SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL

UNIDAD 092, D.F., AJUSCO

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA LA MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA MEDSYS PARA LAS CUENTAS POR COBRAR EN EL INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS DESDE LA PERSPECTIVA DE LA CAPACITACIÓN.

T E S I N A

PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

PRESENTA:

MARÍA ROSALBA VILCHIS APARICIO

DIRECTOR DE TESINA

PROFESOR: PEDRO GÓMEZ SÁNCHEZ

MÉXICO, D.F. ENERO, 2008

AGRADECIMIENTOS

A DIOS Por conservar mi vida llena de salud, de felicidad, de éxito, por guiarme en un sendero de tranquilidad, y permitir que comparta con mi familia en general tristezas, alegrías, desacuerdos; pero sobre todo amor y apoyo incondicional de cada uno de mis seres queridos, así como de algunas de mis amigas (o). A MI ESPOSO Agradezco enormemente su comprensión, su actitud positiva ante la vida, su cariño, y sobre todo el apoyo moral brindado con infinito amor, así como su confianza. Gracias, mil gracias. A MI HIJO Ese ser que amo, le dedico este gran logro en mi vida. A MI MADRE Gran ser humano, que día con día ha luchado sin cesar para que su familia este feliz, dando parte de su vida, su cariño, y sobre todo su admiración para mí como hija. Mil gracias por su amor y demostración de afecto. A MIS SUEGROS Muchísimas gracias por su tiempo, su cariño, frases de aliento y sobre todo su apoyo incondicional, y por su cooperación cuando he necesitado de su ayuda.

AL PROFESOR PEDRO GÓMEZ SÁNCHEZ Por su gran apoyo, humanidad, tiempo, conocimientos, y su dedicación para culminar este trabajo, que deja huella dentro de mi vida en la culminación del término de mi carrera profesional. A LOS DEMÀS PROFESORES Que han contribuido con un granito de arena, en mi educación, porque dedicaron parte de su tiempo, espacio, y sobre todo su humanismo, sabiduría y conocimientos. Gracias por su esmero.

ÍNDICE GENERAL

INTRODUCIÓN 2 ANTECEDENTES GENERALES DEL INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS 4 MISIÓN Y VISIÓN DEL INER 10 PRIMERA PARTE: DESCRIPCIÓN DE MI EXPERIENCIA PROFESIONAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS. 11 1.2 Actividades realizadas de las Cuentas por Cobrar de Convenios en el Departamento de Tesorería 15 1.3 Calidad en la Administración referente a la Cuenta por Cobrar 21 SEGUNDA PARTE: MARCO NORMATIVO 23 2.1 Ley de los Institutos de Salud 23 2.2 Normas y Políticas 26 2.2.1 Elaboración y formalización de Convenios 26 2.2.2 Recepción y atención de pacientes de Aseguradoras 27 2.2.3 Integración de los Estados de Cuenta y cobro de servicios proporcionados a pacientes de convenio 28 TERCERA PARTE: FORMALIZACIÓN 30 3.1 Detección de necesidades en mí área de trabajo 30 CUARTA PARTE: MARCO TEÓRICO 33 4.1 Importancia de la Administración 33 4.1.1 Definición de la Administración 36 4.1.2 Administración Educativa 36 4.1.3 Algunas fases de la administración ocupadas en el departamento donde laboro 38 4.1.4 Habilidades del Administrador Educativo para ejecutar eficazmente el proceso educativo 43 4.2 La Capacitación 44 4.3 El sistema de Medsys 47 QUINTA PARTE: PROPUESTA EN LA MEJORA CONTINUA DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN EL INER. 53 ANEXOS 57 BIBLIOGRAFÍA 65

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INTRODUCCIÓN

Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para penetrar en el

bello y maravilloso mundo del saber. Albert Einstein.

El hablar de mi experiencia profesional requiere de un análisis exhaustivo de la función

llamada Elaboración de las Cuentas por Cobrar de convenios realizada con reportes a

través de hojas electrónicas en el Departamento de Tesorería del INER.

Cabe señalar algunas necesidades requeridas para agilizar mi trabajo, tomando en

cuenta el sistema Medsys, (Sistema de Administración Hospitalaria), adquirido por

Expert (Sistemas Computacionales, S.A. de C.V).

El líder de dicho Sistema lo presentó a través de una conferencia visualizándolo como

un proceso de alta calidad para la Administración acerca de servicios hospitalarios,

implementándose en el instituto sin planeación alguna.

En el mes de noviembre del 2004 se dio la orden a la mayoría de las áreas de usarlo

empezando con registro de datos en el Departamento de Archivo Clínico con la

finalidad de dar de alta cada expediente existente de los pacientes hospitalizados y de

consulta externa.

Posteriormente, el área de Informes integra los datos generales para cada paciente

que acude al INER creándoles un número de historia, mismo que será utilizado en el

servicio donde la realizan el estudio y después se presenta en la caja para verificar lo

que pagará; presentando su número de factura. En pabellones, consulta externa e

informática alimentan el sistema con el registro de estudios en general de los

derechohabientes.

He trabajado desde hace mucho tiempo en hojas electrónicas (Excel), porque el

sistema no permite la consulta de toda la información. Por ejemplo; en el caso del

Instituto del Seguro Social aparecen los datos incompletos si se hace una consulta

global; para obtener dicha información debe imprimirse cada cuenta por separado de

los derechohabientes.

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Debido a lo sucedido anteriormente, he presionado en la subdirección de informática

para que el personal me explique las opciones que debo manejar para usar el sistema

de manera precisa, con el fin de hacer notar las necesidades requeridas en la

información que se maneja en Medsys.

Para dar a conocer el desarrollo de mi experiencia profesional más adelante hago

hincapié en los antecedentes de la institución de tercer nivel donde laboro diariamente

desde hace diez años.

Espero, que este trabajo agrade y contribuya en algunas ideas, que sirvan a

aquellas personas que también han seguido el camino de la educación, y del trabajo

que desarrollen en alguna empresa.

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ANTECEDENTES GENERALES

“En 1936, durante la presidencia del General Lázaro Cárdenas, fue fundado con el

nombre de Sanatorio para Enfermos Tuberculosos de Huipulco, donde se formaron las

primeras generaciones de Tisiólogos (disciplina científica del conocimiento de la

tuberculosis) del país, con la enseñanza de destacados maestros que desde el punto

de vista humanitario, concebían a la medicina estrechamente vinculada con la

sociedad y la cultura.

En el año 1959 cambia su nombre a Hospital para Enfermedades Pulmonares

Huipulco, ampliando su cobertura a pacientes con otras enfermedades pulmonares,

formándose las primeras generaciones de especialistas en Neumología.

Para 1936 a 1986, se mejora el nivel educativo de los trabajadores sociales empíricos

a técnicos y a licenciatura, incrementándose en número de recursos humanos e

incorporando actividades educativas, de supervisión y gestoría a las asistenciales y

administrativas.

En 1975, se convierte en instituto Nacional de Enfermedades Pulmonares, con tareas

de asistencia médica y enseñanza así como de investigación científica y técnica en la

especialidad de neumología.

Hasta 1982, funcionó como unidad desconcentrada de la Secretaría de Salubridad y

Asistencia.

Conforme al decreto presidencial publicado el 14 de Enero de ese año, se creo el

Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias, como organismo descentralizado del

Gobierno Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propio.

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De 1986 al 2003 se inicia y desarrolle una nueva época a través de un proceso que

incluye; la elaboración de un primer diagnóstico situacional, el estudio de tiempos y

movimientos, análisis de funciones y actividades, perfil profesional, manuales de

organización y procedimientos, programa de supervisión, de evaluación e incremento

de la plantilla contratando solamente licenciados. Se acrecienta la docencia y la

investigación” 1.

FACHADA PRINCIPAL DEL SANATORIO DE HUIPULCO, 1936

Hospital de Huipulco, producto de grandes esfuerzos de paladines de la Tisiología Mexicana, como Donato G. Alarcón e Ismael Cosío Villegas, dos grandes figuras, dos personalidades, complemento uno del otro, compenetrados en su papel, sin enfrentamientos, con solidez científica y respeto mutuo hasta en los momentos más difíciles.

_____________________________________________ 1. www.iner@yahoo.com.mx

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Desde 1936 a la fecha, han ocupado la dirección del instituto los siguientes doctores,

los cuáles han destacado en lo siguiente:

Quisiera vivir para estudiar, no estudiar para vivir. Francis Bacon.

Dr. Donato G. Alarcón Segovia de origen mexicano (6 mayo de 1935-21 diciembre de 2004). A principios de 1935 es nombrado 1er. Director del Sanatorio. Es originario de Acapulco Guerrero, especializado en neumología en los Estados Unidos de Norte América, de desempeño sobrio, sereno, gran señor del orden y del cultivo de un conocimiento profundo y padre de la inmunología mexicana. En la Facultad de Medicina de la UNAM, desde 1995 hasta el momento de su muerte, fue miembro de la Junta de Gobierno, y fue un gran luchador en la campaña de la Tuberculosis. En los años 50 y 60 fue Director de la Facultad de Medicina de la UNAM, así como Presidente de la Academia de Medicina en México. Dr. Fernando Rébora Gutiérrez, 2° Director de Huipulco. Nació en la ciudad de México el 23 de Julio de 1908, su profesión la realizó en la escuela Nacional de Medicina de la UNAM. Se da a la tarea del seguimiento del curso de perfeccionamiento de la tuberculosis y Neumología donde Huipulco proporciona el mayor número de maestros. “El doctor Rébora insiste en el cultivo y siembra de parcelas con maíz y alfalfa, para beneficio del sanatorio. Rébora eleva una petición de la Secretaría de Educación Pública con el objeto de que no haya tanto analfabetismo de los pacientes hospitalizados, solicita se le proporcione una plaza de maestro tomando en consideración que la mayoría de los pacientes son campesinos o niños en etapa de escolar. Fue necesario crear un centro educativo con el añadido de aprendizaje de oficios; a los hombres se le asignan los de zapatería, sastrería, carpintería, relojería y radiotécnica y a las mujeres; los de corte, joyería, adornos, juguetería, belleza tejido y cocina. Para ambos sexos programa de clases de inglés, taquigrafía, mecanografía y encuadernación. En los cursos se agregaban charlas a los pacientes en relación a la disciplina que deben guardar en el sanatorio, nociones general y de higiene sobre su enfermedad, alcoholismo, tabaco y orientación sobre relaciones humanas. María Cristina Hermosillo hizo la gestoría ante la secretaría para llevar acabo el proyecto.

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ISMAEL COSÍO VILLEGAS, 3er. Director del Sanatorio,(-2 Agosto de 1985). Conocía a los hombres y los catalogaba adecuadamente. Era duro con quien lo

merecía, pero nunca se ensañaba con el caído ni molestaba al débil, era muy

orgulloso; hombre de ideas políticas firmes.

La Academia Nacional de Medicina lo designa Miembro Honorario, la Universidad Autónoma de Puebla y el Consejo Universitario de la UNAM, lo nombra Profesor Emérito. El Dr. Ismael Cosió Villegas consolidó la Unidad especialidad de Tisiología. Estableciendo la primera Escuela Tisiológica del país, siendo el primer Jefe del Servicio. Miguel Jiménez Sánchez Miguel, murió el 22 de abril de 1977. 4° Director del Sanatorio con fecha del 15 de Noviembre de 1966. Antes de ser Director del Sanatorio fue Presidente de la Sociedad Mexicana del Estudio de la Tuberculosis, y Enfermedades del Aparato Respiratorio. Realizó el primer Congreso Nacional de Tuberculosis en los años cuarenta. “Miguel Jiménez organiza las primeras jornadas médico-quirúrgicas del hospital del 8 al 11 de enero de 1969 instituyéndolas con el propósito de realizar un intercambio anual de conocimientos sobre la patología neumológica y los adelantos terapéuticos respectivos a dichos procesos”. Pugna, porque los enfermos integren el Comité de Acción Cultural del Sanatorio, con el objeto de alfabetizar y enseñar inglés a quienes así lo deseen” Doctor José Luis Luna Aguilar 5° Director de Huipulco con fecha del 27 de Junio de 1977. En concordancia con la reorganización de la administración Pública Federal, el instituto establece en agosto del 1978 el Departamento de Planeación y Control, sus funciones están encaminadas a la formulación del presupuesto anual por programas y subprogramas así como manuales administrativos que contribuyen al funcionamiento correcto de los sistemas de operación y de información; la observancia de aplicación de los mismos y su actualización.

Tiempo atrás el Secretario General de la Sección XVI del SNTSA, Walfre Ibarra Isunza, había solicitado una guardería para las madres trabajadoras; al tratar el asunto con el nuevo director, le da esperanzas y posteriormente le dice que la construcción se realizará en un local cercano al Instituto Nacional de Cardiología. El director le informa al secretario que la guardería será ocupada por los hijos de las trabajadoras de varias dependencias secretariales; Laboratorios de Salubridad, Institutos de Cardiología, de Enfermedades Pulmonares, Nutrición, Hospital Manuel Gea González y Sanatorio Huipulco.

