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¡® SANTA TECLATU A L C A L D Í A

REFí AI-074-2019 Santa Tecla, 09 de julio de 2019.

Señores.Concejo Municipal.Alcaldía Municipal de Santa Tecla, Departamento de La Libertad Presente.

Hemos efectuado auditoria ai suministro, consumo de combustible y control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de 2018, de conformidad al Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental (NAIG) ambos emitidos por la Corte de Cuentas de la República, con la finalidad de emitir un informe con las recomendaciones orientadas a mejorar la gestión institucional, y contribuir de esta forma a mejorar el control interno y con la transparencia de la municipalidad.

Auditoría Interna actuó de conformidad al Artículo 30 numerales 4, 5 y 6 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República. Que establece lo siguiente: "Art. 30.- La auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en las entidades y organismos del sector público: numeral 4) La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo; 5) La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos; 6) Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas/7

Remitimos un RESUMEN EJECUTIVO de los hallazgos determinados, los cuales están relacionados con diferentes áreas organizativas como son: Dirección General, Subdirección de Distritos, Subdirección de Administración, Departamento de Transporte y Talleres, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad y Encargado de! Combustible. Este informe ha sido emitido con el único propósito de aportar valor agregado y contribuir a mejorar los controles internos existentes. Se presenta un resumen de las debilidades determinadas.

1. DEFICIENCIA EN REPORTES DEL SISTEMA INFORMÁTICO DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE, ALPRESENTAR LOS TOTALES DE CONSUMOS MENSUALES.

Estado del Hallazgo:

Recibimos de la Subdirección de Administración los comentarios y documentación; sinembargo, no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer e! hallazgo. Ladeficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

A/A Lie. Roberto José d'Aubuisson Alcalde Municipal de Santa Tecla

SANTA TECLATU ALCALDÍ A

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES.

Durante ia evaluación se determinó que existe un informe de Auditoría Interna, relacionado con el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, correspondiente al período del 1 de enero de 2016 al 30 de junio de 2017; este contiene 10 observaciones, las cuales se encuentran en proceso de superación por parte de las unidades involucradas, siendo estas las siguientes:

1. MANUALES PARA EL CONTROL DE COMBUSTIBLE Y VEHÍCULOS, NO ESTÁN AUTORIZADOS POR EL CONCEJO MUNICIPAL.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración, sin embargo; no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

2. NO SE HA ELABORADO EL ESTUDIO DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR TIPO DE VEHÍCULO PARA ASIGNARLO RACIONALMENTE.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

3. CARENCIA DE ARCHIVO Y EXPEDIENTE DE LIQUIDACIONES DE COMBUSTIBLE CON SU SOPORTE DOCUMENTAL.




DUPLICIDAD DE MÉTODOS DEL CONTROL DEL COMBUSTIBLE. UN CONTROL SE LLEVA EN HOJA ELECTRONICA DE EXCEL Y OTRO EN APLiCATIVO DE INFORMÁTICA.



DEFICIENCIA EN CONTABILiZACIÓN Y REGISTROS AUXILIARES DEL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DURANTE EL AÑO 2016 Y 2017.


Durante el seguimiento, no recibimos respuesta de la Dirección Financiera, y de! Departamento de Contabilidad. LA DEFICIENCIA SE MANTIENE.

BITÁCORAS DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE CON INFORMACIÓN INCOMPLETA.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, no encontramos la evidencia suficiente que no? permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR EQUIPOS QUE ESTABAN EN REPARACIÓN O INACTIVOS, Y DE LOS CUALES NO SE EMITIERON LAS MISIONES OFICIALES.


Recibimos comentarios de ia Subdirección de Administración; sin embargo, no encontramos la evidencia suficiente que pos permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN <

VALORES DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE DURANTE EL AÑO 2016 POR $17,496.20 NO REGISTRADOS EN BITÁCORAS DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE.


Recibimos comentarios de ia Subdírección de Administración; sin embargo, noencontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. Ladeficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

SANTA TECLASf W TU ALCALD Í A

9. INCUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE VEHÍCULOS NACIONALES Y CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLfCA.

Estado del Hallazgo;

Recibimos comentarlos de la Subdirección de Administración; sin embargo, no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

10. PAGO DE MULTAS POR MATRICULAS DE VEHÍCULOS DE FORMA EXTEMPORÁNEA DURANTE EL AÑO 2016 Y 2017.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. LA DEFICIENCIA SE MANTIENE.

Con base a la presente evaluación de auditoría, concluimos que existe un incumplimiento a las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, El Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, Código Municipal, Ley de Administración Financiera Integrada SAFI y la Normativa de Contabilidad Gubernamental, lo que puede incidir negativamente con el control interno y con el logro de los objetivos de la municipalidad.

Asimismo, estas deficiencias pueden ser objeto de reparos económicos y administrativos por parte de la Corte de Cuentas de la República.

