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Memoria

Sección de

Gestión de Documentos

y Archivo Gen eral

MEMORIA DE ACTIVIDADES 2017

Sección de Gestión de Documentos y Archivo General

Agirien Kudeaketa eta Artxibo Nagusiko Atala

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Índice Presentación ...................................................................................................................................................... 2

1. Recursos: ................................................................................................................................................... 4

Equipo Humano y Estructura Administrativa ................................................................................................ 4

Instalaciones y equipamiento ........................................................................................................................ 4

2. Procesos de trabajo ................................................................................................................................... 5

Transferencias de documentos ..................................................................................................................... 5

Descripción archivística ................................................................................................................................. 6

Organización y descripción de fondos históricos. Antiguas escuelas. ........................................................... 7

Digitalización de documentos ........................................................................................................................ 7

Consultas y préstamos internos .................................................................................................................... 8

Consultas y servicios externos ....................................................................................................................... 9

Identificación y evaluación documental ........................................................................................................ 9

Eliminación de documentos ........................................................................................................................ 10

Difusión ........................................................................................................................................................ 10

Formación continua ..................................................................................................................................... 10

Carta de Servicios ........................................................................................................................................ 11

Soporte y asesoramiento a unidades administrativas ................................................................................. 12

3. Proyectos ................................................................................................................................................. 13

Implantación Norma UNE ISO 30301 ........................................................................................................... 13

Actualización de la aplicación Odilo A3W a Odilo A3W-AE ......................................................................... 14

Esquema de metadatos de gestión documental de la UPNA ...................................................................... 14

Pruebas de creación de expedientes y documentos ENI con la aplicación GInSide .................................... 15

Prueba piloto de la metodología Administrative Process Study APS en el rediseño y automatización de procedimientos de la UPNA ......................................................................................................................... 15

Archivo fotográfico ...................................................................................................................................... 16

Archivo de la Fundación Jaime Brunet ........................................................................................................ 17

4. Alianzas externas y colaboraciones ......................................................................................................... 17



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Presentación La Sección de Gestión de Documentos y Archivo General quiere dar a conocer, mediante esta memoria, las actividades que ha llevado a cabo durante el año 2017, en su ámbito de responsabilidad.

La Memoria responde al compromiso adquirido por la Sección de mejorar la difusión, a la sociedad y a la comunidad universitaria, de las actividades y servicios, con respecto a la gestión de documentos y patrimonio documental de la UPNA. Es un instrumento que nos hace ser más transparentes, nos compromete a la mejora y nos evalua periódicamente. Sirve además para mostrar a la sociedad el compromiso de la UPNA con la mejora continua de la gestión de sus documentos, una política que contribuye tanto a una gestión más eficaz, eficiente y transparente de sus actuaciones como al uso, disponibilidad y conservación de su patrimonio documental.

La Memoria Anual tiene, lógicamente, como punto de referencia, el grado de consecución de los objetivos y actuaciones planteadas para 2017.

Los objetivos de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General se pueden agrupar en tres grandes áreas:

- Mejora continua de los servicios prestados y de la propia gestión de la Sección. La mejora de la gestión se enfoca de una manera doble: por un lado, cumplir con los compromisos adquiridos con el Plan Estratégico y, por otro, trabajando en la implantación de los requisitos establecidos en la norma ISO 30301 de Sistemas de Gestión para los Documentos.

- Colaborar en la implantación de la Administración Electrónica en la UPNA, de forma que se apliquen los procesos de gestión de documentos necesarios que permitan garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad de los documentos y expedientes electrónicos; además de su protección, recuperación y conservación física y lógica, tanto de los propios documentos y como de su contexto. En este objetivo, ha sido considerable el esfuerzo realizado en el Esquema de Metadatos UPNA, en la implantación de una nueva versión de la aplicación Odilo A3W-AE que cuenta con un módulo de Administración Electrónica y en la Prueba Piloto de la metodología Administrative Process Study (APS).

- Potenciar el uso y disponibilidad de los fondos documentales del Archivo General de la UPNA para la investigación y la cultura. En este sentido se continua con la organización y descripción de los fondos de las Antiguas Escuelas.

