schéma directeur numérique · • si décisionnel : phase 1 et outil budgétaire collaboratif...
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Schéma Directeur Numérique2018-2020
Université Paris-Dauphine
Conseil d'administration
13 novembre 2017
Préparation : DSI & VPN après consultation de tous les acteurs
DSI Dauphine - Cellule architecture – Plan d’occupation des sols
Echanges & relations
Echanges étudiants
Opérations
Scolarité
Pilotage & contrôle
Offres formations / pédagogie
Recherche
Communication interpersonnelle Echanges avec
les partenaires
externes
Echanges avec les
administrations
Suivi temps et
service
enseignement
PatrimoineFinances
RH
MyDauphine
MyCourse3WSport
EDT
TrombinoscopePolynum
Career Center
eCandidat IAReins
C2I PStage
SitesWeb Dauphine.fr bibliothèque
ENT (annuaire, notes, trombi, ….)
Sympa
EnquêtesHELIWEB
moveon
CV enseignants Dauphinet
FileSender
Boléro
Office 3
65
Suivi-commandes
RD
V
HELICO
BO
Performance &
Décisionnel
Elaboration &
programmation
budgétaire
Contrôle de
gestion
Scoring
APOCANDI
APOGEE
SIFAC
DVP
GLPI (MP)
REVIT
IPWEB Vœux IP
7 instances
PJWEB
BO
R SAS
ACADEM / DFIS
BIRD
ALEPH
Primo
Metalib
SFX
HARPEGE
FIGGO
WINPAIE
HELICO
LAGAFSYNCRO
ROF ROF - Uniform
Cours-ROF
BlackBoard
BOLER
O
Unicampus
Edonet SENORITA
LAGAF
WINPAY
SIFAC
DVP
Suivi dossiers vacataires Ava
nce
men
t d
e gr
ade
JobTeaser
MyDauphine
candidatures Réinscriptions
E Candidat7 instances IAReins
NABUCC
O
SCOLAR
(access)
Fourniture
s
DIF
OMNIGARD
E
Forum entreprises
…
Foodle
studapart
Campus
France
HELICO
LIMESURVEY
campus
mailstore
SIFAC
DEMAT
Mur d’images
Mastères
cleverSMS
mailjet superSaas Promotions
SINCRO
SIGB
SENORITA
Rondier
Accès-
parking
Bibliothèque universitaire
Pebnet
watchdog
Neopost
Application salle de langue
Portiquesport
État du système d'information fin 2017 obsolescence technique et/ou fiabilité technique et/ou non-conformité fonctionnelle
PStage
Infr
as
tru
ctu
res
info
rma
tiq
ue
s
Authentifications
Serveurs de fichier
Suivi dossiers vacataires
Gestion des tickets
Supervision
Wifi
Sauvegarde
Sécurité
Accès internet
Téléphonique
Postes de travailSalles pédagogiques
Câblage PRA Réseau multiservice
Réseau Desserte
Outils transverses
Archivage
Référentiel Personnes
/ structures/étudiants
Outils de collaboration
Annuaire LDAP
SUPANN
Dématérialisation(BPM, GED, ..
Planification
ADE
Outils bureautique
(word/ excel)
Messagerie
Vie étudiante
Exemple détaillé : cible pour le domaine scolarité
Echanges
Fonctions de
support
Portail (Office 365, appli mobile, MyDauphine) : 2018
Suivi de cursusPaiement en
lignePersonnes
Structures
Gisement de
données
Groupes
Lieux
Dossier étudiant
Prospects
Simulations
E-Pédagogie
2018
Réservation salles
co working 2018Services digitaux Echanges B2B
En
qu
ête
s
Planification GEDEditique
Smarte data Pilotage de
la performance 2019
Gestion formation & dossier étudiant
Suivi temps des
enseignants
Pilotage de la formation
Pilotage social
Construire
l’offre de
formation
Mettre en
œuvre l’offre
de formation
Candidatures
Inscriptions
Stages
Contrôle du
cursus
Gérer les
échanges
Scolarité centrale Départements Transverse
Candidature / IP en ligne
Logement
Notes
certifiés Tarifs
Formations
Simulation / IA en ligne
Gestion des
diplômes
Cursus &
parcours
Sport
Formation
continueSuivi
expérience
Elections
EncaissementCourrier
Données
Référentiels
Carte étudiant Accès au campus
Situation
sociale
Gestion des
Opportunités
4
Axes de la transformation numérique
Axes de la transformation numérique
Parcours Etudiants
Parcours Enseignants
Parcours Personnel
Parcours Entreprises /
Alumni
(à venir)
Qualité et fiabilité des systèmes d'information
Socle technologique transverse
MDM / Référentiels Socle décisionnel
Optimisation et gain de performance Relations clients
Projets transverses multi clients Socle dématérialisation
Parcours chercheurs
Modernisation des infrastructures
Optimisation et gain de performance
