sembol e-defter uygulaması · sembol e-defter v1.0.0 çalıştırdığınız da yukarıda ki...
TRANSCRIPT
Sembol E-Defter Uygulaması
V.1.0.0
Tanıtım Raporu
SEMBOL BİLGİSAYAR YAZILIM DONANIM SAN.VE TİC.LTD.ŞTİ
2 / 35 Sembol E-Defter V1.0.0 uygulaması, Sembol Bilgisayar Yazılım Donanım Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından geliştirilmiş olup, bu doküman ile sizlere uygulamanın amacı, kurulumu, kullanımı ve akış şemaları bilgilerini de içeren tanıtım raporu olarak düzenlenmiştir.
Yazılımın Adı: Sembol EDefter V1.0.0 Versiyon: 1.0.0 Programlama Dili : C# Çalıştığı işletim Sistemleri : Windows XP / 7 / 8 /10 - Windows Server 2003 / 2008 / 2012 Veri tabanı / Değerlendirdiği dosya tipleri: SQLlite / TXT,CSV,XML Amacı :
Sembol EDefter V1.0.0 uygulaması, Sembol s2023 ERP yazılımının muhasebe modüllerinden işlenmiş ve
sonuçlanmış dönemsel muhasebe kayıtlarının, resmi defterler olarak hazırlanmış yevmiye ve kebir defterlerinin
kayıtlarının, Text dosya (csv) formatında export edilen dosyaları kaynak olarak kabul ederek alır, hazırlar ve işleyerek
Gelirler İdaresi Başkanlığının (GİB) belirlemiş olduğu tüm kural ve kriterlere uyarak Sembol s2023 kullanıcısı olan e-Defter
mükelleflerinin e-Defterlerini, berat dosyalarını oluşturan imzalayan ve sonuçlandıran yazılımdır.
Kurulum :
Kullanıcıya sunulan kurulum ( cd / flash bellek ) aracını bilgisayarınıza taktıktan sonra CD/flash bellek içindeki
kurulum dosyasını ( SembolEDefterSetup.msi ) çalıştırın. Setup programı bilgisayarınızın yerel diskinde belirlediğiniz dizine
Sembol EDefter V1.0.0 uygulamasını kurulumunu gerçekleştirir ve bilgisayarınızın masaüstüne programın kısa yol tuşunu
ekler.
Kurulum dosyasının çalıştırılması
3 / 35
Kurulum tamamlandıktan sonra ekran görüntüsü
Kullanımı :
Sembol EDefter uygulamasına girişte kullanıcı adı ve şifre bilgisi ile girilmektedir. ilk kurulumda varsayılan kullanıcı
adı “admin” ve şifresi bulunmamaktadır. İlk girişten sonra admin kullanıcısı şifresini Ayarlar menüsünden
belirlemeli ve programa en yetkili giriş olan admin kullanıcısının faaliyetlerini güven altına almalıdır.
4 / 35
Sembol E-Defter V1.0.0 çalıştırdığınız da yukarıda ki ekranda görüldüğü gibi menü de Ayarlar, Yeni Firma ve Firma
Seç gibi seçenekler ile işlemlere başlanır. Bu menü seçenekleri aşağıda açıklamaları bulunmaktadır.
Ayarlar
5 / 35
Bu seçenekte öncelikle GİB tarafından belirlenen defterlerin büyüklüğünün zorunlu olarak bölme kriteri bilgisi
girilmektedir. Sonrasında uygulamanın admin kullanıcı şifresi ve Kullanılacak zaman damgası sunucusu adresi,
müşteri no ve mükellefin şifresi girilir.
Kullanıcı Tanım ve yetkilerini belirleme
Kullanıcı tanımlaması yapılarak edefter uygulaması belirli işlemler için yetkilendirilebilmektedir. Bu yetkilendirme
sayesinde defter oluşturma ve imzalama gibi kritik işlemler yetkili kişilerce yapılabilir hale getirilmektedir.