Sin embargo, la dedicación a proyectos de mejora propios y a proyectos estratégicos de la Universidad, no nos hace olvidar que la Sección tiene un compromiso con los servicios que habitualmente presta, tal y como se establecen en la Carta de Servicios. Esta doble dedicación no ha sido fácil de compaginar y está exigiendo un esfuerzo extraordinario a todo el equipo de



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personas que conforman la Sección, a las que es justo reconocer su esfuerzo, compromiso y profesionalidad.

Igualmente, también es necesario agradecer al resto de la Universidad, el apoyo y la colaboración prestada, en múltiples ámbitos, para poder cumplir con nuestros servicios y avanzar en los proyectos.

Iñaki Montoya Ortigosa

Jefe de Sección de Gestión de Documentos y Archivo General

Agirien Kudeaketa eta Artxibo Nagusiko Ataleko burua

Febrero de 2018



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1. Recursos: Equipo Humano y Estructura Administrativa El equipo de la Sección está compuesto por seis personas: 1 Jefe de Sección (nivel A), 2 Técnicas P.B (Archivos), 1 Jefa de Negociado (nivel C) y 2 Técnicas Auxiliares de Archivos y Bibliotecas (nivel C).

La Sección de Gestión de Documentos y Archivo General está adscrito directamente de la Secretaría General de la Universidad. La Sección, a su vez, tiene adscrito el Negociado de Coordinación con las Oficinas.

No ha habido cambios en el equipo humano ni en la estructura administrativa en 2017.

Instalaciones y equipamiento No ha habido adquisiciones de equipamiento reseñables.

El espacio ocupado hasta 2017 para oficina de trabajo y consulta en el edificio de Biblioteca, ha sido destinado por Gerencia para sede de la Oficina de Atención Universitaria. Si bien su uso era esporádico y no ha tenido gran impacto en el trabajo desarrollado, era un espacio apto para reuniones técnicas de la Sección o de la Sección con otras unidades de la Universidad. Sería conveniente poder disponer de alguna pequeña sala o despacho que contase con una mesa de reuniones.



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2. Procesos de trabajo Transferencias de documentos Se han cumplido los compromisos establecidos en la Carta de Servicios referentes a plazos de envío a las unidades administrativas del Calendario de Transferencias y los recordatorios pertinentes.

En 2017 se realizarón 69 transferencias, al igual que en 2016.

El número de unidades ingresadas en 2017 fue de 710 cajas y 10 carpetas, un 10% más que en 2016 (614 cajas y 4 carpetas) y un 6,3% más que en 2015. Este aumento se ha debido al ingreso este año de los exámenes de la serie Pruebas de acceso a la Universidad (117 cajas). Esta documentación no ingresaba en el archivo porque por dictamen de la Comisión de Archivo, se podía destruir antes (con sus correspondientes muestreos). Debido a los cambios normativos y de procedimiento de esta serie, la norma de conservación ha quedado obsoleta y no se puede eliminar esta documentación hasta que se evalue de nuevo la serie y la Comisión de Archivo dictamine lo que sea procedente. Si no hubiese ingresado esta documentación se habrían ingresado aproximadamente 623 cajas, cifra similar a 2016.

Se hicieron además, desde el Negociado de Becas y Títulos, 7 transferencias extraordinarias de Títulos, con un total de 223 facsímiles, un 13% más que en 2016 (194 facsímiles) y un 9,8% más que en 2015. Dichos títulos se incorporan a los Expediente de estudiantes ya transferidos al Archivo y se hace constar en la descripción de los expedientes.

7%3%

4%

18%

31%

20%

6%

11%

Transferencias documentales 2017

Centros y Departamentos

Órganos de Gobierno yVicerrectorados

Secretaría Técnica

Asuntos Económicos

Enseñanzas

Acceso, Becas y Títulos

Recursos Humanos

Otros Servicios



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Examinando el gráfico se puede constatar que el 49% de los ingresos documentales en el Archivo General de la UPNA corresponde a los Servicios de Enseñanzas y al Servicio de Asuntos Económicos. Porcentaje similar al de 2016. Como hemos dicho, gana peso porcentual (20% en 2017 frente a 7% en 2016) la documentación de Acceso, Becas y Títulos, a causa de los exámenes de las pruebas de acceso. La Sección de Contabilidad (109 cajas) y la Sección de Estudios de Grado (118 cajas) son los productores del 31 % de la documentación de la UPNA.

