sebutharga document elektronik yang complete 2

BAHAGIAN 1

KENYATAAN TAWARAN SEBUT HARGA

LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN

Tawaran adalah dipelawa daripada syarikat-syarikat BUMIPUTERA yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan Malaysia di bawah Kod Bidang: 210104 (Software Product and Services)

&

210103 (Software-supply all computer software, operating system,

database, Off-the-Shelf packages including maintenance)

bagi perkhidmatan:-MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI DAN MENTAULIAH SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK DI LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

No. Sebut Harga :

Penyebut Harga yang ingin menyertai sebut harga ini boleh mendapatkan Dokumen Sebut Harga tersebut secara percuma di tempat, pada waktu dan tarikh seperti berikut:KOD BIDANGPENGAMBILAN DOKUMENTUTUP TAWARAN

210104&

210103 ( sebelum 12.00 tgh )

Pembekal-pembekal yang ingin menyertai sebut harga ini adalah dikehendaki membawa :

i) Sijil asal dan salinan Sijil Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian

Kewangan bagi Kod Bidang yang tersebut; dan

ii) Sijil asal dan salinan Sijil Pengesahan Taraf Bumiputera dengan

Kementerian Kewangan.ARAHAN UNTUK PENYEBUTHARGA1. FAMA dengan ini, menjemput penyebut harga-penyebut harga yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan untuk perkara-perkara berikut:MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI DAN MENTAULIAH SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK DI LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

2. Syarat Am

Penyertaan penyebut harga mestilah memenuhi syarat-syarat dan peraturan-peraturan sebut harga seperti dibawah ini.

2.1Cara melengkapkan dokumen sebutharga

i) Penyediaan sebut harga kontraktor adalah dikehendaki mengisi dengan dakwat segala maklumat berikut dengan sepenuhnya :-

a) Harga dan tandatangan kontraktor di Ringkasan Sebut harga.

b) Harga, tempoh dan tandatangan dalam Borang sebut Harga

c) Senarai Kerja dalam tangan

d) Jadual Kadar Harga Lampiran C

e) Butir-butir Spesifikasi (jika ada)

Jika berlaku kesilapan dalam mengisi maklumat-maklumat di atas kontraktor hendaklah menandatangai ringkas semua pembetulan.

ii) Penyerahan Dokumen Sebut Hargaa) Dokumen Sebut Harga yang telah diisi dengan lengkap hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat berlakri yang dicatatkan dengan bilangan sebutharga ............. serta tajuk sebutharga dan hendaklah dimasukkan ke dalam peti sebut harga pada masa dan tempat yang ditetapkan dalam notis Sebut Harga.b) Jika Dokumen Sebut Harga tidak diserahkan dengan tangan, Penyebut Harga hendaklah menghantar Dokumen tersebut dengan pos supaya tiba pada atau sebelum masa dan di tempat yang ditetapkan.c) Sebut harga yang diserahkan selepas masa yang ditetapkan, berbangkit dari sebarang sebab, tidak akan dipertimbangkan.d) Sekiranya terdapat maklumat dalam Dokumen Sebut Harga yang tidak jelas atau bercangggah, Kontraktor boleh menghubungi pegawai inden untuk penjelasan lanjut.iii) Tempoh Siap Kerja kerja ini hendaklah disiapkan dalam tempoh tidak melebihi 6 minggu.iv) Perbelanjaan penyediaan sebut harga Semua perbelanjaan bagi penyediaan sebut harga ini hendaklah ditanggung oleh Penyebutharga sendiri.

v) Tempoh Sah Sebut Harga

Sebut harga ini sah selama sembilan puluh (90) hari dari tarikh tutup sebut harga. Penyebut harga tidak boleh menarik balik sebut harganya sebelum tamat tempoh sah sebut harga. Tindakan tatatertib akan diambil sekiranya penyebut harga menarik balik sebut harganya sebelum tamat sah sebut harga.

vi) Boleh menggunakan Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris sahaja untuk memberi maklumat atau menjawab soalan-soalan sebutharga di semua Bahagian Sebutharga.

vii) Penyebutharga mestilah memenuhi keperluan-keperluan di BAHAGIAN III.

viii) FAMA tidak akan bertanggungjawab di atas segala perbelanjaan yang ditanggung oleh penyebut harga dalam penyediaan dan penghantaran sebutharga tersebut.

