scsep manual del participante y de la agencia anfitriona

SCSEP MANUAL

del participante y de la agencia anfitriona

SCSEP fue fundado por un subsidio concedido por la Administración de Capacitación y Empleo del Departamento de Trabajo de Estados Unidos.

Copyright © 2016, AARP Foundation

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ÍNDICE

SECCIÓN UNO: Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Senior Community Service Employment Program (SCSEP) de AARP Foundation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

SECCIÓN DOS: Inicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Como participante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Responsabilidades del participante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Como supervisor de una agencia anfitriona . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Responsabilidades adicionales de una agencia anfitriona . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Restricciones de mantenimiento de esfuerzo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Beneficios de ser una agencia anfitriona . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

SECCIÓN TRES: Servicios del programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Reuniones y talleres para participantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Programa de empleo de prueba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Servicios intensivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Revisión de inscripción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

SECCIÓN CUATRO: Asignaciones de la agencia anfitriona . . . . . . . . . . . . . . .19Asignaciones de capacitación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Evaluaciones de las asignaciones de capacitación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

SECCIÓN CINCO: Información sobre seguridad y accidentes . . . . . . . . . . . .21Seguro de compensación de trabajadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21El Programa de seguridad del SCSEP de AARP Foundation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Revisión de seguridad del participante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Revisión inicial del acuerdo de la agencia anfitriona y de seguridad . . . . . . . . . 22Revisiones siguientes del acuerdo de la agencia anfitriona y de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Videos sobre seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Reporte de accidentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

SECCIÓN SEIS: Nómina y hojas de asistencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Modelo de hoja de asistencia: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Modelo de hoja de asistencia – solo para California: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Video de capacitación para el participante sobre nómina y hojas de asistencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26¿Quién les paga a los participantes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Periodos de nómina y ciclo de nómina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Salarios del participante y certificado de informes de asistencia y horas trabajadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Recibir y completar los Informes de asistencia y horas trabajadas . . . . . . . . . . . . . . . 27

Manual del participante del SCSEP y de la agencia anfitriona 1

Corregir errores en los informes de asistencia y horas trabajadas . . . . . . . . . . . . . . .30Entrega de los informes de asistencia y horas trabajadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Modelo de hoja de asistencia completada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Depósito directo de salarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Horas de trabajo, horas extras y tiempo compensatorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Ausencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Cierres de la agencia anfitriona . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

SECCIÓN SIETE: Información y políticas adicionales del programa . . . . .34Política sobre consumo de drogas en el lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Política sobre porte de armas en el lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Pausas aprobadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Tiempo fijado para las pausas aprobadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Cuándo es adecuado un periodo de descanso aprobado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Límite de 60 días para la mayoría de las pausas aprobadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Límites de duración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Política de Cese Involuntario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

1 . Cese por dejar de ser elegible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 . Cese debido a ser considerado elegible de manera incorrecta . . . . . . . . . . . . 373 . Cese por haber alcanzado el límite máximo de participación de 48 meses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384 . Cese por haber conseguido un empleo durante su inscripción en el programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385 . Cese por justa causa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

Política de reclamos y de no discriminación de AARP Foundation . . . . . . . . . . . . . . . . 44Política de no discriminación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Política de reclamos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Notificación e investigación de preocupaciones por sospechas de conducta indebida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Otras políticas y beneficios de los participantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Días feriados remunerados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Servicio de jurado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Examen físico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Membresía a AARP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Actividad política . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Normativas federales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47AARP Foundation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

2 Manual del participante del SCSEP y de la agencia anfitriona

SECCIÓN UNO: Introducción

Senior Community Service Employment Program (SCSEP) de AARP Foundation AARP Foundation lanzó el Senior Community Service Employment Program (SCSEP) hace más de 45 años para ayudar a las personas de bajos ingresos y sin empleo a ganar experiencia de capacitación en el trabajo y a encontrar un trabajo permanente. El programa asigna a adultos de 55 años o más trabajos temporales y subsidiados que les proporcionan las habilidades necesarias para hacer la transición a un empleo permanente y sin subsidio.

Con el financiamiento otorgado por la Administración de Capacitación y Empleo del Departamento de Trabajo de Estados Unidos, AARP Foundation maneja el programa SCSEP en 70 sedes ubicadas en 22 estados y en Puerto Rico. Desde la creación del programa, SCSEP de AARP Foundation ha ayudado a más de medio millón de adultos mayores a obtener capacitación laboral. Tan solo el año pasado, el programa prestó sus servicios a más de 12,000 participantes y proporcionó más de cinco millones de horas de servicio comunitario.

SCSEP ubica a cada participante (también llamado afiliado) en una asignación temporal, ya sea en una organización comunitaria sin fines de lucro o en una organización federal, estatal, de un condado o de una ciudad. Mientras trabajan para estas organizaciones, los participantes ganan el salario mínimo vigente por cada hora de capacitación que reciben. Los participantes también se benefician de las oportunidades de “Empleo de prueba” del SCSEP, que les permiten llenar puestos vacantes por dos o cuatro semanas sin ningún costo para el empleador.

Mientras están inscritos en el programa, los participantes también están en contacto con sus oficinas de proyectos SCSEP de AARP Foundation. En cada oficina, los participantes interactúan con el director de proyectos del SCSEP y con los participantes de la oficina de proyectos. Estas personas se dedican a cultivar una mejor calidad de vida para los trabajadores mayores, a través de la promoción de oportunidades que les permiten alcanzar su independencia económica.


El director de proyectos de la oficina del SCSEP está familiarizado con el mercado laboral local y con las habilidades laborales con alta demanda que existen en la comunidad . Los directores trabajan de cerca con los empleadores para comprender las calificaciones necesarias, así como los entornos laborales y las oportunidades de empleo disponibles para los trabajadores de la tercera edad . Los participantes de la oficina de proyectos son personas inscritas en el SCSEP que ayudan en las operaciones de dicha oficina como parte de su asignación laboral . Aunque no se considera a los participantes de la oficina de proyectos como empleados de AARP Foundation, ellos comprenden a cabalidad la misión del programa y las responsabilidades que conducen al éxito del proyecto .

AARP Foundation está comprometida con su misión de ayudar a las personas mayores a obtener las habilidades y confianza para mejorar sus vidas; sin embargo, con la cantidad de fondos federales disponibles para todos los estados y patrocinadores del SCSEP, solo se puede ayudar a encontrar empleo a menos del 1% de la población elegible . Esto significa que no podemos brindar nuestros servicios a todos los solicitantes interesados . AARP Foundation selecciona a los participantes otorgando prioridad a los que tienen obstáculos para encontrar un empleo y que están dispuestos a buscar un empleo sin subsidio .

La información de este manual te ayudará, como buscador de empleo o como agencia anfitriona, a comprender con claridad tus responsabilidades como socio del SCSEP y las responsabilidades que tiene el programa hacia ti . Ser consciente de estas responsabilidades ayudará tanto a los participantes como a las agencias anfitrionas a sacarle el máximo provecho al programa .

El lema de SCSEP de AARP Foundation:

“¡Tu trabajo es obtener un trabajo, nuestro trabajo es ayudarte!”


SECCIÓN DOS: Inicio

Como participanteEn primer lugar, se debe evaluar a los solicitantes para determinar su elegibilidad para la inscripción . La elegibilidad se basa en la edad, el lugar de residencia, el estatus de empleo, las directrices de ingresos establecidas por el Departamento de Trabajo y en nuestra capacidad de proporcionarte los servicios que necesitas . Es posible que no podamos ayudar a todas las personas que sean elegibles . Una vez que haya sido aceptada tu solicitud y estén completos los formularios de inscripción –que incluyen el formulario de Requisito del programa que aparece a continuación– comenzarán tus servicios en el programa . Estos servicios incluirán:

JJ asignación a una agencia anfitriona;

JJ evaluación de tus habilidades;

JJ orientación formal del programa;

JJ asistencia para establecer las metas de empleo;

JJ remisiones a oportunidades de empleo;

JJ reuniones de seguimiento, evaluaciones y revisiones para determinar tu progreso y los “próximos pasos” de tu inscripción; y

JJ ayuda para obtener asistencia de otros programas (por ejemplo, programas para personas con discapacidad o adultos mayores y grupos de veteranos) .


Responsabilidades del participante

Como participante del programa, es importante que comuniques tus actividades, preocupaciones, progreso y metas a los otros participantes de la oficina de proyectos . Solo con esta comunicación abierta podremos ayudarte completamente a lograr tus metas de empleo .

Esta comunicación debe incluir, entre otros aspectos:

1 . Cuando no puedas acudir a tu agencia anfitriona tal como estaba pautado, deberás comunicarte a tiempo con la oficina de proyectos y con el supervisor de tu agencia anfitriona .

2 . Antes de hacer cualquier cambio a tu horario laboral acordado para tu asignación, deberás notificarlo a la oficina de proyectos . (Solo tienes autorización para trabajar durante las horas programadas y aprobadas) .

3 . Debes indicarle al supervisor de tu agencia anfitriona cuáles son tus metas de empleo y le solicitarás ayuda para encontrar un trabajo permanente . Esto incluye presentar solicitudes para obtener empleos adecuados disponibles en la agencia y pedir una recomendación por escrito .

4 . Cuando solicites un empleo o asistas a una entrevista, te comunicarás con la oficina de proyectos para que puedan registrar en tu expediente tus esfuerzos de búsqueda de empleo .

5 . Te registrarás ante el servicio de empleo del estado o en un centro integral y te comunicarás con la oficina de proyectos para notificarles que completaste el proceso .

6 . Te comunicarás de inmediato con la oficina de proyectos si hay algún cambio en tus ingresos o en la cantidad de miembros de tu grupo familiar . También debes notificar a tiempo a la oficina si se producen cambios en tu información personal, como dirección, número telefónico o estado civil .

7 . Si enfrentas problemas con tu asignación de capacitación, deberes, supervisores, compañeros de trabajo o el personal, informarás de estos problemas al director de proyectos a tiempo para que se puedan resolver .

8 . Si te lesionas o te enfermas mientras desempeñas tu asignación, se lo notificarás a tiempo al director de proyectos para que se puedan resolver los inconvenientes .

9 . Es muy importante que cuando aceptes un trabajo permanente fuera del programa se lo notifiques a la oficina de proyectos de inmediato . Esto contribuye a apoyar las metas del programa, así como al financiamiento continuo para que otros se puedan beneficiar .

10 . Es posible que algunas agencias soliciten una revisión de antecedentes y evaluaciones de los participantes . Los resultados podrían afectar la asignación de un participante a una agencia anfitriona en particular .


Requisitos del programa AlsolicitarparticipaciónenelSeniorCommunityServiceEmploymentProgram(SCSEP)deAARPFoundation,entiendoque(marcacadacasillacuandosediscutaeltemaysolocolocalainicialdondecorresponda):

El objetivo del SCSEP es proporcionar capacitación laboral de tiempo parcial a los adultos mayores desempleados y de bajos ingresos que buscan un empleo mientras se preparan para obtener un empleo sin subsidio . La participación en el programa SCSEP NO es un empleo sin subsidio . Reconozco que la capacitación en una agencia anfitriona no es un trabajo y que no soy empleado de AARP Foundation ni de mi agencia anfitriona . Llenar un formulario de solicitud no significa la inscripción en el programa . La inscripción empieza el primer día de una asignación en una agencia anfitriona y no recibiré ningún pago por ninguna parte del proceso de inscripción, a menos que y hasta que haya completado mi primer día de capacitación . (Inicial )

Requisitos iniciales del programa (por favor, marca cada casilla cuando se discuta el tema)

Debotener55añosdeedadomás. Informarésobrecualquieringresoadicionalmientrasestéinscrito.

Deboestardesempleadoparaparticipar. Noharévoluntariadoenmiagenciaanfitriona. Deboserresidentedeláreadondeelprogramaprestasusservicios.

Buscarécontinuamenteunempleo.

DebotenerautorizaciónlegalparatrabajarenEE.UU.

Cooperaréconeldirectordeproyectosyconlosparticipantesdelaoficinadeproyectos.

Deboserelegibleparaparticipar,segúnmisingresos.

EntiendoqueelSCSEPnoesunprogramadeayudasocial.

Entregarédocumentosdeapoyoquedeterminenmielegibilidad.

Entiendoqueelobjetivoprincipaldeesteprogramanoesofrecerunmantenimientodeingresos.

Completaréunaevaluacióndehabilidades. Entiendoquenopuedotrabajardesdecasaenningúnmomento.

CompletaréunPlanIndividualdeEmpleo(IndividualEmploymentPlan,IEP).

Estoydeacuerdoconquedebocomportarmedeunamanerarespetuosayprofesionalmientrasestéinscritoenelprograma.

Me explicaron cada uno de estos requisitos iniciales del programa y acepto . (Inicial )

Si aún no estoy registrado, debo registrarme ante el programa de Fuerza Laboral del estado (State Workforce) en un plazo de dos semanas y entregar una prueba de mi registro a la oficina de proyectos del SCSEP . Mi registro ante el programa de Fuerza Laboral debe permanecer activo mientras esté inscrito en el SCSEP .

Si estoy inscrito, se espera que tenga asignaciones por 18 a 20 horas por semana en una agencia anfitriona . AARP Foundation tiene el derecho de hacer cambios en las horas de capacitación, beneficios y pautas con base en las limitaciones de presupuesto y otras consideraciones del programa . Por lo tanto, es posible que en ocasiones se programen asignaciones que duren más o menos de 18 a 20 horas por semana .

