séance d’information sur la lean academy à l'ifa
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Lean Academy
Session d’info19 juin 2014
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Programme
• Lean Management• Lean Academy• Un candidat-projet Lean idéal• Le trajet de formation• Lean continues• Timing• Questions
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Lean Management
• Opter pour l’ Excellence Opérationnellevia la philosophie Lean,c.à.d.: répondre aux attentes des clientsavec un minimum de moyens, sans gaspillage.
amélioration du fonctionnement et des prestations de servicesréduction des couts
• Possible grâce à:– au potentiel d’amélioration,– à la qualité du management,– à la culture du fonctionnaire qui veut bien faire les choses.
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Lean dans les processusRechercher les sources de gaspillage
OverprocessingExécuter au delà des exigences
ou des attentes, manque de standardisation
DéplacementsCirculation des documents,
Archives illogiques, …
SurproductionSur-offre de
services ou d’informations non pertinents
Transfert du travailTravail fragmenté;
travail qui peut difficilement être repris
StockPiles de dossiers, mails,
travail en cours, …
Talent inutiliséAttitude personnelle,
manque de délégation
RefaireÀ cause d’erreur d’exécution ou
d’un manque d’information
Attentesd’information,
d’autres intervenantsdans le processus,De signatures, ...
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Quels sont les challenges « Lean » pour nos organisations ? 5
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Objectifs Lean Academy
• Acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes• Mettre directement les acquis en pratique dans le
cadre d’un projet d’amélioration concret au sein de son organisation
développement des compétences ET de l’organisation !
• Partager les connaissances et les expériences• Créer un réseau intra et interdépartemental
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Avantagespour votre organisation
• La philosophie Lean est portée par l’organisation• Augmentation du niveau de la prestation de
services• Réduction des coûts• Diminution des gaspillages• Plus grande satisfaction des clients / citoyens• Plus grande implication des collaborateurs• Management participatif encouragé• Plus de plaisir dans le travail
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Caractéristiquesdu trajet de formation
• Focus sur l’applicabilité pratique• Transfert de l’acquis vers le lieu de travail• Sur mesure : parfaitement adapté aux
prestations de services et aux processus administratifs dans un contexte public
• Partage des connaissances et expériences entre les participants de différentes organisations
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Objectifs d’apprentissageA l’issue de la formation, les participants sont capables de/d’ :
• appliquer les principes de base de LEAN aux processus de travail de leur propre organisation;
• transmettre la philosophie LEAN à des tiers;• utiliser les instruments nécessaires pour réaliser des
améliorations concrètes de processus ;• estimer la résistance au changement et la gérer;• rapporter au management de leur organisation le
déroulement et les résultats d’un projet d’amélioration LEAN.
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Au cœur de Lean Academy:le projet des participants
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Exemples des projets (F/N)
• Rationalisation des coûts des analyses génétiques en criminalistique
• Acceuil téléphonique orienté client• Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm
vergunningen onderhoudspersoneel luchtvaartuigen
• Intern verloop aanwervingsproces voor statutairen optimaliseren
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• Processus clé (= client externe)• Processus de support (ICT, P&O, B&B, Log,
Admin, …)
Les 38 sujets des projets 2013
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Un candidat-projet Lean idéal
Le projet se focalise sur un processus, une chaine d’activités qui mène à un résultat concret. Pas sur un département. Pas sur un outil IT.
On y trouve un client qui a des besoins et un élément de sortie concret, tangible, que l’on peut compter.
Le processus est si possible transversal ou en tous cas, il fait intervenir différentes personnes/parties.
Le processus concerné est améliorable. Il y a donc actuellement des problèmes, que ce soit au niveau des délais, des couts, de la qualité par rapport aux attentes des clients, …
Le projet est important pour le management. Le management a identifié les domaines d’améliorations attendues. Il y a un certain volume de transactions concernées par ce processus. La solution n’existe pas encore. Le projet doit être faisable en 4 mois. Le scope est donc limité.
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RIZIV LEANteam 14 LEAN Conference 2014
Bonne pratiquecommunication interne - INAMI
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RIZIV LEANteam 15 LEAN Conference 2014
Bonne pratiquecommunication interne - INAMI
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Public cible
• Fonctionnaires des SPF, SPP, parastataux, établissements scientifiques, de la Police fédérale, de la Défense, de l’ordre judiciaire
• Profil: candidats et propositions de projets• Sélection par le top management (sponsor)
20 juin : Appel aux candidats et propositions de projets
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Profil équipe de projet
• Connaissance approfondie de son organisation• Compréhension des processus existants• Motivation• Expérience en gestion de processus, de projet
et/ou du changement (souhaitable)• Expérience en développement
de l’organisation, managementsupport et/ou contrôle interne (utile)
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Candidatureset propositions de projets
• Max. 40 projets avec 2 à 4 participants• Pas de quota • Prioritisation des participants et des projets par le top
management • Pour chaque organisation au moins 1 équipe de
projet sera admise• Fiche standard pour les candidatures et les
propositions de projets• Centralisation par le service d’encadrement P&O /
auprès du responsable de formation
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Structure du trajet
• Entretien d’intake• Lean Thinking: concepts, techniques et
instruments (2 jours)• Axé sur la pratique• Lean Administration Game• Composition des groupes en fonction du rôle
linguistique (NL ou FR)
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Structure du trajet
• Exercice pratique (1 jour + 4 x 0,5 jours)• Focus sur des projets d’amélioration Lean concrets que
les participants doivent réaliser dans leur organisation• Jour 1: Kick off projet et focus sur les ‘soft skills’• Discussion des projets en groupe (max. 4 par session)• => feed-back, coaching , intervision, apprentissage
mutuel, e-Campus : forum• Groupes faits en fonction des projets (environ 4 équipes
de projet + intéressés) => rôles linguistiques mélangés
• 2 x 2 heures de coaching individuel par équipe de projet
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Lean continues…
• Pas de “One Shot”• Développement de l’expertise Lean de
l’administration fédérale à terme, internaliser l’expertise à terme
• Réseautage• Gestion des connaissances• Len Inspiration Conference• Lean Café
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Surtout ne pas s’arrêter à trois
projets!
LEAN@FOD
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Lean continues…
• SPF Economie• Formation interne: introduction à Lean et à la
gestion des processus • La philosophie Lean sera appliquée dans le
cadre du projet de modernisation Ecochange • SPF Intérieur
• Explication au réseau interne P&O et motivation nouvelle participation du SPF
• Les participants Lean Academy 1 prendront un rôle de support dans les nouveaux projets Lean
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Planning
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Contact
• Yonca Braeckman (IFA)[email protected]
• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)[email protected]
• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)[email protected]
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