san sebastián, 08 de marzo de 2006 - spri

Jornada: Facturación Electrónica

San Sebastián, 08 de Marzo de 2006

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Introducción

Conceptos Teóricos

Facturación Electrónica

Aplicación Práctica

Introducción

Conceptos Previos

Facturación electrónica


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Introducción

Conceptos Teóricos



Introducción

Conceptos teóricos 09:30 – 10:45• Reconocimiento legal• Conceptos previos• Firma Electrónica

Facturación electrónica 10:45 – 11:30

Descanso 11:30 - 11:50

Aplicación práctica y demos 11:50 - 13:15Ruegos y preguntas 13:15 - 13:30

Programa

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Introducción

Conceptos Teóricos



Talía Besga Basterra:– Responsable del Área Jurídica de Izenpe– Autoridad de Certificación del País Vasco– Ver:

www.izenpe.com

Alberto Urquiza:– Director de Nuevas Tecnologías de Garaitu Consultores S.L.– Consultora especializada en implantación de proyectos de facturación

electrónica– Ver:

www.garaitu.com

Eduardo Sáez:– Director Comercial para España y Portugal de ipsCA– Autoridad Certificadora y empresa de certificación digital y firma electrónica– Ver:

www.ipsca.es

Introducción

Ponentes

http://www.izenpe.com/

http://www.garaitu.com/

http://www.ipsca.es/

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Introducción

Conceptos Teóricos



Izenpe es el prestador de servicios de certificación de las Administraciones vascas cuyo objeto es el Fomento del uso y potenciación del desarrollo del gobierno electrónico sobre redesde telecomunicaciones con las necesarias garantías de seguridad,confidencialidad, autenticidad e irrevocabilidad de las transacciones. En particular, la expedición, fabricación y suministro de certificados electrónicos

Garaitu Consultores, S.L. es una consultoría especializada en gestión de empresas. Entre otros servicios, diseña e implanta proyectos de Facturación Electrónica. Para ello, ha firmado un acuerdo de colaboración con una Autoridad Certificadora (ipsCA). Su objetivo es facilitar el progreso a sus clientes utilizando en sus proyectos la plataforma tecnológica de ipsCA.

Introducción

Presentación

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Introducción

Conceptos Teóricos



Acercamiento a los conceptos fundamentales de la Firma Electrónica

Aplicabilidad de esta herramienta en nuestras organizaciones: facturación electrónica

Introducción

Objetivos de la jornada

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Introducción

Conceptos Teóricos



Introducción

Conceptos Previos



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Introducción

Conceptos Teóricos



Reconocimiento legal

Marco Jurídico

Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común.

Directiva 1999/93/CE del parlamento europeo y del consejo, de 13de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica.

Real decreto-ley 14/1999 de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, el reconocimiento de su eficacia jurídica y la prestación al público de servicios de certificación.

Orden de 21 de febrero de 2000 por la que se aprueba el reglamento de acreditación de prestadores de servicios de certificación y de certificación de determinados productos de Firma Electrónica.

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Introducción

Conceptos Teóricos




Orden de 21 de febrero de 2000 por la que se aprueba el reglamento de acreditación de prestadores de servicios de certificación y de certificación de determinados productos de Firma Electrónica.

Ley 59/2003, de 19 diciembre, de firma electrónica.

Reglamentos posteriores del Estado: Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificadospor los ciudadanos.

Legislación de las Administraciones Públicas Vascas.

Marco Jurídico

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Introducción

Conceptos Teóricos




Elementos de relevancia de la Ley 59/2003

Establece el régimen aplicable a la actuación de personas jurídicas como firmantes.

Se exige especial legitimación para las personas físicas que soliciten la expedición de estos certificados.

Obliga a los solicitantes a responsabilizarse de la custodia de los datos de creación de firma electrónica, asociados a dichos certificados, sin perjuicio de que puedan ser utilizados por otras personas físicas vinculadas a la entidad.

Define las garantías que deben ser cumplidas por los dispositivos de creación de firma para que sean considerados dispositivos seguros.