Si estoy inscrito, es posible que me soliciten o me requieran asistir a reuniones o capacitaciones, que haga búsquedas de empleo o que me dirija a la oficina de proyectos . Debido a los recursos limitados, la oficina de proyectos no se hace responsable por reembolso de millaje por asistir a dichas reuniones .

Cuando no sea una condición de inscripción, se espera que los participantes mantengan una cuenta bancaria y utilicen depósitos directos .

Reconocimiento de las asignaciones de la agencia anfitriona (por favor, marca cada casilla cuando se discuta el tema)

Deboaceptartransferenciasregularesdelasasignacionesdemiagenciaanfitrionacuandoseanecesario,paraenriquecermicapacitaciónyexperiencialaboral.

Eldirectordeproyectospuedecambiarelestatusdemiinscripciónocesarmiasignacióndecapacitaciónenlaagenciaanfitrionaencualquiermomento.

Recibiréelmontomásaltodelsalariomínimofederaloestatalporcadahoratrabajadaenmiasignación.

Laagenciaanfitrionaoelproveedordecapacitaciónpuedensolicitarmiremocióndelaasignaciónencualquiermomento.

Meregiréporladescripcióndemiasignacióndecapacitaciónynuncameofrecerécomovoluntarioparahaceruntrabajoqueseaequivalenteaesaasignación.

Nolevantarémásde20librasdepesonimesubiréaescalerasdemanoniataburetesenlaoficinadeproyectosocuandocumplaconmiasignación.

Lenotificarédeinmediatocualquierlesiónquesufraalsupervisordelaagenciaanfitrionayalaoficinadelasededelproyecto.

Mecomportarédeunamanerarespetuosayprofesionalalcumplirconlaasignacióndemiagenciaanfitriona.


Entiendo que la inscripción en el SCSEP o el empleo sin subsidio puede hacer que pierda todos o parte de ciertos beneficios públicos que reciba .

En la actualidad recibo los siguientes beneficios públicos: Vivienda social Cupones de alimentos Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI)/Seguro por Discapacidad del Seguro Social (SSDI) Asistencia Temporal para Familias Necesitadas (TANF) Desempleo Medicaid Otros beneficios públicos (indica cuáles)____________________________________________________ .

El SCSEP es un programa de corto plazo y lo ideal es que yo obtenga un empleo sin subsidio y que salga del programa en un plazo de 3 a 6 meses .

De acuerdo con las normativas laborales de EE . UU ., el tiempo máximo que estaré inscrito, de forma acumulativa, en cualquier programa SCSEP es de 48 meses . El periodo de 48 meses comienza en la fecha de mi inscripción . Según las normativas, no se permiten en absoluto extensiones mayores a los 48 meses .

Mi inscripción en el SCSEP se basa en varios aspectos que incluyen: mi elegibilidad continua, el desempeño satisfactorio de mis asignaciones de capacitación; contar con un transporte adecuado que me permita aceptar capacitación y un empleo sin subsidio; y mi voluntad para cooperar de forma activa en el proceso de búsqueda de trabajo como lo establece mi IEP y como lo ordena el director de proyectos o los participantes de la oficina de proyectos . Si proporciono información incorrecta para cumplir con los requisitos de elegibilidad del programa, estaré sujeto a despido inmediato .

Estoy de acuerdo con permitir la divulgación de información sobre mi inscripción, asignaciones, estatus de empleo y salarios mientras esté inscrito o hasta por un año después de que haya salido del programa, para que sea utilizada con fines informativos o promocionales .

Información sobre igualdad de oportunidades: Divulgaciones de información requeridas

Lasoficinasdeproyectosdebenintentarrecopilarlainformaciónsobreigualdaddeoportunidadesdetodoslosparticipantes,independientementedelaelegibilidad.Estainformaciónincluyesexo,grupoétnico,razaydiscapacidad.Antesderecopilarestainformación,lossolicitantesdebenconocerlassiguientesdeclaracionesycolocarsusinicialesparademostrarquelasreconocen:

___ La divulgación de la información es voluntaria .___ El rechazo a la divulgación de la información no afectará tu elegibilidad para recibir los servicios, excepto en los

casos en que una discapacidad pueda determinar la elegibilidad o prioridad del servicio .___ Tu información se mantendrá confidencial .___ La información se usará solo de acuerdo con lo establecido en la ley .___ La información se usará con propósitos estadísticos, aunque el estatus de la discapacidad podría usarse para

determinar la prioridad del servicio .

Declaracióndeempleo

Almomentodelasolicitudoinscripción,noestoyempleadocomosedefineacontinuación.(Porfavor,marcatodaslasquecorrespondan).

Notrabajoenloabsolutocomounempleadoremunerado.

Notengountrabajoounnegociodelcualestoyausentetemporalmenteporenfermedad,clima,disputasdegestiónlaboralorazonespersonales.

Nohagoningúntipodetrabajoenmipropionegocio,profesiónofinca.

Notrabajo15horasomáscomoempleadonoremuneradoenunaempresamanejadaporunmiembrodemifamilia.

Al firmar este documento reconozco que comprendo de qué se trata el SCSEP y estoy de acuerdo con cumplir con todas las políticas y procedimientos de SCSEP si estoy inscrito . Si estoy inscrito, recibiré orientación sobre el SCSEP, así como una copia del Manual del Participante y del Supervisor de la Agencia Anfitriona, de la Política de Cese Involuntario y del Procedimiento de Reclamos de AARP Foundation . También reconozco que si no cumplo con los términos de este acuerdo en cualquier momento, mi inscripción estaría en riesgo y esto podría ocasionar mi expulsión del programa .

Solicitante Fecha

Director de proyectos Fecha


Como supervisor de una agencia anfitrionaLos participantes de la oficina de proyectos explicarán en detalle de qué se trata el SCSEP y cuál es su misión, y además determinarán si tu agencia califica para funcionar como un centro de capacitación . Las normativas federales requieren que todas las agencias anfitrionas del SCSEP sean organizaciones sin fines de lucro 501(c)(3) o agencias públicas . Una prueba de estado de organización sin fines de lucro (una carta 501(c)(3) o el formulario 990 del Servicio de Impuestos Internos [Internal Revenue Service, IRS]), si corresponde, y su Número Federal de Identificación de Empleador (Federal Employer Identification Number, FEIN) deben ser entregados en la oficina de la sede del proyecto, y se archivarán en la oficina de proyectos del SCSEP de AARP Foundation . Los participantes de la oficina de proyectos te pedirán tu opinión para determinar qué oportunidades de capacitación están disponibles en tu agencia, y trabajarán contigo para desarrollar e identificar las responsabilidades que implican estas posiciones de capacitación .

Una vez que tu agencia califique, un representante oficial debe firmar el Acuerdo de la agencia anfitriona (ver ejemplo en la página 13) e identificar supervisores directos para los participantes asignados a la agencia . Estos supervisores también deben firmar el Acuerdo de la agencia anfitriona para que estén autorizados a firmar los Informes de asistencia y horas trabajadas de los participantes . Los participantes no deben llenar sus propios Informes de asistencia y horas trabajadas . El supervisor tiene la responsabilidad de registrar las horas diarias y la cantidad total de horas trabajadas . Los participantes deben verificar esas horas y luego firmar y colocar la fecha en la hoja de asistencia, al igual que el supervisor . Para convertirse en una agencia anfitriona, la organización debe contar con un fax en funcionamiento para recibir y enviar los Informes de asistencia y horas trabajadas de los participantes desde y hacia el sistema de nóminas de la oficina de la sede del proyecto al número 1-866-949-1389 . Toda la documentación debe estar archivada en la oficina del SCSEP antes de que un participante pueda comenzar su capacitación . Para poder garantizar que tu agencia continúe brindando oportunidades viables de capacitación a nuestros participantes, cada año se evaluará tu participación como agencia anfitriona . En ese momento, se te solicitará renovar el Acuerdo de la agencia anfitriona donde se indica que seguirás apoyando la misión del programa . Si, durante esta revisión anual, se determina que la agencia anfitriona no cumple con su obligación de capacitar adecuadamente, supervisar y orientar al participante para conseguir un empleo permanente, el SCSEP puede suspender el acuerdo con la agencia y reasignar a los participantes .


Responsabilidades adicionales de una agencia anfitriona

Antes de que tu agencia se comprometa a ser un centro de capacitación para los participantes del SCSEP, debes entender y estar de acuerdo con lo siguiente:

JJ La agencia anfitriona correrá con los costos de cualquier material de capacitación, revisiones de antecedentes, de seguridad o de la policía, o evaluaciones médicas requeridas por la agencia .

JJ La agencia anfitriona proporcionará una orientación de seguridad a todos los participantes asignados .

JJ La agencia anfitriona notificará a la oficina de la sede del proyecto sobre cualquier cambio que se deba realizar en el horario laboral del participante o en las responsabilidades de capacitación .

JJ La agencia anfitriona debe notificar a la oficina de proyectos si al supervisor del participante se le paga con fondos federales, marcando la casilla correspondiente en el Acuerdo de la agencia anfitriona .

JJ La agencia anfitriona acuerda considerar participantes del SCSEP que reúnan los requisitos para ocupar posiciones permanentes en la agencia cuando estén disponibles .

JJ AARP Foundation se reserva el derecho de establecer el horario de capacitación del participante, con base en el presupuesto disponible y en otras consideraciones del programa en el condado donde se asigne al participante .

JJ Las agencias anfitrionas se asegurarán de que los participantes no se queden sin supervisión ni se queden solos . En el caso inesperado de que un participante se quede solo por poco tiempo, la agencia anfitriona debe notificarlo de inmediato a la oficina de la sede del proyecto .

Sitio de recursos de la agencia anfitriona

El sitio de recursos de la agencia anfitriona (aarpworksearchha.org) ofrece una variedad de recursos e información que puede ayudar al supervisor de la agencia anfitriona a desempeñar con éxito sus responsabilidades .


http://www.aarpworksearchha.org

http://www.aarpworksearchha.org

Restricciones de mantenimiento de esfuerzo

Es muy importante que tengas en cuenta lo siguienteJJ El SCSEP está concebido para ser un programa de “creación de empleo”, lo que significa que

las agencias anfitrionas deben crear empleos específicamente para los participantes del SCSEP, y no ocupar puestos existentes con participantes del SCSEP .

JJ El uso de los participantes del SCSEP para reemplazar u ocupar empleos existentes –directa o indirectamente– se considera como “mantenimiento de esfuerzo”, y representa un uso inadmisible de los fondos federales bajo las normativas del Departamento de Trabajo .

JJ Los participantes del SCSEP de AARP Foundation no deben reducir la cantidad de oportunidades de empleo o vacantes que de otra forma podrían estar disponibles para individuos que no son participantes del SCSEP .

JJ Las posiciones de capacitación de los participantes no pueden reemplazar ni ocupar posiciones vacantes dentro de la agencia anfitriona . Se debe asignar a los participante del SCSEP a posiciones con estatus de “no personal” en la agencia anfitriona, y se les debe considerar como una ayuda extra temporal . El SCSEP de AARP Foundation no debe influir en el desplazamiento de trabajadores actualmente empleados, incluido el desplazamiento parcial, como reducción de horas de trabajo que no son horas extras, de salarios o de beneficios laborales . A los participantes no se les puede asignar para realizar el mismo trabajo que desempeñaba cualquier persona despedida de la agencia anfitriona o uno sustancialmente similar .

JJ Las oficinas de la sede del proyecto de AARP Foundation no pueden asignar o seguir asignando a un participante para que desempeñe el mismo trabajo o un trabajo sustancialmente similar al que hacía cualquier otro individuo que haya sido dejado cesante .

JJ Los participantes del SCSEP de AARP Foundation no pueden afectar los contratos existentes ni actuar de manera que se produzca una sustitución de los fondos federales por otros fondos en conexión con un trabajo que se desempeñaría de otro modo .

JJ La agencia anfitriona debe estar en capacidad de funcionar en forma independiente sin los participantes del SCSEP . Si esta política se infringe de cualquier manera, todos los participantes asignados actualmente en la agencia se deben reasignar y se debe dar por terminado el acuerdo con la agencia anfitriona .

JJ La agencia anfitriona no puede pagar a los participantes un salario suplementario por hora (además de los salarios del SCSEP) con el propósito de incrementar el salario por hora del participante .


Beneficios de ser una agencia anfitriona

El SCSEP puede proporcionarle a tu organización una fuerza de trabajo temporal adicional para fortalecer los programas y servicios que le ofreces a la comunidad . Muchos de los supervisores de nuestra agencia anfitriona han notado que pueden delegar asignaciones laborales y completar tareas prioritarias con más eficiencia, al tener uno de nuestros participantes capacitándose en sus agencias .

Para determinar la mejor oportunidad de capacitación, los participantes de la oficina de proyectos evalúan las habilidades y capacidades de cada participante al inscribirse . Esto permite que el participante se enfoque en las habilidades que apoyarán sus metas de empleo, y le permite a tu agencia trabajar con un individuo que tiene una aptitud para las tareas que implica la asignación de capacitación . Esto podría significar que no siempre podrás tener un participante asignado a tu agencia, aun cuando hayas firmado un acuerdo con el programa .

