MBA em Gestão Estratégica e Econômica de ProjetosTurma 8 Berrini – São Paulo

Disciplina: Project Office e Nível de MaturidadeProf: Marco Antonio Coghi

6 De Julho de 2012

I nt r o d u ç ã o e O b j e t i v o d o t ra b a l h o

LISARB, país integrante do mundo da FGV Management, tem como visão crescer e se desenvolver para ser um dos países líderes da região.

O seu Presidente, o Professor Marco Antonio Coghi, contatou-se com para a elaboração de uma proposta de colaboração que permita a LISARB atingir os seus objetivos estratégicos.

, é uma empresa com ampla experiência em Gerenciamento Profissional de Portfólio em países emergentes e possui uma basta carteira sucedida de projetos de Implementação de PMO, e com certeza, com esta proposta poderá assistir a LISARB para que atinja com a totalidade dos seus objetivos estratégicos.

O b j e t i v o s E s t ra té g i c o s d e L I S A R B

Aliança por um LISARB mais justo

Política cidadã baseada em princípios e valores

Educação para a sociedade do conhecimento

Economia para uma sociedade sustentável

Proteção social

Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

Cultura e fortalecimento da diversidade

Política externa para o século 21

Combate à corrupção

O s C o n s u l to r e s

Gerenciamento Profissional de Portfólio de LISARB

Introdução ao Gerenciamento de Portfólio

Identificação de Projetos Candidatos

Categorização dos Projetos

Avaliação e Seleção dos Projetos

Priorização dos Projetos

Balanceamento do Portfólio

Iteração

I nt r o d u ç ã o a o G e r e n c i a m e nto P r o f i s s i o n a l d o Po r t fó l i o

O Gerenciamento Profissional de Portfólio é o

gerenciamento centralizado de todos os projetos e

programas que conformam o portfólio da organização,

visando atingir os seus objetivos estratégicos.

Essa responsabilidade recai no Escritório de Projetos

(PMO), que concentra as tarefas de planejar o portfólio

(P), executar os projetos (D), checar os resultados (C) e

agir (A) sobre as não-conformidades.

I nt r o d u ç ã o a o G e r e n c i a m e nto P r o f i s s i o n a l d o Po r t fó l i o

As tarefas que inclui o Gerenciamento Profissional de Portfólio são:

Identificar

Categorizar

Avaliar

Selecionar

Priorizar

BalancearAutoriz

ar

I d e nt i f i c a ç ã o d o s P r o j e to s C a n d i d a to s

Lisarb seguro

Educação para todos

Burocracia zero

Um país mais justo

Criminalidade zero

Drogas tô fora

Crescendo verde

Formando cidadão

Lisarbsustentável

Política sem limites

Igualmente diferentes

Analfabetismo zero

Ficha limpaFazendo a coisa certa

Transparência

100% legal

Life

Chegando mais longe

Mundo sem conflitos

Mercado Mundial

A partir dos objetivos estratégicos foram identificados os projetos candidatos a formar parte do portfólio de Lisarb. Por cada projeto foi feita uma ficha com uma descrição do projeto, que objetivos atende, uma estimação do prazo e dos recursos necessários, os resultados esperados, os possíveis riscos , os principais stakeholders, o sponsor e os clientes.

Água é vida

P r o j e to s C a n d i d a to s C a te g o r i za d o s

Com o auxilio das fichas feitas durante a identificação, os projetos foram agrupados em “programas” tendo em conta características em comum: recursos, clientes, objetivos que atendem.

Burocracia zero

Ficha limpa

Transparência

Um país mais justo

Fazendo a coisa certa

100% legal

Crescendo verde

LifeLisarb

sustentável

Água é vida

Lisarb seguro

Criminalidade zero

Igualmente diferentes

Chegando mais longe

Política sem limites

Mundo sem conflitos

Mercado Mundial

Educação para todos

Drogas tô fora

Formando cidadão

Analfabetismo zero

Ava l i a ç ã o e S e l e ç ã o d o s P r o j e to s - C r i té r i o s

• Para a avaliação e priorização dos projetos foi considerada uma pontuação da media ponderada dos seguintes critérios:– Urgência da necessidade (40%): Quando é necessário ter o projeto

pronto? Nota 5: muito urgente (próximo ano); Nota 1: pouco urgente (5 anos ou mais)

– Penetração social (30%): Quantas pessoas serão beneficiadas pelo projeto? Nota 5: mais de 5 milhões de lisarbeanos; Nota 1: menos de 500 mil lisarbeanos)

– Prazo de execução (20%): O projeto atende a necessidade? Atende a urgência antecipadamente, Nota 1: atende a urgência

– Custo (10%): Quanto é o custo por habitante beneficiado? Nota 5: menos de 500 R$/hab; Nota 1: mais de 5000 R$/hab.

