saturs - vraa4 pārpublicēšanas un citēšanas gadījumā atsauce uz valsts reģionālās...

3

Pārpublicēšanas un citēšanas gadījumā atsauce uz Valsts reģionālās attīstības aģentūru obligāta. [email protected]

SATURS

SATURS .............................................................................................................3IEVADS ..............................................................................................................4ROKASGRĀMATĀ IZMANTOTIE SAĪSINĀJUMI ....................................61. IEPIRKUMU PLĀNOŠANA ......................................................................7

1.1. Publiskā iepirkuma principi un mērķi .........................................71.2. Paredzamās līgumcenas noteikšana .......................................... 101.3. Līgumcenai atbilstošas iepirkuma procedūras piemērošana ................................................................................. 141.4. Iepirkuma piemērošanas izņēmumi .......................................... 161.5. Iepirkuma plāns un tā aktualizācija ........................................... 181.6. Iepirkuma komisijas izveide, tiesības un pienākumi ............... 22

2. IEPIRKUMU VEIKŠANA ........................................................................ 232.1. Tehniskās specifikācijas sastādīšana .......................................... 232.2. Iepirkumi, kuru paredzamā līgumcena ir robežās no 1 000 līdz 10 000 latiem ......................................................... 252.3. Cenu aptauja ................................................................................ 282.4. Atklāts konkurss .......................................................................... 372.5. Sarunu procedūra ........................................................................ 432.6. Likuma 2. pielikuma „B” daļas pakalpojumu iepirkumu organizēšana ................................................................................. 492.7. „Zaļie” videi draudzīgie iepirkumi ............................................ 51

3. FINANŠU VADĪBA ................................................................................... 543.1. Projekta grāmatvedības organizācijas politika ......................... 543.2. Projekta izmaksu kontrole .......................................................... 573.3. Projekta izmaksas pamatojošie dokumenti .............................. 623.4. Pievienotās vērtības nodoklis ..................................................... 83

4. PROGRESA PĀRSKATI UN FINANŠU ATSKAITES .......................... 884.1. Projekta progresa pārskats .......................................................... 884.2. Maksājuma pieprasījums ............................................................ 92

5. PĀRBAUDES PROJEKTA ĪSTENOŠANAS VIETĀ .............................. 966. NORMATĪVIE AKTI .............................................................................. 105

4


IEVADS

Šī ir rokasgrāmatu sērijas pašvaldībām darbam ar Eiropas Savienības struktūrfondiem trešā grāmata, ko izstrādājusi Valsts reģionālās attīstības aģentūra sadarbībā ar pārējām ES struktūrfondus administrējošām iestā-dēm un SIA „Projektu un kvalitātes vadība” ekspertiem.

Rokasgrāmatu sērija sastāv no trim savstarpēji saistītām grāmatām, kuru ietvaros izklāstītas aktuālas ar pašvaldību projektu ieviešanu saistītas tēmas. 1.grāmatā aplūkoti ES struktūrfondu plānošanas un iesniegumu sagatavo-šanas jautājumi, 2.grāmatā – skaidroti horizontālo prioritāšu ievērošanas jautājumi, projekta ietekmes uz vidi novērtējums, projekta grozījumu veik-šanas, ES struktūrfondu publicitātes prasības un citi jautājumi.

IEVĒRO!

Rokasgrāmata paredzēta kā palīgs ES struktūrfondu projektu sagatavošanai un ieviešanai. Tā neaptver Kohēzijas fonda projektus, kā arī neatrunā pārrobežu sadarbības projektu specifiku.

Šajā grāmatā, kas ir pēc kārtas trešā, ietverti būtiski iepirkumu un finanšu vadības jautājumi, kā arī sniegti ieteikumi progresa pārskatu un finanšu atskaišu gatavošanā.

IEVĒRO!

Uzskatāmības un lasītāja ērtības labad grāmatā šādā veidā izceltas vērtīgas atziņas, kurām pievēršama īpaša uzmanība.

Rokasgrāmata pieejama Valsts reģionālās attīstības aģentūrā, kā arī elek-troniskā formātā – interneta mājaslapā www.vraa.gov.lv. Rokasgrāmatas elektronisko versiju plānots atjaunot vidēji reizi pusgadā.

5


IEVĒRO!

Seko aktuālākajai informācijai saistībā ar šo rokasgrāmatu Valsts reģionālās attīstības interneta mājaslapā www.vraa.gov.lv.

Būsim pateicīgi saņemt Jūsu komentārus un priekšlikumus rokasgrāma-tas uzlabošanai uz e-pastu [email protected].

JūsuValsts reģionālās attīstības aģentūra

6


ROKASGRĀMATĀ IZMANTOTIE SAĪSINĀJUMI

APIA Atklāta projektu iesniegumu atlase CPV Iepirkumu nomenklatūras kods EK Eiropas KomisijaEKA Elektroniskais kases aparātsERAF Eiropas Reģionālās attīstības fondsES Eiropas SavienībaESF Eiropas Sociālais fondsIIN Iedzīvotāju ienākuma nodoklisIKP Iekšzemes kopproduktsIKT Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas IPIA Ierobežota projektu iesniegumu atlaseIUB Iepirkumu uzraudzības birojsIVN Ietekmes uz vidi novērtējums Likums Publisko iepirkumu likumsLR Latvijas RepublikaLVL LR nacionālās naudas vienība – latsNAP Nacionālais attīstības plānsPPR Preču pavadzīmju rēķinsPVN Pievienotās vērtības nodoklisVID Valsts ieņēmumu dienestsVSID Valsts stratēģiskais ietvardokuments

7


1. IEPIRKUMU PLĀNOŠANA

Publisko iepirkumu likums nosaka kārtību, kādā pasūtītājs veic publis-kos iepirkumus savu ekonomisko un saimniecisko vajadzību apmierinā-šanai. Pašvaldībām kā Eiropas Savienības (ES) finansējuma saņēmējām ir pienākums nodrošināt saņemtā finansējuma efektīvu izmantošanu, ievē-rojot tādus publisko tiesību principus kā atklātību un vienlīdzīgu iespēju nodrošināšanu uzņēmējiem. Tas nozīmē, ka visu ES finansēto projektu īste-nošanas gaitā ir nepieciešams piemērot Publisko iepirkumu likumu un tam pakārtotos Ministru kabineta noteikumus.

IEVĒRO!

Grāmatas sadaļas par iepirkumu vadību ir sagatavotas, apkopo-jot Iepirkumu uzraudzības biroja izstrādātās Publisko iepirkumu likuma piemērošanas vadlīnijas, metodiskos ieteikumus un skaid-rojumus.

Rokasgrāmatā tiek dots ieskats tikai pašos galvenajos publisko iepirkumu principos un procedūrās, bet Publisko iepirkumu likums paredz daudz detalizētāku iepirkuma procedūru reglamentējumu, tāpēc iesakām pirms iepirkumu veikšanas detalizēti iepazīstieties ar attiecīgajām Publisko iepirkumu likuma normām.

Publisko iepirkumu likuma piemērošanas vadlīnijas ir atroda-mas IUB mājaslapā – www.iub.gov.lv un tās sadaļās „Tiesību akti” un „Palīdzība”.

Rokasgrāmatā minētās atsauces uz normatīvajiem aktiem (likumi, MK noteikumi) tiek dotas uz aktu redakcijām, kas bija spēkā uz 2009. gada 1. februāri.

1.1. Publiskā iepirkuma principi un mērķi

Publisko iepirkumu likuma (turpmāk šajā nodaļā – Likums) 2. pantā ir noteikti likuma mērķi (principi), kurus ir jāievēro iepirkuma procedūras organizēšanas laikā.

8


IEVĒRO!

Publisko iepirkumu likuma mērķis ir nodrošināt:• iepirkuma procedūras atklātumu;• piegādātāju brīvu konkurenci, kā arī vienlīdzīgu un taisnīgu attiek-

smi pret tiem;• valsts un pašvaldību līdzekļu efektīvu izmantošanu, maksimāli

samazinot pasūtītāja risku.

Gadījumos, kad likumdevējs nav izstrādājis sīku un detalizētu kādas iepirkumu procedūras reglamentāciju, ir svarīgi atcerēties, ka Likumā noteiktie principi ir ievērojami visās iepirkuma procedūras fāzēs. Kā pie-mēru var minēt iepirkumus, kuri ir jāveic saskaņā ar Likuma 8. panta sep-tīto daļu (Likuma 2. pielikuma B daļā minēto pakalpojumu iepirkumi). Lai arī Likums neuzliek pasūtītājam par pienākumu publicēt informāciju par iepirkuma veikšanu, no vispārējiem publisko tiesību principiem un Likumā noteiktajiem mērķiem izriet, ka vienīgais veids, kā nodrošināt atklātības principa ievērošanu, ir maksimāli publicēt un padarīt caurskatāmu visu iepirkuma procedūru. Tas attiecas gan uz iepirkuma sludinājuma publicē-šanu laikrakstā vai pasūtītāja interneta mājas lapā, gan uz paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem nosūtīšanu visiem pretendentiem un Iepirkumu uzraudzības birojam (turpmāk – IUB).

IEVĒRO!

Publisko iepirkumu likums nosaka, ka iepirkuma procedūras dokumenti (izņemot pretendentu piedāvājumus) pēc rezultātu pazi-ņošanas ir vispārpieejama (publiska) informācija.

Lai īstenotu piegādātāju brīvas konkurences un vienlīdzīgas attieksmes pret piegādātājiem principu, pasūtītājam ir aizliegts iepirkuma tehniskajā dokumentācijā iestrādāt nepamatoti ierobežojošas prasības attiecībā uz pretendentiem, kavēt kāda pretendenta dalību iepirkuma procedūrā, kā arī izvirzīt diskriminējošas prasības, kuras vienam pretendentam iepirkumā

9


varētu dot priekšroku. Konkurenci un vienlīdzīgu attieksmi pasūtītājs nodrošina:

neiekļaujot iepirkuma dokumentos potenciālos pretendentus diskrimi-zznējošas prasības attiecībā uz iepirkuma priekšmetu, pretendenta kvali-fikāciju vai piedāvājuma vērtēšanas kritērijiem,dodot pretendentiem iespēju uzdot jautājumus par iepirkuma tehnis-zzkajā specifikācijā iekļautajiem kritērijiem,dodot pretendentiem iespēju Likumā noteiktajos gadījumos iesniegt zziesniegumu par iepirkuma dokumentos iekļautajām prasībām, kā arī par iepirkuma procedūras rezultātu.

PIEMĒRA ANALĪZE:Pasūtītājs nedrīkst izvirzīt pretendentam ar iepirkuma priekšmetu

nesaistītas, diskriminējošas vai nesamērīgi augstas kvalifikācijas prasības:• noteikt, ka visam pretendenta personālam ir jābūt ar augstāko izglītību

(iepirkumā, kurā reālo darbu veiks noteikts skaits profesionāļu (projekta vadītāju), savukārt pārējais personāls būs tikai tehniskie darbinieki);

• izvirzīt nesamērīgas prasības attiecībā uz pretendenta finanšu stāvokli – pieprasīt pretendenta finanšu apgrozījumu, kas vairāk nekā trīs reizes pārsniedz pretendenta finanšu piedāvājumā norādīto summu;

• nav pieļaujama pretendentu diskriminācija, pamatojoties uz to ģeo-grāfisko atrašanās vietu – pieprasīt, lai iepirkumā piedalās tikai kādā noteiktā teritorijā (piemēram, Kurzemē vai Cēsīs) darbojošies vai reģis-trētie pretendenti.

Pasūtītāja līdzekļu efektīvu izmantošanu, maksimāli samazinot pasūtī-tāja risku, pasūtītājs veic, vērtējot pretendentu iesniegtos piedāvājumus pēc viena no diviem piedāvājumu vērtēšanas kritērijiem – saimnieciski izdevī-gākais piedāvājums vai piedāvājums ar viszemāko cenu. Likuma 56. panta piektā daļa nosaka – ja par uzvarētāju izraudzītais pretendents atsakās slēgt iepirkuma līgumu ar pasūtītāju, pasūtītājs pieņem lēmumu slēgt līgumu ar nākamo pretendentu, kurš piedāvājis zemāko cenu vai saimnieciski izdevī-gāko piedāvājumu, vai pārtraukt iepirkumu, neizvēloties nevienu piedāvā-jumu. Ja pasūtītājs pieņem lēmumu slēgt līgumu ar nākamo pretendentu, kurš piedāvājis zemāko cenu vai saimnieciski izdevīgāko piedāvājumu, bet arī tas atsakās slēgt līgumu, pasūtītājam ir jāpieņem lēmums pārtraukt iepirkuma procedūru, neizvēloties nevienu piedāvājumu.

10


1.2. Paredzamās līgumcenas noteikšana

Lai pareizi izvēlētos iepirkuma procedūras veidu, pasūtītājs paredzamo līgumcenu nosaka pirms iepirkuma procedūras uzsākšanas, savukārt pare-dzamās līgumcenas precīza noteikšana ir pilnībā atkarīga no pareizas pasū-tītāja vajadzību definēšanas.

Visvieglāk pasūtītājam savas vajadzības definēt ir uzdodot sev jautā-jumu – kas man ir jādara, lai sasniegtu projektā noteikto mērķi un kādas preces vai pakalpojumi (vai būvdarbi) man šim nolūkam ir nepieciešami, t.i. kādi ir paredzamie iepirkumu priekšmeti, to apjomi, termiņi un pro-jekta ietvaros pieejamie finanšu līdzekļi?

Iepirkuma paredzamās līgumcenas noteikšanu reglamentē Likuma 9. pants. Likums aizliedz sadalīt iepirkuma priekšmetu daļās, tādējādi izvairoties no attiecīgās iepirkuma procedūras piemērošanas. Paredzamās līgumcenas noteikšanai nav atļauts izmantot tādu metodi, kas vērsta uz likumā noteikto iepirkuma procedūru nepiemērošanu.

PIEMĒRA ANALĪZE:Pasūtītājam nepieciešams iegādāties biroja tehniku par paredzamo

līgumcenu 15 000 Ls (cenu aptauja). Nav pieļaujams iepirkuma priekš-metu sadalīt daļās, atsevišķi iegādājoties datorus par 8 000 Ls un moni-torus par 7 000 Ls, rīkojot divus iepirkumus par summu līdz 10 000 Ls, tādējādi izvairoties no cenu aptaujas procedūras piemērošanas.

Plānošanas gaitā pasūtītājs var veikt nelielu tirgus pētījumu vai aptauju, kuras rezultātā iegūtu priekšstatu par attiecīgā tirgus dalībniekiem (iespē-jamajiem piegādātājiem) un aptuveno preces vai pakalpojuma cenu ampli-tūdu. Pamatojoties uz šo informāciju, pasūtītājs nosaka paredzamo līgum-cenas robežu.

Paredzamo līgumcenu nosaka kā pasūtītāja plānoto kopējo samaksu par līguma izpildi. Pasūtītājs, plānojot kopējo samaksu, ņem vērā jebkuru izvēles iespēju un jebkurus līguma papildinājumus.

Ja pasūtītājam kādas vajadzības apmierināšanai jāiegādājas vairāku nosaukumu preces, šīs dažādās preces apvieno vienā iepirkumā, ja:

preces ir līdzīgas pēc funkcionalitātes, to izmantošanas mērķa (piem., zzdažāda nosaukuma biroja preces);lai arī ir iespējams par šīm precēm slēgt atsevišķus līgumus, tie tiek slēgti zzvienā laikā (pārredzams, plānojams laika posms);

11


parasti šīm precēm ir vienots piegādātāju loks.zz

PIEMĒRA ANALĪZE:Pasūtītājam ir nepieciešams iekārtot konsultanta darba vietu, kas

sastāvētu no: galda, krēsla, datora, monitora, drukas ierīces, telefona sakariem, interneta, kancelejas precēm u.c. Pasūtītājs var apvienot vienā iepirkumā funkcionāli līdzīgu preču iepirkumus, kuriem ir vienots piegā-dātāju loks (mēbeles, biroja tehnika, komunikācijas un internets). Tomēr pretendentam pašam ir jāizvērtē, vai apvienojot vienā iepirkuma proce-dūrā datoru un drukas ierīču iepirkumu, netiek pārkāptas to tirgus dalīb-nieku tiesības, kuri ir specializējušies tikai uz drukas ierīču tirdzniecību un ar datortehnikas pārdošanu nenodarbojas.

Likums nosaka, ka regulāram preču vai pakalpojumu iepirkumam līgumcenu aprēķina par pamatu ņemot 12 mēnešu periodu vai finanšu gadu.

Lai arī Likums to neparedz kā obligātu prasību, gadījumā, ja projekta īstenošana ilgst vairāk nekā 12 mēnešus, pasūtītājs, nosakot paredzamo līgumcenu, par pamatu var ņemt visa projekta īstenošanas laikā nepiecie-šamo preču vai pakalpojumu apjomu.

Vienveidīgu preču piegāde dažādās ģeogrāfiski nošķirtās vietās (piem., uzņēmuma filiālēs) vai atšķirīgi piegādes (izpildes) laiki nav pamats iepir-kumu sadalīšanai. Šādā gadījumā pasūtītājam iepirkuma dokumentos ir iepriekš jāparedz, ka uzvarējušais pretendents minētās preces piegādās noteiktos laikos un uz noteiktām piegādes vietām. Otrs variants ir iepir-kuma sadalīšana lotēs, paredzot, ka pretendents var iepirkumā pieteikties uz vienu vai vairākām lotēm.

Vienveidīgu preču iepirkumus nedrīkst sadalīt tādēļ, ka iepirkumi tiek veikti atsevišķu pasūtītāja struktūrvienību (piem., departaments, filiāle) vajadzībām.

IEVĒRO!

Paredzamo līgumcenu nosaka, tajā neiekļaujot pievienotās vērtības nodokli, jo tas ir atšķirīgs dažādām preču un pakalpojumu kategorijām, kā arī var atšķirties dažādu ES valstu starpā.

12


Nosakot iepirkuma priekšmetu un lemjot par tā sadalīšanu vai apvieno-šanu, nav pieļaujama CPV (Common Procurement Vocabulary – CPV) kodu izmantošana. Tas, ka CPV klasifikators ir sadalīts sīkākās apakšgrupās, nav pamats iepirkuma priekšmeta sadalīšanai šādās daļās atsevišķu iepirkuma procedūru veikšanai. Sīkāku informāciju par CPV kodiem var atrast IUB interneta mājas lapā http://www.iub.gov.lv/iub/2nd/?cat=882

Ja iespējamo publisko būvdarbu vai pakalpojumu līguma priekšmetu var sadalīt daļās, vienlaikus slēdzot līgumu par katru daļu, paredzamo līgumcenu nosaka kā visu daļu kopējo summu.

PIEMĒRA ANALĪZE:Pasūtītājs vēlas iepirkt celtniecības materiālus: dēļus (4 000 Ls), gāz-

betonu (12 000 Ls) un cementu (9 000 Ls). Kopējā paredzamā iepirkuma līgumcena sastāda 25 000 Ls. Tātad pasūtītājam visu trīs daļu iepirku-mam jāpiemēro cenu aptauja (vai atklāts/slēgts konkurss), neskatoties uz to, ka 1. un 3. daļas paredzamā līgumcena ir mazāka par 10 000 Ls. Pasūtītājs paziņojumā par līgumu norāda, ka iepirkums ir sadalīts lotēs, kā arī to, vai piedāvājumus drīkst iesniegt tikai par vienu loti, vairākām lotēm, vai arī katram pretendentam piedāvājumi jāiesniedz par visām iepirkuma lotēm.

Pasūtītājs Likuma prasības piemēro katrai daļai, ja daļu kopējā summa ir vienāda ar attiecīgajām Likuma 8. pantā noteiktajām līgumcenu robe-žām vai lielāka. Tām daļām, kuru paredzamā līgumcena ir mazāka par Ministru kabineta noteiktajām līgumcenu robežām*, pasūtītājs ir tiesīgs piemērot tādu iepirkuma procedūru, kas attiektos uz šo daļu paredzamo līgumcenu atbilstoši Likuma 8. pantam, ja attiecīgo daļu kopējā paredzamā līgumcena ir mazāka par 20 procentiem no visu daļu kopējās paredzamās līgumcenas.

MK Noteikumi Nr. 364 par publisko iepirkumu līgumcenu robežām tiek mainīti reizi divos gados atbilstoši ES normatīvajos aktos noteiktajām prasībām, tādēļ ir svarīgi pārliecināties par minēto MK noteikumu aktu-alitāti.

* 02.05.2006. MK noteikumi Nr.364 “Noteikumi par publisko iepirkumu līgumcenu robe-žām”.

13


PIEMĒRA ANALĪZE:1. PIEMĒRS 2. PIEMĒRS

1.daļa 120 000 LVL 1.daļa 135 000 LVL2.daļa 80 000 LVL 2.daļa 80 000 LVL3.daļa 30 000 LVL 3.daļa 30 000 LVL4.daļa 30 000 LVL 4.daļa 15 000 LVL_________________ _________________KOPĀ 260 000 LVL KOPĀ 260 000 LVL

1. PIEMĒRĀ kopējā paredzamā līgumcena pakalpojumu iepirkumam ir 260 000 LVL, kas atbilst atklāta vai slēgta konkursa procedūrai, tur-klāt šis konkurss jāizsludina ES Oficiālajā Vēstnesī. Kā redzam, 3. un 4. iepirkuma daļas paredzamā līgumcena ir 30 000 LVL, kas ir mazāk par 55 792 LVL1, tādēļ šo daļu iepirkumam varētu piemērot to līgumcenai atbilstošu (saskaņā ar likuma 8. pantu) iepirkuma procedūru, ja šo daļu kopējā līgumcena ir mazāka par 20 % no kopējās paredzamās līgumce-nas. Tomēr saskaņā ar aprēķiniem 3. un 4. daļas līgumcenu kopsumma pārsniedz 20 % no kopējās līgumcenas (60 000/260 000 x100 = 23 %), tātad pasūtītājs var piemērot cenu aptaujas procedūru tikai vienai no šīm daļām. Jāņem vērā, ka šāda daļu izslēgšana neietekmē iepirkuma proce-dūras izvēli pārējo daļu iepirkumam. Tātad šajā gadījumā 1., 2. un 3. daļas iepirkumam piemēro iepirkuma procedūru atbilstoši kopējai līgumcenai (260 000 LVL), bet 4. daļas iepirkumam var piemērot cenu aptauju.

2. PIEMĒRĀ 3. un 4. daļas summa nepārsniedz 20 % no kopējās iepir-kuma līgumcenas (45 000/260 000 x100 = 17 %). Katras daļas līgumcena turklāt ir mazāka par 55792 LVL2, tāpēc pasūtītājam ir tiesības piemērot cenu aptauju 3. un 4. daļas iepirkumam, bet 1. un 2. daļas iepirkumam jārīko konkurss atbilstoši iepirkuma kopējai līgumcenai (260 000 LVL), publicējot par to paziņojumu ES Oficiālajā Vēstnesī.

Paredzamās līgumcenas par pakalpojumiem noteikšanu reglamentē Likuma 9. panta desmitā daļa. Līgumcenu nosaka kā kopējo summu mak-sai par pakalpojumiem, tajā iekļaujot visus ar pakalpojumu sniegšanu sais-tītos izdevumus, t.sk., komisijas maksas, procentu maksājumus un citus atlīdzības veidus, ja tādi piemērojami konkrētajam pakalpojumam.

Publisko iepirkumu likums nenosaka veidu, kādā iepirkuma doku-mentācijā ir jāatspoguļo paredzamās līgumcenas noteikšana. Paredzamā līgumcena ir norādāma attiecīgajās IUB interneta mājas lapā publicētajās veidlapās katra konkrētā iepirkuma izsludināšanai.

14


IEVĒRO!

Ja rodas šaubas par paredzamās līgumcenas noteikšanu un attie-cīgās iepirkuma procedūras piemērošanu, ieteicams ievērot Publisko iepirkumu likumā noteiktos iepirkumu principus, kā arī piemērot procedūru ar augstākiem līgumcenas sliekšņiem un lielāku atklātī-bas pakāpi.

1.3. Līgumcenai atbilstošas iepirkuma procedūras piemērošana

Pēc tam, kad pasūtītājs ir noteicis paredzamo līgumcenu preču piegādei, pakalpojumu sniegšanai vai būvdarbu veikšanai, pasūtītājs piemēro vienu no Publisko iepirkumu likuma 8. pantā noteiktajām iepirkumu procedūrām.

Likums nosaka šādas iepirkuma procedūras:atklāts konkurss;zzslēgts konkurss;zzcenu aptauja;zzsarunu procedūra;zzmetu konkurss.zz

Iepirkuma priekšmets Likuma 8. panta devītā un desmitā daļa

Cenu aptauja

Atklāts vai slēgts konkurss

Sarunu pro-cedūra(Likuma 62. un 63. pantā noteiktajos gadījumos)

Piegāde Likuma 2. pielikuma „A” daļas pakalpojumi

1000–10 000 10 000–50 000

≥ 50 000 ≥ 10 000

Būvdarbi 1000–10 000 10 000–120 000

≥ 120 000

Metu konkurss ≥ 10 000

Likuma 2. pielikuma „B” daļas pakalpojumi

Likuma 8. panta septītā daļa ≥ 10 000

* Tabulā minētās summas ir norādītas latos bez pievienotās vērtības nodokļa.

15


Publisko iepirkumu likumu attiecina uz iepirkuma procedūrām, ja iepirkuma līgumcena ir 10 000 latu vai lielāka.

IEVĒRO!

Iepirkumu procedūru veikšanu iepirkumiem, kuru paredzamā līgumcena ir no 1000 līdz 10 000 latiem, nosaka Publisko iepir-kumu likuma 8. panta devītā daļa un Ministru kabineta 2006. gada 12. septembra noteikumi Nr.762 „Kārtība, kādā veicami iepirkumi, kuru paredzamā līgumcena ir lielāka par 1000 latu, bet mazāka par 10000 latu”.

Atklātu vai slēgtu konkursu piemēro, ja publisku piegādes līgumu vai Likuma 2. pielikuma A daļā minēto pakalpojumu līgumu līgumcena ir 50 000 latu vai lielāka, bet publisku būvdarbu līgumu līgumcena ir 120 000 latu vai lielāka.

Cenu aptauju piemēro, ja publisku piegādes līgumu vai Likuma 2. pieli-kuma A daļā minēto pakalpojumu līgumu līgumcena ir 10 000 latu vai lie-lāka, bet mazāka par 50 000 latu, un publisku būvdarbu līgumu līgumcena ir 10 000 latu vai lielāka, bet mazāka par 120 000 latu.

Sarunu procedūru piemēro Likuma 62. un 63. pantā minētajos gadīju-mos, ja publisku piegādes līgumu vai Likuma 2. pielikuma A daļā minēto pakalpojumu vai būvdarbu līgumu līgumcena ir 10 000 latu vai lielāka.

Metu konkursu piemēro Likuma 10. nodaļā minētajos gadījumos un kārtībā.

Ja līgumu slēdz par Likuma 2. pielikuma B daļā minētajiem pakalpoju-miem, pasūtītājs var nepiemērot Likumā noteiktās iepirkuma procedūras, izņemot Likuma 17. un 27. pantā paredzētās prasības (tehniskās specifikā-cijas izstrāde un paziņojuma par iepirkumu rezultātu nosūtīšana IUB).

Ja līguma priekšmets ir gan Likuma 2. pielikuma A daļā, gan šā pie-likuma B daļā minētie pakalpojumi, pasūtītājs piemēro Likumā minētās iepirkuma procedūras, ja Likuma 2. pielikuma A daļā minēto pakalpojumu līgumcena pārsniedz šā pielikuma B daļā minēto pakalpojumu līgumcenu. Ja Likuma 2. pielikuma B daļā minēto pakalpojumu līgumcena pārsniedz šā pielikuma A daļā minēto pakalpojumu līgumcenu, pasūtītājs piemēro Likuma 8. panta septītās daļas noteikumus.

16


1.4. Iepirkuma piemērošanas izņēmumi

Pirms izvēlēties iepirkuma procedūras veidu, pasūtītājs pārliecinās vai Likums nepieļauj pasūtītājam iespēju nepiemērot iepirkuma procedūru. Likumā uzskaitītās iepirkuma procedūras nav jāpiemēro gadījumos, kad līgumi tiek noslēgti ar centralizēto iepirkumu institūcijas starpniecību vai izmantojot tās veiktās iepirkuma procedūras.

Izņēmumus var iedalīt Likuma piemērošanas izņēmumos (Likuma 3. pants, 4. pants – atsevišķos gadījumos) un iepirkuma procedūru piemēro-šanas izņēmumos (5. pants).

Likuma piemērošanas izņēmumi ir piemērojami neatkarīgi no paredza-mās līgumcenas un uz tiem pēc būtības neattiecas Likuma regulējums

Iepirkuma procedūru piemērošanas izņēmumi attiecas tikai uz iepir-kumiem, ja to paredzamā līgumcena ir mazāka par 70 000 latu un tie tiek veikti par Likuma 5. pantā uzskaitīto preču vai pakalpojumu iepirkumu. Attiecībā uz šiem iepirkumiem netiek veikta iepirkuma procedūra, taču uz tiem attiecas vispārējais Likuma regulējums, piemēram, mērķi un paredza-mās līgumcenas noteikšana.

Likuma 3. pants nosaka, ka Likumu nepiemēro, ja pasūtītājs slēdz līgumu par:

zemes, esošās būves vai cita nekustamā īpašuma pirkšanu vai nomu,zz vai citu tiesību iegūšanu uz šādu nekustamo īpašumu ar jebkuriem finanšu līdzekļiem. Šis izņēmums neattiecas uz finanšu pakalpojumu līgumiem, kas saistīti ar nekustamā īpašuma pirkšanu vai nomu vai citu tiesību iegūšanu uz nekustamo īpašumu un kas noslēgti pirms vai pēc pirkšanas vai nomas līguma noslēgšanas, vai vienlaikus ar pirkšanas vai nomas līguma noslēgšanu;programmas materiāla veidošanuzz , pilnveidošanu, inscenēšanu vai pār-veidošanu, ja tas paredzēts apraidei, ko veiks raidorganizācija, kā arī par raidlaiku;fizisko personu pakalpojumiem saskaņā ar darba līgumiemzz ;zinātniskās pētniecības pakalpojumiemzz , izņemot tādus pētniecības pakalpojumus, par kuriem pilnībā samaksā un kurus izmanto paša vaja-dzībām vienīgi pasūtītājs;tādas institūcijas veiktajiem būvdarbiem vai piegādēm vai sniegtajiem zzpakalpojumiem, kura izveidota pasūtītāja funkciju nodrošināšanai, atrodas pilnīgā pasūtītāja kontrolē vai pakļautībā un kura galvenokārt

17


(vairāk nekā 80 procentu apmērā naudas izteiksmē) veic būvdarbus vai piegādes vai sniedz pakalpojumus tikai pasūtītājam, kā arī ir uzskatāma par pasūtītāju Likuma izpratnē;pakalpojumiem, kurus sniedz cita iestāde vai persona, kas arī ir pasūtī-zztājs Likuma izpratnē un kam saskaņā ar normatīvajiem aktiem ir izņē-muma tiesības sniegt attiecīgo pakalpojumu;iepirkumu, lai nodrošinātu likuma “Par iepirkumu sabiedrisko pakal-zzpojumu sniedzēju vajadzībām” 3., 4., 5., 6. un 7. pantā minētās darbī-bas šajos pantos noteiktajās jomās (sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju darbība siltumapgādes, gāzes apgādes un elektroenerģijas apgādes jomā; ūdensapgādes jomā; transporta pakalpojumu jomā; pasta pakalpojumu jomā un teritorijas izmantošanas jomā);pakalpojumu un būves koncesijām saskaņā ar likumu, kas reglamentē zzkoncesiju piešķiršanu.

Lai arī Likums detalizēti nereglamentē pasūtītāja rīcību izņēmuma gadījumos, tomēr ir svarīgi atcerēties, ka visiem pasūtītāja pieņemtajiem lēmumiem ir jāatbilst Valsts pārvaldes iekārtas likumam, kas nosaka, ka pasūtītājam ir jāizvērtē lēmuma lietderība un piemērotība attiecīgā mērķa sasniegšanai, kā arī lēmumam ir jābūt tiesiskam, t.i., pasūtītājam ir jāizvērtē lēmuma atbilstība ārējiem un iekšējiem normatīvajiem aktiem un vispārē-jiem tiesību un valsts pārvaldes principiem.

IEVĒRO!

Tiesības nepiemērot Publiskā iepirkumu likuma normas neno-zīmē, ka pasūtītājs drīkst rīkoties nesaimnieciski. Likums “Par valsts un pašvaldību finanšu līdzekļu un mantas izšķērdēšanas novēršanu” nosaka, ka pasūtītājam jārīkojas ar finanšu līdzekļiem un mantu lietderīgi, tas ir, pasūtītāja rīcībai jābūt tādai, lai mērķi sasniegtu ar mazāko finanšu līdzekļu un mantas izlietojumu, un manta iegūstama īpašumā vai lietošanā par iespējami zemāku cenu.

