schÉma de mutualisation 2016 2020 - … · actions collectives pour les personnes âgées ......

SCHÉMA DE MUTUALISATION 2016 – 2020 entre la Communauté de communes et ses communes membres

Direction Générale des Services de la CCPN – septembre 2016

LE TERRITOIRE

CONTEXTE ET ENJEUX

ELABORATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION

SCHEMA DE MUTUALISATION

ANNEXES

LE TERRITOIRE Communauté de communes du Pays de Niederbronn-les-Bains

LE TERRITOIRE Le Canton de Reichshoffen

LE TERRITOIRE Pays de l’Alsace du Nord

Communautés de communes Nb

communes

Nb

d’habitants

CDC de Bischwiller et environs 6 23248

CDC de la Basse-Zorn 7 17151

CDC de la Plaine du Rhin 19 18638

CDC de la Région de Brumath 10 15617

CDC de la Région de Haguenau 15 50541

CDC de l'Outre-forêt 13 16229

CDC du Pays de Niederbronn-les-Bains 13 23690

CDC du Pays de Wissembourg 12 16982

CDC du Pays Rhénan 17 35520

CDC du Val de Moder 8 8343

CDC Sauer-Pechelbronn 24 18115

Total général 144 244074

DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE

Actions communautaires

LE TERRITOIRE

Soutiens €

Promotion touristique

Accueil d’entreprises

Avances sans intérêts par

conventionnement avec

Alsabail

SERVICES A LA PERSONNE

Actions communautaires Enfance / Jeunesse

LE TERRITOIRE Soutiens €

Association Réseau

Animation

Intercommunale

EMCN

Spectacles Jeunes

Publics (soutien aux

établissements

scolaires)

Transports

(sorties scolaires)

SERVICES A LA PERSONNE

Actions communautaires Action sociale

LE TERRITOIRE

Soutiens € Mission Locale

Actions

Actions collectives pour

les personnes âgées

Forum Seniors

Guide des Seniors

ENVIRONNEMENT – AMENAGEMENT DU

TERRITOIRE - HABITAT

Actions communautaires

LE TERRITOIRE Soutiens € Adhésion

SMICTOM Nord du

Bas-Rhin

SYCOPARC

SCOTAN

ADEAN

Actions

Compostage individuel

Facturation REOM

Documents

d’urbanisme

Elaboration d’un PLUi

SIG

PIG Rénov’Habitat

Vergers Solidaires

d’Alsace

Collecte de pommes

avec l’ALC de

Gumbrechtshoffen

CONTEXTE &

ENJEUX

CONTEXTE DE LA MUTUALISATION

Préconisations de la Cour des comptes

La mutualisation de services est une des pistes

préconisées par la Cour des comptes pour

permettre aux collectivités territoriales et à leurs

établissements publics de participer à la réduction

du déficit public.

Obligation législative

L’article L. 5211-39-1 du code général des

collectivités territoriales codifié par la loi n°2010-

1563 du 16.12.2010 de réforme des collectivités

territoriales (art. 67) prévoit qu’afin d’assurer

une meilleure organisation des services, dans

l’année qui suit le renouvellement général des

conseils municipaux, le président de

l’établissement public de coopération

intercommunale (EPCI) à fiscalité propre établit

un rapport relatif aux mutualisations de services

de l’EPCI et ceux des communes membres.

Contexte financier contraint

Les ressources sont en baisse :

diminution des dotations de l’Etat,

augmentation du FPIC…

Sanction financière

Coefficient de mutualisation instauré

par la loi MAPTAM n°2014-58 du

27.01.2014 de modernisation de

l’action publique territoriale et

d’affirmation des métropoles (art.

L.5211-4-1).

CONTEXTE &

ENJEUX

Coefficient de mutualisation (art. L5211-4-1 du CGCT) Rémunération de l’ensemble des personnels affectés au sein de services ou parties de services fonctionnels par la communauté. Rémunération de l’ensemble des personnels affectés au sein de services ou parties de services fonctionnels employés par les communes membres de la communauté et au sein de la communauté. Il sera l’élément pondérateur de la Dotation Globale de Fonctionnement (DGF) des communes et des communautés. Un décret doit en préciser les modalités de calcul.

