sap fundamentals 2013-2014

Erasmushogeschool Brussel Departement Campus IWT

Nijverheidskaai 170 - 1070 Anderlecht Tel. 02/5201810

SAP fundamentals versie 1.6

Docent: Steve Weemaels

inleiding tot SAP • 2/92 Inhoudstafel Hoofstuk 1: Introductie tot SAP .......................................................................................................... 5

1.1 SAP ........................................................................................................................................... 5 1.2 ERP ........................................................................................................................................... 5 1.3 Material Requirements Planning (MRP) .................................................................................. 6 1.4 ERP functioneel bekeken ......................................................................................................... 6

1.4.2 Flows ................................................................................................................................ 7 1.4.3 Business processes ............................................................................................................ 7

1.5 SAP SOLUTIONS: algemeen overzicht ................................................................................ 10 1.5.1 Modules .......................................................................................................................... 11 1.5.2 Integratie van modules .................................................................................................... 12 1.5.3 Modules en bedrijfsprocessen ........................................................................................ 12

1.6 Business applications ............................................................................................................. 12 1.6.1 CRM ............................................................................................................................... 12 1.6.2 SCM ................................................................................................................................ 12 1.6.3 SRM ................................................................................................................................ 13 1.6.4 PLM ................................................................................................................................ 13 1.6.4 Overlappingen tussen de modules en de business applications ...................................... 14

1.7 SAP xApps ............................................................................................................................. 15 1.8 mySAP All in one ................................................................................................................... 15 1.9 SAP Business One .................................................................................................................. 15 1.10 Solutions ............................................................................................................................... 15 1.11 Best Practices ........................................................................................................................ 15 1.12 Basis systeemgebruik ........................................................................................................... 16 1.13 System wide concepts .......................................................................................................... 18

1.13.1 Organisational elements ................................................................................................ 18 1.13.2 Master data ................................................................................................................... 18 1.13.3 Transactions .................................................................................................................. 18

1.14 OEFENING: werken met het ERP systeem – master data ................................................... 19 Hoofdstuk 2 – bedrijfsprocessen ....................................................................................................... 20

2.1 Bedrijfsproces 1: Order to Cash ............................................................................................. 20 2.1.1 organisational Units in sales order management ............................................................ 20 2.1.2 Master data ..................................................................................................................... 23 2.1.3 Oefening Sales Order Management ................................................................................ 25

2.1.4 Verloop van een sales order ............................................................................................ 25 2.1.5 Oefening: productie van materialen (raw materials) ...................................................... 26 2.1.6 de customisation guide (SPRO) ...................................................................................... 29

2.2 bedrijfsproces 2: procure to pay ............................................................................................. 30 2.2.1 organisational structure ................................................................................................... 30 2.2.2 MRP ................................................................................................................................ 31 2.2.2 Purchase requisitions ...................................................................................................... 31 2.2.3 Source of supply ............................................................................................................. 32 2.2.4 Purchase order ................................................................................................................ 33 2.2.5 Goods receipt .................................................................................................................. 33 2.2.6 Invoice verification ......................................................................................................... 33 2.2.7 Payment .......................................................................................................................... 34

inleiding tot SAP • 3/92

2.3 Procure-to-Pay Master data .................................................................................................... 34 2.3.1 Material master record .................................................................................................... 34 2.3.2 Vendor master record ...................................................................................................... 35 2.3.3 Info record ...................................................................................................................... 36 2.3.4 Opdracht ......................................................................................................................... 36

2.4 Datamodelering ...................................................................................................................... 37 2.4.1 Procure-to-pay datamodel ............................................................................................... 37

2.5 Technische informatie in het systeem opvragen ..................................................................... 38 2.6 Bedrijfsprocessen: modelering ............................................................................................... 40 2.7 Bedrijfsprocessen: Conclusie ................................................................................................. 41 2.8 Het ERP systeem doorzoeken ................................................................................................ 42

Hoofdstuk 3: SAP NETWEAVER .................................................................................................... 43 3.1 platform .................................................................................................................................. 43 3.2 NetWeaver goals ..................................................................................................................... 44 3.3 Prepackaged integration ......................................................................................................... 44 3.4 Integration components .......................................................................................................... 44

3.4.1 People Integration ........................................................................................................... 45 3.4.2 Information Integration ................................................................................................... 45 3.4.3 Proces Integration ........................................................................................................... 47 3.4.4 Application Platform ....................................................................................................... 49 3.4.5 Composition Application Framework (SAP CAF) ......................................................... 49

Hoofdstuk 4: SAP Web Application Server ...................................................................................... 50 4.1 Client/server architecture ....................................................................................................... 50 4.2 N-tiered architecture ............................................................................................................... 50 4.3 Server Processes ..................................................................................................................... 52 4.4 Web AS ABAP ....................................................................................................................... 52 4.5 Web AS Java ........................................................................................................................... 54

4.6 Instances ................................................................................................................................. 54 4.6.1 ABAP instances .............................................................................................................. 54 4.6.2 Instances ABAP + Java ................................................................................................... 55

4.7 Resume ................................................................................................................................... 56 4.8 Dialog processing ................................................................................................................... 57

4.9 Communiceren met de database ............................................................................................. 58

4.10 Lock Management (Enqueue processing) ............................................................................ 60 4.11 Update processing ................................................................................................................ 62

Hoofdstuk 5: Software Development Overview ............................................................................... 65 5.1 De datastructuur wijzigen ....................................................................................................... 66 5.2 The system landscape ............................................................................................................. 66 5.3 ABAP transports ..................................................................................................................... 66 5.4 De Software Ontwikkelingscyclus ......................................................................................... 67 5.5 ABAP Repository Objects ...................................................................................................... 68

ABAP ....................................................................................................................................... 68 ABAP Workbench ................................................................................................................... 68 ABAP Dictionary ..................................................................................................................... 69 Data-element en domain definitie (aka: two-level domain concept) ....................................... 69

Hoofdstuk 6: Communication and integration technologies ............................................................. 72 6.1 Cross system business processes ............................................................................................ 72


6.2 Communicatie Services: remote function calls (RFC) en BAPI’s ......................................... 74 6.3 Web Services .......................................................................................................................... 75 6.4 Business workflow ................................................................................................................. 76

Hoofdstuk 7: Basic system administration ........................................................................................ 78 7.1 CCMS (computing center management system ) ................................................................... 80 7.2 De SAP Solution Manager ..................................................................................................... 80 7.3 Roles en Profiles ..................................................................................................................... 80 7.4 SAP identity management ...................................................................................................... 81

Bijlage 1 ............................................................................................................................................ 83 Oracle ERP ................................................................................................................................... 83

Bijlage 2 ............................................................................................................................................ 86 Service Oriented Architecture ...................................................................................................... 86

Bijlage 3 ............................................................................................................................................ 88 Wat is Business Intelligence (BI) ................................................................................................. 88 OLAP ........................................................................................................................................... 88

Bijlage 4 ............................................................................................................................................ 89 De kosten van ERP ....................................................................................................................... 89

Bijlage 5: de SAP WebUI (crm) ........................................................................................................ 91


Hoofstuk 1: Introductie tot SAP 1.1 SAP

SAP is de leverancier van één van de bekendste ERP systemen en stond voor “Systeme, Anwendungen, Produkte ” of “Systems, Applications and Programs”. Tegenwoordig heeft het drie- letterwoord geen betekenis meer. ERP staat voor “Enterprise Resource Planning”, wat staat voor de planning/beheer van bedrijfsprocessen en resources binnen een onderneming.

SAP werd ontwikkeld in 1972 door 5 ex-IBM werknemers met 3 doelen voor ogen:

● standard software that integrates business processes ● interactive data processing and real time availability ● work with data on PC screens, instead of paper

Het heeft hen echter 20 jaar gekost om dit te verwezenlijken.

1.2 ERP

Enterprise Resource Planning-systemen (ofwel: ERP-systemen) zijn computerprogramma's waarmee de resources zoals geld, voorraden, mensen en machines in een organisatie beheerd kunnen worden.

Als een klant een bestelling plaatst, heeft dit invloed op de stock van het bedrijf, de facturering (er moet uiteraard een factuur opgesteld worden), de bankrekening van het bedrijf (deze zal gedebiteerd worden) en de lonen van de werknemers (deze worden betaald met opbrengsten van het bedrijf). Dit alles heeft op zijn beurt invloed op de balans en de boekhouding. Als er geen integratie zou zijn tussen deze items, zouden deze taken onoverzichtelijk en bijzonder complex worden, vooral in internationale omgevingen. ERP biedt daarvoor de oplossing. Alle modules zijn gebouwd op dezelfde databank en kunnen daardoor goed geïntegreerd worden. Voor een goed en gestructureerd management kunnen de modules afzonderlijk beheerd worden, met gemeenschappelijke managingtools. Belangrijk is dat de data eenmalig opgeslaan wordt voor consistentie.

De SAP software valt onder te verdelen uit 2 families van software:

• Business Software: Dit is de mySAP business suite en voorziet de zakelijke kant van de

software. • Technical platform: In het geval van een SAP omgeving is dit SAP NetWeaver, welke een

verzamelnaam is voor het platform en de development/enhancement/customizing tools. Het is de bedoeling dat een ERP systeem op maat van de klant gecustomiseerd wordt. Daarvoor gaat men de software 'configureren' (zie inleiding tot ABAP; transactie: spro). Een voorbeeld hiervan zou het zetten van een vlag bij “payment on delivery” kunnen zijn, wat ervoor zorgt dat in het systeem afgedwongen zal worden dat er onmiddellijk bij levering betaald moet worden. Er zijn duizenden mogelijkheden om dergelijke systemen te configureren en deze zaken worden dikwijls gedaan door functionele consultants. Dit in tegenstelling tot de technical consultants die meer het technische programmeerwerk voor hun rekening nemen en IT-specifieke zaken op punt zetten zoals programmatie, databases, security, serverbeheer, enz, ...

inleiding tot SAP • 6/92 Voorbeelden van niet-SAP ERP en gerelateerde systemen zijn:

• ORACLE (alle onderstaande producten vallen tegenwoordig onder de noemer 'Oracle Fusion'):

- Oracle E-Business Suite (ERP) - Peoplesoft (HR) - Siebel (CRM en HR) - JD Edwards

• COMPIERE (open source ERP systeem)

• MICROSOFT DYNAMICS 1.3 Material Requirements Planning (MRP)

ERP systemen komen voort uit MRP systemen.

Een bedrijf dat instaat voor productie moet voldoen aan de specifieke eisen van klanten. Meestal komt dit neer op het feit dat de klant de producten in een zeer korte tijd geleverd wil krijgen, waardoor men een uiterst precieze planning nodig heeft. MRP is een systeem ontwikkeld voor productieplaning en stockbeheer. Deze systemen vormden de basis van ERP systemen.

1.4 ERP functioneel bekeken

Een ERP systeem heeft vanuit functioneel oogpunt 4 grote domeinen:

● Marketing and Sales marketing, sales order processing, customer relationship management, customer support,...

● Production and Materials Management purchasing, receiving, transportation/logistics, production scheduling, manufacturing,...

● Accounting and Finance financial accounting, cost allocation, planning and budgeting, cashflow management,...

● Human Resources recruitment and hiring, training, benefits, payroll,...

Om dit duidelijk te maken zullen we als voorbeeld een limonadestand nemen dat aan voorbijgangers limonade verkoopt aan één euro per glas.

– Marketing & sales: limonade ontwerpen, prijs bepalen aan de hand van de prijs van de

sinaasappelen, het spuitwater en de tijd van het persen. Reclame maken en flyers uitdelen. – Production & materials management: zorgen dat de sinaasappelen op tijd geleverd zijn, zorgen

dat er geen al te grote overschotten zijn. Beslissingen nemen over de kwaliteit en de hoeveelheid.

– Accounting & finance: de boekhouding doen, zorgen dat er genoeg cash in de zaak is om sinaasappelen aan te kopen en om de reclames en personeel te betalen.

– Human resources: het aanwerven van mensen die sinaasappelen kunnen persen of verkopen. Zorgen dat de werknemers de nodige trainingen krijgen.

Al deze zaken worden in een ERP systeem geïntegreerd d.m.v. een centrale database. Dit is de belangrijkste troef van een ERP systeem. Al deze domeinen zijn immers afhankelijk van elkaar. Als er weinig winst is kan dit te maken hebben met een lage verkoop (sales). Deze lage verkoop kan te maken hebben met slechte kwaliteit van producten (production & materials management). Het kan ook zijn dat de verkeerde persoon werd aangeworven, of er te weinig trainingen werden

inleiding tot SAP • 7/92 gegeven (human resources). Het is dus belangrijk voor een bedrijf dat er een goede samenwerking (lees: integratie) is tussen al deze domeinen.

Een voorbeeld van slechte integratie kan zijn: Een clerck moet vanuit het sales systeem, elke dag een paar pagina's uitprinten om het zijn area functioneel systeem in te brengen. Niet alleen zorgt dit voor tijdsverlies, het zorgt ook voor een grote kans op fouten. Een verkeerd landnummer kan voor miljoenen euro's aan schade veroorzaken (verkeerd vliegtuig, terugsturen van goederen ...).

Een voorbeeld van een goed production & materials management systeem zien we bij UPS. Daar kan men vanop de website de status zien van de bestelde goederen en kan men shipment tracking doen om zo te zien waar de goederen zich momenteel bevinden. Het gaat hier dus om een webapplicatie die gekoppeld is aan het ERP systeem.

1.4.2 Flows

In een bedrijf zijn flows zeer belangrijk. Er zijn enerzijds flows van goederen, anderzijds flows van informatie.

Voorbeeld van een flow: een werknemer wenst vakantie aan te vragen, de manager geeft daarvoor een approval (goedkeuring), de werknemer krijgt het antwoord terug van zijn manager en de werknemer krijgt dankzij de approval toegang op de holiday applicatie om zijn vakantie in te boeken. Het is duidelijk dat deze volgorde van acties belangrijk zijn. Deze volgorde kunnen we dus aanzien als de flow.

1.4.3 Business processes

Een business process is een reeks acties die een waardevolle output teruggeeft na transformatie van de input. Een order ingeven, en het terugkrijgen van een order document is dus een voorbeeld van een business process.

A business process is a sequence of activities followed by individuals in a business to achieve some business goal. Often these are manual activities executed by employees who play certain roles in the business in addition to others who are external to the business: customers, business partners, etc...

Business function versus Business Process:

business process: reparatie en levering van een computer aan een klant business functions: business functions kunnen gezien worden als onderdelen van een business process. Bijvoorbeeld: de customer service accepteert de computer, de computer wordt gerepareerd, er wordt een sticker gekleefd op de pc met leveringsgegevens, enz, ... Om alle business processes te kunnen beheren heeft men dus een geïntegreerd systeem nodig. In het voorbeeld van de reparatie van de computer zou men al over 4 domeinen kunnen spreken:

● purchasing (aankoop van de pc) ● production (productie van de pc) ● sales (verkoopproces) ● financing (pc in de boekhouding inbrengen)


Het belang van bedrijfsprocessen bestaat erin het volledige plaatje te zien van opeenvolgende stappen. Bekende processen zijn procure-to-pay en order-to-cash. Deze zijn respectievelijk de processen die alle stappen beschrijven van het aankoop en het verkoopproces. Procure-to-pay betekent letterlijk aankoop-tot-betaling. Dit process beschrijft dus alle stappen van zodra er nood is tot een aankoop tot en met het betalen van de goederen. Idem voor order-to-cash wat een beschrijving is van de stappen bij het verkopen van goederen tot en met de klant die betaalt. Beide processen worden later in de cursus besproken.

Onderstaande afbeelding laat duidelijk zien dat dat de departementen niet op zichzelf staan in een onderneming maar vooral met elkaar samenwerken. Het verkoopsproces (order-to-cash) is gemarkeerd met de blauwe pijlen, waarbij duidelijk wordt dat dit proces zich afspeelt tussen de klant, het stockbeheer (materials management), de productieplanning en het financieel departement.


De SAP Solution Map (copyright SAP AG)


1.5 SAP SOLUTIONS: algemeen overzicht

copyright SAP AG

In deze cursus gaan we vooral in op de mySAP Business Suite.

In de kern bestaat deze uit “mySAP ERP”. Dit is het onderdeel waar we ons in de ITBMS vakken zullen op toespitsen. MySAP ERP werd verder uitgebreid met mySAP PLM, mySAP CRM, mySAP SRM en mySAP SCM. Deze termen worden later in de cursus uitgelegd.

Belangrijk om weten is dat SAP twee producten aanbiedt voor kleinere ondernemingen. MySAP All-in-One en SAP Business One. Deze laatste werd niet ontwikkeld door SAP zelf maar is een opgekocht product. Hier gaan we in deze cursus niet verder op in.

inleiding tot SAP • 11/92 1.5.1 Modules

Hieronder de bespreking van een aantal veel voorkomende modules in het mySAP ERP systeem:

○ Financial Accounting (FI) : Dit is de module met als hoofddoel het beheer van de boekhouding, debiteuren, crediteuren, vaste activa en geld. Dit is de wettelijk verplichte boekhouding en verzorgt ook financiële rapportage.