Mención aparte merece reseñar que, en 2017, concluyó el proyecto iniciado en 2016 consistente en recoger, organizar y describir en el Archivo, todas las Guías Docentes en papel que todavía se custodiaban en los diferentes Centros de la Universidad.

Descripción archivística La Sección tiene como compromiso establecido en la Carta de Servicios la descripción de todas las transferencias recibidas durante el transcurso del año. Así mismo, se describen, a nivel de documento simple, todos los documentos digitalizados en el año. También se describe la documentación de las Antiguas Escuelas paralelamente a su proceso de organización.

En 2017 se han realizado 5.737 registros descriptivos archivísticos en la aplicación informática Odilo, de los cuales, 4.855 corresponden a expedientes, 875 a documentos simples y 7 a

0 50 100 150 200 250

Centros y Departamentos

Órganos de Gobierno y Vicerrectorados

Secretaría Técnica

Asuntos Económicos

Enseñanzas

Acceso, Becas y Títulos

Recursos Humanos

Otros Servicios

Comparativa ingresos (cajas) 2016-2017

2016 2017



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fracciones de serie. El 92 % de los nuevos registros descriptivos corresponden al Fondo UPNA. Ha habido un descenso del 880 registros descriptivos con respecto a 2016, motivado principalmente por el descenso de registros de documentos simples (- 1097) aunque el de expedientes ha subido (+241). El descenso se ha debido a que no ha sido posible describir en su totalidad la descripción de la documentación digitalizada en 2017 por los motivos que se exponen más adelante.

No se incluyen en este apartado los 3.818 reportajes fotográficos descritos que se comentan en el proyecto de Archivo Fotográfico.

Organización y descripción de fondos históricos. Antiguas escuelas. Aunque la organización de los fondos de las Antiguas Escuelas es un proyecto que ya tiene una larga trayectoria en la Sección, actualmente se contextualiza dentro del Objetivo 5 de la Sección dentro del Plan Estratégico: Mejorar el uso académico y de investigación del Archivo de la UPNA. En concreto corresponde a la acción 11 Organizar y describir los fondos documentales pendientes de las Antiguas Escuelas.

En 2017 se ha terminado la reorganización y descripción de la documentación proveniente de la Escuela Universitaria de Formación del Profesorado de Educación General Básica de Navarra. Se han reorganizado y descrito 335 cajas de documentación.

Se ha comenzado la reorganización de los Estudios de Agrónomos. Se ha modificado técnicamente el proceso de reorganización y descripción, que va a incidir más en la identificación y descripción de agrupaciones de documentos como los subfondos y las series documentales. También se ha decidido describir a nivel de unidad documental compuesta descartando la descripción a nivel de unidad de instalación. Estos cambios están encaminados a facilitar en un futuro su puesta a disposición pública por medio de un OPAC, Censo-guía de Archivos, etc.

Se ha comenzado con la identificación, organización y descripción del subfondo “Escuela Profesional de Perítos Agrícolas de Villava”. Se ha organizado y descrito el 50% de la documentación, 87 cajas. Se han identificado, por el momento, 35 series.

En cuanto al otro subfondo identificado, la “Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica Agrícola de Navarra” (118 cajas) está pendiente de reorganizar y describir.

Digitalización de documentos El procedimiento de digitalización tiene una doble finalidad, por una parte, poner a disposición de las oficinas productoras, a través de la aplicación informática de archivo, OdiloA3W, las imágenes de los documentos para su consulta directa, y por otra, la salvaguarda de los documentos originales, evitando su manipulación. Esta técnica se está aplicando a documentos considerados esenciales para la Universidad y cuya frecuencia de consulta es media-alta. El acceso a los documentos digitalizados está restringido, hasta el momento, a Secretaría General y Secretaría Técnica. Todos los documentos digitalizados son descritos de forma individual



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para permitir su recuperación. En la actualidad el Archivo ha digitalizado un total de 40.363 documentos. De ellos, el 85% corresponde a Resoluciones, el 13% a Convenios y el 2% restante a actas del Consejo de Gobierno (y sus antecesores) y del Claustro Universitario.