Los participantes de la oficina de proyectos supervisarán el progreso del participante en su asignación y te ayudarán con la evaluación del desempeño del participante . Debido a que deseamos que los participantes ganen tanta experiencia como les sea posible durante su corto periodo de inscripción con nosotros, todos los participantes deben esperar reasignaciones regulares a otra agencia anfitriona para garantizar que se les den más oportunidades para enriquecer sus habilidades y ganar la amplitud de experiencia laboral necesaria para competir por un empleo de calidad sin subsidio .

Sin embargo, muchos de nuestros supervisores de la agencia anfitriona también han notado que cuando hay vacantes de empleo permanente disponibles en la agencia, ellos pueden llenar las vacantes con participantes del SCSEP que ya están familiarizados con la misión de la agencia, de modo que no tienen que empezar desde cero al contratar personas que no están capacitadas o familiarizadas con el trabajo .


Acuerdo de la agencia anfitrionaAgencia anfitriona: FEIN:

Dirección:

Teléfono:

Fax:

La agencia u organización mencionada anteriormente, un empleador que ofrece igualdad de oportunidades de empleo, solicita los servicios de los participantes del SeniorCommunityServiceEmploymentProgramdeAARPFoundation.

Esta agencia es: Una organización sin fines de lucro . (Exenta de impuestos según el código 501(c)(3) del Servicio de Impuestos Internos)

Una organización pública .

El propósito de este acuerdo es que la agencia anfitriona y AARP Foundation adquieran un compromiso conjunto con el SCSEP, bajo el cual el participante reciba capacitación en una asignación de servicio comunitario mientras busca de forma activa un empleo sin subsidio . La agencia anfitriona acuerda proporcionar una capacitación y una experiencia laboral significativas para los participantes, a cambio de horas de servicio comunitario con subsidio federal por parte de AARP Foundation .

Para asegurar que nuestros socios de la agencia anfitriona comprendan su importante labor en las vidas diarias de los participantes del SCSEP y sus responsabilidades al apoyar las metas de cada participante para mejorar o aprender nuevas habilidades y obtener empleo sin subsidio, le pedimos a cada supervisor de agencia anfitriona que comprenda con claridad y preste apoyo a los siguientes requisitos de la agencia y del participante establecidos en este acuerdo:

1) La agencia anfitriona acuerda prestar apoyo a los objetivos del SCSEP y considerará contratar participantes para ubicarlos en posiciones permanentes de empleo si surgen vacantes .

2) La agencia anfitriona reconoce que AARP Foundation puede reasignar participantes en cualquier momento, de conformidad con las reglas, normativas y políticas del SCSEP .

3) Se entiende que el propósito del SCSEP es que un participante proporcione servicio comunitario mientras se capacita y busca de forma activa un empleo sin subsidio fuera del programa . Cuando un participante se inscribe u obtiene un trabajo fuera del programa, es posible que pierda sus beneficios públicos . Estos servicios pueden incluir, entre otros: vivienda social, cupones de alimentos, Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI)/Seguro Social por Incapacidad (SSDI) y Medicaid .

4) Se entiende que los participantes pueden perder algunas horas en la agencia anfitriona con la finalidad de buscar capacitación y empleo sin subsidio provisto fuera de dicha agencia . Es posible que el SCSEP de AARP Foundation requiera que los participantes hagan las siguientes actividades o tareas:

JF Aceptar remisiones y entrevistas para encontrar empleo fuera del programa;

JF Hacer una búsqueda continua de empleo sin subsidio, tal como se especifica en el Plan Individual de Empleo (IEP) y tal como lo ordene un representante de AARP Foundation .

JF Aceptar transferencias regulares a otras asignaciones en la agencia anfitriona cuando sea necesario, para adquirir una mayor capacitación y experiencia laboral .

JF Registrarse y mantener al día el registro ante el Servicio Público de Empleo (State Employment Service) o un Centro Integral .

5) Se entiende que el propósito del SCSEP es ofrecer capacitación laboral a corto plazo a fin de preparar a los participantes para un empleo sin subsidio fuera del programa . El SCSEP no es un programa de ayuda social ni está diseñado para proporcionar únicamente un mantenimiento de ingreso . Los participantes del SCSEP están en un estatus de capacitación y se preparan para encontrar un empleo sin subsidio .


6) Cuando resulta práctico, la agencia anfitriona acuerda proporcionar un apoyo adicional de capacitación a sus participantes, al permitirles que usen las computadoras e internet para una capacitación en la búsqueda de empleo y para completar actividades de búsqueda de empleo en línea .

7) Se entiende que la capacitación en la agencia anfitriona es una oportunidad a corto plazo . La participación en el SCSEP NO es un empleo y los participantes no son empleados de AARP Foundation ni de la agencia anfitriona a la que son asignados temporalmente .

8) Se entiende que el SCSEP de AARP Foundation no realiza revisiones de antecedentes de los participantes ni evaluaciones para detectar si consumen drogas . Las agencias anfitrionas pueden realizar revisiones de antecedentes y pruebas de detección de consumo de drogas a su única y exclusiva discreción y de conformidad con las leyes aplicables . El SCSEP de AARP Foundation no tiene responsabilidad económica ni de otro tipo por los costos, gastos o reclamos relacionados con las revisiones de antecedentes o las pruebas para detectar consumo de drogas .

9) La agencia anfitriona está de acuerdo con tener un fax o un equipo con una función equivalente, que funcione adecuadamente a fin de recibir y enviar los Informes de asistencia y horas trabajadas del participante, desde y hacia el la oficina de AARP Foundation o al número de fax designado . Las “buenas condiciones de funcionamiento” incluyen asegurarse de que la configuración de salida del documento sea la correcta para que el fax sea legible; ni muy oscuro ni muy claro . Sin buenas copias de fax, el SCSEP de AARP Foundation no puede escanear las hojas de asistencia . Si constantemente el SCSEP de AARP Foundation no puede leer las hojas de asistencia, los participantes del SCSEP de AARP Foundation no podrán recibir sus pagos y es posible que se les deba transferir a una agencia anfitriona donde haya un fax en buen funcionamiento .

10) Las agencias anfitrionas acuerdan tomar en especial consideración a los participantes que califiquen para las vacantes de empleo permanente en la agencia . La agencia anfitriona acuerda proporcionar supervisión, capacitación y un entorno laboral seguro para cada participante asignado . La agencia anfitriona también está de acuerdo con las estipulaciones enmarcadas en el Manual del participante y de la agencia anfitriona como condición de participación en el SCSEP .

11) La agencia anfitriona acuerda responder la encuesta de satisfacción del cliente de la agencia anfitriona emitida por el Departamento de Trabajo de Estados Unidos (Department of Labor, DOL) si dicha agencia es seleccionada al azar . Esta encuesta suele entregarse en enero, pero el plazo de entrega queda a discreción del DOL . Si la agencia es seleccionada, por favor completa la encuesta, ya que esto influye en el subsidio que el DOL le otorga a SCSEP . El DOL hará tres intentos para obtener la encuesta llenada por parte de una agencia anfitriona .

12) Se entiende que AARP Foundation tiene la responsabilidad de proporcionar un seguro de compensación de trabajadores para todos los participantes, de conformidad con las leyes federales y estatales . La agencia anfitriona tiene la responsabilidad de mantener un entorno laboral seguro para todos los participantes durante el desempeño normal de sus deberes, además de garantizar que se utilicen equipos y procedimientos adecuados y prácticas seguras, de conformidad con las leyes estatales y federales . AARP Foundation tiene el derecho de coordinar inspecciones de seguridad en el sitio junto a la agencia anfitriona para garantizar que se utilicen procedimientos, equipos y prácticas de trabajo para proteger la seguridad de los participantes . Si la agencia anfitriona no se adhiere a prácticas laborales seguras y razonables, AARP Foundation tiene el derecho de dar por terminado el acuerdo por justa causa y por la protección de los participantes . La agencia anfitriona debe tener presentes las siguientes medidas de seguridad en todo momento:

JF Los participantes no deben levantar pesos de más de 20 libras .JF Los participantes no deben subirse a escaleras de mano o taburetes .JF Los participantes no deben conducir vehículos a menos que la asignación, que requiera

expresamente hacerlo, tenga la aprobación previa de AARP Foundation y se lleve a cabo de conformidad con la Sección 12 .JF Siempre se debe supervisar a los participantes .


13) Ningún participante tiene autorización para conducir vehículos como parte de su asignación sin la aprobación previa por escrito de AARP Foundation . Un participante solo puede transportar a otros pasajeros en casos excepcionales y únicamente con la aprobación del director nacional del SCSEP . Si entre los deberes del participante se incluye el conducir un vehículo que pertenece a o es operado por la agencia anfitriona, la agencia debe contar con un seguro de responsabilidad pública de automóvil que dé cobertura a los participantes mientras se desplacen en un vehículo perteneciente a la agencia anfitriona u operado por esta, como parte de las asignaciones de capacitación . Los estatutos aplicables determinarán los límites de la responsabilidad para las agencias anfitrionas gubernamentales federales, estatales y locales . Antes de que comience una asignación que implique conducir un vehículo, es necesario que se presente una copia del certificado de seguro de la agencia anfitriona, la licencia de conducir vigente del participante y un registro de vehículos de motor (motor vehicle record, MVR) . El SCSEP de AARP Foundation hará un reembolso a los participantes por el costo del MVR . Si el participante conduce su propio vehículo como parte de su asignación, también deberá mantener un seguro de responsabilidad pública de automóvil con el monto apropiado para cubrir al participante mientras se desplace en un vehículo propio u operado por él, en el desempeño de sus asignaciones . La agencia anfitriona también debe reembolsar al participante por el millaje si el participante conduce su propio vehículo durante el desempeño de la asignación de dicha agencia . Antes de que comience una asignación que implique conducir un vehículo, es necesario que se presente una copia del certificado de seguro de la agencia anfitriona, el certificado de seguro del participante, la licencia de conducir vigente del participante y un MVR . El SCSEP de AARP Foundation hará un reembolso a los participantes por el costo del MVR .

14) Se entiende que cada parte debe indemnizar a la otra frente a todo reclamo o proceso que surja por el desempeño de deberes de la parte que indemniza como se describe en este documento, incluidos, sin limitaciones, los reclamos que surjan por la conducta del participante en cumplimiento de las instrucciones expresas que la agencia anfitriona le da como parte del desempeño de la capacitación laboral, reclamos que hagan los participantes por salarios no pagados de conformidad con la Sección 14 dispuesta en este documento, y los reclamos que surjan con respecto al deber que tiene la agencia de mantener un entorno laboral seguro para los participantes . Las obligaciones que tiene cada parte de indemnizar a la otra seguirán vigentes luego de la terminación o vencimiento de este acuerdo .

15) Se entiende que el SCSEP de AARP Foundation recibe financiamiento federal y es necesario que mantenga al día la documentación (hojas de asistencia) para justificar los costos de los fondos federales para cubrir los salarios . También se entiende y se acuerda que el SCSEP de AARP Foundation debe pagar los salarios correspondientes al salario mínimo a los participantes asignados a la agencia anfitriona . La agencia anfitriona no permitirá que los participantes presten horas de servicio comunitario fuera de las que estén autorizadas expresamente por AARP Foundation, ni que preste horas de trabajo voluntario . Si la agencia anfitriona permite que el participante preste un servicio comunitario que exceda las horas autorizadas o que vuelva a las asignaciones de capacitación de servicio comunitario sin aprobación previa de un representante de AARP Foundation, o después de la fecha de cese del participante, la agencia anfitriona debe compensar al participante por ese tiempo . La agencia anfitriona acuerda verificar, firmar y devolver hojas de asistencia llenas y precisas al SCSEP de AARP Foundation para que se procesen . El participante y un supervisor oficial responsable, quienes conocen de primera mano las horas que el participante trabajó, deben firmar las hojas de asistencia . AARP Foundation reconoce que los supervisores asignados cambian y es posible que no siempre estén disponibles para firmar las hojas de asistencia de los participantes . En ese caso, en lugar de proporcionar los nombres y las firmas de los supervisores autorizados, al firmar este Acuerdo de la agencia anfitriona, el representante autorizado de la agencia acuerda asegurarse de que el participante firme su hoja de asistencia y de que un empleado responsable de la agencia certifique que la información plasmada en dicha hoja es correcta .


16) Se entiende que no se debe utilizar a los participantes como sustitutos de empleados permanentes de la agencia anfitriona . Las normas federales prohíben el “mantenimiento de esfuerzo” . Los participantes se suman; no sustituyen, al personal regular de la agencia . Los requerimientos de mantenimiento de esfuerzo respecto al uso de los fondos del SCSEP establecen que una asignación de servicio comunitario para un participante bajo el Título V de la Ley de Estadounidenses de la Tercera Edad (Older Americans Act) solo se permite cuando se cumplen los siguientes requisitos de mantenimiento de esfuerzo . Las asignaciones de servicio comunitario:

a) No deben reducir la cantidad de oportunidades de empleo o vacantes que de otra forma podrían estar disponibles para individuos que no sean participantes del SCSEP;

b) No deben desplazar a los trabajadores actualmente empleados (incluido el desplazamiento parcial, como la reducción de horas de trabajo que no son horas extras, de salarios o de beneficios laborales);

c) No deben afectar los contratos existentes ni actuar de manera que se produzca una sustitución de los fondos federales por otros fondos, en conexión con el trabajo que de otra manera se realizaría .

d) No se puede asignar o seguir asignando a un participante del SCSEP para que desempeñe el mismo trabajo o sustancialmente el mismo trabajo que hacía cualquier otro individuo que haya sido despedido .