Likuma piemērošanas izņēmuma gadījumā pasūtītājs ir atbrīvots no pienākuma veidot speciālu iepirkumu komisiju un veikt Likumā noteikto

18


iepirkuma procedūru, tomēr pasūtītājam ir pienākums veikt tirgus izpēti, pieņemt lēmumu par līguma noslēgšanu un noslēgt līgumu.

Likumā noteikto iepirkuma procedūru piemērošanas izņēmuma gadī-jumā pasūtītājam ir pienākums veikt:

līgumcenas noteikšanu, pirms tam veicot tirgus izpēti;zz

iepirkuma identifikācijas numura piešķiršanu;zz

lēmuma pieņemšanu un attiecīgā līguma noslēgšanu;zz

jāiekļauj līguma kopējā summa ikgadējā statistikas pārskatā saskaņā ar zzLikuma 87. panta prasībām.

1.5. Iepirkuma plāns un tā aktualizācija

IEVĒRO!

Ministru kabineta 26.06.2007. noteikumi Nr. 419 ”Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadībā iesais-tītās institūcijas nodrošina plānošanas dokumentu sagatavošanu un šo fondu ieviešanu” nosaka kārtību, kādā ES fondu vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina plānošanas dokumentu sagatavošanu un ES fondu ieviešanu, to skaitā iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma procedūras norises izlases veida pirmspārbaudi.

Finansējuma saņēmējam piecu darba dienu laikā pēc līguma vai vienoša-nās noslēgšanas ir jāsagatavo iepirkuma plāns un tas ir jāiesniedz atbildīgajā iestādē vai sadarbības iestādē. Sadarbības iestāde 10 darba dienu laikā pēc iepirkuma plāna saņemšanas pārbauda, vai tas ir aizpildīts saskaņā ar iepir-kumu plāna paraugu un vai līguma priekšmets atbilst finansējuma saņēmēja apstiprinātā projekta plānotajām darbībām. Ja iepirkumu plānā ir nepieciešams veikt precizējumus, finansējuma saņēmējam iepirkuma plāns piecu darbdienu laikā ir jāprecizē un atkārtoti jāiesniedz sadarbības iestādei izvērtēšanai.

Ja finansējuma saņēmējs ES fonda projekta ietvaros veic iepirkumu pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, tas pirms iepirkuma procedū-ras uzsākšanas iepirkuma plānu iesniedz atbildīgajā vai sadarbības iestādē (atkarībā no projekta, iepirkumu plāns tiek sūtīts uz atbildīgo vai sadarbības iestādi, taču vienkāršības labad turpmāk šīs nodaļas ietvaros tiks izmantots vienojošs termins „atbildīgā iestāde”).

19


Atbildīgā iestāde savukārt iesniedz iepirkumu plānu IUB, kurš izstrādā ES fondu projektu iepirkumu pirmspārbaužu plānu un kalendārā gada laikā izlases veidā veic iepirkuma dokumentācijas izlases veida pārbaudi vai iepirkuma procedūras norises izlases veida pārbaudi.

Pamatojoties uz pārbaužu rezultātiem, IUB sniedz atzinumu par to, ka:ES fonda projekta iepirkumā nav konstatēti pārkāpumi vai konstatētie zzpārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt lēmumu par iepirkuma tiesību piešķiršanu;

ES fonda projekta iepirkumā ir konstatēti pārkāpumi, bet tos ir iespē-zzjams novērst iepirkuma procedūras laikā;

ES fonda projekta iepirkumā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kurus nav zziespējams novērst uzsāktās iepirkuma procedūras laikā.

Ja IUB sniedzis atzinumu ar iebildumiem un finansējuma saņēmējs mēneša laikā pēc atzinuma saņemšanas nav sniedzis IUB rakstisku infor-māciju par ES fonda projekta iepirkumā konstatēto pārkāpumu novēršanu, IUB pārbauda, vai finansējuma saņēmējs ir novērsis atzinumā minētos pār-kāpumus. Ja IUB konstatē, ka pārkāpumi nav novērsti, tas par attiecīgo ES fonda projekta iepirkumu sniedz negatīvu atzinumu.

IEVĒRO!

Ja Iepirkumu uzraudzības birojs sniedzis negatīvu atzinumu, atbil-dīgā iestāde vai sadarbības iestāde, ņemot vērā minēto atzinumu, lemj par to izdevumu neattiecināšanu, kuri saistīti ar attiecīgo iepir-kumu.

Minētie Ministru kabineta 26.06.2007. noteikumi Nr. 419 nenosaka kār-tību, kādā var tikt grozīta iepirkumu plānā iekļautā informācija. Gadījumā, ja projekta īstenošanas gaitā iepirkumu plānā ir jāveic labojumi vai grozījumi, ieteicams veikt tādas pašas darbības, kādas ir noteiktas jauna iepirkumu plāna iesniegšanai, atsevišķi norādot, ka tiek iesniegti iepirkumu plāna grozījumi.

Iepirkumu plānu grozījumi ir pakļauti tādai pašai dokumentu aprites kārtībai un pārbaudēm kā paši iepirkumu plāni.

20


Iepirkuma plāns

Saskaņā ar 2007. gada 26. jūnija Ministru kabineta noteikumiem Nr.419

Nr. Fonda nosaukums1. Atbildīgā iestāde2. Sadarbības iestāde3. Projekta nosaukums4. Projekta identinfikācijas Nr.5. Līguma/vienošanās Nr.6. Līguma/vienošanās noslēgšanas datums7. Finansējuma saņēmējs8. Reģistrācijas Nr.9. Juridiskā adrese

* 3., 4., 5. un 6. ailīti neaizpilda, ja uz iepirkumu attiecas Ministru kabineta noteikumu „Kār-tība, kādā Eiropas Savienības fondu vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina plānošanas dokumentu sagatavošanu un Eiropas Savienības fondu ieviešanu” 30. punkts.

Nr. Līguma priekšmets1

Paredzamā līgumcena2

Iepirkuma procedūra3

Iepirkuma procedūras izsludināšanas termiņš

1.2.3.

Atbildīgā persona: (vārds uzvārds)

Tālrunis:Fakss:E-pasts:

Paraksts: Paraksta atšifrējums:Datums:

dd/mm/gggg

Zīmoga vieta:

1 Preču un pakalpojumu klāsts un veicamo būvdarbu saraksts, par kuriem paredzēts slēgt iepirkuma līgumu.

2 Plānotā līguma summa, ņemot vērā visu iepirkuma līguma darbības laiku.3 Plānotā iepirkuma procedūra atbilstoši Publisko iepirkumu likumam vai likumam „Par

iepirkumu sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju vajadzībām”.

21


PIEMĒRA ANALĪZE:1. Vai iepirkuma plānā jāiekļauj tehniskās palīdzības projekta ietvaros

paredzamie iepirkumi, par kuriem atbilstoši Publisko iepirkumu liku-mam nav jārīko iepirkuma procedūra, piemēram, tulkošanas pakalpo-jums līdz 500 LVL?

Iepirkuma plānā nav jānorāda iepirkumi, kuriem saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu nav piemērojama iepirkuma procedūra ar nosacījumu, ka tiek ievērota Publisko iepirkumu likuma 9. panta ceturtajā punktā noteiktā prasība – netiek veikta paredzamās piegādes vai pakalpojuma sadalīšana daļās, lai izvairītos no attiecīgās iepirkuma procedūras pie-mērošanas.

2. Vai iepirkuma plānā jānorāda iepirkumi, kuri iestādē jau ir veikti centralizēti?

Iepirkuma plānā finansējuma saņēmējam jānorāda arī centralizēti veiktie iepirkumi, sniedzot papildu skaidrojumu.

3. Vai drīkst organizēt kancelejas preču, degvielas un cita veida regu-lāro iepirkumu viena gada ietvaros, no tehniskās palīdzības projekta līdzekļiem iepirkto preču/pakalpojumu daļu iekļaujot organizācijas kopējā ikgadējā iepirkumā, vai arī ir nepieciešams organizēt vienu atse-višķu iepirkumu uz visu trīs gadu periodu?

Eiropas Savienības fondu finansējuma saņēmējs veic iepirkumu uz trīs gadu periodu vai arī iekļauj regulāro iepirkumu organizācijas kopējā ikgadējā iepirkumā ar nosacījumu, ka tiek ievērotas Publisko iepirkumu likuma 9. pantā noteiktās prasības.

Iepirkuma plāna aizpildīšanā ir jāvadās no Publisko iepirkumu likumā noteiktās metodikas paredzamās līgumcenas noteikšanā un atbilstošās iepir-kuma procedūras izvēlē, kā arī jāievēro Likumā ietvertais regulējums attiecībā uz iepirkumu sadalīšanu daļās (Publisko iepirkumu likuma 8. un 9. pants).

Iepirkumu plānu aizpildīšanas laikā galvenokārt uzmanība ir jāvelta paredzamai līgumcenai un tai atbilstošās iepirkumu procedūras izvēlei. Ņemot vērā to, ka plānošanas laikā ne vienmēr ir iespējams precīzi noteikt paredzamo līgumcenu, pieļaujams ir norādīt tās aptuveno lielumu (piemē-ram, līdz 10 000 latiem) – tā, lai Iepirkumu uzraudzības birojs un atbildīgā iestāde varētu pārliecināties par to, vai ir izvēlēta paredzamai līgumcenai atbilstoša iepirkumu procedūra.

22


1.6. Iepirkuma komisijas izveide, tiesības un pienākumi

Ja iestādē nepastāv pastāvīgi funkcionējoša iepirkuma komisija, nolūkā veikt Likuma 8. panta pirmās daļas 1., 2., 3. un 4. punktā noteiktās iepir-kumu procedūras, pasūtītājs izveido šādu iepirkuma komisiju. Iepirkuma komisiju var veidot katram iepirkumam atsevišķi, uz noteiktu laika posmu vai arī kā pastāvīgi funkcionējošu institūciju (var tikt izveidota speciāla iepirkumu komisija projektā plānoto iepirkumu veikšanai).

Galvenās prasības attiecībā uz iepirkuma komisiju ir: kompetence dotā iepirkuma jomā (komisija, pildot savus pienākumus, ir tiesīga komisijas darbā pieaicināt ekspertus bez balsstiesībām) un skaitliskais sastāvs (vis-maz trīs locekļi, ja paredzamā līgumcena ir mazāka par 500 000 latu, vis-maz pieci locekļi, ja tā ir lielāka par 500 000 latu).

23


2. IEPIRKUMU VEIKŠANA

2.1. Tehniskās specifikācijas sastādīšana

Tehniskā specifikācija ir iepirkuma procedūras svarīgākais dokuments, kurā pasūtītājs definē savu vajadzību (iepirkuma priekšmetu), nosakot prasības attiecībā uz iepērkamo preci, pakalpojumu vai būvdarbiem. Laba un kvalitatīvi izstrādāta tehniskā specifikācija ir viens no būtiskākajiem, ja ne pats svarīgākais dokuments iepirkuma procedūras veikšanā. Sastādot tehnisko spefikāciju, pasūtītājam ir jābūt skaidri definētai savai vajadzībai, pieejamajiem finanšu resursiem, kā arī jābūt informētam par tirgū esošo sortimentu un iespējamo pretendentu loku.

Tehniskajās specifikācijās pasūtītājam ir jāiekļauj informācija tādā apjomā un kvalitātē, lai:

pretendenti varētu kvalitatīvi sagatavot atbilstošu piedāvājumu un aprē-zzķināt tā izmaksas;

netiktu ierobežotas pretendentu iespējas piedāvāt dažādus risinājumus.zz

IEVĒRO!

Lai arī pasūtītājam pieder absolūta vara definēt savas prasības attiecībā uz iepirkuma priekšmetu, tomēr ir jāatceras, ka tehniskajām specifikācijām ir jānodrošina vienādas iespējas visiem pretendentiem un tās nedrīkst radīt nepamatotus ierobežojumus konkurencei iepir-kuma procedūrās.

Ja vien tas nav izšķiroši līguma priekšmeta pastāvēšanai, tehniskajās specifikācijās nenorāda specifisku izcelsmi, īpašu procesu, zīmolu, paten-tus vai specifiskus preču veidus, kas noteiktiem piegādātājiem vai precēm rada priekšrocības vai noraidīšanas iemeslu. Izņēmuma gadījumos šādu norādi var iekļaut, ja nav iespējams sagatavot pietiekami precīzu un skaidru līguma priekšmeta aprakstu. Tādā gadījumā norādi lieto kopā ar vārdiem “vai ekvivalents”.

Tehnisko specifikāciju izstrāde un to iekļaušana iepirkuma dokumen-tācijā ir obligāts priekšnosacījums gadījumos, kad pasūtītājs veic atklātu

24


vai slēgtu konkursu, cenu aptauju vai sarunu procedūru. Tehniskajām spe-cifikācijām ir jābūt pretendentiem brīvi pieejamām iepirkuma publikācijā norādītajā vietā vai arī publicētām pasūtītāja interneta mājas lapā.

Praksē nākas sastapties ar situācijām, kad tehniski sarežģītu specifikā-ciju sastādīšanā ir nepieciešams piesaistīt ekspertu vai pat lūgt palīdzību kādam no potenciālajiem pretendentiem (iekārtas ražotājam, piegādātā-jam). Likums šādu iespēju paredz, vienlaikus norādot, ka gadījumā, ja šāda dalība tehniskās specifikācijas sastādīšanā rada priekšrocības šim preten-dentam, pretendents dotajā iepirkumā piedalīties nedrīkst.

Tehniskās specifikācijas publiskiem būvdarbu līgumiem ir tehnisko aprakstu apkopojums, kas nosaka pasūtītāja prasības attiecībā uz mate-riāliem, precēm, tehnisko aprīkojumu vai priekšmetiem un kas raksturo materiālus, preces, tehnisko aprīkojumu vai priekšmetus tā, lai, tos iegūstot, tie atbilstu pasūtītāja paredzētajiem mērķiem. Šie apraksti ietver vides aiz-sardzības noteikumus, projektēšanas prasības, atbilstības novērtējuma un izpildes prasības, drošības noteikumus, kvalitātes nodrošināšanas sistēmu, terminoloģiju, izmērus, simbolus, pārbaudes noteikumus un metodes, fasē-jumu, marķēšanu, ražošanas procesus un metodes. Tehniskajās specifikāci-jās iekļauj arī noteikumus par darbu izpildes pārbaudēm un darbu pieņem-šanu, prasības attiecībā uz būvdarbu veikšanas metodēm un tehnoloģiju un citus tehniskos noteikumus, ko pasūtītājs paredzējis būvdarbiem vai būvei kopumā, vai materiāliem un priekšmetiem, kādus paredzēts izmantot būvē. Būvdarbu apjomus nosaka saskaņā ar tehnisko projektu un ietver būvdarbu apjomu sarakstā. Tehniskās specifikācijas sagatavo, ņemot vērā invalīdu piekļuves noteikumus, ja tas nepieciešams konkrētajam projektam.

Tehniskajās specifikācijās publiskiem piegādes un pakalpojumu līgu-miem nosaka nepieciešamajām piegādēm un pakalpojumiem izvirzītās prasības. Publiskiem pakalpojumu līgumiem papildus nosaka pakalpojumu mērķi, izmantojamās metodes un resursus (ja nepieciešams), kā arī gala-rezultātu. Tehniskajās specifikācijās publiskiem piegādes un pakalpojumu līgumiem papildus iekļauj tehniskos aprakstus, kas ietver tādas pasūtītāja noteiktās prasības attiecībā uz preci vai pakalpojumu kā kvalitātes līmenis, noteikumi par vides aizsardzību, konstrukcijas prasības (arī prasības attie-cībā uz invalīdu piekļuves iespējām), izpildes prasības, preces lietošanas prasības, drošības noteikumi, izmēri, terminoloģija, simboli, pārbaudes noteikumi un metodes, prasības attiecībā uz preces nosaukumu, ar kādu tā tiek pārdota, iesaiņojumu un marķēšanu, lietotāja instrukcijas, ražošanas procesi un metodes, kā arī atbilstības noteikšanas metodes.

25


Saskaņā ar Publisko iepirkumu likuma 17. pantu pasūtītājs tehniskās specifikācijas sagatavo vienā no šādiem veidiem:1. ar atsauci uz pasūtītāja sastādīto specifikāciju (skat. augstāk) un uz stan-

dartiem šādā secībā: Latvijas nacionālā standarta statusā adaptētie Eiro-pas standarti un Eiropas tehniskie apstiprinājumi, kopējās tehniskās spe-cifikācijas, citi starptautiskie standarti, kā arī citas tehniskās atsauces sis-tēmas, ko izveidojušas Eiropas standartizācijas institūcijas, vai, ja minēto standartu nav, tad šādā secībā: Latvijas nacionālie standarti, nacionālie tehniskie apstiprinājumi vai nacionālās tehniskās specifikācijas. Katrā atsaucē iekļauj vārdus “vai ekvivalents”;

2. nosakot funkcionālās prasības vai darbības prasības, var iekļaut arī vides aizsardzības prasības;

3. nosakot funkcionālās prasības vai darbības prasības (skat. 2. p.) un atsau-coties uz specifikācijām (skat. 1. p.), lai nodrošinātu atbilstību funkcio-nālajām vai darbības prasībām;

4. atsaucoties uz specifikācijām (skat. 1. p.), bet citas prasības nosakot kā funkcionālās prasības vai darbības prasības (skat. 2. p.).

Iepirkuma priekšmeta tehniskā specifikācija ir jānošķir no pašam pre-tendentam izvirzāmajām kvalifikācijas prasībām. Ja iepirkuma priekšmets satur sarežģītus tehnoloģiskos risinājumus, pasūtītājam būtu jāapsver iespēja ietvert pretendenta kvalifikācijas prasībās prasības pretendentam attiecībā uz tehnikas uzstādīšanu, lietotāju apmācību. Šādā gadījumā iepirkuma doku-mentācijā ir jāiekļauj prasības attiecībā uz nepieciešamajiem dokumentiem darbinieku profesionālās kvalifikācijas novērtēšanai (sertifikāti u.c.).

Sagatavojot tehniskajai specifikācijai atbilstošu piedāvājumu, pretendents savu spēju apliecināšanai vai tehniskā piedāvājuma īpašību pierādīšanai var izmatot tehnoloģiskās vienības ražotāja izsniegtu dokumentāciju (tehnisko pasi, rokasgrāmatu) vai arī kompetentas institūcijas izsniegtu apliecinājumu par pārbaudes rezultātiem (piem., Latvijas Vides, ģeoloģijas un meteoroloģi-jas aģentūra veic gaisa mitruma mēraparātu kalibrēšanu un testēšanu).

2.2. Iepirkumi, kuru paredzamā līgumcena ir robežās no 1 000 līdz 10 000 latiem

Iepirkumu, kuru paredzamā līgumcena ir zem 10 000 latiem, veik-šanas procedūru reglamentē Publisko iepirkumu likuma 8. panta devītā daļa. Likuma 8. panta desmitā daļa satur deleģējumu Ministru kabinetam

26


izstrādāt kārtību, kādā tiek veikti minētie iepirkumi, pamatojoties uz ko 2006. gada 12. septembrī Ministru kabinets pieņēma noteikumus Nr. 762 „Kārtība, kādā veicami iepirkumi, kuru paredzamā līgumcena ir lielāka par 1 000 latu, bet mazāka par 10 000 latu”.

Salīdzinot ar Likumā noteiktajām „lielajām” iepirkumu procedūrām (cenu aptaujas, konkursi, sarunu procedūras), procedūra iepirkumiem, kuru paredzamā līgumcena no 1 000 līdz 10 000 latiem (tā saucamie „mazie iepirkumi”), ir daudz vienkāršāka.

Iepirkuma gaita:1. Mazo iepirkumu veikšanai pasūtītājs pilnvaro vienu vai vairākas perso-

nas (turpmāk – pilnvarotā persona), kuras ir kompetentas tā iepirkuma jomā, par kuru paredzēts slēgt līgumu. Speciālas iepirkumu komisijas veidošana nav nepieciešama.

2. Pasūtītājs pirms iepirkuma veikšanas publicē informatīvo paziņojumu savā interneta mājas lapā, kur tas atrodas vismaz piecas dienas (kuru laikā pretendenti var iesniegt savus piedāvājumus). Paziņojuma mērķis ir informēt sabiedrību par plānoto iepirkumu, un tam galvenokārt ir informatīvs mērķis – nodrošināt atklātības principa ievērošanu. Atseviš-ķos gadījumos, ja iepirkuma procedūra tiek veikta tehnoloģiski sarežģīta līguma priekšmeta iepirkumam, minimālo piecu dienu termiņu pasū-tītājs var pagarināt, tādējādi ļaujot pēc iespējas lielākam pretendentu lokam sagatavot kvalitatīvus un tehniskajai specifikācijai atbilstošus pie-dāvājumus.

3. Pretendenti iesniedz piedāvājumus, kurus pasūtītājs vērtē, ņemot vērā pie-gādātāja spēju nodrošināt konkrētā līguma izpildi un šādus kritērijus:

tehniskais piedāvājums un tā atbilstība pasūtītāja vajadzībām;zz

piedāvātā cena (bez pievienotās vērtības nodokļa) un, ja tas nepiecie-zzšams konkrētā līguma izpildei, arī iepirkuma priekšmeta piegādes un uzstādīšanas izmaksas un izmaksas, kas saistītas ar iepirkuma priekš-meta lietošanu visā tā darbības laikā.

Izvēloties atbilstošāko piegādātāju, ar kuru tiks slēgts līgums, pasūtītājs izvērtē piegādātāja spēju nodrošināt konkrētā līguma izpildi. Tādējādi, lai pasūtītājs varētu izvērtēt, vai piegādātājs varēs veikt tam nepieciešamo piegādi, pakalpojumus vai būvdarbus, tas var lūgt pretendentus iesniegt attiecīgā iepir-kuma priekšmeta jomu regulējošajos normatīvajos aktos noteikto reģistrācijas

27


apliecību, licenci vai sertifikātu, kā arī citus dokumentus, kas apliecina piegā-dātāja saimnieciskās, finansiālās, tehniskās un profesionālās spējas.

Pasūtītājs izvērtē pretendenta spējas nodrošināt līguma izpildi un pie-dāvājuma atbilstību pasūtītāja vajadzībām, tāpēc pasūtītājam izvirzītās prasības piegādātājiem, kā arī tehniskās prasības piedāvājumam ir iepriekš jāfiksē dokumentos, lai būtu iespējams vienlīdzīgi izvērtēt pretendentus un to piedāvājumus. Tomēr normatīvajos aktos nav noteikts, kādos gadījumos un kādos dokumentos pasūtītājam ir jāformulē savas vajadzības un preten-dentiem izvirzāmās prasības. 4. Pilnvarotā persona, pieņemot lēmumu par uzvarētāju, to noformē raks-

tiski, pamatojot piegādātāja (vai vairāku piegādātāju, ja iepirkums ir sadalīts daļās) izvēli saskaņā ar augstāk minētajiem kritērijiem.Ja pasūtītājs objektīvu iemeslu dēļ nevar noslēgt līgumu, tas pieņem

lēmumu par iepirkuma pārtraukšanu un pieņemto lēmumu publicē savā interneta mājas lapā, bet, ja tādas nav, – vietējā laikrakstā (ja pasūtītājs paziņojumu par pieņemto lēmumu publicē savā interneta mājas lapā, pub-likācija mājas lapā ir vismaz piecas dienas). Līgumā ietvertā informācija attiecībā uz pasūtītāja un piegādātāja nosaukumu, iepirkuma priekšmetu, tā apjomu un cenu, kā arī līguma izpildes vietu un termiņu ir vispārpie-ejama, tāpēc pasūtītājs to publicē, ievietojot paziņojumu par pieņemto lēmumu internetā.

Tā kā MK noteikumi Nr. 762 nenosaka pasūtītāja lēmuma pārsūdzī-bas termiņu vai kārtību, pasūtītājs līgumu ar piegādātāju var slēgt uzreiz pēc lēmuma pieņemšanas. Pasūtītājs līgumu ar izvēlēto piegādātāju slēdz rakstiski.

IEVĒRO!

Lai arī pretendentu sūdzības par „mazajiem iepirkumiem” netiek skatītas Iepirkumu uzraudzības birojā, pretendentiem ir tiesības pār-sūdzēt pasūtītāja pieņemto lēmumu tiesā tādā kārtībā, kāda noteikta Administratīvā procesa likumā, šī paša likuma 188. panta pirmajā daļā minētajā termiņā.

Ņemot vērā to, ka „mazo iepirkumu” veikšanas kārtība nav tik detalizēti reglamentēta, galvenās kļūdas, ko pasūtītājs pieļauj, organizējot „mazos

28


iepirkumus”, visbiežāk ir saistītas ar Publisko likumā noteikto pamatprin-cipu neievērošanu. Pasūtītājam ir jāatceras, ka uz „mazajiem iepirkumiem” attiecas tādi principi, kā:

iepirkuma procedūras atklātums (pienākums publicēt pasūtītāja inter-zzneta mājas lapā informatīvo paziņojumu un paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem),

brīva konkurence (neizvirzīt nepamatoti ierobežojošas vai diskriminējo-zzšas prasības, radīt pretendentam šķēršļus dalībai iepirkuma procedūrā),

vienlīdzīga un taisnīga attieksme pret piegādātājiem (pasūtītāja attieksmei zzpret visiem pretendentiem ir jābūt vienādai, neitrālai un objektīvai),

valsts un pašvaldību līdzekļu efektīva izmantošana (ja šo principu nav zziespējams ievērot, slēdzot līgumu ar uzvarējušo piegādātāju, vai arī neviens no piedāvājumiem neatbilst šim principam, pasūtītāja pienā-kums ir izmantot Likumā paredzētās iespējas pārtraukt iepirkumu).

2.3. Cenu aptauja

Cenu aptauja ir iepirkuma procedūra, ko piemēro, ja publisku piegādes līgumu vai Publisko iepirkumu likuma 2. pielikuma A daļā minēto pakal-pojumu līgumu līgumcena (bez PVN) ir 10 000 latu vai lielāka, bet mazāka par 50 000 latu un publisku būvdarbu līgumu līgumcena (bez PVN) ir 10 000 latu vai lielāka, bet mazāka par 120 000 latu.

Cenu aptauju var rīkot divējādi:1. publicējot informatīvo paziņojumu par cenu aptauju;2. publicējot paziņojumu par līgumu gadījumos:

ja informatīvais paziņojums nav publicēts; zz

ja kopš informatīvā paziņojuma par cenu aptauju publikācijas nav pagā-zzjušas Likumā noteiktās 20 darbdienas;

ja neviens piegādātājs nav iesniedzis informatīvo piedāvājumu, atsauco-zzties uz publicēto informatīvo paziņojumu par cenu aptauju.

Pasūtītājs var piemērot, cenu aptauju, publicējot iepriekšēju informatīvo paziņojumu, saskaņā ar Likuma 58. pantu. Šādā gadījumā pasūtītājam ir iespēja saīsināt pretendentu pieteikšanās termiņu no 15 uz 10 darbdienām, taču šādā gadījumā pretendentam pirms cenu aptaujas ir jāpublicē IUB

29


interneta mājas lapā informatīvais paziņojums saskaņā ar Likuma 58. panta pirmo daļu un Likuma 28. pantu.

Turpmāk mēs sīkāk aplūkosim cenu aptaujas norises posmus, kuri pie-mērojami gadījumā, ja pasūtītājs iepriekš nav publicējis informatīvo pazi-ņojumu. Cenu aptauju, iepriekš nepublicējot informatīvo paziņojumu, piemēro saskaņā ar Likuma 59. panta noteikumiem.

1. Vajadzības apzināšana un paredzamās līgumcenas noteikšana.Kā visos publiskajos iepirkumos, arī cenu aptaujas gadījumā pirmais

solis ir precīza vajadzības apzināšana (saskaņā ar projekta iesniegumu), savukārt skaidri formulēta vajadzība ir priekšnoteikums, lai pareizi noteiktu iepirkuma paredzamo līgumcenu, nodrošinātu Likumam atbilstošas iepirkuma procedūras izvēli un organizētu tās norisi. Saskaņā ar Likuma 9. panta pirmo daļu, lai izvēlētos atbilstošu iepirkuma procedūras veidu, pirms iepirkuma jānosaka paredzamā līgumcena.

Veicamās darbības:sagatavota rakstiska informācija par konkrēto vajadzību iepirkumu zzkomisijai (informācijai par iepirkuma priekšmetu un tā tehnisko speci-fikāciju ir jāsakrīt ar projekta iesniegumā minēto);paredzamās līgumcenas noteikšana (saskaņā ar projekta iesniegumu un zziepirkumu plānu);lēmums par cenu aptaujas izvēli – ieteicams pārskatīt Likuma 3. un zz5. pantā minētos izņēmumus, kad Likums vai atsevišķas tā procedūras nav piemērojamas.

IEVĒRO!

Likuma 57. panta otrajā daļā minēts, ka tad, ja attiecīgo iepirkumu, par piedāvājuma izvēles kritēriju nosakot piedāvājumu ar viszemāko cenu, objektīvi nav iespējams izvērtēt, pasūtītājs piemēro atklātu vai slēgtu konkursu. Šādā gadījumā pasūtītājs ņem vērā attiecīgās Likuma normas, kas nosaka atklāta vai slēgta konkursa rīkošanas kārtību.

2. Iepirkuma komisijas izveidošana, tehniskās specifikācijas, tehniskā un finanšu piedāvājumu formu, kā arī citu nepieciešamo dokumentu izstrāde.

30


Cenu aptaujas veikšanai pasūtītājs izveido iepirkuma komisiju, kura izstrādā tehnisko specifikāciju saskaņā ar Likuma 17. pantu, tehnisko un finanšu piedāvājumu formas atbilstoši konkrētajam iepirkuma priekšmetam, nosaka cenas noteikšanas rādītājus (Likuma 57. panta trešā daļa) un sagatavo citus dokumentus, kas nepieciešami, lai pre-tendenti varētu izstrādāt un iesniegt pasūtītāja vajadzībām atbilstošu piedāvājumu.

Cenu aptaujas dokumentos iekļauj tehniskās specifikācijas – detalizētu iepirkuma priekšmeta aprakstu (saskaņā ar projekta iesniegumā minēto), kas ir neatņemama cenu aptaujas uzaicinājuma sastāvdaļa. Pareizi saga-tavotas tehniskās specifikācijas nodrošina pasūtītāja prasībām atbilstošu piedāvājumu saņemšanu un ļauj noraidīt nekvalitatīvu preču, pakalpojumu vai būvdarbu piedāvājumus.

Cenu aptaujas instrukcijā (nolikumā) iekļauj šādu informāciju:

Vispārīgā informācija:zz zpasūtītāja nosaukums, adrese, tālruņu numuri, faksa numurs, e-pasta

adrese; kontaktpersona, kontaktpersonas tālruņa numurs, faksa numurs,

e-pasta adrese; iepirkuma identifikācijas numurs (ietver pasūtītāja pilnu nosaukumu

vai šā nosaukuma saīsinājuma pirmos lielos burtus, attiecīgo gada skaitli un kārtas numuru pieaugošā secībā);

informācija par apmaksas kārtību (priekšapmaksas apjoms, pirkšana uz nomaksu u.c.);

Informācija par iepirkuma priekšmetu:zz iepirkuma priekšmeta nosaukums un īss apraksts; informācija par iepirkuma priekšmeta sadalīšanu daļās; tehniskās specifikācijas; iepirkuma paredzamais apjoms; paredzamais līguma izpildes laiks un vieta;

Informācija par piedāvājumu:zz piedāvājumu iesniegšanas termiņš (datums un laiks); kur (precīza adrese, kontaktpersona) un kādā veidā jāiesniedz piedā-

vājums (pa pastu, iesniedzot personīgi); piedāvājuma noformējuma prasības; piedāvājuma derīguma termiņš;

31


vai piedāvājumu var iesniegt par daļu vai tikai par visu iepirkuma apjomu;

tehniskā un finanšu piedāvājuma forma;

Prasības pretendentiem un iesniedzamie dokumenti atbilstoši Likuma zz39. un 40. panta prasībām;

Piedāvājuma izvēles kritēriji:zz viszemākā cena; cenas noteikšanas rādītāji;

Cenā var būt ietverta (Likuma 57. panta trešā daļa):zz preces pārdošanas cena; izmaksas pēc garantijas termiņa beigām; piegādes un uzstādīšanas izmaksas; personāla mācību izmaksas; citas izmaksas, kas attiecas uz termiņu, ne ilgāku par četriem

gadiem;

Ar cenu aptaujas uzvarētāju (-iem) slēdzamā līguma projekts.zz

Piedāvājuma iesniegšanas formas sagatavošana veicina līdzvērtīgu pie-dāvājumu sagatavošanu un visas nepieciešamās informācijas iekļaušanu piedāvājumā, kā arī vienkāršo piedāvājumu salīdzināšanas un lēmuma pie-ņemšanas procesu. Tādējādi, sagatavojot piedāvājuma iesniegšanas formu, iepirkuma komisija atvieglo savu darbu piedāvājumu vērtēšanas procesā un veicina cenu aptaujas sekmīgu norisi.