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En los años setenta a través del departamento de enseñanza, el instituto fija metas para incrementar las actividades de la educación continua en todos los niveles, con el objeto de elevar la atención de los enfermos. El 23 de Octubre de 1979 el instituto y la UNAM firman un convenio (director y por parte de la secretaría de Salud), para impartir cursos de especialización asociados a las residencias médicas de postgrados. Horacio Rubio Monteverde, 6° Director del INEP, nombramiento oficial del 15 de julio de 1980, nació en la ciudad de México, del D.F., el 26 de abril de 1941. Desde 1974 Profesor Titular de la Clínica de Neumología y Especialización en Neumología en el INER de 1980 a la fecha. Posteriormente fue asesor en los cursos de maestría y doctorado en ciencias médicas en la división de postgrado de la facultad de medicina de UNAM. 18 de Diciembre de 1981 publicado en el Diario Oficial del al federación el 14 de Febrero de 1982 se modifica la estructura del instituto que se convierte en un organismo descentralizado denominado Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias.

Las atribuciones del INER quedan fijadas en el artículo 2º del propio decreto a saber:

Desarrollar y promover investigación básica y aplicada para la prevención, diagnóstico, tratamientos y rehabilitación de las enfermedades respiratorias,

Impartir enseñanza de postgrado a profesionales de la medicina y contribuir a

la formación de personal de enfermería, de técnicos y de auxiliares en el campo de las enfermedades respiratorias.

Proporcionar Consulta Externa y Hospitalaria a pacientes que ameriten

tratamiento especializados en materia de enfermedades respiratorias.

Asesorar a unidades Médicos y Centro de Enseñanza para la prevención, diagnóstico, tratamientos y rehabilitación de las enfermedades respiratorias.

Realizar, y promover eventos y reuniones de carácter nacional e internacional

para intercambiar experiencias y difundir los avances que logren en su área de acción.

Otorgar diplomas y reconocimientos y las demás necesarias para cumplimiento

de su objeto. Octubre de 1982 ocurre la creación de la unidad de recursos financieros, con el fin de establecer métodos y sistemas de control, registro e información contable y presupuestal, e iniciar la operación de un sistema para obtener a corto plazo los informes requeridos por varias dependencias en base a la estructura programática y presupuestal aprobada para el instituto. Las nuevas unidades de la subdirección Administrativa comienzan a operar en junio del citado 1982, actuando en una primera fase en el área de recursos humanos, para administrar la plantilla del personal y los registros de aportaciones.

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Surgen las oficinas de almacenes y contabilidad en Agosto y Octubre de ese año. Se elabora el Manual de Puestos del Instituto, instrumento básico para la selección. Contratación y capacitación del personal. En 1983 se establece un convenio entre la UNAM, INER Y SSA para impartir curso de la especialidad de otorrinolaringología en el Instituto. El 18 de Octubre de 1983 con presencia del Licenciado Miguel De la Madrid Hurtado Presidente de los Estados Unidos Mexicanos se desarrollan siete cursos monográficos. Esta vez con reconocimiento universitario destinado a médicos generales y especialistas. Durante el gobierno de Ismael Cosío Villegas funciona un comité de voluntarias pro Niñez tuberculosa dirigido por Adriana Palacios Macedo de barrera, se trata de apoyar solamente mientras no existe propiamente un ingreso habitual. Labores señaladas: dotación de ropa usada al enfermo dado de alta, procurar pasajes, medicamentos y traslados foráneos, implantar labores manuales, condicionar el equipo de oxigeno en los mismos traslados, organizar eventos socioculturales. DR. JAIME VILLALBA CALOCA, DIRECTOR GENERAL DEL INER. Originario de México, D.F. nace el 2 de abril de 1929, hijo de Ismael Villalba y de Catalina Caloca. Estudio en la Universidad Autónoma de San Luis Potosí y allí se gradúa de médico cirujano y partero los días 9 y 10 de noviembre de 1956, los dos años siguientes ingresa como residente al antiguo Sanatorio para Tuberculosos; en los años posteriores, actúo como médico adscrito, desempeñando el cargo de jefe de enseñanza, terapia intensiva, cirugía y endoscopia. Participa en la docencia Universitaria en la facultad de medicina de la UNAM de 1967 a 1972; asciende a titular. Diciembre de 1995 actúa como profesor titular en el curso temas selectos de Neumología. 2.

DR. FERNANDO CANO VALLE, DIRECTOR ACTUAL DEL INER. Se ha dedicado a la construcción y remodelación de áreas como: pabellón cinco ocupado por la clínica de la vía aérea, Unidad de Urgencias, Archivo de Concentración de la información en general del INER, la Unidad de Neuma-pediatría que esta por inaugurarse ante del termino de año 2007. Actualmente se realizan cursos especiales para enfermería, para pacientes con temas del asma, así como para los médicos; algunos cursos para los administrativos, como: integración y equipos de trabajo, calidad del trabajo, Planeación Estratégica, toma de decisiones, computación en general, entre otros. Nota: La información de cada uno de los directores la encontré en tres libros de aproximadamente de 500 páginas cada uno, hallando una explicación detallada de su gestión como directores. Al revisarlos destaque lo más importante que hizo o esta haciendo por el Instituto Nacional de Enfermedades respiratorias. _____________________________________ 2. Cárdenas de la Peña Enrique, del Sanatorio de Huipulco al Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias,

50 años, del Año 1947 al 2007.

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Hace muchos años los anteriores directores eran muy humanistas, porque se preocupaban tanto del paciente como de los recursos humanos en general, de la educación de unos y otros, de la obtención de ingresos a través de servicios a diferentes instituciones así como en la siembra de vegetales. Cada uno de ellos con su brillante labor han contribuido a cristalizar el momento

histórico que actualmente vive el INER, ubicado en Calzada de Tlalpan No. 4502

Col. Sección XVI C.P. 14080, Delegación Tlalpan, México, D.F. “1

Considero importante también hablar de la Misión y la Visión del INER con el fin de

hacer notar la importancia del mismo con respecto a la Administración y a la

Capacitación, porque las actividades realizadas en el instituto están relacionadas con

el servicio que se ofrece y sobre todo son exteriorizadas hacia el desempeño de los

trabajadores.

MISIÓN “Mejorar la salud respiratoria de los individuos y las comunidades a través de la

investigación, la formación de los recursos humanos y la atención médica

especializada. VISIÓN

El INER debe ser la entidad nacional normativa en salud respiratoria y el principal sitio

de investigación, enseñanza, promoción, y atención de alta especialidad, con

competitividad nacional e internacional” 3.

_____________________________________ 3. Código de conducta para los trabajadores del INER.

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PRIMERA PARTE: DESCRIPCIÓN DE MI EXPERIENCIA

PROFESIONAL EN EL INER.

"El sabio no dice todo lo que piensa, pero siempre piensa todo lo que dice" Aristóteles

A partir del 16 de Septiembre de 1997 ingresé al Departamento de Tesorería

cubriendo una plaza reservada con la función de cajera en el turno vespertino.

Con fecha de Septiembre a Diciembre de 1997 y de Enero a Julio de 1998 mis

actividades en el área de caja eran las siguientes:

A) Cobrar los estudios en general de pacientes del servicio de urgencias y de

consulta externa.

B) Elaborar un reporte del cobro de los diferentes tipos de cursos, licitaciones,

fotocopias, credenciales de trabajadores, y pacientes.

C) Introducir en la caja registradora los pagos realizados a través de cheques, y

en efectivo correspondientes a servicios otorgados a los derechohabientes de

convenios, así como los importes referentes a las hospitalizaciones al egresar el

paciente, mismos que eran turnados por la oficina de Cuentas Corrientes al

área de caja con su volante respectivo con datos específicos del paciente para

el procedimiento del pago.

D) Elaborar diariamente un reporte referente a pagos por concepto de otros

ingresos como fotocopias, cartas compromiso, cursos, y listado de volantes de

pagos de Cuentas Corrientes de derechohabientes hospitalizados.

E) Realizar mensualmente el reporte de cuotas de recuperación de las entradas

de pagos de los servicios de Anatomía patológica, Banco de Sangre,

Hospitalización, Fisiología, Laboratorio clínico, Medicina Nuclear, Rayos X,

Inhalo terapia, Rehabilitación Respiratoria, Vacunas, y pagos por otros

conceptos otorgados a pacientes en general.

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Posteriormente, después de solicitar mi cambio de turno y de funciones, mi jefe me

facilito el cambio al turno matutino en la Oficina de Cuentas Corrientes, presentándome

a la coordinadora del área, para que ella me indicara mis nuevas actividades, las

cuáles detallo a continuación:

I. Llevar el registro manual de los estudios en general realizados en

diferentes servicios del instituto a pacientes hospitalizados.

II. Registrar de los pagos de las cuentas de cada uno de los pacientes

en su respectivo expediente.

III. Describir manualmente los Medicamentos y Material Quirúrgico

calculados de acuerdo a un porcentaje estipulado de acuerdo al nivel

asignado por trabajo social a cada paciente.

IV. Atender ventanilla en caso de ausentarse algún compañero, para

dar informe a los familiares de la cuenta de su paciente generada

hasta el momento.

V. Elaborar volantes de pago por concepto de hospitalización, para las

personas que van liquidando poco a poco la cuenta de su paciente.

VI. Elaborar volantes de egreso al instante en que el derechohabiente

es dado de alta, verificando si tiene algún adeudo.

VII. Elaborar desgloses (estados de cuenta), en la computadora a

derechohabientes por los servicios proporcionados por el concepto

de hospitalización con la finalidad de que comprueben los gastos

generados en el instituto y presentarlos en su empresa donde

laboran para que su jefe les ayude a pagar su tratamiento.

VIII. Elaborar cartas compromiso en caso de que el familiar del paciente

no tenga para liquidar el total de la cuenta al momento de egresar

dándoles un plazo aproximado de 1 a 6 meses dependiendo del

adeudo con la institución.

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IX. Registrar en una libreta los pagos de las cartas compromiso que van

efectuando los deudores solidarios.

X. Llevar acabo un registro de pagos y adeudos en hojas de cálculo de

las cartas compromiso de tres años atrás hasta la fecha actual, ya

que los deudores van cubriendo las cuentas conforme a sus

posibilidades, sin importar el tiempo de demora para terminar de

saldar al INER su cuenta pendiente.

XI. Entregar a contabilidad un reporte de las cartas que se han liquidado

en su totalidad, otro donde aun faltan pagos pendientes de

realizarse, con la finalidad de que al término del año se haga una

depuración. El área de contraloría solicita al Departamento de

Tesorería los listados de los pacientes que sean tardado en

finiquitar su carta o no han pagado, por lo que se procede a

cancelarlas. En caso de que un paciente después de mucho tiempo

llegue a pagar su adeudo ya cancelado, se toma en cuenta su pago

en volante llamado otros ingresos el cual se utiliza para compra de

equipo de cómputo para el área de Cuentas Corrientes.

La forma de trabajo de tipo manual del registro de estudios en general era aburrida,

porque se describían éstos en hojas con datos específicos como cargos y abonos de

los servicios proporcionados de cada uno de los pacientes hospitalizados, incluyendo

los medicamentos y material quirúrgico.

Se guardaban los datos generales en un fólder para cada paciente con registro de

estudios clasificados con número de expediente de acuerdo al número de cama

proporcionado al ingresar en pabellón el enfermo.

Al atender la ventanilla me enfrentaba con gente agresiva, que querían que se les

atendiera rápidamente sin esperar a que se calculara la cuenta, ya que en el momento

se seguían registrando estudios entregados por los servicios.

Siete meses después en Febrero de 1999 una de las compañeras renunció y mi jefe

me propuso cambiar de actividades.

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Acepte la oportunidad, sin saber a lo que me enfrentaba, ya que la función era

laboriosa por el manejo de tanta información, implicando una alta responsabilidad al

tener el compromiso de aprender hacer adecuadamente las cuentas por cobrar con

los cálculos correctos de los ingresos para la institución.

La compañera me explicó de manera rápida sin detalles el trabajo, el cual fuí

aprendiendo al observar los reportes de las cuentas ya elaboradas, y leí cada

convenio de las instituciones a las que se les proporciona atención médica en general

u hospitalizaciones para derechohabientes de Petróleos Mexicanos Norte y Sur,

Institutos de Seguridad Social del Estado de Tabasco, Institutos de Seguridad Social

del Estado de México y Municipios de Ecatepec, Satélite Toluca y Metepec, así como

Seguros Comercial América, Grupo Nacional Provincial, Seguros Monterrey, Bancos,

etc. Lo anterior era para saber los requisitos solicitados por cada institución para la

presentación de la factura.

Para el envió de las cuentas, me llevó tiempo lograr entregar las mismas al décimo día

del mes siguiente, porque el tiempo de entrega anterior era de 15 a 20 días de

desfase.

