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Freie Universität BerlinSAP basierte CAFM Einführung mit graphischer CAD-Integration
Dr. Christoph WallLeiter elektronische Administration und Services
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2
1
Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13
14
Projektdesign
Freie Universität Berlin in Zahlen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15
Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD
16
Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz
Nutzen und Mehrwerte
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3
FU Berlin Campusbereiche
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
© Wikipedia-User: TUBS – Die Stadtteil Karte von Berlin
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4
Hauptcampus Berlin-Dahlem
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Technische Abteilung
Administrative IT Services (eAS)
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5
FU Berlin in Zahlen
Gründungsjahr 1948
Zahlen:Studenten 28.500 Bachelor- und Masterstudenten
4.800 DoktorandenBeschäftigte 6.100Wissenschaftliche Fachbereiche und Zentralinstitute 15
Campus:Campusbereiche 4Gebäude ca. 220Räume ca. 18.000Nettogeschossfläche ca. 490.000 m²Hauptnutzfläche ca. 290.000 m²
Alle Gebäude und Liegenschaften werden zentral von der Technischen Abteilung verwaltet.
IT-Organisation:CIO Gremium4 zentrale IT-Bereiche220 dokumentierte IT-Verfahren
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Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13
14
Projektdesign
Freie Universität Berlin in Zahlen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
15
Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD
16
Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz
Nutzen und Mehrwerte
1
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Strategische Ziele der IT an der FUB:
Breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen
Nutzungsmöglichkeiten digitaler Informationen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung
Umfassendes Informations-angebot
weltweit zugänglich ArbeitsumgebungMobile Informationen
Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen zentrale und dezentrale Aufgaben durch redundanzarme einheitliche Prozesse und ermöglichen eigenverantwortliche Steuerung gemäß zentraler Standards
Smarte Prozesse
umfassender Schutz personenbezogener Informationen sowie operativer Daten der NutzerSichere Daten
möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz (im Sinne einer Green IT)
Ausschöpfen zusätzlicher Effizienzreserven durch Zentralisierung von Diensten und Hardware
Nachhaltiger Ressourceneinsatz
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8
Ausgangssituation
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
SAP CO
Kostenart
Kostenart
Kostenart
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Raumdatenbank(Access)
Excel Tabellen- Energiekosten- Wartungskosten- Servicekosten - etc.
AutoCAD
Umrechnung und Verteilung
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9
Prozessintegration- Abschaffung manueller Datenübergaben- Abschaffung redundanter Systeme- dezentraler Zugang zu zentralen Daten- Realtime-Integration der Werteflüsse zu Rechnungswesen und
Controlling- Datenbereitstellung für nachlaufende 3rd party Systeme
(Lehrplanung, Wegeleitsystem, Netzverwaltung)
Zielsetzung
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Datenmanagement- zentrale Erfassung zentraler Daten - dezentrale Erfassung dezentraler Daten- Single Point of Truth für Flächendaten- Schaffen einer transparenten Datenbasis für internes
Flächenanreizmodell (Mieter-Vermieter-Modell)- Graphische Aufbereitung der Daten
Zielsetzung
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Zielsituation
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
SAP RE-FX (real estate)SAP CO
Kostenart
Kostenart
Kostenart
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
Kostenelement (PSP)
AutoCAD
Kostenverteilung
Verträge
Liegenschaften
Services
Grafik-S
ystem für R
aumdarstellung
SAP PSM
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Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
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Projektdesign
Freie Universität Berlin in Zahlen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD
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Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz
Nutzen und Mehrwerte
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Fachspezifische Anforderungen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Dok
umen
tenm
anag
emen
t
Mietmanagement
Energie- und Medien-management
Bauprozessabwicklung(optional)
Flächenmanagement
Abfallmanagement