17) La agencia anfitriona se incluirá en el Informe de control de horario y asistencia . Si hay un reemplazo del supervisor de un participante, esto debe notificarse a la oficina del SCSEP de AARP Foundation para que se actualice la información en la base de datos .

18) Se entiende que todos los registros de los participantes están sujetos a la Ley de Privacidad, Título 5 del Código de los Estados Unidos (U .S .C .), Sección 552a, y ninguna de las partes puede difundir los registros sin una autorización por escrito firmada por los participantes o de otro modo que determine la ley .

19) La agencia anfitriona debe conservar todos los registros, incluidos los originales o las copias de las hojas de asistencia de los participantes relacionadas con este acuerdo durante un periodo de cuatro años . La agencia anfitriona debe retener las hojas de asistencia originales de los participantes si se envían por fax a AARP Foundation para procesar el pago . AARP Foundation o el DOL, por medio de cualquier representante autorizado, tendrá acceso y el derecho a examinar todos los registros relacionados con este acuerdo .

20) Se entiende que cualquiera de las partes puede dar por terminado este acuerdo en cualquier momento, por cualquier razón, luego de notificarlo a la otra parte . La agencia anfitriona puede rechazar o solicitar la remoción de cualquier participante en cualquier momento, por cualquier razón legal luego de haberlo notificado por escrito a AARP Foundation .

21) Se entiende que cualquier enmienda, modificación o anexo a este acuerdo, incluidos cambios o modificaciones a las asignaciones de capacitación, deben hacerse de mutuo acuerdo entre las partes, por escrito, firmado y fechado por ambas partes, antes de asignar al participante a la agencia anfitriona o antes de realizar cualquier cambio .

Firma:

Nombre legal completo:

Cargo: Correo electrónico:

Fecha:

SEGURIDAD QUIERE DECIR CERO ACCIDENTES


SECCIÓN TRES: Servicios del programaEl SCSEP de AARP Foundation ofrece varios servicios del programa para sus participantes, que les brindan las herramientas, la información y la capacitación que necesitan para lograr el éxito al encontrar y mantener un empleo permanente . Al inscribirse, los participantes reciben una orientación formal sobre el programa con información sobre políticas tales como: horas extras y permiso compensatorio, periodos de pago y días de pago, Informes de asistencia y horas trabajadas, la función de los participantes de la oficina de proyectos, procedimientos de seguridad, informe de accidentes, procedimientos sobre reclamos, reuniones de los participantes, límites sobre actividades políticas, evaluaciones y separación por inactividad .

Reuniones y talleres para participantesDe forma periódica, el director de proyectos puede realizar reuniones o talleres para brindar a los participantes capacitación o información acerca de búsqueda de empleo, tendencias laborales y oportunidades o información importante para trabajadores mayores . La asistencia de los participantes a las reuniones y talleres es obligatoria .

JJ Si los participantes no pueden asistir a la reunión, deben notificarlo con anticipación al director de proyecto . (Solo las situaciones de emergencia se consideran razones válidas para no asistir) .

JJ Los participantes se presentarán en el lugar de la reunión en vez asistir a su agencia anfitriona durante ese día, pero recibirán un pago por su tiempo .

JJ Las agencias anfitrionas deben tener consideración con los participantes por haber estado ausentes durante dichas reuniones o talleres . La oficina de proyectos hará todos los esfuerzos posibles para informarles a los supervisores de la agencia anfitriona sobre reuniones programadas y las ausencias relacionadas de los participantes .


Programa de empleo de pruebaLos participantes de la oficina de proyectos trabajan con dedicación para desarrollar relaciones con las empresas y organizaciones de la comunidad y para ser considerados como un recurso de reclutamiento de personal por los empleadores . En un esfuerzo por fortalecer nuestro apoyo en esta área, el programa está en capacidad de ofrecerle a los empleadores, tanto privados como sin fines de lucro, una oportunidad a corto plazo para que trabajen con un participante o lo capaciten, con la finalidad de determinar si sus habilidades y experiencia corresponden con un empleo que esté disponible . El director de proyecto puede suministrar más información respecto a este programa de empleo de prueba .

Servicios intensivosComo beneficio adicional del programa, un participante puede ser designado para participar en una asignación bajo el programa de Servicios Intensivos . Durante este tiempo, al participante se le asignará para trabajar directamente con el director de proyectos y con los participantes de la oficina de proyectos para realizar actividades de desarrollo laboral que incluyen, entre otras, preparación de currículo, entrevistas de trabajo, asistir a clubes de trabajo y actualizar la evaluación y el IEP . Después de la asignación de servicios intensivos, el director de proyectos hará recomendaciones sobre cuál es el próximo paso más adecuado para el individuo, que puede ser aceptar un trabajo sin subsidio, volver a la asignación previa, ser transferido a una nueva asignación para una capacitación adicional, entrar en una asignación especial de capacitación o empleo de prueba o separarse del SCSEP . El seguro de compensación de trabajadores brinda cobertura a los participantes asignados a los servicios intensivos . Si el participante debe conducir un vehículo como parte de sus servicios intensivos, debe tener en su expediente una copia de su póliza de seguro de responsabilidad pública . El SCSEP de AARP Foundation no reembolsa por gastos de millaje a los participantes que se encuentran en servicios intensivos .

Revisión de inscripciónEn los casos poco frecuentes en los que el participante permanezca en el programa por un año o más, o si el director de proyectos cree que el progreso del participante para alcanzar sus metas de empleo se ha estancado, el programa debe realizar una serie de actualizaciones en el expediente del participante para verificar su elegibilidad para la inscripción continua . Estas actualizaciones pueden incluir:

JJ Una recertificación del ingreso del participante para determinar si aún es elegible para participar en el SCSEP .

JJ Una actualización del Plan Individual de Empleo (IEP) del participante para determinar si las metas anteriores todavía son adecuadas y para identificar las acciones adicionales que se deben tomar para sustentar las metas actuales .

JJ Después de estas actualizaciones, el director de proyectos puede respaldar formalmente la participación continua del participante en el programa e identificará los “próximos pasos” del progreso del individuo, que pueden incluir:

1 . volver a su asignación actual2 . ser reasignado a otra agencia para recibir más capacitación3 . participar en la capacitación especial del programa, en la evaluación en el trabajo (On Job

Evaluation, OJE) o en la asignación de servicios intensivos .

JJ Si el director de proyectos determina que el participante ya no es elegible para el SCSEP o que su comportamiento o desempeño dan lugar al cese de su participación, se discutirán los servicios alternativos y comenzará el proceso de cese .


SECCIÓN CUATRO: Asignaciones de la agencia anfitrionaAl evaluar la experiencia previa de un participante, sus intereses actuales, las necesidades de capacitación y las metas de empleo, los participantes de la oficina de proyectos determinarán la asignación más adecuada para el participante en la agencia anfitriona .

Información de suma importancia sobre las asignaciones y las transferencias1 . No se debe confundir una asignación con un trabajo permanente . Un trabajo permanente, o

“colocación” ocurre cuando los participantes reciben un pago mediante los fondos propios de un empleador y ya no está subsidiado por el SCSEP de AARP Foundation .

2 . La duración de cualquier asignación se determina en función de muchos factores . Se puede asignar a un participante a una agencia hasta que sea contratado por esa agencia, por otro empleador, sea transferido a una asignación en otra agencia anfitriona o sea separado de otro modo del programa .

3 . No se puede asignar a los participantes a una agencia anfitriona en la que algún miembro de su familia inmediata trabaje en un puesto administrativo o como supervisor de dicho participante .

4 . Por lo general, los participantes no pueden hacer su capacitación laboral desde su casa o desde la casa de cualquier otro participante .

5 . El SCSEP de AARP Foundation no realiza revisiones de antecedentes de los participantes ni evaluaciones para detectar si consumen drogas, pero las agencias anfitrionas pueden realizarlas para los participantes asignados a sus organizaciones . El SCSEP de AARP Foundation no tiene la responsabilidad económica de cubrir los costos relacionados con las revisiones de antecedentes o las pruebas para detectar consumo de drogas .

6 . La agencia anfitriona o un participante pueden solicitar la transferencia del participante a una agencia anfitriona diferente . Además, el director de proyectos se reserva el derecho a transferir participantes a otra asignación en cualquier momento .

7 . Cuando la agencia anfitriona solicita la transferencia de un participante, el director de proyectos solicitará más documentación para ayudar a que el participante se desempeñe satisfactoriamente en la próxima asignación .

8 . Cuando un participante se separa del programa, no siempre será posible notificárselo a la agencia anfitriona con anticipación y quizás no sea posible reemplazar al participante . La oficina de proyectos hará todos los esfuerzos posibles para mantener a la agencia anfitriona informada sobre los cambios .


Asignaciones de capacitación1 . Los participantes solo deben hacer los deberes que les fueron asignados . Los supervisores

de la agencia anfitriona y AARP Foundation desarrollarán una descripción de asignación de capacitación (training assignment description, TAD) que respalde el IEP del participante .

2 . Un participante puede conducir un vehículo que pertenezca a la agencia anfitriona si así lo aprueba el director de proyectos y si el vehículo cuenta con la cobertura de seguro de la agencia, si una copia de la cobertura se encuentra en el expediente en la oficina del SCSEP de AARP Foundation . Los participantes no pueden transportar pasajeros como parte de su asignación en la agencia anfitriona bajo ninguna circunstancia .

3 . Los participantes no pueden conducir sus vehículos particulares durante el desempeño de sus asignaciones fuera de la agencia anfitriona .

Es muy importante que tengas en cuenta lo siguienteNo cumplir con estas responsabilidades de forma continua o deliberada puede ocasionar sanciones disciplinarias que pueden incluir el cese del participante o la interrupción de la afiliación del SCSEP de AARP Foundation con la agencia anfitriona .

Evaluaciones de las asignaciones de capacitaciónDe forma periódica, al supervisor de la agencia anfitriona se le solicitará que ofrezca una evaluación verbal del desempeño laboral del participante para evaluar sus debilidades y fortalezas . Esta retroalimentación es muy importante para permitir que el participante desarrolle las habilidades necesarias para encontrar y conservar un empleo permanente .


SECCIÓN CINCO: Información sobre seguridad y accidentesEl SCSEP de AARP Foundation tiene la mayor consideración con respecto a la seguridad, el bienestar y la salud de sus participantes . Ninguna tarea es tan urgente como para llevarla a cabo sin seguridad . Al acordar supervisar a los participantes, las agencias anfitrionas también acuerdan proporcionarles una orientación sobre seguridad y brindarles la información adecuada, herramientas y un entorno de trabajo acorde para que cumplan en forma segura con sus tareas asignadas . Al inscribirse en el programa, los participantes acuerdan tener el máximo cuidado y actuar con buen juicio para prevenir accidentes .

Seguro de compensación de trabajadoresLas agencias anfitrionas no cubren los costos de compensación de trabajadores de los participantes . Todos los participantes tienen la cobertura del seguro de compensación de trabajadores del SCSEP de AARP Foundation durante sus horas asignadas y mientras realizan sus tareas asignadas . Para garantizar una cobertura continua, es muy importante que los participantes y los supervisores se comuniquen de inmediato con los participantes de la oficina de proyectos, para notificarles los cambios que se hagan a los deberes laborales o al horario programado . Los participantes que hagan horas de voluntariado o trabajen horas extras no estarán cubiertos bajo la compensación de trabajadores durante ese tiempo . (Nota: los participantes no pueden ofrecerse como voluntarios para hacer el mismo trabajo que hacen durante su horario normal de trabajo) .

El Programa de seguridad del SCSEP de AARP Foundation

Revisión de seguridad del participanteJJ La revisión de seguridad de la agencia anfitriona es parte del

Acuerdo de la agencia anfitriona.

JJ Antes de comenzar con su primera asignación cada participante debe:

JF ver el video sobre la seguridad del participante;JF recibir y examinar la Revisión de seguridad del participante

JJ Como parte de las revisiones y actualizaciones de su IEP, cada participante debe recibir y examinar la Revisión de seguridad del participante en el caso poco probable de que estén en la misma asignación por más de un año .

JJ Los participantes deben notificar cualquier condición, equipo o prácticas inseguros al supervisor de la agencia anfitriona y al director de proyectos, o a los participantes de la oficina de proyectos .


Revisión inicial del acuerdo de la agencia anfitriona y de seguridadJJ La revisión de seguridad de la agencia anfitriona es parte del Acuerdo de la agencia anfitriona.

JJ El Acuerdo de la agencia anfitriona y el monitoreo de seguridad deben completarse antes de que el primer participante comience con su asignación .

JJ Cuando una organización se establece inicialmente como una agencia anfitriona, el Acuerdo de la agencia anfitriona y el monitoreo de seguridad inicial tendrán lugar en la agencia anfitriona .

JJ Esto implicará la presencia tanto del supervisor de la agencia anfitriona como de los participantes de la oficina de proyectos del SCSEP de AARP Foundation o de un asistente de seguridad designado . Los participantes de la oficina de proyectos de SCSEP de AARP Foundation o el asistente de seguridad designado completarán lo siguiente junto al personal de la agencia anfitriona:

JF Acuerdo de la agencia anfitriona

JF Monitoreo de seguridad de la agencia anfitriona

JF Video sobre seguridad en la agencia anfitriona

JJ Cada supervisor de cada agencia anfitriona debe estar informado acerca de los problemas de seguridad laboral y los procedimientos de informe de accidentes al completar la revisión de seguridad de la agencia anfitriona .

