sapin innovatiivinen hyödyntäminen hr:ssä - case teliasonera

Nobultec Oy Mikko Mäki-Rahkola 22.04.2010

SAPin innovatiivinen hyödyntäminen HR:ssä

Case TeliaSonera Lomarahat vapaaksi –prosessi

Riitta Kankaanpää

Nobultec lyhyesti

Yritystiedot– Perustettu 2005

– Asiantuntija prosessien tehostamisessa SAP:n työkaluin

– 12 työntekijää

PalvelutProcess Scanning

- Palvelu prosessialueen tärkeimpien kehityskohteiden tunnistamiseen

Process Audit

- Palvelu yksittäisen prosessin nykytilan selvittämiseen ja

tavoitetilan suunnitteluun

Nobultec Method

- Tehostamisratkaisun tarkka tekninen suunnittelu ja toteutus

Process Care

- Jatkuvan kehittämisen palvelu

RatkaisutLomakepohjaiset prosessiratkaisut (HR, talous, logistiikka)

Käyttäjäkeskeiset käyttöliittymäratkaisut

AsiakkaatTeliaSonera, Nordic Investment Bank, Metso Mining and Construction

Technology, Woikoski, Jyväskylän kaupunki, Helsingin yliopisto...

22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 2

22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Oy 3

MIKSI RÄÄTÄLÖIDÄ SAP:IA?


Miksi räätälöidä SAP:ia? (1/2)

SAP on kaikkiallaSanotaan mitä sanotaan, mutta pärjäisivätkö SAP-käyttäjät

enää ilman järjestelmää?

Miksi kehittää SAPia? Mitä laajemmin liiketoimintaa hallitaan SAPin avulla, sitä

tärkeämmäksi tulee järjestelmän kehittäminen

Eikö SAP kehitä SAPia asiakkaiden puolesta?Tiettyyn pisteeseen, kaikille soveltuvaksi kompromissiksi

asti kyllä.

Asiakaskohtaisesti oma-aloitteisesti ei.


Miksi räätälöidä SAP:ia? (2/2)

Eikö SAP kannustakaan standardissa pysymistä?Aiemmin kyllä. Nykyään (2004-) ei.

Business Process Platform on SAP AG:n nykysanoma.

Mutta eikö räätälöinti tule kalliiksi ja kostaudu päivityksissä?Kalleus:

- Kuinka kallista on olla kehittämättä ja räätälöimättä?

Tarkat business caset oltava taustalla ohjaamassa kehitystä.

Räätälöinnin kustannukset ja hyödyt eivät ole verrattavissa SAP-

käyttöönottoon.

Päivitykset:

- Ei kostaudu, jos räätälöinti tehdään hyvien periaatteiden

mukaisesti.


MILLOIN RÄÄTÄLÖIDÄ?


Milloin räätälöidä?

Tyypillisimmät syyt kehittää asiakaskohtaisia ratkaisuja:

1. Standardiratkaisu ei tue kehittämisen kohteena olevaa prosessia

lainkaan (esim. lomarahojen vaihtaminen vapaapäiviksi)

mitalliset ja laadulliset syyt

2. Standardiratkaisu prosessin tueksi löytyy, mutta se ei tue

organisaatiolle strategisesti tärkeää prosessia ja haluttua

toimintatapaa riittävän hyvin

Erityisesti laadulliset syyt

3. Standardiratkaisu prosessin tueksi löytyy, mutta sen avulla ei

pystytä täyttämään prosessille asetettuja mitallisia kustannus-,

nopeus- ja laatutavoitteita

Erityisesti mitalliset syyt


Business casen laskeminen

Business casea laskettaessa tulisi huomioda sekä suorat

(kustannus) että epäsuorat (nopeus, laatu, käytettävyys)

vaikutukset

Business casen rakentaminen oikein vaatii:

1. Työtä – jo nykytilan yksityiskohtainen selvittäminenkin on kaikkea

muuta kuin triviaalia ja edellyttää paneutumista ja aikaa

2. Järjestelmällisyyttä – tarvittava tieto on hajallaan ja jakautunut eri

tasoille, ja sen tehokas ja täysimittainen kerääminen on elintärkeää

3. Tietoa – on osattava suunnitella tavoitteita parhaiten palveleva

ratkaisu ja arvioida, miten se vaikuttaa prosessin mittareihin ja

business caseen


Kehitettävää riittää

Henkilöstöhallinnon laajuus• 6 prosessiryhmää

• 35 prosessia

• 82 aliprosessia

• Lukemattomia toimenpiteitä

Lähde: www.apqc.org

Standardin SAP ERP 6.0:n HR-prosessien peitto• 3 prosessiryhmää

• 15 prosessia

• ~30-40 aliprosessia

• ~lukemattomia toimenpiteitä / 3

Lähde: SAP ERP 6.0 solution map


Räätälöintiesimerkkejä (Nobultecin projekteista)