Al tercer día del mes siguiente se deben entregar al Departamento de Contabilidad los

importes de los ingresos de servicios otorgados a derechohabientes provenientes de

instituciones de convenio (acuerdo firmado ante notario entre instituciones ya sea de

la secretaria de salud o privadas, especificando el tipo de servicios que se

proporcionarán al derechohabiente).

Cada convenio tiene vigencia de un año y si alguna institución ya no requiere de los

servicios otorgados derivado de la alza de precios en los catálogos de cuotas de

recuperación, deberá notificar con treinta días de anticipación al abogado del

departamento de asuntos jurídicos del INER, para cancelar dicho acuerdo notarial se

verifica si tiene algún adeudo pendiente.

Posteriormente, fui adquiriendo más práctica y habilidad para hacer mi trabajo de

manera rápida, fácil e interesante, ya que se requiere hacer uso de la toma de

decisiones, Planeación, y Organización del mismo; a través de situaciones

presentadas como por ejemplo: la demora en el pago de servicios previamente

otorgados a instituciones de convenio.

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Años más tarde, el trabajo se fue incrementando porque se firmaron más convenios,

debido a esta situación me atrase en la entrega de las cuentas por cobrar; al hablar

con mi jefe de la situación presentada hizo caso omiso.

Al pasar en tiempo, el área de Contraloría Interna hizo una auditoria a fondo y se

percataron del atraso de entrega de las cuentas por cobrar y de los pagos pendientes

de cobro de las mismas, por lo tanto presionaron a mi jefe para que solucionara esta

situación.

De acuerdo a la situación anterior, mí jefe decidió que contaría con un ayudante, con el

fin de atender las observaciones hechas por la Contraloría Interna, debido a que la

demanda de los servicios otorgados en el instituto era cada vez mayor.

Por lo tanto, presento una tabla mostrando el número total de convenios firmados cada

año correspondientes a la elaboración de las cuentas por cobrar de los servicios

otorgados a las diferentes instituciones; función actualmente efectuada.

CONVENIOS EN 1998-1999

CONVENIOS EN EL AÑO 2000

CONVENIOS ENTRE EL AÑO 2001 AL 2003

CONVENIOS ACTUALES DEL AÑO 2005-2007

19 30 43 60

1.2 LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE CONVENIOS EN TESORERÍA SON LAS SIGUIENTES: 1- Recibo diariamente del área llamada Módulo de Convenios la información de los

oficios de canalización con su resumen clínico en original y solicitudes en general,

referentes a consultas, cirugías, placas de rayos x, tomografías, centelleo grafías de

medicina Nuclear, espirometrías de fisiología, entre otros, de realizados para los

derechohabientes de las diferentes instituciones con las que se tiene convenio en el

INER.

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2. Registro en una libreta en forma manual los oficios de canalización clasificándolos,

por dependencia para consultarlos al momento del ingreso de pacientes por

hospitalización o de aquellos que sólo tienen citas programadas para realización de

estudios, consultas en otorrinolaringología y neumología.

3. Capturo en hoja electrónica los diferentes reportes tomando en cuenta por fecha las

solicitudes de servicios otorgados a cada institución dependiendo el tipo de

derechohabiente, con soporte de los estudios realizados y con los oficios referentes al

mes con el que se esté trabajando.

4. Compruebo que las fechas de los oficios de canalización correspondan a las de los

estudios ya realizados para enviarlas a cobro.

5. Examino los costos de estudios realizados dependiendo del catálogo de Cuotas de

recuperación correspondiente a las diversas instituciones de convenio, de acuerdo a lo

pactado en cada uno firmado por las autoridades correspondientes.

6. Imprimo del Sistema Medsys por número de cuenta el reporte de estudios

realizados en general trasladándolos a Excel para incrementar los estudios pendientes

por aplicar y modificar los reportes de acuerdo a la fecha correspondiente, ya que en

el sistema en algunas instituciones no registran la fecha de la realización del estudio.

Esto lo inicie a partir del mes de Octubre del 2005.

7. Traslado a Excel las cuentas de pacientes hospitalizados para registrar el deducible,

coaseguro, así como los honorarios para el médico que atendió al derechohabiente,

posteriormente las imprimo para enviarlas con su factura correspondiente a cada

institución de los servicios proporcionados a los derechohabientes, mismos que detallo

a continuación:

Aseguradoras de Metlife México, Seguros Comercial América, Seguros Monterrey New

York Life , Meximed, Seguros Atlas, Seguros Inbursa; otros llamados; Centro Cultural y

de Asistencia Sacerdotal, A.C., y Unión de Expendedores y Voceadores de los

Periódicos de México, A.C, porque sus cartas de autorización cuentan con una suma

asegurada determinada especificando en algunos casos el pago de lo antes

mencionado que debe cubrir el derechohabiente, porque algunas Aseguradoras de

acuerdo a la póliza no cubren algunos estudios y los debe pagar el paciente.

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8. Entrego desgloses de las Aseguradoras u otras instituciones, al médico ajustador y

al módulo de convenios en el INER, para comprobar los estudios realizados y reviso

si la suma asegurada de la carta no ha excedido el monto considerado en la póliza de

seguro del derechohabiente.

9. Elaboro volantes de egreso de pacientes dados de alta referentes a convenio

verificando que su oficio este vigente.

10. Envió un reporte general a Contabilidad referente al ingreso mensual por los

servicios proporcionados de las cuentas generadas en el mes de cada uno de los

convenios, con datos como: No. de hospitalizados, registro del número de recibo,

nombre de la institución, importe, fecha del recibo y posteriormente se registran los

acuses de recibido, con los pagos de las cuentas enviadas a las diversas

instituciones.

11. Imprimo mensualmente cada uno de los reportes en 2 ó 3 juegos de las diferentes

instituciones a las que se les proporciono atención médica en el instituto.

12. Elaboro las respectivas hojas de presentación asentando el importe mensual de

los servicios otorgados con datos fiscales de acuerdo a la institución correspondiente

del reporte anexo.

13. Describo en la máquina eléctrica los datos específicos de los recibos fiscales por

cada institución de convenio, asentando lo siguiente: razón social, dirección de la

institución a la que se le otorgo el servicio, registro federal de contribuyentes, importe

en número y letra, nombre del jefe de departamento, y fecha.

14. Fotocopio las solicitudes de los estudios en general realizados, de resúmenes de

alta, volantes de egreso, cartas de autorización de las Aseguradoras y oficios de

canalización con su respectivo resumen clínico de 1 a 3 juegos.

15. Al terminar la elaboración de los recibos de ingresos; el jefe del Departamento de

Tesorería los firma y se fotocopian para la integración de las Cuentas por Cobrar.

16. Posteriormente se hace la integración de las cuentas de convenios por institución

de la siguiente manera:

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A) Cuentas en Original: se anexa recibo original, hoja de presentación, oficios ya sea

en original o en copia dependiendo de la institución o del tipo de oficio de acuerdo a la

vigencia del mismo.

También se anexa copia de las solicitudes de los estudios, y copia de los resúmenes

de alta con volante de egreso en caso de ser derechohabiente hospitalizado y en

algunos casos como Pemex Norte y Sur, se adjuntan resultados de estudios realizados

en copia o reporte firmado por el mensajero de la institución antes mencionada con

datos referentes a nombre del derechohabiente y estudios realizados, así como los

oficios en original de esa institución.

B) Copia de la Cuenta: Fotocopia del recibo, de la hoja de presentación, de los oficios

de canalización, resúmenes de alta y solicitudes de los estudios realizados, más

resultado de los mismos.

C) Copia del Recibo de Ingresos, ya elaborado para acuse de recibido para confirmar

la entrega de las cuentas en las diferentes instituciones para llevar el control de los

pagos por servicios otorgados.

17. Elaboro el reporte mensual de cada una de las cuentas generadas en el Sistema

Medsys, que aún no ha funcionado del todo para la elaboración de las mismas, ya que

lo implementaron sin planeación, ni consideración de las funciones realizadas en cada

departamento del instituto.

18. Entrego informe de las cuentas cerradas del Sistema reportando las incidencias

presentadas en el mismo, por ejemplo: falta de registro de estudios por algunos

servicios mencionados a continuación: Laboratorio de Bacteriología, Servicio de

Infectología, Consultas en general de Otorrinolaringología, Neumología, Rehabilitación

Respiratoria, Cardiología, Psiquiatría, Medicina Nuclear, entre otras.

19. Archivo, el anexo de las cuentas elaboradas por mes en carpetas de acuerdo a

cada institución.

20. Guardo en una carpeta los oficios del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de

los Trabajadores del Estado, Instituto de Salud del Estado de México, Gobierno del

Distrito Federal de la Dirección General de la Policía Bancaria e Industrial, Instituto de

22

Seguridad Social del Estado de México y Municipios (Toluca, Satélite, Metepec México

y Ecatepec de Morelos), así como solicitudes de diferentes instituciones y las de pagos

directos; importes que se cobran al momento, a pacientes externos sin tener convenio,

pero que se toman en cuenta como ingresos para las cuentas por cobrar.

21. Llevo al área de archivo y correspondencia las cuentas elaboradas del mes de

Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios (Satélite, Metepec y

Ecatepec de Morelos), Salud Tlaxcala, Instituto de Seguridad Social del Estado de

Tabasco, Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de

Baja California, Universidad de Guanajuato, Instituto de Salud del Estado de México,

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Oaxaca,

Servicios de Salud de Zacatecas, Laboratorios Bioanalisis, y Coesida en Oaxaca para

ser enviadas por correo.

22. Acudo a diferentes servicios del Instituto para recoger resultados de estudios

realizados con la finalidad de integrar las cuentas; porque algunas instituciones los

solicitan para corroborar que se otorgo el servicio al derechohabiente.

23. Investigo en diversas instituciones para saber datos fiscales y direcciones con el fin

de completar la información del recibo de ingresos, para la presentación de la cuenta

correspondiente con los datos requeridos. Al estar completa la facturación se la lleva el

mensajero, para que le sellen de recibido la copia del recibo de ingresos.

24. habló vía telefónica en diferentes instituciones para cotejar si hay pagos de los

servicios otorgados en el INER. Registro en una hoja de cálculo cada uno de los

importes para llevar un control de los mismos.

25. Imprimo del Sistema Medsys estados de cuenta de derechohabientes

hospitalizados y de consulta externa, con el fin de informarle a mi jefa las necesidades

requeridas para el funcionamiento correcto de dicho sistema.

26. Elaboro un reporte de los recibos ocupados para las cuentas por cobrar,

anexando el de color amarillo para ser entregado al cajero general.

23

27. Obtengo un reporte mensual de los derechohabientes hospitalizados entregando el

mismo por medio de disco magnético al área del módulo de convenios, para concluir

con el informe de la conciliación mensual por tipo de servicios para ser comparada con

los ingresos reportados al Departamento de Contabilidad.

28. Facilito los reportes de cada institución mensualmente en disco magnético a mi

jefa con la finalidad de que mi compañera elabore un reporte indicando el total por

servicio referente los tipos de estudios realizados y el número de los mismos de las

cuentas por cobrar

29. Envió en disco los reportes de hospitalizaciones para el compañero del turno

vespertino para que clasifique los importes por número de estudios, por tipo de

institución, al mismo tiempo le facilitó copia del informe mensual incluyendo los

reportes de los servicios proporcionados en consulta externa a los diferentes

derechohabientes, para cerrar el ciclo de la conciliación mensual.

Por otro lado, al hacer referencia al sistema de Medsys me he percatado que los

términos que se manejan en el mismo son diferentes a los usuales del INER, porque se

usan palabras muy técnicas.

El primer curso impartido de dicho sistema fue tedioso, porque el instructor explicó el

manejo de diferentes ventanas haciendo uso de lenguaje técnico, al realizar algunos

ejemplos del examen; resultaron erróneos porque el sistema estaba configurado

incorrectamente, por ello los ejercicios quedaron incompletos; únicamente describimos

las preguntas por escrito.

Al término del curso me quede con muchas dudas, porque al momento del examen el

sistema no nos permitió hacer algunos procesos por fallas del mismo, y el instructor no

las resolvió al instante.

Después de hacer la descripción de mi experiencia profesional destacaré algunos

aspectos importantes que se requieren para agilizar mi trabajo; con el firme

propósito de que en el Departamento de Tesorería haya más eficiencia y calidad,

para ello se requiere de lo siguiente:

24

1.3 CALIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN REFERENTE A LAS CUENTAS POR COBRAR DESCRITA A CONTINUACIÓN:

Planeación, organización, programación de actividades e implementación

oportuna de procesos, programación de capacitación y desarrollo del instituto.

Simplificación del trabajo por medio del buen funcionamiento del Sistema

Medsys (Sistema de Administración Hospitalaria).

Apoyo del jefe inmediato para el desarrollo del sistema antes mencionado.

