieurs
factures (Rona, Costco, Coop, etc.), on indique dans ces
champs la date la plus ancienne à la date la plus récente des
factures.
• Motif (exemples)
Nom des personnes rencontrées
Institution
Nom de l’association ou regroupement
Thème de la conférence ou du colloque
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1. Renseignements généraux sur
l’événement (suite)
• Il est préférable de joindre le prospectus ou l’adresse du site
Internet du colloque afin de mieux documenter votre
réclamation.
• Lors d’un séjour à l’étranger, l’Université peut rembourser les
frais de déplacement encourus pour une ou deux journées
avant et/ou une journée après l’activité selon la durée du
déplacement, le lieu et l’horaire de l’événement.
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2. Achat par Internet • Joindre la copie internet de l’achat. La facture est la pièce
justificative privilégiée. En cas de non-disponibilité de celle-ci,
le reçu ou la confirmation d’achat est accepté.
• S’assurer que l’item acheté est bien identifié ou nous fournir
une brève description de la nature de l’achat (ex.: nom du
logiciel, titre du livre, etc.).
• Une confirmation doit être jointe à l’effet que tous les items on
été reçus (exemple, courriel ou note au rapport de dépense).
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3. Inscription à un colloque • Lors d’une inscription à un colloque, il est important de
présenter le reçu ou la confirmation de l’inscription indiquant le
détail des frais d’inscription.
• Il serait souhaitable d’avoir une copie du prospectus. Si le
prospectus n’est pas disponible, on peut interroger le
demandeur pour connaître les éléments qui sont inclus lors du
colloque, tel que repas, afin de ne pas rembourser ce qui est
inclus dans l’inscription.
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4. Allocation de déplacement • Une directive des frais de déplacement balise les différentes
règles en lien avec les déplacements.
2600-013 Directive relative au remboursement des frais de déplacement
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4. Allocation de déplacement En automobile
• Déplacement à partir du Campus auquel vous êtes rattaché
ou de la ville de résidence selon le moindre des deux selon les
circonstances
• Si covoiturage (avec personnel de l’UdeS seulement) : nom de la
personne
• Le montant alloué pour le covoiturage est le même, peu
importe si une ou plusieurs personnes vous accompagnent.
Ce montant est destiné à la personne qui utilise son auto et
non pour la personne qui accompagne
• Allocation pour le covoiturage ne s’applique pas à la location
d’une voiture. • https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/deplacements-mesures-et-allocations/
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4. Allocation de déplacement En automobile
• Afin d’assurer la gestion adéquate de la taxe d’accise sur l’essence,
il est important d’inscrire dans la colonne quantité le montant de
l’allocation (ex.: 153 $) ou le coût de l’essence (sauf le diesel) lors
d’une location de voiture. La portion covoiturage et le coût de la
location ne sont pas admissibles.
• La facture d’essence doit contenir le nombre de litres qu’on
indique dans la colonne « commentaire ». En absence de reçu,
on indique rien dans les colonnes « quantité » et « commentaire » et
le code de taxes est i00. 19
Déplacement Allocation Covoiturage Montant à inscrire dans la colonne « Quantité »
Sherbrooke-Montréal 153 $ Non 153
Sherbrooke-Montréal 153 $ 25 $ 153
Sherbrooke-Montréal Location : 60 $ Essence : 30 $
Non 30
4. Allocation de déplacement Voici un exemple d’un déplacement Sherbrooke-Québec
Dans cet exemple, la dépense totale de la participation à
l’ACFAS est de 979,34 $.
De ce montant, une allocation
de déplacement de 187 $ est
Incluse et on doit inscrire 187
dans la colonne quantité.
Aussi bel exemple à ne pas faire.
Soit mettre toutes les dépenses
sur la même ligne de ventilation.
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4. Un des éléments les plus important (ventilation bud.) Lors de la saisie d’un rapport de dépense, le principe à
retenir est celui-ci :
UNE LIGNE UNE PIÈCE Chaque facture/dépense doit être ventilé sur une
seule ligne de ventilation. Ainsi, on assure l’utilisation du bon compte et bon code de taxes par pièce justificative et facilite la vérification.
