seminario para la construcciÓn e implantaciÓn de indicadores para la evaluaciÓn y control de la...
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SEMINARIO PARA LA CONSTRUCCIÓN E IMPLANTACIÓN DE
INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN Y CONTROL DE
LA ADMINISTRACIÓN ESTATAL 2004-2009
Introducción
La planeación se concibe como un proceso cotidiano e inherente al ser
humano que se hace complejo en la medida en que la organización crece y
por lo tanto contiene un número mayor de elementos que deben articularse de
manera funcional y eficiente para lograr un fin específico.
Mientras mejor definidos estén los elementos de la Planeación, los
encargados de ejecutarla comprenden más fácilmente como llevar a la
práctica lo planeado con anterioridad.
La planeación estratégica es hasta ahora la manera más efectiva de cumplir
con la visión y misión que se han establecido para la organización, mediante
ésta se analiza la situación actual y lo que se espera para el futuro, se definen
metas organizacionales, estrategias y políticas para lograr esas metas, y se
desarrollan planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias
y así obtener los fines buscados.
Un sistema de planeación estratégica formal une tres tipos de planes
fundamentales, que en el ámbito gubernamental se traducen en los siguientes:
Plan Estatal de Desarrollo, programas de mediano plazo y programas
operativos anuales.
A medida que la planeación se va ejecutando a través del proceso
administrativo, la Organización requiere la utilización de elementos de control y
evaluación los cuales conforman su Sistema de Medición, el cual debe
establecerse como parte de la misma planeación y cuya correcta utilización
permite medir el grado de cumplimiento y en caso de existir variaciones,
realizar las acciones necesarias para poder cumplir con los objetivos; además
de efectuar un análisis de las causas de las variaciones y utilizar los resultados
como elementos de la planeación del siguiente periodo.
Los indicadores como parte medular del Sistema de Medición de la
Organización, han demostrado ser una herramienta efectiva en apoyo a la toma
de decisiones de mejora para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Sistema de Evaluación y
Control:Sistema de Medición
Indicadores
Planeación
Plan Estatal de Desarrollo
Programas de Mediano Plazo
Programas Operativos Anuales
(Procesos, Subprocesos y
Proyectos)
RealOPERACIÓN
InsumosRecursos financieros, humanos, materiales,
tecnológicos y de comunicación, etc.
SalidasServicios públicos,
viviendas, escuelas,
pavimentación, etc.
Planeación como un proceso constante
Para que dependencias y entidades funcionen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y
que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso
constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.
Los procesos de las dependencias y entidades de la Administración Estatal, tienen su base en su marco de actuación, es decir en las leyes, planes y programas que orientan su quehacer:
estos deben interactuar para lograr un fin común, la satisfacción de las demandas y expectativas de la Sociedad Sonorense.
INSUMOSMaterialesFinancierosHumanos
TecnológicosDe información
PROCESO PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
RETROALIMENTACIÓNCOMUNICACIÓNP
LANEACIÓN
PLANEAR
Salida D
Salida E
Salida FEntrada F
Entrada E
Salida C
Entrada DEntrada C
Salida B
Salida A
Entrada B
Entrada A
PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C PROCESO D
PROCESO E
Cliente
Interno
PROCESO FClient
e Intern
o
CLIENTE
EXTERNO
CLIENTE
EXTERNO
Interacción de los procesos
Las atribuciones de las instancias estatales reflejan sus “grandes procesos”, por ejemplo: La Contraloría Estatal entre algunos de sus grandes procesos los siguientes:
Desarrollo administrativo
Control gubernamental
Participación social y vinculación
Transparencia y combate a la corrupción.
Cada instancia Pública cuenta con sus propios procesos, los cuales se van volviendo más específicos a medida que estos se asignan a las unidades administrativas para su ejecución
y se convierten en subprocesos.
Por ejemplo el control gubernamental se desarrolla a través de los siguientes subprocesos:
•Auditorías.
•Establecimiento de mecanismos de control para que las contrataciones cumplan con la normatividad
•Fincamiento de responsabilidades
•Evaluación de la satisfacción ciudadana.
•Entre otras.
Así tenemos que dependencias y entidades realizan grandes procesos, a la vez para llevarlos a cabo y tener control sobre ellos, así como procurar su mejora, se les asignan responsables (unidades administrativas) y se fracciona el proceso, cada fracción por separado forma otro proceso, llamado subproceso.