CONTEXTE &

ENJEUX

CADRE DE LA MUTUALISATION Objectifs Tendre vers une convergence des politiques publiques sur le territoire Déterminer les secteurs d’activités de la Communauté et des communes pour lesquelles une mise en commun de moyens est jugée pertinente au regard : - de la qualité du service public et du service rendu aux usagers et administrés, - des économies d’échelle susceptibles d’être réalisées, - de la meilleure utilisation et valorisation des compétences et des moyens.

Renforcer la solidarité entre les communes membres et la Communauté de communes par la mise en commun des expertises, des expériences, etc. Assurer la qualité de travail des agents. Optimiser la Dotation Globale de Fonctionnement par la majoration du Coefficient d’Intégration Fiscale en privilégiant les impacts sur les attributions de compensation.

CONTEXTE &

ENJEUX

Mutualisation des services : avantages et inconvénients

AVANTAGES/OBJECTIFS

Amélioration de la qualité de l’offre de service sur le territoire

Accroissement de l’efficience du service rendu à l’usager

Maintien, renforcement des compétences des personnels et des services

Optimisation de l’organisation interne des services de l’EPCI avec ses communes membres (éviter les doublons)

Réduction des coûts à moyen terme (harmonisation par le haut)

INCONVENIENTS

Crainte de perte de prérogatives, appréhension du changement, crainte de marginalisation, tant chez les élus que chez les agents

Rigidités juridiques

Difficultés managériales (dissémination des personnels dans des lieux différents, harmonisation des pratiques, inégalités liées à la cohabitation de droits différents,…)

Nécessité d’harmoniser les outils et les logiciels

Pour les personnels : changement d’employeur, des conditions de travail, voire du lieu d’affectation.

IL N’Y A PAS DE MODELE UNIQUE : LE SCHEMA DE MUTUALISATION DOIT S’ADAPTER AU CONTEXTE LOCAL ET AU PROJET POLITIQUE PORTE PAR LES ELUS.

CONTEXTE &

ENJEUX

FORMES DE LA MUTUALISATION

Mise à

disposition

Partage des

moyens de la

Communauté y

compris pour

l’exercice, par

les communes,

de

compétences

non transférés.

Service

commun Création, au

sein de la

Communauté,

de services

communs,

regroupant les

moyens

affectés à une

mission.

Prestation

de services

Conventions

de prestations

de service non

économiques

pour la mise

en œuvre de

compétences

communales.

Transfert de

compétence

Entraine le

transfert du

service ou de

la partie du

service qui la

met en œuvre.

CONTEXTE &

ENJEUX GROUPEMENT DE

COMMANDES

Acquisition de composteurs en

bois (mutualisation de la

rédaction du cahier des charges

et groupement de commandes

entre 5 CC)

DIAGNOSTIC /

ETAT DES LIEUX

PARTAGE DES SERVICES

Mutualisation ascendante : personnels mis à disposition dans les

accueils périscolaires par les communes de Reichshoffen (4 agents) et

Niederbronn-les-Bains (2 agents)

Mutualisation avec Réseau Animation Intercommunale pour le Festival

Rêves de Mômes (mise à disposition de 2 à 3 agents par la CC pour la

durée du festival)

Mutualisation descendante : administrateur SIG pour création des

outils métiers et conception/impression de cartes ; formation des

utilisateurs

MUT’ARCHI : 1 architecte-conseil pour particuliers et collectivités du

SYCOPARC partagé entre 4 CC.

