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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE COLECCIONES APLICADO AL
ACERVO BIBLIOGRÁFICO DE LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE MÉXICO, CAMPUS CUITLÁHUAC
INFORME
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN BIBLIOTECONOMÍA
P R E S E N T A :
DULCE IRERY DELGADILLO BEDOLLA
ASESORES: Lic. Armando Flores Valderrama
Lic. Ana María Placencia García
México, D.F. 2009
“El libro es fuerza, es valor, es poder, es alimento; antorcha
del pensamiento y manantial del amor”
Rubén Darío
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO I
INTRODUCCIÓN II
CAPÍTULO 1
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO
1.1 Antecedentes 1
1.2 Organización administrativa 7
1.3 Organigrama 10
1.4 Misión, Filosofía y Lema 13
1.5 UNITEC Campus Cuitláhuac 14
1.6 Biblioteca 17
1.6.1 Colecciones 19
1.6.2 Servicios 20
1.6.3 Usuarios 21
CAPÍTULO 2
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA, ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE
COLECCIONES Y AUTOMATIZACIÓN
2.1 Biblioteca Universitaria 23
2.2 Organización documental 25
2.3 Análisis documental 27
2.4 Descripción bibliográfica 31
2.4.1 Niveles de descripción bibliográfica 32
2.5 Asignación de encabezaamientos de materia 36
2.6 Tipos de clasificación 38
2.6.1 Sistema de Clasificación Decimal Dewey 40
2.6.2 Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso 44
2.6.3 Sistema de Clasificación Decimal Universal 46
2.7 Encabezamientos de materia 48
2.8 Automatización de bibliotecas 49
2.8.1 Antecedentes 50
2.8.2 Definición 53
2.8.3 Importancia 53
2.8.4 Sistema de automatización para bibliotecas 56
2.9 Sistema de automatización JANIUM 58
2.9.1 Características del sistema 58
2.9.2 Requerimientos técnicos 60
2.9.3 Módulo de catalogación 60
2.9.4 Módulo de circulación 61
2.9.5 Módulo de reportes 61
2.9.6 Módulo de catálogo al público 61
CAPÍTULO 3
ORGANIZACIÓN TÉCNICA DEL MATERIAL DOCUMENTAL EN
LA BIBLIOTECA DE LA UNITEC, CAMPUS CUITLÁHUAC
3.1 Sistema JANIUM 68
3.2 Capacitación en el sistema 69
3.3 Catalogación descriptiva 73
3.4 Clasificación 79
3.5 Encabezamientos 81
3.6 Captura de registros 86
3.7 Revisión 89
3.8 Catálogo automatizado 90
Conclusiones 92
Bibliografía 93
I
PREFACIO
Las bibliotecas tienen un importante papel dentro de la sociedad mexicana, ya
que son las encargadas de preservar, difundir y facilitar la información, por tal
motivo nosotros como profesionales de la información al enfrentamos a
cambios como lo son la implementación en las tecnologías, la planeación de
servicios, la organización del acervo bibliográfico en una unidad de
información, es necesario aplicar los conocimientos adquiridos durante
nuestra preparación académica para realización de un trabajo.
El motivo de la elaboración del informe “Organización técnica de colecciones
aplicado al acervo bibliográfico de la Biblioteca de la Universidad
Tecnológica de México Campus Cuitláhuac” es con el objetivo de plasmar las
actividades desarrolladas para dicho propósito, en un documento de carácter
formal, el cuál representa el término de una etapa de la vida profesional y una
meta personal. Así mismo, en este documento, se manifiesta la importancia de
utilizar los conocimientos teóricos obtenidos dentro del aula, durante la
Licenciatura en Biblioteconomía; esto con el fin de aplicarlos en el campo
laboral, haciendo una conjunción entre la teoría y la práctica.
El realizar este informe no representó ningún problema ya que se brindó con
el apoyo y la aprobación de quienes dirigen actualmente la biblioteca de la
UNITEC Campus Cuitláhuac, mismas que brindaron las facilidades necesarias
para llevarlo a cabo.
II
INTRODUCCIÓN
Una biblioteca universitaria tiene una responsabilidad social, ya que es un
centro de recursos para el aprendizaje, investigación y docencia, las cuáles se
encuentran relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Institución a
la que pertenece, teniendo como misión facilitar el acceso y la difusión de los
recursos de información y colaborar en los procesos de creación de
conocimiento, por lo cual debe ofrecer servicios de calidad con la finalidad de
contribuir con los objetivos de la Institución en este caso en específico de la
Universidad.
El presente informe se realizó empleando el método analítico, por lo que este
trabajo está enfocado a describir las actividades que son realizadas en la
biblioteca de la Universidad Tecnológica de México Campus Cuitláhuac, el
cual se encuentra conformado en 3 capítulos; el primero de ellos está enfocado
a la descripción de la Universidad Tecnológica de México, su historia, su
misión, filosofía y lema, su estructura orgánica.
En el segundo capítulo se describe el marco teórico de este informe, así como
darle el proceso necesario a los materiales documentales que se encuentran en
el área de procesos técnicos, apoyados con un sistema automatizado para
bibliotecas; esto con la finalidad de ponerlos a disposición de los usuarios que
se encuentra en dicha institución, contribuyendo al proceso de enseñanza
aprendizaje con el objetivo de satisfacer las necesidades de información.
III
Y finalmente el tercer capítulo se enfoca a las actividades que son realizadas
paso a paso en el área de procesos técnicos de manera práctica para la
organización técnica de las colecciones.
CAPÍTULO 1
- 1 -
CAPÍTULO 1
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO
En este primer capítulo se analizó la información con respecto a la historia de la
Universidad, aspectos administrativos, parte de la filosofía de la calidad y su
sistema de información.
1.1 Antecedentes
La Universidad – el sistema escolar en general- tiene unas funciones claves en la
sociedad; es la depositaria del conocimiento y la garante de su transmisión. “Ha
contribuido a la educación cívica, a difundir una ética del trabajo y, en la medida
en que su acceso se ha generalizado, a limar las diferencias sociales. La
universidad ha contribuido decisivamente a la formación del estado democrático
moderno y sigue siendo una pieza imprescindible de su funcionamiento”1
“La globalización de la economía y la convergencia de tecnologías ha concedido
una prima a la gestión del aprendizaje y del conocimiento como la principal base
de ventaja competitiva” 2
“El surgimiento y la consolidación del sector privado de educación superior en
América Latina antecede con mucho al debate actual sobre la privatización, que
tiene lugar en el contexto de los programas de ajuste económico y
restructuración del Estado. En la privatización como tema político domina en la
actualidad la cuestión del traspaso de empresas públicas al sector privado en
áreas tales como los servicios públicos (electricidad, agua, gas, transporte) y la 1 PERINAT, Adolfo. Conocimiento y educación superior: nuevos horizontes para la universidad del siglo XXI. Barcelona: Paidós, 2004. p. 135 2 INAYATULLAH, Sohail. La universidad en transformación: perspectivas globales sobre los futuros de la universidad. Barcelona: Pomares, 2003. p. 132
CAPÍTULO 1
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producción industrial. En el área educacional en general, y en particular en la
educación superior, el abanico de opciones políticas no incluye en ningún caso,
aún cuando se habla de privatización, la transferencia de instituciones públicas a
manos privadas”3. La expansión de las instituciones de gestión privada y el
crecimiento relativo de su matrícula estudiantil constituyen un marco habitual en
el análisis de la privatización de la educación superior.
UNITEC es una institución de educación superior de la iniciativa privada; la
cuál fue fundada en el año de 1966 por el C.P. Ignacio Guerra Pellegaud (co-
fundador de la Universidad del Valle de México y Ex-Presidente de la
Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior
(FIMPES) en el periodo de 1983 a 1984), La UNITEC, ha diseñado excelentes
planes y programas de estudios para los niveles medio superior, superior y
posgrado, con los que además de proporcionar una sólida formación académica,
busca también formar hombres con atributos fundamentales, como la estima y el
respeto por los valores humanos.
La UNITEC es la segunda Institución Educativa privada del país, con una
Comunidad Universitaria unida en torno a una Misión y Filosofía Educativa
orientada a despertar y potenciar el sentido de responsabilidad en nuestros
alumnos y ayudarlos a tomar decisiones; inició, las actividades educativas en el
plantel ubicado en Avenida Chapultepec No. 412, en la Ciudad de México,
donde sólo se impartían las Licenciaturas en Administración de Empresas y
Contaduría Pública.
En el ciclo escolar 1968 – 1969, se construyó el primer Campus Universitario de
la UNITEC, denominado Campus Marina, ubicado en la Avenida Marina
Nacional No. 162. En Marzo de 1970, inició la Licenciatura en Cirujano
3 KENT, Rollin. Los temas críticos de la educación superior en América Latina en los años noventa. México: FCE., 2002. p. 169
CAPÍTULO 1
- 3 -
Dentista, misma que se ha caracterizado a lo largo de las últimas tres décadas,
por formar a los profesionistas más prestigiados del país, por su alto nivel
académico y con reconocimiento internacional.
“En Septiembre de 1975, se impartieron las Licenciaturas en Administración de
Empresas Turísticas, Mercadotecnia, Finanzas y Economía, con las cuales se
consolidan la educación de los alumnos en las Ciencias Económico
Administrativas, inician los Estudios de Postgrado.
A finales de los años 70, inició el plan cuatrimestral que permite ofrecer tres
periodos al año y emplear al máximo el tiempo de estudio de los alumnos. A
finales de los años 70 se fundó la Escuela Preparatoria.
En septiembre de 1982, ofreció la Licenciatura en Derecho, esta misma se ha
convertido a lo largo de las últimas dos décadas, en una de las más grandes e
importantes del país y se ha caracterizado por formar abogados capaces de
enfrentar los retos del futuro y encontrar soluciones a los problemas de orden
jurídico, mediante el uso y aplicación de técnicas modernas de interpretación y
apego a la normatividad”4 En Septiembre de 1985, UNITEC imparte la
Licenciatura en Informática Administrativa.
A partir de 1990, como respuesta a las necesidades de desarrollo del país y la
demanda de profesionales por el sector productivo; comenzó la expansión de la
UNITEC, con la apertura del Campus Cuitláhuac y la inauguración de la
Escuela de Ingeniería, la cuál se encargó de impartir los siguientes estudios:
Ingeniería Civil, Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Electrónica y de
4 Universidad Tecnológica de México. Manual de administración de la biblioteca: UNITEC, 2008 p. 3
CAPÍTULO 1
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Comunicaciones, Ingeniería Industrial y de Sistemas, Ingeniería Mecánica, e
Ingeniería Química; además las Licenciaturas en Arquitectura y Diseño Gráfico.
En 1991, vislumbrando la modernización del país, la incorporación de la
informática en todos los ámbitos de la vida productiva y la necesidad de contar
con profesionistas competentes en el análisis, diseño, construcción, operación y
mantenimiento de sistemas, inauguró en Septiembre, los estudios en Ingeniería
en Sistemas Computacionales.
El 14 de Julio de 1996, con el propósito de investigar, modernizar y optimizar la
educación de todos los cursos, materias y programas educativos que se ofrecen,
se fundó el Instituto de Investigación de Tecnología Educativa (INITE), que
forma parte del Registro Nacional de Instituciones Científicas y Tecnológicas
del CONACYT y está integrada por investigadores y especialistas en docencia.
El INITE es un centro que tiene como objetivo y propósitos fundamentales el
desarrollo de nuevas tecnologías y nuevos modelos educativos, así como el
brindar servicios educativos de diversa índole a las instituciones que así lo
requieran. Es una institución joven, planeada y fundada por la UNITEC, y con la
mayor de las ambiciones, reflejada en su misión y sus objetivos: colaborar con el
crecimiento del hombre por medio de dos de sus necesidades más
fundamentales: la educación y la vocación de servicio.
“En septiembre de 1997, fue inaugurado el Campus Sur en el Distrito Federal,
diseñado para albergar alumnos de Preparatoria, Licenciatura, Especialidad y
Educación Continua.
En septiembre de 1998, inició la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación,
con un plan de estudios interactivo y laboratorios de fotografía, radio y
CAPÍTULO 1
- 5 -
televisión analógicas y digitales, donde los alumnos aprenden y practican con
los mismos recursos tecnológicos que se emplean en los medios de
comunicación”5
En septiembre de 1999, ubicado estratégicamente en el Estado de México, abre
sus puertas el Campus Atizapán, con el equipamiento necesario para atender
alumnos de Preparatoria, Licenciatura, Especialidad y Educación Continua. En
1999 la UNITEC ofrece 15 programas de postgrado, de los cuales 7
corresponden a nivel de especialidad y 8 al de maestría.
En el 2001, para promover la visión emprendedora de la Comunidad
Universitaria, se inauguró la Incubadora de Empresas en Negocios Electrónicos
y Tecnología de Información, la cual está formada por un conjunto de recursos
que apoyan a un equipo de personas emprendedoras en la creación de una
empresa basada en una idea de negocio innovadora y con factibilidad de éxito en
el mercado.
Una incubadora especializada en negocios electrónicos está orientada a la
generación de negocios para los cuales la tecnología de Internet es un
componente fundamental y se encuentra ubicada en la UNITEC Campus
Atizapán.
“En abril de 2001, la FIMPES otorgó el máximo status de calidad. El 20 de
Septiembre de 2004 se inauguró el Campus UNITEC Coyoacán, que tiene su
domicilio en Calzada de Tlalpan No. 3058, Col. Santa Úrsula Coapa. Del.