En 2017 se han digitalizado 2.310 documentos, correspondientes al año 2014, cuyo desglose es el siguiente:

Se ha digitalizado un 14% más de documentos que en 2016, sin embargo la Sección no ha cumplido con el compromiso adquirido en la Carta de Servicios de describir todas las Resoluciones transferidas al Archivo anualmente y, por lo tanto, no se han podido poner a disposición de las unidades que las consultan habitualmente. Esto se ha debido a la dedicación de la Técnica responsable a proyectos prioritarios como la implantación de la nueva versión de la aplicación informática ODILO y a la prueba piloto de la APS que se explican más adelante.

Consultas y préstamos internos Por consultas y los préstamos internos de documentos se entiende las requeridas por departamentos, centros y servicios de la Universidad. Los compromisos adquiridos en la Carta de Servicios son preparar las solicitudes ordinarias de expedientes identificados en un plazo máximo de un día laborable y las solicitudes urgentes de expedientes dentro de la jornada laboral en la que se recibe la petición. En ambos casos se ha cumplido el objetivo de, al menos, el 95%.

En 2017 se han realizado 379 solicitudes de servicio de documentación de carácter interno lo que supone un aumento de un 7,5 % con respecto a 2016.

Se debe distinguir el número de solicitudes de servicio y el número de unidades prestadas, puesto que en una misma solicitud de servicio se pueden solicitar varios expedientes. En 2017 se sirvieron 781 unidades documentales (expedientes), un 25% más que en 2016, de las cuales, 415 unidades fueron consultadas internamente y 366 prestadas.

Resoluciones del Rector y delegadas 2.036

Colección de convenios (ratificados) 192

Actas de los expedientes de sesiones del Pleno del Consejo de Gobierno 7

Actas de los expedientes de sesiones de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno

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Actas de los expedientes de sesiones del Pleno del Consejo Social 6

Convenios ratificados 257



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Consultas y servicios externos Se trata de servicios que el Archivo presta a la sociedad en su calidad de Archivo histórico, centrados principalmente en la documentación de las Antiguas Escuelas.

En 2017 ha habido 39 solicitudes de servicio por parte de usuarios externos de documentación, un aumento importante frente a las 8 de 2016. Lo que destaca sin embargo es el volumen de la documentación total consultada, que ha sido de 410 expedientes. Se ha solicitado información detallada sobre la documentación existente en 9 ocasiones.

De las 39 solicitudes, 29, el 74 %, han correspondido a miembros de Comunidad Universitaria, principalmente Personal Docente e Investigador. Un aumento porcentual considerable ya que en 2016 fue de 53%.

Se han solicitado en 8 ocasiones reprografía de documentos, lo que ha ocasionado la reproducción de 257 páginas, 78 de forma digital, en formato pdf, y 179 en papel. Esto supone una disminución del 27% con respecto a 2016 y algo más baja que 2015. Al contrario de lo ocurrido en 2016 ha predominado la reprografía en papel frente a la digital.

Identificación y evaluación documental En 2017 se ha proseguido con el análisis y evalución de series documentales.

Se ha procedido a la identificación y análisis de seis series documentales de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General y se han realizado las correspondientes fichas de normalización, valoración y expurgo.

La Comisión de Archivo se reunió el 12 de junio y emitió dictamen de evaluación para 8 series documentales, 2 del Servicio de Asuntos Económicos (identificadas y analizadas en 2016) y 6 de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General.

- Expediente 118 (2017/01) Documentos contables de gastos

- Expediente 119 (2017/02) Documentos contables de gastos con financiación afectada

- Expediente 120 (2017/03) Expedientes de eliminación de documentos

- Expediente 121 (2017/04) Expedientes de sesiones de la Comisión de Archivo

- Expediente 122 (2017/05) Expedientes de transferencias de documentos

- Expediente 123 (2017/06) Registro de consultas y préstamos internos de documentos

- Expediente 124 (2017/07) Solicitudes de préstamo interno de documentos

- Expediente 125 (2017/08) Solicitudes de reprografía de usuarios externos



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Este año se ha priorizado la identificación, análisis y evaluación de las series de la propia Sección, porque en el proyecto de implantación de la ISO 30301 se visualizó esta carencia para el alcance establecido.

El número actual de series identificadas y evaluadas es de 125.

Eliminación de documentos En 2017 no se ha eliminado ningún documento en aplicación de las normas de conservación.

Difusión Uno de objetivos de la Sección (nº 3, acción 6) es el de difundir sus actuaciones y servicios, mediante realización y difusión de la Memoria de actividad, conmemoraciones, la publicación de artículos en revistas especializadas, etc.