PARTAGE DES BIENS

Accueils périscolaires (école de la

Breitmatt à Gundershoffen, Maison

Rouge à Mertzwiller, Groupe Scolaire

à Niederbronn-les-Bains, Espace

Cuirassiers à Reichshoffen)

Salles polyvalentes des communes

membres et relais culturels (La

Castine et Moulin 9) pour réunions

délocalisées, forums,…

SIG : chaque commune dispose d’un

profil utilisateur pour l’accès via un

extranet + partage du traceur

Banque de matériel intercommunale

(tribune, panneaux d’affichage de la

vitesse, défibrillateurs)

MUTUALISATION PONCTUELLE

DES MOYENS DES COMMUNES

MEMBRES SOUS FORME DE

PRESTATIONS

Formation SST des

personnels de la CC par la

Ville de Niederbronn-les-

Bains

Travaux d’entretien dans les

EAJE (communes de

Gundershoffen, Mertzwiller,

Niederbronn-les-Bains et

Reichshoffen)

MUTUALISATIONS

INFORMELLES

Formation « ITINERAIRE

SECRETAIRE DE MAIRIE »

entre 3 CC et le CNFPT

Préparation du passage au

PESV2 : mise à niveau des

outils informatiques et

logiciels des communes

concernées

ELABORATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION

METHODOLOGIE

Responsable du projet : Monsieur le Président de la Communauté

Missions : Proposer un schéma de mutualisation de services entre les

services de la Communauté et des communes membres. Assurer le portage politique du projet.

Comité de pilotage :

Monsieur le Président de la Communauté, le Bureau restreint (les 5 vice-présidents), la Directrice générale des services.

Missions : Assurer le pilotage du projet, Définir les orientations générales, assurer le suivi, valider les

outils, arbitrer les propositions.

ELABORATION DU SCHEMA DE MUTUALISATION - PHASAGE –

12.11.2014

Présentation au

Bureau (contexte,

enjeux,

méthodologie…)

19.11.2015

Validation du

questionnaire

aux communes

en Bureau

Restreint

12.11.2015

Envoi du

questionnaire

aux communes

15.02.2016

Réception de

tous les

questionnaires

des communes

29.02.2016

Analyse des

résultats en

Bureau

Restreint

05.09.2016

Proposition de

schéma de

mutualisation –

présentation au

Bureau

26.09.2016

Présentation du

schéma au Conseil

communautaire et

saisine des

communes

Déc. 2016

Adoption du schéma

par le Conseil

communautaire

Enquête auprès des communes

Analyse des questionnaires

Avis des communes

2014 2015 2016


Chacune des propositions du schéma de mutualisation fera l’objet d’une étude de faisabilité qui proposera une méthodologie et des outils permettant leur mise en œuvre concrète et réelle.


Gestion de la commande

publique

GESTION DE LA COMMANDE PUBLIQUE

Attentes

Résultat de l’enquête dans les communes membres :

Seules 54% des communes (7/13) estiment avoir les moyens suffisants pour exercer les

missions en matière de commande publique.

Pour la quasi-totalité des communes, la commande groupée serait pertinente dans

certains domaines : matériel bureautique, produits d’entretien, fourniture d’énergie, sel de

déneigement, matériel informatique et maintenance.

Les principales difficultés rencontrées par les communes en matière de commande

publique portent sur la constitution et la rédaction des dossiers de consultation des

entreprises (DCE), le respect de la réglementation et l’application des règles de la

commande publique, la publicité.

Dans un contexte permanent de complexification constante des procédures, le Code des

Marchés Publics a été abrogé au 1er avril 2016 et un nouveau Code de la Commande

Publique est en cours d’élaboration. Un appui à la gestion de la commande publique

permettrait de sécuriser les contrats des communes membres volontaires et d’optimiser

la fonction « achat ».

Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires


Gestion de la commande

publique

Modalités de mutualisation

Service commun pour la coordination et le développement des groupements de commande

pour les communes membres volontaires (de la constitution des groupements de commande

à l’achèvement des procédures), ainsi qu’un appui ponctuel pour les autres demandes.

Les services communaux restent chargés de la passation des marchés publics.

Ressources humaines

1 agent à temps non complet. La durée hebdomadaire de service affectée à cette mission

sera définie en fonction du périmètre de la mutualisation.