Así mismo para realizar cada subproceso se realizan actividades más específicas, ordenadas secuencial y cronológicamente a las cuales se les asigna un objetivo, políticas y normas para su realización, responsables, etc. denominadas procedimientos.
LOS PROCESOS, SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SON PROCESOS, PERO TOMAN
DIFERENTES NOMBRES SEGÚN SU NIVEL DE DESAGREGACIÓN.
•Entonces tenemos que los Procesos se describen como:El conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Los Subprocesos como:Partes desagregadas de un proceso, originadas por la naturaleza misma de sus actividades.
Y los Procedimientos como:Conjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una función, atribución o programa, entre otros, y que se integra documentalmente.
PROYECTOS
Generalmente surgen de la necesidad de mejorar un proceso o para dar cumplimiento a una atribución que actualmente no se tiene cubierta dentro de la organización. Una vez que el proyecto se ha concluido este frecuentemente se convierte en una actividad institucional o en parte de ella.
Los proyectos no son rutinarios. La mayor diferencia es que los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y una de término.Sin embargo, otros elementos inherentes a un proyecto son: •Que existe un alcance definido•Un presupuesto finito•Productos o resultados específicos (también llamados entregables) y recursos asignados. •Produce bienes o servicios únicos.
Los proyectos pueden ser estratégicos o de inversión:
Proyecto Estratégico: Conjunto de acciones orientadas a la innovación, el mejoramiento y la ejecución de la eficiencia y calidad en determinados servicios públicos, sustantivos o de apoyo técnico y administrativo. Tienen un horizonte temporal.
Proyecto de Inversión: categoría programática que comprende obras públicas o apoyos para el fomento de las actividades productivas.
PLANEACIÓN
MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
PROGRAMAS, PROYECTOS Y
PRESUPUESTOS
CONTROL
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
1SISTEMA DE MEDICIÓN(Determinación e implantación de
indicadores))
2. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES
TOMA DE DECISIONES3. COMPARACIÓN DE RESULTADOS CON OBJETIVOS.4. ANÁLISIS DE CAUSAS DE LAS VARIACIONES.5. IDENTIFICACION Y EVALUACION DE OPCIONES.6. TOMA DE DECISIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS
7. EVALUACIÓN DE ACCIONES IMPLANTADAS Y RETROALIMENTACIÓN
CICLO DE CONTROL
Los indicadores deben definirse como parte de la planeación de la organización, su correcta elaboración, implementación y uso brindan la información necesaria para realizar las acciones correctivas y establecer planes en base a la mejora continua.
RETR
OA
LIMEN
TAC
IÓN
OBJETIVOS
Proceso Administrativo
El Sistema de Medición
El Sistema de Medición se define como:
El establecimiento de los criterios de evaluación que sirven de base para vigilar el
cumplimiento de los objetivos y metas establecidos y su materialización en indicadores, así
como de los mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y presentar la información
sobre los resultados obtenidos, en forma comparativa con dichos indicadores.
En el Diseño del Sistema de Medición deben considerarse:
• Construcción e implementación de indicadores que sirven de base para vigilar el
cumplimiento de objetivos y metas (Criterios de evaluación).
• Mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y presentar la información sobre los
resultados obtenidos.
Utilidad del Sistema de Medición
•Disponer de información válida, confiable, oportuna y permanentemente actualizada para la
toma de decisiones.
• Analizar el grado de cumplimiento del Gobierno Estatal en la ejecución de sus planes a los 3
niveles (Plan Estatal de Desarrollo, Programas de Mediano Plazo y Programas Operativos
Anuales) y con otras instancias.
• Mejorar la actuación del Gobierno Estatal, mediante el análisis, realización de acciones
correctivas y preventivas y retroalimentación a la etapa de planeación.
Problemas en la Medición La medición es más exacta cuando se trata de cuestiones físicas (edades, egresos, saldos de cuentas contables), que en aspectos sociales (satisfacción, actitudes, calidad).
Cuando se utilizan mediciones estadísticas (total de la población) ó muestreo (parte de la población) pueden presentarse errores que ocasionan falta de veracidad y confiabilidad de las mediciones, mismos que se clasifican en los siguientes tipos:
De diseño:
• Inclusión ó exclusión de operaciones.
• Duplicidad de registro
De equipo:
• Fallas en los equipos de medición, de captura ó de proceso de datos que provoquen errores consistentes (sesgos) en el proceso de medición.
De operación
• Fallas intencionales (manipulación de datos) ó no (falta de capacitación y supervisión, ambigüedades en la interpretación) que provoquen inconsistencias en el proceso de registro, transmisión, sumarización, clasificación y presentación de datos.