○ Controlling (CO) :

Met deze module kunnen de kosten en opbrengsten worden berekend en gegroepeerd. Het bevat functionaliteiten zoals: berekenen van winstgevendheid per afdeling en/of marktsegment, registratie van interne orders met hun kosten en opbrengsten,... Dit is eigenlijk de analytische boekhouding, die vooral belangrijk is voor het management.

○ Asset Management (AM) :

Beheer van activa: gebouwen, machines inclusief de registratie van zaken als aankoop en verkoop, afschrijvingen en investeringen.

○ Project System (PS) :

Planning en control voor grote projecten (scheepsbouw, bouw van booreilanden ....).

○ Sales and Distribution (SD) : Sales and Distribution ondersteunt een breed scala aan activiteiten in verband met 'sales, shipping and billing'.

■ sales: verzamelen en analyseren van klantengegevens en concurrentie ■ shipping: beheer van levertijden, planning van transport,... ■ facturatie: factureren van de klant, creditnota's

○ Materials Management (MM) :

Aankopen en beheer van materiaal, kredietlimieten,...

○ Production Planning (PP) : Opstellen van productieopdrachten en berekening van productiekosten. Verder ondersteunt deze module nog functies zoals: fabriceren op bestelling, evenwichtig verdelen van de voorraad, toewijzen van productiemiddelen, ...

○ Quality Management (QM) :

Kwaliteitscontrole bij ontvangst goederen en uitgifte van goederen. Hierbij hoort ook evaluatie van leveranciers, voorkomen van levering van gebrekkige goederen.

○ Human Resources (HR) :

Voor de meeste organisaties is dit een belangrijke module. Ze beheert ondermeer: ■ personeelsmanagement: personeelsgegevens, selectie, ontslag, onkostenvergoeding ■ payroll Accounting: het volledige salarisbeheer ■ time management: de administratie en evaluatie van werktijden

○ Plant Maintenance (PM) : beheer van de uitrusting, onderhoud van de vestigingen

(plants) en machines.


1.5.2 Integratie van modules

De modules op zich betekenen weinig als ze niet geïntegreerd zijn. De kracht van ERP ligt nu net in het feit dat de informatie gecentraliseerd wordt. Alle modules maken gebruik van dezelfde database. Daardoor is het in principe mogelijk dat elke module aan de informatie van alle andere modules kan.

1.5.3 Modules en bedrijfsprocessen

Het is dus zo dat bedrijfsprocessen geïmplementeerd worden door gebruik te maken van de verschillende modules. Zo zal een bedrijfsprocess dat zorgt voor de verkoop van producten geïmplementeerd worden aan de hand van de sales and distribution module alsook de financials module, waardoor de verkoop en de boekhouding gekoppeld worden. Het is dus duidelijk dat de aanpak van “denken in modules” niet zo efficiënt is. Daarom spreekt men tegenwoordig meer en meer over bedrijfsprocessen, waarbij dikwijls meerdere modules aan te pas komen.

1.6 Business applications

Naast de mySAP ERP kern bestaat de mySAP Business Suite nog uit 4 business applications die de functionaliteit uitbreiden:

● mySAP CRM (Customer Relationship Management) ● mySAP SCM (Supply Chain Management) ● mySAP SRM (Supplier Relationship Management) ● mySAP PLM (Product Lifecycle Management)

1.6.1 CRM

Customer Relationship Management zal actief de relatie tussen een product of dienst en de klant beheren. Klantendata wordt hierbij omgezet in waardevolle informatie. Dankzij deze informatie kan men het aanbod doeltreffender bij de klant aanbrengen en de klant persoonlijk benaderen en betere service geven. Een voorbeeld hiervan is de Telenet klantendienst. Het klantennummer wordt gevraagd en onmiddellijk beschikt men over informatie zoals welke producten je gekocht hebt, hoeveel onbetaalde facturen er in je historiek zitten, enz... Verder wordt CRM ook dikwijls gebruikt voor 'data mining' met behulp van business intelligence (zie later in de cursus). Dit betekent: het omzetten van pure data naar nuttige informatie.

Bijvoorbeeld: Data = 'dit jaar zijn er 10% meer aanvragen voor kabeltelevisie dan vorig jaar'. Informatie = 'Volgend jaar moeten we investering in kabeltechnologie'.

Ook bij DELL zien we een efficiënt CRM systeem. Bij het inloggen op hun website kom je onmiddellijk op een gepersonaliseerde pagina terecht met je koophistoriek en krijg je direct aanbiedingen in de lijn van je interesses te zien. Hetzelfde doet BMG, waar je onmiddellijk na het inloggen een lijst met nieuwe cd's van je favoriete muziekgenre voorgeschoteld krijgt.

1.6.2 SCM

Supply chain management gaat vooral over planning van toekomstige vraag, capaciteit en materialen. Samengevat: de volledige keten (flow) van het bestellen van goederen en zorgen dat alles op tijd geleverd wordt zonder te kampen met tekorten of grote overschotten. SCM zorgt ervoor

inleiding tot SAP • 13/92 dat er een continu inzicht is in de logistieke processen.

1.6.3 SRM

Supplier Relationship Management is in zeker zin vergelijkbaar met CRM maar hierbij kan men stellen dat leveranciers zo goed als realtime op de systemen aangesloten zijn, zodat men grote controle krijgt over de directe en/of indirecte kosten van de organisatie.

1.6.4 PLM

Product Lifecycle Management heeft als doel: het integreren van alle fasen van de levenscyclus van een product (van concept tot uitbedrijfname) te integreren in het bedrijf. Dit kan als voordeel hebben dat het productieproces verbeterd wordt terwijl de productiekosten verlagen.


1.6.4 Overlappingen tussen de modules en de business applications

Onderstaande illustratie toont duidelijk aan welke functies de business applications bevatten. Verder bevat het mySAP ERP systeem reeds standaardapplicaties en zijn er overlappingen tussen mySAP ERP en mySAP SCM, mySAP SRM, mySAP CRM en mySAP PLM. Voorbeelden van zulke overlappingen staan in het groen.

MySAP SRM

E-procurement service procurement supplier order - collaboration

MySAP SCM

Strategische planning fabriceren op bestelling fabriceren op voorraad transportplanning productieplanning Fabriceren

inventaris -en warehousemanagement transport

SD: sales orders

MySAP CRM Sales support facturatie

Strategische inkoop leveranciersanalyse leveranciersselectie contract management

Contractbeheer aankooporderbeheer facturatie/verificatie

MySAP ERPSD: distributie FI: debiteuren MM: inventarisbeheer

Marketing management sales management E-commerce channel management field applications

invertaris en warehousing

Project -en bedrijfsmiddelenbeheer kwaliteitsmanagement

Omgeving, gezondheid en veiligheid analyses

Audit management

MySAP PLM

Dikwijls worden door bedrijven ook verschillende systemen van verschillende producenten gebruikt om zo een “best of breed” approach te benaderen. Zo hangt men niet vast aan één leverancier (wegens competitieve redenen), maar kan men ook de beste producten gebruiken. Zo is het perfect mogelijk een ERP systeem te bouwen met de HR module van Peoplesoft, het CRM systeem van Siebel, het production en material management van SAP en de Financials module van Oracle, al dan niet gepaard gaande met nog een systeem dat eigen is aan het bedrijf zelf. Zo'n integratie is mogelijk omdat al deze systemen gebruik maken van dezelfde onderliggende database en/of van platformonafhankelijke interfaces (TCP/IP, RFC's, BAPI's, ...).


1.7 SAP xApps

SAP xApps kunnen werken over verschillende modules. Zij klikken in op bestaande applicaties, zijn heel vlug geïmplementeerd en ook goedkoper. Hier spreken we over “cross applications”. Het is de bedoeling dat er applicaties gebouwd worden zonder 1 lijn code te schrijven, vergelijkbaar met het bouwen van een auto met een car configurator.

1.8 mySAP All in one

SAP All-in-One, is een oplossing voor midsize companies. Het is een geintegreerd systeem dat werd ontworpen aan de hand van best practices (zie later) van industry leaders.

1.9 SAP Business One

SAP Business One verzekert een korte implementatietijd, geen grote investeringen, geen hoge trainingskosten, maar wél snel inzicht in de bedrijfsvoering. De installatie van SAP Business One duurt maximaal vijftien dagen. De migratie van oude software verloopt moeiteloos en snel. Daarna verkrijgt men alle vitale gegevens met een druk op de knop. SAP Business One is een opgekocht product en in deze cursus gaan we hier niet verder op in.

1.10 Solutions

Er zijn dus 4 verschillende SAP solutions: SAP business one, mySAP all-in-one, mySAP ERP en mySAP Business suite.

1.11 Best Practices

SAP kwam met gestandaardiseerde oplossingen die “best practice” oplossingen genoemd werden. Deze zijn de meest gebruikelijke, uitgeteste en zichzelf in de praktijk bewezen hebbende manieren van werken. Recentelijk is het pakket uitgebreid met oplossingen voor verticale markten (bedrijfssectoren). Zo zijn er aparte modules gemaakt voor specifieke industriesectoren, “IS” genoemd (Industry Specific). Deze zijn gemaakt voor een specifiek segment van de markt zoals voor gas, water, telecom, enz, ... Dit versnelt uiteraard de implementatie aanzienlijk.

Ook All-In-One solutions en packaged solutions zijn voorbeelden van best practices. Hoe krijgen we die best practices -eens ze geimplementeerd zijn- bij de klanten? Een kopie van de databank maken is één mogelijkheid maar we kunnen ook een client export doen (een client is een multinational op SAP-niveau). De laatste methode is het implementeren van de best practice (BP), waarbij business configuration sets (opgeslagen parameters) gebruikt worden om ze de eerste keer te implementeren en daarna transports om van testing over QA naar het productiesysteem te migreren (zie hoofdstuk 5). De SAP best practices zijn te vinden op http://help.sap.com/bestpractices.

Nadelen:

Uiteraard heeft ERP ook zijn nadelen. Een ERP implementatie kost al snel een paar honderdduizend euros en er zijn steeds risico's dat het project faalt, bijvoorbeeld door geldproblemen of een slechte analyse. Dikwijls wordt ook het maatwerk achteraf sterk onderschat zodat de prijs veel hoger ligt dan men aanvankelijk dacht. Ook de eindgebruikers zijn niet steeds bereid zich bij te scholen in het nieuwe product.

http://help.sap.com/bestpractices




1.12 Basis systeemgebruik Gebruik voor deze oefeningen de SAPGUI:

usersettings: (currency, logon language, date format ) system user profile own data tabblad: defaults

menusettings: (display favorites, display technical names) extras settings

system status: (database, host, usage data, ...) system status

transaction names: SAP menu logistics sales and distribution sales order VA01 - Create Of ga onmiddellijk naar deze locatie via transactie VA01

display a list of users who are logged on to the system: SAP menu tools administration monitor system monitoring user overview

lock a user: Ga per 2 samenwerken. 1 user lockt zijn buurman. De buurman probeert nadien in te loggen. Unlock de gebruiker nadien. Tools administration user maintenance users (SU01)

creating favorites: SAP menu accounting financial accounting general ledger posting FB50 (enkel highlighten) Favorites add

sound and animation settings: Klik op de knop “customizing of local layout” (vanboven rechts) Bij “visual design”' kan het geluid afgezet worden.

De snelste manier om te navigeren in een SAP systeem is het gebruik van commando's. Hieronder een lijst van de meest voorkomende:

✔ cancel the current transaction: /n ✔ initiate a transaction directly: /nXXXX ✔ display overview of sessions: /o ✔ end logon session with confirmation popup: /nend ✔ end logon session without popup: /nex ✔ delete current session: /i ✔ user listing: sm04:

� /nsm04 : /n ends the active transaction and then initiates the specified transaction


OEFENING We willen onze purchasing organisation default op 1000 zetten, zodat we dit niet telkens opnieuw hoeven in te geven.

Stap 1: opzoeken van de technical information

Velden op het scherm komen dikwijls één op één overeen met een veld in een tabel. Voorbeeld: logistics materials management purchasing master data vendor central display dubbelklik en ga in het veld 'Purch. organisation' staan en druk op F1. klik vervolgens op het 4e icoontje vanboven links. Wat is de naam van de parameter? EK0

Stap 2: mogelijke values opzoeken

Ga in veld staan: Purch. organisation en druk op F4 , daar kan de search gedefinieerd worden. Klik daarna op continue om een valuelist te krijgen.

system user profile own data parameters tab: vul de waarde in

Als we nu teruggaan naar transactie XK03 zien we dat de purchasing organisation default op 1000 staat.

inleiding tot SAP • 18/92 1.13 System wide concepts

Er zijn 3 belangrijke concepten die de bedrijfsstructuur representeren:

1. organisational elements: mapping van de bedrijfsstructuur 2. master data: views die toegekend zijn aan organisational elements 3. transactions: progamma's die business processes in het SAP system uitvoeren

vb: create sales order, change customer master, display a sales order's list.

1.13.1 ganisational elements

CLIENT: Het bedrijf, of multinational zelf . COMPANY CODE: Wettelijke entiteit met eigen onafhankelijk boekhoudsysteem op landniveau. Op dit niveau wordt de balans opgemaakt. PLANT: Dit is de plaats waar producten gemaakt worden of vanuit gedistribueerd worden en waar services aangeboden worden. ORGANISATIONAL UNIT: bijvoorbeeld customer service, production, position, devision, storage locations

Het fictief bedrijf waarvan we gebruik maken in deze cursus ziet er als volgt uit:

1.13.2 ster data

Master data is data die beschikbaar is voor alle applicaties en geauthoriseerde gebruikers. Deze data is altijd consistent, up-2-date en zonder redundantie. De informatie is georganiseerd in views die toegekend zijn aan organisational elements.

1.13.3 Transactions

Wanneer mogelijk wordt master data gekopieerd bij het verwerken van transacties om het opnieuw invoeren van data te vermijden. Bijvoorbeeld, als men een sales order aanmaakt moet men het material master number ingeven (uniek ID om een materiaal te identificeren). Eens dit gebeurd is, zal de relevante material data gekopieerd worden in het sales order zonder de gebruiker dit nog hoeft te doen. Vergelijkbaar met het primary – foreign key principe.


1.14 OEFENING: werken met het ERP systeem – master data Display a customer master:

� logistics sales and distribution master data business partners customer display → complete

Wat is het nut van de velden:

• company code

• Sales organisation • distribution channel • division

Vraag de lijst op van de mogelijke customer masters, kies er één uit. Gebruik de F1 toets om extra informatie van de verschillende velden op te vragen.

Display a material master:

� logistics materials management material master material display →

current

Selecteer een materiaal uit de lijst, bv. G1_aluminium. Wat is het nut van de velden:

• enter plant • sales org • distr channel

Create a sales quotation: (offerte)

Hierbij koppelen we customer master data met material master data. Dit heet dan transactionele data.

� Logistics sales and distribution sales quotation

Wat is hier de bedoeling van: • quoation type • sales org • distribution channel • division • sold to party • ship to party • PO number: (PO = purchase order) • Valid from • Valid to • material • order quantity

=> Let op: gezien hier hier om demodata gaat kan er geen echte sales quotation aangemaakt worden in het systeem.

inleiding tot SAP • 20/92 Onderaan het scherm is het ook mogelijk om de transactiecode op te zoeken van de huidige transactie. Test dit uit!

Hoofdstuk 2 – bedrijfsprocessen

2.1 Bedrijfsproces 1: Order to Cash

Een zeer frequent voorkomend business process (of process flow) is order to cash. Dit is het proces vanaf het vastleggen van orders en contracten tot aan het versturen van facturen en innen van geld.

Eenvoudig geschetst houdt dit volgende stappen in:

1. presales activities (vb: het overtuigen van de klant door het geven van een demo) 2. sales order processing (het order vastleggen, contractbespreking, creatie van documenten) 3. inventory sourcing (bepalen met welke leverancier te gebruiken, producten klaarleggen voor

verzending) 4. shipping (verzending) 5. billing (aanmaken van factuur, creatie van FI boekingen) 6. payment (betaling door de klant)

De bovenstaande items bevinden zich hoofdzakelijk in de Sales en Distribution module (SD). Billing en Payment zitten echter in de Financial Accounting (FI) – module. De eerste stap (presales activities) hebben we zonet reeds gezet door het aanmaken van een sales quotation.

Gelijkaardige stappen gelden voor terugsturen van goederen:

1. prereturn (klacht indienen) 2. return (sales) orders 3. goods receipt of returned goods 4. quality management (QM): inspectie van de teruggekeerde goederen 5. delivery repaired goods/new item or credit memo

2.1.1 organisational Units in sales order management

1. Company Code:

Wettelijke entiteit (Legal entity) met een eigen onafhankelijk boekhoudsysteem. Men kan zeggen dat de Company Code op niveau van het land is. Dit is dus ook het niveau van de balans en de winst en verliesstaten

De 'BTW-voet' is iets dat typisch is voor de company code. In elk land is dit immers een andere waarde.