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(Santa Tecla, 09 de julio de 2019 . DIOS, UNION, LIBERTAD

Lie. Francisco a . Komerp portillo. "Auditor Interno,Alcaldía Municipal de Santa Tecla, Departarríentoile La Libertad.

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WOMBBfcREF: AI-075-2019

Señores.Concejo Municipal.Alcaldía Municipal de Santa Tecla, Departamento de La Libertad Presente.


Hemos efectuado auditoria ai suministro, consumo de combustible y control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de 2018, de conformidad al Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, las Normas de Auditoría interna del Sector Gubernamental (NAIG) ambos emitidos por la Corte de Cuentas de la República.

Auditoría Interna actuó con base al Artículo 30 numerales 4, 5 y 6 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República. Que establece lo siguiente: "Art. 30.- La auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en ¡as entidades y organismos del sector público: numeral 4) La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo; 5) La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos; 6) Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas/'

Los hallazgos determinados en este informe, están relacionados con las áreas organizativas como son: Dirección General, Subdirección de Distritos, Sub- Dirección de Administración, Departamento de Transporte y Talleres, Departamento de Control de Bienes, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad y Encargado del Combustible. El único propósito del informe es aportar valor agregado y contribuir a mejorar los controles internos existentes.

Santa Tecla, 09 de julio de 2019( DIOS, UNION, LIBERTAD

Cíe,, Francisco A. Romero Portillo. Auditor Interno, /Alcaldía Municipi^Toe Santa Tecla, Departamento de La Libertad.

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SANTA TECLATU A L C A L D Í A

REF: Al-074-2019Santa Tecla, 09 de julio de 2019.

Señores.Concejo Municipal.Alcaldía Municipal de Santa Tecla,Departamento de La Libertad Presente.


Hemos efectuado auditoria al suministro, consumo de combustible y control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de 2018, de conformidad al Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental (NAIG) ambos emitidos por la Corte de Cuentas de la República, con la finalidad de emitir un informe con las recomendaciones orientadas a mejorar la gestión institucional, y contribuir de esta forma a mejorar e! control interno y con la transparencia de la municipalidad.

Auditoría Interna actuó de conformidad al Artículo 30 numerales 4, 5 y 6 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República. Que establece lo siguiente: "Art. 30.- La auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en las entidades y organismos del sector público: numeral 4) La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo; 5) La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos; 6) Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas."

Remitimos un RESUMEN EJECUTIVO de los hallazgos determinados, los cuales están relacionados con diferentes áreas organizativas como son: Dirección General, Subdirección de Distritos, Subdirección de Administración, Departamento de Transporte y Talleres, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad y Encargado del Combustible. Este informe ha sido emitido con el único propósito de aportar valor agregado y contribuir a mejorar los controles internos existentes. Se presenta un resumen de las debilidades determinadas.



Recibimos de la Subdirección de Administración los comentarios y documentación; sinembargo, no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. Ladeficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.


SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES.

Durante la evaluación se determinó que existe un informe de Auditoría Interna, relacionado con el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, correspondiente al período del 1 de enero de 2016 al 30 de junio de 2017; este contiene 10 observaciones, las cuales se encuentran en proceso de superación por parte de las unidades involucradas, siendo estas las siguientes:



Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración, sin embargo; no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

2. NO SE HA ELABORADO EL ESTUDIO DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR TIPO DE VEHÍCULO PARA ASIGNARLO RACiONALMENTE.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, noencontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer ei hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

3. CARENCIA DE ARCHIVO Y EXPEDIENTE DE LIQUIDACIONES DE COMBUSTIBLE CON SU SOPORTE DOCUMENTAL.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, noencontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.


4. DUPLICIDAD DE MÉTODOS DEL CONTROL DEL COMBUSTIBLE. UN CONTROL SE LLEVA EN HOJA ELECTRONICA DE EXCEL Y OTRO EN APLICAT1VO DE INFORMÁTICA.



5. DEFICIENCIA EN CONTABILIZACIÓN Y REGISTROS AUXILIARES DEL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES DURANTE EL AÑO 2016 Y 2017.


Durante el seguimiento, no recibimos respuesta de la Dirección Financiera, y del Departamento de Contabilidad. LA DEFICIENCIA SE MANTIENE.

6. BITÁCORAS DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE CON INFORMACIÓN INCOMPLETA.



7. CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR EQUIPOS QUE ESTABAN EN REPARACIÓN O INACTIVOS, Y DE LOS CUALES NO SE EMITIERON LAS MISIONES OFICIALES.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, no encontramos la evidencia suficiente cjue pos permitiera desvanecer el hallazgo. La deficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN, <

8. VALORES DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE DURANTE EL AÑO 2016 POR $17,496.20 NO REGISTRADOS EN BITÁCORAS DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE.


Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, noencontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. Ladeficiencia está EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

f jw SANTA TECLA/ A / TU ALCALDÍ A

9. INCUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE VEHÍCULOS NACIONALES Y CONSUMO DE COMBUSTIBLE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA.