Establece el marco de obligaciones aplicables a los prestadores de servicios de certificación, en función de si emiten certificados reconocidos o no, y determina su régimen de responsabilidad.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

PKI CONCEPTOS

La Criptografía es la rama de las matemáticas que estudia el cifrado de información legible en información que no puede ser leída directamente, sino que tiene que ser descifrada

La Criptografía es el arte de cifrar y de descifrar los mensaje intercambiados entre un emisor y un receptor.

Los sistemas de criptografía utilizados en la tarjeta se presentan de forma clásica: Utiliza un algoritmo asociado a una llave para convertir un mensaje inicial en mensaje codificado, que no puede ser decodificado que mediante un algoritmo de decodificación asociado a una llave de desencriptación.

Existen dos esquemas clásicos de encriptación:

Encriptación simétrica: utiliza la misma llave para la encriptación y la desencriptación.Encriptación asimétrica: utiliza una llave pública y una llave privada generados por un procedimiento matemático.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

PKI

La vinculación entre la llave pública y el individuo es certificado por un tercero a quien se ha acordado confianza. Este tercero es conocido como “Autoridad de Certificación”.

Un certificado digital es un identificador único que avala la autenticidad de las operaciones y las transacciones electrónicas.

El certificado garantiza:La identidad y la capacidad del emisor y del receptor para realizar operaciones on-line.

La confidencialidad del contenido del envío y de que nadie que no sea una de las partes de la relación pueda acceder a ese contenido.

La integridad de la transacción. Se garantiza que sólo las partes de la relación puedan variar o manipular el contenido.

El no repudio de los compromisos adquiridos. Ninguna de las partes puede negar que la transacción se realizó en un momento concreto y con unos contenidos específicos.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

La relación entre la Clave privada y los Certificados

La clave privada del usuario sólo debe ser conocida por el propio usuario y la clave pública puede ser dada a conocer a los demás usuarios.

Para garantizar la privacidad de las claves privadas se recurre a soporte físicos como las tarjetas electrónicas, que son el soporte seguro que garantiza la imposibilidad de duplicarla y estará protegida por un número que sólo él conoce.

Para garantizar que una clave pública pertenece a un determinado usuario se utilizan los certificados electrónicos.

Certificado Electrónico: Documento electrónico que asocia una clave pública con la identidad de su propietario, una persona física o jurídica.

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Introducción

Conceptos Teóricos



¿Qué es una Autoridad de Certificación?:

Dos usuarios que no se conocen podrán confiar entre sí si ambos tienen relación con una tercera parte que dé fe de la fiabilidad de los dos a través de los certificados.

La forma en la que esa tercera parte de confianza avalará que el certificado es de fiar es mediante su firma digital sobre el certificado. En otras palabras:

Aceptar la precisión de la información certificada.Aceptar la articulación de un proceso en el que se inscriba (firma-creación-datos)Aceptar la articulación de un proceso de verificación (firma-verificación-datos) + (firma-verificación-datos).

El concepto de Autoridad de Certificación

Conceptos previos

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previosObligaciones del CA

Publicar la Declaración de Prácticas de Certificación (CPS en inglés)

Garantías en cuanto a confidencialidad datos.

Utilización de Sistemas Fiables de Seguridad.

Tomar medidas contra la falsificación y custodio de información y procedimientos.

Mantener un CRL (Listado de Certificados Revocados) actualizado.

Garantizar un servicio de consulta rápido.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

¿Cuáles son las CA´s?

IZENPE

CERES (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre)

CAMERFIRMA

ANF-ACP

FIRMAPROFESIONAL

GEN VALENCIANA

AC ABOGACÍA

CICCPANCERT - Agencia Notarial de Certificación

BANESTO

CATCERTipsCA

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Diferencias entre las CA´s

Todas las mencionadas anteriormente emiten certificados de Firma Electrónica Avanzada y Reconocida.

Las diferencias estriban en el ámbito de uso del certificadoemitido…

…y en el modelo de comercialización de los certificados.

Es decir, algunas cobran por el certificado emitido, otras por consulta de la CRL, otras suministran los certificados gratuitos y cobran a la renovación.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Autoridad de Registro

Es la entidad que comprueba las identidades de los solicitantes de un certificado.