3. Penerimaan Sebut harga

i) FAMA akan mengeluarkan notis kepada penyebut harga yang berjaya.

ii) Notis tersebut boleh berbentuk keperluan penambahan atau

perubahan syarat kepada maklumat yang terdapat di dalam dokumen sebutharga. Walau bagaimanapun penyebut harga tidak boleh dianggap telah berjaya di dalam sebutharga tersebut sehinggalah penyebut harga tersebut menjawab secara bertulis untuk menerima segala penambahan atau perubahan yang telah ditentukan.iii) Setelah persetujuan diterima, maka terjadilah satu ikatan

kontrak di antara pihak FAMA dan penyebutharga melalui syarat-syarat dan peraturan-peraturan yang telah ditentukan (termasuklah penambahan dan perubahan yang telah dipersetujui bersama) dan tidak ada perjanjian lain atau syarat-syarat lain yang boleh dikaitkan dengan kontrak tersebut.

iv) FAMA tidak akan terikat dengan penyebut harga yang menawarkan harga termurah atau mana-mana penyebut harga. Keputusan penyebut harga yang berjaya adalah muktamad dan segala surat-menyurat atau pertanyaan tentang keputusan tersebut tidak akan dilayan.

v) Sekiranya penyebut harga tidak menerima apa-apa jawapan dari pihak FAMA, maka dengan sendirinya penyebut harga dianggap sebagai tidak berjaya dalam sebutharga ini.

4.Kertas cadangan sebut harga perlu dikembalikan kepada FAMA terbahagi kepada dua (2) bahagian iaitu :-

MAKLUMAT KEWANGAN :-

a) Maklumat Terperinci Penyebut harga

b) Senarai Semakan di Lampiran B

c) Maklumat Harga di Lampiran C ,

d) Lampiran D, Lampiran A4 dan Jadual Hargae) Surat pendaftaran dengan Kementerian Kewangan Malaysia

f) Surat dari kilang pengeluar mengenai kesahihan penyebut harga sebagai wakil penjual/pembekal tunggal bagi peralatan yang dicadangkan.

g) Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank bagi Tiga (3) Bulan Terakhir.MAKLUMAT TEKNIKAL :-

a) Sila jawab ruang yang berkaitan di BAHAGIAN IIIb) Lampiran A3, A4, A5, Lampiran E dan F c) Senarai perisian selaras dengan harga yang dicadangkan

d) Maklumat lengkap teknikal bagi perisian yang dicadangkan

e) Maklumat lain yang perlu disertakan bersama sebut harga.

Setiap set (KEWANGAN DAN TEKNIKAL) perlulah dimasukkan ke dalam dua sampul surat berasingan (sealed) dengan menandakan KEWANGAN dan TEKNIKAL. Kedua-dua sampul surat tersebut perlulah dimasukkan ke dalam satu sampul surat yang lain yang lebih besar dan di sealed serta mencatitkan perkataan No. Spesifikasi Sebutharga :

tanpa menunjukkan identiti penyebut harga sebenar.

Semua dokumen sebutharga mestilah dihantar sendiri atau melalui pos ke alamat berikut:

Ibu Pejabat FAMA,

Bangunan FAMA POINT,Lot 17304, Jalan Persiaran Satu,

Bandar Baru Selayang,

68100 Batu Caves,Selangor.

(U/P : Cawangan Pentadbiran & Hartanah)

tidak lewat dari 12:00 tengahari : Sampul surat mestilah ditandakan dengan: No. spesifikasi Sebutharga :

Apa jua kertas cadangan yang diterima selepas masa di atas tidak akan dilayan.SYARAT-SYARAT TEKNIKAL1.0 Menjawab Soalan

1.1 Penyebut harga diperlukan menjawab semua soalan seperti yang tersenarai di BAHAGIAN III. Penyebut harga mestilah menjawab soalan dengan betul dan tepat terutama jika ia melibatkan kaitan dengan bahagian-bahagian lain. 1.2 Penyebutharga perlu menandakan () untuk ruangan Jadual Pematuhan Spesifikasi dalam Bahagian III

1.3 Penyebutharga juga hendaklah menyatakan kerja-kerja installasi yang perlu dilakukan.1.4 FAMA tidak terikat untuk menerima harga terendah atau dari mana-mana sebutharga yang diterima dan juga mempunyai hak untuk menerima hanya sebahagian sahaja daripada tender.1.5 Penyebutharga yang tidak mengikut mana-mana syarat sebutharga dari apa jua aspek akan ditolak oleh FAMA.