Yeni Firma Oluşturma
6 / 35
Uygulamayı kullanan e defter mükellefine ait ve girilmesi zorunlu olan firma bilgileri girilip kayıt altına alınır.
Mali dönem ve başlangıç madde numarası, müteselsil numarası edefter oluşturulduktan sonra değiştirilemez.
Firmanın şubeli olup olmadığı bu aşamada belirtilir, Firma şubeli ise şubeli kutucuğu işaretlenir. Şubesiz açılmış ise
dönem içinde şube bilgisi eklenemez.
Firma Seç
Mükellef kendisine ait firma bilgilerini her mali dönem için bir kere tanımladıktan sonra programda çalışacağı mali
döneme ait bilgilerini bu adımda seçerek edefter işlemleri için programa giriş yapar.
7 / 35
Kullanıcı çalışacağı firmayı seçtikten sonra ki ekran görüntüsü
Kullanıcı sol taraftaki sıralanmış menü seçeneklerini seçerek yapmak istediği işlemlerini gerçekleştirebilir.
Firma Bilgileri
Bu adımda daha önceden tanımlanmış olan firma bilgileri görüntülenip Firma adı, firma vkn, şube kodu, şube adı,
mali dönem aralığı ve başlangıç maddeno, müteselsil no dışındaki bilgi alanları istenirse güncellenebilir.
Şube oluşturma
8 / 35
Şube oluşturma, ilk şirket oluşturulurken şubeli seçilip Merkez oluşturulduktan sonra ilgili firmaya giriş yapılır,
Şube oluştur seçeneği ile diğer şubeler kodu ve adı belirtilerek oluşturulur.
Müşavir Bilgileri
Bu adımda mükellef bir veya birden fazla çalıştığı mali müşavir bilgilerini oluşturmaktadır. Birinci ekranda sağ
tarafta bulunan müşavir ekle düğmesine basarak yeni bir kayıt oluşturabilir ya da önceden kayıt edilmiş bilgi
satırını çift tıklayarak mali müşavir bilgilerini güncelleyebilir.
9 / 35
Sembol EDefter V1.0.0 Uygulaması SQLite veri tabanını kullanır. Uygulama kullanıcı tarafından oluşturulan ve
yukarıda belirtilen ayar tanım bilgileri, mükellefe ait firma ve mali müşavir bilgilerini edefter kayıtlarını oluşturacak
kaynak verilerini kriterlerine göre kontrol edilip değerlendirildikten sonra işleyerek bu veri tabanında kullanır.
Veri Deposu
Kaynak Verilerin Değerlendirilmesi
Sembol s2023 ERP yazılımının muhasebe modüllerinden işlenmiş ve sonuçlanmış dönemsel muhasebe
kayıtlarının, resmi defterler olarak hazırlanmış yevmiye ve kebir defterlerinin kayıtlarını , Text dosya (csv)
formatında kaynak olarak kabul ederek alır.
Sembol s2023 ERP yazılımından alınan nihai yevmiye ve kebir text dosyaları, GİB için istenen XML dosyaları için
gerekli tüm veri alanlarını içermektedir.
Kaynak yevmiye defteri veri dosyası deseni excel görüntüsü
10 / 35
Kaynak defteri kebir veri dosyası deseni excel görüntüsü
Veri Dosyalarının adı yevmiye için Y-VKN-YIL-AY.TXT , kebir için K-VKN-YIL-AY.TXT olmalıdır. Kaynak
dosyalarının içeriği öncelikle mali döneme ait tarihsel periyoda göre denetlenir. Mükerrer ve istenen kriterlere
uygun olmayan kayıtları denetler, uygun değilse kullanıcıyı yükleme aşamasında uyarır. Kriterlere uyan doğru
kaynak dosyanın hazırlanmasını sağlar. Eğer firma şubeli ise hangi şube verisi yükleniyorsa veri dosyası adının
sonunda şube kodu bulunmalıdır. Y-VKN-YIL-AY-SUBEKODU.TXT böylece veri dosyasının içeriği ile beraber
ayrıca veri dosyası yüklenirken VKN , dönem ve şube doğrulaması yapılarak yüklenmesi sağlanır.