Socle dématérialisation
Projets transverses multi clients
Transformation numérique
Socle technologique transverse
Performance et infrastructures du SI
2020
Digitalisation Parcours Etudiant
Digitalisation Parcours Enseignant
Digitalisation Parcours Personnel
POC Salles
connectées
Refonte intranet
Application mobileInscriptions
IA / IP
Changement
Boléro
Démat vacataires Phase1 Portail Enseignants
MDM / Référentiel
Relations clients
Modernisation et sécurisation du SI
Fonctionnement du SI
Gouvernance du SI
Socle Smart Data Décisionnel
Portail événementsRefonte plateforme
inscriptions sports
Socle technologique
de dématérialisation
Socle couche
présentation Web
App store
applications mobiles
Etude CRM EntrepriseMise en place
Personnel
Outil d’aide à la décision
5
Plan de transformation numérique (2017 – 2020)
Dématérialisation GBCP
Wifi haut débit
Office 365
Etudiants
Plan de Reprise d’Activité
Renouvellement 25% PCs
Guichet de projet
Renouvellement 25% PCs Renouvellement 25% PCs
Plan de Continuité d’Activité
Réseau multiservices très haut débitCâblage très haut débit Téléphonie VoIP
Référentiel Groupe Etudiants Référentiel Entreprises
Office 365
Portail InternationalDémat vacataires Phase 2
Optimisation de la
gestion des salles
Méthode de con construction
Mise en qualité
IA/IP
Harmonisation des outils
de candidaturesInscription en ligne
Pour tous
Espace de collaboration Application mobile
Transformation des salles
P PRO LSOP PRO MSO Démat relevé de note
certifiée
ITIL applications métier
Démat Factures
Etude SIRH Refonte progressive SIRH
Transformation des salles
Formation transformation numérique
Priorités stratégiques
• Mieux accompagner les usagers du numérique• Assainir les SI des domaines scolarité et RH• Harmoniser le parcours étudiant (LMD, PSL, AI)• Dématérialiser (inscriptions, vacations, …)• Automatiser les outils décisionnels• Automatiser les tâches de ressaisie (groupes, ...)• Améliorer la qualité des services critiques• Améliorer la qualité des données critiques
Leviers organisationnels (prospective)
• Réorganiser la DSI en Direction du Numérique• Mettre en place un Conseil du Numérique• Nommer un Responsable Structure &
Qualité des Données rattaché à la DGS/CAP• Réguler les projets numériques (en cours)• Organiser l'équilibre métiers/numérique• Améliorer la méthode de co-pilotage des projets
Annexes
Difficultés· Transversalité dans une organisation silotée
· Pilotage fonctionnel/technique
· Ampleur du changement
· Tests fonctionnels
Remèdes · Pilotage en co-construction
· Méthode des petits pas
· Développement agile
Projets numériques
Difficultés· Transversalité dans une organisation silotée
· Pilotage fonctionnel/technique
· Ampleur du changement
· Tests fonctionnels
Remèdes · Pilotage en co-construction
· Méthode des petits pas
· Développement agile
Projets numériques
Paradoxe dauphinois• Attentes et Moyens
• Quantité et Qualité
Remèdes• Réorganiser la DSI (Direction du Numérique)
• Réorganiser avant de numériser (DFVE !)
• Réguler la quantité et augmenter la qualité
– Contrats de service et astreintes
– Co-construction et formation associée
– Démarche qualité (ITIL) pour applications métiers
– Extension du guichet support 4444 à l'audiovisuel
– Accompagnement des directions pour l'appropriation des outils
Projets numériques
Paradoxe dauphinois• Attentes et Moyens
• Quantité et Qualité
Remèdes• Réorganisation DSI (Direction du Numérique)
• Réorganiser avant de numériser (DFVE !)
• Réguler la quantité et augmenter la qualité
– Contrats de service et astreintes
– Co-construction et formation associée
– Démarche qualité (ITIL) pour applications métiers
– Extension du guichet support 4444 à l'audiovisuel
– Accompagnement des directions pour l'appropriation des outils
Projets numériques
Paradoxe dauphinois• Attentes et Moyens
• Quantité et Qualité
Remèdes• Réorganisation DSI (Direction du Numérique)
• Réorganiser avant de numériser (DFVE !)