Veicamās darbības:tehnisko specifikāciju, tehnisko un finanšu piedāvājumu formu un citas zznepieciešamās dokumentācijas izstrādāšana, kā arī tās salīdzināšana ar projekta pieteikumā ietverto informāciju par nepieciešamo preci vai pakalpojumu un tās tehnisko specifikāciju;atbilstoši Likumam izveidot iepirkuma komisiju cenu aptaujas proce-zzdūras vadīšanai (vai pilnvarot jau darbojošos iepirkuma komisiju veikt atbilstošo iepirkumu projekta īstenošanai);iepirkuma komisijas locekļiem parakstīt apliecinājumu par objektivitāti zzun konfidencialitāti (svarīgi ir atcerēties, ka apliecinājumus paraksta nevis pēc piedāvājumu saņemšanas, bet pirms piedāvājumu atvēršanas un to vērtēšanas uzsākšanas).

32


3. Paziņojuma par līgumu publicēšana.Pasūtītājs publicē paziņojumu par līgumu saskaņā ar Likuma 28. pantu.

Minētā paziņojuma veidlapas paraugs ir noteikts Ministru kabineta notei-kumu Nr. 653 “Noteikumi par publisko iepirkumu paziņojumu veidlapu paraugiem” 2. pielikumā “Paziņojums par līgumu” (veidlapu paraugi ir atrodami IUB interneta mājas lapā www.iub.gov.lv).

Pasūtītājs šo paziņojumu par līgumu nosūta IUB publicēšanai, kurš triju darbdienu laikā pēc šī paziņojuma saņemšanas pārbauda tā satura atbil-stību Likuma prasībām un publicē to IUB interneta mājas lapā.

Pasūtītājs paziņojumā norāda, kur un kādā termiņā var saņemt tehnis-kās specifikācijas, tehniskā un finanšu piedāvājuma formas paraugu, kā arī, ja nepieciešams, uzzināt citas prasības. Tāpat paziņojumā par līgumu norāda piedāvājumu iesniegšanas termiņu, kurš nedrīkst būt īsāks par 15 darba dienām pēc paziņojuma publikācijas IUB mājas lapā. Piedāvājumu iesniegšanas termiņš jānosaka tā, lai dotu pretendentiem pietiekami daudz laika kvalitatīvu piedāvājumu sagatavošanai, t.i., jāņem vērā piedāvājuma sagatavošanai nepieciešamā darba apjoms.

Pasūtītājs izvērtē tikai līdz noteiktā piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām saņemtos piedāvājumus. Pēc piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām pasūtītājs piedāvājumus nepieņem. Ja piedāvājums tiek saņemts pēc piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām, pasūtītājs to neatvērtu nogādā atpakaļ iesniedzējam.

Veicamās darbības:

Noteikt saprātīgu termiņu piedāvājumu iesniegšanai;zz

Sagatavot un nosūtīt IUB paziņojumu par līgumu.zz

4. Papildu informācijas sniegšana, piedāvājumu iesniegšana.Saskaņā ar Likuma 30. panta otro daļu gadījumos, kad ieinteresētais

piegādātājs ir laikus pieprasījis papildu informāciju, pasūtītājs to sniedz ne vēlāk kā sešas dienas pirms piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām. Ar jēdzienu “laikus” šeit saprotot tādu laika posmu pirms Likumā noteiktā atbildes sniegšanas pēdējā termiņa (6 dienas pirms piedāvājumu iesnieg-šanas termiņa beigām), kas ir pietiekams, lai iepirkuma komisija varētu sagatavot un nosūtīt prasīto informāciju.

Pasūtītājs vai iepirkumu komisija paziņojumā par līgumu noteiktajā termiņā pieņem piedāvājumus un reģistrē tos iesniegšanas secībā iepriekš sagatavotā reģistrācijas veidlapā.

33


Ieteicams reģistrēt arī tos piedāvājumus, kuri iesniegti pēc paziņojumā noteiktā iesniegšanas termiņa beigām, lai informētu šo piedāvājumu iesnie-dzējus par noraidīšanu, norādot piedāvājumu saņemšanas laiku. Piedāvā-jumus, kas iesniegti pēc paziņojumā noteiktā termiņa, neizskata un neat-vērtus nosūta (atdod) atpakaļ pretendentam.

Lai arī Likums neparedz obligāti rīkot atklātu piedāvājumu atvēršanas sanāksmi cenu aptaujas gadījumā, tomēr būtu ieteicams tādu organizēt tūlīt pēc piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām.

5. Piedāvājumu vērtēšana un lēmuma pieņemšana.Pirms piedāvājumu vērtēšanas sākšanas iepirkuma komisijas locekļi

paraksta apliecinājumu, ka nav tādu apstākļu, kuru dēļ varētu uzskatīt, ka viņi ir ieinteresēti konkrēta pretendenta izvēlē vai darbībā, vai ka viņi ir saistīti ar tiem Likuma 23. panta pirmās daļas izpratnē.

Iepirkuma komisija arī lemj par to, vai iesniegtais piedāvājums ir nofor-mēts atbilstoši cenu aptaujā izvirzītajām prasībām.

Cenu aptaujā komisija pārbauda piedāvājuma atbilstību tehniskajām specifikācijām un citām prasībām, ja tādas noteiktas, un izvēlas piedāvā-jumu ar viszemāko cenu, ņemot vērā iepriekš izvirzītos cenas noteikšanas rādītājus.

Piedāvājumu vērtēšanas četri soļi: 1. solis: Izvērtē pretendenta atbilstību izvirzītajām prasībām (īpaši attie-

cībā uz Likuma 39. un 40. panta nosacījumiem);2. solis: Izvērtē piedāvājuma atbilstību tehniskās specifikācijas prasī-

bām;3. solis: Izvērtē piedāvājumu atbilstību citām paziņojumā par līgumu un

cenu aptaujas instrukcijā norādītajām prasībām (līguma izpildes termiņš, norēķinu kārtība u.c.);

4. solis: Izvēlas piedāvājumu ar viszemāko cenu no tiem, kas atbilst pazi-ņojumā un cenu aptaujas instrukcijā norādītajām prasībām un tehniskajām specifikācijām.

Komisija vērtē piedāvātās cenas bez pievienotās vērtības nodokļa (PVN).

Pasūtītājs, izvērtējot pretendentu iesniegtos piedāvājumus, saskaņā ar Likuma 48. pantu pārbauda, vai piedāvājums nav nepamatoti lēts.

34


PIEMĒRU ANALĪZE:Kur likumā ir formulēts, kas ir nepamatoti lēts piedāvājums? Ja

viena pretendenta piedāvājums atšķiras no pārējo pretendentu vidējā piedāvājuma par 26 %, vai tas ir uzskatāms par nepamatoti lētu piedā-vājumu?

Likuma 48. pantā nav norādīts, par cik procentiem atšķiras piedāvātā līgumcena no nākamās piedāvātās līgumcenas, kas būtu uzskatāma par nepamatoti lētu. Tādējādi pasūtītājam katrā konkrētā situācijā, pieaicinot attiecīgās nozares speciālistus, ir jāizvērtē, vai piedāvātā cena ir adekvāta tirgus cenām. Ja pasūtītājs uzskata, ka, iespējams, pretendents iesniedzis nepamatoti lētu piedāvājumu, tas pieprasa detalizētu paskaidrojumu par šajā pantā noteiktajiem faktoriem un atbilstoši šā panta trešajai daļai, konsultējoties ar pretendentu, izvērtē visus šā panta otrajā daļā minē-tos faktorus. Ja sniegtais paskaidrojums nesniedz tiesību normā prasīto informāciju un līdz ar to arī pamatojumu būtiski zemākā cenas piedāvā-juma iesniegšanai, uzskatāms, ka iesniegtais piedāvājums atzīstams par nepamatoti lētu.

Vērtēšanas procesam jābūt precīzi dokumentētam. Protokolā jānorāda visi saņemtie piedāvājumi, neatkarīgi no tā, vai tie bija vai nebija atbilstoši paziņojumā un citos procedūras dokumentos norādītajām prasībām.

Pasūtītājs var jebkurā brīdī pārtraukt iepirkuma procedūru, ja tam ir objektīvs pamatojums. Ja pasūtītājs ir pieņēmis pamatotu lēmumu par cenu aptaujas pārtraukšanu, iepirkuma komisijas pienākums ir ierakstīt pie-ņemto lēmumu un tā pamatojumu cenu aptaujas procedūras ziņojumā, kā arī nodrošināt paziņojuma par procedūras pārtraukšanu nosūtīšanu IUB un visiem pretendentiem. Paziņojuma sagatavošanai izmanto MK notei-kumu Nr. 653 “Noteikumi par publisko iepirkumu paziņojumu veidlapu paraugiem” 4. pielikumu “Paziņojums par iepirkumu procedūras rezultā-tiem”. Paziņojumam jāpievieno vēstule, kurā iekļauj informāciju par cenu aptaujas norisi un detalizētu pamatojumu lēmumam par cenu aptaujas procedūras pārtraukšanu, vai arī šo informāciju norāda veidlapas sadaļā “Papildu informācija”.

Veicamās darbības:

Atlasīt piedāvājumus, kas atbilst tehniskajām specifikācijām un citām zzpaziņojumā un procedūras dokumentos norādītajām prasībām;

35


Iepirkuma komisijai izvēlēties piedāvājumu ar viszemāko cenu, kas zzatbilst paziņojumā un procedūras dokumentos norādītajām prasībām un tehniskajām specifikācijām;

Dokumentēt vērtēšanas procesu.zz

6. Informācijas par pieņemto lēmumu nosūtīšana pretendentiem.Likuma 60. panta trešā daļa nosaka, ka pasūtītājs lēmumu visiem pre-

tendentiem paziņo triju darba dienu laikā pēc tam, kad pieņemts lēmums slēgt iepirkuma līgumu vai pārtraukt cenu aptauju, neizvēloties nevienu piedāvājumu. Saskaņā ar Likuma 32. panta pirmo daļu pasūtītājs šo infor-māciju nosūta ne vēlāk, kā publicēšanai nosūtīts paziņojums par iepirkuma procedūras rezultātiem.

7. Papildu informācijas sniegšana pretendentiem.Saskaņā ar Likuma 32. panta otro daļu pasūtītājs triju darba dienu laikā,

pamatojoties uz attiecīgās personas pieprasījumu, informē pretendentu par tā piedāvājuma noraidīšanas iemesliem, bet Likuma 17. panta piektajā un sestajā daļā noteiktajos gadījumos pamato lēmumu par neatbilstību ekviva-lencei vai lēmumu par attiecīgā piedāvājuma neatbilstību funkcionālajām prasībām vai darbības prasībām.

8. Procedūras dokumentēšana un cenu aptaujas ziņojuma sagatavošana.Lai nodrošinātu cenu aptaujas procedūras pārskatāmību, visam pro-

cesam jābūt dokumentētam. Iepirkuma komisija nodrošina cenu aptaujas norises dokumentēšanu. Katrs iepirkuma procedūras posms tiek dokumen-tēts atsevišķā protokolā.

Atbilstoši sagatavots cenu aptaujas ziņojums pasūtītājam ļaus parādīt, ka iepirkuma procedūra organizēta atbilstoši Likuma prasībām. Cenu aptaujas ziņojuma saturs noteikts 35. panta ceturtajā daļā. Pasūtītājs pēc iepirkuma līguma noslēgšanas 10 gadus glabā cenu aptaujas ziņojumu un tam pievieno-tos dokumentus (36. pants), ja attiecīgais ES struktūrfondu regulējums nepie-prasa uzglabāt ar iepirkumiem saistīto dokumentāciju ilgāku laika posmu.

9. Paziņojuma par iepirkuma procedūras rezultātiem nosūtīšana IUB publicēšanai.

Likuma 27. panta pirmā daļa nosaka, ka pasūtītājs ne vēlāk kā 48 dienu laikā pēc tam, kad pieņemts lēmums par līguma vai vispārīgās vienošanās noslēgšanu, nosūta publicēšanai paziņojumu par iepirkuma procedūras

36


rezultātiem. Šis noteikums neattiecas uz līgumiem, kas tiek noslēgti vispā-rīgās vienošanās ietvaros.

Pasūtītājs publicē paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem saskaņā ar Likuma 28. pantu. Minētā paziņojuma veidlapas paraugs ir noteikts Ministru kabineta noteikumu Nr. 653 “Noteikumi par publisko iepirkumu paziņojumu veidlapu paraugiem” 4. pielikumā “Paziņojums par iepirkumu procedūras rezultātiem”.

Pasūtītājs šo paziņojumu par iepirkumu procedūras rezultātiem nosūta publicēšanai IUB. IUB triju darba dienu laikā pēc šī paziņojuma saņem-šanas pārbauda tā satura atbilstību Likuma prasībām un ievieto to IUB interneta mājas lapā.

Līgumu ar uzvarētāju pasūtītājs var slēgt ne agrāk kā 11. dienā pēc iepir-kumu procedūras rezultātu publikācijas IUB mājas lapā.

PIEMĒRU ANALĪZE:Pasūtītājs organizējis cenu aptauju, lai noslēgtu līgumu par sporta

zāles renovāciju. Pieteicās divi pretendenti – pretendenta Nr. 1 piedā-vāta cena – 30 000 Ls, pretendenta Nr. 2 piedāvāta cena – 33 000 Ls. Vērtējot grīdas ieklāšanas tehnoloģisko procesu, labāks variants būtu tas, ko piedāvā pretendents Nr. 2 ar augstāko cenu. Vai ir jāizvēlas preten-dents ar zemāko cenu, vai tomēr iepirkuma likums atļauj kādas atkāpes no zemākās cenas un ļauj izvēlēties nedaudz dārgāko, bet tehnoloģiski labāko variantu?

Likuma 57. panta otrajā daļā ir noteikts, ka, piemērojot cenu aptauju, par piedāvājuma izvēles kritēriju nosaka viszemāko cenu. Ja attiecīgo iepirkuma priekšmetu objektīvi nav iespējams izvērtēt pēc šāda kritērija, pasūtītājs piemēro atklātu vai slēgtu konkursu. Līdz ar to pasūtītājs pie-ņem lēmumu par piedāvājuma ar viszemāko cenu izvēli, ja pretendents atbilst izvirzītajām kvalifikācijas prasībām un tā iesniegtais tehniskais piedāvājums atbilst tehniskajās specifikācijās izvirzītajām prasībām. Ja pasūtītājs konstatē, ka pēc zemākās cenas kritērija nav iespējams objek-tīvi izvērtēt piedāvājumus, saskaņā ar Likuma 38. panta otro daļu tas pār-trauc cenu aptauju un izsludina atklātu vai slēgtu konkursu, kurā atbil-stoši Likuma 46. panta pirmās daļas 1. punktam par vērtēšanas kritēriju nosaka saimniecisko izdevīgumu.

Vai cenu aptaujas pretendentu piedāvājumus var atvērt iepirkumu komisijas slēgtā sēdē, vai arī nepieciešams, lai piedalītos pretendentu pārstāvji?

37


Publisko iepirkumu likums nenosaka to, ka cenu aptaujai būtu jārīko atklāta piedāvājumu atvēršanas sanāksme. Tomēr, ņemot vērā atklātī-bas principu, IUB iesaka cenu aptauju piemērošanas gadījumos rīkot atklātu piedāvājumu atvēršanas sanāksmi tūlīt pēc piedāvājumu iesnieg-šanas termiņa beigām, kurā klātesošie tiek informēti par pretendentiem, kas iesnieguši piedāvājumus, un par viņu piedāvāto līgumcenu. Šādas sanāksmes norises kārtībai nevajadzētu atšķirties no atklātā konkursā noteiktās atvēršanas sanāksmes kārtības.

Vai notiks cenu aptauja, ja piedalīsies tikai viens dalībnieks?Likums sadaļā par cenu aptauju nenosaka minimālo pretendentu

skaitu, lai cenu aptauja tiktu uzskatīta par notikušu. Tādēļ, ja pieteicies viens pretendents un cenu aptauja tiek organizēta saskaņā ar Likumu, tad cenu aptauja ir uzskatāma par notikušu.

Vai pasūtītāja izstrādātajai cenu aptaujas instrukcijai obligāti jābūt pievienotam iepirkuma līguma projektam?

Pasūtītājs cenu aptaujas instrukcijai var pievienot iepirkuma līguma projektu, taču Likumā nav noteikta obligāta prasība to darīt. Šāda prasība kā obligāta ir norādīta atklāta un slēgta konkursa piemērošanas gadījumā, saskaņā ar Likuma 51. panta pirmo daļu. Tomēr, ja līguma projekts satur ar līguma izpildi saistītus nosacījumus, kas nav atspoguļoti cenu aptaujas instrukcijā, līguma projektu cenu aptaujas instrukcijai būtu vēlams tomēr pievienot.

2.4. Atklāts konkurss

Atklāts konkurss ir iepirkuma procedūra, kurā visi ieinteresētie piegā-dātāji ir tiesīgi iesniegt piedāvājumus.

Slēgts konkurss ir iepirkuma procedūra, kurā visi ieinteresētie piegādātāji var pieprasīt tiesības piedalīties, bet piedāvājumus var iesniegt tikai tie kan-didāti, kurus pasūtītājs uzaicina (Publisko iepirkumu likuma 50. panta otrā daļa). Piemērojot slēgtu konkursu, pasūtītājs, iepriekš paredzot pretendentu skaitu, kas tiks uzaicināti iesniegt piedāvājumus, kā arī nosakot detalizētus kandidātu atlases kritērijus, kas nepieciešami konkrētā līguma izpildei, var atvieglot iepirkuma komisijas darbu iepirkuma procedūras ietvaros. Praksē slēgti konkursi ir reti satopami (2007. un 2008. gadā IUB mājas lapā ir publicēti trīs uzaicinājumi uz slēgtiem konkursiem). Slēgta konkursa piemērošana ir attaisnojama gadījumos, kad objektīvu iemeslu dēļ ir nepieciešams ierobežot pretendentu loku un noteikt tiem detalizētākus kvalifikācijas atlases kritērijus.

38


Atklātu vai slēgtu konkursu piemēro, ja publisku piegādes līgumu vai Likuma 2. pielikuma A daļā minēto pakalpojumu līgumu līgum-cena ir 50 000 latu vai lielāka un publisku būvdarbu līgumu līgumcena ir 120 000 latu vai lielāka.

Atklāta konkursa (turpmāk – konkurss) organizēšanu var iedalīt šādos posmos:

1. Vajadzības apzināšana un paredzamās līgumcenas noteikšanaŠajā posmā pretendents, līdzīgi kā cenu aptaujā, pirms attiecīgās iepir-

kuma procedūras piemērošanas skaidri nodefinē savas vajadzības un nosaka paredzamo līgumcenu, kas turpmāk ļautu izvēlēties atbilstošu iepirkuma procedūru. Projektu īstenošanas gadījumā attiecīgā pasūtītāja vajadzība ir jau noteikta projekta pieteikumā, un šādā gadījumā tā nedrīkst atšķirties no tās, ko pasūtītājs iekļauj iepirkuma dokumentos.

Atklātu konkursu piemēro, ja paredzamā līgumcena ir:piegādes līgumiem 50 000 latu un vairāk;zz

Likuma 2. pielikuma A daļā minēto pakalpojumu līgumiem 50 000 latu zzun vairāk;būvdarbu līgumiem 120 000 latu un vairāk.zz

2. Piedāvājumu vērtēšanas kritēriju noteikšanaAtklātā konkursā piedāvājuma izvēles kritērijs var būt piedāvājums ar

viszemāko cenu (līdzīgi kā cenu aptaujas gadījumā) vai saimnieciski visiz-devīgākais piedāvājums.

Saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma izvēles kritērijiem ir jābūt:nepastarpināti saistītiem ar līguma priekšmetu;zz

objektīvi novērtējamiem;zz

publiski pieejamiem;zz

tādiem, kas atbilst tiesību principiem, t.i., tie neierobežo konkurenci zzun ir samērīgi.

Saimnieciski visizdevīgākā piedāvājuma izvēles kritēriji, kurus nedrīkst izmantot vērtēšanā (piešķirt punktus):

pretendenta uzņēmuma apgrozījums;zz

pretendenta uzņēmuma tehniskais nodrošinājums;zz

39


personāla vai ekspertu pieredze;zz

pretendenta pieredze (uzņēmuma vecums, stāžs nozarē, veikto piegāžu zzvai objektu skaits).

Pasūtītājs izvēlas saimnieciski visizdevīgāko piedāvājumu, kurā ņemti vērā tādi faktori kā piegāžu vai līguma izpildes termiņi, ekspluatācijas izmaksas un citas izmaksas, to efektivitāte, būvdarbu, preču vai pakalpo-jumu kvalitāte, estētiskais un funkcionālais raksturojums, vides prasību ievērošana, tehniskās priekšrocības, rezerves daļu pieejamība, piegāžu dro-šība, cena un citi ar līguma priekšmetu saistīti faktori.

Paziņojumā par līgumu vai iepirkuma procedūras dokumentos norāda visus vērtēšanas kritērijus to nozīmīguma secībā, kritēriju īpatsvarus un piedāvājumu izvēles algoritmu saskaņā ar minētajiem kritērijiem.

Tas piedāvājums, kurš ieguvis visaugstāko novērtējumu (punktu vai procentu īpatsvaru), tiek novērtēts kā saimnieciski visizdevīgākais piedā-vājums.

3. Konkursa nolikuma izstrāde.Nolikums ir obligāts dokuments atklāta konkursa gadījumā un ir saga-

tavojams pirms paziņojuma par līgumu publicēšanas.Saskaņā ar Likuma 51. pantu, konkursa nolikumam jāsatur:

Vispārīgā informācija:zz iepirkuma identifikācijas numurs, kurā iekļauts pasūtītāja pilns nosau-

kums vai nosaukuma saīsinājums (nosaukumā ietverto vārdu pirmie lielie burti), attiecīgais gads un kārtas numurs pieaugošā secībā,

pasūtītāja nosaukums, adrese un citi rekvizīti, piedāvājuma iesniegšanas un atvēršanas vieta, datums, laiks un kārtība, piedāvājuma derīguma termiņš, piedāvājuma nodrošinājums, ja tāds paredzēts, un tā veids, prasības attiecībā uz piedāvājuma noformējumu un iesniegšanu,

finanšu piedāvājuma formu, kā arī informāciju par valodu vai valo-dām, kādās piedāvājums iesniedzams.

Informācija par iepirkuma priekšmetu:zz iepirkuma priekšmeta apraksts un apjoms, tehniskās specifikācijas, līguma izpildes laiks un vieta, cita informācija par iepirkuma priekšmetu;

40


Prasības, kas noteiktas saskaņā ar Likuma 39. pantu, kā arī iesniedzamo zzinformāciju, kas nepieciešama, lai pretendentu novērtētu saskaņā ar minēto pantu;Prasības attiecībā uz pretendenta iespējām veikt profesionālo darbību, zzpretendenta saimnieciskajam un finansiālajam stāvoklim un tehniska-jām un profesionālajām spējām noteiktās prasības, saskaņā ar Likuma 43. un 44. pantu noteiktās prasības, kā arī iesniedzamo informāciju, kas nepieciešama, lai pretendentu novērtētu saskaņā ar minētajām pra-sībām;Piedāvājuma izvēles kritēriji un vērtēšanas kritēriji saskaņā ar Likuma zz46. pantu, kā arī norādi, vai pretendents var iesniegt piedāvājuma vari-antus saskaņā ar Likuma 19. pantu;Iepirkuma līguma projekts.zz

4. Paziņojums par līgumu.Pēc nolikuma sagatavošanas un uzsākot konkrēto iepirkuma proce-

dūru, pasūtītājs publicē paziņojumu par līgumu. Atkārtoti paziņojumu par līgumu publicē, ja veikti grozījumi nolikumā (būtiski nemainot prasības).

Nolikumā noteiktajam piedāvājumu iesniegšanu termiņam, sākot no dienas, kad paziņojums par līgumu publicēts IUB mājas lapā (ja nav publi-cēts iepriekšējs informatīvais paziņojums), ir jābūt ne mazākam kā:

30 dienas, ja paredzamā līgumcena attiecīgajam līgumam ir mazāka par zz3 591 633 latiem –būvdarbu līgumiem, un mazāka par 92 755 latiem piegādes un pakalpojumu līgumiem;

52 dienas, ja paredzamā līgumcena attiecīgajam līgumam ir vienāda vai zzlielāka par 3 591 633 latiem – būvdarbu līgumiem, un vienāda vai lielāka par 92 755 latiem – piegādes un pakalpojumu līgumiem.

Pasūtītājs var izdarīt grozījumus iepirkuma procedūras dokumentos, ja tādējādi netiek būtiski mainītas tehniskās specifikācijas vai citas prasības, attiecīgi pagarinot piedāvājumu iesniegšanas termiņu saskaņā ar Likuma 29. panta trešās daļas nosacījumiem.

5. Piedāvājumu atvēršana un vērtēšana.Iepirkumu komisija tūlīt pēc piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām

nolikumā norādītajā vietā un laikā rīko atklātu piedāvājumu atvēršanas sanāksmi, kurā var piedalīties jebkurš interesents. Piedāvājumus atver to

41


iesniegšanas secībā, nosaucot un ierakstot atvēršanas sapulces protokolā ziņas par pretendentu, piedāvājuma iesniegšanas laiku, piedāvāto cenu.

Piedāvājumus iepirkumu komisija vērtē slēgtā sanāksmē. Vērtēšanas soļi ir līdzīgi kā cenu aptaujas gadījumā:

1. solis: Izvērtē pretendenta atbilstību izvirzītajām prasībām (īpaši attie-cībā uz Likuma 39.un 40. panta nosacījumiem);

2. solis: Izvērtē piedāvājuma atbilstību tehniskās specifikācijas prasībām un citām nolikumā ietvertajām prasībām;

3. solis: Atbilstoši nolikumā noteiktajiem vērtēšanas kritērijiem izvērtē piedāvājuma saimniecisko izdevīgumu (vai izvēlas piedāvājumu ar visze-māko cenu, ja nolikumā ir noteikts šāds vērtēšanas kritērijs).

Komisija vērtē piedāvātās cenas bez pievienotās vērtības nodokļa (PVN). Piedāvājumu vērtēšanas laikā iepirkumu komisija pārbauda, vai piedāvājumā nav aritmētiskas kļūdas, un izlabo tās, informējot attiecīgo pretendentu par tā kļūdu un piedāvājuma summas labojumu. Vērtēšanu veic saskaņā ar veiktajiem labojumiem.

6. Lēmuma pieņemšana.Ja iepirkumu komisijas izraudzītais uzvarējušais pretendents atsakās

slēgt iepirkuma līgumu ar pasūtītāju, pasūtītājs var pieņemt lēmumu slēgt līgumu ar nākamo pretendentu, kurš piedāvājis zemāko cenu vai saimnie-ciski izdevīgāko piedāvājumu, vai pārtraukt atklātu konkursu, neizvēloties nevienu piedāvājumu. Ja nākamais pretendents atsakās slēgt līgumu, iepir-kuma procedūra pārtraucama, neizvēloties nevienu piedāvājumu. Līgumu var slēgt ar piegādātāju arī situācijā, kad saņemts tikai viens atbilstošs pre-tendenta piedāvājums.

Ja saskaņā ar atklāta konkursa nolikumu iepirkuma priekšmets ir sada-līts daļās, pasūtītājs pieņem lēmumu slēgt iepirkuma līgumu par katru daļu atsevišķi. Pasūtītājs paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem var nosūtīt attiecībā uz katru daļu atsevišķi.

7. Paziņojuma par iepirkuma rezultātiem nosūtīšana.Pasūtītājs paziņo lēmumu visiem pretendentiem triju darbdienu laikā,

rēķinot no brīža, kad pieņemts lēmums slēgt iepirkuma līgumu vai izbeigt atklātu konkursu, neizvēloties nevienu piedāvājumu, nosūtīdams šo infor-māciju ne vēlāk, kā IUB nosūtīts paziņojums par iepirkuma procedūras rezultātiem. Pasūtītājs paziņo izraudzītā pretendenta nosaukumu vai arī norāda visus iemeslus, kāpēc lēmums par uzvarētāju nav pieņemts vai iepir-kuma procedūra tiek pārtraukta.

42


Pasūtītājs publicē paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem ne vēlāk kā 48 dienu laikā no brīža, kad pieņemts lēmums par līguma noslēg-šanu, nosūtot IUB publicēšanai attiecīga satura paziņojuma veidlapu.

8. Līguma noslēgšana.Iepirkuma līgumu slēdz ne agrāk kā 11. dienā pēc dienas, kad paziņo-

jums par iepirkuma procedūras rezultātiem publicēts internetā, un ne vēlāk par piedāvājuma derīguma termiņa beigām.

PIEMĒRU ANALĪZE:Konkursa kārtībā tika veikts iepirkums – logu nomaiņa. Apzinot pie-

ejamo finansējumu un veicot iepriekšēju tirgus izpēti, tika veikts iepir-kums 75 logu nomaiņai, kaut gan faktiski bija nepieciešams nomainīt 80 logus. Konkursa rezultātā tika noslēgts līgums par kopējo summu kas deva ietaupījumu, kura rezultātā pasūtītājs varētu atļauties nomainīt arī pāri palikušos piecus logus. Vai šādā gadījumā rīkojams atkārtots kon-kurss par visu logu nomaiņu, vai piemērojama iepirkuma procedūra no 1000 līdz 10 000 Ls?

Pasūtītājs iepirkuma procedūras rezultātā noslēdz iepirkuma līgumu par noteiktu iepirkuma priekšmeta apjomu – 75 logu nomaiņu. Saskaņā ar šī līguma nosacījumiem pasūtītājam tiek nomainīts līgumā noteiktais logu skaits. Gadījumā, ja pasūtītājam nepieciešams nomainīt vēl piecus logus, kurus tas nav ietvēris sākotnēji organizētās iepirkuma procedūras dokumentācijā, tas piemēro Likumā noteikto iepirkuma procedūru atka-rībā no šo piecu logu kopējās līgumcenas. Ja šo logu kopējā līgumcena ir lielāka par 1000 latiem, bet mazāka par 10 000 latiem, pasūtītājs piemēro Likuma 8. panta devītās un desmitās daļas regulējumu.

Tomēr norādām, ka saskaņā ar Likuma 9. panta pirmo daļu pare-dzamo līgumcenu nosaka, lai izvēlētos iepirkuma procedūras veidu. Līdz ar to pirmais solis, plānojot veikt būvdarbu iepirkumu, tai skaitā logu nomaiņu, ir precīza vajadzības apzināšana – pasūtītājs nosaka nepiecie-šamo iepirkuma priekšmeta apjomu, lai pareizi noteiktu iepirkumam paredzamo līgumcenu. Tikai pareiza līgumcenas noteikšana ir priekš-noteikums, lai nodrošinātu Likumam atbilstošas iepirkuma procedūras izvēli, organizētu tās norisi un iegūtu vēlamo rezultātu. Turklāt pareizi noteikta līgumcena ļauj samazināt neefektīvas budžeta izmantošanas risku.

43


Pamatojoties uz atklāta konkursu rezultātiem, tika noslēgts līgums par pakalpojuma sniegšanu. Līgums tika noslēgts uz diviem gadiem. Līgumā ir atrunāts, ka puses vienojoties var veikt atsevišķu pakalpojuma vienību cenu maiņu, ja mainās valsts noteiktā minimālā alga, nodokļu likmes (t.sk., akcīzes nodokļa likme, kā rezultātā palielinās degvielas cena). Vai, pastāvot šādiem līguma nosacījumiem, izpildītājam ir tiesības griezties pie pasūtītāja, lai noslēgtu vienošanos par līguma summas maiņu? Vai likums paredz šādu iespēju?

Iepirkuma procedūras rezultātā tika noslēgts iepirkuma līgums un tajā tika atrunātas līgumcenas mainīšanas iespējas un kārtība, kādā tas veicams. Situācijā, kad līguma ietvaros līgumslēdzējiem nepieciešams mainīt līgumcenu, līgumslēdzējiem ir jārīkojas pēc līgumā noteiktās kārtības un papildu iepirkuma procedūra nav jāpiemēro, jo publiskos iepirkumus regulējošie normatīvie akti nenosaka rīcību situācijās, kad jāveic izmaiņas jau noslēgta līguma ietvaros.