Yükleme sırasında kontrol edilen diğer kriterler arasında yevmiye madde numarasının, müteselsil numarasının
kontrolü, en son alınan kaynak dosyasının devamlılığı ve yevmiye defteri ile defteri kebir kaynak dosyasındaki
eşleşmesi gibi bir çok kontrolü gerçekleştirerek verinin doğru firma ve bilgi içerdiği kontrol edilerek Sembol E-
Defter V1.0.0 uygulamasının veritabanına alınır.
Böylece GIB tarafından belirlenen şema/şematron kriterlerinin doğrultusunda , henüz edefter
oluşturulmadan önce değerlendirilip uygun olarak veri tabanına başarıyla kayıt edilmiş olur. Kayıt işlemi
başarıyla gerçekleşen kaynak veri dosyaları bilgisayarın yerel diskinde depolanır.
Veri Dosyalarının Yüklenmesi
11 / 35
Ekranın sol tarafındaki menüden Veri Deposu seçildiğinde ekranın sağ tarafında bulunan dosya seç düğmesi ile
Yevmiye veya Defteri Kebir in veri kaynak dosyası ilgili dizinden seçilir ve veri dosyasını yükle düğmesine
basılarak yükleme işi tüm kontroller yapılarak gerçekleşir.
Aşağıda veri dosyası yüklemesi sırasında yapılan kontroller sonucu oluşabilecek hata durumlarının ve uyarı
mesajlarının ekran görüntüleri bulunmaktadır.
12 / 35
Veri Yükleme aşamasında yapılan diğer kontrollere ait uyarı mesajları
13 / 35
Defterler ( EDefter ve Beratlarının oluşturulması )
14 / 35
Bu adım e defterlerin oluşturulacağı adım olup, ekranın sol tarafındaki menüden Defterler adımı seçildiğinde
artık oluşturulacak edefterin mali yıl ve ay a ait kaynak veri dosyalarının yüklenmiş olması gerekmektedir.
Ekranın sağ tarafı iki ayrı sekmeden oluşur. Bunlardan ilki yevmiye defteri ikincisi defteri kebir işlemlerini
gerçekleştirir.
Edefter oluştururken sırası ile önce yevmiye defteri oluşturulacaktır daha sonra oluşturulan yevmiye defteri ile
eşlenen defteri kebir oluşturulacaktır.
Yevmiye defteri oluşturma
Verisi yüklenmiş ilgili dönemin yevmiye defteri oluşturulurken tarih aralığı başlangıcı herzaman otomatik
olarak belirlenmiştir. Eğer ilk defter oluşturulacaksa firmanın mali dönemi esas alınarak başlangıç tarihi
otomatik olarak ayarlanmıştır. Bitiş tarihi ise seçimli olup parçalı defter oluşturma için kullanılabilir.
Geçerli bir tarih aralığı verildiğinde program size mevcut kayıtlarınızın tarih aralığını bildiren bir uyarı mesajı
verir. Bu mesaj seçtiğiniz tarih aralığında verileriniz bulunduğunu ve boş defter olmayacağını bildirmektedir.
15 / 35
Devam etmeniz halinde bitiş tarihine kadar size yevmiye defterinizi hazırlar aksi takdirde yeniden istediğiniz
geçerli bir tarih aralığında edefter oluşturabilirsiniz. Geçerli olan bir tarih aralığı girip onayladığınızda program
edefter olarak yevmiye defteri ve berat dosyasını XML formatında oluşturur. Bu XML formatındaki dosyalar
henüz imzasız ve şema/şematron kontrolünden geçmemiştir.