Moyens techniques

1 logiciel de gestion des marchés mutualisé au sein du périmètre défini.

Financement

Service commun (ressources humaines et logiciel) sur attribution de compensation. La clé de

répartition entre la Communauté et les communes membres volontaires reste à définir.

Appuis ponctuels pour les communes extérieures au périmètre de mutualisation : prestation

de service. Le tarif actuellement en vigueur est de 20 € de l’heure. Il pourra être modifié si

besoin en fonction du coût chargé de l’agent affecté à la mission.


Appui – conseil juridique

APPUI – CONSEIL JURIDIQUE

Attentes

Résultat de l’enquête dans les communes membres :

Seules 50 % des communes estiment avoir les moyens suffisants pour exercer les

missions en matière d’affaires juridiques et assurances.

39% des communes (5/13) estiment que la veille juridique dans leur commune est peu

ou pas du tout satisfaisante.

Dans le cadre d’une activité législative et réglementaire particulièrement dense, une

complexité croissante et une diversité caractérisée (RH, urbanisme, commande

publique, environnement, etc.), l’appui et le conseil juridique semblent être un besoin

partagé par plusieurs communes, en particulier les communes disposant d’un nombre

restreint d’agents administratifs (1 seul secrétaire de mairie par exemple).

Ce service permettrait de sécuriser les actes des communes membres volontaires.

Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires

Modalités de mutualisation

Service commun pour l’appui et le conseil juridique aux communes membres volontaires,

ainsi qu’un appui ponctuel possible pour les autres communes, si souhaité.


Appui – conseil juridique

Ressources humaines

1 agent à temps non complet. La durée hebdomadaire de service affectée à cette

mission sera définie en fonction du périmètre de la mutualisation. Selon le périmètre

retenu, il sera possible d’affecter à cette mission le même agent que celui prévu pour la

gestion de la commande publique.

Moyens techniques

1 accès mutualisé à une plateforme de services juridiques et de documentation au sein

du périmètre défini.

Financement

Service commun (ressources humaines et accès à la plateforme de services juridiques)

sur attribution de compensation. La clé de répartition entre la Communauté et les

communes membres volontaires reste à définir.

Appuis ponctuels pour les communes extérieures au périmètre de mutualisation :

prestation de service. Le tarif actuellement en vigueur est de 20 € de l’heure. Il pourra

être modifié si besoin en fonction du coût chargé de l’agent affecté à la mission.


Communication

COMMUNICATION

Attentes

La création d’un service commun permettrait d’optimiser la communication des collectivités

intéressées, de favoriser la cohérence de la ligne éditoriale et de la charte graphique, de réaliser

des économies d’échelle, d’assurer la continuité du service, de valoriser les compétences

complémentaires des agents,…

Les relations avec les prestataires externes (graphistes, imprimeurs, hébergeurs,…), les médias,

s’en trouveraient simplifiées et rationalisées.

Pourraient être réalisés : des supports de communication pour la diffusion de l’information ou pour

l’événementiel, un site internet avec des sites intégrés pour les communes volontaires, la diffusion

des informations sur les réseaux sociaux,…

Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires.

Modalités de mutualisation et ressources humaines

Service commun entre la Communauté et les communes volontaires regroupant les agents affectés

à ces missions, que ce soit à temps complet ou à temps non complet.

Financement

• Attribution de compensation et / ou prestation de service. Le tarif actuellement en vigueur est

de 20 € de l’heure. Il pourra être modifié si besoin en fonction du coût chargé de l’agent

affecté à la mission.

• Refacturation des consommables et des frais externes.


Les systèmes d’information

LES SYSTÈMES D’INFORMATION Attentes

Résultat de l’enquête dans les communes membres : 54% des communes (7/13)

estiment avoir les moyens suffisants pour exercer les missions informatiques.

La coordination des contrats avec les prestataires extérieurs, notamment dans le

cadre de groupements de commandes, apparait comme porteuse d’harmonisation et

d’économies d’échelle potentielles.