Se pueden constituir tantas AR como se quiera o establezca la CA en su CPS.

Las AR comprobarán la identidad de los solicitantes de acuerdo con las normas establecidas en el CPS de la CA.

En su caso, la relación con las AR deberá regirse por contratos específicos de prestación de servicios.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Obligaciones de la AR

Identificar y autenticar correctamente al Suscriptor y/o Solicitante y/o a la Organización que represente, conforme a los procedimientos que se establecen en las Prácticas de Certificación específicas para cada tipo de Certificado, utilizando cualquiera de los medios admitidos en derecho.

Validar las solicitudes de revocación y suspensión respecto a aquellos Certificados en cuya emisión hayan participado.

Formalizar los contratos de expedición de Certificados con el Suscriptor en los términos y condiciones que establezca la CA.

Almacenar de forma segura y por un periodo razonable la documentación aportada en el proceso de emisión del Certificado y en el proceso de suspensión/revocación del mismo.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

¿Qué es un Certificado Digital?

Es un archivo con estándar X.509 v3

Contiene información sobre el sujeto que identifica: Identidad titular, clave pública del sujeto, firma de la autoridad certificadora y datos propios del certificado (caducidad, etc.)

Aplicaciones: firmar y cifrar documentos o mensajes y verificar o certificar identidades (como la de un servidor web comercial).

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Introducción

Conceptos Teóricos



Versión: Describe la versión del certificado en el caso de es la versión 3, el valor del campo es 2.

Numero de serie: Contiene un número entero que será único por cada CA

Entidad Emisora: Contiene la identificación de la CA que firmado y emitido el certificado. Este campo debe contener un nombre diferenciado

Periodo de Validez: Define el intervalo de tiempo en el que válido el certificado

Sujeto: Contiene la identificación del titular del certificado emitido

Restricciones básica: esta extensión indica si el sujeto del certificado es una extensión.

Declaración de certificado reconocido: se utiliza para indicar que el certificado ha sido emitido como reconocido.

Conceptos previos

Campos

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Diferentes certificados…

Los hay de:• Persona Física. • Persona Jurídica.• Persona física con atributos de jurídica.• Servidor.• Firma de Código.

… y para:• Facturación Electrónica.• Actos Notariales.• Firma de correo electrónico.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

…para diferentes finalidades

Uso muy extendido para e-factura:Algoritmo de emisión: RSA 1024 bitsVersión x.509: V3Uso de clave: Firma digital, Cifrado de clave, Cifrado de

datos, Contrato de clavesUso extendido de claves: Autenticación del cliente; Correo

seguroTipo de certificado: cualificado / reconocidoMétodo de verificación de la identidad: presencial, realizada

por personal adscrito a una organización. Necesario presentar poderes de representación de empresa.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Estandarización de Certificados

No se prevé a corto plazo una estandarización para el uso de los certificados digitales.

Cada Certificados Electrónico se utilizará para finalidades concretas.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Guía práctica de elección

Oficinas BanestoOnlineca.banesto.es

Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación

Banesto

CataluñaOnlinewww.catcert.net


Cat Cert

BarcelonaOnlinewww.anf.es


ANF AC

Colegios Profesionales AdscritosOnlinewww.firmaprofesional.com


Firma Profesional

Colegio Abogados (todas provincias)Onlinewww.acabogacia.org


A C Abogacía

Cualquier Oficina de la Tesorería de la SS y/o Agencia Tributaria

Onlinewww.cert.fnmt.es


FNMT

Madrid

Notarías Adscritas (todas las provincias)

Delegaciones del Gobierno Vasco y Hacienda

Valencia

Cámaras de Comercio (todas provincias)

Registro

Onlinewww.ipsca.com

Onlinewww.ancert.net

Onlinewww.izenpe.com

OnlinePki.gva.es

Onlinewww.camerfirma.es

Tramite Petición

Firma de Documentos





Finalidades

ipsCA

ANCERT

IZENPE

AC Comunidad Valenciana

Camerfirma

CA

Oficinas BanestoOnlineca.banesto.es


Banesto

CataluñaOnlinewww.catcert.net


Cat Cert

BarcelonaOnlinewww.anf.es


ANF AC

Colegios Profesionales AdscritosOnlinewww.firmaprofesional.com


Firma Profesional

Colegio Abogados (todas provincias)Onlinewww.acabogacia.org


A C Abogacía

Cualquier Oficina de la Tesorería de la SS y/o Agencia Tributaria

Onlinewww.cert.fnmt.es


FNMT

Madrid

Notarías Adscritas (todas las provincias)