Defter oluşturma sırasında boş defter oluşturabilirsiniz. Girmiş olduğunuz tarih aralığında hiç veri yoksa ve
ekranda görüldüğü üzere Boş defter oluştur seçeneği seçilerek boş defter oluşturulabilir. Fakat eğer girdiğiniz
tarih aralığında veriniz var ise e-defter uygulaması boş defter basmak isteseniz dahi defteri boş
oluşturmayacaktır. Defterin boş oluşturulabilmesi için seçilen tarih aralığında hiç verinizin olmaması
gerekmektedir. Ayrıca bir ayın tamamı boş defter olarak oluşturulamaz kontrolü yapılmaktadır. Bu kontrol
işlemi parçalar içinde geçerlidir. Parçalı defter olsa dahi edefter uygulaması bütün parçaları denetleyerek bir
ayın tamamının boş olarak basılmasına izin vermez.
16 / 35
Kebir defteri oluşturulması ise ilgili yevmiye defterine bağlıdır. Yevmiye defteri oluşmadan kebir defteri
oluşturulamaz. Ayrıca hangi yevmiye defterine karşılık kebir defteri basılıyor ise veri bütünlüğüde ayrıca
kontrol edilmektedir. Bu durum parçalı defterleride kapsayacak şekilde edefter uygulaması tarafından kontrol
edilen bir durumdur.
Şubeli çalışılan firmalarda şube kayıtlarının tamamlanması kontrolü yapılır. Şubeli çalışmada bütün şubeler,
dönemleri tamamlayarak sonraki dönemin defter oluşturma işlemine geçebilmeleri kontrol altına alınmıştır.
17 / 35
Yevmiye defteri ve berat dosyaları programın çalıştığı bilgisayarın yerel diskinde önceden tanımlanmış olup
defterler …./VKN/DÖNEM TARİH ARALIĞI/AY/ dizini altında Y-K dosyaları olarak , beratlar YB-KB dosyaları
olarak, yüklenen beratlar GIB-YB ile GIB-KB dosyaları şeklinde dizin yapısı içerisinde saklanırlar.
Şubeli firmaların bütün şubeleri aynı klasör yapısını kullanırlar.
Defterler aylık olarak hazırlanırlar. Bir ay içerisinde istenilen tarih aralığında parça parça hazırlanıldığı gibi
defter dosyasının GIB tarafından belirlenen büyüklük kriterine göre (200MB) zorunlu olarak da parçalar
halinde hazırlanabilir.
Bir ay içerisinde çalışılmayan günler için (Resmi tatil vs.) boş defter hazırlanabilir.
18 / 35
Boş defter
Bir ay a ait defterin tüm günleri boş olmamak şartı ile parça halinde boş defter hazırlanabilir. Bunun için
ekranın sağ tarafında boş defter oluştur seçeneği işaretlenmelidir.
Tarih aralığı bir ay içerisinde belirli günleri kapsıyor ise (ayın tüm parçaları boş değil ise) boş defter
hazırlanabilir.
Boş defter ve berat dosyası ekran görüntüleri
19 / 35
Kullanıcı bir ay a ait bir defteri istediği tarih aralığında parça parça oluşturabilmesi ve dosya büyüklük
koşulunun değerlendirilmesi;
E-Defterleri isteğe bağlı ve otomatik bölme
Sembol EDefter V1.0.0 uygulamasının, veri tabanında tutulan veriler öncelikle kullanıcının isteğine bağlı olarak
oluşturmak istediği edefterin tarih aralığı belirlenir. Belirlenen tarih ilgili ayın tümünü kapsıyor ise parçano
000000 ile başlar. Eğer tarih aralığı ilgili ayın belli bir bölümünü kapsıyor ise , daha önceden o aya ait
hazırlanmış edefter mevcut ise bir önceki parçano bir artırılır , mevcut değil ise o aya ait parçano 000001 ile
başlayacaktır.
Bu aşamaya kadar sadece kullanıcının isteğine bağlı olarak tarih aralığı alınıp parça numarası ile hazırlık
yapılmış olup bu noktadan sonra uygulama 200 MB kıstasına göre bölme yapılıp yapılmayacağını
20 / 35
değerlendirecektir. Kullanıcının ilgili aya ait verdiği tarih aralığında da zorunlu bölme kriteri vardır. Bundan
dolayıdır ki uygulama her koşulda öncelikle isteğe bağlı tarih aralığını değerlendirip sonra her iki koşulda da
zorunluluk var ise otomatik bölme işlemini gerçekleştirir.