2. Sales Area:

inleiding tot SAP • 21/92 Een Sales area is typisch voor sales order management. Het kan maar tot één company code behoren.

Een Sales area bestaat uit drie delen:

• Sales organisation (SO)

Een 'Sales organisation' neemt een deel van de markt voor zijn rekening. Eveneens kan een sales organisation maar tot één Company Code behoren. Bij één company code kunnen echter wel verschillende sales organisations horen. Een SO is verantwoordelijk voor het verdelen van goederen en diensten en om over verkoopsvoorwaarden te onderhandelen. Het beschikt over zijn eigen master data. In de verkoopsstatistieken is een sales organisation het hoogste niveau. Alle items in een sales en distribution document behoren tot één sales organisation (bestelling, levering, factuur).

• Distribution channel

Een Sales organisation kan één of meerdere distribution channels bevatten. Het is de weg van de goederen om de klant te bereiken. Dit kan zijn via groothandel, kleinhandel, internet , enz, ...

• Division

In een Distribution channel kunnen één of meerdere divisions zitten. De division vertegenwoordigt een productielijn, zoals diensten, reserve-onderdelen, motorfietsen,...

3. Plant:

De Plant (vestiging) is een plaats waar producten gemaakt, vanuit gedistribueerd worden of waar services aangeboden worden. Dit kan een kantoor zijn, een distributievestiging, ... – Elke sales -en distributie-eenheid heeft minstens één plant nodig. – Een plant kan maar tot één company (CC) behoren. – Een plant kan gebruikt worden door meerdere sales organisations en een sales organisation kan

meerdere vestigingen hebben. 4. Storage locations:

inleiding tot SAP • 22/92 Er kunnen verschillende Storage locations (opslagplaatsen) zijn binnen een vestiging. Hier wordt de stock opgevolgd in waarde en in aantal. Een opslagplaats kan verschillende stockagerekken (storage bins) hebben waar de stock in aantal opgevolgd wordt.

5. Shipping point:

Er moet minstens één Shipping point (verzendpunt) zijn per plant (vestiging). Een Shipping point kan toegewezen worden aan meerdere vestigingen. Elke levering naar buiten zal dus een verzendingspunt passeren; bijvoorbeeld: spoorwegstation, luchthaven, groep bedienden verantwoordelijk voor dringende verzendingen, ...

SAMENVATTING – Grafische voorstelling van de Sales Area:

Bovenstaande afbeelding is de grafische voorstelling van de sales area. Deze bevat enkel elementen die van belang zijn voor de sales area. Voor human resources bijvoorbeeld zal deze afbeelding er volledig anders uitzien. HR heeft bijvoorbeeld geen 'sales office' of 'distribution channel', daar dit niets met sales te maken heeft. Volledig ter illustratie: een mogelijke HR structuur:

Company X

Client

US (3000)

Canada (4000) Company code

Los Angeles

Chicago

New York

Atlanta Personnel area

Head Office Production Personnel subarea

inleiding tot SAP • 23/92 2.1.2 Master data

Zoals eerder besproken is master data data die beschikbaar is voor alle applicaties en geauthoriseerde gebruikers. Ze is altijd consistent, up-2-date en zonder redundantie. De informatie is georganiseerd in views (te zien in tabbladen) die toegekend zijn aan organisational elements. De master data van een product bevat dus de informatie over dat product. Een gedeelte van die informatie is afhankelijk van het organisational level waarop je dit bekijkt. Transportkosten en transportmethodes zijn bijvoorbeeld afhankelijk van het plant niveau.

We spreken over 5 soorten master data:

1. customer master data 2. material master data 3. customer-material info record 4. output master data 5. condition master data


1. Customer master data

Bevat alle data nodig voor het verwerken van orders, deliveries en invoices. Er zijn verschillende views (tabbladen): • sales area data: nodig voor SD, valid for sales orgs, distribution channel en divisions • general data: nodig voor SD en FI, geldig voor alle organisational units • company code data: nodig voor FI, geldig voor company code.

� Logistics Sales and Distribution Master Data Business Partner Customer Display Sales and Distribution

2. Material master data:

De master data over het materiaal.

Er zijn verschillende views (tabbladen) :

• Basic Data 1 : nodig voor alle gebieden, geldig voor alle organisational units • Purchasing: nodig voor Material Management (MM) , geldig per vestiging • Sales: sales organisation: nodig voor Sales en Distribution , geldig voor Sales Organisation

en Distribution • Sales: general/plant data: nodig voor Sales en Distribution , geldig voor leveringsplaats • Other: nodig voor materiaalplanning, boekhouding, ...

Logistics Sales and Distribution Master Data Products Material Display

Selecteer de views: Basic Data 1, Purchasing, Sales: sales organisation, Sales: general/plant data

3. Customer-material data (info record)

Deze info record geeft info over de combinatie van bepaalde klanten met bepaalde producten .

Belangrijk: deze waarden hebben voorrang op de waarden in customer master data en material master data . Het bevat oa de volgende informatie :

• Kruisverwijzing tussen het eigen materiaalnummer en het materiaalnummer + beschrijving

van de klant.

• Specifieke verzendingsinformatie over dit product van deze klant, onder andere: tolerantie op leveringstermijn, mogelijkheid van gedeeltelijke leveringen, standaard leveringsadres, standaard delivering plant, enz, ...

4. Condition master data

Condition master data is afhankelijk van verschillende data. Zo kan de korting afhangen van de klant of van de gekochte hoeveelheid .

Er zijn verschillende views (tabbladen) : – Prices : prijs van het materiaal , specifiek voor de klant


– Taxes : belasting op de toegevoegde waarde (BTW) , tax betrekking hebbend op rechtsgebied – Freights: verzendingskosten – Surcharges/discounts: Meerprijzen/kortingen, afhankelijk van de klant, afhankelijk van het

product. 5. Output master data

Bepaalt de layout van documenten, de taal, enz, ...

2.1.3 Oefening Sales Order Management

1. Zoek op hoe we in het systeem een sales order kunnen aanmaken.

Wat is het pad ernaartoe? Via welke transactie zou je hier kunnen geraken?

Waarvoor dienen de gegevens: order type sales org. distr. channel division sold-to-party purch. order n° req. deliv date material order quantity

2. Aanmaken van een delivery (levering van de goederen)

Wat is het pad ernaartoe? Via welke transactie zou je hier kunnen geraken? Wat zou de bedoeling zijn een transfer order? Wat zou de bedoeling zijn van 'post goods issue'?

3. Maak een SO billing document (factuur)

Wat is het pad ernaartoe? Via welke transactie zou je hier kunnen geraken?

2.1.4 Verloop van een sales order

In de vorige oefeningen werden dus volgende stappen uitgevoerd:

Presales:

Onderhouden van banden met de klant, klanten overtuigen van het product. Belangrijke hulpmiddelen daarbij kunnen een CRM systeem zijn. Ook een goede persoonlijke relatie met de klant lijkt een sterke invloed te hebben.


Plaatsen van bestelling: De bestelling wordt aangenomen door bedienden. Zo'n bestelling bevat meestal klantinfo, productinfo, prijs, leveringsdatum, verzendingsinfo en factuurinfo.

Sales order document (factuur):

3 delen: - hoofding - sales document items (welk materiaal en de hoeveelheid) - item schedule lines: leveringsdatum van één of meerdere producten

Stockbeheer:

Kijkt de beschikbaarheid na van de te leveren goederen en zet de aanvraag in de materiaalplanning . materiaalplanning zorgt voor het productieproces. Er zal een beschikbaarheidcontrole uitgevoerd worden als het materiaal moet nagekeken worden in de voorraad.

Levering en facturatie:

Het ERP systeem zal het leveringsdocument aanmaken aan de hand van de sales order. Daarna wordt aan de hand van diezelfde gegevens de factuur (billing document) aangemaakt.

2.1.5 Oefening: productie van materialen (raw materials)

2.1.5.1 Maak een raw material (grondstof) aan.

Logistics MM material master material create (general) immediately (MM01) Select all the views (click the green button) Do not enter organisational data

Enter the general data and the data for the view 'basic data 1':

material industry sector: mech.engineering material type descr.: Raw mat. ## base unit of measure (for example: kg) mat. group: 00101

Enter the data for the view 'purchasing':

purchasing info for plant

Enter the data for the view 'MRP1'

purch. Grp MRP stor. location MRP type lot size MRP controller



batch entry planned delivery time schedMargin key


period indicator availability check

Enter the data for the view 'forecasting'

Forecast model

Enter the data for the view 'Plant data / stor. 1' min. rem. shelf life total shelf life period ind. for SLED

Enter the data for the view 'Quality management'

QM control key

When you get a warning, press enter.

Enter the data for the view 'Accounting 1'

valuation class price control moving price price unit standard price

2.1.5.2 Create packaging:

Enter the data for the view 'basic data 1'

material industry sector: mat. type: packaging mat. descr. base unit of measure: pc division material group GenItemCatGroup

Enter the data for the view 'MRP 1'

purch. group MRP type lot size MRP controller: 001



procurement type prod. stor. loc. SchedMargin key planned del. time

Enter the data for the view 'MRP 3'

period indicator availability check

Enter the data for the view 'Plant data / stor. 1'

period ind. f. SLED

Enter the data for the view 'Accounting' valuation class price control moving price price unit standard price

De oplossing is analoog aan deze van het aanmaken van een grondstof.

2.1.5.3 The bill of material (BOM)

Ga naar het volgende pad: logistics production master data bills of material bill of material material BOM display

Wat is de bedoeling van de BOM?

2.1.5.4 Entering the production order:

We willen een productie aanvraag in het systeem inbrengen.

Zoek op hoe dit in zijn werk gaat via het pad: logistics production shop floor control order create with material

We kunnen ook het beschikbare aantal controleren:

Logistics production Shop floor control information system stock/requirements list


2.1.6 de customisation guide (SPRO)

Het ERP systeem wordt standaard geconfigureerd door een grote hoeveelheid parameters. Deze parameters kunnen aangepast/bekeken worden via transactie SPRO. (IMG customisation guide). Test dit uit en neem een kijkje in alle mogelijkheden.

Als hulp kan het document SAP_configuration_guide.pdf gebruikt worden.

Het configureren zelf zal eerder door functionele consultants gebeuren en niet zozeer door informatici. Het is echter wel noodzakelijk om te weten dat de customisation guide bestaat en er elementaire informatie uit kunnen halen.

Probeer hierbij via de transactie spro op te zoeken waar de company codes en plants gedefinieerd staan.

inleiding tot SAP • 30/92 2.2 bedrijfsproces 2: procure to pay

Waar we het in het vorig hoofdstuk hadden over Sales order management – de verkoop – gaan we nu even in op purchasing (het proces van het verkrijgen van goederen). Hier spreken we van het bedrijfsproces procure to pay.

Hierbij spreken we over volgende stappen:

1. Material Resource Planning (MRP): Welke materialen moeten aangeschaft worden? Dit wordt afgeleid van de stock waarover we beschikken en welke vereisten we hebben.

2. Purchase requisitions (aankoopbehoeftes): Er wordt beslist welke aankopen er dienen te gebeuren.

3. Source determination: Bepalen van de leverancier, dit kan van heel wat parameters afhangen. Eventueel wordt er eerst nog een RFQ (request for quotation) gestuurd.

4. Purchase order (PO): Het plaatsen van de bestelling. In deze bestelling staat een prijs en de overeengekomen leveringsdatum. De leverancier bevestigt de bestelling.

5. Goods receipt: Ontvangst van de goederen. Er wordt een leveringsdocument opgesteld. 6. Invoice verification: Controle van de prijs en de geleverde goederen op de factuur. 7. Payment: Betaling van de factuur

Het MRP systeem creëert documenten die beschrijven welke materialen er nodig zijn voor de productie van een eindproduct. Deze documenten worden gebruikt om de beste aankoopleverancier aan te duiden, deze determinatie gebeurt aan de hand van verschillende parameters met betrekking tot aantallen en kwaliteit die vooraf bepaald zijn in de aan- en verkoopcontracten. Eenmaal de leverancier is geselecteerd wordt er een aankoopcontract opgesteld of wordt er een Request For Quotation (offerte) aangevraagd. Daarna wordt een aankooporder (Purchase Order) opgesteld. De levertijd en de prijs zijn overeengekomen in het contract tussen het bedrijf en de leverancier. De leverancier bevestigt het aankooporder. Na de leveringsovereenkomst is afgehandeld, worden de goederen geleverd. Een intern ontvangstbewijs (Goods Receipt) wordt gecreëerd ter controle van de geleverde goederen. De aankoper ontvangt een factuur voor de levering die wordt betaald wanneer er geen afwijkingen op de aankoopvoorwaarden werden vastgesteld.

2.2.1 organisational structure

1. Client 2. Company code 3. Plant 4. Storage location

Client company code company code company code

plant plant plant

storage location storage location

Purchasing organisation


Purchasing organisation De purchasing organisation deelt het bedrijf in volgens de behoeftes van de aankoop. Er zijn 3 mogelijke vormen:

• Enterprise-wide: één purchasing organisation doet de aankopen (procures) voor alle company codes van een client. (vb: Coca Cola voor alle vestigingen)

• Company specific: elke company code heeft zijn eigen purchasing organisation • Plant specific: een purchasing organisation doet de aankopen voor één plant

Een warehouse is een logische eenheid die verschillende storage locations combineert.

2.2.2 MRP

Een MRP systeem wordt verondersteld om gelijktijdig aan 3 voorwaarden te voldoen:

• Verzekeren dat materialen en producten beschikbaar zijn voor productie en levering aan de klanten.

• Zorgen voor een zo klein mogelijke inventaris. • Plannen van de productie activiteiten met inbegrip van de leveringstijden bij de aankoop van

goederen. In een productie omgeving bepaalt het MRP systeem welke materialen moeten aangekocht worden aan de hand van 3 parameters:

• De beschikbare stock; • De reeds bestelde goederen; • De benodigde materialen: directe en indirecte materialen.

De stock van een onderneming kan opgedeeld worden in 2 categorieën:

• Available(unrestricted): Goederen die voorradig zijn en niet onderworpen zijn aan

restricties. De goederen zijn direct beschikbaar voor de productie. • Unavailable(restricted): Een gereserveerde bestelling die klaar ligt in de stock of goederen

met productiefouten. De goederen kunnen niet opgenomen worden in de productie.

2.2.2 Purchase requisitions

Purchase Requisitions staat voor aankoopbehoefes. In een productieomgeving is het nodig om te beschikken over voldoende grondstoffen en /of materialen om de bestellingen van klanten te verwerken. Na de verwerking van een bestelling wordt de stock van deze materialen verminderd waardoor er een nieuwe aankoopbehoefte ontstaat. Een Purchase Requisition document is een ondersteunend document bij het aanwerven van leveranciers. Het is eveneens een intern document en wordt niet aan een leverancier voorgelegd. Een Purchasing Requisition document kan manueel aangemaakt worden door een gebruiker of automatisch gegenereerd door een andere SAP component. Een indicator geeft aan hoe het document werd aangemaakt.

Men kan een Purchase Requisition creëeren in het SAP-systeem dat wordt gebruikt voor:

• Informatie leveren aan de purchasing officer over aankoopbehoeften van goederen/diensten.


• Verwerven van een interne goedkeuring om goederen/diensten aan te kopen, voorafgaand aan het creëren van een purchase order.

Wanneer het noodzakelijk is om een interne goedkeuring te verwerven voor het verkrijgen van specifieke goederen/diensten wordt het goedkeuringsproces in de Business Workplace van een gebruiker via Workflow uitgevoerd in het systeem. Dit komt later in deze cursus nog aan bod.

2.2.3 Source of supply

Een standaard productiesysteem doet interne- of externe aankopen van zijn materialen. Hierbij worden interne- als externe overeenkomsten aangegaan met leveringsbronnen (Sources of Supply). Een analyse van de leveranciers wordt voorafgegaan bij de aankoop van nieuwe goederen. Om de aankoper te helpen, voorziet SAP een Source Determination, een mogelijkheid om de meeste geschikte leverancier te selecteren. In een standaard SAP-syteem worden alle mogelijke Sources of supply ingedeeld in volgende categorieën:

• Outline Agreement • Info Record • Supplying Plant

Outline Agreement

Een Outline Agreement is een overeenkomst tussen de onderneming en de leverancier. Deze categorie kan onderverdeeld worden in 2 soorten outline agreements:

• Contract: Een lange-termijns overeenkomst tussen de onderneming en een leverancier. De

onderneming koopt goederen aan bij de leverancier tegen overeengekomen voorwaarden. Deze omvatten een periode van levering, een hoeveelheid of een totale aankoop waarde.

• Scheduling agreement: is een overeenkomst met de leverancier waarin de planning van de

levering(en) voorzien wordt. Info record

Een Info Record vormt de link tussen de koper en het materiaal. Dit document geeft meer informatie over het materiaal, specifieke eigenschappen en de beschikbaarheid bij welke leverancier.