Delegaciones del Gobierno Vasco y Hacienda

Valencia

Cámaras de Comercio (todas provincias)

Registro

Onlinewww.ipsca.com

Onlinewww.ancert.net

Onlinewww.izenpe.com

OnlinePki.gva.es

Onlinewww.camerfirma.es

Tramite Petición

Firma de Documentos





Finalidades

ipsCA

ANCERT

IZENPE

AC Comunidad Valenciana

Camerfirma

CA

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Formas de solicitud

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Proceso de emisión

1

2

Identificación presencial del titular. (DNI).Identificación de la empresa. EscriturasIdentificación de los Poderes.

Autoridad Certificadora

3Obtención del certificado

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.cofiman.es/cofiman/imagen/certificados/documentos.jpg&imgrefurl=http://www.cofiman.es/cofiman/documentos.htm&h=275&w=200&sz=6&tbnid=nFlJlT35dEcJ:&tbnh=108&tbnw=79&start=1&prev=/images%3Fq%3Ddocumentos%26hl%3Des%26lr%3D%26sa%3DG

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Caducidad

Según la Ley de Firma Electrónica se pueden emitir certificados con un máximo de 4 años de validez.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

La revocación y suspensión de Certificados son instrumentos a utilizar en el supuesto de que por alguna causa, se deje de confiar en el Certificado antes de la finalización de su período de validez originalmente previsto.

Causas de la revocación, entre otras, son:

– Solicitud voluntaria del Suscriptor. – Pérdida o inutilización por daños del soporte del certificado. – Fallecimiento del signatario o de su representado. – Inexactitudes graves en los datos aportados por el signatario. – Que se detecte que las claves privadas del Suscriptor o de la

CA han sido comprometidas.– Por resolución judicial o administrativa que lo ordene.

Validación: listas de revocación (CRL)

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Almacenamiento: Lectores y tarjetas

Facilidad de manejo.

Protección mediante PIN.

Posibilidad de personalización.

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.liburutegiak.euskadi.net/katalogobateratua/imag/izenpe_p.jpg&imgrefurl=http://www.liburutegiak.euskadi.net/katalogobateratua/&h=32&w=51&sz=4&tbnid=dDDSpeEU6xWvlM:&tbnh=32&tbnw=51&hl=es&start=6&prev=/images%3Fq%3Dizenpe%26svnum%3D10%26hl%3Des%26lr%3D%26sa%3DN

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.osanet.euskadi.net/r85-6012/es/contenidos/informacion/intro_receta/es_4195/images/tarjeta_sanitaria.jpg&imgrefurl=http://www.osanet.euskadi.net/r85-6012/es/contenidos/informacion/intro_receta/es_4195/intro_receta_c.html&h=168&w=268&sz=40&tbnid=drO4LeK5nxSwMM:&tbnh=67&tbnw=108&hl=es&start=11&prev=/images%3Fq%3Dtarjeta%2Bsanitaria%26svnum%3D10%26hl%3Des%26lr%3D

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Introducción

Conceptos Teóricos



Conceptos previos

Almacenamiento: Llaves USB

Uno de los elementos más modernos para la autenticación de usuarios es la llaves USB. Permite integrar passwords, perfiles para acceder a los servicios de red.

La facilidad de manejo hace que los usuarios sólo tengan que conectar su llave y teclear el PIN.

Dispositivo especialmente dirigido a usuarios con una elevada movilidad.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Firma Electrónica

MensajeMensaje

Resumenmensajecifrado


Algoritmo Hash

Algoritmo Hash

Resumenmensaje

Resumenmensaje

Resumenmensaje

Resumenmensaje

==

Firma electrónica: Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

Clave públicaA

Descifrado del resumen

MensajeMensaje Resumenmensaje

Resumenmensaje

Clave privadaA

Cifrado del resumen Resumenmensajecifrado


AAA

BBB

Firma electrónica del mensaje de AA..

