Diapositiva 1

Saskia Surez SalgadoSantiago Jcome FloresEVALUACIN DE LA GESTIN, DISEO, DOCUMENTACIN Y MEDICIN DE PROCESOS PARA EL REA DE ABASTECIMIENTOS DEL HOSPITAL ENRIQUE GARCS

Hospital Enrique Garcs

rea de Abastecimientos H.E.G.

rea de Abastecimientos

rea de Abastecimientos

Almacenamiento?Recepcin?Despacho?

rea de Abastecimientos H.E.G.ExternaNmerom2InfraestructuraSi--rea--200Pisos-2-Oficinas-1-Personal-6-Estructura OrganizacionalElaborado: Hospital Enrique Garcs Fuente: Hospital Enrique Garcs rea AbastecimientosParte de la logstica de una institucin que realiza actividades desarrolladas a la adquisicin, almacenamiento y suministro a los pacientes de un hospital y a sus trabajadores.Suministrando de manera oportuna.Cantidades exactas.ptima calidad.Lugar apropiado.Colaborando a que el hospital cumpla los objetivos y metas. Metodologa cualitativa, descriptiva.Fuente primaria de investigacin: observacin de campo y encuestasMuestra: no probabilstico ( juicio o de criterio)Mtodo FODA.Diagnstico SituacionalSe emple un mtodo de investigacin cualitativa, descriptiva y se utiliz las encuestas como fuente primaria (herramienta de investigacin) al personal del rea de abastecimientos del hospital Enrique Garcs, al personal de los servicios hospitalarios y a los proveedores de la institucin para identificar los problemas. La muestra para realizar las encuestas se utiliz un muestreo no probabilstico de juicio o criterio.3.1.1 Mtodo de investigacinEl mtodo de investigacin es de tipo cualitativo el cual se basa en cortes metodolgicos basados en principios tericos tales como la interaccin social empleando mtodos de recoleccin de datos que son no cuantitativos, con el propsito de explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la experimentan los correspondientes. La investigacin cualitativa se basa en la toma de muestras pequeas, esto es la observacin de grupos de poblacin reducidos. Su objetivo es generar una teora a partir de datos recogidos sobre las interacciones que se dan en pequeos grupos de personas, en contextos naturales. El tipo de investigacin es descriptiva, tambin conocida como la investigacin estadstica, describen los datos y este debe tener un impacto en el entorno. El objetivo de la investigacin descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones que existen entre dos o ms variables. Se recogen los datos sobre la base de una hiptesis o teora, se exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.(Saravia, 2006)3.1.2 Instrumentos de investigacinLas fuentes de investigacin a utilizar en el siguiente proyecto son primarias y secundarias.Fuetes primarias : Entrevistas y su anlisis : Se debe seleccionar el personal a entrevistar , la entrevista dar el paso inicial a la evaluacin inicial de procesos. Encuestas : Establecer una muestra segn el rea de cobertura que tiene el rea de abastecimientos. Las encuestas estarn dirigidas al personal del rea de abastecimientos , jefes de servicio, jefatura de enfermera y jefes de personal administrativo. Realizacin de un grupo focal (enfermeras y mdicos)Observaciones directas Fuentes secundarias: Fuentes derivadas: se las define como aquellas que contienen datos o informaciones reelaborados o sintetizados. Ejemplo de ella lo seran los resmenes, obras de referencia (diccionarios o enciclopedias), un cuadro estadstico elaborado con mltiple fuentes entre otros. Las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias, e implican generalizacin, anlisis, sntesis, interpretacin o evaluacin En nuestro trabajo nos basaremos en : Sistematizacin de resultados Revisin bibliogrfica : basada en la revisin de material bibliogrfico el cual nos servir de gua para nuestro proyectoEl registro de las fuentes de informacin en los trabajos acadmicos permite sustentar la actividad de la investigacin y sirve de base para establecer premisas que argumentan los cuestionamientos de la crtica cientfica o profesional. 3.2 Poblacin y muestra La poblacin que participar en nuestro estudio es el personal de la bodega y la muestra a tomar para las entrevistas sern los jefes de servicio, los jefas de enfermeras y el personal de bodega de esta forma se podrn detectar las diferentes perspectivas de problemas tanto en la recepcin como en el despacho de insumos a las diferentes reas del hospital. Adems se incluyen los proveedores de la institucin.La obtencin de una muestra consiste en definir la porcin elegible de individuos de un universo, a la que se aplica la encuesta directa para obtener la informacin deseada; la cual debe ser representativa y similar a aquella que, tericamente, se obtendra si se abarcara a la totalidad del universo. La asimilacin de los resultados de la muestra al universo se conoce como extrapolacin. La muestra suele clasificarse como probabilstica cuando todos los elementos de la poblacin tienen iguales probabilidades de ser seleccionadas; y, no probabilsticas cuando se estratifica o segmenta al universo y la seleccin de los elementos a encuestar queda a criterio del investigador.