Recibimos comentarios de la Subdirección de Administración; sin embargo, no encontramos la evidencia suficiente que nos permitiera desvanecer el hallazgo. LA DEFICIENCIA SE MANTIENE.

Con base a la presente evaluación de auditoría, concluimos que existe un incumplimiento a las Normas Técnicas de Control Interno Específicas de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, El Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, Código Municipal, Ley de Administración Financiera Integrada SAFI y la Normativa de Contabilidad Gubernamental, lo que puede incidir negativamente con el control interno y con el logro de los objetivos de la municipalidad.

Asimismo, estas deficiencias pueden ser objeto de reparos económicos y administrativos por parte de la Corte de Cuentas de la República.

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(

vAqdÍtor Interno, AAlcaldía Municipal de Santa Tecla,Departamento'de La Libertad.

|Éa| SANTA T iC L ATU A L C A L D Í A

Señores.Concejo Municipal.Alcaidía Municipal de Santa Tecla, Departamento de La Libertad Presente.

REF: AI-075-2019


Hemos efectuado auditoria al suministro, consumo de combustible y control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de 2018, de conformidad al Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental (NAIG) ambos emitidos por la Corte de Cuentas de la República.

Auditoría Interna actuó con base al Artículo 30 numerales 4, 5 y 6 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República. Que establece lo siguiente: "Art. 30.- La auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en las entidades y organismos del sector público: numeral 4) La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo; 5) La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos; 6) Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas/'

Los hallazgos determinados en este informe, están relacionados con las áreas organizativas como son: Dirección General, Subdirección de Distritos, Sub- Dirección de Administración, Departamento de Transporte y Talleres, Departamento de Control de Bienes, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad y Encargado del Combustible. El único propósito del informe es aportar valor agregado y contribuir a mejorar los controles internos existentes.

Santa Tecla, 09 de julio de 2019 DIOS, UNION, LIBERTAD

Lie. Francisco A. Romero Portillo. Auditor Interno, 1 Alcaldía ‘MuriicIp^Pae Santa Tecla, Departamentode La Libertad.


ALCAIDIA MUNICIPAL DE SANTA TECLA

INFORME FINAL

AUDITORIA ESPECIAL AL SUMINISTRO, CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y AL CONTROL DE VEHICULOS NACIONALES PROPIEDAD DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SANTA TECLA.

POR EL PERÍODO COMPRENDIDO DEL 1 DE JULIO 2017 AL 30 DE JUNIO DE 2018


CONTENIDO.

I. PÁRRAFO INTRODUCTORIO....................................................... ................

II. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA.,........................................ .........

III. OBJETIVOS ESPECIFICOS...............................................................................

IV. ALCANCE DE LA EVALAUCIÓN....................................................................

V. RESUMEN DE LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS...................................

VI. RESULTADOS DE AUDITORIA.................. ............ .......................................

Vil. HALLAZGOS........................................................................ ............................

A. AREA DE COMBUSTIBLE..................................... .......................... ....................

VIII. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES.

IX. CONCLUSIONES.............................................................. ;..............................

X. RECOMENDACIONES.....................................................................................

XI. PARRAFO ACLARATORIO.......... .................................................................

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SANTA TECLATU ALCALDI A

I. PÁRRAFO INTRODUCTORIO.

Hemos efectuado auditoria al suministro, consumo de combustible y control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de 2018, de conformidad al Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental (NAiG) ambos emitidos por la Corte de Cuentas de la República.

Auditoría Interna actuó con base al Artículo 30 numerales 4, 5 y 6 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República. Que establece lo siguiente: "Art. 30.- La auditoría gubernamental podrá examinar y evaluar en las entidades y organismos del sector público; numeral 4) La planificación, organización, ejecución y control interno administrativo; 5) La eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos; 6) Los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas."

Los hallazgos determinados están relacionados con las áreas organizativas como son: Dirección General, Subdirección de Distritos, Sub-dirección de Administración, Departamento de Transporte y Talleres, Departamento de Control de Bienes, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad y Encargado del Combustible. El único propósito del presente informe es aportar valor agregado y contribuir a mejorar los controles internos existentes.

Conocimiento y comprensión del área a Inspeccionar.

El Departamento de Transporte y Talleres, dentro de la estructura administrativa, está ubicada bajo la línea de mando de la Sub-dirección de Administración, no obstante; para el período auditado dependía de la Subdirección de Distritos.

Objetivo General del Departamento de Transporte, Talleres y Combustible.

Organizar, dirigir y ejecutar las distintas solicitudes de transporte, taller y suministro de combustible por parte de las dependencias de las oficinas de la AMST.

Objetivos Específicos.

• Control de bitácoras del abastecimiento de combustible y generación de reportes de los cuadros de liquidación

• Canje de vales de combustible a la estación de servicio contra verificación de la prestación del servicio.