Ya se hizo referencia en la Memoria de 2016 a la redacción de un artículo sobre el Archivo General de la UPNA, para su publicación en un monográfico sobre archivos de la Revista Príncipe de Viana. El artículo se entregó en noviembre de 2016. El monográfico de archivos de Navarra fue presentado públicamente en mayo de 2017. Puede verse el artículo “El Archivo General de la Universidad Pública de Navarra: experiencia y mejora continua para afrontar nuevos retos” en https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=6030106

Con motivo del Día Internacional de los Archivos, el 9 de junio de 2017, se realizó una campaña para conmemorarlo y dar a conocer la importancia de los archivos en general y la del Archivo General de la UPNA en particular. Se realizó un poster digital que se difundió a través de las redes sociales y los medios de comunicación y difusión de la Universidad.

También para ese día se inaguró una pequeña Galería de Documentos que puedan ser de interés al público en general.

En cuanto a la página web del Archivo, se han creado tres nuevas páginas y se han publicado 14 nuevos documentos, la mayor parte de ellos relacionados con las iniciativas anteriores.

Agradecemos aquí la inestimable colaboración de la Unidad de Publicaciones y de la Sección de Comunicación sin cuya ayuda no hubiera sido posible.

Formación continua Dentro de las acciones establecidas en desarrollo del Plan Estratégico se estableció la necesidad de mejorar la capacitación, concienciación y formación en gestión de documentos y archivos, especialmente electrónicos.

La Sección ha promovido la realización de una acción formativa en la UPNA durante 2017:

- Reingeniería documental para la tramitación electrónica.

https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=6030106



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Curso cuyo objetivo era conocer una metodología, la Administrative Process Study (APS) para analizar, identificar y proponer mejoras en la tramitación administrativa, suprimiendo cargas burocráticas a los usuarios y agilizando los trámites internos de la Universidad. La metodología sirve para mejorar los circuitos administrativos desde el rediseño de su sustrato documental, enfoque que se considera mucho más eficiente para resolver los procesos de gestión y su adecuación a la tecnología actual disponible.

El curso fue propuesto al Servicio de Recursos Humanos para su inclusión dentro del Plan de Formación de la UPNA en 2017.

El curso, de 20 horas de duración, se realizó del 19 al 22 de septiembre de 2016 y asistieron 25 personas, de las cuales 6 forman parte de la Sección. El curso fue impartido por Joan Carles Faus Mascarell, técnico de procesos y del Archivo Municipal Administrativo del Ayuntamiento de Gandía.

Otras acciones formativas que han realizado personas de la Sección son:

- La difusión cultural de los archivos: una dimensión transversal. Asociación de Archiveros de Navarra y Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra (SAPD). 3 personas.

- Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las AAPP. INAP. 1 persona. - Jornada FNMT sobre la Firma Electronica y Certificados Digitales. Gobierno de Navarra. 1

persona. - Requisitos para la certificación de un sistema de gestión para documentos: la norma ISO

30301. Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra (SAPD). 4 personas.

- Normalizar la descripción en archivos: Últimos proyectos y agentes responsables. (SAPD). 4 personas.

- Herramientas para crear exposiciones digitales. Universidad Pública de Navarra. 1 persona.

- Adobe Acrobat Pro 11 (on line). INAP. 1 persona. - Formación aplicación ODILO A3W-AE UPNA. Videoconferencia-presencial. Odilo /

Universidad Pública de Navarra. Toda la Sección. - Buenas prácticas en el ámbito de la informática. UPNA. 1 persona. - Formación sobre la plataforma ALSIGM 4 QUIJOTE. Diputación de Ciudad Real. 1

persona.

Entre el 21 y 23 de junio de 2017 asistió una persona, en A Coruña, a las XXIII Jornadas de Archivos Universitarios El Archivo Electrónico en la Administración Digital organizadas por la Universidad de A Coruña y la Conferencia de Archiveros Universitarios.

Carta de Servicios Se realizó la revisión anual de la Carta de Servicios, de sus contenidos y del cumplimiento de los compromisos adquiridos en ella.



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Soporte y asesoramiento a unidades administrativas La Sección da soporte y asesoramiento a las unidades administrativas en lo referente a los servicios que presta y a la gestión documental que se realiza en las propias oficinas: clasificación documental, transferencias, normas de conservación, servicio de destrucción, organización, etc. Durante 2016 se han recibido 32 consultas de este tipo.