Supplying plant

• Source Determination in the background

Het SAP-systeem zal automatisch een Purchase Order aanmaken bij het vinden van een unieke Source of Supply. Wanneer meerdere bronnen worden gevonden bij een Outline Agreement en Info Record geeft het systeem voorrang aan het Info Record om tot een unieke leveringsbron te komen. Wanneer twee outline agreements zijn gevonden controleert het systeem welke van de twee overeenkomsten aangegaan is met een hoofdleverancier; deze krijgt dan voorrang. Wanneer er geen bronnen zijn gevonden, wordt de leverancier manueel ingegeven.


• Source Determination online Indien er meerdere bronnen in het systeem worden aangetroffen, dient men manueel de unieke Source of Supply aan te duiden.

2.2.4 Purchase order

De Purchase Order is een document dat gebruikt wordt om een bestelling van goederen of diensten te plaatsen. Dit document bevat strikte voorwaarden aan welke de levering is onderworpen (prijsovereenkomsten, kortingen, hoeveelheid, plaats van levering…). In het document wordt er opnieuw veelvuldig gebruik gemaakt van Master Data uit het SAP-systeem. Wanneer een leverancier zijn naam wordt ingevuld, worden automatisch zijn adresgegevens, betalingsvoorwaarden, betalingsmiddelen, stukprijs en een korte beschrijving aangevuld.

De Purchase Order bestaat uit 3 delen:

• Header gedeelte

Het header gedeelte bevat informatie over de volledige Purchase Order zoals info over de valuta, datum waarop het document aangemaakt is, vervaldag,…

• Line details Gedetailleerde informatie over de bestelde items.

• Footer De footer toont algemene informatie over het document zoals de termijn wanneer ten laatste de bestelling moet betaald worden of de korting op het product.

2.2.5 Goods receipt

Een volgende stap in het aankoopproces is het creëren van een Goods Receipt (elektronisch ontvangstbewijs). Dit is een eerste vereiste om een meer geautomatiseerde factuurverwerking mogelijk te maken. Het ontvangstbewijs is gebaseerd op de Purchase Order en moeten gezien worden als het “goederen en diensten aanvaardingsproces” en vormen samen met de Purchase Orders de basis voor de verificatie van de facturen. Op dit moment is het noodzakelijk dat het departement controleert of de goederen effectief geleverd zijn en dat de hoeveelheid overeenstemt met de hoeveelheid op de bestelbon. In complexere situaties, bijvoorbeeld bij farmaceutische items, wordt de vervaldag geëvalueerd. Het is mogelijk om meerdere ontvangstbewijzen aan te maken voor een bepaalde bestelling wanneer de levering gebeurt in verschillende deelleveringen. Als het ontvangstbewijs succesvol is aangemaakt, wordt de hoeveelheid van de goederen aangepast in de stock met update van relevante boekhoudkundige informatie.

2.2.6 Invoice verification

Invoice Verification laat toe om de gegevens van een factuur op te slaan en te verwerken. Deze input bestaat uit 5 stappen:

1. Verzamelen van de factuurgegevens 2. controle van de factuurgegevens in het SAP-systeem 3. Onderzoek naar eventuele fouten 4. De factuur vrijgeven voor betaling 5. Opslaan van gegevens in de boekhouding.

inleiding tot SAP • 34/92 Het standaard SAP Invoice Verification proces bevat veel configuratie opties en is flexibel genoeg om aan de noden van de onderneming te voldoen. Wanneer de gegevens uit de Purchase Order en het Goods Receipt overeenstemmen, kan de factuur automatisch betaald worden. Facturen die niet overeenstemmen met de beschikbare gegevens in het SAP-systeem worden geblokkeerd en wachten op vrijgave door de bevoegde persoon van de betrokken dienst.

2.2.7 Payment

Na controle van de factuur zullen de geleverde goederen betaald worden. Het bedrag wordt in het grootboek verwerkt.

2.3 Procure-to-Pay Master data

Ook in het procure-to-pay bedrijfsproces krijgen we te maken met unieke data: de master data. We onderscheiden drie types van master data in de aankoopcomponent van het material management:

• Material Master Records • Vendor Master Records • Info record

2.3.1 Material master record

Een Material Master Record bevat basis informatie nodig voor het beheren en onderhouden van de material record. De Material Master is de centrale informatiebron voor een specifiek materiaal. De integratie van alle data, gerelateerd aan een materiaal, in een database object voorkomt dataredundantie. Componenten zoals Purchasing, Inventory Management, Materials Planning, en Invoice Verification kunnen deze data in de Material Master Record gebruiken. Via views (schermen) wordt de Material Master aan de gebruiker getoond. Views zorgen ervoor dat de Master Data elementen onderverdeeld worden in verschillende rubrieken:

Basic data: Algemene informatie over een product of dienst (eenheidsmaat, korte omschrijving van het materiaal). Purchasing: Aanduiden van de verantwoordelijke Purchasing Group, tolerantie bij leveringen General plant data storage: Algemene informatie over het stockeren van het materiaal. Warehouse Management: In deze view kan men bekijken tot welk warehouse een materiaal hoort. MRP (Material Required Planning): Enkel views die betrekking hebben op de productieplanning en het stockbeheer van het materiaal. Accounting: View die de huidige en toekomstige prijs van het materiaal toont. Costing: Informatie over de productiekostprijs van een materiaal. Quality Management: Algemene informatie over het nagaan van de kwaliteit van het materiaal. Plant Stock: Bekijk de huidige stock op Plant niveau. Storage Location Stock: de huidige stock op Storage Location niveau. Forecasting : Informatie die nodig is om te voorspellen wanneer een product/materiaal opnieuw moet aangekocht worden. Purchase Order Text: View waarin men een beschrijving voor het materiaal kan ingeven in meerdere talen.

inleiding tot SAP • 35/92 Hoe wordt de data van een Material Master Record opgesplitst volgens de organisatorische structuur in het SAP-systeem:

Op client niveau: Dit niveau bevat algemene data, beschikbaar voor alle Company codes, Plants. (vb bewaarrichtlijnen van een product - temperatuurbereik wanneer een materiaal aan bederf onderhevig wordt).

Op plant niveau: Op dit niveau wordt de informatie bijgehouden per Plant en opgevraagd aan de hand van het Plant nummer. De data die gekoppeld is aan de aankopen wordt op dit niveau opgeslagen (vb maximum -en minimum hoeveelheid van een materiaal bij de bestelling).

Op storage location niveau: Deze data wordt op het laagste niveau bewaard. Je kan deze raadplegen door het Plant nummer en de Storage Location in te geven.

Deze datastructuur vereenvoudigt de organisatie van materiaal gerelateerde informatie binnen de volledige onderneming. Het voorkomt redundantie wanneer eenzelfde materiaal meerdere malen gestockeerd wordt. Stel dat het computerbedrijf Dell een processor van het type Intel Celeron Processor 900 stockeert in een vestiging in Brussel en Antwerpen. De invoergegevens van deze processor zullen gelijkaardig zijn, maar de stockgegevens zullen per vestiging verschillen.

2.3.2 Vendor master record

De Vendor Master record is de centrale informatiebron over de leveranciers en bevat naast de identiteit ook:

• de munteenheid bij de transacties • de betalingsvoorwaarden • de namen van de belangrijkste contactpersonen

De Vendor Master Record wordt zowel gebruikt door de boekhouding als door de dienst Purchasing omdat de leveranciers schuldeisers zijn van de onderneming. De gegevens van het Vendor Master Record worden onderverdeeld in drie categoriën:

General data: Informatie op het niveau Client. Deze data is beschikbaar voor alle Company codes en de Purchasing Organisation (identiteit, taal en bankrelaties).

Company code data: Hoofdzakelijk financiële data gelinkt aan een Company code (voor financiële transacties).

Purchasing data: Secundaire aankoopgegevens worden bewaard op het niveau van de Purchasing Organisation.

Partner functies wordt ingeschakeld bij veranderlijke aankoopvoorwaarden die mogelijk verschillen met deze binnen de Purchasing Organisation. Bij een aankoop waar meerdere zakenpartners betrokken zijn, wordt voor elke partner een Vendor Master Record aangemaakt. Zo kan men verschillende partner functies toewijzen op niveau van de Purchasing Organisation of op het niveau Plant. Indien een leverancier meerdere producten verkoopt aan een onderneming kan men het productengamma onderverdelen in verschillende categoriën (Vendor Subrange), elk met hun specifieke aankoopvoorwaarden (Kraft Foods België : Côte d' Or – Philadelphia – Toblerone – Milka).


2.3.3 Info record

De Info Record verschaft beknopte informatie over een materiaal en de verkoper (waarvan de onderneming reeds goederen heeft aangekocht). Het bevat enkele gegevens van de Material Master Record en van de Vendor Master Record waardoor het noodzakelijk is dat de Material- en Vendor Master Record eerst worden aangemaakt. Het is wel mogelijk om een Purchasing Info Record aan te maken zonder Material Master Record als het materiaal bestemd is voor directe consumptie (bijvoorbeeld kopieerpapier). De gegevens van een Purchasing Information Record worden gebruikt als basis voor het aanmaken van een Purchase Order. Een purchasing info record bestaat uit volgende gegevens:

• Meeteenheid waarin het materiaal wordt aangekocht bij de verkoper • Prijzen en verkoopsvoorwaarden met vermelding van de geldigheidsperiode • De geplande leveringstermijn • De standaard en maximum hoeveelheid • Nummer van de laatste aankoop • Evaluatiegegevens van de verkoper • Aanduiding of men regelmatig bij deze verkoper aankoopt • Aanduiding van de periode wanneer de verkoper het materiaal kan leveren.

Een Info Record geeft een bondig overzicht aan de gebruiker of de onderneming op regelmatige basis materialen aankoopt bij een bepaalde leverancier, over de leveringstermijn en de aankoopsvoorwaarden.

2.3.4 Opdracht

Ga zelf na waar in het systeem we de procure-to-pay transacties kunnen terugvinden.

inleiding tot SAP • 37/92 2.4 Datamodelering

2.4.1 Procure-to-pay datamodel

Tot nu hebben we het bedrijfsproces op een functionele manier bekeken. Technische consultants zullen uiteraard moeten weten waar de data fysiek opgeslaan wordt. Het datamodel voor dit proces ziet er uit als volgt:

T001 Deze tabel bevat alle data van de Company codes aanwezig in het SAP-systeem. De primary key bestaat uit MANDT (Client), BURKS (Company Code). In deze tabel vindt u meer informatie over de naam, adres, land, fiscaal jaar van een vestiging.

EKPO Deze tabel bevat alle data van een Purchase Order. De primary key bestaat uit MANDT (Client), EBELN (Purchasing document nummer), EBELP(Line item nummer van een purchasing document). Het veld EBELP representeert een getal. Het wordt telkens met 10 verhoogd wanneer een nieuw product aan de Purchase Order wordt toegevoegd.

TOO1L Deze tabel bevat alle data over een opslagplaats in het bedrijf. De primary key bestaat uit MANDT (Client), WERKS (PLANT), LGORT (opslagplaats).

MARA Deze tabel bevat alle algemene data over een product. De primary key bestaat uit MANDT (Client), MATNR (Materiaal nummer). Een Material Master record maakt gebruik van de tabel MARA om zijn gegevens in op te slaan.

MARD Deze tabel bevat alle data over de opslagplaats van goederen. De primary key bestaat uit MANDT (Client), MATNR (Materiaal nummer), WERKS(Plant), LGORT (Opslagplaats). De tabel MARD houdt bij hoe groot de stock is voor een product.

MARC Deze tabel bevat alle data over de opslagplaats van goederen. De primary key bestaat uit MANDT (Client), MATNR (Materiaal nummer), WERKS(Plant). De tabel MARC geeft een overzicht over alle producten die men stockeert per vestiging.


2.5 Technische informatie in het systeem opvragen

Als consultant zal ons uiteraard geen lijst met tabellen voorgeschoteld worden. Het datamodel kunnen we afleiden uit het systeem op volgende manier:

Ga naar transactie MM60.Om te weten waar het systeem de materiaalnummers opslaat gaat u met de muis in het veld 'Material' staan en u drukt op F1.

Daarna klikt u op het icoon 'Technical information':

Vervolgens krijgt u volgend scherm te zien waarbij duidelijk wordt welke de naam van de tabel is.

Om daarna het datamodel op te vragen gaan we naar transactie SE11 en zoeken we MARA op (MARAV is een view op de MARA tabel).


Vervolgens krijgen we een volledige lijst te zien van de tabellen in het datamodel. Bij het klikken op 'back' krijgen we nog een visuele voorstelling te zien:

Om de inhoud van de tabel MARA op te vragen kunnen we klikken op de knop 'Contents':


2.6 Bedrijfsprocessen: modelering

Er zijn diverse manieren om een bedrijfsproces uit te schrijven. Eén van de meest gebruikte is de flowchart:

Betaling ontvangen?

Een andere manier is het C-businessdiagram, welke een beter overzicht geeft van de samenwerking tussen de verschillende bedrijfstakken (lees: modules)

inleiding tot SAP • 41/92 2.7 Bedrijfsprocessen: Conclusie

Voorgaande bedrijfsprocessen tonen duidelijk aan dat er meer dan één module nodig is om alle zaken te verwezelijken. Onderstaand schema geeft de integratie duidelijk weer:

Planning van de goederenstroom:

Production Planning/Sales and Distribution

Capacity allocation

Year capacity plan Sales forecast

Materials Management Production Planning Sales and Distribution Master

Production Procure-

ment plan

Detail Production

plan

Sales

supplier Goods Receipt

production

distrubution customer


2.8 Het ERP systeem doorzoeken

Voorgaande hoofdstukken geven ons een overzicht van enkele veelvoorkomende bedrijfsprocessen. Als technical consultant is het natuurlijk de bedoeling dat u de link bent tussen het functionele bedrijfsproces en de technische kant van het systeem. Daarom is het zeer belangrijk om efficiënt het systeem te kunnen doorzoeken:

search_sap_menu: door deze transactie uit te voeren kunt u door middel van een zoekterm de juiste transactie terugvinden. Probeer op deze manier even uit te zoeken hoe we een salesorder kunnen aanmaken, business partners terugvinden, ...

F1: ga met de cursor in een veld staan (bijvoorbeeld sales order number, customer id, ...) en druk de F1 toets in. Klik daarna op de 'technical settings' knop. Daarna krijgen we een overzicht te zien van de koppeling tussen de schermen en de onderliggende database. Zo kunnen we snel terugvinden in welke tabel bepaalde informatie terug te vinden is.

Transactiecode: om te weten te komen welke transactiecode het huidig scherm gebruikt klikken we onderaan rechts het scherm.

Deze hulpmiddelen zijn essentieel in de praktijk alsook voor het examen!

inleiding tot SAP • 43/92 Hoofdstuk 3: SAP NETWEAVER

3.1 platform

SAP NetWeaver is het technologieplatform van SAP. Het vormt de basis voor alle SAP applicaties. NetWeaver bevat de ontwikkelings –en runtime omgeving voor de applicaties en kan perfect samenwerken met technologie zoals .NET, Java en IBM websphere.

NetWeaver kan dus gezien worden als de interface tussen de runtime environment en de SAP applicaties.

Zoals onderstaande afbeelding laat zien, bestaat SAP NetWeaver uit verschillende onderdelen.

– People Integration – Information Integration – Process integration – Application platform

inleiding tot SAP • 44/92 3.2 NetWeaver goals

Wat is nu het doel van SAP NetWeaver?

Het zo flexibel en aanpasbaar mogelijk maken van de business en daarbij de gebruiksvriendelijkheid zo hoog mogelijk houden. Dit resulteert in een aantal grote voordelen zoals tijdsbesparing en een kleinere aanpassingsbrug voor gebruikers, integratie tussen software makkelijker maken, innovatie makkerlijker toelaten, en het meest belangrijke voor bedrijven: de TCO (total cost of ownership) zo laag mogelijk houden. De total cost of ownership kan gezien worden als het totaal van kosten voor de applicaties en de integratie ervan. In de meeste bedrijven geldt ongeveer dat 70% van de kosten voor onderhoud zijn, en slechts 30% voor innovatie.

Kortom, de 5 doelen van NetWeaver zijn:

1. Snel in te spelen op de veranderingen in de markt. 2. Het is de bedoeling dat de bruikbaarheid verhoogt zo kan men ervoor zorgen dat meer

gebruikers het systeem gaan gebruiken, zodat het kostenbesparend is en dat de productiviteit opgedreven wordt.

3. Verzorgen van een betere integratie tussen de verschillende modules. 4. De bestaande functionaliteit kan gemakkelijk kunnen uitbreiden om zo de concurrentie een

stapje voor te blijven. 5. De total cost of ownership (TCO) beperken door de onderhouden supportkosten te

verminderen

3.3 Prepackaged integration

De integratie is reeds gebeurd door SAP zelf. Dit lijkt ook het meest logische om te doen wegens de hoge complexiteit. Er is een gemakkelijke integratie met mySAP ERP en het belemmert geen andere integraties. De business processes worden geautomatiseerd in best practises. Deze kunnen op maat gebracht worden in de implementation guide (IMG). Als er verbeteringen (innovaties) gedaan worden bovenop de best practices, dan spreekt men over next practices. Als deze dan op hun beurt door de concurrentie ook geïmplementeerd worden, worden de next practices opnieuw best practices. Op die manier ontstaat een innovatie cyclus, of een steeds voortdurende verbetering van het product.