Coyoacán. El 6 de Octubre de 2004 se inauguró el Campus UNITEC Cumbres,
5 Universidad Tecnológica de México. op.cit. p. 4
CAPÍTULO 1
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ubicado en Av. De las Palmas No. 5500, Col. Cumbres, 4° sector, Monterrey,
Nuevo León”6
En 2004 también se inauguró el Campus UNITEC Zapopan, con domicilio en
Anillo Periférico No. 7900, Col. Jardines de Colli, en Guadalajara, Jalisco.
En mayo de 2008, el grupo Laureate Education Inc. inició un proceso de
compra-venta de la Universidad Tecnológica de México en espera de la
aprobación de la Comisión Federal de Competencia. Finalmente, el 8 de julio de
2008, se dió a conocer que dicha compañía, a través de su filial Laureate
International Universities, adquirió la Universidad Tecnológica de México de
Ignacio Guerra Pellegaud sin darse a conocer el monto de la transacción.
Como resultado de ésta adquisición, los campus Coyoacán, Zapopan y Cumbres
de la UNITEC pasaron a ser Universidad del Valle de México dándose el día 15
de julio la presentación oficial de la UVM en el Campus Zapopan con una
conferencia en donde participaron los representantes tanto de la UVM como de
la UNITEC.
“El grupo Laureate, aplica planes de fortalecimiento para la UNITEC en el
corto plazo, como una reducción significativa en sus colegiaturas y adecuación
de programas de financiamiento lo que la hacen más accesible a sectores
amplios de la sociedad mexicana, pero manteniendo la calidad que caracteriza a
la institución”7
Con la compra de UNITEC por el grupo Laureate se espera que la Universidad
no solo tenga reconocimiento nacional sino internacional, ya que con los planes
de excelencia académica que tiene UNITEC los alumnos tendrán una mejor
6 Universidad Tecnológica de México. op.cit. p. 5 7UNITEC [en línea]. México : Universidad Tecnológica de México. 2008, [consultado el 10 de Octubre de 2008]. Disponible en: http://www.unitec.mx/
CAPÍTULO 1
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calidad educativa, desempeño laboral e intercambios con instituciones a nivel
mundial
1.2 Organización administrativa
“El mundo en que vivimos es una sociedad institucionalizada y compuesta
de organizaciones; todas las actividades relacionadas con la producción de
bienes (productos) o con la prestación de servicios (actividades especializadas)
las planean, coordinan, dirigen y controlan las organizaciones; a éstas las
constituyen y controlan personas y recursos no humanos (físicos y materiales,
financieros, tecnológicos, mercadológicos, etc.). Por su tamaño y por la
complejidad de sus operaciones, cuando alcanzan una cierta dimensión las
organizaciones necesitan que las administre un conjunto de personas
estratificadas en diversos niveles jerárquicos que se ocupen de asuntos
diferentes” 8
La teoría clásica concibe la organización como una estructura, lo cuál refleja la
influencia de las concepciones antiguas de organización (la organización militar
y la eclesiástica), tradicionales, rígidas y jerarquizadas. La técnica de la
organización puede ser descrita como la manera de correlacionar actividades o
funciones específicas en un todo coordinado, la estructura organizacional se
caracteriza por tener una jerarquía, es decir, una línea de autoridad que articula
las posiciones de la organización y específica quien esta subordinado a quién.
La jerarquía (también denominada cadena escolar) se fundamenta en el
principio de unidad de mando, significa que cada empleado debe reportarse a un
solo superior.
8 CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. México: Mc Graw Hill, 2006. p.2
CAPÍTULO 1
- 8 -
Por su parte Reyes Ponce define la organización como: “estructuración técnica
de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de
los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr
su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”9
También Koontz señala que la organización: “es la parte de la administración
que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que
los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es
intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las
tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe
hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar estas tareas” 10
El autor Stoner define la organización como: “un patrón de relaciones – muchas
relaciones simultáneas, entrelazadas – por medio de las cuales las personas, bajo
el mando de los gerentes, persiguen metas comunes. Estas metas son producto
de los procesos para tomar decisiones que se presentan con el nombre de
planificación. Los miembros de una organización necesitan un marco estable y
comprensible en el cuál puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la
organización” 11
Por todo lo anterior analizado, se advierte que la administración es de
importancia para que la Universidad Tecnológica de México mantenga una
adecuada organización y de esta forma logre con gran éxito los objetivos y
metas ya establecidas, a continuación se muestra la estructura organizacional del
Campus Cuitláhuac:
9 REYES PONCE, Agustín. Administración de empresas: teoría y práctica. México: Limusa, 2001. p.211 10 KOONTZ, Harold.; WEIHRICH, Heinz. Administración: una perspectiva global. México: Mc Graw Hill, 2004. p. 242 11 STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward; GILBERT, Daniel R. Administración. México: Pearson, 1996. p. 344
CAPÍTULO 1
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UNITEC - CAMPUS CUITLÁHUAC
ORGANIGRAMA
FUENTE: Universidad Tecnológica de México. Manual de administración de la biblioteca: UNITEC, 2008. p.6
FUENTE: Universidad Tecnológica de México. op. cit. p.6
RECTORÍA
Dir. División
Académica
Dir. Finanzas
Dir. Recursos Humanos
Dir. Servicios Escolares
Dir. Servicios de Apoyo
Asistente
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE
APOYO
Apoyo a Personal Docente
BIBLIOTECA Centro de Evaluación al Alumno
Coordinación de mantenimiento e
intendencia
CAPÍTULO 1
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1.3 Organigrama
El autor Stoner menciona que el “patrón específico de relaciones que los
gerentes crean en el proceso de diseño organizacional se llama estructura
organizacional. La estructura organizacional es un marco que preparan los
gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una
organización. Como las estrategias y las circunstancias del entorno
organizacional son diferentes a las de otras, existe toda una serie de estructuras
posibles para la organización”12
Por lo que el mismo autor arriba mencionado plantea que “los gerentes suelen
preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo. En un
organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades
laborales que llaman departamentos”13
El organigrama es una “herramienta muy útil para organizar la estructura formal
de una organización, en el cual se representa gráficamente, el nivel jerárquico,
las interrelaciones, las funciones de cada puesto dentro de la organización que
conlleva cierta responsabilidad con su consecuente nivel de autoridad. Lo
anterior atendiendo a las necesidades de cada grupo social”14
Otro concepto es el siguiente: “los organigramas son sistemas de organización
que se representa en forma intuitiva y con objetividad. También son llamados
cartas o gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que
cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de
ese puesto (y en ocasiones de quien lo ocupa) representándose, por la unión de
los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Los
12 STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward; GILBERT, Daniel R. op. cit. p. 345 13 Ibid. p.346 14 Biblioteca ITSON [en línea]. México: Instituto Tecnológico de Sonora. 2008, [Consultado el 21 de Diciembre de 2008]. Disponible en: http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa17/tipos_organigramas/p2.htm
CAPÍTULO 1
- 11 -
organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los departamentos a
lo largo de las líneas de autoridad principales”15
Por lo tanto en una organización es importante contar con un organigrama, el
cuál se va a encargar de describir la forma en que se divide el trabajo; ya que
los cuadros representaran la agrupación lógica de las actividades laborales a las
que se les llaman departamentos.
“Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos y elegido el tramo de
control, los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan
que especifica quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son
características fundamentales de cualquier organigrama 16”
El autor Reyes Ponce menciona que “las unidades de organización se forman
agrupando las funciones en cada línea básica, de acuerdo con tres criterios
prácticos principales:
a) El trabajo que se debe hacer
b) Las personas concretas de que se puede disponer; y
c) Los lugares en que dicho trabajo se debe de realizar
Por lo que los sistemas de organización son las diversas combinaciones estables
de la división de funciones y la autoridad, a través de las cuáles se realiza la
organización”17
15 Mi tecnológico [en línea]. México: Tecnológico. 2008, [Consultado el 21 de Diciembre de 2008]. Disponible en: http://www.mitecnologico.com/Main/ElaborarDiagramasYOrganigramas 16 STONER, James A.F.; FREEMAN, R. Edward; GILBERT, Daniel R. op.cit. p. 348 17 REYES PONCE, Agustín. op.cit. p.218-221
CAPÍTULO 1
- 12 -
En la UNITEC el organigrama que se tiene es de tipo vertical ya que cada
puesto subordinado a otro se presenta por cuadros en un nivel inferior, ligados
por líneas que representa la comunicación de responsabilidad y autoridad. De
cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de
autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así
sucesivamente.
Con respecto a la biblioteca de la UNITEC Campus Cuitláhuac, el organigrama
es el siguiente:
ORGANIGRAMA DE LA BIBLIOTECA
FUENTE: Universidad Tecnológica de México. op. cit. p. 7
Director de Servicios de Apoyo
Coordinador de Biblioteca
Auxiliares de Biblioteca
Auxiliar de Procesos Técnicos
CAPÍTULO 1
- 13 -
1.4 Misión, Filosofía y Lema
Misión
La misión que tiene la Universidad Tecnológica de México se encuentra
conforme a las exigencias por la que fue creada, garantizando la razón de ser de
la institución y la cuál se menciona a continuación:
“Generar y ofrecer servicios educativos en los niveles medio superior,
superior y posgrado; conjugando educación científica y tecnológica sobre una
base de humanismo; promoviendo una actitud de aprendizaje permanente, una
cultura basada en el esfuerzo y un espíritu de superación; combinando la
profundidad en el estudio de cada disciplina con una visión amplia de la
empresa, la sociedad y la vida; buscando elevar permanentemente la calidad
académica; adecuando nuestros procesos educativos a las diversas necesidades
de los estudiantes, y aprovechando eficientemente los recursos de la institución
para dar acceso a grupos más amplios de la sociedad”.18
Lema
El lema de la institución es el siguiente:
"Creemos en el valor de la Ciencia, generadora de innovación y progreso; de la
Técnica, que vincula el desarrollo científico con la planta productiva y la
sociedad, y el Humanismo, que fortalece nuestra condición de seres humanos.
18 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO. Reglamento de alumnos. México: UNITEC, 2008. p. 1.
CAPÍTULO 1
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Hacemos nuestro el propósito de promover una educación que conjugue:"
"Ciencia y Técnica con Humanismo" 19
Filosofía
La filosofía de la UNITEC es:
“Como mexicanos, deseamos el bienestar del país y estamos conscientes del
gran potencial de sus recursos, de su cultura y de su voluntad de progreso.
Sabemos que para incidir en su desarrollo tenemos que hacerlo en el de las
personas: nuestros educandos, nuestros maestros, nuestra comunidad
universitaria en general ” 20
1.5 UNITEC - Campus Cuitláhuac
Una vez consolidado el Campus Marina, a través de la Facultad de
Administración y Ciencias Sociales; La Universidad Tecnológica de México
decidió ampliar los estudios hacia el área técnica con un nuevo Campus donde
se impartirían otras licenciaturas, ingenierías, Arquitectura y Diseño Gráfico, y
nivel de preparatoria.
La primera parte fue definir el lugar donde se ubicaría el Campus; para ello, la
Universidad convocó por medio de un concurso a la comunidad universitaria a
que propusiera terrenos comprendidos en una franja ubicada en el área norte de
la ciudad; la ganadora fue una alumna que propuso el predio que había sido
ocupado por la empresa Aceros Esmaltados ACROS ubicado en la colonia San
19 UNITEC [en línea]. México : Universidad Tecnológica de México. 2008, [consultado el 10 de Octubre de 2008]. Disponible en: http://www.unitec.mx/ 20 Idem.
CAPÍTULO 1
- 15 -
Salvador Xochimanca, en la calle de Norte 67; la alumna se hizo acreedora de
un centenario de oro.
Una vez definido el sitio donde se ubicaría el nuevo Campus, se iniciaron los
trabajos de construcción del mismo.
El Campus Cuitláhuac inició sus actividades en septiembre de 1990 con la
escuela preparatoria y las licenciaturas en Arquitectura, Diseño Gráfico,
Ingeniería Civil, Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Electrónica y de
Comunicaciones, Ingeniería Industrial y de Sistemas, Ingeniería Mecánica e
Ingeniería Química. En enero de 1992 se agregó la de Ingeniería en Sistemas
Computacionales.
En septiembre del mismo año se integró al campus Cuitláhuac la licenciatura en
Informática Administrativa. Además se decidió cancelar Ingeniería Eléctrica por
el bajo número de alumnos inscritos en la misma, y se impartió sólo hasta la
terminación de estudios de los alumnos inscritos en dicha carrera.
Posteriormente, en enero de 1993 también se integró al campus el Tronco
Común (1° a 4° grados) de la Facultad de Administración y Ciencias Sociales.
Igualmente, en enero de 1994 se estableció la División de Estudios de Posgrado,
y en febrero de 1996, la División de Extensión Universitaria.
Las actividades en el Campus Cuitláhuac, iniciaron cuando sólo una parte de un
edificio estaba terminado (edificio D) en el cual se encontraban ubicadas, en la
planta baja, la Dirección General, la Dirección de Preparatoria, Apoyo a
Personal Docente, la biblioteca, una bodega, una minúscula cafetería y cubículos
para el personal administrativo.
En la parte alta se encontraban los salones de clase para los 393 alumnos de
preparatoria y los 240 alumnos de Ingeniería, Arquitectura y Diseño Gráfico.
Igualmente se tenían dos talleres de restiradores y un laboratorio de cómputo
CAPÍTULO 1
- 16 -
con 25 equipos PC/ 286. Frente al edificio, y con piso de tierra, estaba un área
que servía como estacionamiento.
