sap ecm for microsoft sharepoint by...

SAP ECM for Microsoft SharePoint by OpenText

Ведущий: Бейдер Александр

Директор направления ECM,

TerraLink

Вебинар:

Управление корпоративным контентом c SAP Content Management for

Microsoft SharePoint by OpenText

17 Апреля 2014, 10:00

OpenText Confidential. ©2013 All Rights Reserved. 2

Содержание

Управление Информацией

Обзор 1

2

Интеграция SharePoint с SAP ERP 3

Архитектура 4


Для чего в мире используют SharePoint?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Internal collaboration

File-share replacement

Web portal/intranet

Live document/content management

Project Management

Document archiving/records management

External collaboration

Business Process Management (BPM)

Public web management

No choice/Company-wide rollout

Don't know / Other

Коллективная работа

Замена общих директорий

Портал WEB / Интранет

Управление контентом

Управление проектами

Архивирование, управление записями

Сотрудничество с контрагентами

Управление Бизнес- Процессами (БПМ)

Управление контентом портала

Так надо – инструкция сверху

Прочее или нет ответа

Доступ & совместное

использование

AIIM Research (July 31, 2012)


Как получить больше от SharePoint?

“Наибольшие проблемы

вызывают: восприятие

продукта пользователями,

управление информацией и

расширение его применения

для решения бизнес-задач

компании.”

Source: AIIM Industry Watch – SharePoint 2013 released 08-2013

620 individuals were surveyed, 31% from larger organizations over 5,000

employees, 40% with mid-sized organizations of 500 to 5,000 employees, and 29%

from small-to-mid sized organizations with 10 to 500 employees.


Зачем нужно управление информацией?

Сайты SP появляются стихийно

Исключить расползание информации!

Большая часть контента не используется

SP не предназначен для долговременного

хранения информации

Никто не знает: кто владелец файла, как

его используют, можно ли его удалить?

Необходимо целостное управление

жизненным циклом информации в компании

= Life Cycle Management

Оргструктура компании постоянно

меняется

Необходимо обеспечить отображение

актуальной оргструктуры в системе сайтов

SP


Наша цель:

Использовать SharePoint для доступа ко ВСЕМУ контенту, который необходим Вам для работы!


Что, если MS SP не интегрирован с SAP ERP?

Снижение КПД корпоративных бизнес-процессов

Повышение судебных рисков из-за несоответствия законодательству

Finance

Customer

Service &

Support

Legal

Asset

Management

Production HR

Sales &

Marketing

Нет гарантии, что связанный с SAP контент актуален, что приводит его многократному дублированию

Контент, связанный с б/п SAP ERP хранится в MS SP вне информации о его бизнес-контексте, что снижает его ценность

Сроки хранения контента, связанного с SAP ERP, не

соответствуют требованиям законодательства или превышают

все разумные пределы

Поиск необходимого контента все более затруднен из-за драматического роста его

объемов

Ручное атрибутирование контента в соответствии с бизнес-контентом приводит нарушению синхронизации с метаданными SAP и ошибкам

Пользователи SAP не имеют прямой доступ к контенту,

размещенному в MS SP


Вопрос дня:

Что такое SAP ECM for MS SP by OpenText?

4. Управление

развертыванием сайтов для MS SP

1. Интерфейс SP для SAP xECM

3. Управление

записями для SP

2. Архивирование

для SP


2



Обзор 1

2

Connecting SharePoint with SAP 3

Architecture 4


Обзор

Интеграция SharePoint с SAP ERP

Архитектура

1


Зачем управление информацией для MS SP?

• Быстрый рост – компании, информации

• Возрастание требований регуляторов

• Готовность к слушанию дел в судах

• Снижение и контроль рисков

• Лучшие практики

• Интеллектуальный капитал

• Информационная безопасность


Зачем управление архивированием для MS SP?

Управление хранилищем контента Независимость от производителя систем

архивирования

Поддержка HSM

Дедубликация

Сжатие

Хранение только активного контента Уменьшение времени

архивирования/восстановления

Упрощение процесса обновления версии

SP

Долговременное хранение Рендирование контента в промышленные

форматы (TIFF, PDF/A )

Хранение рендиций вместе с документами

Управление записями Применение политик хранения контента

Документы

Сайты целиком

Списки контента

Какой контент можно архивировать?