3.4 Integration components

- SAP Enterprise Portal (EP) - SAP Mobile infrastructure (multichannel access) (MI) - SAP Business Intelligence (BI) - SAP Master Data Management (MDM) - SAP Exchange Infrastructure (XI) - SAP Web Application Server (WebAS)

inleiding tot SAP • 45/92 3.4.1 People Integration

Enterprise portal (SAP EP)

Bepaalde gegevens worden ter beschikking gesteld van de gebruikers (role based) en er wordt hen eventueel de mogelijkheid gegeven deze te wijzigen.

De SAP Enterprise portal is een webomgeving die klanten op een gebruiksvriendelijke en veilige manier toegang geeft tot ons informatiesysteem. Klanten kunnen hierdoor een aantal processen zelf uitvoeren zoals bv het opvragen van productprijzen. Door het toepassen van functies (roles) en personalisatie in de portalomgeving krijgen klanten alleen die functionaliteiten aangeboden die voor hun werkzaamheden relevant zijn. Een klant kan de portal zowel benaderen via PC met internetaansluiting als via een koppeling met mobiele apparaten zoals een PDA of iPhone. Zowel SAP systemen, als niet-SAP systemen kunnen worden geïntegreerd in de portal. Een klant ziet niet welke informatiesystemen gekoppeld zijn aan de portal doordat de presentatie van de informatie voor alle systemen gelijk is. Technisch gezien maakt men gebruik van html-templates en iviews (portlets) om te communiceren met elkaar of met een back-end.

In de portal zit dichtgeweven :

• People integration: emaillists, gedeelde folders, discussieforums • Information Integration: één toegangspunt voor alle informatie • Knowledge en content management: biedt de mogelijkheid tot het verdelen en beheren van

ongestructureerde informatie. Zo kunnen er documenten en data opgezocht worden op basis van meta-informatie.

Multichannel access (SAP MI)

Het is een technologische oplossing dat interfaces creëert voor mobiele apparaten (GSM, PDA, ...) zodat ze dezelfde functionaliteiten hebben als een enterprise portal. Hiervoor hetzelfde te creëren houdt weliswaar een uitdaging in: de schermen zijn kleiner en de connectie is trager.

In multichannel access zit verweven :

• people integration: communicatie • information integration: één toegangspunt voor alle informatie Op technisch vlak beschikt

de ontwikkelaar over de SAP Mobile Development Kit die nuttige informatie en tools aanbiedt voor het ontwikkelen van applicaties gebaseerd op SAP MI.

De SAP Mobile Development Kit is een onderdeel van SAP NetWeaver Developer Studio (een aangepaste versie van Eclipse).

Belangrijk te weten is dat SAP SYBASE heeft opgekocht. Dit wordt momenteel aangeboden als één van de belangrijkste integratieproducten voor mobiele applicaties.

3.4.2 Information Integration

Business Intelligence (SAP BI)

Business Intelligence gaat vooral over data mining. M.a.w. het omzetten van data naar informatie.


Data kan bijvoorbeeld zijn: alle klanten verkoopsgegevens van het afgelopen jaar. Informatie die daaruit kan vloeien kan dan zijn: product x wordt vooral gekocht door klanten ouder dan 40 jaar. Dankzij business intelligence kunnen we dus trends analyseren die anders niet zo voor de hand liggend zijn. Ook in heel wat andere sectoren vinden we BI terug. In de medische wereld kan het gebruikt worden om aan de hand van diverse symtomen ziektes te kunnen voorspellen en voorkomen. In de criminologie wordt het gebruikt om bijvoorbeeld patronen in iemands gedrag te herkennen en zo uit te maken of iemand een mogelijke psychopaat is. Tegenwoordig gaat men daar al zeer ver in en zou het zelf mogelijk zijn om dergelijke informatie af te leiden uit Facebook profielen. Ook zien we BI terug bij klimaatsvoorspellingen om zo mogelijk de opwarming van de aarde te gaan voorspellen. Bij klachtafhandelingssystemen kan BI ook een belangrijke rol spelen. Zo kan men bepaalde klachten over producten gaan analyseren aan de hand van het type gebruik of de soort gebruiker. Zo blijkt dat autobestuurders boven de 40 jaar veel minder problemen hebben met de slijtage van de remmen dan bestuurders onder de 30 jaar. De oorzaak van slijtage van de remmen ligt dus duidelijk niet bij de remmen zelf maar bij het profiel van de koper.

De grote moeilijkheid van business intelligence is dat de juiste informatie in het systeem ingebracht moet worden. Stel je maar voor dat een BI systeem wordt opgezet om de oorzaken van longkanker te onderzoeken, waarbij de ontwikkelaars geen rekening houden met rookgedrag van de patiënt. Dit zou informatie opleveren die in het beste geval deels onjuist is, of zelfs volledig onjuist. De correcte data gebruiken is dus het meest cruciale gedeelte van BI.

Werking:

Allereerst wordt de informatie gehaald uit allerhande systemen. Dit kunnen ERP, CRM, ... systemen zijn, maar ook gewone databases of textfiles. Daarna wordt deze informatie in de ETL (Extract – Transform – Load) fase in het systeem ingeladen. De extract stap zal de data uit de bronsystemen halen, de transform stap zal de data transformeren naar een uniform formaat (weghalen van velden, data splitsen, data valideren, ...). In de load stap zal de data in het targetsysteem ingeladen worden. Uiteindelijk wordt deze data in een infocube gestoken. De infocube bevat allerhande relevante data die op diverse manieren met elkaar gelinkt wordt. Maximaal zijn er 16 dimensies waarop de data met elkaar kan verbonden worden.

Op die manier kunnen er dus patronen ontdekt worden en kunnen er statistieken gegenereerd worden zoals op onderstaand voorbeeld:

inleiding tot SAP • 47/92 Dit is een screenshot van een SAP business objects applicatie. Business Objects was een Frans bedrijf, gespecialiseerd in rapportering en werd door SAP opgekocht in 2007.

Master Data Management (SAP MDM)

SAP MDM is een afzonderlijk, centraal systeem om de data te beheren. Het zorgt ervoor dat de inhoud kan gekopieerd worden naar de data warehouse. Het zorgt er ook voor dat de data geharmoniseerd en consistent is (samenhangend en niet tegenstrijdig). Het gebeurt dikwijls dat bepaalde systemen meerdere keren dezelfde klant bevatten en er op die manier data, bijvoorbeeld orders die de klant geplaatst heeft, verloren gaat. MDM biedt hier dus een oplossing door duplicaten en redundante data te gaan identificeren en verwijderen maar wordt jammer genoeg dikwijls pas gebruikt als de data reeds inconsistent is. Consistente data beperkt het aantal datafouten en beperkt de kosten (TCO) van onderhoud en integratie.

3.4.3 Proces Integration

Exchange infrastructure (SAP XI)

SAP NetWeaver XI stelt je in staat om cross-system processen te implementeren. Het zorgt dus voor de communicatie tussen verschillende applicaties. Het doorsturen van berichten is daarbij hoog beveiligd en verzekerd van aflevering. Er wordt daarbij gebruik gemaakt van de Java Messaging Server.

Service Oriented Architecture (SOA) Een nieuwe trend in de process integration is SOA. Dat toelaat om verschillende types software op een eenvoudige manier te laten communiceren. Bij SOA. gaan de verschillende onderdelen van het business process gaan fungeren als aparte – platformonafhankelijke– services (webservices). Deze services kunnen met elkaar communiceren en zeer flexibel aangepast worden. De communicatie gebeurt normaal gezien via XML. Om deze services harmonisch te laten samenwerken wordt gebruikt gemaakt van een BPMS (business process management system), dat bepaalt welke web services wanneer worden ‘afgespeeld’ en hoe die webservices daarbij samen moeten werken, in bepaalde mate vergelijkbaar met een dirigent bij een orkest. Meer informatie: zie bijlage 2.

Opdracht: zoek op het internet de SOA. technologie en enkele vendors op.


Hoe werk SOA precies? Eenvoudig gezegd maken we in ons ERP systeem function modules aan (vergelijkbaar met functies of methodes van klassen – stukken code met bepaalde functionaliteit dus). Deze function modules maken we beschikbaar via het web. De volledige set van functionaliteit wordt centraal beheerd door de SOA manager.

inleiding tot SAP • 49/92 3.4.4 Application Platform

Het SAP Application platform is eigenlijk de SAP application server, afgekort als SAP WebAS. Deze voorziet een volledige infrastructure waarin je kan ontwikkelen, verdelen en platformonafhankelijke applicaties uitvoeren. De application server ondersteunt ABAP en Java en voorziet eveneens de database abstractielaag.

3.4.5 Composition Application Framework (SAP CAF)

Hiermee kunnen we zelf nieuwe functionaliteit componeren op basis van componenten uit onderliggende systemen in het system landscape. Deze nieuwe programma’s worden xApps (cross applications) genoemd. Het is dus een framework waarbinnen nieuwe applicaties kunnen worden samengesteld door delen van bestaande programmatuur te herbruiken.

Voor meer informatie, zie onderstaande link: http://www.sap.com/netherlands/platform/netweaver/brochures/index.epx

http://www.sap.com/netherlands/platform/netweaver/brochures/index.epx

inleiding tot SAP • 50/92 Hoofdstuk 4: SAP Web Application Server

Veel van SAP’s producten van de laatste jaren zijn gebaseerd op een relatief nieuw en heel krachtig platform: Web Application Server ( Web AS). Web As biedt de programmeur de keuze tussen SAP’s eigen ABAP-taal of de standaard Java. Deze 2 runtime Environments dienen om abstractie te maken van het onderliggende platform dat gebruikt wordt, zoals Windows of Unix. Het is dus niet verbonden aan de hardware of het besturingssysteem dat gebruikt wordt.

4.1 Client/server architecture

SAP R/3 is opgebouwd rond het client/server concept, één van de weinig bestaande standaarden om een computersysteem op te bouwen. Een client/server omgeving is een omgeving waarin een client, bijvoorbeeld een individuele pc, een werkstation, een draagbare computer, enz, ... informatie vraagt aan de supplying machine, de server. De communicatie en de uitwisseling van data tussen de vragende machine en de antwoordende machine, wordt client-server relationship genoemd.

Voorbeeld: browser is client en vraagt info aan de webserver. Er zijn 2 types:

• Stateless: de status van de client wordt niet bijgehouden. Bv : je bekijkt een site • Statefull: de status van de client wordt bijgehouden door gebruik te maken van sessions.

Bijvoorbeeld, je logt in en de username wordt bijgehouden. Aan de hand van deze data kunnen nog andere gegevens opgehaald worden. Het online winkelwagentje is een ander voorbeeld.

4.2 N-tiered architecture

Er zijn verschillende soorten architecturen: • Single-tier architecture Er is slechts één laag, alles wordt gedaan door één systeem bijvoorbeeld mainframes, demo-laptop ,...

• Two-tier architecture De presentatielaag wordt gescheiden van de functionaliteit. De database en de applicatielaag bevinden zich op één server, de presentatielaag of SAP GUI op een tweede machine.

• Three-tier architecture (de standaard op dit moment) Er zijn drie afzonderlijke lagen :

– User interface (presentatielaag): dit is bijvoorbeeld de SAPGUI, Enterprise Portal, ... – Business logic (applicatielaag): De application server is verantwoordelijk voor de

adminstratieve functies van het systeem, zoals background processing, printing, process request management

– Database: Een centrale server huisvest de database, de plaats waar alle data wordt bewaard. Er is slechts één databaseserver - backup en mirrorservers niet meegerekend - maar er kunnen binnen het systeem wel meerdere applicatieservers en presentatieservers zijn.


• n-tier architecture mySAP ERP is een n-tier architecture of multi-tier architecture: het is gebaseerd op 3-tier architecture maar de lagen worden verder onderverdeeld. Deze extra lagen bevinden zich tussen de presentatielaag en de applicatielaag. Zo kunnen bijvoorbeeld “web server”, “server-side presentation laag” of “caching” extra lagen zijn.

inleiding tot SAP • 52/92 4.3 Server Processes

Per runtime engine zijn er verschillende processen. Zowel de ABAP als de Java runtime engine hebben hun eigen dispatcher.

Een dispatcher stelt het systeem in staat om te communiceren met de presentatielaag door de informatiewisseling tussen de SAP GUI en de individuele werkprocessen te beheren. De dispatcher zorgt er dus voor dat het werk verdeeld wordt en dat op het einde de database geupdate wordt. De dispatcher kan gebruik maken van de verschillende soorten 'work processes'.

SAP GUI

dispatcher

work work work process process process

DB Transactie SM50 of tools admin monitor system monitoring process overview Dit geeft een Unix-achtige (top) interface terug van de processen op het systeem.

4.4 Web AS ABAP

Work processes:

● dialog work processes (DIA rdisp/wp-no-dia) : dialog work processes zijn gebaseerd op online of real-time communicatie en handelen dus vragen af van actieve gebruikers. Per dispatcher zijn er minstens twee DIA processen.

● Spool work processes (SPO rdisp/wp-no-spo)

Spool work processes behandelen output requests en sturen data sequentieel naar de printer. Per dispatcher moet er minstens één SPO process zijn.

● Update work processes (UPD rdisp/wp-no-vb) synchronous)

(UPD2 rdisp/wp-no-vb2) asynchronous) Update work processes behandelen de updates van de databank. Deze updates kunnen: – synchronous zijn: Het programma wacht tot de update voltooid is. – Asynchronous zijn: Het programma wacht niet tot de update voltooid is en gaat

ondertussen verder. Er moet minstens één update work process zijn per dispatcher.

● Background work processes (BGD rdisp/wp-no-btc) Background work processes behanden taken die op de achtergrond dienen te gebeuren bv. Batch data loads, rapporten printen. Er dienen per SAP-systeem minstens twee BGD processen te zijn.


● Enqueue work processes (ENQ rdisp/wp-no-enq) Als er een record open is en je wijzigt belangrijke data van dat record, dan zal het lock management voorkomen dat een andere gebruiker ook het record kan openen om er wijzigingen in aan te brengen. Dit work process beheert de lock table in het shared memory. Er kan dus maar één enqueue work process per SAP systeem zijn.

Profile parameters:

Profile parameters kunnen gezien worden als globale variabelen die door het systeem gebruikt worden. Deze hoeven niet altijd voor het ganse systeem beschikbaar te zijn, ze kunnen ook enkel voor een profile (enkel geldig voor een userprofiel) gelden. De profile parameters kunnen opgevraagd worden met de transactie RZ11.

Message Server (MS)

De message server zorgt voor de communicatie (vooral met betrekking tot de locked records: de ene dispatcher moet zien dat de andere dispatcher gelockt heeft) tussen de verschillende dispatchers binnen de ABAP-stack. Deze zorgt ook voor de communicatie tussen de verschillende parallelle applicatieservers binnen je SAP-systeem. Per SAP-systeem is er één message server.

Gateway Server (GW)

Deze zorgt voor de communicatie tussen ons SAP-systeem en andere SAP- systemen of andere externe applicaties. Er is één gateway server per dispatcher.

Internet communication manager (ICM)

Deze krijgt vragen van het internet en zendt ze door naar het systeem om ze af te handelen. Dit kan naar de ABAP-stack of naar de Java Stack zijn. De ICM stuurt ook HTTP-vragen van een SAP- systeem naar een webserver en zendt het antwoord terug naar het SAP-systeem. Er is maximum één ICM per application server.

inleiding tot SAP • 54/92 4.5 Web AS Java

De Java stack heeft dus ook zijn eigen dispatcher die het werk naar de Java work processes brengt. Java Server Processes Het Java server process voert Java-toepassingen uit. Dit gebeurt niet sequentieel zoals bij ABAP work processes, maar wel multi-threaded. Dit wil zeggen dat zelfde processen gelijktijdig kunnen uitgevoerd worden, doordat er een kopie wordt genomen (telkens er één nodig is) en dus parallel kan uitgevoerd worden. In ABAP worden de requests verdeeld over de verschillende work processes die al bestaan en dus reeds geheugen innemen.

Java Message Server De Java Message Server zorgt voor de communicatie tussen verschillende Java dispatchers en verschillende server processes.

Java enqueue service De Java enqueue service zorgt voor de locks in de database die geplaatst zijn door Java in een server process.

Java Connector (J Co) De Java Connector zorgt voor de wederzijdse communicatie tussen de Java-stack en de ABAP- stack. Systeeminformatie via de Java stack opgevraagd worden via http://sap.iwt.ehb.be:50000 system information

4.6 Instances

De term 'instance' wordt vaak als synoniem gebruikt voor 'server' of 'application server'. Het gaat hier in feite om een groep van resources zoals memory, work processes, ...

Een SAP systeem kan bestaan uit één of meer instances. Zo kunnen we een SAP systeem hebben met een single instance op één centrale server, of kunnen we een client/server systeem hebben met meerdere instances. Men gaat instances gebruiken om load balancing te doen. Elke instance gaat daarbij zijn eigen requests afhandelen. Slechts één instance is verantwoordelijk voor het locken van records, om zo de integriteit te bewaren.