En lo que actualmente los edificios 1, 2 y 4 solamente se encontraban las
estructuras de los que habían sido lugares de trabajo de la compañía Aceros
Esmaltados ACROS. El edificio 5 y el estacionamiento no existían en ese
momento. Posteriormente los edificios se fueron terminando como se describe a
continuación:
Edificio 5. Este edificio fue demolido en su totalidad en 1990 y se construyó
uno nuevo como se conoce actualmente. Se entregó en septiembre de 1991, pero
fue ocupado hasta febrero de 1992. Poco a poco se fueron instalando en este
edificio las direcciones: General del Campus, Ingeniería, Servicios Escolares,
Admisión, Sistematización, Rectoría, Planeación, Administración y Finanzas,
Recursos Humanos y Proyectos Especiales.
Edificio 2. La obra finalizó en 1992 y fue utilizado en los niveles 1, 2, 3 para
salones de clases. En la planta baja se establecieron dos laboratorios de física y
se destinó un área para cafetería y otra para el comedor de funcionarios.
Edificio 4. Se terminó en 1993, instalándose en la planta baja del mismo los
distintos laboratorios para Ingeniería y Diseño Gráfico. En el nivel 1 se
establecieron los laboratorios de Electrónica y de Comunicaciones y el de
Técnicas Audiovisuales, así como 6 salas para equipo de cómputo. El nivel 2 se
designó para, albergar un segundo laboratorio de cómputo, la División de
Estudios de Posgrado, Extensión Universitaria y una sala para exposiciones
temporales. En el nivel 3 se ubicó la biblioteca.
Edificio 1. Se entregó totalmente terminado en 1994, debido a que presentó
problemas en su construcción. En la planta baja y los pisos primero y segundo
de este edificio se destinaron para salones de clase incluyendo algunos salones
CAPÍTULO 1
- 17 -
para ubicar restiradores, utilizados por Arquitectura y Diseño Gráfico, y en el
tercer piso se construyó el auditorio del campus con una capacidad para 600
personas así como también algunos salones para clases de posgrado.
Edificio 6. Este edificio estuvo totalmente terminado en 1994 contando con
cuatro niveles para estacionamiento, con una capacidad para mil automóviles.
1.6 Biblioteca
La Universidad Tecnológica de México al iniciar las actividades del campus
Cuitláhuac en el año de 1990, ubico a la biblioteca en el único edificio
habilitado para dar clases y en donde también se encontraban las áreas de
Dirección General, Apoyo a Personal Docente, Cafetería, etc.
En el año de 1993 se terminó la construcción del edificio D y la biblioteca se
ubico en el cuarto nivel.
Por el tipo de usuario que acude a la biblioteca de la UNITEC, Campus
Cuitláhuac, el que le da la característica principal para definirla como biblioteca
universitaria, ya que su objetivo es apoyar los planes y programas de estudio,
combinando el esfuerzo permanente y la investigación logrando cubrir las
necesidades de información de los usuarios.
La capacidad de la biblioteca se puede consultar en la Tabla No. 1
CAPÍTULO 1
- 18 -
TABLA No. 1
MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA BIBLIOTECA
ÁREAS CAPACIDAD
Consulta - Sillas 368 - Mesas 46 - Equipos de cómputo 3 Catálogo automatizado
4 Barra de atención - Cubículos individuales - Sillas 144 - Mesas 72 - Cubículos de estudio en grupo De 3 a 6 alumnos cada uno - 4 Con pizarrón - Sillas 6 - Mesas 1 - 2 Sin pizarrón - Sillas 6 - Mesas 1
Hemeroteca - Sillas 12 - Mesas 3
Lap tops 31 lugares - Sillas 31 - Mesas 1
Audiovisual - Televisión 1 - Dvd 1 - Video proyector 1
Biblioteca virtual - Equipos de cómputo 9 - Sillas 9 - Mesas 2
FUENTE: Universidad Tecnológica de México. op. cit. p. 9
En los subcapítulos que se mencionarán a continuación se tratarán los temas
como: colecciones, servicios y usuarios que integran la biblioteca del Campus
Cuitláhuac.
CAPÍTULO 1
- 19 -
1.6.1 Colecciones
En el Diccionario Enciclopédico de las Ciencias de la Documentación, la
palabra colección se encuentra definida como: “Una reunión artificial de
documentos, por razones diversas y en su mayoría subjetivas, sin tener en cuenta
la procedencia de dichos documentos”; Por otra parte la palabra colección
bibliotecaria indica que es un “Conjunto de documentos que la biblioteca pone a
disposición de los usuarios” 21
Martínez de Sousa define colección como: “Conjunto de obras independientes
con numeración o sin ella, cuya relación, que puede ser temática, con más
frecuencia se limita a igualdad de características y a un título colectivo que se
repite en cada una de ellas, además del suyo propio” 22
La Biblioteca de la Universidad Tecnológica de México, Campus Cuitláhuac,
tiene un acervo integrado casi en su totalidad por bibliografía básica, para
apoyar los planes y programas de estudios de la Facultad de Administración y
Ciencias Sociales e Ingenierías, además de bibliografía complementaria la cuál
sirve a los alumnos como soporte adicional a sus materias; además de la
bibliografía complementaria se cuenta con la colección hemerográfica y
audiovisual.
La biblioteca tiene un acervo de aproximadamente 36,000 volúmenes los cuáles
se encuentran divididos de la siguiente forma, para más información con
respecto a este tema, se puede consultar el cuadro No. 1
21 LÓPEZ YEPES, José. Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. Madrid : Síntesis, 2004. p. 347 22 MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines .3ª ed. Madrid: Trea, 2004. p. 413
CAPÍTULO 1
- 20 -
CUADRO No. 1
ACERVO DE LA BIBLIOTECA
Colección Porcentaje Colección general 75 % Colección de consulta 5 % Colección de tesis 5 % Colección de materiales audiovisuales 5 % Colección de revistas 5 % Colección de periódicos 5 %
TOTAL 100%
1.6.2 Servicios La biblioteca como centro de información e investigación tiene como fin el
facilitar el acceso a las más frecuentes fuentes de información, invitando a los
usuarios a hacer uso de los recursos disponibles y es a través de los servicios
bibliotecarios con los que satisface las necesidades de información, estos
servicios que presta la unidad de información siguen encaminados a cumplir el
objetivo principal de la institución que es generar y ofrecer servicios educativos
que en el caso de la biblioteca son:
Préstamo interno: Es la consulta del material disponible dentro de la unidad de
información.
Préstamo externo: La mayor parte del acervo es susceptible de préstamo a
domicilio, lo cuál quiere decir que pueden ser retirados de la biblioteca para su
consulta fuera de ella; para ello se requiere que el alumno se identifique con la
credencial vigente de la institución que lo acredita como alumno activo.
CAPÍTULO 1
- 21 -
Préstamo interbibliotecario: Es el convenio que se tiene previamente establecido
con otras bibliotecas mediante el cual se permite a nuestros usuarios obtener en
préstamo material documental existente en otras bibliotecas.
Consulta: Orientación personalizada y/o colectiva que se brinda a los usuarios
para auxiliarles en la pronta localización de la información de interés.
Fotocopiado: Servicio de reprografía concesionado a la empresa Copy express.
1.6.3 Usuarios
El autor López Yépez, en su Diccionario Enciclopédico define usuario a: “La
persona que utiliza una unidad de información para obtener los datos,
información y/o documentación que necesita”23
Martínez de Sousa lo define como: “Persona que utiliza los servicios que puede
prestar una biblioteca, centro de documentación o archivo”24
Los usuarios de la biblioteca, son estudiantes de licenciatura e ingeniería de la
UNITEC, Campus Cuitláhuac, aunque también la frecuentan estudiantes de
otros campus de la misma institución (preparatoria o estudiantes de postgrado).
La UNITEC a través de su biblioteca otorga servicios a usuarios externos que
pertenecen a otras instituciones, por medio de los convenios que existen para el
préstamo interbibliotecario; entre las que destacan algunas facultades de la
UNAM, UAM, el Archivo General de la Nación, entre otras.
23 LÓPEZ YEPES, José. op. cit. p. 535 24 MARTÍNEZ DE SOUSA, José. op. cit. p. 865
CAPÍTULO 1
- 22 -
Al referirnos a los usuarios de esta biblioteca podemos decir que están los reales
y potenciales, en el ciclo 09-1, para conocer los datos reales las cifras fueron las
siguientes, se puede consultar el cuadro No. 1:
CUADRO No. 1
USUARIOS DE LA BIBLIOTECA
Usuarios reales Usuarios potenciales
14, 775 58, 357
Total de usuarios
73, 132
La afluencia de usuarios es un promedio de 3, 600 alumnos aproximadamente a
la semana; de los datos anteriores se puede deducir que los usuarios potenciales
es mayor que los usuarios reales.
Por tanto, como ya se describió en este capítulo, el proceso administrativo de la
biblioteca de la UNITEC Campus Cuitláhuac busca facilitar la organización y
optimizar sus recursos documentales, humanos, materiales y físicos, por lo que
en el capítulo que sigue a continuación se describirá teóricamente, lo que es la
biblioteca universitaria la organización técnica de la biblioteca, y los principios
de automatización.
CAPÍTULO 2
- 23 -
CAPÍTULO 2
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA, ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE
COLECCIONES Y AUTOMATIZACIÓN
Con base en lo anterior, este capítulo define a la organización técnica como
una serie de actividades que van a proveer a la biblioteca de los materiales
necesarios así como una adecuada organización, en conjunto con la
automatización de bibliotecas de bibliotecas.
2.1 Biblioteca universitaria
Martínez de Sousa define la biblioteca universitaria como: “biblioteca que
pertenece a una universidad o institución equivalente y cuyos fondos
bibliográficos están a disposición de los alumnos para el cumplimiento de
los fines universitarios y bibliotecológicos”28
Dentro del diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. El
autor López Yepes menciona la definición de biblioteca universitaria
propuesta por la UNESCO la cuál es definida a continuación:
“Son las bibliotecas las facultades y demás unidades académicas de las
universidades y centros de enseñanza superior que difieren de las
bibliotecas de investigación; Están al servicio de sus estudiantes y tienen
que apoyar sus programas educativos y de investigación de las instituciones
28 MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. Madrid: Trea, 2004. p. 112.
CAPÍTULO 2
- 24 -
en que se encuentran integradas, de las que obtienen, por regla general, su
financiación”29
La ALA define la biblioteca universitaria como: “Una biblioteca o sistema
de éstas, establecida, mantenida y administrada por una universidad, para
cubrir las necesidades de información de sus estudiantes y apoyar sus
programas educativos, de investigación y demás servicios...”30
La biblioteca tiene como objetivo primordial apoyar las actividades de
investigación, docencia y difusión de la cultura que se llevan a cabo dentro
de la institución a la que pertenece, para que esto se pueda cumplir de la
manera más eficaz se llevan a cabo diversas actividades las cuales se
mencionan a continuación:
Seleccionar y adquirir los materiales bibliográficos
Organizar los materiales para una adecuada consulta
Proporcionar al usuario los materiales bibliográficos
Orientar a los usuarios para utilizar los recursos bibliográficos de la
biblioteca.
Con base en lo anterior, este capitulo se organización técnica como una
serie de actividades que van a proveer a la biblioteca de los materiales
necesarios así como una adecuada organización, en conjunto con la
automatización de bibliotecas.
29 LÓPEZ YEPES, José. Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. Madrid: Síntesis, 2004. p. 254. 30 Idem
CAPÍTULO 2
- 25 -
2.2 Organización documental
“Una de las principales necesidades culturales del hombre ha sido
encontrar formas de registrar y guardar conocimientos, así como las
diversas manifestaciones de tipo artístico que ha producido en los
diferentes periodos históricos de su desarrollo”31
“El principio de la actividad bibliotecaria se ubica, alrededor de los años
2,750 antes de nuestra era, en el antiguo Egipto y en China hacia el año
2,650 antes de nuestra era, su propósito fue el de preservar los registros de
información de la época”32
“Hacia el año 295 antes de nuestra era, se fundó la Biblioteca de
Alejandría, el primer auténtico instituto de investigación de historia del
mundo, fue el lugar donde los hombres reunieron por primera vez de modo
serio y sistemático el conocimiento del mundo”33
Para que una biblioteca cumpla con los objetivos de enseñanza e
investigación de los estudiantes, investigadores y docentes de la
universidad de manera eficiente, es necesario contar con una buena
organización para que su consulta dentro de ella satisfaga las necesidades
de información de los usuarios. Por lo anterior se analizarán las actividades
y conceptos de lo que es la organización técnica de documentos.
31 PINEDA AGUIRRE, Sonia Raquel. Organización técnica del material bibliográfico de la Escuela de Iniciación Artística No.3. México: El autor, 2007. p. 46. 32 Idem 33 Idem
CAPÍTULO 2
- 26 -
“La organización documental es el proceso técnico en donde cualquier
documento independientemente del soporte en el que se encuentre; basada
en normas bibliográficas aceptadas, reconocidas y utilizadas
internacionalmente, que permite dar un lugar tanto físico como temático a
cada material.
Una colección documental también es organizada de acuerdo ciertos
factores como son:
Tipo de unidad de información
Tipo de soporte
Tipo de material
La comunidad de usuarios a la cual se encuentre destinado el
material” 34
También, se considera que la organización documental, inicia desde que se
hace la selección y adquisición del material hasta que es puesto en
estantería para el préstamo y consulta a los usuarios en la unidad de
información
Están pensados para cubrir sectores de tratamiento bibliotecario con sus
respectivas especificaciones
“En la literatura bibliotecológica mexicana, la organización documental es
conveniente hacer un análisis documental del material bibliográfico, a fin
de contar con elementos de descripción necesarios que permitan identificar
34 Cfr GONZALEZ GARCÍA, Ana Belem. Organización técnica documental en la Biblioteca del Churchill Collage. México: El autor, 2007. p. 21.