Capacitación de la jefa del Departamento de Tesorería con referencia al

Sistema de Medsys, ya que ella tiene poco conocimiento del mismo y al

explicarle las necesidades requeridas no comprende lo que se le explica.

Control, eficiente, oportuno, preventivo y correctivo de las necesidades

presentadas en el Sistema.

Información organizativa, oportuna y veraz acerca de los cambios generados a

Medsys, tomando en cuenta a los que estamos involucrados en manejarlo,

guiándonos en la dirección a donde va encaminado dicho Sistema, para que

este llegue a cumplir con el objetivo propuesto.

Para lo anterior creo que es necesario hacer uso del proceso administrativo en

el departamento al que pertenezco, ya que es el que genera los ingresos del

instituto.

Por consiguiente, la función efectuada de las Cuentas por Cobrar en el Departamento

de Tesorería es importante, porque se maneja la toma de decisiones, organización,

planeación, así como también se requiere de la capacitación, sobre todo acerca del

Sistema de Medsys, porque me serviría para agilizar de manera significativa mi

trabajo, ya que la captura de los estudios en general se ingresa en la computadora

desde cada servicio registrando cada uno; y las cuotas de recuperación las aplicará

el área de costos con importes del catalogo correspondiente de cada una de las

instituciones con las que se tiene convenio.

25

La información del sistema no ha sido completamente registrada, porque algunas áreas

no captan el total de los estudios o los duplican

Algunos datos que integran en Medsys en el área del módulo de convenios o trabajo

social son erróneos, debido a la clasificación incorrecta de un paciente y costos

diferentes a otro tipo de convenio.

En otros casos el personal de informática no ha explicado claramente la opción del

registro del deducible o coaseguro, así como el importe de honorarios para los

médicos que atienden al derechohabiente de algunas Aseguradoras, porque los

asistentes tienen poca experiencia para manejar el sistema y al preguntarles se

confunden con el sin número de ventanas que se manejan en el mismo.

}

Para viajar lejos, no hay mejor nave que un libro

Emily Dickinson (1830-1886) Poetisa Estadounidense.

26

SEGUNDA PARTE: MARCO NORMATIVO

El INER, se identifica como un prestador de servicios de carácter privado y para la

población en general por ser descentralizado.

No tiene la clasificación de institución pública de seguridad social, en virtud de no

contar con derechohabientes.

Para llevar a cabo las funciones realizadas en el departamento de tesorería se deben

acatar los lineamientos descritos en el manual de procedimientos, el cual no ha sido

modificado desde el mes de Mayo del 2004.

El nuevo manual de procedimientos deberá regirse por las actividades realizadas de

acuerdo al sistema Medsys implementado en el Instituto desde Noviembre del año

2004.

2.1 LA LEY DE LOS INSTITUTOS DE SALUD ESPECÍFICA LO SIGUIENTE:

“Artículo 2, para los efectos de esta Ley se entenderá por:

Apartado II. Enseñanza en salud; se refiere a la transmisión sistemática de

conocimientos de la ciencia médica, habilidades, destrezas y actitudes con propósitos

de aprendizaje, para la formación de los recursos humanos para la salud.

Apartado III. Dice que los Institutos Nacionales de Salud, son los organismos

descentralizados de la Administración Pública Federal con personalidad jurídica y

patrimonio propios, agrupados en el sector salud, la formación y capacitación de

recursos humanos calificados, así como la prestación de servicios de atención médica

de alta especialidad, y cuyo ámbito de acción comprende todo el territorio nacional.

27

Apartado VIII. Recursos autogenerador; se refiere a los ingresos que obtengan los

Institutos Nacionales de Salud por la recuperación de cuotas de los servicios que

presten y las actividades que realicen.

“En el Capítulo 1. Artículo 6. Indica que a los Institutos de Salud les corresponde lo

siguiente:

Formar recursos humanos en sus áreas de especialización, así como en

aquellas que le sean afines.

Formular y ejecutar programas de estudio y cursos de capacitación, enseñanza,

especialización y actualización de personal profesional, técnico y auxiliar, en

sus áreas de especialización y afines, así como evaluar y reconocer el

aprendizaje.

Otorgar constancias, diplomas, reconocimientos y certificados de estudios,

grados y títulos en su caso, de conformidad con las disposiciones aplicables.

En el capítulo II, Artículo 12. Los institutos nacionales de salud contarán con un

sistema integral de profesionalización, que comprenderá, cuando menos: catálogo de

puestos, mecanismos de acceso y promociones, tabulador de sueldos, programas de

desarrollo profesional y actualización permanente de su personal científico,

tecnológico, académico, administrativo y de apoyo en general, así como las

obligaciones e incentivos al desempeño y productividad.

Capítulo III. Artículo 14. La Administración de cada uno de los Institutos Nacionales

de Salud estará a cargo de una junta de gobierno y de un Director General.

Artículo 16, Apartado VI. Las juntas de Gobierno de los Institutos Nacionales de

Salud tendrán las facultades que les confiere la Ley Federal de las Entidades

Paraestatales, para establecer el sistema de profesionalización del personal de

instituto del que se trate, con criterios orientados a la estabilidad y desarrollo del

personal en la especialidad respectiva, para lo cual se consideraran los recursos

previstos en el presupuesto.

28

En el artículo 54 fracción III, el INER está obligado a prestar servicios

predominantemente a la población en general, bajo criterios de universalidad y

gratuidad, fundada en las condiciones socioeconómicas de los usuarios y permite que

las instituciones públicas presten servicios de carácter privado, las cuales se sujetaran

a las condiciones que se convengan con los usuarios apegados a los ordenamientos

legales, civiles y mercantiles.

Se establecen adicionalmente las modalidades de acceso a los servicios regidas a

lo que convengan los prestadores de servicios y/o usuarios, sin prejuicio de los

requisitos, y obligaciones que establezca la ley.

Por lo que se refiere a las disposiciones para fijar las cuotas de recuperación con

subsidio por los servicios prestados a los pacientes institucionales, éstas se fundarán

en principios de solidaridad social y guardarán relación directa con los ingresos de los

usuarios y para su determinación se tomará en cuenta el costo de los servicios y las

condiciones socioeconómicas del usuario que determine el personal del Departamento

de Trabajo Social.

En función a las disposiciones comentadas, se concluye que la prestación de servicios

de carácter privado por parte del INER, a usuarios que sean de instituciones públicas

o privadas de cualquier naturaleza, que otorgan a sus miembros y beneficiarios por

medio de seguros individuales o colectivos de salud ( de carácter social), o los que se

requieran para propósitos de valoraciones u otros aspectos específicos, deberán ser

regidos por las condiciones y las cuotas de recuperación que se convengan con los

mismo; por ello se juzgó indispensable definir y fijar normas bajos las cuales regirá la

prestación de servicios a usuarios particulares” 4.

Además el trabajador se rige por las Condiciones Generales de Trabajo 2006-2009,

descritas a continuación

“Capítulo X, La Capacitación y el Escalafón, Sección Primera de la Superación

Profesional y Técnica.

“Artículo 105. Menciona que se debe proporcionar al trabajador capacitación para

desempeñar una función productiva en los diferentes ámbitos laborales y con base en

los requerimientos de calidad. __________________________________________________ 4. Ley de los Institutos de Salud.

29

Artículo 111. En la capacitación se complementará con un Sistema de becas y

procedimiento de otorgamiento de licencias, jornadas y horarios especiales de trabajo.

Artículo 112. La Secretaria debe tener convenio con institutos o dependencias para

llevar acabo cursos para los trabajadores permitiendo elevar la calidad, ampliar la

equidad y desarrollo de los servicios” 5.

2.2 NORMAS Y POLÍTICAS DE LOS CONVENIOS

2.2.1 Relativas a la elaboración y formalización de convenios.

“La promoción para captar usuarios de servicios, siendo

responsabilidad de la Dirección Médica, por conducto de la

coordinación de convenios.

Los convenios tendrán la vigencia que las partes acuerden, con

excepción de las cuotas de recuperación.

Las cuotas de recuperación tendrán una vigencia máxima de un

año y se determinan en función de los costos de los servicios, más

el margen de utilidad que sea aprobado por las Direcciones

Médico-administrativas.

La Dirección de Administración, por conducto del Departamento de

costos, dependiendo del Departamento de Planeación, será la

responsable de determinar los costos para cada uno de los

servicios, utilizando la metodología aprobada por las autoridades

respectivas.

El Departamento de Asuntos Jurídicos será responsable tanto de la

revisión como la aprobación del aspecto legal de los contratos,

autorizados y firmados por la Dirección General.” 6.

___________________________________________________ 5. Condiciones Generales de Trabajo 2006-2009.

___________________________________________________ 6. Manual de procedimientos de los Convenios mayo del 2006.

30

2.2.2 RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DE PACIENTES DERIVADOS POR ASEGURADORAS.

“En el caso de las Aseguradoras se aplicarán diferentes costos con referencia a

los institucionales, invariablemente el Departamento de Trabajo Social, antes de

elaborar el estudio para la asignación del nivel, deberá preguntar al paciente si

cuenta con una póliza de gastos médicos mayores.

En caso de que el paciente afirme pertenecer a determinada Aseguradora,

previa confirmación de trabajo social, la coordinación de convenios, le dará

instrucciones al Departamento de Admisión y Archivo clínico, para que en el

adesografo (tarjeta plástica, con datos específicos del derechohabiente, se le

cambie la clasificación que antes tenía por CO (significa, paciente de convenio).

Si el paciente al momento de ingresar a hospitalización niega ser asegurado, el

departamento de Trabajo Social, le dará a firmar la manifestación

correspondiente, relativa a la advertencia de que en INER en ningún momento

no le proporcionará documentación, ni hará trámite para que el paciente

recupere de la aseguradora los gastos correspondientes.

El Departamento de Trabajo Social, les pedirá a los pacientes que afirmen

contar con seguro de gastos médicos, que realicen el depósito correspondiente,

equivalente a 250 salarios mínimos para la prestación de servicios, con

excepción de intervenciones quirúrgicas programadas que a un no hayan sido

autorizadas por la aseguradora, por ello trabajo Social solicitará que pagará el

95% del costo de los servicios indicado por Tesorería. Al confirmar con la

carta de autorización sus gastos médicos se les devolverá lo depositado al

ingresar el derechohabiente.

A los pacientes asegurados, se les hará saber que deben sujetarse y respetar

las normas internas del INER.

Será responsabilidad de la coordinación de Convenios ratificar que la

aseguradora respectiva tenga convenio vigente con el instituto y notificarlos al

área de trabajo social para la asignación de la clave de cuotas de recuperación

convenidas con la aseguradora.

31

Será responsabilidad de la coordinación de convenios, establecer la

comunicación necesaria entre los distintos servicios del INER y la aseguradora,

para permitir el acceso de los médicos de la aseguradora, responsables de la

valoración, dictamen y autorización.

En caso de que al paciente le sea rechazada su carta de autorización, después

de la valoración de sus especialistas, la coordinación de convenios solicitará a

trabajo social, admisión, y archivo clínico la clasificación del paciente de la clave

“CO” y de placa de identificación (adesografo), más un nivel adicional por ser

personas que cuentan con un régimen de de seguridad social.

Si se agota la suma asegurada del paciente y existe negativa para el aumento

de la misma debido a las condiciones de la póliza, se le cambiará de nivel para

que el paciente cubra el resto de los gastos extras de la hospitalización.

Si no procede la carta de autorización, debido al padecimiento del paciente, la

coordinación de convenios informará a Tesorería, de los cambios en las

condiciones de cobro a los pacientes.

2.2.3 INTEGRACIÓN DE LOS ESTADOS DE CUENTA Y EL COBRO DE LOS SERVICIOS PROPORCIONADOS A PACIENTES DE CONVENIO.

Las áreas de INER, solo proporcionan los servicios especificados en los

formatos respectivos, debidamente autorizados por la coordinación del

módulo de convenios y el Departamento de Tesorería, mediante los

sellos y las firmas de los responsables de las áreas mencionadas.

La coordinación de convenios, es responsable de proporcionar a

Tesorería los convenios autorizados, los oficios de canalización en

original, así como las solicitudes de los estudios realizados a los

derechohabientes.

La Tesorería será la responsable de la elaboración de las cuentas por

cobrar con referencia a las cuotas pactadas en los convenios,

elaborando el recibo de ingresos para cada cuentas, invariablemente el

Jefe del Departamento de Tesorería revisará la cuentas y las firmará,

para que posteriormente sean entregadas al mensajero.

32

Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Tesorería la

coordinación, seguimiento, y recuperación de adeudos de las facturas ya

elaboradas y enviadas a cobro a las diferentes instituciones.

Los pagos de las Aseguradoras e instituciones públicas o privadas podrán efectuarse por medio de depósito bancarios únicamente a las cuentas del instituto, a través de cheques a nombre del INER, el cuál debe ser registrado en caja el mismo día de su cobro.