4.6.1 ABAP instances

Er is een centrale Message Server die zorgt voor communicatie. De SAP Message Server draait als een apart process meestal op dezelfde host als de central instance. Er kan slechts één message server zijn op elk SAP systeem met als taak om alle servers behorend bij een SAP systeem te informeren over het bestaan van de andere servers. Deze kan ook gecontacteerd worden door andere clients (bv. SAP logon) om informatie te krijgen betreffende de werkverdeling (load balancing). De message server zorgt ook voor het doorsturen van info betreffende het opstarten van updates, aanvragen en verwijderen van locks en background- aanvragen. Een overzicht van alle geconfigureerde instances krijgen we met transactie SM51.


4.6.2 Instances ABAP + Java – De Internet Communication Manager (ICM): De ICM verdeelt webaanvragen binnen de

instance. Deze zal ervoor zorgen dat de aanvragen in de juiste stack terechtkomen . Dit kan dus de ABAP stack zijn of de Java stack.

– De Software Deployment Manager (SDM): De SDM is de standaardtool die je gebruikt om

J2EE componenten op de SAP Web Application Server Java te installeren. De SDM is een client/server applicatie waarvan de server draait op het Java runtime environment.

– De Central Services: Deze draaien op één fysische server en zijn één Java instance. Ze bestaan

uit de message service en de enqueue service. De central services vormen de basis voor communicatie en synchronisatie van de Java-cluster.

inleiding tot SAP • 56/92 4.7 Resume

Er zijn 3 types Web Application servers:

● SAP Web AS ABAP ● SAP Web AS JAVA ● SAP Web AS ABAP + JAVA = add-in installation


Oefening: - Op welke instance werken we? Gebruik transactie SM51.

- Welke workprocesses draaien er? Gebruik transactie SM50.

- Wat betekent de systeemparameter rdisp/wp_no_dia? Zoek op m.b.v. transactie RZ11.

- Ga na of de ICM is gestart met transactie RSPFPAR rdisp/start-icman

- Welke protocols zijn geconfigureerd voor de ICM? Gebruik transactie SMICM knop services : HTTP en SMTP

4.8 Dialog processing

Geheugenbeheer:

o Shared memory: informatie die alle processen nodig hebben o Work process memory: geheugenruimte enkel gebruikt door het work process

Bij het uitvoeren van een work process moeten er twee memory area's geadresseerd worden:

User context: - user current settings - user authorization - name of the current program

Roll area: - variable values - dynamic memory allocation - program pointers

Zoals reeds besproken heeft elke SAP Web Application server zijn eigen dispatcher. De dispatcher fungeert als link tussen het work process en de SAP GUI. Als een user een dialog request stuurt naar het SAP systeem, wordt de request gestuurd naar de SAP Web Application server. Daar wordt de request in een dialog request queue gestoken. De dispatcher kent deze daarna via een FIFO systeem toe aan een beschikbaar dialog work process.


Het dialog work process doet een "roll-in" van de user data en de user context. Dit komt neer op het leggen van pointers naar deze geheugen area's. Daarna verwerkt het work process de aanvraag, zoals bijvoorbeeld het halen van data uit de database. Eens dit gebeurd is, returnt het work process het resultaat naar de dispatcher en 'rollt' de data terug naar het shared memory. Het work process is nu terug klaar om nieuwe user requests te accepteren uit de request queue. De dispatcher geeft het resultaat door aan de SAP GUI.

Oefening:

• Ga kijken naar de geconfigureerde work processes en hun types. Hoeveel D-WP zijn er? Worden

je aanvragen steeds afgehandeld door hetzelfde WP? Gebruik hiervoor transactie SM50: processes op een instance.

• Ga met behulp van de transactie RZ11 op zoek naar de parameter ztta/roll_area. Zoek de waardes ervan op door gebruik te maken van de knop 'Documentation'.

4.9 Communiceren met de database

De database die in SAP gebruikt wordt is een relationele database, welke grote hoeveelheden data kan beheren en bewaren. De data wordt met elkaar verbonden door middel van relaties en staan in twee- dimensionele tabellen. De communicatie gebeurt via Open SQL (= Structered Query Language). Deze taal is database-onafhankelijk en platform-onafhankelijk. Het is gebaseerd op ISO SQL-standaard, maar bevat een aantal uitbreidingen. Open SQL statements worden geïnterpreteerd door de database interface die in elk workprocess zit en vertaald naar Native SQL. Er wordt wel optimaal gebruik gemaakt van buffers. Bij Native SQL is er geen interpretatie door de database interface, wordt er geen gebruik gemaakt van buffers en is het systeem wel degelijk afhankelijk van het gebruikte platform.

In ABAP ga je een Native SQL statement creëren door :


EXEC SQL. .... END EXEC.

De oorspronkelijke (momenteel nog meest gebruikte) database is MAXDB binnen de SAP technologie. Deze database heeft als voordeel de lage kostprijs en weinig nood aan database administratie. Meer en meer echter, maakt men gebruik van SAP HANA. Dit is een database systeem waarbij grote datasets in het RAM geheugen bewaard worden (voor grotere snelheid wegens minder seektime op de disk, minder IO, minder CPU instructies). Grote aandacht wordt besteed aan de rol van dit product binnen cloudcomputing.

Gezien de data in het RAM geheugen bewaard blijven, en data-analyse eveneens op die plaats gebeurt, laat HANA toe om realtime statistieken te genereren.

De architectuur van dit systeem ziet er uit als volgt:

• Computing Engine: processing van grote

datahoeveelheden

• Calculation and planning engine: optimalisatie van SQL en planningsoperaties (bv datacopy).

• Modeling studio: datamodeleringstool

• Real-time replication services: realtime

synchronisatie tussen het ERP systeem en SAP HANA

• Data services: Extract/Transform/Load


DB transactie vs SAP transactie DB transactie: reeks handelingen, gevolgd door een commit waarbij de data consistent blijft. SAP transactie: business transactie dat verschillende DB transacties kan bevatten.

4.10 Lock Management (Enqueue processing)

Het locken van records gebeurt door de enqueue processing. De records worden gelockt met de bedoeling dat ze voor een tweede gebruiker ontoegankelijk worden om iets te wijzigen terwijl de eerste gebruiker wijzigingen aanbrengt.

Het SAP lock management is platform-onafhankelijk. De toelating om te schrijven in tabellen wordt beheerd in de lock table. Het aanvragen en terug vrijgeven van de lock gebeurt door het enqueue process. Het dialog workprocess en de enqueue server (vanaf NetWeaver Application server 7.1 draait deze op een aparte instance) communiceren met elkaar via de message server. De lock objecten worden gedefinieerd in de ABAP dictionary waarin een tabel staat met de gelockte records.

inleiding tot SAP • 61/92 Er zijn verschillende manieren om een object te locken:

• Exclusive lock (E)

- Kan enkel toegewezen worden als er nog geen enkele lock bestaat op het database object. - Zorgt ervoor dat enkel de lock owner kan schrijven. - Enkel de owner van de lock kan deze terug opheffen. - Exclusive locks kunnen meerdere keren aangevraagd worden door eenzelfde transactie.

• Exclusive, non cumulative (X) - Kan eveneens slechts toegewezen worden als nog geen enkele lock bestaat op het DB object. - Deze lock beschermt tegen alle locktypes van andere transacties maar kan slechts één keer

aangevraagd worden door eenzelfde transactie. • Shared locks (S)

- Verschillende gebruikers krijgen nog toegang tot het gelockte object in display-mode. Aanvragen om te wijzigen worden geweigerd. Dit type staat ook bekend als 'read' lock.

• Optimistic lock (O) - Soms wordt data getoond in change-mode, maar is de kans dat er iets gewijzigd wordt klein.

Daarom bevindt een optimistic lock zich enkel op rij-niveau en niet op tabelniveau. - Verschillende gebruikers krijgen toegang tot de change-mode, maar als er iemand wil saven,

verandert de optimistic lock in de extented write lock zodat er geen conflicten ontstaan. De locks kunnen terug vrijgegeven worden door de applicatie of door een update process. Voor het geval de enqueue server zou falen, worden de gelockte records weggeschreven in een bestand voor recovery.

De locks kunnen getoond worden:

o SM12 o Tools administration monitor lock entries

De locks worden verwijderd als de gebruikerssessie beëindigd wordt via de user overview

o SM04 o Tools administration monitor system monitoring user overview

Je kan ze ook manueel verwijderen:

o SM12 o Tools administration monitor lock entries

Oefening

– Ga naar user management en bekijk je usergegevens in change mode.

� Tools administration user maintenance users (SU01)

– Open een andere sessie en voer dezelfde actie uit. � bij change is data ontoegankelijk � bij display kan je data raadplegen


– Kijk welke tabellen locks set hebben? � Tools administration Monitor Lock Entries (SM12) � List: er is één lock voor tabel USR04

– Verwijder de sessie die in change mode stond en open opnieuw de transactie SU01 in change

mode.

4.11 Update processing

Asynchronous updates :

Er moet op elk SAP-systeem minstens één update work process zijn. Deze is verantwoordelijk voor het updaten van de database. Bij de asynchronous updates wacht het dialog work process niet tot het update process beëindigd is.

Update procedure : Laat ons veronderstellen dat een gebruiker een record wil wijzigen. Hij roept de transactie op in change mode, wijzigt de data en bewaart deze.

1. Het data record wordt gelockt voor andere gebruikers. Hier treedt het enqueue workprocess

in actie. Er wordt een overeenkomstige entry in de lock table gegenereerd. De gebruiker wordt op de hoogte gebracht als de lock niet kan gezet worden omdat de record al gelockt was door andere gebruikers. Er wordt een entry in de lock table aangemaakt.

2. Indien er een nieuwe record wordt aangemaakt zal er gechecked worden of de key-data al dan niet bestaat.

3. In het huidige dialog WP, roept het programma een functiemodule aan door gebruik te maken van CALL FUNCTION ... IN UPDATE TASK, en deze schrijft de data weg in een tijdelijke tabel VBLOG.

4. Als het programma is beëindigd (gebruiker drukt op save), zal een COMMIT WORK statement het laatste deel starten; een update work process wordt gestart. Het update work process leest de log entries uit de tabel VB*.

5. Het update WP geeft de wijzigingen door aan de database en analyseert de return message van de DB. Als de update geslaagd is, voert het update WP een database commit en verwijdert de records uit de tijdelijke tabel VB*. Als er een fout optreedt, zal er een database rollback gebeuren, de tijdelijke tabel VB* blijft ongewijzigd maar wordt gemarkeerd als zijnde fouten bevattend en zendt een SAP mail naar de gebruiker.

6. Het update WP zal de lock entries in de lock table terug vrijgeven.


this generates an entry in the LOCK TABLE

step 18

step 2 ..:::

"I d:;-a:-:-t a_r_eco-r-d:-------------

lock key data

temporary table

step 4

user: 'SAVE'

\ \ \ \ -------1

DB

step 5

I 'treturn msg '-------- ok: coMMIT

!ok : ROLLBACK

remove lock

inleiding tot SAP • 64/92 Er zijn verschillende update modules : • primary, time-critical update module = V1 • secondary, non-time critical update module = V2

De opsplitsing stelt het systeem in staat om kritieke database wijzigingen te behandelen vóór niet- kritieke.

V1-modules beschrijven kritieke en primary changes: dit betreft objecten die een controlling functie in het SAP system hebben, zoals bijvoorbeeld. wijzigingen in de stock, de opmaak van een bestelling, ...

V2-modules daarentegen zijn minder dringend, vb: change documents (log van wijzigingen in het systeem) aanmaken in de achtergrond...

Je kan de afgehandelde updates analyseren in :

• tools administration monitor updates • SM13

Oefening:

Bekijk de transactie die de update requests beheert: SM13

inleiding tot SAP • 65/92 Hoofdstuk 5: Software Development Overview

Een client is gedefinieerd als een afzonderlijke commerciële, organisatorische en technische eenheid binnen een SAP-systeem. Velen zien een client als een bedrijf. Dit betekent dat alle business data van een client beschermd is voor andere clients. Elke client heeft zijn eigen data, welke kan beschouwd worden als de eigendom van de client.

Toch is er binnen een SAP-systeem ook plaats voor informatie dat voor alle clients telt. Men kan dus op 3 niveaus de gegevens bijhouden:

• client-specific data • cross-client customising (vb vakantiekalender) • repository (bevat alles)

- bevat alle ABAP workbench development objects, zoals tabellen, domeinen, data- elementen maar ook ABAP-programma’s, ABAP-menu’s en ABAP-screens

- de objecten in de repository worden gegroepeerd in packages. Daarin zit alles (tabellen, programma’s, ...) dat logisch bij elkaar hoort.

- bevat data voor alle clients

inleiding tot SAP • 66/92 5.1 De datastructuur wijzigen

Je kan mySAP ERP aanpassen aan de behoefte van het eigen bedrijf of de klant. Deze aanpassingen gebeuren via de implementation guide (IMG). Deze kan opgeroepen worden via transactie 'spro'. De repository objecten kunnen ook gewijzigd worden. Dit gebeurt door:

1. Customer developments

Dit zijn eigen programma’s of tabellen. De naamgeving begint met een Y of Z. Soms kan ook de bedrijfsnaam (customer namespace), maar daarvoor moet je toelating van SAP zelf hebben.

2. Customer enhancements Je kan ook uitbreidingen voorzien op bestaande SAP-programma’s. SAP voorziet soms plaatsen in de eigen code om aanpassingen tussen te voegen (user exit). Een andere manier van uitbreiden zijn de business Add-Ins (BadI). Deze worden gebruikt in ABAP Objects.

3. Modifications Dit zijn wijzigingen van de bestaande SAP-code. Je moet toelating vragen aan SAP en door het aanbrengen van wijzigingen verlies je de support voor dat stuk code. De repository wordt dus gewijzigd en niet uitgebreid. Bij ev. updates of installeren van support packages is dit wel belangrijk. De Modification Assistant kan hierbij helpen.

5.2 The system landscape

Door gebruik te maken van repository Objects die van toepassing zijn op het ganse systeem, kan dit gevaren opleveren bij het ontwikkelen: je kan bugs creëren, data wijzigen waardoor ze niet meer consistent is of zelfs verloren gaat. Ook bij het gebruik ervan kunnen er problemen optreden rond beveiliging en performantie.

Daarom gaan we gebruik maken van een landscape met drie systemen, op dezelfde manier geconfigureerd :

1. Ontwikkelsysteem (DEV )

Hierin bevindt zich de customizing client (CUST) waar alle wijzigingen in gebeuren. Je hebt ook de development test client (TEST) waar de ontwikkelaar in test. Als laatste is er ook nog de prototype client (SAND) waar eender wat getest kan worden.

2. Quality Assurance system (QAS)

Hier gaan de key-users testen en pas als de testen hier geslaagd zijn, gaat het over naar het productiesysteem. In QAS zit de training client (TRNG) en de quality assurance client (QTST).

3. Production system (PRD)

Hierin zit de production client (PROD). Dit het operationeel systeem die de transactionele data van het bedrijf bevat.

5.3 ABAP transports

Je kan alles transporteren wat logisch verband houdt met elkaar: SAP programma’s, SAP tabellen en alle objecten ontwikkeld door de gebruiker. Telkens je wil transporteren van het ene systeem

inleiding tot SAP • 67/92 naar het andere, moet er een change request gecreëerd worden. De projectleider zal een omvangrijke taak verdelen onder verschillende programmeurs. Er wordt een change request aangemaakt en de verschillende teamleden worden eraan toegewezen.

De Transport Organiser (tools ABAP Workbench overview transport organiser of SE09 - SE10) geeft een nummer aan het change request. De transport organiser creëert een taak voor elk teamlid. Het teamlid zal een repository object toewijzen aan het change request. Wanneer een teamlid zijn ontwikkelingen beëindigd heeft, zal hij zijn eigen taak vrijgeven (release). Pas als alle teamleden hun taak (task) vrijgegeven hebben kan de projectleider de change request vrijgeven. Op dat moment worden alle repository objects gekopieerd naar een directory.

Daarna wordt alles geïmporteerd in het doelsysteem, bijvoorbeeld van DEV naar QAS. Dit gebeurt door de transport administrator in het transport management systeem (TMS). Door op deze manier te werken, kunnen er enkel volledige ontwikkelingen verstuurd worden.

5.4 De Software Ontwikkelingscyclus

1. Analyseren en ontwerpen een model opbouwen van de te realiseren software

2. Implementatie

daarvoor zijn er verschillende tools beschikbaar: • Object Navigator SE80 • ABAP Dictionary SE11 • Screen Painter SE51 (= schermen creëren) • Menu Painter SE41 (= menu’s creëren) • Function Builder SE37 (= functies bouwen) • ABAP Editor SE38 (= ontwikkelomgeving)

3. Testen • debugger • Ecatt = Extended Computer Aided Test Tool (om functionele testen uit te voeren)

4. Administratie

performantie tools project management transport organiser version management

inleiding tot SAP • 68/92 5.5 ABAP Repository Objects

ABAP

ABAP = Advanced Business Application Programming In ABAP begint elke statement met een sleutelwoord en eindigt met een punt. Voorbeeld :

REPORT my-first-report. WRITE 'Hello World'.