Tomēr ir jāatceras, ka puses nedrīkst brīvi mainīt jau iepirkuma pro-cedūras rezultātā noslēgto līgumu summas vai pakalpojuma sniegšanas apjomus, ja šāda situācija iepriekš jau nav bijusi atrunāta iepirkuma dokumentācijā (atbilstoši noteikta līgumcenas robeža, ņemot vērā visus iespējamos papildu pakalpojumus un summas izmaiņas) un tam pievie-notajā līguma projektā.

2.5. Sarunu procedūra

Sarunu procedūra ir iepirkuma procedūra, kurā pasūtītājs apspriežas ar paša izraudzītajiem piegādātājiem un ar vienu vai vairākiem no viņiem rīko sarunas par piedāvājuma nosacījumiem, tai skaitā, tehniskajiem, adminis-tratīvajiem un finansiālajiem.

Saskaņā ar Likumu pasūtītājs var piemērot:

sarunu procedūru, iepriekš publicējot paziņojumu par līgumu saskaņā zzar Likuma 62. pantu, ja izpildās kāds no panta pirmajā daļā ietvertajiem nosacījumiem (pasūtītājs var nepublicēt paziņojumu par līgumu, pie-mērojot sarunu procedūru 62. panta pirmās daļas pirmā punkta otrajā teikumā minētajos gadījumos);

sarunu procedūru, iepriekš nepublicējot paziņojumu par līgumu, zzsaskaņā ar Likuma 63. pantu, ja izpildās kādi no pantā ietvertajiem nosacījumiem:

44


saskaņojot ar IUB sarunu procedūras izvēles pamatojumu 63. panta pirmās daļas 1.un 2. punktā, otrās daļas 1.un 2. punktā, kā arī trešajā un ceturtajā daļā noteiktajos gadījumos;

nesaskaņojot ar IUB sarunu procedūras izvēles pamatojumu 63. panta pirmās daļas 3. punktā un otrās daļas 3.un 4. punktā noteiktajos gadī-jumos.

1. Sarunu procedūra, publicējot paziņojumu par līgumu saskaņā ar Likuma 62. panta pirmās daļas 1., 2. un 3. punktu

1. etaps. Pasūtītājs izveido iepirkuma komisiju, ievērojot Likuma 22. panta prasības.

2. etaps. Iepirkuma komisija izstrādā iepirkuma procedūras dokumen-tus– sarunu procedūras izvēles pamatojumu, tehniskās specifikācijas, līguma projektu u.c. nepieciešamos dokumentus, tai skaitā, pieteikumu iesniegšanas formu, piedāvājumu iesniegšanas nosacījumus, piedāvājumu vērtēšanas kri-tērijus. Iepirkuma komisija nodrošina sarunu procedūras dokumentēšanu atsevišķos protokolos saskaņā ar Likuma 35. panta trešo daļu.

3. etaps. Paziņojuma par līgumu publicēšana, izmantojot veidlapu saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem (paredzamā līgumcena nepār-sniedz MK noteiktās* līgumcenu robežas) vai EK regulu 1564/2005 (pare-dzamā līgumcena ir vienāda ar MK noteiktajām līgumcenu robežām vai lielāka). Saskaņā ar Likuma 37. panta sesto, septīto un astoto daļu pasūtītājs var iepriekš paredzēt kandidātu skaitu, kas tiks uzaicināti piedalīties saru-nās. Gadījumā, ja saņemtajā paziņojumā ir ietverta neskaidra vai neprecīza informācija, IUB ir tiesības pārbaudīt sarunu procedūras atbilstību Likuma 62. panta prasībām un lūgt pasūtītāju precizēt iesniegto informāciju.

4. etaps. Kandidāts iesniedz pieteikumu. Pieteikumu iesniegšanas ter-miņš norādīts paziņojumā par līgumu un iepirkuma procedūras doku-mentos. Kandidātu pieteikumu atvēršanai nav jārīko atsevišķa pieteikumu atvēršanas sanāksme. Ja pasūtītājs tomēr organizē pieteikumu atvēršanas sanāksmi, tas norāda informāciju par sanāksmes norises vietu un laiku paziņojumā par līgumu un/vai sarunu procedūras dokumentācijā.

Pieteikumu iesniegšanas termiņi:

Ja paredzamā līgumcena ir vienāda vai lielāka par Ministru kabineta zznoteiktajām līgumcenu robežām, sarunu procedūrā, iepriekš publicējot

* 02.05.2006. MK noteikumi Nr. 364 „Noteikumi par publisko iepirkumu līgumcenu robe-žām”.

45


paziņojumu par līgumu, pieteikumu iesniegšanas termiņš (pēc paziņo-juma par līgumu publikācijas IUB mājas lapā), nedrīkst būt īsāks par 37 dienām (Likuma 29. panta ceturtā daļa);Ja paredzamā līgumcena ir mazāka par Ministru kabineta noteiktajām zzlīgumcenu robežām, pieteikumu iesniegšanas termiņš nedrīkst būt īsāks par 25 dienām no dienas, kad paziņojums par līgumu publicēts IUB mājas lapā (Likuma 29. panta ceturtā daļa).

Saīsinātie pieteikumu iesniegšanas termiņi:Ja pasūtītājs piemēro sarunu procedūru, iepriekš publicējot paziņojumu zzpar līgumu, un ja galējas nepieciešamības dēļ nav iespējams ievērot 29. pantā minētos termiņus, pasūtītājs var noteikt termiņu pieteikumu iesniegšanai, kurš nedrīkst būt īsāks par 15 dienām no dienas, kad paziņojums par līgumu nosūtīts Eiropas Savienības Oficiālajam Vēst-nesim vai publicēts Iepirkumu uzraudzības biroja interneta mājas lapā (Likuma 29. panta trīspadsmitā daļa).

5. etaps. Atbilstoši Likuma 37. panta pirmajai daļai pasūtītājs atlasa kan-didātus saskaņā ar šā Likuma 40., 41., 42., 43. un 44. pantā noteiktajām kvalifikācijas prasībām, kas ietvertas procedūras dokumentācijā. Šos nosacī-jumus izmanto, lai atlasītu kandidātus, kuriem nosūtīt uzaicinājums iesniegt piedāvājumu. Par pieņemtajiem lēmumiem iepirkuma komisija informē visus tos kandidātus, kas iesnieguši pieteikumus dalībai sarunu procedūrā.

6. etaps. Pasūtītājs uzaicina atlasītos kandidātus piedalīties sarunās. Saskaņā ar Likuma 62. panta otro daļu pasūtītājs vienojas ar visiem kan-didātiem par piedāvājumu iesniegšanas termiņu, ko nosaka uzaicinājumā, bet, ja nevar vienoties, šo termiņu nosaka ne īsāku par 10 dienām. Uzaici-nājumu sagatavo saskaņā ar Likuma 31. panta nosacījumiem.

7. etaps. Pretendenti iesniedz piedāvājumus.8. etaps. Pasūtītājs ar katru pretendentu atsevišķi veic sarunas, lai ap -

spriestu iesniegtos piedāvājumus, kā arī saskaņotu tos ar iepirkuma pro-cedūras dokumentos noteiktajām prasībām un izraudzītos atbilstošāko piedāvājumu saskaņā ar iepriekš noteikto piedāvājuma izvēles kritēriju. Sarunu laikā pasūtītājs nodrošina vienlīdzīgu attieksmi pret visiem preten-dentiem, garantējot visiem vienādu piekļuvi informācijai par iepirkumu. Pasūtītājs nevienam pretendentam nerada labvēlīgākus apstākļus (piem., nenorāda uz konkrētām preču zīmēm, neizvirza nepamatotus kvalifikāci-jas kritērijus u.c.).

46


9. etaps. Par pieņemto lēmumu, norādot informāciju par izraudzīto pre-tendentu un piedāvāto līgumcenu, iepirkuma komisija saskaņā ar Likuma 32. pantu informē visus pretendentus, kas bija iesnieguši piedāvājumus. Atbilstoši Likuma 35. panta otrajai daļai pēc tam, kad pieņemts lēmums, iepirkuma komisija sagatavo ziņojumu un tajā ietver informāciju atbilstoši šī panta ceturtās daļas prasībām.

Iepirkumu uzraudzības birojam nosūta paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem, izmantojot veidlapu saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem (paredzamā līgumcena nepārsniedz MK noteiktās līgumcenu robežas) vai EK regulu 1564/2005 (paredzamā līgumcena ir vienāda ar MK noteiktajām līgumcenu robežām vai lielāka). Paziņojumā norāda visu pra-sīto informāciju. Paziņojumu nosūta 27. pantā noteiktajā kārtībā, ne vēlāk kā 48 dienu laikā pēc tam, kad pieņemts lēmums.

10. etaps. Pasūtītājs, pamatojoties uz iepirkuma komisijas lēmumu, slēdz iepirkuma līgumu vai vispārīgo vienošanos saskaņā ar Likuma prasībām. Pasūtītājs iepirkuma līgumu slēdz ne agrāk kā 11. dienā pēc tam, kad pazi-ņojums par iepirkuma procedūras dokumentiem publicēts internetā.

2. Sarunu procedūra, nepublicējot paziņojumu par līgumu un saska-ņojot pamatojuma atbilstību ar Iepirkumu uzraudzības biroju (saskaņā ar Likuma 63. panta pirmās daļas 1. un 2. punktu, otrās daļas 1. un 2. punktu, kā arī trešo un ceturto daļu)


2. etaps. Iepirkuma komisija izstrādā iepirkuma procedūras dokumen-tus – sarunu procedūras izvēles pamatojumu, tehniskās specifikācijas, līguma projektu un citus nepieciešamos dokumentus, tai skaitā, pieteikumu iesnieg-šanas formu. Iepirkuma komisija nodrošina sarunu procedūras dokumentē-šanu atsevišķos protokolos saskaņā ar Likuma 35. panta trešo daļu.

3. etaps. Iepirkuma komisija atbilstoši Likuma 64. panta pirmajai daļai sagatavo un nosūta izvēles pamatojumu IUB, kurš triju darbdienu laikā no pamatojuma saņemšanas dienas izvērtē to un nosūta rakstveida atbildi par to, vai ir atļauts piemērot sarunu procedūru. Ja saņemtā informācija nav pietiekama, lai izvērtētu sarunu procedūras piemērošanu, birojs pieprasa papildu informāciju un atbildi nosūta triju darbdienu laikā no papildu informācijas saņemšanas dienas.

4. etaps. Pasūtītājs uzaicina izvēlēto(-os) kandidātu (-us) piedalīties sarunās. Iepirkuma komisija pārbauda izvēlētā (-o) kandidāta (-u) atbilstību

47


39. panta un, ja nepieciešams, arī 40., 41., 42., 43. un 44. panta prasībām. Iepirkuma komisijas nosūta kandidātam(-iem) uzaicinājumu iesniegt pie-dāvājumus un vienojas par piedāvājumu iesniegšanas termiņu.

5. etaps. Pretendenti iesniedz piedāvājumus. 6. etaps. Pasūtītājs veic sarunas ar tiem pretendentiem, kuri atbilst izvir-

zītajiem kvalifikācijas kritērijiem. Nav regulēti noteikumi par to, kā veikt sarunas. Tās notiek, lai apspriestu un izvērtētu piedāvājumu atbilstību izvir-zītajām prasībām. Sarunām jānorit tā, lai pret visiem pretendentiem tiktu ievērota vienlīdzīga attieksme. Par visām veiktajām izmaiņām nosacījumos un tehniskajā specifikācijā rakstiski jāpaziņo visiem pretendentiem un jādod iespēja iesniegt izmainītu piedāvājumu, pamatojoties uz veiktajām izmaiņām nosacījumos. Pēc sarunām pretendentiem ir jādod iespēja iesniegt galējo pie-dāvājumu līdz norunātā piedāvājumu iesniegšanas termiņa beigām.

7. etaps. Iepirkuma komisija pieņem lēmumu un nosūta informāciju pretendentam (-iem) un IUB. Par pieņemto lēmumu, norādot informāciju par izraudzīto pretendentu un piedāvāto līgumcenu, iepirkuma komisija saskaņā ar Likuma 32. pantu informē pretendentu (-us). Atbilstoši Likuma 35. panta otrajai daļai pēc tam, kad pieņemts lēmums, iepirkuma komisija sagatavo ziņojumu un tajā ietver informāciju atbilstoši šī panta ceturtās daļas prasībām. IUB nosūta paziņojumu par iepirkuma procedūras rezultātiem, izmantojot veidlapu saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem (paredzamā līgumcena nepārsniedz MK noteiktās līgumcenu robežas*) vai EK regulu 1564/2005 (paredzamā līgumcena ir vienāda ar MK noteiktajām līgumcenu robežām vai lielāka). Paziņojumā norāda visu prasīto informāciju. Paziņo-jumu nosūta 27. pantā noteiktajā kārtībā, ne vēlāk kā 48 dienu laikā pēc tam, kad pieņemts lēmums.

8. etaps. Pasūtītājs, pamatojoties uz Iepirkuma komisijas lēmumu, slēdz iepirkuma līgumu vai vispārīgo vienošanos saskaņā ar Likuma prasībām. Pasūtītājs iepirkuma līgumu slēdz ne agrāk kā 11. dienā pēc dienas, kad paziņojums par iepirkuma procedūras dokumentiem publicēts internetā, izņemot, ja sarunu procedūra piemērota saskaņā ar 63. panta pirmās daļas trešo punktu, otrās daļas otro punktu un trešo un ceturto daļu.

3. Sarunu procedūra, nepublicējot paziņojumu par līgumu un nesaskaņojot pamatojuma atbilstību ar Iepirkumu uzraudzības biroju (saskaņā ar Likuma 63. panta pirmās daļas 3. punktu un otrās daļas 3. un 4. punktu)

* 02.05.2006. MK noteikumi Nr. 364 „Noteikumi par publisko iepirkumu līgumcenu robe-žām”.

48



2. etaps. Iepirkuma komisija izstrādā iepirkuma procedūras dokumen-tus – sarunu procedūras izvēles pamatojumu, tehniskās specifikācijas, līguma projektu un citus nepieciešamos dokumentus, tai skaitā, pieteikumu iesnieg-šanas formu. Iepirkuma komisija nodrošina sarunu procedūras dokumentē-šanu atsevišķos protokolos saskaņā ar Likuma 35. panta trešo daļu.

3. etaps. Pasūtītājs uzaicina izvēlēto (-os) kandidātu (-us) piedalīties saru-nās. Iepirkuma komisija pārbauda izvēlētā (-o) kandidāta (-u) atbilstību 39. panta prasībām un, ja nepieciešams, arī 40., 41., 42., 43. un 44. panta prasī-bām. Iepirkuma komisijas nosūta kandidātam(-iem) uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus un vienojas par piedāvājumu iesniegšanas termiņu.

4. etaps. Pretendenti iesniedz piedāvājumus.5. etaps. Pasūtītājs ar katru pretendentu atsevišķi veic sarunas, lai

apspriestu iesniegtos piedāvājumus, kā arī lai saskaņotu tos ar iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām prasībām un izraudzītos atbilstošāko piedāvājumu.

6. etaps. Iepirkuma komisija pieņem lēmumu un nosūta informāciju pretendentam (-iem) un IUB. Par pieņemto lēmumu, norādot informāciju par izraudzīto pretendentu un piedāvāto līgumcenu, iepirkuma komisija saskaņā ar Likuma 32. pantu informē pretendentu (-us), kas bija iesnie-guši piedāvājumus. Atbilstoši Likuma 35. panta otrajai daļai pēc tam, kad pieņemts lēmums, iepirkuma komisija sagatavo ziņojumu un tajā ietver informāciju atbilstoši šī panta ceturtās daļas prasībām. IUB nosūta paziņo-jumu par iepirkuma procedūras rezultātiem, izmantojot veidlapu saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem (paredzamā līgumcena nepārsniedz MK noteiktās līgumcenu robežas) vai EK regulu 1564/2005 (paredzamā līgumcena ir vienāda ar MK noteiktajām līgumcenu robežām vai lie-lāka). Paziņojumā norāda visu prasīto informāciju. Paziņojumu nosūta 27. pantā noteiktajā kārtībā, ne vēlāk kā 48 dienu laikā pēc tam, kad pie-ņemts lēmums.

7. etaps. Pasūtītājs, pamatojoties uz iepirkuma komisijas lēmumu, slēdz iepirkuma līgumu vai vispārīgo vienošanos saskaņā ar Likuma prasībām.

PIEMĒRU ANALĪZE:

Likums nosaka, ka gadījumos, kad līguma izpildes laikā rodas iepriekš neparedzēti papildu darbi, ir nepieciešams rīkot sarunu procedūru.

49


Piemērs: tehniskajā projektā ir paredzēta cauruļvadu izbūve 500 metru garumā. Taču, veicot būvdarbus, atklājas, ka būvprojektā ir neprecizitāte un cauruļvadus nepieciešams izbūvēt 600 metru garumā. Vai šajā gadī-jumā atbilstoši Publisko iepirkumu likuma prasībām ir jārīko sarunu procedūra, jo darbi faktiski iepriekš nebija paredzēti, vai to var izdarīt vienkāršāk – dokumentējot faktu un veicot grozījumus līguma cenā? Šāda papildu apjoma izmaksas varētu sastādīt 2000 LVL.

Saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu sarunu procedūru var piemē-rot, ja paredzamā līgumcena ir 10 000 latu vai lielāka, kā arī izpildās kādi no 62. vai 63. pantā minētajiem nosacījumiem. Tā kā papildus darbu summa nepārsniedz 10 000 latu, pasūtītājs iepirkuma procedūru rīko ievērojot Likuma 8. panta devīto daļu un Ministru kabineta noteikumus Nr. 762 „Kārtība, kādā veicami iepirkumi, kuru paredzamā līgumcena ir lielāka par 1000 latu, bet mazāka par 10 000 latu”.

2.6. Likuma 2. pielikuma „B” daļas pakalpojumu iepirkumu organizēšana

Saskaņā ar Publisko iepirkumu likuma 8. panta septītās daļas prasī-bām – ja līgumu slēdz par šā likuma 2. pielikuma ”B” daļā minētajiem pakalpojumiem, pasūtītājs var nepiemērot šajā likumā noteiktās iepirkuma procedūras, izņemot šā likuma 17. un 27. pantā paredzētās prasības (iepir-kuma uzaicinājumam pievieno tehniskās specifikācijas un pēc procedūras nosūta paziņojumu par rezultātiem IUB un visiem pretendentiem).

Jāuzsver, ka Likuma 8. panta devītajā daļā ir noteikts, ka šajā daļā pare-dzētie noteikumi neattiecas uz gadījumiem, kad pasūtītājs veic iepirkumu saskaņā ar šā likuma 8. panta septīto daļu, un tas nozīmē, ka Likuma 8. panta septītās daļas nosacījumi Likuma 2. pielikuma “B” daļas pakalpojumu iepir-kumiem jāpiemēro, ja paredzamā līgumcena ir 10 000 latu un lielāka.

IEVĒRO!

Citiem vārdiem – pasūtītājs nepiemēro Likumā noteiktās iepir-kumu procedūras gadījumos, kad tiek iepirkts kāds no Likuma 2. pielikuma „B” daļā minētajiem pakalpojumiem par līgumcenu līdz 10 000 LVL.

50


Uz šādu atvieglotu iepirkuma organizēšanu attiecas publisko tiesību principi, jo īpaši atklātības, vienlīdzības un brīvas konkurences princips, kas ir ietverts ES iepirkuma jomu regulējošajos normatīvajos aktos.

Atklātības principa ievērošana nevar tikt nodrošināta citādi, kā ar infor-zzmācijas par iepirkuma veikšanu publicēšanu. Šo sludinājumu atvieglo-tās iepirkuma procedūras gadījumā var publicēt, piemēram, laikrakstā, pasūtītāja mājas lapā u.tml. Papildus pasūtītājs var nosūtīt sev zināma-jiem iespējamiem pretendentiem uzaicinājumus. Uzaicinājumam pie-vieno tehniskās specifikācijas, kuras sagatavo saskaņā ar Likuma 17. pantu, kā arī informāciju par iepirkuma norises kārtību un piedāvājuma izvēles kritērijiem.

Pasūtītājs vērtē pretendentu iesniegto piedāvājumu atbilstību tehnisko zzspecifikāciju prasībām un saskaņā ar izvēlēto piedāvājumu vērtēšanas kritēriju – saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums vai piedāvājums ar viszemāko cenu.

Saskaņā ar pasūtītāja iekšējās kārtības noteikumiem izveido iepirkuma zzkomisiju vai pilnvaro pārstāvi šī iepirkuma veikšanai, kas vērtē piedā-vājumus un pieņem lēmumu.

Šim iepirkumam piešķir identifikācijas numuru un iepirkumu nomen-zzklatūras kodu (CPV), ko norāda Ministru kabineta apstiprinātajās veid-lapās saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 653 “Noteikumi par publisko iepirkumu paziņojumu veidlapu paraugiem”.

Pasūtītājs atbilstoši Likuma 27. panta prasībām sagatavo paziņojumu, zzizmantojot paziņojuma veidlapu “Paziņojums par iepirkuma procedū-ras rezultātiem”, un saskaņā ar Likuma prasībām nosūta paziņojumu IUB un visiem pretendentiem, lai izziņotu iepirkuma procedūras rezul-tātus. Likuma 83. panta pirmajā daļā ir noteikts, kazz šā panta izpratnē par iepirkuma procedūru uzskatāma arī šā likuma 8. panta septītajā daļā paredzēto prasību piemērošana. Līdz ar to pasūtītājam pēc paziņo-juma par iepirkuma procedūras rezultātiem IUB interneta mājas lapā atbilstoši Likuma 67. panta ceturtajai daļai jāgaida desmit kalendārās dienas, un tikai 11. dienā var tikt slēgts iepirkuma līgums, protams, ar nosacījumu, ja šajā laikā par konkrēto iepirkumu IUB nav iesniegts iesniegums atbilstoši Likuma 83. panta nosacījumiem.

51


Likuma 27. panta trešajā daļā ir noteikts – ja līguma priekšmets ir šā zzlikuma 2. pielikuma B daļā minēto pakalpojumu sniegšana, pasūtītājs paziņojumā par iepirkuma procedūras rezultātiem norāda, vai tas pie-krīt šā paziņojuma publicēšanai. Ja pasūtītājs izvēlas nepublicēt šo pazi-ņojumu, IUB par iepirkumu publicē tikai pamatinformāciju (pasūtītāja nosaukums, iepirkuma priekšmets, iepirkumu nomenklatūras kods (CPV), lēmuma pieņemšanas datums), pārējā informācija netiek pub-licēta. Jāuzsver, ka arī šajā gadījumā ir spēkā nosacījums par to, ka pasū-tītājam jāgaida desmit kalendārās dienas no brīža, kad paziņojums par iepirkuma procedūras rezultātiem publicēts IUB mājas lapā, un 11. dienā var tikt slēgts iepirkuma līgums, jo arī šajā situācijā Likums paredz iesniegumu iesniegšanu atbilstoši Likuma 83. pantam. Tomēr jāievēro, ka arī šajā gadījumā pasūtītāja pienākums ir informēt zznovērtētos pretendentus vienlaikus ar pamatinformācijas publicēšanu IUB mājas lapā vai arī pirms publicēšanas. IUB uzskata, ka gadījumā, ja pretendenti informēti vēlāk, nekā pamatinformācija publicēta IUB mājas lapā, Likuma 67. panta ceturtajā daļā noteiktās dienas jāsāk skaitīt no pretendentu informēšanas brīža.Jāatceras, ka Likuma 2. pielikuma “B” daļas pakalpojumu iepirkumu zzlīgumu apjomi jāiekļauj arī statistiskajos pārskatos atbilstoši Likuma 87. panta pirmās daļas 5. punktam.

2.7. „Zaļie” videi draudzīgie iepirkumi

Vides kvalitātes nosacījumu ievērošana, veicot valsts, pašvaldību un privātuzņēmumu iepirkumus, atbilst ES labajai praksei iepirkumu jomā. Izmantojot videi draudzīgas preces un pakalpojumus, tiek efektīvāk izman-toti resursi, kā arī veicināta tautsaimniecības ilgtspējīga attīstība. Veicot videi draudzīgus iepirkumus, tiek sekmēta arī inovatīvu tehnoloģiju ievie-šana un kvalitatīvu materiālu izmantošana.

Ievērojot augstāk minēto, pasūtītājs pretendentu iesniegto piedāvājumu vērtēšanas kritērijos var ietvert „zaļā iepirkuma” izmantošanas nosacīju-mus, par to piedāvājumu vērtēšanas procesā piešķirot pretendentiem papildu punktus, kam situācijā, kad cīņa notiek par katru punktu, var būt izšķiroša nozīme. Gadījumā, ja projekta iesniegumā ir norādīts, ka projekta īstenošanas gaitā tiks piemērots „zaļais iepirkums”, vides kritēriji ir iekļau-jami projektā plānoto iepirkumu tehniskajās specifikācijās.

52


Veicot pretendentu atlasi, pasūtītājs var ņemt vērā pretendentu spēju īstenot noteiktus vides aizsardzības pasākumus, kā arī pretendenta atbil-stību starptautiskām vides kvalitātes prasībām.

IEVĒRO!

Eiropas Kopienu Oficiālo publikāciju birojs Luksemburgā 2005. gadā ir laidis klajā videi draudzīga valsts iepirkuma rokasgrāmatu „Videi draudzīgs “iepirkums”!”. Ar rokasgrāmatu var iepazīties Eiropas Savie-nības oficiālajā interneta mājas lapā http://europa.eu.int.

Savukārt LR Vides ministrijas interneta mājas lapā (www.vidm.gov.lv) ir atrodami „Ieteikumi zaļā publiskā iepirkuma veicināšanai valsts un pašvaldību institūcijās”.

ES tiek lietotas divas galvenās vides vadības programmas – vides pār-valdības vadības un audita sistēma (EMAS) un Eiropas/Starptautiskie vides vadības sistēmu standarti (EN/ISO 14001). EMAS sistēma aptver ES un Eiropas Ekonomisko zonu, savukārt ISO sistēma aptver visu pasauli.

Sastādot tehniskās specifikācijas, pasūtītājs var paredzēt iepirkumu priekš-metam atbilstošu vides kvalitātes prasību ievērošanu, ietverot gan ekoloģiskos kritērijus (ekomarķējums), gan vides pieejamības prasības (būvdarbiem).

Ekomarķējums standartizētā veidā iekļauj informāciju par preces vai pakalpojuma atbilstību konkrētām kvalitātes prasībām vides jomā. Tā ir viena no metodēm, kas sniedz patērētājam informāciju par pro-duktu ietekmi uz vidi. Latvijā Eiropas ekomarķējuma sistēmas ievie-šanu koordinē Latvijas Vides, ģeoloģijas un meteoroloģijas aģentūra (www.lvgma.gov.lv). Ekomarķējuma sistēmas ieviešana nodrošina oficiāli apstiprinātu videi draudzīgu preču un pakalpojumu, to ražotāju un pakal-pojumu sniedzēju vieglu identifikāciju Eiropas valstīs. Sistēmas piemēro-šana ir brīvprātīga.

Nosakot pretendentu vērtēšanas kritērijus, pasūtītājs tajos var ietvert arī konkrētus, objektīvi novērtējamus un salīdzināmus kritērijus saistībā ar vides aizsardzības prasību ievērošanu. Pasūtītājs līguma izpildes nosacī-jumos ir tiesīgs ietvert konkrētu vides aizsardzības prasību izpildi. Šīs pra-sības nedrīkst būt pretrunā ar Eiropas Savienības tiesību normām un tām jābūt norādītām tehniskajās specifikācijās vai paziņojumā par līgumu.

53


PIEMĒRU ANALĪZE:Sastādot tehniskās specifikācijas papīra iepirkumam, var prasīt, lai papīra

ražošanā nebūtu izmantota balināšana ar hloru, vismaz 30 % no papīra ražošanā izmantotajām izejvielām būtu iegūtas atkārtotas pārstrādes rezul-tātā u.tml. Sastādot tehniskās specifikācijas iespieddarbu iepirkumam, var prasīt, lai netiktu izmantotas sintētiskās krāsvielas. Iepērkot elektropreces vai aprīkojumu, var iekļaut prasību par atbilstību noteiktiem energoefekti-vitātes kritērijiem vai noteikt preces minimālo derīgās kalpošanas laiku.

Pasūtītājs tehniskajās specifikācijās ir paredzējis, ka tīrīšanas tehnis-kais aprīkojums nedrīkst patērēt vairāk nekā 3 kW/h elektroenerģijas. Pasūtītājs var piešķirt papildu punktus labākam tehniskam aprīkojumam, norādot vērtēšanas kritērijos, ka, vērtējot piedāvājumus, papildu punkti tiks piešķirti aprīkojumam, kas elektroenerģiju patērē mazāk, nekā tas noteikts minimālajās atbilstības prasībās.

Ja apgaismes spuldžu tehniskajās specifikācijās ietverta prasība, ka spuldžu minimālais kalpošanas ilgums ir 10 000 stundas, tad saimnie-ciski izdevīgākā piedāvājuma vērtēšanā var paredzēt papildu punktus par katrām 1000 stundām, kas pārsniedz 10 000 stundu robežu.

Lai izvēlētos ekonomiski visizdevīgāko preci vai produktu ilgtermiņā, jāņem vērā ne tikai tās izmaksas, kas rodas preces vai pakalpojuma iegādes laikā, bet arī tiešās un netiešās lietošanas un ar enerģijas patēriņu saistītās izmaksas. Lai to izdarītu, ir jāveic aprites cikla analīze. Tā ir metode, ar kuras palīdzību var novērtēt visas preces aprites cikla laikā radušās izmak-sas (preces cena, uzstādīšana, energoresursu izmaksas, lietošanas izmaksas, uzturēšanas izmaksas un utilizācijas izmaksas). Tādējādi aprites cikla pie-eja ļauj objektīvi izvērtēt saimnieciski visizdevīgāko risinājumu, jo tā ļauj ņemt vērā aprites cikla izmaksas, atspoguļo pasūtītāja izmaksas, kas rodas attiecīgās preces vai pakalpojuma pilnā dzīves cikla laikā.

Izmantojot aprites cikla analīzes pieeju saimnieciski izdevīgākā piedāvā-juma vērtēšanā, daudzos gadījumos zaļais iepirkums var būt arī ekonomiski izdevīgs. Tas sevišķi attiecas uz energoefektivitātes jautājumiem, jo energo-efektīviem risinājumiem bieži vien ir zemākas aprites cikla izmaksas, līdz ar to šādi risinājumi ir saimnieciski izdevīgāki.

54


3. FINANŠU VADĪBA

3.1. Projekta grāmatvedības organizācijas politika

Grāmatvedības organizāciju regulē dažādi normatīvie akti. Katrā grā-matvedībā ir savs grāmatvedības organizācijas dokumentu kopums, kas nodrošina grāmatvedības darbu pēc vienotiem principiem, kā arī veikto darbību izsekojamību.

KAS MAKSĀ, TAS PASŪTA MŪZIKU

Šo teicienu daļēji varētu attiecināt arī uz projektu īstenošanu. Par katra projekta īstenošanu tiek slēgts līgums, atrunājot būtiskākās lietas, kas ievērojamas projekta īstenošanas gaitā, lai izmaksas tiktu atzītas par attiecināmām. Viens no šādiem nosacījumiem ir atsevišķa projektu ieņē-mumu un izdevumu uzskaite. Saskaņā ar EK regulas 1083/2006 60. pantu projekta ieņēmumiem un izdevumiem jābūt identificējamiem kopējā institūcijas grāmatvedībā. Līdz ar to finansējuma saņēmēja pienākums ir nodrošināt atsevišķu ieņēmumu un izdevumu grāmatvedības uzskaiti ar projekta īstenošanu saistītajiem ieņēmumiem un izdevumiem, kas atbilst LR normatīvo aktu prasībām un vispārpieņemtajiem grāmatvedības prin-cipiem.

Visbiežāk grāmatvedības organizācijas politika jau ir izstrādāta visai pašvaldībai kopumā. Līdz ar to katra par projekta finanšu uzskaiti atbildīgā darbinieka pienākums ir iepazīties ar projekta specifiskajām prasībām un atbildēt uz jautājumu, vai esošā grāmatvedības politika nosaka nepiecieša-mās rīcības projektā. Nav vajadzība mainīt pašvaldībā pastāvošo grāmat-vedības politiku, jo viens no pamatprincipiem, ko regulē arī likums “Par grāmatvedību”, ir salīdzināmība. Tomēr projekta specifiskās prasības, kas saistītas ar finanšu uzskaiti, ir viens no nosacījumiem izmaksu attiecinā-šanā un ir jādokumentē. Tas izdarāms ar vadītāja rīkojumu par projekta Nr.XXXX finanšu uzskaites nodrošināšanu, paredzot, ka projekta finanšu uzskaitē jāvadās pēc esošās grāmatvedības organizācijas politikas un pro-jekta finansētāju izvirzītajiem nosacījumiem.