Uuden työntekijän aloitusprosessi• Laajennus standardin pohjalta

• Peruste: yrityskohtaisen prosessin tuki, nopeus

Kehityskeskusteluprosessi• Laajennus standardin pohjalta

• Peruste: yrityskohtaisen prosessin tuki, käytettävyys

Koulutusmatkojen tekeminen ja hyväksyntä• Koulutus- ja matkapyyntöihin standarditoteutukset, mutta ei

yhdistelmänä

• Peruste: käytettävyys

Koulutustarpeiden keräämisprosessi• Ei valmista standarditoteutusta

• Peruste: kustannussäästöt, nopeus, käytettävyys


MITEN RÄÄTÄLÖIDÄ?


Miten räätälöidä?

Hyviä räätälöintiohjeita tarjolla

1. SAP User Centered Design -prosessi

* Prosessi käyttäjälähtöisten ratkaisujen laatimiseen

2. SAP Guidelines for Best Built Applications (10/2009-)

* Sisältää ohjeita sekä suosituksia eri SAP-teknologiavalinnoista

* Oikea käyttö vähentää integraatio-, käyttötuki- ja

koulutuskustannuksia sekä lisää helppokäyttöisyyttä ja parantaa

hallintaa

3. Muut menetelmät

* Ketterät projektimenetelmät

* Prosessien ja vaatimusten määrittely- ja suunnittelumenetelmät


SAP UCD -prosessi

SAP User Centered Design –prosessi

Viisivaiheinen, joustava prosessi käyttäjälähtöiseen

ohjelmistokehitykseen

Source: www.sapdesignguild.org/resources/ucd_process.asp


SAP Guidelines

for Best-Built Applications

SAP Guidelines for Best-Built Applications• Tarkoitus: ohjeistaa hyväksi koettujen teknisten ratkaisujen käyttöä,

minimoida mahdolliset päivitysongelmat

• Maksimoida IT:n tuki liiketoiminnalle

Esimerkki:

Suositellut käyttöliittymäteknologiat• Web Dynpro for ABAP/Java, SAP CRM UI framework,

SAP Interactive Forms by Adobe, Adobe Flash in SAP

Ei-suositellut tai varauksin suositellut käyttöliittymäteknologiat• Business Server Pages (BSP), Portal Framework,

XHTML/HTML/ HTMLB, ITS flow logic, ITS IAC:s,

ABAP Classic Dynpro, SAPScript, SmartForms,

Source: bestbuiltapps.sap.com


Muut menetelmät

Prosessien määrittely- ja suunnittelumenetelmät

• EPC- ja BPMN-prosessinkuvausstandardit

• Vaatimusten kuvaaminen käyttötapauksina

• APQC PCF prosessikarttojen viitekehykseksi

Ketterät projektimenetelmät• Ketterä projektimenetelmä = asiakasta tarkasti kuunteleva, nopea

ja kustannustehokas projektimalli

• Ei enää 6-8kk projekteja, vaan 1-2kk sprinttejä nopeilla tuloksilla

• Esim. RUP, SCRUM, Nobultec Method

Case TeliaSonera Lomarahat vapaaksi prosessi

Riitta Kankaanpää

Finug 22.4.2010

TeliaSonera - in brief

• Result of a merger of the Swedish incumbent Telia AB and Finnish incumbent Sonera Corporation in December 2002

• Head office in Stockholm, Sweden

• 2009 net sales USD 14.3 billion

• Approx. 29,400 employees

• Market capitalization approximately USD 31.1 billion*

• Shares listed on Nasdaq OMX Stockholm and Nasdaq OMX Helsinki Stock Exchanges

• Largest shareholders - Swedish state (37.3%) and Finnish state (13.7%)

* Mid April 2010

PIP projektit

• PIP1 TS Finland ja TS Sweden syyskuu 2004 - huhtikuu 2005

– Personnel administration (PA)

– Organizational management (OM)

– ESS and MSS portaalitoiminnallisuus

• PIP2 TS Finland ja TS Sweden syyskuu 2005 – maaliskuu 2007

– Time & Attendance: työajankirjaukset, poissaolot, hyväksynnät, lomasaldot, tiimikalenteri, CATS työajan ja projektityöajan kirjauksiin

– Travel and Expenses: matkasuunnitelmat, matkalaskut, kululaskut, hyväksynnät, matkavaraukset omana sovelluksenaan (ei SAP)