Доступ к архивированному контенту

Web Parts для доступа Просмотр папок в хранилище

Фасетный поиск

Полная поддержка стиля MS SP Используются SP Стили (Темы)

Поддерживается Лента SP

Просмотр архивированного контента/записей

Web Parts для поиска Простой поиск, Расширенный поиск

Форма результатов поиска

Поддержка встроенного поиска SP Индексирование архивированных документов

при поиске SP

Архивированные документы доступны через

встроенный поиск SP

Поиск


Консоль развертывания сайта

Определение метаданных

Использование

пользовательских шаблонов

Определение скриптов

развертывания

Определение параметров SP

сайта

Определение прав доступа

Консоль группы сайтов

Сервис при создании сайта

Форма для задания

метаданных сайта

Потоки работ (WF) для

согласования сайта

Управление жизненным

циклом сайта

Сайты для управления контентом SAP ERP

Сайты со встроенными правилами архивирования/RM Сайты для управления электронными и физическими записями

Управление развертыванием сайтов SP

Определение целевого сайта Развертывание целевого сайта Пример целевого сайта


Резюмируем:

Невозможно быстро реагировать на запросы

судебных органов и/или аудиторов

Высокая стоимость хранения контента

Невозможно найти необходимый контент и

принимать обоснованные решения

Невозможно осуществить модернизацию,

внедрение инноваций в масштабе компании

Бизнес-проблемы Бизнес-потребность

Сертифицированное решение для

управления неструктурированным

контентом для всех корпоративных

приложений, прозрачное для

пользователей и минимизирующее

риски для организации

Возможности

Сертифицировано: DoD 5015.2 and

VERS

Соответствует ISO 15489, FDA 21

CFR Part 11, U.S. Section 508

compliance, SEC 17a-4, CMIS

Физические Записи

Гарантия долговременного хранения бизнес-

значимого контента

Снижение корпоративных рисков

Готовность к решению вопросов в судах

Рост производительности, снижение затрат IT

Подтверждаемые управляемость и соответствие

требованием регуляторов

Поддержка ЖЦ всего релевантного бизнес-

контента

Бизнес-выгоды

US Oil & Gas:

Архивирование контента и соответствие

требованиям регуляторв для SharePoint

US Oil & Gas:

Архивирование контента и соответствие

требованиям регуляторв для SharePoint

Бизнес-проблемы • Соответствовать усилению

требований по управлению

записями и раскрытию

информации

• Сбалансировать усиление

контроля контента и ожидания

пользователей по удобству работы

Цели проекта • Расширить возможности работы

(создавать, искать, коллективно

использовать) с достоверным и

актуальным контентом

• Исключить дублирование и

хранение устаревшего контента

• Обеспечить надежное хранение

информации, необходимой в

юридических и регулятивных целях

Решение и Выгоды • Совместная работа SP и OpenText CS.

• Автоматическое архивирование документов и

сайтов в центральной RM-системе

• Упрощение работы пользователей благодаря

автоматической классификации контента

приложений

• Сокращение времени подготовки к

внутренним и внешним аудитам

• SP внедрен в 2007 для управления

документацией по охране природы и

оборудованию в соответствии с требованиями

регуляторов и надзора, реально начал

работать после интеграции с OT CS

• Более 8,500 мест за 5+ лет

• Недавно приобрел еще 3,000 мест для нового

нефтеперабатывающего завода Galveston Bay

Refinery


2



Обзор 1


Architecture 4

Обзор


Архитектура

3 Интеграция SharePoint с SAP ERP


Объединяя мощь SAP, xECM и SharePoint

Контент ERP

Финансы, HR, Поставщики,

Активы, Фин.первичка….

Контент ECM

Документы, Записи,

Архивы, Web сайты …

Пользователь ECM Пользователь SAP Рабочие

Пространства

Контента

Контент SharePoint

Коллективная работа,

Проекты, Переписка….

ПользовательSharePoint


Работа с контентом SAP в SharePoint

Рабочие

Пространства

Контента

Интерфейс SharePoint для

Рабочих Пространств Контента

Размещение контента SharePoint

в Рабочих Пространствах Контента


Работа с контентом SAP ERP

Интерфейс MS SharePoint для Рабочих

пространств контента SAP

Доступ к содержанию рабочих пространств

Размещение/копирование документа

Отображение метаданных SAP

Поиск контента в рабочих пространствах

Создание новых рабочих пространств

Копирование/перенос контента MS

SharePoint в рабочие пространства

Пользователи могут выполнить

копирование и / или перенос контента

Автоматическое копирование и / или

перенос на основании бизнес-правил

Все типы контента: документы, списки,

задачи, календарь, дискуссии


Интерфейс пользователя SP для рабочего

пространства SAP

Рабочее пространство

контента отображается

через Web Part

Ссылки на объекты

SAP GUI, Business

Relationships,

Recent Changes

отображаются в

Widget

Web Part

Метаданные SAP

отображаются через

Widget Web Part

Огромное количество готовых к использованию и функционально

богатых Web Part в комплекте поставки!