2.0 KontrakPenyebutharga yang berjaya perlulah menandatangani kontrak dengan FAMA untuk MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI DAN MENTAULIAH SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK DI LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

2.1 Penyebutharga yang berjaya mestilah menjalankan kerja-kerja kontrak atas risiko sendiri mengikut syarat-syarat, spesifikasi dan jadual-jadual yang telah ditetapkan serta mestilah mematuhi undang-undang samada dalam atau luar Negara.3.0Jadual Pembayaran

3.1Pembayaran akan dibuat sepenuhnya dengan syarat system

tersebut telah berjalan dengan sempurnanya.

3.2Walaubagaimanapun, jadual pembayaran ini boleh berubah

mengikut kehendak FAMA.

BAHAGIAN III

MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI DAN MENTAULIAH SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK DI LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

BILPERKARADETAIlCATATAN

1SPESIFIKASI Rujuk Bahagian III

2JADUAL PEMATUHANLampiran A2

3JADUAL PEMATUHAN PENGURUSAN PERALIHAN (TRANSITION

MANAGEMENT)Lampiran A3

4JADUAL PEMATUHAN SYARAT JIKA DIPILIHLampiran A4

5TEMPOH SIAP (NYATAKAN)3 bulan

6PENGALAMAN PENYEBUT HARGA DALAM PEMBANGUNAN SISTEM REKOD ELEKTRONIK Lampiran A

7SENARAI STAF DAN PENGALAMANLampiran A5

8TEMPOH JAMINAN (MINIMUM 6 BULAN) NYATAKAN

BAHAGIAN III

MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI DAN MENTAULIAH SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK DI LEMBAGA PEMASARAN PERTANIAN PERSEKUTUAN (FAMA)

NoLesen Kuantiti

1DEPLOYMENT

Planning & Requirement Study

Software Installation & Configuration

System Setup, web interface documentation & Training

2 weeks onsite support, 1 year support & warranty50 user

* Pembekal perlu memberikan version terkini semasa installasi

2DOCUMENT MODULE

Scanning, Search & retrieval, index or text searching

Creation, revision, import, email, discussion, audit trails, access right, document category, viewing, retaintion

3PHYSICAL FILE MANAGEMENT

Reservation, borrowing

Check in/check out

3Latihan Teknikal & Administration10 User

4Latihan Software untuk End User50 User

Lampiran A2JADUAL PEMATUHAN SPESIFIKASI Penyebutharga perlu menandakan () di ruangan dibawah. Dokumen penyembutharga adalah ditolak jika tidak menandakan salah satu daripada jawapan comply dibawahNO.PERKARACOMPLYCATATAN

YATIDAK

1GENERAL REQUIREMENTS

1.1Web-based application:

Able to support all web browser such as Microsoft IE, Firebox, Google Chrome

1.2Integration with OpenOffice and Microsoft Office. Launch OpenOffice and Microsoft Office within proposed application

1.3Provide unlimited license for search and viewing

1.4Support multi platform for server deployment and client deployment; Microsoft Window, Linux, Macintosh, Android

1.5Support mobile edition for android and IOS.

1.6The proposed system also must comply with National Standard Compliance:o MS 2223 International Standard Compliance: o International Standard - ISO 15489, Information and Documentation Records Management

1.7To provide Malaysian product that locally developed by Malaysian company and expertise. The product must not rely on third party engine.

1.8All in one application including document acquisition, scanning, creation, indexing, viewing

1.9Ability to support versioning features to track and document revisions made to the document.

1.10Ability to have its own image viewer for different image file formats that is required ensuring smooth operation of the integrated systems.

1.11Ability to support replicating images at remote sites for speedier retrieval.

1.12Ability to support multi languages such as, English and Bahasa Malaysia.

1.13Ability to support image editing operations such as, page insertion, deletion merge/split pages, etc.

1.14Ability to support Print, Email, Internal Messaging and Fax of documents.

1.15Ability to import other various standard content file types such as, doc, xls, pdf, etc. and launching appropriate viewers to support the retrieval.

1.16Ability to import audio content files such as, MP3, wav, etc. and launching appropriate media viewers for retrieval.

1.17Ability to import video content files (wma, mpeg4, avi, real video, etc. and launching appropriate media viewers for retrieval.