Autenticación

Integridad.

No repudio en origen.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Firma ElectrónicaCómo ve y comprueba la firma el destinatario

Comprobando que el documento no ha sido alterado después de haber sido firmado.

Comprobando que no está caducado.

Comprobando que es de confianza.

Comprobando que el certificado no está revocado.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Firma Electrónica¿Hace falta originales en papel?

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Introducción

Conceptos Teóricos



Introducción

Conceptos Previos



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Introducción

Conceptos Teóricos




¿Qué es la factura electrónica?

Definición de Factura Electrónica:– Documento mercantil, justificante de las operaciones comerciales

referidas al suministro de bienes y servicios.– Regulada por el derecho fiscal, pues acredita los impuestos indirectos

repercutidos.– Debe cumplir unas normativas según la legislación.

Una factura generada y/o almacenada en medios electrónicos:– Reconocida por las Administraciones y válida fiscalmente.– Mismas características que la factura convencional.– Total validez legal.– Mayor seguridad: Identifica al emisor, no modificable.– Opcional: se puede emplear para algunos o todos los Clientes.

Posibilidad de coexistencia del proceso convencional y el electrónico.– Cada factura, enviada electrónicamente, se puede convertir en un

documento convencional.

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Introducción

Conceptos Teóricos




¿Qué es facturación electrónica?

Facturación electrónica es cualquier solución que emplea la tecnología de la firma electrónica para el proceso de facturación.

La e-facturación contempla la generación y entrega de Facturas.– Este ámbito incluye todas las fases del proceso que debe completar el

vendedor para generar y entregar una factura al comprador.– La facturación electrónica posibilita el intercambio de facturas entre el

comprador y el vendedor. Esto se soporta según diversos métodos.

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Introducción

Conceptos Teóricos




Principios de facturación electrónica

Contenidos: equivalentes al papel

Consentimiento del destinatario

Libertad de Gestión:– Opciones de externalización

– Opciones de almacenamiento

Responsabilidad del sujeto pasivo

Neutralidad tecnológica

Garantía de autenticidad e integridad:– Mediante certificados electrónicos

Contempla una excepción: Códigos de Barras PDF 417

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Introducción

Conceptos Teóricos




¿En qué se diferencia a la factura tradicional?

CLIENTE

[email protected]

CLIENTE

[email protected]

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Introducción

Conceptos Teóricos




¿En qué se diferencia a la factura tradicional?

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Introducción

Conceptos Teóricos



Requisitos

CA´s válidas para Factura Electrónica

Para que un certificado digital sea válido para factura electrónica, la CA debe estar registrada ante la Agencia Tributaria: (www.aeat.es)

Izenpe

FNMT (Ceres)

Generalitat Valenciana

Consejo General Abogacía

Firmaprofesional

ANF

Universitats i Recerca

Camerfirma

Banco Español de Crédito

Agencia Notarial de Certificación

Consejo Superior de Cámaras

Personas Físicas Personas Jurídicas

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Introducción

Conceptos Teóricos



Requisitos

e-Facturación Automatización

Facturación electrónica es cualquier solución que emplea la tecnología de la firma electrónica para el proceso de facturación.

En función de la complejidad o repetitividad de las tareas o para optimizar el rendimiento del proceso de facturación, las soluciones van orientadas a la automatización.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Proceso Facturación Convencional


ClienteRecepciónEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoArchivoImpresiónGeneración

ClienteRecepciónEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoArchivoImpresiónGeneración

Proceso Facturación Electrónica

Desde cualquier aplicación de la empresa

En soporte electrónico

Usuario reconocido, con certificado digital.

