Section II : rle du Dpartement Approvisionnement March (DAM)

ROYAUME DU MAROC

OFFICE NATIONAL DES HYDROCARBURES ET DES MINES

INSTITUT SPECIALISE DE TECHNOLOGIE APPLIQUEE

RAPPORT DE STAGE DE FORMATION

SOUS LE THEME:

DUREE DE STAGE : du 8 au 31 juillet 2008 Ralis par : Mr ISSAM FAKHSY.

Encadr par : Mr REGURAGUI.

Filire : TECHNICO-COMMERCIAL EN VENTE DES VEHICULES ET PIECES DE RECHANGESSection I: rle du Dpartement Approvisionnement March (DAM).

1. Structure du DAM:

Le DAM a pour mission la gestion des consommations du ONHYM, la livraison des marchandises aux chantiers, aux laboratoires, services... il soccupe notamment de la rgularisation de ces consommations de telle sorte que chaque mouvement du stock aura une justification ce qui servirait en cas de conflits ou litiges.

Ainsi, lorganigramme du DAM se prsente comme suit:

2. Les diffrents services du DAM:

2.1. Le magasin et les diffrents types de stock:

1) Dfinition dun magasin:

Le magasin est un lieu de stockage darticles pour un besoin futur, il a pour objet de honorer les demandeurs et les utilisateurs en tenant compte des facteurs suivants:

Disposition des pices selon leurs formes et leurs poids.

La manutention (circulation lintrieur du magasin).

La scurit du personnel et du matriel

Environnement.

2) Les diffrents types de stocks:

Il existe plusieurs types de stocks:

Les stocks ncessaires la fabrication: matires premires, bauches, pices normalises

Les pices de rechange, les outillages, les pices.

Les en-cours cest dire les stocks entre les diffrentes phases du processus de production.

Les produits finis.

Les stocks sont de natures diffrentes. Certains stocks ont un caractresubi cest dire quils sont involontairement grs alors que dautres ont un caractre voulu car inhrents au monde de production .

3) Fonctionnement du magasin:

Pour assurer une scurit et une bonne gestion du stock la responsabilit de gestion est divise entre quatre magasiniers. Chacun contrle son rayon et assume toute sa responsabilit.De plus, laccs est interdit toute personne autre que le magasinier responsable.

Le matriel est servi laide dun BSM (bon de sortie de magasin) tablis par le service demandeur.

Avant que le BSM arrive au magasin, il passe par la voie hirarchique c'est--dire par le service nomenclature, ensuite le chef du magasin avant darriver au magasinier qui exige toujours la signature du BSM arriv au magasin.

Ce dernier sert le matriel en fonction de la fiche de stock magasin pour retrancher les quantits sorties de stock et mettre jour au fur et mesure de la sortie du matriel.

Et pour lenregistrement de chaque mouvement du stock, une fiche de stock est tenue pour chaque pice, et elle est place le fin de chaque rayon dont on trouve plusieurs informations: la dsignation de la pice, sa rfrence, sa nomenclature, son emplacement, le stock initial, les entres, les sorties et le stock physique ou final.

En plus du magasinage, il existe une rception dont la fonction se rsume en ltablissement des bons de rception (BR), ces documents sont tablis aprs la rception des bons de livraison (BL) du fournisseur et aprs vrification dtaille de la marchandise.

Les (BL) sont gards dans des fichiers qui sont classs par fournisseur pour permettre dtablir la situation de chaque fournisseur pendant une priode donne. Tandis que les (BR) sont envoys pour vrification et pour tre comptabiliss au dpartement comptabilit mais avant, ils passent par le service facturation dont on prcisera la tche ci-aprs.

2.2 Service Nomenclature:

1) Dfinition:

Selon le dictionnaire la nomenclature cest lensemble des termes techniques dune science ou dun art. La nomenclature dont il est question ici, est la liste mthodique des diffrents articles utiliss dans lONHYM. Mthodique veut dire prsentation ordonne des articles grer.

Pour faciliter le stockage des produits et acclrer leur dstockage, il est ncessaire de pouvoir les identifier rapidement, cest le rle dvolu la section nomenclature ou mthodes, rle consistant principalement, outre la vrification et le contrle des demandes des utilisateurs, en la gestion de la nomenclature des articles en magasin, c'est--dire la cration, la vrification, la suppression de la codification. (Cas des articles morts).

Chaque article est en effet exclusivement identifi par numro de code qui comprend neuf chiffres, ayant chacun une signification particulire. A titre dexemple:

Le premier chiffre permet de distinguer la famille dappartenance du produit:matriel, consommable...