• Réguler la quantité et augmenter la qualité
– Contrats de service et astreintes
– Co-construction et formation associée
– Démarche qualité (ITIL) pour applications métiers
– Extension du guichet support 4444 à l'audiovisuel
– Accompagnement des directions pour l'appropriation des outils
Projets numériques
Comment réguler ?
Instruction des demandes
Arbitrage des projets
• Instruction des demandes en continu
• Guichet unique (bientôt automatique)
• Réunion d’instruction
• Création fiche projet
• Arbitrage des projets deux fois par an
• Préparation : VPN, DGS, DSI
• Concertation : conférence de direction
• Décision finale si nécessaire : Comex
Instruction des demandes
Arbitrage des projets
• Instruction des demandes en continu
• Guichet unique (bientôt automatique)
• Réunion d’instruction
• Création fiche projet
• Arbitrage des projets deux fois par an
• Préparation : concertations, VPN, DGS, DSI
• Concertation : conférence de direction
• Décision finale si nécessaire : Comex
Modèle d’une fiche projet
Schéma macro descriptif du concept
Description du projet
Déroulement
Phase Date J/H DSI
J/H Métier
Prestation externe
(k€)
Invest.Infras.
(K€)
Invest.Logiciel
(K€)
Total
Bénéfices attendus
Population cible
. Tous les candidats
. SCOLARITE
. MIDO . DEP
. MSO . LSO
Acteurs clés du projet
17ONSI0604SIOPSI
12 Mois moisHaute
DSI
Sponsor
Métier
Planning anticipé
Valorisation des critères Description de la note attribuée Note
Criticité 5
Contribitution à une priorité stratégique 5
Contribution à l'architecture cible du si 5
Maturité organisationnelle 1
Minimiser l'impact sur les ressources humaines
et financières1
Sécuriser le niveau des risques :
formalisation des besoins, technologie,
délai, compétences
2
Modèle des critères d’arbitrage d’un projet
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Criticité
Contribitution à une priorité stratégique
Contribution à l'architecture cible du si
Maturité organisationnelle
Minimiser l'impact sur les ressources humaines et financières
Sécuriser le niveau de risque
Couverture des axes de gestion des risques projet
Projets 2018
Liste des projets en cours Objectif : renforcer la qualité et amorcer la modernisation.
• Changement outil Boléro• Dématérialisation dossier vacataire : phase 1 (volet RH)• Dématérialisation factures• Évolution portail étudiant (MyDauphine web, application mobile PSL)• Évolution SI Recherche (DFIS)• Finalisation environnement de travail collaboratif (Office365,…)• Gestion Relation Entreprise (mise à niveau Eudonet)• Mise en qualité e-candidat et inscriptions• Nouveaux espaces numérisés en articulation avec projet immobilier• Préparation référentiels (groupes pédagogiques, socle technique)• Refonte site web dauphine.fr : phase 1• Réseau multiservices très haut débit• SI Décisionnel : phase 1 et outil budgétaire collaboratif
Charge DSI tout inclus : ~80% !Budget investissement : ~74% (~2,2 M€)
Rappel des projets en cours fin 2017
Projets arbitrés (gras = retenu pour 2018)
• Catalogue formations en ligne (ROF)
• Dématérialisations dossier vacataire : phase 2
• Extension périmètre P-PRO : phase 1 (MSO)
• Outil service des sports : phase 1
• Paiement en ligne logement CROUS & D-Housing
• Refonte Intranet
• SI Décisionnel : phase 2 (cible à définir)
• Outils AI (candidatures, vœux, …)
Charge DSI tout inclus : ~95% !Budget investissement : ~94% (~2,8 M€)
Études à mener (gras = retenue pour 2018)
• Convergence candidatures & Inscriptions
• Dématérialisation ordres de mission
• Gestion des événements
• Gestion relation entreprises (évolutions Eudonet)
• Plateforme pédagogique (évolution MyCourse)
• Référentiels (personnel, étudiants, formations)
• SI RH (Helico, Heliweb, Harpege, Winpaie, Figgo,…)
• Contrôle d’accès (bibli, sports,…) et évolution ADE
• Dématérialisation bons de commandes• Dématérialisation relevés de notes
• Gestion doctorants (connecteur Adum-Apogée)
• Outil de gestion locative
• Portail enseignant sur Intranet
Les 5% des ressources de la DSI restantes permettent d’initier l’instruction d’au plus 6 sujets parmi les 11 sujets ci-dessus en 2018 !