Del entrevistado:
• Derivado de sus características, tales como personalidad, clase socioeconómica, ocupación, estatus y grupo étnico y de otras características como humor, fatiga, prisa, deseo de impresionar, tamaño del cuestionario, etc.
Del procedimiento de medición:
• Comprende tanto del diseño del plan, como de los instrumentos para reunir los datos.
Del medio ambiente de la medición
• Se refiere a la ausencia ó presencia de otras personas, temperatura ambiente, ruido, etc.
Selección de forma y puntos de medición de los indicadores
En la definición del sistema de medición, la selección de forma y puntos de medición es la base de la efectividad y eficiencia del control de operaciones, por lo que se recomienda utilizar los siguientes criterios:
En la decisión sobre la forma de medición:
• Que se incorporen a la operación, para minimizar su costo y acelerar su obtención.
• Que se determinen si es posible directamente de las operaciones sin que se requieran procesos posteriores.
• Que se evalúe la relación costo- beneficio de su obtención.
De la selección de los puntos de medición:
•Midan solo aspectos críticos, para evitar la generación de datos, controles y costos excesivos.
•Sean congruentes con los objetivos.
•Evalúen su grado de cumplimiento y sus desviaciones críticas.
•Impacten positivamente en la conducta.
•Tengan el menor costo posible
•Sean aceptados por quienes los manejaran.
•Sean revisados periódicamente.
•Sean flexibles, entre otros.
Sistema Estatal de Indicadores
A partir de esta definición, un sistema de indicadores puede ser definido como el conjunto coherente de indicadores combinados o no, de acuerdo a un sistema de variables y categorías que representan la gestión o funcionamiento de una unidad de análisis, respecto de una función determinada, por ejemplo, docencia, investigación, servicio institucional, entre otros.
En el caso de la Administración Estatal el Sistema Estatal de Indicadores S.E.I. se construye por indicadores que corresponden a las 3 categorías antes mencionadas, las cuales se encuentran estrechamente ligadas con el nivel de planeación al que pertenecen, tal como se indica en la siguiente grafica:
El Sistema Estatal de Indicadores (S.E.I.) esta conformado por indicadores que nos
muestran el impacto de la ejecución del Plan Estatal de Desarrollo (P.E.D) y otros
destinados al control de las operaciones de cada unidad administrativa, como a
continuación se indica:
6 indicadores de Impacto por 37 PMP`s
APROX. 250
6 indicadores de Impacto por 37 PMP`s
APROX. 250
GOBIERNO ESTATALGOBIERNO ESTATAL
25 indicadores Estratégicos por 37
PMP`s
APROX. 1,000
25 indicadores Estratégicos por 37
PMP`s
APROX. 1,000
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
5 indicadores de Procesos y Proyectos
por 500 Unidades Administrativas
APROX. 2,500
5 indicadores de Procesos y Proyectos
por 500 Unidades Administrativas
APROX. 2,500
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
El SEI antecedido por una Planeación Estratégica correcta ejerce dos funciones:
1) Seguimiento y Control:
Como elemento clave para que la acción del Gobierno se monitoree, evalúe y se corrija cuando los indicadores muestren desvíos ó rezagos en el cumplimiento del PED.
2) Mejoramiento Organizacional:
Las mediciones del SEI deberán proporcionar los elementos para analizar la estructura y los procesos de cada una de las dependencias y entidades e implantar un proceso de mejoramiento continuo en el que la justificación de cada proceso y proyecto tenga correspondencia directa con el logro de los objetivos de las mismas y con respecto al Plan Estatal de Desarrollo.
Indicadores
Concepto de Indicador
Es un instrumento de medición de variables representadas por cifras que señalan aspectos significativos de un fenómeno.
En las entidades tanto públicas como privadas, el indicador esta relacionado con la estructura, procesos, resultado e impacto de sus acciones y representa el mecanismo idóneo para que a través de su medición se vigile su adecuada administración.
El indicador se representa a través de diversas opciones como:
• Porcentajes,
• Promedios
• Números absolutos
Adicionalmente a las anteriores opciones y con el propósito de impactar visiblemente, se utilizan medios tales como:
• Gráfica de barras.
• Gráfica de pasteles, entre otras.
Objetivo de los Indicadores
• Evaluar el desempeño del Gobierno Estatal, y en particular de cada dependencia y
entidad, unidad administrativa y área, respecto al cumplimiento de sus objetivos.