• Manejo del sistema de control de combustible.• Llevar bitácora diaria de entradas y salidas de los vehículos en los distintos servicios que se

prestan.• Mantenimiento preventivo y correctivo de las unidades de la flota vehiculas de la AMST;

vehículos pesados, vehículos livianos, motocicleta, maquinaria de terracería, mecánica de obra de banco y electricidad automotriz.

• Administrar los contratos vinculados a la adquisición de bienes y servicios de su competencia.

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• Formular y ejecutar de acuerdo a normativa, la asignación presupuestaria de su dependencia,• Formulary dar seguimiento a los planes operativos anuales (POA) de su dependencia.• Formulación y evaluación de la matriz de identificación y análisis de riesgos de su dependencia,• Actualización del manual de organización y funciones (MOF) así como ios

procesos/procedimientos y normativa institucional de su dependencia.• Dar cumplimiento a la normativa relacionada con la gestión municipal y aplicar ios valores

institucionales.

Sistemas de Reporte y Control.

• Seguimiento al cuadro diario de entrada y salida de vehículos que lleva cada dependencia.• Bitácora por vehículo para su respectivo control de mantenimiento• Cuadro mensual y trimestral de consumo de combustible.• Seguimiento al cuadro semanal de servicios de transporte prestados.• Informe mensual de avance de metas del Plan Operativo Anual relativo a todas las actividades de

las áreas que son de su dependencia.

II. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA.

El objetivo de la evaluación se definió como: Realizar una auditoría especial al suministro, consumo de combustible, y al control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Teda, para el período del 1 de julio 2017 a! 30 de junio de 2018, y determinar la eficiencia, efectividad y economía sobre el uso de los recursos institucionales y el cumplimiento con los reglamentos y normas emitidas por la municipalidad y por la Corte de Cuentas de la República, y emitir un informe con los resultados de conformidad a las Normas de Auditoría Interna de Sector Gubernamental NAIG, decretadas por la Corte de Cuentas de la República,

III. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

1. Verificar que se lleva el control y registro de entradas y salidas de combustible del período auditado, según lo establece el reglamento para el control de vehículos nacionales y consumo del combustible, emitido por la Corte de Cuentas de la República.

2. Validar que se han contabilizado y documentado apropiadamente las transacciones, relacionadas con ingresos y salidas o liquidaciones de combustible.

3. Emitir un informe de Auditoría, conforme a las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental NAIG y su reglamento, emitidos por la Corte de Cuentas de la República, estableciendo las conclusiones y recomendaciones que resulten de las situaciones encontradas que mejoren el control interno.

IV, ALCANCE DE LA EVALAUCIÓN.

La auditoría especial al suministro, consumo de combustible, y ai control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de


2018, comprenden la determinación sobre si la municipalidad, ha registrado en sus controles administrativos y contables los ingresos y salidas de combustible.

V. RESUMEN DE LOS PROCEDIMIENTOS APLICADOS.

En este trabajo, el auditor aplicó métodos prácticos de investigación para obtener la evidencia necesaria, suficiente, competente, relevante y oportuna, mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría programados, que le permitan sustentar sus conclusiones y hallazgos de auditoría sobre una base objetiva y real, para lo cual se utilizó técnicas como son: a) Por La forma de obtener evidencia: verbales, oculares, documentales, físicas y escritas, b) Por el tipo de pruebas: de Cumplimiento y sustantivas enfocadas en lo siguiente: 1.) Revisión Selectiva, 2.) Rastreo, 3.) Observación, 4.) Comparación, 5.) Cálculo, 6.) Comprobación, 7.) Inspección, 8.) Tabulación y otras necesarias según el criterio del auditor.

Para esta auditoría se realizó lo siguiente:

1. Se Verificó mediante muestra, que los valores suministrados han sido registrados en el control de combustible que lleva el área responsable como son:a) Registro en control de entradas (compras o entradas)b) Registro en control en bitácoras de salidas (entregas)c) Registro y control en sistema informático de combustible (entradas y salidas)

2. Se verificó que estén contabilizados y documentados los ingresos y salidas de combustible.3. Se requirió otra información necesaria para esta auditoría

VI. RESULTADOS DE AUDITORIA,

Hemos efectuado auditoria al suministro, consumo de combustible y control de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de 2018, de conformidad al Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental (NAIG) ambos emitidos por la Corte de Cuentas de la República.

Responsabilidad del Concejo y de la Administración Municipal por el control Interno y los Estados Financieros.

El Concejo y la Administración de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, Departamento de La Libertad, son responsables de establecer y mantener el adecuado Sistema de Control Interno específico de la entidad bajo su competencia; asimismo, son responsables del registro contable y de la preparación de los Estados Financieros de la Municipalidad, a través del Departamento de Contabilidad, de acuerdo con Principios de Contabilidad Gubernamental y Normas Contables promulgados por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, dependencia del Ministerio de Hacienda, y del control interno que la administración determinó necesario para las diferentes áreas organizativas relacionadas, que permitan la preparación de estados financieros libres de errores significativos, debido a fraude o error.