1.18Ability to set up imaging workstations in each department and/or building, allowing decentralized scanning and indexing.

1.9Ability to track physical location of documents and related retention schedule.

1.20Provide lifetime licenses. User only needed to subscribe maintenance services for 3 year after deployment

1.21Provide unlimited application type for import/upload process

1.22The application able to support Apache Tomcat, Jboss Web Server, Jboss Application Server and other OpenSource application server

NOPERKARACOMPLYCATATAN

2DOCUMENT SCANNING FEATURESYATIDAK

2.1Ability to support any scanner available in the market.

2.2Ability to support large volume scanning.

2.3Ability to employ Optical Character Recognition (OCR) technology at scan time to populate index values from a full page OCR scans.

2.4Support temporarily storing the scanned images locally before uploading to the central server.

2.5Ability to check the quality of the scanned image and make corrections/adjustments to improve the quality of the scanned image.

2.6Ability to support quick scanning and indexing of bulk documents. Scanning through browser plug-in.

2.7Ability to support automatic cropping / masking of whole/any part of the document. This ability should be user defined.

2.9Ability to scan multiple pages into batches for auto/manual processing.

2.10Ability to provide for Compression of scanned image files in standard formats such as, TIF, jpeg, gif, PDF, etc.


3ARCHIVAL AND VIEWING OF ELECTRONIC DOCUMENTYATIDAK

3.1Ability to support categorization of documents such outgoing letter, incoming letter, circular, meeting minutes and other

3.2Ability to link cross-related documents like application form, agreement, reply sent etc.

3.3Ability to provide search facility so that users are able to search the documents to be linked.

3.4Ability to provide facility of putting text, graphic and image annotations with features like highlighting, marking text, underlining, image stamps, etc. on document pages.

3.5Ability to support automatic stamping of annotations with user name, date and time of putting annotations. The system shall store annotations as separate file and at no time, the original image shall be changed. The system shall provide facility of taking print outs with or without annotations.

3.6Ability to facilitate zoom-in/zoom-out, zoom percentage and Zoom lens to zoom in on a part of image and other image operations like invert, rotate etc.

3.7Ability to support for thumbnails on image documents and viewing.

3.8Ability to support taking print outs with or without annotations.


4INDEXINGYATIDAK

4.1Ability to allow users to customize database and indexing parameters (e.g. users can create index fields based on customer name, customer number.

4.2Ability to allow documents to be moved from one folder to another and re-indexed without re-scanning.

4.3Ability to provide for index processing to be performed while other stations are actively searching, viewing, scanning and editing.

4.4Ability to provide facility to set particular fields as mandatory or unique.

4.5Ability to provide for multiple indexes for different types of documents.

4.6Ability to provide for user-defined indexes for easy search and retrieval of files and folders.

4.7Ability to provide facility to add keywords with documents to act as quick reference for the documents.


5SEARCH AND RETRIEVALYATIDAK

5.1Ability to support searching of text documents based on user-input character strings, keywords, etc.

5.2Ability to retrieve documents by document title, classification, type, address, customer name, number, or any other user-defined index value.

5.3Ability to support search queries using Boolean operators (e.g. AND, OR and NOT, wildcard) and fuzzy text search.

5.4Upon completion of search, immediately to display all selected images and support quick navigation through documents.

5.5Ability to allow user to configure search criteria.

5.6Ability to export results to excel or any other format defined by user.

5.7Provide Saved Search feature. If yes, please elaborate.


6DOCUMENT HANDLINGYATIDAK

6.1Ability to use drag and drop interface for move, copy, and delete functions.

6.2Ability to drag and drop multiple documents.

6.3Ability to allow context menus to provide quick access to common actions/functions.

6.4Ability to support web-based multi-file upload and download.

6.5Associated content of multi-level such as, parent, child, peer, forms, projects, etc.

6.6Ability to parameterize record retention rules.

6.7Ability to configure document states such as draft, approval, final

6.8Checking-in/out documents The user shall be able to check-in and check-out electronic documents.

6.9Provide floating folder functionality

6.10Provide incoming and outgoing mail recording

6.11Support collaborative document editing at same time


7INTERFACES / INETGRATIONSYATIDAK

7.1Capability to interface/integrate with agencies host systems.


8SECURITY FEATURESYATIDAK

8.1Support Single sign-on (SSO) to the system by user ID and password based.

8.2Logging all activities performed in the system. Provide audit trailing, tracking and log viewer.