En caso de algún retraso en la recuperación de los importes de los

recibos de ingresos el jefe de Tesorería debe avisar al la Subdirección

de Recursos Financieros y a la Administración para su conocimiento y

en su caso, para intervención en el cobro de la facturación enviada con

anterioridad.

“En caso de las Aseguradoras se debe incluir en la cuenta los

honorarios médicos.

Los periodos para la elaboración de la cuenta por cobrar será

del 26 al 25 de cada mes, y al 31 de Diciembre para el cierre

del ejercicio.

En los dos días siguientes hábiles de cada mes, se integrará la

información de las cuentas por cobrar para la realización de la

conciliación de estudios realizados a pacientes de convenios,

y será enviada al módulo de convenios.

Durante los cuatro días siguientes se integrarán las cuentas

por cobrar para enviarlas a cobro y se hará entrega de un

reporte mensual del total de los servicios otorgados a

derechohabientes de convenio.

Al vencimiento del pago y de acuerdo con las cláusulas del

convenio, se enviará un comunicado a la dependencia que

corresponda para la gestión de los pagos atrasados.

Del documento anterior debe informar a Jurídico y a la

Subdirección de Recursos Financieros.

33

El Departamento de Tesorería enviará un segundo

comunicado los 30 días del vencimiento de pago, esto con la

finalidad de evitar los adeudos de convenios exceden de 60

días de atraso en los pagos.” 7.

TERCERA PARTE: FORMALIZACIÓN A medida que ha pasado el tiempo hay algunas cosas que me preocupan, por ejemplo;

desde que ingresé al INER había tenido un solo jefe, al cual le interesaba poco su

equipo de trabajo y apoyó poco para solución de algunas necesidades presentadas

para la integración de las cuentas.

Durante mucho tiempo a mi jefe solo le interesaba que el trabajo estuviera a tiempo,

sin importarle el incremento de un salario acorde a las funciones desempeñadas

El día 15 de Junio del año en curso el jefe de Tesorería fue despedido; ahora contamos

con una jefa, que al parecer desea que haya armonía en el trabajo, pero tampoco

demuestra el interés por saber lo que hace cada uno de sus empleados y no se ha

preocupado por conocer a fondo el nuevo Sistema Medsys.

3.1 DETECCIÓN DE NECESIDADES EN MI ÁREA DE TRABAJO DESCRITAS COMO SIGUE:

A) A la jefa del departamento de Tesorería le interesa poco involucrase en conocer y

contribuir en las funciones de sus empleados, ejerce presión sin saber como

trabajamos, y sin imaginarse las actividades realizadas en el área, porque cuando le

solicitan información acude al personal para dar su opinión.

B) Se requiere que el módulo de convenios envíe a tiempo la información de las

solicitudes de estudios realizados para planear y organizar el trabajo con la finalidad

de entregarlo a tiempo.

_____________________________________ 7. Manual de procedimientos para el control de los servicios otorgados a pacientes de convenio, mayo 2006.

34

C) Se necesita que los servicios entreguen en tiempo y forma los resultados en

copia, o en reportes firmados por el mensajero en casos específicos como PEMEX,

para que los informes de los estudios realizados se completen en el mes integrando

los totales de las cuentas.

D) Para el funcionamiento adecuado del sistema Medsys se requiere,

capacitación amplia sobre el mismo, así como el registro completo de estudios

en general realizados diariamente a los pacientes, y actualización de los costos

dependiendo de la institución referida

E) Por otro lado los Jefes y Subdirectores deben capacitarse porque a veces

envían órdenes por escrito sin saber lo que se hace o se deja de hacer,

atreviéndose hacer comentarios del trabajo elaborado, poniéndolo en tela de

juicio, sin tener idea si las indicaciones que están dando las deben referir o no.

Se requiere cooperación del personal de la Subdirección de Informática, para auxiliar a

aquellos usuarios con dudas frecuentes expuestas con anterioridad acerca del sistema,

con la finalidad de que el proceso del mismo sea completado.

Informo a mi jefa las situaciones antes mencionadas como por ejemplo: la falta de

registro de estudios en general, pero le ha interesado poco la solución de las mismas.

Al contrario me quitó a mi ayudante desde hace un mes, por lo tanto mi trabajo se ha

atrasado, porque elaboro algunos reportes en hojas electrónicas y otros los imprimo del

Sistema transportándolos a Excel para ser modificados, aunque parte de la información

sea errónea.

Presento un informe del Sistema Medsys para su seguimiento, aunque hasta el

momento hay una mínima respuesta del personal involucrado para que dicho sistema

funcione al 100%.

Para que el sistema de Medsys funcione de forma correcta me he dado a la tarea de

informar a mi jefa y al subdirector de la falta de registros de estudios en general, y de

los costos incorrectos en el mismo, referente a las estancias y a los medicamentos y

material quirúrgico principalmente.

35

Me he acercado al personal de informática para que me expliquen algunas opciones

de los reportes mensuales, ya que al momento he tardado mucho tiempo para

imprimir lo del mes, porque lo he hecho por cada una de las cuentas y no por cliente

como se planeó de acuerdo a la integración del sistema.

Me he entrevistado con el personal de algunos servicios que no registran los estudios

en Medsys, con el fin de sugerirles que cooperen, para que el sistema esté cada día

más completo, pero sus respuestas han sido negativas argumentando lo siguiente:

Mencionan que no cuentan con personal para el registro de información.

Dicen que esta deshabilitada la opción de consulta externa para visualizar los

estudios del servicio de Laboratorio de Bacteriología.

Algunos aseguran que los líderes del Sistema les falta indicar de manera formal

que debían descargar los estudios realizados al paciente.

Otros creen que el módulo de convenios registra todo, sin embargo allí solo dan

de alta los datos generales del paciente y los estudios a realizar para cada uno

de los derechohabientes. Por último proceden a la impresión de solicitudes

entregadas al Departamento de Tesorería para la facturación de las Cuentas por

Cobrar.

36

CUARTA PARTE: MARCO TEÓRICO E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

La lectura engrandece el espíritu del hombre. (Leyda Carrillo)

El propósito de la realización de este trabajo me ha llevado a recordar situaciones de

mi experiencia profesional, porque plasmo en él múltiples etapas, algunas lejanas,

otras superadas y parte de ellas a un vivas para tener presente la importancia del

valor de la función realizada en el Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias,

así como el empeño de quehaceres y logros.

Para llevar a término este trabajo, hice referencia a cada una de las etapas vividas

dentro del Instituto desde que ingrese hasta la actualidad, me apoye en los

conocimientos adquiridos, en las funciones que he realizado, libros para descripción de

conceptos como; Administración, Capacitación, entre otros; así como textos basados

en la historia del Instituto y plasme la experiencia acerca de las ventajas y

desventajas del Sistema Medsys.

Dentro de mi proyecto tome en cuenta el sistema de Medsys porque, es una parte

elemental de las funciones de las cuentas por cobrar realizadas en el departamento de

Tesorería, debido a que las actividades de las mismas tienen que ver directamente con

este tipo de tecnología.

Además en este trabajo hago notar que se debe tomar como base el proceso

administrativo, para planear, organizar principalmente la funcionalidad de mis

actividades.

4.1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Creo necesario mencionar brevemente los antecedentes de la Administración:

Se remonta a los orígenes de hombre, donde se adecua a las diversas condiciones

físico-climáticas de la tierra y se percata de que con la cooperación y el trabajo

coordinado con sus semejantes le permitirá desenvolverse en un medio hostil.

“La Administración ha estado presente en todas las civilizaciones organizadas; sin

embargo la génesis de la moderna teoría y práctica administrativas se encuentra en el

37

comercio preindustrial, caracterizado por las éticas del mercado, protestante y de

libertad y, sobre todo, por la industrialización.

Después de la revolución industrial se vio que la administración era factor importante

de la producción, tanto la teoría y la práctica se pusieron en marcha” 8.

En nuestros días es fácil encontrar cada vez más organizaciones complejas y

diversificadas, así como mayor expansión de la actividad administrativa en los

diferentes sectores de la vida social como; en la salud, en lo económico, en lo

industrial y en lo educativo.

El Diccionario Académico de la lengua Real Española, define a la administración en el

sector público como: la acción del gobierno al dictar, aplicar las disposiciones

necesarias para el cumplimiento de las leyes, para la conservación, y fomento de los

intereses públicos al resolver las reclamaciones a que da lugar lo mandado.

Me he encontrado con distintas definiciones y conceptos tanto de la administración

como de la capacitación. Por ejemplo Wilburg Jiménez Castro la precisa como una

ciencia compuesta de principios, técnica y práctica, cuya aplicación a conjuntos

humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de

los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden

lograr. Creo que el primer objetivo de toda administración es la eficiencia.

LO IMPORTANTE DE LA ADMINISTRACIÓN SE DEBE A:

El éxito de una empresa u organización se debe a una buena administración:

La administración no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a

la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo

encontramos presente en todas partes.

En el ámbito del humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo

planeado.

Donde exista un organismo social, estará presente la administración.

_____________________________________

8. LUTHANS Fred. El cambiante campo de la Administración, 1992. Capítulo I pp-24-25.

38

La administración es importante tanto en las pequeñas como el las grandes

empresas.

Otro hecho importante es que por medio de la administración se puede elevar la

productividad y los niveles de vida en los países en vías de desarrollo.

La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos y se mantiene

al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y

creatividad” 9.

Por otro lado la Administración es considerada como: una Ciencia, o Arte; la primera

es objetiva, porque sus conocimientos son aprendidos de una realidad y la segunda

porque es racional.

Racional: porque sus proposiciones y postulados se encuentran en concordancia con

la realidad.

Sistemática: porque, sus principios y enunciados están lógicamente integrados con la

teoría administrativa.

Verificable: porque sus aseveraciones pueden ser demostradas en la práctica y

fácilmente comprobadas con hechos reales.

La Administración: Es un proceso muy particular consistente en las actividades de

planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y

alcanzar los objetivos señalados con el apoyo principal del factor humano y otros

recursos.

__________________________________________________ 9. http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/definicionadministracion Juan Pablo Amador

39

4.1.1 DEFINICIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

“Es combinar en la mejor forma los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa con el objeto de lograr la máxima eficiencia, eficacia y efectividad empresarial” 10.

“Es la disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de

un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad” 11.

La administración ha sido dividida en dos grandes ramas, que éstas a su vez tienen

subdivisiones mencionadas a continuación:

♦ Administración Pública: hacendaría, educativa y de salud.

♦ Administración Empresarial: Financiera, Turística, comercial e industrial.

♦ La nueva profesión llamada Administración Educativa, nació de una necesidad

de la formación social de la sociedad en general.

4.1.2 LA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

Se puede definir como: “una disciplina de conocimiento social que privilegia los

aspectos administrativos de la práctica educativa, en sus procesos de construcción ,

de conocimiento, contando entre ellos las instalaciones en las que se imparte la

enseñanza, los recursos técnicos, el personal, los sistemas de información, los

recursos financieros, la ubicación territorial geográfica de los centros educativos, la

plantación de la práctica educativa, el control del proceso de enseñanza aprendizaje, la

armonía de los recursos y procesos, etc” 12.

La Administración Educativa; estudia la realidad social, desde el punto de vista del

desarrollo eficiente del ejercicio educativo, independientemente de la institución de la

que se trate, de la organización y de los objetivos específicos que sean propuestos.

Pienso que el objeto de estudio de la administración, consiste en orientar las

actividades y los esfuerzos de dos o más individuos que se agrupan para lograr un

propósito común porque individualmente no podrían conseguirlo.

___________________________________________________ 10. http://www.monografias.com, Definición de Administración; Lic. Karl Vladimir Mena Farfán ___________________________________________________ 11. Ibidem.

_____________________________________ 12. COVARRUBIAS Villa Francisco. El problema del objeto de estudio de la Administración Publica, año 1993. pp.67.

40

Un autor menciona que la Administración Educativa “es una atribución del estado que

se caracteriza por beneficiar en ámbito de generalidad y universalidad a la sociedad

civil” 13.

“La Administración Educativa es: una labor política de mayor relevancia porque dentro

de la misma labor exige legitimidad, apoyo y consenso. En consecuencia la ciencia

política y la administración pública son pilares que contribuyen a delimitar a la propia

administración educativa y de ese modo explicar los fundamentos que le

corresponde” 14.

La tarea del Administrador Educativo es buscar la eficiencia de la práctica, sin

importar el tipo de la institución y las metas que se establezcan.

Su objetivo es conseguir la optimización del proceso educativo para lograr la mayor

apropiación en las mejores condiciones con el conjunto de recursos.

“La Administración Educativa puede desarrollar nuevas estructuras académico-

administrativas, formas de socialización del conocimiento, objetivos para el lograr de

una mayor calidad en la educación, realización de planes y programas de estudio

distintos a los ya existentes” 15.

Como Administrador Educativo debo desenvolverme teniendo criterio propio,

una ideal social, política, y administrativa de lo que es la educación y sus

impactos, ventajas en favor de la sociedad, debe ser un gerente constructivo que

contribuya a solucionar problemas.