Ex: Une facture héberg.+une journée perdiem+un allocation de déplac.=3 lignes de ventilation
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En autobus
• Il faut conserver le reçu du billet d’autobus comme pièce
justificative pour votre remboursement.
• Si le voyage s’effectue avec Limocar, inscrire une note pour
indiquer ce mode de transport gratuit.
https://www.usherbrooke.ca/developpement-
durable/campus/mobilite/personnel/
4. Allocation de déplacement
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En avion
• Joindre la facture d’achat de billets d’avion
• Les cartes d’embarquement ne sont plus exigées, même au fonds
avec restrictions.
• Si le déplacement professionnel est prolongé pour des raisons
personnelles (notamment des vacances), il est important d’obtenir le
prix comparatif du billet d’avion pour le déplacement professionnel
seulement (aller-retour). Le montant le moins élevé sera remboursé.
• En cas d’absence de document précisant les dates du déplacement
professionnel, inclure tout document qui viendrait justifier les dates
réelles des rencontres ou collaborations (exemple, échange de
courriel, horaire détaillé ou invitation).
4. Allocation de déplacement
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4. Allocation de déplacement En avion
Coûts admissibles :
• Classe économique
• Assurance bagage
• Assurance annulation
(fortement suggérée)
• Frais de sélection de siège
• Option+ de Air Transat
Coûts non admissibles:
• Assurance médicale (à
moins de n’avoir aucune
assurance)
• Classe affaires
• Première classe
• Remboursement en vertu
d’un programme personnel
de point
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*4. Allocation de déplacement Déplacement autre :
L’utilisation de moyens de transport autres, notamment un véhicule
ou une limousine avec chauffeur, un taxi longue distance, deux
aller-retour, etc., il faut faire le comparatif des coûts réels VS les
coûts normalement encourus; le moindre des deux sera
remboursé.
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5. Allocation de repas • Si les repas sont inclus lors d’un colloque ou d’un séminaire,
les forfaits-repas ne sont pas applicables, d’où l’utilité de
joindre le prospectus.
• Les repas sont payés selon la directive de l’UdeS ou selon les
règles plus spécifiques de l’organisme ou du projet.
2600-013 Directive relative au remboursement des frais de déplacement
• Lorsque des frais de repas sont inscrits sur la facture
d’hébergement, ils doivent être soustraits et les forfaits-repas
doivent être réclamés séparément.
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Canada, les Amériques
(sauf aux Etats-Unis) et
Afrique
Etats-Unis Europe – pays de la
zone euro
Europe – pays hors
zone euro, Asie et
Océanie
En $ Canadien En $ US En euro En euro ou frais réels
raisonnables
6. Frais de représentation • Dépense effectuée dans le cadre de représentation pour
l’Université, notamment: Repas avec invité(s) externe(s) (max 75$/personne incluant la boisson)
Gala et activité bénéfice
Réception
• Exemples d’information à indiquer : Nom de la personne
Fonction de la personne et son lieu de travail (entreprise, institution, etc.)
But de la rencontre
• Les dépenses de frais de représentation sont régies par la 2600-017 : Directive relative aux frais de représentation et réunion
• Toutes ces activités doivent être en lien avec l’unité ou le travail et doivent être supportées par des pièces justificatives originales ou numérisées.
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6. Frais de représentation Dépenses non admissibles (les dépenses ci-dessous sont
généralement non admissibles sauf pour quelques budgets
spécifiques) :
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Reconnaissance
(repas,
collations, 5@7)
Cartes, fleurs , cadeaux Sorties de
loisir
(ski, spa,
quilles,
cinéma, etc.)
Réception
pour
employés (Ex.