CAPÍTULO 2
- 27 -
los elementos principales que describan el contenido temático de un
documento” 35
La organización documental consiste en el “proceso técnico y físico de
cualquier material, sin importar el soporte en el que se encuentre, con base
en normas y estándares bibliográficos utilizados internacionalmente que
permitan dar un lugar físico y temático a cada material en su Unidad de
Información”36
Por lo que se puede concluir que, la organización documental es un
conjunto de procedimientos que están orientados al proceso técnico
tomando en cuenta la procedencia de los documentos no importando el
soporte en el que se encuentren con la finalidad de poner a disposición el
material para su localización y recuperación inmediata de la información.
2.3 Análisis documental
Los orígenes del análisis documental se remontan a un problema muy
elemental, el cual es la creciente dificultad del usuario para acceder a los
documentos que necesita; “es así como nació la disciplina reconocida
académica e institucionalmente como Análisis Documental, una actividad
científico – técnica ineludible para el funcionamiento de cualquier sistema
de tratamiento de la información”37
El primer teórico preocupado por el Análisis Documental fue Paul Otlet
quien, “al enumerar el conjunto de operaciones que experimentaba el
35 Ibidem., p. 22. 36 Organización de bibliotecas [en línea], México: Thecnologies on the web, 2009. [Consultado el 28 de Diciembre de 2008] Disponible en: http://www.tweb.com.mx/index.php 37 PINTO MOLINA, María. Análisis documental: fundamentos y procedimientos. Madrid: Eudema, 1993. p. 77
CAPÍTULO 2
- 28 -
binomio libro/documento, aludió a la descripción y análisis de los
documentos, refiriéndose tanto a la catalogación como a los estudios
objetivos a que da lugar el documento”38
“A finales de los años sesenta Vickery lo definía como el hecho de derivar
de un documento o conjunto de palabras que le sirvan de representación
condensada; esta representación puede ser utilizada para identificar el
documento, para procurar puntos de acceso en la recuperación de la
documentación, para indicar su contenido, o para servir de sustituto al
documento”39
El autor Martínez de Sousa lo define como un: “Conjunto de operaciones
realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta
de la original con el fin de facilitar la consulta o la recuperación. El análisis
documental comprende la descripción bibliográfica, la catalogación, la
indización y el resumen” 40
La autora Clauso García establece que: “la organización de las colecciones
se basa en un análisis documental; el análisis documental ha sido
considerado como el conjunto de operaciones destinadas a representar el
contenido y la forma de un documento para facilitar su consulta o
recuperación.
El análisis documental debe realizarse a través de dos niveles (externo e
interno), ambos encargados de identificar todos aquellos elementos que
integran el documento; es decir la información contenida en el y su soporte
38 PINTO MOLINA, María. op. cit. p.77 39 Ibid... 40 Cfr MARTINEZ DE SOUSA, José. op. cit. p. 187
CAPÍTULO 2
- 29 -
documental, los cuáles quedarían esquematizados; para más información
con respecto al tema consulte el Cuadro No. 2
CUADRO No. 2
ANÁLISIS DOCUMENTAL
Análisis Documental
A. Externo
D. Bibliográfica - Asiento
bibliográfico
Catalogación - Catálogos
A. Interno Indización – Índice
Resúmen
FUENTE: CLAUSO GARCÍA, Adelina. Manual de análisis documental: descripción bibliografica.
Pamplona: EUNSA, 2001. p. 27
La autora Pinto Molina dentro de su libro Análisis Documental hace
referencia a varios autores, los cuáles dan su definición de análisis
documental, y son mencionados a continuación:
El autor Gardin, el cuál desde una perspectiva lingüístico-documental
define el Análisis Documental como “toda operación o conjunto de
operaciones enfocadas a representar un documento dado bajo una forma
diferente de la recuperación por los especialistas interesados”41
El análisis documental Coyaud lo concibe como “una operación o conjunto
de operaciones que vienen a representar el contenido de un documento bajo
una forma distinta de la original, para facilitar su consulta o recuperación
posterior”42
41 PINTO MOLINA, María. op. cit. p. 78 42 Ibidem…p.79
CAPÍTULO 2
- 30 -
La brasileña Cunha lo define como un “conjunto de procedimientos
efectuados con el fin de expresar el contenido de los documentos, bajo
formas destinadas facilitar la recuperación de la información”43
En el libro “En el análisis documental: bases terminológicas,
conceptualización y estructura operativa” del autor Rafael Ruiz Pérez, hace
referencia a la autora Nuria Amat en donde define el análisis documental
como un “conjunto de operaciones que tienden a representar el contenido
de un documento de forma distinta a la original. En una segunda definición
señala que consiste en extraer de un documento un conjunto de palabras
que sirvan para la representación condensada del mismo. Esta
representación puede ser utilizada para identificar el documento, para
procurar los puntos de acceso en la búsqueda, para indicar su contenido y
por último, para servir de sustituto del documento”44
Por lo tanto el análisis documental es un conjunto de operaciones en las
cuáles se va a representar el contenido del documento de forma diferente a
la original; esto con el fin de facilitar su consulta y rápida localización.
43 Ibid... p. 80 44 RUIZ PÉREZ Rafael. El análisis documental: bases terminológicas, conceptualización y estructura operativa. Madrid: Universidad de Granada, 1992. p. 56
CAPÍTULO 2
- 31 -
2.4 Descripción bibliográfica
“La descripción bibliográfica tiene como propósito identificar, describir y
transcribir datos bibliográficos de todo tipo de documento para ser
representado en los diversos catálogos que se encuentran en las bibliotecas.
También sirve para determinar los puntos de acceso los cuáles es posible
recuperar los elementos del registro bibliográfico” 45
Otra definición de descripción bibliográfica indica que es: “el
conjunto de datos bibliográficos asentados de acuerdo con normas que
identifican y representan un documento estructurado por áreas como: autor,
título, edición, pie de imprenta, etc... Esta descripción tiene como finalidad
la de facilitar la recuperación, localización e intercambio de información de
cualquier tipo de material por medio de cada uno de los datos que
representan”46
También es definida como un “conjunto de datos que identifican a un
documento a fin de proporcionar una representación del mismo que lo
describa de forma única, sin ambigüedad y que permita que sea
identificado y localizado en los distintos catálogos”47
La finalidad de éste se encuentra en la descripción física o externa del
documento, proporcionando descripciones normalizadas para facilitar de
esta manera su rápida identificación.
45 FIGUEROA ALCÁNTARA, Hugo Alberto. Organización bibliográfica y documental. México: UNAM- FFL, 2004. p. 15 46 BARQUET TELLEZ, Concepción, NAUMIS PEÑA, Catalina, ROMERO TEJEDA, Emma Norma. Manual para la descripción bibliográfica de la base de datos INFOBILA. México: UNAM-CUIB, 1997. 25 p. 47 PINTO MOLINA, María.op.cit. p.23
CAPÍTULO 2
- 32 -
“El proceso de la descripción bibliográfica comprende las siguientes
etapas:
Examen previo del documento
Distinguir el tipo de documento para saber las normas deben
aplicarse
Aplicar el nivel de descripción que se va a utilizar
Identificar los elementos que interesen al catalogador, siguiendo el
orden de áreas que indican las normas
Transcribir los datos con exactitud
Trasladar los datos a la tarjeta catalográfica o a la base de datos,
donde se realiza la catalogación”48
Es por eso que la descripción bibliográfica es un conjunto de datos
bibliográficos con que se registra o identifica un documento describiéndolo
de acuerdo a ciertas reglas para su fácil localización y recuperación.
2.4.1 Niveles de Descripción Bibliográfica
“Decidir un nivel de descripción depende de varios factores, como
disposiciones del centro catalogador, finalidad que este persiga o
condiciones y necesidades de sus potenciales usuarios. Como resultado
pueden obtenerse tres niveles de descripción, que oscilarán desde el más
simple al más complejo, pasando por una fase-nivel intermedio que permite
una descripción muy completa, aunque en ella no estén reflejados todos los
datos”49
48 Cfr GONZALEZ GARCÍA, Ana Belem. op. cit. p.28 49 PINTO MOLINA, María. op. cit. P. 24
CAPÍTULO 2
- 33 -
“Al trasladar la información bibliográfica de un libro a una ficha, los
elementos importantes de esa información se arreglan de acuerdo con
normas establecidas de carácter internacional. Se recomiendan tres niveles
de descripción que incluyen los elementos que las bibliotecas y demás
agencias catalogadoras han de dar como mínimo al escoger el nivel de
descripción”50
En las Reglas de Catalogación Angloamericanas en su segunda edición, se
establecen tres niveles de descripción que incluyen los elementos que las
bibliotecas y demás entidades catalográficas han de dar como mínimo al
escoger el nivel de descripción, los cuales se describen a continuación:
“Primer nivel de descripción:
Título propiamente dicho
Primera mención de responsabilidad, si defiere del encabezamiento
del asiento principal en forma o número o si no hay un
encabezamiento del asiento principal
Mención de edición
Detalles específicos del material (o tipo de publicación)
Primer editor, etc., fecha de publicación, etc.
Extensión del ítem
Notas
Número normalizado”51
50 ESCAMILLA GONZÁLEZ, Gloria. Manual de catalogación descriptiva. México: UNAM, IIB,1988. p. 31 51 Cfr. REGLAS DE CATALOGACIÓN ANGLOAMERICANAS. Santa Fe de Bogota: Rojas Eberhard, 1988. p.15
CAPÍTULO 2
- 34 -
Este nivel de catalogación es utilizado por bibliotecas públicas y escolares,
las cuales tienen un material de características comunes como lo son los
libros, folletos, etc.; siendo consultados para búsquedas de información
básica.
“Segundo nivel de descripción:
Título propiamente dicho [ designación general de material] = Título
paralelo: otra información sobre el título / Primera mención de
responsabilidad; cada una de las menciones subsiguientes de
responsabilidad
Mención de edición. / Primera mención de responsabilidad
relacionada con la edición
Detalles específicos del material (o tipo de publicación)
Primer lugar de publicación, etc.: primer editor, etc., fecha de
publicación, etc.
Extensión del ítem: otros detalles físicos; dimensiones
Título propiamente dicho de la serie / mención de responsabilidad
relacionada con la serie, y ISSN de la serie; numeración dentro de la
serie. Título de la subserie, ISSN de la subserie; numeración de la
subserie)
Nota (s)
Número normalizado”52
Este nivel es mas utilizado por bibliotecas universitarias y especializadas y
con una considerable cantidad de materiales en diferentes formatos, como
lo son los videos, mapas, CD’s, etc.
52 Cfr. REGLAS DE CATALOGACIÓN ANGLOAMERICANAS. op. cit. p.15
CAPÍTULO 2
- 35 -
“Tercer nivel de descripción:
En este nivel se van a incluir todos los elementos señalados en las
siguientes reglas que sean aplicables al ítem que se esta
describiendo”53
El desarrollo de colecciones es una de las actividades bibliotecarias más
importantes, ya que mediante ésta se va a conformar el acervo que tiene;
basándose en políticas y lineamientos que se establecen de acuerdo a las
necesidades de información que tiene la comunidad de usuarios de dicha
institución, las cuáles rigen la selección y adquisición del material
bibliográfico y documental.
Estas actividades evaluarán el material que integrara el acervo de la
biblioteca; una vez seleccionado el material se procederá al proceso técnico
del material por medio de la catalogación y la clasificación de documentos.
Por tal motivo de acuerdo al tipo de usuario, biblioteca, material y servicio
y dependiendo también el grado de complejidad y especificidad del
material bibliográfico, se aplicara el nivel de descripción bibliográfico.
53 Cfr. REGLAS DE CATALOGACION ANGLOAMERICANAS. op. cit. p.15
CAPÍTULO 2
- 36 -
2.5 Asignación de encabezamientos de materia
“Situamos el origen de los encabezamientos de materia en las
dificultades las clasificaciones debido a su rigidez, a adaptarse a las
necesidades de conocimiento y por lo tanto a establecer la clasificación de
obras complejas y dependiendo de puntos de vista del usuario pueden
encontrarse simultáneamente en varias clases o divisiones; parece ser que
la rigidez de las clasificaciones se queda corta para el usuario que requiere
una información puntual; a este usuario no le preocupa la lógica en la que
se inscribe el sujeto de la búsqueda; el plantea la pregunta basándose en el
lenguaje natural significativas de la noción que le interesa.
El catálogo alfabético de materias es contemporáneo a la
clasificación de Dewey. Su iniciador fue Charles Ami Cutter, en su
obra"Special report on publics libreries for a dictionary catalog",
Washintong 1876; Estas reglas fueron adoptadas por la Library of
Congress, que extendió su práctica por los Estados Unidos, en principio
mediante las fichas impresas de sus catálogos desde 1901, y después por la
publicación de las listas de encabezamientos de materia que ella emplea
desde 1914”54
“Se entiende por materia el argumento específico sobre el que trata el
documento. Y por encabezamiento la práctica catalográfica, cuyo objeto es
dar cuenta y hacer accesibles las publicaciones que posea la biblioteca,
mediante la indicación en la ficha de las materias de esa publicación. La
polisemia es intrínseca a la palabra materia, usada bien para indicar el
argumento específico de una publicación o bien para expresar
54 Los encabezamientos de materia [en línea]. Portugal: Universidad de Aveiro, 2009 [Consultado el 08 de Enero de 2009]. Disponible en: http://www2.egi.ua.pt/cursos/files/RI/Indexa%C3%A7%C3%A3o%20por%20assuntos.pdf
CAPÍTULO 2
- 37 -
lingüísticamente en el interior de un lenguaje específico de indización el
argumento que este encabezamiento representa”55
Para realizar la catalogación de los materiales bibliográficos de la
biblioteca, también, se aplican los encabezamientos de materia, para los
cuáles se utilizan las listas de encabezamientos de materia, esto es de gran
utilidad para el usuario ya que si éste busca algún tema en particular le es
fácil localizarlo.
