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S/4HANA Enterprise Management -Greenfield-Implementierung bei der BKW AG

Ein Erfahrungsbericht aus einer der weltweit ersten Einführungen

Seite 2© Q_PERIOR |

Agenda

1. Kurzvorstellung BKW Gruppe

2. Ausgangslage und Projektmotivation

3. Projektorganisation und -vorgehen

4. Besondere Herausforderungen

5. Zusammenfassung der Lessons learned

6. Fragen


Die BKW Gruppe

Die BKW Familie als Netzwerk

Eine Unternehmensgruppe mit über 5000 Mitarbeitern


Die BKW Gruppe

Ein wachsendes Unternehmen

Akquisitionen 2016:

- + 15 neue Firmen

- > 1000 neue Mitarbeitende (Total: >5000 MA)


Agenda






6. Fragen


Die Energiebranche hat ein Problem…

… vor allem in der Schweiz

Eine Erholung der Strompreise ist nicht in Sicht – im Gegenteil.

20€/MWh

Strompreis 60€/MWh

1.09 CHF/€

Kurs CHF/€ 1.32


„Wir entwickeln uns von der klassischen Stromproduzentin zur führenden Anbieterin von Energie- und Infrastrukturdienstleistungen.“

Ausgangslage und Projektmotivation

Die neue BKW Strategie auf einen Blick

2024

Energie stärken Netze entwickeln

Dienstleistungen

ausbauen

ca. 1 Milliarde CHF ca. 1 Milliarde CHF

ca. 2 Milliarden CHF



Neue strategische Ausrichtung verlangt nach angepasster finanzieller Führung

• Veränderte strategische Ausrichtung führt zu massiven Anpassungen in der finanziellen Führung

• Anforderung an Prozessoptimierungen / Kostenreduktionen steigen

Fachlich

• Dynamischer Markt

• Starker Wandel vom bestehenden Kerngeschäft zu neuen Geschäftsfeldern

• Grosses anorganisches Wachstum

Strategisch

• Grundstrukturen überarbeiten

• Altlasten bereinigen (Stamm-, Bewegungsdaten)

• Funktionsumfang erweitern

• Anforderungen an flexibles Reporting (speziell operatives Reporting)

• Einsatz mobiler Applikationen auf Basis ERP

Technologisch


Agenda






6. Fragen



Ein mehrstufiger Entscheidungspfad zur S/4HANA Implementierung

• ERP war 14 Jahre im Einsatz

• SAP Organisationsstrukturen über die Jahre komplett verbaut

• Altlasten bei Stamm- & Bewegungsdaten

• Viele Eigenentwicklungen

Variante 1 – nur Finanzen

Neues SAP-Finanzsystem für BKW Energie AG und relevante legale Einheiten

Komponenten: FI, FI-AA, CO, Treasury, CM / Liq.mgt., Planung, Finanzreporting, Konsolidierung

Variante 2 – Fundament

Integriertes ERP-System, inkl. Abbildung bereits bestehender Prozesse und Umsetzung von Quick Wins

Komponenten: Variante 1 + Logistik (Beschaffung, EAM, Vertrieb), Projektsystem, Immobilien, HR und Reporting

• Brownfield: Releaseupgrade inkl. Redesign der Org.strukturen und Stammdaten

• Greenfield:Neuimplementierung des ERP-Systems

Ausgangslage Brownfield vs. Greenfield

Entscheid Greenfield:

• Redesign der Systemstrukturen in neuem System einfacher

• Hohe Kosten & Risiken bei Brownfield-Migration mit SLO

• «Alte Zöpfe abschneiden»

Etappierungsvarianten der Einführung

Entscheid zur ERP-Neuausrichtung:

• Modernisierung und Verschlankung des Systems

• Anpassung an veränderte Bedürfnisse

Variante 3 – Vollausbau

Zusätzlich Integration heutiger Non-SAP Unternehmen sowie Umsetzung neuer Prozesse und weiterer Module

Geringer Mehrwert

Hohe Risiken

Entscheid


S/4HANA Implementierung bei BKW

Abdeckung der breiten Kernmodul-Kompetenzen durch Q_PERIOR.