Sembol EDefter V1.0.0 uygulaması yukarıda belirtilen seçimlerden sonra veri tabanından okuduğu kayıtların
büyüklüklerini hesaplar ve belirtilen kısıta göre kaç parçadan oluşacağını belirleyerek kullanıcıya sunar.
Kullanıcı ister ise sunulan bölmeden vazgeçebilir ve yeni bir tarih aralığı belirleyerek işlemi yeniden
tekrarlayabilir veya kabul eder ise uygulama otomatik olarak bölünmüş edefterleri hazırlar ve ekranda listeye
ekler.
Yukaradaki ekran da program büyüklük kıstasını 25 MB olarak örnekleyerek otamatik olarak bölme işlemini
gerçekleştirmiştir.
Kullanıcı ister ise tarih aralığını yeniden belirleyip farklı tarih aralığında defter oluşturabilir veya evet
düğmesine basarak otomatik bölme işlemini onaylayabilir.
Oluşturulan Defterlerin erişim yolları (Klasör bilgisi) liste üzerinde seçilerek ekranın sağ alt kısmında
gözlemlenebilir
21 / 35
Defteri Kebir oluşturma
Defteri Kebir in edefterini oluşturmak için öncelikle kaynak veri dosyasının yüklenmiş olması gerekmektedir.
Daha sonra yevmiye defteri ve beratı hazırlanmış olmalıdır. Bu noktadan sonra defteri kebir hazırlanabilir.
Defteri Kebir oluşturulurken, önceden hazırlanmış yevmiye defteri tarih aralığındaki koşulunda ve yevmiye
madde no , müteselsil no suna göre eşleştirilerek edefter hazırlanır. Dolayısıyla basılacak tarih aralığı, basılı
yevmiye edefterinden gelir ve değiştirilemez.
22 / 35
Defter ve Berat dosyalarının Şema / Şematron denetimi
Sembol EDefter V1.0.0 uygulaması kullanıcının dosyaları imzalamadan önce şema/şematron denetimi
yapmasına imkan sağlar. Bunun için Defterler menüsü seçilip ekranın sağ tarafında hazırlanan dosyaların
listesinde hangi dosyayı denetlemek isteniyor ise o dosya satırında sağ Mouse tuşu tıklanır. Ekrana çıkan
menüden Defteri Denetle veya Berat Denetle seçilerek, imzalı veya imzasız dosyaların şema/ şematron
denetimi sağlanır.
23 / 35
İmzasız defter beratının şema/şematron denetimi ekran görüntüsü
Bir başka defter Şema / Şematron denetimi ekran görüntüsü
Defter ve Berat dosyalarının imzalanması ve Şema / Şematron denetimi
Kamu Sertifikasyon Merkezinden alınan Mali Mühür Sertifikası ile imza ve zaman damgası ile imzalama
işlemleri yapılmaktadır. Mükellefler hazırlanan defter ve berat dosyalarını kendilerine ait mali mühür
24 / 35
sertifikası veya elektronik imza sertifikası ile imzalayabilmektedir. İmzalama aşamasında istenirse zaman
damgası kullanılabilmektedir. İmza başarıyla gerçekleştikten sonra sırası ile şema/şematron kontrolü
yapılmaktadır. İmzalama işlemi için ekranın sağ tarafında altında İmzala düğmesine basılır.
Yukardaki uyarı imzalama işleminden sonra defterin imzalandıktan sonra GIB portal üzerinden yüklenebileceği
göz önünde alındığından mükellef imzalama işlemine geçmeden kontrollerini tamamlamasını ve imzalama
işleminden sonra geriye dönüş yapılamayacağını belirtmektedir. Bu kontrolün amacı GIB portal üzerinden
yükleme işinde hata durumlarının önüne geçmek içindir.