e-MailOtros medios

Recibe la factura en décimas de segundo

Proceso seguro

Generación ClienteEnvíoFirmaArchivo

Nos proporciona muchas posibilidades de automatización

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Introducción

Conceptos Teóricos




Proceso de facturación electrónica

InternetWeb

Almacenar

Entrega Entrega –– ReceptorReceptorGeneraciGeneracióón n -- EmisorEmisor

Sistema de Facturación

y contabilidad

Genera Cadena Original y Sello

digital

PapelImpreso

Documento Electrónico

Firmado

Integran y conservan como parte de su contabilidad

Verificación de Datos de la factura

ArchivoElectrónico

Dispositivo Almacenamiento

Certificado

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Introducción

Conceptos Teóricos




Proceso de facturación electrónica

Fuentes de error en el ciclo de envío - pago de una factura en el proceso de facturación tradicional:

– Recepción de la factura– Verificación– Aprobación– Captura de datos– Resolución de discrepancias– Acceso a la información de la factura– Pago– Gestión de proveedores

El nuevo proceso de facturación mediante e-firma minimiza todos estos problemas

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Introducción

Conceptos Teóricos




Beneficios de la e-facturación

En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas:

Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude.Permite integración en los sistemas de información.Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración.

Eficiencia en losProcesos

Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones.Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo.Disminución de lugares físicos de almacenaje.

Reducción Costes

Permite accesos simultáneos a las facturas.Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.

Mejora del Controly visibilidad

Garantiza la autenticidad en el origen Control de modificaciones indeseadas.Certificación con valor legal.

Seguridad

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Introducción

Conceptos Teóricos



Costes asociados


Factura electrónica

Factura tradicional

Ahorro

Coste / factura 0,28 – 0,47 € 1,13 – 1,65 € 0,66 – 1,37 €

Fuente: Directiva 2001/115/CE del Consejo de 20 Dic de 2001

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Introducción

Conceptos Teóricos



Costes asociados


Fuente: AECOC

Como emisor Como receptorPapel 0,12 Recepción / Manipulación 0,07

Impresión 0,28 Grabación 0,15

Envío 0,35 Tratamiento Manual 1,68

TOTAL 0,75 TOTAL 1,9

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Introducción

Conceptos Teóricos



Costes asociados


Fuente: Banc Sabadell

El coste por factura se reduce en 4’49€ y el tiempo medio de gestión en 17’4min

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Introducción

Conceptos Teóricos



¿Mi empresa esta preparada?


La implementación de la e-facturación NO es solamente tecnologíaNO es solamente tecnología. .

Se debe responder a:– ¿Los procesos actuales de facturación van a cambiar? – ¿Me interesa automatizar mi proceso?

¿Me interesa Emitir Facturas Electrónicamente?– ¿Mis clientes van a estar listos para recibir?– ¿Todos mis clientes deben recibir factura electrónica?– ¿Va a suponer algún coste a mis clientes?– Para mis sistemas de información, ¿qué alternativas hay?

¿Me interesa Recibir Facturas Electrónicamente?– ¿De quién voy a recibir electrónicamente?– ¿Hasta dónde quiero incorporar la información recibida a mis sistemas de

información?

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Introducción

Conceptos Teóricos



Proceso de implantación


Etapa 1: Etapa 1: Definición funcional de procesos a automatizarDefinición funcional de procesos a automatizar

Etapa 2: Etapa 2: Análisis de Integración en Arquitectura TecnológicaAnálisis de Integración en Arquitectura Tecnológica

Etapa 3: Etapa 3: Implantación del Software necesarioImplantación del Software necesario

Etapa 4: Etapa 4: Puesta en marcha y pruebas de usuarioPuesta en marcha y pruebas de usuario

Etapa 5: Etapa 5: Formación a usuarios y soporte técnicoFormación a usuarios y soporte técnico

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Introducción

Conceptos Teóricos





Etapa 1: Definición funcional de procesos a automatizarEtapa 1: Definición funcional de procesos a automatizar

Como punto de partida, se hace necesario el análisis del procesode facturación actual.

Definición, a nivel funcional, de los flujos de información requeridos para cada proceso:

– Integración de work-flow convencional y automatizado.– Fuentes y formatos para la generación de los documentos

requeridos.– Gestión de archivos temporales y finales.– Análisis de los procesos de almacenamiento, back-up y custodia.

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Introducción

Conceptos Teóricos





Etapa 2: Análisis de Integración en Arquitectura TecnológicaEtapa 2: Análisis de Integración en Arquitectura Tecnológica

Acceso a la BBDD para la obtención de datos.– Definición de interfaces o procesos de captura de datos.