La administración se puede también definir como una “ciencia que trata de la

coordinación de esfuerzos en los individuos dentro de un organismo social, público o

privado, así como el aprovechamiento de recursos técnicos y materiales para realizar

su misión con la máxima eficiencia” 16.

_____________________________________ 13. UVALLE. Berrones Ricardo, Perfil y orientación del Lic. en Administración Educativa; Año 1991, UNAM, pp. 39-57.

_____________________________________ 14. Ibidem. pp. 39-57.

________________________________________ 15. Ibidem, pp 60-62

__________________________________________________ 16. PERDOMO, Moreno Abraham, Elementos Básicos de Administración Financiera Ed. Efcasa México, D.F. Quinta

Edición 1996, pp. 3-5

41

Hago hincapié en la Administración Financiera porque es una fase de la Administración

General que tiene por objeto maximizar el patrimonio propio de una empresa a largo

plazo mediante la obtención de recursos financieros; por ejemplo en la función que

realizo podría en un futuro no muy lejano en mi área realizar convenios para que en la

institución se generen más ingresos, para ser utilizados en las necesidades como: la

adquisición de equipos médicos, de computo, mobiliario y equipo de oficina o para

eventos en beneficio del trabajador; por ejemplo, mejores regalos del día del niño y el

día de la madre.

4.1.3 ALGUNAS FASES DE LA ADMINISTRACIÓN UTILIZADAS PARA LA REALIZACIÓN DE MIS FUNCIONES En la Planeación para mi trabajo, realizo una selección de alternativas óptimas

procurando que la información sea facturada a tiempo cumpliendo con el objetivo

específico, el cual es la pronta recuperación de los importes de las Cuentas enviadas

a cobro.

Para cumplir con el objetivo, debo planear la forma de integrar las cuentas al imprimir

los informes de Medsys, ya que me facilita el avanzar en la obtención de los reportes

de los estudios realizados a diferentes derechohabientes de convenio, con el

propósito de verificar las deficiencias del sistema.

Dentro de lo planeado entra la Previsión donde se identifica el objetivo principal

referente a la integración completa de las Cuentas mensuales mediante el acopio

rápido de información de estudios realizados, para cumplir con la meta correspondiente

del pago de los mismos correspondiente a diferentes instituciones haciendo uso de los

recursos materiales como el mobiliario, papelería, y equipos electrónicos ocupados

para la realización de las actividades de acuerdo a mi función.

Por otro lado la Planeación se considera como un “Proceso anticipatorio de

asignación de recursos para el logro de fines determinados; con dos objetivos en

mente: aminorar los efectos negativos derivados de algo indeseable que se prevea

ha de ocurrir en el futuro y aprovechar las coyunturas favorables como podría ser el

uso de una tecnología avanzada”, para el logro de fines establecidos” 17.

__________________________________________________ 17. PRAWDA Juan; Teoría y Praxis de la Planeación Educativa en México. Año 1996, Ed. Grijalbo México. Pp.23

42

En la planeación se deben seleccionar diversas alternativas convenientes para

cumplir la misión de la institución de la que se es parte, requiriendo de un análisis

cuidadoso del pasado y del presente, así como una previsión técnica del futuro.

Al decidir planear, se debe saber; qué hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo, y dónde

hacerlo.

“Para Ackoff Russell, la toma de decisiones en el marco de la planeación exige las

condiciones siguientes:

La planeación es necesaria cuando el hecho futuro implica un conjunto de

decisiones interdependientes.

La planeación es algo que se lleva acabo antes de efectuar una acción.

La planeación es un proceso que se dirige hacia la producción de uno o más

futuros deseados” 18.

Al organizar la información que entrega el módulo de convenios a mi área fijo las

metas mediante la responsabilidad que tengo, llevando un control de la información

con el propósito de hacer a tiempo mis actividades y que éstas sean de calidad para

que mi trabajo elaborado cumpla con el objetivo específico referido a la integración

completa con datos correctos de las Cuentas por Cobrar de Convenios.

Al llevar acabo la integración de las cuentas se cumple lo planeado y la organización

de la actividad desempeñada conforme a actividades de apoyo referentes a la

capacitación en el caso del Sistema Medsys con el fin de minimizar mi función de

manera significativa.

Debido al uso del sistema cada uno de los servicios a los que asisten los

derechohabiente, se registran los estudios realizados para que al momento de

consultar los reportes generados de la cuenta, se imprimen y se procede a la

facturación con la finalidad de enviar a cobro los gastos a la institución de convenio

correspondiente.

__________________________________________________ 18. MIKLOS Tomás y Tello María Elena; Planeación Prospectiva, una estrategia para el diseño del futuro Ed. Noriega

Limusa, primera edición 1991, pp. 59-60.

43

El llevar un control de la información de solicitudes de los diferentes estudios implica

verificar los resultados obtenidos de acuerdo a lo aplicado dentro del sistema,

cotejando que los datos registrados estén completos con los costos referentes al

catalogo de cuota de recuperación dependiendo de la institución con la que se tiene

convenio.

Control: “Es la medida de resultados obtenidos, confrontados con lo esperado (tiene

que ver con el establecimiento de bases adecuadas para captación de datos, y

elaboración de un procedimiento más eficaz para la medición de la actividad), fijar un

soporte referente al aspecto formal de la información, empleando adecuadamente los

controles financieros, contables y administrativos)” 19.

En caso de la Dirección el jefe del Departamento de Tesorería debe ejercer la

autoridad de que se esta envestido con el fin de alcanzar en plenitud los objetivos,

controlando las actividades mediante una oportuna, veraz y adecuada información con

conocimiento de causa coordinando el trabajo de cada uno de sus empleados.

Para mis actividades en el Departamento de Tesorería, hago uso de la planeación y la

organización con la finalidad de que mi trabajo sea eficiente.

Finalizando, dentro de la etapa del proceso administrativo creo necesario hacer un

énfasis acerca de lo que es para mí la Administración en general.

La administración: es la conducción racional de las actividades de una organización o

institución, ya sea lucrativa o no; haciendo uso del proceso administrativo en forma

correcta. La Administración es imprescindible para el éxito de las organizaciones; es

además la función para lograr los objetivos planeados a través del esfuerzo humano

trabajando en equipo de manera coordinada.

Conforme pasa el tiempo, el mundo de la Administración ha tenido cambios como la

planeación estratégica, se han ido buscando técnicas sobresalientes, procedimientos

por medio de programas, así como proyectos diseñados; con el fin de mejorar las

principales actividades administrativas de cualquier institución u organización que este

inmersa en la solución de problemas presentados para favorecer el logro de sus

objetivos. __________________________________________________ 19. ABRAHAM Perdomo Moreno, Elementos Básicos de Administración Financiera Ed. Efcasa México, D.F. Quinta

Edición 1996, pp. 3-5

44

El apoyarse en la tecnología y en capacitarnos, trae como consecuencia el beneficio

tanto para la institución, como para el ser humano o trabajador de la misma.

El hombre por naturaleza es un ser que lucha día con día por su bienestar social,

preocupándose por la búsqueda de un mejor modo de vida, es por ello que la

educación es un primer paso para iniciar lo que tiene planeado conforme a su entorno.

Tanto la capacitación como la administración de la educación juegan un papel

importante en la vida del ser humano, para que este pueda planear, organizar, prever,

dirigir, coordinar y controlar, todo lo que emprenda habitualmente apoyándose en la

administración misma.

Al efectuar con calidad y eficiencia mi trabajo, contribuyo en mi área en beneficio de

la sociedad, es decir a las personas que se les otorga un servicio determinado

obteniendo un buen trato y una respuesta positiva de sus necesidades consiguiendo la

mayor obtención de los ingresos, al hablar de este apartado creo que como

Administrador Educativo me corresponde dicha tarea.

Debido a lo anterior llegué a la conclusión de que se requiere hacer uso de la

administración porque, es interesante, indispensable, necesaria, y contribuye a la

mejora de la realización de mis actividades y al aplicarla no sólo en mi trabajo sino en

mi vida personal me ha beneficiado de manera que esté presente la productividad y

haya calidad significativa en mi desempeño.

Creo importante, decir el significado de la educación mencionada en algunos

apartados, la cual “consiste en la preparación y el desarrollo de los individuos para

que puedan enfrentarse correctamente al problemas de satisfacer sus necesidades

como personas y como miembros de una sociedad” 20.

“La Educación es el medio de desarrollo cultural y profesional, en un proceso que

transforma al hombre en sus diferentes potencialidades intelectuales, afectivas,

sociales, morales, que lo conforman a través de motivaciones, experiencias, imágenes,

etc.” 21. __________________________________________________ 20. Artículo 3° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

__________________________________________________ 21. ANIBAL Ponce, Educación y lucha de clases, Octubre 1993. Ediciones Quinto Sol, S.A. de C.V.

45

Creo que la Educación es un proceso dinámico donde el individuo adquiere

experiencias y conocimientos que le sirven como base a su personalidad.

“La Educación resulta entonces una formación obligada por la participación de los

individuos en las contradicciones sociales; estás forman sus actitudes, sus

capacidades, sus posibilidades y la conciencia que de ellas tienen.

La Educación deberá transmitir, masiva y eficazmente un volumen cada vez mayor de

conocimientos teóricos y técnicamente evolutivos adaptados a la civilización cognitiva,

porque son las bases de las competencias del futuro” 22.

__________________________________________________ 22. DAVID L. Raby, Educación y Revolución Social en México SEP Setentas México, 1974, pp. 47-51.

46

4.1.4 HABILIDADES NECESARIAS QUE EL ADMINISTRADOR EDUCATIVO DEBE TOMAR EN CUENTA PARA QUE PUEDA EJECUTAR EFICAZMENTE EL PROCESO EDUCATIVO:

A) Habilidad Técnica: Consiste en utilizar conocimientos, métodos, técnicas y

equipos necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de

sus instrucciones, experiencia y educación.

B) Habilidad Humana: Consiste en la capacitación y en el discernimiento para

trabajas con personas y comprender sus actitudes y aplicar un liderazgo.

C) Habilidad Conceptual: consiste en la habilidad para comprender las

complejidades de la organización global y en el ajuste del comportamiento de

la persona dentro de la organización. Esta habilidad permite que la persona se

comporte de acuerdo con los objetivos de la organización total.

La Administración Educativa puede considerar las siguientes actividades como propias:

El asesoramiento al poder político en la fijación de objetivos del sistema

La formulación de políticas o propuestas para la toma de decisiones.

La programación y dictado de criterios sobre la organización de la enseñanza

en sus diversos grados y niveles.

La distribución y aplicación de los recursos en función de los programas ya

aprobados.

La coordinación de iniciativas sociales

El control de cumplimientos de los programas educativos, así como la eficacia

de la gestión privada, para que esta se desenvuelva dentro de un orden y

equilibrio.

La promoción de innovaciones en el sistema educativo.

“Al reflexionar en lo antes descrito, se puede decir que el administrador Educativo es

un profesional que se encarga de participar, organización y ejecución de los

programas, donde el estado acredita su compromiso educativo con la sociedad.

47

“Es un profesional cuya lógica de actuación son los valores prevalecientes en la

sociedad y los que en el estado encara cuando asume la tarea de proteger la

educación como objetivo de interés nacional“23.

Por lo tanto, hablaré de la capacitación, en la que he hecho referencia en

apartados anteriores referente a mi experiencia profesional, porque creo que

es necesario analizarla, ya que es importante para la integración factible

de la función realizada de las cuentas por cobrar..

4.2 LA CAPACITACIÓN

Si crees que la Educación es cara, pregúntate cuando vale la ignorancia. Aristóteles.

La capacitación ha avanzado a través de diferentes programas y cursos

especiales.

Los programas de capacitación deben estar vinculados con las características del

mercado del trabajo.

La selección de los instructores con experiencia para garantizar buenos resultados

debe obedecer a criterios rigurosos para evitar la deserción de los que se capacitan

porque los cursos con calidad deben estar orientados al uso correcto de los

conocimientos adquiridos con la finalidad de aplicarlos en el ambiente laboral, así como

en nuestra vida.

“La capacitación debe poner mayor énfasis, en aspectos como inducir un cambio

en la manera en como se maneja un negocio e introducir una verdadera

revolución en la forma de hacer las cosas, involucrando desde el obrero hasta el

administrador, de tal suerte que cada quien este conciente de su papel dentro de un

proceso que conlleva a la satisfacción del cliente” 24.

Por lo tanto, la capacitación debe aprovecharse, porque se corre el riesgo de nulificar

el gasto realizado en la preparación de los recursos humanos.