SANTATU A L C A L D Í A

Responsabilidad del Auditor

Nuestra responsabilidad ha sido efectuar una auditoría (arqueo) y presentar un informe con los resultados logrados. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental, emitidas por la Corte de Cuentas de la República (NAIG). Dichas normas requieren que cumplamos con requisitos éticos así como que planeemos y desempeñemos la auditoría para obtener seguridad razonable que sustente nuestro informe.

En el desarrollo de la presente auditoría, identificamos un hallazgo para el área auditada que involucran la estructura del Sistema de Control Interno y su operación que, consideramos constituyen condiciones reportabies de conformidad con las Normas de Auditoría interna del Sector Gubernamental NAIG, emitidas por la Corte de Cuentas de la República. Las condiciones reportables incluyen aspectos que llaman nuestra atención con respecto a deficiencias significativas en el diseño u operación del Sistema de Control Interno que, a nuestro juicio podrían afectar en forma adversa la capacidad de la entidad para registrar, resumir y reportar datos financieros consistentes con las aseveraciones de la Administración en los Estados de Situación Financiera, Estado de Rendimiento Económico, Estado de Flujo de Fondos, Estado de Ejecución Presupuestaria.

Una debilidad o falla importante es una condición reportable, en la cual, el diseño u operación de uno o más elementos del Sistema de Control interno, no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que ocurran errores o irregularidades en montos que podrían ser significativos en relación con los estados financieros y no ser detectados oportunamente por los empleados, dentro de un período, en el curso normal de sus funciones asignadas.

Nuestra revisión del Sistema de Control Interno no necesariamente identifica todos los aspectos de control interno que podrían ser condiciones reportables y, además no necesariamente revelará todas las condiciones reportabies que también podrían ser consideradas como debilidades o fallas Importantes. Sin embargo, las observaciones que se relacionan a los HALLAZGOS SOBRE ASPECTOS DE CONTROL INTERNO de este informe, son consideradas debilidades importantes de acuerdo a la definición anterior.

Vil. HALLAZGOS.

A. AREA DE COMBUSTIBLE.


• Sistema informático para el control del combustible presenta deficiencias en los reportes de liquidaciones mensuales.


Durante la auditoría se requirieron los reportes del sistema de control informático de combustible, y las liquidaciones que se elaboran en hojas de cálculo de Excel, y se ha determinado que existen diferencias en ios montos mensuales de ambos controles (sistema informático vs control de Excel), Para el período de julio a diciembre 2017 la diferencia en reportes del sistema es por ($4,652.00) dólares, y para e! período de enero a junio de 2018, se ha determinado en ($3,352.02) dólares.

Mes Año ConceptoEntregas reporte del Sistema.

Entregas Control. Excel Diferencias

Julio 2017Registro Sistema Vs control Excel Julio $ 29,242.44 $ 29,242.44 $

Agosto 2017Registro Sistema Vs control Excel Agosto $ 27,749.12 $ 27,978.20 $ (229.08)

Septiembre 2017Registro Sistema Vs control Excel Septiembre $ 33,609,00 $ 33,379.92 $ 229.08

Octubre 2017Registro Sistema Vs control Excel Octubre $ 36,497.28 $ 36,502.24 $ (4.96)

Noviembre 2017Registro Sistema Vs control Excel Noviembre $ 36,796.92 $ 39,376.20 $ (2,579.28)

Diciembre 2017Registro Sistema Vs control Excel Diciembre $ 37,315.12 $ 39,382.88 $ (2,067.76)T O T A L 2 0 1 7 . $ 20 1 ,2 0 9 .8 8 $ 205 ,8 6 1 .8 8 $ (4 ,652 .00)

Enero 2018Registro Sistema Vs control Excel Enero $ 36,960.60 $ 41,442.40 $ (4,481.80)

Febrero 2018Registro Sistema Vs control Excel Febrero $ 37,159.14 $ 36,965.60 $ 193.54

Marzo 2018Registro Sistema Vs control Excel Marzo $ 38,146.80 $ 38,017.32 $ 129.48

Abril 2018Registro Sistema Vs control Excel Abril $ 38,201.58 $ 38,201.58 $

Mayo 2018Registro Sistema Vs control Excel Mayo $ 38,276.28 $ 38,580.06 $ (303.78)

Junio 2018Registro Sistema Vs control Excel Junio $ 38,599.98 $ 37,489.44 $ 1,110.54T O T A L 2 0 1 8 S 2 2 7 ,344 .38 $ 2 3 0 ,696 .40 $ (3 ,352 .02)

CRITERIO

Las Normas Técnicas de Control Interno Específicas NTCIE, establecen lo siguiente:

Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos,

Art. 25.- El Concejo Municipal, Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y Jefaturas de unidades organizativas, deberán documentar, mantener actualizados y divulgar las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del Sistema de Control Interno.