Атрибуты, определяемые пользователем

Колонка с метаданными SAP

(конфигурируется в OT CS)


Создание нового Рабочего Пространства из SP


Поддержка ключевых бизнес-процессов с

помощью SAP ECM for MS SP

Управление

информацией по

техническому обслу-

живанию оборудова-

ния и ремонтам в

целостном виде,

упрощающим дос-

туп, в структуре,

аналогичной

представленной в

SAP

Управление корпоративными

активами

Упрощение и уско-

рение операций

складирования и

доставки за счет

более эффективных

генерации докумен-

тов и их доставки

исполнителям

Логистика & распределение

Управление всей

документацией по

качеству и провер-

кам продукции,

обеспечение исто-

рического следа в

целях аудита и

контроля.

Управление качеством

Управление

документацией по

продукту и комплек-

тующим материа-

лам на протяжении

всего жизненного

цикла продукта

Управление жизненным

циклом продукта


Резюмируем:

Разрозненные хранилища информации

Контент вне привязки к бизнес-контексту

Управление информацией оторвано от бизнес-

приложений бизнес-процессов

Невозможно обеспечить корпоративное развитие,

внедрение новых технологий, инноваций

Бизнес-проблемы Бизнес-потребность

Единое решение, обеспечивающее

коллективную работу и бизнес-

процессы необходимыми данными, а

также предоставляющее доступ к

актуальному и достоверному контенту

из любой системы

Возможности

Доступ и передача контента из SAP

ERP в SharePoint

Доступ к данным SAP из SharePoint

Управление контентом и

коллективная работа в едином

бизнес-контексте с пользователями

SAP ERP

Единая версия правды

Высоко результативная коллективная работа в

бизнес-контексте предприятия

Контролируемый и процессно-ориентированный

подход к работе с информацией

Повышение продуктивности работы,

производительности сотрудников

Снижение себестоимости бизнес-процессов

Бизнес-выгоды

ЖКХ:

Техническое обслуживание и ремонты:

SAP ERP & SharePoint

ЖКХ:

Техническое обслуживание и ремонты:

SAP ERP & SharePoint

Решение и Выгоды

• Улучшение доступа, устранение

информационного хаоса

• Привязка заказов в записям клиентов в CRM

• Связь управления информацией с бизнес-

приложениями и процессами

• Повышение бизнес-культуры благодаря

ресурсно-ориентированному управлению

информацией

• Более надежное управление рисками

благодаря документированию, контролю

версий, аудиторскому следу

• Внедрение корпоративных политик RM, а

также стандартов наименований, в

соответствии с требованиями регуляторов

• Экономия 4,500 рабочих часов в неделю за

счет улучшения управления обслуживанием

и заказа комплектующих материалов

Предпосылки

• Несколько разрозненных

информационных систем с

документацией по активам

• Совместная работа OT и MS для

поставки решения, которое будет

легко воспринято пользователями,

объединит процессы, бизнес-

данные и бизнес-контент, и при

этом будет интегрировано в SAP

Plant Maintenance

• Всего 5,500 мест за 2+ года,

внутренние и внешние

пользователи


2



Обзор 1


Architecture 4

Обзор


Архитектура 4 Архитектура


Общие компоненты для SAP and SharePoint

Legend: SAP SPS Microsoft

OpenText: Enterprise Library

Microsoft: SharePoint

Web Parts, SharePoint

Pages

SAP: Business Suite

ECMLink

SAP ERP, CRM, SRM, Retail, …

Archive Server

ECMLink Content Server Records Management

Content Archiving

Site Deployment

Core components, .Net API

OpenText


Ведущий:

Бейдер Александр

Директор направления ECM

TerraLink

www.TerraLink.ru

[email protected]

Рабочий + 7 495 721 17 21

[email protected]

Вебинар:

Управление корпоративным контентом c SAP Content Management

for Microsoft SharePoint by OpenText

17 Апреля 2014, 10:00

Для Ваших

Вопросов!

http://www.terralink.ru/

mailto:[email protected]

sap ecm for microsoft sharepoint by...

Documents