“Las listas de encabezamientos de materia constituyen un lenguaje
normalizado que cubre todas las áreas del conocimiento, conformado de
acuerdo con principios universalmente aceptados que permiten un control
de vocabulario para analizar y recuperar información en sistemas manuales
y automatizados” 56
Las listas de encabezamientos de materia se destinan solo a las
categorizaciones generales de documentos o indización superficial por
oposición a la forma más profunda de análisis de contenido que se efectúa
con las listas de descriptores y tesauros especializados. Una lista de
encabezamientos de materia puede ser útil cuando se trata de localizar y
transferir grandes bloques de información más que de documentos o datos
específicos.
“Estas listas se utilizan después de haber realizado la labor mental de
decidir cuál es la materia o asunto que trata un libro. La lista no sustituye el
trabajo intelectual, sino que su objetivo es ayudar a sistematizar y unificar
55 Idem... 56 FIGUEROA ALCÁNTARA, Hugo Alberto. op. cit. p. 88
CAPÍTULO 2
- 38 -
criterios, es decir definirlo como término único y diferenciarlo de aquellas
obras que tratan lo mismo, para evitar la dispersión de los temas”57
Por lo tanto el catalogador, a través de palabras y/o frases, busca el
encabezamiento que mejor represente la temática de la obra en palabras y/o
frases mediante el uso de una lista de autoridades; ayudando al usuario a
saber cuál es el contenido intelectual de la obra que está consultando,
localizando dentro del catálogo la obra aún no teniendo los datos del autor
o título; como también encontrar obras relacionadas con el tema, no
limitando la búsqueda a una sola obra.
2.6 Tipos de clasificación
El papel de la clasificación como elemento crucial de la organización de la
información ha sido de vital importancia para la gestión de los servicios de
información y de las bibliotecas; ya que no solo es considerado como
medio para la ordenación de la colección en las estanterías, sino también
como recuperación de la información.
“La tarea de la clasificación es la de asignar a los libros una clave que
represente el contenido exacto de un material dentro de un sistema de
clasificación, en el cuál, las distintas áreas del conocimiento están
agrupadas tomando en cuenta su semejanza o las relaciones de unos con
otros”58
“La clasificación al igual que el encabezamiento de materia, permite
agrupar mediante un sistema ya establecido, todas las obras que tratan
57 JUAREZ G., Víctor, RUIZ M. Rebeca. Procesos Técnicos I (Clasificación y Catalogación). México: Colegio de Bachilleres, 1994. 12 p. 58 Ibidem., p.17.
CAPÍTULO 2
- 39 -
sobre el mismo tema a fin de poder localizar en el acervo de las bibliotecas
los materiales sobre un tema en un lugar específico; es decir, la
clasificación de libros se refiere a agruparlos por su contenido, según su
área de conocimiento que le corresponda”59
La idea fundamental de la clasificación es que todas las obras que traten el
mismo tema estén juntas, por lo tanto, todo sistema de clasificación
representa un modelo de categorización del conocimiento humano.
Así, los sistemas de clasificación agrupan las obras de acuerdo al tema que
tratan de tal manera que si no se localiza una obra en particular se puedan
encontrar otras fuentes del mismo tema reunidas en el mismo lugar.
“A lo largo de la historia se han desarrollado diversos sistemas de
clasificación. En la actualidad, los sistemas que más destacan por sus
características y por su aplicación a nivel mundial son:
La Clasificación Decimal de Dewey (CDD)
La Clasificación de la Library of Congress (LC)
La Clasificación Decimal Universal (CDU)” 60
“Por lo que un sistema de clasificación es una lista en la que están
enumerados y agrupados las diversas áreas del conocimiento humano. La
estructura de éstos sistemas de clasificación está provista de una notación
que por medio de un símbolo o clave determinado, representan el nombre
de una ciencia o subdivisión de ella”61
59 JUAREZ G., Víctor, RUIZ M. Rebeca. op. cit. p. 17 60 Cfr. FIGUEROA ALCÁNTARA, Hugo Alberto. op. cit. p. 155 61 JUAREZ G., Víctor, RUIZ M. op. cit. p.18
CAPÍTULO 2
- 40 -
En los siguientes subcapítulos se explicará cada uno de los Sistemas de
Clasificación anteriormente mencionados.
2.6.1 Sistema de Clasificación Decimal Dewey
En el año de 1876, Melvil Dewey (1851-1931) creó un sistema de
clasificación de libros para bibliotecas, cuya justificación fue que
anteriormente en las bibliotecas era común ordenar el material bibliográfico
por tamaño, color, año de publicación o alfabéticamente.
“Dewey crea un sistema lógico de clasificación en su obra; y es que
supo interpretar o descubrir lo que hacía falta para crear un buen sistema de
clasificación, como por ejemplo él creó el empleo de notación decimal, que
utilizando números arábigos permite una colocación relativa con la
numeración de materias, la cuál permite la interpolación de nuevas materias
en el esquema y de los libros en los estantes.62
“Las principales características de este sistema, y por lo cual se convierte
en una de las clasificaciones bibliográficas más significativa para el medio
bibliotecario son:
Es un sistema enumerativo, jerárquico y va de lo general a lo
particular.
Cada número asignado responde a la relación de las materias entre si
y no a la colocación de los libros en los estantes
62 JUÁREZ GONZÁLEZ, V. y RUIZ MEDINA, R. Encabezamiento de material y clasificación. México: Colegio de Bachilleres, 1994. p. 22
CAPÍTULO 2
- 41 -
Los números asignados a una disciplina son decimales, esto significa
que cada nueva cifra añadida es una subdivisión de lo anterior,
permitiendo así una gran cantidad de subdivisiones, teóricamente
infinita, sin alterar el orden previamente establecido
El esquema y las tablas están acompañadas de un índice que el llamó
relativo, porque relaciona cada término con la disciplina a la que
corresponde. Existen ciertos tópicos que pueden encontrarse en
distintas disciplinas dependiendo del enfoque en que es tratado el
tema y en el índice se encuentran juntas debido a su orden
alfabético”63
La CDD se basa en el principio de ser un modelo bibliográfico de
organización general del conocimiento. Responde al principio de
clasificación jerárquica; las clases básicas están organizadas por disciplinas
o campos de estudio, los cuales están divididas en diez clases principales
que representan el conocimiento humano, cada clase se divide en diez
divisiones, cada división en diez secciones y así sucesivamente.
Su arreglo básico es por disciplina, ya que cierta materia puede aparecer
desde distintos puntos de vista, y se encuentra divido de la siguiente
manera:
63 Cfr. FIGUEROA ALCÁNTARA, Hugo Alberto. op. cit. p. 158
CAPÍTULO 2
- 42 -
“Clases: son cada una de las divisiones del conocimiento humano, y en
este caso son diez:
000 Obras generales
100 Filosofía
200 Religión
300 Ciencias sociales
400 Lingüística
500 Ciencias puras
600 Ciencias aplicadas
700 Arte y recreación
800 Literatura
900 Historia y geografía”64
“Divisiones: son diez para cada una de las clases principales del
conocimiento humano, estas están representadas por el segundo dígito de la
notación, y se complementa con 0 (cero) para tener la notación con tres
dígitos.
Secciones: en cada una de las divisiones de las clases principales están
representadas en el tercer dígito.
Las tablas auxiliares se crean con el fin de evitar la repetición innecesaria
en las áreas en que se necesite, las siete tablas auxiliares que incluye la
clasificación Dewey ayudan en la construcción de números, y dan como
resultado la combinación que tiene un significado constante en varios
64 JUÁREZ GONZÁLEZ. op. cit. p. 23
CAPÍTULO 2
- 43 -
contextos; el uso de éstas nunca va solo, sino que se usan en combinación
con los números de los esquemas.
La tabla 1 llamada de subdivisiones comunes se refiere a un género
particular de repetición constante; virtualmente cualquier asunto o
disciplina puede presentarse en diversas formas: revistas, colección de
escritos, estudio y enseñanza, historia, etc., casi siempre existe un cero
dentro de la notación para indicar que es una subdivisión común; esto
puede variar sólo en el caso en que lo indiquen los esquemas.
La tabla 2 en la que se emplean las áreas para indicar una división de
lugar, es decir, se refiere a una situación geográfica limitada o no a un
continente, país o región
La tabla 3 es de las subdivisiones de literatura, se emplea sólo con la base
810-890; contiene formas, características y periodos de la literatura.
La tabla 4 contiene la subdivisión por lengua, se emplea solo con la base
420-490, de la clase 400, también se encuentran problemas relacionados
con aspectos de la lingüística.
La tabla 5 son grupos raciales, étnicos y nacionales.
La tabla 6 es la lengua nacional de individuos, se utiliza como indican los
esquemas y para las clases 400 y 800.
La tabla 7 incluye las características mentales, técnicas, físicas, sociales y
ocupacionales, y se emplea cuando lo indican los esquemas.
CAPÍTULO 2
- 44 -
“Uno de los puntos fuertes del Sistema de Clasificación Decimal
Dewey es la importancia atribuida al índice alfabético de materias ya que
presenta el contenido de los esquemas, se encuentra ordenado en forma
alfabética por temas o términos principales o relevantes, además incluye
referencias, notas y números de clasificación para asuntos con número
previamente determinado” 65
2.6.2 Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso
En el sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de Washington
comúnmente denominado sistema L.C. las clases principales en que ha sido
subdividido el conocimiento humano son representadas por letras
mayúsculas.
65 JUÁREZ GONZÁLEZ. Op. cit. p.26-29
CAPÍTULO 2
- 45 -
“El sistema L.C. utiliza únicamente 21 letras del alfabeto para formar los
grupos o clases principales, los cuales son:
A Obras generales. Poligrafías
B Filosofía y Religión
C Ciencias Auxiliares de la Historia
D Historia (excepto América)
E-F Historia de América
G Geografía y Antropología
H Ciencias Sociales
J Ciencias Políticas
K Derecho
L Educación
M Música
N Bellas Artes
P Lengua y Literatura
Q Ciencia
R Medicina
S Agricultura
T Tecnología
U Ciencia Militar
V Ciencia Naval
Z Bibliografía y Biblioteconomía
CAPÍTULO 2
- 46 -
Cinco de las letras del alfabeto I, O, W, X e Y no se utilizan para indicar
clases y no hay subclases de una materia que se expandan en la totalidad
del alfabeto; así se mantiene una expansión, necesaria en toda clasificación
pendiente” 66
“Las subclases se dividen y subdividen en asuntos mas específicos por
medio de números arábigos que van de uno al nueve mil novecientos
noventa y nueve (1-9999), mediante un orden progresivo y no decimal y
son asignados con base en la importancia del tema, a esta combinación de
letras y números se le llama notación mixta”67
El sistema LC fue desarrollado para grandes colecciones, por lo tanto es
común su uso en las bibliotecas universitarias y especializadas debido a las
dimensiones de la colección.
2.6.3 Sistema de Clasificación Decimal Universal
El Sistema de Clasificación Decimal Universal es un sistema de
clasificación temática de los libros que permite asignar a cada tema un
código específico.
La CDU se llama decimal porque las cifras usadas para catalogar los libros
se consideran como decimales, no como números enteros. Cada decimal, a
su vez, puede subdividirse en un nuevo número decimal, sin que el orden
de los números se altere.
66 MARTINEZ ARELLANO, Filiberto. Guía de lecturas: fundamentos de organización técnica de materiales documentales. México: SEP, 1998. p. 181 67 BECERRIL GALVAN, Eva. Reestructuración de los procesos técnicos en la biblioteca de la Universidad Tecnológica de México (UNITEC), Campus Atizapan. México: El autor, 2005. p. 40
CAPÍTULO 2
- 47 -
“La CDU parte de un trabajo intelectual de división de las materias de
forma jerárquica, lo que hace que las cifras que se usan en el sistema, en
ocasiones sean innecesariamente largas, al dar espacio a materias de las que
quizás nadie se vaya a interesar”68
Esta clasificación intenta dividir todo el conocimiento en diez grandes
campos, los cuales corresponderán a las tablas principales. Cada una está
constituida por un sólo número:
“0 Generalidades. Ciencia y conocimiento. Organización.
Información. Documentación. Enciclopedias. Biblioteconomía.
Instituciones. Documentos y publicaciones
1 Filosofía. Psicología
2 Religión. Teología
3 Ciencias sociales. Estadística. Política. Economía. Comercio.
Derecho. Gobierno. Asuntos militares. Bienestar social. Seguros.
Educación. Folclore
4 (Vacante)
5 Matemáticas. Ciencias Naturales (incluye auxiliares especiales y
división principal)
6 Ciencias aplicadas. Medicina. Tecnología
7 Bellas artes. Juegos. Espectáculos. Deportes
8 Lenguaje. Lingüística. Literatura
68 La Clasificación Decimal Universal (CDU) [en línea]. España: Instituto de Educación Secundaria “Ega”, 2008. [Consultado el 15 de Diciembre de 2008]. Disponible en: http://www.pnte.cfnavarra.es.htm
CAPÍTULO 2
- 48 -
9 Geografía. Biografías. Historia” 69
Cada tabla se divide a su vez en otros diez grupos, y así sucesivamente sin
límite; se trata de una clasificación decimal. La notación se estructura
utilizando números arábigos que no funcionan como números enteros.