Art, 29.- El Concejo Municipal a través de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y las Jefaturas de Unidad deberá implementar los controles adecuados por medio de manuales de procedimientos que incluyan ios elementos claves de elaboración y registro, roles y responsabilidades, controles, revisiones y verificaciones, autorizaciones y aprobaciones de manera integrada en los procesos administrativos, financieros y operativos.

Actividades de Control.

Art. 27.- Las actividades de control interno deberán establecerse de manera integrada a cada proceso administrativo, financiero u operativo; definiendo los mecanismos de control adecuados a las actividades sustantivas y de apoyo de la municipalidad, para disminuir los riesgos y lograr ios objetivos.

El Código Municipal establece en su Art. 31.- Son obligaciones del Concejo:

1. Llevar al día, mediante registros adecuados, ei inventario de los bienes del municipio;2. Proteger y conservar los bienes del Municipio y establecer los casos de responsabilidad

administrativa para quienes los tengan a su cargo, cuidado y custodia;

El Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible establece:

Art. 9.- Para ia asignación del combustible a los vehículos nacionales, se verificará que cada entidad u organismo del sector público y municipalidades lleve un control efectivo, que permita comprobar la distribución de acuerdo a las necesidades Institucionales.

CAUSA

• La Subdirección de Distritos (responsable para el período auditado) no ejerció la supervisión sobre las actividades que realizó el Departamento de Transporte y Talleres en la administración del combustible.

• No está actualizado el procedimiento para ia entrega y control de combustible.

• El encargado de combustible no ha ejercido toda la diligencia, para el control administrativo en el sistema o software designado.

EFECTO

• Informes administrativos financieros no confiables para la toma de decisiones.

• Procedimientos obsoletos que no contribuyen al control interno apropiado.• Se incurre en el riesgo que los valores de los hallazgos, la Corte de Cuentas de la República

los considere como detrimento patrimonial, incurriendo los empleados y funcionarios en multas económicas.

RECOMENDACIÓN

• Se recomienda a la Subdirección de Administración, efectuar una mejor supervisión sobre las

actividades que desarrolla el Departamento de Transporte y Talleres,

• Se recomienda al encargado de Combustible, documentar y registrar adecuadamente las

entregas efectuadas durante el año 2017 y 2018, revisar y corregir ios informes según

corresponda, e informar de los resultados al departamento de Contabilidad.

• El Departamento de Transporte y Talleres deberá revisar y actualizar ei procedimiento para

la administración del combustible.

• Se recomienda a la Subdirección de Administración, que presente ante la Unidad de Auditoría interna, la conciliación certificada por Contabilidad que los registros mensuales y

los saldos, están conciliados entre ambos registros para dar por solventada la observación.

COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN.

Mediante memorando REF: 139-2019, la Subdirección Administración dice lo siguiente: " Por

medio de la presente remito informe en relación a la Auditoría Especial al Suministro, Consumo de Combustible y al Control de Vehículos Nacionales de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla./' (el informe

contiene evidencia de trabajo de depuración realizado bajo REF: CB—48/2019, en su anexo expresan:

Se tomó la decisión de abordar la problemática bajo una revisión más detallada y analítica del registro y control de la administración de combustible para el período del 01 de enero 2018 al 06 de Febrero de

2019").

COMENTARIO DEL AUDITOR.

Según memorando REF: 139-2019, la Subdirección Administración presentó un informe, que contiene evidencia de trabajo de depuración ejecutado bajo REF: CB—48/2019 en donde se pudo

( determinar que realizaron una revisión de los registros administrativos y contables del combustible parael período del 01 de enero 2018 al 06 de febrero de 2019. Adicionalmente en memorando REF SDAM- 24/2019, se presentaron comentarios relacionados con el seguimiento del informe de auditoría anterior. Después de revisar y analizar la documentación. LA OBSERVACION SE CONSIDERA EN PROCESO DE SUPERACION.

VIH. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES.

Durante la evaluación se determinó que existe un informe de auditoría interna, relacionado con

el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, correspondiente al período del 1 de

enero de 2016 al 30 de junio de 2017; este contiene 10 observaciones, las cuales se encuentran en

proceso de superación por parte de las unidades involucradas, la Sub dirección de Administración emitió

memorándum del avance de lo realizado, para solventar la deficiencias. Según lo presentado a

continuación:

# 1 SANTA TECLAY TU ALCAL D Í A

i m

SANTATU A L C A L D Í A


COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN,

R/ a consecuencia de las observaciones realizadas por segunda vez por Auditoria Interna la Sub dirección de Administración determinó pasar dicho documento a la Unidad de Desarrollo

Institucional (UDI); Unidad organizativa que convocó este día a reunión a las partes involucradas con la finalidad de presentar los avances y solicitar los aportes correspondientes; dado que la

UDI ha propuesto una nueva actualización, la cual se encuentra en revisión de este día, finalizando tentativamente a más tardar este próximo 28 de febrero/19; es criterio de la UDI que

este documento no pase al Concejo Municipal por tenerse potestad del mismo Concejo para

autorizar documentos como este.