• Mecanismo de auto-control para el Gobierno Estatal y organismos que lo conforman.
• Herramienta que facilita la rendición de cuentas ante la comunidad.
• Promueven una cultura de evaluación en base a resultados.
• Mejoran el proceso de planeación y presupuestación.
• Su adecuado diseño, aplicación y difusión motivan al personal.
Tipos de Indicadores
1) Indicadores de impacto:
Concepto
Nos proporcionan información sobre la actuación del Gobierno Estatal en su conjunto, es decir, nos dicen el avance que se ha logrado en el cumplimiento de los grandes objetivos tales como: educación, salud, empleo, vivienda, desarrollo económico, justicia, etc.
Características
• Dirigidos a niveles de alta responsabilidad.
• Deben de referirse al logro de objetivos estratégicos.
• Requieren de un esfuerzo mayor para la recolección de la información que lo conforma.
Ejemplo: Objetivo Indicador Forma de cálculo
Reducir la tasa de analfabetismo en un 2%
Tasa de analfabetismoNo. de personas mayores de 15 años que no saben
leer ni escribir.
Población total del mismo grupo de edad.
2) Indicadores de resultados:Concepto
Nos proporcionan información sobre el grado en que se da cumplimiento a los objetivos y estrategias planteadas en los Programas de Mediano Plazo por las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal y demás instancias participantes. Características• Dirigidos a titulares de dependencias y entidades, así como a los responsables de coordinar la planeación al interior de estas.• Deben proveer información sobre el logro de objetivos y estrategias de los Planes de Mediano Plazo en los que participa la dependencia o entidad.
Objetivo Indicador Forma de cálculo
Establecer los centros de educación para los adultos que permitan incorporar a la población analfabeta a los servicios de educación para adultos en sus comunidades de residencia.
Centros de educación para adultos
No. Centros de educación para adultos establecidos
No. Comunidades con población analfabeta
Ejemplo:
3) Indicadores de producto (procesos y de proyectos):
Evalúan la eficacia, eficiencia y calidad de las acciones reflejadas en el Programa Operativo Anual de cada unidad administrativa de las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal.
Con estos indicadores se evalúan también los servicios públicos, de acuerdo a los estándares previamente definidos, ya que un servicio es en sí un proceso ó subproceso que realiza la dependencia ó entidad.
Características
• Dirigidos a los responsables de la programación y seguimiento de la operación de las unidades administrativas.
• Su definición parte del propósito u objetivo de cada proceso, subproceso ó proyecto.
• La recolección de la información que lo conforman se obtiene generalmente del personal operativo de la Dependencia ó Entidad ó de los usuarios en caso de tratarse de un servicio.
Objetivo Indicador Forma de cálculo
1 Obtener la inscripción de personas adultas con necesidades de educación.
Inscripción en el Centro de educación para los
adultos
No. de adultos inscritos
No. de adultos con necesidades de
educación
Ejemplo:
Dimensiones a evaluar mediante los indicadores
Indicadores de Impacto
Indicadores Estratégicos
Indicadores de Proceso y Proyecto
Impacto
Cobertura
INDICADORESINDICADORES DIMENSIONESDIMENSIONES
CoberturaEficienciaCalidad
Alineación de recursos.
EficienciaCalidad
Alineación de recursosImpacto
EficienciaCalidad
Alineación de recursos
ImpactoCobertura
Las dimensiones a evaluar en la medida de lo posible y de acuerdo con las
características de los indicadores son:
• Impacto: Se valora el cumplimiento de los objetivos y prioridades estatales, permitiendo cuantificar valores de tipo político y económico.
• Cobertura: Mide el alcance de los beneficios en relación con el universo potencial de usuarios.
• Eficiencia: Cuantifica los costos unitarios y la productividad, para estar en posibilidades de evaluar la racionalidad en el uso de los recursos financieros, materiales así como el área de personal.
• Calidad: Expresan en qué medida los servicios o productos, satisfacen las necesidades y expectativas de los usuario.
• Alineación de recursos: Refleja la congruencia entre recursos aprobados y suministrados (cantidad y oportunidad). Este indicador tiene que ver con las áreas que controlan la asignación de recursos.