Noël, la
Rentrée)
Golf
Naissance,
décès, maladie,
promotion
Anniversaire,
Noël, autres
Budget
reconnaissance du
personnel Admissible Admissible N/A N/A N/A N/A
Budget frais de
réception N/A N/A N/A N/A Admissible N/A
Budget frais de
fonction (rectorat
et faculté)
Admissible Admissible N/A N/A N/A Admissible
Budget allocations
reliées au travail
(certains services) N/A N/A N/A N/A N/A Admissible
Autres budgets N/A N/A N/A N/A N/A N/A
7. Frais de réunion Les dépenses de frais de réunion sont régies par la :
2600-017 : Directive relative aux frais de représentation et réunion
Dépenses admissibles :
Les dépenses effectuées dans le cadre de réunions pour l’Université, notamment:
Repas (max. 35$/personne incluant la boisson)
Location de salle
Pause café
Exemples d’information à indiquer :
Nom et unité de travail des participants et/ou nom du comité
Motif de la rencontre ou ordre du jour
Pièce(s) justificative(s) originale(s) ou numérisées (une facture détaillée est souhaitable)
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8. Hébergement • Il est important d’avoir en main la facture originale ou
numérisée. Si la facture est au nom de l’Université, on doit avoir
un solde à zéro (0 $) sur la facture, si la facture est au nom du
demandeur, le solde peut ne pas être à zéro.
• Comme la grande majorité des coûts d’hébergement sont
identiques en occupation simple ou double, il n’y a plus de
réduction du remboursement de l’hébergement.
• Les dépenses personnelles comprises dans la facture
d’hébergement doivent être soustraites (buanderie, film, repas à
la chambre, minibar, etc.)
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8. Hébergement • Une allocation de séjour de 6 $/nuitée est accordée
• Pour être admissibles au remboursement, les frais reliés à
l’internet, les appels interurbains, etc. doivent être
en lien avec le travail.
• Une allocation de 15 $/nuit est accordée pour un hébergement
chez des tiers
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9. Devises étrangères • Lors d’un séjour à l’étranger, le remboursement des
dépenses doit se faire en dollars canadiens.
• Pour ce faire, il faut convertir les dépenses selon le taux de
change de la monnaie du pays par rapport au dollar
canadien pour la période de l’activité.
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9. Devises étrangères Les différentes possibilités sont :
• La copie du document remis par l’institution financière lors de
l’achat de devises.
• Le coût réel des transactions imputé sur la carte de crédit qui
a supporté les coûts (sans en joindre la copie)
• Le site OANDA permettant de connaître le taux en cours pour
la période de l’activité.
Sur la page "Devises étrangères" sur notre site internet, on retrouve le
lien pour le site de conversion Oanda ainsi que les étapes à suivre.
Joindre le document de conversion Oanda en fichier attaché dans SOFE.
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*10. Télécommunication TÉLÉPHONIE CELLULAIRE
L’Université de Sherbrooke a négocié une entente très avantageuse
avec TELUS. Lorsqu’un membre du personnel demande un
remboursement pour ses frais de téléphone cellulaire, on lui transmet
un pas-à-pas pour transférer son compte de cellulaire vers le compte
corporatif de TELUS-Université de Sherbrooke. Ceci permettra à
l’Université de se conformer à la Loi des contrats des organismes
publics.
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11. Loi 95 (seulement fonds 1)
Afin de répondre aux exigences de la déclaration de l’état du
traitement (Loi 95), les rapports de dépenses des gestionnaires
visés doivent indiquer le pourcentage des dépenses admissibles
attribuables à l’individu soumis à la loi.
• Nouveauté en 2018-2019, les remboursements par demande de
paiement ou par carte de crédit institutionnelle pour un individu
soumis à la loi 95 doivent être déclaré.
• Un formulaire distinct pour les achats liés sur une demande de
paiement est disponible.
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Les personnes concernées par l’application de cette loi sont :
Facultés :
• Doyennes et doyens
• Vice-doyennes et vice-doyens
• Secrétaires de facultés
• Directrices et directeurs de départements
• Directrices et directeurs de programmes
• Directrices et directeurs de centres
• Cadres intermédiaires
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11. Loi 95 (seulement fonds 1)
Services et instituts :
• Directrices et directeurs de services
• Directrices et directeurs d’instituts
• Cadres intermédiaires
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11. Loi 95 (seulement fonds 1)
Rectorat :
• Rectrice ou recteur
• Vice-rectrices ou vice-recteurs
• Secrétaire général
• Vice-rectrices adjointes ou vice-recteurs adjoints
Pour toute information complémentaire,
communiquez avec Danielle Landry,
poste 62301.