COMENTARIO DEL AUDITOR

La administración dice:" a consecuencia de las observaciones realizadas por segunda vez por Auditoria Interna...", es importante aclarar que estas deficiencias corresponden a informe de

auditoría anterior del período del 1 de enero de 2016 al 30 de junio de 2017, y debido a que no están solventadas, se incluyen en el seguimiento.

De acuerdo a los comentarios proporcionados por la Administración, concluimos que la observación se encuentra EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

2. NO SE HA ELABORADO EL ESTUDIO DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR TIPO DE VEHÍCULO PARA ASIGNARLO RACIONALMENTE.


R/ Para este estudio el capitán René Arturo Lara, Jefe de Transporte y Talleres está trabajando en

los consumos promedio, así como en el levantamiento de diagnóstico sobre odómetros y

horómetros en mal estado, a fin de iniciar proceso para compra de estos. Una vez los vehículos

cuenten con el respectivo instrumento de medición se ingresará al sistema de Combustible, el cual cuenta con la herramienta necesaria para generar reportes de consumo por tipo y placa de vehículo.


De acuerdo a los comentarios proporcionados por la Administración, concluimos que la

observación se encuentra EN PROCESO DE SUPERACIÓN.

SANTA TECLATU AL C A L D Í A

3. CARENCIA DE ARCHIVO Y EXPEDIENTE DE LIQUIDACIONES DE COMBUSTIBLE CON SU SOPORTE

DOCUMENTAL.


R/ Sí, se cuenta efectivamente con un archivo físico de liquidaciones, pero los formatos no

reúnen ios requisitos según Auditoria Interna, por io que se le pidió a área nos sugirieran un

formato específico. Se cambia formato y se trabaja liquidaciones del año 2018 en nuevo

formato. El área de Contabilidad lo ha trabajado así sin observaciones a la fecha; sin embargo, a

la fecha se está realizando revisión y análisis detalladamente al registro y control en el manejo

de combustible para el período 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2018 con la finalidad de

garantizar el buen registro en toda ia cadena del control interno, de tal manera que se pueden

presentar cifras a través de los estados financieros de forma oportuna y confiable. Se adjunta formato.


De acuerdo a los comentarios proporcionados por la Administración, concluimos que la observación se encuentra EN PROCESO'DE SUPERACIÓN.

4. DUPLICIDAD DE MÉTODOS DEL CONTROL DEL COMBUSTIBLE. UN CONTROL SE LLEVA EN HOJA

ELECTRONICA DE EXCEL Y OTRO EN APLfCATIVO DE INFORMÁTICA.


R./ Se ha retomado la observación y a partir de enero /19, se estará utilizado únicamente el

Sistema de Combustible, a fin de evitar la duplicidad de los métodos que anteriormente

existieron. Se adjunta reportes generad.os desde el sistema de Combustible, los cuales contienen

la información ingresada procedente del control primario (bitácoras manuscritas en la estación

de servicio).




5. DEFICIENCIA EN CONTABiLIZACtÓN Y REGISTROS AUXILIARES DEL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES

DURANTE EL AÑO 2016 Y 2017.


AV,y

SANTA TECLATU AL CAL D Í A

No presentó comentarios el Departamento de Contabilidad.


No recibimos respuesta de la adm inistración, por lo cual no tenem os elementos para

subsanar la deficiencia. LA OBSERVACION SE MANTIENE

6. BITÁCORAS DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE CON INFORMACIÓN INCOMPLETA.


R./ Con la revisión del documento base legal para el otorgamiento de combustible en período

extraordinario, esta observación quedará subsanada puesto que el Manual traerá el formato de uso y carácter obligatorio, para aquellos usuarios que reciben combustible en tiempo

extraordinario deban firmar dentro de las próximas 48 horas, subsiguientes a la fecha de

recibido dei documento dei combustible. Mientras tanto se continuará trabajando en completar lo pendiente.




7. CONSUMO DE COMBUSTIBLE POR EQUIPOS QUE ESTABAN EN REPARACIÓN O INACTIVOS, Y DE

LOS CUALES NO SE EMITIERON LAS MISIONES OFICIALES.


R/ Habrá que definir puntualmente la información requerida, dado que el período es amplio y las fechas no están puntualizadas.

Los vehículos en referencia pudieron haber consumido combustible en fecha anteriores a la

observación y al momento del reporte encontrarse en proceso de reparación o mal estado; los

vehículos se reparan continuamente por desperfectos mecánicos de forma periódica y

constante. Por lo que es necesario identificar adecuadamente los eventos auditados, tal como se

dijo anteriormente este personal ya no labora en esta municipalidad.


El comentario de la administración menciona que: "Habrá que definir puntualmente la

información requerida, dado que el período es amplio y las fechas no están puntualizadas". AI

SANTA TECLATU ALCALD Í A

respecto esta Auditoría recomienda, que para poder solventar la deficiencia, la administración

deberá documentar con las bitácoras (historial) de entrada y salida del taller de esos vehículos

indicados en el hallazgo, y establecer una relación con las bitácoras de consumo de combustible

para determinar si, durante el período que estuvieron en el taller, existió consumo de combustible para tales vehículos.