55


IEVĒRO!

Projekta līguma numurs jānorāda uz visas projekta dokumentā-cijas, t.sk., grāmatvedības dokumentiem. Tā ir pašsaprotama lieta, tomēr ļoti daudzos projektos tieši šī atzīme uz izmaksu pamatojošiem dokumentiem tiek aizmirsta. Rīkojumā var iestrādāt nosacījumu, ka grāmatvedības uzskaites sistēmā drīkst ievadīt tikai tādus dokumen-tus, uz kuriem veikta atzīme par līguma numuru.

Atsevišķo ieņēmumu un izdevumu uzskaiti var ieviest vairākos veidos, kas var būt atkarīga no grāmatvedības datu uzskaites programmas speci-fikas un līdzšinējās pieredzes līdzīgas uzskaites nodrošināšanā. Galvenais, kas jāņem vērā – lietošanas ērtums atskaišu sagatavošanā un paškontrolē. Katra pašvaldība strādā ar savu grāmatvedības uzskaites programmu. Prog-rammas var atšķirties tāpat kā iespējas, ko tās piedāvā. Tāpēc, pirms uzsākt darbu pie atsevišķas uzskaites sistēmas nodrošināšanas projektos, jāpārlie-cinās par programmas iespējām.

Praksē diezgan bieži izmanto divus atsevišķas uzskaites nodrošināšanas veidus:

1. Projekta ieņēmumu un izdevumu uzskaitē lieto pašvaldības apstip-rināto kontu plānu, bet atsevišķo uzskaiti nodrošina, izveidojot sistēmā atsevišķu kodu. Tas nozīmē, ka grāmatvedis lieto tos pašus kontus, ko savā pamatdarbībā, bet atkarībā no izdevumu rašanās veida grāmato tos zem atbilstošiem kodiem. Ja tādi tiek lietoti, tiem jābūt atrunātiem grāmatvedī-bas organizācijas politikā (instrukcijā, nolikumā, kārtībā u.c.).

PIEMĒRS:Pašvaldībai ir vairākas struktūrvienības – skola, bērnudārzs, biblio-

tēka. Katras struktūrvienības finanšu līdzekļu ieņēmumi un izdevumi tiek uzskaitīti grāmatvedības sistēmā centralizēti zem atsevišķa koda. Pašvaldībai, sākot projekta īstenošanu, ir izvirzīta prasība nodalīt atse-višķi projekta ieņēmumus un izdevumus, šajā gadījumā pašvaldības vadī-tājs izdod rīkojumu izveidot jaunu kodu grāmatvedības sistēmā attiecīgā projekta finanšu līdzekļu uzskaitei.

56


2. Projekta ieņēmumu un izdevumu uzskaitei papildina esošo kontu plānu. Iestādes kontu plānā ir jāietver ar projekta īstenošanu saistītie konti un subkonti. Jāatceras, ka vadītājam jāapstiprina jaunais kontu plāns.

PIEMĒRA ANALĪZE:Pieņemsim, ka projekta pasākumi ir tieši saistīti ar vienu no pašval-

dības struktūrvienībām – skolu. Visi pasākumi vērsti uz skolas mate-riāltehnisko līdzekļu bāzes modernizāciju un darbaspēka kvalifikācijas paaugstināšanu. Tātad, skatoties no vadības viedokļa, ir svarīgi šos izde-vumus atspoguļot pie konkrētās struktūrvienības izdevumiem. No otras puses – ir prasība nodalīt projektu ieņēmumu un izdevumu uzskaiti. Risi-nājums ir izdevumus grāmatot zem atsevišķas struktūrvienības, izman-tojot modificētus kontus. Kontu modificēšana var notikt, pamatkontam izveidojot paplašinājumu ar burtiem vai cipariem. Pieņemsim, ka pašval-dības izdevumu kontā 7700 tiek grāmatotas sakaru pakalpojumu izmak-sas. Projekta izdevumu uzskaitē par sakaru pakalpojumiem izmantojam modificētu kontu 77001. Šajā piemērā visiem kontiem paplašinājums 1 nozīmē projekta Nr. XXXX uzskaiti. Otram projektam YYYY var veidot paplašinājumu 2, utt. Šādā veidā var veidot paplašinājumus ar noslēgtā projekta līguma numura pēdējiem cipariem, burtiem u.tml.

Prasība par atsevišķu ieņēmumu un izdevumu uzskaiti izvirzīta, lai pro-jektu pārraugošās iestādes redzētu visus projekta finansējuma avotus un izdevumus, kas saistīti ar projektu un ir radušies projekta īstenošanas laikā. Jārēķinās, ka pie maksājumu pieprasījumiem, ko pašvaldība iesniegs pro-jektu pārraugošā iestādē, jāpievieno visi izdevumus attaisnojoši dokumenti, kā arī izdruka no grāmatvedības uzskaites sistēmas par izdevumiem, kas radušies attiecīgā laika posmā.

PIEMĒRA ANALĪZE:Pašvaldības grāmatvedis grāmatvedības sistēmā projekta uzskaitei ir

izveidojis atsevišķu kodu. Projekta izdevumi tiek grāmatoti zem attie-cīgā koda. Projektam beidzoties, vadītājs lūdz grāmatvedim detalizētu informāciju par izdevumiem, kas radušies projektā, pa izdevumu pozī-cijām. Katra grāmatvedības sistēma ļauj sagatavot apgrozījuma pārskatu par visiem kontiem vai noteiktām kontu grupām par noteiktu periodu, tāpēc grāmatvedim šādu atskaiti vajadzētu spēt sagatavot ātri.

57


Tomēr tas reizēm neizdodas, jo programmā nav parametra, kas ļautu atlasīt attiecīgā koda izdevumus, kā rezultātā atskaitē parādās visi pašval-dības izdevumi. Tas nav pārāk ērti gala lietotājam, kurš vēlas redzēt un analizēt tikai daļu no informācijas. Būtībā grāmatvedim jāveic manuālas atzīmes uz izdrukas, atzīmējot uz projektu attiecināmās summas, un pēc tam tās manuāli arī jāsaskaita. No vienas puses – atsevišķā uzskaite ir nodrošināta, no otras – tā nesniedz nepieciešamo informāciju lietotājam ērtā veidā.

IEVĒRO!

Vienmēr jāpārliecinās, ka izveidotā sistēma ļaus datus ne tikai ieva-dīt, bet arī tos izdrukāt tā, lai tie sniegtu nepieciešamo informāciju.

Valsts kases mājaslapā jau ir izstrādāts paraugs grāmatvedības uzskai-tes kārtībai. Jāņem vērā, ka paraugam ir informatīvs raksturs, un katra pašvaldība savā grāmatvedības uzskaitē iekļaus tikai tās lietas, kas tai ir saistošas. Paraugu var atrast interneta mājaslapas www.kase.gov.lv sadaļā „Metodika”.

3.2. Projekta izmaksu kontrole

Projekta izmaksu kontroli var veikt gan projektu vadītājs, gan par finanšu uzskaiti atbildīgā persona, piemēram, grāmatvedis, tādejādi nodro-šinot projekta finanšu līdzekļu efektīvu uzraudzību pašvaldības iekšienē. Projekta izmaksu kontrole veicama gan pirms izmaksu uzskaites grāmat-vedībā, gan jau pēc fakta, analizējot konkrētus izdevumu posteņus pret plānoto. Projekta budžeta izpildes analīze ir viens no mehānismiem, kā pārraudzīt projekta gaitu, turklāt tā sniedz informāciju, kas var būt node-rīga dažādu risku novēršanā. Piemērus, kā nodrošināt izmaksu kontroli pirms izmaksu uzskaites grāmatvedībā, var skatīt arī apakšnodaļā „Izmaksu pamatojošie dokumenti”.

Daudzos projektos kā projekta uzraudzības mehānisms ir paredzētas projekta darba grupu ikmēneša sanāksmes, kurās darba grupa ziņo par pro-jekta norises gaitu. Viena no šī ziņojuma sastāvdaļām var būt arī projekta finanšu izlietojums. Pieņemsim, ka šāds ziņojums jāsagatavo grāmatvedim.

58


Jo detalizētāka informācija, jo vairāk secinājumus no tās var izdarīt. Grāmat-vedībā informācija ir iegūstama no grāmatvedības uzskaites programmas. Tātad atsevišķa uzskaite palīdz arī grāmatvedībā veikt izmaksu kontroli. Viens no kontroles rezultātiem – nepieļaut līdzekļu pārtēriņu izmaksu pozī-cijās. Katrs projektā izveidotais izmaksu konts var atbilst vienai vai vairākām budžeta izmaksu pozīcijām. Piemēram, projektā plānota izmaksu pozīcija „Komandējuma izmaksas”, grāmatvedībā izdevumu uzskaitē šai pozīcijai ir atbilstošs izdevumu konts „Komandējumu izmaksas”. Nosaukumiem nav obligāti jāsakrīt. Efektīvs veids, kā sekot līdzi budžeta izpildei, ja to nedara speciālā projektu uzskaites sistēmā, ir izmantot MS Excel vai analogu prog-rammu. Budžets ir projekta iesnieguma sastāvdaļa. Ja to pārkopē uz MS Excel, tad to var papildināt ar kontroles ailēm par faktisko izpildi pa mēne-šiem vai ceturkšņiem – atkarībā no tā, cik detalizēta informācija ir nepiecie-šama, un veikt dažādus aprēķinus par summāro un procentuālo apguvi.

Projektos tiek pieļauta iespēja, ka izmaksu pozīcijas projekta īstenošanas laikā var mainīties. Tāpēc tiek noteikts slieksnis, līdz kuram izmaksu izmai-ņas nav jāsaskaņo ar sadarbības iestādi un ar kuru šī saskaņošana līgumu grozījumu veidā ir obligāta. Pārsniedzot šo slieksni un neveicot līguma grozījumus, daļa no izmaksām netiks attiecināta.

PIEMĒRA ANALĪZE:Budžetā ieplānoti trīs semināri Rēzeknē, taču plānotās semināra telpas

pēc gada vairs nav pieejamas, jo uzņēmums ir reorganizējies un šādus pakalpojumus vairs nepiedāvā. Semināri plānoti laikā, kad citu pakalpo-jumu sniedzēju telpas ir aizņemtas. Palikuši tikai ļoti dārgi vai neatbilstoši varianti. Semināri ir nepieciešami, tāpēc, izvērtējot iespēju pārcelt semi-nāru uz citu pilsētu (kas savukārt paaugstinātu transporta izmaksas) vai nomāt dārgākas telpas, tiek pieņemts lēmums par dārgāko telpu nomu. Šajā gadījumā izmaksu pozīciju plānots palielināt. Par finanšu uzskaiti atbildīgā persona, veicot izmaksu pieauguma pārrēķinu procentos, var pārliecināties, vai šādas izmaiņas drīkst izdarīt bez saskaņošanas ar sadar-bības iestādi, vai arī saskaņojums vajadzīgs līguma grozījumu formā.

Sekojot līdzi faktiski iztērētajiem līdzekļiem pret plānoto, tiek nodroši-nātas vairākas pozitīvas lietas:

laikus konstatētas pozīcijas, kur nepieciešams pieprasīt līguma grozīju-zzmus. Līguma grozījumi var ietekmēt plānoto darbību/aktivitāšu norises grafiku, tāpēc svarīgi konstatēt šo nepieciešamību laikus;

59


atrastas pozīcijas, kur ir līdzekļu ekonomija, no kā savukārt segt izmaksu zzsadārdzinājumu;

finanšu līdzekļu nepietiekamības konstatēšana tuvāko darbību/aktivi-zztāšu īstenošanai, kas ļauj laikus uzsākt papildus līdzekļu piesaisti.

Iekšējā kontroles sistēma

Efektīvas iekšējās kontroles sistēmas esamība palīdz vieglāk strādāt, mazāk kļūdīties, kā arī samazina finanšu riskus projektā. Nepareizi sagata-vota un noformēta finanšu dokumentācija var novest pie neattiecināmām izmaksām, kuras jāsedz pašam projektu īstenotājam.

Neattiecināmas izmaksas var radīt nepietiekamas kontroles procesa (neuzmanības) kļūdas un aiz nezināšanas pieļautas kļūdas.

Nepietiekamas kontroles procesa kļūdas visbiežāk tiek pieļautas orga-nizācijās, kur viss projektu vadībā iesaistītais personāls, kā piemēram, pro-jektu vadītājs, projektu grāmatvedis, projektu asistents, darbojas atsevišķi, nevis komandā. Visbiežāk, amata aprakstā ir noteikti specifiski pienākumi, kas šim darbiniekam jāveic projekta īstenošanas posmā. Viens no amata aprakstā noteiktajiem punktiem paredz pienākumu atskaitīties atbildīgajai personai. Šī persona var būt pašvaldības priekšsēdētājs, cits vadošais dar-binieks, kas nav tieši iesaistīts projekta norisē, vai arī pats projekta vadītājs. Līdz ar to veidojas situācija, ka katrs no projekta īstenošanā iesaistītajiem darbiniekiem izdara to minimumu, kas noteikts darba/amata aprakstā, taču neredz sava darba sasaisti ar citiem komandas locekļiem. Savukārt aiz nezi-nāšanas pieļautās kļūdas ir visgrūtāk novērst, īpaši, ja pagājis ilgs laiks no to konstatēšanas brīža. Tāpēc projekta īstenošanai ir svarīgi piesaistīt augsti kvalificētu personālu.

Izveidot iekšējo kontroles sistēmu nav sarežģīti. To mēģināsim pierādīt ar dažiem piemēriem.

PIEMĒRA ANALĪZE:Visa finanšu dokumentācija tiek nodota grāmatvedim apstrādei –

kontēšanai, maksājumu veikšanai u.tml. Izdevumus pamatojošā doku-mentācija – maršruta lapas, degvielas čeki un patapinājuma līgums par auto mašīnas izmantošanu – ir noformēti atbilstoši LR normatīvajiem aktiem, tomēr uzraugošā iestāde pieņem lēmumu, ka izmaksas ir neat-tiecināmas, pamatojoties uz nosacījumu, ka izmaksām jābūt nepiecieša-mām projekta aktivitāšu nodrošināšanai.

60


Uzraugošā iestāde ir pieņēmusi lēmumu neattiecināt daļu no izdevu-mos iekļautajiem degvielas izdevumiem, jo nevar tos sasaistīt ar perso-nas, kas veikusi šos braucienus, darba laika uzskaites tabeli. Tabelē norā-dītie darba pienākumi konkrētās dienās neatbilst informācijai, kas norā-dīta maršruta lapā, vai arī informācija ir pretrunīga. Konkrētā gadījumā maršruta lapā tika norādīts, ka persona veikusi braucienu no Talsiem uz Rīgu, kaut gan degviela tika uzpildīta Liepājā, un arī darba laika uzskai-tes tabelē norādīts, ka persona veikusi pienākumus projektā Liepājā. Pēc pārrunām ar projekta grāmatvedi, tika konstatēts, ka viņas pienākums ir veikt šo dokumentu uzskaiti grāmatvedības uzskaites programmā. Arī projektu vadītājs, kam bija pienākums pārraudzīt projekta gaitu, šādas nesakritības iesniegtajos dokumentos nekonstatēja, jo domāja, ka to izda-rīs grāmatvedis.

No šī piemēra var izdarīt vairākus secinājumus, kurus ņemot vērā, būtu iespējams izvairīties no skaidrojumu sniegšanas projektu pārraugošai ies-tādei par neattiecināmām izmaksām:

darba pienākumi/ amata apraksts jāsastāda detalizēti, nevis formāli zzkā līguma sastāvdaļa. Ne vienmēr bieži sastopamā frāze “un citi tiešā vadītāja mutiski vai rakstiski deleģētie darba uzdevumi” var glābt šādās situācijās. Visbiežāk kļūdas tiek pieļautas tieši cilvēciskā faktora dēļ;

daudzas iestādes finanšu uzskaitē piemēro tā saukto dubulto kontroli zzjeb „četru acu principu”, kas nozīmē, ka visus attaisnojuma dokumentus pārbauda divi darbinieki. Šajā gadījumā projekta vadītājs pienākums būtu salīdzināt maršruta lapā norādītās darbības/aktivitātes (brau-ciena mērķus) ar projektā plānotajām darbībām/aktivitātēm, salīdzināt informāciju darba laika uzskaites tabelē un tikai tad nodot dokumentus grāmatvedībā. Grāmatvedības pienākums pirms samaksas veikšanas ir salīdzināt darba laika uzskaites tabeli ar maršruta lapu un nesakritības gadījumā neveikt samaksu, bet nekavējoties informēt projekta vadītāju par nesakritībām attaisnojuma dokumentos;

ja grāmatvedība veic tikai finanšu uzskaites dokumentu iegrāmatošanu zzgrāmatvedības uzskaites sistēmā, bet projektu vadītājs pārrauga tikai lielos projekta procesus, tad noteikti ir nepieciešama persona, kas spētu salīdzināt projekta auditējamās vērtības ar projekta finanšu dokumen-tāciju.

61


Neuzmanības kļūdas, praktiskie piemēri, kļūdu novēršanas risinājumi

Neuzmanības kļūdas ir samērā vienkārši novērst – visbiežāk tās tiek pieļautas, pārrakstoties kādā ciparā vai datumā. Visbiežāk šādas kļūdas tiek pieļautas gatavojot iekšējas izcelsmes attaisnojuma dokumentus, jo īpaši – gatavojot transporta izmaksu attaisnojuma dokumentus. Šo kļūdu labo-šana, galvenokārt, prasa laiku, kā arī rada papildu administratīvo slogu, taču tās ir viegli novērst.

PIEMĒRA ANALĪZE:Organizācija veic iegādāto kancelejas preču norakstīšanu grāmatve-

dībā, izlietotos resursus sasaistot ar projekta darbībām/aktivitātēm. Preču pavadzīme rēķins izrakstīts 01.02.2008., norakstīšanas akts tiek sastādīts 31.03.2007. Norakstīšanas aktā parādās informācija, ka kancelejas preces bija nepieciešamas aktivitāšu nodrošināšanai, kas notikušas 11.02.2008. un 14.03.2008. Aktā skaidri redzams, ka darbības/aktivitātes notikušas 2008. gadā, arī preču pavadzīme-rēķins ir izrakstīts 2008. gadā, tomēr aktā ir 2007. gads. Šādas kļūdas nerada neattiecināmas izmaksas, tomēr tās ir jānovērš.

Šajā piemērā kļūda, visticamāk, tiktu novērsta, ja darbotos „četru acu princips”.

PIEMĒRA ANALĪZE no 2004. –2006. gada programmēšanas perioda:Tirgus cenas mehānisms ir efektīvāks veids izmaksu noteikšanai nekā

noteiktās likmes, kas ir nemainīgas vairākus gadus. Kā vienu no popu-lārākajiem piemēriem var minēt ierobežoto atalgojuma likmi LVL 5,00 stundā projektu vadītājiem, lektoriem, LVL 4,00 – grāmatvedim. Ja 2004. un 2005.gadā sastādītā projekta tāmē par šādu atalgojumu varēja piesais-tīt kvalificētus darbiniekus, tad jau 2007.gadā ļoti daudzas organizācijas cieta no kadru mainības, jo neviens nebija gatavs strādāt par LVL 5,00 stundā. Tādējādi tika mākslīgi palielinātas stundas, kas šim cilvēkam jānostrādā. Lai pārliecinātos par izmaksu atbilstību notikušajām darbī-bām/aktivitātēm, Eiropas Komisijas ieteikumiem, pārraugošās iestādes pieprasīja projektu īstenotājiem iesniegt detalizētas darba laika uzskaites tabeles, kur detalizēti bija jānorāda katrā dienā veiktais darbs un nostrā-dātās darba stundas.

62


Šādas atskaites visi centās iesniegt, bet rezultātā daudzi sāka sniegt pretrunīgu informāciju. Piemēram, lektors norādīja, ka vadījis četras lekcijas, bet faktiski pēc nodarbību sarakstiem bija notikušas tikai trīs lekcijas. Ļoti daudzi centās norādīt pēc iespējas lielāku stundu skaitu materiālu sagatavošanai, bet, pieprasot uzrādīt sagatavotos materiā-lus, izrādījās, ka ir paņemti kādas augstskolas pasniedzēja lekcijās lasī-tie dokumenti, ko projektā uzrādīja kā savus, līdz ar to pārkāpjot ne tikai Autortiesību likumu, bet arī efektīvas finanšu vadības principu. Ļoti populāri bija darba līguma vietā slēgt uzņēmuma līgumus. Tas tika darīts, lai izvairītos no papildu izmaksām par atvaļinājuma pabalstiem vai kompensācijām, vai slimības pabalstiem. Tomēr projekta īstenotāji neņēma vērā, ka, īstenojot ES finansētus projektus, viņiem jāievēro arī Iepirkumu likums, un noslēgtais līgums dažos gadījumos varēja būt iepirkuma objekts. Ja iepirkums nebija veikts, izmaksas tika atzītas par neattiecināmām.

3.3. Projekta izmaksas pamatojošie dokumenti

Izmaksu uzskaite un izmaksas pamatojošo dokumentu sagatavošana projektos ir līdzīga tam, kā tas tiek organizēts arī pašvaldības pamatdarbībā. Specifiskās lietas, ko katra sadarbības iestāde nosaka projektos, ir atrunātas līgumā. Ievērojot šī līguma nosacījumus, kā arī LR normatīvo aktu prasības dokumentu sagatavošanā, grāmatvedības kārtošanā un citus normatīvos aktus, kas regulē nodokļu uzskaiti, būtiski tiek samazināts risks, ka izmak-sas tiks atzītas par neattiecināmām.

IEVĒRO!

Lai cik labi un skaisti arī būtu sasniegti projekta mērķi, ja izmaksu pamatojošo dokumentu nebūs vai tie būs pretrunīgi, izmaksas neva-rēs uzskatīt par attiecināmām.

63


Galvenie nosacījumi, lai izmaksas tiktu attiecināmas:Nosacījums Ko tas nozīmē?Izmaksas ir tieši saistītas ar projektu

Izmaksas atbilst attiecināmajām izmaksām, kuru sarakstu katrai ES fondu aktivitātei izstrādā attiecīgā atbildīgā iestāde, iekļaujot to aktivitātes īstenošanas noteikumos. Izmaksas rodas, jo tiek ieviests projekts.

Izmaksas ir nepieciešamas projekta īstenošanai

Plānoto projekta darbību sasniegšanai paredzēts finansējums, kas atbilst attiecināmo izmaksu posteņiem. Ja kāda plānotā darbība nenotiek, izmaksas nerodas.

Izmaksas ir ekonomiski pamatotas

Darbojas tirgus cenas princips preču/pakalpojumu iegādē. Kalkulācijas, aprēķini par daļēju izmaksu iekļaušanu projekta attiecināmajās izmaksās.

Izmaksas ir efektīvas Dod labumu izvirzīto mērķu sasniegšanai. Par samaksāto naudu tiek saņemts kvalitatīvs pakalpojums vai prece. Izmaksas atkārtoti nerodas sliktas kvalitātes preču/pakalpojumu iegādes dēļ.

Noteikts finansējums un finansējuma avoti

Projektā noteiktās attiecināmās izmaksas nevar tikt pārsniegtas. Tāpat arī jāievēro sadalījums pa budžeta pozīcijām.

Izmaksas radušās attiecināmo izmaksu periodā

Periods tiek noteikts līgumā. Izmaksas, kas rodas ārpus noteiktā attiecināmo izmaksu perioda, ir atzīstamas par neattiecināmām.

Izmaksas ir faktiski radušās

Izmaksas ir notikušas. Tas nozīmē, ka par tām ir veikta samaksa, ko apliecina maksājuma dokuments.

Izmaksas ir pamatotas ar attaisnojuma dokumentiem

Atbilstoši LR normatīvo aktu prasībām noformēti iekšēji un ārēji attaisnojuma dokumenti, kas apliecina iepriekšminēto nosacījumu izpildi.

Projekta ieņēmumi un izdevumi ir nodalīti no citām ar pašvaldības darbības nodrošināšanu saistītajām izmaksām.

Atsevišķa elektroniska grāmatvedības uzskaite, no kuras iespējams izdrukāt apgrozījuma pārskatu par projekta kontiem, vai atsevišķa manuāla uzskaite.

64


ATTAISNOJUMA DOKUMENTS APLIECINA SAIMNIECISKĀ DARĪJUMA ESAMĪBU

Attaisnojuma dokuments var būt ārējas vai iekšējas izcelsmes un atka-rībā no dokumenta nozīmes sagatavots rakstiski vienā vai vairākos eksem-plāros vai elektroniskā veidā.

Sagatavojot maksājumu apliecinošos dokumentus, jāņem vērā, ka:

attaisnojuma dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu zzietvertā informācija un tiktu nodrošināts tā juridiskais spēks, kā arī pastāvētu iespēja izgatavot šī dokumenta kopiju. Attaisnojuma doku-mentu nedrīkst sagatavot, ierakstiem izmantojot zīmuli vai tos izdarot citādā tehniski viegli pārlabojamā vai fiziski nenoturīgā veidā;

pēc attaisnojuma dokumenta pārbaudes uz tā norāda iegrāmatojumu zz(kontējumu) vai nodrošina šī iegrāmatojuma (kontējuma) atšifrējumu, ja iegrāmatošanu veic elektroniski;

sagatavojot attaisnojuma dokumentus, piemēro Ministru kabineta zz1996. gada 23. aprīļa noteikumu Nr. 154 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi” trešo un ceturto nodaļu.

Sagatavotajiem attaisnojuma dokumentiem jāietver visi rekvizīti, kas noteikti 14.10.1992. likuma „Par grāmatvedību” 7. pantā.

Attaisnojuma dokumentam obligāti ir šādi rekvizīti (identifikācijas dati):

uzņēmuma nosaukums un reģistrācijas numurs Tieslietu ministrijas zzreģistru iestādēs (darījumos ar fizisko personu — personas kods),

juridiskā adrese (ārējiem attaisnojuma dokumentiem),zz

dokumenta nosaukums, numurs un datums,zz

saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums,zz

mērītāji (daudzumi, summas),zz

dalībnieki (darījumā tieši iesaistītās personas) un par saimnieciskā darī-zzjuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas parei-zību atbildīgo personu paraksti.

65


Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem var būt obligāti arī citi papildu rekvizīti (zīmogs un citi), kurus paredz attiecīgie normatīvie akti. Papildus jāņem vērā arī 21.10.2003. MK noteikumi Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”. Noteikti jāņem vērā, ka:

kases čekam jābūt noformētam saskaņā ar likumu “Par pievienotās vēr-zztības nodokli”, preču pavadzīmju rēķinam (turpmāk – PPR) jāatbilst LR 25.06.2003. MK noteikumu Nr. 339 „Par stingrās uzskaites preču pavad-zīmēm rēķiniem” V nodaļā „Pavadzīmes – rēķina rekvizīti” noteiktajām prasībām;kvītij jābūt noformētai saskaņā ar Valsts ieņēmumu dienesta 1999. gada zz18. jūnija rīkojumu Nr. 363 “Par darījumu apliecinošo kvīšu reģistrācijas un piemērošanas kārtību”.

Pamatojoties uz MK noteikumiem Nr. 1038 “Noteikumi par pavad-zīmēm ar Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtiem numuriem”, pavadzīmi noformē šādiem darījumiem:

preču piegādei (pārdošanai);zz

preču izsniegšanai citam nodokļu maksātājam (piemēram, pārstrādei, zzglabāšanai, remontam);preču pārvietošanai (transportēšanai).zz

IEVĒRO!

Uzmanīgi pārbaudiet ārējos attaisnojuma dokumentus, vai tie satur visus nepieciešamos rekvizītus. Prasiet, lai preču piegādātājs vai pakalpo-juma sniedzējs noformē rēķinus atbilstoši. Neveiciet apmaksu un neuz-skaitiet grāmatvedībā izdevumus pēc nekorekti noformētiem rēķiniem – tas var radīt risku, ka izmaksas tiks atzītas par neattiecināmām.

Tieši LR normatīvo aktu neievērošana dokumentu noformēšanā ir viena no pirmajām lietām, ko ievēro gan projektu pārraugošās iestādes, gan audits. Organizācijas, kas ir reģistrētas ar PVN apliekamo personu reģistrā un iekļauj PVN priekšnodoklī, zina, cik svarīgi ir visi rekvizīti, kas apliecina, ka attaisnojuma dokuments tiešām ir PVN rēķins. Aplūkosim dažādus normatīvus un tajos noteiktās prasības.

66


Likuma “Par pievienotās vērtības nodokli” III nodaļas 8. panta 51. daļā noteikts, ka par nodokļa rēķinu uzskata dokumentu, kurā ietverta šāda informācija:

rēķina izrakstīšanas datums; zzrēķina numurs; zzpreču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja nosaukums (fiziskajai per-zzsonai – vārds, uzvārds, personas kods) un juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta); preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja reģistrācijas numurs Valsts zzieņēmumu dienesta ar pievienotās vērtības nodokli apliekamo personu reģistrā; preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai – vārds, zzuzvārds, personas kods) un juridiskā adrese (fiziskajai personai – dek-larētā dzīvesvieta); preču vai pakalpojumu saņēmēja reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu zzdienesta ar pievienotās vērtības nodokli apliekamo personu reģistrā vai citas dalībvalsts ar pievienotās vērtības nodokli apliekamo personu reģistrā, ja tāds ir;preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no zzrēķina izrakstīšanas datuma, vai datums, kad saņemta atlīdzība avansā, ja šis datums ir zināms un atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma;piegādāto preču vai sniegtā pakalpojuma nosaukums, daudzums zz(apjoms) un mērvienība;piegādāto preču vai sniegtā pakalpojuma cena (vienas vienības vērtība zzbez nodokļa); piemērotās atlaides, ja tās nav atskaitītas no vienas vienības vērtības;zzpiemērotā nodokļa likme;zzaprēķinātā nodokļa summa; zzdarījuma kopsumma bez nodokļa.zz

Darījumos iekšzemē, kuru vērtība bez nodokļa ir mazāka par 100 latiem, par nodokļa rēķinu var izmantot dokumentu, kurā ietverta šāda informācija:

preču nosūtītāja vai pakalpojumu sniedzēja nosaukums (fiziskajai per-zzsonai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta), kā arī Valsts ieņēmumu dienesta ar pievienotās vērtības nodokli apliekamās personas reģistrācijas numurs;

67


preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai – zzvārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzī-vesvieta), kā arī Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtais ar pievienotās vērtības nodokli apliekamās personas reģistrācijas numurs;

preču nosaukums un daudzums vai pakalpojumu veids un apjoms; zz

preču cena un vērtība vai atlīdzība par sniegtajiem pakalpojumiem; zz

nodokļa likme un aprēķinātais nodoklis; zz

nodokļa rēķina izrakstīšanas datums. zz

Par nodokļa rēķinu var izmantot arī no apliekamās personas saņemto kases čeku, ja tajā sniegta likuma “Par pievienotās vērtības nodokli” III nodaļas 8. panta sestajā daļā minētā informācija. Ja kases čekā nav norādīta pilnīga šā panta sestajā daļā minētā informācija, kases čekam pievieno attaisnojuma dokumentu, kurā ir norādīts kases čeka datums un numurs un šā panta sestajā daļā minētie rekvizīti, ja šajā pantā nav noteikts citādi.

Ja kases čeks ir izsniegts par darījumu, kura vērtība bez nodokļa ir mazāka par 20 latiem, un tajā nav ietverta 8. panta astotajā daļā minētā informācija, kases čeks izmantojams par nodokļa rēķinu, ja tajā ir ierakstīts preču (pakalpojumu) saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta) un Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtais ar pievienotās vērtības nodokli aplie-kamās personas reģistrācijas numurs. Ierakstu preču piegādātājs (pakalpo-jumu sniedzējs) izdara čeka virspusē vai otrā pusē, apliecinot ierakstu ar parakstu un spiedogu.

Savukārt MK noteikumi Nr. 1038 “Noteikumi par pavadzīmēm ar Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtiem numuriem” nosaka, kādu informāciju un rekvizītus jānorāda preču pavadzīmē rēķinā.

Tātad par nodokļa rēķinu izmanto atbilstoši LR likumdošanas prasībām noformētu:

preču pavadzīmi rēķinu;zz

rēķinu;zz

elektroniskā kases aprāta (EKA) čeku vai EKA čeku + kvīti (Ja darījums zzir līdz 100.00 LVL bez PVN);EKA čeku (Ja darījums ir līdz 20.00 LVL bez PVN).zz

68


Preču pavadzīme rēķins apliecina ne tikai preču iegādi, bet arī piegādi, līdz ar to šo pavadzīmi var uzskatīt arī par preču pieņemšanas–nodošanas aktu, jo ir norādīti gan abu pušu rekvizīti, gan datums, kad preces saņemtas, un abu pušu paraksti.