– Compensation and Benefits: palkantarkistukset, bonukset, hyväksynnät ja raportointi

– Käyttöönotto vaiheittain, eri lähestymistavat Suomen ja Ruotsin paikallisissa projekteissa

– Suomessa go-lie moduuleittain (Time pilottina, Travel kaikille marraskuussa 2006), Time kaikille maaliskuussa 2007, Ruotsissa liiketoimintayksiköittäin alkaen N&P kesäkuussa 2006

• PIP1 Tanskaan, Norjaan ja Liettuaan maaliskuu 2008 - kesäkuu 2009

– PA and OM

– Ei portaalia

• Time ja Travel Telia DK tammikuu-kesäkuu 2010

– Time & Attendance: työajankirjaukset, poissaolot, hyväksynnät, lomasaldot, tiimikalenteri, CATS työajan ja projektityöajan kirjauksiin

– Travel and Expenses: matkasuunnitelmat, matkalaskut, kululaskut, hyväksynnät, matkavaraukset omana sovelluksenaan (ei SAP)

Employee Services konsepti

Miksi ja miten lomarahat vapaaksi sovellus• Taustalla aikaisempi automatisoitu prosessi

– Ennen SAP Time käyttöönottoa, käytössä oli TS Finlandissa Salsa niminen työaika- ja poissaolokirjaussovellus, osasovelluksena myös automatisoitu lomarahan vaihto vapaaksi

– PIP2 jälkeen vuosi manuaaliprosessilla, jossa– Työntekijät tekivät vaihtohakemuksen word-lomakkeella, joka lähetettiin esimiehelle sähköpostilla– linjaesimies hyväksyi/hylkäsi sähköpostilla

– Hyväksynnän jälkeen tieto palkanlaskentaan, jossa päivitys SAP saldoihin– Käytössä vain Suomessa, noin 2500 vaihtopyyntöä kahden kuukauden aikana

• Manuaaliprosessin ongelmia– Tietoa ei tarkastettu vaihtoa haettaessa (sähköposti)– Tiedon päivitys SAP:iin (Time) käsin– Vaihtohakemukset katosivat/olivat puutteellisia prosessin aikana– Seuranta mahdotonta

• Prosessin tehokkuuden parantaminen– säästöt: 20€ / hakemus => 6 € / hakemus (-70%)– Investoinnnin takaisinmaksuaika: 2 kk– Läpimenoaika keskimäärin: 7 pv/hakemus => 2 pv/hakemus (-72%)– Ei kadonneita hakemuksia, vähemmän virheitä (-100%)– Parempi käytettävyys ja käyttäjätyytyväisyyden kasvu

• Uusi sovellus keväällä 2008– Business vaatimukset vanhan sovelluksen mukaiset– Nopea ja kevyt toteutus

• Uusi versio keväällä 2010– Tarkastetaan heti että ei ole aikaisempaa hakemusta– Käytettävyysparannuksia– Parannettu toimintalogiikka

Lomarahan vaihto osana Employee services konseptia määräajan (14.4.-31.5)

Esimerkki: lomarahan vaihto vapaaksi

Esimiehen hyväksyntä:

Kiitos! Riitta Kankaanpää +358408387623

[email protected]


YHTEENVETO


Yhteenveto

SAPilla on yllättävän paljon annettavaaTärkeintä on tunnistaa tarve, valita oikea ratkaisutapa ja

priorisoida tavoitteet ja toimenpiteet

Parantamispotentiaalia löytyy usealta suunnaltaSAP-prosessit voi tehdä tehokkaammiksi

SAP-prosessit voi tehdä rikkaammiksi ja saada tukemaan

paremmin yrityksen liiketoimintaa

Erityisesti prosessit, joita SAP ei vielä tue lainkaan

(business process platform-ajattelu)

Henkilöstöhallinnon prosesseja saa ja pitää uskaltaa

kehittää räätälöimälläTämä on SAP:n nykyinen linja – kysymys kuuluukin,

kenellä on varaa olla kehittämättä?

Yksin ei tarvitse kehittää, apua on saatavilla.

22.4.2010 27

Mikko Mäki-Rahkola

Toimitusjohtaja

[email protected]

Puh. +358 50 558 7834

Twitter: mikkomr

LinkedIn: fi.linkedin.com/in/mikkomakirahkola

Nobultec Oy

Tekniikantie 12

FI-02600 Espoo

www.nobultec.com

Kiitos!

Copyright 2010 Nobultec Oy

sapin innovatiivinen hyödyntäminen hr:ssä - case teliasonera

Documents