Cualidades de los indicadores
Para que sean útiles los indicadores es necesario que, además de satisfacer las
necesidades de la entidad y del usuario, reúnan diversas cualidades, las cuales se han
agrupado en los títulos siguientes:
1. Coherencia y relevancia
2. Integridad
3. Validez y confiabilidad.
4. Homogeneidad y comparabilidad.
5. Oportunidad y accesibilidad.
6. Economía y sencillez.
1. Identificar los objetivos claramente
2. Definir los factores críticos de éxito
3. Definir la relación de variables que midan de la mejor manera el factor crítico de éxito.
4. Establecer metas para los indicadores
5. Implantación de Indicadores
6. Medición y monitoreo sistemático
7. Ajuste
Proceso para integración de indicadores R
etroalimentación
Proceso de implantación de indicadores.La implantación de cada indicador requiere un proceso que comprende las siguientes etapas:
VALIDACIÓN
REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN
OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN NO
DISPONIBLE
Utilidad del IndicadorGrado en que refleja la visión, objetivos estratégicos y metas de la entidad
Información requeridaFuentes de información: disponible ó no disponible
Forma de generaciónValidaciónAsignación de responsables
A
PRUEBA PILOTO
IMPLANTACIÓN
DIFUSIÓN
Validación de:Proceso de determinaciónFactibilidad de análisis de desviacionesUtilidad general del IndicadorRestricción a una o dos unidades por cada variable importante para facilitar el monitoreo y corrección del sistema
Elaboración de instructivosCapacitaciónPruebas de aceptaciónLiberación para su uso
A
Cédula de IndicadorI. OBJETIVO A MEDIR Resolver las quejas, sugerencias y denuncias de los ciudadanos. II. TIPO DE INDICADOR
a)De Impacto b)De Resultados
c) De Producto (Proceso y Proyecto)
III. NOMBRE DEL INDICADOR Índice de resolución de quejas, sugerencias y denuncias de la población IV. FÓRMULA DE CÁLCULO No. de quejas, sugerencias y denuncias resueltas / No. total de quejas. V. ATRIBUTO Respuesta a las solicitudes de la población en un tiempo determinado. La racionabilidad de la justificación de la resolución. Comportamiento amable y respetuoso hacia los usuarios. VI. BASE PARA EL CÁLCULO DEL INDICADOR Y CRITERIOS NUMERADOR DENOMINADOR INDICADOR SIMPLE Lista de quejas, sugerencias y
denuncias resueltas justificadamente por la Dirección General de
Contraloría Social y se les ha dado una respuesta.
Lista del total de quejas, sugerencias y denuncias recibidas por la Dirección General de Contraloría
Social
VII. UNIDAD DE MEDIDA a)Importe
b)Porcentaje
C)Personas
d)Promedio
e)Semanas
f)Otros*
VIII. FUENTE DE LA INFORMACIÓN a) Organización: Dirección General de Contraloría Social
b)Nombre: Lic. Cesar Rubio G.
C)Puesto: Director General de Contraloría Social
d)Otros:
IX. RESPONSABLE DE CONFORMAR LA INFORMACIÓN PARA EL INDICADOR a)Dependencia/Entidad: Dirección General de Contraloría Social
b)Nombre: Lic. Aida Quiroz Chaparro.
C)Puesto: Jefe de departamento de atención a peticiones Ciudadanas
d)Uso:
X. RESPONSABLE DEL INDICADOR a)Dependencia/Entidad: SECOG / Dirección General de Contraloría Social
b)Nombre: Lic. Cesar Rubio G.
C)Puesto: Director General de Contraloría Social
d)Uso:
XI. USUARIOS Director General Contraloría Social, Secretario de la Contraloría General, Gobernador del Estado XII. PERIODICIDAD EN LA EMISIÓN DEL INDICADOR a)Trimestral b)Mensual c)Anual d)Otra XIII. MEDIO DE RESGUARDO DEL INDICADOR a)Archivo de disco magnético b)Documento Otro* XIV. MEDIOS DE INFORMACIÓN DEL INDICADOR
a)Publicaciones b)Internet c)Otros Especifique:
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS INDICADORES PROCESO DE PLANEACIÓN
ENTENDIMIENTO SISTEMA DE MEDICIÓN
Misión, visión, planes y estrategias. -Objetivos- Programas, proyectos, funciones y procesos. -Objetivos- Asignación de recursos -Objetivos- Producción de bienes y servicios. -Objetivos- Resultados de la operación.
¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ¿Con qué hacerlo? ¿Qué, cuánto, cómo, dónde y para quién producirlo? ¿Qué avance y desviaciones? ¿Qué impacto? ¿Qué correcciones o cambios?