Detalizēts saimnieciskā darījuma apraksts rēķinā vai PPR ir būtisks pamatojums, lai pierādītu šo izdevumu nepieciešamību saimnieciskās dar-bības nodrošināšanai. Arī VID Galvenās nodokļu pārvaldes direktora viet-niece Ināra Pētersone žurnālā „Bilance” Nr. 19 (199) 10.2008. publicētajā rakstā „VID pārbaužu rezultātā biežāk konstatētās kļūdas” norāda, ka nereti, veicot nodokļu auditus, ir konstatēti gadījumi, kad attaisnojuma dokumen-tos netiek pievērsta pietiekama uzmanība darījuma aprakstam. Piemēram, kā pakalpojuma veids tiek norādīts „Par sniegtajiem pakalpojumiem”. Šādi sniegto pakalpojumu formulējumi ir pārāk plaši un nekonkrēti, tādējādi liedzot izvērtēt sniegto pakalpojumu attiecināmību uz nodokļu maksātāja saimniecisko darbību, uz tās darbības nodrošināšanu, kas apliekama ar PVN. Ar tādu pašu problēmu projektu pārraugošās iestādes saskaras ļoti bieži, jo pēc rēķinos sniegtās informācijas nevar identificēt pat aptuveno aktivitāti, kādai konkrētie izdevumi būtu piekritīgi.

Ekspertu, konsultantu, lektoru izmaksas pamatojošie dokumenti

Eksperta, konsultanta un lektora pakalpojumus var pirkt gan no fizis-kas, gan juridiskas personas. Pērkot pakalpojumu no fiziskas personas, kā darījumu apliecinošie dokumenti kalpos:

noslēgtais Uzņēmuma līgums;zzatlīdzības, tai skaitā, nodokļu aprēķins;zzdarba pieņemšanas–nodošanas akts;zzsamaksu apliecinoši dokumenti.zz

Pērkot pakalpojumu no juridiskas personas, pretim tiks saņemts rēķins.Uzņēmuma līgumu darbību regulē Civillikums, kura 2212. pants nosaka:

“Ar uzņēmuma līgumu viena puse uzņemas izpildīt otrai par zināmu atlī-dzību ar saviem darba rīkiem un ierīcēm kādu pasūtījumu, izgatavot kādu lietu vai izvest galā kādu pasākumu.”

GALVENAIS NAV LĪGUMA NOSAUKUMS, BET LĪGUMA SATURS

69


Uzņēmuma līguma gadījumā:uzņēmējam ir jāizpilda konkrēts pasūtījums, jāizgatavo kāda lieta vai zzjāveic kāds pasākums;uzņēmējs pats izvēlas, kurā laikā viņš izpildīs pasūtītāja doto uzdevumu zztā, lai darba rezultāts tiktu nodots nolīgtajā termiņā;uzņēmējs veic uzdevumu, izmantojot savus darba rīkus, materiālus un zzierīces, un līguma izpildes nodrošināšanai papildus neizmanto citus resursus, piemēram, telpas vai biroja tehniku. Tomēr saskaņā ar Civil-likuma noteikumiem līgumslēdzējas puses var vienoties arī par citiem noteikumiem;atlīdzība ir piesaistīta konkrēta darba pabeigšanai vai darba rezultāta zziesniegšanai, ko apliecina pieņemšanas–nodošanas akts ar detalizētu veikto darbu uzskaiti. Ja uzņēmuma līgumā ir paredzēti avansa maksā-jumi, tos veic proporcionāli padarītajam darbam, ko apliecina pieņem-šanas–nodošanas akts par attiecīgo atskaites periodu;

IEVĒRO!

Pieņemšanas–nodošanas aktā ir jānorāda: dokumenta sastādīšanas datums, puses, atsauce uz līgumu, informācija par līguma priekšmeta izpildes apjomu un kvalitāti, pušu paraksti. Ja ir iespējams, papildus pieņemšanas–nodošanas aktam, ir jāsaglabā arī jebkādi citi pierā-dījumi par uzņēmuma līguma izpildi, piemēram, veiktie tulkojumi, pētījumi, lekciju materiāli, skices un tamlīdzīgi. Ja projektu pārraugo-šai iestādei rodas šaubas par izmaksu efektivitāti, tā var lūgt iesniegt šādus papildu pierādījumus.

PIEMĒRA ANALĪZE:Ar privātpersonu (nav reģistrēta kā pašnodarbināta persona) ir

noslēgts uzņēmuma līgums, kurā par konkrētu darbu noteikta konkrēta atlīdzības summa, kā arī papildus ir atrunāts segt transporta izdevumus, kas nepieciešami darba veikšanai. No līguma summas, kuru paredzēts aprēķināt par paveikto darbu, tiek aprēķināti un ieturēti nodokļi (iedzī-votāju ienākuma nodoklis (IIN) un sociālais nodoklis), bet transporta izdevumi tiek kompensēti, pamatojoties uz iesniegtajiem degvielas čekiem un maršruta lapām.

70


ja uzņēmējs ir reģistrējies kā pašnodarbināta persona, pasūtītājs līgumā zznoteiktajā termiņā samaksā nolīgto summu, no tās neieturot nekādus nodokļus, un uzņēmējs pats uzņemas atbildību par nodokļu nomaksu;

IEVĒRO!

Lai finansējuma devējam pamatotu nodokļu neieturēšanu, finan-sējuma saņēmējam savā grāmatvedībā jāsaglabā personas nodokļu maksātāja reģistrācijas apliecības kopija.

ja uzņēmējs nav reģistrējies kā pašnodarbināta persona, pasūtītājs zzsaskaņā ar likumu par „Iedzīvotāju ienākuma nodokli” un likumu par „Valsts sociālo apdrošināšanu” aprēķina un ietur iedzīvotāju ienākuma nodokli un valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas.

IEVĒRO!

Uzņēmējam netiek apmaksāti atvaļinājumi, slimības naudas, apmācības un komandējuma izdevumi, u.tml.

Uzņēmējam ir tiesības uzticēt savu pienākumu izpildi trešajai personai, ja līgumā nav atrunāts citādi (atbildību par līguma kvalitatīvu izpildi pil-nībā uzņemas uzņēmējs).

Uzņēmuma līgums ar fizisku personu tiek slēgts konkrēta uzdevuma veikšanai vai pakalpojuma saņemšanai, ja tā rezultātu ir iespējams precīzi nodefinēt un novērtēt. Ja rezultātu nevar precīzi nodefinēt un novērtēt, tad pamatotāk būtu slēgt darba līgumu uz noteiktu laiku.

Slēdzot uzņēmuma līgumu projekta vajadzībām, tajā jābūt ietvertiem sekojošiem punktiem:

pasūtītāja (finansējuma saņēmēja) nosaukums;zz

uzņēmēja vārds, uzvārds un persona kods vai juridiskai personai – zznosaukums, reģistrācijas numurs;līguma (projekta) numurs;zz

līguma priekšmets, tā apjoms, kvalitātes prasības u.c.;zz

71


līgumcena un tās samaksas kārtība;zzlīguma izpildes nosacījumi;zztermiņš un vieta;zzlīgumslēdzēju pušu atbildība par līguma neizpildi.zz

Bieži vien sastopama prakse, ka ar darbinieku papildus darba līgumam tiek noslēgts arī uzņēmuma līgums. Šādā gadījumā ir ļoti nopietni jāizvērtē, vai tie-šām paredzamais darbs atbilst uzņēmuma līguma pazīmēm. Nekādā gadījumā nedrīkst slēgt uzņēmuma līgumu par tiem pašiem darbiem, kas noteikti darba līgumā. Šī ir viena no biežākajām kļūdām, ko pieļauj. Piemēram, papildus darba līgumam ar grāmatvedi tiek slēgts uzņēmuma līgums, kurā kā veicamie darbi tiek noteiktas grāmatveža darba līgumā noteiktās funkcijas.

IEVĒRO!

2007.-2013.gada plānošanas periodā lielākajā daļā ES struktūr-fondu aktivitāšu projekta administrēšanas izmaksas ir neattiecināmās izmaksas!

Ja, pērkot pakalpojumu no juridiskas personas, piemēro Publisko iepir-kumu likuma prasības, tad, dažkārt pērkot pakalpojumu no fiziskas perso-nas, tiek piemirsts, ka šī likuma izpratnē uzņēmuma līgums tiek uzskatīts par iepirkuma objektu, ja plānotā līgumcena ir lielāka par normatīvajos aktos noteikto līgumu cenas robežu.

PIEMĒRA ANALĪZE:Nosakot plānoto līgumcenu, dažkārt aizmirst tai pieskaitīt darba

devēja sociālās apdrošināšanas iemaksas. Pašvaldība ir noslēgusi līgumu ar ekspertu par konsultāciju sniegšanu projektā, paredzot samaksu LVL 990,00. Faktiski projekta budžetā plānotā summa ir LVL 990,00, un darba devēja sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas – LVL 238,50. Pašvaldība nav veikusi iepirkumu atbilstoši MK noteikumiem Nr. 762 „Kārtība, kādā veicami iepirkumi, kuru paredzamā līgumcena ir lielāka par 1000 latu, bet mazāka par 10000 latu”, jo uzskata, ka līgumcena ir LVL 990,00. Šādos gadījumos visas izmaksas par šo pakalpojumu ir uzskatāmas par neattiecināmām, jo nav veikts iepirkums.

72


Biežāk pieļautās finansējuma saņēmēju kļūdas – audita konstatējumi:

Līgumos nav norādīta visa atlīdzība, ko uzņēmējs saņems par sniegto pakalpojumu vai veikto darbu.

PIEMĒRA ANALĪZE:Noslēgts uzņēmuma līgums ar fizisku personu par metodikas izstrādi

darbam ar konkrētu mērķa grupu. Lai to izdarītu, uzņēmējs regulāri tie-kas ar mērķa grupu, brauc uz vairākām nodarbībām. Uzņēmējam rodas transporta izmaksas, par kurām viņš pasūtītājam iesniedz degvielas čekus un maršruta lapas. Pasūtītājs kompensē šīs izmaksas.

Audits, iepazīstoties ar noslēgto uzņēmuma līgumu, konstatē, ka līgumā ir atrunāta līgumcena, taču nav atrunāts, ka uzņēmējam tiks kompensēti transporta izdevumi. Līdz ar to audits secina – līgumcena, par ko puses vienojās, jau ietver šādas izmaksas. Kompensētās transporta izmaksas tiek atzītas par neattiecināmām.

Nosakot līgumcenu iepirkumā, noteikti jāņem vērā arī papildu izmak-sas, ko uzņēmums būtu gatavs kompensēt, lai nodrošinātu vienlīdzīgu attieksmi pret visiem iespējamiem pretendentiem.

Netiek aprēķinātas sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas.

PIEMĒRA ANALĪZE:Noslēgti divi uzņēmuma līgumi ar dažādām fiziskām personām par

aptaujas veikšanu – katrs uzņēmējs veic aptauju citai mērķa grupai. Vei-cot nodokļu un atlīdzības aprēķinu, vienai personai sociālās iemaksas tiek ieturētas, bet otrai netiek. Tiek saņemts skaidrojums, ka otra persona veikusi autordarbu. Tātad ir divi vienādi līgumi pēc formas un satura, bet dažādas interpretācijas par pašu veicamo darbu. Šādā gadījumā var labot kļūdu, vai nu samaksājot sociālās iemaksas, vai arī otru līgumu uzskatot par autorlīgumu un sniedzot par to skaidrojumu.

Nav pieejama uzņēmēja nodokļu maksātāja reģistrācijas apliecības kopija gadījumā, ja nodokļi netiek ieturēti atlīdzības izmaksas vietā.

PIEMĒRA ANALĪZE:Noslēgts uzņēmuma līgums ar fizisku personu par tulkojuma veik-

šanu organizācijas izstrādātajam mācību materiālam. Uzņēmējam tiek izmaksāta visa līgumā noteiktā summa, atlīdzības izmaksas vietā neie-turot nodokļus.

73


Audits lūdz organizāciju iesniegt uzņēmēja nodokļu maksātāja reģis-trācijas apliecības kopiju. Organizācija šādu dokumentu no uzņēmēja nav pieprasījusi, jo uzņēmējs apgalvojis, ka viņš ir reģistrējies kā nodokļu maksātājs un pats veiks nodokļu nomaksu. Organizācija ir uzticējusies šim apgalvojumam, un arī uzņēmuma līgumā šāda atruna par to, kurš ir atbildīgs par nodokļu nomaksu, nav izdarīta. Audits, pieprasot informā-ciju no Valsts ieņēmumu dienesta (VID), konstatē, ka uzņēmējs nekad nav reģistrējies kā nodokļu maksātājs. Organizācija ir izmaksājusi atlī-dzību neieturot nekādus nodokļus. Audits veic aprēķinu par nodokļos maksājamo summu un par to samazina attiecināmās izmaksas.

Nav sastādīti pieņemšanas–nodošanas akti vai tie nesatur detalizētu veikto darbu uzskaiti. Tiek veikti avansa maksājumu, bet nav iesniegti pie-ņemšanas–nodošanas akti par veikto darbu.

PIEMĒRA ANALĪZE:Noslēgts uzņēmuma līgums par metodikas izstrādāšanu, veikta

samaksa. Audits lūdz iesniegt darbu pieņemšanas–nodošanas aktu. Orga-nizācija iesniedz abpusēji parakstītu darba pieņemšanas–nodošanas aktu, kur abas puses apstiprina, ka darbs veikts plānotā apjomā un kvalitātē. Auditam rodas aizdomas, ka izmaksātā summa neatbilst paveiktajam dar-bam. Pieņemšanas–nodošanas aktā nav detalizēts veiktā darba uzskai-tījums, kas pamatotu izmaksu nepieciešamību. Organizācijai tiek lūgts iesniegt pašu metodiku. Jāatzīmē, ka labā prakse ir izstrādātās metodikas pievienošana pie projekta rezultātiem.

Bieži vien organizācijas pieņemšanas–nodošanas aktu noformē pavirši un nevar objektīvi pamatot izmaksu apmēru – nav sniegta deta-lizēta uzskaite, kas par šo naudu ir paveikts.

Ja plānotais darbs uzskatāms par autordarbu, jāslēdz autorlīgums. Līgu-mam jāsatur tāda pati būtiskā informācija kā uzņēmuma līgumam.

Šajā gadījumā kā darījumu apliecinošie dokumenti kalpos:autorlīgums;zz

autoratlīdzības aprēķins;zz

pieņemšanas–nodošanas akts (jārēķinās, ka nāksies uzrādīt arī pašu zzautordarbu);samaksu pamatojošie dokumenti.zz

74


Bieži vien autorlīgumi tiek slēgti, lai izvairītos no sociālā nodokļa nomaksas, kaut gan rezultātā nerodas autordarbs vai arī citu izstrādāts darbs tiek uzdots par savējo.

Lektoram izmaksājamais atalgojums ir izmērāms pēc faktiski notikuša-jām nodarbībām. Iedomāsimies, ka ar lektoru noslēgts uzņēmuma līgums par lekciju cikla „Datorapmācība” novadīšanu mērķa grupas dalībniekiem Rīgā, Jelgavā un Bauskā. Līgumā atrunāts, ka Rīgā lekcijas notiek pirmdie-nās no plkst. 16 līdz plkst. 20, Jelgavā – otrdienās no plkst. 15 līdz plkst.19 un Bauskā – trešdienās no plkst. 9 līdz plkst. 13. Kopējais lekciju stundu skaits ir 40 stundas katrā vietā. Katras stundas izmaksas ir 10 LVL. Katru mēnesi lektors saņem atlīdzību par novadīto nodarbību skaitu mēnesī, ko apliecina detalizēts abu pušu parakstīts pieņemšanas–nodošanas akts par sniegto pakalpojumu. Pirms atalgojuma izmaksas dalībnieku reģistrācijas lapas nepieciešams salīdzināt ar lektora sniegto informāciju pieņemšanas–nodošanas aktā un pārbaudīt, vai par visām nodarbībām ir pieejami reģis-trācijas saraksti, vai datumi sakrīt ar lektora norādīto nodarbību datumiem un vietām. Tādejādi organizācija vienmēr varēs pierādīt, ka izmaksas ir faktiski radušās un ir ieviesta konkrēta darbība/aktivitāte.

Norises vieta, datums un laiks reģistrācijas lapā iekļauti, lai atvieglotu informācijas pārbaudi, īpaši ņemot vērā, ka nodarbības noris vairākās vie-tās un dažādos laikos.

Transporta izmaksas pamatojošie dokumenti

Transporta izdevumi projektos var būt dažādi un ir atkarīgi no plāno-tajām darbībām projektos:

degvielas izmaksas;zz

transporta biļetes;zz

auto noma.zzNeatkarīgi no izmaksu pamatojošo dokumentu veida visos gadījumos

darbojas viens galvenais princips – izmaksas nepieciešamas projekta dar-bību īstenošanai. Tas jāpierāda ar attaisnojuma dokumentiem.

1. Pamatojošie dokumenti degvielas izmaksu norakstīšanai. Lai norakstītu degvielas izmaksas, nepieciešama automašīna ar ko braukt.

Tas nozīmē, ka jābūt dokumentam, kas apliecina, ka organizācijai ir tiesības iepildīt degvielu tieši šajā automašīnā un braukt tieši ar šo automašīnu.

Ja automašīna pieder organizācijai, par piederību apliecinošu doku-zzmentu kalpo automašīnas tehniskā pase. Papildus organizācijas vadītājs

75


vai cita pilnvarota persona var izdot rīkojumu par automašīnas lieto-šanu projektā.Ja organizācijai pašai automašīnas nav vai tā ir pārlieku noslogota, zzorganizācija var automašīnu patapināt. Tādā gadījumā būs nepiecie-šams patapinājuma līgums (informāciju par līgumu sagatavošanu skatīt nodaļā „Līgumi”).

Tomēr pats galvenais dokuments abos gadījumos būs maršruta lapa (ceļa zīme). Uz maršruta lapas noformēšanu attiecas visas prasības, kas noteiktas normatīvajos aktos attiecībā uz attaisnojuma dokumentiem (likums „Par grāmatvedību” 7. pants). Maršruta lapas forma nav noteikta. Uzņēmuma vadītājs, ievērojot attaisnojuma dokumentam normatīvajos aktos noteik-tās prasības, patstāvīgi izvēlas šo dokumentu veidu un saturu un to saga-tavošanas veidu (MK noteikumu. Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 7. pants). Tas nozīmē, ka katra organizācija pati izstrādā savu maršruta lapas formu vai arī izmanto tipveida dokumentu paraugus. Šāds dokuments jāapstiprina ar organizācijas vadītāja rīkojumu.

Degvielas patēriņa normas noteikšanaLai atvieglotu uzskaiti, kā arī saskaņā ar likuma “Par grāmatvedību”

2. pantu – lai trešā kvalificētā persona varētu gūt skaidru un patiesu priekš-statu par veikto darījumu, katrai automašīnai jānosaka degvielas patēriņa norma uz 100 km. Pastāv dažādi veidi, kā organizācijas nosaka degvielas patēriņu uz 100 km.

Ziemas un vasaras periodiem, kā arī braucieniem pa pilsētu un ārpus zzpilsētas tiek noteiktas atšķirīgas degvielas patēriņa normas. Šāda pieeja ir pareiza, jo degvielas patēriņš var mainīties atkarībā no laika apstāk-ļiem, ceļa seguma, braukšanas ātruma un daudziem citiem faktoriem. Aprēķini ir precīzāki, tomēr prasa lielāku uzmanību, aizpildot marš-ruta lapas, aprēķinos biežāk tiek pieļautas neuzmanības kļūdas. Norma tiek noteikta eksperimentālā kārtā, piepildot bāku un veicot braucienu. Mērījumi jādokumentē.

Tiek noteikts vidējais degvielas patēriņš uz 100 km, pieļaujot novirzi zz+/-0,5 litru robežās no vidējā degvielas patēriņa. Šāda pieeja ir ērtāka maršrutu lapu aizpildītājam. Arī šajā gadījumā norma tiek noteikta eksperimentālā kārtā un mērījumi jādokumentē.

Tiek izmantotas automašīnas ražotāja noteiktās normas. zz

76


Kā redzams, katrai pieejai ir savi plusi un mīnusi. Katras organizācijas tiesības ir brīvi izvēlēties aprēķina normu pamatojumu – ar tehniskiem datiem no automašīnas ražotāja vai ar saviem aprēķiniem. Jebkurā gadī-jumā atšķirībām starp abām normām nevajadzētu būt lielām.

Nav lietderīgi veikt degvielas patēriņa mērījumus automašīnai, kuru organizācija izmantos vienu vai dažas reizes, piemēram, patapinot to. Šādos gadījumos var paļauties uz internetā pieejamo informāciju par vidējo auto-mašīnas degvielas patēriņu uz 100 km.

Maršruta lapasMaršruta lapas var aizpildīt par katru braucienu vai par mēnesi. To

nosaka organizācijas iekšējā politika.Ja maršruta lapa tiek aizpildīta mēneša beigās un satur informāciju gan

par organizācijas pamatdarbībai nepieciešamajiem braucieniem, gan projektā nepieciešamajiem braucieniem, projektā paredzētie braucieni īpaši jāatzīmē. Katram projektam tiek piešķirts savs unikāls projekta (līguma) numurs, kurš jānorāda pie tiem braucieniem, kas attiecas uz konkrēto projektu. Ja šādi pro-jekti ir vairāki, tad maršruta lapā jāuzrāda visi šie numuri. Vēlams nodrošināt pilna projekta numura atspoguļošanu uz attaisnojuma dokumentiem.

Maršruta lapā jāatspoguļo faktiskais maršruta garums. Jo precīzāks tas būs, jo mazāk pārpratumu radīsies. Ja organizācijai nepieciešams veikt braucienus maršrutos, kas bieži atkārtojas, ērtības un izsekojamības labad organizācija var apstiprināt maršrutu sarakstu. Tas nozīmē, ka, piemēram, maršruts Rīga-Tukums-Rīga vienmēr būs 130 km. Darbiniekam, kas pārbauda vai apstip-rina maršruta lapas, kur maršruta garums atbilst organizācijas apstiprinātajam maršrutu sarakstam, ir vieglāk pārliecināties, ka maršruta lapai nav „pieraks-tīti” klāt kādi privāta brauciena kilometri un izmaksas patiešām ir radušās tikai projekta aktivitāšu nodrošināšanai. Tas pats princips, protams, attiecas arī uz organizācijas pamatdarbību un izmaksu atbilstību saimnieciskās dar-bības nodrošināšanai. Ja uzrādītie kilometri būtiski atšķiras no kartē norā-dītā un/vai maršruta sarakstā apstiprinātā, tad jābūt detalizētākam maršruta aprakstam, lai saskaņā ar likuma “Par grāmatvedību” 2. pantu, trešā kvalificētā persona varētu gūt skaidru un patiesu priekšstatu par veikto darījumu.

Par degvielas iegādi apliecinošu dokumentu var kalpot degvielas iegādes čeks. Degvielas iegāde būtu jāveic brauciena dienā vai ne ātrāk kā dienu pirms tam. Projekta izmaksās drīkst iekļaut tikai faktiski izlietoto degvielu. Tas nozīmē, ka, iepildot bākā 20 litrus degvielas, bet, izlietojot 18 litrus degvielas (ko apliecina maršruta lapā norādītais brauciens un nobraukto

77


kilometru skaits), projekta izmaksās drīkst iekļaut tikai faktiskos izdevu-mus jeb naudas summu, kas ekvivalenta 18 litru degvielas iegādei.

Pastāv arī citi norēķinu veidi, kā piemēram, debetkartes un kredītkartes. Bieži organizācijas izvēlas iegādāties kādu no šo karšu veidiem, lai samazi-nātu izmaksas. Parasti šo karšu lietotājiem degvielas piegādātājs piemēro atlaides. Otrs iemesls – šo karšu lietošana atvieglo izmaksu kontroli, jo deg-vielas piegādātājs katru mēnesi izsniedz atskaiti par iegādātās degvielas dau-dzumu un summām. Atšķirības starp debetkarti un kredītkarti galvenokārt pastāv tikai laikā, kad uzņēmums veic norēķinus par iegādāto degvielu.

Debetkarte nozīmē to, ka organizācija iemaksā noteiktu naudas summu debetkartes kontā. Šajā gadījumā projektā kā izmaksas pamatojošs doku-ments nevar tikt izmantots tikai pārskaitījumu apliecinošs dokuments tā iemesla dēļ, ka izmaksas tiek segtas avansā. Faktiski degviela tiks patērēta nākotnes braucieniem. Obligāti jāsaglabā arī čeks, kas apliecina degvielas iepildi, kā arī mēneša atskaite par darījumiem, kas veikti ar debetkarti, ar kuras palīdzību pēc čekiem var identificēt iepildīto degvielu.

Kredītkarte nozīmē to, ka organizācijai ir vienošanās ar degvielas pie-gādātāju, ka organizācija mēneša laikā ar šo karti drīkst iegādāties noteiktu daudzumu degvielas, par ko samaksās mēneša beigās. Par degvielas limitiem organizācija un degvielas piegādātājs vienojas savstarpēji noslēgtā līgumā. Šajā gadījumā kā attaisnojuma dokuments noteikti ir jāsaglabā čeks, ar kuru ir iegādāta degviela, kā arī mēneša beigās saņemtais rēķins un tā izdruka.

Kāpēc kā attaisnojuma dokumentu ir būtiski norādīt gan čeku, gan rēķinu? Bieži vien degvielas piegādātājs ir noteicis, ka, mēneša laikā iepildot degvielu, par kuru norēķināsies ar šādām kartēm, un pārsniedzot noteiktu degvielas daudzuma patēriņu, degvielas piegādātājs piemēros atlaidi. Tas nozīmē, ka degvielas iegādes čekā atlaide var neparādīties, bet rēķinā un tam pievienotajā izrakstā – gan. Šādā situācijā ir svarīgi atcerēties, ka projekta izmaksās drīkst iekļaut tikai faktiskos degvielas izdevumus. Tas nozīmē – izmaksās izdevumu summa ir jānorāda ar piemēroto atlaidi.

IEVĒRO!

Pārliecinieties, vai izmaksās iekļautā summa atbilst tai, kas norā-dīta arī citos saistītajos attaisnojuma dokumentos. Pārliecinieties, ka summa ir norādīta, ņemot vērā atlaides.

78


PIEMĒRA ANALĪZE:Projekta īstenotājam ir vienošanās ar degvielas piegādātāju, ka orga-

nizācija drīkst iepildīt ne vairāk kā 1000 litrus degvielas mēnesī, bet, pārsniedzot 500 litru robežu, piegādātājs piemēro atlaidi viena santīma apmērā par katru iepildīto litru. Organizācija projektā kā transporta izde-vumus pamatojošos dokumentus norāda degvielas čekus un rēķinu. Pār-baudot iesniegto atskaiti, tiek konstatēts – projekta izdevumos iekļauta iegādātā degviela (40 litri) par summu LVL 31,12. Faktiski rēķina pieliku-mam pievienotajā atskaitē redzams, ka ar šo čeku tiešām iegādāti 40 litri degvielas, tomēr summa ir mazāka un sastāda LVL 30,72. Šajā gadījumā, iekļaujot izmaksās degvielas izdevumus, projekta īstenotājs nav ņēmis vērā degvielas piegādātāja piemēroto atlaidi un nepamatoti iekļāvis pro-jektā izmaksas LVL 0,40 apmērā.

Degvielas talonu, kas kalpo kā attaisnojuma dokumenti, darbības prin-cips ir līdzīgs debetkaršu norēķiniem: organizācija ir iegādājusies degvie-las talonus, par kuriem var iepildīt noteiktu daudzumu degvielas. Arī šajā gadījumā atskaitei nepieciešams pievienot rēķinu kā izdevumu pamato-jošo dokumentu.

Organizāciju labā prakse ir izdot instrukcijas par autotransporta izman-tošanu, degvielas uzskaiti un norakstīšanu, tādējādi ir iespēja ieviest vie-notu kārtību autotransporta izmantošanā, degvielas uzskaitē un norakstī-šanā. Ievērojot šādu instrukciju, katrs organizācijā strādājošais var sagata-vot atbilstošus un nepieciešamo informāciju ietverošus dokumentus.

Darbā var izmantot Ceļu satiksmes drošības direkcijas mājas lapā www.csdd.lv atrodamo Rokasgrāmatu par degvielas patēriņu un CO2 izplūdi.

Arī attālumi starp lielākajām pilsētām ir atrodami internetā, piemēram, mājaslapās: www.1188.lv, www.uzkartes.lv u.c.

IEVĒRO!

Informācija internetā ir publiski pieejama visiem – arī projektu pārbaudošajām iestādēm, kas mēdz izmantot šos datus uzziņai, ja organizācijas norādītā informācija rada šaubas.

79


2. Pamatojošie dokumenti transporta biļešu norakstīšanaiSabiedriskā transporta biļetes kalpo kā izmaksu pamatojošs dokuments,

ja persona veikusi šo braucienu projekta darbību nodrošināšanai vai dalībai tajās. Transporta biļetēs parādās brauciena datums un maršruts, taču nekur nav redzams šī brauciena mērķis. Rodas jautājums, kā pierādīt to, ka izmak-sas bijušas nepieciešamas projektā paredzēto darbību nodrošināšanai. Ja projektā plānots apmaksāt transporta biļetes mērķa grupas nokļūšanai uz apmācību norises vietām, vajadzētu izstrādāt kārtību, kādā veidā šīs biļe-tes tiek apmaksātas. Līdzšinējā pieredze liecina, ka, izstrādājot noteiktu kārtību, parasti ar šo izdevumu pamatotību, izsekojamību un uzskaiti nav nekādu problēmu. Jo lielāka mērķa grupa, jo vairāk transporta biļešu, jo vairāk darba tām personām, kam šie dokumenti jāpārbauda.

Jāatceras likuma „Par grāmatvedību” 2. pants, proti, attaisnojuma doku-menti jākārto tā, lai trešā kvalificētā persona varētu gūt skaidru un patiesu priekšstatu par veikto darījumu.

Viens no kontroles sistēmas obligātiem elementiem, kā arī pierādījums, ka darbība/aktivitāte ir norisinājusies, ir mērķa grupas dalībnieku reģis-trācijas lapas izveide. Reģistrācijas lapas var kārtot pa dienām, nodarbību cikliem vai mēnešiem u.tml.

Pozitīvie aspekti, ko dod parakstu lapa:mērķa grupas dalībnieki parakstoties apliecina, ka piedalījušies kon-zzkrētā nodarbībā, bet pašvaldībai ir pierādījums, ka darbība/aktivitāte ir notikusi;ņemot vērā, ka nodarbības vadītājs saņem atalgojumu par nodarbības zzvadīšanu, parakstu lapa kalpo kā pierādījums arī atalgojuma izmaksai nodarbības vadītājam.

Komandējumu izmaksas pamatojošie dokumenti

Attaisnojuma dokumenti komandējuma izdevumiem var būt:rīkojums par darbinieka nosūtīšanu komandējumā;zz

komandējuma atskaite;zz

transporta izmaksu apliecinoši dokumenti – lidmašīnas, prāmja un vil-zzciena biļetes vai rēķini; lidmašīnas biļetei jāpievieno iekāpšanas talons (boarding pass), ja tāds ir;maksājumus apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas zzkonta izdrukas, čeki u.c.).

80


Atbilstoši MK noteikumiem Nr. 219 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem un darbinieku darba braucieniem saistītie izdevumi” par komandējumu uzskatāms ar institūcijas vadītāja rakstisku rīkojumu apstip-rināts darbinieka brauciens uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvi-jas Republikā vai, ja darbinieka pastāvīgā darba vieta ir ārvalstī, – ārvalstī, vai uz ārvalstīm, kā arī no ārvalstīm uz Latvijas Republiku (ja darbinieka pastāvīgā darbavieta ir ārvalstīs),lai:

pildītu darba (dienesta) uzdevumus; zz

papildinātu zināšanas un paaugstinātu kvalifikāciju (mācību koman-zzdējums).

Savukārt par darba braucienu šo noteikumu izpratnē uzskatāms dar-binieka darbs vai dienests, ja tas saskaņā ar noslēgto darba līgumu ir sais-tīts ar izbraukumiem un pārvietošanos vai ja darbs norisinās ceļā Latvijas Republikā vai ārvalstīs.

IEVĒRO!

Nepārsniedz MK noteikumos Nr. 219 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem un darbinieku darba braucieniem saistītie izde-vumi” noteiktās dienas naudas un naktsmītnēm paredzētās likmes.