8.3Ability to define the system rights as per the role hierarchy.

8.4Ability to define clear ownership of data.For example, only authorized user can access and view to a specific file/document/record.

8.5Multiple access right definition starting organisation level, files, group of user, document, individual

8.6Support soft encryption and hardware encryption


9REPORTYATIDAK

9.1Generate extensive reports and audit trail such as report on total records scanned along with associated indexes, records exported or not exported.

9.2Ability to provide system usage/audit-style reports. For example, provide report showing which user ID accessed what records and when.


10DOCUMENT RETENTION POLICY AND PROCESS.YATIDAK

10.1Ability to simplify retention and purging process using business rules defined by KT as per statutory requirements (set as parameter).


11OTHER REQUIREMENTSYATIDAK

11.1Ability to support databases such as, Oracle, SQL etc. Please elaborate the database used and whether it support single or multiple databases.

11.2Ability to store document in a centralized server.

11.3Ability to support image processing libraries that support image enhancements and other imaging features like compression and extraction etc.

11.4Ability to support open standards and have API support for data import and export.

Lampiran A3

JADUAL PEMATUHAN PENGURUSAN PERALIHAN (TRANSITION MANAGEMENT)

No.BUTIRANKEUTAMAAN (M/O)PEMATUHAN (Y/T)CADANGAN/KETERANGAN

1Latihan dan Pemindahan Teknologi

Pembekal perlu menyediakan latihan yang komprehensif dan pelan pemindahan teknologi bagi memastikan pengguna akhir dan kakitangan teknikal berupaya menggunakan dan menyelenggara portal baru.

1.1Latihan untuk Pengguna Sistem

a.Penyebutharga perlu menyediakan pelan latihan kepada semua pengguna yang terlibat di dalam penggunaan sistem - (mengikut lisen yang dibeli)M

1.2Latihan Teknikal dan Pemindahan Teknologi

a.Latihan teknikal yang disediakan mestilah daripada pembekal utama (principal vendor)M

b.Penyebutharga perlu menyediakan pelan pemindahan teknologi bagi memudahkan kakitangan teknikal FAMA dalam mengendalikan sistem yang dicadangkan. Pelan pemindahan teknologi ini perlu meliputi perkara-perkara berikut :-M

i. Latihan - Admin 5 orang

1.3Lain-lain cadangan sekiranya ada.

2Dokumentasi dan Manual

a.Pembekal perlu menyediakan dokumentasi dan manual dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang lengkap bagi portal ini dalam 3 salinan. Dokumentasi minimum yang perlu disediakan oleh pembekal adalah seperti berikut :-

M

* Manual untuk Administrator

* Manual untuk Pengguna

* Flow Chart

* UAT

* FAT

Lampiran A4

JADUAL PEMATUHAN SYARAT-SYARAT JIKA DIPILIH

BILPERNYATAAN YANG PERLU DIFAHAMI, DIPERSETUJUI DAN DIPENUHIYATIDAKCADANGAN/KETERANGAN

1Pembekal dikehendaki menandatangani Surat Setuju Terima dan perjanjian kontrak berasaskan spesifikasi Sebut Harga dan rundingan antara kedua-dua pihak (jika ada) bagi memastikan kelancaran projek

2Memberi tempoh jaminan selama minimum 6 bulan. (nyatakan)

3Pembayaran akan dibuat mengikut kemajuan fasa dan deliverables yang diserahkan

Lampiran A5FORM C REKOD PENGALAMAN

PENGALAMAN PENYEBUT HARGA DALAM MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI DAN MENTAULIAH SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK (3 TAHUN TERKINI)TAHUN LOKASI & ALAMAT KLIENNAMA SISTEMNAMA & JAWATAN PEGAWAI YG DIHUBUNGI & NO. TELEFONKOS

Lampiran A6FORM E KAKITANGAN TEKNIKAL(Detail kakitangan teknikal semasa sebutharga)

NAMA & NO IC.UMURKELAYAKAN AKADEMIK /PROFESIONALTAHUN KELAYAKANJAWATAN & TUGAS SEKARANGPENGALAMAN KERJA

.

* A Copy of EPF statement A for every staff for the last month of contribution shall be submitted

**A copy of certificate of qualification or membership of Professional Bodies shall be submitted.

Page 7Page 18 of 23

Page 17 of 23

sebutharga document elektronik yang complete 2

Documents