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11. Loi 95 (seulement fonds 1)
Dépenses visées :
Frais de voyage
Frais de congrès, colloque
Frais de réunion
Frais de repas
Frais de perfectionnement externe
Cotisations professionnelles
Frais de déménagement
Frais de représentation et
réception à caractère institutionnel
Dépenses exclues
Achat de biens
Frais de télécommunication
Contribution
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11. Loi 95 (seulement fonds 1)
40
Explications relatives au formulaire
Pour les gestionnaires visés, les rapports de dépenses et les demandes de paiements doivent être accompagnés du
formulaire spécifique à la pièce saisie (RD ou DP s’il y a lieu) et des pièces justificatives.
Les frais de voyage (compte 124002), qui peuvent comprendre les frais pour auto (allocation de déplacement, location d’auto
et essence), billet d’avion, hébergement (frais encourus pour une chambre dans un établissement hôtelier ou une allocation
pour coucher chez une tierce personne), les forfait repas, forfait de séjour, peuvent être regroupés dans une même colonne.
Les frais de représentation (compte 126002) doivent être inscrits dans la colonne «Représentation» et il faut indiquer le
nombre de personnes dans la colonne «Pers». Il en est de même pour les frais de reconnaissance du personnel (compte
126005). La portion applicable des frais de représentation ou de reconnaissance du personnel ,en vertu de la loi 95, est
attribuable à des activités comprenant cinq personnes et moins. Exemple : si des frais de représentation de 50 $ sont pour
un nombre de 4 personnes, la part admissible pour la personne serait de 12,50 $. Ce montant sera reporté automatiquement
dans la colonne «Loi 95» pour le calcul du pourcentage. Si les frais sont pour un nombre de 6 personnes ou plus, aucun
montant ne sera reporté.
Les autres dépenses remboursées indiquées sur le rapport de dépenses doivent être inscrites dans la colonne «Autres
comptes », et il faut indiquer dans la colonne «Description» le motif et le nom des personnes concernées selon la nature
respective de la dépense même si ces personnes ne sont pas visées par la loi 95. Le calcul du pourcentage tiendra compte
de ces exclusions.
Pour les rapports de dépenses, la colonne «Loi 95» vous indiquera le pourcentage des frais à déclaration obligatoire à la loi
95. Ce pourcentage doit être inscrit dans le système financier SOFE lors de la préparation de votre rapport de dépense. Il
suffit de cliquer sur le bouton Loi 95. Le grand total du formulaire Loi 95 doit correspondre au total du rapport de dépenses
pour assurer le traitement adéquat du pourcentage. Le code d’intervenant s’inscrit automatiquement pour les gestionnaires
visés par la loi et vous devez inscrire le pourcentage calculé. Le montant de la dépense assujettie à la loi 95 se calculera
automatiquement.
Pour les demandes de paiement, seuls les frais liés à la Loi 95 de la demande de paiement doivent être inscrits dans le
formulaire de Loi 95 de la personne visée. Une fois complété, le montant « Loi 95 » vous indiquera les frais à déclaration
obligatoire à la Loi 95. Ce montant doit être inscrit dans le système financier SOFE lors de la préparation de votre demande
de paiement.
11. Loi 95 (seulement fonds 1)
Loi 95
Formulaire de dépenses pour Loi 95
Rapport de dépenses
Formulaire de remboursement
Exemples
41
Demande
de
paiement 42
Demande de paiement • La demande de paiement
est utilisée pour payer un
fournisseur.
• Lors de la réception d’une facture à payer à un fournisseur,
vérifier s’il y a un bon de commande. Le cas échéant, retourner
la facture à la section des comptes à payer à l’adresse courriel
[email protected] en inscrivant le numéro du bon de
commande.