PIEMĒRA ANALĪZE:Projektā plānots pieredzes apmaiņas brauciens. Projekta grupa tiek

nosūtīts komandējumā. Pieredzes apmaiņas braucienu organizē projekta ieviesēja sadarbības partneris, kam nodota daļa no projekta finansējuma tieši šādu aktivitāšu nodrošināšanai. Partnera organizācija nodrošinājusi telpas, materiāltehniskos līdzekļus prezentācijām, dalībnieku ēdināšanu. Tajā pašā laikā projekta ieviesējs projekta grupai izmaksā pilnu dienas naudu. Audita konstatējums – nav ievērots izmaksu efektivitātes princips. Audits veic izmaksu pārrēķinu un attiecina dienas naudu 30 % apmērā. Ņemot vērā, ka pieredzes apmaiņas braucienu organizē partneris, pro-jekta ieviesējs ir informēts, kādas izmaksas radīsies. Parasti, ja vadītājs lemj par nepilnas dienas naudas izmaksu, tad darbiniekam jāpievieno apstiprinoši dokumenti, ka viņam tiks nodrošināta bezmaksas uzturēša-nās, kā arī darbinieks to norāda savā komandējuma atskaitē.

81


Ja darbiniekam ir nodrošināta bezmaksas uzturēšanās (piemēram, ēdināšanas izdevumu segšana), ar institūcijas vadītāja atļauju par katru komandējuma (darba brauciena) dienu viņam izmaksā līdz 30 % no dienas naudas (kompensācijas par papildu izdevumiem) normas.

Ja darbinieks komandējuma laikā katru dienu var atgriezties pastāvīgajā dzīvesvietā un tas ir ekonomiski pamatoti, institūcijas vadītājs var pieņemt lēmumu par dienas naudas atlīdzināšanu 50 % apmērā no minētās summas. Ja darbinieks tiek komandēts tikai uz vienu dienu un var atgriezties pastā-vīgajā dzīvesvietā, ievērojot normatīvajos aktos paredzēto darba un atpūtas režīmu, dienas nauda netiek maksāta. Šī nosacījuma neievērošanu diezgan bieži var konstatēt projektos. Darbinieks iesniedz komandējuma atskaiti un pamatojošos dokumentus, bet pēc tam, tos pārbaudot, nākas secināt, ka komandējums ildzis četras stundas, darba un atpūtas režīms nav pārkāpts un nav bijis pamata izmaksāt komandējuma naudu.

Atgriežoties no komandējuma, darbinieka pienākums ir iesniegt koman-dējuma atskaiti. Šajā atskaitē jāparādās, vai ir sasniegts komandējuma mēr-ķis un vai pašvaldībai (šajā gadījumā – projektam) no šī komandējuma ir kāds pozitīvs ieguvums. Atskaitē jānorāda izdevumi, kas radušies koman-dējuma laikā, kā arī jāpievieno izdevumus pamatojošie dokumenti.

Ja paredzēts komandējums uz ārvalstīm un jālido ar lidmašīnu, biļete jāiegādājas ekonomiskajā klasē. Ja aviosabiedrība par rēķina izrakstīšanu pieprasa lielu komisijas naudu un pašvaldība no tā atsakās, tad kā pama-tojošo dokumentu pie apstiprinājuma e-pasta par lidojumu vajadzētu pie-vienot iekāpšanas talonu (boarding pass).

Naktsmītnes. Daudzas ārvalstu viesnīcas rēķinos nevar (vai negrib) ied-rukāt iestādes rekvizītus, tādēļ visbiežāk rēķinos tiek iedrukāts tā cilvēka vārds, uz kura vārda ir rezervēta istabiņa. Šajā gadījumā ir rīkojums par per-sonas komandējumu, kā arī komandējuma atskaitē tiek norādīti šie viesnīcu rēķini, tādejādi nav šaubu, ka tie ir iestādes izdevumi. Ir bijuši gadījumi, kad rēķinam nav norādīts izrakstīšanas datums, bet gandrīz vienmēr ir norā-dīts istabiņu izmantošanas datums, tādejādi, uzskaitot grāmatvedībā šādas izmaksas, tām var piemērot valūtas kursu, kas bijis attiecīgajā datumā.

Projektos pieļautās neuzmanības kļūdas:Projekta attiecināmajās izmaksās tiek iekļauts rēķins par viesnīcas pakal-zzpojumu trim personām, taču iesniegtas tikai divas komandējuma atskaites. Komandējuma datumi iesniegtajās komandējumu atskaitēs nesakrīt ar zzdatumiem vadītāja rīkojumā.

82


Komandējuma datumi iesniegtajās komandējumu atskaitēs nesakrīt ar zzdatumiem viesnīcas rēķinos.

BUDŽETS IR TIKAI PLĀNS, FAKTISKĀS IZMAKSAS IR JĀPIERĀDA

Publicitātes izmaksas pamatojošie dokumenti

Iemesli izmaksu neattiecināšanai:nav pamatotas kalkulācijas;zz

izmaksās iekļauj rēķinus arī par tiem mēnešiem, kad telpās nav notikusi zzneviena darbība/aktivitāte.

Viena no prasībām projektos ir nodrošināt publicitātes pasākumus, kas var būt visdažādākie – no sludinājumiem avīzēs līdz lielām preses konfe-rencēm. Līdz ar to bez tādiem ierastiem dokumentiem kā rēķins, maksā-jumi, var būt arī citi dokumenti, kas apliecina izmaksu rašanos.

Projekta ieviesējs dažkārt grēko, paredzot budžetā publicitātes pasāku-mus tikai tāpēc, ka tie ir jāparedz. Tādējādi gadās, ka reāli īstenotie publici-tātes pasākumi ir naudas iztērēšana, kas nedod nekādu pievienoto vērtību.

Ieviešot tādus publicitātes pasākumus kā, piemēram, konferences, turklāt paredzot dažādus ēdināšanas izdevumus, noteikti vajag piereģistrēt konferen-ces dalībniekus. Tādējādi konferences izmaksas, kas varbūt pirmajā acu uzme-tienā šķistu nesamērīgi lielas, var objektīvi pamatot ar dalībnieku skaitu.

PIEMĒRA ANALĪZE:

Projekta budžetā ieplānoti publicitātes pasākumi – trīs sludinājumi. Visi trīs sludinājumi ir publicēti, rēķini apmaksāti, taču pēdējo divu sludinājumu izmaksas projektu pārraugošā iestāde neatzīst par attiecināmām. Sludinā-jumi tiešām ir noformēti atbilstoši publicitātes prasībām, bet nesatur nekādu informāciju. Pirmais sludinājums vēsta, ka ir uzsākta projekta Nr. XXXX īstenošana. Šī sludinājuma izmaksas tiek atzītas par attiecināmām, jo pro-jektā plānots piesaistīt mērķa grupu. Lai arī tiešā veidā sludinājums neaicina mērķa grupu, netieši tas var veicināt grupas nokomplektēšanu. Otrajā slu-dinājumā tiek pavēstīts, ka projekta īstenošana turpinās, bet trešajā – ka projekts ir noslēdzies. Vairāk informācijas netiek sniegts.

83


Iespieddarbu izmaksas pamatojošie dokumenti:līgums par tipogrāfijas pakalpojumiem;zz

rēķins vai stingrās uzskaites preču pavadzīme–rēķins;zz

samaksas dokumenti.zz

PIEMĒRA ANALĪZE:Līgumā par 1000 bukletu iespiešanu pasūtītājs un izpildītājs vie-

nojas, ka samaksa tiks veikta pēc stingrās uzskaites preču pavadzīmes rēķina saņemšanas. Faktiski projektā kā attaisnojuma dokuments tiek iesniegts vienkāršs faktūrrēķins. Audits norāda, ka izmaksas nevar tikt attiecinātas, jo nav stingrās uzskaites preču pavadzīmes rēķina. Tiek pie-gādāta prece – bukleti, kas būtu jāpamato ar preču pavadzīmi rēķinu (PPR), arī savstarpējā līgumā ir šāda atruna. Taču PPR nav izrakstīta, un izmaksas ir atzīstamas par neattiecināmām. Šāda situācija nebūtu izvei-dojusies, ja abas puses precīzi būtu vienojušās, ko izpildītājs ražo – preci vai pakalpojumu – un ja par to būtu arī skaidri vienojušās savstarpējā līgumā. Iespieddarbus var interpretēt gan kā preci, gan kā pakalpojumu. To nosaka iespieddarbu veicējs, aprēķinot, kā sniegtajā precē ir vairāk – materiālu izmaksu vai veicamā darba, un atkarībā no rezultāta nosakot, vai tiek ražota prece vai sniegts pakalpojums. Tas arī skaidri jānorāda gan līgumā, gan rēķinā. Tātad: pakalpojums – iespieddarbi (1000 gabali), prece – bukleti (1000 gabali).

3.4. Pievienotās vērtības nodoklis

MK 2004. gada 7. septembra noteikumi Nr. 782 „Kārtība, kādā sniedz un pārbauda informāciju par pievienotās vērtības nodokļa piemērošanu Eiropas Savienības struktūrfondu līdzfinansēto projektu ietvaros un pie-ņem lēmumu par pievienotās vērtības nodokļa iekļaušanu projektu attie-cināmajās izmaksās” nosaka veidu, kā PVN tiek iekļauts projekta attieci-nāmās izmaksās.

Projekta īstenotājs aizpilda šo noteikumu 1. pielikumu „Struktūrfonda projekta pieteicēja aptaujas lapa par pievienotās vērtības nodokļa piemē-rošanu projekta ietvaros”, tādejādi norādot, vai iekļaus PVN projekta attie-cināmās izmaksās vai atgūs tās caur priekšnodokli. Tiesības PVN iekļaut attiecināmās izmaksās ir tām organizācijām, kas nevar PVN atgūt caur priekšnodokli. Organizācijas, kas ir reģistrētas ar pievienotās vērtības

84


nodokli apliekamo personu reģistrā, izvērtē, vai tās iekļaus PVN priekš-nodoklī vai projekta attiecināmajās izmaksās. Atbilstoši MK noteikumiem šīm organizācijām būs jāsaņem VID lēmums, ka PVN, ko plāno iekļaut projekta attiecināmās izmaksās, nav atgūts caur priekšnodokli (MK notei-kumu 2. pielikums – atskaites forma).

Visbiežāk rodas jautājums, kā lai izvērtē, vai PVN var vai nevar uzskatīt par projekta attiecināmām izmaksām.

IEVĒRO!

Nedrīkst pieļaut dubulto finansējumu! Tas nozīmē, ka izmaksas, kas ir kaut kādā citā veidā atgūstamas no valsts budžeta vai kam jau ir cits finansējums, NEDRĪKST iekļaut projekta attiecināmās izmaksās. PVN ir tieši šis gadījums.

Tikai pati organizācija izvērtē, kāda būs tās rīcība saistībā ar PVN. Izvēr-tēšanas procesā organizācija vadās pēc sekojošā (skat. atsauces uz likumu „Par pievienotās vērtības nodokli”):

Vērtējums RīcībaOrganizācija ir ar PVN apliekamā persona un veic tikai ar PVN aplie-kamus darījumus.

PVN ir neattiecināmas izmaksas. Pro-jekta izmaksās tās nedrīkst iekļaut, jo ir tiesības to atgūt no valsts budžeta caur priekšnodokli

Apliekamā persona veic gan aplie-kamus, gan neapliekamus darī-jumus (likuma 2. panta 2. daļā, 6. pantā un 18. pantā minētie darījumi )

PVN var būt gan attiecināmas, gan neat-tiecināmas izmaksas. Ja projekta ietvaros iegādātās preces un saņemtie pakalpo-jumi tiks izmantoti gan apliekamo, gan neapliekamo darījumu nodrošināšanai, apliekamajai personai nav tiesību visu samaksāto vai maksājamo PVN atskaitīt kā priekšnodokli. Šajā gadījumā neat-skaitāmā PVN daļa var tikt uzskatīta par projekta attiecināmajām izmaksām. Organizācijai jārēķina proporcija, lai noteiktu PVN daļu, kas uzskatāma par neatskaitāmo priekšnodokli. Skat. 1. praktisko piemēru.

85


Vērtējums RīcībaApliekamā persona veic gan aplie-kamus darījumus, gan tādus, kas ir ārpus PVN likuma darbības jomas (piemēram, pašvaldības nodrošina ar likumu noteiktās funkcijas). (likuma 2. panta 2. un 22. daļā, kā arī 18. pantā minētie darījumi)

PVN var būt gan attiecināmas, gan neat-tiecināmas izmaksas.Ja projekta ietvaros iegādātās preces un saņemtie pakalpojumi tiks izmantoti gan apliekamo, gan arī tādu izmaksu nodro-šināšanai, kas ir ārpus likuma darbības jomas, apliekamajai personai nav tiesību visu samaksāto vai maksājamo PVN atskaitīt kā priekšnodokli. Šajā gadījumā neatskaitāmā PVN daļa var tikt uzskatīta par projekta attiecināmajām izmaksām. Skat. 1. praktisko piemēru.

Neapliekama persona veic ar PVN neapliekamus darījumus un tādus darījumus, kas ir ārpus PVN likuma darbības jomas (visbiežāk biedrības un nodibinājumi)

PVN ir attiecināmās izmaksas

Organizācija veic ar PVN aplieka-mas darbības tādā apmērā, kas dod tiesības nereģistrēties VID ar PVN apliekamo personu reģistrā.

PVN reģistrā apliekamai personai nav tiesību atskaitīt priekšnodokli. Tas nozīmē, ka projektu ietvaros samaksātais PVN varētu būt attiecināmās izmaksas. Ja projekta veikšanas laikā (jebkuru 12 mēnešu periodā) ar PVN aplie-kamo darījumu apjoms pārsniegs LVL 10 000,00, tad personai ir pienā-kums reģistrēties VID ar PVN apliekamo personu reģistrā. Sākot ar reģistrācijas dienu, apliekamai personai var rasties tiesības atskaitīt priekšnodokli, un PVN var arī vairs nebūt attiecināmās izmak-sas. Svarīgi informēt par šīm izmaiņām projekta pārraugošo iestādi.

1. PRAKTISKAIS PIEMĒRS:PVN maksātājs 2008. gada novembrī veicis šādus darījumus:

1) sniedzis ar PVN apliekamus darījums par summu LVL 4000,00 + PVN LVL 840,00;

2) sniedzis ar PVN neapliekamus darījumus par summu LVL 3000,00 + PVN LVL 630,00;

86


3) lai nodrošinātu organizācijas saimniecisko darbību, bijuši izdevumi LVL 500,00 + PVN LVL 105,00;

4) projekta ietvaros saņemti pakalpojumi par LVL 500,00 + PVN LVL 105,00;

5) projekta ietvaros saņemtas preces par LVL 1000,00 + PVN LVL 210,00.Ņemot vērā, ka nav nodrošināta atsevišķa uzskaite ar PVN aplieka-

miem un neapliekamiem darījumiem, izrēķināsim proporciju.3000/4000*100 = 75%Neatskaitāmais priekšnodoklis aprēķināms šādi:105*75% = LVL 78,75210*75% = LVL 157,50Tātad summa, ko nevar iekļaut priekšnodoklī, ir LVL 236,25Šo summu var iekļaut projekta attiecināmās izmaksās. Atbilstoši

MK noteikumu Nr. 782 2. pielikumam pārskatā būs jānorāda visa PVN summa, bet kolonnā „attiecīgajam taksācijas periodam noteiktā propor-cija vai atzīme par atsevišķas uzskaites nodrošināšanu” struktūrfonda finansējuma saņēmējs norādīs attiecīgajam taksācijas periodam (kad tika veikts darījums) noteikto proporciju vai atzīmi “atsevišķa uzskaite”, ja tiek nodrošināta atsevišķa uzskaite precēm un pakalpojumiem, kas paredzēti tādu darījumu nodrošināšanai, kuri nav apliekami ar PVN vai uz kuriem nav attiecināmas likuma “Par pievienotās vērtības nodokli” normas.

Ja tiek nodrošināta atsevišķa uzskaite, tad proporciju, protams, nerē-ķina.

2. PRAKTISKAIS PIEMĒRS:PVN maksātājs – pašvaldība 2008. gada novembrī veikusi šādus darī-

jumus:1) radušies ieņēmumi no nodevām LVL 5000,00, kas nav jāuzrāda PVN

deklarācijā;2) nomājis telpas, ieņēmumi LVL 4000,00 + PVN LVL 840,00;3) radušies izdevumi valsts izpildvaras funkciju nodrošināšanai LVL

4000,00 + PVN LVL 840,00;4) radušies izdevumi nomāto telpu uzturēšanai LVL 700 + PVN LVL

147,00;5) projekta ietvaros saņemti pakalpojumi par LVL 500,00 + PVN LVL

105,00;6) projekta ietvaros saņemtas preces par LVL 1000,00 + PVN LVL

210,00.

87


Pašvaldībā ir nodrošināta atsevišķa uzskaite ar PVN apliekamiem un neapliekamiem darījumiem.

PVN deklarācijā priekšnodokļa pusē kā kopējais priekšnodoklis tiks norādīta visa PVN summa (skatīt pasvītrotās summas piemērā). Neat-skaitāmais priekšnodoklis būs PVN summa par projekta ietvaros saņem-tajām precēm un pakalpojumiem. Savukārt par PVN summu LVL 147,00 pašvaldībai ir tiesības samazināt valsts budžetā maksājamo PVN summu (skat. PVN no ieņēmumiem par telpu nomu).

Ja ir skaidrs, ka PVN ir iekļaujams projekta attiecināmajās izmaksās, tad nākamais klupšanas akmens ir ar rēķiniem, uz kuriem parādās PVN, bet kuri nav izrakstīti ar attiecīgās pašvaldības rekvizītiem. Savukārt, fiziskām personām klupšanas akmens ir tie projektā iesaistītie darbinieki, kuriem kompensējam izdevumus, kas radušies saistībā ar projekta darbību/akti-vitāšu īstenošanu. Apskatītais piemērs ir par sakaru pakalpojumiem, kad organizācija patapina fiziskas personas telefonu un telefona numuru. Rēķins no pakalpojuma sniedzēja tiek saņemts ar PVN, taču rēķinā ir fiziskās per-sonas rekvizīti. Šajā gadījumā organizācija atskaitēs, kas jāiesniedz projekta pāraugošajai iestādei un kurās ir paredzēts izdalīt PVN, uzreiz visu summu norāda izdevumos, neizdalot PVN. Pašvaldībai nav tiesību priekšnodoklī iekļaut tādus izdevumus, kuru apliecinošie dokumenti nav noformēti ar organizācijas rekvizītiem.

88


4. PROGRESA PĀRSKATI UN FINANŠU ATSKAITES

Noslēgtajā līgumā vai vienošanās dokumentā starp pašvaldību un attie-cīgās ES fondu aktivitātes ieviesēju – sadarbības iestādi – tiek noteiktas atskaites formas un atskaišu biežums, ko nāksies aizpildīt. Šajā nodaļā runāts par projekta progresa pārskatu un maksājuma pieprasījumu sagata-vošanu, norādot uz būtiskākajām kļūdām.

4.1. Projekta progresa pārskats

Progresa pārskati ir jāgatavo par noteiktiem periodiem, kas atrunāti līgumā ar sadarbības iestādi. Progresa pārskatā jānorāda periodā veiktās darbības/aktivitātes, sasniegtie rezultāti, iesaistītā mērķgrupa u.c. informā-cija par projektā paveikto.

IEVĒRO!

Sadarbības iestādei, lemjot par projekta attiecināmajām izmaksām, projekta tehniskā progresa pārskats ir tikpat svarīgs un nozīmīgs kā projekta maksājuma pieprasījums. Maksājuma pieprasījumā iekļautā informācija norāda, kādā veidā izdevumi radušies (līgums, rēķins, apmaksas dokuments), bet tehniskā progresa pārskatā jābūt informā-cijai, kāpēc šādi izdevumi bija nepieciešami projekta īstenošanai.

Biežāk pieļautā kļūda, gatavojot progresa pārskatus, ir tā, ka tie tiek formāli sagatavoti un nesniedz konkrētu informāciju par projektā paveikto. Dažkārt progresa pārskatā informācija tiek pārkopēta no projekta iesnie-guma un nākotnes vēlamā forma tiek nomainīta pret pagātnes, kas ir vēl sliktāk. Šāda informācija ir virspusēja, nesniedz reālās situācijas atspoguļo-jumu un finansējuma piešķīrējam ir grūti izvērtēt to, kādā kvalitātē projekts ir ieviests, un, vai visas darbības/aktivitātes tiešām ir notikušas.

Progresa pārskatā, aprakstot ieviestās darbības/aktivitātes, jānorāda gan veiktās darbības, gan rezultatīvos rādītājus no projekta uzsākšanas dienas līdz atskaites perioda beigu datumam. Mērķu izvērtējumā jānorāda, pēc kuriem rezultātiem varam spriest, ka projekta mērķis ir sasniegts, kā arī,

89


pēc kādiem rādītājiem varam izvērtēt rezultātu ietekmi. Aprakstiem nav jābūt gariem, bet gan izsmeļošiem, tiem jāparāda izmantotās darba meto-des, problēmas, ar kādām nācās saskarties darbību/aktivitāšu īstenošanas laikā, kā tās tika risinātas, kādas izmaiņas tika veiktas u.tml.

PIEMĒRA ANALĪZE:Projekta noslēguma pasākums notika 2009. gada 31. martā, tajā pie-

dalījās projektā iesaistīto institūciju darbinieki un mērķgrupas dalībnieki, kopā 40 personas. Aktivitāte ieviesta saskaņā ar plānoto.

Lai gan informācija nav nepareiza, jo par pasākuma laiku, norises vietu, dalībnieku skaitu finansējuma devējs varēs pārliecināties, arī paskatoties pasākuma reģistrācijas lapā. Tomēr šajā gadījumā aprakstu varētu papildi-nāt, norādot, ka nosūtīti ielūgumi dažādām institūcijām, to darbiniekiem, izplatīta informācija masu medijiem, uzaicināti vieslektori, nodrošināts transports mērķgrupas nokļūšanai uz pasākuma vietu, katram pasākuma dalībniekam sagatavots izdales materiāls, kurā iekļauta projekta ietvaros izstrādātā metodika un brošūra, par noslēguma pasākumu bijusi publikā-cija reģionālajā avīzē u.tml.

Jānorāda, ka projektos mēdz būt tādas darbības/aktivitātes, kurām nav dokumentu, ko pievienot, lai apliecinātu to sekmīgu īstenošanu. Piemēram, mērķgrupas informēšana un motivēšana iesaistīties projektā – kā iespējams parādīt, ka ir tikusi uzrunāta potenciālā mērķgrupa, ir tikušas veiktas indi-viduālās pārrunas? Šajā gadījumā darbības/aktivitātes īstenošanu pamatos projekta īstenotāju sniegtais apraksts – kur tika veiktas pārrunas, cik cilvēki tika uzrunāti u.c., bet rezultātu pamatos mērķgrupas dalībnieku saraksts, kas piekrita iesaistīties projekta darbībās/aktivitātēs. Protams, ir vēl citas metodes, kā informēt un motivēt mērķgrupas dalībniekus, un tās visas norādāmas aprakstā pie darbības/aktivitātes īstenošanas.

Progresa pārskatā iekļautai informācijai jābūt saskaņā ar projektā plā-noto, piemēram, pie sasniegtajiem rezultātiem projektā nevar uzskaitīt tikai apmācīto mērķgrupu, pašvaldības darbinieku un izstrādāto programmu skaitu, ja projekta aprakstā kā rezultāti tika plānoti arī vairāku iestāžu sadarbības tīkla izveide, vienotas metodikas informācijas apmaiņai ievie-šana. Svarīgi projektu īstenošanas gaitā, kā arī projekta progresa pārskatā lietot tādu pašu terminoloģiju kā projekta iesniegumā, lai jebkurai kom-petentai trešajai personai no malas, iepazīstoties ar projektā plānoto un paveikto, nerodas jautājums – vai projekts īstenots pēc noteiktā apraksta?

90


Piemēram, ja tika plānots izstrādāt un ieviest metodiku, tad kāpēc izstrā-dāta programma un vai starp šiem dokumentiem šajā gadījumā ir velkama vienlīdzības zīme, vai arī kāpēc plānotā metodika netika izstrādāta, bet ir izstrādāta pavisam cita programma.

Jāatzīst, kas viss ir atkarīgs gan no projekta, gan darbības/aktivitātes specifikas, bet lielākais informācijas avots par ieguldīto darbu projekta akti-vitāšu īstenošanā ir tieši tehniskā progresa pārskats.

Kā jau iepriekš minēts, progresa pārskatam pielikumā iesniedzamas projekta darbību/aktivitāšu apliecinošu dokumentu kopijas. Bieži kļūdaini tiek domāts, ka tikai pārskatam pievienotās dokumentu kopijas pamato darbību/aktivitāšu īstenošanu.

IEVĒRO!

Progresa pārskatam pielikumā pievienotie dokumenti ir ļoti svarīgi, bet tiem ir jāpapildina progresa pārskatā aprakstītais, nevis otrādi.

Tā kā dokumentu oriģināliem jāglabājas pie projekta ieviesēja, ne tikai progresa pārskatam, bet arī maksājuma pieprasījumam jāpievieno projekta dokumentu kopijas, kas noformētas atbilstoši Ministru kabineta noteiku-miem Nr. 154 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”:

Kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt attiecīgam uzrakstam ar zzlielajiem burtiem “KOPIJA”;Uz kopijas jābūt apliecinājuma uzrakstam “Kopija pareiza”, kopijas zzapliecinātājas amatpersonas pilnam amata nosaukumam (ietverot paš-valdības nosaukumu), pašrocīgam personiskajam parakstam un tā atšif-rējumam, apliecinājuma vietas nosaukumam, apliecinājuma datumam, zīmoga nospiedumam;Ja dokumenta kopija ir uz vairākām lapām, to pareizību drīkst aplieci-zznāt, ja visas lapas ir numurētas un cauršūtas (caurauklotas);Dokumenta kopijas pareizību ar savu parakstu apliecina pašvaldības zzvadītājs vai tā pilnvarota amatpersona. Pilnvarojumam apliecināt doku-menta noraksta pareizību jābūt dotam attiecīgā rīkojumā vai organiza-toriskā dokumentā.

91


Dokumenta norakstam vai kopijai, kuras pareizība apliecināta tikai ar zīmoga nospiedumu vai tikai ar parakstu, nav juridiska spēka. Atgādinām, ka neatbilstoši apstiprinātas kopijas projektu pārraugošās iestādes saņem ļoti bieži.

Progresa pārskatā pielikumi ir jāuzrāda pielikumu sarakstā, dokumentu kopijas jānumurē un jāpievieno secīgi kā sarakstā.

Svarīgi, ka informācija progresa pārskatā nedrīkst būt pretrunā ar infor-māciju pielikumos, biežāk gan sastopama situācija, ka pārskatā sniegtā informācija pilnībā nesaskan ar pielikumos atainoto. Piemēram, pārskatā tiek norādīts, ka notikuši septiņi semināri, bet pielikumā reģistrācijas lapas ir tikai par pieciem semināriem, vai arī pārskatā par iesaistītās mērķgrupas statistiku norādīts, ka kopā projekta darbībās/aktivitātēs piedalās 50 cilvēki, bet, salīdzinot dalībnieku sarakstus, redzams, ka iesaistīti tikai 40 dalīb-nieki. Abos gadījumos ir pamats domāt, ka ir pieļautas tehniskas kļūdas, kuras iespējams labot, piemēram, iesniedzot papildus divu semināru reģis-trācijas lapas, taču mēdz būt arī sarežģītākas situācijas, kur nepieciešami papildu skaidrojumi par notikušajām izmaiņām.

IEVĒRO!

Pirms veicat būtiskas izmaiņas projektā, nepieciešams izpētīt, cik lielas izmaiņas no plānotā ir atļautas un atrunātas līgumā ar finan-sējuma devēju. Lai izvairītos no situācijas, kad finansējuma devējs uzskata, ka izmaiņas nedrīkstēja veikt, un to izmaksas nav attiecinā-mas, ieteicams jau laikus saskaņot visas izmaiņas (sīkāk par to sadaļā par projekta grozījumu gatavošanu).

Progresa pārskatam kā stāstījumam ir arī jāpapildina maksājuma pie-prasījums, jāskaidro, kurām darbībām/aktivitātēm noteikta veida izdevumi bija nepieciešami, jo finansējuma devējs par projektā attiecināmiem atzīs tikai tos izdevumus, kuri nepārprotami ir nepieciešami projekta īstenoša-nai un paredzēti līgumā.

Visas kļūdas, neprecizitātes un nesakritības progresa pārskatā, iesnieg-tajos pielikumos, maksājuma pieprasījumā rada jautājumus, kā rezultātā finansējuma devējs var lūgt sniegt papildu dokumentus, skaidrojumus un labojumus jau iesniegtajos pārskatos. Šāda ziņojuma papildināšana pagarina

92


pārskata apstiprināšanas laiku. Taču dokumentu trūkums, neprecīzi skaid-rojumi var būt par iemeslu, ka finansējuma devējs atzīst kādus izdevumus par neattiecināmiem un tie jāsedz no pašvaldības līdzekļiem.

4.2. Maksājuma pieprasījums

Parasti ar pašu maksājuma pieprasījuma formas aizpildīšanu rodas mazāk problēmu, nekā ar to, kādus dokumentus pievienot. MK noteikumu Nr.418 „Kārtība, kādā paredzami valsts budžeta līdzekļi Eiropas Savienības fonda līdzfinansēto projektu īstenošanai, kā arī maksājumu veikšanas un izdevumu deklarācijas sagatavošanas kārtība” 24.punkts nosaka, kāda ir maksājumu veikšanas kārtība, ja finansējuma saņēmējs ir pašvaldība. Šo noteikumu 4.pielikumā ir maksājuma pieprasījuma forma.

Maksājuma pieprasījumam ir šādas galvenās sadaļas: 1. Informācija par pieprasījumu;2. Informācija par projektu;3. Informācija par ES fonda finansējuma saņēmēju;4. Attiecināmo izdevumu kopsavilkums;5. Pārskata periodā attiecināmie izdevumi;6. Bankas informācija;7. Apliecinājums izdevumu sertificēšanai.

Vairākas sadarbības iestādes ir izstrādājušas atsevišķu metodiku mak-sājuma pieprasījuma aizpildīšanai, ko vēlams izlasīt un rūpīgi ievērot, lai nerastos pārpratumi turpmākā darba gaitā. Informācijai par projektu, kā arī citai norādāmajai pamatinformācijai, ko norāda maksājuma pieprasī-jumā, jāsakrīt ar līgumā par projekta īstenošanu norādīto informāciju.

IEVĒRO!

Maksājuma pieprasījumi tiek pieņemti tikai tādā formā, kā to nosaka MK noteikumi Nr.418 „Kārtība, kādā paredzami valsts budžeta līdzekļi Eiropas Savienības fonda līdzfinansēto projektu īstenošanai, kā arī maksājumu veikšanas un izdevumu deklarācijas sagatavošanas kārtība”.

93


Maksājuma pieprasījums jāpapildina ar attaisnotos izdevumus aplie-cinošu dokumentu apstiprinātām kopijām, kurus jāapstiprina atbilstoši MK noteikumiem Nr. 154 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”.

Apakšnodaļā par attaisnojuma dokumentiem jau apskatījām, kādi pamatojošie dokumenti apliecina izmaksas.

IEVĒRO!

Jo kārtīgāk un precīzāk būs sakārtoti attaisnojuma dokumenti un sagatavots maksājuma pieprasījums, jo ātrāk to varēs izskatīt, apstip-rināt un saņemt nākamo maksājumu, ja tāds paredzēts.

Paskatīsimies no pārraugošās iestādes maksājuma pieprasījuma lieto-juma ērtuma viedokļa uz pievienotajiem dokumentiem.

1. variantsTiek sagatavots maksājuma pieprasījums. Tam pievieno izdruku no

bankas konta par visiem veiktajiem maksājumiem, kā arī attaisnojuma dokumentus hronoloģiskā secībā, vadoties pēc bankas konta izraksta. Atskaites sagatavotājam, iespējams, šāda pieeja ir ērta, jo viņa grāmatvedībā ir iekārtota mape, kurā hronoloģiskā secībā glabājas visi maksājumi un tos pamatojošie dokumenti. Kopiju sagatavošana ir tehniska – dokumentus atliek tikai nokopēt. Jāatceras, ka atskaite nav nepieciešama tikai projektu pārraugošai iestādei, arī projekta izstrādātājs to var lietot kā izmaksu kon-troles mehānismu. Raugoties no atskaites pārbaudītāja viedokļa, ērtākai kontroles veikšanai atskaitē izmaksas būtu jānorāda pa izmaksu pozīci-jām. Tas nozīmē, ka vienkopus ir visas transporta izmaksas, komandējumu izmaksas un tamlīdzīgi. Pieņemsim, ka pirmais ieraksts maksājumu pie-prasījumā ir ekspertu izmaksas. Norādīti attaisnojuma dokumenti. Tā kā izmaksa ekspertam ir notikusi atskaites perioda vidū, projektu pārraugo-šajai iestādei hronoloģiski pievienotajos maksājuma dokumentos attais-nojuma dokumentus ir jāmeklē. Tāpēc jāizturas saprotoši gadījumā, ja tiek lūgts dokumentus sakārtot atbilstoši maksājumu pieprasījumā norādītajām izmaksu pozīcijām.