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La matriz FODA es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a cualquier situacin, individuo, producto, empresa, etc., que est actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual del objeto de estudio permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que permite, en funcin de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados.El objetivo primario del anlisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado ser capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas.Para comenzar un anlisis FODA se debe hacer una distincin crucial entre las cuatro variables por separado y determinar qu elementos corresponden a cada una. Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, y solo se puede tener injerencia sobre las ellas modificando los aspectos internos.Oportunidades (O): son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas. Son eventos que se esperan ocurran en el mundo exterior y que podran tener un impacto positivo en el futuro de la organizacin, siempre y cuando se las aproveche.Amenazas (A): son aquellas situaciones que provienen del entorno externo y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin. Considerados como eventos o circunstancias, que tienen un impacto negativo hacia la organizacin.Fortalezas (F): son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc. Son factores internos positivos, es decir son fuerzas que contribuyen positivamente a la gestin de la organizacin. Debilidades (D): son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc. O factores internos negativos, fuerzas que obstaculizan o problemas que entorpecen e impiden un adecuado desempeo de la organizacin.Estrategias:F-O: utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades.F-A: utilizar las fuerzas para evitar las amenazas.D-O: superar las debilidades, aprovechando las oportunidades.D-A: reducir las debilidades y evitar las amenazas.El anlisis FODA no se limita solamente a elaborar cuatro listas. La parte ms importante de este anlisis es la evaluacin de los puntos fuertes y dbiles, las oportunidades y las amenazas, as como la obtencin de conclusiones acerca del atractivo de la situacin del objeto de estudio y la necesidad de emprender una accin en particular.

13PropuestaEl proceso es la forma natural de organizar el trabajo

Prez, J. 2010Un proceso comprende una serie de actividades realizadas por diferentes departamentos o servicios de la Institucin Sanitaria, que aaden valor y que ofrece un servicio a su cliente. Este cliente podr ser tanto un cliente interno (otro servicio) como un cliente externo (paciente/acompaante).(Prez, 2010)Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.(Cianfrani, 2009) 14

Es una estructura donde se evidencia la interaccin de procesos que posee una emresa para la prestacin de sus servicios, con esta herramienta se puede analizar la cadena de entradas-salidad en la cual la salida de un proceso se convierte en entrada de otro. Los procesis interacutan por que compraten productos, as los procesos operativos interactuan con los de apoyo por que comparten necesdiades y recursos y con los de gestin porque comparten datos e informacin. Para establecer las interrelaciones hay que reflexionar sobre que salidas produce cada proceso y hacia quien va , que entradas proudce cada proceso y de donda vienes , que recursos consume cada proceso y de donde vienes y de donde proceden

15Cadena de Valor

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Conjunto de acciones que se suman para crear una actividad o forman parte de un proceso.17

Un diagrama de proceso facilita la concepcion de la organizacin como un sistema , existen varios simolos que represntan diversas acciaones en el mapa los cuales estn normalizados por la American National Standars I nstitute ANSI, EL diagrama de flujo proporciona una comrension detallada de un proceso

Imagen mas facil que mil palabras, simplifica la comprensin de los procesos, facilita la formacin y sistematizacion, facilita la comunicacin se habla un lenguaje comn,, evita equivocaciones, malos entindidos o interpretaciones, ayudan a analizar la eficacia, resaltan la importatncia de las operaciones internas, aumentan la iniciativa, simpre y cuando se socialice el diagrama 19

Ventajas de la Gestin por ProcesosMejora continua de las actividades desarrolladas.Reducir la variabilidad innecesaria.Eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las actividades.Optimizar el empleo de recursosOrienta a la institucin hacia el cliente y sus objetivosLos objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales

24Optimiza y racionaliza el uso de los recursosVisin ms amplia y global de la organizacin Reduce costos operativosAyuda a la toma de decisiones eficacesFacilita la identificacin de limitaciones y obstculos Contribuye a reducir los tiempos de desarrolloCrea una ventaja competitivaVentajas de la Gestin por ProcesosIndicadores Abastecimientos