• S’il n’y a pas de bon de commande, trouver un numéro de
fournisseur puis valider son adresse – un fournisseur peut avoir
plusieurs adresses.
43
Demande de paiement Si un fournisseur est inexistant, faire créer un numéro de
fournisseur :
Transmettre une copie de la facture au SRHF à :
Si l’entreprise n’a pas de numéro de taxes et/ou de numéro
d’entreprise (NEQ), cette dépense doit être traitée
par la paie dans le cas d’une prestation de services.
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Demande de paiement Il est important de mettre le numéro de la facture tel qu’il est
inscrit sur la facture. Le système valide cette information afin
d’éviter des paiements en double.
Exemples :
000 120 (mettre les zéros et les espaces)
FC-1256 (mettre les lettres et le tiret)
66c (respecter les majuscules et minuscules)
S’il n’y a pas de numéro de facture, indiquer la date telle que sur la
facture.
Mettre la date de la facture et non la date du jour dans le champ
« Date » dans SOFE car celle-ci a un impact sur la date
d’émission du chèque (ex.: net 30 jours)
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Demande de paiement • Lorsqu’il y a des taxes applicables différentes sur une même
facture, vous devez en faire la saisie sur des lignes différentes
dans SOFE.
Exemples : Federal Express (FedEx) pour courrier au
Québec, au Canada et à l’international.
Achats chez Costco (nourriture,
fourniture, etc.)
• Lorsqu’il y a plusieurs factures pour un même fournisseur, afin de
minimiser la saisie dans les demandes de paiement, vous pouvez
utiliser la fonction « + » permettant d’indiquer l’ensemble de ces
factures avec leur numéro, date et montant respectif, dans une
même demande de paiement.
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Les taxes Certains outils visent à vous guider dans le choix des codes
de taxes à utiliser dans les diverses pièces du système
financier. Voici le lien intranet pour accéder au tableau
sommaire : https://www.usherbrooke.ca/sofe/finances/comptes/
Voici un extrait du tableau de base :
47
Départ du
Québec
Destination
Québec Canada hors
Québec
Etats-Unis
(sauf Hawaii)
Hawaii ou
ailleurs
Déplacement en
avion
i44 i44 i40 A00
Déplacement en
autobus ou train
i44 i44 i40 A00
Déplacement
avec le véhicule
personnel
i44 i40 A00 A00
Les taxes Quelques définitions
i44: Montant incluant la TPS et la TVQ
i40: Montant incluant seulement de la TPS et pour lequel la
TVQ ne s’applique pas
A00/i00: Montant non taxable pour lequel il n’y a pas de TPS et
TVQ
A33 : Montant pour lequel on doit s’autocotiser en TPS et TVQ
TVH: Taxes harmonisées qui comprend la taxe fédérale (TPS
5%) et une portion de la taxe provinciale (variable selon les
provinces admissibles)
Autocotisation: Versement de TPS et TVQ lorsqu’une fourniture taxable
est utilisée au Québec mais le fournisseur hors Québec
n’a pas facturé de taxes puisqu’il n’est pas enregistré, par
exemple, un achat fait en Europe.
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Les taxes Arbre de décision – Code de taxe à utiliser sur RD-DP
Extrait du tableau : Lien pour accéder aux arbres de décisions
49
Les taxes • Traitement applicable
50
Exemple :
Reçu de stationnement
• 120$ i00
• Les taxes sont indiquées
sur le reçu, mais les # de
taxes sont absents
• Uniquement pour les
reçus de stationnement,
si le reçu est inférieur à
30 $ utiliser le code de
taxe I44 (sauf pour
hôpitaux et extérieur du
Québec)
Les taxes
51
Exemple :
Reçu de stationnement
• 11$ i00
• Indication qu’il n’y a pas de taxes
applicables.
Les taxes Cas particuliers
1) Reçus de taxi : Au Québec, les reçus de taxi sont toujours à i44 même
si les taxes ne sont pas identifiées. La loi exige que les deux taxes soient
comprises dans le montant facturé.