Finance / Reporting

Stru

ctu

re

Planning / Conso.Reporting

FinanceInterfaces

Ad-On

Finan. Consolidation

Operational Reporting

Finance

Cash Management

Controlling

Asset Management

Treasury

Liquidity Management

Invoice Workflow (VERA)

Banking Interface (HanseOrga)

IS-U Interface

Financial Planning

Management Reporting

LOGISTIC PURCHASING

Order, Distribution Purchase

SRMBilling

Q_PERIOR Team: 9 Consultants

Team LeadTeam Lead

FINANCE

Pla

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Mai

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l Est

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S/4HANA Implementierung bei BKW – High Level Projektplan

Feb

20172016

JanDezOkt NovSept

Ph

ase 2

Go

-Liv

e

JunMaiAprMarFebJanNov -DezAug-Sept

2015

Detailkonzept

Jul Aug

Go-Live Etappe 2

Prod.-

vorbereitung

Go-Live Support29.2.16

Integrationstests 09.12.16

Detailkonzept

Deta

ilko

nzep

t

Realisierung abgeschlossen

Zentr. Stammdaten-

erfassung

01.08.16

Budget / MFP 2017

Baseli

ne

Itera

tio

n 1

Itera

tio

n 2

Itera

tio

n 3

15.4.15 10.6.16 20.09.16

Realisierung

28.10.16

Integrationstest

Schulung Dez. Stammdat-

enerfassung

15.12.16

Go

/No

Go

Sta

rt B

ud

ge

tieru

ng

Realisierung

Jan - Juli

Voranalyse

Ph

ase 1

Pre

-Go

-Liv

e P

lan

nin

gP

rep

ara

tio

n

Schulung

Go Live Etappe 1

Board Decisions



Vorgehen im Greenfield Approach

Identifikation von S/4HANA Best Practices

und Planung vonFit/Gap – Workshops

Einbezug neuer Möglichkeiten mit

S/4HANA durch

• Neue Funktionen• FIORI-Apps• Embedded Analytics

Identifikation der systemseitigen und

organisatorischen Gaps(80% organisatorische

Gaps)

Heranführung von Design-Entscheiden in

Fachausschüssen

Realisierung des Blueprints "from scratch"



„Alte Zöpfe abschneiden“ führt zu einer deutlichen Vereinfachung der Strukturen

Strukturen Stammdaten

• 1 Buchungskreis pro legale Einheit• Reduktion von 20 Buchungskreisen• Managementkonsolidierung über Segmente

• IFRS als Lead-GAAP für alle GesellschaftenParallele GAAPs je nach Land (OR, HGB, …)

• 1 Kostenrechnungskreis für alle (vorher 61)• 1 DB-Rechnung für alle (buchhalterisches COPA)• 1 Kontenplan für alle

• Einführung zentraler Geschäftspartner

• Reduktion Profitcenter: von 400 auf 100• Reduktion Kostenstellen: von 300 auf 100

• Reduktion Leistungsarten: von 1600 auf 8

• Harmonisierung Projektstrukturen

• Reduktion Ergebnismerkmale (COPA)

Neues System + Greenfield = Einmalige Gelegenheit zur Bereinigung

Funktionen


Agenda






6. Fragen


Herausforderungen im Projekt – Stammdaten (1/2)

Mit SAP S4/HANA ist der zentrale Geschäftspartner obligatorisch zu verwenden

Bisher S4/HANA On-Premise 1511

• Redundanz bei Gleichheit der Bezugsperson (Auftraggeber gleich Abnehmer)

• Abbildung von Beziehungen nicht möglich

• Zentraler Geschäftspartner (GP) als Zugangspunkt für die Erstellung, Bearbeitung und Anzeige von Stammdaten für Geschäftspartner und Rollen (z.B. Kunden, Lieferanten)

Mieter

Kreditor

Lieferant

Kunde

Debitor

Mitarbeiter

Mieter

Kreditor

Lieferant

Kunde

Debitor

Mitarbeiter

Zentraler GP


Herausforderungen im Projekt – Stammdaten (2/2)