2.7 Definición de encabezamientos de materia
“Un encabezamiento, como su nombre lo indica, es la palabra, o
palabras, con que se encabeza, inicia, o principia la relación descriptiva de
un libro en un registro bibliográfico. Es a su vez el elemento base del
ordenamiento, es decir, son las palabras que se toman en cuenta para
alfabetizar los registros en el catálogo.
Esto es, palabra o palabras que se expresan o simbolizan a una materia
general y bajo el que se agrupan varios libros cuyos temas ofrecen ciertas
características comunes entre sí pero que respectivamente son materiales
particulares” 70
“Los encabezamientos de materia son los signos que representan la materia
o asunto del que trata el libro. Los signos son palabras o conjuntos de estas
que representan conceptos; la materia o asunto es el objeto del libro, de los
que trata y no el discurso de este documento. Lo que equivale a decir que
los encabezamientos de materia representan conceptos y no juicios, objetos
de discurso y no discursos”71
69 La Clasificación Decimal Universal (CDU) [en línea]. op. cit. 70 JUÁREZ GONZÁLEZ. Op. cit. p. 88 71 Idem...
CAPÍTULO 2
- 49 -
El autor López Yepes en su diccionario enciclopédico señala que el
encabezamiento es el “punto de acceso en un registro bibliográfico impreso
en una ficha y característico de la catalogación manual. Debe su nombre a
que iniciaba o encabezaba el registro” 72
Por lo tanto encabezamiento de materia es la palabra o palabras que
expresan el contenido intelectual de un libro y bajo el cual se agrupan todos
aquellos que tratan el mismo tema.
2.8 Automatización de bibliotecas
Es de gran importancia para las bibliotecas universitarias contar con
sistemas automatizados en las diversas áreas; la realización de procesos
automatizados se debe fundamentar en una adecuada organización interna
de los recursos informativos y documentales de las bibliotecas; utilizando
las tecnologías para facilitar la realización de las actividades cotidianas.
Por tal motivo es que actualmente las instituciones optan por adquirir un
sistema de automatización ya sea nacional o extranjero para una mejor
administración de los servicios y procesos bibliotecarios.
72 LÓPEZ YEPES, José.op. cit. p. 504
CAPÍTULO 2
- 50 -
2.8.1 Antecedentes
Con las máquinas, el trabajo del hombre está más enfocado al control de
diversos factores como son: velocidad en sus procesos, inserción de
equipos mecánicos, etc., que al de su fuerza física. Con el invento de las
máquinas el hombre, se incorporó a la etapa de la mecanización.
En 1642 se inventó el aparato mecánico denominado máquina de sumar, su
creador fue el ingeniero Pascal; tuvieron poco impacto debido al
desconocimiento en su manejo. En el siglo XIX fueron construidas las
primeras maquinas comerciales de calcular, con las que se logró acelerar el
almacenamiento e introducción de operaciones tales como: sumar,
multiplicar y dividir, además de la opción de impresión de los resultados.
Para el siglo XX el hombre logró la aplicación de la ciencia en el avance
en la tecnología se aplicará en todas las actividades, pero donde más se
observó fue en la computación, misma que ha pasado por cinco
generaciones y que a continuación se mencionan:
En esta primera generación la tecnología aplicada en la construcción de las
primeras computadoras fue con el uso de bulbos. Estuvieron dirigidos para
el procesamiento de la información donde los datos y programas fueron
ingresados por medio de un código especial de tarjetas perforadas (cada
una de estas contenía en general un registro con un nombre, una dirección,
etc.), estas funcionaban de la siguiente manera cada perforación equivalía a
información previamente introducida y computada, al ingresarla a la
máquina, esta la leía y proporcionaba la información que contenía la tarjeta.
CAPÍTULO 2
- 51 -
Las características principales de estas máquinas fueron bastantes grandes,
consumían mucha energía, por lo mismo generaban una gran cantidad de
calor, necesitaban condiciones adecuadas tanto de clima, como de espacio
para su instalación y operación.
“En la segunda generación las computadoras seguían evolucionando con el
invento del transitor, y aplicado en la construcción de las computadoras,
estas mismas disminuyeron de tamaño y aumentaron en rapidez; con
respecto a las de bulbos, su menor costo y tamaño propicio nuevas
aplicaciones, tales como control de operaciones en las líneas aéreas; en
empresas con necesidades de almacenar gran volumen de registros como:
nomina, inventarios y contabilidad”73
“Durante la tercera generación el desarrollo de circuitos integrados chips
(pastillas de silicio) con que fueron equipadas las computadoras, se
obtuvieron máquinas más pequeñas y rápidas, desprendieron menos calor y
consumían menos energía, además más eficientes. Con la integración de
estos circuitos las computadoras incrementaron su flexibilidad y trabajaron
con más de un programa en forma simultánea”74
“La cuarta generación con el invento y la utilización de memorias con
núcleos magnéticos, pudieron fabricarse las computadoras personales
(PC’s) con precios más accesibles, su gran capacidad les permite manejar:
procesadores de palabras, hojas electrónicas de cálculo, realizar cálculos
aritméticos, construir y manejar bases de datos, entre una gran variedad de
aplicaciones especializadas”75
73 PLACENCIA GARCÍA, Ana María. Elementos descriptivos de los módulos del sistema SIABUC siglo XXI para su aplicación en la Biblioteca de la Universidad del Tepeyac. p. 136 74 Idem… 75 Ibid., p. 137
CAPÍTULO 2
- 52 -
“Para la quinta generación con la marcha acelerada de la microeléctrica, se
pone a la altura también el desarrollo del software con que se maneja la
computadora”76
Por lo tanto la automatización en las unidades de información modifico los
procesos, pero antes se tuvo que pensar en como diseñar y elaborar
formatos de entrada de datos para respetar las reglas de catalogación y
decidir de que forma se visualizarían en un catalogo en línea77.
A principios de los sesentas se crean los primeros sistemas de
automatización, con la finalidad de elaborar de forma fácil y rápida un
catálogo, además de tener un mejor control de los préstamos. Aunque las
necesidades de las bibliotecas en cuanto a automatización se remonta al año
1958 ocurrido en la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, que realizó
un proyecto piloto especial para las áreas de: Procesamiento bibliográfico,
búsquedas bibliográficas y recuperación de documentos, en años
posteriores inició “El primer paso concreto en 1965 con el proyecto
conocido como MARC (Machine Readable Cataloging)”. Que hoy en día
es una herramienta que las bibliotecas utilizan para compartir registros
bibliográficos sin importar idioma, alfabeto o sistema de automatización en
que se encuentre capturado.
Dentro de la historia, una de las primeras etapas de la automatización
a partir de 1967 se caracteriza por:
76 Idem... 77 Ibid., p. 138
CAPÍTULO 2
- 53 -
“El desarrollo de grandes redes con bases de datos gigantes usando
las computadoras más poderosas. Una biblioteca tiene que pagar para tener
acceso a la red y así sostiene el desarrollo del sistema. Los beneficios de los
afiliados es compartir redes con catálogos o información sobre la
disponibilidad de los libros para préstamos interbibliotecarios”78. En esta
etapa participaron grandes instituciones con presupuesto suficientes para
adquirir súper computadoras y pagar las licencias o el ingreso a bases de
datos, siendo que para bibliotecas pequeñas era imposible costear el acceso
a ellas79
A partir de la década de los setentas la automatización de bibliotecas se
aplicó por todo el mundo y se generalizó en los ochentas. En esta primera
etapa se observó la consolidación de las actividades de catalogación y
circulación, también se avanzó en otros procesos tales como: el control de
publicaciones periódicas, adquisiciones, servicios bibliográficos, etc.
“La siguiente etapa fue automatizar todas las actividades de la biblioteca, la
automatización ha tenido una evolución pasando por las siguientes etapas:
en primera instancia la prioridad, fueron los trabajos técnicos,
posteriormente los servicios al público, introducción de bases de datos y
hasta el día de hoy se ha logrado alcanzar una automatización integral que
contempla todas las tareas sustantivas de la unidad de información como
son: adquisición, selección, catalogación, préstamo interbibliotecario,
catálogo en línea (OPAC- Online Public Access Catalog), documentos en
texto completo de libros y/o artículos de revistas, multimedia,
digitalización de documentos, elaboración de bibliografías80.
78 CAMACHO MEJÍA, Juan Luis. Aplicación de SIABUC Siglo XXI en la biblioteca del Centro de Estudios Tecnológico, Industriales y de Servicio No. 5. México: El autor, 2008. p. 96 79 Idem 80 PLACENCIA GARCÍA, Ana María. op cit. p. 139
CAPÍTULO 2
- 54 -
2.8.2 Definición
La automatización es la utilización de las tecnologías de la información y
las comunicaciones en su diseño y forma de servicio dentro de las
bibliotecas. Para Noel Angulo Marcial es la: “implantación de procesos por
medios automáticos; investigación, diseño, desarrollo y aplicaciones de
métodos de procesos a máquinas autodinámicas o autocontrolables.
Tecnología orientada a minimizar la intervención humana en la operación
de sistemas o procesos” 81
Por lo tanto, se puede decir que la definición de automatización es el uso de
máquinas automáticas o dispositivos procesadores en las bibliotecas. La
automatización puede aplicarse a las actividades administrativas, a los
trabajos propios de oficina y en la oferta de servicios a los usuarios de la
biblioteca
2.8.3 Importancia
“Radica en la forma cómo las unidades de información involucran a la
automatización como parte fundamental en la realización de: procesos
técnicos, circulación, servicios, digitalización de documentos, diseminación
selectiva de información, elaboración de bibliografías, préstamo
interbibliotecario, catalogación cooperativa, importación y exportación de
registros bajo la norma ISO 2709, consulta de catálogos en línea a través de
protocolo Z39.50, etc.” 82
81 ANGULO MARCIAL, Noel. Terminología de automatización documental. p. 228 82 PLACENCIA GARCÍA, Ana María.op.cit. p.142
CAPÍTULO 2
- 55 -
Con el ingreso de las computadoras a las bibliotecas se han podido
desarrollar los diversos sistemas de automatización, automatizando las
actividades del personal bibliotecario, las cuales a veces representan un
trabajo repetitivo y rutinario.
Una de las ventajas de tener tecnología dentro de la biblioteca es que los
usuarios tienen un mayor acceso a la información desde cualquier punto
geográfico en que se encuentre.
“Algunos de los puntos relevantes de la automatización a las actividades
bibliotecarias son los siguientes:
el bibliotecario tiene un control y recuperación de los acervos que se
encuentran en su unidad de información
se logra un mayor ahorro de tiempo en la realización de los procesos
técnicos, de préstamos, de intercambio de información, digitalización
de documentos, intercambio de registros y de normalización
facilita y existe un acercamiento del usuario a la búsqueda de
materiales documentales de la biblioteca por medio del catalogo en
línea y de una gran variedad de revistas y libros electrónicos tanto
referenciales como de texto completo, además de bases de datos
generación de nuevos servicios bibliotecarios con un valor agregado
existe un control de préstamos, renovaciones y devoluciones de
forma remota, así como también de los diferentes status de los
usuarios, como pueden ser: usuarios activos, inactivos o baja
temporal
intercambio de registros bibliográficos para reducir esfuerzos,
tiempo y dinero
CAPÍTULO 2
- 56 -
control de sugerencias de material bibliohemerografico realizadas
por estudiantes y alumnos
gestión monetaria de los servicios bibliotecarios con un valor
agregado
conocimiento del status que guarda cada uno de los materiales de la
biblioteca
creación de catálogos de autor, titulo y materia de forma
automatizada” 83
2.8.4 Sistema de automatización para bibliotecas
Se convierte un sistema bibliotecario común en automatizado cuando se
incluyen nuevos componentes como lo serían los equipos y programas
informáticos.
Según García Melero, un sistema automatizado “es un conjunto organizado
de recursos humanos que utilizan dispositivos y programas informáticos
adecuados a la naturaleza de los datos, para realizar los procesos y facilitar
los servicios que permiten alcanzar el objetivo de la biblioteca...”84
Los sistemas de automatización, tienen aplicación en las diversas
actividades de: catalogación, adquisición, control de publicaciones
periódicas, circulación, control de presupuestos y contabilidad.
Los sistemas tienen dos componentes principales, los cuales son: software
y hardware.
83 PLACENCIA GARCÍA, Ana María. op.cit. 144 84 GARCÍA MELERO, L.A y GARCÍA CAMARERO, E.G. Automatización de bibliotecas. 1999. p. 24
CAPÍTULO 2
- 57 -
El software va a ser el programa, paquete o sistema que controlen el
proceso de la computadora y se encuentra dividido en tres partes:
☺ Sistema operativo: es un conjunto de programas que se encargan de
controlar a la computadora y decirle que debe hacer, para realizar las
tareas necesarias en su funcionamiento básico de la forma más
eficiente.
☺ Aplicaciones: proporciona la funcionalidad desde el punto de vista
del usuario, son de diversa índole abarcando desde los procesadores
de textos, hojas de calculo; hasta los paquetes integrados (u oficina
electrónica)
☺ Lenguajes de programación: mediante estos, se crean los programas
que mas tarde serán utilizados en la computadora, un lenguaje de
programación lo forman básicamente unos símbolos y unas reglas,
para construir cada una de las instrucciones que constituirán el
programa.
El hardware es el aparato que funciona para el proceso, tratamiento y
almacenamiento de la información, se compone de diversos elementos que
realizan distintas tareas:
☺ Unidad central de proceso o CPU
☺ Memoria
☺ Periféricos (teclado, pantalla, impresora, etc.).