¿Qué medir? ¿Contra qué comparar? ¿Cómo medirlo? ¿A quién, cuando, cómo y con qué periodicidad reportarlo? CRITERIOS DE EVALUACIÓN Factores críticos de éxito. Atributos de productos y servicios. ESTÁNDARES
- Calidad - Impacto - Costo - Oportunidad - Capacidad - Estructura - Economía - Eficiencia
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS INDICADORES
Identificación de factores críticos “macro” de éxito (criterios de evaluación) de la entidad
Identificación y evaluación de riesgos críticos
Establecimiento de medios para su eliminación o minimización
Identificación de factores críticos “micro” de éxito (atribuciones) de los productos y servicios
ATRIBUTOS: - Accesibilidad - Sencillez - Seguridad - Mantenimiento - Almacenamiento
Diseño de procesos y establecimiento de normas y políticas
Establecimiento de estándares de operación.
Establecimiento de metas
Actividades a realizar
ATRIBUTOS: - Calidad - Cantidad - Costo - Oportunidad - Utilidad
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS INDICADORES
INDICADORES INTERNOS EXTERNOS
De cumplimiento de objetivos de la entidad - Participación en el mercado o
cobertura de la población - Ventas, utilidades, costos
Revisiones (Auditorías)
- De diseño del proceso - De cumplimiento de su
normatividad De la producción de bienes y servicios
- Economía - Eficiencia - Eficacia
Encuestas y sondeos Percepción de la “utilidad” de la entidad por:
- Clientes o beneficios - Proveedores - Personal - Comunidad - Otros
Percepción de los clientes de la utilidad (satisfacción de sus necesidades) de los productos y servicios proporcionados:
- Precio - Calidad - Condiciones de pago - Servicios - Garantía - Mantenimiento - Disponibilidad - Manejo
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS INDICADORES
Análisis de la planeación, organización y dirección NIVEL DESCRIPCIÓN PREGUNTAS BÁSICAS
PLANEACIÓN MISIÓN
Objetivo general de la entidad, es su razón de existir. Se refiere al beneficio que se pretende dar; sirve para definir las fronteras de responsabilidad y el campo de especialización.
¿Cuál es nuestra razón de ser? ¿Cuál es nuestra tarea fundamental? ¿Qué se hace? ¿Para quién se hace? ¿Para qué se hace? ¿Â través de qué se hace?
VISIÓN Escenario futuro, altamente deseado por la Dirección General.
¿Qué es lo que queremos ser?
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Logros a largo, mediano y corto plazo, esenciales para el cumplimiento de la misión.
¿Qué nos proponemos lograr?
ESTRATEGIAS Medios a través de los cuales se lograrán los propósitos especificados. Requiere el análisis de fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas.
¿Qué debemos hacer en el largo, mediano y corto plazo para que la entidad tenga un accionar coherente con su misión y visión? ¿Cuál es la población objetivo y cuál es su cobertura actual? ¿Quiénes pueden prestar los mismos productos o servicios? ¿Cuál es el medio ambiente interno y externo en que opera la entidad?
Análisis de la planeación, organización y dirección NIVEL DESCRIPCIÓN PREGUNTAS BÁSICAS
PROGRAMAS, PROYECTOS Y PRESUPUESTOS
Acciones específicas para implantar las estrategias y estimaciones de los recursos necesarios para desarrollarlas. Acciones que corresponden al cumplimiento de objetivos para con los factores de los que depende la supervivencia y desarrollo de la entidad, tales como accionistas trabajadores, gobierno y comunidad, los cuales se incorporan directamente como objetivos básicos y permanentes de las distintas áreas de la entidad.
¿Cómo lo haremos?
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PROCEDIMIENTOS
Definición detallada de quiénes realizarán las acciones establecidas.
¿Quiénes lo haremos? Estructura organizacional
- Organigramas - Manual de
funciones - Descripción de
puestos Procedimientos:
- Flujos de procesos - Manual de
procedimientos - Normas y
estándares - Controles - Informes
DIRECCIÓN Ejecución de funciones y procesos necesarios para proporcionar los productos y servicios a los clientes, mediante la obtención, utilización, salvaguarda y mantenimiento de los recursos e insumos financieros, humanos, materiales, tecnológicos y de comunicación.
¿Cómo obtendremos los recursos e insumos? ¿Qué recursos e insumos necesitaremos y de qué características? ¿Cómo dirigiremos las funciones y procesos? ¿Qué utilización, salvaguarda y mantenimiento le daremos?