JJ Cualquier problema de seguridad laboral indicado en la revisión de seguridad inicial de la agencia anfitriona se debe abordar y resolver en un plazo de 30 días .

Revisiones siguientes del acuerdo de la agencia anfitriona y de seguridadJJ Las revisiones de seguridad de la agencia anfitriona se actualizarán anualmente en julio como

parte del Acuerdo de la agencia anfitriona anual .

JJ El Acuerdo de la agencia anfitriona y el Monitoreo de seguridad anuales se enviarán por fax o se pondrán a la disposición de la agencia anfitriona a través de internet para que los completen .

JJ Los documentos serán completados por un supervisor o el principal contacto de la agencia anfitriona .

JJ Además del Acuerdo de la agencia anfitriona y el Monitoreo de seguridad, el supervisor o la persona principal de contacto en la agencia anfitriona deben ver el Video sobre seguridad en la agencia anfitriona .

JJ La agencia anfitriona debe resolver cualquier problema de seguridad laboral que se detecte durante el Monitoreo de seguridad de la agencia anfitriona en un plazo de 30 días .

JJ En caso de que haya accidentes frecuentes que sean consecuencia de prácticas de seguridad y supervisión inadecuadas por parte de la agencia anfitriona, el personal del proyecto retirará a todos los participantes de la agencia anfitriona .

JJ Las agencias anfitrionas deben acordar proporcionar un equipo de protección para el participante para completar la descripción del empleo de forma segura .


http://www.brainshark.com/aarp/trainingprovidersafety


JJ El SCSEP de AARP Foundation alienta a sus participantes a prestar sus servicios en los comités de seguridad de la agencia anfitriona .

Videos sobre seguridadJJ Todos los participantes deberán ver un video sobre seguridad durante la orientación

del programa y en la revisión de seguridad de la inscripción anual .

JJ Es obligatorio que las nuevas agencias vean el Video sobre seguridad en la agencia anfitriona y, opcionalmente, que lo vean durante las revisiones anuales de seguridad posteriores .

Reporte de accidentesSi un participante tiene un accidente o sufre una enfermedad ocupacional durante su asignación en la agencia anfitriona, se debe notificar a la oficina de proyectos de inmediato .

1 . Si es necesaria atención médica inmediata, la agencia anfitriona debe brindar su apoyo para que el participante obtenga tratamiento médico de emergencia y notificar a la oficina de proyectos de inmediato .

2 . Si la atención médica no se considera una emergencia, los participantes de la oficina de proyectos se pondrán en contacto con los médicos de la compañía de seguros de compensación de trabajadores del SCSEP de AARP Foundation .

3 . Después de que ocurra el accidente o enfermedad, el supervisor de la agencia anfitriona será entrevistado por el director de proyectos o por un asistente de seguridad de la oficina de proyectos sobre el accidente . El asistente de la oficina de proyectos o el director de proyectos revisará este informe junto al supervisor de la agencia anfitriona y el participante para asegurarse de que haya un acuerdo sobre las acciones correctivas a tomar de manera que el accidente no ocurra de nuevo .



SECCIÓN SEIS: Nómina y hojas de asistencia

Modelo de hoja de asistencia:


Modelo de hoja de asistencia – solo para California:


Video de capacitación para el participante sobre nómina y hojas de asistenciaVisita el siguiente enlace para ver el video de capacitación para el participante sobre nómina y hojas de asistencia para asegurarte de entender completamente este proceso:

brainshark.com/aarp/participantpayrollandtimesheet

¿Quién les paga a los participantes?Los esfuerzos de capacitación de un participante en la agencia anfitriona están subsidiados por las subvenciones de salarios del Departamento de Trabajo, administrados por AARP Foundation cada dos semanas . Los supervisores de la agencia anfitriona tienen la responsabilidad de registrar con precisión las horas que un participante trabaja diariamente en su asignación de capacitación . AARP Foundation se reserva el derecho de establecer el horario de capacitación del participante, con base en el presupuesto disponible y en otras consideraciones del programa en el condado donde se asigne al participante .

A continuación se presentan importantes procedimientos de nómina que todos los participantes y los supervisores deben seguir para documentar las horas trabajadas y transmitir esta información a la oficina de proyectos .

Periodos de nómina y ciclo de nóminaJJ Un periodo de nómina cubre 14 días calendario que comienzan un domingo y terminan el

segundo sábado .

JJ La nómina se procesa en la oficina de proyectos la semana después de finalizar el periodo de nómina .

JJ El pago se realiza mediante depósito directo desde nuestra sede nacional en Washington, D .C . la semana siguiente .

JJ Consulta el Folleto informativo sobre el primer cheque, depósito directo y días feriados que debes haber recibido durante tu proceso de inscripción, para obtener información específica sobre fechas relacionadas con nóminas y salarios .

JJ ***NOTA: Para los nuevos participantes, este proceso de nómina puede significar un retraso de hasta un mes antes de que reciban el pago y deben planificar de manera acorde .

Salarios del participante y certificado de informes de asistencia y horas trabajadas

JJ El SCSEP de AARP Foundation es un programa con financiamiento federal y, como tal, las normativas federales exigen que se mantenga al día la documentación (Informes de asistencia y horas trabajadas) para justificar los gastos de los fondos federales que cubren los salarios .

JJ Se entiende y se acuerda que el SCSEP de AARP Foundation debe pagar los salarios de los participantes asignados a la agencia anfitriona usando la subvención de SCSEP .

JJ La agencia anfitriona acuerda verificar, firmar y devolver hojas de asistencia llenas al SCSEP de AARP Foundation para su procesamiento .


http://www.brainshark.com/aarp/participantpayrollandtimesheet

JJ Las normativas federales también requieren que el participante y un supervisor oficial responsable, quienes conocen de primera mano las horas que el participante trabajó, firmen las hojas de asistencia .

JJ El SCSEP de AARP Foundation reconoce que los supervisores asignados cambian y es posible que no siempre estén disponibles para firmar las hojas de asistencia del participante . En ese caso, en lugar de proporcionar los nombres y las firmas de los supervisores autorizados, al firmar este Acuerdo de la agencia anfitriona, el representante autorizado de la agencia acuerda asegurarse de que el participante firme su hoja de asistencia y de que un empleado responsable de la agencia certifique la información plasmada en la hoja.

JJ Las sedes de los proyectos deben tener una copia vigente de la firma del representante autorizado de la agencia en el expediente de la agencia anfitriona . A esta persona también se le conoce como la persona de contacto principal en el acuerdo de la agencia anfitriona .

JJ El supervisor de la agencia anfitriona se incluirá en el Informe de asistencia y horas trabajadas .

JJ Si la persona de contacto principal de la agencia anfitriona abandona su cargo o es reemplazada, se debe identificar un nuevo representante de la agencia (persona de contacto principal) y este debe firmar el Acuerdo de la agencia anfitriona cuando se renueve .

Recibir y completar los Informes de asistencia y horas trabajadas

JJ Mira el video de tutorial en brainshark.com/aarp/participantpayrollandtimesheet

JJ Los supervisores de la agencia anfitriona recibirán un fax con el Informe de asistencia y horas trabajadas enviado por la oficina de proyectos al comienzo de cada periodo de pagos para cada participante asignado a su agencia .

JJ Los supervisores de la agencia anfitriona son responsables de mantener el control y registrar con precisión las horas que un participante trabaja diariamente .

JJ ***IMPORTANTE: Los participantes no deben indicar sus horas trabajadas en hojas de asistencia . Esto es responsabilidad del supervisor . Los participantes son responsables de verificar las horas y luego firmar y colocar la fecha en el documento el último día que trabajaron .

JJ Los Informes de asistencia y horas trabajadas se deben llenar en tinta azul o negra y nunca con lápiz .

JJ Los supervisores de la agencia anfitriona deben registrar las horas que un participante trabaja cada día en el Informe de asistencia y horas trabajadas llenando los óvalos correspondientes y redondeando a la media hora más cercana .

JJ Al llenar un óvalo, asegúrate de llenarlo por completo para garantizar que las horas correctas puedan ser escaneadas por el sistema de nómina .

JJ En los Informes de asistencia y horas trabajadas solo se deben registrar las horas en las que un participante estuvo presente físicamente en la agencia anfitriona, redondeando a la media hora más cercana .

JJ Cuando un participante está ausente de su asignación, se debe llenar el óvalo de cero horas y se debe colocar una nota en la sección que aparece abajo del Informe de asistencia y horas trabajadas que indique la razón de la ausencia .


http://www.brainshark.com/aarp/participantpayrollandtimesheet

JJ Cómoregistrarlashorasdelsupervisorenlahojadeasistencia

JF El Departamento de Trabajo requiere que el SCSEP de AARP Foundation recopile y entregue un informe de las horas que los individuos no financiados con los fondos federales pasan supervisando a los participantes de SCSEP durante sus asignaciones .

JF Es política del SCSEP de AARP Foundation que, durante las horas de trabajo del participante, los supervisores se aseguren de que los participantes no se queden solos o sin supervisión . Si el supervisor no está supervisando directamente al participante, al menos debe estar accesible .

JF Hay una casilla de “horas del supervisor” al final de la hoja de asistencia al lado de las líneas de la firma .

JF Los supervisores deben registrar la cantidad total de horas que consideran que pasaron supervisando o capacitando directamente a cada participante con base en las siguientes pausas:

JQ El SCSEP de AARP Foundation entiende que el personal de la agencia tiene su propio trabajo y que no proveerá supervisión directa a un participante durante todo su horario laboral . Sin embargo, es posible que los participantes de SCSEP requieran más supervisión y capacitación que los empleados de la agencia anfitriona .

JQ Es aceptable usar un porcentaje estimado de tiempo para generar las horas del supervisor . Por ejemplo, si el supervisor estima que supervisa a un participante por el 20% del tiempo de capacitación y el participante trabajó 40 horas, entonces registrará 8 horas .


JF Pautas generales:

JQ Si el participante trabajó más de 20 horas en el periodo de pago, se deberían registrar un mínimo de 3 horas para permitir completar la documentación diaria, las hojas de asistencia, las actualizaciones de estatus y la revisión del trabajo del participante .

JQ Si el participante trabajó menos de 20 horas dentro del periododepago, registra la horas que consideras adecuadas teniendo en cuenta que se espera un mínimo de una hora .

JF En muchos casos, varios miembros del personal de la agencia anfitriona supervisan a los participantes, no solo el supervisor asignado o la persona que firma la hoja de asistencia, por lo que se debe registrar el total del tiempo empleado en la supervisión .

JQ Ejemplo:

J El supervisor #1 supervisó por 3 horasJ El supervisor #2 supervisó por 1 horaJ Entonces registra 4horas en total::

JJ Asignaciones de capacitación en el trabajo y capacitación especial

JF En algunas asignaciones de capacitación, como las que implican capacitación en un salón de clases, el participante realmente está bajo supervisión directa durante todas las horas de la capacitación . En estas circunstancias, es adecuado que las horas que el supervisor registre en la hoja de asistencia sean similares a la cantidad de horas que el participante trabajó .

JJ Después de que todas las horas hayan sido trabajadas en el periodo de pago y se hayan registrado en el Informe de asistencia y horas trabajadas, el participante y el supervisor de la agencia anfitriona firmarán y colocarán la fecha en el Informe el último día del periodo de pago .

JJ Las firmas indican la precisión del Informe de asistencia y horas trabajadas que sirve como documento legal .

JF ***IMPORTANTE: Los Informes de asistencia y horas trabajadas nunca se deben firmar ni fechar antes del último día trabajado .

JF ***IMPORTANTE: En los Informes de asistencia y horas trabajadas no se deben llenar las horas antes de la fecha en las que en realidad fueron trabajadas .

JF Solo para California:

JQ Los supervisores también deben indicar las fechas de inicio y final del día de trabajo de los participantes y las horas de almuerzo .


JQ Si un participante trabaja más de cinco horas, debe tomar un descanso de media hora de receso sin remuneración .

JQ Las horas de inicio y final del receso también se deben registrar en la hoja de asistencia .

JQ Es necesario que los participantes coloquen su inicial en sus informes, ya que esto indica que tomaron sus recesos correspondientes cada día laboral, tal como lo establecen las leyes laborales de California .

Corregir errores en los informes de asistencia y horas trabajadas

JJ Si hay un error en el Informe de asistencia y horas trabajadas de un participante antes de enviarlo por fax a la oficina de la sede del proyecto, el supervisor de la agencia anfitriona debe corregirlo tachando el error e indicando la información correcta .

JJ El supervisor de la agencia anfitriona también debe escribir una explicación breve del cambio en la sección de notas al final del a hoja de asistencia .

JJ Nunca se debe usar corrector líquido (“white-out”) para corregir las hojas de asistencia .

Entrega de los informes de asistencia y horas trabajadasJJ El participante debe prestar mucha atención a las fechas relacionadas con nómina para

asegurarse de que el Informe de asistencia y horas trabajadas se complete, se firme y se envíe por fax a tiempo .

JJ El Informe de asistencia y horas trabajadas debe enviarse por fax a la oficina de proyectos al número 1-866-949-1389 tan pronto como sea posible después del último día del periodo de pago para evitar retrasos en su procesamiento .

JJ Para poder participar como agencia anfitriona, la agencia debe tener un fax en buen funcionamiento para recibir y enviar el Informe de asistencia y horas trabajadas desde y hacia la oficina de la sede del proyecto o el número de fax indicado .