Para automatizar una biblioteca se tienen que tomar en cuenta los
siguientes requisitos: el tamaño de la colección, los servicios ofrecidos, los
recursos humanos, el tipo de biblioteca, el momento en que se va a realizar
la automatización, el dinero disponible para la informatización, la
CAPÍTULO 2
- 58 -
disponibilidad, que cuente con los conocimientos suficientes, que colabore
tanto administrativamente como técnicamente y la complejidad del sistema
que se pretende instalar.
2.9 Sistema de automatización JANIUM
“Es un sistema para automatizar las funciones de archivos,
bibliotecas convencionales y digitales, diseñado para instituciones
medianas y grandes que requieren soluciones tecnológicas apegadas a
estándares internacionales.
Su motor de búsqueda es fácil de usar, rápido y muy poderoso. Es
altamente configurable y ofrece a los usuarios servicios avanzados, como
en las mejores bibliotecas del mundo, pero con una mejor relación costo-
beneficio para la institución...”85
2.9.1 Características Del Sistema
Amplio alcance: Por tratarse de una aplicación basada en Web, no está
limitado por barreras geográficas y basta un explorador para utilizarlo.
Adaptable: Puede ser configurado de acuerdo con las necesidades de cada
institución.
Versátil: Opera en diferentes ambientes de cómputo como Windows XP,
Windows NT/2000, Mac OS X, FreeBSD, Linux, Solaris y Unix. Además
85 JANIUM [en linea]. Mexico: Janium technologies, 2008. [Consultado el 05 de Diciembre de 2008].
Disponible en: http://www.janium.com/page2/page1/page1.html
CAPÍTULO 2
- 59 -
trabaja con bases de datos relacionales (RDBMS) de distintos proveedores
como PostgreSQL, SQLserver, Oracle, Sybase, Informix y DB2.
Amigable: El editor de registros bibliográficos facilita la catalogación en
cualquier formato, como MARC21, Dublin Core, ISIS y CEPAL. Puede
indizar texto completo para extender las funciones de un sistema
convencional.
Compatible: Puede contener en su base de datos registros de distintos
formatos de manera simultánea, como MARC21, Dublin Core, ISIS y
CEPAL. En los registros es posible vincular objetos digitales en diferentes
formatos (JPG, PDF, TXT, MPEG y WAV, por ejemplo). Además, el
sistema incluye el formato MARC de Autoridades y Existencias.
Flexible: La adecuación de datos es muy flexible. Si la institución cuenta
con un sistema que utiliza un formato personalizado o libre, es posible
cargar los datos en ese formato. También pueden convertirse los registros
base a MARC21. La adecuación para cargar las bases de datos es muy
económica y el pago por este concepto se realiza una sola vez y se hace
para cada tipo de base de datos.
Seguro: Su diseño permite mantener la base de datos sin riesgos de
modificaciones por parte de personas ajenas o no autorizadas. Cada registro
y campo puede ocultarse a los usuarios que no tengan los privilegios
requeridos para verlos.
Ilimitado: El número de títulos que puede manejar es prácticamente
infinito, depende únicamente de la capacidad del servidor utilizado.
CAPÍTULO 2
- 60 -
2.9.2 Requerimientos Técnicos
“Requerimientos de equipo para terminales:
• Soporte de redes
• Servidor Web bajo plataforma Windows NT 4.0 ó 2000
• Soporte de manejador de bases de datos
• Dispositivos lectores de códigos de barras
• Dispositivos de impresión
• Navegador de Internet
Requerimientos de equipo para servidor
• Procesador Pentium I a 800 MHZ
• Memoria RAM 512 MB
• Disco duro de 30GB” 86
2.9.3 Módulo De Catalogación
• Control bibliográfico (catalogación). Funciona para la creación y
mantenimiento de los registros de los materiales en diferentes
formatos: MARC21, Dublin Core, ISIS, ISAD (G), etc., incluyendo
la importación en línea de registros vía Z39.50.
86 PLACENCIA GARCÍA, Ana María. op cit. p. 143
CAPÍTULO 2
- 61 -
2.9.4 Módulo De Circulación
• Circulación. En él se registran préstamos, devoluciones, multas
monetarias o administrativas, suspensiones, apartados, registros de
usuarios, envío de notificaciones vía correo electrónico o impreso,
etc. Cada biblioteca dentro de un sistema multi-bibliotecas puede
tener políticas de circulación distintas.
2.9.5 Módulo De Reportes
• Reportes. Genera listados y conteos de los diferentes registros
(bibliográficos, autoridades, usuarios, uso del material, etc.) con base
en filtros específicos, de acuerdo con las necesidades de la
institución. Permite exportar la información de los reportes a hojas
de cálculo o archivos de texto para manipularlos en otras
aplicaciones.
2.9.6 Módulo De Catálogo Al Público
• Catálogo al público. El potencial del catálogo está representado en
las diferentes opciones de búsqueda, ya sea en la base de datos local
o en otra base vía Z39.50 o HTTP. Incluye el uso de operadores
booleanos y de truncación a la derecha y a la izquierda, así como
herramientas de limitación.
CAPÍTULO 2
- 62 -
Al realizar el análisis de un libro o cualquier material bibliográfico para
determinar los temas que el autor abordo, así como determinar los puntos
de acceso a través de los cuales el usuario pueda localizar fácilmente su
información constituyen una labor que solo el personal bibliotecario
capacitado podrá efectuar, ya que esto garantizará la eficiencia en los
servicios, y ahora las nuevas tecnologías han implicado nuevos retos a los
que hemos tenido que adaptar.
CAPÍTULO 3
- 63 -
CAPÍTULO 3
ORGANIZACIÓN TÉCNICA DEL MATERIAL DOCUMENTAL
EN LA BIBLIOTECA DE LA UNITEC, CAMPUS CUITLÁHUAC
Como se mencionó en el capítulo anterior la organización técnica consiste
en un conjunto de procedimientos orientados al proceso técnico no
importando el soporte en el que se encuentren; teniendo como finalidad
poner a disposición de los usuarios la información de interés, facilitando su
localización y recuperación.
En este último capítulo se describen las actividades bibliotecarias
esenciales para organizar técnicamente la colección documental de la
Biblioteca de la Universidad Tecnológica de México, Campus Cuitláhuac,
donde se muestran y aplican los conocimientos adquiridos dentro del aula
en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
La biblioteca como organización debe tener claros cuáles son los fines que
persigue, y estos deben estar directamente relacionados con los objetivos de
la institución; por lo tanto para que una biblioteca pueda realizar sus
funciones y cumplir sus objetivos eficientemente es necesario organizar
adecuadamente los materiales bibliográficos que se encuentran en la unidad
de información.
Para que esto se realice, es necesario contar con las herramientas adecuadas
que permitan organizar adecuadamente las colecciones y efectuar de
manera sistemática dichas actividades; también es necesario contar con
personal profesional para llevar a cabo las tareas bibliotecarias como son:
la catalogación y la clasificación; esto con la finalidad de aumentar la
CAPÍTULO 3
- 64 -
calidad en los servicios de la biblioteca poniendo a disposición de los
usuarios el material bibliográfico de una manera más rápida y eficiente.
Para realizar estas actividades dentro de la Biblioteca de la UNITEC,
Campus Cuitláhuac, existe un manual de procedimientos en donde indican
las políticas que esta unidad de información sigue para procesar el material
y ponerlo a disposición de los alumnos que acuden a ésta.
Este manual documenta la experiencia acumulada por el área a través de
actualizaciones en beneficio de la unidad de información; ya que establecen
las actividades y procesos que se desarrollan en cada una de estas.
En la Biblioteca de la UNITEC, se encuentra el área de procesos técnicos,
en donde se les da los procesos a los materiales documentales (proceso
físico y proceso técnico) con el fin de ponerlos en estantería y de esta
manera cubrir las necesidades de información de los usuarios.
Según lo estipulado en el manual de procedimientos, lo primero que se
hace cuando llega el material es el proceso físico, mismo que se lleva con
base en el manual de procedimientos, el proceso físico incluye la revisión
del material, el cuál debe de llegar en óptimas condiciones; si esto no es así
se hace la devolución a la empresa editorial.
CAPÍTULO 3
- 65 -
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO FÍSICO
FUENTE: COMITÉ DE BIBLIOTECAS DE LA UNITEC. Manual de procedimientos. México: UNITEC, 2005
Una vez que se hizo la revisión del material, se coloca el dispositivo de
seguridad en este caso tiras magnéticas entre las hojas de forma oculta, y
los sellos de propiedad internos (cuadro de datos en la contraportada,
general de biblioteca en la portada, de propiedad en páginas clave 23 y
103) y externos (de propiedad en cantos).
CAPÍTULO 3
- 66 -
Concluido el proceso físico se aplica el proceso técnico, el cual tiene como
objetivo el de facilitar la búsqueda y recuperación de los materiales
documentales dentro de la biblioteca.
En este paso se realiza la revisión en la base de datos Janium para saber si
existe ese material en la biblioteca, esta consulta puede hacerse ya sea por
autor, título o número normalizado para libros (ISBN).
Si el documento buscado se encuentra en la base de datos, solo se procede a
hacer el cargo del nuevo ejemplar; en caso contrario se hará el proceso
técnico en su totalidad.
Se aplica la clasificación, catalogación y encabezamientos de materia, una
vez cubierto este proceso se pasa a la captura del registro en la base de
datos Janium.
Una vez finalizado todo el proceso técnico, los documentos son enviados a
validación o supervisión, el coordinador de biblioteca pondrá el visto bueno
al trabajo realizado, si es así, se concluye el trabajo; se imprimen las
etiquetas correspondientes y se colocaràn en el lomo midiendo de abajo
hacia arriba 2.5 cm. De margen y en la contracubierta con un margen de 1.5
tanto horizontal como vertical de la esquina superior derecha.
A continuación se muestra el diagrama de flujo del proceso técnico,
estipulado en el manual de procedimientos:
CAPÍTULO 3
- 67 -
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS TÉCNICOS
FUENTE: COMITÉ DE BIBLIOTECAS DE LA UNITEC. Manual de procedimientos. México: UNITEC, 2005
CAPÍTULO 3
- 68 -
3.1 Sistema JANIUM
Janium es una empresa mexicana dedicada a la automatización de unidades
de información, como: bibliotecas, archivos y centros de documentación e
información. Es un sistema integral fácil de usar, basado totalmente en
Web, con un diseño que permite manejar la base de datos sin riesgos de
modificaciones por parte de personas no autorizadas, y que permite el
manejo de un número ilimitado de títulos en un espacio geográfico.
La Universidad Tecnológica de México al observar el constante
crecimiento del acervo y por consecuencia aumentar el rezago del mismo
en las bibliotecas de sus diversos Campus, tomó la decisión de cambiar el
sistema de automatización que anteriormente usaba (SIABUC 8), por ser
insuficiente y no cubrir con las necesidades que día con día aumentaban en
sus bibliotecas.
La UNITEC hizo la migración de sus registros al sistema Janium en el año
2005; de las ocho bibliotecas de los planteles; con un acervo de
aproximadamente 120,000 ejemplares entre todas; buscando homologar los
procesos, agilizando el ingreso de nuevos ejemplares, disminuyendo el
rezago en el departamento de procesos técnicos y teniendo una conexión
Intranet entre los campus para que él usuario final pueda consultar el
catálogo de las bibliotecas y acudir a ellas si es necesario en caso de
encontrar el material que cubra sus necesidades de información.
En el sistema Janium los catálogos generados que se pueden consultar vía
Internet, cabe aclarar que es un servicio que no tiene la UNITEC, debido a
cuestiones administrativas, es un proyecto que todavía no es aprobado y
está en proceso de espera.
CAPÍTULO 3
- 69 -
3.2 Capacitación en el sistema
Después de realizar la compra del sistema es necesario asignar un
coordinador de proyecto, la función a efectuar es resolver las dudas que
surgan. La Universidad Tecnológica de México, adquirió el Sistema
(Janium) e informó a los coordinadores, personal de procesos técnicos y
auxiliares de biblioteca que sería necesario capacitarlos por una semana,
para poder utilizar el sistema, el curso se impartió en una sala del
laboratorio de cómputo donde fue instalado el software de prueba por parte
del proveedor.
La capacitación consistió en realizar ejercicios en cada uno de los módulos,
de acuerdo a las indicaciones del instructor de la Empresa Janium, se les
indicó a los participantes que al surgimiento de dudas se dirigieran a él para
solucionarlas en grupo y así disipar cualquier duda por pequeña e
insignificante que fuera.
Los módulos a los que tiene acceso el personal de la biblioteca son los
siguientes:
Módulo de Catalogación:
Este módulo sirve para generar nuevos registros del material que
llega a la biblioteca, así como modificar los que ya existen y/o
agregar copias a los títulos; en la siguiente hoja se muestra la
pantalla respectiva.
CAPÍTULO 3
- 70 -
Módulo de Catalogación
Módulo de Circulación:
Por medio de este módulo se administra la circulación de los
materiales de la biblioteca, tales como: préstamos, devoluciones,
multas, apartados, y el registro de usuarios.
Módulo de Circulación
CAPÍTULO 3
- 71 -
Módulo de Reportes
Con la aplicación de este módulo se pueden diseñar y producir
listados o reportes con respecto a la información que se encuentra
almacenada en el sistema; estos pueden ser: reportes de registros
bibliográficos, usuarios, registro de multas, historiales de préstamos,
etc. Los reportes, además de auxiliar a la institución proporcionando
información específica sobre cada área, también pueden utilizarse
como información para la toma de decisiones
Módulo de Catálogo al Público
Este módulo permite dos opciones de búsqueda (rápida y avanzada)
además al buscar se puede seleccionar sólo los títulos que cumplen
con cierto perfil definido por sus características respecto al tipo de
material y de la colección, o que sólo se recuperen títulos que están
en una biblioteca específica o en todas las bibliotecas.