Le second indique la sous-famille: par exemple pour la famille matriel: matriel de bureau, matriel de forage, matriel de transport, matriel lectrique, matriel informatique,...

Le troisime chiffre permet de ventiler les consommables (particulirement les pices de rechange: PR) par famille de matriel (PR de forage, PR des moteurs essence, PR des moteurs diesel, PR des pompes? PR du matriel lectrique...)

2) Intervention des codificateurs:

Le groupe codification intervient partir du moment ou il est officiellement inform des articles codifier. Ceci peut se produire partir dune demande dachat (DA) dune spcification technique, dun bon de sortie

Le codificateur vrifie en premier lieu si la dsignation sur le document est correcte et complte, le codificateur vrifie partir de la grille de codification et la fiche de la nomenclature si pour un tel article le numro de code existe, si oui il complte la dsignation avec le numro de code sur la fiche pour laquelle les chiffres sont dj fixs.

2.3. Service gestion de stock:

Il contrle tous les mouvements du stock consistant en lenregistrement de ces mouvements pour en dgager la situation du stock tout moment.

Ce service dgage quotidiennement, grce un outil informatique la situation du stock. Il soccupe aussi de ltablissement de linventaire la fin de lanne.

En priode dinventaire les responsables de la gestion du stock vrifient rellement les pices existantes en stock, cette vrification peut donner naissance soit un mali soit un bonis dinventaire, lorigine de cette diffrence ne peut tre que dune erreur denregistrement qui est limite un cas frquent cest celui dune sortie dune pice avec la nomenclature dune autre. Cela fait apparatre un mali au niveau dune et un boni au niveau de lautre.

A linventaire aussi, il parat quelque fois un nombre darticles rforms cest dire un article non utile lactivit de lONHYM, cela est d essentiellement lobsolescence car suite linnovation, lONHYM acquiert des nouvelles machines de forage et sondage ainsi que de nouveaux vhicules ce qui limine, en quantit et en valeur, certaines pices du stock, et par ce fait lONHYM ne dispose que du stock rellement ncessaire lexploitation minire.

2.4. Service comptabilit matire: Il fait la saisie et ltablissement dun journal en valeur pour les stocks mouvements, et plus particulirement la demande dachat qui est la base du bon de commande.2.5. Service achat et approvisionnement:

La fonction approvisionnement pour but de procurer lONHYM lensemble des matires et quipements ncessaires son fonctionnement:

-Les matires premires et pices dtaches de production.

-Les matires consommables et les fournitures.

-Les matires et quipements.

Lapprovisionnement doit donc se faire dans un souci de respect:

-De la qualit requise.

-De la qualit demande.

-De la date de mise disposition.

Et ce, au cot minimum. Et quand un de ces critres nest pas respect, cest le fonctionnement de lentreprise qui en est affect.

LONHYM a plusieurs types de fournisseurs, soit ceux avec lesquels il a sign des agrments et avec lesquels aussi les responsables du dpartement approvisionnement ne ngocient pas, car les tarifs sont fixs davance dans lagrment (voir exemples dagrments en annexes).

Et pour les fournisseurs non agrments la ngociation se fait comme suit:LONHYM dclare son appel doffre aux fournisseurs concerns dont il trouvera les renseignements dans un campasse. Aprs la rponse des fournisseurs (lenvoie des devis), le bureau organise une runion ferme pour slectionner les offres en fonction des critres suivantes: qualit, prix, dlai, scurit suivant limportance relative de ces critres par lONHYM. La slection se fait de faon retenir 3 ou 4 fournisseurs au minimum.

La ngociation doit permettre de dgager le fournisseur qui sera finalement retenu. Ou bien, et cest le cas le plus gnral, le responsable du service approvisionnements contacte son ancien fournisseur et essaye de le convaincre saligner avec les fournisseurs slectionns en matire de prix, qualit, dlai de paiement

Une fois le fournisseur est slectionn, il sagit de rdiger le contrat de commande, ce contrat comporte quatre parties:

-Une partie commerciale: quantit, prix, mode de livraison, date de livraison, frais divers

-Une partie technique: spcification, mode de contrle

-Une partie juridique: clause dexclusivit, de brevet, pnalits de retard, annulation de commandes

-Une partie administrative: nombre dexemplaires de bordereaux de livraison, de factures

En gnral, le service approvisionnement du DAM ne rencontre pas de problmes sauf que dans certains cas, les pices ne sont pas livres dans les dates prvues ce qui cause un certain dysfonctionnement.