JJ Las agencias anfitrionas deben conservar los Informes de asistencia y horas trabajadas originales en sus expedientes, según lo establece el SCSEP de AARP Foundation .

JJ Los Informes de asistencia y horas trabajadas no pueden ser entregados en persona o enviados por correo electrónico a la oficina de la sede del proyecto por el supervisor de la agencia anfitriona o el participante .

JJ La agencia anfitriona debe conservar los documentos originales en sus expedientes durante cuatro (4) años .


Modelo de hoja de asistencia completada


Depósito directo de salariosEl SCSEP de AARP Foundation espera que los participantes reciban el depósito directo de sus salarios en el banco de su elección . Esta es la manera más eficaz y segura de que el salario de un individuo llegue hasta el banco donde está su cuenta, y se recomienda encarecidamente a los participantes que se registren para este servicio . Los formularios e instrucciones sobre el servicio se pueden obtener en la oficina de proyectos .

Es muy importante que tengas en cuenta lo siguienteLos participantes que no tengan una cuenta bancaria establecida o decidan no usar depósitos directos podrían recibir un cargo de $5 o más por cobrar sus cheques de nómina en una institución bancaria o de pago de cheques . Este cargo no es impuesto por AARP Foundation o el SCSEP, y es responsabilidad única del participante .

Horas de trabajo, horas extras y tiempo compensatorioEn la mayoría de los casos, se asignará a un participante para que reciba capacitación en la agencia, tres o cuatro días a la semana, de 4 .5 a 5 horas al día . Estas horas pueden variar según la asignación de capacitación, las restricciones presupuestarias o ciertas condiciones económicas . Sin embargo, los supervisores de la agencia anfitriona deben hacer todo lo posible para limitar los días de trabajo a tres o cuatro días por semana, con el fin de reducir los costos de transporte del participante . Comunícate con tu oficina local de la sede del proyecto para obtener orientación acerca del número de horas y días a la semana que debe trabajar un participante .

1 . Los participantes no deben trabajar más de ocho horas al día o más de 40 horas a la semana .

2 . La agencia anfitriona y el participante determinan las horas preferidas para la asignación . Una vez determinadas, se deben discutir las horas propuestas de asignación del participante con el director de proyectos antes de colocarlas en el expediente de la oficina del SCSEP de AARP Foundation . El SCSEP de AARP Foundation proporciona un seguro de compensación de trabajadores para los participantes, y los horarios de los participantes determinan los detalles de la cobertura . Por lo tanto, cualquier cambio en las horas de asignación del participante se debe notificar de inmediato a la oficina de proyectos .

3 . Si un participante trabaja ocho horas al día, tiene derecho a un descanso no remunerado para almorzar . El tiempo de descanso y para las comidas no se incluye en el total de horas de trabajo del día . En el Informe de asistencia y horas trabajadas del participante solo se registra el tiempo efectivamente trabajado . (Nota: Las leyes individuales del estado pueden variar . El director de proyectos notificará a los participantes y a las agencias sobre los requisitos específicos del estado) .

4 . No se les puede pedir a los participantes que trabajen horas extras o que concedan su tiempo como voluntarios .

5 . SCSEP no autoriza el pago por horas extras ni tiempo compensatorio .

6 . Para trabajar los sábados, domingos o fuera del horario comprendido entre las 8 a .m . y las 4 p .m ., se requiere una autorización previa del director de proyectos .

7 . Los participantes que trabajen parte de su tiempo como voluntarios desempeñando las mismas responsabilidades de su asignación de capacitación están violando expresamente la política del SCSEP .


8 . Si un participante decide trabajar su tiempo como voluntario en la agencia anfitriona, se debe notificar de inmediato a la oficina de la sede del proyecto y el participante solo puede trabajar como voluntario en un área completamente separada de la función que cumple como parte de la asignación establecida por el SCSEP de AARP Foundation .

AusenciasLos participantes que necesiten un permiso de ausencia reconocen que:

JJ Deben notificarlo por escrito al director de proyecto antes de ausentarse .

JJ Es posible que su asignación no esté disponible hasta su reincorporación y que deban esperar hasta que haya suficientes recursos disponibles para reasignarlos a una agencia anfitriona .

JJ La inscripción del participante puede quedar en espera por hasta 60 días calendario antes de ser separado del programa .

JJ Se permite recuperar el tiempo perdido con la aprobación previa del director de proyectos si hay salarios disponibles en el presupuesto para el participante .

JJ Por lo general, las recuperaciones se permiten cuando la ausencia se debe a circunstancias ajenas a la voluntad del participante, como inclemencias del tiempo o el cierre de la agencia anfitriona .

JJ Al recuperar las horas de trabajo,

JF el participante debe recuperar las horas dentro del mismo periodo de pago o el próximo yJF nunca debe exceder las ocho (8) horas al día o 40 horas a la semana .

Cierres de la agencia anfitrionaSi una agencia anfitriona cierra un día distinto a un día feriado remunerado del SCSEP de AARP Foundation, se les permitirá a los participantes que recuperen el tiempo perdido durante el mismo periodo de pago o el próximo . Si una agencia anfitriona cierra debido a malas condiciones climáticas u otro tipo de emergencia y el participante no puede trabajar en la asignación, a este no se le pagará por las horas regulares de trabajo por ese día, pero tendrá la oportunidad de recuperar el tiempo perdido durante el mismo periodo de pago o el próximo .

Descansos para almorzarEn los siguientes estados se requiere que los participantes tomen descansos para almorzar después de trabajar cierta cantidad de horas .

Estado Descanso de almuerzo requerido Tiempo requeridoCalifornia Más de 5 horas de trabajo ½ h de descanso no remuneradoColorado Más de 5 horas de trabajo ½ h de descanso no remuneradoKentucky Más de 5 horas de trabajo ½ h de descanso no remuneradoWashington Más de 5 horas de trabajo ½ h de descanso no remuneradoNueva York Más de 5 horas de trabajo ½ h de descanso no remuneradoPuerto Rico Más de 5 horas de trabajo Una hora de descanso no remunerado


SECCIÓN SIETE: Información y políticas adicionales del programa

Política sobre consumo de drogas en el lugar de trabajoComo condición de inscripción continua en el SCSEP, los participantes no pueden usar, distribuir, entregar, poseer o fabricar drogas o alcohol, o estar bajo su influencia durante el horario laboral remunerado o durante las horas de las reuniones que se realicen en una propiedad del SCSEP de AARP Foundation o en una agencia anfitriona .

Nota:Cualquier violación de esta política puede ocasionar una sanción disciplinaria, incluido el cese de la inscripción .

JJ Cualquier violación de esta política debe notificarse de inmediato a la oficina de la sede del proyecto .

JJ Los medicamentos recetados legalmente se permiten siempre y cuando su consumo no afecte negativamente el desempeño de los deberes, la seguridad del participante o la seguridad de las demás personas .

JJ Los participantes que estén condenados por crímenes relacionados con drogas a nivel federal, estatal o local –o que se declaren culpables de estos– que hayan ocurrido durante las horas de trabajo asignadas en la agencia anfitriona o en la propiedad del SCSEP, deben notificarlo al director de proyecto en un plazo de cinco (5) días calendario después del veredicto o sentencia, lo que ocurra primero .

JJ Las condenas se deben notificar al Gobierno federal .

Política sobre porte de armas en el lugar de trabajoPoseer cualquier tipo de arma en cualquier momento durante las horas de trabajo va en contra de la política del SCSEP de AARP Foundation, ya sea que la persona esté en la oficina de la sede del proyecto, en un lugar de reunión o en la agencia anfitriona .

Nota: Cualquier violación de esta política puede ocasionar una sanción disciplinaria, incluido el cese de la inscripción .

JJ “Arma” incluye, entre otros, cualquier arma de fuego de cualquier calibre o tamaño y cualquier cuchillo con una hoja de más de 2 .5 pulgadas .

JJ Si se observa a cualquier participante portando un arma en el lugar de trabajo, se debe notificar de inmediato al supervisor de la agencia anfitriona, a las autoridades policiales locales y al director de proyectos .

Pausas aprobadasPara proteger el estatus de inscripción de los participantes del SCSEP, los participantes pueden suspender temporalmente su inscripción al solicitar un periodo de descanso aprobado cuando no puedan trabajar en su asignación del SCSEP .


Tiempo fijado para las pausas aprobadas

Los participantes podrán ser colocados en un periodo de descanso aprobado si no han podido trabajar por al menos UN periodo completo de pago o si estiman que no podrán trabajar por más de 10 días hábiles .

Cuándo es adecuado un periodo de descanso aprobado

El periodo de descanso aprobado solo puede usarse en circunstancias específicas para suspender temporalmente el límite de 48 meses .

El periodo de descanso aprobado solo debe usarse en las siguientes circunstancias:

1 . Problemadesaludoproblemamédico2 . Asuntofamiliar3 . Unparticipantequerecibaunpagopordiscapacidadporpartedeunapólizade

compensacióndetrabajadores4 . Nohayasignacionesadecuadasparaelparticipante5 . Razoneslegales

El periodo de descanso aprobado no se autoriza para:

JJ Días regulares perdidos o vacaciones

JJ Mantener un puesto para los participantes que hayan desaparecido o abandonado su asignación (estos participantes pueden estar sujetos a cese involuntario por justa causa)

JF Se considera que un participante ha abandonado su asignación si no asiste a cinco días consecutivos de trabajo sin notificarlo, siempre y cuando se haya intentado contactar al participante

Límite de 60 días para la mayoría de las pausas aprobadas

Asunto familiar o asuntos médicos o de saludJJ El periodo de descanso aprobado por razones médicas o de salud o por asuntos familiares no

debe exceder los 60 días a partir del primer día de ausencia .

JJ Si el participante no ha regresado en un plazo de 60 días, debe abandonar el programa para darle oportunidad a otro solicitante .

JJ Si el participante debe ser removido por justa causa, no se requiere una carta de cese pendiente con 30 días de anticipación . En lugar de esto, se puede cesar al participante de inmediato, ya que habrá recibido una notificación de cese en la carta que le fue enviada con 60 días de anticipación cuando recibió autorización para un periodo de descanso aprobado por primera vez .

JF La fecha de terminación será el día después de que hayan expirado los 60 días .

Compensación de trabajadores, asignación no adecuada o razones legalesJJ No hay un tiempo límite definitivo para las pausas aprobadas por estar en compensación de

trabajadores, el hecho de que no haya asignaciones adecuadas disponibles u otras razones legales .

JJ Si un participante está en una pausa por una de estas razones y el SCSEP de AARP Foundation


decide terminar las actividades del participante, este debe ser ubicado primero en un estatus de “cese pendiente” . Se debe enviar una carta de cese pendiente con 30 días de anticipación al participante . El participante será retirado del SCSEP no antes de 30 días después de la fecha en que se le entregue la carta de notificación de cese con 30 días de anticipación.

Límites de duraciónSegún lo establecido en las normativas del Departamento de Trabajo de Estados Unidos, el límite de tiempo máximo de inscripción en el SCSEP es de 48 meses desde la inscripción formal del individuo en el programa .

A ningún participante se le puede dar una extensión que exceda el tiempo límite de 48 meses de participación en el SCSEP .

Además, según lo establecido en la política del SCSEP de AARP Foundation, ningún participante puede pasar más de 27 meses en asignaciones sin una exención aprobada .

Nuestra meta es que los participantes del SCSEP hagan la transición a un empleo permanente en nueve meses o menos .

Política de Cese InvoluntarioA los participantes se les puede aplicar un cese involuntario por las siguientes razones:

1 . Se determina que ya no son elegibles en la recertificación2 . Se determina que fueron erróneamente considerados como elegibles al momento de la

inscripción o en la recertificación anual3 . Alcanzan el tiempo límite de inscripción de 48 meses (ver “Límites de duración”)4 . Consiguen un empleo durante su inscripción en el programa sin notificarlo a la sede del

proyecto5 . Por justa causa

Cada vez que se aplique un cese involuntario a un participante, las siguientes consideraciones se aplicarán de forma justa y equitativa:

JJ El cese del participante no se basará en su edad (a menos que tenga menos de 55 años, en cuyo caso no cumple con los requisitos de elegibilidad para el SCSEP); AARP Foundation no establecerá un límite tope de edad para los participantes del SCSEP .

JJ En la mayoría de los casos, a los participantes se les aplicará disciplina progresiva y una oportunidad para tomar una medida correctiva antes de emitir un aviso formal de cese . Sin embargo, AARP Foundation se reserva el derecho de cesar a un participante del SCSEP sin aplicar la disciplina progresiva .

JJ Por lo general, los participantes recibirán una carta de cese con 30 días de anticipación (generada por el Sistema de seguimiento de inscritos de AARP Foundation o “ETS”) donde se les notifica la fecha de salida, la razón del cese y el derecho a apelar bajo los procedimientos de reclamo del SCSEP de AARP Foundation .


JJ A cualquier participante al que se le entregue un aviso de cese se le informará acerca de los procedimientos de reclamo del SCSEP de AARP Foundation . Los procedimientos de reclamo también se entregan y se explican durante el proceso de inscripción .

JJ Los participantes recibirán una copia y una explicación verbal de la Política de Cese Involuntario durante la orientación . La Política de Cese Involuntario se encontrará en el Manual del Participante y del Supervisor de la Agencia Anfitriona .

JJ Cuando se cesa a un participante, excepto por “justa causa” (ver más adelante), se remitirá al participante al centro integral y a otras agencias locales de apoyo .