CAPÍTULO 3
- 72 -
Opción de Búsqueda Rápida
Opción de Búsqueda Avanzada
CAPÍTULO 3
- 73 -
3.3 Catalogación Descriptiva
La catalogación de los materiales documentales se hace con base en las
Reglas de Catalogación Angloamericanas Segunda Edición (RCA2) en
segundo nivel, porque a través de este, solo se representan los datos mas
esenciales de un documento, con el fin de que pueda ser recuperado
satisfactoriamente.
Aunque está estipulado en el manual de procedimientos que se cataloga y
clasifica el material y después se ingrese a la base de datos Janium para la
captura de estos registros, en la biblioteca se hace directamente en la base,
porque representa ahorro de tiempo.
Para realizar la captura se ingresa al módulo de catalogación, en donde
primero se hace la búsqueda por título, autor o número normalizado para
libros (ISBN).
El menú para trabajar con los registros bibliográficos es el siguiente:
CAPÍTULO 3
- 74 -
Como se mencionó, después del proceso físico aplicado al material se
procede a la búsqueda de los títulos en la base de datos, por cualquiera de
las opciones de búsqueda, que pueden ser Rápida o Avanzada
Las búsquedas, Rápida y Avanzada permiten recuperar uno o varios títulos
a través de diferentes opciones, incluyendo las de Palabras Clave y
Alfabéticas, así como los operadores booleanos y combinaciones de
índices.
Las Búsquedas Avanzadas también contienen opciones para recuperar un
título utilizando uno de sus números identificadores, como el número de
registro bibliográfico, el número de código de barras de una de sus copias,
el ISBN o ISSN, etc.
Cuando el registro solicitado, no se encuentran entonces se procederá a
crear una ficha nueva para lo cual es necesario seleccionar el formato con
el que se capturarán los datos.
CAPÍTULO 3
- 75 -
Posteriormente, se identifica la biblioteca a la que pertenece el nuevo título,
para después iniciar la captura de datos de una nueva ficha y de esta
manera iniciar con la catalogación de los materiales
CAPÍTULO 3
- 76 -
Dentro de la base de datos la catalogación se hace en base al formato
MARC 21 y las etiquetas más utilizadas son las siguientes:
020 ISBN
035 Número de control del sistema
040 Agencia catalogadora
082 Clasificación Dewey
090 Clasificación local
100 Autor personal
110 Autor Corporativo
245 Título y mención de responsabilidad
250 Edición
260 Lugar
300 Descripción física
440 Serie
500 Notas
505 Notas de contenido
600 Encabezamiento bajo autor personal
610 Encabezamiento bajo autor corporativo
650 Encabezamiento bajo temas generales
651 Encabezamiento bajo nombres geográficos
A continuación se muestran las pantallas con el formato MARC y las
etiquetas más utilizadas en donde se hace la captura de datos de los
materiales bibliográficos:
CAPÍTULO 3
- 77 -
FORMATO MARC
CAPÍTULO 3
- 78 -
Una de las políticas para la catalogación de los materiales en las bibliotecas
de la UNITEC, es que se añade la etiqueta local (590) para agregar el
nombre del Campi al cuál pertenece el registro, pero en los datos de las
etiquetas 035 y 040 se proporciona la información de la biblioteca, de este
modo ya no es necesario volver a mencionar el nombre de la biblioteca
como “Fuente de catalogación” en ellas se describe el nombre de la
organización que capturó el registro original. El origen de este código es el
“MARC Code List for Organizations” que es mantenido por la Library of
Congress.
CAPÍTULO 3
- 79 -
En el caso de la biblioteca de la UNITEC Campus Cuitlahuac, solo se
catalogan los libros y las tesis en la base de datos, ya que las revistas y las
películas en formato DVD se encuentran registradas provisionalmente en
un archivo de Excel.
3.4 Clasificación
En la biblioteca de la UNITEC Campus Cuitláhuac, el sistema de
clasificación que se aplica es el Sistema de Clasificación Decimal Dewey
en su edición 20; como es sabido, el asignar un número de clasificación a
los materiales documentales permitirá darle un lugar dentro de la
biblioteca, agrupando todos los materiales que pertenezcan al mismo tema,
así como tener un control sobre ellos, todo esto tiene como finalidad el de
permitir la recuperación rápida y fácil de los documentos que se encuentran
en la biblioteca.
CAPÍTULO 3
- 80 -
La asignación de Cutter es a través del programa OCLC Dewey Cutter
Program v1.10.6, por lo tanto para asignar el Cutter solo se escribe el
apellido del autor y el programa automáticamente lo designa, cabe
mencionar que este programa puede crear dos tipos de Cutter diferentes el
Cutter Tour-Figure Table y el Cutter Sanborn Tour-Figure Table; este
último es el que se utiliza en la biblioteca de la UNITEC.
CAPÍTULO 3
- 81 -
Asignación de Cutter mediante el programa:
OCLC Dewey Cutter Program v1.10.6
3.5 Encabezamientos
Los encabezamientos de materia consisten en determinar los temas o
materias que permitan identificar el contenido intelectual de los materiales
documentales a través de un lenguaje controlado. El utilizar estos lenguajes
tiene como ventaja uniformar criterios a la hora de asignar los
encabezamientos de materia y recuperar la información.
La Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, constituye un
lenguaje normalizado que cubre todas las áreas del conocimiento,
conformado con principios universalmente aceptados que permiten un
control de vocabulario para analizar y recuperar información.
Apellido del autor
Cutter
CAPÍTULO 3
- 82 -
Asignación de encabezamientos de
materia
Así, el objeto principal de las listas es establecer encabezamientos de
materia normalizados que se conviertan en una herramienta confiable para
la catalogación de los materiales, la conformación y construcción de
módulos de autoridades en formato MARC y una fuente precisa para el
acceso de los catálogos públicos.
La herramienta que es utilizada en la biblioteca de la UNITEC Campus
Cuitláhuac son las Listas de Encabezamiento de Materia para bibliotecas de
la Biblioteca Luis Arango, de Santa Fe Colombia en su tercera edición
editada en dos volúmenes, de fácil acceso para manejarse y las cuáles
permiten encontrar y determinar los términos que van a identificar el
contenido de los documentos.
También son utilizadas las Listas de Encabezamientos de Materia para
Bibliotecas en línea, siendo esta la cuarta edición en formato digital, y es
CAPÍTULO 3
- 83 -
una herramienta electrónica que agiliza los procesos técnicos del material
documental e incorpora un moderno sistema de búsqueda de los términos
aceptados como autoridad.
En esta nueva versión, la lista cambió totalmente su forma de presentación
y de búsqueda, el formato digital permite no sólo la búsqueda de términos
principales sino que proporciona las posibilidades de la búsqueda booleana,
usando operadores como: O (or), Y (and), NO (not), entre otros.
Ingreso a las Listas de Encabezamiento en Línea
CAPÍTULO 3
- 84 -
Búsqueda en las Listas de Encabezamiento
Resultados de la Búsqueda
Ingreso de palabra a buscar
CAPÍTULO 3
- 85 -
Terminos Encontrados en la Búsqueda
A cada registro se le asignan dos encabezamientos, por el contrario si el
término no es suficiente para identificar el contenido temático se le
asignarán más encabezamientos, pues así se encuentra estipulado en el
manual.
Encabezamientos de Materia
Encabezamientos encontrados de la
búsqueda
CAPÍTULO 3
- 86 -
3.6 Captura de Registros
Para realizar la captura de los registros al sistema Janium se abre el módulo
de catalogación, y para trabajar en este, es necesario proporcionar nombre
de usuario y contraseña, el módulo da la opción de “Crear”, despliega otra
pantalla con las etiquetas en formato MARC en la cuál sólo aparecerán
algunos de los campos, pero los catalogadores, pueden agregar más campos
conforme se vayan requiriendo; cuando se terminan de ingresar los datos
bibliográficos, se da la opción de “Guardar y Salir”
Una vez terminada la captura de la ficha, como paso siguiente es agregar
los números de adquisición, los cuáles llevan un orden consecutivo según
corresponda en el control interno, cuando son asignados los números de
adquisición es necesario verificar en el cuaderno de control interno hasta
que número se ha utilizado; esto con la finalidad de no duplicarlos; cada
vez que se vayan utilizando se deben ir marcando en el cuaderno, anotando
CAPÍTULO 3
- 87 -
el título del libro que se catalogado, número de ficha y la fecha de
aplicación.
Cuando es aplicado un número de adquisición las opciones son “Crear
nueva copia” o “Nuevo item”, una vez designado es necesario llenar la
plantilla en donde se registrará el número de adquisición, el ejemplar, la
clasificación con Cutter, la ubicación que tiene (ya sea acervo general,
tesis, bibliografía básica o consulta), la carrera a la que está destinado ese
ejemplar, la biblioteca a la que pertenece, la fecha de adquisición, etc., al
terminar de llenar estos datos oprimir la opción de actualizar y el sistema
regresará a la ficha capturada con su nuevo ejemplar, para agregar otro
número de adquisición se hará nuevamente el proceso arriba mencionado.
CAPÍTULO 3
- 88 -
CAPÍTULO 3
- 89 -
3.7 Revisión
Se tiene un diagrama de flujo de Procesos Técnicos. El Manual de
procedimientos de la Biblioteca de la UNITEC Campus Cuitláhuac, la
indicación marca que terminado todo el proceso técnico de los materiales
documentales pase a una revisión, la cuál se realiza por el coordinador de
biblioteca, por lo tanto, la coordinadora es la que se encarga de hacer la
revisión de las fichas cargadas al sistema, verificando que los datos
registrados en la catalogación sean correctos y estén de acuerdo a las
Reglas de Catalogación Angloamericanas, al igual que la clasificación y la
asignación de los encabezamientos de materia.
Cuando realiza la revisión de las fichas detecta que hay errores, entonces se
procederá a la impresión de las etiquetas, las cuáles tienen que ser migradas
al sistema Siabuc 8 para su impresión; Janium generó un error en ese
campo y no ha sido posible arreglarlo.
Otras de las revisiones que se realizan es la verificación de los números de
adquisición, la biblioteca aplicó dos descartes a los libros obsoletos, que
no servían a los planes y programas de estudio, libros que tenían más de 10
ejemplares, en este último caso se reutilizaron los números de adquisición
para los nuevos títulos que llegaron a la biblioteca.
CAPÍTULO 3
- 90 -
3.8 Catálogo Automatizado
En las bibliotecas, la automatización tiene gran importancia, la aplicación
de este proceso en el ámbito bibliotecario implicó la utilización de una
herramienta tecnológica permitiendo la agilización de los procesos
bibliotecarios.
Por lo tanto al paso del tiempo se han utilizado bases de datos para realizar
y agilizar los procesos de las bibliotecas, por lo que se puede decir que una
base de datos es definida como un conjunto de información organizada
sistemáticamente.
Dentro de la Biblioteca de la UNITEC Campus Cuitláhuac es utilizado el
catálogo automatizado el cuál es una base de datos para poner a disposición
de los usuarios el acervo de una biblioteca, en donde es consultado ya sea
de forma local o remota.
Este catálogo reúne las descripciones bibliográficas de un documento,
basando la estructura de estos registros en el formato MARC.
Por lo que Janium es un sistema para automatizar las funciones de las
bibliotecas no importando si son instituciones pequeñas o medianas, con
este sistema es posible ofecer a los usuarios búsquedas rápidas y fáciles;
tiene una arquitectura basada en Web, utiliza un navegador en la estación
de trabajo en lugar de la interfaz del usuario, haciendo que la aplicación
pueda correr en una gran variedad de equipos y configuraciones, al mismo
tiempo que simplifica el soporte y el mantenimiento.
CAPÍTULO 3
- 91 -
Y finalmente una vez terminado todo el proceso técnico de los materiales
documentales, este puede ser revisado por los usuarios en el catálogo al
público, tanto los materiales que se encuentran en el Campus Cuitláhuac
como los que están en los demás Campi, teniendo la opción de ir a
cualquiera de ellos y pedir el libro o material de su interés para préstamo a
domicilio.
- 92 -
CONCLUSIONES
Para concluir puedo decir que los conocimientos adquiridos durante la
Licenciatura en Biblioteconomía han sido de gran ayuda para la elaboración
de este trabajo recepcional enfocado a la organización técnica de las
colecciones, ya que demuestra la importancia que tiene aplicar en forma
teórica y práctica lo aprendido durante los cuatro años de estancia en la
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía en el campo laboral.
Es importante mencionar que el trabajar dentro del área de procesos técnicos
es de gran importancia, porque esta área se encarga de alimentar la
biblioteca y de él depende el buen funcionamiento de ésta, el que esté
automatizada la biblioteca demuestra las ventajas que tiene para los usuarios
y personal de esta unidad de información.
Para los usuarios de la biblioteca el tener un catálogo automatizado ayuda a
la búsqueda de información en el menor tiempo posible, mejora el
aprovechamiento de las fuentes de información, y para los bibliotecarios el
tener automatizadas las actividades que desempeñan las agilizan para un
mejor aprovechamiento del tiempo y espacio dentro de esta.
Y aunque los sistemas de automatización tienen ventajas y desventajas en su
estructura, es un hecho que representen una revolución tecnológica para las
bibliotecas y el uso de la información, ya que estos representan calidad en
los servicios bibliotecarios.
- 93 -
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