Instandhaltung Meldewesen
Sicherheitsmanagement
Dienstleistungsbeschaffung
Schließanlagenverwaltung
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Lösungsarchitektur
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Organisations-/Personalmanagement
HCM
Haushaltsmittelverteilung/-verwendung
PSMSAP ERP
Projektsystem Bauprozessabwicklung Budgetierung (in Verbindg. PSM) / Kostenträgerstrukturen
PS
Flexibles Immobilienmanagement Stammdaten Bauwerke / Flächen (Architektur und Nutzung) Flächenmanagement (in Verbindung mit Grafik) Umzugsmanagement Mietmanagement (extern und intern) Betriebskosten Energie-/Medienmanagement Flächendokumentation für Umweltmanagement
RE-FXInstandhaltung Technische Objektdokumentation Meldewesen Instandhaltung Sicherheitsmanagement Umweltmanagement Zähler/Daten für Energie-/Medienmanagement Fuhrparkmanagement
PM
Einkauf / Materialwirtschaft Beschaffung von Dienstleistungen (und Material) Bestandsführung Material/Gerät Abfallmanagement Gewährleistungsmanagement / Mängelbeseitigung
MM
Controlling (KLR)
COFinanz- und Anlagenbuchhaltung
FI/FI-AA
CAD / Grafik SchließanlagenverwaltungCIDEON
Dokumentenmanagement /Records Management
DVS / RMWeb-Funktionalitäten:
für verschiedene Prozesse
Web / Portal
PSMM
RE-FX PM
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Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13
14
Projektdesign
Freie Universität Berlin in Zahlen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD
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Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz
Nutzen und Mehrwerte
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Stammdatenstruktur für SAP RE-FX und SAP PM inklusive CAD-Integration
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Architektursicht (RE-FX) Nutzungssicht (RE-FX)Betriebssicht (PM)
Teilnahmegruppe
Liegenschaft (TP)
Campus (TP)
Organisation (TP)
Techn. Anlage (EQ)
DIN 276 – 1. Ebene (TP)
DIN 276 – 2. Ebene (TP)
DIN 276 – 3. Ebene (TP)
Gebäude (AO)
Raum (AO)
Liegenschaft (AO)
Etage (AO)
Außenanlage (AO)
Campus (AO)
Organisation (AO)
Ansichten
Geschosspläne
Liegenschaftspläne
Gebäude
Wirtschaftseinheit
Flächenpool
Buchungskreis
Dachaufsichten
Schnitte
Gebäude (TP)
Visualisierung – Grafik-Integration
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Datenbestand ca. 1.000 AutoCAD Dateien
- Bidirektionaler Datenaustausch zwischen AutoCAD und SAP RE-FX
- Raumbezeichnung CAD SAP- Flächengröße CAD SAP- Raumnutzungsart (zeitabhängig) SAP CAD
CAD-Integration im Flächenmanagement
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Hauptcampus Berlin-Dahlem
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Integrierter Geschossplan
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Lokalisieren eines Raums im Plan
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Alphanumerische Daten zum Raum
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Raumbelegung (Permanente Belegung)
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- Raumzuweisungen an Fachbereich / Abteilung erfolgt zentral durch den Kanzler, Nutzungsdauer kann befristet werden
- Belegungsberechtigter -> Fachbereich, Abteilung
- Zugewiesener Nutzer -> Institut, Professur
- Belegende Person -> Raum-Nutzer(mit automatischer Abgrenzung
zum Vertragsende)
Prozessunterstützung Belegungsmanagement
Raumzuweisung
Raumbelegung
Raumnutzungsrecht
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Verknüpfung von Raumbelegendem (SAP RE-FX) und Nutzerkostenstelle (SAP PSM/CO)
- Unterstützung des internen Flächenanreizsystems (Mieter-Vermieter-Modell):
- Ermittlung von Mehrflächen- Kostentransparenz
Prozessunterstützung: Flächenplanung
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
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Stichtagsbezogene Nutzungssicht
Titel, Datum
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Graphische Berichte- Markieren von Räumen/Flächen im Grundrissplan
- nach Nutzer- nach Raumnutzungsart
- Ziel = schneller Überblick über- Verteilung von Nutzern- Leerständen- Effektive Raumzuweisung (räumlicher Zusammenhang)
Alphanumerische Berichte- Auswertungen u.a. nach Nutzern auf unterschiedlichen Verdichtungsebenen
- Fachbereich- Institut- Professur
Reporting
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Reporting
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Herausforderung Berechtigungskonzept
Herausforderung Datenschutz- Sichtbarkeitseinschränkungen auf Fachbereichsebene
Herausforderung Datensicherheit- Datenpflege eingeschränkt auf Fachbereichsebene und nur durch ausgewählte
Personen
Titel, Datum
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Herausforderung BerechtigungskonzeptLösungsansatz
- Berechtigungssteuerung über „Zugewiesenen Nutzer“