JJ En cada situación relacionada con ceses involuntarios, se debe presentar la documentación correspondiente . La documentación puede incluir, entre otros:

JF Cartas de las agencias anfitrionas o para los participantes JF Notas de gestión de contacto en el sistema ETS

A continuación se presenta una descripción detallada de cada razón y las acciones apropiadas:

1. Cese por dejar de ser elegible

Anualmente, o con más frecuencia si se produce algún cambio importante en las circunstancias, se recertifica a cada participante para determinar si aún es elegible para participar en el programa . Durante el proceso de recertificación, es posible que se determine que un participante no es elegible debido a un cambio en los criterios de elegibilidad, como ingresos, familia de un solo miembro debido a un cambio en el estatus de discapacidad, estatus de empleo, cantidad de miembros del grupo familiar o residencia . También se puede seleccionar esta opción si un participante se ha inscrito recientemente pero no entrega la documentación de apoyo sobre sus ingresos en un plazo de 30 días y, en consecuencia, debe ser retirado del SCSEP .

JJ Acción: Si esto sucede, se notificará al participante, se le enviará de inmediato una carta de notificación de cese con 30 días de anticipación y se le colocará en cese pendiente “remunerado” (si el participante recibe remuneración al momento de la notificación) . El participante podrá seguir en el programa (podrá volver a su asignación) hasta la fecha de terminación que se indica en la carta . El participante será cesado del SCSEP no antes de 30 días después de la fecha de la carta de notificación de cese con 30 días de anticipación .

2. Cese debido a ser considerado elegible de manera incorrecta

Se cesará a un participante si en cualquier momento se determina que no es elegible para participar en el SCSEP, porque su elegibilidad no se estableció correctamente sin que el participante haya incurrido en un error (por ejemplo, se cometió un error al registrar o calcular los ingresos al momento de determinar la elegibilidad durante la inscripción o en la recertificación anual) .

JJ Acción: Si esto sucede, se le notificará el error al participante, se le enviará de inmediato una carta de notificación de cese con 30 días de anticipación y se le colocará en cese pendiente “remunerado” (si el participante recibe remuneración al momento de la notificación) . El participante podrá seguir en el programa (podrá volver a su asignación) hasta la fecha de terminación que se indica en la carta . El participante será cesado del SCSEP no antes de 30 días después de que se le haya entregado la carta de notificación de cese con 30 días de anticipación .


3. Cese por haber alcanzado el límite máximo de participación de 48 meses

Las actividades de un participante se darán por terminadas cuando haya cumplido los 48 meses de límite máximo de participación de por vida en el SCSEP . La fecha límite de duración de un participante o tiempo de permanencia es el último día en el que un participante puede trabajar o recibir un pago en el SCSEP.

JJ A cualquier participante al que se le entregue un aviso de cese se le informará acerca de los procedimientos de reclamo del SCSEP de AARP Foundation . Los procedimientos de reclamo también se entregan y se explican durante el proceso de inscripción .

4. Cese por haber conseguido un empleo durante su inscripción en el programa

Para ser elegible para la inscripción en el SCSEP, el participante debe estar desempleado . A todos los participantes se les explica que no pueden estar empleados mientras participan en el programa y que, al conseguir un empleo, se lo deben notificar de inmediato al representante del programa . Si se descubre que un participante tiene un empleo mientras está inscrito en el programa sin haberlo notificado a la oficina de la sede del proyecto, se cesará su participación en el programa en una de dos formas que dependen de si se pueden obtener los datos relacionados con el empleo del participante .

5. Cese por justa causa

Cuando esté justificado, se puede cesar a un participante por ciertos comportamientos y/o conductas . Existen dos categorías de terminación por “justa causa”: las que permiten advertencias y las que justifican la remoción justa inmediata de la agencia anfitriona y/o del SCSEP .

Acciones que pueden ocasionar la terminación por justa causa Varios casos documentados (3) de cualquier combinación de las siguientes acciones conducen al cese .

1 . Negarse a aceptar ofertas de trabajo o remisiones para obtener un empleo si subsidio o no cumplir con el Plan Individual de Empleo (IEP) .

JF Ejemplo:JQ El participante declara: “No estoy interesado en obtener un empleo . Me quiero quedar

en mi agencia anfitriona” .

2 . No cooperar plenamente con el director de proyectos o con los participantes del sitio del proyecto para lograr las metas de su estrategia de servicio . Los ejemplos de falta de cooperación con el director de proyectos o con los participantes del sitio de proyectos para cumplir con las estrategias de servicio del IEP pueden incluir, entre otros, los siguientes casos cuando lo disponga el IEP del participante:

JF Rehusarse a buscar un empleoJQ El participante declara: “No estoy interesado en obtener un empleo . Me quiero quedar

en mi agencia anfitriona” .

JF Sabotear una entrevista de trabajo: por ejemplo, el participante le dice al entrevistador que no está interesado en el empleo o le dice que no está calificado .


JF Rehusarse o no participar por completo en las oportunidades de capacitación

JF Rehusarse a ser transferido a una nueva asignación de capacitación de servicio comunitario

JF Rehusarse a registrarse en un centro integral o en un servicio de empleo

JF Rehusarse a aprovechar las ventajas de la Ley de Inversión en la Fuerza de Trabajo (Workforce Investment Act, WIA)

JF Rehusarse a aceptar o no hacer seguimiento para obtener servicios de apoyo que mejoren la capacidad del participante para participar en una asignación de servicio comunitario según lo establecido en el IEP

JF Rehusarse a cooperar con otras remisiones o pasos relacionados con el IEPJQ El IEP declara: “A más tardar el 31 de diciembre, la Sra . Smith habrá solicitado empleo

en Wal-Mart, en Sears y en JC Penney . Sin embargo, el 31 de diciembre la Sra . Smith declara que no ha solicitado empleo en dichas organizaciones porque no ha tenido tiempo de hacerlo” .

JF Rehusarse a cooperar con la evaluación o el proceso del IEP; por ejemplo, rehusarse a participar para completar el plan de desarrollo de evaluación y capacitación

JF No cumplir con los deberes asignados o rehusarse a hacerlo

JF Solicitud de la agencia anfitriona para que se retire al participante de una asignación por mal comportamiento o acciones negativas

JF Impuntualidad o ausencias no autorizadas o excesivas (5)

La lista anterior no incluye todos los casos; otras razones similares que demuestren una conducta inadecuada intencional o un incumplimiento intencional de las normas del programa pueden acarrear el cese involuntario . Sin embargo, cualquier cese involuntario por razones diferentes a las indicadas en la lista anterior debe ser aprobado por escrito con anticipación por el gerente regional .

MedidascorrectivasyadvertenciasalparticipanteAntes del cese por las razones antes mencionadas, el participante recibirá por lo general dos advertencias formales y la oportunidad de corregir su comportamiento o conducta, o incumplimiento de los requerimientos del IEP . Estas advertencias deben documentarse, bien sea en el expediente del participante o en la gerencia de contacto del sistema ETS . Se requiere una documentación exhaustiva .

En cualquier momento, si un participante hace esfuerzos positivos o si se justifica la falta de acción de su parte, la medida correctiva dejará de tener efecto .

JJ Paso1:Primeraadvertencia

JF Si un participante incurre en comportamientos o conductas descritos en los ceses por “justa causa”, o se rehúsa a cumplir con los requerimientos del IEP, se le dará una advertencia verbal y se le aconsejará corregir sus acciones . Se debe conservar la documentación de la advertencia, ya sea mediante la conservación de la primera carta formal de advertencia en el expediente del participante o en el sistema de gestión de contacto de ETS .


JJ Paso2:Segundaadvertencia

JF Si un participante sigue incurriendo en comportamientos o conductas descritos en las razones para ceses por “justa causa”, o se rehúsa a cumplir con los requerimientos del IEP, se le hará una advertencia y se le aconsejará corregir sus acciones .

JF El director de proyectos del SCSEP de AARP Foundation le enviará al participante una advertencia por escrito indicando que tiene 30 días a partir de la fecha de la carta para corregir su comportamiento o conducta o la infracción respecto a los requerimientos del programa o del IEP . En caso de una infracción del IEP, se le puede ordenar al participante que realice las tareas específicas relacionadas con el IEP .

JF La advertencia por escrito incluirá una declaración en la que se indica que de no mejorar o completar las tareas relacionadas con el IEP se procederá al cese del participante .

JF Se debe conservar documentación de la advertencia, ya sea conservando la segunda carta formal de advertencia en el expediente del participante o en el sistema de gestión de contacto de ETS .

JJ Paso3:Cartadenotificacióndecesecon30díasdeanticipación

JF Cuando un participante aún no ha hecho mejoras en sus acciones o si muestra por tercera vez un comportamiento o conducta descrito en las razones para el cese por “justa causa”, se le enviará una carta de notificación de cese con 30 días de anticipación donde se le notifica que deberá abandonar el programa a los 30 días de la fecha de la carta . En la carta de notificación se explicarán las razones del cese .

JF Si esto ocurre, se colocará de inmediato al participante en cese pendiente “sin pago” (el participante no podrá volver a su asignación) . El participante será cesado del SCSEP no antes de 30 días después de que se le haya entregado la carta de notificación de cese con 30 días de anticipación .

JF En este momento, también se le pedirá al participante que revise la copia escrita de la Política de reclamos del SCSEP de AARP Foundation que se encuentra en el Manual del participante y del supervisor de la agencia anfitriona .

Acciones del participante que acarrearán remoción inmediata de la agencia anfitriona y suspensión sin remuneración con cese pendienteCuando un participante incurre en una violación grave de la política de AARP Foundation, es posible que se requiera su remoción inmediata de la agencia anfitriona . En este caso, el participante se colocará en cese pendiente “sin remuneración” y se le entregará una carta de notificación de cese con 30 días de anticipación .

Los ejemplos de las circunstancias que acarrean la remoción inmediata de la agencia anfitriona y la suspensión no remunerada incluyen, entre otros:

1 . Proporcionar deliberadamente cualquier información falsa durante el proceso de elegibilidad

Ejemplo: Cuando se le pidió a un solicitante del SCSEP que le entregara al director de proyectos o a los participantes del sitio del proyecto información sobre sus ingresos durante los últimos 12 meses, el solicitante proporcionó información relacionada con su ingreso del Seguro Social, pero deliberadamente no suministró información sobre la pensión del estado


que también estaba recibiendo, por temor a que el ingreso de la pensión no lo hiciera elegible para inscribirse en el SCSEP .

2 . Rehusarse a cooperar para recertificar la elegibilidad

Ejemplo: Rehusarse a proporcionar los documentos necesarios para determinar la elegibilidad continua o rehusarse a asistir o a estar disponible para la cita de recertificación .

3 . Fraude: se puede cesar a un participante por acciones fraudulentas o de falsificación

Ejemplo: Colocar intencionalmente la firma del supervisor de la agencia anfitriona en una hoja de asistencia o en otro documento oficial, o incluir horas que no son precisas en una hoja de asistencia .

4 . Estar empleado mientras está inscrito en el SCSEP y no poder o no estar dispuesto a proporcionar datos del empleo, necesarios para el crédito de colocación

Ejemplo: Un participante que se ha determinado que está empleado mientras está inscrito en el SCSEP y no está dispuesto a proporcionar la información del empleo, o no puede hacerlo (por ejemplo, nombre del empleador, supervisor, salario . . .) necesaria para que el programa reciba crédito por colocación .

5 . Divulgación intencional de información confidencial o privada obtenida por parte de la agencia anfitriona, del cesionario o del proyecto local

Ejemplo: Darle a otros información que se supone se debe mantener confidencial o privada

6 . Insubordinación

Se define como el hecho de rehusarse intencionalmente a cumplir con las órdenes o instrucciones del supervisor de una agencia anfitriona, del director de proyectos o de los participantes del sitio del proyecto, siempre y cuando no existan circunstancias atenuantes y que las órdenes o instrucciones hayan sido razonables .

7 . Exceder el tiempo de permiso aprobado sin remuneración, al no regresar de un periodo de descanso aprobado sin presentar la debida notificación o una causa justificada

JF NOTA: No se puede retirar por justa causa a los participantes que estén encarcelados . En lugar de ello, estar encarcelado cae en la definición de “Separación voluntaria – Institucionalización” .

8 . Abandono de la asignación

Se considera como abandono de la asignación: Cinco días de trabajo consecutivos, siempre y cuando se haya intentado contactar al participante (por teléfono o por escrito) .

JF NOTA: No se puede retirar por justa causa a los participantes que han sido encarcelados . En lugar de ello, estar encarcelado cae en la definición de “Separación voluntaria – Institucionalización” .

9 . Acoso o discriminación en el lugar de trabajo

Con base en sexo, raza, color, religión, nacionalidad, edad, estado civil, discapacidad o cualquier otra característica protegida .

10 . Lenguaje o comportamiento obsceno, abusivo, hostigador o amenazante


11 . Violencia física o destrucción intencional de la propiedad

Ejemplo: Violencia física, amenaza de violencia física o destrucción intencional de la propiedad .

12 . Robo

Se define como tomar o retener ilegalmente la propiedad de otra persona sin permiso .

13 . Causar una amenaza inminente a la salud, seguridad o integridad de otras personas

Esto incluye el uso de armas en el lugar de trabajo .