Los indicadores son la medida o cuantificacin de los resultados y estn en correspondencia con los objetivos, metas y actividades especficas .Los indicadores de gestin sirven a los dueos de un proceso, como herramienta de mejoramiento de la calidad de las decisiones que sobre el propio proceso se tomen. Este mejoramiento de la calidad de las decisiones que se tomen sobre el proceso, se traduce en una elevada calidad del servicio como resultado de este proceso. (Marracino, 2010)(Valle, 2011)El control de calidad constituye un componente integral de cualquier sistema logstico de salud, ya que puede describir el desempeo del sistema logstico, evaluar sus fortalezas y debilidades, y hace posible la identificacin de responsabilidades y la abogaca por los mismos. Este documento describe varios indicadores que constituyen herramientas tiles para el control y la evaluacin de un sistema logstico de suministros de salud reproductiva. Estos indicadores pueden utilizarse para medir la disponibilidad de los suministros en una instalacin mdica, el desempeo del sistema logstico y, por ende, la seguridad de los suministros.El control de calidad constituye un componente integral de cualquier sistema logstico de salud, ya que puede describir el desempeo del sistema logstico y sealar las reas que necesitan ser mejoradas. El control y la evaluacin tambin hacen posible responsabilizar a las partes interesadas, de manera que todas puedan estar informadas del impacto de su trabajo e inversiones. Asimismo, permite abogar por el programa, resaltando sus xitos y reas de mayor necesidad

Para cada producto que el programa se ha comprometido a abastecer, este indicador requiere la realizacin de un clculo de diferencia porcentual entre la cantidad del pedido ms reciente y la cantidad realmente recibida. El indicador debe calcularse por separado para cada producto para el cual se hacen pedidos en los distintos niveles del sistema logstico

Este indicador mide la eficacia de un canal de abastecimiento para garantizar que los productos lleguen a sus destinos y en las cantidades solicitadas. Puede calcularse para el canal de abastecimiento en su totalidad, o para cualquier nivel o instalacin que reciba suministros en base a un pedido realizado a un nivel superior. La informacin puede revelar qu productos estn sub-abastecidos o sobreabastecidos y qu proveedores o distribuidores son ms o menos confiables. Los administradores y evaluadores pueden usar esta informacin para tomar medidas correctivas y mejorar la eficacia del canal de abastecimiento.26Indicadores Abastecimientos

Este indicador mide las condiciones dentro de las instalaciones de almacenamiento y las compara con una lista de las condiciones necesarias para proteger la integridad de los productos. Los evaluadores pueden aplicar el indicador en cada nivel del sistema logstico para identificar las instalaciones que necesitan mejorar.Los evaluadores deben usar la primera parte de la lista de verificacin del documento IEIL para evaluar todas las instalaciones de almacenamiento (incluso los lugares de almacenamiento pequeos en los puntos de entrega de servicios). La segunda parte de la lista debe aplicarse a las instalaciones ms grandes, segn corresponda.

27Indicadores Abastecimientos

En todos los niveles del sistema, la estimacin precisa de las necesidades ayuda a los pases y a las organizaciones a pedir la cantidad correcta de cada suministro, reduciendo as la probabilidad de desperdicio o escasez y aumentando la probabilidad de satisfacer las necesidades de los clientes con los productos disponibles. Una estimacin efectuada con base en datos de consumo anteriores y a metodologas confiables de estimacin debera aproximarse al consumo real dentro de un margen de error adecuado para cada producto28Indicadores Abastecimientos

El stock, en cambio, es la cantidad de mercancas depositadas, o las existencias de un determinado producto, tanto en los almacenes como en la super- ficie de ventas.Como vemos, es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o la demanda interna (de nuestro departamento de produccin, por ejemplo, cuando requiere materias primas u otros com- ponentes para fabricacin), pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado.Qu ocurre cuando hacen falta ms artculos de los que hay? Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artculo por falta de existencias en el almacn, se dice que se ha producido una rotura de stock.El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes:Prdida de ventas. Prdida de imagen. Prdida de la confianza de los clientes.29Indicadores Abastecimientos

Tiempo de reposicin (TR): es el tiempo total que se requiere para realizar el proceso de adquisicin (desde la determinacin de necesidades hasta que el producto se encuentra disponible para distribucin), se expresa en meses.NMR = PR + CP + NmRPunto de Reposicin (PR): es la cantidad en inventario que indica que debe iniciarse el trmite de la adquisicin para evitar desabastecimiento.

Consumo Promedio Mensual (CPM): es el consumo de cada uno de los productos incluidos en el listado bsico institucional, en un tiempo establecido.Nivel Mnimo de Reserva (NmR): es la cantidad mnima de producto que se recomienda tener en inventario para evitar desabastecimiento. Se calcula de la siguiente forma:

Tiempo de compra (TC): es el tiempo para el cual se lleva a cabo la adquisicin

30Indicadores Abastecimientos

31Indicadores Abastecimientos

Para cada mtodo, marca o producto de inters, este indicador mide la precisin de los datos logsticos como un porcentaje de discrepancia entre (1) un conteo fsico de las existencias y el conteo de existencias segn el krdex, El conteo fsico de existencias, el conteo de existencias segn el krdex y el informe del SIAL se refieren a la cantidad de cada producto libre de daos, no vencido y disponible para su uso en una instalacin de entrega de servicios o almacn. El conteo fsico de existencias se determina contando las existencias a la mano. El conteo de existencias segn el krdex se encuentra registrado en los formularios que las instalaciones usan para llevar cuenta del saldo de las existencias, las transacciones y los ajustes realizados durante el transcurso del tiempo.