Grafikintegration- Grafische Darstellung arbeitet mit den Berechtigungen der RE-FX Umgebung
Titel, Datum
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Agenda
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12 Ausgangssituation / Zielsetzung
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Projektdesign
Freie Universität Berlin in Zahlen
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Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD
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Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz
Nutzen und Mehrwerte
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Dezentrale Nutzung- Weboberflächen für Fachbereiche
- Dezentrale Sicht auf Raumnutzungsart und Nutzerkostenstelle
- Pflege von Raumattributen durch FB
- Zuweisung von Raumnutzern durch FB- Nutzer qua GP aus HCM- Abgrenzung gemäß Ausscheidedatum- Stichtagsbezogene Belegungsübersicht
- Nutzungsbeispiel:Planung Umzug „Kleine Fächer“ der Geschichts- und Kulturwisenschaften)
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Belegungsübersicht „Kleine Fächer“
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Schwendener Str. 27 - 33
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Neubau „kleine Fächer“
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CAD-Plan „kleine Fächer“
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Umzugsmanagement
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Mietmanagemento Langzeitanmietung und –vermietungo Kurzzeitvermietungeno Elektronischer Genehmigungsworkflow bei Anmietungo Elektronische Ablage der Mietverträge o Mietbuchhaltung mit Integration an Finanzwesen (FI), Haushaltsmanagement (PSM)
und Controlling (CO)o Verwendung von Mittelbindungen
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Das Mietobjekt
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Definition von Konditionen
Titel, Datum
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Simulation des Finanzstroms
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43
Abfallmanagement
o Verwaltung von Regel- und Sonderentsorgungeno Hinterlegung von Rahmenverträgeno Integration in das Beschaffungswesen (SAP MM)o Integration in die elektronische Rechnungsbearbeitungo Übersicht über die Müllstandorte (alphanumerisch und grafisch)o Integration der Abfalldatenbank in SAP (abfallstatistische Berichtspflichten)
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Anzeige der Abfallstandorte
Titel, Datum
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45
Definition nach Container
Titel, Datum
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Überblick über Entsorgungsmengen
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1
Agenda
1
12 Ausgangssituation / Zielsetzung
13
14
Projektdesign
Freie Universität Berlin in Zahlen
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD
Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz
Nutzen und Mehrwerte
1
22
44
55
6
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48
Was wurde bislang umgesetzt
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Dok
umen
tenm
anag
emen
tMietmanagement
Energie- und Medien-management
Bauprozessabwicklung(optional)
Flächenmanagement
Abfallmanagement
Instandhaltung Meldewesen
Sicherheitsmanagement
Dienstleistungsbeschaffung
Schließanlagenverwaltung
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49
Zentrale Stammdatenpflege für alle Immobilienprozesse- Erstellung und Änderung der Flächendaten im CAD Plan- Vermeidung manueller Datenübergaben- Single Point of Truth für Flächendaten- Übersichtliche Information durch graphische
Belegungsdarstellung
Dezentraler Zugriff mit Berechtigungssteuerung- Pflege von Daten dort, wo sie anfallen (Raum-
Ausstattungsmerkmale)- Vermeidung redundanter Dateneingabe
Integration in das SAP Rechnungswesen- Mietmanagement- Dienstleistungsbeschaffung
Was haben wir bisher erreicht
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Lessons learned Großer Projektumfang führt zu langen Laufzeiten und kann zu „Projektermüdung“
führen-> Kleine Projekteinheiten mit schnelleren Erfolgserlebnissen planen
Die Komplexität der geplanten Lösung lässt sich vorab nicht bis ins Detail vorhersehen und im Leistungsverzeichnis durchdeklinieren -> Mittel für Change Requests müssen von vornherein eingeplant werden
Neue Nutzung personenbezogener Daten kann zu unerwarteten Widerständen führen-> Frühzeitige Einbindung von Datenschutz, Personalrat und Anwendern-> Mittel für differenziertes Berechtigungskonzept einplanen
Titel, Datum
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Nutzen und Mehrwerte
CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin
Transparenz und Effizienz
für Exzellenz