• Door de grafische interfaces wordt de ontwikkeling gemakkelijker. (vb screen painter) • ABAP is onafhankelijk van het onderliggend platform. • ABAP heeft een efficiënte toegang tot de datastructuur, zoals tabellen, data-elementen, ....

ABAP Workbench

• De ABAP Workbench is de grafische programmeeromgeving van SAP. • Je vindt deze in het SAP-menu onder :

tools ABAP workbench development ABAP Dictionary (SE11) ABAP Editor (SE38) Function Builder (SE37)

tools ABAP workbench development user interface Screen Painter (SE51)

tools ABAP workbench overview sObject Navigator (SE80)

• In de ABAP Workbench kan je navigeren door gebruik te maken van knoppen, context menu’s (rechtermuisknop) en forward navigation (dubbelklikken op de woorden).

ABAP broncode Door de forward navigation kan je vanuit het ganse systeem toegang krijgen tot de broncode. SAP is dus in bepaalde zin Open Source.

ABAP rapporten creëren (= programma’s in ABAP) Programma’s maak je aan via de ABAP Editor (SE38) of de Object Navigator (SE80). De programma’s worden bewaard in de repository. Je voorziet een programma van een titel en van enkele attributen, zoals : � het programma-type (executabel, include, ..) � status (systeem progr, test progr, ...) � application-component (basis, ...)

Het moet ook toegewezen worden aan een package (HR, HM, GL,...). Wanneer we een programma bewaren, zal de inactieve versie bewaard worden. Op dat ogenblik is er nog geen wijziging van het programma in het systeem gebeurd, zodat de gebruikers er nog geen hinder van ondervinden en de programmeur nog steeds verbeteringen kan aanbrengen.

inleiding tot SAP • 69/92 Pas als het programma geactiveerd wordt, wordt het volledig in het systeem aangepast (ctrl F3) . Om een programma uit te voeren, druk je op de toets “Direct Processing” of F8. Om voorbeelden te bekijken: TRANSACTIE ABAPDOCU

Business Server Pages (BSP) creëren Een BSP is een functionele applicatie die uitgevoerd wordt in een webbrowser (en niet in SAPGUI).

De Internet Communication Manager is in staat om externe communicatie ter verdelen over de ABAP of Java stack. Als daarbij database-toegang nodig is, zal er een workprocess aangesproken worden omdat deze een database-interface heeft.

internet ICM

ABAP stack Java stack

work process

Database ABAP Dictionary

De ABAP Dictionary is een centrale component van de ABAP workbench en bevat definities en beschrijvingen van SAP data. De ABAP dictionary staat eveneens los van het onderliggende systeem en werkt cross-client. Deze bevat:

• database object definities: definieties van onder andere tabellen en views., deze vormen de basis

om de tables en views te creeren in de onderliggende database. (created in DB on activation) • type definities: structures en table types • Service definities:

F1 – help F4 – help Lock objects: locks worden gezet en vrijgegeven door function modules. Deze function modules worden gegenereerd door de lock objects definities in de ABAP Dictionary.

Data-element en domain definitie (aka: two-level domain concept)

Data-elementen zijn wat we in andere programmeertalen als variabelen kunnen beschouwen. Deze zijn gebaseerd op domeinen, wat de technische definitie bepaalt.

Domeinen worden gebruikt om velden technisch te gaan definiëren. (veldlengte, datatype, value range ...). Ze worden toegewezen aan data elementen.

Data elements zijn tabel-afhankelijk en definiëren attributen van een veld. Zoals bvb een korte omschrijving van het veld, en de naam van het veld.

Samengevat: data-elementen zijn gebaseerd op domeinen. Waar de domeinen de technische specificatie bepalen, geven de data-elementen er een logische betekenis aan.


Voorbeeld: Om dit te illusteren zullen we de tabel SPFLI (in deze tabel worden vluchten en luchthavens bijgehouden, zie m.b.v. transactie SE11) gebruiken. De tabelvelden zijn gebaseerd op data- elementen.

De 2 data elements AIRPFROM en AIRPTO bepalen de departure en de arrival airport. In dit voorbeeld hebben ze beiden in business context een andere betekenis. S_FROMAIRP en S_TOAIRP zijn daarom 2 aparte data elementen. Echter gaat het hier wel telkens om een luchthaven. Daarvoor refereren ze wel naar hetzelfde domein: S_AIRPID (op basis van CHAR(3)), namelijk dat van: S_AIRPID. Men kan van elk domein of data-element gaan opvragen waar het overal gebruikt wordt => where-used list (SE11)

OEFENING:

1. Analyseer de definitie van table TADIR:

Tools ABAP workbench development ABAP dictionary (SE11) Welke velden vormen de primary key? PGMID, OBJECT, OBJ.NAME Wat is de veldnaam die als shorttext “package” heeft? DEVCLASS Aan welk data-element en domein is dit veld toegewezen? DEVCLASS – DEVCLASS Bij welke data-elementen werd dit domein gebruikt? � forward navigeren tot de definitie van domein � where-used list

2. Hoeveel objecten zitten er in de SAP system repository (TADIR)? � Tools ABAP Workbench overview databrowser (=SE16) � tabelnaam TADIR + enter � OBJECT: PROG number of entries

3. Welke programma’s starten daarvan met RSP? � OBJ-NAME : RSP*

4. Toon in de databrowser alle records van de tabel SFLIGHT waarvan de airline American Airlines

is. Probeer dit te vinden via SE11 en SE16. Wat is het data element van de carrier? Op welk domein is dit gebaseerd? Zoek het ERD op van deze tabel met behulp van transactie SE11 en de knop graphic.

5. De tabel MARA bevat de general data van de material master records laat de inhoud van deze tabel afbeelden. Zoek uit in het ERD in welke tabel we de units of measure kunnen terugvinden.

inleiding tot SAP • 71/92 6. Zoek op in welke tabel de sales orders opgeslaan worden. Wat is de betekenis van het veld

'GWLDT'? Welk data element en domain wordt hiervoor gebruikt?

inleiding tot SAP • 72/92 Hoofdstuk 6: Communication and integration technologies

6.1 Cross system business processes

In vele gevallen worden de gegevens over het personeel en de lonen (Human Capital Management HCM) op een apart systeem geplaatst. Omdat loonberekening niet alleen voorkomt in Human Resources maar ook in boekhouding, is het nodig om over de verschillende systemen heen informatie te kunnen uitwisselen. In vele gevallen is er ook een dichte samenwerking tussen verschillende bedrijven. Zo kunnen verschillende bedrijven bestellingen plaatsen bij dezelfde verkoper, of gegevens over de kwantiteit van goederen die besteld worden, uitwisselen, ... Om die gegevens uit te wisselen, wordt Application link enabling (ALE) gebruikt. Dit is een middleware tool om gedistribueerde applicaties te maken en te gebruiken. ALE is dus een verzameling bedrijfsprocessen en tools die gebaseerd zijn op een beproefde technologie, voor het koppelen van applicaties in verschillende computersystemen. ALE omvat gecontroleerde uitwisseling van business messages, idocs (intermediate document) genaamd, alsook het consequent databeheer in loosely linked application systems.

ALE settings kunnen via de implementation guide ingesteld worden, zie transactie: SALE.

“The integration technology Application Link Enabling (ALE) is an important middleware tool in SAP's Business Framework Architecture (BFA). BFA is a component-based architecture enabling software components from SAP and from other software vendors to communicate and be integrated with each other. ALE can integrate business processes between SAP systems and non-SAP systems as well as between SAP systems. Data is exchanged between application systems in a controlled manner and consistency is maintained.” (bron: help.sap.com)

“The integration service Application Link Enabling (ALE) enables business processes developed across several SAP systems or non-SAP systems to be integrated.” (bron: help.sap.com)

BFA-architecture

bron: help.sap.com Voorbeeld van loosely linked application systems : Webserver 1 bevat productinfo en webserver 2 bevat verkopersinfo. Afhankelijk van hoe de aanvraag ingediend zal worden, zal er al dan niet “gekoppeld” worden: - Je vraagt een productnummer op enkel WS1 zal data terugsturen. - Je vraagt info over een factuur op zowel WS1 als WS2 sturen info terug Er bestaat dus een losse relatie tussen WS1 en WS2.

inleiding tot SAP • 73/92 De applicaties zijn geïntegreerd door 'synchronous' en 'asynchronous communication' en niet door middel van een centrale database. Om te kunnen starten met ALE dienen we eerst te beschikken over de volgende informatie :

• Welke business processen en objecten zijn betrokken? vb Internet verkopen met mySAP

CRM • Welke informatie dient er overgezet te worden ? de data van een bestelling van het mySAP

CRM systeem • In welk formaat wordt de data getransfereerd ? vb XML • Welke transfer technologie gaan we gebruiken ? vb remote function calls, http,... • Welke transfertype gebruiken we ? vb asynchronously (elke 60 sec) • Wat is de bestemming van de data ? vb backend mySAP ERP systeem

inleiding tot SAP • 74/92 6.2 Communicatie Services: remote function calls (RFC) en BAPI’s

Een lijstje van interface technologie beschikbaar in SAP systemen:

ALE (Application link enabling) BAPI (business application programming interface) als een function module als BAPI gemaakt wordt kan ze ook van buitenaf aangeroepen worden. CPI-C (common program interface communication) EDI (electronic data interchange) HTTP (hypertext transfer protocol) LU 6.2 (logical unit type 6.2) RFC (remote function call) OLE (object linking and embedding) SMTP (simple mail transfer protocol) SOAP (simple object access protocol) protocol om te communiceren met de webserver TCP/IP (transmission control protocol/internet protocol) XML (extensible markup language)

Remote Function Call (RFC)

RFC is de standaard SAP interface voor communicatie tussen SAP systems. De RFC roept een functie op een remote systeem op om uitgevoerd te worden RFC is gebaseerd op de CPI-C en TCP/IP. RFC’s beheren de communicatie processen, de parameter overdracht en de foutenafhandeling. RFC interfaces functioneren in twee richtingen : als je een aanvraag doet, krijg je een antwoord. De client of het calling system richt een aanvraag en stuurt import parameters mee. De server of het called system (dat dus niet noodzakelijk zich op het zelfde systeem moet bevinden als het calling system) antwoord en stuurt export parameters mee. Een eerste vereiste om een RFC te kunnen gebruiken is dus wel dat er een verbinding bestaat tussen het calling system en het called system.

BAPI’s (Business Application Programming Interface)

Een BAPI is een RFC module die bepaalde conventies volgt. BAPI’s worden opgeslagen in de Business Object Repository (BOR) van het SAP systeem en worden gebruikt voor het uitvoeren van speciale business taken. In het SAP systeem, BAPIs worden bewaard als RFC-capable function modules in de ABAP Workbench Function Builder. BAPIs hebben standaard business interfaces, die externe applicaties in staat stellen (met behulp van SAP business objects) om toegang te krijgen tot SAP processen, functies en data. Business objects zijn bijvoorbeeld customers, sales orders, vergelijkbaar met objecten in object oriëntatie. BAPIs zijn gedefinieerd in de Business Object Repository (BOR) als methodes van SAP business object types of SAP interface types, en zijn geïmplementeerd als functionmodules (zie: SAP 2).

Je kan een BAPI op twee manieren benaderen :

- Je kan de BAPI in de BOR oproepen door middel van object geöriënteerde methode-oproepen - Je kan een RFC – oproep doen naar de functie module waarop de BAPI is gebaseerd.

1. De Business Object repository: Tools ABAP workbench Overview BAPI-Explorer (transactie: BAPI )

2. De business object builder : Tools ABAP workbench Development business object builder (SWO1 )


OEFENING: 1. Zoek de methode USER.change op in de BOR en toon de documentatie

Tools ABAP workbench Development business object builder Klik op de knop “Business Object Repository” en vink BAPI aan (Dit kan ook rechtstreeks via Tools ABAP workbench Overview BAPI Explorer) Kies tabblad Alphabetical Zoek het USER business object

2. Zoek de broncode van USER.display

Voorgaande Klik op USER.Display Neem het tabblad “Tools” Selecteer “Function Builder” Display

3. Voer de BAPI voor jouw userid met RFC bestemming NONE uit

Voorgaande druk op F8 (test/execute) bij RFC target system entry : je zet NONE (refereert naar eigen systeem) eigen usernaam inbrengen en execute je eigen gegevens verschijnen en als return code krijg je 000

logisch ... want in de code bekeken in oef2 staat er : EXCEPTIONS user_exists = 0 user_dont_exist = 1 others = 2.

6.3 Web Services

Web services maken individuele functies van een applicatie toegankelijk. Het zijn webgebaseerde interfaces die kunnen geïntegreerd worden in bedrijfsscenario's gebaseerd op open en algemeen geaccepteerde standaarden. Door gebruik te maken van Web services kan men functies die geïmplementeerd zijn op verschillende software componenten combineren tot één enkel proces.

Web services zijn afzonderlijke uitvoerbare entiteiten die kunnen gepubliceerd en opgezocht worden en toegankelijk zijn over een netwerk en/of het internet.

De basis standaarden voor webservices zijn : – XML (extensible markup language) – SOAP (simple object access protocol) protocol om te communiceren met de webserver – WSDL (Web service description language) – UDDI (universal description, discovery and integration)

SOAP (simple object access protocol) Soap is een protocol om web services op te roepen en gebruikt HTTP als transport protocol. Er wordt een header (toegevoegde informatie) en een body (message) meegegeven.

WSDL (Web service description language)


WSDL is een meta-taal waarbij de functie van de web service beschreven wordt.

UDDI (universal description, discovery and integration) UDDI is een webpagina waar je een lijst vindt van alle web services. Het is een manier om de webservices bekend te maken, want hier kan je je web service publiceren en ook andere opvragen.

Web services gecreëerd vanuit een RFC-capable ABAP function module Een service provider genereert de web service van de function module, resulteert in URL en WSDL file. Een service requester (= client) maakt een proxy object aan dat refereert naar de URL van de web service. De ABAP class kan dus communiceren met de proxy, die op zijn beurt kan communiceren met de web service.

6.4 Business workflow

Business Workflow is in staat om de routering van documenten aan te sturen. Taken kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan functionarissen of aan afdelingen. Daarbij wordt volledig rekening gehouden met de organisatiestructuur zoals die binnen SAP R/3 is vastgelegd. Dit voorkomt dubbel invoeren van desbetreffende gegevens. Daarnaast kunnen berichten binnen Business Workflow worden verzonden en bewerkt, worden documenten gecreëerd en worden voor bedrijfsprocessen deadlines vastgesteld en bewaakt.

Een voorbeeld : aanvraag om verlof

In dit proces gaat een bediende een verlofaanvraag indienen. Hiervoor zal hij online enkele velden invullen en laten versturen naar de manager. De manager krijgt een bericht in zijn mail inbox en krijgt de mogelijk al dan niet het verlof toe te staan (approve/reject). Waar dit vroeger allemaal manueel moest gebeuren laat workflow toe al deze zaken te automatiseren.

STAR T

Werknemer stuurt verlofaanvraag

naar de manager

Manager

beslist

Toegestaan

Werknemer bevestigt de goedkeuring

STOP

weigering

Werknemer krijgt een E -mail dat de

aanvraag geweigerd werd

Datum van de aanvraag wijzigen

Nieuwe poging

Werknemer beslist

Werknemer vraagt geen andere

verlofdagen aan

STOP


Technisch: proces = aanvraag om verlof business object = EmployeeAbsence BAPI methodes: EmployeeAbsence.Create

EmployeeAbsence.Change EmployeeAbsence.Approve

Voordelen en eigenschappen van workflow: • Eenvoudiger maken van de communicatie : – automatische informatieoverdracht (bijvoorbeeld de vakantieaanvraag) – vervangt omzendbrieven die anders door verschillende personen moeten goedgekeurd worden

• Controleren van simpele processen – logging en monitoring van problemen – bekendmaken van trage antwoordtijden (bijvoorbeeld: indien de manager het verlof niet

goedkeurt na 48 uur krijgt de gebruiker een melding daarvan). • Controleren van complexere processen – processen die moeten goedgekeurd worden – aankopen via het internet: integratie met workflowtechnologie

• Activiteiten over het systeem heen – XML boodschappen als communicatiemiddel tussen diverse systemen

OEFENING:

Stel een holiday request op voor jezelf. Maak hiervoor gebruik van de transactie SWUI_DEMO.