94


2. variantsTiek sagatavots maksājuma pieprasījums. Tam pievieno izdruku no

bankas konta par visiem veiktajiem maksājumiem, bet attaisnojuma doku-mentus pievieno atbilstoši maksājumu pieprasījumā norādītajām izmaksu pozīcijām. Šāds variants ir ērtāks no pārbaudes viedokļa, jo konta izdrukā maksājumus viegli identificēt pēc datumiem.

3. variants.Tiek sagatavots maksājuma pieprasījums. Tam pievieno izdruku no

bankas konta par visiem veiktajiem maksājumiem, pārējos attaisnojuma dokumentus pievieno atbilstoši maksājumu pieprasījumā norādītajām izmaksu pozīcijām, papildus tiek pievienots arī maksājuma uzdevums. Šāda pieeja ļauj ērti pārbaudīt izmaksas, taču pašvaldībai rodas papildu darbs, bez konta izdrukām sagatavojot un pievienojot arī maksājuma uzde-vuma kopijas.

Kurš ir maksājuma uzdevuma datums?Maksājuma uzdevums Valsts kasē tiek sagatavots vienā dienā, bet nau-

das pārskaitījums notiek tikai nākamajā dienā. Kuru datumu norādīt kā maksājuma uzdevuma veikšanas datumu? Pārskaitījums tiek uzskatīts par veiktu tajā dienā, kad nauda tiek noņemta no konta, tāpēc datums, kas jānorāda atskaitē, ir faktiskā naudas pārskaitījuma datums.

Konta izraksts vai maksājuma uzdevums?Ja maksājuma uzdevumā parādās atzīme (reference), ka maksājums

veikts, konta izrakstu var nepievienot, ja vien tāda nav pārraugošās iestādes izvirzīta obligāta prasība.

Kas ir maksājuma numurs un datums čekam?Čeks pats jau apliecina izmaksu rašanos, tāpēc atskaites sadaļā, kur

prasīts norādīt maksājuma numuru un datumu, var norādīt čeka numuru un datumu. Savstarpējiem norēķiniem starp avansieri un organizāciju šajā gadījumā ir sekundāra nozīme. Par kļūdu netiek uzskatīts tas, ka maksā-juma numura un datuma vietā tiek norādīts maksājums, ko organizācija veic, lai norēķinātos ar avansieri, šajā gadījumā kā pamatojošs dokuments jānorāda avansa norēķins, kas ietver visu informāciju par veiktajām izmak-sām.

Projekta izdevumu kontu apgrozījuma pārskats.Grāmatvedībā uzskaitītajām summām jāsakrīt ar maksājumu pieprasī-

jumā norādītajām summām. Ja summas nesakrīt, par finanšu uzskaiti atbil-dīgās personas pienākums ir veikt pārbaudi un nepieciešamības gadījumā

95


novērst nepilnību. Ja izmaksu nesakritībai ir objektīvs pamats, tad par to nepieciešams iesniegt grāmatvedības izziņu, kur minētā nesakritībā izskaidrota.

Daļa dokumentu jau pievienoti, iesniedzot iepriekšējo maksājumu pie-prasījumu. Vai tie jāpievieno atkārtoti?

Gan jā, gan nē. Ja dokumentu ir daudz, pievienojot atkārtoti, piemēram, līgumu, pēc kura noslēgšanas izmaksas ir radušās visā projekta īstenošanas gaitā, tiek atvieglots darbs pārraugošajai iestādei, kam nav jāmeklē attais-nojuma dokuments iepriekšējā maksājuma pieprasījumā, bet tajā pašā laikā tiek uzlikts papildu slogs sev. No vienas puses – atskaiti būtu iespējams izskatīt ātrāk, no otras puses – jums vajag ilgāku laiku, lai sagatavotu visas attaisnojuma dokumentu kopijas. Abas puses ir ieinteresētas projekta sek-mīgā īstenošanā, tāpēc šoreiz galvenais ieteikums – sadarbojieties!

96


5. PĀRBAUDES PROJEKTA ĪSTENOŠANAS VIETĀ

26.06.2007. MK noteikumi Nr. 440 “Kārtība, kādā vadošā iestāde, ser-tifikācijas iestāde, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic pārbaudi Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda finansētā projekta īstenošanas vietā” nosaka projekta pārbaužu veikšanas kārtību.

Īsumā rezumējot, šie MK noteikumi nosaka, ka sadarbības iestādei vai atbildīgajai iestādei ir tiesības veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas ar ES struktūrfonda finansējuma saņēmēju, kā arī projekta īstenošanas laikā un piecu gadu laikā pēc pēdējā maksājuma veikšanas finansējuma saņēmējam.

Pārbaudē, kas tiek veikta pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde pārliecinās par faktisko projekta īstenošanu, attiecīgi vismaz trīs darbdienas iepriekš par minēto pārbaudi informējot finansējuma saņēmēju.

Par pārējām pārbaudēm sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde finan-sējuma saņēmēju brīdina vismaz piecas darbdienas iepriekš. Sadarbības iestādei vai atbildīgajai iestādei ir tiesības finansējuma saņēmēju iepriekš neinformēt par pārbaudi projekta īstenošanas vietā, lai pārliecinātos, vai finansējuma saņēmējs piedalās un organizē projektā paredzētās mācības vai reprezentācijas pasākumus. Tas nozīmē, ka projektos var rēķināties arī ar neplānotām pārbaudēm. Pārējos gadījumos par pārbaudēm finansējuma saņēmējs kā iepriekš jau minēts tiek informēts laikus.

Projekta īstenošanas laikā sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā, lai pārliecinātos, vai projekts tiek īstenots saskaņā ar līgumu vai vienošanos un izdevumi, kas pretendē uz atmaksu no ES struktūrfondu līdzekļiem, ir faktiski veikti un ir attiecināmi. Sadarbības iestāde arī pārbauda, vai finansējuma saņēmējs nodrošina, lai atbilstoši normatīvajiem aktiem par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu, kā arī atbilstoši Eiro-pas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības likumam tiktu glabāti šādi ar ES struktūrfonda projekta īstenošanu saistīto dokumentu oriģināli un to atvasinājumi ar juridisku spēku:

projekta iesniegumi un jebkuri ar ES struktūrfondu projektu saistītie zzsarakstes dokumenti;iepirkuma dokumentācija, tai skaitā iepirkuma komisijas sēžu protokoli, zzlēmumi, vērtēšanas ziņojumi, informatīvie paziņojumi, pretendentu iesniegtie piedāvājumi;

97


projekta ietvaros noslēgtie līgumi;zz

veiktos darbus, piegādes un sniegtos pakalpojumus apliecinoši doku-zzmenti, tai skaitā pieņemšanas un nodošanas akti, preču pavadzīmes rēķini, pavadzīmes ar Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtajiem numuriem, faktūrrēķini;veiktos maksājumus apliecinoši dokumenti, tai skaitā maksājumu uzde-zzvumi, bankas konta izraksti vai Valsts kases konta izdrukas par veikta-jiem darījumiem.

Tāpat pārbaudēs, kas tiek veiktas projekta īstenošanas laikā, tiek pār-baudīts, vai projekta ietvaros veiktie darbi, piegādes, maksājumi un sniegtie pakalpojumi atbilst projektā paredzētajam, tai skaitā pārbauda, vai:

darbi vai piegādes ir veiktas un pakalpojumi ir sniegti saskaņā ar finan-zzsējuma saņēmēja un izpildītāja noslēgtajiem līgumiem;maksājumi atbilst izpildītāju noslēgtajiem līgumiem, veiktajiem dar-zzbiem, piegādēm un sniegtajiem pakalpojumiem, un finansējuma saņē-mējam ir attiecīgie attaisnojuma dokumenti;ievērotas publiskā iepirkuma, valsts atbalsta un vides aizsardzības pra-zzsības un dzimumu līdztiesības princips;ir ievērotas prasības, kas noteiktas normatīvajos aktos par ES struktūr-zzfondu publicitāti un vizuālo identitāti.

Papildus tiek pārbaudīts, vai saskaņā ar darbību/aktivitāšu īstenošanas nosacījumiem projekta attiecināmajos izdevumos nav iekļauti finansējuma saņēmēja pamatdarbības izdevumi vai citu Eiropas Kopienas vai valsts, vai pašvaldības līdzfinansēto projektu izdevumi, tādējādi novēršot dubultu finansēšanu un nodrošinot faktisko ar attiecīgā projekta īstenošanu sais-tīto izdevumu atmaksu.

Pārbaudēs, kas tiek veiktas piecu gadu laikā pēc pēdējā maksājuma finansējuma saņēmējam, sadarbības iestādes vai atbildīgās iestādes mērķis ir gūt pārliecību, vai projekta ietvaros sasniegtie rezultāti tiek uzturēti, vai projekta ietvaros iegādātās materiālās vērtības nav norakstītas vai citādi atsavinātas, kā arī kopumā novērtēt projekta radīto ietekmi.

Pašvaldības, pie kurām iepriekšējā periodā pārbaudes jau ir bijušas, zina, ka tās var notikt dažādi. Var tikt pārbaudīta tikai daļa no attaisnojuma dokumentiem, kā, piemēram, var tikt pārbaudīti attaisnojuma dokumentu

98


oriģināli tikai vienam no iesniegtajiem maksājuma pieprasījumiem. Var pārbaudīt, vai iegādātās vērtības atrodas uz vietas, vai notiek paredzētās aktivitātes. Aplūkosim iespējamos jautājumus, kas varētu interesēt pār-baudi veikušās iestādes.

PIEMĒRS:

Kontroljautājumi Rīcības skaidrojums

Vai projekta dar-bības/aktivitātes ir ieviestas saskaņā ar projekta iesniegumu un metodēm?Vai ir notikušas līdz pārbaudes brīdim visas paredzētās dar-bības/aktivitātes?

Pārbauda, vai projekta darbības/aktivitātes ir ieviestas saskaņā ar projekta iesniegumā noteiktajiem norādī-jumiem. Piemēram, ja Detalizētajā darbību/aktivitāšu aprakstā ir norādīts, ka „lekcijas notiks 2x nedēļā pirmdienās un ceturtdienās no 2008. novembra līdz 2009. gada martam”, pārbauda dokumentāciju, kas apliecina notikušo nodarbību biežumu, un konstatē, vai tās tiešām notiek divas reizes nedēļā attiecīgajā laika periodā. Pašvaldībai var lūgt uzrādīt lekciju plā-nus, nodarbību reģistrācijas lapas, lekciju materiālus un jebkuru citu informāciju, kas var kalpot par pierā-dījumu. Pašvaldības pienākums ir glabāt augstākminē-tos pierādījumus.

Vai tiek iesaistīta /sasniegta visa plā-notā mērķa grupa?

Darbinieki, kas veic pārbaudi, var pārbaudīt dokumen-tāciju, kurā atspoguļoti dati par mērķa grupu (līgumi ar dalībniekiem, personu lietas, reģistrācijas saraksti, individuālie rehabilitācijas plāni, anketas u.tml.);Pārbaudes laikā iegūtā informācija tiks salīdzināta ar projekta iesniegumā norādīto. Pārbaudes īstenošanas brīdī pēc darbību/aktivitāšu plāna var nebūt paredzē-tas darbības/aktivitātes, kur iesaistīta mērķa grupa.

Vai ir pieejami visi līdz šim plānotie projekta ietvaros veicamie pētījumi, analīzes, stratēģijas u.tml.?

Var tikt pārbaudīta dokumentācija, kas apliecina veiktos darbus pētījuma, analīzes un/vai stratēģijas izstrādes procesā, piemēram, darba plāni, atskaites par veiktajiem uzdevumiem, sagatavotas un aizpildītas anketas, anketēšanas rezultāti, apkopoti dati u.tml. Svarīgi ir atcerēties, ka arī darba melnraksti un saga-taves ir svarīgs pierādījums, ka darbs ir paveikts un veikta atbilstoša samaksa.

99



Vai ir izdoti visi līdz šim projekta ietvaros izdošanai paredzētie materiāli (brošūras, informatīvās lapas u.tml.)?

Var tikt pārbaudīti izdotie informatīvie materiāli, pār-baudīta to atbilstība noteiktajiem kritērijiem (ciktāl tas ir iespējams), piemēram, ja materiālu izdošanu aplie-cinošajos dokumentos (līgumā, faktūrrēķinā, pavad-zīmē u.tml.) ir norādīts, ka materiāli ir iesieti cietos vākos A5 formātā uz 20 lappusēm, var pārliecināties, ka izdotie materiāli atbilst dokumentos norādītajiem kritērijiem.

Vai ir noslēgti sadar-bības līgumi ar pro-jekta partneriem?

Ja projektā tiks paredzēti partneri, tad pārbaudes laikā var tikt pārbaudīti arī visi ar partneriem noslēgtie līgumi, lai gūtu pārliecību, ka līgumos ir iekļauti partneru pienā-kumi, uzdevumi un/vai funkcijas projekta ietvaros.

Vai ir pieejamas atskaites no partne-riem par konkrētiem veiktajiem darbiem projekta ietvaros?

Ja projektā paredzēts kādu daļu no aktivitāšu īsteno-šanas uzticēt partnerim, vēl jo vairāk, ja paredzēts tam nodot arī daļu no finansējuma, vajadzētu paredzēt, ka partneris sniedz atskaites par paveiktajiem darbiem. Jebkurā gadījumā visa atbildība par projekta sekmīgu īstenošanu jāuzņemas projekta īstenotājam. Ja pārbau-des laikā rodas aizdomas, ka partneris neveic savus pie-nākumus, pārbaudes var notikt arī pie paša partnera.

Vai tiek ievēroti pub-licitātes principi?

Var tikt pārbaudītas ar projektu saistītās publikācijas, semināru/konferenču informatīvie materiāli, paziņo-jumi, sludinājumi u.tml. Īpaša uzmanība tiks pievērsta tam, vai ir norādīts, ka projekts saņēmis finansējumu no Eiropas Kopienas un Latvijas valsts budžeta, ka noformējums atbilst Vizuālās identitātes vadlīnijās noteiktajām prasībām. Organizācijām, kuru aktivitātes saistītas ar mērķa grupām, jābūt gatavām atbildēt uz jautājumiem, kādā veidā iesaistītie mērķa grupas dalīb-nieki tiek informēti par faktu, ka projekts tiek finansēts no Eiropas Kopienas un Latvijas valsts budžeta.

Vai tiek ievēroti lietvedības pamat-principi attiecībā uz projektu – sakārtota projekta dokumen-tācija/mapes/reģistri utt.?

Pārbaudes laikā uz vietas var tikt pārbaudīts, kā paš-valdība sakārto ar projekta īstenošanu saistīto doku-mentāciju: vai dokumentācija ir sakārtota tematiski, vai dokumentācija ir sakārtota vienuviet: mapēs/reģis-tros u.tml.Jāņem vērā, ka uz dokumentu mapēm noteikti tiks lūgts norādīt dokumentu glabāšanas termiņu.

100



Vai ir noslēgti un pieejami visi projekta ietvaros paredzētie līgumi?

1) Uzņēmuma līgumi;2) Autoratlīdzības līgumi;3) Pakalpojumu sniegšanas līgumi;4) Nomas līgumi;5) Preču piegādes līgumi u.c.Var tikt pārbaudīta viena līgumu grupa vai visi līgumi, vai arī pārbaude var notikt izlases veidā. Jāņem vērā, ka jāuzrāda arī līgumu grozījumi. Līgumus jāparaksta abām līgumslēdzēju pusēm.

Vai ir pieejamas semināru/konfe-renču darba kārtības, dalībnieku saraksti ar parakstiem, izdales materiāli, prezentāci-jas u.c.?

Gadījumā, ja ieviestās darbības/aktivitātes ir saistītas ar semināru, konferenču, mācību, nodarbību, lekciju, diskusiju, apspriežu u.c. organizēšanu un novadīšanu, uz vietas tiks pārbaudīti ar īstenotajiem pasākumiem saistītie dokumentācijas oriģināli:1) darba kārtības;2) dalībnieku reģistrācijas lapas ar parakstiem;3) izdales materiāli;4) prezentācijas u.c.Ja aktivitāte notikusi citā pilsētā, aktivitāti apliecinošie dokumenti pie pirmās iespējas jānogādā projekta īste-notājam. Dokumentiem jāglabājas vienuviet.

Vai tiek uzglabātas publikāciju kopijas?

Ja projekta īstenošanas gaitā ir bijušas publikācijas par projekta norisi preses izdevumos vai ziņu portālos, projekta īstenotājs publikāciju kopijas uzglabā.

Vai tiek uzglabāta ar projektu saistītā korespondence?

Projekta īstenotājs glabā visu ar projekta īstenošanu sais-tīto korespondenci. Dažkārt tā var kalpot par nopietnu pierādījumu, lai pierādītu savas rīcības iemeslus.

101


Saistībā ar finansēm var tikt pārbaudītas šādas lietas:Kontroljautājumi Rīcības skaidrojums

Vai projekta uzskaite tiek veikta divkāršā ieraksta grāmat-vedības sistēmā? Vai ir nodrošināta atsevišķa projekta ieņēmumu un izde-vumu uzskaite? Vai ir pieejami iekšējie grāmatvedības kārto-šanas noteikumi un kontu plāns?

Dokumenti, kas būs jāuzrāda – uz projektu attiecināmā pašvaldības grāmatvedības politika, rīkojumi, kontu plāni. Var tikt lūgta izdruka no grāmatvedības prog-rammas par projekta izdevumiem. Bieži vien pēc šādas izdrukas tālāk notiek arī visu izdevumu pārbaude. Auditors nereti praktizē, ka tiek pārbaudīti lielākie izdevumu posteņi vai kāda konkrēta kontu grupa, par kuru lūdz uzrādīt attaisnojuma dokumentu oriģinālus.

Vai ir nodrošināts atsevišķs bankas konts projektam? Vai tajā ir identificējams projektā ieskaitītais finansējums?

Jābūt gataviem uzrādīt bankas konta izdruku uz kon-krētu periodu. Ņemot vērā, ka ļoti daudzas pašvaldības izmanto e-kases pakalpojumus, šādu izdruku var saga-tavot jebkurā brīdī.

Vai ir ierīkotas ban-kas un kases mapes, kurās glabājas attais-nojuma dokumentu oriģināli? Vai kasei ir pieejama kases grāmata?

Noteikti tiks pārbaudīts, kā un kur pašvaldība glabā attaisnojuma dokumentus. Ņemot vērā, ka pastāv prasība ar projektu īstenošanu saistīto dokumentu oriģinālus glabāt vienkopus, nereti rodas jautājums, ko darīt, kad attaisnojuma dokuments attiecas kā uz paš-valdības pamatdarbību, tā uz projektu. Šādās situācijās tiek rekomendēts oriģinālu ar jau izdarītiem grāmato-jumiem, projekta atzīmēm nokopēt un glabāt kopiju. Uz kopijas vajadzētu norādīt, kurā pašvaldības mapē glabājas oriģināls. Tādejādi arī pēc vairākiem gadiem, kad personāls būs nomainījies, atnākot auditam, būs viegli un ērti atrast dokumenta oriģinālu pašvaldības pamatdarbības izdevumu mapēs.

Vai uz visiem attais-nojuma dokumentu oriģināliem ir nepie-ciešamie rekvizīti, tai skaitā līguma numurs?Vai uz attaisnojuma dokumentiem ir atbilstošs kontējums?

Var tikt pārbaudīti visi dokumenti vai arī to izlase. Gal-venie „grēki”, ko pieļauj – uz dokumentu oriģināliem nav atzīmes un atsauces uz projektu un nav arī grā-matojumu. Pirms pārbaudes grāmatvedim to noteikti vajag pārbaudīt, ja tas nav izdarīts pirms tam.

102


Kontroljautājumi Rīcības skaidrojumsVai uz visiem rēķiniem, kas uz projektu netiek attie-cināti pilnā apjomā, ir veikta attiecīgā atzīme, norādot summu, līguma numuru, atbilstošo kontējumu?

Uz dokumenta oriģināla jābūt:summai, kas attiecas uz projektu (kas tiek maksāta no projekta līdzekļiem);finansēšanas līguma numuram;norādei par to, kura grāmatvedības konta kredītā un kura konta debetā ierakstīta rēķina summa.Ļoti bieži kāds no augstākminētajiem nosacījumiem nav ievērots.

Vai ir pieejamas kal-kulācijas, rīkojumi par telpu nomas, komunālo maksā-jumu, telefonu, inter-neta u.tml izmak-sām, kas uz projektu netiek attiecinātas pilnā apjomā?

Telpu nomas izmaksas un komunālie maksājumi: Lai noskaidrotu šo informāciju, bieži vien pirms doku-mentu pārbaudes uz vietas aptaujā projekta personālu un noskaidro, kādas darbības vēl bez projekta aktivi-tātēm notiek telpās. Tad var pārbaudīt telpu nomas līgumu (oriģinālu) un noskaidrot, kādam laika perio-dam telpas ir nomātas. Lai pārliecinātos par izdevumu daļu, pārbaudītājs var veikt šādas darbības:apskatīt rīkojumu/kalkulāciju, kas nosaka uz projektu attiecināmo apjomu (% vai naudas vienībās); novērtēt norādītā apjoma ticamību, izmantojot infor-māciju par faktiski notikušo projekta aktivitāšu ilgumu un biežumu; pārbaudīt uz projektu attiecinātās summas pareizību, veicot aprēķinu, kurā tiek izmantota rīkojumā/kalkulā-cijā un piestādītajā rēķinā esošā informācija par telpu nomu un komunālajiem maksājumiem.Līdzīgas darbības tiks veiktas telekomunikāciju izmaksu pārbaudei.

Vai ar visu projektā iesaistīto personālu ir noslēgti atbilstoši līgumi?Vai informācija līgumā nepārsniedz budžetā plānotās likmes?

Tiks pārbaudīti vai nu visi, vai arī izlases veidā izvēlēti līgumi ar fiziskām personām, kas darbojas projektā. Saistībā ar šo var tikt lūgts uzrādīt arī darba pieņem-šanas-nodošanas aktus, kā arī citus pierādījumus, kas apliecina faktiski veiktu darbu izpildi.

103


Kontroljautājumi Rīcības skaidrojumsVai komandējumi ir noformēti ar atbilsto-šiem rīkojumiem?Vai uzturēšanās un ceļa izdevumiem nav pārsniegtas LR normatīvos noteiktās likmes? Vai transporta izde-vumi ir noformēti ar atbilstošiem attaisno-juma dokumentiem un maršruta lapām?

Jābūt gataviem uzrādīt:1) pašvaldības vadītāja rakstiskus rīkojumus;2) atskaites par komandējumiem vai darba braucie-niem;3) komandējuma/darba brauciena laikā radušos izde-vumus pamatojošos dokumentus (degvielas čeki, vies-nīcas pakalpojumus attaisnojošie dokumenti u.c.);4) ceļazīmes, autotransporta patapinājuma līgumus (ja tas pieder privātpersonām), pašvaldības vadītāja rīkojumu par pašvaldības autotransporta izmantošanu projekta vajadzībām;5) degvielas iegādi apliecinošos dokumentus (uz pro-jekta ieviesēju noformēti čeki, PPR u.c.);6) apmaksu apliecinošos dokumentus;7) mērķu grupu dalībnieku iesniegumus vai atskaites par veikto braucienu saistību ar projekta aktivitātēm ar pievienotajām sabiedriskā transporta biļetēm, kurus pašvaldības vadītājs apstiprinājis apmaksai.

Vai iepirkumi ir veikti saskaņā ar plānoto budžetu un atbilstoši LR likum-došanā noteiktajam?

Bieži vien tieši šo dokumentāciju ir grūtības uzrādīt. Tā glabājas seifā vai citā nodaļā, kuras darbinieks patlaban nav uz vietas – šie ir biežākie attaisnojumi, ko nākas dzirdēt, ja nevar uzrādīt dokumentāciju. Ja pārbaude jau ir iepriekš pieteikta, tad pašvaldības pienākums būs nodrošināt pieejamu iepirkumu doku-mentāciju.

Protams, pārbaudes procesā var rasties arī citi jautājumi, kas nav atspo-guļoti tabulā.

Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde, pamatojoties uz tās veikto ES struktūrfonda projekta risku izvērtējumu, pēc līguma vai vienošanās noslēgšanas ar ES struktūrfonda finansējuma saņēmēju veic pārbaudi pro-jekta īstenošanas vietā:

vismaz reizi gadā augsta riska projektiem, kā arī lielajiem projektiem;zz

vismaz reizi projekta īstenošanas laikā vidēja riska projektiem;zz

pēc nejaušības principa izlases veidā izvēlētiem zema riska projektiem, zznodrošinot, ka katrs projekts var tikt izvēlēts pārbaudes veikšanai.

104


Savukārt pārbaudes, kas tiek veiktas piecu gadu laikā pēc pēdējā mak-sājuma finansējuma saņēmējam, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde nosaka, ņemot vērā šādus kritērijus:

zema un vidēja riska projektiem – izlases veidā;zz

augsta riska projektiem un lielajiem projektiem – ne retāk kā reizi piecu zzgadu laikā.

Jāatceras, ka šāda veida pārbaudes var tikt veiktas ne ātrāk kā otrajā gadā pēc pēdējā maksājuma finansējuma saņēmējam.

Regulāra atskaišu sniegšana un precīza dokumentu noformēšana tiek ņemta vērā, izvērtējot riskus. Jo kārtīgāka un pieredzes bagātāka ir pašval-dība, jo tā varētu rēķināties ar retākām pārbaudēm

Ja finansējuma saņēmējs īsteno vairāk nekā vienu attiecīgās sadarbības iestādes vai atbildīgās iestādes pārziņā esošu ES struktūrfonda projektu, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde var veikt tikai vienu pārbaudi pro-jekta īstenošanas vietā, ja vien tie nav augsta riska projekti vai lielie pro-jekti.

No pārbaudēm nevajag baidīties, bet tieši pretēji pārbaudi var izmantot, lai konsultētos ar pārbaudi īstenojošās iestādes darbiniekiem par neskaid-rajiem jautājumiem.

PIEMĒRA ANALĪZE:Pašvaldības īstenotais projekts ilgst 14 mēnešus un projekta 6. mēnesī

sadarbības iestāde veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā. Tiek pārbau-dīti dokumentu oriģināli, kuru kopijas iesniegtas pie pirmā maksājumu pieprasījuma. Tiek konstatēts, ka atsevišķas dokumentu kopijas neatbilst dokumentu oriģināliem. Pašvaldībā ir vairākas dokumentu versijas, nav saprotams, kura ir īstā. Sadarbības iestāde lūdz uz dokumentiem izdarīt atzīmes par to, vai dokumenti ir laboti vai anulēti un izmaksas balstīt uz aktuālo dokumentu versiju. Sliktākais, ko pašvaldība var izdarīt – nevis labot, bet iznīcināt dokumentus, neaizdomājoties, ka šo dokumentu apstiprinātas kopijas atrodas sadarbības iestādē un pamato izmaksas.

105


6. NORMATĪVIE AKTI

1. Regula Nr. 1083/2006 nosaka vispārīgus noteikumus par Eiropas Reģio-nālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu un Kohēzijas fondu un atceļ Regulu Nr. 1260/1999.

2. 14.10.1992. Likums “Par grāmatvedību”. 3. 11.05.1993. Likums “Par iedzīvotāju ienākumu nodokli”.4. 01.10.1997. Likums ”Par valsts sociālo apdrošināšanu”.5. 09.03.1995. Likums “Par pievienotās vērtības nodokli”.6. 14.10.1998. Likums „Par ietekmes uz vidi novērtējumu”.7. 20.06.2001. Likums „Darba likums”. 8. 06.04.2006. Likums „Publisko iepirkumu likums”.9. 23.04.1996 MK noteikumi Nr. 154 “Dokumentu izstrādāšanas un nofor-

mēšanas noteikumi”.10. 02.04.2002. MK noteikumi Nr. 141 „Informācijas sistēmās esošo doku-

mentēto datu un elektronisko dokumentu arhivēšanas noteikumi”.11. 28.05.2002. MK noteikumi Nr. 219 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar koman-

dējumiem un darbinieku darba braucieniem saistītie izdevumi”.12. 21.10.2003. MK noteikumi Nr. 585 “Noteikumi par grāmatvedības kārto-

šanu un organizāciju”.13. 27.12.2005. MK noteikumi Nr. 1038 “Noteikumi par pavadzīmēm ar Valsts

ieņēmumu dienesta piešķirtiem numuriem”.14. 02.05.2006. MK noteikumi Nr. 364 „Noteikumi par publisko iepirkumu

līgumcenu robežām”.15. 12.09.2006. MK noteikumi Nr. 762 „Kārtība, kādā veicami iepirkumi, kuru

paredzamā līgumcena ir lielāka par 1 000 latu, bet mazāka par 10 000 latu”.

16. 11.08.2008. MK noteikumi Nr. 653 “Noteikumi par publisko iepirkumu paziņojumu veidlapu paraugiem”.

17. 26.06.2007. MK noteikumi Nr. 418 “Kārtība, kādā paredzami valsts budžeta līdzekļi Eiropas Savienības fonda līdzfinansēto projektu īstenošanai, kā arī maksājumu veikšanas un izdevumu deklarācijas sagatavošanas kārtība”.

18. 26.06.2007. MK noteikumi Nr. 419 ”Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina plānošanas dokumentu sagatavošanu un šo fondu ieviešanu”.

19. 26.06.2007. MK noteikumi Nr.440 “Kārtība, kādā vadošā iestāde, sertifikā-cijas iestāde, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic pārbaudi Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda finansētā projekta īstenoša-nas vietā“.

106


20. 26.06.2007. MK noteikumi Nr. 441 “Eiropas Savienības fondu publicitātes un vizuālās identitātes prasību nodrošināšanas kārtība”.

21. 10.07.2007. MK noteikumi Nr. 483 „Eiropas Savienības fondu ieviešanas uzraudzības un izvērtēšanas kārtība”.

22. 10.07.2007. MK noteikumi Nr. 484 „Kārtība, kādā publisko informāciju par Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda projektiem”.

23. 05.02.2008. MK noteikumi Nr. 65 „Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem”.

24. 11.08.2008 MK noteikumi Nr. 653 “Noteikumi par publisko iepirkumu paziņojumu veidlapu paraugiem”.

25. Vadlīnijas par administratīvo izmaksu, tai skaitā atalgojuma izmaksu admi-nistrējošajam personālam izsekojamību un pamatojamību ES struktūr fondu un KF projektos www.esfondi.lv sadaļa „Vadlīnijas/2007.–2013.gads”.

26. Vadlīnijas “Eiropas Savienības fondu projektu izmaksu efektivitātes novēr-tēšanas un izmaksu-ieguvumu analīzes pamatprincipi” www.esfondi.lv sadaļa „Vadlīnijas/2007.-2013.gads”.

27. Vadlīnijas par horizontālās prioritātes “Makroekonomiskā stabilitāte” ievērošanu ES fondu projektu iesniegumu atlasē un īstenošanā projektos www.esfondi.lv sadaļa „ES fondu plānošana Horizontālo politiku koor-dinācija”.

28. Vadlīnijas par horizontālās prioritātes “Ilgtspējīga attīstība” ievērošanu ES fondu iesniegumu atlasē un īstenošanā projektos www.esfondi.lv sadaļa „ES fondu plānošana Horizontālo politiku koordinācija”.

29. Vadlīnijas par horizontālās prioritātes “Informācijas sabiedrība” ievē-rošanu ES fondu projektu iesniegumu atlasē un īstenošanā projektos www.esfondi.lv sadaļa „ES fondu plānošana Horizontālo politiku koor-dinācija”.

30. Vadlīnijas ES fondu projektu iesniegumu iesniedzējiem par horizon-tālās prioritātes „Vienlīdzīgas iespējas” ievērošanu ES fondu projektos www.esfondi.lv sadaļa „ES fondu plānošana Horizontālo politiku koor-dinācija”.

31. Metodika teritoriju līdzsvarotas attīstības un Rīgas starptautiskās konku-rētspējas horizontālo prioritāšu īstenošanai www.esfondi.lv sadaļa „ES fondu plānošana Horizontālo politiku koordinācija”.

saturs - vraa4 pārpublicēšanas un citēšanas gadījumā atsauce uz valsts reģionālās...

Documents