2) Stationnements : Il faut porter une attention particulière et valider chaque
reçu. Certains reçus de stationnement comprennent la TPS/TVQ mais
d’autres en sont exempts.
Billets d’avion: Il faut identifier le lieu de départ et d’arrivée. Lorsque le lieu de
départ est au Québec, il faut se référer au tableau des taxes.
Lorsque le lieu de départ est situé hors Canada, il faut appliquer A00.
Si le lieu de départ est situé au Canada (hors-Québec) et que la destination
finale est au Canada, il faut utiliser i40
Si le lieu de départ est au Canada (hors-Québec) et que la destination finale
est hors Canada, il faut utiliser i00.
52
Les taxes Cas particuliers
3) Sans pièces justificatives : Lorsqu’il n’y a pas de pièces justificatives
(manquantes ou perdues) ou qu’il n’y a pas le détail des taxes ou de no.
de taxes sur la facture, nous ne pouvons pas réclamer les taxes, on doit
indiquer i00.
Important : Toujours s’assurer que les factures sont adressées à
l’Université de Sherbrooke. Sinon, l’Université peut se voir refuser les
remboursements de taxes auxquels elle a droit.
53
Les taxes Voici quelques exemples :
1. Jean Néapri participe à un colloque sur l’enseignement à
Oslo. Quel est le code à utiliser sur le montant des frais
d’hôtel?
• A00 : Puisque les frais sont encourus à l’étranger, la TPS et la TVQ ne
s’appliquent pas.
2. Jean Naprenplu participe à un colloque à Magog. Quel est le
code à utiliser pour les frais d’hôtel?
• I44 : Puisque les frais sont encourus au Québec et que les montants de
TPS et TVQ apparaissent sur la facture.
3. Un professeur commande un équipement scientifique de
l’Allemagne. Cet appareil est livré à la faculté. Il n’y a pas de
TPS/TVQ sur la facture. Quel est le code applicable?
• A33 : Puisque l’équipement est livré au Québec et que la TPS/TVQ n’ont
pas été appliquées sur la facture, on doit s’autocotiser.
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Encore quelques exemples…
4. Un employé réclame un per diem pour un déplacement à Longueuil.
Quel est le code à utiliser pour le remboursement du frais de
déplacement?
• I44 : car les taxes sont incluses dans le per diem qui est utilisé au Québec.
5. Le service du sport et de l’activité physique commande un buffet froid
pour des bénévoles lors d’un match de football. Le fournisseur est
situé à Rock Forest et ne charge pas les taxes sur la facture car il est
considéré comme un petit fournisseur.
• I00 : puisqu’il s’agit d’un petit fournisseur (à faible revenu). Ce dernier n’est
pas tenu d’être inscrit à la TPS/TVQ. Nous n’avons pas besoin de nous
autocotiser.
6. La Faculté d’administration commande trois volumes officiels avec un
code ISBN. Le fournisseur est situé au Québec et seulement la TPS
apparaît sur la facture. Quel est le code à utiliser?
• I40 : tous les volumes officiels avec un code ISBN (International Standard
Book Number) sont assujettis à la TPS seulement.
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Les taxes
Et encore…
7. Un employé réclame un per diem pour des repas lors d’un congrès
en Espagne. Quel est le code à utiliser pour le remboursement des
frais de repas?
• A00 : le per diem de repas est consommé à l’étranger, la TPS/TVQ n’est
pas applicable.
8. Un employé se rend à Montréal pour une réunion. Sur le reçu de
stationnement, il n’y a aucune mention de taxes.
• I00 : les taxes ne figurent pas sur le reçu et les numéros de TPS/TVQ ne
sont pas indiqués.
9. Un employé se rend en Irlande pour un congrès. Le point de départ
est Montréal, il fait escale à Toronto pour se rendre ensuite en
Irlande. Quel est le code à utiliser sur le montant du billet d’avion?
• A00 : en se référant au tableau des taxes, le point de départ est au QC
et le point d’arrivée est à l’étranger.
56
Les taxes
Avance
57
Avance L’avance est pour rembourser des dépenses encourues avant
l’événement, notamment : les frais d’inscription, achat de billets
d’avion ou dépôt pour réservation d’hôtel.