1. Knop Start

Vul een datum en een aantal uren in en een reden Save

2. Keur je verlof goed in de hoedanigheid van je eigen manager.

office workplace (SBWP) inbox open de verlofaanvraag klik op de knop Approve sluit het work item

inleiding tot SAP • 78/92 Hoofdstuk 7: Basic system administration

Dit hoofdstuk gaat over systeemadministratie. Hieronder een lijstje met veel voorkomende taken:

Background jobs:

geplande en reeds uitgevoerde background jobs

Tools CCMS Background Processing Jobs Overview and administration ( SM37 ) Application servers:

Toont alle actieve instanties van het SAP systeem (bij ons SAP_IWT_00) er zijn verschillende andere transacties van hieruit mogelijk . Je kan van de verschillende processtypes hun wachttijden gaan opvragen :

Tools Administration Monitoring System Monitoring servers ( SM51 )

goto server name information queue information

User list:

Dit toont een overzicht van alle aangelogde gebruikers je kan een sessie beëindigen

Tools Administration Monitoring System Monitoring user overview ( SM04 )

Globaal overzicht users:

Tools Administration Monitor Performance Exceptions/Users Active Users Global users ( AL08 )

Beheer work processes:

overzicht van alle work processen die geconfigureerd zijn op de instantie : hun huidige status, de gebruikte CPU tijd

Tools Administration Monitoring System Monitoring Process Overview ( SM50 ) Globaal overzicht work processes:

Tools CCMS Control/Monitoring Global Process Overview ( SM66 )

Beheer Lock entries:

Gebeurt normaal door een enqueue work process. Deze die eigendom zijn van een update work process worden in blauw getoond

Tools Administration Monitor Lock entries ( SM12 )


Beheer update records: Problemen gedurende het updaten wordt hier gelogd updates die niet geslaagd zijn je kan doorklikken naar SM14 Update administration

Tools Administration Monitor Update ( SM13 )

System Log:

Analyseert de system messages en klasseert ze als messages, warnings en errors. Er worden veel details getoond, zoals de gebruiker die het probleem veroorzaakte en de transactie die gebruikt werd.

Tools Administration Monitor System Log ( SM21 )

Usermanagement:

Creëren van nieuwe gebruikers, gegevens wijzigen, gebruiker locken.

Tools Administration User Maintenance Users ( SU01 )

Mass usermanagement:

Tools Administration User Maintenance User Mass Maintenance ( SU10 ) Genereren van een profiel (role):

Authorisatie door middel van profielen creëren en toekennen

Tools Administration User Maintenance Role Administration Roles ( PFCG )

OEFENING

Vind de grootte van de databank:

Tools Administration monitor preformance database tables/indexes ( DB02 )

of

ST07 –DB Memory

inleiding tot SAP • 80/92 7.1 CCMS (computing center management system )

Het CCMS heeft volgende functionaliteiten:

– system administration (start , stop , reconfigure the system ) – background processing and job scheduling – printer landscape configuration – system tuning – database administration ( backup,... ) – system profile management – dynamic load balancing – system monitoring

klik op: Tools CCMS

Alert monitor (RZ20)

� configure alert monitor: RZ21 7.2 De SAP Solution Manager – De solution manager vergemakkelijkt de implementatie en de integratie van nieuwe SAP

oplossingen in bestaande system landscapes. – Bevat centrale documentatie betreffende de verschillende componenten van de system

landscape – Is gebaseerd op het mySAP CRM systeem. – Nodig om software te installeren. Zonder Solution Manager kan geen systeem geïnstalleerd

worden.

7.3 Roles en Profiles

De authorisatie in een mySAP ERP systeem bevat 2 belangrijke zaken: roles en profiles.

Profiles zijn specificaties van systeemfuncties die een user kan uitvoeren Enkele voorbeelden: SAP_ALL: bevat alle functionaliteit R3_CUST: functionaliteiten om client dependent customizing te doen R3_EXECUTE: functionaliteiten om functionmodules uit te voeren ...

Roles zijn een soort van job descriptions. Bijvoobeeld: SAP_J2EE_ADMIN: administrator van de J2EE stack IDES_WP_SALES_BUSINESS_ANALYST: sales business analyst SAP_AUTITOR_TAX: tax auditor ...


Aan user master records worden roles toegewezen. Aan Roles worden profiles toegewezen. Profiles kunnen krijgen bepaalde authorizations die rechten geven op authorization objects. Bekijk deze zaken via tools -> administration -> user maint. -> information system -> profiles -> by role. Het SAP role/profile systeem kan nog complexer worden, maar dit valt buiten de scope van de cursus.

Opdracht per twee: Verwijder van één van de twee users de roles en de profiles. Voeg in het tabblad ‘roles’ de rol SU53ONLY toe en save

Log opnieuw in en bekijk het resultaat. 7.4 SAP identity management

Het roles/profiles systeem zit standaard op elk SAP systeem ingebouwd. Echter, wat doen we als we diverse systemen hebben, of externe systemen van andere vendors, bijvoorbeeld een Oracle CRM systeem. Dit zou ervoor zorgen dat we alle useraccounts met bijhorende rechten op elke systeem apart zouden moeten gaan instellen. Als we denken aan grote ondernemingen waarbij 10.000 werknemers werken, zou dit een onbegonnen taak zijn. Daarvoor heeft SAP uiteraard ook een oplossing: SAP identity management.

Op dit schema is het duidelijk te zien dat SAP identity management niet zomaar een feature is, maar een volledig uitgebouwde oplossing.

inleiding tot SAP • 82/92 Zoals op onderstaande tekening te zien is, kan SAP identity management gebruikt worden als een centraal punt, dat zich integreert met eender welke applicatie of systeem:

Het SAP identity management systeem wordt in vele gevallen verbonden met het HR systeem. Van zodra een gebruiker in dienst komt, krijgt hij onmiddellijk alle juiste authorisaties op alle bedrijfssystemen en bedrijfsprocessen. Het gaat hier dus duidelijk om een business driven systeem.


Bijlage 1

Oracle ERP

Oracle E-Business Suite (aka: Oracle applications) – analoog aan mySAP ERP – SAP: ABAP - Oracle: PL/SQL – SAP: JAVA - Oracle: JAVA

Oracle E-Business Suite is a fully integrated, comprehensive suite of business applications for the enterprise. E.g:

– Financials – CRM – HR – Logistics – manufacturing – sales – Supply chain planning

... Oracle EBS r12 ( Purchasing )

E-Business Suite R12 loginscherm


E-B usiness Suite R12 flexfields (flexfields kunnen “flexibel” de applicatie uitbreiden zonder te programmeren). Bijvoorbeeld: een inputscherm “schoenmaat” kan toegevoegd worden in de purchasingmodule. Oracle voorziet bij deze een groot aantal ongebruikte (reserve) kolommen om flexfields te specifiëren.


Oracle EBS r11 (inventory)

Oracle Siebel CRM ( sales analytics )

Na de release 12 van E-Business Suite, zal het ERP product “Oracle Fusion” heten. Dit zal een Service oriented product zijn dat zal bestaan uit een geïntegreerd geheel van Oracle E-business Suite, Siebel, JD Edwards en Peoplesoft. Hier wordt Java de belangrijkste taal. Deze software is enkel compatibel met de Oracle databank.

inleiding tot SAP • 86/92 Bijlage 2

Service Oriented Architecture

SOA is de beoogde opvolger van de client-server architectuur. Business-applicaties zoals ERP, CRM en SCM systemen worden bij SOA op afstand toegankelijk gemaakt, door delen van deze applicaties ‘aanroepbaar’ te maken in de vorm van web services.

De web services worden vervolgens opgeslagen in een bibliotheek, de web service repository. Deze web service repository vervangt de ‘server’ in de oude client-server architectuur, als nieuwe ‘client’ fungeert een business process management systeem (BMPS). Dit BPMS bepaalt welke web services wanneer worden ‘afgespeeld’ en hoe die webservices daarbij samen moeten werken, zoals de uitvoering van een symfonie.

Welke niveaus bestaan er bij SOA?

Samenvattend: SOA bestaat uit drie lagen. Tecom/n eerste het BPMS, dit is het orkestratiesysteem. Daaronder bevindt zich de web service repository. Op het derde en laagste niveau bevinden zich tenslotte de business-applicaties zoals ERP en CRM-systemen. Die applicaties bevatten de feitelijke functionaliteit, die via de web services vanaf het BPMS op afstand wordt aangeroepen. De business- applicaties staan daardoor in dienst van het BPMS, vandaar de term service architectuur.

Waar wordt BPMS voor gebruikt?

Met het BPMS kan IT-ondersteuning voor bedrijfsprocessen worden ontworpen of gewijzigd. In het ideale geval kan dit met een grafisch programma, zodat de bedrijfsproces-manager (een nieuwe functie in bedrijven!) geen programmeerkennis hoeft te hebben. Die bedrijfsprocesmanager kan dan bijvoorbeeld een bedrijfsproces zoals ‘bestellen bij toeleverancier X’ ontwerpen, door de juiste web services aanéén te rijgen. Het resultaat van die exercitie is dan een programmaatje. Bij activering roept dit programmaatje, noem het even bestel.exe, vanzelf vanaf het BMPS de benodigde functionaliteit aan in onderliggende applicaties zoals ERP-systemen, via de webservices. De aangeroepen functionaliteit kan zich ook bij derden bevinden, zoals businesspartners.

Welke (logistieke) problemen kun je oplossen met SOA?

Een belangrijk probleem van bedrijfssoftware is, dat de geboden oplossingen te star worden bevonden. Nog maar een paar jaar geleden was het heel gewoon om te spreken van een ‘fixed scope’ bij een ERP-implementatie. Zo’n implementatie werd daarom wel eens vergeleken met het gieten van beton. Als twee bedrijven fuseerden bleek ERP daardoor een barrier, terwijl het eigenlijk een enabler zou moeten zijn. Met andere woorden: Het is nu te moeilijk om bedrijfsprocessen te wijzigen. Het voornaamste doel van SOA is dan ook, om bedrijfsprocessen flexibeler te maken. Met het BMPS kunnen bedrijven voortaan zélf software-ondersteuning ontwerpen en aanpassen, zodat sneller kan worden ingespeeld op nieuwe marktsituaties, en zodat een voorsprong kan worden genomen op de concurrentie. Verder vergemakkelijkt SOA software-integratie, zodat ERP-systemen gemakkelijker kunnen worden aangevuld met branche-specifieke software van derden.


Voor welke bedrijven is SOA geschikt?

In feite voor elke onderneming die te maken heeft met sterk veranderlijke bedrijfsprocessen. Bij de auteur van dit stukje is echter nog geen enkel bedrijf bekend waarbij de backbone van de IT- ondersteuning bestaat uit een SOA-platform. Er is eerder sprake van een langzaam migratieproces van client-server richting SOA, waarbij SOA vooral wordt gebruikt bij software-integratie projecten. SOA wordt onder meer toegepast bij het opzetten van webportalen, bijvoorbeeld door dienstverlenende bedrijven. De invoering van SOA is dus iets van de lange adem. De techniek, met name die van het BPMS, is nog niet helemaal volmaakt. Bovendien hebben de ERP-leveranciers tijd nodig om web service repositories op te bouwen en te vullen. Tenslotte brengt flexibilisering van bedrijfsprocessen change management problemen met zich mee.

Wie zijn de belangrijkste SOA-leveranciers?

SAP, IBM, Oracle en Microsoft proberen momenteel alle vier een leidende marktpositie te veroveren op het gebied van BPMS-en voor SOA.

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

Meer informatie over SOA vindt u op de website www.procesverbeteren.nl, een directe link naar het site-gedeelte over SOA vindt u hier.

(bron: www.logistiek.nl)

http://www.jvec.nl/

http://www.procesverbeteren.nl/

http://www.procesverbeteren.nl/flexibilisering/webservices/webservices.htm

http://www.logistiek.nl/


Wat is Business Intelligence (BI)

Business intelligence staat voor het verzamelen, analyseren, presenteren en verspreiden van bedrijfsinformatie, die van strategisch belang is. Gegevens uit het ERP-systeem en uit andere bronnen worden omgezet in informatie die relevant is voor het behalen van de bedrijfsmissie.

Waarom kan een ERP-systeem dit niet?

De database van een ERP-systeem is geoptimaliseerd voor operationele processen, zoals het ondersteunen van inkoop- en verkooptransacties. Gegevens worden daartoe als atomaire eenheden opgeslagen, zodat gegevenswijzigingen maar één keer hoeven te worden doorgevoerd. Die kracht van een ERP-systeem kent echter ook een keerzijde: Managementvragen zoals ‘wat is mijn omzet voor dit product in vergelijking met vorig jaar’ kan ERP-software niet beantwoorden. Die gegevens zijn of waren er ooit wel, maar er is extra software nodig om die gegevens te verzamelen en te analyseren. Er zijn overigens heel wat ERP-leveranciers die daartoe BI-modules bij hun systeem kunnen leveren.

(bron: www.logistiek.nl) OLAP

OLAP (online analytical processing) is een methode (verschillende protocollen) om snel antwoord te geven op complexe database vragen. OLAP wordt gebruikt in rapporteringen over verkoop, marketing, management, data mining, enz. OLAP baseert zich hierbij op door de IT-afdeling gecreëerde infocubes, in feite een verzameling bewerkte (en vooral gefilterde) bedrijfsgegevens (afkomstig van het CRM-systeem, het ERP-systeem, etc.).



De kosten van ERP

Dit artikel bevat een opsomming van de kosten die samenhangen met de aanschaf en implementatie van een ERP-pakket. Qua kosten is het belangrijk om naar de Total Cost of Ownership te kijken.

Return on Investment

Een bedrijf doet een investering om er later financieel beter van te worden, bijvoorbeeld in de vorm van lagere kosten. In een Return on Investment rekent een bedrijf uit hoe lang het duurt voordat het de investering heeft terugverdiend. Bij de aanschaf van een ERP-pakket wordt zo’n ROI-berekening zelden gemaakt, blijkt uit onderzoek van Logistiek. ‘ERP is een noodzakelijk kwaad’, is een veel gehoord argument. Toch is het aan te bevelen om voorafgaand aan de implementatie een ROI- berekening te maken. Als de te verwachten opbrengsten niet opwegen tegen de kosten, moet een bedrijf zich afvragen of het ook niet zonder ERP kan.

Total Cost of Ownership

ERP-pakketten worden vaak vergeleken op basis van de aanschaf, maar bedrijven moeten ook kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO) van een pakket, dat wil zeggen dat naast de aanschafkosten ook de kosten tijdens gebruik, het faciliteren en het IT-beheer, meegenomen moeten worden in de berekening. Naast de zogenaamde out of pocket-kosten van consultants, hardware, database en rapportagetools, gaat overigens het meeste geld zitten in de interne kosten. Uit onderzoek blijkt dat de externe en interne kosten zich verhouden als 1 staat tot 5.

Kostenposten

De belangrijkste kosten rondom de aanschaf en implementatie van een ERP-systeem zijn:

• aanschaf licenties ERP-pakket • onderhoud licenties • extra maatwerk rondom het pakket • implementatie • systeembeheer • databasebeheer • interne helpdesk • rapportages • koppelingen met andere systemen • hardware • datacommunicatie • opleidingen • upgrades

(Bron: Terdege)


De IT-kosten

Het zou voor de hand liggen dat de automatiseringskosten omlaag zouden gaan na een bedrijfsbrede ERP-implementatie. Medewerkers van de IT-afdeling hoeven immers niet meer al die verschillende maatwerkapplicaties te onderhouden. Uit onderzoek van adviesbureau Berenschot uit 1999 blijkt echter dat de totale IT-kosten in een bedrijf over het algemeen niet omlaag gaan na een ERP- implementatie. Ze lijken eerder te stijgen.

Rekenvoorbeeld 1

Een extrusiebedrijf in het zuiden des lands ziet zijn kosten jaarlijks even hard groeien als de groei in productie. Meer produceren leidt tot meer indirecte medewerkers, meer magazijnmedewerkers, meer voorraden grondstof en ook tot meer calamiteiten in de productie. Het bedrijf besluit een bedrijfsbreed ERP-systeem te implementeren. Kosten: 400.000 euro, inclusief software, hardware en consultancy. Na de implementatie bleef de productie groeien, maar de kosten bleven nagenoeg gelijk. Met het nieuwe ERP kon het bedrijf dus in één jaar al 369.000 euro kosten uitsparen.

Rekenvoorbeeld 2

Een apparatenfabriek in het noorden van Nederland maakte keiharde afspraken met zijn ERP- leverancier over de verbeteringen die het na drie jaar softwaregebruik per se behaald wilde zien. Als die er op dat moment niet zouden zijn dan zou de ERP-leverancier contractueel verplicht zijn een gratis herimplementatie te doen om de beoogde voordelen alsnog te behalen. De investering van in totaal 700.000 euro moest tot drie soorten verbeteringen leiden: lagere operationele kosten, een kortere doorlooptijd en vermindering van het werkkapitaal. Na drie jaar moest de investering zijn terugverdiend.

bron: www.logistiek.nl


inleiding tot SAP • 91/92 Bijlage 5: de SAP WebUI (crm)

inleiding tot SAP • 92/92 De WebUI werd volledig gemaakt met BSP. Waarom geen web dynpro's? BSP biedt een grotere flexibiliteit en beperkt zich niet tot standaard containers.

sap fundamentals 2013-2014

Documents

sap solutions

sap business one

sap xapps

sap fundamentals versie

business processes

integratie van modules

modules en bedrijfsprocessen

erp functioneel