14 . No cumplir con la política de un entorno de trabajo libre de alcohol y drogas

Se define como prohibir que los participantes consuman, vendan, compren, fabriquen, distribuyan, procesen o usen cualquier droga ilegal o no recetada, o que estén bajo la influencia del alcohol o de drogas al realizar la asignación en la agencia anfitriona o al realizar actividades para cumplir con los objetivos requeridos del IEP . Los medicamentos recetados legalmente están excluidos si no afectan la capacidad del participante para desempeñar sus labores o no van contra la seguridad del participante o de otras personas .


Al momento de la inscripción, los participantes deben firmar la política de cese involuntario del participante. Ver el ejemplo a continuación:

Política de cese involuntario del participante

Yo, ________________________________, he recibido una copia del Manual del participante y de la agencia anfitriona revisado, que incluye la Política de Cese Involuntario.

Yo, ________________________________, reconozco que el participante del sitio del SCSEP de AARP Foundation o el director de proyectos ha examinado conmigo detalladamente la Política de Cese Involuntario.

Como resultado, entiendo que puedo ser involuntariamente separado del SCSEP de AARP Foundation por cualquiera de los siguientes motivos:

1. Se determina que ya no soy elegible en la recertificación

2. Se determina que fui erróneamente considerado como elegible al momento de la inscripción o en la recertificación anual

3. Alcancé el tiempo límite de inscripción de 48 meses (ver “Límites de duración”)

4. Consiguí un empleo durante la inscripción

5. Por causa (motivo específico será incluido en la notificación de cese)

Firma del participante Fecha


Política de reclamos y de no discriminación de AARP FoundationLas siguientes políticas y procedimientos deben aplicarse de una forma justa y uniforme para todos los participantes, y todos los reclamos se deben documentar y conservar en expedientes seguros y protegidos.

Política de no discriminación

AARP Foundation está comprometida con el mejoramiento continuo de una cultura del lugar de trabajo que respeta y valora las diferencias individuales, y permite que todos los individuos calificados gocen de una consideración y participación igualitaria en el SCSEP.

AARP Foundation cumple con todas las estipulaciones de no discriminación establecidas por el Departamento de Trabajo de Estados Unidos con respecto a la no discriminación, que prohíben la discriminación y el acoso con base en la raza, color, religión, sexo, discapacidad, nacionalidad o cualquier otra característica protegida.

Cualquier participante o solicitante que considere haber sido víctima de discriminación o acoso debe informárselo de inmediato al director de proyectos o presentar un reclamo como se indica a continuación, con la finalidad de que el SCSEP de AARP Foundation pueda investigar y tomar oportunamente las medidas correctivas necesarias.

Política de reclamos

A cada participante se le entregará una copia de la política de reclamos del SCSEP de AARP Foundation en el manual del participante al momento de la inscripción. Los participantes, incluidos los participantes en el sitio del proyecto, o los solicitantes que tengan preguntas con relación a esta política o que deseen presentar una queja o reclamo, deben contactar al director de proyectos en la oficina local del proyecto como primer paso. Si el participante no se siente cómodo con el hecho de tener que llamar al director de proyectos, puede comunicarse con la oficina del gerente de cumplimiento de AARP Foundation en Washington, D.C. en:

AARP Foundation Compliance Manager Office 601 E Street, N.W. Office B4-322 Washington, D.C. 20049 Teléfono: 202-434-6231

Un reclamo se define como una violación de la política del SCSEP de AARP Foundation, cualquier violación de las leyes federales que incluya cualquier forma de discriminación o acoso, o una violación de las normativas del SCSEP o del DOL. Al recibir el informe de cualquier asunto o preocupación por parte de un participante o de un director de proyectos que haya recibido una expresión de preocupación, el gerente de cumplimiento de AARP Foundation clasificará el informe como un reclamo si los alegatos corresponden con la definición anterior. Una muestra de preocupación se definirá como una queja si se expresan preocupaciones considerables respecto al programa o a la experiencia del participante, que no implican supuestas violaciones a la política, discriminación o acoso.


El gerente de cumplimiento debe actuar de forma independiente a la resolución del caso, pero todos los reclamos y quejas recibidos por los directores de proyectos o los gerentes regionales se deben reenviar al gerente de cumplimiento con fines de mantenimiento de registros, en un plazo de dos días hábiles de haberlos recibido . El gerente de cumplimiento debe actuar de forma independiente a la resolución del caso, pero tiene la responsabilidad de determinar si el caso es una queja o un reclamo y puede entrar en contacto con quien presenta el informe a efectos de la investigación . Los casos clasificados como quejas se pueden remitir al gerente regional de inmediato para su resolución .

Cualquierparticipantequeconsiderequetieneunreclamodebeseguirlapolíticadereclamosdescritaacontinuación.Encasodequeunparticipantehayainformadoporcualquiermediounproblemaqueelgerentedecumplimientodefinacomounsupuestoreclamo,elproblemasepodráinvestigardeinmediato.

JJ Paso1: Presenta un reclamo por escrito ante el director de proyectos, usando el formulario de reclamo del SCSEP de AARP Foundation, en un plazo de 20 días de haberse presentado el o los problemas que causaron el reclamo . El director de proyectos o el gerente de cumplimiento darán respuesta al reclamo en un plazo de cinco días hábiles de haberlo recibido . Sin embargo, el tiempo de resolución dependerá de la naturaleza del caso y de cualquier investigación requerida . El formulario de reclamo del SCSEP se puede obtener en la oficina local o en la oficina del gerente de cumplimiento de AARP Foundation (ver la información de contacto más adelante) .

JJ Paso2: Si un participante o solicitante no está dispuesto a entregar un reclamo por escrito ante el director de proyectos, o no está satisfecho con la decisión del director de proyectos, se debe enviar el reclamo a la oficina del gerente de cumplimiento de AARP Foundation en un plazo de cinco días hábiles . La oficina del gerente de cumplimiento de AARP Foundation dará respuesta al reclamo en un plazo de cinco días hábiles de haberlo recibido . Sin embargo, el tiempo de resolución dependerá de la naturaleza del caso y de cualquier investigación requerida .

Todos los reclamos serán investigados por el director de proyectos o el gerente regional, y se enviará un informe al gerente de cumplimiento . Después de la revisión y de que el gerente de cumplimiento haya culminado cualquier otra investigación adicional y necesaria, el gerente clasificará los reclamos como fundamentados o no fundamentados y, de estar fundamentados, se preparará un plan de acción y se remitirá al gerente regional para su resolución y para dar respuesta al participante .

JJ Paso3: Si el participante o solicitante no está satisfecho con la resolución ofrecida por el gerente de cumplimiento y el gerente regional, puede enviar el reclamo al director nacional del SCSEP en un plazo de cinco días hábiles desde la fecha de la respuesta recibida de parte de la oficina del gerente de cumplimiento de AARP Foundation . La información de contacto del director nacional del SCSEP puede obtenerse en la oficina del gerente de cumplimiento de AARP Foundation .

El director nacional del SCSEP dará respuesta al participante o solicitante en un plazo de 10 días hábiles de haber recibido el reclamo . Sin embargo, el tiempo de resolución dependerá de la naturaleza del caso y de cualquier investigación requerida . La respuesta por parte del director nacional del SCSEP de AARP Foundation es definitiva y no puede apelarse ante AARP Foundation . No obstante, el participante o solicitante puede presentar una apelación ante el jefe de la División de Programas Nacionales (Division of National Programs) del Departamento


de Trabajo a la siguiente dirección . La autoridad única del Departamento de Trabajo –después que la Oficina Nacional de AARP haya emitido una determinación final por escrito para dar respuesta al reclamo formal– tiene la función de determinar si se siguieron los procedimientos de reclamo del cesionario o si hubo alguna violación de la ley federal, distinta a las leyes de derechos civiles, que esté fundamentada y sea creíble .

Chief, Division of National Programs, Tools and Technical Assistance Employment and Training Administration U .S . Department of Labor 200 Constitution Avenue, N .W ., Room C-4510 Washington, D .C . 20210

La discriminación es ilegal y es una violación de las leyes de derechos civiles . Si crees que has sido discriminado en violación de las leyes de derechos civiles, debes presentar una queja con la documentación de apoyo directamente a:

Civil Rights Center, U .S . Department of Labor 200 Constitution Avenue, NW Room N- 4123 Washington, D .C . 20210

Política de no represaliasLos participantes o solicitantes que presenten un reclamo o sospechen de una conducta indebida (ver más adelante) están protegidos contra retaliaciones de cualquier tipo . Los participantes o solicitantes que crean que se están tomando retaliaciones en su contra por presentar un reclamo o participar en una investigación sobre un reclamo, deben comunicarse de inmediato con el director nacional del SCSEP de AARP Foundation y con el director del Centro de Derechos Civiles (Civil Rights Center) .

Notificación e investigación de preocupaciones por sospechas de conducta indebida

Las preocupaciones relacionadas con sospechas de conductas indebidas como robo, mal uso o abuso de los recursos del programa SCSEP se deben notificar de conformidad con el procedimiento de reclamos delineado anteriormente, o de conformidad con los procedimientos delineados en la Oficina de Ética y Cumplimiento . La política puede obtenerse en la Oficina de Ética y Cumplimiento de AARP . Por favor, envía tu solicitud para obtener una copia de la política al siguiente correo electrónico:

[email protected] oaAARP601EStreet,N.W.,roomA10-120Washington,DC20049Conatencióna:Ethics&ComplianceOffice

AARP Foundation respalda todas las leyes que protegen a los individuos de retaliaciones por notificar conductas ilegales relacionadas con la gestión financiera . Se anima a los participantes y al personal de la agencia anfitriona a divulgar a tiempo cualquier preocupación relacionada con la sospecha de una conducta indebida para poder abordarla adecuadamente .


mailto:[email protected]

Otras políticas y beneficios de los participantes

Días feriados remuneradosTal como lo autorizan las normativas del Departamento de Trabajo, el SCSEP de AARP Foundation ha decidido pagarle a los participantes salarios por todos los días feriados federales . Los sitios de proyecto del SCSEP de AARP Foundation estarán cerrados durante los días feriados federales . Los participantes que tengan programada una capacitación durante un día feriado federal pueden recibir remuneración si la agencia anfitriona está cerrada . Si la agencia está abierta, los participantes deben trabajar para recibir el pago . (Consulta el Código de Regulaciones Federales [Code of Federal Regulations, CFR] Parte 641 .565) . Cuando AARP Foundation reciba una subvención secundaria para el SCSEP por parte de una agencia estatal, aplicará la política de días feriados de la agencia estatal .

Servicio de juradoSi un participante es llamado para prestar servicio como jurado, debe notificarlo a la oficina de proyectos y debe entregar la carta de servicio de jurado del tribunal . Los participantes recibirán el pago por las horas regulares de trabajo por el día o días en que deban prestar este servicio . Los participantes deben informar al tribunal que recibirán el pago regular, pero pueden tener derecho a un reembolso por parte del tribunal por gastos y pueden aceptar dicho reembolso .

Examen físicoAl inscribirse, a todos los participantes se les da la oportunidad de someterse a un examen físico cubierto por el SCSEP de AARP Foundation . El examen es voluntario y sus resultados pertenecen al participante y la oficina de proyectos no podrá revisarlos ni conservarlos . En el caso poco probable de que un participante siga en el programa después de un año, a él o a ella se le ofrecerá la oportunidad de someterse a un examen físico anual . Se puede obtener información adicional en la oficina de proyectos .

Membresía de AARP

Los participantes reciben una membresía gratuita de un año de AARP al inscribirse . Si ya es socio, el periodo de la membresía actual se extenderá un año . Con esta membresía, los participantes recibirán todos los beneficios para socios, incluido el boletín de AARP y la revista “AARP The Magazine” .

Actividad políticaLos participantes no pueden tomar parte en actividades políticas partidistas o no partidistas durante las horas en las cuales reciban un salario por parte del SCSEP de AARP Foundation . Esto incluye periodos de servicio como jurado y días feriados remunerados . Los participantes pueden actuar en puestos administrativos en centros de votación .

Normativas federalesLas normativas que rigen el Senior Community Service Employment Program de AARP Foundation se encuentran en el Código de Regulaciones Federales, en el Título 20, C .F .R ., Parte 641 (9 de abril de 2004) . Los directores de proyecto, el gerente regional y los participantes de la oficina de proyectos tienen la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de estas regulaciones .


Es muy importante que tengas en cuenta lo siguienteToda la información plasmada en este manual está sujeta a cambios sin previa notificación, como resultado de cambios en la legislación, en las regulaciones del Departamento de Trabajo o en las políticas del SCSEP de AARP Foundation . El director de proyectos y los participantes de la oficina de proyectos harán todo lo posible para mantener informados a los participantes y a las agencias anfitrionas del programa sobre dichos cambios . Para hacer preguntas sobre asuntos no cubiertos en este manual, comunícate con el director de proyectos .


noviembre 2016

AARP Foundation

AARP Foundation trabaja para garantizar que los adultos mayores de bajos ingresos tengan una alimentación nutritiva, una vivienda segura y asequible, un ingreso estable y vínculos sociales fuertes y perdurables . Colaboramos con los individuos y las organizaciones que comparten nuestro compromiso con la innovación y nuestra pasión para resolver problemas . Con el apoyo de una excelente asesoría legal, creamos y ponemos en práctica soluciones efectivas que ayudan a adultos mayores con dificultades a transformar sus vidas . AARP Foundation es la filial benéfica de AARP . Obtén más información en aarpfoundation.org.

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scsep manual del participante y de la agencia anfitriona

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