Existe un módulo de registro de entrada y salida, en la aplicación Odilo A3W, puesto a disposición de las unidades administrativas. Este módulo facilita el control administrativo de los documentos recibidos o expedidos por su unidad, a los responsables de las oficinas. El Archivo General ha atendido 33 consultas referentes al uso de este módulo.

Por lo tanto, el total de consultas de soporte y asesoramiento atendidas ha sido de 65.



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3. Proyectos

El año 2016 la Universidad Pública de Navarra aprobó su IV Plan Estratégico. En 2017 la Sección ha trabajado principalmente para conseguir los objetivos, acciones y metas establecidos en dicho Plan.

Implantación Norma UNE ISO 30301 Este proyecto corresponde al Objetivo nº 1 del Plan: Obtener la Certificación en la Norma UNE ISO 30301 Sistemas de Gestión de Documentos.

Este año teníamos previsto ejecutar las actuaciones necesarias para cumplir los requisitos de la norma. El punto de partida era la preevaluación de cumplimiento por la Sección de GDyA de los requisitos de la norma UNE ISO 30301 realizada en 2016. Se ha avanzado sustancialmente en la consecución de este objetivo pero no se ha llegado todavía al cumplimiento del 85 % de de los requisitos. Varios han sido los motivos: en primer lugar la complejidad encontrada para interpretar correctamente los requerimientos de la norma y su ejecución; en segundo lugar, la exigencia en horas de trabajo necesarias ha sido mayor de la prevista; en tercer lugar, la dedicación necesaria a otros proyectos relacionados con la Administración Electrónica han dificultado la dedicación del tiempo necesario a este proyecto. No obstante, el avance ha sido sobre todo cualitativo, especialmente en cuanto a la compresión de requisitos y acciones necesarias para cumplirlos que esperamos se visualicen en 2018.

Adhesión de la UPNA a la Declaración Universal de los Archivos De acuerdo al Objetivo 2: Mejorar la capacitación, concienciación y formación en gestión de documentos y archivos, especialmente electrónicos, en lo referente a concienciación, así como con el Objetivo 3: Mejorar el conocimiento de la sociedad de las actuaciones de la UPNA en lo referente a gestión de documentos y de su archivo la Sección impulsó la adhesión de la Universidad Pública de Navarra a la Declaración Universal de los Archivos.

La Declaración Universal sobre los Archivos (DUA) fue elaborada y aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en el año 2010 y la UNESCO, la hizo suya en 2011. El objetivo de la declaración es reconocer el papel clave de los archivos, tanto en la transparencia administrativa y en la rendición de cuentas democrática, como en la preservación de la memoria social colectiva, y en la investigación histórica.

El 4 de julio de 2017 se acordó por el Consejo de Gobierno la adhesión a la DUA. La UPNA ha sido la primera institución en Navarra en hacerlo y se comunicó esta iniciativa a otras instituciones de Navarra para su promoción.

La Sección de Comunicación difundió a las redes sociales y a los medios de comunicación esta iniciativa pionera en Navarra.



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Actualización de la aplicación Odilo A3W a Odilo A3W-AE Una de la acciones previstas dentro del Objetivo 4 Garantizar la creación, control gestión y conservación de documentos electrónicos fidedignos, conforme a lo establecido en la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la UPNA y su desarrollo es la de implantar la herramienta de Archivo Electrónico (fases de vigencia y conservación permanente de documentos) y garantizar su interoperabilidad con aplicaciones que gestionen documentos en fase de tramitación.

Por ello, uno de los principales proyectos desarrollados en 2017 es la actualización de la aplicación Odilo A3W v.2 de gestión de archivo físico a la aplicación Odilo A3W-AE v.5. Es uno de los proyectos al que más esfuerzo se está dedicando dado su relevancia estratégica y en la que hay que destacar el peso de trabajo realizado por la Sección de Servicios Corporativos del Servicio de Informática y agradecer su implicación.

Este cambio era necesario por obsolescencia tecnológica de la versión 2 y porque la versión 5 incorpora un módulo de Administración Electrónica (AE) que permite el ingreso de expedientes electrónicos en la aplicación por medio de paquetes SIP (modelo OAIS) que cumplen con los requisitos establecidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad (metadatos, formatos, firmas, etc.). De esta manera se pretende contar con el primero de los elementos del Archivo Electrónico Único, que permita gestionar la documentación electrónica en fase semiactiva de la Universidad una vez terminada la fase de tramitación de los expedientes electrónicos.