De acuerdo a los comentarios proporcionados por la Administración, concluimos que LA

OBSERVACIÓN SE M ANTIENE.

8. VALORES DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE DURANTE EL AÑO 2016 POR $17,496.20 NO

REGISTRADOS EN BITÁCORAS DEL CONTROL DE COMBUSTIBLE.


No presentó comentarios la Sub dirección de Administración.


No recibimos respuesta de la adm inistración, por lo cual, no tenem os elementos para

subsanar la deficiencia. LA OBSERVACIÓN SE M ANTIENE.

9. INCUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE VEHÍCULOS NACIONALES Y

CONSUMO DE COMBUSTIBLE EMITIDO POR LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA.


R/ A la fecha ya se ha trabajado en una propuesta de reagrupación en Sistema de Activo fijo,

para lo cual adjuntamos evidencia al respecto; sin embargo, el Departamento de Tecnologías de

la Información (TIM), ha manifestado que la prioridad en estos momentos es la Dirección

Financiera y Talento Humano, siendo el primero indicado por la Dirección General y el segundo

con base obligaciones establecidas en la Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISR), relacionado con e!

quehacer municipal, en cuanto a remuneraciones del personal se refiere; por lo que se continuará cuando el TIM disponga del tiempo solicitado.


De acuerdo a los comentarios proporcionados por la Administración, concluimos que la observación ESTÁ EN PROCESO DE SUPERACIÓN.


SANTA TECLATU ALCALD I A


R/ Al momento de conocer el hallazgo sobre el pago de multas por matrículas de los vehículos;

se asignó responsabilidad al Ingeniero Eduardo Morales jefe de Transporte y Talleres como la

Licenciada Fátima Oneyda Morales, Encargada de Combustible, para el seguimiento correspondiente. Se adjunta 03 memorandos enviados relacionados al hallazgo expuesto

enviados a diferentes unidades organizativas involucradas.

La subdirección de Administración giró instrucciones al Ingeniero Eduardo Morales, para que una vez asumida su responsabilidad enviara nota a las instancias correspondientes para el descuento

correspondiente; asimismo, la Licenciada Fátima Morales en atención a observaciones realizadas

de manera directa por la Sindicatura envió memorando autorizando descuento de lo que le correspondía al Señor Tesorero Municipal, Licenciado Mario Hernández.


Debido a que no encontramos los recibos de ingreso a la tesorería por ios descuentos a

empleados a que hace mención en sus comentarios la administración, concluimos que ia observación NO ESTA SUPERADA,

CRITERIO.

La Ley de la Corte de Cuentas establece en su Artículo 48.- Las recomendaciones de auditoría serán de cumplimiento obligatorio en ia entidad u organismo, y por tanto, objeto de seguimiento por el control posterior interno y externo.

RECOMENDACIÓN

• Se recomienda a la Subdirección de Administración, Dirección Financiera, Departamento de

Transporte y Talleres, Departamento de Contabilidad, dar seguimiento y solventar las 10 observaciones contenidas en el informe correspondiente al período dei 1 de enero de 2016 al 30 de junio de 2017.

IX. CONCLUSIONES.

Con base a la presente evaluación de auditoría, concluimos que existe un incumplimiento a las Normas

Técnicas de Control Interno Específicas de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, El Reglamento para el Control de Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, Código Municipal, Ley de Administración

Financiera Integrada SAFI y la Normativa de Contabilidad Gubernamental, lo que puede incidir

negativamente con el control interno y con el logro de los objetivos de la municipalidad.

m i


Estas deficiencias pueden ser objeto de reparos económicos y administrativos por parte de la Corte de

Cuentas de la República.

X. RECOMENDACIONES.

Esta Unidad de Auditoría Interna recomienda a las diferentes dependencias de esta

municipalidad como son: Dirección General, Subdirección de Administración, Departamento de Transporte y Talleres, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad y al Encargado del

Combustible, que deben atender las deficiencias señaladas en el presente informe, a efectos de dar cumplimiento a Las Normas Técnicas de Control Interno Específicas, al Reglamento para el Control de

Vehículos Nacionales y Consumo de Combustible, con la única finalidad de contribuir con el Concejo ai

logro de los objetivos de la Municipalidad con eficiencia y eficacia.

XI. PARRAFO ACLARATORIO

El presente Informe corresponde a la auditoria al suministro, consumo de combustible y control

de vehículos nacionales propiedad de la Alcaldía Municipal de Santa Tecla, para el período del 1 de julio 2017 al 30 de junio de 2018, y se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría Interna del Sector

Gubernamental NAIG, emitidas por la Corte de Cuentas de la República, por lo que no se emite opinión

ni dictamen sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros, tal como lo

establece el Artículo No. 72 de las Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental

16

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