• Préciser la raison de l’avance
• Préciser les dates de l’activité, du séjour, etc.
• Joindre les informations pertinentes et disponibles (facture,
prospectus, programme, etc.)
• La demande d’avance doit parvenir à la Direction des
ressources financières au moins 10 jours avant la date requise
• Lors de la réquisition finale, ne pas oublier de faire le lien avec
l’avance pour la compenser ou la fermer
58
Compensation ou fermeture d’une avance
• Toute avance doit être compensée par le même demandeur,
après l’activité, soit par un rapport de dépense ou une
demande de paiement
• Lors d’un rapport de dépenses final, toutes les avances faites
pour une même activité doivent être compensées sur un
même rapport de dépenses à moins que les devises soient
différentes
Exemple :
Avance No. 1 pour billet d’avion : 1 200 $ CA au nom de la personne
Avance No. 2 pour frais d’inscription : 500 euros à une entreprise
Avance No. 3 pour hébergement : 700 $ CA au nom de la personne
Au moment du rapport final, il faut compenser les avances No. 1 et 3.
Pour l’avance No. 2, une demande de paiement devra être faite pour
la compenser étant donné que la devise est différente. Le solde à
payer sera à zéro. 59
Avance
Compensation ou fermeture d’une avance
• Au rapport final, indiquer le « montant utilisé » de l’avance
concernant ce remboursement seulement. Une avance peut
être compensée par plusieurs rapports de dépenses.
• S’il y a eu un paiement en trop à partir de l’avance, un chèque
(au nom de l’UdeS) permettra de compenser le trop-perçu.
• Il faut s’assurer que le No. de compte et le code de taxes
soient exacts. S’il y a une correction à apporter, il faut ajouter
des lignes au niveau de l’onglet « ventilation ». À noter qu’il
est impossible de modifier la ligne qui fait référence à une
avance
• Inclure le « montant utilisé » de l’avance dans la case
« montant » du rapport de dépense final. Le système tiendra
compte de l’avance pour le calcul du « solde à payer ».
60
Avance
Compensation ou fermeture d’une avance
Exemples :
Avance déjà faite de 300 $ et dépense supplémentaire de
100 $ : inscrire dans la case « montant » 400 $ du rapport de
dépense final. Le « solde à payer » sera de 100 $
Avance déjà faite de 150 $. Le montant utilisé est de 100 $ :
inscrire dans la case « montant » 100 $ du rapport de
dépense final. Le « solde à payer » sera de 0 $. Toutefois,
une somme de 50 $ devra être remboursée. Le chèque sera
déposé contre l’avance pour la ramener à 0 $.
61
Avance
Avance pour une personne n’ayant pas
accès à la carte de crédit institutionnelle
• Il est possible d’obtenir une avance d’un montant de 150$ (150 $ US ou 150 euros à l’extérieur du Canada) par jour pour les frais d’hébergement et de repas.
Avance pour allocation ou autre
• Ce type de transaction permet de compenser les participants à des entrevues, sondages, etc. (ce montant pourrait être imposable)
• On doit indiquer : Raison
Date
Tout autre renseignement pertinent
62
Avance à un fournisseur en lien
avec un bon de commande
• En collaboration avec le secteur approvisionnement, cette
pièce est utilisée par le secteur des comptes à payer pour
rembourser un fournisseur selon les modalités et conditions du
bon de commande avant la livraison de la marchandise.
63
REMBOURSEMENT DE DÉPENSES EN LIEN AVEC
UNE DEMANDE DE PERFECTIONNEMENT
Inscrire:
• Numéro de référence : inscrire le numéro de la demande de
perfectionnement
(ex. : SE12-100)
• Description : doit débuter par le numéro de la demande de
perfectionnement, suivi du titre de l’activité
(ex. : SE12-100 / Colloque CRÉPUQ)
• Ventiler les coûts : (un élément par ligne – ex. : hébergement,
déplacement, hôtel, etc.)