2.6. Service import-export:

Ce service est considr comme un service transitaire car il soccupe de toutes les oprations effectues par lONHYM en dehors du territoire national, limpt des quipements, dexport des produits mineurs. Son activit consiste en laccomplissement de toutes les oprations douanires: paiement de frais de douane et ltablissement des documents ncessaires pour faire entrer les pices au territoire national. Les responsables nont aucun droit contacter les fournisseurs trangers ni discuter les prix ou bien choisir les articles.

Ce service a un rle trs important, car grce a son fonctionnement, lONHYM peut disposer des pices non existantes sur le march local. (matriel de forage)2.7. Service facturation:

Ce service soccupe de la rception des factures soit par courrier ou de la part de fournisseur lui mme, son rle est trs important car il vrifie la conformit de la facture lONHYM cest dire si les articles, les prix unitaires sont ceux de la marchandise reue.

En cas de non conformit de la commande la facture, le service contacte le service approvisionnement qui a tablie les commandes et aussi la rception du magasin pour consulter les BL, tout cela pour cerner lopration et dtecter si lerreur provient de lenregistrement interne ou de la part du fouisseur.

Lenregistrement dune opration ne se fait quaprs la rception du BR et la facture, le responsable de la facturation tablie une fiche dimputation o il enregistre toutes les informations de lopration: fournisseur, rglement, montant, date darrive de la facture, et date de dpartcette fiche aprs affirmation du chef du dpartement ,est envoye au dpartement comptabilit, ce dernier envoie lordre de paiement au service facturation qui complte les informations sur chaque opration, ce document est considr comme une dernire source dinformation pour le service facturation.

Ce service naccepte pas automatiquement les factures, mais il faut que la facture remplie certaines conditions: montant, nom du fournisseur, larrte en chiffre et en lettrescette politique a pour but de protger les droits du bureau et viter les conflits avec les fournisseurs.

Le service facturation a pour rle:

Tenir un classement par ordre numrique croissant des Bons de Commandes (B.C) transmis par le magasin Joindre les Bons de Rceptions (B.R) leur (B.C) et les classer dabord par compte de la comptabilit gnrale, puis par ordre numrique en attendant larrive des factures correspondantes.

Classer les B.R reus parfois avant leur commande, par compte et par ordre croissant.

Rceptionner les factures directement de chez les fournisseurs, les enregistrer et les envoyer pour visa aux services demandeurs (Division Equipement ou Division des Affaires Administratives).

Rceptionner les factures aprs visa du service demandeur et de lagent comptable.

Vrifier les factures et les B.C. et B.R correspondants. En cas de rception ou facturation partielle, une photocopie du B.C. et B.R. est garde pour le reliquat de facturation.

Vrifier les imputations comptables et le montant port sur la fiche dimputation jointe la facture et les complter par le numro du compte du fournisseur.

Comptabiliser les factures en O.I (ordre dimputation) et donner un numro dordre cet O.I qui servira pour archiver toutes les factures comptabilises sous ce numro. La facture tant tablie en plusieurs exemplaires, seul loriginal de la facture avec loriginal du B.R, copie du B.C et loriginal de la fiche dimputation sont archivs en O.I.

Les copies tant classes dans un dossier qui porte le nom et le numro du compte du fournisseur concern en attendant le paiement. La copie de lO.I (journal) (2me exemplaire) est envoye la saisie par le systme informatique.

Rcapitulation

Section II: Tches effectues au sein du dpartement.

Durant la priode du stage au Dpartement Approvisionnement et Magasin (DAM), jai contact tous les services dont les chefs mont dcris lactivit des services et mont confi des tches importantes selon le fonctionnement de chaque service.

Parmi les tches que jai effectu:

La vrification des articles livrs et leurs classement dans les rayons convenables: cette tche consiste comparer les articles reus par le service magasin ceux figurant dans les bons de commande prtablis, cette comparaison doit tre faite en respectant toutes les caractristiques de larticle. Aprs la vrification, les articles sont classs aux rayons convenables.

La cration des articles dans la base des donnes dont dispose le service nomenclature: cette cration se fait grce au logiciel de base qui consiste mettre jour la base des donnes des articles existants en stock et y ajouter les articles nouveaux.

Le traitement des commandes dans le service gestion de stock (bon de sortie de magasin, bon de rception, bon de commande,...) arrivent au service gestion de stock qui soccupe de leurs traitement laide dun outil informatique. Cette tche tait la tche principale effectue durant le stage, sa description sera aborde ci-aprs.