25 / 35
GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının yüklenmesi
Sembol Edefter V1.0.0 uygulamasında hazırlanmış defter ve berat dosyalarının GIB e yüklenip , GIB onaylı
berat dosyaları da sisteme alıp şema/şematron denetiminden ve kontrollerden geçmeyen defterlerin
işlemleri tamamlanmamış olup , bir sonraki tarihe veya döneme ait defter işlemleri yapılamaz.
İmzalanmış ve şema/şematron denetiminden geçmiş defter ve berat dosyaları ve hazırlanan paket ,
edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.
Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin
erişimine açıldıktan sonra erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası Sembol
Edefter V1.0.0 uygulamasının çalıştığı bilgisayarın yerel dizine yüklenir. İlgili Defter listeden seçilerek sağ
mouse tıklaması ile gelen menüden “GIB Beratını Yükle” seçeneği tıklanarak GIB Portaldan alınan berat
dosyası yüklenir.
GIB tarafından yüklenen e-defter beratı dosyası Sembol Edefter V1.0.0 uygulamasının çalıştığı bilgisayarın
yerel dizininden seçilir ve denetimleri yapılarak yüklenir. Bu yükleme yapılırken dosya ismi denetiminden
26 / 35
başlanarak sırasıyla Şema / Şematron , İmza Doğrulaması , İmza uyumluluk doğrulaması yapılarak , tüm
denetimden geçen berat dosyası ilgili klasöre yerleştirilir.
Hatalı berat seçimindeki uyarı ekanı
Şema / Şematron denetiminden geçmeyen GIB beratı ekran görüntüsü
27 / 35
Başarıyla bütün denetimlerden geçen GIB Beratı ekran görüntüsü
Yukarıdada görüldüğü üzere GIB’den alınan berat dosyalarının denetiminde Şema /Şematron ve İmza
denetimleri yapılmaktadır. İmza denetimleri 2 aşamada gerçekleşmektedir. Bunlardan birincisi imzanın varlığı
control edilmekte ve geçerliliği denetlenmekte, ikinci denetim ise uyumluluk denetimi , uyumluluk denetimi
GIB Portala yüklenen imzalı defter berate ile GIB Portaldan alınan beratın imzalarının mukayese edilerek
doğru berat dosyası ile eşleşmesi denetlenmektedir. Tüm bu denetimler sonucu alınan berat dosyası ilgili
klasöre yerleştrilir. Ekranda hangi klasörde olduğu belirtilmiştir.
Gib Portaldan alınan berat ilgili defterin klasörüne aktarılır.
Şubeli Çalışma ve Kontroller
Sembol Edefter V1.0.0 uygulamasında Şubeli olarak çalışan bir firma kendisi ve şubeleri ile dönemsel
uyumluluk içinde hareket etmektedir. Merkez Şubede herhangi bir dönemin defterleri oluşturulmadan başka
28 / 35
bir şubenin defteri oluşturulsa dahi imzalanamaz. Bundaki amaç öncelikle bütün şubelerde ilgili dönemin
defterlerinin oluşturulması ve imzalamak üzere onaylanması gerekmektedir. Onaylama işlemi ile defterin
doğruluğu kontrol edildikten sonra, Şema /Şematron kontrollerinden geçirilerek imzalama işlemi hariç bütün
gereklilikleri tamamlaması sağlanmış olur. Bütün şubelerin aynı dönemlerine ait defterler onaylandıktan sonra
artık merkez ve şubelerde imzalama işlemine izin verilir. Ayrıca Gib beratları alındığında bütün şubelerdeki Gib
beratları ilgili dönem için tamamlandıktan sonra bir sonraki döneme ait defter oluşturma işlemleri yapılabilir.
Bu çalışma şekli ile merkez ve şubelerde defter oluşturma kontrol işlemlerini uyumlu ve aynı zamanlarda
işlevsel halde tutmaktır. Aşağıdaki ekran görüntülerinde bir defterin başka şubedeki defter oluşturma işlemi
tamamlanmadığından dolayı dolayı veya kendisinde defter oluşturma işlemi dönemi tamamlamadığından
dolayı onaylama işleminin yapılamaması örneklenmiştir.
29 / 35
30 / 35