Recopilación, gestión y almacenamiento de documentos.– Definición de estructura de carpetas de entrada y salida de procesos.– Generación de logs y carpetas de incidencias.

Definición técnica de la gestión de envíos.– Conexión con impresora para copias en papel.– Parametrización de envíos mediante correo electrónico y portal web.– Llamada a rutina para el envío de SMS.

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Introducción

Conceptos Teóricos





Etapa 3: Implantación del Software necesarioEtapa 3: Implantación del Software necesario

En función del análisis previo, se selecciona la herramienta adecuada para la automatización del proceso.

Para optimizar la solución propuesta se debe parametrizar la herramienta de software.

Las implantaciones realizadas servirán como formación al Personal Técnico del Cliente para futuras parametrizaciones de la solución.

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Introducción

Conceptos Teóricos





Etapa 4: Puesta en marcha y pruebas de usuarioEtapa 4: Puesta en marcha y pruebas de usuario

Una vez implantada la solución propuesta, siguiendo nuestra metodología de implantación, se realizarán pruebas

– A nivel tecnológico– A nivel funcional– Estress testing

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Introducción

Conceptos Teóricos





Etapa 5: Formación a usuarios y soporte técnicoEtapa 5: Formación a usuarios y soporte técnico

Una vez puesta en marcha la solución definida

La formación requerida para el manejo del sistema se realizará– Formación Técnica: Aprovechando la fase de implantación de la

herramienta– Formación a Usuarios– Formación e información a Clientes

Soporte técnico: Tanto los usuarios como los administradores delsistema contarán con el soporte técnico

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Introducción

Conceptos Teóricos



Retorno de la Inversión


El Retorno de inversión se calcula de manera individual, hay una serie de factores directos que deben considerarse:

– ¿En qué media voy a ser capaz de mejorar y automatizar mi proceso de facturación?

– Es conveniente identificar el famoso “80-20”• ¿Cuántos Clientes me generan el 80% de la documentación? • ¿Quiénes son esos Clientes?

– ¿Cuánto tiempo me va a llevar tener cubierto este 80-20?

Pero también existen una serie de beneficios cualitativos, que a la larga también se verán reflejados como mejoras de negocio:

– La disminución en los tiempos de revisión, aclaración y disputas, los cuales pueden acortar los tiempos de cobro, con la mejora del flujo de efectivo para la Organización.

– La imagen de mercado que puede generarse.– La probable adquisición de nuevos clientes, etc.

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Introducción

Conceptos Teóricos



Otros procesos a mejorar


InternetRed Portal del Empleadoe-mail

Mediante la firma electrónica se puede dotar de validez legal a cualquier proceso que sea susceptible de ser automatizado y requiera una firma autorizadora:Entrega de nómina:

– Entre los empleados de la Empresa – Gestores de Nóminas (Asesorías, Empresas de trabajo temporal…)

Firma de cualquier otro tipo de documento– En empresas multi-sede, – Actas, contratos, validaciones …– Documentación ISO 9000…

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Introducción

Conceptos Teóricos




Generación ClienteEnvíoFirmaArchivo

Nos proporciona muchas posibilidades de automatización

http://www.esker.es/soluciones_deliveryware/data/business/schema-e_invoicing-big.gif

http://www.esker.es/soluciones_deliveryware/data/business/schema-e_invoicing-big.gif

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Introducción

Conceptos Teóricos



Automatización del Proceso: Emisión


La automatización de la tarea de generación de facturas es función, entre otros aspectos, del nº de facturas que se emiten.