Ma tche principale consiste saisir toutes les pices qui justifient les mouvements du stock pour en dterminer un tat bien prcis. La saisie est accompagne par une vrification automatique grce au programme de gestion de stock dont en dispose le dpartement.

Pour justifier les mouvements du stock, les magasiniers tablissent certains documents, ces derniers doivent tre saisis quotidiennement sur logiciel et pour cela le dpartement dispose dun programme qui permet grce un menu, daccder au document voulu (BC, BR, BSM...)

Le traitement des commandes consiste en la cration de lentte et le contenu du document, dune part, il suffit de faire entrer le numro du document, le numro de compostage (numro de classement du document par rapport ceux qui prcdent ou suivent), et autres lments qui servent dfinir le document. dautre part pour crer le contenu, il faut entrer la nomenclature de larticle, son prix unitaire lunit de mesure, le nombre darticles, le montant totale et le stock physique, le contenu peut tre soit entr ou sortie en fonction du document rempli.

Section III: dtection des problmes constats:

Il se peut quune saisie dentre ou de sortie darticle soit rejete par le programme, soit parce que:

Larticle nexiste plus dans le stock: mme si on a un article similaire dans les rayons avec une diffrence au niveau des rfrences, larticle en question reste toujours inexistant.

La nomenclature nexiste pas dans la base des donnes: il arrive que larticle est existant mais juste une inversion de chiffre cre le problme. La nomenclature est une dfinition darticles et cest linformation qui oriente le logiciel chercher ce dernier dans la base des donnes, et toute omission concernant cette dernire bloque la recherche.

Le stock existant ne permet pas une telle sortie: c'est--dire le nombre darticles restant en stock est infrieur celui demand par lutilisateur du logiciel comme sortie.

Quand on rencontrait ce type de problmes soit on demande vrification des nomenclatures du service ou bien on demande les fiches de stock pour les consulter et vrifier si lerreur concernant le stock mentionn par le programme est vraie.

Aussi, on ajoute quelques problmes pour le rglement du stock:

la lourdeur de la procdure conduit un retard de passation de commande et donc de la rception des articles commands.

Linexistence dune mthode rigoureuse de gestion conduit des oublis de constatation dune opration de sortie dans la fiche de stock, ce qui se rpercutera dans ltablissement de linventaire sous forme de boni ou de mali.

Certaines irrgularits conduisent la lenteur de linventaire gnrale du magasin.

Avec le ralentissement de lactivit, certaines articles stocks ne sont plus utiliss ou tout simplement leur utilisation et quasi-inexistante. Il sagit surtout des articles dont la valeur dacquisition tait trs leve mais qui, de nos jours, sont devenus obsoltes. Ainsi, ces articles engendrent des frais de stockage sans tre utiles lactivit.

Causes ventuelles:

Dans la plupart des cas, les problmes rencontrs sont dus :

Soit quon n a pas respect le numro de compostage qui rfre au classement des documents.

Soit que la nomenclature nest pas juste et souvent le service qui voque le besoin, qui ne matrise pas la nomenclature des articles ou quil gnralise certaine nomenclature tandis que chaque article a une nomenclature prcise.

Conclusion Un stage de formation reste toujours un moyen fondamental pour lier la thorie la pratique. Ce stage au sien de lONHYM nous a permis dacqurir de nouvelles connaissances relatives la vie professionnelles.

En effet, notre passage au sein de cet tablissement nous a t bnfique et trs intressant, dans la mesure o nous avons pu voir de plus prs les divers services du dpartement approvisionnement march et par ailleurs exercer et appliquer une partie de notre acquis thorique.

Pour clore ce rapport, nous tenons applaudir la politique gnrale vise par lONHYM pour informatiser lensemble de ses dpartements, mais cette politique devrait tre consolide pour une formation perfectionn des responsables des services afin darriver aux rsultats escompts.

Nimporte quelle formation telle quelle soit importante ne pourra donner ses fruits sans une mise en application, il reste alors primordial de laccompagner par des stages pratiques.

A cet gard, lInstitut Suprieur de Technologie Applique de Sala El Jadida fait bnficier ses stagiaires, tout au long de leur cursus mis en application, il reste alors primordial de laccompagner par des stages pratiques de formation compter de la premire anne, de stages excutifs.

Service import export

Service magasin

Service gestion de stock

DAM

Service nomenclature

Service approvisionnement

Service facturation

GESTION DES STOCKS