• O critério de seleção é: – Projetos com pontuação total superior a 2,5.– Todos os programas terão no mínimo um projeto (para garantir que

todos os objetivos estratégicos sejam tocados)

Ava l i a ç ã o e S e l e ç ã o d o s P r o j e to s

Ponderação 40% 30% 20% 10%

Categorias Projetos PontuaçãoUrgência da necessidade

Penetração social

Prazo Custo

Desenvolvimento Humano

Educação para todos 3,90 5 4 3 1

Analfabetismo zero 2,70 2 3 3 4

Formando cidadão 2,70 3 3 2 2

Drogas tô fora 3,30 2 4 5 3

Crescimento Sustentável

Life 3,90 4 5 3 2

Lisarb sustentável 2,30 2 3 2 2

Água é vida 2,50 2 3 3 2

Crescendo verde 3,20 3 3 4 3

Política Interna

Um país mais justo 3,00 1 5 3 5

100% legal 2,90 4 2 2 3

Burocracia zero 2,70 4 2 2 1

Fazendo a coisa certa 2,10 2 2 3 1

Transparência 3,50 4 3 4 2

Ficha limpa 4,30 5 4 4 3

Cidadania

Igualmente diferentes 3,00 2 4 3 4

Criminalidade zero 4,20 4 5 4 3

Chegando mais longe 2,80 4 2 2 2

Lisarb seguro 2,90 3 2 4 3

Política Externa

Política sem limites 3,30 4 3 3 2

Mercado mundial 2,40 3 1 2 5

Mundo sem conflitos 3,10 2 4 5 1

P r i o r i za ç ã o

Desenvolvimento Humano

1-Educação para todos

2-Drogas tô fora

Crescimento Sustentável

1-Life

2-Crescendo Verde

Política Interna

1-Ficha Limpa

2-Transparência

3-Um país mais justo

Cidadania

1-Criminalidade zero

2-Igualmente diferentes

Política Externa

1-Política sem limites

2-Mundo sem conflitos

Entre os projetos escolhidos dentro de cada programa, a prioridade dos projetos foi dada em função á maior “Urgência da Necessidade”, sendo os mais urgentes os mais prioritarios.

B a l a n c e a m e nto d o Po r t fó l i o

0

1

2

3

4

5

6

Urg

ên

cia

da

Ne

cess

idad

e

Programa

Desenvolvimento Humano Crescimento Sustentável Política Interna

Cidadania

Política Externa

O balanceamento do portfólio procurou ter quantidades semelhantes de projetos para cada programa, ter projetos a curto e longo prazo (Urgência da Necessidade), e equilibrar as importância do projetos (tamanho das bolhas), dada pela pontuação obtida na avaliação.

I te ra ç ã o

• O trabalho apresentado é o fruto de varias iterações até

atingir um portfólio balanceado, ajustado às finanças do

país, e orientado a atingir todos os objetivos estratégicos

de LISARB.

• Nas varias rodadas foram adequados os critérios de

avaliação e seleção, reavaliados todos os projetos, alguns

foram redesenhados, e foram incluídos novos projetos até

atingir o portfólio balanceado apresentado neste trabalho.

Implementação de Escritório de Projetos em LISARB

Introdução à implementação de PMOPesquisa de Maturidade em GPFocoFunçãoModeloNível HierárquicoProfissionais EnvolvidosEtapas de implementaçãoMétricas de Sucesso

I nt r o d u ç ã o à i m p l e m e nta ç ã o d e P M O

• PMO é o suporte para a melhor Utilização das Técnicas de Gerenciamento de Projetos na Organização:

• Ter um PMO na organização gera benefícios a todos os stakeholders dos projetos:

I nt r o d u ç ã o à i m p l e m e nta ç ã o d e P M O

Em resumo, um escritório de projetos (PMO) vai

incrementar as chances de sucesso do plano

estratégico de LISARB por meio de projetos mais

previsíveis, controláveis e transparentes.

E pode ajudar a LISARB para ter

sucesso durante a implementação do PMO.

I nt r o d u ç ã o à i m p l e m e nta ç ã o d e P M O

Durante a implementação do Escritório de Projetos (PMO) em LISARB, recomenda considerar alguns fatores críticos que vão aumentar as chances de sucesso:

• Manter a implantação o mais simples possível;

• Fazer um planejamento detalhado do processo de implementação do PMO.

• Compartilhar as expectativas e objetivos do processo;

• Focar os principais problemas da organização;

• Proporcionar auxílio aos gerentes de projeto;

• Realizar testes pilotos das metodologias desenvolvidas;

• Estabelecer metas incrementais;

• Comunicar os sucessos atingidos pelo PMO;

Pe s q u i s a d e M a t u r i d a d e e m G P

Resultado Pesquisa LISARB

Não Aplicável

Aplicável >80%

40 QuestõesClassificação:• Acima 160 Nível 5• 121 – 160 Nível 4• 81 – 120 Nível 3• 41 – 80 Nível 2• 10 – 41 Nível 1

Antes de começar com a implementação é necessário saber a situação atual de LISARB

respeito a gerenciamento de projetos. Isso vai permitir idear um plano de implementação de acordo as necessidades da organização. Existem vários métodos para esta pesquisa, sendo os mais conhecidos: OPM3 do PMI; PMMM; CMMI; PM3 e MMGP.