Por otro lado, la aplicación incluye mejoras para la gestión del archivo de los expedientes físicos. Esto permitirá gestionar con una única aplicación, además de la documentación física en papel, la documentación electrónica, aplicando los procesos de gestión documental y archivo a ambas, independientemente de la naturaleza de los documentos y expedientes.

La versión 5 se puso en producción en diciembre de 2017 y se instaló una versión más avanzada en preproducción con el módulo de Archivo Electrónico para hacer pruebas e ir avanzando en 2018.

Paralelamente se está impulsando y trabajando para que desde SIGEM se generen los denominados paquetes SIP que permitan ser ingestados por Odilo.

Esquema de metadatos de gestión documental de la UPNA Otro aspecto sobre el que se ha trabajado ha sido en la actualización del Esquema de Metadatos de la UPNA para adaptalo a la versión 2.0 del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) publicada en 2016 por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. También es necesario analizar su implementación real tanto en las herramientas de tramitación como en las de Archivo Electrónico.

En 2017 se ha realizado el Esquema de Metadatos UPNA v.0 y se ha definido cuáles de ellos es necesario capturar durante la tramitación de expedientes (actualmente en la herramienta



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ALSIGM) y cuáles de ellos se capturarán posteriormente, una vez concluída su tramitación y transferidos al Archivo Electrónico.

También se ha trabajado en el análisis de qué metadatos de gestión documental captura ALSIGM durante la tramitación y cuáles no. En este último caso se está analizando qué actuaciones hay que realizar para garantizar su captura.

Pruebas de creación de expedientes y documentos ENI con la aplicación GInSide InSide es una aplicación desarrollada por el MINHAP https://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside#.WxfAB3q3V-4 que cumple los requisitos para que los documentos y expedientes electrónicos puedan almacenarse y/o obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), esquema que establece las normas básicas para el intercambio y almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos. Se considera el paso previo al archivado definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero.

InSide se presta en dos modos distintos, para su uso por parte de cualquier administración, InSide y G-InSide. G-Inside (Generador de Inside). La UPNA se ha adherido al Convenio firmado por el MINHAP y la CRUE que ha permitido disponer de G-InSide. Esta aplicación es “la puesta a disposición de una batería de servicios Web en la nube SARA para validar y generar documentos y expedientes en base al ENI, generación de documentos PDF de visualización del documento y expediente electrónicos. G-Inside no almacena nada, sólo se puede usar como modo de conversión a documentos y expedientes electrónicos para su almacenamiento en otro sistema. Permite el uso de los servicios para la validación sintáctica de los documentos y expedientes electrónicos”.

El módulo de Administración Electrónica de Odilo A3W-AE permite la ingesta de Paquetes de Información de Transferencia PIT (Submission Information Package SIP) que estén conformados en base al ENI.

El objeto de las pruebas era poder generar estos paquetes de prueba para poder hacer ingestas y testearlos con Odilo. Se crearon varios paquetes que están sirviendo de pruebas y testeo en 2018 con la aplicación Odilo. Se trata de un paso necesario para la futura integración de las aplicaciones tramitación de expedientes con el Archivo Electrónico.

Prueba piloto de la metodología Administrative Process Study APS en el rediseño y automatización de procedimientos de la UPNA Una vez realizado el curso de Reingeniería documental para la tramitación electrónica mencionado anteriormente, la UPNA decidió hacer una Prueba piloto para testear la metodología que se dio a conocer en el curso, la Administrative Process Study (APS). Esta prueba se desarrollaría mediante un curso práctico aplicado al rediseño funcional de 4 procesos administrativos de la UPNA con la APS.

https://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside#.WxfAB3q3V-4



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La finalidad era contrastar una metodología que aporte de forma sistemática una mayor eficiencia y seguridad en la producción administrativa, generación y disposición de expedientes válidos, y coadyuve a la automatización de procedimientos de forma óptima y sostenible en entornos y sistemas de información electrónicos. Una vez realizada la Prueba piloto, se procedería a valorar los resultados, con el objeto de establecer si la metodología APS se establecía como metodología corporativa para el rediseño y mejora de procedimientos de la UPNA. Los procedimientos elegidos fueron:

• Modificación de matrícula por parte del alumnado • Contratación de profesorado no permanente • Solicitud de permanencia en los estudios de Grado y Máster • Ayudas a estudiantes con dificultades económicas

La UPNA designó un equipo de trabajo para realizar las tareas técnicas de análisis y rediseño de procedimientos con la metodología APS. El equipo se compone de dos Técnicas de la Sección y dos Técnicas del Servicio de Organización, Calidad y Procesos. El equipo está acompañado/tutorizado de forma presencial y on line por el consultor que impartió el curso de la metodología APS.

La Coordinación técnica corresponde a la Secretaría General y por su designación el Jefe de la Sección ha ejercido las labores operativas de coordinación.

El proyecto comenzó en noviembre de 2017 y se concluirá en el primer cuatrimestre de 2018.

En noviembre, a lo largo de cuatro días, se realizaron sesiones intensivas de entrevistas a directivos y responsables administrativos, con la orientación presencial del profesor APS. Se realizó una formación básica de aplicación de la técnica a la realidad de los procesos UPNA, y se consensuaron las pautas de trabajo. En diciembre se comenzó a redactar el análisis y diagnóstico de la situación partida, ya que la metodología APS se fundamenta en el análisis y conocimiento real de la operativa y forma de procedimentar los circuitos administrativos, de abajo a arriba.

Archivo fotográfico El Archivo Fotográfico es un proyecto que comenzó en el año 2010 en colaboración con el Servicio de Comunicación. El objetivo planteado era unificar en una sola herramienta, Odilo A3W, todos los reportajes del Servicio de Comunicación y describirlos con criterios homogéneos basados en la norma SEPIADES.

La actual Sección de Comunicación se encarga de organizar, renombrar y describir los reportajes que se producen anualmente. Además, se encarga de este trabajo de forma retrospectiva para los reportajes digitales producidos desde el año 2010.



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El Archivo General, por su parte, se encarga de organizar, renombrar y describir los reportajes digitales hasta el año 2009 y todos los reportajes en papel existentes que se han digitalizado. También corresponde al Archivo General la carga en Odilo A3W de los reportajes.

En 2016 se cambió la estrategia descriptiva con respecto al Archivo Fotográfico. Se decidió realizar la carga de todos los reportajes existentes y el volcado de la descripción básica existente de los mismos en diversas bases de datos. El objetivo era disponer en el menor tiempo posible de todos los reportajes en una sóla herramienta y, al menos, con una descripción básica. En el año 2017 el Archivo General ha organizado, renombrado, cargado en Odilo 3.818 reportajes digitales correspondientes a 2008-2009. Tras un trabajo de preparación previo en Excel, se han volcado sus descripciones.

El Archivo Fotográfico ha mostrado su gran utilidad con motivo de la celebración del 30 aniversario de la UPNA ya que ha posibilitado a la Sección de Comunicación la localización de fotografías históricas que se utilizaron en la web institucional del aniversario.

Archivo de la Fundación Jaime Brunet Este proyecto se enmarca dentro del Objetivo 7: Impulsar la correcta gestión y conservación de los documentos por las personas físicas o jurídicas a las que la UPNA ha delegado, contratado actividades o en las que participe mayoritariamente.

En 2017 se analizó el estado del Archivo de la Fundación Jaime Brunet. En consecuencia, se hizo una propuesta de actuación con respecto a la gestión de la documentación de la fundación, materializada en un Convenio para el tratamiento archivístico del fondo documental de la Fundación Jaime Brunet por la Universidad Pública de Navarra. El Convenio se firmó en febrero de 2018 y ya han comenzado las actuaciones previstas en el mismo.

4. Alianzas externas y colaboraciones Desde mayo de 2016, el Archivo de la UPNA forma parte del Grupo de Trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU). En junio de 2017 se presentó en A Coruña, en las XXIII Jornadas de Archivos Universitarios, los resultados del trabajo del Grupo, la versión 2 del Esquema de Metadatos CAU. Este trabajo ha servido también a la Sección como experiencia a la hora de definir el Esquema de Metadatos UPNA.

sección de gestión de documentos y archivo gen eral€¦ · técnicas p.b (archivos), 1 jefa de...

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