• Inscrire une description dans la section « commentaire »
À la fin de la transaction, lorsque vous faites l’action de « complété » le
rapport de dépenses, vous ne devez pas cocher la case approbateur .
64
Normes et règles des
organismes
Comme les règles et directives des organismes peuvent être modifiées sans préavis, il est conseillé de s’y reporter régulièrement. https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/fonds-avec-restrictions/regles-budgetaires-et-rapports-aux-organismes-subventionaires/
Voici quelques exemples d’organismes subventionnant les projets :
65
Autres renseignements utiles
66
Liste des comptes
Il existe une liste des comptes les plus fréquemment utilisés
ainsi qu’une liste complète des comptes.
• Liste des comptes les plus utilisés
•Liste complète des comptes à l’adresse suivante :
https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/budgets/plan/
67
Liens Internet
et
documents utiles
68
Liens utiles SITES INTERNET
• Site du Service des ressources financières
• Système SOFE
• Calcul allocation de déplacement
• Tableau des taxes
• Arbre de décision TPS-TVQ
• Oanda (devises étrangères)
Le taux réel
Le taux OANDA
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Formulaires de remboursement
FORMULAIRES ET LISTE DES COMPTES
Documents envoyés avec cette présentation :
• Formulaire de remboursement
• Liste des comptes les plus utilisés
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DeviseTaux de
changeCAD Code taxes
0,00 $
0,00 $ 0,00 $
0 0,00 $ 0,00 $
0 0,00 $ 0,00 $
0 0,00 $ 0,00 $
0,00 $ 0,00 $
0,00 $ 0,00 $
0,00 $ 0,00 $
0,00 $
0,00 $
Notez ici le numéro du rapport de dépenses : RD _ _ _ _ _ _
Prénom et nom :
Hôtel
- moins avance avion (AV _ _ _ _ _ _)
Joindre le reçu) Total : coût de la chambre + taxe
d’hébergement + taxes applicables
Formulaire de remboursement
des frais de déplacements
Demandeur (personne à rembourser)
Motif du déplacement :
Lieu :
au
0,00 $ Calculs effectués selon normes à forfait UdeS.
Indiquez le nombre de repas :
Déjeuner (8 $)
Dîner (14 $)
NE PAS INCLURE les montants pour restaurants ou frais de
communication.
0,00 $
Si ceux-ci apparaissent sur la facture d’hôtel et que l’utilisation
est effectuée dans le cadre du travail en lien avec le
déplacement.
0,00 $
Joindre les billets et reçus
Date du déplacement : Du
Calculs effectués selon normes à forfait UdeS
0,00 $
0,00 $ OU si destination non disponible 0,395 $ du km
0,00 $
Frais de repas
Frais de repas forfaitaires
Train, autobus
Avion
Frais de communication (Internet, téléphone, etc.)
Total des frais de déplacements demandés
Sous réserve d’approbation de la Direction des ressources financières de l’UdeS
Frais de séjour
Souper (22 $)
Forfait de 6 $ / nuit
Frais de séjour sans reçus
Covoiturage ajouter 0,07 $ du km
Frais d’amélioration portuaire (taxes aéroport)
0,00 $
Hébergement chez parents ou amis
Forfait de 15 $ / nuit0,00 $
Location de véhicule
Km via voiture personnelle (ce montant inclut l’essence)
0,00 $
Joindre le reçu détaillé avec solde à « 0 » ou preuve de
paiement
Si achat d’essence, joindre les reçus
Frais
d’hébergement
Stationnement
Joindre les reçus
0,00 $
Taxi
- moins avance (AV _ _ _ _ _ _)
Remboursement des frais de déplacements demandés
0,00 $
Frais
de transport
Joindre les reçus
Joindre le reçu
0,00 $
Joindre les reçus et les cartes d’embarquement si le
financement provient du CRSNG, IRSC ou CRSH
Détails des dépenses
0,00 $
0,00 $
0,00 $
Matricule de l'UdeS :
0,00 $
0,00 $
0,00 $
0,00 $
0,00 $
0,00 $
0,00 $
0,00 $
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