Die Herausforderungen lagen in der Migration, der Stammdatenpflege sowie der Prozessintegration

Bereinigung und Migration

• Modulübergreifende Stammdatenbereinigung

• Aufwendige Zusammenführung der einzelnen Rollen

Grosse Anzahl Dubletten

• Aufwendige Nachbearbeitung zur Migration

Stammdatenpflege

• Neuer Pflegeprozess und klare Stammdaten-Governance empfehlenswert

• Erhöhte Gefahr neuer Dubletten bei dezentraler Erfassung

• Zentrales Gremium zur Überwachung der Stammdatenqualität

Prozessintegration• Keine Integration alternativer BP-Adressen in die Partnerfindung der Logistikbelege

• Logischer Konflikt mit anderen Modulen wie RE-FX oder Treasury


Herausforderungen im Projekt – Fiori (1/2)

Das neue User Interface spricht die Endanwender an


Herausforderungen im Projekt – Fiori (2/2)

Unterschiedliche Reifegrade der Apps führten in Version 1511 zu einer gemischten UI-Nutzung

Technologie

• UI5-Apps mit zusätzlichen Funktionen und deutlichem Mehrwert

• In manchen Bereichen noch ausbaufähig

• WebDynpro-Apps für SAP GUI TransaktionenIn 1511 mit diversen Bugs und schlechter Usability

• Qualität / Reifegrad der Standard Fiori Apps sehr verschieden

Nutzung

Heavy-User noch auf SAP GUI, bessere Performance & weniger Bugs. Aber:

• Erste Funktionen nur noch in Fiori verfügbar

• Einige Funktionen auch sehr gut gelöst in Fiori

• Standardberichte wandern mehr und mehr in Fiori-Apps

Daher heute bereits in mehreren Bereichen eine gemischte Nutzung von SAP GUI und Fiori


Herausforderungen im Projekt - Neue / abweichende Datenmodelle und Funktionen (1/2)

Technische Veränderungen, die nicht zu unterschätzen sind

• Grosse Anzahl an neuen oder abweichenden Funktionen in S/4HANA

• Reifegrade der einzelnen Module und Funktionen sind jedoch sehr verschieden


Herausforderungen im Projekt - Neue / abweichende Datenmodelle und Funktionen (2/2)

Neue Funktionen nutzen oder Z-Programme anpassen? Eine gute Voranalyse zahlt sich aus.

Datenmodelle

• Zusammenführung von FI und CO

• Neues Hauptbuch (NewGL) als Voraussetzung

• Verändertes Datenmodell nun auch in der Logistik

• Neues Datenmodell erfordert Datenmigrationen

• Anpassungen notwendig an vielen Schnittstellen, Reports, Formulare undZ-Transaktionen

Funktionen

• Standardprozesse funktionieren weiterhin

• Prozessoptimierung durch erweiterte Funktionen (MRP, Order Fulfillment)

• Neue Prozesse und Funktionen in S/4HANA frühzeitig prüfen

• Je Modul verschiedene Reifegrade und Roadmaps

• Potential, Analytics per Realtime-Reporting in Prozesse einzubinden BI Architektur/ Datenmodelle überprüfen


Agenda






6. Fragen


Zusammenfassung der Lessons learned

SAP S/4HANA funktioniert und wird im Wandel bleiben. Neugier bringt das Projekt voran.

Technische Veränderung nicht

unterschätzen Fiori, Datenmodelle,

Funktionsumfang

Noch über Jahre mit Änderungen in UI,

Datenmodellen und Funktionen zu rechnen Neugierig bleiben

Bugs: Jede Funktion muss getestet werden. Es ist nicht garantiert,

dass diese funktioniert.

3rd Party Add-onsindividuell zu prüfen

(z.T. keine zuverlässigen Herstellerangaben)

Neueinführung eignet sich perfekt zur

Altlastenbereinigung und

Prozessoptimierung

Risiko: Erfahrene Berater sind aktuell

kaum vorhanden


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Internet: www.q-perior.com

Manager

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Daniel Zipfel

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