Par ailleurs une harmonisation des systèmes d’information (serveurs, logiciels…) est

un préalable indispensable dans un futur contexte de mutualisation de fonctions

supports (comptabilité, finances, RH, paie, etc.)

Périmètre : à définir en tenant compte des communes membres volontaires.

Forme de mutualisation : service commun de gestion de la commande publique (voir

supra).


Gestion des biens matériels :

création d’une banque de prêt de matériel technique

MATERIELS ET

EQUIPEMENTS NOMBRE

Balayeuse 3

Broyeuse 3

Nacelle 2

Remorque 20

Tondeuse 23

Tracteur 17

Véhicule de tourisme 6

Véhicule utilitaire 36

GESTION DES BIENS MATÉRIELS : CRÉATION D’UNE BANQUE

DE PRÊT DE MATÉRIEL TECHNIQUE

Attentes

Par le questionnaire diffusé aux communes, les matériels suivants ont été recensés

(recensement non exhaustif) :

Il apparait que la Communauté et certaines communes ont l’utilité de certains matériels

quelques jours par an seulement (nacelle, balayeuse, broyeuse, plieuse, tribune…). La

mutualisation de ces matériels permettrait à d’autres communes d’en disposer et

d’optimiser leur utilisation.


Gestion des biens matériels :

création d’une banque de prêt de matériel technique

Prérequis

• Recenser le matériel technique que la Communauté et les communes membres

volontaires seraient disposées à mutualiser.

• Définir les conditions de prêt (convention, tarifs, modalités pratiques, etc.)

Périmètre : Communauté et communes membres volontaires.

Forme de mutualisation : prêt direct entre Communauté et communes membres

volontaires ou entre communes membres volontaires.


Partage des informations et

des expertises sur le territoire

PARTAGE DES INFORMATIONS ET DES EXPERTISES

SUR LE TERRITOIRE Attentes

La Communauté et ses communes membres comptent dans leurs effectifs des

ressources humaines qui ont acquis, du fait de leur parcours universitaire ou

professionnel, une expertise dans tel ou tel domaine.

Il semble judicieux d’échanger et de partager informations, expertises et bonnes

pratiques pour progresser ensemble. Ce travail en réseau pourra aller jusqu’à produire

ensemble pour gagner en efficience.

Prérequis : recensement des volontaires à la Communauté et dans les communes

membres

Forme de mutualisation : constitution d’un réseau d’experts qui se réunira

trimestriellement. Les technologies d’information et de communication seront largement

utilisées pour des échanges réguliers au sein du réseau.


Observatoire de la

mutualisation

OBSERVATOIRE DE LA MUTUALISATION Attentes

Afin d’assurer la mise en œuvre concrète et technique du schéma de mutualisation, un

groupe de suivi technique semble utile, afin d’affiner, pour chaque domaine

d’intervention, les missions, les périmètres, les formes adéquates de mutualisation, ainsi

que, le cas échéant, rédiger les documents contractuels.

Forme de mutualisation : constitution d’un groupe de travail composé des directeurs

généraux des services en poste sur le périmètre de la Communauté : Reichshoffen,

Niederbronn-les-Bains, Mertzwiller, Gundershoffen et Communauté de communes du

Pays de Niederbronn-les-Bains.

Les secrétaires de mairie y seront associés en tant que de besoin.

Fréquence des réunions

Au minimum, une fois par trimestre et plus souvent si besoin.


Pistes de réflexion pour d’autres mutualisations

PISTES DE RÉFLEXION POUR D’AUTRES MUTUALISATIONS

Gestion de la paie

Plusieurs collectivités ne disposent que d’un seul agent pour effectuer l’ensemble

des tâches administratives. La réalisation de la paie dans les délais impartis peut

être impactée notamment en cas d’absences, notamment pour formation, congés,

etc.

L’organisation d’un service commun permettrait une meilleure efficience et la

valorisation des compétences des agents.


ANNEXES

LETTRE AUX COMMUNES QUESTIONNAIRE ANALYSE DE L’ENQUÊTE