__________________________________________________ 23. UVALLE, Berrones Ricardo. Ob. Cit. pp. 55

__________________________________________________ 24. Revista Capacitación enlace al futuro, Año 1 Vol. 2, Agosto 1993 pp. 24-25

48

“Para que la capacitación funcione adecuadamente, creo que es necesario llevar una

evaluación de todas las áreas de la institución, así como a los propios trabajadores

en la determinación de los patrones de desempeño laboral, de los parámetros e

instrumentos de medición, algo muy importante los resultados de la evaluación deben

quedar archivados en el área administrativa de la institución.

La evaluación debe permitir retroalimentar los programas de capacitación, orientar

tanto las acciones de las diferentes áreas o departamentos, así como de los propios

trabajadores como un primer paso para el desarrollo de una conciencia de auto

evaluación, que permita esta la calidad del trabajo” 25.

Si los cambios de aquellos que se actualizan son negativos, los cursos de capacitación

dejan de cumplir con sus propósitos, porque los recursos no se utilizan eficientemente

y se pone en riesgo el logro de las metas de los objetivos y programas de la

institución.

En consecuencia es importante la capacitación que se ofrece en las pequeñas

empresas e instituciones donde se da énfasis a los aspectos propicios a un cambio en

la cultura dentro de la institución.

Paralelamente a la capacitación se debe promover un cambio en la mentalidad

constitucional, con la finalidad de estimular una actitud más activa de los participantes

en los cursos, para crear una cultura donde haya esfuerzo para la productividad y

calidad demandada en el departamento del que soy parte; porque como servidor

público el ser amable es importante, pero el estar capacitado es necesario para que

las funciones desempeñadas sean de calidad.

Cabe mencionar que uno de los responsables de los contenidos de la

capacitación es el comportamiento organizacional, que hace que el individuo se

ubique en el contexto de lo que él representa para la empresa.

__________________________________________________ 25. Ibidem. Revista Capacitación pp. 12-13

49

Tradicionalmente el término Capacitación engloba el adiestramiento “(Habilidad o

destreza adquirida, por regla general en el trabajo preponderante mente Físico) y

desarrollo, pero para efecto de análisis debe distinguirse cada uno por separado” 26.

La capacitación la defino como la actividad enseñanza/aprendizaje que tiene como

propósito fundamental ayudar a los miembros de una organización a adquirir, aplicar

conocimientos, destrezas, habilidades y actitudes para el logro de objetivos.

Por tanto la Capacitación como actividad permite a la institución elevar o mantener

altos índices de productividad, de servicio y de competitividad, sin que necesaria y

obligatoriamente tengan que hacerse cuantiosas inversiones o sustituciones de

equipo.

“Un autor define a la capacitación como: una de las herramientas más poderosas de

que disponen las empresas para desarrollar y potenciar a las personas que en ellas

trabajan para el logro de objetivos organizacionales “ 27.

“La Capacitación: consiste en una actividad planeada y basada en necesidades reales

de una empresa orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y

aptitudes del colaborador” 28.

Creo que la Capacitación al mirarla ampliamente como una forma de aprendizaje

estructurado, puede contribuir a la efectividad del trabajo, debe tomar una gran

variedad de formas para lograr sus propósitos, ya que es parte integrante del proceso

laboral y la responsabilidad de capacitar a los empleados corresponde a quienes son

encargados del área o departamento donde se desempeñan las actividades de tipo

laboral.

__________________________________________________ 26. SILICEO A. Alfonso; Conceptos Generales de la capacitación, Año 1985, Ed. Limusa México. pp.20

__________________________________________________ 27. Rojas Rachel Sergio: (Jul 1996) ; de Capacitador a Facilitador: Técnicas para desarrollar el nuevo Rol Revista Sicco

Laboral Año IV No. 46

__________________________________________________ 28. SILICEO A. Alfonso; Ob. Cit., P.21

50

4.3 SISTEMA MEDSYS

El que no aplique nuevos remedios, debe esperar nuevos males, por que el tiempo es el máximo innovador.

Francis Bacon

Para las cuentas por Cobrar del Departamento de Tesorería, se deben establecer

algunas formas para la capacitación del sistema Medsys con el fin de que mi trabajo

sea minimizado y se cumpla con el objetivo del la entrega del trabajo a tiempo, para

ello se requiere lo siguiente:

Establecer métodos y evaluar las necesidades de desempeño en la

elaboración de las cuentas por cobrar en niveles de tipo organizacional, de

subgrupo y de individuo, basados en objetivos coordinados.

Usar la información de las necesidades y deficiencias del sistema para

mejorarlo apoyándome con el personal calificado acerca de las herramientas

como es el equipo de cómputo.

Se debe determinar como se pueden remediar las necesidades del

sistema actual para que el trabajo sea más preciso y realizado en el menor

tiempo posible, por ejemplo:

A) se pueden manejar cambios en el sistema como; procedimientos donde se

establezcan los tipos de opciones que se deben utilizar para la generación de las

cuentas por cobrar dentro del mismo, con ayuda del personal experimentado

acerca del sistema de administración hospitalaria.

B) Se debe manejar una clave específica para cada usuario dependiendo de las

opciones que requiera para el manejo de sus funciones al manejar el sistema.

D) Al manejar el sistema se requiere cambios positivos en la conducta del

empleado, es decir; necesita querer hacer las cosas, y contar con la

capacitación para el buen funcionamiento de Medsys.

51

Por lo tanto al implementar el Sistema Medsys en el INER hay respuestas de

inconformidad, porque funciona incorrectamente trayendo como consecuencia cobros

erróneos de las cuentas de los derechohabientes en menor o mayor grado.

Lo anterior ha implicado molestia para el mismo empleado, porque es el que sufre las

reclamaciones del paciente. El jefe del Departamento debe tomar en cuenta lo

siguiente; establecer objetivos en cuanto a capacitación en términos relacionados con

la función misma ya elaborada, especificar habilidades, conocimientos, actividades

requeridas para que su equipo de trabajo este capacitado y sea más productivo.

El jefe de departamento debe establecer objetivos en cuanto a

capacitación en términos relacionados con el trabajo como por ejemplo: cursos

específicos del sistema de acuerdo a las necesidades del área correspondiente.

Verificar el logro de objetivos al término del corte mensual de las cuentas

por cobrar del sistema.

Analizar los resultados de acuerdo a lo anterior revisando el proceso del

sistema esas evaluaciones para revisar cualquier elemento en el proceso de

capacitación en el sistema laboral con respecto al sistema actual.

La actualización es el propósito principal de mi experiencia profesional por ser un

elemento que tiene que ver con la administración y es el medio para alcanzar altos

niveles de motivación, eficiencia y calidad.

Cabe mencionar que debemos tomar de 1 a 3 cursos de capacitación anualmente,

con el fin de ser más productivos, dar un servicio de calidad y eficiencia. Ni el jefe

asiste a este tipo de cursos, tampoco al empleado no le permite asistir argumentando

que hay demasiado trabajo y también porque no le preocupa la capacitación de su

personal.

La introducción del nuevo sistema Medsys es para mi novedoso, auque no haya habido

una previa planeación para su implementación; porque ha reflejado nuevas formas de

organización con respecto a la función de las cuentas por cobrar.

52

La finalidad del Sistema, es una adecuada administración de los ingresos del instituto,

para que haya círculos de calidad total y pueda compararse con otros institutos dando

a notar la mejora de la Administración.

Con seguridad, la fuerza del trabajo humano cada vez tendrá menor importancia

debido a la implementación de nuevos sistemas, ya que si dos personas requerían

hacer determinada función con un nuevo sistema sólo se contará con una persona,

debido a la tecnología cada vez más avanzada.

Para la elaboración del trabajo, generalmente se debe aplicar, la creatividad, la

imaginación, la racionalidad, así como el proceso administrativo.

Todo lo anterior me lleva a la conclusión indispensable descrita a continuación:

Se debe capacitar y formar a las personas del área donde laboro, porque la

información que manejo esta relacionada con las actividades de otros compañeros del

mismo Departamento; no solo para adaptarlos a dichas transformaciones si no para

plantearlas, evolucionarlas, para lograr el objetivo de la nueva forma de trabajo

implementada.

Ante los cambios e innovaciones como el sistema Medsys, se requieren personas

capaces de contar con una enorme flexibilidad en su manera de pensar y actuar, así

como llevar acabo el uso de las nuevas herramientas utilizando su iniciativa,

creatividad, y disponibilidad, para encontrar soluciones a las necesidades referentes a

situaciones antiguas, como pro ejemplo: el hacer el trabajo en bases de datos o

manualmente.

Después de un análisis cuidadoso de las formas de trabajo anteriores, así como de sus

repercusiones, se deben olvidar de los sistemas tradicionales, ya que la tecnología y

las ideas van revolucionando cada día.

Para mi uno de los desafíos y compromisos del INER radica en ser más productiva,

reconocida, emprendedora, eficiente y capaz de presentar con calidad y rapidez los

informes de ingresos cada mes para el complemento de los Estados Financieros.

53

He mencionado la capacitación, porque en mi área atiendo al público en general

ofrezco un trato cordial y amable como servidor público o a personalidades de las

instituciones de convenio que asisten por información referente a los gastos generados

para derechohabientes; caso específico médicos ajustadores de las Aseguradoras.

Tiempo atrás, tome un curso llamado Atención y trato al público, que me ha sido útil

para dar un servicio al cliente con eficiencia y calidad. Por ello, hago notar el proceso

para brindar calidad en el área donde laboro:

Para llevar acabo estos pasos debo tener una actitud positiva e inteligencia emocional para brindar calidad en el servicio.

De acuerdo a la actitud y a la inteligencia emocional “el ser humano posee dos mentes

una que piensa, otra que siente, estas dos formas fundamentalmente diferentes de

conocimiento, se relacionan para construir nuestra vida mental” 29.

Para dar un buen servicio en el departamento donde laboro, debo conocer mis

fortalezas principalmente, con la finalidad de que las actividades que realizo sean de

calidad, por lo que a continuación las represento, porque tienen que ver con el

momento de hacer las cosas con dedicación y gusto.

__________________________________________________ 29. Curso del instructor Joan Illich Gallegos Vargas, Sistemas de Calidad total, S.C. Centro de Evaluación de la

Competencia Laboral, octubre 2004. pp.7-8

Paso 2.

Identifique las necesidades del Cliente.

Paso 1.

Transmitir una actitud y comportamiento positivo.

Paso 3.

Satisfacer las necesidades de los Clientes.

Paso 4.

Los Clientes se van y regresan.

54

QUERER

“ACTITUDES”

PODER SABER “HABILIDADES” “CONOCIMIENTOS”

RESULTADOS

Cabe mencionar, que la Capacitación es fundamental para que mi trabajo sea más

productivo, pero esta debe ser considerada no solo para los empleados sino también

para los mandos medios y superiores (jefes), por estar inmersos en la administración.

Considero que la detección de necesidades de Capacitación es la parte medular de

la planeación.

A la Institución A los productos A su trabajo A el cliente

A sí mismo.

Sobre la Institución Sobre los productos. Sobre su trabajo Sobre el cliente Sobre aspecto

Administrativos.

De relación De comunicación De motivación De persuasión De sensibilidad.

Eficacia = mejores resultados Eficiencia = mejorar como hacer Productividad = más y mejores beneficios.

55

Para determinar la detección de necesidades se requiere de lo siguiente:

“Establecer en que áreas se necesita capacitación para desempeñar correctamente

su función.

Identificar a los empleados que en un mismo puesto necesitan capacitación.

Determinar la profundidad, que cantidad requiere un empleado para que domine su

especialidad (ya sean de habilidades o aptitudes

Determinar, cuando y en que orden serán capacitados según las prioridades y los

recursos con que cuenta la institución”

De lo anterior, se desprende la necesidad de actualizar los conocimientos, habilidades

y actitudes de los colaboradores de la institución, mediante un sistema integral de

Capacitación con el fin de garantizar su adaptación en el contexto social “ 30.

Al detectar necesidades de adiestramiento, capacitación y desarrollo efectuadas en la

institución nos proporcionan indicios o síntomas para identificar las diferencias que

pueden existir entre lo que las personas deberían hacer o lo que en realidad hacen.

Cada día el hombre debe aprender más, por lo que se ha incrementado el interés de

los especialistas por estudiar de manera científica, la forma en que el aprendizaje

influye en las distintas manifestaciones del comportamiento.

__________________________________________________

30. JAIME A. GRANADOS Capacitación y Desarrollo de Personal, Año 1991, Ed. Trillas México pp. 235

56

QUINTA PARTE: PROPUESTA PARA LA MEJORA CONTINUA DE LA ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE CONVENIOS.

No basta saber, se debe también aplicar, no es suficiente querer, se debe también hacer. Goethe.

La propuesta principal es la funcionalidad correcta del sistema de Medsys con el fin de

agilizar mí trabajo empezando por lo siguiente:

Utilizar poco a poco el sistema para verificar, si el registro de los estudios en general

es correcto; para ello me he dado a la tarea de insistir en preguntar al área de

informática las opciones que faciliten importar los datos mensuales de los estudios

realizados a derechohabientes en hojas de Excel.