F o c o

• Benefits Tracking y Issues Tracking.A idéia é gerar um ministério de PMO que de suporte nos

procedimentos nos projetos dos demais ministérios e que realize a controladoria dos projetos para informar à presidência o status e possíveis melhorias.

Os GPs se concentram nos objetivos especificados de cada projeto, monitorando os benefícios e os problemas no decorrer de sua implementação, enquanto que o PMO direciona seus esforços no sentido de prover práticas que promovam alcançar os objetivos estratégicos traçados por LISARB .

F u n ç ã o

• Métodos e procedimentos.

Este novo ministério vai desenvolver os processos de projetos que os demais ministérios vão utilizar. Dentre estes processos destacam-se:– Desenvolvimento da Metodologia de Gerenciamento dos Projetos– Elaboração do Processo de Comunicação e Reporte– Definição da Gerência dos Stakeholders– Definição da Gerência das Mudanças

Os recursos para os projetos serão responsabilidade dos ministérios (Estado e/ou Prefeitura).

• Integração do Negócio.

O ministro de PMO vai formar parte do gabinete e ser o responsável de desenvolver o portfólio de projetos junto com todos os outros ministérios

M o d e l o

• Modelo Torre de Controle

O Modelo Torre de Controle será adotado pelo governo nacional daLISARB, de modo que o PMO se encarregará de padronizar osprojetos de todos os ministérios, será utilizado como suporte nautilização dos padrões definidos e realizará a auditoria dos projetospara avaliar os eventuais desvios e incentivará a melhoria dosmesmos de acordo com as necessidades e características daLISARB.

Será também responsável por fazer os relatórios de status dosprojetos para apresentar a todo o gabinete. Nos relatórios irácomparar o status dos projetos com o portfólio planejado e proporajustes a serem realizados para obter melhores resultados (o cicloPDCA do gerenciamento profissional de Portfólio).

N í v e l H i e rá r q u i c o

Presidente de LISARB

Marco Antonio Coghi

Ministério de PMO

Suporte de Projetos

Ministério de Fazenda

Projetos

Ministério de Saúde

Projetos

Ministério de Justiça

Projetos

Ministério de Defesa

Projetos

Outros Ministérios

Projetos

Níveis 2 e 3: O ministro vai participar do gerenciamento de portfólio (nível 3, estratégico) e vai dar suporte nos ministérios visando processos e otimização de recursos (nível 2). O nível operacional (Nível 1) ficará como responsabilidade de cada Ministério de acordo com cada projeto em questão.

P r o f i s s i o n a i s E nv o l v i d o s

Proposta de estrutura de cargos a ser adotada no PMO

• O ministro de PMO (a ser escolhido pelo presidente), serátreinado pela , para que seja responsável pelaDireção Executiva do Ministério de PMO.

• Inicialmente, o Ministério de PMO terá 3 gerentes, 5 experts emtreinamento, 5 experts em metodologias e 7 especialistas emdocumentação.

• Cada gerente terá uma cesta de projetos dos ministérios sob suaresponsabilidade, a serem definidos conforme estratégia daDireção Executiva do Ministério de PMO.

P r o f i s s i o n a i s E nv o l v i d o s

• Os experts em treinamento serão os responsáveis pordisseminar os padrões e as boas práticas a serem adotados porcada um dos ministérios em seus projetos.

• Os experts em metodologias subsidiarão o Ministério de PMOcom as metodologias a serem adotadas durante a condução dosprojetos pelos ministérios.

• Os especialistas em documentação terão a função de forneceros templates de cada documento conforme metodologia(s)adotada(s), além de organizar e controlar a geração dosdocumentos referentes a cada fase dos projetos de cadaministério.

Eta p a s d e I m p l e m e nta ç ã o

• Pesquisa de Maturidade: 3 meses.

• Desenvolver os processos de gerenciamento de projetos, padrões e

procedimentos: 2 meses.

• Desenvolver ferramentas, templates e métricas: 6 meses.

• Selecionar os projetos pilotos: 1 mês.

• Conduzir os projetos pilotos: 12 meses

• Avaliar os projetos pilotos: 2 meses

• Refinar os processos de gerenciamento de projetos: 3 meses:

• Iniciar a inclusão de projetos adicionais ao novo processo de

gerenciamento.

M é t r i c a s d e S u c e s s o

Portfólio:

• Projetos em andamento

• Satisfação dos Lisarbeanos

• Quantidade de Requisições de Projetos por ministério / programa

• Valor agregado (EVA): SPI e CPI do portfólio (por programa)

Projetos:

• Valor agregado (EVA): SPI e CPI dos projetos

• Mudanças solicitadas vs aprovadas separadas por área de conhecimento (custo, prazo, qualidade, etc.)

• Riscos não mapeados;

Recursos:

• Desempenho dos Gerentes de Projeto;

• Evolução dos Recursos humanos;

• Necessidade de treinamento;

As métricas de sucesso procuram mostrar o status dos projetos e do portfólio e outros fatores críticos para o sucesso dos projetos. Estas métricas servem de fundamento para as decisões do Governo de LISARB (de manter ou mudar o planejado)

Obrigado!!!!