32Ventajas de los IndicadoresSatisfaccin del cliente.Monitoreo del procesoAyuda a medir objetivamente la evolucin de un proceso.Gerencia de cambio

Los indicadores son la medida o cuantificacin de los resultados y del y estn en correspondencia con los objetivos, metas y actividades especficas .Los indicadores de gestin sirven a los dueos de un proceso, como herramienta de mejoramiento de la calidad de las decisiones que sobre el propio proceso se tomen. Este mejoramiento de la calidad de las decisiones que se tomen sobre el proceso, se traduce en una elevada calidad del servicio como resultado de este proceso. (20).La definicin del Benchmarking es un proceso de "aprendizaje"; especficamente este concepto es otra forma o alternativa de desarrollo profesional que complementa las otras maneras en que la gente aprende. Dentro de este contexto, se encontr que el Benchmarking era muy razonable y complementaba los mtodos de un desarrollo profesional. Es importante que detrs de todas las actividades de planificacin, organizacin y anlisis que definen el Benchmarking como experiencia estn los objetivos fundamentales del aprendizaje de algo nuevo y el aprovechamiento de nuevas ideas para la organizacin. Un termino de mayor importancia es la organizacin que aprende, y su concepto es que las empresas deben situarse por fuera de ellas y examinar cuidadosamente sus puntos de vista acerca del mundo.El Benchmarking se convierte en una herramienta fundamental que puede guiar a la gente hacia el proceso de analizar el exterior en busca de ideas e inspiracin en esencia, una herramienta para la organizacin que aprende.

33ConclusionesEl rea de abastecimientos no dispone de rea fsica adecuada y equipada para el correcto funcionamiento del servicio.La adquisicin de la mayora de insumos de la institucin est sujeta al proceso gobernante administrativo y financiero lo que dificulta la adecuada programacin y control de los suministros en el HEG, sin estar involucrada el rea de abastecimientos.No existe una programacin tcnica cuatrimestral o semestral de adquisiciones.No se dispone de indicadores de abastecimientos para el correcto control, programacin y funcionamiento del mismo.

ConclusionesEl almacenamiento de los suministros de la institucin no se realiza de acuerdo a especificaciones tcnicas. El despacho a los servicios se realiza sin ninguna planificacin y de acuerdo al historial y demanda de cada servicio.La mala planificacin institucional hace que el desabastecimiento sea solucionado de una manera frecuente con trmites de nfima cuanta, provocando un aumento en el costo de los distintos servicios del hospital.La falta de control interno de los diversos suministros en todos los servicios genera un verdadero problema en el uso correcto de los insumos con un evidente perjuicio a la institucin.

ConclusionesEl krdex en el rea de abastecimiento se lleva de manera actualizada, correcta, lo que hace de este una fortaleza del servicio.El despacho de los suministros, cuando hay en stock se realizan de manera oportuna a los distintos clientes del rea.El contar con un sistema de procesos aportar al mejoramiento de la atencin de salud que el Hospital brinda a sus pacientes.

RecomendacionesImplementar procesos en el rea de abastecimientos para mejorar la atencin de todos los clientes.Realizar una planificacin estratgica de acuerdo al modelo de gestin del hospital.Es indispensable la implementacin y utilizacin de indicadores de abastecimientos para el correcto funcionamiento del rea.Utilizar el stock mximo y mnimo para mejorar la planificacin de los suministros.

RecomendacionesPoner en conocimiento de la Direccin Tcnica del Hospital la falta de espacio fsico para poder asignar los recursos necesarios para la ampliacin y mejora del espacio fsico del rea de abastecimientos.Crear un sistema de control interno para el registro del consumo de los suministros en todos los servicios del hospital, lo que va a permitir el control y el uso adecuado de los insumos en la institucin y reducir gastos.Actualizar el sistema informtico de la institucin en el cual se implemente el sistema de control post-bodega. Programar las necesidades anuales de suministros de acuerdo a los requerimientos tcnicos.

RecomendacionesMejorar el proceso de adquisiciones de la institucin para evitar desabastecimientos. Informar y capacitar al personal sobre los procesos en la institucin para el correcto funcionamiento y obtener una mejora continua.Poner en prctica el mejoramiento continuo no solo a travs de los procesos operativos si no tambin para los procesos gobernantes y de apoyo a travs de la implementacin de indicadores.Visualizar la industria como un proceso para satisfacer clientes, no como un proceso para la produccin.Theodore Levitt