Después de imprimir los diferentes reportes mensuales me he dado cuenta de algunos

errores, y he informado de los mismos, al área correspondiente para que apliquen las

correcciones pertinentes.

He propuesto a mi jefa, que el cierre de cuentas sea global y por tipo de convenio.

Ella mandó a informática un escrito, pero han hecho caso omiso de la situación.

Dicho cierre de cuentas es necesario, porque al cerrarlas una por una, da como

resultado pérdida de tiempo, ya que el sistema indica estudios pendientes por aplicar;

aunque en los apartados de la opción de pacientes de convenio, aparece la

información.

Hablé con la coordinadora del módulo de convenios para que me entregue a tiempo la

información referente a solicitudes de estudios realizados y a oficios de canalización,

aceptó enviarla diariamente a las 12:00 horas del mediodía, esto me ha servido para

organizarme y terminar mi trabajo a tiempo.

Imprimo del sistema cada uno de los reportes mensuales y al trasladar los datos a

Excel, la información esta incompleta en algunas instituciones o hay datos erróneos y

envío estos ejemplos. Para que en informática modifiquen las problemáticas de cada

caso.

57

En otros casos, los conceptos de los estudios realizados aparecen con signos en lugar

del nombre correcto del estudio, para esto he hablado con el personal de informática

para que me ayude a concretar las situaciones presentadas ante el registro de

información en Medsys.

He sugerido, a la encargada de la Subdirección de Informática que me explique cada

una de las funciones que debo usar de acuerdo a la información manejada en las

Cuentas por Cobrar.

La Capacitación que he requerido se ha demorado, porque la persona responsable de

atender las problemáticas del sistema acude a los diferentes servicios, por lo tanto

tiene poco tiempo para atender las necesidades presentadas en cada área.

He propuesto a mi jefe que sugiera en informática o a Expert que diseñen un proceso

para que el sistema imprima el recibo de ingresos con el importe de cada desglose y

también generen la hoja de presentación con el fin de que la cuenta se despliegue

completamente en el Sistema.

He insistido frecuentemente con mi jefe, para que en informática realicen el proceso

masivo referente al cierre de las cuentas por cobrar de convenios.

He informado a la encargada de informática que requiero me explique la opción y la

forma de aplicar un deducible a una cuenta de un paciente de Seguros Comercial

América.

Posteriormente, me explicó la opción, pero al aplicarla el sistema no permitió

desplegarla y hasta el momento no han activado dicha opción, por tanto el registro lo

hago manualmente después de trasladar a Excel el estado de cuenta del paciente.

He sugerido, al personal de informática que realicen una depuración del sistema,

porque aún al consultar información de un determinado paciente, este aparece con

datos de varias cuentas, por lo que al consultarlas a un esta en Medsys información de

años anteriores.

Les he mencionado que el sistema está cada vez con más información, por lo que al

momento de estar consultando datos específicos de algún paciente se traba o se cierre

automáticamente y debo hacer otra vez el procedimiento de consulta.

58

Le he informado al personal de informática, que en el sistema, se despiegan costos

del clasificación de nivel correspondiente del paciente otorgado por trabajo social y

costos referentes al catálogo de la institución de convenio a la que pertenece el

derechohabiente.

He platicado con mi jefe inmediato y con el personal de informática, para que el área

de trabajo social actualice datos del paciente, ya que al ingresar este, no especificó ser

asegurado y posteriormente se debe reclasificar para que el sistema calcule

inmediatamente su cuenta conforme al convenio al que pertenece, con la finalidad de

que el Departamento de Tesorería no haga cambios que no le corresponden y porque

el sistema a veces no los permite, ya que la información tiene un origen determinado.

También he platicado y facilitado por escrito con el jefe de Departamento,

informándole que el Sistema no despliega en pantalla la información de algunos

convenios como; el Instituto Mexicano del Seguro Social y Laboratorios Bioanálisis.

A pesar de mis sugerencias no he visto cambios en cuanto a modificaciones en el

sistema, porque en caso de Instituto Mexicano del Seguro Social sólo despliega el

sistema la información incompleta, sin registro del servicio de medicina nuclear por

cada paciente.

Actualmente me he percatado que el sistema confunde la información: Por ejemplo: al

imprimir un desglose con datos de ingreso del año anterior y el actual los importes los

calcula con costos año anterior validados con el actual y viceversa.

También al imprimir información del año 2005, de derechohabientes de consulta

externa los clasifica con costos del año actual.

Dicha información se ha presentado al área de informática y costos, para que

modifiquen las situaciones presentadas.

Debido a lo anterior, me he dado a la tarea de capturar en un reporte el mensual de la

institución antes mencionada, ya que es más rápida la captura, que bajar del sistema a

Excel cada desglose de cada uno de los derechohabientes.

59

Me he interesado en hacer uso del sistema Medsys, porque es una innovación, para

que mi trabajo este listo en menor tiempo con anticipación con el fin de recuperar el

pronto pago de las cuentas por cobrar de convenios; siempre y cuando el mismo

funcione correctamente.

Al término de este trabajo. anexo algunos ejemplos de estados de cuentas de

diferentes derechohabientes impresos directamente del Sistema y adjunto el reporte

presentado mensualmente al departamento de Contabilidad, así como impresiones de

opciones utilizadas en datos de las cuentas por cobrar del mismo Medsys y anexos de

las opciones que utilizo en el Sistema.

Por último, termino diciendo que seguiré conociendo el sistema, verificando las

necesidades requeridas para mi trabajo tomando en cuenta la enseñanza del personal

capacitado en el uso de Medsys.

Finalmente, creo que cada uno de nosotros debemos participar en las innovaciones

presentadas en el ámbito del trabajo siendo flexibles, creativos aportando ideas y

capacitándonos.

También, debemos aplicar de manera correcta los pasos necesarios del proceso

administrativo, con la finalidad de cumplir con los objetivos de la institución donde

laboro.

Así mismo al hacer uso de nuestras capacidades mejoraremos nuestro trabajo al hacer

sugerencias para la mejora de nuestras actividades con el firme propósito de que la

organización en el trabajo sea eficiente y de calidad.

Por otro lado, siempre debemos ser positivos ante nuevos retos y cambios en cualquier

ámbito de nuestra vida para el logro de nuestros objetivos, siendo alguien que

contribuya al beneficio de la sociedad en general.

60

ANEXOS

FACTURACIÓN POR EXTENSIONES Se maneja cuando se requiere un estado de cuenta global para determinadas instituciones de convenio excepto Aseguradoras.

4.3 FACTURACIÓN POR EXTENSIONES DEL SISTEMA MEDSYS

FACTURACIÓN / PROCESOS DE FACTURACIÓN / FACT. CUENTA PACIENTE POR EXTENSIÓN. Para facturar una cuenta paciente primero se debe buscar el registro correspondiente al paciente, para esto se dan las siguientes opciones de búsqueda como a continuación se muestra:

SEGUNDA PANTALLA: En ésta pantalla se muestra las siguientes opciones:

a) Datos Paciente: Permite modificar la información general del registro médico del paciente, aquí se indica si el paciente está asegurado o no.

61

b) Seguro Fiador: Permite modificar la información referente al seguro y/o fiador, asignado la aseguradora a la cuenta del paciente y si hay un % o monto de Coaseguro y el monto de deducible.

c) Cargos y Extensiones: Permite realizar cargos a la cuenta paciente y mover cargos entre extensiones, para poder realizar múltiples facturas a una cuenta paciente, facturando por separado los cargos de las diferentes extensiones.

d) Guardar Cambios: Guarda los cambios realizados en cualquier pantalla de las opciones que aquí se muestran.

e) Precios de facturación: Permite realizar el Recálculo de los precios de los productos que tiene cargado la cuenta paciente que abrió, esto se da si se desea facturar un cliente particular aplicando el descuento de una aseguradora, o cuando los cargos fueron aplicados a la cuenta paciente cuando éste no tenía asignado una aseguradora.

f) Estado de Cuenta: Permite obtener el estado de cuenta de la cuenta paciente que está abierta.

g) Calculo Factura: En esta opción se accesa a la pantalla de facturación, en la cual se permite seleccionar a nombre de quien se va a factura, que extensión se va a factura y asignar los descuentos por familia de producto y un descuento global.

h) Salir: Cierra la pantalla.

PANTALLA DE SEGURO Y FIADOR: En esta pantalla lo relevante es la configuración del deducible y el Coaseguro para la cuenta paciente que se va a facturar correspondiente a pacientes de Aseguradoras, de la siguiente forma:

a) Cliente: Aseguradora asignada al paciente (Para reflejar los cambios en precios de los cargos debe ejecutar la opción ”Recálculo precios”)

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b) Coaseguro: Primero se indica si éste va a ser en porcentaje o en monto y enseguida se ingresa el monto correspondiente.

c) Deducible: Se ingresa el monto del deducible. d) Incluir deducible en el cálculo de coaseguro: Activa o desactiva incluir el

monto del deducible en el cálculo del coaseguro. e) Presione Guardar cambios: Para actualizar la cuenta paciente con esta

información. f) Presione Calculo Factura: Para que se calcule el monto del deducible y

Coaseguro correspondiente a la cuenta paciente que se va a facturar.

PRECIOS DE FACTURACIÓN: En esta opción se recalculan y asignan los precios de facturación para los productos de la cuenta paciente:

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PANTALLA DE CARGOS Y EXTENSIONES: Esta opción permite agregar cargos a la cuenta paciente, consultarlos separados por extensiones y opciones de mover cargos de una extensión a otra, esto se logra hacer como se muestra enseguida:

Este icono permite agregar un nuevo cargo a la cuenta paciente de la siguiente manera: Al seleccionar este botón se habilitan los siguientes campos, que permiten ingresar el producto (Cargo), cantidad y unidad de venta.

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Este campo activa la filtración por extensiones de los cargos de la cuenta paciente, es decir si se activa como se muestra enseguida, se activa la lista de extensiones que tiene la cuenta paciente, para que pueda seleccionar y ver los cargos de una extensión en particular.

Este icono activa varias formas de mover cargos de una extensión a otra, tal como se muestra enseguida en la siguiente pantalla: EN EL SISTEMA PODEMOS SOLICITAR LA OPCIÓN DE UN ESTADO DE CUENTA DE LA SIGUIENTE MANERA: Ésta opción permite obtener el estado de cuenta de la cuenta paciente que se tiene abierta en ese momento, al seleccionar esta opción se abre la siguiente pantalla con el número de la cuenta paciente seleccionada en la pantalla anterior.

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a) : Éste campo filtra o selecciona la extensión que se quiere facturar, (Las extensiones son agrupadores de cargos) Existe la siguiente regla; todo lo que esté en la extensión cero, será facturado a nombre del seguro, y al seleccionar cero en éste campo en automático se selecciona “Seguro o convenio”, de igual forma sucede que si selecciona una extensión mayor a cero “1,2,3, etc.” Se selecciona en forma automática “Fiador o Particular”. (Los cargos por defecto se cargan en la extensión cero, sin embargo en la pantalla “Cargos y extensiones” puede moverlos entre extensiones para facturar)

:

b) Éste campo indica a nombre de quien se va realizar la facturación.

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EJERCICIO:

FACTURACIÓN DE ASEGURADORAS CON COASEGURO Y DEDUCIBLE:

En la opción de facturación por extensiones seleccione una cuenta paciente (si es posible creela y haga cargos), verifique que la cuenta tenga seguro, si no asígnele una aseguradora, recalcule precios, para que los precios correspondientes a los cargos realizados a la cuenta paciente sean de acuerdo al convenio del hospital con la aseguradora.

a) Selecciones Facturación / procesos de facturación/Fact. Cuenta Paciente por Extensiones.

b) Busque ( ) y seleccione la cuenta paciente en la primera pantalla y

c) abrala ( ).

d) En la pantalla “Datos paciente”, verifique y si es necesario actualice el campo ¿posee seguro? para indicar que la cuenta paciente posee seguro, tal como se

muestra enseguida . e) En la pantalla “Seguro y Fiador”, verifique y si es necesario actualice los datos

de la aseguradora que tiene asignada la cuenta paciente.

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f) En la pantalla “Seguro y Fiador”, verifique y si es necesario actualice los datos del Responsable/Fiador que tiene asignada la cuenta paciente, ya que con estos datos será generada la factura.

g) Seleccione guardar cambios ( ).

h) Seleccione calculo Factura ( ). i) Ingrese descuentos (si hay) por familia y un descuento global a la factura y

presione calcula descuentos ( ). j) Verifique si todos los cargos serán facturados a la aseguradora, si no,

seleccione los cargos y muévalos a la extensión uno (sino existe créela). k) Seleccione la extensión uno nuevamente, y si ya están los cargos que desea

facturar a la aseguradora seleccione generar factura. l) Seleccione imprimir factura. m) Seleccione la extensión uno (Para facturar la parte del fiador). n) Seleccione generar factura. o) Seleccione imprimir factura.

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