Normalmente estas tareas están gobernadas por un gestor documental (ERP):– Navisión– SAP– BAAN– Aplicación personalizada

EnvíoFirmaArchivoGeneración

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Introducción

Conceptos Teóricos



Automatización del Proceso: Emisión


Existen herramientas de firma integrables en cualquier sistema de gestión y capaces de:– Tratar los formatos de conjuntos de facturas– Firmar automáticamente, mediante firma avanzada y

reconocida conjuntos de facturas– Enviar a diferentes destinos dependiendo de las

necesidades del destinatario:• Impresora• Envío vía e-mail de un estándar PDF• Envío de un fichero plano xml, txt, etc• Depositar el archivo en un portal web

– Otros procesos

EnvíoFirmaArchivoGeneración

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Introducción

Conceptos Teóricos



Automatización del Proceso: Recepción


ClienteProcesamiento

Con el propósito de generar valor para el Cliente, se puede facilitar la integración de las facturas en sus sistemas de gestión:– Envío de ficheros planos:

• xml• txt• Otros

– Depositar archivos en un portal web

La agencia tributaria ha propuesto un modelo de fichero xml para operaciones entre organizaciones (www.aeat.es)

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Introducción

Conceptos Teóricos



Introducción

Conceptos Previos



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Introducción

Conceptos Teóricos



Algunos datos


Fuente: IDC

“Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de

páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón

de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos en

papel de un sitio a otro.”

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Introducción

Conceptos Teóricos



Algunos datos


Fuente: Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers & Lybrand, Forrester Research, Ikon Office Solutions, Dataquest

El 96% de documentos críticos circula en papel.

El 90% de la comunicación con los clientes se realiza

en soporte papel.

Del 30 al 70% del tiempo de un empleado es dedicado

a la gestión de documentos.

El 30% de documentos contiene información obsoleta.

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Algunos datos


Fuente: Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers & Lybrand, Forrester Research, Ikon Office Solutions, Dataquest

El almacenamiento / búsqueda de un documento en papel cuesta 20 €.Un formulario en papel mal cumplimentado cuesta 120 €.El coste de la gestión de documentos representa del 6 al 15% de los ingresos de una empresa.Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 40 y 420 €.

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Ahorros alcanzables


Gartner Group:– Los costes suelen reducirse en un 66%.

Price WaterHouse Coopers:– Entre un 60 y un 80%.

Asociación Nacional de Empresas de Internet (ANEI):– Hasta un 40% de ahorro.

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Herramientas de facturación electrónica


Facturación electrónica manual:– ¿Qué es?– Requisitos– Demostración práctica

Facturación electrónica semi-automática:– ¿Qué es?– Requisitos– Demostración práctica

Facturación electrónica automática:– ¿Qué es?– Requisitos– Demostración práctica

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Casos prácticos


Algunos casos prácticos en los que hemos trabajado son:

Empresa Situación inicial Solución Resultados

ConfianzYa trabaja con e-

factura650 Facturas / mes

Portafirmas

Reducción costes administrativosAhorro espaciosReducción tiempos

Camper 2.500 facturas / mesUSign ServerAdobe Output Server

Reducción costesMejora de tareasMejora eficacia en Gestión de

Cobros

Repsol 5.000 facturas / mes U-Sign ServerImportantísima reducción de

costesMejora del cobro

Amena Más de 1M Fact / mes U-Sign Server Reducción costesEficacia en la distribución de los

documentos

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Conceptos Teóricos



Conceptos generales sobre firma:– http://www.cert.fnmt.es/tuto1.htm– http://www.delitosinformaticos.com/firmaelectronica– http://ingenieroseninformatica.org/recursos/tutoriales/firmaelectronica/index.php.

Criptografía:– http://www.iec.csic.es/criptonomicon/seguridad/– http://www.seguridadenlared.org/es/index25esp.html

Legislación:– http://www.setsi.mcyt.es/legisla/internet.htm

Lecturas interesantes:– Comentarios a la ley 59/2003 de firma electrónica de Apolonia Martínez Nadal – Comercio Electrónico, Firma Digital y Autoridades de Certificación de Apolonia

Martínez Nadal

Más Información

http://www.cert.fnmt.es/tuto1.htm

http://www.delitosinformaticos.com/firmaelectronica

http://ingenieroseninformatica.org/recursos/tutoriales/firmaelectronica/index.php

http://www.iec.csic.es/criptonomicon/seguridad/

http://www.seguridadenlared.org/es/index25esp.html

http://www.setsi.mcyt.es/legisla/internet.htm

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Teléfono: 943 44 07 10

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san sebastián, 08 de marzo de 2006 - spri

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